9/9/2009 Qu n Lý D Án XD Chương 6: Theo Dõi Ki m Sốt D Án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S N i dung • T ng quan h th ng theo dõi ki m sốt d án • Phương pháp giá tr thu (đ t) đư c (EVA) • Khuynh hư ng d báo • Ví d ng d ng • Các phương pháp ki m soát d án khác (xem file khác biên so n b i GVC ThS Đ Th Xuân Lan) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 9/9/2009 Theo Dõi Ki m Sốt Dư Án T NG QUAN ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S T ng quan v h th ng QLDA Ngu n: Gray Larson, 2008 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 9/9/2009 Chu trình l p k ho ch, theo dõi ki m soát d án (1/4) Ho ch đ nh Ki m soát Theo dõi Ho ch đ nh – Theo dõi – Ki m sốt m t chu trình liên t c cho đ n d án hồn thành ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S Chu trình l p k ho ch, theo dõi ki m soát d án (2/4) Thư ng hay theo dõi nh ng công vi c Nên tr ng theo dõi nh ng công vi c D thu th p s li u Quan tr ng Liên quan đ n y u t khách quan Thư ng đo lư ng kh i lư ng công vi c Liên quan đ n y u t ch quan Nên đo lư ng k t qu công vi c N u không v n hành t t h th ng hoach đ nh – theo dõi – ki m sốt s r t khó khăn cho vi c ki m sốt DA ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 9/9/2009 Chu trình l p k ho ch, theo dõi ki m sốt d án (3/4) • Các thông tin c n ph i thu th p: s li u k toán, s li u cung ng xu t nh p v t li u, ph n h i t khách hàng, thay đ i v u c u k thu t • Các khó khăn thư ng g p – Báo cáo s li u q chi ti t – Khơng có m i liên h gi"a h th ng thông tin c a d án cơng ty – Khơng có m i liên h gi"a h thông l p k ho ch theo dõi d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S Chu trình l p k ho ch, theo dõi ki m soát d án (4/4) • Ph i xây d ng h th ng thông tin giúp ch nhi m DA n#m b#t đư c v n đ đưa quy t đ nh k p th i đ th c hi n DA theo k ho ch • Đ i v i nh"ng DA l n có h$n nhóm ch u trách nhi m theo dõi ki m soát DA, đ/v nh"ng DA nh% ngư i theo dõi ngư i ki m sốt ch nhi m DA ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 9/9/2009 Ki m soát d án m t ngh ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 10 9/9/2009 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 11 Theo dõi ki m sốt d án (1/3) • Theo dõi (monitoring): thu th p, lưu, báo cáo thông tin liên quan đ n vi c th c hi n DA (project performance) • Ki m sốt (controlling): dùng d" li u t vi c theo dõi đ đưa s th c hi n th c t đ t t i s th c hi n theo k ho ch ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 12 9/9/2009 Theo dõi ki m soát d án (2/3) • Đo lư ng theo dõi – Xác đ nh theo dõi tham s liên quan đ n th c hi n d án • So sánh đánh giá – Phân tích nguyên nhân gây v n đ gi i pháp kh#c ph c ti m • Ki m soát – Th c thi gi i pháp kh#c ph c đ đưa vi c th c hi n d án v i m c đích đ t ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 13 Theo dõi ki m soát d án (3/3) • • • • T i ph i theo dõi? Theo dõi gì? Khi theo dõi? Theo dõi th nào? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 14 9/9/2009 Đo lư ng theo dõi ki m soát (1/3) • Ti n đ • Chi phí • Tài nguyên (4Ms: men, machines, materials, money) • S th c hi n (performance) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 15 Đo lư ng theo dõi ki m sốt (2/3) Đo lư ng Nhóm đo lư ng liên quan B#t đ u công tác găng ch m Ti n đ Cơng tác găng hồn thành tr Ti n đ Công tác không găng tr thành găng Ti n đ M c th i gian b l& Ti n đ Thay đ i ngày đ n h n Ti n đ Giá thay đ i Chi phí Vư t chi phí Chi phí Ngân lưu thi u Chi phí Chi phí qu n lý cao (overhead rates) Chi phí Ngu n: Shtub, Bard, Globerson, 2005 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 16 9/9/2009 Đo lư ng theo dõi ki m sốt (3/3) Đo lư ng Nhóm đo lư ng liên quan Th i gian ch cung c p v t tư dài Tài nguyên, ti n đ T n d ng tài nguyên th p Tài nguyên, chi phí Các v n đ v s s'n có tài nguyên Tài nguyên, ti n đ , chi phí Thay đ i chi phí nhân cơng Tài ngun, chi phí Thay đ i qui mô d án S th c hi n, chi phí, ti n đ , tài nguyên Thi u thông tin k thu t S th c hi n, chi phí, ti n đ Khơng vư t qua th( nghi m S th c hi n, chi phí, ti n đ Ch m tr vi c ch p nh n thay đ i S th c hi n, ti n đ Các l i ghi lưu S th c hi n, chi phí, ti n đ Ngu n: Shtub, Bard, Globerson, 2005 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 17 Theo dõi ki m sốt d án • Đo lư ng ti n trình th c hi n d án - ph n vi c thi công b)ng đ th th i gian - cơng vi c • Đánh giá tr ng thái c a DA b)ng đ th h p nh t th i gian - chi phí - kh i lư ng cơng vi c • Đánh giá tr ng thái d án b)ng phương pháp giá tr đ t đư c • Đánh giá tr ng thái DA có nhi u h ng m c hay nhi u thành ph n b)ng phương pháp ma tr n xác đ nh ph n trăm hoàn thành ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 18 9/9/2009 H th ng theo dõi ki m sốt d án (1/3) • Đ qu n lý d án có hi u qu , ph i l p k ho ch, đo lư ng, đánh giá, d báo ki m soát m t c a d án, bao g m ch t lư ng kh i lư ng cơng vi c, chi phí ti n đ • Ph i l p k ho ch hoàn ch*nh trư c b#t đ u DA đ có s ki m sốt đư c DA => không th theo dõi DA đư c n u khơng có k ho ch, ti n đ d tốn rõ ràng • K ho ch DA đư c l p d a thông tin nh"ng ngư i th c hi n DA cung c p • Chi phí th i gian d trù th c hi n công vi c thư c đo gi"a k ho ch th c t ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 19 H th ng theo dõi ki m soát d án (2/3) • Vào th i m M, d án d đ nh ph i xong ph n vi c X v i m c ch t lư ng Q m c chi phí d trù C Theo dõi d án đo lư ng giá tr th c c a nh"ng đ i lư ng xác đ nh xem d án có đáp ng đư c m c tiêu c a k ho ch, th c hi n nh"ng chi ti t c n thi t ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 20 10 9/9/2009 Chúng ta làm nh"ng nói s làm? • Ư c tính % hồn thành – % ngân sách s( d ng – % công vi c làm – % th i gian th c hi n • • ch quan, không đ y đ rút nh"ng k t lu n sai S d ng phân tích giá tr ki m đư c (Earned Value Analysis (EVA)) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 23 Phương pháp EVA • EVA m t phương pháp đ : – đo lư ng ti n trình c a d án (project’s progress) – d báo ngày hồn thành chi phí cu i cùng, – cung c p sai khác (variances) ti n đ ngân sách • EVA cung c p nh"ng ch* s tin c y đ có th đánh giá d án ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 24 12 9/9/2009 Bi t quan tr ng hơn? • Bi t b n đâu ti n đ ? • Bi t b n đâu ngân sách? • Bi t b n đâu v công vi c hồn thành? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 25 EVA k t h p c ba • EVA so sánh kh i lư ng cơng vi c theo k ho ch v i kh i lư ng th c t hoàn thành, đ xác đ nh chi phí, ti n đ , cơng vi c hồn thành có ti n tri n k ho ch khơng ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 26 13 9/9/2009 Vì EVA? • M i lo i cơng tác có đ i lư ng đo lư ng ti n tri n khác • C n “cu n” ti n tri n c a nhi u cơng tác thành tình tr ng d án t ng quát • C n m t đơn v đo lư ng th ng nh t (VNĐ hay gi làm vi c) Cung c p tín hi u “c nh báo s m” đ có hành đ ng kh c ph c k p th i ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 27 Sơ đ h th ng EVA CƠ C U PHÂN CHIA CƠNG VI C (WBS) Ki M SỐT THAY Đ I PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO BCWS CƠ C U PHÂN CÔNG T CH"C (OBS) H TH NG TI N Đ!-CHI PHÍ BCWP PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH GIÁ TR THU ĐƯ C (EVA) BAC C TÁC C TÁC C TÁC C TÁC $ $ $ $ $ EAC ACWP $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ H TH NG K TOÁN H TH NG TI N Đ! H TH NG MUA HÀNG H TH NG KI M SỐT V T TƯ H TH NG CH M CƠNG H TH NG Ki M SOÁT V T TƯ H TH NG CHI PHÍ GIÁN TI P H TH NG D# TỐN ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 28 14 9/9/2009 Ư c lư ng m c hồn thành cơng tác (1/2) • Các phương pháp % hồn thành c a cơng tác: – Qui t#c 50-50: Gi đ nh 50% công tác b#t đ u, 50% cịn l i cơng vi c hồn thành cịn g i ph n trăm b#t đ u/k t thúc – Qui t#c 0-100: Ch* đánh giá cơng tác hồn thành th c hi n xong cách th n tr ng – Qui t#c đ u vào (critical input): theo lư ng đ u vào (nhân cơng, máy móc) dùng d sai thông tin – Qui t#c t1 l (proportional): chia th i gian [chi phí] k ho ch [th c t ] đ n v i t ng th i gian [chi phí] k ho ch [th c t ] đ tính % hồn thành ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 29 Ư c lư ng m c hồn thành cơng tác (2/2) • Các phương pháp % hồn thành c a cơng tác khác: – Ý ki n c a giám sát viên, ch* huy trư ng, đ c cơng – Đốn hay c lư ng % hoàn thành – Đơn v (v t ch t) hoàn thành – Qui t#c m m c (rules of credit hay incremental milestones) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 30 15 9/9/2009 Ư c lư ng m c hồn thành cơng tác: Qui t#c m m c C.Vi c Đ.v Qui t c m m$c Mơ t Máy móc thi t b Giao hàng 15% Giao t i công trư ng Ráp 20% Ráp n n L#p đ t 35% B#t bu lông, hàn, hay cho phép nêm trát Ch p nh n 30% Nghi m thu đ t L#p d ng 60% L#p d ng sơ b xong L#p bu lông, hàn 30% B#t bu lông ho c hàn xong Ch p nh n 10% Nghi m thu đ t L#p d ng 50% C t d m khung vào v trí L#p bu lơng 25% Các liên k t l#p bu lông Cân ch*nh 15% Cân ch*nh phương đ ng/ngang Si t ch t 10% Si t ch t bu lông /ng K t c u thép Cu n hay m M nh ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 31 Phương pháp c lư ng đ ngh vs lo i công vi c Phương pháp Công chánh (civil) Cơ khí (mechanical) Đi n (electrical) Đơn v hồn thành N Đào đ t Đ bê tông Thanh/dây/c t treo ng Cách âm/nhi t /ng van Kéo cáp H p bóng đèn Ý ki n giám sát viên Đ p, tháo b% H th ng r(a Ch y th( nghi m thu Phương pháp t1 l (theo th i gian hay chi phí) Các u ki n chung Công tác ki m tra Công tác ki m tra Ph n trăm k t thúc/hoàn thành (50-50) Các l#p đ t Cơng tác g Các cơng tác có th i (millwork) gian ng#n D ng c /máy móc (instrumentation) Qui t#c m m c C i t o có tính m thu t Trung tâm ki m soát đ ng (motor) L#p đ t thi t b ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 32 16 9/9/2009 Các thu t ng" EVA (1/4) • PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Chi phí theo k ho ch c a công vi c đư c th c hi n theo ti n đ s giá tr k ho ch • AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work Performed): Chi phí th c t đ hồn thành công vi c đư c th c hi n đ n chi phí th c t • EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work Performed): Chi phí theo k ho ch đ hồn thành cơng vi c th c hi n đ n giá tr thu đư c ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 33 Các thu t ng" EVA (2/4) • STWP (Time scheduled for work performed): Th i gian theo ti n đ ban đ u cho cơng vi c c n th c hi n • ATWP (Actual time for work performed): Th i gian th c t cho công vi c c n th c hi n ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 34 17 9/9/2009 Các Thu t Ng" EVA (3/4) • CV (Cost Variance) = EV – AC chi phí – CV < khác bi t v vư t chi phí • SV (Schedule Variance) = EV – PV v ti n đ – SV < khác bi t tr ti n đ • AV (Account Variance) = PV - AC ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 35 Các Thu t Ng" EVA (4/4) • CPI (Cost Performance Index) = EV/AC – CPI < vư t chi phí • SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV – SPI < tr ti n đ • CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI – CSI xa h i đưa d án tr l i k ho ch th p ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 36 18 9/9/2009 EVA: Đ th ti n đ -chi phí Ngân EAC sách vư t Chi Phí D Phịng SV – Khác bi t ti n đ CV – Khác bi t chi phí BCWS (PV) BCWP (EV) ACWP (AC) Trễ tiến độ?? Hi n t i ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S Tr0 ti n ñ ñư c d báo BAC Hồn thành 37 Sáu tình hu ng quan h gi" PV, EV, AC Ngu n: Meredith Mantel, 2003 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 38 19 9/9/2009 Ma tr n xác đ nh tình tr ng ti n đ chi phí Ti n đ s m Ti n đ tr0 Chi phí th p CV > 0; SV > CV > 0; SV < CPI > 1; SPI > CPI > 1; SPI < ☺ Chi phí cao (vư t) CV < 0; SV > CV < 0; SV < CPI < 1; SPI > CPI < 1; SPI < ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 39 Theo Dõi Ki m Soát D Án KHUYNH HƯ1NG VÀ D# BÁO ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 40 20 9/9/2009 Các thu t ng" khác EVA • BAC (Budget at completion): ngân sách k ho ch đ hồn thành DA • WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách c a cơng vi c chưa hồn thành = BAC - EV • EAC (Estimated cost at completion): chi phí d báo đ hồn thành DA • ETC (Estimated cost to complete): chi phí d báo t th i m d báo đ n hồn thành DA • TCPI (To Complete Performance Index): ch* s th c hi n hoàn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC) giá tr c a m i đ ng l i ngân sách s ph i thu đư c v m t lý thuy t đ d án khơng vư t ngân sách ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 41 D báo v tình tr ng d án (1/3) • Phương pháp d toán ban đ u (Original Estimate Approach): – ETC = WR = BAC – EV n u gi đ nh d toán ban đ u v2n h p lý – EAC = AC + ETC = AC + BAC – EV = BAC – (EV – AC) = BAC – CV – ngân sách ch*nh s(a b)ng ngân sách ban đ u đư c hi u ch*nh b i CV ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 42 21 9/9/2009 D báo v tình tr ng d án (2/3) • Phương pháp d tốn u ch*nh (Revised Estimate Approach): – ETC = WR/CPI = (BAC – EV)/CPI n u gi đ nh khuynh hư ng (trends) th c hi n d án v a qua – EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC + BAC/CPI – EV/CPI = BAC/CPI = BAC x (AC/EV) ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 43 D báo v tình tr ng d án (3/3) • Phương pháp k t h p phương pháp trên: – Khi % hồn thành < 50% d tốn ban đ u – Khi % hồn thành > 50% d tốn u ch*nh dùng phương pháp dùng phương pháp ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 44 22 9/9/2009 Theo Dõi Ki m Sốt D Án VÍ D2 "NG D2NG ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 45 Ví d • Gi s( m t cơng vi c d đ nh hồn thành hơm nay, v i chi phí 20 tri u đ ng Nhưng b n ch* m i hoàn thành 3/4 công vi c, h t 17.5 tri u đ ng T i ngày hôm nay: – BCWS, BCWP, ACWP = ? – CV SV = ? – CPI, SPI, CSI = ? – ETC EAC = ? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 46 23 9/9/2009 Ví d • D án kéo dài 10 tu n, h t tu n th Công tác Công tác đ3ng trư c A - Th i gian Ngân (tu4n) sách (tri u VNĐ) 100 B A 200 C A 100 D B, C 60 Chi phí th c t (tri u VNĐ) 80 % hoàn thành 100 80 160 100 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 47 Ti n đ m ng PDM B 0 2 7 A 10 D 2 10 ES TF EF C Tên c.tác LS ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S D LF 48 24 9/9/2009 Ngân sách s theo qui t#c 50-50 C.tác A 50 50 B 100 C 50 50 50 150 PV tích lũy 50 100 250 10 100 50 D PV 250 250 30 30 30 50 100 30 300 400 430 430 460 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 49 Tình tr ng d án sau tu n C.tác A 50 10 50 B 100 C 50 50 50 D EV 50 EV t lũy 50 50 AC AC t lũy 50 100 50 100 200 250 250 80 0 80 300 160 80 80 80 240 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 50 25 9/9/2009 Bi u đ EVA sau tu n Tri u VNĐ 450 400 350 PV 300 250 EV 200 150 AC 100 50 0 ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 10 51 Ví d m r ng • Ư c lư ng m c hồn thành cơng tác theo dõi ki m soát ti n đ theo qui t#c 50-50 • Tình tr ng d án có thay đ i c lư ng m c hồnh thành cơng tác theo qui t#c khác? Ví d qui t#c t1 l ? ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 52 26 ... đ đưa vi c th c hi n d án v i m c đích đ t ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S 13 Theo dõi ki m sốt d án (3/3) • • • • T i ph i theo dõi? Theo dõi gì? Khi theo dõi? Theo dõi th nào? ©2009 c a Nguy... m soát d án (1/4) Ho ch đ nh Ki m soát Theo dõi Ho ch đ nh – Theo dõi – Ki m soát m t chu trình liên t c cho đ n d án hồn thành ©2009 c a Nguy n Duy Long, Ti n S Chu trình l p k ho ch, theo dõi. .. theo dõi ki m sốt d án (2/3) • Vào th i m M, d án d đ nh ph i xong ph n vi c X v i m c ch t lư ng Q m c chi phí d trù C Theo dõi d án đo lư ng giá tr th c c a nh"ng đ i lư ng xác đ nh xem d án