nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện tại công ty sun bright tình huống sự kiện lễ hội văn hoá ẩm thực việt nam 2023 tại tỉnh quảng trị

-LỜI CẢM ƠNĐầu tiên, tác giả xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy cô Khoa Marketing và Viện Đào tạo Tiên tiến, Chất lượng cao và POHE, trường Đại học Kinh tế Quốc dânđã tạo điều kiện để

TỔNG QUAN VỀ MÔI TRƯỜNG NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN TẠI VIỆT NAM

TỔNG QUAN VỀ MÔI TRƯỜNG NGÀNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN

1.1.1 Giới thiệu tổng quan về ngành tổ chức sự kiện

Theo định nghĩa của Hiệp hội Sự kiện Quốc gia (U.S Events Industry Council), "Ngành tổ chức sự kiện (Event Management) bao gồm các hoạt động lập kế hoạch, thiết kế, quảng bá và thực hiện các sự kiện, cung cấp các trải nghiệm trực tiếp hoặc gián tiếp cho mục đích giao tiếp, giáo dục, marketing, hỗ trợ truyền thông, hoặc tạo ra giá trị kinh tế."

Sự kiện là một công cụ marketing vô cùng hiệu quả Philip Kotler định nghĩa sự kiện là những sự việc được thiết kế để truyền đạt các thông điệp cụ thể đến khán giả mục tiêu Sự kiện trong marketing là một phương pháp hiệu quả với các hoạt động và trải nghiệm sự kiện được sử dụng để gắn kết khách hàng, xây dựng hình ảnh thương hiệu, thúc đẩy sự tương tác giữa doanh nghiệp và khách hàng Sự kiện trong marketing có thể là hội nghị, hội thảo, triển lãm, buổi biểu diễn, khai trương cửa hàng, hay bất kỳ hoạt động nào mà mục tiêu là tạo ra sự chú ý và tương tác tích cực từ đối tượng khách hàng.

Tuy là một công cụ marketing hiệu quả, song không phải doanh nghiệp nào cũng có khả năng tự tổ chức được sự kiện đảm bảo về quy mô, chất lượng, sự chuyên nghiệp… do đây không phải là những kỹ năng chuyên môn của nhân viên doanh nghiệp Bởi vậy, đa số các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn, thường sẽ tìm tới các công ty bên ngoài giúp họ thực hiện việc này Từ đó, đã có nhiều công ty tổ chức sự kiện lớn nhỏ được ra đời nhằm phục vụ các doanh nghiệp giải quyết nhu cầu này Các công ty này có nguồn nhân lực với kiến thức – kỹ năng chuyên môn cùng hiểu biết sâu sắc về các khía cạnh quan trọng và sự nhạy bén để có thể xử lý được các khó khăn trong việc lên kế hoạch tổ chức sự kiện Vì vậy, các vấn đề liên quan tới quản lí, điều phối hay ngân sách sẽ được thực hiện tinh gọn, tối ưu, tăng tỉ lệ thành công của sự kiện lên mức cao hơn Cùng với các công ty chuyên cung cấp dịch vụ sự kiện trọn gói ra thì cũng có các doanh nghiệp, tổ chức cung cấp một phần cho sự kiện như địa điểm, kĩ thuật, âm thanh, ánh sáng,…

Ngành tổ chức sự kiện có mối quan hệ chặt chẽ và tương tác mật thiết với nhiều ngành khác, đặc biệt du lịch và khách sạn, nghệ thuật và giải trí Ngành du lịch và khách sạn đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ lưu trú, vận chuyển và tiện ích cho sự kiện Sự hợp tác với các khách sạn, nhà hàng và công ty du lịch đảm bảo sự thuận lợi và chất lượng cho khách hàng tham dự sự kiện Ngành nghệ thuật và giải trí mang đến yếu tố sáng tạo và giải trí cho sự kiện Sự tham gia của diễn viên, nghệ sĩ biểu diễn, nhạc sĩ, DJ và các đơn vị giải trí khác góp phần tạo nên trải nghiệm độc đáo và gây ấn tượng cho khách hàng Nhìn chung, ngành tổ chức sự kiện tận dụng sự hợp tác với ngành du lịch và khách sạn cũng như nghệ thuật và giải trí để đảm bảo cho thành công của sự kiện Mối quan hệ chặt chẽ này giúp đáp ứng nhu cầu và mong muốn của khách hàng và tạo ra giá trị kinh tế cho cả cộng đồng và doanh nghiệp.

1.1.2 Một số nét khái quát về môi trường vĩ mô

1.1.2.1 Môi trường kinh tế - xã hội

Trong bối cảnh xã hội ngày một phát triển và biến đổi không ngừng, ngành tổ chức sự kiện đang trở nên quan trọng hơn và có đóng góp lớn vào quá trình phát triển kinh tế trên thế giới Ở các nước phát triển, tổ chức sự kiện là một ngành dịch vụ chuyên nghiệp, bài bản với đội ngũ nhân sự đông đảo, có khả năng cung cấp tốt cho nhu cầu của mọi sự kiện.

Sự xuất hiện của đại dịch Covid-19 trong 2 năm trở lại đây đã làm thay đổi hành vi và kéo theo sau là những hệ quả nghiêm trọng dành cho ngành sự kiện Tuy nhiên, hậu đại dịch thì ngành cũng đã có sự thay đổi và phục hồi khởi sắc Theo dữ liệu từ “Báo cáo về sự phục hồi toàn cầu” được thực hiện bởi UFI, Explori và nhóm các nhà tổ chức sự kiện độc lập, ngành triển lãm - một trong những lĩnh vực lớn trong ngành sự kiện tại châu Á, sẽ ghi nhận sự tăng trưởng mạnh mẽ hơn về số lượng khách tham gia và đơn vị tổ chức triển lãm so với các khu vực khác trên thế giới Các sự kiện trực tuyến hoặc kết hợp trực tiếp - trực tuyến (hybrid) cũng trở nên thịnh hành hơn ở châu Á, với số lượng người từng tham dự các sự kiện như vậy cao gấp 2 lần so với các khu vực khác Ngoài ra, số lượng sự kiện được lên kế hoạch tổ chức cũng phục hồi ngang bằng so với thời điểm trước đại dịch mà họ dự tính tham gia, đối chiếu với dữ liệu giai đoạn 2019 (Red Event, 2022)

Tại Việt Nam, trong 5 năm gần đây, ngành tổ chức sự kiện đã có những nét khởi sắc hơn Khách hàng bắt đầu quan tâm tới lĩnh vực này nhiều hơn trong đời sống kinh tế – xã hội hiện đại, song tiềm lực còn non yếu là một trong những lí do khiến ngành tổ chức sự kiện khó phát triển Các máy móc, thiết bị kĩ thuật còn hạn chế với số lượng và chất lượng không đáp ứng đủ nhu cầu Các trung tâm hội nghị, cơ sở vui chơi giải trí, và khách sạn chưa đủ và thiếu chất lượng để đáp ứng sự tăng trưởng của ngành Cùng với đó, nguồn nhân lực chuyên nghiệp còn hạn chế và việc đào tạo và phát triển nguồn nhân lực có kiến thức và kỹ năng chuyên môn trong lĩnh vực tổ chức sự kiện còn đang trong quá trình phát triển Ngoài ra, để tổ chức các sự kiện lớn đòi hỏi nguồn vốn đầu tư đáng kể để thuê địa điểm, trang thiết bị, và quảng bá Tuy nhiên, nguồn vốn đầu tư từ các nhà đầu tư trong nước và nước ngoài hiện còn hạn chế Mặt khác, các doanh nghiệp, tổ chức vẫn chưa hoàn toàn sẵn sàng chi tiêu cho các sự kiện Thông thường, người tiêu dùng Việt Nam chưa thực sự hiểu về giá trị và ý nghĩa của các sự kiện, do đó việc thu hút sự quan tâm và tham gia từ khách hàng còn gặp khó khăn.

Bởi vậy, để phát triển ngành tổ chức sự kiện, sự đầu tư vào hạ tầng, đào tạo nhân lực chất lượng, thu hút vốn đầu tư và xây dựng ý thức về giá trị sự kiện là cần thiết Cùng với đó, việc hợp tác và liên kết trong ngành, sử dụng công nghệ và tôn vinh sự kiện đặc biệt của Việt Nam cũng đóng vai trò quan trọng Qua đó, có thể thấy được nếu có được sự hỗ trợ và cam kết từ chính phủ, ngành tổ chức sự kiện tại Việt Nam sẽ có tiềm năng phát triển mạnh mẽ và góp phần quan trọng vào sự phát triển của các hoạt động kinh tế - xã hội khác thông qua tạo việc làm, quảng bá thương hiệu, thu hút du khách, và phát triển các ngành dịch vụ liên quan.

Có thể nói, ngành tổ chức sự kiện phụ thuộc đáng kể vào yếu tố tự nhiên, mà đầu tiên phải kể đến khí hậu Khí hậu địa phương và mùa vụ có thể ảnh hưởng đến lịch trình và sự thành công của sự kiện Các sự kiện ngoài trời có thể bị ảnh hưởng bởi thời tiết xấu như mưa, gió mạnh hoặc nhiệt độ cao Điều này có thể gây khó khăn trong việc thiết lập và tổ chức sự kiện Địa hình và môi trường tự nhiên cũng đóng vai trò quan trọng Việc xây dựng cơ sở hạ tầng tạm thời và tiếp cận đến các vị trí sự kiện có thể gây ảnh hưởng đến cảnh quan và hệ sinh thái địa phương. Tài nguyên thiên nhiên là một yếu tố khác Ngành tổ chức sự kiện thường sử dụng lượng lớn nước và năng lượng Việc sử dụng không hiệu quả và không bền vững các nguồn tài nguyên này có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến môi trường tự nhiên Bên cạnh đó, việc tổ chức sự kiện cần phải quan tâm đến bảo vệ và bảo tồn sự đa dạng sinh học.

Thời gian gần đây, không chỉ tại Việt Nam mà ở cả các nước trên thế giới, mọi người có sự quan tâm lớn hơn tới các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường Cộng đồng dân cư và chính quyền nơi diễn ra sự kiện thường có những nhận thức nhất định về vấn đề ô nhiễm và bảo vệ môi trường Điều này tác động đến việc lựa chọn các chủ đề cũng như hoạt động trong sự kiện, nếu không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về môi trường, xử lý rác thải… công ty tổ chức sự kiện có thể sẽ không được cấp phép cho việc tổ chức sự kiện Điều này đặt ra một thách thức lớn đối với ngành tổ chức sự kiện về việc làm thế nào để có thể tổ chức một sự kiện mà đảm bảo tối thiểu hóa tác động tiêu cực đến môi trường, tạo ra lợi ích xã hội cho cộng đồng và phát triển kinh tế bền vững.

1.1.2.3 Môi trường công nghệ - kĩ thuật

Môi trường công nghệ kỹ thuật đóng vai trò quan trọng trong ngành tổ chức sự kiện, ảnh hưởng đến cách thức hoạt động và trải nghiệm của khách hàng Công nghệ và kỹ thuật ngày càng tiến bộ, mang lại những cơ hội và thách thức mới cho ngành tổ chức sự kiện Trước hết, công nghệ và kỹ thuật cung cấp các công cụ và phần mềm quản lý sự kiện hiện đại Các hệ thống quản lý sự kiện giúp tổ chức và điều phối các hoạt động từ việc đăng ký, quản lý khách hàng, lập kế hoạch, phân chia công việc, đến theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả của sự kiện Công nghệ cũng cung cấp các công cụ trực tuyến như ứng dụng di động, trang web và nền tảng xã hội để tăng cường tương tác và thông tin đến khách hàng.

Ngoài ra, công nghệ cũng cung cấp các giải pháp sáng tạo và trải nghiệm số cho sự kiện Các công nghệ như VR, AR, trò chơi tương tác và hiển thị đa phương tiện mang đến trải nghiệm độc đáo và hấp dẫn cho khách hàng Các hệ thống âm thanh, ánh sáng và màn hình cũng được nâng cấp để tạo ra không gian trình diễn và tương tác đa phương tiện Môi trường công nghệ kỹ thuật cũng đem lại tiện ích trong quá trình quảng bá sự kiện Sử dụng các công nghệ trực tuyến như livestreaming, video quảng cáo, email marketing và quảng cáo trên mạng xã hội giúp lan tỏa thông tin và thu hút sự chú ý đến sự kiện Các công nghệ này tạo điều kiện thuận lợi để tiếp cận đến một lượng khán giả rộng lớn và tạo nên sự tương tác, kết nối.

Tuy vậy, nó cũng mang đến những thách thức đáng kể cho ngành tổ chức sự kiện, bao gồm cập nhật công nghệ, chi phí đầu tư, sự phụ thuộc vào hệ thống, giao tiếp và tương tác, cũng như quản lý dữ liệu và bảo vệ quyền riêng tư Để vượt qua các thách thức này, các đơn vị trong ngành cần đảm bảo rằng họ có kiến thức và kỹ năng cần thiết để sử dụng công nghệ hiệu quả, tuân thủ các quy định pháp luật và bảo vệ dữ liệu cá nhân Cùng với đó các đơn vị cũng cần đảm bảo nắm bắt xu hướng mới, đầu tư tài chính, lập kế hoạch dự phòng để có thể mang đến trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng và đóng góp vào sự thành công trong ngành với việc tận dụng các công nghệ tiên tiến.

1.1.3 Một số nét khái quát về môi trường vi mô

1.1.3.1 Khách hàng trên thị trường ngành tổ chức sự kiện

Trên thị trường ngành tổ chức sự kiện, khách hàng đóng vai trò quan trọng

Sự đa dạng của khách hàng trên thị trường ngành tổ chức sự kiện đòi hỏi các nhà tổ chức phải hiểu và đáp ứng đúng nhu cầu của từng đối tượng khách hàng Điều này bao gồm việc cung cấp dịch vụ chất lượng, sáng tạo, và phù hợp với mục tiêu và thông điệp của từng sự kiện.

Khách hàng trong ngành có thể là cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp, hay cộng đồng Tuy nhiên, các khách hàng chính tìm đến dịch vụ tổ chức sự kiện nhìn chung là các khách hàng tổ chức, bao gồm các doanh nghiệp, các công ty, tập đoàn và chính phủ Song, cũng có ngoại lệ với một số cá nhân tìm đến các công ty tổ chức sự kiện với các đặc thù riêng Tất cả sẽ được thể hiện dưới bảng sau:

Bảng 1.1 Khách hàng trên thị trường ngành tổ chức sự kiện

Phân loại KH Nhu cầu Hành vi Đầu mối liên hệ

Tổng quan về Công ty Sun Bright

Sun Bright được sáng lập vào tháng 10 năm 2015 với tầm nhìn trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sáng tạo nghệ thuật và sản xuất sự kiện tại Việt Nam Sau khoảng một tháng thành lập, Sun Bright đã có khách hàng đầu tiên là Tổng Công ty Cổ phần Bảo hiểm Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIC).

Sun Bright ngày càng khẳng định sự chuyên nghiệp và uy tín của mình trong ngành sự kiện và sản xuất nghệ thuật Công ty cũng không ngừng phát triển và đa dạng hóa các hoạt động kinh doanh, đồng thời tập trung đầu tư vào đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, tận tâm Hiện nay, Sun Bright chuyên hoạt động trong lĩnh vực sáng tạo nghệ thuật, sự kiện, sản xuất phim và đảm nhận các dự án truyền thông, sản xuất nội dung sáng tạo.

Logo Sun Bright dùng hình tượng tia nắng chuyển động tỏa sáng Mỗi tia nắng đại diện cho 1 môn nghệ thuật và khi hội tụ sẽ tạo thành hình tượng mặt trời Logo cũng thể hiện được ý nghĩa định vị giá trị cốt lõi của đơn vị: Kiến tạo nên những giá trị mang nguồn năng lượng tích cực tới cho khách hàng và cộng đồng, đồng thời tạo dựng dấu ấn cụ thể, sự khác biệt riêng có trong các sản phẩm nghệ thuật.

Hình 2.1 Logo Công ty Cổ phần Sáng tạo Nghệ thuật và Sự kiện Sun Bright

(Nguồn: Nội bộ công ty)

Sun Bright sử dụng bộ nhận diện thương hiệu với hệ thống font chữ chính là SVN – Product Sans, font thứ cấp là San Francisco Logo Sun Bright sử dụng màu đỏ với mã màu #EA0029, tượng trưng cho chuyển sắc của mặt trời tỏa sáng Màu đỏ cũng là biểu tượng cho sức mạnh, quyền lực, sự quyết tâm và màu đỏ, cũng là màu của cảm xúc, nhiệt huyết và tình yêu Màu đỏ làm tăng sự thích thú và khả năng hoạt động mãnh liệt quyết chiến Màu đỏ còn mang ý nghĩa danh dự và đoàn kết Đây đều là những từ khoá thể hiện được tinh thần, tính chất và định hướng của Sun Bright.

Bộ nhận diện thương hiệu tuân thủ quy tắc nhất quán trên các kênh truyền thông và ấn phẩm như website, tờ rơi, hồ sơ công ty, các trang mạng xã hội chính thức của công ty Bên cạnh đó bộ nhận diện trên mạng xã hội Facebook của Sun Bright cũng có sự thay đổi hàng năm vào dịp năm mới, như mở ra một sự đổi mới ở từng năm đối với công ty.

Với định vị là “Nhà sản xuất các sản phẩm nghệ thuật (Art Creative

Production House)”, Sun Bright định hướng tạo ra các sản phẩm độc đáo trong lĩnh vực sản xuất nghệ thuật, hình ảnh và sự kiện Công ty cũng hướng tới phát triển đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm và chuyên môn, năng động, có khả năng làm việc tốt trong môi trường áp lực, có tầm nhìn trong lĩnh vực nghệ thuật, sự kiện, sản xuất phim và đảm nhận các dự án truyền thông và thương hiệu, sản xuất nội dung sáng tạo.

Về tầm nhìn công ty, Sun Bright hướng tới việc trở thành một trong những công ty hàng đầu trong lĩnh vực sáng tạo nghệ thuật, sản xuất sự kiện và hình ảnh tại Việt Nam, vươn tầm Châu Á.

Bên cạnh sứ mệnh là tạo ra những trải nghiệm độc đáo và tinh tế cho khách hàng thông qua các sản phẩm, sự kiện, sản xuất phim và truyền thông chuyên nghiệp, Sun Bright cũng hướng đến việc tạo ra các sản phẩm nghệ thuật truyền cảm hứng Việt Nam ra thế giới.

Giá trị cốt lõi của Sun Bright được xây dựng dựa trên ba từ khoá là: Sáng tạo

– Xu hướng – Nghệ thuật, phù hợp với định vị cũng như tầm nhìn, sứ mệnh của

2.1.2 Nguồn lực doanh nghiệp a Nguồn lực tài chính

Khởi đầu của Sun Bright được thành lập trên cơ sở vốn góp của Công ty Cổ phần Du lịch Thương mại Công đoàn Giao thông Vận tải – SUNTRAVEL cùng các cổ đông là các đạo diễn có tên tuổi trong ngành sự kiện và sản xuất nghệ thuật tại Việt Nam vào năm 2006 Kể từ đó, công ty cũng đã có sự thay đổi khá nhiều ở cơ cấu nhân sự, dẫn đến sự thay đổi về mặt tài chính của công ty Bởi vậy, tính tới thời điểm hiện tại, công ty chỉ có 3 cổ đông đứng tên trên danh nghĩa cá nhân.

Bảng 2.1 Thông tin tài chính CTCP Sun Bright năm 2022 Đơn vị tính: VNĐ

STT CHI TIẾT THÀNH TIỀN

3 Nguồn vốn chủ sở hữu 3.141.144.138

(Nguồn: Bộ phận Tài chính – Kế toán CTCP Sun Bright)

Tổng tài sản của công ty tính đến thời điểm cuối năm 2022 là khá lớn và ổn so với quy mô, đủ để tạo ra một cơ sở, nền tảng vững chắc để triển khai các dự án và cung cấp dịch vụ chất lượng cao cho khách hàng.

Tỷ lệ nợ trên tổng tài sản của công ty là khoảng 0,86, là một con số khá cao song trong ngành tổ chức sự kiện thì con số như vậy là dễ hiểu Tuy nhiên, điều này cũng có thể gây áp lực và rủi ro cho hoạt động kinh doanh của công ty với nhiều hậu quả khó lường nếu công ty không xoay vòng vốn kịp thời. b Cơ cấu tổ chức và nguồn nhân lực

Cơ cấu tổ chức của Sun Bright theo mô hình doanh nghiệp vừa và nhỏ, cùng với các yếu tố do đặc thù nghề nghiệp thì mô hình công ty cũng đã được đơn giản hoá và giảm thiểu các cấp quản lí để phù hợp với số lượng nhân sự và khối lượng công việc.

Hình 2.2 Sơ đồ bộ máy tổ chức của công ty

(Nguồn: Nội bộ công ty) Đứng đầu công ty là Hội đồng Quản trị (HĐQT) HĐQT nắm giữ quyền lực cao nhất trong công ty và đại diện cho các cổ đông hoặc chủ sở hữu HĐQT định hướng chiến lược, giám sát hoạt động tổ chức, đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến tài chính, mục tiêu và chính sách của công ty Dưới HĐQT là Ban Điều Hành (BĐH) - chịu trách nhiệm trực tiếp về hoạt động hàng ngày của công ty BĐH của Sun Bright có nhiệm vụ lãnh đạo, quản lý và đưa ra các quyết định về hoạt động và chiến lược trong công ty, cũng như nhận các đầu mối khách hàng từ HĐQT và thực hiện triển khai với các bộ phận bên dưới.

Phòng Kinh doanh và Phòng Dự án là hai phòng với số lượng nhân sự đông đảo với khối lượng công việc lớn nhất trong công ty Hai phòng này được chia thành nhiều cấp để đảm đương khối lượng công việc đó Phòng dự án tại Sun Bright chủ yếu là những nhân sự có kiến thức và kinh nghiệm biên kịch, dựng phim, thiết kế, tổ chức sản xuất,… chịu trách nhiệm thực hiện chính các sự kiện mà công ty nhận được Cùng hoạt động với Phòng Kinh doanh và Phòng Dự án là bộ phận Hành chính – Nhân sự và bộ phận Tài chính - Kế toán Hai bộ phận này có số lượng nhân sự không nhiều, hoạt động dưới sự giám sát và quản lí trực tiếp của BĐH.

Do đặc thù nghề nghiệp nên trong cơ cấu tổ chức của Sun Bright còn có một Đội Dự Án riêng bao gồm nhiều nhóm nhỏ và trưởng của các nhóm đó thì sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp với BĐH Các nhóm này được phép nhận các đầu việc bên ngoài công ty (có thể đưa về cho công ty hoặc trực tiếp thực hiện) và được quyền chủ động thành lập một đội để thực hiện một dự án Nhân sự có thể lấy trực tiếp trong nội bộ công ty hoặc là các nhân sự bên ngoài do chính các nhóm đó tự đề xuất Đội Dự Án hoạt động độc lập với Phòng Kinh Doanh và Phòng Dự Án, tuỳ vào từng dự án thì có thể chịu sự quản lí hoặc trực tiếp chỉ đạo hai phòng trên. Trong cơ cấu của Sun Bright cũng có tổ chức công đoàn - tổ chức đứng độc lập nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động trong công ty Tổ chức này sẽ chịu trách nhiệm cho các quyền lợi của người lao động như các chính sách tăng lương, giảm giờ làm; các dịch vụ bảo hiểm y tế, khám sức khoẻ; du lịch, nghỉ mát,… c Cơ sở vật chất

Nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện “Lễ hội Văn hoá - Ẩm thực Việt

3.1.1 Tổng quan về “Lễ hội Văn hoá - Ẩm thực Việt Nam 2023” tại tỉnh Quảng Trị

Lễ hội Văn hóa - Ẩm thực Việt Nam 2023 với chủ đề “Hồn dân tộc - Vị quê hương,” mang tới sắc màu dân gian, truyền thống dân tộc ở các vùng miền Qua đó, gửi gắm câu chuyện về bản sắc, sự giao thoa hương vị của cuộc sống, làm nổi bật nét riêng có trong văn hóa Việt.

Thời gian tổ chức: Ngày 28, 29, 30/04/2023. Địa điểm tổ chức: Quảng trường Khu Dịch vụ Du lịch Cửa Việt, thị trấn Cửa

Việt, huyện Gio Linh, tỉnh Quảng Trị.

Hình 3.1 Giới thiệu Lễ hội Văn hoá - Ẩm thực Việt Nam 2023

(Nguồn: tapchicongthuong.vn) Mục đích, ý nghĩa: Lễ hội Văn hóa - Ẩm thực Việt Nam 2023 tại Quảng Trị được tổ chức Theo Kế hoạch số 980/KH-BVHTTDL ban hành ngày 17/3/2023 của

Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch hưởng ứng thông điệp của hội nghị du lịch Việt Nam 2023: “Đẩy nhanh phục hồi – Tăng tốc phát triển” cũng như truyền đi thông điệp du lịch Việt Nam – Vẻ đẹp bất tận Lễ hội này cũng là dịp để quảng bá nền văn hoá ẩm thực phong phú, đặc sắc của Việt Nam, đồng thời kết nối bản sắc vùng miền và qua đó, kích cầu, phục vụ mở cửa lại hoạt động du lịch trong điều kiện mới theo Công văn số 597/BVHTTDL-TCDL ngày 25/02/2022 của Bộ Văn hoá, Thể thao và

Du lịch. Đối tượng tham dự: Lễ hội Văn hoá – Ẩm thực Việt Nam 2023 được tổ chức vào dịp nghỉ lễ 30/4 – 1/5 tại Việt Nam, vậy nên đối tượng tham dự sự kiện chính chủ yếu sẽ là du khách trong và ngoài nước, cụ thể là các gia đình đang đi du lịch trong dịp nghỉ lễ, rải rác ở mọi độ tuổi, giới tính và dễ bị thu hút bởi các sự kiện thú vị được tổ chức tại Quảng trường Khu Dịch vụ Du lịch Cửa Việt, tỉnh Quảng Trị.

3.1.2 Phân tích hoạt động tổ chức “Lễ hội Văn hoá - Ẩm thực Việt Nam 2023” của Sun Bright a Thu thập thông tin và hình thành ý tưởng

Ngay khi nhận được thông tin và đề bài từ Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch, Ban điều hành Sun Bright sẽ tiến hành làm việc với khách hàng, thu thập và tổng hợp các thông tin cần thiết về sự kiện rồi gửi lại cho công ty Các trưởng bộ phận sau khi tiếp nhận thông tin đó thì sẽ xây dựng nhanh một lịch trình tổng thể với các mốc công việc chính và phân công sơ bộ các nhân sự phụ trách công việc, đồng thời gửi lại cho khách hàng xác nhận thông tin, lịch trình và phân công công việc.Tiếp đó, các nhóm nội dung, thiết kế và vận hành đã làm việc, thảo luận với nhau để phân tích đề bài và phác hoạ ra các ý tưởng chủ đạo cũng như các bản thiết kế, trang trí, hoạt động dự kiến thực hiện trong sự kiện Từ quá trình làm việc này, đội ngũ dự án đã đưa ra được khoảng 03 phương án đề xuất với khách hàng.

Sau khi thảo luận chi tiết hơn thì Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch đã quyết định lựa chọn sử dụng đề xuất ý tưởng chủ đạo của Sun Bright với tên gọi “Mâm cơm bản Việt” Ý tưởng này sử dụng các hình ảnh HÌNH TRÒN – TRỐNG ĐỒNG – MÂM CƠM thể hiện sự đăng đối hài hòa của một vòng trọn vẹn, của không gian kết nối và liên tục chuyển động Bên cạnh đó, các thắng cảnh 3 miền xuất hiện trên mâm cơm với phần lõi bên trong là các món ăn của từng vùng miền, mang ý nghĩa sự quyện hòa các giá trị văn hóa, văn vật gắn kết một dải non sông với hình ảnh NGÔI SAO đã trở thành biểu tượng quốc gia Hình ảnh ngôi sao năm cánh với mỗi cánh tượng trưng cho một kỷ lục về ẩm thực Việt Nam:

- Quốc gia sở hữu nhiều món ăn sợi và nước dùng nhất thế giới

- Quốc gia sở hữu nhiều loại mắm nhất và có các món ăn chế biến từ mắm được ưa chuộng trên thế giới

- Quốc gia sở hữu nhiều món ăn chế biến từ hoa nhất thế giới

- Đất nước sở hữu nhiều món cuốn nhất thế giới

- Quốc gia sở hữu nhiều món ăn làm từ bột gạo nhất thế giới

Nhìn chung, ý tưởng chủ đề "Hồn dân tộc - Vị quê hương" và "Mâm cơm bản Việt" của Sun Bright là một ý tưởng sáng tạo và ý nghĩa, giúp gắn kết văn hóa và ẩm thực Việt Nam trong một bức tranh đa dạng và phong phú Để ý tưởng này thành công, công ty Sun Bright đã phải đảm bảo rằng việc thể hiện sự hòa quyện các giá trị văn hóa và ẩm thực của từng vùng miền là chính xác và tinh tế Đồng thời, việc thể hiện hình ảnh và thông điệp của mâm cơm đã được thực hiện chuyên nghiệp và tinh tế để tạo được ấn tượng sâu sắc với khách hàng và người tham dự sự kiện.

Trong bước này, tác giả cũng nhận thấy Sun Bright đã tối ưu hoá được thời gian làm việc cùng Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch Đây một trong những khách hàng hợp tác với công ty thường xuyên nên quá trình hình thành ý tưởng diễn ra nhanh gọn hơn vì có thể tối giản được thời gian tìm hiểu về khách hàng và lưu trữ thông tin, bộ sưu tập dữ liệu đã từng được thực hiện giúp công ty có được một cái nhìn tổng quan về khách hàng và dự án Có thể thấy, Sun Bright đã nhận được sự tin tưởng lớn từ cơ quan này và xây dựng được uy tín trong quy trình làm việc và vận hành. b Xây dựng hồ sơ dự án và kế hoạch chi tiết

Sau khi nhận được sự đồng tình của khách hàng về ý tưởng chủ đạo của sự kiện, lúc này Sun Bright sẽ bắt tay vào xây dựng chi tiết các loại hồ sơ giấy tờ, bao gồm hồ sơ đề xuất; hồ sơ năng lực; dự toán để trình bày một lần nữa với khách hàng Khách hàng sau đó thống nhất và chọn đề xuất các hạng mục thực hiện, công ty và khách hàng ký hợp đồng để phát triển kế hoạch triển khai chi tiết.

Bảng 3.1 Dự toán Lễ hội Văn hoá - Ẩm Thực Việt Nam 2023 tại Quảng Trị của

Công ty Sun Bright Đơn vị tính: VNĐ

STT HẠNG MỤC NGÂN SÁCH

A Chương trình khai mạc ngày 28/04/2023 1.833.500.000

3 Sản xuất phần cứng – Set up – Dàn dựng 737.500.000

2 Sản xuất phần cứng – Set up – Dàn dựng 695.000.000

2 Sản xuất phần cứng – Set up – Dàn dựng 169.500.000

E Ekip thực hiện Sun Bright hỗ trợ 100%

(Nguồn: Nội bộ công ty)

Có thể thấy, ngoài các chi phí tất yếu cần phải trả như các chi phí sản xuất phần cứng – Chuẩn bị – Dàn dựng hay dịch vụ sáng tạo, Sun Bright đã hỗ trợ và tối ưu một đầu mục chi phí cho khách hàng, đặc biệt là các các khoản chi phí liên quan trực tiếp tới nhóm thực hiện sự kiện của công ty như xây dựng ý tưởng, lên kịch bản chương trình, đạo diễn, quản lý dự án, trợ lý sự kiện,… Điều này cũng thể hiện sự chuyên nghiệp và sự tận tâm trong việc đáp ứng nhu cầu và yêu cầu của khách hàng.

Khi đã hoàn tất giai đoạn đề xuất và đã có kế hoạch đầy đủ, công việc đã có thể được quản lý, theo dõi và có sự tương tác, làm việc giữa khách hàng, nội bộ đội ngũ thực hiện và các đối tác/nhà cung cấp Tác giả đã tổng hợp lại một vài hạng mục mà Sun Bright đã chuẩn bị Lễ hội Văn hoá - Ẩm Thực Việt Nam 2023 như trong bảng dưới để có thể giúp người đọc hình dung dễ hơn về những yếu tố cần chuẩn bị cho sự kiện.

Bảng 3.2 Một vài hạng mục chuẩn bị cho Lễ hội Văn hoá - Ẩm Thực Việt Nam

2023 tại Quảng Trị của Sun Bright

STT ĐẦU VIỆC NỘI DUNG CHI TIẾT

1 Xây dựng kịch bản sự - Làm việc với khách hàng, làm rõ hơn về đề bài. kiện sơ bộ

- Phòng dự án chia thành các team, đề xuất kịch bản sơ bộ.

- Góp ý, chính sửa của khách hàng để đảm bảo về yêu cầu cho sự kiện.

2 Xây dựng kịch bản chi tiết

- Đề xuất kịch bản chi tiết.

- Góp ý, chỉnh sửa cùng khách hàng đảm bảo đúng các mục tiêu đã đề ra.

3 Thiết kế sơ đồ khu vực sự kiện

- Lên layout sơ đồ khu vực.

- Nhân viên Thiết kế 3D của công ty nhận đề bài và lên layout tổng.

- Góp ý, chỉnh sửa và duyệt cùng khách hàng.

4 Chuẩn bị hợp đồng - Phòng kinh doanh chuẩn bị hợp đồng sự kiện và kí với khách hàng.

5 Xây dựng kịch bản các hoạt động chi tiết

- Đề xuất kịch bản chi tiết cho các ngày diễn ra sự kiện (Bao gồm những hoạt động gì, diễn ra vào khoảng thời gian nào, cần phải chuẩn bị và làm việc với những nhà cung cấp nào).

- Góp ý, chỉnh sửa với khách hàng để đảm bảo đúng mục tiêu.

- Chuẩn bị cho các hoạt động đó.

Thực hiện các thiết kế và sản xuất cơ sở vật chất

(cổng chào, sân khấu, các gian hàng,…)

- Sau khi đã có bản thiết kế 3D, góp ý, chỉnh sửa và duyệt cùng khách hàng.

- Chuyển cho các bên nhà cung cấp và nhà thi công, giám sát thực hiện.

Hạng mục kĩ thuật (Dàn âm thanh, ánh sáng, máy quay)

- Dựa vào bản thiết kế sơ đồ ở trên, làm việc với các bên thi công, cung cấp dịch vụ âm thanh, ánh sáng để xây dựng các sân khấu, các khu vực giao lưu trò chơi, các gian hàng.

8 Làm việc với các nhân sự cần thiết

- Các nghệ nhân ẩm thực

- Các bên cung cấp dịch vụ ẩm thực cho phần gian hàng

- Thống kê lại về nhân sự cần thiết cho từng phần, từng khu vực.

- Liên hệ, làm việc và kí hợp đồng với bên cung cấp/nhân sự.

- Đối với các tình nguyện viên hỗ trợ tại sự kiện thì sẽ cần có thêm các buổi training, tập huấn.

9 Chuẩn bị cho ban tổ chức

- In áo, thẻ ban tổ chức với nhà cung cấp thân thiết.

- Thuê bộ đàm, các thiết bị kĩ thuật.

LÀM VIỆC VỚI ĐỊA ĐIỂM TỔ CHỨC

10 Làm việc với địa điểm tổ chức

- Làm việc với ban quản lý Khu Dịch vụ Du lịch Cửa Việt, thị trấn Cửa Việt, huyện Gio Linh, tỉnh Quảng Trị.

- Chuẩn bị giấy phép, hợp đồng làm việc và kí kết với ban quản lý.

(Nguồn: Nội bộ công ty)

Sắp xếp tốt và chú ý đến từng chi tiết là hai trong số những nhân tố quan trọng nhất đảm bảo cho một sự kiện thành công, đồng thời, việc luôn kiểm tra và duy trì mọi hoạt động trong quỹ đạo và tiến độ bám sát lịch trình là rất cần thiết Có thể thấy, công ty Sun Bright đã xây dựng hành trình tổ chức trên cơ sở xác định lịch trình công việc, xây dựng các bảng nội dung công việc, cũng như đã có sự tính toán thời gian thận trọng c Triển khai thực hiện chính thức

Khi đã hoàn tất quá trình chuẩn bị kĩ lưỡng kế hoạch sự kiện, công ty chính thức triển khai tổ chức “Lễ hội Văn hoá - Ẩm thực Việt Nam 2023” Do sự kiện được tổ chức ở Quảng Trị nên công ty cố gắng hoàn thiện các đầu việc online ở văn phòng dưới sự theo dõi của Ban điều hành để xử lý các vấn đề phát sinh nếu có Sau đó, trước sự kiện 10 ngày, nhóm thực hiện dự án cũng di chuyển vào Quảng Trị trước để kiểm tra, giám sát công việc thi công lắp đặt tại hiện trường sự kiện để đảm bảo tiến độ cho sự kiện

Hình 3.2 Khung chương trình Lễ hội Văn hoá – Ẩm thực Việt Nam 2023

(Nguồn: Nội bộ công ty)

Đánh giá về hoạt động tổ chức sự kiện tại Công ty Sun Bright

3.2.1 Đánh giá chung a Ưu điểm

Có thể thấy, quy trình tổ chức của Sun Bright khá là căn bản và đầy đủ để tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp Với quy trình 6 bước chi tiết, chú trọng trong các khâu phân tích và xây dựng kế hoạch, các sự kiện của Sun Bright đảm bảo được tính xuyên suốt và thống nhất giữa phía công ty và phía khách hàng, từ đó tìm ra được các cách tiếp cận mới cũng như đáp ứng được tốt nhu cầu của khách hàng Bên cạnh đó, quá trình triển khai sự kiện luôn được thực hiện một cách chủ động, tích cực, bám sát theo kế hoạch được để ra giúp đảm bảo tính hợp lý, tiết kiệm được thời gian và hiệu quả của sự kiện cũng như nguồn nhân lực Sun Bright cũng được nhiều khách hàng đánh giá là làm tốt ở khâu này.

Bên cạnh đó, các nhân sự chủ chốt cũng như ban điều hành của Sun Bright đều có kinh nghiệm lâu năm trong nghề, thậm chí là có những tên tuổi nổi tiếng trong giới như đạo diễn Đặng Lê Minh Trí, hay biên kịch Vũ Liêm,… Bởi vậy, công ty không chỉ đảm bảo được về các khâu tổ chức sự kiện mà còn có thể đảm bảo được về mặt thiết kế, sân khấu, phim ảnh,… và điều đó cũng đã tiết kiệm được các khoản chi phí phát sinh cho các doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tổ chức sự kiện tại Sun Bright cũng như làm việc dễ dàng hơn về mặt nghe nhìn cho các sự kiện của công ty Mặt khác, nhân sự tại công ty Sun Bright khá nhạy bén và linh hoạt trong việc đối mặt và ứng phó với các tình huống bất ngờ có thể xảy ra trong quá trình tổ chức sự kiện Họ đã thể hiện sự nhiệt tình và tận tâm trong việc hỗ trợ không chỉ đối với khách hàng mà còn cả với những người tham dự sự kiện Điều này thể hiện tinh thần đồng đội và sự tập trung vào việc mang lại trải nghiệm tốt nhất cho mọi bên liên quan Các thành viên trong đội ngũ đã chủ động tìm giải pháp và đưa ra hành động kịp thời để giải quyết các vấn đề phát sinh, từ đó đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công.

Sun Bright cũng luôn sẵn sàng lắng nghe ý kiến và phản hồi từ khách hàng và người tham dự để cải thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ của công ty Sự tận tâm và chuyên nghiệp của nhân sự tại Sun Bright đã tạo niềm tin và đánh giá cao từ phía khách hàng và các đối tác, góp phần xây dựng và củng cố uy tín của công ty trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. b Hạn chế

Quy trình tổ chức sự kiện của Sun Bright tuy căn bản và đầy đủ, song khá là rườm rà và nhiều công đoạn, bởi vậy trên thực tế, khi đi vào tổ chức hoạt động cụ thể thì công ty sẽ thường giảm bớt một vài công đoạn không cần thiết tuỳ vào từng sự kiện cũng như đối tượng khách hàng là ai (Ví dụ như khách hàng quen thuộc đã làm việc cùng trước đó một thời gian rồi thì công ty sẽ có thể giảm bớt một vài công đoạn ở những bước đầu khi phải thu thập, tìm hiểu về khách hàng đó).

Mặt khác với số lượng dự án lớn, liên tục trong một năm song nhân sự công ty lại có phần hạn chế Bởi vậy, Sun Bright có thể sẽ để cho những đội dự án thuê nguồn bên ngoài đảm nhiệm các sự kiện đó Điều này đôi khi sẽ dẫn tới sự không đồng đều trong hiệu quả của công ty, không có khả năng đáp ứng được tốt những yêu cầu đặc thù của từng dự án, thậm chí có thể sẽ dẫn tới việc ảnh hưởng hình ảnh của công ty do khó có thể áp dụng các chế tài đối với nguồn nhân lực thuê ngoài.

3.2.2 Các đánh giá khác a Đánh giá về nhân sự

Nhân sự là một nguồn lực vô cùng quan trọng và là yếu tố quyết định thành bại của bất cứ công ty dịch vụ nào, đặc biệt là đối với một công ty tổ chức sự kiện Đội ngũ nhân sự của Sun Bright tuy không nhiều, nhưng chủ yếu đều là những nhân viên có trình độ chuyên môn trong tổ chức sự kiện, đạo diễn, và biên kịch Bên cạnh đó, họ đều là những nhân viên có nhiều kinh nghiệm thực hiện các sự kiện và dự án cho nhiều bên khác nhau (ví dụ như đài truyền hình VTC, ) trước khi gia nhập công ty Ngoài đội ngũ có kinh nghiệm lâu năm, công ty cũng có những gương mặt trẻ đầy nhiệt huyết, ham học hỏi và có kinh nghiệm nhất định trong tổ chức sự kiện, do đó công ty không tốn quá nhiều chi phí cho việc đào tạo nhân sự Bên cạnh đó, mặc dù nghề tổ chức sự kiện đòi hỏi sức khoẻ bền bỉ và dẻo dai, đội ngũ lãnh đạo của Sun Bright hầu hết lại là nữ giới Tuy vậy, điều này không ảnh hưởng quá tới năng suất lao động hay chất lượng của sự kiện, vì đội ngũ nhân viên của công ty chủ yếu là nam giới, hỗ trợ rất nhiều cho các lãnh đạo trong các công việc tại công ty. b Đánh giá về công tác quản lý

Công ty Sun Bright có mô hình quản lý theo phương thức dọc như sơ đồ đã trình bày ở trên Điều này có nghĩa là quản lý theo phương pháp từ HĐQT xuống BĐH, từ BĐH tới các trưởng phòng/trưởng bộ phận và từ đó xuống nhân viên Thông tin cũng được chuyển hướng ngược lại theo các cấp từ nhân viên lên trưởng phòng/trưởng bộ phận, từ trưởng phòng/trưởng bộ phận lên BĐH và lên HĐQT Trong một vài trường hợp đặc biệt, công ty cũng có sự linh hoạt giữa các cấp trong công ty, như HĐQT hoặc BĐH truyền thông tin xuống ngay nhân viên; ngược lại, là nhân viên phản hồi lại thông tin với HĐQT hoặc BĐH mà không thông qua trưởng phòng/trưởng bộ phận, nhằm đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời và đầy đủ - đây được gọi là quản lý trực tiếp Với cách quản lý như vậy, sẽ có một điểm cộng đó là đội ngũ chủ chốt của công ty sẽ trực tiếp nắm rõ tình hình nhân viên và có sự điều chỉnh phù hợp với năng lực của nhân viên Tuy nhiên, cách làm này đôi khi có thể sẽ hơi lộn xộn, làm lẫn lộn quyền hạn và chức năng của từng chức vụ. c Đánh giá về kĩ thuật công nghệ

Máy móc kỹ thuật đóng vai trò rất quan trọng trong công tác tổ chức sự kiện.Tuy nhiên, với các sự kiện được công ty tổ chức, chủ yếu các thiết bị này sẽ được công ty thuê ngoài do công ty không có sẵn Điều này cũng là hợp lý vì Sun Bright chỉ là đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện Tuy vậy, nhờ vào việc đội ngũ nhân sự chủ yếu đã có kinh nghiệm với các công việc sử dụng các thiết bị âm thanh kỹ thuật nhiều (quay phim, chỉnh sửa âm thanh ánh sáng, ), công ty có lợi thế là có thể huy động được những bên nhà cung cấp, nhà thầu thân thiết Mặt khác, bản thân công ty cũng đã chuẩn bị được khá đầy đủ những thiết bị cơ bản, thiết yếu hỗ trợ trong các công tác trước, trong và sau sự kiện (bộ đàm, máy ảnh, máy tính, ) nên cũng đỡ được phần nào chi phí cho những khoản này.

Một số đề xuất để nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sự kiện cho Sun Bright

Qua việc nghiên cứu bối cảnh, môi trường hoạt đông kinh doanh đối với lĩnh vực tổ chức sự kiện, thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của Sun Bright, cũng như trên cơ sở phân tích xu hướng phát triển của lĩnh vực tổ chức sự kiện, tác gỉả có đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động tổ chức sự kiện của công ty như sau: a Giải pháp về mặt nhân sự Đội ngũ nhân viên của công ty đóng vai trò cốt lõi và quan trọng đối với sự thành công của công ty Trong quá trình thực tập tại công ty, tác giả nhận thấy đội ngũ nhân viên tại đây đến từ các trình độ cao đẳng, đại học, sau đại học và khối ngành nghề khác nhau, song không phải ai cũng được đào tạo một cách bài bản, có đầy đủ chuyên môn và kiến thức về tổ chức sự kiện Ngoại trừ các nhân sự chủ chốt nắm quyền điều hành công ty đều là những nhân sự đã có tuổi đời và tuổi nghề lâu năm, có kinh nghiệm trong ngành sự kiện và nghệ thuật thì cơ cấu độ tuổi nguồn nhân lực của công ty chủ yếu nằm trong độ tuổi vàng, vừa có năng suất lao động cao, vừa có đủ sự nhiệt tình và sáng tạo để làm việc trong ngành này. Đây vừa là điểm mạnh, vừa là hạn chế đối với một công ty hoạt động trong ngành có sự thay đổi liên tục để có thể phục vụ được thị hiếu của khách hàng Với nguồn nhân lực có thâm niên trong nghề thì có thể đảm bảo được về mặt uy tín, chất lượng của công ty, tuy nhiên, lứa nhân lực này có thể sẽ thiếu đi sự thu hút cũng như khả năng tiếp cận cao đối với thị hiếu của tệp khách hàng đang có xu hướng trẻ hoá trong tương lai Song song với tiếp cận thị hiếu khách hàng, việc nắm bắt được công nghệ trong thời buổi hiện nay cũng là một yếu tố cần phải được chú ý thông qua việc cân bằng giữa nguồn nhân lực lâu năm với nguồn nhân lực ở thế hệ mới năng động hơn để có thể tồn tại bền vững, lâu dài trong ngành sự kiện và nghệ thuật.

Mặt khác, qua quá trình trải nghiệm và làm việc cùng công ty, tác giả cũng nhận thấy công ty đang vận hành với một bộ máy nhân sự khá phức tạp đến từ việc thiếu nhân sự Như đã phân tích ở trên, trong một năm công ty thường sẽ thực hiện khoảng 70 đến 100 dự án, song đội ngũ nhân sự ở công ty chỉ vỏn vẹn khoảng 30 -

40 người Với các sự kiện có quy mô to thì công ty cũng sẽ cần phải tìm kiếm thêm nguồn nhân lực hỗ trợ ở bên ngoài và sẽ phải tốn thêm một khoảng thời gian, chi phí để nguồn nhân lực này làm quen với công việc và tác phong của công ty Điều này vô hình chung có thể làm giảm hiệu quả đầu ra cũng như gây ra một vài thiệu hại không đáng kể về mặt thời gian, tài chính cho công ty khi thực hiện các dự án, sự kiện.

Do đó, công ty không chỉ cần tập trung vào việc tìm kiếm và bồi dưỡng những “làn gió mới” năng động hơn, sáng tạo hơn mà còn phải chú trọng vào đào tạo và nâng cao kiến thức kĩ thuật - công nghệ cho nguồn nhân lực hiện có để đảm bảo sự chuyên nghiệp và hiệu quả trong tổ chức sự kiện của công ty. Để có thể nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ tổ chức viên thì trước hết cần phải lựa chọn ra những người có chuyên môn khá giỏi, có tay nghề cao cũng như khả năng sáng tạo, chịu khó tìm tòi, cập nhật những công nghệ mới để bồi dưỡng cho các nhân sự trong công ty, đặc biệt là với những chuyên viên mới Nhờ vậy có thể giúp cho các nhân viên hiểu sâu được về công việc và từ đó có thể phối hợp nhịp nhàng, giúp đỡ lẫn nhau trong quá trình thực hiện sự kiện hoặc trong khi làm việc giữa đội ngũ nhân sự mới và lâu năm Cũng trong nghiệp vụ bồi dưỡng này, cấp quản lý có thể xác định rõ hơn những khía cạnh, năng lực của nhân viên để có thể đưa ra những quyết định bố trí nhân sự hợp lý, phù hợp hơn với khả năng của từng người và với yêu cầu của công ty.

Hiện tại, do đặc thù công việc nên công ty cũng chưa thể tổ chức được các buổi training, phổ cập kiến thức định kì Song sau mỗi sự kiện thì công ty đều thực hiện nghiêm ngặt vấn đề rút kinh nghiệm sau sự kiện Các buổi họp rút kinh nghiệm này sẽ nêu ra những vấn đề gặp phải trong quá trình thực hiện dự án cũng như biện pháp phòng tránh chúng Qua các buổi họp này, BĐH cũng có thể bổ sung thêm những thiếu sót thuộc về kỹ năng trong quá trình chạy sự kiện cho các tổ chức viên cũ và mới có thể thay đổi sao cho phù hợp với sự kiện của những khách hàng tiếp theo. b Giải pháp về nâng cao quy trình tổ chức sự kiện

Trong quá trình thực hiện sự kiện, công ty cũng cần đề cao, chú ý hơn việc lập kế hoạch một cách khoa học, ngắn gọn, súc tích Trong đó, công ty cũng cần tập trung hơn vào khâu dự toán ngân sách và phân chia nhân sự phù hợp để đảm nhận sự kiện bởi đây là phần khởi đầu và tiên quyết, quyết định thành bại của một sự kiện.

Mặt khác, công ty cũng nên có sự đầu tư mạnh hơn vào trang thiết bị và công nghệ để đảm bảo có khả năng thực hiện được hầu hết các giai đoạn trong quy trình tổ chức sự kiện, từ đó giúp nâng cao uy tín của công ty trong ngành. c Giải pháp khác

Vì tổ chức một sự kiện là một dịch vụ và các công ty tổ chức sự kiện đóng vai trò là nhà cung ứng dịch vụ, bởi vậy việc thực hiện chính sách Marketing và truyền thông để quảng bá tên tuổi của Sun Bright là cần thiết Việc quảng bá thương hiệu không chỉ mở rộng thị phần trong thị trường tổ chức sự kiện mà còn hỗ trợ nâng cao uy tín và sức cạnh tranh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh Để đạt hiệu quả tốt nhất, việc tăng cường khả năng Marketing và xúc tiến hỗn hợp cần được thực hiện một cách cẩn thận Công ty có thể áp dụng các biện pháp như quảng cáo trên các tạp chí, truyền hình, cũng như sử dụng triệt để hình thức truyền thông truyền miệng để thu hút những khách hàng tiềm năng mới.

Bên cạnh việc xây dựng, phát huy, giữ gìn và tận dụng các mối quan hệ cũ và mối quan hệ cá nhân, công ty cũng nên tập trung đầu tư thêm vào các mạng xã hội mới để quảng bá TikTok và Instagram là những kênh mạng xã hội có tính cộng đồng cao và có khả năng tạo ra tương tác nhiều nhất từ người dùng Khác với các kênh như Youtube hay Facebook, nơi mà người dùng thường chỉ tương tác một chiều hoặc tương tác với một số lượng người dùng giới hạn mà mình đã “kết bạn” thì những kênh như TikTok là một trong những kênh khiến người dùng “đi vào hành động” nhiều nhất Việc chia sẻ thông tin về ngành tổ chức sự kiện trên các kênh này có thể thu hút lượng người theo dõi lớn và tăng độ nhận diện của công ty Điều này sẽ giúp công ty tìm kiếm khách hàng và tăng cường quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.

Ngoài ra, công ty cũng nên có sự đầu tư hơn vào công nghệ để hỗ trợ và chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tận tình mọi lúc Việc chăm sóc khách hàng có vai trò thiết yếu đối với các công ty dịch vụ và quá trình chăm sóc khách hàng sẽ diễn ra không chỉ trong mà còn là cả giai đoạn sau đó Với việc đầu tư vào hệ thống chăm sóc khách hàng tốt hơn thì sẽ giúp nâng cao danh tiếng, vị thế của Sun Bright là một đơn vị tận tâm và chuyên nghiệp.