công tác thu thập tài liệu lưu trữ học tại học viện hành chính quốc gia

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO TỔNG HỢP ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỌC TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN

CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỌC TẠI

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

KHOA LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CỦA SINH VIÊN

CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ HỌC TẠI

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

Mã số: ĐTSV.2024.LTH&QTVP.02

Giảng viên hướng dẫn: ThS.Phạm Thị Hồng Quyên Chủ nhiệm đề tài: Trần Hương Quỳnh

Hà Nội – 2024

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu khoa học “Công tác thu thập tài liệu lưu trữ học tại Học viện Hành chính Quốc gia” là của tác giả nghiên cứu trực

tiếp thực hiện Những vấn đề được trình bày trong đề tài, các số liệu, kết quả và các dẫn chứng là do tôi tự tìm hiểu, đề tài có sự tham khảo, sưu tầm kế thừa từ những nghiên cứu của các tác giả đi trước Các số liệu và kết quả nghiên cứu là trung thực, có trích dẫn rõ ràng

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về những cam kết này

Hà Nội, ngày tháng năm 2024

Chủ nhiệm đề tài

Trần Hương Quỳnh

Em chân thành cảm ơn đến giảng viên hướng dẫn – ThS.Phạm Thị Hồng Quyên đã tận tình chỉ bảo trong suốt quá trình thực hiện đề tài cũng như quý thầy cô trong khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Học viện Hành chính Quốc gia đã đưa ra những ý kiến để đề tài được thành công

Sinh viên

Trần Hương Quỳnh

DANH MANH Hương Qu Bảng 2.1 Số lượng hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý trong kho lưu trữ

Trường Đại học Nội vụ (trích trong Báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ trước 01/01/2023)………19

Bảng 2.2 Số lượng hồ sơ, tài liệu chưa chỉnh lý trong kho lưu trữ

Trường Đại học Nội vụ (trích trong Báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ trước 01/01/2023) ………19

Bảng 2.3 Số lượng hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia………20

Bảng 2.1: Các nguồn thu thập tài liệu vào kho lưu trữ Học viện Hành

chính Quốc gia (Theo Kế hoạch 2996/KH-HCQG về Thu thập hồ sơ, tài liệu năm 2023 vào lưu trữ)……….25

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN 4

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 3

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Đóng góp của đề tài 5

7 Cấu trúc của đề tài 5

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ 6

1.1 Cơ sở lý luận về công tác thu thập tài liệu lưu trữ 6

1.1.1 Khái niệm 6

1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ 6

1.1.1.2 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ 6

1.1.1.3 Lưu trữ cơ quan 7

1.1.1.4 Phông Lưu trữ 7

1.1.1.5 Phông lưu trữ cơ quan 7

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu lưu trữ 8

1.1.2.1 Mục đích của công tác thu thập tài liệu lưu trữ 8

1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu lưu trữ 8

1.1.3 Nguyên tắc của thu thập tài liệu lưu trữ 9

1.1.31 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ (nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ) 9

1.1.3.2 Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối phông 10

1.1.4 Nội dung công tác thu thập tài liệu lưu trữ 10

1.1.4.1 Hoạt động quản lý 10

1.1.4.2 Hoạt động nghiệp vụ 11

1.2 Cơ sở pháp lý về công tác thu thập tài liệu lưu trữ 12

1.2.1 Quy định trong văn bản Luật 12

1.2.2 Quy định trong văn bản dưới luật 13

Tiểu kết chương 1 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 16

2.1 Khái quát về Học Viện Hành Chính Quốc Gia 16

2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học Viện Hành Chính Quốc Gia 16

2.1.1.1 Vị trí và chức năng của Học Viện Hành Chính Quốc Gia 16

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Học Viện Hành Chính Quốc Gia 16

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Học Viện Hành Chính Quốc Gia 17

2.2 Thành phần phông lưu trữ, khối lượng, đặc điểm, giá trị tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia 18

2.2.1 Thành phần phông lưu trữ, khối lượng tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia 18

2.2.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia 20

2.2.3 Giá trị tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia 20

2.3 Tình hình thực tế công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia 21

2.3.1 Hoạt động quản lý trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ 21

2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ 24

2.3.3 Quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ Học Viện Hành Chính Quốc Gia 26

2.3.4 Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác thu thập hồ sơ, tài liệu tại Học viện Hành chính Quốc gia 29

2.4 Kết quả thực hiện công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia 31

2.5 Nhận xét về công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học Viện Hành Chính Quốc Gia 32

2.5.1 Ưu điểm 32

2.5.2 Hạn chế 33

2.5.3 Nguyên nhân 34

Tiểu kết chương 2 35

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 36

3.1 Nhóm giải pháp về quản lý 36

3.2 Tăng cuờng về cơ sở vật chất và kho tàng 38

3.3 Nhóm giải pháp về nghiệp vụ 38

Tiểu kết chương 3 41

KẾT LUẬN 42

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 44

PHỤ LỤC 1: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA 46

PHỤ LỤC 2: MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU 47

PHỤ LỤC 3: 48

GÓP Ý XÂY DỰNG DANH MỤC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ HỌC VIỆN 48

PHỤ LỤC 4 50

GÓP Ý XÂY DỰNG DANH MỤC THÀNH PHẦN HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ HỌC VIỆN 50

PHỤ LỤC 5: ẢNH 59

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Tài liệu lưu trữ là linh hồn của lịch sử, chúng phản ánh và tái hiện lịch sử một cách trung thực Trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ là tài sản vô cùng quan trọng vì nó chứa đựng các thông tin về quá trình hoạt động qua các thời kỳ khác nhau, khối tài liệu này có sự chính xác cao vì chúng là bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị Do đó, có thể khai thác và sử dụng vào việc xử lý các hoạt động của cơ quan, tổ chức sau này

Ngày 03/01/1946, Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Hồ Chí Minh đã ra Thông đạt số 1-C/VP gửi các ông Bộ trưởng về Công tác hồ sơ tài liệu, đây là nền móng trong việc thu thập và bảo quản tài liệu lưu trữ của Việt Nam Dân chủ Cộng hòa tránh việc mua bán, hủy bỏ công văn, giấy tờ tùy tiện tại một vài công

sở, gây thất thoát nhiều tài liệu quý có thể sử dụng trong việc xây dựng và phát triển đất nước Đây là văn bản mang ý nghĩa to lớn cả về lý luận và thực tiễn đối với nền lưu trữ nước nhà cũng như lần đầu tiên khẳng định rằng tài liệu lưu trữ

là tài sản chung của dân tộc và toàn dân phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ tài sản quý giá ấy

Để có thể thực hiện tốt nhiệm vụ tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ cần phải thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ trong công tác lưu trữ, mỗi khâu đều mang một ý nghĩa nhất định Trong đó, thu thập tài liệu có giá trị vào lưu trữ (Lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử) là hoạt động mở đầu và mang tính tiền đề cho các khâu nghiệp vụ tiếp theo như: Chỉnh lý, Xác định giá trị tài liệu, Bảo quản, Thống kê,… Quy trình nghiệp vụ này có tác dụng quản lý tốt khối tài liệu lưu trữ thông qua công tác thu thập tài liệu, số lượng tài liệu ngày một tăng lên, cùng với đó là sự đa dạng và phong phú về thành phần cũng như nội dung tài liệu

Ngày 11/11/2011, Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ - đây là cột mốc quan trọng đánh dấu sự phát triển cho ngành lưu trữ Việt Nam, góp phần nâng cao vai trò của lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, tromg đó có quy định

về công tác thu thập tài liệu lưu trữ Sau đó, nhiều văn bản quy phạm pháp luật

khác ra đời có quy định về công tác này như: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ; Thông tư số 17/2014/TT-BNV của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;

Thực hiện Quyết định số 27/2022/QĐ-TTg ngày 19/12/2022 của Thủ tướng Chính phủ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sáp nhập vào Học viện Hành chính Quốc gia Theo đó, Học viện Hành chính Quốc gia được xác định là đơn

vị sự nghiệp hạng đặc biệt, là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào tạo bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức; đào tạo nguồn nhân lực; nghiên cứu khoa học hành chính; tham mưu và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước Việc sáp nhập Học viện Hành chính Quốc gia và trường Đại học Nội vụ mở ra một thời kỳ mới trong lịch sử của trường, xuất hiện sự thay đổi trong chức năng, nhiệm vụ và cả trong bộ máy tổ chức dẫn đến công tác thu thập tài liệu cũng có nhiều thay đổi

Từ những lý do trên, tôi xin chọn đề tài: “Công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học Viện Hành chính quốc gia” để làm đề tài nghiên cứu

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Trong nước chiếm số lượng lớn các công trình nghiên cứu dưới dạng là các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, các bài viết được đăng trên tạp chí, hội thảo khoa học

Đối với đề tài về công tác thu thập tài liệu lưu trữ, đã có khá nhiều các công trình nghiên cứu đề cập tới công tác thu thập tài liệu lưu trữ của sinh viên cũng như học viên tại nhiều trường Đại học, có thể kể đến một số công trình nghiên cứu như:

+ Cao Đức Bộ (2015), Thu thập tài liệu lưu trữ của các sở vào lưu trữ lịch sử tỉnh Vĩnh Phúc thực trạng và giải pháp, Luận văn Thạc sĩ khoa học

chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân Văn – Đại học Quốc gia Hà Nội

+ Lê Thị Thanh Nga (2016), Công tác thu thập tài liệu hành chính vào Trung tâm lưu trữ quốc gia III, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội Vụ

nghiệp, Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

+ Nguyễn Kim Phượng (2021), Công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Viện Kiểm Sát Nhân Dân thành phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học

Nội Vụ Hà Nội

Các đề tài nghiên cứu trước đã cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn về công tác thu thập tài liệu lưu trữ ở một số cơ quan, tổ chức cụ thể Qua những tài liệu đó có thể thấy công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia sau khi sáp nhập với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đến nay vẫn còn

là vấn đề mới và chưa được đề cập trong các đề tài nghiên cứu

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

Qua đề tài này, tác giả hướng đến những mục tiêu sau:

- Làm sáng tỏ cơ sở khoa học của công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

- Đưa ra những đề xuất nâng cao công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu công tác thu thập tài liệu lưu trữ đối với tài liệu hành chính (chủ yếu là giấy) của các phòng, ban, đơn

vị thuộc nguồn nộp lưu vào Học viện Hành chính Quốc gia

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Về mặt không gian: Kho lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia tại trụ

sở Hà Nội

+ Về mặt thời gian: Học viện Hành chính Quốc gia sau khi sáp nhập với Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2023 – nay)

5 Phương pháp nghiên cứu

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả đã vận dụng các phương pháp như: phương pháp điều tra, khảo sát, thống kê; phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh…

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Được dùng để tiến hành khảo sát việc tổ chức, quản lý, thực hiện công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia Trong đó tập trung chủ yếu vào các phòng, ban, đơn vị thuộc sự quản lý của Học viện, đây là nguồn nộp lưu vào kho lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia Đồng thời tiếp xúc trao đổi trực tiếp với một số cán bộ làm công tác lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

- Phương pháp phỏng vấn sâu: Tác giả đã đối thoại và trao đổi với cán bộ tại phòng Lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia nhằm thu thập thông tin một cách đầy đủ và rõ ràng nhất, từ đó có cái nhìn khách quan về công tác thu thập tại Học viện

- Phương pháp thống kê: Sau khi đã thu được kết quả từ khảo sát thực tế như: quy chế, kế hoạch, báo cáo, về công tác lưu trữ; tác giả sẽ tiến hành thống

kê kết quả các mặt hoạt động về công tác văn thư - lưu trữ nói chung và công tác thu thập nói riêng Từ đó, nắm bắt được tình hình hoạt động về công tác thu thập tài liệu lưu trữ của các phòng, ban, đơn vị tại Học viện Hành chính Quốc gia

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên kết quả thu được, tác giả sẽ thống kê, phân tích, tổng hợp các thông tin, số liệu về công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia và đưa ra những nhận định khách quan, chính xác, từ đó đề xuất những giải pháp phù hợp nhằm nâng cao công tác thu thập tài liệu lưu trữ của Học viện

- Phương pháp so sánh: Căn cứ số liệu được tổng hợp, so sánh kết quả triển khai thực hiện công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia so với các quy định của Nhà nước

- Phương pháp luận: Dựa trên việc hệ thống lại cơ sở lý luận, tác giả đã đưa ra một số nhận định mới và đưa ra nhận xét về thực tiễn công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

- Cung cấp thông tin, số liệu thực tiễn về công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia Cung cấp tài liệu tham khảo trong giảng dạy

và học tập cho sinh viên chuyên ngành Văn thư Lưu trữ và ngành Lưu trữ học tại Học viện cũng như các cơ sở đào tạo khác

7 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung nghiên cứu gồm ba chương chính như sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Chương 2: Thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học Viện Hành Chính Quốc Gia

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học Viện Hành Chính Quốc Gia

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ CÔNG

TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận về công tác thu thập tài liệu lưu trữ

1.1.1 Khái niệm

1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ

Khái niệm “Tài liệu lưu trữ” là khái niệm nền tảng của công tác lưu trữ, ngành khoa học lưu trữ (Lưu trữ học) và các hoạt động liên quan đến lưu trữ Khái niệm này được đưa ra như sau:

Theo định nghĩa trong từ điển “Thuật ngữ lưu trữ Việt Nam”: “Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các

cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử của xã hội” [8] Đây là khái niệm được sử dụng trong những

năm 90 của thế kỷ XX Cho đến nay, khái niệm này đã có nhiều điểm mới và sự thay đổi được thể hiện trong các văn bản quy phạm pháp luật

Theo Khoản 3, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn

để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” Tài

liệu lưu trữ có thể có chất liệu là giấy, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác [13]

Nhìn chung, tài liệu lưu trữ là kết quả hoạt động của một pháp nhân cụ thể

và phần lớn có nguồn gốc là tài liệu được sản sinh trong giai đoạn văn thư, nhưng không phải tất cả tài liệu này đều có thể trở thành tài liệu lưu trữ, mà chỉ bao gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử Được tổ chức bảo quản và khai thác sử dụng theo những nguyên tắc nhất định

1.1.1.2 Công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Trong Từ điển lưu trữ Việt Nam (1992) đã nêu ra khái niệm “Thu thập tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp bổ sung tài liệu vào lưu trữ thông qua việc xác định giá trị tài liệu Thu thập tài liệu được tiến hành theo hai bước: một

là, thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; hai là, thu thập tài liệu vào Lưu trữ lịch sử” [8]

Theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (2016), Thu thập bổ sung tài liệu là quá trình thực hiện các biện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn và thành phần tài liệu thuộc Lưu trữ cơ quan và Phòng Lưu trữ quốc gia để từ đó lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các lưu trữ theo quyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

[17]

Theo Khoản 12, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” [13]

Như vậy, có thể hiểu rằng công tác thu thập tài liệu là quá trình tổ chức, quản lý và thực hiện các công việc liên quan đến xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, tiếp nhận những tài liệu có giá trị vào lưu trữ cơ quan hoặc lưu trữ lịch sử

1.1.1.3 Lưu trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan là thành phần không thể thiếu của cơ quan, tổ chức Theo

Khoản 4, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức.” [13]

1.1.1.4 Phông Lưu trữ.

Theo Khoản 6, Điều 2, Luật Lưu trữ 2011: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân" Phông lưu trữ là đơn vị phân loại và thống kê của Phông lưu

trữ quốc gia Việt Nam [13]

Như vậy có thể hiểu rằng, phông lưu trữ là một khối tài liệu có giá trị lịch

sử, khoa học, thực tiễn hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân,… và được bảo quản trong kho lưu trữ nhằm phục vụ cho nhu cầu tra cứu và sử dụng trong tương lai

1.1.1.5 Phông lưu trữ cơ quan.

Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ , “Phông lưu trữ cơ quan là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt

động của một cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong một kho lưu trữ” [17]

Tên của Phông lưu trữ cơ quan sẽ là tên cơ quan hình thành ra tài liệu Bên cạnh đó, cơ quan sản sinh ra khối tài liệu đó được gọi là đơn vị hình thành phông

1.1.2 Mục đích, ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu lưu trữ

1.1.2.1 Mục đích của công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Công tác thu thập tài liệu lưu trữ từ trước đến nay vẫn là một khâu nghiệp

vụ mang tính tiền đề, quyết định chất lượng tài liệu liệu cũng như các công tác sau này của nghiệp vụ lưu trữ, công tác này còn có vai trò quan trọng trong các lĩnh vực, đặc biệt là lĩnh vực kinh tế, chính trị, giáo dục, quốc phòng an ninh Những tài liệu được thu thập vào lưu trữ đều được sinh ra trong quá trính hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức và là những tài liệu phục vụ cho công tác quản lý, thanh tra - kiểm tra, điều tra – khảo sát số liệu,…

Trong cuộc sống sẽ có lúc cần đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ để xác thực thông tin cũng như khảo sát số liệu, vì vậy công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ góp phần tạo điều kiện phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, phục vụ như cầu sử dụng và tra tìm của độc giả

Bên cạnh đó, công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ còn có vai trò quan trọng trong việc bổ sung vào kho lưu trữ những tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, thực hiện đúng nguyên tắc thống nhất tài liệu để bảo quản và phục vụ công tác nghiên cứu và tra cứu tài liệu của độc giả

1.1.2.2 Ý nghĩa của công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Trong thực tế hiện nay, tài liệu được sản sinh ra ngày càng nhiều theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, nếu công tác thu thập tài liệu không thực hiện tốt sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị phân tán,

xé lẻ Công tác thu thập tài liệu lưu trữ giúp tập trung tại một kho lưu trữ, thuận lợi cho việc khai thác và sử dụng tài liệu

Ngoài ra, hồ sơ, tài liệu có thể được coi là bằng chứng cho quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức vì được sản sinh ra trong quá trình xử lý các công

việc hàng ngày Vì thế, công tác thu thập tài liệu giúp thu thập và thống nhất bảo quản những hồ sơ, tài liệu có giá trị để phục vụ cho giải quyết công việc sau này

Nhiều tài liệu quý mang giá trị cao do không được tập trung quản lý, bảo quản theo quy định của Nhà nước gây ra việc bị mất mát hoặc xuống cấp, làm thất thoát nguồn thông tin có thể phục vụ cho công tác xây dựng và phát triển đất nước Chính vì vậy, công tác thu thập tài liệu là nhiệm vụ cần được thực hiện thường xuyên và tất yếu trong các Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

Việc thực hiện tốt công tác thu thập tài liệu lưu trữ vào kho sẽ làm hoàn chỉnh và phong phú thành phần phông lưu trữ cơ quan nói riêng và Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam nói chung

1.1.3 Nguyên tắc của thu thập tài liệu lưu trữ

1.1.31 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ

(nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ)

Nguyên tắc này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu như tài liệu của một phông mà phân tán ở nhiều nơi sẽ gây ra khó khăn trong việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu Chúng còn phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề được phản ánh trong tài liệu của phông Vì vậy, tài liệu của một phông phải được thu thập bổ sung cho phông đó và không nên phân tán, xé lẻ ở nhiều nơi, nhiều kho lưu trữ khác nhau

Muốn thu thập, bổ sung tài liệu cho phông nào, nhất thiết phải nghiên cứu lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông của phông đó Trong quá trình thực hiện nguyên tắc này, các tổ chức lưu trữ khi phát hiện tài liệu còn lẫn lộn giữa các phông thì phải đưa chúng về đúng vị trí Mặt khác, cần phải thường xuyên sưu tầm, thu thập, bổ sung hoàn chỉnh các phông lưu trữ mà tài liệu còn phân tán

1.1.3.2 Nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối phông

Ngoài nguyên tắc thu thập tài liệu theo thời kỳ lịch sử và nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ (nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ), nguyên tắc thu thập tài liệu theo khối phông lưu trữ cũng cần được chú ý

Khối phông lưu trữ là một tập hợp những phông lưu trữ độc lập hoàn

chỉnh có quan hệ về nội dung tài liệu và có cùng đặc điểm về cơ quan chủ quản

cùng chức năng, nhiệm vụ hoặc cùng hoạt động trên một địa bàn

Theo nguyên tắc này, sau khi thu thập theo phông lưu trữ, các phông cần được sắp xếp để gần nhau tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản và tổ chức

1.1.4.1.2 Tổ chức bộ phận, nhân sự

Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm thông tin được lưu thông thông suốt, phục vụ cho hoạt động quản lý cũng như cung cấp kịp thời những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu giải quyết công việc tại các phòng, ban, đơn vị Để đáp ứng được những vai trò trên, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ cũng cần phải có những chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu của công tác này đưa ra

1.1.4.1.3 Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và đào tạo, bồi dưỡng nhân

sự

Đây là vấn đề được quan tâm hàng đầu tại các cơ quan, tổ chức giúp phát huy vai trò, trách nhiệm của Ban Lãnh đạo, phát triển nguồn nhân lực Bên cạnh

đó, công tác này còn giúp đảm bảo quyền lợi và nghĩa vụ của công chức, viên chức về đào tạo, bồi dưỡng theo pháp luật

1.1.4.1.4 Công tác thi đua, khen thưởng

Công tác thi đua, khen thưởng là công tác cần đưuọc duy trì tại các cơ quan, tổ chức để phát huy tính tính cực, chủ động và sáng tạo của các nhân lực trong cơ quan, tổ chức nhằm đưa ra những giải pháp, chia sẻ kinh nghiệm để khắc phục những khó khăn, tiêu cực và thúc đẩy các phong trào cũng như tăng hiệu suất làm việc trong cơ quan, tổ chức

1.1.4.2 Hoạt động nghiệp vụ.

1.1.4.2.1 Xác định nguồn tài liệu thu thập vào lưu trữ cơ quan

Đối với Lưu trữ cơ quan, nguồn thu thập bổ sung tài liệu chủ yếu là các tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, tổ chức đó (các phòng, ban, đơn vị, bộ phận không đủ điều kiện thành lập phông lưu trữ độc lập) Đây là nguồn tài liệu quan trọng và thường xuyên nhất trong kho lưu trữ cơ quan Những phòng, ban, đơn vị thực hiện các chức năng chủ yếu của cơ quan là nguồn tài liệu bổ sung chính vào Lưu trữ cơ quan

Ngoài ra, những tài liệu cũ còn sót lại tại các phòng, ban, đơn vị và cá nhân trong cơ quan cũng là một trong các nguồn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Thực tế tại nhiều cơ quan, đơn vị vẫn chưa có sự quan tâm đúng mức cho việc thu thập bổ sung tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, gây ra việc nhiều tài liệu có giá trị còn tồn đọng ở các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan, tổ chức - đặc biệt là những tài liệu của tổ chức bộ máy cũ Để giải quyết vấn đề này, Lưu trữ cơ quan phải tiến hành thu thập, bổ sung tài liệu cũ; không để mất mát thất lạc tài liệu quý

1.1.4.2.2 Xác định thành phần tài liệu thu thập bổ sung vào lưu trữ

cơ quan

Toàn bộ những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản từ 5 năm trở lên, được hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan, tổ chức đó nhưng đã giải quyết xong công việc và đã được lập thành hồ sơ; tài liệu

là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp, được thể hiện trên mọi vật liệu

như tài liệu giấy, phim, ảnh, ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử và các vật liệu khác

1.2 Cơ sở pháp lý về công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ là cơ sở quan trọng để thi hành chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức Vì vậy nên việc ban hành hệ thống văn bản đầy đủ về nội dung và được thể hiện dưới nhiều hình thức sẽ là cơ sở pháp lý giúp công tác lưu trữ, trong đó bao gồm công tác thu thập tài liệu lưu trữ được hiệu quả và chuyên nghiệp hơn

Tính đến thời điểm hiện tại, ngành lưu trữ đã xây dựng được một Hệ thống các văn bản quản lý, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ tương đối đầy đủ, quy định về những vấn đề liên quan tới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ Tuy nhiên, Công tác thu thập tài liệu lưu trữ vẫn chưa có những văn bản chi tiết

mà chỉ nằm trong các văn bản quy định chung về Công tác lưu trữ

1.2.1 Quy định trong văn bản Luật

Cho đến nay, văn bản có giá trị pháp lý cao nhất trong lĩnh vực này chính là Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội chính thức thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 - ra đời dựa trên sự kế thừa, phát triển những quy định trong nội dung của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 và là một bước ngoặt quan trọng trong việc khẳng định phát triển của ngành lưu trữ trong xã hội bùng nổ thông tin hiện nay Trong nội dung của luật có đề cập tới công tác thu thập tài liệu tại một số điều như:

Điều 9 Trách nhiệm lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1 Người được giao giải quyết, theo đổi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trước khi nghỉ hưu, thôi việc hoặc chuyển công tác khác thì phải bản giao đầy đủ hồ sơ, tài liệu cho người có trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

2 Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và nộp lưu hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào Lưu trữ

cơ quan

Điều 10 Trách nhiệm của Lưu trữ cơ quan

1 Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hương dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu

2 Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

3 Giao nóp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tổ chức huỷ tài liêu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

Điều 11 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

1 Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được quy định như sau

a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc, trừ trường hợp quy định tại điểm b khoản này;

b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán đối với

hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản

2 Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đền hạn nộp lưu quy định tại khoản 1 Điều này để phục vụ công việc thì phải được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan

Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cá nhân không quá 02 năm, kể

từ ngày đền hạn nộp lưu [13]

1.2.2 Quy định trong văn bản dưới luật

Sau sự ra đời của Luật lưu trữ 2011 là Thông tư số 04/2013/TT-BNV của

Bộ Nội vụ ngày 16 tháng 04 năm 2013 Hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức - Văn bản này đã đề cập tương đối đầy

đủ Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; Hay gần đây nhất là Công văn số: 903/VTLTNN-QLII về việc hướng dẫn hoạt động thu thập và nộp lưu hồ sơ, tài

liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ lịch sử Tất cả các tài liệu khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan cần phải được lập thành những hồ sơ hoàn chỉnh, nhưng trên thực tế công tác này không được thực hiện tốt, nhiều tài liệu tại các phòng, ban, đơn vị vẫn trong tình trạng lộn xộn, bó gói, đổ đống qua nhiều năm khi chuyển vào lưu trữ cơ quan; thậm chí là không giao nộp tài liệu gây ra tình trạng thất lạc, mất mát tài liệu

Đối với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, Thông tư 16/2014/TT-BNV về Hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp và Thông tư 17/2014/TT-BNV về Hướng dẫn xác định cơ quan,

tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp Đây là hai văn bản mới và quan trọng về các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu trữ lịch sử

và giao, nhận tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử các cấp

Thông tư 16/2014/TT-BNV là văn bản thay thế cho Công văn số 319/VTLTNN-NVTW ngày 01 tháng 6 năm 2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc giao nộp tài liệu lưu trữ và Lưu trữ lịch sử các cấp, thông tư này áp dụng với các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp; các Trung tâm Lưu trữ quốc gia; Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Nguyên tắc trong giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ được quy định như sau: Giao nộp, tiếp nhận

hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp đúng thẩm quyền, đúng thời hạn; chỉ giao nộp, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu; giao nộp hộp/cặp bảo quản khối tài liệu nộp lưu phải theo đúng tiêu chuẩn quy định của Nhà nước; giao nộp đầy đủ công cụ tra cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.Bên cạnh đó, thông tư còn nêu rõ trách nhiệm của

cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ; trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử các cấp trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ và việc giao, nhận và quản lý tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện

Thông tư 17/2014/TT-BNV về Hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp có hiệu lực thi hành từ ngày 01/02/2015, thay thế cho Thông tư 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng 4 năm

2006 về hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp Thông tư này hướng dẫn xác định các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, Lưu trữ lịch sử tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; hướng dẫn xây dựng, thẩm định, ban hành và sửa đổi, bổ sung Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp

Trên đây là nội dung khái quát những quy định của Nhà nước về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ và là cơ sở quan trọng, yêu cầu các cơ quan, tổ chức, cá nhân phải thực hiện nghiêm chỉnh trong công tác lưu trữ

Tiểu kết chương 1

Như vậy, trong chương 1 tác giả nghiên cứu đã trình bày cơ sở lý luận và

cơ sở pháp lý của công tác thu thập tài liệu lưu trữ Cơ sở lý luận đã nêu khái niệm của tài liệu lưu trữ; Khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc cũng như cơ

sở pháp lý của công tác thu thập tài liệu lưu trữ Đồng thời, hệ thống văn bản quy định, khối lượng, đặc điểm và giá trị tài liệu lưu trữ cũng như hoạt động quản lý và nghiệp vụ của công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia Từ đó cho người đọc thấy được cái nhìn tổng quan của công tác này Đây chính là tiền đề nghiên cứu thực trạng công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia trong chương 2

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

2.1 Khái quát về Học Viện Hành Chính Quốc Gia

2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Học Viện Hành Chính Quốc Gia

2.1.1.1 Vị trí và chức năng của Học Viện Hành Chính Quốc Gia

Ngày 01/01/2023, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Học viện Hành chính Quốc gia sát nhập dưới tên gọi chính thức là Học viện Hành chính Quốc gia

Học viện Hành chính Quốc gia là đơn vị sự nghiệp công lập trực thuộc Bộ Nội vụ và là đơn vị sự nghiệp hạng đặc biệt; Là trung tâm quốc gia thực hiện các chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức Đồng thời là đơn vị đào tạo nguồn nhân lực; Thực hiện nghiên cứu khoa học hành chính; Tham mưu và tư vấn cho Bộ Nội vụ trong lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước

Học viện Hành chính Quốc gia có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng tại Kho bạc Nhà nước, trụ sở chính đặt tại thành phố Hà Nội và có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh là National Academy of Public Administration, viết tắt là NAPA.”

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Học Viện Hành Chính Quốc Gia

Về bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức, Học viện có nhiệm vụ giúp

Bộ trưởng Bộ Nội vụ tổ chức thực hiện chương trình, nội dung đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước theo quy định của pháp luật; Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức theo quy định của pháp luật và theo yêu cầu vị trí việc làm lãnh đạo, quản

lý, vị trí việc làm chuyên môn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật; Bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ, phương pháp sư phạm cho giảng viên quản lý nhà nước trong hệ thống cơ sở đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu; Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng, nghiệp vụ quản trị, hành chính, quản lý nhà nước cho

lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công chức, viên chức trong hệ thống chính trị và các đối tượng trong doanh nghiệp nhà nước; Tham gia nghiên cứu, điều tra, khảo sát, đánh giá nhu cầu, chất lượng bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; nghiên cứu, đề xuất phương hướng đổi mới và nâng cao chất lượng bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu của quản lý nhà nước và nền công vụ; Tổ chức tập huấn về nghiệp vụ quản lý đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức làm công tác quản lý đào tạo, bồi dưỡng của các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, tổ chức chính trị - xã hội ở trung ương và các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và một số nhiệm vụ khác theo chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; Đào tạo trình độ đại học, thạc sĩ, tiến sĩ theo quy định của Luật Giáo dục đại học và pháp luật hiện hành

Ngoài ra, Học viện còn có nhiệm vụ và quyền hạn trong Nghiên cứu khoa học hành chính, quản lý nhà nước và khoa học chính sách phục vụ công tác giảng dạy của Học viện; Nghiên cứu cung cấp các luận cứ khoa học về cải cách hành chính, cải cách công vụ, công chức, chính sách công, chiến lược, biện pháp nâng cao năng lực và chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức và tổ chức bộ máy hành chính nhà nước phù hợp với từng giai đoạn phát triển; Tham gia xây dựng các chương trình, đề án thuộc lĩnh vực hành chính và quản lý nhà nước khi được cấp có thẩm quyền giao

Bên cạnh đó còn một số nhiệm vụ và quyền hạn trong các công tác như: Hợp tác quốc tế; đào tạo; cấp văn bằng chứng chỉ; khảo thí và bảo đảm chất lượng đào tạo, bồi dưỡng; Thực hiện Chương trình cải cách hành chính đối với các tổ chức, đơn vị trực thuộc Học viện;

2.1.2 Cơ cấu tổ chức của Học Viện Hành Chính Quốc Gia

Tổ chức bộ máy của Học viện đứng đầu là Ban lãnh đạo (01 Giám đốc và

04 Phó Giám đốc) quản lý 03 Phân viện ; 05 Đơn vị chức năng ; 05 Tổ chức Khoa học, Công nghệ và Dịch vụ ; 07 Khoa chuyên môn ; 01 Đơn vị cấp phòng trực thuộc Học viện ; 04 Tổ chức Đoàn thể Trong đó, Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn phòng của Học viện

(Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Học viện Hành chính Quốc gia xem tại Phụ lục 01)

2.2 Thành phần phông lưu trữ, khối lượng, đặc điểm, giá trị tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia

2.2.1 Thành phần phông lưu trữ, khối lượng tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia

2.2.1.1 Thành phần phông lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia.

Trong kho Lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia hiện nay đang quản lý các phông Lưu trữ sau: Các Phông lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia thời kỳ từ 1959 đến 2022, Phông Lưu trữ trường Trung học Văn thư Lưu trữ Trung ương I (1971 – 2005, Phông Lưu trữ trường Cao Đẳng Nội vụ Hà Nội (2006 – 2011), Phông Lưu trữ trường Đại Học Nội vụ Hà Nội (2011 – 2022) và Phông Lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia (2023 – nay)

Thành phần chủ yếu trong các phông là tài liệu được sản sinh ra trong giải quyết công việc hàng ngày (tài liệu hành chính); tài liệu liên quan đến việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của trường (tài liệu đào tạo, bồi dưỡng) và một số tài liệu khác

2.2.1.2 Khối lượng tài liệu lưu trữ trong kho lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia.

Sau quá trình sát nhập Học viện Hành chính Quốc gia và Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dưới tên gọi hiện tại là Học viện Hành chính Quốc gia, Học viện đang quản lý số lượng hồ sơ, tài liệu như sau:

STT Tên khối tài liệu đã chỉnh lý (1973 – 2003) Số lượng (hồ sơ)

Tổng 2.382

Bảng 2.1 Số lượng hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý trong kho lưu trữ

Trường Đại học Nội vụ (trích trong Báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ trước 01/01/2023)

STT Tên khối tài liệu chưa chỉnh lý (2004 – 2022) Số lượng (mét giá)

5 Tài liệu khác (Sách, báo, tạp chí,…) 05

Bảng 2.2 Số lượng hồ sơ, tài liệu chưa chỉnh lý trong kho lưu trữ

Trường Đại học Nội vụ (trích trong Báo cáo số lượng hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ Trường Đại học Nội vụ trước 01/01/2023)

Khối tài liệu đã chỉnh lý

Bảng 2.3 Số lượng hồ sơ, tài liệu trong kho lưu trữ Học viện hành chính Quốc gia

2.2.2 Đặc điểm tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia

Nhìn chung, tài liệu lưu trữ của Học viện đều có đặc điểm: chứa đựng thông tin quá khứ; Tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động, phản ánh chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Học viện qua các thời kỳ nên có độ chính xác cao

Bên cạnh đặc điểm chung vừa nêu, tài liệu lưu trữ của Học viện còn một

số những đặc điểm sau:

Thứ nhất, vật mang tin phổ biến trong kho lưu trữ của Học viện là giấy chủ yếu là bản gốc, bản chính, loại giấy được dùng phổ biến là giấy A4 và không có tài liệu nghe nhìn (ảnh, băng video,…)

Thứ hai, ngôn ngữ chính của tài liệu lưu trữ là tiếng Việt, phản ánh quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Học viện Ngoài ra còn có một số tài liệu ngôn ngữ Anh trong hồ sơ về hợp tác quốc tế

Thứ ba, các tài liệu lưu trữ trong kho đều đảm bảo về mặt thể thức (quốc hiệu, tiêu ngữ,…)

Thứ tư, tài liệu được bảo quản cẩn thận, tình trạng vật lý tốt nhưng vẫn còn xảy ra tình trạng bó gói, chất đống tài liệu

2.2.3 Giá trị tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia

Tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia góp phần quan trọng trong việc đảm bảo và cung cấp thông tin trong hoạt động quản lý; Là nguồn tài liệu với số liệu đáng tin cậy phục vụ cho mục đích tra cứu thông tin trong quá khứ; Là căn cứ cho quá trình hoạt động và thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Học viện Bên cạnh đó, tài liệu lưu trữ còn giúp nâng cao hiệu quả làm việc, giải quyết những khó khăn và đáp ứng được yêu cầu công việc Như vậy, hồ sơ, tài liệu trở thành những công cụ theo dõi, kiểm tra, giải quyết công việc, đúc rút kinh nghiệm để thực hiện tốt chức năng quản lý

Tài liệu đang được bảo quản trong kho lưu trữ đa phần là bản chính, bản gốc Như vậy, tài liệu lưu trữ trng kho của Học viện đều thuộc thông tin cấp

một, giá trị pháp lý cao, được sản sinh ra trong quá trình quá trình hoạt động của Học viện Khối tài liệu lưu trữ về đào tạo, bồi dưỡng tại Học viện Hành chính Quốc gia có tác dụng trong công tác tra cứu văn bằng, chứng chỉ của Học viên

đã tốt nghiệp để xác thực thông tin Khối tài liệu về hành chính, nghiên cứu khoa học,… là nguồn tài liệu quý cho các nghiên cứu sinh cũng như sinh viên, học viên tiếp cận để làm đề tài về công tác quản lý, hành chính cũng như tận dụng, kế thừa kết quả của những công trình nghiên cứu trước Từ đó phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và đóng góp cho vấn đề nghiên cứu những góc nhìn mới và toàn diện

2.3 Tình hình thực tế công tác thu thập tài liệu lưu trữ tại Học viện Hành chính Quốc gia

2.3.1 Hoạt động quản lý trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ

2.3.1.1 Ban hành văn bản về công tác thu thập tài liệu lưu trữ

Đối với công tác thu thập tài liệu lưu trữ, Học viện đã giao cho phòng lưu trữ phụ trách, đây là công việc định kỳ hằng năm và luôn được Ban lãnh đạo quan tâm Công tác này cũng được quy định trong quy chế tại Điều 31 - mục 1 - Chương III – Quy chế văn thư, lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia như sau:

“Hằng năm, viên chức lưu trữ cơ quan có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, cụ thể:

1 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu

2 Phối hợp với các đơn vị, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

3 Đôn đốc, nhắc nhờ viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục

hồ sơ, tài liệu nộp lưu"

4 Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu

5 Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ

sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu

6 Thu thập tài liệu lưu trữ điện tử:

a) Trường hợp tài liệu lưu trữ điện từ và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại

b) Khi giao nhận tài liệu lưu trữ điện tử, Lưu trữ cơ quan phải kiểm tra tỉnh xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập của hồ sơ Hồ sơ phải bảo đảm nội dung, cấu trúc, bối cảnh hình thành và được bảo vệ để không bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay bị mất dữ liệu

c) Việc thu thập tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện theo quy trình sau:

- Thông báo cho đơn vị giao nộp tài liệu Danh mục hồ sơ nộp lưu;

- Lưu trữ cơ quan và đơn vị giao nộp tài liệu thống nhất về yêu cầu,

phương tiện, cấu trúc và định dạng chuyển;

- Đơn vị, cá nhân giao nộp hồ sơ và dữ liệu đặc tả kèm theo;

- Lưu trữ cơ quan kiểm tra để bảo đảm hồ sơ nhận đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất, liên kết chính xác dữ liệu đặc tả với

hồ sơ, kiểm tra virus;

- Chuyển hồ sơ vào hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan

và thực hiện các biện pháp sao lưu dự phòng;

- Lập hồ sơ về việc nộp lưu tài liệu lưu trữ điện tử vào Lưu trữ cơ quan.”

[9]

Bên cạnh việc quy định trong quy chế, trước mỗi kì thu thập tài liệu tại các phòng, ban, đơn vị, cá nhân vào lưu trữ Học viện, Phòng lưu trữ luôn soạn bản kế hoạch, ghi rõ thời gian nộp của từng đơn vị Trong năm 2023, Phòng lưu trữ đã ra Kế hoạch số 2996/KH-HCQG về Thu thập hồ sơ, tài liệu năm 2023 vào lưu trữ Trong đó ghi rõ các nội dung: Nguồn, thành phần thu thập tài liệu cần thu thập; Nội dung thực hiện; Tổ chức thực hiện

2.3.1.2 Tổ chức bộ phận, nhân sự

Công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức có vai trò quan trọng trong việc bảo đảm thông tin được lưu thông thông suốt, phục vụ cho hoạt động quản lý cũng như cung cấp kịp thời những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu giải quyết công việc tại các phòng, ban, đơn vị Để đáp ứng được những vai trò

trên, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ cũng cần phải có những chuyên môn nghiệp vụ đáp ứng được yêu cầu của công tác này đưa ra

Tại Học viện, công tác thu thập tài liệu lưu trữ được giao cho phòng lưu trữ phụ trách, được thực hiện định kỳ hàng năm và nhận được sự quan tâm của lãnh đạo Theo đó, cuối mỗi năm sẽ là thời điểm ban hành kế hoạch thu thập hồ

sơ, tài liệu về lưu trữ Học viện Tài liệu sau khi được lập hồ sơ tại các phòng, ban, đơn vị, cá nhân sẽ được gửi về phòng Lưu trữ, tại đây các cán bộ sẽ một lần nữa kiểm tra lại tài liệu, hoàn thiện mục lục hồ sơ, cuối cùng là đưa lên giá bảo quản và đưa vào khai thác, sử dụng

Hiện nay, tại phòng lưu trữ của Học viện có 07 nhân sự, trong đó bao gồm

03 nhân sự là thạc sĩ và 04 nhân sự còn lại đều là bậc đại học, 07 nhân sự đều có bằng đào tạo về Lưu trữ học với lý luận chuyên môn, chính trị tốt

2.3.1.3 Quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và đào tạo, bồi dưỡng nhân sự.

Công tác quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ và đào tạo, bồi dưỡng là một trong những vấn đề được đặc biệt quan tâm tại Bội Nội vụ cũng như tại Học viện Hành chính Quốc gia Việc nâng cao chuyên môn nghiệp vụ là điều cần thiết để công tác lưu trữ được thực hiện tốt

2.3.1.4 Công tác thi đua, khen thưởng.

Công tác thi đua, khen thưởng là công tác cần đưuọc duy trì tại các cơ quan, tổ chức để phát huy tính tính cực, chủ động và sáng tạo của các nhân lực trong cơ quan, tổ chức nhằm đưa ra những giải pháp, chia sẻ kinh nghiệm để khắc phục những khó khăn, tiêu cực và thúc đẩy các phong trào cũng như tăng hiệu suất làm việc trong cơ quan, tổ chức

Công tác thi đua, khen thưởng của Học viện hiện nay vẫn chưa được cụ thể và nhấn mạnh, còn mang tính rập khuôn, chưa tạo được động lực cho các nhân sự trong Học viện Trong công tác lưu trữ cũng như thu thập tài liệu lưu trữ

từ các phòng, ban, đơn vị hiện nay vẫn chưa có chế tài xử lý những phòng, ban, đơn vị, cá nhân chậm trễ trong công tác này cũng như chưa có tuyên dương, khen thưởng những phòng, ban, đơn vị, cá nhân nộp hồ sơ, tài liệu đúng hạn

2.3.2 Hoạt động nghiệp vụ trong công tác thu thập tài liệu lưu trữ 2.3.2.1 Xác định nguồn thu thập vào lưu trữ Học Viện Hành Chính

Quốc Gia

Việc xác định nguồn thu thập vào lưu trữ Học viện có vai trò quan trọng trong việc làm phong phú nội dung hồ sơ, tài liệu đang được bảo quản tại đây Nếu muốn làm tốt công tác thu thập tài liệu trước hết cần phải lập Danh mục các phòng, ban, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu Hiện nay Học viện Hành chính Quốc gia vẫn chưa có danh mục nguồn nộp lưu riêng mà xác định dựa trên chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức cùng với …

Nguồn thu tài liệu chủ yếu của Học viện Hành chính Quốc gia là những tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của 17 phòng, ban, đơn vị thuộc Học viện

Các Đơn vị chức

năng

Các tổ chức Khoa học, Công nghệ và Dịch vụ

Các Khoa chuyên môn

Đơn vị cấp phòng trực thuộc Học viện

- Tạp chí Quản lý Nhà nước

- Khoa Hành chính học;

- Khoa Quản trị nhân lực;

- Khoa Nhà nước

và Pháp luật;

- Khoa Quản lý kinh tế;

- Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;

- Khoa Khoa học liên ngành;

- Khoa Ngoại ngữ

- Văn phòng Đảng – Đoàn thể

- Tin học

Bảng 2.4: Các nguồn thu thập tài liệu vào kho lưu trữ Học viện Hành

chính Quốc gia (Theo Kế hoạch 2996/KH-HCQG về Thu thập hồ sơ, tài liệu

năm 2023 vào lưu trữ)

2.3.2.2 Xác định thành phần tài liệu thu thập vào lưu trữ Học Viện Hành Chính Quốc Gia

Trong quá trình hoạt động của Học viện từ khi sáp nhập đến nay, các phòng, ban, đơn vị đã sản sinh ra khối lượng lớn tài liệu nhưng không phải tất cả chúng đều sẽ là tài liệu lưu trữ và được đưa vào bảo quản tại kho lưu trữ Học viện mà cần phải qua khâu sàng lọc, lựa chọn và xác định giá trị tài liệu Tài liệu trở thành tài liệu lưu trữ là khi chúng đảm bảo được hai giá trị: Giá trị nội dung

và giá trị lịch sử Trong đó, giá trị nội dung là việc phản ánh chân thực và đầy đủ các mặt hoạt động của Học viện và được trình bày theo thể thức được trình bày đúng quy định

Thành phần chính trong nguồn nộp lưu vào lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia là những hồ sơ, tài liệu trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thuộc Học viện; Công vihần chính trong nguồn nộp lưu vào lưu trữ Học viện Hành chính Quốc gia là những hồ sơ, tài liệu trong quá trì Như đã nói, không phải tài liệu nào cũng là tài liệu lưu trữ, ngoài những điều kiện nêu trên còn xét về mặt thời hạn bảo quản của tài liệu từ

05 năm trở lên đến vĩnh viễn mới đủ điều kiện nộp lưu vào kho lưu trữ Học viện

Tại Học viện Hành chính Quốc gia đều triển khai công tác thu thập tài liệu lưu trữ mỗi năm một lần, vì thế nên xảy ra việc mất văn bản hoặc chỉ tìm thấy bản photo thì có thể bổ sung bằng văn bản của các phòng, ban, đơn vị kháccũng giữ văn bản đó - đây chính là lợi ích lớn nhất của việc thu thập tài liệu mỗi năm một lần

Theo khảo sát Học viện không xây dựng danh mục nguồn cho từng năm nên phần nào gây khó khăn trong việc xác định các hồ sơ, tài liệu cần giao nộp

từ phòng ban, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu trữ Học viện

2.3.3 Quy trình thu thập tài liệu vào lưu trữ Học Viện Hành Chính Quốc Gia

Kế hoạch thu hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia được thực hiện theo Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP của Chính Phủ quy định chi tiết một số điều của Luật lưu trữ và Quyết định số 3669/QĐ-HCQG ngày 23/9/2022 của Giám đốc Học viện Hành chính Quốc gia ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Học viện Hành chính Quốc gia Quy trình, thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu cụ thể như sau:

2.3.3.1 Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu thuộc các phòng, ban, đơn vị

Vào tháng 10 hàng năm, Hu thập hồ sơ, tài liệu thuộc các phòng, ban, đơn vị.các phòng, ban, đơn v, Hu thập hồ sơ, tài liệu thuộc các phòng, ban, đơn vị Trong k, ban, đơn v, quy định về thành phần tài liệu cần thu thập, trách nhiệm của bên giao hồ sơ, tài liệu (các phòng, ban, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu) và bên nhận hồ sơ, tài liệu (phòng lưu trữ); lịch thu thập của các phòng, ban, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu; mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu

Theo khảo sát, trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, các phòng, ban, đơn vị của Học viện Hành chính Quốc gia đã sản sinh ra nhiều loại tài liệu, mỗi loại tài liệu của từng phòng, ban, đơn vị lại có nội dung

và thời hạn bảo quản khác nhau nên sẽ có văn bản quy định và cách thu thập, bảo quản riêng, vì thế Học viện không thể xây dựng được danh mục nguồn của từng năm Một số nhóm tài liệu có thể kể đến như: Hồ sơ, tài liệu của Ban Quản

lý đào tạo sẽ phải áp dụng Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành Giáo dục; Hồ sơ, tài liệu của Ban Kế hoạch - Tài chính sẽ áp dụng Thông tư số 01/2024/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của ngành tài chính;

Trong bản Kế hoạch có nêu mục đích của thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Học viện để thực hiện quy định Nhà nước về quản lý tập trung thống nhất tài