Sinh viên các ngành học như Quản trị văn phòng, Quản trị nhân lực, Quản lý nhà nước các khoá được học các học phần liên quan như Kỹ thuật soạn thảo văn bản, Nghiệp vụ thư ký văn phòng -
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Nghiên cứu các nội dung về ngôn ngữ tiếng Việt, soạn thảo văn bản tiếng Việt được nhiều tác giả tiếp cận với những hướng vấn đề và hình thức khác nhau Điển hình như các công trình nghiên cứu, giáo trình học tập, bài viết về ngôn ngữ tiếng Việt và soạn thảo văn bản được công bố và xuất bản, như sau:
Năm 2002, cuốn sách “Ngữ pháp kinh nghiệm của cú pháp tiếng Việt mô tả theo quan điểm chức năng hệ thống” của Hoàng Văn Vân đã được xuất bản
[45] Cuốn sách này miêu tả theo quan điểm chức năng hệ thống, chủ yếu dựa vào luận án Tiến sĩ được các tác giả tiến hành nghiên cứu tại Khoa Ngôn ngữ học, Đại học Macquarie, Australia từ năm 1994 đến năm 1997 dưới nhan đề bằng tiếng Anh An Experiential Grammar Of The Vietnamese Clause: A Functional Description Năm 2002 Đây là công trình đầu tiên ứng dụng lý thuyết NPCNHT vào nghiên cứu tiếng Việt và là tài liệu cần thiết phục vụ cho cán bộ giảng dạy sau đại học, học viên cao học, nghiên cứu sinh ngôn ngữ học, ngôn ngữ học ứng dụng và ngoại ngữ [21]
Luận án tiến sĩ “So sánh ngôn ngữ báo chí tiếng Việt và tiếng Anh qua một số thể loại” của Nguyễn Hồng Sao (2010), tác giả đã nghiên cứu cấu trúc thể loại và cấu trúc ngôn ngữ dựa vào nguồn bản tin quốc tế và phóng sự qua việc sử dụng bộ công cụ đánh giá Trong luận án này, tác giả đã liệt kê các ví dụ NNĐG được sử dụng trong văn bản nhằm đưa ra những nhận xét về mặt nội dung, ý nghĩa của văn bản Công trình chỉ là bước đầu sử dụng bộ công cụ đánh giá làm cơ sở phân tích ngôn ngữ báo chí bằng tiếng Anh và tiếng Việt để phân tích bình diện liên nhân ở hai thể loại cơ bản, vì vậy tác giả chưa hệ thống được các biện pháp hiện thực hóa NNĐG được sử dụng trong hai thể loại báo tiếng Việt và tiếng Anh [20]
Bài viết “nghiên cứu tính nhập nhằng trong tiếng Việt và giải pháp khắc phục trong soạn thảo văn bản” của tác giả Đinh Thị Mỹ Hạnh (2012), Trường
Cao đẳng Công nghệ Thông tin, Đại học Đà Nẵng Nội dung của bài báo là nghiên cứu những hiện tượng nhập nhằng trong tiếng Việt, nghiên cứu những giải pháp khử nhập nhằng trong tiếng Việt đã có hiện nay và đề xuất hướng khắc phục trong soạn thảo văn bản [10]
Bài viết “Nghiên cứu về chuẩn hóa văn bản cho hệ thống tổng hợp tiếng nói” của tác giả Đinh Anh Tuấn, Mai Văn Thủy, Lê Ngọc Thế (2012), Viện Công nghệ thông tin Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam Hà Nội Bài báo đã mang đến một kết quả ý nghĩa cho việc chuẩn hóa văn bản tiếng Việt [19]
Cuốn sách “Giao tiếp diễn ngôn và cấu tạo văn bản”, của tác giả Diệp Quang Ban (2012), NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội đã bàn về giao tiếp và mô hình giao tiếp, truyện học và ngữ pháp truyện, phân tích hội thoại, phân tích diễn ngôn, văn bản và đặc trưng của văn bản, ngôn ngữ nói và viết, mạng mạch, mạch lạc trong văn bản, liên kết trong tiếng Việt, cấu tạo của đoạn văn, cấu tạo nghĩa và bố cục của văn bản, một số loại văn bản thường dùng, rút ngắn văn bản [3]
Bài viết “Đề xuất việc dạy học đọc hiểu văn bản thông tin ở trường trung học của Việt Nam trong thời gian gần đây, kỉ yếu Hội thảo khoa học toàn quốc Đổi mới nghiên cứu và giảng dạy Ngữ văn trong nhà trường sư phạm” của tác giả Phạm Thị Thu Hiền (2016), NXB Giáo dục Việt Nam Để dạy học đọc hiểu văn bản ở trường phổ thông Việt Nam trong thời gian tới đáp ứng được yêu cầu của thực tiễn và bắt kịp với xu thế quốc tế, cần đổi mới đồng bộ các yếu tố: mục tiêu của dạy học đọc hiểu, chuẩn đọc hiểu, văn bản đọc hiểu, phương pháp dạy học đọc hiểu và cách đánh giá kết quả đọc hiểu Cần tham khảo cách làm của một số quốc gia có nền GD tiên tiến trên thế giới để đổi mới dạy học đọc hiểu trong nhà trường phổ thông một cách có hiệu quả [13]
Bài viết “Đề xuất một khái niệm “văn bản thông tin” gắn với phong cách ngôn ngữ của văn bản cho chương trình ngữ văn ở trường phổ thông, của tác giả
Trịnh Thị Lan (2016), Trường Đại học Sư phạm Hà Nội” Bài viết xem xét chỗ đứng của văn bản thông tin trong chương trình giáo dục của một số nước phát triển, nghiên cứu về nhu cầu và thực trạng dạy học văn bản thông tin của nhà trường phổ thông, bài viết đã đề xuất một khái niệm “văn bản thông tin” dựa trên sự phân loại về phong cách ngôn ngữ của văn bản [12].
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục tiêu: Góp phần nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên
Phân viện Học viện Hành Chính Quốc Gia khu vực miền Trung
+ Làm rõ những vấn đề lý thuyết liên quan đến kỹ năng soạn thảo văn bản;
+ Khảo sát, đánh giá thực trạng kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện Học viện Hành Chính Quốc Gia khu vực miền Trung ;
+ Nghiên cứu đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài nghiên cứu, để làm rõ vấn đề, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cơ bản như sau:
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp
Phương pháp này được sử dụng để phân chia đối tượng nghiên cứu thành các phần nhỏ nhằm mục đích tìm hiểu các vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản, các yếu tố tác động đến kỹ năng soạn thảo văn bản, các tiêu chí đánh giá về sự thống nhất, đảm bảo trong vấn đề soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện Học viện Hành chính Quốc Gia khu vực miền Trung
Phương pháp này được tác giả sử dụng nhằm hệ thống những vấn đề liên quan cơ bản đến kỹ năng soạn thảo văn bản Bao gồm khái niệm, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng soạn thảo văn bản để làm cơ sở cho việc triển khai các nội dung tiếp theo của đề tài tại chương 2
+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi, phiếu khảo sát, phỏng vấn
Bằng việc xây dựng hệ thống câu hỏi khảo sát thực trạng kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện Học viện Hành chính Quốc Gia khu vực miền Trung; thu thập hệ thống thông tin đầy đủ, khách quan Sau khi được xử lý và phân tích, chúng trở thành căn cứ thực tiễn cho tôi đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho sinh viên phân viện Học viện Hành Chính Quốc Gia khu vực miền Trung
Quan sát cuộc sống học tập và sinh hoạt của sinh viên phân viện Học viện Hành Chính Quốc Gia khu vực miền Trung, thông qua các nhiệm vụ thực tiễn, các hoạt động thực tế, các cuộc thi, thông qua các buổi học, các buổi giao lưu,… cho phép tôi thu thập được nhiều thông tin thực tế và trực tiếp.
Đóng góp mới của đề tài
Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện, đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản cho sinh viên tại Phân viện khu vực Miền Trung - Học viện hành chính Quốc gia Đề tài sẽ là một kênh thông tin giúp người đọc hiểu rõ và phù hợp với thực tế kỹ năng học tập của sinh viên tại Phân viện Nhờ đó, phát huy được những kỹ năng sinh viên nói chung và kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên nói riêng đạt được những thành tựu nổi bật, góp phần vào quá trình phát triển năng lực kỹ năng sinh viên của Phân viện trong tương lai Đề tài sau khi hoàn thành sẽ trở thành một nguồn tài liệu tham khảo hỗ trợ cho sinh viên trong việc thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học, báo cáo kiến tập ngành nghề, thực tập tốt nghiệp về chủ đề soạn thảo văn bản.
Bố cục của đề tài nghiên cứu
Ngoài phần mở đầu, danh mục viết tắt, tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung gồm 3 chương cơ bản chính:
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN
Những khái niệm cơ bản
Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học khác nhau Văn bản là một khái niệm có nhiều cách hiểu và đa dạng về thể loại
Có nhiều khái niệm khác nhau về khái niệm văn bản, chúng ta có thể hiểu:
Theo nghĩa rộng: “Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu ngôn ngữ nhất định” [14]
Theo nghĩa hẹp: “Văn bản là công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức” (Ví dụ: chỉ thị, quyết định, kế hoạch, chương trình, biên bản, báo cáo, thông báo, ) [14]
Tác giả Văn Tất Thu trong cuốn “Văn bản và công tác văn bản trong cơ quan nhà nước (sách chuyên tham khảo)” có định nghĩa rằng: “Văn bản là kết quả phản ánh ghi nhận thông tin về những sự vật, hiện tượng của thế giới hiện thực khách quan và sự tư duy của con người, được hình thành bằng hệ thống các ký hiệu ngôn ngữ trên vật liệu bằng giấy, có giá trị pháp lý”[17]
Theo Khoản 1, Điều 3 của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư có giải thích khái niệm “Văn bản là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định”[9]
Xét mọi góc độ thì văn bản đều được coi là phương tiện hoặc vật mang thông tin, mang nội dung được ghi chép bằng kí hiệu ngôn ngữ, nó giúp con người giao tiếp với nhau (có thể trong những khoảng không gian rộng hay xuyên quốc gia và còn có thể trải qua nhiều thế thệ)
Như vậy, văn bản là một tài liệu bằng giấy hoặc bằng một hình thức khác mà các thông tin, ý kiến, hoặc sự kiện được ghi lại hoặc thể hiện, có thể được truyền đạt, lưu trữ, hoặc tham khảo sau này
1.1.2 Khái niệm kỹ năng soạn thảo văn bản
Trong xã hội ngày nay, ở tất cả các vị trí thuộc bất kỳ lĩnh vực nào, dù là cấp quản lý hay nhân viên văn phòng doanh nghiệp hoặc tư nhân, hay là sinh viên thì đều phải tiếp xúc, xử lý với các văn bản Soạn thảo văn bản không chỉ để phục vụ cho công việc mà còn có ý nghĩa không nhỏ trong cuộc sống sinh hoạt hàng ngày Vì vậy, việc thành thạo kỹ năng soạn thảo văn bản là điều rất quan trọng và cần thiết
Soạn thảo văn bản là quá trình tạo ra, chỉnh sửa và định dạng các loại văn bản, như thông điệp, bài báo, báo cáo, thư từ, và được thực hiện dưới nhiều hình thức khác nhau (đa số được thực hiện trên máy tính) Nó bao gồm việc sắp xếp ý tưởng, lựa chọn từ ngữ, cấu trúc câu, và định dạng văn bản để truyền đạt thông điệp một cách hiệu quả và rõ ràng Đối với văn bản nói chung, điều này còn bao gồm việc sắp xếp ý lẽ, lựa chọn từ ngữ phù hợp với mục đích giao tiếp, và cân nhắc về ngữ điệu và cách diễn đạt phù hợp với đối tượng nghe hoặc đọc
Kỹ năng soạn thảo văn bản dường như chẳng còn gì xa lạ gì đối với mọi người Đặc biệt, khi sống trong thời đại 4.0 hiện nay, việc soạn thảo văn bản diễn ra rất thường xuyên, ở mọi nơi Với sự phổ biến của email, tin nhắn văn bản và mạng xã hội, việc biết cách soạn thảo văn bản không chỉ giúp bạn truyền đạt ý tưởng một cách rõ ràng mà còn giúp bạn rèn luyện tư duy logic và sáng tạo Trong môi trường sống và làm việc hiện đại, kỹ năng soạn thảo văn bản là một kỹ năng cần thiết để thành công và phát triển
“Kỹ năng soạn thảo văn bản là khả năng trình bày văn bản có cấu trúc, rõ ràng và logic Điều này không chỉ bao gồm việc viết đúng ngữ pháp và từ vựng trong văn bản, mà còn liên quan đến việc biết cách trình bày ý tưởng, phát triển luận điểm và sắp xếp thông tin dễ hiểu và thu hút cho người đọc” [23]
Kỹ năng này giúp bạn làm việc một cách hiệu quả hơn với các ứng dụng như Mycrosoft Word, Google Docs hoặc các phần mềm tin học văn phòng tương tự để soạn thảo nội dung Chúng ta có thể áp dụng trong nhiều lĩnh vực và ngữ cảnh, từ viết email, viết CV và báo cáo trong môi trường công sở, đến viết bài học thuật, bài phân tích, quảng cáo, tin tức…
Như vậy, kỹ năng soạn thảo văn bản là khả năng biểu diễn ý tưởng, thông tin, và ý kiến một cách chính xác, logic, và hấp dẫn thông qua việc viết Điều này bao gồm khả năng sắp xếp ý tưởng theo một cấu trúc logic, sử dụng ngôn từ phù hợp và hiệu quả, và kiểm tra và chỉnh sửa văn bản để đảm bảo tính chính xác và mạch lạc Kỹ năng này không chỉ đòi hỏi khả năng ghi chép mà còn yêu cầu khả năng suy luận, phân tích, và tổ chức thông tin một cách có hệ thống.
Vai trò của kỹ năng soạn thảo văn bản
1.2.1 Truyền đạt thông tin chính xác
Kỹ năng soạn thảo văn bản là một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc truyền đạt thông tin chính xác Việc sử dụng từ ngữ chính xác, cấu trúc logic và sắp xếp thông tin một cách rõ ràng không chỉ giúp người viết truyền đạt ý kiến một cách hiệu quả mà còn giảm thiểu rủi ro phát sinh hiểu lầm
Kỹ năng soạn thảo văn bản đòi hỏi sự chú ý đến chi tiết và kiểm soát ngôn từ Việc lựa chọn từ ngữ phù hợp không chỉ giúp truyền đạt ý nghĩa một cách chính xác mà còn tạo điều kiện cho người đọc hiểu được thông điệp một cách dễ dàng Sự sắp xếp logic của các ý và câu trong văn bản cũng đóng vai trò quan trọng trong việc truyền đạt thông tin chính xác, giúp người đọc theo dõi và hiểu rõ hơn về nội dung được trình bày
Ngoài ra, kỹ năng soạn thảo văn bản còn đòi hỏi sự hiểu biết về đối tượng đọc và mục tiêu truyền đạt Việc điều chỉnh phong cách, cấu trúc và ngôn từ phù hợp với độ tuổi, trình độ và quan điểm của độc giả giúp tăng tính hiệu quả của thông điệp và giảm thiểu khả năng hiểu lầm
Vì vậy, kỹ năng soạn thảo văn bản không chỉ là việc viết nên các câu chữ mà còn là quá trình xây dựng một cách cẩn thận, logic và chính xác để truyền đạt thông tin một cách hiệu quả và đúng đắn
1.2.2 Thể hiện sự chuyên nghiệp
Một văn bản được soạn thảo một cách chuyên nghiệp thường phản ánh sự cẩn thận đến từ người viết, sự tôn trọng đối với độc giả và sự chuyên môn trong cách trình bày thông tin
Tính chuyên nghiệp của một văn bản thể hiện qua sự chính xác trong ngôn từ và thông tin Người viết cần sử dụng từ vựng phù hợp, tránh những ngôn từ mơ hồ hay không chính xác, từ đó giúp tránh hiểu lầm và nhầm lẫn từ phía độc giả Ngoài ra, sự cấu trúc hợp lý, logic và tổ chức rõ ràng của nội dung cũng là yếu tố quan trọng, giúp đảm bảo thông tin được truyền đạt một cách dễ hiểu và nhận thức
Khả năng sử dụng đúng đắn các phong cách và định dạng văn bản cũng là một yếu tố quan trọng trong việc thể hiện tính chuyên nghiệp Từ việc lựa chọn font chữ, căn chỉnh văn bản đến việc sử dụng đúng đắn các kỹ thuật định dạng như tiêu đề, đoạn văn, và gạch đầu dòng, tất cả đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một hình ảnh chuyên nghiệp và chất lượng cho văn bản
Kỹ năng soạn thảo văn bản đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao uy tín của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp Một văn bản được soạn thảo một cách chuyên nghiệp và có chất lượng không chỉ giúp tăng cường sự tin cậy và uy tín của người viết mà còn xây dựng lòng tin từ phía độc giả hoặc đối tác
Khi một văn bản được soạn thảo một cách tỉ mỉ, chính xác và logic, nó tạo ra ấn tượng mạnh mẽ về sự chuyên nghiệp và tôn trọng đối với người đọc Sự cẩn thận và tinh tế trong lựa chọn từ ngữ, cấu trúc câu và tổ chức nội dung giúp văn bản trở nên dễ hiểu, thú vị và gần gũi hơn với độc giả
Một văn bản nâng cao uy tín cũng phản ánh sự chuyên môn và kiến thức sâu rộng của người viết đối với chủ đề được đề cập Việc trình bày thông tin một cách rõ ràng và đầy đủ, kèm theo các dẫn chứng và thông tin chính xác từ các nguồn đáng tin cậy, giúp tạo ra một bức tranh toàn diện và đáng tin cậy về vấn đề được thảo luận
Hơn nữa, việc sử dụng kỹ thuật và công cụ soạn thảo hiện đại cũng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng và uy tín của văn bản Tính chất chuyên nghiệp của định dạng, font chữ, hình ảnh đi kèm và bố cục tổng thể tất cả cùng hòa quyện để tạo ra một ấn tượng tích cực và tăng cường uy tín của văn bản
Kỹ năng soạn thảo văn bản không chỉ là việc viết nên các dòng chữ mà còn là quá trình xây dựng một hình ảnh chuyên nghiệp, đáng tin cậy và uy tín thông qua từng từ ngữ, từng câu chữ và tổ chức nội dung một cách tỉ mỉ và chuẩn xác
Như vậy, kỹ năng soạn thảo văn bản thể hiện tính chuyên nghiệp không chỉ qua nội dung chính xác mà còn qua cách trình bày thông tin, sử dụng ngôn từ và định dạng văn bản một cách sáng tạo và chuyên nghiệp
1.2.4 Tạo cơ hội phát triển nghề nghiệp
Kỹ năng soạn thảo văn bản đóng vai trò quan trọng trong nhiều lĩnh vực nghề nghiệp Kỹ năng này có thể tạo ra cơ hội nghề nghiệp nếu bạn sử dụng và phát triển được nó
Viết CV và Thư xin việc, viết một CV và thư xin việc chuyên nghiệp và thu hút sẽ giúp bạn nổi bật giữa đám đông ứng viên Kỹ năng soạn thảo văn bản giúp bạn tạo ra bài thư và CV sáng tạo, rõ ràng và thuyết phục
THỰC TRẠNG KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA SINH VIÊN PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHU VỰC MIỀN TRUNG
Khái quát về Phân viện và sinh viên Phân viện Học viện Hành chính khu vực miền Trung
2.1.1 Khái quát về Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung
Phân viện Miền Trung là đơn vị trực thuộc Học viện Hành chính Quốc gia, có chức năng đào tạo, bồi dưỡng năng lực, kiến thức, kỹ năng về hành chính, về lãnh đạo, quản lý cho cán bộ, công chức, viên chức, đào tạo nguồn nhân lực và nghiên cứu khoa học hành chính
* Nhiệm vụ và quyền hạn
Nhiệm vụ và quyền hạn của Phân viện Miền Trung được xây dựng trên cơ sở tích hợp, có điều chỉnh để phù hợp với tình hình thực tế trong thực hiện nhiệm vụ của Phân viện Học viện quốc gia tại thành phố Huế và Phân hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà nội tại tỉnh Quảng Nam (trước ngày 01/01/2023) đồng thời bổ sung những nhiệm vụ mới được cấp có thẩm quyền giao, cụ thể như sau:
Tham mưu cho giám đốc Học viện về chiến lược, kế hoạch phát triển Phân viện; Tổ chức thực hiện các chương trình, nội dung đào tạo bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức về hành chính và quản lý nhà nước trên phạm vi cả nước theo quy định của Học viện; Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng quản lý nhà nước theo tiêu chuẩn ngạch công chức, chức danh nghề nghiệp viên chức; Bồi dưỡng kiến thức, kỹ năng theo yêu cầu vị trí việc làm lãnh đạo, vị trí việc làm chuyên môn nghiệp vụ,…
Cơ cấu tổ chức của Phân viện Miền Trung bao gồm Giám đốc, các Phó Giám đốc và 11 đơn vị trực thuộc như sau: Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Quản trị, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Quản lý Đào tạo và Công tác sinh viên, Phòng Quản lý Bồi dưỡng, Phòng Quản lý khoa học, Khảo thí và Thư viện, Khoa Hành chính và Pháp luật, Khoa Khoa học liên ngành, Khoa Quản lý Kinh tế - Xã hội, Khoa Quản trị nhân lực và quản trị văn phòng, Trung tâm Đào tạo, bồi dưỡng tại Đà Nẵng
2.1.2 Khái quát về sinh viên Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia Khu vực miền Trung
Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia Khu vực miền Trung là một điểm sáng trong hệ thống giáo dục, đóng vai trò quan trọng trong việc đào tạo và nâng cao trình độ chuyên môn cho sinh viên Tại đây, với số lượng khoảng hơn 600 sinh viên của các khóa học 2020 - 2024; 2021 - 2025; 2022 - 2026; 2023 - 2027 đang theo học các khoa: Khoa Hành chính và Pháp luật, Khoa Quản trị nhân lực và Quản trị văn phòng Trong đó, Khoa Hành chính và Pháp luật gồm 3 ngành học: ngành Luật; ngành Thanh tra - chuyên ngành Luật; ngành Quản lý nhà nước Khoa Quản trị nhân lực và Quản trị văn phòng gồm 2 ngành học: ngành Quản trị nhân lực và ngành Quản trị văn phòng Bắt đầu năm học tới (từ khóa sinh viên năm 2024 trở đi) có thêm ngành Kinh tế Điều này tạo nên một môi trường học tập phong phú, đồng thời thúc đẩy sự giao lưu, trao đổi kiến thức giữa các sinh viên
Sinh viên tại Phân viện Học viện Hành chính Quốc gia Khu vực miền Trung đến từ khắp các vùng miền của đất nước trải dài từ Bắc vào Nam, từ đồng bằng phẳng lặng đến những vùng miền núi hùng vĩ, mỗi nơi mang trong mình một văn hoá đặc trưng riêng biệt Sự đa dạng này không chỉ làm phong phú thêm cảnh quan xã hội mà còn ảnh hưởng sâu sắc đến kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Điều này thể hiện qua cách sử dụng ngôn từ, cách diễn đạt ý kiến, và cách tổ chức bố cục văn bản Sinh viên từ các vùng miền khác nhau thường mang theo trong mình những đặc điểm ngôn ngữ, lối diễn đạt, và giá trị văn hóa riêng, làm cho văn bản của họ phản ánh rõ nét bối cảnh văn hoá mà họ trưởng thành Từ việc lựa chọn từ ngữ phù hợp đến cách xây dựng câu chữ, sự ảnh hưởng của văn hoá vùng miền hiện rõ, tạo nên sự đa dạng và phong phú trong các tác phẩm văn bản của sinh viên
2.2 Thực trạng kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện Học viện Hành Chính Quốc Gia khu vực miền Trung
* Kết quả khảo sát kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện
Học viện Hành chính Quốc gia khu vực miền Trung
Mỗi thành công của một cá nhân có đạt được hay không đều là nhờ vào các yếu tố kỹ năng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng quản lý thời gian,… và với kỹ năng soạn thảo văn bản sẽ phần nào giúp cá nhân thành thạo nó vững bước hơn trong con đường sự nghiệp của mình Vì thế, để đánh giá được thực trạng kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện, tác giả đã áp dụng phương pháp khảo sát qua bảng hỏi với kết quả 76 câu trả lời, cùng với việc thực hiện phỏng vấn đối với một số sinh viên đang học tập tại Phân viện
Các câu hỏi xoay quanh các vấn đề như: anh/chị đã từng tham gia bất kỳ khoá học, môn học nào về soạn thảo văn bản hay chưa? Theo anh/chị kỹ năng soạn thảo văn bản có cần thiết đối với sinh viên hay không? Các yếu tố như kỹ năng sử dụng ngôn ngữ, kỹ năng tin học văn phòng có ảnh hưởng tới kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên hay không?
(Chi tiết phiếu khảo sát và kết quả khảo sát kèm theo tại Phụ lục số 01, 02)
Kết quả khảo sát cho thấy, có tới 77% tỉ lệ sinh viên được khảo sát đã từng học các học phần và tham gia các cuộc thi liên quan về kỹ năng soạn thảo văn bản, 23% tỉ lệ còn lại cho kết quả là chưa từng tham gia Đồng thời, dựa trên kết quả khảo sát được thì các bạn sinh viên các ngành như ngành Quản lý nhà nước, ngành Quản trị nhân lực và ngành Quản trị văn phòng là học các học phần như kỹ thuật soạn thảo văn bản, văn bản quản lý nhà nước và tiếng Việt thực hành Còn với sinh viên ngành Thanh tra - chuyên ngành Luật thì chỉ học học phần Tiếng việt thực hành
Việc xây dựng hiệu quả kỹ năng soạn thảo văn bản là cần thiết đối với sự phát triển của sinh viên Phân viện miền Trung với tỉ lệ là 94% cho rằng là rất cần thiết, tỉ lệ cần thiết chiếm 6%, không một sinh viên nào chọn không cần thiết Điều này nói lên rằng sinh viên cũng đang rất quan tâm về kỹ năng soạn thảo văn bản - một trong những kỹ năng nghề nghiệp rất quan trọng
Mức độ sinh viên thường xuyên tiếp xúc với các loại văn bản với tỉ lệ 56% là thường xuyên, 34% không thường xuyên, 10% ở mức độ bình thường Với tỉ lệ trên cũng có thể thấy được sinh viên Phân viện đã và đang được tiếp cận với văn bản và có thể thấy rằng sinh viên Phân viện cũng có nhiều cách để phát triển kỹ năng soạn thảo văn bản của mình
Kỹ năng tin học rất có ảnh hưởng tới kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện miền Trung chiếm 60%, số sinh viên cho rằng kỹ năng tin học có ảnh hưởng tới kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện miền Trung là 26%, với số sinh viên chọn 14% với mức độ bình thường, kỹ năng tin học không ảnh hưởng tới kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện miền Trung là 0% Qua câu hỏi khảo sát này, tác giả thấy rằng kỹ năng tin học trong kỹ năng soạn thảo văn bản là rất quan trọng, nó cũng chiếm phần lớn ảnh hưởng đến kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện
Kỹ năng sử dụng ngôn ngữ rất có ảnh hưởng tới kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện miền Trung chiếm 13% Có ảnh hưởng chiếm tỉ lệ cao nhất với 57%, bình thường là 30%, không ảnh hưởng thì không có bạn sinh viên nào chọn tỉ lệ là 0% Kết quả này cho thấy sinh viên Phân viện vẫn chưa xem việc kỹ năng sử dụng ngôn ngữ nó có thể ảnh hưởng rất lớn đến kỹ năng soạn thảo nội dung của một văn bản
Sinh viên tự tin về kỹ năng đánh máy, tin học của mình được khảo sát và cho ra kết quả như sau: 22% tỉ lệ sinh viên chọn có, 38% tỉ lệ chọn mức bình thường, 40% tỉ lệ sinh viên chọn không Kết quả này cho thấy sinh viên Phân viện chưa hoàn toàn có đủ tự tin về kỹ năng tin học của mình Đây cũng có thể nói rằng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện
Sinh viên tự tin về kỹ năng sử dụng ngôn ngữ của mình được khảo sát và cho ra kết quả như sau: 19% tỉ lệ sinh viên chọn có, 52% tỉ lệ chọn mức bình thường, 29% tỉ lệ sinh viên chọn không Kết quả này cho thấy sinh viên Phân viện chưa hoàn toàn có đủ tự tin về kỹ năng tin học của mình Đây cũng có thể nói rằng là một trong những yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng soạn thảo văn bản của sinh viên Phân viện
PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN CỦA SINH VIÊN PHÂN VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA KHU VỰC MIỀN TRUNG
Phương hướng đề xuất giải pháp
Phát triển kỹ năng sinh viên là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu trong tiến trình xây dựng và thực hiện sứ mệnh đào tạo của Phân viện Miền Trung Để kỹ năng soạn thảo văn bản trong sinh viên Phân viện đạt được những thành tựu nổi bật, Phân viện Miền Trung cần phải nghiêm túc thực hiện các định hướng cơ bản sau đây:
Một là, quán triệt chủ trương, thực hiện tốt chương trình đào tạo của Học viện về xây dựng và phát triển kỹ năng sinh viên, lấy giá trị năng lực con người sinh viên làm nền tảng, sức mạnh nội sinh để đảm bảo sự phát triển bền vững của năng lực chuyên môn cho thế hệ tương lai của đất nước và xã hội Xác định xây dựng và phát triển kỹ năng sinh viên là nhiệm vụ chung của toàn đội ngũ tri thức trong Phân viện
Phát triển chương trình đào tạo chuyên sâu, tăng cường việc nghiên cứu và cập nhật kiến thức, phương pháp giảng dạy mới nhất để đáp ứng nhu cầu thực tiễn và phát triển của xã hội Chương trình đào tạo cần được thiết kế linh hoạt và đa dạng, đảm bảo tính ứng dụng cao và khả năng phát triển năng lực toàn diện cho sinh viên
Xây dựng môi trường học tập tích cực và đa dạng, kết hợp giữa lý thuyết và thực hành Tạo ra các cơ hội để sinh viên tham gia vào các dự án nghiên cứu, thực tiễn và các hoạt động ngoại khóa để phát triển kỹ năng mềm và năng lực chuyên môn
Xây dựng hệ thống tư vấn và hỗ trợ sinh viên mạnh mẽ, nhằm giúp họ hiểu rõ về mục tiêu nghề nghiệp và phát triển cá nhân Cung cấp các dịch vụ hỗ trợ về học tập, sự nghiệp và tâm lý để giúp sinh viên vượt qua các thách thức trong quá trình học tập và rèn luyện
Xây dựng một môi trường làm việc tích cực và sáng tạo, khuyến khích sự đóng góp và chia sẻ kinh nghiệm từ các giáo sư, giảng viên và chuyên gia Tạo ra các chương trình đào tạo và hợp tác nghiên cứu giữa các bộ môn và các tổ chức ngoài trường để tận dụng tối đa nguồn lực và kinh nghiệm
Thiết lập hệ thống đánh giá định kỳ và liên tục cải thiện chất lượng đào tạo, dựa trên phản hồi từ sinh viên, cựu sinh viên và doanh nghiệp Liên tục đổi mới các phương pháp và nội dung đào tạo để đảm bảo sự phù hợp với nhu cầu thị trường lao động và phát triển của xã hội
Hai là, tăng cường sự chỉ đạo, kiểm tra của lãnh đạo Phân viện, giảng viên và sự vào cuộc các tổ chức đoàn thể Đề cao trách nhiệm của người đứng đầu trong việc tổ chức thực hiện và phát triển kỹ năng cho sinh viên tại Phân viện Miền Trung
Xây dựng một quy trình rõ ràng và minh bạch về việc chỉ đạo và kiểm tra hoạt động đào tạo và phát triển kỹ năng của sinh viên Lãnh đạo Phân viện cần thường xuyên theo dõi, đánh giá và đảm bảo sự thực hiện chính xác và hiệu quả của các hoạt động trong trường
Tạo điều kiện và khuyến khích giảng viên tham gia tích cực vào việc phát triển kỹ năng cho sinh viên Đào tạo và hỗ trợ giảng viên về phương pháp giảng dạy hiệu quả và các kỹ năng quản lý lớp học để đảm bảo sự tiến bộ của sinh viên
Thúc đẩy sự hợp tác giữa Phân viện và các tổ chức đoàn thể như Hội Sinh viên, Câu lạc bộ học thuật, và các tổ chức xã hội khác Tạo điều kiện để sinh viên có cơ hội tham gia vào các hoạt động ngoại khóa và dự án, từ đó phát triển kỹ năng mềm và mạng lưới quan hệ
Tạo ra một môi trường làm việc và học tập nơi mà mọi người đều cảm thấy được động viên và động viên lẫn nhau Khuyến khích sự chia sẻ thông tin và kinh nghiệm giữa các thành viên trong cộng đồng Phân viện để mỗi người đều có trách nhiệm đóng góp vào sự phát triển chung
Thực hiện việc đánh giá định kỳ và liên tục cải thiện chất lượng hoạt động đào tạo và phát triển kỹ năng cho sinh viên Sử dụng phản hồi từ cộng đồng sinh viên và các tổ chức đoàn thể để điều chỉnh và cải thiện các hoạt động đào tạo và hỗ trợ
Ba là, xây dựng và phát triển kỹ năng sinh viên với quan điểm phát huy trọn vẹn những giá trị năng lực của sinh viên Phân viện Quảng Nam Xác lập các quy tắc, tiêu chí phù hợp với sự thích ứng của từng cá nhân sinh viên và chức năng, nhiệm vụ của Phân viện Miền Trung Với khát vọng tạo nên tầm vóc, vị thế xứng đáng của Phân viện sau sáp nhập, tạo môi trường đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực có nền tảng kỹ năng chuyên nghiệp trước mắt và lâu dài Định hướng mỗi sinh viên đều được đào tạo theo những nhu cầu và mục tiêu riêng của mình Xây dựng một hệ thống linh hoạt, cho phép sinh viên lựa chọn các môn học, hoạt động ngoại khóa và dự án thích hợp với quan điểm và mục tiêu cá nhân
Tạo ra một môi trường học tập và làm việc cộng đồng, khuyến khích sự trao đổi kiến thức và kinh nghiệm giữa sinh viên và giảng viên Thực hiện các hoạt động học tập dựa trên vấn đề và dự án thực tế để giúp sinh viên áp dụng kiến thức vào thực tiễn
Các nhóm giải pháp cụ thể
3.2.1 Nhóm giải pháp đối với nhà trường
Các giải pháp từ nhà trường để nâng cao kỹ năng soạn thảo cho sinh viên có thể bao gồm:
Phản hồi và hỗ trợ cá nhân, cung cấp phản hồi cụ thể và hướng dẫn cá nhân cho sinh viên để cải thiện kỹ năng soạn thảo của họ Để nâng cao kỹ năng soạn thảo cho sinh viên, nhà trường có thể triển khai các giải pháp như việc cung cấp dịch vụ phản hồi và hỗ trợ cá nhân cho sinh viên
Thay vì chỉ cung cấp thông tin chung chung, nhà trường có thể tổ chức buổi tư vấn cá nhân hoặc nhóm nhỏ để giải đáp thắc mắc và cung cấp góp ý cụ thể về các bài viết của sinh viên Các chuyên viên tư vấn hoặc giáo viên có thể dành thời gian riêng để đánh giá và phản hồi chi tiết về cách viết, cấu trúc, và ý tưởng của từng sinh viên Ngoài ra, việc mở rộng dịch vụ hỗ trợ trực tuyến qua email, diễn đàn hoặc ứng dụng tin nhắn cũng giúp sinh viên dễ dàng tiếp cận sự giúp đỡ từ nhà trường mọi lúc, mọi nơi Qua việc này, sinh viên có thể nhận được sự hỗ trợ cá nhân hóa và phản hồi tích cực, từ đó nâng cao kỹ năng soạn thảo của mình một cách hiệu quả
Tài liệu và nguồn tư liệu, cung cấp tài liệu hướng dẫn, mẫu và nguồn tư liệu hữu ích để giúp sinh viên phát triển kỹ năng soạn thảo của họ
Nhà trường có thể cung cấp một loạt tài liệu và nguồn tư liệu đa dạng nhằm nâng cao kỹ năng soạn thảo cho sinh viên Đầu tiên, thư viện của trường có thể cung cấp một bộ sưu tập đa dạng sách về viết và soạn thảo, từ các sách hướng dẫn cơ bản đến các tác phẩm văn học chất lượng cao Các sinh viên có thể tận dụng các tài liệu này để tìm hiểu về cấu trúc văn bản, phong cách viết, và các kỹ thuật sáng tạo
Ngoài ra, nhà trường cũng có thể cung cấp truy cập vào các cơ sở dữ liệu trực tuyến chứa hàng ngàn bài báo, nghiên cứu, và tài liệu khác liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau Việc này giúp sinh viên có nguồn tư liệu phong phú để nghiên cứu và tham khảo khi soạn thảo các bài viết
Bên cạnh đó, nhà trường cũng có thể tổ chức các buổi workshop hoặc hội thảo về viết và soạn thảo, mời các chuyên gia và nhà văn nổi tiếng để chia sẻ kinh nghiệm và kỹ thuật viết Những hoạt động này không chỉ cung cấp kiến thức bổ ích mà còn tạo ra cơ hội giao lưu và học hỏi cho sinh viên
Việc cung cấp tài liệu và nguồn tư liệu đa dạng là một giải pháp quan trọng giúp nhà trường nâng cao kỹ năng soạn thảo cho sinh viên, từ đó giúp họ trở thành những người viết thành công trong tương lai
Hợp tác và phát triển kỹ năng qua các hoạt động nhóm, khuyến khích sinh viên tham gia vào các hoạt động nhóm, dự án và bài tập có liên quan đến viết để họ có cơ hội học hỏi từ nhau và phát triển kỹ năng soạn thảo Đầu tiên, việc tổ chức các nhóm làm việc trong các lớp học liên quan đến viết và soạn thảo giúp sinh viên học hỏi từ nhau, chia sẻ ý kiến và kinh nghiệm, từ đó phát triển khả năng viết của mỗi thành viên trong nhóm
Ngoài ra, nhà trường có thể tổ chức các buổi hội thảo hoặc workshop về viết nhóm, nơi mà sinh viên có thể tham gia vào các hoạt động thảo luận, trao đổi ý kiến, và hợp tác để hoàn thành các dự án viết chung Các hoạt động này không chỉ giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng viết mà còn phát triển kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, và làm việc nhóm
Bên cạnh đó, việc tạo ra các cộng đồng viết trực tuyến cũng là một giải pháp hiệu quả Nhà trường có thể khuyến khích sinh viên tham gia vào các diễn đàn, nhóm Facebook hoặc các nền tảng khác để chia sẻ và đánh giá bài viết, từ đó thu thập phản hồi và hỗ trợ từ cộng đồng viết lớn
Việc khuyến khích hợp tác và phát triển kỹ năng qua các hoạt động nhóm là một giải pháp quan trọng giúp nhà trường nâng cao kỹ năng soạn thảo cho sinh viên, từ đó giúp họ trở thành những người viết thành công và linh hoạt trong tương lai
Sử dụng công nghệ, tận dụng các công cụ và ứng dụng công nghệ như phần mềm kiểm tra chính tả và ngữ pháp, các nền tảng trực tuyến cho việc chia sẻ và phản hồi văn bản để hỗ trợ sinh viên trong quá trình soạn thảo
Một giải pháp hiệu quả mà các nhà trường có thể áp dụng để nâng cao kỹ năng soạn thảo cho sinh viên là tích hợp công nghệ vào quá trình giảng dạy và học tập Cụ thể, nhà trường có thể cung cấp các khóa học trực tuyến về viết và soạn thảo văn bản, kết hợp với các công cụ phân tích văn bản tự động để đánh giá và cung cấp phản hồi cho các bài luận của sinh viên
Ngoài ra, việc sử dụng phần mềm kiểm tra chính tả và ngữ pháp có thể giúp sinh viên tự tin hơn khi viết và sửa lại các tài liệu của họ Hơn nữa, việc khuyến khích sinh viên tham gia vào các diễn đàn trực tuyến hoặc nhóm thảo luận văn học có thể giúp họ rèn luyện kỹ năng viết và tiếp cận các phản hồi từ cộng đồng
Cuối cùng, việc sử dụng công nghệ trong quá trình đào tạo cũng cho phép sinh viên trải nghiệm các công cụ và ứng dụng mới nhất trong lĩnh vực viết và soạn thảo, từ đó giúp họ phát triển kỹ năng và sự sáng tạo trong việc sáng tạo nội dung văn bản
