Trong số các chức năng quan trọng của ERPNext, phân hệ Kế toán tài chính đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách chuyên nghiệp và hiệu quả.. Trong báo cáo n
GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC ERP INTRODUCTION
Bộ môn “Giới thiệu Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)” là môn học trang bị cho sinh viên các kiến thức và kỹ năng cần thiết về hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) – một tập hợp các phần mềm cốt lỗi có khả năng tích hợp và phối hợp thông tin từ các bộ phận khác nhau trong một doanh nghiệp
Thông qua môn học, sinh viên sẽ được giới thiệu về các khái niệm cơ bản của ERP, bao gồm cách thức hoạt động và lịch sử phát triển của ERP Bên cạnh đó, sinh viên cũng được biết thêm về cách thức một doanh nghiệp hoạt động và cách để hệ thống thông tin (IS) được sử dụng trong các hoạt động của tổ chức
Môn học này đóng một vai trò quan trọng đối với các sinh viên chuyên ngành kinh tế, quản lý và công nghệ thông tin Những kiến thức được trau dồi trong suốt quá trình học sẽ là cơ sở vững chắc để sinh viên có thể tiếp tục áp dụng kiến thức vào thực hành, trải nghiệm thực tế về việc triển khai và quản lý hệ thống ERP
Too long to read on your phone? Save to read later on your computer
LÝ DO CHỌN PHÂN HỆ
Trong thời đại hiện nay, Kế toán tài chính (A/F) đã trở thành ngôn ngữ kinh doanh phổ biến để trình bày tình hình tài chính và kết quả hoạt động của doanh nghiệp Để hiểu và đánh giá chính xác thông tin kinh tế và tài chính trong các báo cáo tài chính công bố hàng năm, bất kỳ ai quan tâm đến tình hình tài chính và sự thay đổi của doanh nghiệp cần phải có kiến thức cơ bản về Kế toán tài chính Thông tin này là cơ sở và căn cứ để đưa ra quyết định kinh tế, ví dụ như:
- Đối với nhà quản lý trong doanh nghiệp, thông tin kinh tế tài chính này sẽ giúp đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch trong kỳ và là căn cứ để lập kế hoạch chiến lược cho tương lai
- Đối với nhà đầu tư, thông tin này sẽ giúp định giá doanh nghiệp và đưa ra quyết định đầu tư hợp lý.
- Đối với ngân hàng và chủ nợ, thông tin này quan trọng để đánh giá khả năng thanh toán nợ của doanh nghiệp trước khi cung cấp khoản vay
- Đối với các cơ quan quản lý nhà nước, thông tin này được sử dụng để thiết lập hoặc điều chỉnh chính sách quản lý kinh tế và thuế Việc tiếp cận và hiểu về Kế toán tài chính là cực kỳ cần thiết và thường xuyên
Ngoài ra, phân hệ Kế toán và Tài chính là một trong những phân hệ quan trọng trong hệ thống Quản lý Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP), được sử dụng để quản lý tài chính và kế toán Phân hệ này cung cấp cho doanh nghiệp cách tiếp cận toàn diện và hiệu quả để quản lý quy trình kế toán và tài chính, từ đó cải thiện quá trình quản lý và tăng tính hiệu quả trong việc đưa ra quyết định chiến lược.
CÔNG NGHỆ, NGÔN NGỮ VÀ MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT
1 Tổng quan về phần mềm mã nguồn mở ERPNext
ERPNext là phần mềm ERP mã nguồn mở, do cộng đồng Frappé phát triển, cung cấp các chức năng toàn diện để quản lý hoạt động doanh nghiệp, bao gồm tài chính, CRM, HRM, kho và sản xuất ERPNext được xây dựng trên nền tảng web, dễ dàng truy cập từ mọi thiết bị có kết nối internet.
ERPNext được phát triển bởi Frappé Technologies, một công ty công nghệ đặt tại Ấn Độ, với mục tiêu mang lại sự hiệu quả và linh hoạt cho các doanh nghiệp, đặc biệt là 6 nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) trong việc quản lý tài nguyên và quá trình kinh doanh của họ ERPNext được cung cấp dưới dạng phần mềm mã nguồn mở miễn phí và cũng có thể mở rộng sử dụng trên dịch vụ đám mây
ERPNext có thể giải quyết một số vấn đề cơ bản mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ gặp phải trong việc quản lý tài nguyên, chẳng hạn như:
- Khả năng chi trả (Affordability): Đây là một phần mềm miễn phí và mã nguồn mở, có thể tải xuống và vận hành một cách tự do
- Độ hoàn thiện (Completeness): Phần mềm hiện đang tích hợp toàn bộ các modules cần thiết trong quản lý doanh nghiệp
- Tính tuỳ chỉnh (Customization): Người dùng có thể dễ dàng thêm hoặc tuỳ chỉnh các tính năng
- Tính hiệu suất (Efficiency): Các yêu cầu về máy tính tương đối thấp (chi phí host và quản lý rẻ hơn)
- Tính tích hợp (Whosesomeness): Một hệ thống và database duy nhất cho phép nhiều người dùng có thể lưu trữ giao dịch hoặc truy xuất dữ liệu một cách liên tục
ERPNext được xây dựng trên nền tảng web, sử dụng framework Frappe Frappe là một framework web Python được sử dụng để xây dựng ứng dụng doanh nghiệp, đặc biệt là phần mềm quản lý tài chính và kế toán Frappe được phát triển bởi cộng đồng lập trình viên, và được cung cấp dưới dạng mã nguồn mở trên GitHub
Ngoài ra, ERPNext còn liên kết sử dụng một số công nghệ khác trong quá trình vận hành, ví dụ như: MariaDB – đây là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu miễn phí có mã nguồn mở, được sử dụng để lưu trữ dữ liệu trong ERPNext…
ERPNext được viết bằng Python, một ngôn ngữ lập trình phổ biến và dễ học Python có cú pháp đơn giản, dễ đọc và dễ hiểu, điều này giúp các lập trình viên có thể nhanh chóng phát triển và bảo trì phần mềm
Ngoài Python, ERPNext cũng được cấu hình nhờ các ngôn ngữ khác như HTML, CSS và JavaScript để xây dựng giao diện người dùung và tương tác với trình duyệt web Bên cạnh đó, nhóm phát triển phần mềm cũng sử dụng một số thư viện hỗ trợ khác như jQuery - một thư viện JavaScript được sử dụng để thao tác với các thành phần HTML trong giao diện người dùng; và Bootstrap - một framework CSS được sử dụng để tạo giao diện người dùng tương thích trong ERPNext
ERPNext có thể cài đặt trên các hệ điều hành như Windows, Linux và macOS Để cài đặt phần mềm thành công, người dùng cần có kiến thức cơ bản về hệ thống và các công nghệ web Nhóm phát triển cũng cung cấp hướng dẫn cài đặt chi tiết trên trang web chính của phần mềm, bao gồm các bước cài đặt cần thiết và các phần mềm yêu cầu Để cài đặt ERPNext, người dùng cần cài đặt các phần mềm sau đây trên môi trường máy tính của mình:
• Python: Phiên bản Python 3.6 trở lên
• Node.js: Phiên bản Node.js 12 trở lên
• MariaDB: Phiên bản MariaDB 10.5 trở lên
Ngoài ra, ERPNext cũng hỗ trợ cài đặt trên các nền tảng khác như Docker và Kubernetes để dễ dàng triển khai và quản lý trên các hệ thống đám mây Tuy nhiên, để đảm bảo sự ổn định và hiệu suất cao nhất, các phiên bản ERPNext thường được thiết kế để chạy trên các phiên bản hệ điều hành mới nhất và được hỗ trợ chính thức bởi nhà sản xuất.
CÁC BƯỚC CÀI ĐẶT ERPNEXT TRÊN LINUX
1 Điều kiện tiên quyết trước khi cài đặt Để cài đặt phần mềm ERPNext thì trước hết cần phải có những điều kiện tiên quyết sau đây:
- Người dùng cần có đặc quyền cao nhất (sudo)
- Phiên bản Python 3.10 trở lên
Để cài đặt phần mềm ERPNext trên hệ điều hành Linux Ubuntu 22.04, cần sử dụng cửa sổ Terminal Nhập lần lượt các câu lệnh dưới đây để thực hiện cài đặt.
Bước 1: Cập nhật hệ thống
1- sudo apt-get update -y && sudo apt-get upgrade -y
Bước 2: Tạo người dùng mới để cài đặt ERPNext
Ở bước này, bạn sẽ thực hiện cả câu lệnh thêm người dùng mới tạo vào nhóm "sudo" có quyền thực hiện tác vụ hệ thống với quyền root và câu lệnh điều hướng vào thư mục người dùng vừa tạo.
Bước 3: Cài đặt các gói phụ thuộc
6- sudo apt-get install git
7- sudo apt-get install python3-dev python3.10-dev python3- setuptools python3-pip python3-distutils
8- sudo apt-get install python3.10-venv
9- sudo apt-get install software-properties-common 10- sudo apt install mariadb-server mariadb-client
11- sudo apt-get install redis-server
12- sudo apt-get install xvfb libfontconfig wkhtmltopdf 13- sudo apt-get install libmysqlclient-dev
Bước 4: Cấu hình Hệ quản trị CSDL Đầu tiên, chúng ta cần chạy câu lệnh dùng để thiết lập một số tuỳ chọn bảo mật cho hệ thống, các phương án lựa chọn cũng sẽ được chỉ dẫn dưới đây
14- sudo mysql_secure_installation (lựa chọn như hình bên dưới)
Tiếp theo, mở tệp cấu hình phần mềm bàng trình soạn thảo văn bản Nano để thêm một số line tuỳ chỉnh.
15- sudo nano /etc/mysql/my.cnf (thêm đoạn code vào dưới cùng)
Tiếp đến, sử dụng câu lệnh dùng để khởi động lại dịch vụ MySQL sau khi hoàn tất việc cấu hình Nhờ đó, các thay đổi sẽ được thực hiện trong tệp cấu hình của phần mềm và được áp dụng.
Bước 5: Cài đặt phần mềm Curl, Node.js và Yarn trên hệ thống
• Curl: Đây là một công cụ dòng lệnh để tải xuống hoặc tải lên dữ liệu từ máy chủ Nó có thể được sử dụng để tải xuống các tệp hoặc tương tác với các API web
• Node.js: Lần lượt cài đặt và hiệu chỉnh Node.js theo các bước sau:
- (18) Cài đặt Node Version Manager (NVM) – đây là một công cụ cho phép người dùng quản lý nhiều phiên bản của Node.js trên cùng một máy tính
- (19) Cập nhật các biến môi trường và cài đặt môi trường Node.js sau khi đã cài đặt NVM
- (20) Cài đặt phiên bản Node.js 16.15.0 trên hệ thống bằng cách sử dụng NVM
- (21) Cài đặt Node Package Manager (NPM) – một công cụ quản lý gói dùng để cài đặt các thư viện và công cụ phát triển Node.js
18- curl https://raw.githubusercontent.com/creationix/nvm/master/install sh | bash
21- sudo apt-get install npm
• Yarn: Đây là một công cụ quản lý gói tương tự như NPM nhưng có thể cung cấp hiệu suất tốt hơn và các tính năng bổ sung, ví dụ như khả năng cài đặt các gọi một cách song song
Bước 6: Cài đặt Frappe Bench và ERPNext
• Cài đặt và cấp quyền cho Frappe Bench
Frappe Bench là một công cụ quản lý dự án chuyên dùng của nền tảng Frappe Sau khi cài đặt xong, chúng ta sẽ cần điều hướng đến thư mục Frappe Bench và cấp các tác quyền đọc và thực thi cho thư mục Câu lệnh:
23- sudo pip3 install frappe-bench
24- bench init frappe-branch version-14 frappe-bench
• Tạo một trang web mới và cài đặt các ứng dụng liên quan (Payments, HRMS…)
27- bench new-site site1.local
29- bench get-app branch version-14 erpnext
31- bench site site1.local install-app erpnext
32- bench site site1.local install-app hrms
Bước 7: Cấu hình và chạy ERPNext
Trước hết, chúng ta có thể dùng câu lệnh 33- bench start để khởi động và chạy Frappe Bench Lưu ý rằng quá trình chạy sẽ không tự động kết thúc trừ khi bạn nhấn Ctrl + C để cắt ngang Tiếp theo, chúng ta nên chạy thêm những bước sau để chương trình có thể tự động chạy trên môi trường máy tính mà không cần câu lệnh “bench start” nữa
34- bench site site1.local enable-scheduler
35- bench site site1.local set-maintenance-mode off
36- sudo bench setup production frappe
39- sudo bench setup production frappe
3 Setup và sử dụng phần mềm ERPNext
Sau khi đã hoàn tất việc cài đặt trên cửa sổ Terminal, có thể truy cập trực tiếp phần mềm ERPNext trên trình duyệt Firefox theo đường dẫn https://localhost, sau đó thực hiện một số bước setup cơ bản như sau:
- Đăng nhập vào phần mềm: Sử dụng username là “administrator” với mật khẩu đã tạo trong các bước cài đặt phần trước.
- Tiếp tục nhập các thông tin cơ bản (Ngôn ngữ, quốc gia…) mà phần mềm yêu cầu.
- Cuối cùng, sau khi phần mềm đã được setup với đầy đủ thông tin sẽ tự động điều hướng đến trang chủ phần mềm Lúc này phần mềm đã sẵn sàng để sử dụng.
MÔ TẢ VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ
Phần 1 Mô tả phân hệ Kế toán tài chính (A/F).
Hệ thống kế toán tài chính (A/F) tích hợp trong ERPNext là công cụ quản lý tài chính toàn diện cho phép doanh nghiệp theo dõi danh mục kế toán như tài sản, nợ phải trả, doanh thu, chi phí Bên cạnh đó, hệ thống cũng hỗ trợ lập các báo cáo tài chính quan trọng như báo cáo tài chính và báo cáo lưu chuyển tiền tệ, đáp ứng nhu cầu quản lý và kiểm soát tài chính chính xác, hiệu quả.
Phân hệ này được thiết kế để đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), giúp đơn giản hóa quá trình quản lý tài chính, mà trước đây đã phức tạp, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn kế toán Phân hệ Kế toán tài chính bao gồm các hoạt động kinh tế như Quản lý đơn hàng mua, Quản lý đơn hàng bán, Quản lý thuế,
Phần 2 Hướng dẫn sử dụng phân hệ Kế toán tài chính (A/F).
1 Thiết lập thông tin doanh nghiệp
Để chỉnh sửa hoặc xác thực thông tin doanh nghiệp đã nhập khi cài đặt phần mềm, bạn có thể truy cập trang "Company" thông qua thanh tìm kiếm "Company List" trên giao diện ERPNext Danh sách các công ty hiện có sẽ hiển thị Chọn công ty cần chỉnh sửa hoặc kiểm tra Tại trang "Company", bạn có thể cập nhật và kiểm tra thông tin chi tiết của công ty.
- Cho phép thanh toán quá mức (%): Tỷ lệ phần trăm mà bạn có thể thanh toán quá mức cho các giao dịch
- Vai trò được phép thanh toán quá mức: Người dùng có vai trò này được phép thanh toán vượt quá tỷ lệ phần trăm phụ cấp.
- Vai trò được phép bỏ qua Giới hạn tín dụng: Chọn vai trò được phép gửi các giao dịch vượt quá giới hạn tín dụng đã đặt Giới hạn tín dụng có thể được đặt trong biểu mẫu Khách hàng.
- Kiểm tra tính duy nhất của số hóa đơn nhà cung cấp: Khi được chọn, hóa đơn mua hàng có cùng 'Số hóa đơn nhà cung cấp' sẽ không được phép Điều này rất hữu ích để tránh các mục trùng lặp.
- Hủy liên kết thanh toán khi hủy hóa đơn: Nếu được chọn, hệ thống sẽ hủy liên kết thanh toán với hóa đơn tương ứng Theo mặc định, nếu Mục nhập thanh toán được gửi, hóa đơn được liên kết không thể bị hủy cho đến khi Mục nhập thanh toán cũng bị hủy Khi hủy liên kết, giờ đây bạn có thể hủy và sửa đổi hóa đơn Nhưng các khoản thanh toán không được liên kết và được coi là các khoản thanh toán tạm ứng.
- Tự động lấy điều khoản thanh toán từ đơn hàng: Kích hoạt tính năng này sẽ tự động tìm nạp Điều khoản thanh toán từ Đơn đặt hàng/Đơn đặt hàng đến Hóa đơn mua hàng/bán hàng được liên kết.
- Xóa sổ kế toán và sổ cái chứng khoán khi xóa giao dịch: Kích hoạt tính năng này sẽ cho phép xóa các Mục nhập Sổ Cái Chung và Sổ Cái Chứng Khoán được liên kết khi xóa hóa đơn và biên lai
- Tự động nhập khấu hao tài sản sách: Khi được chọn, mục nhập tự động cho khấu hao tài sản sẽ được tạo dựa trên ngày đầu tiên được đặt.
Đảm bảo hủy liên kết thanh toán trước khi hủy đơn hàng là một bước thiết yếu khác giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi những khoản lỗ tiềm ẩn Tương tự như tùy chọn trước đó, hành động này sẽ hủy toàn bộ các khoản thanh toán tạm ứng liên quan đến đơn hàng hoặc giao dịch cụ thể Bằng cách hoàn thành cả hai hành động này, doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng các khoản thanh toán vẫn chưa được xử lý sẽ không bị mất hoặc ghi có sai lệch vào tài khoản của khách hàng.
Kích hoạt tính năng "Kế toán bên chung" cho phép tự động tạo mục nhập nhật ký điều chỉnh khi tạo hóa đơn cho khách hàng và nhà cung cấp thông thường.
- Tạo mục nhập sổ cái cho số tiền thay đổi: Nếu được chọn, đối với hóa đơn Điểm bán hàng, hệ thống sẽ đăng các mục sổ cái có tính đến số tiền thay đổi đã cho.
- Kích hoạt kế toán chiết khấu: Nếu được chọn, Tài khoản Giảm giá có thể được thêm vào bảng Mặt hàng của Hóa đơn Bán hàng, điều này sẽ cho phép bạn hạch toán các khoản Giảm giá áp dụng cho Mặt hàng hiệu quả hơn Nó cũng cho phép bạn thêm Tài khoản chiết khấu mặc định cho các mặt hàng, tài khoản này sẽ được tìm nạp tự động khi Mặt hàng được thêm vào Hóa đơn bán hàng.
- Xác định Danh mục Thuế Địa chỉ: Danh mục thuế có thể được đặt trên Địa chỉ Địa chỉ có thể là Địa chỉ giao hàng hoặc địa chỉ thanh toán Đặt địa chỉ sẽ chọn khi áp dụng Danh mục thuế.
- Tự động thêm thuế và phí từ mẫu thuế mặt hàng: Kích hoạt tính năng này sẽ điền vào bảng Thuế trong giao dịch nếu Mẫu Thuế mặt hàng được đặt cho một Mặt hàng và Mặt hàng đó được chọn trong giao dịch.
TỔNG KẾT
Sau khi tìm hiểu và nghiên cứu về phân hệ Kế toán tài chính trong phần mềm ERPNext, chúng ta có thể nhận thấy đó là một giải pháp quản lý tài chính toàn diện và hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) ERPNext cung cấp nhiều tính năng và phương thức tự động hóa để quản lý tài chính, bao gồm quản lý tài khoản, thuế, báo cáo tài chính và nhiều tính năng khác, giúp doanh nghiệp tăng cường sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong việc quản lý tài chính
Để sử dụng ERPNext hiệu quả, người dùng cần có kiến thức về tài chính và cách thức vận hành phần mềm Ngoài ra, ERPNext là phần mềm đa năng nên việc tùy chỉnh và cấu hình đòi hỏi kỹ năng và trình độ kỹ thuật.
