bài tiểu luận tổng quan về quản lý dự án

Giai đoạn lập kế hoạch triển khai dự án:...8 a Kế hoạch thực hiện dự án: kế hoạch tổng thể...8 b Kế hoạch quản lý nguồn lực: chi tiết hoá việc phân bổ nguồn lực...8 c Kế hoạch quản lý tà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - ĐẠI

HỌC QUỐC GIA TP.HCM KHOA THƯ VIỆN – THÔNG TIN HỌC

***

BÀI TIỂU LUẬN

TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

Môn học : QUẢN LÝ DỰ ÁN

Giảng viên hướng dẫn : PGS.TS NGUYỄN HỒNG SINH

Sinh viên thực hiện : PHAN THỊ THANH BÌNH - 2156210092 Lớp : Quản lý thông tin A – K3

TP Hồ Chí Minh, tháng 9 năm 2022

MỤC LỤC

I Khái niệm và thuật ngữ liên quan đến quản lý dự án: 4

1 Dự án: 4

a) Khái niệm: 4

b) Đặc trưng: 4

c) Những nhân tố ràng buộc: 5

2 Quản lý dự án: 5

a) Khái niệm: 5

b) Các nội dung quản lý dự án: 6

II Các giai đoạn trong chu trình quản lý dự án: 7

1 Giai đoạn khởi đầu - lên ý tưởng – xác định vấn đề và định hướng giải quyết: 7

a) Business Case – Phân tích vấn đề và đặt vấn đề 7

b) Feasibility study – Nghiên cứu tính khả thi 7

c) Terms of reference – Điều khoản tham chiếu/đặt ra đối với dự án 8

d) Starting of project manager – Bắt đầu hoạt động của người quản lý dự án 8

e) Phase assessment - Đánh giá giai đoạn khởi đầu 8

2 Giai đoạn lập kế hoạch triển khai dự án: 8

a) Kế hoạch thực hiện dự án: kế hoạch tổng thể 8

b) Kế hoạch quản lý nguồn lực: chi tiết hoá việc phân bổ nguồn lực 8

c) Kế hoạch quản lý tài chính: xác định rõ tổng số tiền cần thiết để thực hiện từng bước của dự án 8

d) Kế hoạch quản lý chất lượng: làm rõ chất lượng sản phẩm đầu ra và chất lượng của quá trình quản lý 8

e) Kế hoạch quản lý rủi ro: lường trước rủi ro quan trọng trước khi triển khai 8

f) Kế hoạch phê chuẩn: làm rõ yêu cầu đầu ra để dự án được nghiệm thu 9

g) Kế hoạch trao đổi thông tin: cách thức bên liên quan sẽ tương tác, thu nhận được thông tin về từng bước tiến triển của dự án 9

h) Kế hoạch quản lý thu mua vật tư: 9

i) Lập hợp đồng với các nhà cung cấp bên ngoài: 9

k) Đánh giá giai đoạn lập kế hoạch: 9

3 Giai đoạn điều hành triển khai dự án: 9

a) Tạo ra sản phẩm chuyển giao 9

b) Thúc đẩy và kiểm tra 9

4 Giai đoạn kết thúc dự án: sau khi được nghiệm thu, các sản phẩm được khách hàng chấp

nhận 10

a) Kết thúc dự án 10

b) Đánh giá dự án 10

III Quản lý dự án và công tác quản lý thông tin: 10

1 Công tác quản lý thông tin 10

a) Nội dung quản lý thông tin: 10

b) Thành tố của quản lý thông tin 10

c) Môi trường thông tin 11

2 Quản lý dự án và công tác quản lý thông tin 11

IV Công cụ sử dụng trong quá trình quản lý dự án: 11

I Khái niệm và thuật ngữ liên quan đến quản lý dự án:

1 Dự án:

a) Khái niệm:

- Dự án là một tập hợp các hoạt động có liên quan đến nhau được thực hiện

trong một khoảng thời gian có hạn, với những nguồn lực đã được giới hạn; nhất là nguồn tài chính có giới hạn để đạt được những mục tiêu cụ thể, rõ ràng Kết quả của dự án có thể là sản phẩm hoặc dịch vụ mong muốn

- Khác với các hoạt động lặp lại hằng ngày, dự án là các hoạt động không lặp lại và mục tiêu của các dự án thường để cải tiến các hoạt động của tổ chức thông qua việc triển khai những cải tiến/ thay đổi trong cách làm của tổ chức

- Một vài ví dụ về dự án như:

+ Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới

+ Thực hiện một quy trình sản xuất mới

+ Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất mới

b) Đặc trưng:

- Tính mục tiêu:

+ Mục tiêu của dự án thường được xác định rõ ràng, khó có thể thay đổi + Dự án dự trên phạm vi công việc, kế hoạch tiến độ, sự ràng buộc về thời gian, nguồn lực, chất lượng

- Tính đặc thù:

+ Mỗi dự án mang tính độc nhất, không có tiền lệ

+ Các công việc và điều kiện triển khai sẽ không lặp lại chính xác những gì

đã từng có trước đây

- Tính ràng buộc:

+ Được thực hiện trong khoảng thời gian nhất định, trong đó cần thực hiện những kết quả với chất lượng đáp ứng yêu cầu cụ thể của khách hàng + Có giới hạn ngân sách nhất định, các nguồn lực: nhân công, thiết bị, vật tư cũng có giới hạn

- Tính trình tự:

+ Thực hiện dự án theo trình tự công việc và trình tự giai đoạn

+ Khi kết thúc hợp đồng và bàn giao sản phẩm thì kết thúc dự án, không phải là hoạt động lặp đi lặp lại

- Tính rủi ro: Xảy ra những vấn đề không lường trước được (thay đổi trong hạn mức thời gian, nhân sự xảy ra vấn đề bất ngờ, )

- Tính bất biến: Các sai lầm trong dự án không thể sửa chữa được vì điều kiện

để triển khai dự án đã được xác định và không thay đổi được

- Người ủy quyền/người đầu tư/khách hàng: Người yêu cầu và cung cấp nguồn lực để thực hiện dự án

c) Những nhân tố ràng buộc:

- Sự đánh giá của khách hàng:

+ Chỉ khi khách hàng đồng ý nghiệm thu thì dự án mới thành công + Cần làm rõ yêu cầu và coi đó là căn cứ để xác định kế hoạch cho dự án + Kế hoạch phải cụ thể và chi tiết: công việc, giá thành, thời gian

- Phạm vi dự án: Hạng mục các công việc phải hoàn thành với chất lượng đúng như tiêu chuẩn đặt ra

- Chi phí dự án: Không được vượt quá các khoản tiền khách hàng cung cấp để thực hiện dự án (nguồn lực có giới hạn)

- Tiến độ dự án:

+ Dự án phải được thực hiện và hoàn thành theo đúng thời hạn cam kết + Đảm bảo sắp xếp thời gian cho từng hạng mục công việc và thực hiện đúng tiến độ

2 Quản lý dự án:

a) Khái niệm:

- Quản lý dự án: Là gồm các việc lập kế hoạch, tổ chức, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra

- Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là đảm bảo công việc phải được hoàn thành theo yêu cầu và đạt chất lượng đề ra, trong phạm vi chi phí được duyệt, đúng thời gian và giữ cho phạm vi dự án không thay đổi

- Quản lý dự án là sự vận hành các kỹ năng, công cụ, và quy trình quản lý cần thiết để thực hiện dự án thành công

+ Các kỹ năng: kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm để giảm thiểu rủi ro trong quá trình triển khai dự án và gia tăng được khả năng thành công

+ Các công cụ phù hợp: nhiều loại công cụ được sử dụng để tăng cường cơ hội thành công cho dự án, như là biểu mẫu, phần mềm lập kế hoạch, phần mềm mô hình hóa, phiếu kiểm tra (audit checklist), phiếu nhận xét, đánh giá (review form)

+ Các bộ quy trình/ các quá trình: cần các quy trình và kỹ thuật khác nhau để thúc đẩy và kiểm soát thời gian, chi phí, chất lượng và phạm vi trong dự án Cần kỹ thuật và quy trình quản lý thời gian, quản lý chi phí, quản lý chất lượng, quản lý thay đổi, quản lý rủi ro và các vấn đề quản lý

b) Các nội dung quản lý dự án:

Quản lý phạm vi Phân chia, quy hoạch, điều chỉnh phạm vi của dự án.

Quản lý thời gian

Quản lý chất

lượng

Quản lý việc thu

mua

Quản lý nguồn

nhân lực

Quản lý chi phí

Quản lý rủi ro

Quản lý việc trao

đổi thông tin

Xác định các hoạt động cụ thể, sắp xếp trình tự, bố trí thời gian, khống chế thời gian và tiến độ để đảm bảo chắc chắn dự án sẽ hoàn thành đúng thời gian quy định.

Bố trí nguồn lực, dự tính giá thành và khống chế chi phí Đảm bảo hoàn thành dự án với chi phí không vượt mức trù bị.

Xác định chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng đáp ứng được yêu cầu chất lượng do khách hàng yêu cầu.

Sắp xếp tổ chức, xây dựng đội ngũ, tuyển chọn nhân viên, thành lập các ban dự án Đảm bảo phát huy năng lực, tính sáng tạo, tích cực của mọi thành viên.

Nhận biết, phân biệt rủi ro, cân nhắc tính toán rủi ro, xây dựng đối sách và khống chế rủi ro Tận dụng tối đa những yếu tố có lợi, giảm thiểu yếu tố có hại bất ngờ xảy ra.

Đảm bảo việc truyền đạt, thu thập, trao đổi thông tin một cách hợp

lý cho việc thực hiện cũng như báo cáo tiến độ dự án

Lên kế hoạch thu mua, lựa chọn và trưng thu các nguồn vật liệu đảm bảo việc thu mua và sử dụng hiệu quả các hoàng hoá, vật liệu cho

II Các giai đoạn trong chu trình quản lý dự án:

1 Giai đoạn khởi đầu - lên ý tưởng – xác định vấn đề và định hướng giải quyết:

a) Business Case – Phân tích vấn đề và đặt vấn đề

 Xác định và phân tích vấn đề: việc cần giải pháp/cơ hội cần tận dụng

 Xác định các giải pháp liên quan phù hợp để giải quyết vấn đề

b) Feasibility study – Nghiên cứu tính khả thi

 Xem xét tính khả thi của việc giải quyết các vấn đề đã nêu và các giải pháp

đã có

Đưa ra đề xuất giải pháp nên lựa chọn

Quản lý việc

chuyển giao Đảm bảo bàn giao kết quả đúng như cam kết Hỗ trợ vận hành sản phẩm của dự án vào thực tiễn.

c) Terms of reference – Điều khoản tham chiếu/đặt ra đối với dự án

 Đưa ra mục tiêu, phạm vi, cấu trúc, hoạt động, nguồn lực, kinh phí, các rủi

ro, giả định của dự án, đồng thời chỉ ra/bổ nhiệm người quản lý dự án

d) Starting of project manager – Bắt đầu hoạt động của người quản lý dự án

 Tuyển chọn nhân sự và thành lập đội quản lý dự án

 Thiết lập văn phòng, công cụ, môi trường làm việc

 Chuẩn bị đầy đủ các văn bản, quy định, tiêu chuẩn, biểu mẫu liên quan

e) Phase assessment - Đánh giá giai đoạn khởi đầu

 Đánh giá những công việc đã thực hiện

 Đảm bảo hoàn tất những việc cần thiết để thực hiện khâu tiếp theo

2 Giai đoạn lập kế hoạch triển khai dự án:

a) Kế hoạch thực hiện dự án: kế hoạch tổng thể

 Lập kế hoạch để làm rõ các hoạt động, nhiệm vụ phải thực hiện để triển khai

dự án

 Sắp xếp các hoạt động và nhiệm vụ theo trình tự tối ưu, phân bổ nguồn lực

và thời gian cho từng hoạt động

 Kế hoạch này sẽ là công cụ giúp trưởng nhóm theo dõi và đánh giá tiến độ của dự án trong suốt chu trình quản lý dự án

b) Kế hoạch quản lý nguồn lực: chi tiết hoá việc phân bổ nguồn lực

 Các loại nguồn lực: nhân sự, thiết bị, vật tư,

 Số lượng của từng loại nguồn lực

 Vai trò, trách nhiệm, kỹ năng của nguồn nhân sự

 Các đặc điểm cụ thể của các thiết bị

 Các loại và số lượng của vật tư

c) Kế hoạch quản lý tài chính: xác định rõ tổng số tiền cần thiết để thực hiện từng bước của dự án

 Tính toán chi phí của từng mục và thiết lập lịch chi tiêu

 Kế hoạch này giúp trưởng nhóm theo dõi giữa dự toán và thực chi

 Kế hoạch giúp khách hàng hình dung ngân sách cần đầu tư cho từng sản phẩm của dự án

d) Kế hoạch quản lý chất lượng: làm rõ chất lượng sản phẩm đầu ra và chất lượng của quá trình quản lý

 Liệt kê rõ ràng các mục tiêu chất lượng của từng sản phẩm đầu ra; nêu rõ tiêu chí và tiêu chuẩn để đạt được chất lượng như kỳ vọng

 Đưa ra kế hoạch đảm bảo chất lượng – các hoạt động để đảm bảo với khách hàng rằng các mục tiêu chất lượng sẽ được đáp ứng

e) Kế hoạch quản lý rủi ro: lường trước rủi ro quan trọng trước khi triển khai

 Thể hiện thành văn bản tất cả dự báo rủi ro của dự án

 Chỉ ra những hành động, biện pháp cần thiết để ngăn ngừa rủi ro từ khi xảy

ra, và giảm thiểu những tác động của rủi ro

f) Kế hoạch phê chuẩn: làm rõ yêu cầu đầu ra để dự án được nghiệm thu

 Nêu tất cả các tiêu chí đối với từng sản phẩm đầu ra

 Cung cấp lịch trình cho việc xem xét phê duyệt các sản phẩm này

 Cơ sở để khách hàng đánh giá từng sản phẩm theo tiến độ và đánh giá chính thức khi dự án hoàn tất

g) Kế hoạch trao đổi thông tin: cách thức bên liên quan sẽ tương tác, thu nhận được thông tin về từng bước tiến triển của dự án

 Các loại thông tin sẽ được phổ biến đến các bên liên quan, phương pháp phổ biến, chu kỳ phổ biến và trách nhiệm của từng nhân sự trong việc phổ biến thông tin

h) Kế hoạch quản lý thu mua vật tư:

 Xác định các phần của dự án sẽ do đơn vị bên ngoài cung cấp

 Mô tả chi tiết các sản phẩm, dịch vụ do các nhà cung cấp bên ngoài thực hiện, làm rõ cách thức, lịch trình của việc cung cấp từng thứ này

 Cách lựa chọn nhà cung cấp, cách đặt hàng, giao nhận hàng

i) Lập hợp đồng với các nhà cung cấp bên ngoài:

 Tìm kiếm, chọn sơ bộ các nhà cung cấp phù hợp, chính thức lựa chọn và ký hợp đồng

k) Đánh giá giai đoạn lập kế hoạch:

 Đánh giá những công việc đã thực hiện

Đảm bảo hoàn tất những việc cần thiết để thực hiện khâu tiếp theo

3 Giai đoạn điều hành triển khai dự án:

Thực hiện việc thúc đẩy và kiểm tra các hoạt động, nguồn lực, chi phí theo yêu cầu

để tạo ra được các sản phẩm của dự án

a) Tạo ra sản phẩm chuyển giao

 Quản lý công việc và hoạt động chuyên môn tạo ra sản phẩm

 Đảm bảo chất lượng của sản phẩm đáp ứng đúng những gì khách hàng đã yêu cầu

b) Thúc đẩy và kiểm tra

 Quản lý thời gian

 Quản lý chi phí

 Quản lý sự thay đổi

 Quản lý rủi ro

 Quản lý vấn đề phát sinh

 Quản lý thu mua

 Quản lý việc chấp thuận

 Quản lý việc trao đổi thông tin

4 Giai đoạn kết thúc dự án: sau khi được nghiệm thu, các sản phẩm được khách hàng chấp nhận

a) Kết thúc dự án

 Xác định các tiêu chí đã đạt hoặc chưa đạt của dự án

 Chỉ ra những hoạt động, rủi ro và vấn đề nổi bật của dự án

 Chuyển giao sản phẩm và văn bản, giấy tờ, ký kết với khách hàng

 Thanh lý hợp đồng với các bên cung cấp vật tư

 Thông báo cho các bên liên quan về việc kết thúc dự án

 Báo cáo kết thúc dự án bằng văn bản và gửi cho các bên có thẩm quyền phê chuẩn

b) Đánh giá dự án

 Đối sánh tất cả kết quả của dự án với bản phân tích vấn đề và điểu khoản tham chiếu của dự án

 Đối sánh kết quả triển khai với các bản kế hoạch của dự án

 Đánh giá mức độ hoàn thành dự án, thuận lợi, khó khăn, bài học

 Báo cáo đánh giá bằng văn bản các thành tựu và bài học được trình bày đến các bên có thẩm quyền

III Quản lý dự án và công tác quản lý thông tin:

1 Công tác quản lý thông tin

a) Nội dung quản lý thông tin:

- Hoạt động quản lý vòng đời thông tin của tổ chức/cơ quan: quản lý và vận hành HTTT để đảm bảo thông tin được thu thập, tạo lập, sắp xếp, bảo quản, truy hồi, sử dụng, tiêu huỷ sao cho hỗ trợ được một cách tốt nhất cho mọi hoạt động của tổ chức

- Nhiệm vụ: Xây dựng chiến lược QLTT, Lập kế hoạch triển khai, Xác định và đề xuất lựa chọn hạ tầng công nghệ, Quản trị các hoạt động trong vòng đời thông tin

b) Thành tố của quản lý thông tin

 Con người

 Công nghệ

 Chính sách, quy trình

 Thông tin, dữ liệu

c) Môi trường thông tin

 Công nghệ: Đa dạng, thay đổi

 Con người, tổ chức

 Thông tin, dữ liệu

2 Quản lý dự án và công tác quản lý thông tin

- Công tác quản lý thông tin luôn cần giải pháp,ý tưởng, cải tiến

- Thực hiện các dự án là một cách phát triển sản phẩm hoặc dịch vụ

- Chuyên viên quản lý thông tin cần có kiến thức và kỹ năng về quản lý dự án để

có thể là người tham gia:

 Phê duyệt

 Quản lý

 Thực hiện các dự án

IV Công cụ sử dụng trong quá trình quản lý dự án:

- Các hệ thống biểu mẫu

- Phần mềm excel

- Phần mềm Quản lý dự án chuyên dụng như:

1 Trello: Phần mềm quản lý dự án miễn phí

2 Microsoft Project: phần mềm quả lý tiến độ dự án

3 Basecamp:

4 Jira:

5 Smartsheet:

6 Podio:

7 Proworkflow:

8 Redbooth:

9 Easy Project:

10 Freedcamp:

11 Project Place:

12 Project Manager:

13 Redmine: