bài thuyết trình nhóm 3 các loại thư thương mại

“e Ưu điểm của việc đàm phán qua thư tín là: Tiết kiệm được nhiều chi phí các quyết định đưa ra được quyết định kỹ càng và tranh thu được nhiều ý kiến của tập thể Có thể giao dịch đồng

Khánh Hòa, 20/11/2023

3 Vai trò của thư tín thương mậi 002011212 22121 112122122212 111251 2111021211101 01 81x He đc cey 5 TH.Phân loại các loại thư thương mại 0 2222211211211 221 2511211251212 512112111 111211201111 11 H1 HH cv rệt 5

KM N18.) 200/00 0n a 12

kh i6 an 655686/(/((((d(44 12 3.2 Vai trò của thư đặt hàng 0 222122212111 21 22122112212 211 2511510121211 111011111 11111111 H1 1tr 12 3.3.Nội dung thư bao gồm 2 TT n2 HH Hy HH2 Harry ya 12 K5) 80 0)/) 01 㬠13

3.5 Cách viết thự: 22 2222212022222 1222100111021 2221110022 e 13 4.THƯ HOÀN GIÁ -2222222222222211 1 1222221111110 ca 14

19 00) ng ố .ố ốeaddlẦÄAlA1A 14

LÝ (0N 4) 1n ‹‹4 15

4.3Đặc điểm thư hoàn giá: - 2 HH nH2 Hư r2 HH g xuan 15

C0800.) 8) 0v 0) 0n ee 15 4.5Bố cục và cách viết thư: SH H2 HH HH Truyen ree 15

5.THƯ CHÁP NHẬN - 2 S2 HH2 HH HH HH HH2 H x2 trung 17

1l 9:00) e á 17 1Ý 0000) ải : 17

1 Si 08.59.7180) 2 - dd 17 5.4Bồ cục và cách viết thư: - SH HH Hyun T22 ren 17

6.THƯ XÁC NHẬN S2 2n HH eves eterevevesseesvsesvsesesesevereseeeseseieseteresensssietvwstensesiereteses 18

10 9:-00) 0n ẻe. da 18 GINO Meng CH urs 18

;) 080.58/.71080) 222 < 19 6.4Bồ cục và cách viết thư: HH2 HH HH HH2 H ru u run re 19

IHI.Số lượng và thành phần hợp đồng: 22 2 2 12H HH2 r2 r ray rrrne 20

1.Hợp đồng gồm Ø1 văn bản 0 S2 r2 HH 2tr Huy rruu te 20

2 Hợp đồng gồm 03 văn bản 0 2H HH2 H2 HH2 20 Lik thm Bh a02 000i 21

I Khai niém Thu thuong mai:

1 Khái niệm

- Thư thương mại là /à hình thức trao đổi thông tin giữa các doanh nghiệp Thông qua thư tín thương mại, các doanh nghiệp bày tỏ nguyện vọng, mong muốn của mình hoặc trao đổi về những vấn đề cụ thê mà hai bên cùng quan tâm Sử dụng thư thương mại là một trong những cách đơn giản và dễ dàng nhất đề thương lượng

- Thư thương mại cũng là tài liệu chứng mình cho các giao dịch kinh doanh, có giá trị pháp lý trong trường hợp xáy ra tranh chấp hoặc khiếu nại

*

“e Ưu điểm của việc đàm phán qua thư tín là:

Tiết kiệm được nhiều chi phí các quyết định đưa ra được quyết định kỹ càng và tranh thu

được nhiều ý kiến của tập thể

Có thể giao dịch đồng thời với nhiều khách hàng, trong soạn thảo thư tín có điều kiện

khéo léo dấu được ý đề thật của mình

Việc dùng thư tin trong giao dich dé gây thiện cảm và nếu có giao dịch thư tín từ trước đễ

được ưu tiên hơn những khách hàng xuất hiện lần đầu

Với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhất là khi điều kiện gặp gỡ trực tiếp khó khấn, các nhà kinh doanh còn đàm phán qua telex, fax Các hình thức đàm phán này tiện lợi, nhanh chóng Nó cho phép kèm theo các thuyết minh, chú dẫn không lo thất lac Day cũng là xu hướng phát triển trong tương lai

Hiện nay với sự phát triển của công nghệ, internet con người có thê thay phương thức đàm phán qua thư tín bằng hình thức gửi thư truyền thống mà sử dụng email dé có thể tiết kiệm chi phí hơn nữa

Nhược điểm của việc đàm phán qua thư tín là:

Chậm trễ Dễ bỏ lữo cơ hội,khó biết ý đồ thật của khách hàng và không ứng xử được linh

hoạt

*

“e Áp dụng: đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ

2.Đặc điểm của thư tín thương mại

- Có độ dài phù hợp, đủ để người nhận nắm bắt duoc tat cả thông tin

- Nội dung rõ ràng, liền mạch

- Ngôn ngữ và phong cách viết đơn giản, lịch sự , rõ ràng

-Các hình thức thường sử dụng dé trinhg bày một thư thương mại:

+ Block style — hình thức khối

+Indented block styde — Hình thức thụt đầu dòng

+ Modified block styde — hình thức toàn khối

+Modified block with indented paragraphs - hình thức khối xiên

3 Vai trò của thư tín thương mại

- Hiện nay, thư tín thương mại vẫn được các doanh nghiệp sử dụng thường xuyên trong quá trình

kinh doanh với khách hàng và các đối tac

- Thư tín thương mại truyền đạt được những nội dung, yêu cầu và thỏa thuận chính thức trong các vấn đề kinh doanh cụ thê

Một bức thư có nội dung, bố cục rõ ràng, logic, đễ hiểu sẽ giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm đối với khách hàng, đối tác và giúp giải quyết chính xác nhu cầu của công ty

H.Phân loại các loại thư thương mại

Cuộc đàm phán bằng thư thương mại ( Fax, telex, email ) thông thường diễn ra theo trình tự sau:

- Hỏi hàng -> Chào hàng -> Đặt hàng->Hoàn giá->Chấp nhận-> Xác nhận ( ký kết hợp đồng)

1, THƯ HỎI HÀNG

1.1.Khái niệm:

Thư hỏi hàng là lời đề nghị giao dịch hay nói cách khác là đề nghị thiết lập quan hệ mua bán

xuất phát từ phía người mua (có thé là nhà cung cấp mới hoặc nhà cung cấp lâu năm)

1.2 Nội dung thư:

Trong nội dung người mua cần thông báo cho người bán biết mình đang cần loại hàng gì, yêu cầu người bán gửi Catalog , mẫu hàng đồng thời cho biết giá cá, chất lượng hàng hóa, số lượng yêu cầu cung cấp, thời gian giao hàng, điều kiện thanh toán và các điều kiện cần thiết

khác,

1.3 Hiệu lực pháp lý:

Phụ thuộc vào quy định của pháp luật trong quốc gia mà hợp đồng thực hiện

Về mặt pháp lí: pháp luật không ràng buộc nghĩa vụ người hỏi hàng, có nghĩa là người hỏi hàng không có nghĩa vụ phải mua hàng Không mua hàng thì người hỏi mua không thể bị kiện hoặc bị

- Nếu người mua và TgƯỜI bán là khách hàng quen thuộc thì trong thư nên bỏ bớt những câu nghĩ

lễ, trình bày ngay vấn đề người mua có yêu cầu

*Phân thân thư: Người mua niêu rõ:

Tên và quy cách hàng muốn mua

Đề nghị người bán cung cấp đơn giá, catalogue hoặc thiết kế sản phẩm, cung cấp các thông tin khác có liên quan đến lô hàng như khả năng cung cấp, thời gian cung cấp, cách thức và thời hạn thanh toán

*Phân kết thư: Người mua tỏ ý mong muốn người bán phúc đáp các yêu cầu của thư

Ví dụ: Công ty Son Nam viết thư hỏi hàng gửi cho Công ty Elma như sau:

Son Nam Company Ltd

230 Thai Ha Street, Hanoi, Vietnam

Dear Sir/ Madam,

We have learnt through your catalogue that = are able to supply a wide range of

printing ink for laser printers We are particularly interested in the item code number (coded) SCG2005 as illustrated in your catalogue

We, therefore, would be grateful if you could send us technical specifications for this particular item and let us know with which models of laser printer available on the

market this type of ink can be used

Please quote your price CIF Hai Phong Port including packing and the discount rate

that you can offer for an order of 1,000 ink boxes

As arule, we settle payment by a confirmed revocable L/C to be opened 15 days

before shipment Our usual term of paymentis a

We look forward to your early reply/ your offer

Yours faithfully,

(Signed)

Dang Nam Ha

Director

1.5 Một số lưu ý khi viết thư hỏi hàng:

- Để lựa chọn được người cung cấp tốt, người mua nên gửi nhiều thư qua email hoặc fax cho nhiều người bán Tuy nhiên, nên tránh gửi quá nhiều dẫn đến cầu giả tạo khiến người bán có tâm

lý chờ đợi hoặc phát giá cao bất lợi cho người mua

- Trong thư người mua không nên bộc lộ rõ giá mà mình muốn mua Nhưng để tráng phải giao dịch nhiều, trong thư hỏi hàng người mua nên nêu các thông tin để người bán phát giá cho sát

như: mua nhiều hay mua it? Can giao hang gap hay khéng? Điều kiện thương mại mong muốn

lựa chọn? Phương thức thanh toán

2, THƯ CHÀO HÀNG

2.1.Khái niệm:

- Là loại thư mà người bán gửi tới người mua nhằm thê hiện sự mong muốn bán hàng

-Thư chào hàng là một phương tiện quảng cáo rất hiệu quả để giới thiệu san phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp và thu hút khách hàng tiềm năng

*>Ưu điểm: tối ưu được chỉ phí, thời gian, tiếp cận được nhiều khách hàng cùng 1 lúc, tăng độ nhận diện cho thương hiệu, tăng khả năng chuyên đổi và thể hiện tính chuyên nghiệp

về hàng hóa của người xuất khẩu Có 2 cách thực hiện chào hàng tự động:

® - Mở trang Web trên mạng

e - Gửi thư đến khách hàng cụ thể

2.2.2 Nếu căn cứ vào sự ràng buộc trách nhiệm của người chào hàng:

2.2.2.1.Chào hàng cỗ dinh ( firm offer)

a) Khai niém:

Chao hang cố định là việc chào bán một lô hàng nhất định, trong đó nêu rõ thời gian mà người

chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm với lời để nghị của mình Thời gian này còn gọi là thời gian

hiệu lực của chào hàng cố định

b) Đặc điểm của loại thư này:

- Người bán chỉ gửi thư đến người mua xác định có quan hệ đặc biệt với mình

- Chỉ chào hàng nằm trong khả năng cung cấp

- Trong thư phải nêu rõ thời hạn có hiệu lực thư

- Nếu người mua chấp nhận hoàn toàn lời chào hàng này thì coi như hợp đồng đã được kí kết

c) Nội dung của thư:

Thư chào hàng giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ của bên bán và kêu gọi hành động mua hàng của người tiêu dùng hoặc thúc đây sự hợp tác Nội dung thư cần xoay quanh việc cung cấp thông tin

sản phẩm, dịch vụ như mẫu mã, chất lượng, hay mức giá

-Don chao hang có định của người ban: Trong trường hợp này, người bán sẽ gửi một tài liệu mô

tả sản phẩm hoặc hàng hóa cùng với giá cô định (đơn chào hàng) cho người mua Đơn này chứa thông tin chỉ tiệt về sản phẩm, giá, sô lượng, thời gian giao hàng và điều khoản vận chuyên

- Châp nhận của người mua: Người mua sau đó xem xét đơn chảo hàng của người bán và chấp nhận băng cách ký tên vào đơn này Khi cả hai bên đã thỏa thuận về điều kiện, hợp đồng mua bán được xem xét là hiệu lực Quá trình này tạo sự minh bạch trong giao dịch và giúp đảm bảo tính chính xác về những gì đã thỏa thuận giữa các bên Nó cũng giúp ngăn ngừa tranh chấp trong tương lai bằng cách lưu giữ băng chứng về việc đồng thuận

Ví dụ: Ban quản lý mua sam cua Supreme Electronics Inc xem xét va so sanh cac don chao hang

từ các nhà cung cấp Họ xem xét các yếu tố như giá cá, chất lượng linh kiện, thời gian giao hang,

và điều kiện thanh toán Họ cũng có thể kiêm tra danh tiếng của các nhà cung cấp trước đó và họ

đã làm việc với aI trong ngành này Dựa trên viéc xem xét va so sanh, Supreme Electronics Inc quyết định lựa chọn một nhà cung cấp linh kiện điện tử A phù hợp nhất với nhu cầu của họ Sau

đó, họ tiến hành đàm phán với nhà cung cấp về các điều khoản cụ thể của hợp đồng mua bán

Sau khi đàm phán và đạt được thỏa thuận về các điều khoản, Supreme Electronics Inc va nhà

cung cấp ký kết hợp đồng mua bán linh kiện điện tử Và việc kí kết hợp đồng này sẽ bao gồm thư chào hàng của bên nhà cung cấp linh kiện điện tử A + Thư chấp nhận của bén Supreme Electronic Inc

e) Cach viet thu:

* Phân đầu: Ghi các thông tin liên quan đến công ty người bán, ngày tháng năm viết thư chào hàng này

*Phân thân: Ghi các điều khoán về tên hàng, số lượng, giá cả, vận chuyên, đóng gói, thanh

toán và thời hạn có hiệu lực của thư chào hàng có định này

*Phan két : là thể hiện sự mong muốn sớm nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng

Ví dụ:

_Vi du: Cong ty Vinalimex chao ban hat diéu thé cho Cty Allied Agro Lid

The following is our quotation for raw cashew nut of various grades :

1 Commodities : Raw cashew nut (new year crop 2005)

2 Specification : as of Vietnam standard

3 Price : FOB HOCHIMINH CITY PORT, VIETNAM

-Bean-count : 200 seeds max/kg USD865/MT

-Bean-count : 210:seeds max/kg USD863/MT

-Bean-count : 220 seeds max/kg USD860/MT

-Bean-count : 230 seeds max/kg USD85S/MT

4 Quantity : we can deliver an order of 1,000 MTS per each grade from stock

5 Shipment : to be effected in container 15 days after our receipt of your L/C

6 Packing : in single new PP bags of about 50 kgs net each

7 Payment : by an irrevocable and confirmed L/C at sight opened by an international first class

bank

8 Validity of this offer : 15th July, 2006

We look forward to receiving your order as soon as possible

Lưu ý: Trên loại thư báo hàng, thường nêu thời hạn hiệu lực của thư, những người bán không

chịu trách nhiệm pháp lỹ phải cung cấp hàng đã chào cho người mua Tuy nhiên đề tránh mat uy tin, người bán chỉ gửi thư bao hang khi có khả ngăng chac chan cung cấp hàng cho người mua

b) Ví dụ:

MEKO FOOD CAN THO FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE HEAD OFFICE : 90 Ly Tu Trong St., Can Tho City Tel : 84.71.31984-3437] Fax 84.71 33066

REP OFFICE : 174/4 Le Lai St Dist 1, HCM City Tel : 84.8.332033-332029 Fax 84.8.332029

TO: M-NDIAYE

Date April 11", 2006 PROFORMA

1 Commodity ; 100PCT broken Rice of Vietnam crop 2005/2006

2 Specifications: -Moisture ; 14% max

-Foreign matter : 0.5% max

-Grass seed’: 40 seeds/kg max

-Discoloured kemel : 1% max

3 Quantity : 60,000MTS for one year from April 2006

Quantity of the first shipment : 10,000MTS

4 Price : Unit price : USD163/MT net FOB HCMC port (Incoterms 2000)

Total amount : USD1,630,000.00 (say: US Dollars One million and six hundred thirty thousand only)

This is price for the first shipment The price of remainder will be amendment by annex of contract

5 Packing : In new single PP bags of about 50kgs net each

6 Inspection : By SGS or Vinacontrol at the port loading as final inspection Representative of M.LENORMAND will present at port loading

7, Payment : By irrevocable revolving confirmed L/C at sight opened by a prime world bank

Banque Francaise : Credit mutuel

8 Delivery : To be effected 20 days after the acceptance of the relevant L/C

9, Validity : This proforma is valid for 15 days from the above date

Buyer's acceptance FOOD COMPANY OF CANTHO PROVINCE |

signed DIRECTOR

10

b)Đặc điểm:

Day là loại thư mang tính quảng cáo nhằm tăng khả năng bán hàng Người mua không thể khiếu nại người bán nêu không mua được hàng như trong thư

c) Noi dung thư:

Giới thiệu về sản pham,chat lượng, điều kiện thanh toán, cung cấp biểu mẫu, đóng gói, thanh toán không có thời hạn hiệu lực của thư

d) Hiệu lực pháp lí:

Chào hàng tự do trở thành hợp đồng khi có sự xác nhận lại của người xuất khâu Người mua

không thể trách cứ người bán nếu sau khi chấp nhận chào hàng, người bán không kí hợp đồng

voi minh

e) Vidu về cách viết thư chào hàng tự do:

11