FPT và KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI hệ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ERP)

ERP và ứng dụng ERP trong doanh nghiệp ERP EntERPrise Resource Planning tạm dịch là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội n

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

******

TIỂU LUẬN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Đề tài

FPT VÀ KINH NGHIỆM TRIỂN KHAI HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP)

Sinh viên: Phạm Thị Minh Huyền

Lớp: TMA306(2-1617).3_LT

MSSV: 1412230054

Năm học: 2016 - 2017

I TỔNG QUAN VỀ ERP VÀ TẬP ĐOÀN CÔNG NGHỆ FPT

1 ERP và ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

ERP (EntERPrise Resource Planning) tạm dịch là hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp, là phần mềm máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ nhân viên của doanh nghiệp nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả quản

lý toàn diện của doanh nghiệp Nói cách khác, ERP là Phần Mềm phục vụ tin học hóa tổng thể doanh nghiệp Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP

Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản, thiết bị ) và tài lực (tài chính) Khối lượng công việc trong hoạch định và sử dụng các nguồn lực của doanh nghiệp chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp nên ERP

là hệ thống Phần Mềm rất lớn Rất nhiều các giải pháp ERP chỉ thực hiện các chức năng theo đúng phạm vi này Tuy nhiên trên thực tế, khái niệm ERP đã được mở rộng rất nhiều trong nhiều giải pháp ERP ngoại và nội Ví dụ module CRM (quản lý mối quan hệ khách hàng) cũng được tích hợp trong rất nhiều giải pháp ERP quốc tế mặc dù CRM là khái niệm khác so với ERP Xét về các quy trình hoạt động của doanh nghiệp thì CRM quản lý khâu đầu tiên trong quy trình hoạt động sản xuất kinh doanh chính của doanh nghiệp Đó là công việc xây dựng hệ thống khách hàng để tạo ra kết quả - các hợp đồng bán hàng và đây là điểm xuất phát của tất cả các hoạt động tiếp theo của doanh nghiệp (mua hàng, sản xuất ) nên nếu module này được tích hợp trong phạm vi

hệ thống ERP thì cũng là điều dễ hiểu Thực tế thì nhu cầu quản lý của các doanh nghiệp “vô cùng phong phú” và không chỉ giới hạn trong phạm vi hoạch định nguồn lực Ví dụ: Các công ty cổ phần có nhu cầu rất lớn về module Phần Mềm “Quản lý cổ phần và cổ đông” và module này có mối quan hệ chặt chẽ với module kế toán nhưng không nằm trong khái niệm ERP Nếu chúng ta hiểu ERP trên khía cạnh Phần Mềm quản lý “tổng thể” doanh nghiệp thì module này cũng nên được tích hợp vào thành phần của hệ thống ERP

ERP giúp bạn quản trị tài chính nhân sự tiền lương và dịch vụ Hỗ trợ mua bán hàng biết được tình trạng tồn kho, sản xuất chăm sóc khách hàng tiếp thị sản phẩm Bạn có

thể phân tích đánh giá thông kê đưa ra dự báo Tài nguyên từ đó mà hình thành Hoạch định là xây dựng các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng ban trong công ty một cách tự động

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều Phần Mềm quản lý rời rạc khác (như Phần Mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành ) là tính tích hợp ERP chỉ là một Phần Mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các Phần Mềm quản lý rời rạc, nhưng các

module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp Tính tích hợp của

hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty Phần Mềm và cách hiểu về Phần Mềm ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về Phần Mềm thông thường ERP là Phần Mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của doanh nghiệp theo quy trình

Cách tổ chức nhân sự theo phòng, ban của tất cả các doanh nghiệp hiện nay là cách

tổ chức nhân sự theo từng nhóm mà doanh nghiệp cho là tốt nhất để có thể dễ dàng tác nghiệp và quản lý, phục vụ mục tiêu hoàn thành các nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Đối với các phần mềm của phòng ban khác, việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file ) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát Các module của ERP cũng phục vụ cho các phòng, ban nhưng hơn thế, nó giải quyết mối quan hệ giữa các phòng, ban khi mô phỏng tác nghiệp của đội ngũ nhân viên theo quy trình Thông tin được luân chuyển tự động giữa các bước của quy trình và được kiểm soát chặt chẽ Các báo cáo trên Phần Mềm ERP có thể lấy thông tin từ nhiều bước trong quy trình và thậm chí từ nhiều quy trình khác nhau Cách làm này tạo ra năng suất lao động và hiệu quả quản lý thông tin rất cao cho doanh nghiệp

Hiện nay, các doanh nghiệp ngày càng hướng tới những giải pháp ERP hỗ trợ tốt nhất cho ngành nghề của họ Giá trị lớn nhất mà giải pháp ERP mang đến cho doanh nghiệp là quy trình, kinh nghiệm quản trị và các best-practice trong nghiệp vụ Ngoài khả năng về công nghệ như năng lực vận hành, tính bảo mật, và khả năng tương tác, như đối với hệ thống thông tin nói chung, khả năng về nghiệp vụ là yếu tố bắt buộc

phải xem xét khi một doanh nghiệp muốn ứng dụng ERP Không có một mô hình ERP chung cho mọi doanh nghiệp, mỗi hệ thống ERP cần được xây dựng dựa trên yếu tố ngành nghề, các điều kiện thuận lợi và khó khăn đặc thù, cơ cấu tổ chức, quy mô và kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp

2 Đôi nét về tập đoàn FPT

FPT hay Công ty cổ phần FPT (tên cũ là Công ty Phát triển và Đầu tư Công nghệ),

là một tập đoàn kinh tế tại Việt Nam với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp các dịch vụ liên quan công nghệ thông tin Thành lập ngày 13/09/1988, với lĩnh vực kinh doanh cốt lõi là CNTT và Viễn thông, FPT đã cung cấp dịch vụ tới 63/63 tỉnh thành tại Việt Nam và không ngừng mở rộng hoạt động trên thị trường toàn cầu với sự hiện diện tại 21 quốc gia Với doanh thu đạt tới 1,8 tỉ USD trong năm 2016, FPT luôn được cho

là tập đoàn công nghệ hàng đầu Việt Nam

Trong suốt quá trình hoạt động, FPT luôn nỗ lực với mục tiêu cao nhất là mang lại

sự hài lòng cho khách hàng thông qua những dịch vụ, sản phẩm và giải pháp công nghệ tối ưu nhất Đồng thời, FPT không ngừng nghiên cứu và tiên phong trong các xu hướng công nghệ mới góp phần khẳng định vị thế của Việt Nam trên trên bản đồ công nghệ thế giới

Các công ty thành viên:

- Công ty TNHH Hệ Thống Thông Tin FPT

- Công ty TNHH Phần Mềm FPT

- Công ty Cổ Phần Viễn Thông FPT

- Công ty Cổ Phần Dịch Vụ Trực Tuyến FPT

- Công ty TNHH Thương Mại FPT

- Công ty Cổ Phần Bán Lẻ Kỹ Thuật Số FPT

- Công ty TNHH Giáo Dục FPT

Các lĩnh vực hoạt động chính:

- Công nghệ thông tin:

CNTT luôn được xem là công cụ chiến lược giúp các tổ chức, doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, thúc đẩy sự đổi mới sáng tạo trong hoạt động Với 28 năm

kinh nghiệm tại Việt Nam và trên toàn cầu, cùng đội ngũ 10.600 kỹ sư, chuyên gia công nghệ, FPT luôn cùng các tổ chức, doanh nghiệp để nghiên cứu phát triển và cung cấp các giải pháp, dịch vụ tối ưu nhất

- Viễn thông:

FPT trở thành một trong 3 nhà cung cấp dịch vụ viễn thông hàng đầu Việt Nam Cho đến nay, FPT đang sở hữu: Hạ tầng internet phủ rộng tới 59/63 tỉnh thành; Tuyến đường trục Bắc – Nam với chiều dài hơn 4.000 km đi qua 30 tỉnh, thành; tuyến đường trục Tây Nguyên; tuyến đường trục kết nối quốc tế với Lào; Thành viên của Tuyến cáp quang Liên lục địa Á Mỹ AAG (Asia – American Gateway), APG; Dung lượng băng thông quốc tế 280 Gbps với nhiều hướng kết nối đi quốc tế Trung Quốc, Hong Kong, Nhật Bản, Singapore, Mỹ

- Phân phối và bán lẻ sản phẩm công nghệ:

Hiện nay FPT là nhà phân phối và bán lẻ các sản phẩm/thiết bị công nghệ hàng đầu Việt Nam với hơn 30 đối tác là các thương hiệu công nghệ nổi tiếng thế giới như Asus, Acer, Apple, Dell, HP, IBM, Lenovo, Cisco, Microsoft, Oracle,

Sở hữu thương hiệu riêng mang tên FPT về sản phẩm điện thoại, máy tính, máy tính bảng; 1500 đại lý phân phối tại 63/63 tỉnh thành; hơn 200 cửa hàng bán lẻ tại 63/63 tỉnh thành, chuỗi bán lẻ với đầy đủ mô hình cửa hàng của Apple bao gồm: Cấp 1 là APR (Apple Premium Reseller), cấp 2 AAR (Apple Authorised Reseller) và CES (Consumer Electronic Stores); trở thành nhà phân phối chính thức các sản phẩm của Apple tại Việt Nam

- Giáo dục:

Với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực CNTT nói riêng và chất lượng nguồn nhân lực Việt Nam nói chung, FPT đã tiên phong trong đổi mới giáo dục bằng việc: Triển khai những chương trình đào tạo hiện đại theo chuẩn quốc tế; Đào tạo theo hình thức liên kết chặt chẽ với doanh nghiệp, gắn đào tạo với thực tiễn và nghiên cứu - triển khai; Chú trọng kỹ năng ngoại ngữ; Tăng cường đào tạo quy trình tổ chức sản xuất, kỹ năng làm việc theo nhóm và các kỹ năng cá nhân khác

II ỨNG DỤNG ERP TẠI TẬP ĐOÀN FPT

1 Hệ thống ERP đầu tiên (2000-2005): Microsoft Dynamics SL

(Solomon)

Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị Kinh nghiệm và những bước triển khai ERP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi DN đang và sẽ áp dụng CNTT vào quản trị

Năm 2000, sau khi đạt chứng chỉ ISO, FPT chính thức đặt mục tiêu xây dựng hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp (ERP – EntERPrise Resource Planning) Hệ thống phần mềm ERP được FPT chọn ban đầu là giải pháp SOLOMON

SOLOMON là chương trình Quản lý tài chính do FPT mua từ WaterHouse Cooper (Mỹ) để thay thế cho chương trình thuộc dự án “Nâng cao năng lực quản lý tài chính -Hiện đại hóa quản lý tài chính của công ty” Trong quá trình phát triển, hệ thống quản

lý tài chính của Công ty ngày càng phát triển và việc quản lý bằng chương trình

Balance của FPT không đáp ứng hết những yêu cầu phát sinh Sau hàng loạt những nghiên cứu, phân tích, đánh giá các đối tác, cuối cùng

Giải thích vì sao FPT không tự viết giải pháp mà lại lựa chọn phần mềm (PM) nước ngoài, ông Bùi Quang Ngọc, phó tổng giám đốc FPT đã khẳng định đây là điều hoàn toàn hợp lý vì ‘ Giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP hiểu chính xác không chỉ là một hệ thống công nghệ mà chủ yếu là hệ thống tác nghiệp và quản trị DN Do vậy, các công ty phần mềm VN (kể cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức

để đưa vào hệ thống phần mềm các giá trị của tác nghiệp và quản trị Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên phần mềm VN không đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp’ Ông Ngọc cho biết, trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp quản trị doanh nghiệp ERP ở mức cao hơn và cũng là một giải pháp của nước ngoài

FPT đã chọn phần mềm SOLOMON để thay thế với sự hỗ trợ đầy đủ sau bán hàng của đối tác SOLOMON là hệ thống đồ sộ với dữ liệu tập trung nhưng xử lý phân tán,

phù hợp với những công ty lớn, gồm nhiều bộ phận ở khắp nơi như FPT Ở Việt Nam cũng đã có một vài cơ quan mua SOLOMON như Bệnh viện Quốc tế, Tổng công ty Xăng dầu, nhưng FPT là khách hàng lớn nhất, mua nhiều chức năng của SOLOMON nhất Với SOLOMON, các cán bộ quản lý tài chính sẽ có thể quản lý cụ thể từng hợp đồng và nắm được lãi lỗ của nó ngay lập tức Đối tượng sử dụng SOLOMON là những cán bộ quản lý tài chính; cán bộ bán hàng, mua hàng; cán bộ công nợ, quản lý khách hàng của toàn Công ty

Tuy nhiên, sau 5 năm sử dụng, hệ thống Solomon đã không còn đủ khả năng đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty, chính vì thế FPT đã quyết định sử dụng hệ thống ERP mới

3 Hệ thống mới ERP Oracle Business Suite

Trên thị trường ERP, Oracle E-Business Suite được biết đến như là một trong những giải pháp ERP hàng đầu trên thế giới Đây là một bộ gồm các ứng dụng quản trị doanh nghiệp cho phép quản lí hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệp vụ: kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa… Để có được thành công như ngày nay, Oracle E-Business Suite đã có một lịch sử hình thành và phát triển lâu dài Phiên bản đầu tiên – Release 1 được đưa ra thị trường vào tháng 10/1987 với 1 phân hệ duy nhất là Sổ cái tổng hợp (General Ledger) Từ đó đến nay, Oracle tiếp tục nâng cấp, hoàn thiện Release 11i và hướng tới sẽ đưa ra Release 12 trong vài năm tới với những thay đổi đáng kể

Oracle E-Business Suite (EBS) là một hệ thống ứng dụng với cơ sơ sở dữ liệu tập trung, được tích hợp trên 30 phân hệ quản lý toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp: tài chính kế toán, sản xuất, bán hàng, mua hàng, vật tư, dự án, nhân sự, dịch vụ

Triển khai Oracle EBS, doanh nghiệp sẽ nhận được cùng một lúc nhiều ích lợi: Quy trình nghiệp vụ đã được chuẩn hoá, hướng tới chuẩn mực quốc tế cho quá trình hội nhập; Ứng dụng tiên tiến đã được triển khai thành công cho hơn 25,000 doanh nghiệp tại Mỹ và 17 quốc gia khác, Với hệ thống ứng dụng thống nhất, đa năng, quán xuyến mọi lĩnh vực hoạt động từ lập kế hoạch, kiểm soát, thống kê, phân tích,

ERP giúp nhà quản lý chủ động hoạch định nguồn lực, đảm bảo cho doanh nghiệp phản ứng kịp thời trước những thay đổi liên tục của môi trường mở cạnh tranh

Những đặc điểm chính của giải pháp Oracle

- Oracle E-Business Suite có đầy đủ các phân hệ như Kế toán tài chính, Nhân sự tiền lương, Quản lí kho, Mua sắm, Bán hàng, Quản lí dự án, Quản lí sản xuất…

- Các phân hệ được xây dựng theo thiết kế tổng thể với mô hình dữ liệu thống nhất và trên một CSDL duy nhất Dữ liệu được quản lí tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp

- Vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hoàn toàn tích hợp giữa các phân hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm soát luồng dữ liệu

- Kiến trúc 3 lớp (máy trạm, ứng dụng và CSDL), môi trường và kiến trúc tính toán Internet CSDL và nền công nghệ hàng đầu thế giới của Oracle, hầu như không giới hạn về khối lượng lưu trữ và xử lí dữ liệu

- An ninh và an toàn dữ liệu rất cao, phân quyền phù hợp với vai trò, vị trí và nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị

Triển khai Oracle E-Business Suite tại FPT

Trước khi chuyển sang Oracle, hệ thống Solomon còn có thể đáp ứng cho FPT vài năm nữa, tuy nhiên nhận thấy hệ thống Solomon chưa tương xứng với tiềm lực của FPT nên họ đã quyết định thay thế bằng Oracle Việc chuyển đổi có vẻ suôn sẻ, FPT

đã sống trong không khí thành tích mang tính cách mạng, cuộc cách mạng về công nghệ thông tin

Tuy nhiên, mọi chuyện không hề đơn giản Với hệ thống ERP mới, các giao dịch trở nên cực kì phức tạp Tốc độ quá chậm, các hoạt động nghiệp vụ kế toán diễn ra rất

lờ đờ Bộ phậ kế toán đã tăng người nhưng vẫn không kịp Nguyên nhân chính là do lỗi hệ thống, trong khi đội triển khai lại thiếu cán bộ tư vấn triển khai có kinh nghiệm

và nắm vững giải pháp của Oracle Thực tế phần lớn nhân sự của đội triển khai đều mới ra trường

Nguyên nhân này được quy cho việc FES đã thực hiện dự án cho khách hàng HPT

và lấy đó làm kinh nghiệm để làm cho FPT; nhưng HPT có quy mô nhỏ hơn FPT rất nhiều Trên cuộc họp giao ban, họ chỉ ra tốc độ chậm và tính không ổn định của hệ thống, sự không ăn khớp của các báo cáo và tính xác thực của những con số Và việc

không chạy thử nghiệm bị quy cho thiếu thời gian Sau đó dự án được chuyển sang chuyên viên của Oracle để khắc phục sự cố

Khắc phục vấn đề :

Khi chỉ còn hơn một tháng nữa FPT sẽ kết thúc một năm tài khóa và chưa bao giờ vấn đề về phần mềm Oracle được đặt ra gấp gáp, khốc liệt như vậy Tối hậu thư của TGĐ FPT BìnhTG tại Hội nghị Chiến lược (HNCL) khá rõ ràng: “Một tháng phải giải quyết xong vấn đề Oracle” Biểu hiện sự cố của Oracle được nhóm tổng hợp và nêu rõ: chậm,

chập chờn lúc sống, lúc chết Nguyên nhân sơ bộ của bệnh “chậm‟ được ghi nhận chủ yếu do hệ thống Oracle của FPT là dữ liệu tập trung tại Hà Nội trong khi có rất nhiều người sử dụng trên toàn quốc, mỗi ngày có khoảng 200 người đồng thời nối vào Mặc khác, khi triển khai hệ thống này, FPT đã chỉnh sửa lại nhiều lần, đặc biệt là hệ thống báo cáo so với hệ thống chuẩn của Oracle Điều này dẫn đến trong quá trình thao tác liên quan đến tìm dữ liệu, lên báo cáo có nhiều cái bất hợp lý, gây ra chậm trong quá trình xử lý hoá đơn chứng từ và báo cáo”

Đối với sự cố “chập chờn” là do “nhiều báo cáo của FPT rất dài, thậm chí có báo cáo dài đến 80 trang với những yêu cầu khác nhau” Điều này cũng là một phần gây ra

“cái chết” cho hệ thống

Oracle trên thế giới có hệ thống báo cáo chuẩn riêng nhưng FPT chưa bao giờ sử dụng hệ thống báo cáo chuẩn này Thực tế, FPT phát triển những báo cáo theo đòi hỏi riêng của mình và rất có thể đây là lý do tại sao phần mềm Oracle chạy tốt ở nhiều quốc gia nhưng lại gặp trục trặc tại FPT Nhóm khắc phục sự cố đưa ra phương án yêu cầu so sánh biểu mẫu báo cáo của FPT với báo cáo chuẩn của hệ thống Oracle Trong trường hợp báo cáo của FPT có vấn đề, sẽ chuyển sang sử dụng báo cáo của Oracle

Một nguyên nhân khác cũng không loại trừ là có thể một phần cứng nào đó của hệ thống bị hỏng Lộ trình xử lý trục trặc của Oracle cũng đã được nhóm giải cứu phác thảo theo một lộ trình khá rõ ràng Từ ngày 12/11, FPT thuê hai nhóm chuyên gia rà soát toàn bộ hệ thống để tìm ra đúng bệnh của Oracle