Môn giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (erp) đề tài tìm hiểu phần mềm open source erpnext

ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG CÔNG NGHỆ VÀ THIẾT KẾ KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KINH DOANH BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN: GIỚI THIỆU HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) Đề tài: TÌM HIỂU PHẦN MỀM OPEN SOURCE ERPNEXT Phân hệ: Accounting & Finance (A/F) GV hướng dẫn: Th.s VIÊN THANH NHÃ Mã lớp học phần: 23D1INF50901701 Sinh viên: Nguyễn Lê Khánh Trang MSSV: 31211027344 TP Hồ Chí Minh, ngày 10 tháng năm 2023 MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU LỜI CẢM ƠN I GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC ERP INTRODUCTION II LÝ DO CHỌN PHÂN HỆ III CÔNG NGHỆ, NGÔN NGỮ VÀ MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT ERPNEXT Tổng quan phần mềm mã nguồn mở ERPNext Công nghệ Ngôn ngữ Môi trường cài đặt IV CÁC BƯỚC CÀI ĐẶT ERPNEXT TRÊN LINUX UBUNTU 22.04 Điều kiện tiên trước cài đặt Các bước cài đặt Linux Ubuntu 22.04 Setup sử dụng phần mềm ERPNext 19 V MÔ TẢ VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ 21 Phần Mô tả phân hệ Kế tốn tài (A/F) 21 Phần Hướng dẫn sử dụng phân hệ Kế tốn tài (A/F) 22 Thiết lập cấu hình cho phân hệ: 22 1.1 Thiết lập thông tin doanh nghiệp 22 1.2 Setup chung phân hệ 23 1.3 Thiết lập hệ thống tài khoản 25 1.4 Thiết lập thuế chi phí 29 Hướng dẫn sử dụng phân hệ Accounting & Finance 29 2.1 Tạo quản lý hạch toán 29 2.2 Quản lý hoá đơn toán 36 2.3 Quản lý thuế báo cáo thuế 41 2.4 Báo cáo tài 44 2.5 Tính khác 48 VI TỔNG KẾT 49 Đánh giá nhận xét 49 Khuyến nghị việc sử dụng phân hệ doanh nghiệp 49 VII TÀI LIỆU THAM KHẢO 50 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại số hoá nay, việc sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh trở nên ngày phổ biến Các ứng dụng quản lý giúp cho việc quản lý doanh nghiệp hiệu hết ERPNext phần mềm quản lý doanh nghiệp xây dựng tảng mã nguồn mở, cung cấp cho người dùng giải pháp tích hợp linh hoạt việc quản lý hoạt động kinh doanh sử dụng rộng rãi toàn giới Phân hệ Kế tốn tài (Accounting & Finance) chức quan trọng ERPNext, giúp cho doanh nghiệp quản lý tài cách chuyên nghiệp hiệu Với phân hệ này, người dùng quản lý hoạt động kế tốn, theo dõi tình hình tài doanh nghiệp thực giao dịch tài Trong báo cáo này, sâu vào tìm hiểu đánh giá tính chức quan trọng phân hệ Kế tốn tài (A/F) ERPNext Đồng thời, đưa khuyến nghị cho doanh nghiệp việc sử dụng phần mềm ERPNext để quản lý tài doanh nghiệp cách hiệu LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên môn Giới thiệu hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP Introduction) – Thầy Viên Thanh Nhã tích cực đồng hành truyền đạt kiến thức tảng vững vàng cho em suốt thời gian học tập vừa qua Nhờ vào tri thức quý báu mà em thể phát triển hoàn thành báo cáo Bên cạnh đó, em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến đội ngũ phát triển ERPNext cộng đồng người dùng đóng góp vào việc phát triển cải tiến phần mềm Nhờ mà em tìm hiểu nắm bắt cách toàn diện hoạt động tài kế tốn doanh nghiệp Sự hỗ trợ, đóng góp cung cấp nguồn thơng tin hữu ích từ trang thông tin phần mềm ERPNext cộng đồng người dùng động lực lớn em để hoàn thiện báo cáo Tuy nhiên, vốn kiến thức, kinh nghiệm khả tiếp thu thực tế thân nhiều hạn chế, nên báo cáo khó tránh khỏi cịn số vấp váp thiếu sót chưa xác Rất kính mong góp ý Thầy để báo cáo em hoàn thiện Lời cuối cùng, em xin chúc thầy dồi sức khoẻ gặp nhiều may mắn suốt nghiệp giảng dạy đáng kính Em xin chân thành cảm ơn! I GIỚI THIỆU VỀ MÔN HỌC ERP INTRODUCTION Bộ môn “Giới thiệu Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP)” môn học trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ cần thiết hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) – tập hợp phần mềm cốt lỗi có khả tích hợp phối hợp thơng tin từ phận khác doanh nghiệp Thông qua môn học, sinh viên giới thiệu khái niệm ERP, bao gồm cách thức hoạt động lịch sử phát triển ERP Bên cạnh đó, sinh viên biết thêm cách thức doanh nghiệp hoạt động cách để hệ thống thông tin (IS) sử dụng hoạt động tổ chức Mơn học đóng vai trò quan trọng sinh viên chuyên ngành kinh tế, quản lý công nghệ thông tin Những kiến thức trau dồi suốt trình học sở vững để sinh viên tiếp tục áp dụng kiến thức vào thực hành, trải nghiệm thực tế việc triển khai quản lý hệ thống ERP II LÝ DO CHỌN PHÂN HỆ Trong thời đại ngày nay, Kế tốn tài (A/F) trở thành loại ngôn ngữ kinh doanh thông dụng việc trình bày tình hình tài kết hoạt động doanh nghiệp Bất có quan tâm đến tình hình tài thay đổi tình hình tài doanh nghiệp cần có hiểu biết định Kế tốn tài để đọc, hiểu đánh giá cách đắn thơng tin kinh tế, tài báo cáo tài mà doanh nghiệp cơng bố hàng năm Và lấy làm sở để đưa định kinh tế mình, số ví dụ cụ thể như: - Đối với nhà quản lý bên doanh nghiệp, thơng tin kinh tế tài để đánh giá tình hình thực thi kế hoạch kỳ lấy làm sở hoạch định chiến lược cho kỳ tới - Đối với nhà đầu tư, thông tin giúp họ định giá doanh nghiệp đưa định đầu tư hợp lý - Đối với ngân hàng chủ nợ, thông tin mấu chốt để xem xét khả toán nợ doanh nghiệp trước định cho vay mức vay - Đối với quan quản lý nhà nước, thông tin để thiết lập hay điều chỉnh sách liên quan đến quản lý kinh tế, thuế… Có thể nói, nhu cầu tiếp cận hiểu kiến thức phân hệ Kế tốn tài chính, vận dụng chúng thường xuyên cấp thiết Bên cạnh đó, phân hệ Accounting and Finance phân hệ quan trọng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), dùng việc quản lý tài kế tốn cho doanh nghiệp Phân hệ cung cấp cho doanh nghiệp cách tiếp cận toàn diện hiệu để quản lý quy trình kế tốn tài chính, giúp cải thiện q trình quản lý tăng tính hiệu việc đưa định chiến lược III CÔNG NGHỆ, NGÔN NGỮ VÀ MÔI TRƯỜNG CÀI ĐẶT ERPNEXT Tổng quan phần mềm mã nguồn mở ERPNext ERPNext phần mềm quản lý tài nguyên doanh nghiệp (ERP) mã nguồn mở, phát triển cộng đồng Frappé ERPNext cung cấp phân hệ khác để quản lý hoạt động kinh doanh cơng ty, bao gồm phân hệ tài chính, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, quản lý kho sản xuất ERPNext xây dựng tảng web truy cập từ thiết bị có kết nối internet ERPNext phải triển Frappé Technologies, công ty công nghệ đặt Ấn Độ, với mục tiêu mang lại hiệu linh hoạt cho doanh nghiệp, đặc biệt nhóm doanh nghiệp vừa nhỏ (SMEs) việc quản lý tài nguyên trình kinh doanh họ ERPNext cung cấp dạng phần mềm mã nguồn mở miễn phí mở rộng sử dụng dịch vụ đám mây Một số vấn đề việc quản lý tài nguyên doanh nghiệp vừa nhỏ gặp phải giải ERPNext kể đến như: - Khả chi trả (Affordability): Đây phần mềm miễn phí mã nguồn mở, tải xuống vận hành cách tự - Độ hồn thiện (Completeness): Phần mềm tích hợp tồn modules cần thiết quản lý doanh nghiệp - Tính tuỳ chỉnh (Customization): Người dùng dễ dàng thêm tuỳ chỉnh tính - Tính hiệu suất (Efficiency): Các yêu cầu máy tính tương đối thấp (chi phí host quản lý rẻ hơn) - Tính tích hợp (Whosesomeness): Một hệ thống database cho phép nhiều người dùng lưu trữ giao dịch truy xuất liệu cách liên tục Công nghệ ERPNext xây dựng tảng web, sử dụng framework Frappe Frappe framework web Python sử dụng để xây dựng ứng dụng doanh nghiệp, đặc biệt phần mềm quản lý tài kế tốn Frappe phát triển cộng đồng lập trình viên, cung cấp dạng mã nguồn mở GitHub Ngồi ra, ERPNext cịn liên kết sử dụng số công nghệ khác q trình vận hành, ví dụ như: MariaDB – hệ quản trị sở liệu miễn phí có mã nguồn mở, sử dụng để lưu trữ liệu ERPNext… Ngôn ngữ ERPNext viết Python, ngơn ngữ lập trình phổ biến dễ học Python có cú pháp đơn giản, dễ đọc dễ hiểu, điều giúp lập trình viên nhanh chóng phát triển bảo trì phần mềm Ngồi Python, ERPNext cấu hình nhờ ngôn ngữ khác HTML, CSS JavaScript để xây dựng giao diện người dùung tương tác với trình duyệt web Bên cạnh đó, nhóm phát triển phần mềm sử dụng số thư viện hỗ trợ khác jQuery - thư viện JavaScript sử dụng để thao tác với thành phần HTML giao diện người dùng; Bootstrap - framework CSS sử dụng để tạo giao diện người dùng tương thích ERPNext Mơi trường cài đặt ERPNext cài đặt hệ điều hành Windows, Linux macOS Để cài đặt phần mềm thành cơng, người dùng cần có kiến thức hệ thống cơng nghệ web Nhóm phát triển cung cấp hướng dẫn cài đặt chi tiết trang web phần mềm, bao gồm bước cài đặt cần thiết phần mềm yêu cầu Để cài đặt ERPNext, người dùng cần cài đặt phần mềm sau mơi trường máy tính mình: • Python: Phiên Python 3.6 trở lên • Node.js: Phiên Node.js 12 trở lên • MariaDB: Phiên MariaDB 10.5 trở lên Ngoài ra, ERPNext hỗ trợ cài đặt tảng khác Docker Kubernetes để dễ dàng triển khai quản lý hệ thống đám mây Tuy nhiên, để đảm bảo ổn định hiệu suất cao nhất, phiên ERPNext thường thiết kế để chạy phiên hệ điều hành hỗ trợ thức nhà sản xuất IV CÁC BƯỚC CÀI ĐẶT ERPNEXT TRÊN LINUX UBUNTU 22.04 Điều kiện tiên trước cài đặt Để cài đặt phần mềm ERPNext trước hết cần phải có điều kiện tiên sau đây: • Điều kiện phần mềm: - Phiên Ubuntu 22.04 - Người dùng cần có đặc quyền cao (sudo) - Phiên Python 3.10 trở lên - Phiên Node.js 16 • Điều kiện phần cứng: - 4GB RAM - 40GB Hard Disk Các bước cài đặt Linux Ubuntu 22.04 Để cài đặt phần mềm ERPNext Linux Ubuntu 22.04, người dùng cần sử dụng cửa sổ Terminal máy Linux để nhập vào câu lệnh sau, minh hoạ cho câu lệnh trình bày Bước 1: Cập nhật hệ thống Câu lệnh 1- sudo apt-get update -y && sudo apt-get upgrade -y Bên cạnh đó, ERPNext cịn cho phép tự động hạch tốn giao dịch tài dựa thơng tin hố đơn, phiếu thu, phiếu chi Hệ thống hỗ trợ thêm định khoản đa ngoại tệ, tức người dùng cấu hình để tạo bút toán liên quan đến giao dịch đơn vị tiền tệ khác Khi đó, hệ thống tự động chuyển đổi số tiền sang đơn vị tiền tệ tổ chức trước tạo bút tốn 2.2 Quản lý hoá đơn toán Một nghiệp vụ khác quan trọng phân hệ Kế tốn tài việc quản lý hố đơn bao gồm Hoá đơn mua hàng (Purchase Invoice) Hoá đơn bán hàng (Sales Invoice) Thơng thường loại hố đơn xử lý toán trang “Payment Entry” ERPNext 36 Để tạo hoá đơn hay đơn đặt hàng (đã toán trước) cho loại giao dịch mua bán, người dùng vào trực tiếp trang “Sales Invoice” “Purchase Invoice” để nhập thông tin cho giao dịch bất kỳ, bao gồm thông tin như: - Lựa chọn ngày đăng - Lựa chọn hình thức tốn dựa vào ngữ cảnh toán, bao gồm lựa chọn ‘Nhận’ (Receive), ‘Thanh toán’ (Pay), ‘Chuyển giao nội bộ’ (Internal Transfer) - Loại đối tác (Khách hàng, nhà cung cấp…), tên đối tác… - Số lượng cần toán 37 Sau hồn thành xong việc điền thơng tin, người dùng cần nhấn nút “Save” “Submit” sau để xác nhận hoá đơn giao dịch, hoá đơn sau xác nhận chuyển sang trạng thái “Unpaid” Để tiếp tục toán đơn hàng, người dùng cần điều hướng sang trang “Payment Entry” cách nhấn Create > Payment 38 Tại đây, cần nhập vào thông tin ID giao dịch ngày tốn để xác định doanh nghiệp chi trả cho khoản Sau đó, nhấn Save Submit để hệ thống tự động cập nhật thực xử lý chức liên quan ghi nhận vào sổ nhật ký chung cập nhật trạng thái đơn hàng 39 Lúc này, người dùng quay trang “Sales Invoice” để xem trạng thái hoá đơn lúc hố đơn chuyển sang trạng thái “Paid” Đến đây, hoàn thành bước việc tạo quản lý hoá đơn Lưu ý rằng, bạn tạo tốn trực tiếp thông qua trang “Payment Entry”, nhiên, giao dịch tốn tạo khơng liên kết với hoá đơn hay đơn hàng Các khoản toán ghi vào tài khoản Khách hàng hay Nhà 40 cung cấp đối chiếu Cơng cụ đối chiếu toán (Payment Reconciliation Tool) 2.3 Quản lý thuế báo cáo thuế ERPNext cho phép người dùng quản lý vấn đề thuế cách hiệu Người dùng tạo thêm loại thuế chi phí mà doanh nghiệp cần sử dụng q trình quản lý tài trang “Tax Category” “Sales Taxes and Charges Template” - “Tax Rule” ERPNext sử dụng để quản lý danh mục thuế hệ thống Đây phần quan trọng việc quản lý thuế giúp người dùng dễ dàng cập nhật, theo dõi kiểm sốt thơng tin thuế liên quan đến hoạt động kinh doanh họ - “Sales Taxes and Charges Template” ERPNext sử dụng để nạo quản lý mẫu thuế phí, ví dụ Thuế giá trị gia tăng (VAT), thuế tiêu thụ đặc biệt (SCT)… Mẫu thuế chi phí sau tạo gán vào đơn hàng cụ thể cách tự động thủ công 41 Sau tạo dựng thuế suất đầy đủ, người dùng ứng dụng chúng hoá đơn bán hàng hoá đơn mua hàng, minh hoạ hình bên 42 Ngồi ra, ERPNext cịn hỗ trợ tạo quản lý loại báo cáo thuế, ví dụ Báo cáo thuế Giá trị gia tăng (VAT),… Để tạo dựng báo cáo thuế, trước hết người dùng cần truy cập trang “Tax Detail” xác định khoảng thời gian cần kê khai thuế Ngồi ra, có cách khác để người dùng lấy thơng tin giao dịch kèm chi tiết thuế giao dịch Mua Bán khoảng thời gian định Đó sử dụng thông tin trang “Sales Register” “Purchase Register” 43 Tại đây, người dùng dễ dàng lấy tổng số thuế thu/nộp kỳ loại thuế riêng lẻ, điều giúp kế tốn dễ dàng việc tính tốn thuế phải nộp cho nhà nước Đối với người dùng Việt Nam, chức không hiệu địi hỏi việc tính tốn thủ cơng Song, phần mềm hỗ trợ tạo báo cáo thuế theo luật thuế hành Ấn Độ - nơi đời phần mềm ERPNext, nên hạn chế lớn người dùng nước khác nói chung, nước Việt Nam nói riêng 2.4 Báo cáo tài Báo cáo tài phần quan trọng quản lý tài tổ chức doanh nghiệp Trong ERPNext, báo cáo tài có vai trị giúp người dùng theo dõi phân tích hoạt động tài doanh nghiệp, để từ đưa hoạt động quản trị hiệu Trong phần này, em sâu vào báo cáo mà kế toán Việt Nam thường dùng, bao gồm: Báo cáo kết thu được, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Bảng cân đối kế tốn, Báo cáo cơng nợ khách hàng nhà cung cấp 2.4.1 Bảng cân đối kế tốn (Balance Sheet) Bảng cân đối kế tốn, hay cịn gọi Báo cáo Tình hình tài báo cáo tổng hợp thông tin nguồn lực (Tài sản), nghĩa vụ (Nợ phải trả) Vốn chủ sở hữu doanh nghiệp thời điểm Bảng cân đối kế toán ERPNext cho phép người dùng phân tích tình hình tài linh hoạt Người dùng chạy báo cáo nhiều năm liền để sp sánh giá trị, nhiều tính bật khác nữa… Người dùng truy cập trang xem Bảng cân đối kế toán đường dẫn sau Account > Account Statements > Balance Sheet 44 2.4.2 Báo cáo kết hoạt động (Profit and Loss Statement) Báo cáo kết hoạt động, hay gọi Báo cáo lãi, lỗ báo cáo tài tóm tắt tất khoản thu chi thời kỳ định Trong ERPNext, người dùng chạy báo cáo nhiều năm liền để so sánh giá trị, nhiều tính theo dõi chi tiết giúp đỡ việc đưa chiến lược quản trị doanh nghiệp Người dùng truy cập trang xem Báo cáo kết hoạt động đường dẫn sau Account > Account Statements > Profit and Loss Statement 45 2.4.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Cash Flow Statement) Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, hay gọi Báo cáo ngân lưu vừa cho biết lượng tiền tạo kỳ, đồng thời cho biết tiền tạo từ nguồn sử dụng cho mục đích thời gian báo cáo Người dùng truy cập trang xem Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đường dẫn sau Account > Account Statements > Cash Flow 46 2.4.4 Báo cáo công nợ khách hàng (Accounts Receivable) Báo cáo công nợ nhà cung cấp (Accounts Payable) Hai loại báo cáo giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng Khách hàng nhà cung cấp chưa tốn Đồng thời, cung cấp phân tích tính tốn loại dự phịng nợ khó địi dựa khoảng thời gian đối tượng nợ Người dùng truy cập trang xem Báo cáo lưu chuyển tiền tệ đường dẫn sau Account > Account Statements > Account Receivable / Account Payable 47 2.5 Tính khác Ngồi tính kể trên, ERPNext cịn cung cấp thêm số tính hỗ trợ như: Quản lý ngân hàng (Bank), Quản lý khách hàng nhà cung cấp (Customer/ Supplier), Quản lý chứng từ (Document Manager), Quản lý dự án (Project)… Người dùng dễ dàng sử dụng chức theo hướng dẫn hệ thống tìm kiếm tài liệu hướng dẫn sử dụng thơng qua trang website thức phần mềm ERPNext Các chức giúp ERPNext trở thành phần mềm quản lý tài tồn diện, cung cấp công cụ hỗ trợ quản lý, theo dõi kiểm sốt hoạt động tài doanh nghiệp 48 VI TỔNG KẾT Đánh giá nhận xét Sau trình nghiên cứu tìm hiểu phân hệ Kế tốn tài (Accounting & Finance) phần mềm ERPNext, thấy giải pháp quản lý tài tồn diện hiệu cho doanh nghiệp vừa nhỏ (SMEs) ERPNext cung cấp nhiều tính phương thức tự động hố dành cho việc quản lý tài quản lý tài khoản, quản lý thuế, báo cáo tài nhiều tính khác giúp doanh nghiệp tăng cường chuyên nghiệp hiệu quản lý tài Phần mềm thiết kế cách tối giản dễ sử dụng với giao diện người dùng thân thiện, dễ tiếp cận Tuy nhiên, để sử dụng ERPNext cách hiệu đạt mục tiêu doanh nghiệp, người dùng cần phải có hiểu biết chuyên sâu tài kiến thức cách sử dụng phần mềm Ngoài ra, ERPNext phần mềm đa năng, nên việc tuỳ chỉnh cấu hình phần mềm địi hỏi số kỹ trình độ kỹ thuật định Khuyến nghị việc sử dụng phân hệ doanh nghiệp Dựa nhận xét trình bày trên, ERPNext lựa chọn đáng cân nhắc doanh nghiệp vừa nhỏ tìm kiếm phần mềm quản lý tài đa Đây công cụ giúp tối ưu q trình quản lý tài kế tốn trở nên đơn giản nhanh chóng hơn, từ giảm thiểu cố nhầm lẫn tăng độ xác nghiệp vụ tài kế tốn Bên cạnh đó, ERPNext cịn tích hợp với phần mềm khác doanh nghiệp, giúp cho công việc quản lý điều hành doanh nghiệp trở nên dễ dàng Tuy nhiên, để sử dụng hiệu phương pháp quản lý phần mềm này, doanh nghiệp cần có đội ngũ nhân lực có chun mơn kỹ sử dụng phần mềm ERP Ngoài ra, doanh nghiệp cần cấu hình tuỳ chỉnh module phân hệ theo nhu cầu 49 mình, cho đảm bảo phân hệ hoạt động phù hợp với thực tế hoạt động kinh doanh VII TÀI LIỆU THAM KHẢO • Tài liệu slides học tập mơn ERP Introduction, Thầy Viên Thanh Nhã • Ellen F.M & Bret J.W (2013), Concepts in Enterprise Resource Planning Cengage Learning • Nguyễn T.K.C (2022), Tài liệu học tập Kế toán Tài Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh • https://docs.erpnext.com/ 50