Trần Mạnh Tuấn:“ Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp và quản lý kết quả hoạt động khoa học tại Việnthông tin Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2007 tập trung vào việc nghiên cứu về quảnlý và
Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hướng dẫn nghiên cứu trước đây đã có rất nhiều bài nghiên cứu về luận văn, luận án, thảo luận chuyên ngành đăng tải trên các tạp chí khoa học… liên quan đến các nguồn thông tin nội sinh như sau: Đề tài cấp bộ của ThS Trần Mạnh 1 Tuấn: “Thực trạng, và các biện pháp nâng cao hiệu quả quản lý, khai thác nguồn tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2006 Đề tài này tập trung vào việc nghiên cứu về tình hình thực tế và các giải pháp để hiệu quả hóa việc quản lý và khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam Đề tài cấp viện của ThS Trần Mạnh Tuấn:
“Nghiên cứu và đề xuất các biện pháp và quản lý kết quả hoạt động khoa học tại Viện thông tin Khoa học Xã hội Việt Nam” năm 2007 tập trung vào việc nghiên cứu về quản lý và khai thác kết quả hoạt động khoa học tại Viện thông tin Khoa học Xã hội Việt Nam.
Luận văn Thạc sĩ, Trần Thị Thanh Vân: “ Nghiên cứu hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám của Đại học Quốc gia Hà Nội đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ” năm 2008, Luận văn tập trung vào việc nghiên cứu và cải thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu xám tại Đại học Quốc gia Hà Nội.
Nguyễn Mai Chi: “ Hoàn thiện công tác tổ chức quản lý nguồn tài liệu nội sinh đáp ứng phương thức đào tạo theo tín chỉ tại Trường đại học Bách Khoa Hà Nội” năm
2011 là một đề tài quan trọng trong lĩnh vực quản lý thông tin và tài liệu Dựa trên thông tin từ một số luận văn thạc sĩ khác, chúng ta có thể thấy rằng việc nghiên cứu và cải thiện công tác quản lý nguồn tài liệu nội sinh là một vấn đề quan trọng và cần thiết. Trước đây cũng có một số tạp chí được đăng tải như: “Một số vấn đề xoay quanh việc thu thập, khai thác tài liệu xám” của TS Nguyễn Viết Nghĩa tạp chí Thông tin –
Tư liệu số 3 năm 2005, cung cấp cái nhìn tổng quan về tầm quan trọng của việc thu thập và sử dụng tài liệu xám trong lĩnh vực thư viện và thông tin “Về vấn đề quản lý khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh” trên tạp chí Thông tin Khoa học Xã hội số 8 năm 2007, Bài viết này cung cấp cơ sở để hiểu rõ hơn về việc quản lý và khai thác nguồn thông tin khoa học nội sinh, đặc biệt trong lĩnh vực thư viện và thông tin.
“Vai trò nguồn học liệu tại các trường đại học, học viện” , tác giả Thu Minh, tạp chí Thông tin- Tư liệu số 3 năm 2007 “ Phát triển nguồn học liệu tại các tổ chức, nghiên cứu đào tạo hiện nay” TS Nguyễn Huy Chương.
“Nguồn tin nội sinh phục vụ nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học của trường đại học Sư phạm Hà Nội” trên Website: http://tuxa.hnue.edu.vn truy cập ngày
10/06/2010, đề cập đến các khía cạnh liên quan đến việc quản lý và sử dụng nguồn tin nội sinh để phục vụ mục tiêu đào tạo và nghiên cứu của trường.
Ngoài các đề tài nghiên cứu còn đề cập đến các khía cạnh sau: nguồn thông tin số, xử lý nội dung tài liệu, sản phẩm, dịch vụ và nguồn thông tin thư viện Cho đến nay chưa có đề tài nghiên cứu nào về vấn đề tổ chức, quản lý và phục vụ nguồn thông tin nội sinh tại Thư viện Viện Hành chính Quốc gia Như vậy, đề tài “ Nâng cao hiệu quả quản lý, thu thập và khai thác tài liệu nội sinh tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia ” là đề tài hoàn toàn mới, không trùng lặp với đề tài nào đã nghiên cứu trước đó.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu:Làm rõ thực trạng thu thập, quản lý và khai thác TLNS của Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện và phát triển việc quản lý, sử dụng nguồn TLNS một cách hiệu quả.
- Nghiên cứu vai trò của TLNS với quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học
- Nghiên cứu chu trình thu thập, quản lý và khai thác nguồn TLNS tại Thư viện HVHCQG.
- Đánh giá về các điểm mạnh, điểm còn hạn chế, xác định những nguyên nhân để đề xuất ra một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực nội sinh một cách khoa học.
Phương pháp nghiên cứu
Trong các giai đoạn nghiên cứu về đề tài, chúng tôi đã phối hợp và sử dụng những phương pháp sau:
- Sưu tầm, nghiên cứu các tài liệu tài liệu nội sinh, tham khảo một số đề tài nghiên cứu, khoá luận, luận văn, bài tập lớn,…
- Nhóm phương Pháp lý luận : So sánh, Phân tích và tổng hợp tài liệu.
- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:
+ Phương pháp điều tra bằng bảng hỏi
Giả thuyết nghiên cứu
Nguồn thông tin nội sinh là tài liệu quan trọng để Thư viện HVHCQG phục vụ hiệu quả và đạt năng lực tích cực cho công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học của các sinh viên, học viên và giảng viên của HV Tuy nhiên, trong công việc tổ chức, quản lý,thu thập và phục vụ nguồn thông tin nội sinh trong thư viện còn gặp nhiều những khó khăn, thử thách Nếu nghiên cứu, đánh giá hiện trạng các hoạt động liên quan đến nguồn thông tin nội sinh: Hoàn thiện quá trình thu thập, quản lý và sử dụng nguồn thông tin nội sinh; Tăng cường cho cơ sở vật chất, nâng cấp các hệ thống quản lý và tận dụng được các nguồn thông tin nội sinh; Nâng cao năng lực của ngũ cán bộ và những người có nhu cầu về sử dụng thông tin; Mở rộng và cải thiện hệ thống đối tác sẽ giúp nâng cao hiệu quả của thư viện, không những vậy nó còn góp phần vào việc nâng cao chất lượng đào tạo của Học viện.
KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU NỘI SINH VÀ ĐẶC ĐIỂM NGƯỜI DÙNG TIN TẠI THƯ VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Cơ sở lý luận về tài liệu nội sinh
1.1.1 Khái niệm tài liệu nội sinh
Nội sinh có thể được hiểu là tất cả những gì được sản sinh ra từ bên trong bản thân sự vật, đối tượng được nhắc đến đến Với các cơ sở giáo dục đại học, ngay trong quá trình tổ chức đào tạo và nghiên cứu khoa học, nhà trường đã tạo ra một khối lượng tài liệu có giá trị gọi là nguồn tin nội sinh Đó là các công trình nghiên cứu khoa học, luận án, luận văn, sách tham khảo, tài liệu hội nghị, hội thảo Đây là nguồn tài liệu hết sức có ý nghĩa, phục vụ thiết thực nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, sinh viên các trường.
Trong xu hướng phát triển chung, hoạt động giảng dạy của các trường đại học ngày càng mở rộng, công tác nghiên cứu khoa học cũng không ngừng được đầu tư và chú trọng Do đó nguồn tin nội sinh của từng trường cũng tăng cả về chất lượng và chuyên sâu về nội dung kiến thức.
Tài liệu nội sinh có thể hiểu là các tài liệu được tạo ra thông qua quá trình mài giũa học tập, nghiên cứu của cơ sở đào tạo, tài liệu này thuộc về chính chủ thể sáng tạo ra các tài liệu Chúng ta đều biết rằng thông tin khoa học được tạo ra thông qua quá trình lao động khoa học của mỗi cá nhân, được lưu trữ và sử dụng dưới nhiều hình thức khác nhau, trong đó có hai dạng chính: Tài liệu xuất bản và tài liệu không xuất bản hay còn gọi là TLNS Mặc dù là tài liệu không xuất bản nhưng loại tài liệu này vẫn được phát hành rộng rãi dưới nhiều kênh phân phối phổ biến và thu hút được sự chú ý của đông đảo những người làm công tác thông tin thư viện.
TLNS là một nguồn thông tin có giá trị cho các nhà nghiên cứu, học sinh và các chuyên gia khác Nó có thể cung cấp thông tin cập nhật về các nghiên cứu và phát triển mới nhất và có thể cung cấp cho người đọc cái nhìn sâu sắc về hoạt động nội bộ của các tổ chức Chính vì thế, các cơ quan thông tin thư viện thuộc khu vực này khi quan tâm đến việc phát triển nguồn tin khoa học nội sinh tương ứng thì cũng đồng nghĩa là các cơ quan, tổ chức cũng đã chú trọng đến việc phát triển phần nguồn tin mà mình có ưu thế tuyệt đối so với các cơ quan khác.
1.1.2 Đặc điểm của tài liệu nội sinh
TLNS chính là những thành quả của các đơn vị, tổ chức tạo ra trong quá trình hoạt động, nghiên cứu khoa học, giảng dạy, học tập Đối với các trường đại học, học viện, các tài liệu đó bao gồm: luận án, luận văn, công trình nghiên cứu, kỷ yếu hội nghị, hội thảo, các tài liệu liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học, bài giảng,
TLNS thường được tạo ra theo một chu trình nhất định dựa trên đặc điểm hoạt động của từng cơ sở đào tạo giáo dục Nội dung của tài liệu thường đa dạng và đồ sộ. Chuyên môn đào tạo của nhà trường cũng sẽ quyết định nội dung và các lĩnh vực cung cấp nguồn lực nội sinh này Hầu hết các nguồn TLNS đều được sử dụng nội bộ và không được phát hành công khai.
Nguồn lực nội sinh phản ánh tiềm năng hoạt động và định hướng nghiên cứu phát triển của trường Điều này đã được thể hiện thông qua số lượng luận văn, đề tài nghiên cứu khoa học ở các cấp (cấp trường, cấp bộ, cấp quốc gia) Ngoài ra, nguồn TLNS còn phản ánh các kết quả hoạt động và đào tạo của từng cơ sở giáo dục qua số lượng bài báo, bài viết, kỷ yếu hội nghị,
1.1.3 Vai trò của tài liệu nội sinh trong hoạt động thông tin thư viện
1.1.3.1 Tài liệu nội sinh phục vụ công tác giảng dạy và học tập
Các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng đào tạo, đổi mới phương pháp giảng dạy mang tính quyết định là đội ngũ giảng viên và điều kiện học tập Trong đó vai trò của thư viện nói chung và nguồn TLNS của các cơ sở giáo dục đại học nói riêng đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo, mang lại nhiều lợi ích không chỉ cho giảng viên và cả sinh viên, nhất là đối với công tác giảng dạy.
TLNS là nguồn bổ sung cho các nguồn lực thông tin khác, là tài liệu cung cấp thông tin chuyên sâu về các lĩnh vực cụ thể, đáp ứng nhu cầu đa dạng của người dùng tin Cung cấp thông tin cập nhật, độc đáo, không được xuất bản ở các kênh truyền thống Hỗ trợ nghiên cứu, học tập và công việc hiệu quả hơn cho người dùng tin. Việc tổ chức biên soạn giáo trình, bài giảng phục vụ giảng dạy và học tập cho các học phần, chương trình đào tạo của cơ sở giáo dục có thể cung cấp thông tin mang tính cập nhật, chuyên sâu về các lĩnh vực được đào tạo giúp sinh viên có được nguồn học liệu đầy đủ và phong phú chất lượng đào tạo cũng sẽ tốt hơn Đồng thời, người học cũng có cái nhìn đa chiều về các vấn đề học tập.
Nguồn TLNS còn cung cấp cho giảng viên, sinh viên những tài liệu mới, thường xuyên được cập nhật có giá trị thông tin cao do các TLNS thường gắn liền với các vấn đề, nội dung nghiên cứu của cơ sở đào tạo, nội dung của TLNS rất phù hợp với các ngành/chuyên ngành để sử dụng trong giảng dạy và học tập, qua đó giúp giảng viên tăng cường tính tương tác và thu hút sinh viên trong giờ học.
TLNS còn giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng tìm kiếm, thu thập và sử dụng thông tin Góp phần phát triển tư duy phản biện và khả năng sáng tạo của sinh viên Các tài liệu như đề tài nghiên cứu khoa học, giáo trình giúp sinh viên ôn tập, củng cố kiến thức, nâng cao tầm hiểu biết, là nguồn tài liệu/ học liệu tham khảo hữu ích cho các kỳ thi và bài tập lớn, đặc biệt là các bài khoá luận tốt nghiệp hay làm đề tài nghiên cứu khoa học.
1.1.3.2 Tài liệu nội sinh phục vụ hoạt động nghiên cứu khoa học Đào tạo và nghiên cứu khoa học là hai nhiệm vụ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng của các cơ sở giáo dục đại học, đặc biệt là đối với các trường đại học có định hướng nghiên cứu, kết quả của công tác nghiên cứu khoa học được xem là một trong các yếu tố nâng cao vị thế của giáo dục đại học Nguồn TLNS của những trường đại học, học viện được tạo thành bởi các hoạt động giảng dạy, nghiên cứu khoa học Nguồn tin này phản ánh chính xác nhất, toàn diện về các kết quả cũng như năng lực và phương hướng hoạt động của giáo dục đại học, nơi lưu trữ nguồn tài liệu vô giá của một nền giáo dục Tài liệu và học liệu nội sinh đóng vai trò quyết định đối với các công trình nghiên cứu khoa học trong đó có tài liệu nội sinh TLNS đóng vai trò vô cùng quan trọng trong các hoạt động nghiên cứu khoa học, đem lại nhiều lợi ích cho các hoạt động nghiên cứu:
TLNS thường chứa đựng những thông tin mới nhất về các lĩnh vực nghiên cứu, không được xuất bản rộng rãi Giúp các nhà nghiên cứu cập nhật xu hướng nghiên cứu mới nhất, tránh trùng lặp trong nghiên cứu Cung cấp thông tin về các lĩnh vực nghiên cứu chuyên sâu, ít được quan tâm Giúp các nhà khoa học tìm kiếm và khám phá ra những góc nhìn mới mẻ, mở rộng phạm vi nghiên cứu.
Cung cấp dữ liệu chính xác, số liệu thực tế, phương pháp nghiên cứu có giá trị cho các nhà làm khoa học Giúp các nhà nghiên cứu bỏ ra ít thời gian và công sức hơn trong các hoạt động nghiên cứu Tạo cầu nối giữa các nhà nghiên cứu trong cùng lĩnh vực Thúc đẩy chia sẻ thông tin, dữ liệu và kết quả nghiên cứu Giúp các nhà nghiên cứu củng cố luận điểm, lập luận trong nghiên cứu, nâng cao tính chính xác, tin cậy và giá trị khoa học của nghiên cứu.
Khái quát về Thư viện Học viện Hành chính Quốc Gia
Trung tâm công nghệ và Thư viện là đơn vị quan trọng thuộc HVHCQG, có chức năng tham mưu, giúp Giám đốc HV quản lý, tổ chức ứng dụng, nghiên cứu, triển khai, hoạt động công nghệ trong toàn hệ thống HV; xây dựng, vận hành hạ tầng kỹ thuật, cơ sở dữ liệu, chuyển đổi số, khai thác thông tin, tư liệu, tài liệu giấy và điện tử; công tác thư viện; quản lý đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến và từ xa theo quy định của HV; thực hiện in ấn, phát hành sách, tài liệu phục vụ hoạt động đào tạo, bồi dưỡng và nghiên cứu khoa của HV.
Trung tâm Công nghệ và Thư viện (sau đây gọi tắt là Trung tâm) có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
1 Xây dựng kế hoạch dài hạn và hằng năm về công tác công nghệ, thông tin, xuất bản, phát hành chương trình, giáo trình, tài liệu, công tác thư viện, quản lý hạ tầng công nghệ phục vụ đào tạo trực tuyến và chuyển đổi số trình Giám đốc Học viện xem xét, quyết định.
2 Tổ chức, quản lý, ứng dụng, nghiên cứu, triển khai, hoạt động của công nghệ trong toàn hệ thống Học viện.
3 Quản trị hạ tầng công nghệ phục vụ các hoạt động của Học viện; tham mưu đề xuất Ban Giám đốc Học viện về kỹ thuật công nghệ để tổ chức triển khai quản lý khi xuất hiện yêu cầu từ thực tiễn.
4 Thực hiện hoạt động xuất bản, phát hành chương trình, giáo trình, tài liệu: a) Quản lý công tác xuất bản chương trình, giáo trình, tài liệu của Học viện theo quy định của pháp luật; b) Giới thiệu và phát hành các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ công tác nghiên cứu, đào tạo, bồi dưỡng; c) Sao chụp tài liệu nội bộ phục vụ hoạt động chuyên môn của các đơn vị thuộc và trực thuộc Học viện; d) Quản lý kho sách, giáo trình, tài liệu phục vụ công tác đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học của Học viện.
5 Quản lý thư viện, hiện đại hoá công tác thư viện tại Học viện: a) Thực hiện các nghiệp vụ thư viện theo quy định của pháp luật và của Học viện;b) Tổ chức xây dựng và phát triển Thư viện điện tử, số hoá các tài liệu, công trình nghiên cứu, tiếp nhận và sử dụng cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động của
Thư viện và Thư viện số; c) Tiếp nhận, công bố luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ trên cổng thông tin của Học viện và lưu trữ theo quy định; d) Thu nhận lưu chiểu, lưu trữ bảo quản toàn bộ các sản phẩm khoa học nội sinh của Học viện; đ) Tổ chức quản lý, khai thác, ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý thư viện; tạo, e) Tham gia hoạt động của các hiệp hội thư viện theo quy định.
6 Thực hiện hoạt động thông tin, tư liệu: a) Tổ chức dịch vụ khai thác thông tin, dữ liệu số hoá hỗ trợ, phục vụ đào bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học của Học viện và theo nhu cầu xã hội; b) Tổ chức thực hiện công tác thu thập, lưu trữ và khai thác tư liệu, thông tin, sách báo, tạp chí, giáo trình, tài liệu cả bản giấy và điện tử; c) Tổ chức và thực hiện biên dịch sách, chương trình, giáo trình, tài liệu, quản lý thông tin và tư liệu quốc tế phục vụ cho hoạt động đào tạo, bồi dưỡng, nghiên cứu khoa học hành chính và quản lý nhà nước theo quy định của pháp luật và của Học viện; d) Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức khai thác và sử dụng các công trình nghiên cứu khoa học đ) Xây dựng các bản tin.
7 Quản lý hoạt động đào tạo, bồi dưỡng trực tuyến và từ xa theo quy định Học viện.
8 Quản trị nội dung hệ thống đào tạo trực tuyến của Học viện.
9 Tham gia xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch, quy chế của Học viện và các văn bản khác khi được Giám đốc Học viện giao.
10 Tham gia biên soạn các chương trình, giáo trình, tài liệu phục vụ nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng khi được giao.
11 Nghiên cứu khoa học phục vụ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn khi được giao.
12 Giúp Giám đốc Học viện thống nhất quản lý các nội dung chuyên môn của Trung tâm đối với các bộ phận có liên quan tại các Phân viện của Học viện Hành chính Quốc gia theo quy định của Học viện.
13 Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê, quản lý và lưu trữ hồ sơ của Trung tâm theo quy định.
14 Quản lý viên chức, người lao động và tài sản được giao theo quy định của Nhà nước và của Học viện.
15 Thực hiện các nhiệm vụ và những quyền hạn khác do Giám đốc Học viện giao.
Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện Học Viện Hành Chính Quốc Gia
Nghiên cứu NDT và NCT là một trong những công việc quan trọng của các Thư viện để có thể nắm bắt được các nhóm người dùng tin khác nhau cũng như thoả mãn được nhu cầu thông tin của họ nhằm không ngừng nâng cao mức độ đáp ứng NCT tin của NDT Người dùng tin và nhu cầu tin trong hoạt động của Thư viện chính là căn cứ quan trọng giúp các cơ quan Thông tin – Thư viện nâng cao chất lượng vốn tư liệu cũng như chất lượng sản phẩm và các dịch vụ Thông tin – Thư viện.
1.3.1 Đặc điểm người dùng tin tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
Người dùng là yếu tố cốt lõi của bất kỳ dịch vụ thông tin nào Đây là chủ đề chính thông tin và tài liệu Người sử dụng tin tức là chủ sở hữu của các trang web tin tức nhưng đồng thời họ cũng chính là người sáng tạo ra chúng Đây cũng là những yếu tố tác động hai chiều với các tổ chức đơn vị thông tin Người sử dụng thông tin cũng là căn cứ xác thực nhất để có xác định phương thức hoạt động của các tổ chức thông tin Người sử dụng thông tin tham gia vào phần lớn các hoạt động của tổ chức thông tin Họ nắm bắt được những nguồn thông tin và có thể thông báo, đánh giá chúng Các chính sách bổ sung tuỳ thuộc vào nhu cầu của NDT NDT tại Thư viện HVHCQG chia thành những nhóm người dùng như sau:
1.3.1.1 Nhóm NDT là cán bộ quản lý và lãnh đạo:
Nhóm NDT này gồm: Ban Giám đốc, Trưởng – phó các phòng ban chức năng, các khoa, các bộ môn và toàn thể cán bộ công chức của Học viện Thuộc nhóm này, số lượng không nhiều nhưng lại là nhóm đối tượng đặc biệt quan trọng của Thư viện, vừa là người sử dụng thông tin để thực hiện chức năng quản lý công tác giáo dục và đào tạo của HV, vừa là nhóm người xây dựng các chiến lược phát triển của HV, nhiều cán bộ còn tham gia công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học.
Thông tin cũng là công cụ quản lý hiệu quả bởi vì quản lý là quá trình chuyển hoá thông tin trở thành hành động Thông tin càng chính xác thì quá trình quản lý sẽ càng hiệu quả Vì vậy, thông tin dành cho đối tượng quản lý có quy mô rộng, phong phú bao gồm việc tổng hợp, phân tích, dự báo về các lĩnh vực khoa học tự nhiên, nghiên cứu chính trị, lịch sử, văn hoá, về đường lối, chính sách, chủ trương, pháp luật của Đảng, liên quan đến chiến lược phát triển và là thông tin phục vụ cho đối tượng này.
1.3.1.2 Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy:
Là tập thể những người có trình độ chuyên môn cao, có bằng cấp học thuật, họ tham gia vào hoạt động giảng dạy và nghiên cứu, hướng dẫn sinh viên nghiên cứu khoa học, làm luận văn tốt nghiệp, luận án tiến sĩ, luận văn trong mọi lĩnh vực nghiên cứu Họ cũng là chủ thể, đối tượng đưa ra thông tin trong các bài báo, sách giáo khoa, các đề tài nghiên cứu khoa học, những hội thảo, diễn đàn, bài báo, tiểu luận Đồng thời, họ còn thường xuyên sử dụng các nguồn thông tin nói chung và tài liệu nội sinh nói riêng Họ còn tạo ra những TLNS có hàm lượng kiến thức rất cao.
Nhóm nghiên cứu này là những nhà nghiên cứu có kiến thức và hiểu biết sâu sắc trên nhiều lĩnh vực, đặc biệt quan tâm những nguồn tài liệu chuyên biệt cho một lĩnh vực khoa học nhất định và những nguồn tài liệu hữu ích phục vụ cho công tác nghiên cứu, giảng dạy và đào tạo… Nguồn thông tin phải luôn cập nhật và thực sự phù hợp với nghiên cứu của họ Họ nắm vững nguồn tài liệu của ngành học và biết phương pháp để tra cứu tài liệu trên các trang web và các nguồn tài liệu điện tử trên máy tính.
Họ thông thạo máy tính và ngoại ngữ nên tìm tài liệu rất là nhanh chóng, dễ dàng trên internet, phục vụ tốt cho việc nghiên cứu Các loại tài liệu mà họ cần là những tài liệu có tính chất chính thống, thời sự, thông tin cập nhật về các thành tựu khoa học kỹ thuật mới trong và ngoài nước, thông tin về kết quả nghiên cứu khoa học, các đề tài đang được tiến hành hoặc mới được hoàn thành, những nguồn thông tin khoa học có thể truy cập được (CSDL) trực tuyến hoặc lưu trữ dưới dạng CD-ROM) Hình thức phục vụ nhóm này là cung cấp thông tin chi tiết, chính xác cao, chuyên sâu về nhiều chủ đề sáng tạo, vừa mang tính lý luận vừa mang tính thực tế Đặc biệt phải đảm bảo tính tổng hợp, bởi vì nhóm đối tượng này sử dụng thông tin từ chính những kết quả nghiên cứu mà họ có được trong quá trình sử dụng thông tin, đó là những bài báo, những công trình nghiên cứu,… Vì không tham gia quản lý, nhóm đối tượng không có nhiều cơ hội nghiên cứu, tìm hiểu thông tin trên nhiều phương tiện: Thư mục chuyên đề, các thông tin chọn lọc, thông tin chuyên đề, sách giáo khoa, giáo trình,
1.3.1.3 Nhóm NDT là sinh viên và học viên sau đại học: Đây là nhóm NDT chủ yếu của Thư viện Nhu cầu thông tin của nhóm này vô cùng đa dạng và phong phú, mục đích chính là tìm kiếm tư liệu phục vụ cho nhu cầu học tập và nâng cao kiến thức bản thân Họ chú trọng đến những thông tin, tài liệu liên quan tới các lĩnh vực tổng hợp và chuyên ngành mà họ đang theo học Nhu cầu về sách giáo trình các môn học, giáo trình, bài giảng, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập, đề tài nghiên cứu khoa học của Khoa/ ngành mà sinh viên đang theo học là rất cao.
1.3.2 Đặc điểm nhu cầu tin của người dùng tin tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
Nhu cầu tin là đòi hỏi tất yếu của con người trong quá trình thu nhận và xử lí thông tin nhằm tồn tại và phát triển sự sống Nhu cầu thông tin xuất phát từ chính nhu cầu hiểu biết của nhân loại, nó tăng trưởng và phát triển với tỷ lệ thuận cùng với đó là sự phát triển của các quan hệ xã hội, có tính chất tuần hoàn Nếu được thoả mãn nhu cầu tin một cách triệt để thì nhu cầu tin sẽ phát triển còn không thì ngược lại nhu cầu tin sẽ bị suy giảm, tiêu diệt, biến mất đi khi nếu không được thoả mãn một cách triệt để, liên tục và thường xuyên Với sự đổi mới của ngành giáo dục và đào tạo ở HVHCQG, phục vụ cho sự nghiệp CNH-HĐH đất nước, đã tác động rất mạnh mẽ và sâu sắc đối với người sử dụng tin và nhu cầu thông tin của họ Thông tin đã không thể thiếu trong quá trình nghiên cứu và đào tạo Mỗi cá nhân, cán bộ, giảng viên trong trường cần thường xuyên nghiên cứu tài liệu, trau dồi thêm nhiều kiến thức phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy của mình.
1.3.2.1 Nhu cầu về nội dung thông tin của người dùng tin tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia.
Biểu đồ 1 Nhu cầu tin theo nội dung ( Giảng viên)
Qua biểu đồ khảo sát trên ta nhận thấy rằng nhu cầu thông tin về chính trị xã hội được giảng viên quan tâm, chiếm 53,8%; nội dung thông tin về các chuyên ngành đào tạo tại Học viện cũng được quan tâm tìm kiếm và nghiên cứu, nội dung này chiếm tỉ lệ
49.5% câu trả lời; văn hoá nghệ thuật chỉ chiếm 26,9%, điều này cũng cho thấy nhu cầu nội dung thông tin khá phù hợp với đối tượng là giảng viên vì đây là những vấn đề được giảng viên quan tâm như chính trị xã hội, bên cạnh đó lĩnh vực chuyên môn cũng được giảng viên hết sức chú trọng.
Biểu đồ 2 Nhu cầu tin theo nội dung ( Sinh viên)
Từ biểu đồ trên ta thấy rất rõ, nhu cầu sinh viên quan tâm nhất là chuyên ngành đào tạo chiếm tới 65 phiếu chiếm tỉ lên 44,8%, cao nhất trong nhu cầu tin theo nội dung của sinh viên Điều này là hợp lý bởi lẽ sinh viên luôn muốn tìm tòi, học hỏi, bổ trợ thêm về chuyên ngành của bản thân phục vụ cho nhu cầu học tập là chủ yếu Tuy nhiên, sinh viên vẫn có nhu cầu về các vấn đề xã hội như chính trị xã hội chiếm 22,8%, kinh tế chiếm 17,9%, lịch sử địa lý, văn hoá giáo dục, văn học nghệ thuật lần lượt chiếm tỉ lệ 6,2%, 4,8%, 3,4% Ngoài chuyên ngành theo học sinh viên rất quan tâm đến các vấn đề, lĩnh vực mở rộng khác để trau dồi, mở mang kiến thức từ thực tế. HVHCQG là Học viện đào tạo đa ngành do đó các TLNS rất đa dạng, phong phú, để phục vụ cho nhu cầu bạn đọc.
1.3.2.2 Nhu cầu về hình thức khai thác tài liệu của người dùng tin tại Thư việnHọc viện Hành chính Quốc gia
Biểu đồ 3 Hình thức khai thác TLNS tại thư viện đối với nhóm giảng viên
Hiện nay, thư viện HVHCQG phục vụ bạn đọc với 2 hình thức chính là đọc trực tiếp tại thư viện và đọc trên thư viện số Từ đó, nhóm tác giả đã khảo sát bạn đọc về
“hình thức khai thác tài liệu nội sinh” với từng nhóm người dùng tin như sau: Đối với nhóm NDT là giảng viên, 40,9% cho biết rằng họ sử dụng kết hợp cả 2 hình thức đọc trực tiếp và đọc trực tuyến, chiếm tổng số lớn nhất Việc luân chuyển sử dụng thư viện bằng 2 hình thức giúp cho nhóm NDT rút ngắn được thời gian tìm kiếm và thuận tiện sắp xếp khoảng thời gian phù hợp với NDT 37,6% số phiếu chọn đọc trực tiếp trên thư viện số, dịch vụ này đã góp phần tìm kiếm thông tin được nhanh chóng hiệu quả và rõ ràng hơn Không mất nhiều thời gian và không gian, thuận tiện ở bất cứ đâu NDT đã có thể truy cập thư viện số 21,5% số phiếu vẫn lựa chọn đọc trực tiếp tại thư viện, đây là lựa chọn chiếm số phiếu ít nhất những khoảng cách chênh lệch không nhiều Môi trường, cơ sở vật chất và chất lượng TLNS của thư viện là yếu tố quyết định ảnh hưởng đến nhu cầu của NDT Hiện nay, thư viện HVHCQG đã tương đối hiện đại và sẵn sàng phục vụ bạn đọc tốt nhất.
Biểu đồ 4 Hình thức khai thác TLNS tại thư viện đối với nhóm sinh viên
Trái ngược với nhóm giảng viên, nhóm sinh viên sử dụng hình thức khai thác tài liệu số đông đảo nhất với 42,8% Con số này không nhiều chưa chiếm tới nửa số phiếu nhưng cho ta thấy rằng, sinh viên vẫn ưu tiên sử dụng tài liệu số hơn TLNS của HVHCQG là vô cùng lớn mà để tìm kiếm chúng khi không có sự giúp đỡ của cán bộ thư viện là cực kỳ khó khăn Vì vậy, phần đa NDT nhóm sinh viên chọn tìm kiếm trên thư viện số Ngoài ra, NDT còn kết hợp cả 2 hình thức để phù hợp hơn với nhu cầu, mục đích của bản thân với 36,6% số phiếu chọn khai thác bằng cả 2 phương thức. Thấp nhất trong các hình thức vẫn là hình thức khai thác TLNS trực tiếp tại thư viện với 20,7% Không ngẫu nhiên mà khai thác ít được ưa chuộng ở cả 2 nhóm NDT với công nghệ số ngày càng phát triển mạnh mẽ như ngày nay Xây dựng các bộ sưu tập số hóa toàn văn cho nguồn TLNS là mục tiêu quan trọng của Thư viện trong giai đoạn hiện nay.
1.3.2.3 Mục đích sử dụng thư viện của NDT tại Thư viện HVHCQG
CÔNG TÁC THU THẬP, KHAI THÁC VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU NỘI
Các nguồn thu thập tài liệu nội sinh tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia.24 1 Nguồn thu thập tài liệu nội sinh từ hoạt động đào tạo
2.1.1 Nguồn thu thập tài liệu nội sinh từ hoạt động đào tạo
Việc thu thập, quản lý nguồn TLNS của HVHCQG sau khi Đại học Nội vụ sáp nhập được thực hiện theo Quyết định số 72/QĐ – HCQG ngày 18 tháng 01 năm 2023 của Giám đốc HVHCQG quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Công nghệ và Thư viện Công tác thu thập, quản lý nguồn TLNS được nêu rõ tại khoản c, khoản d điều 4 của Quyết định này, đây chính là cơ sở, nền tảng để Trung tâm tiến hành thu thập, quản lý và tổ chức khai thác nguồn TLNS.
Giáo trình, bài giảng, tài liệu bồi dưỡng
Chương trình giảng dạy là tập hợp của tất cả các hệ thống chương trình của một môn học bất kỳ nào đó, là tài liệu phục vụ trong việc học, giảng dạy được thiết kế và biên soạn dựa trên căn cứ theo chương trình môn học đó Mục đích là để làm tài liệu phục vụ giảng dạy chính thức trong những chương trình đào tạo cũng như các hoạt động đào tạo, dành cho đối tượng giảng viên và sinh viên.
HVHCQG là cơ sở đào tạo có đội ngũ giảng viên có trình độ chuyên môn cao, dày dặn kinh nghiệm, phần lớn các giáo trình, tài liệu tham khảo, chuyên ngành trong lĩnh vực đào tạo của HVQHQG phục vụ học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa học được chính đội ngũ giảng viên HV biên soạn Đây được coi là nguồn tài liệu có giá trị và ý nghĩa rất lớn, là nguồn học liệu chính đối với các học phần chuyên ngành của Nhà trường, là học liệu quan trọng phục vụ công tác giảng dạy của giảng viên và học tập của sinh viên.
Luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp
Trong 30 năm qua, HVHCQG đã tổ chức đào tạo sau đại học, đào tạo sau đại học sẽ góp phần quan trọng trong việc bồi dưỡng nhân tài chất lượng cao và ngày càng đáp ứng nhu cầu thực tiễn quản lý quốc gia Luận án tiến sĩ là các bài báo cáo khoa học tổng hợp lại từ kết quả học tập và nghiên cứu của mỗi nghiên cứu sinh, thể hiện được sự nghiên cứu có năng lực, độc lập tìm tòi, sáng tạo tri thức mới có giá trị làm gia tăng thêm tri thức khoa học của lĩnh vực nghiên cứu hoặc đề xuất những ý tưởng, giải pháp mới cho những vấn đề vẫn còn vướng mắc diễn ra ở các lĩnh vực nghiên cứu Là nguồn TLNS quan trọng của Thư viện, đây chính là nguồn tài liệu chứa hàm lượng chất xám cao, đặc biệt là các luận án, luận văn là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho học viên cao học, nghiên cứu sinh và sinh viên của HV.
2.1.2 Nguồn thu thập tài liệu nội sinh từ hoạt động nghiên cứu khoa học
Giảng dạy và nghiên cứu khoa học là hai nhiệm vụ trọng tâm cơ bản nhất trong các cơ sở giáo dục đại học, hai nhiệm vụ này bổ trợ lẫn nhau và gắn bó hữu cơ với nhau Nghiên cứu khoa học là tạo ra nguồn thông tin khoa học mới với chất lượng có thể vượt qua phản biện để công bố quốc tế, hướng đến thực tiễn, đưa ra vấn đề, và cuối cùng hướng đến giải quyết vấn đề.
Hoạt động trong nghiên cứu khoa học là nhiệm vụ quan trọng và trọng tâm nhất của Học viện Những năm gần đây, hoạt động nghiên cứu khoa học của HV không ngừng phát triển cả về số lượng và chất lượng Các đề tài nghiên cứu khoa học có ý nghĩa thực tiễn cao, giúp nâng cao chất lượng đào tạo, quản lý và giải quyết các vấn đề thực tiễn và là nguồn tin nội sinh tham khảo rất có ý nghĩa đối với người làm nghiên cứu khoa học đi sau.
Kỷ yếu khoa học: Là bài tham luận, bài viết được trình bày tại các sự kiện lớn như hội thảo, hội nghị khoa học Hàng năm có nhiều hội thảo cấp trường, cấp khoa được tổ chức, các bài viết tại hội thảo, hội nghị có tính chất tham khảo cao, phù hợp với nội dung đào tạo các ngành, nghề của Học viện Tuy nhiên, việc giao nộp tài liệu kỷ yếu khoa học của các khoa về Thư viện hiện nay chưa được thường xuyên và cập nhật dẫn đến việc thu thập TLNS vẫn còn có khó khăn nhất định điều này dẫn tới việc thu thập nguồn tin liệu nội sinh không được toàn vẹn dữ liệu.
Xuất bản phẩm định kỳ (Tạp chí)
Luật Báo chí đã coi tạp chí khoa học chính là sản phẩm báo chí xuất bản theo định kỳ để công bố kết quả nghiên cứu khoa học, thông tin về các hoạt động khoa học chuyên ngành [khoản 16, điều 3 Luật Báo chí 2016] Thực tế cho thấy tạp chí khoa học là một diễn đàn rất ổn định để công bố, giới thiệu, thảo luận về các kết quả nghiên cứu có tính phát hiện, đăng tải các nội dung học thuật thuộc một lĩnh vực khoa học chuyên ngành hoặc liên ngành Đây còn là kênh thông tin khoa học quan trọng trong hoạt động khoa học và công nghệ, nơi thể hiện sản phẩm cuối cùng của các công trình nghiên cứu và cũng là bệ đỡ để các công trình khoa học được công bố.
Với các nội dung nghiên cứu chuyên sâu trong lĩnh vực nghiên cứu về khoa học hành chính và quản lý nhà nước, tạp chí Quản lý Nhà nước sẽ nguồn tài liệu tham khảo cho nghiên cứu giảng dạy và học tập các ngành/ chuyên ngành đào tạo tại Học viện. Tạp chí Quản lý nhà nước là cơ quan nghiên cứu và ngôn luận của HVHCQG, là tạp chí khoa học chuyên ngành trong lĩnh vực nghiên cứu về khoa học hành chính và quản lý nhà nước; Tạp chí có nhiệm vụ đăng tải, công bố các công trình nghiên cứu khoa học; phản ánh các vấn đề liên quan đến thực tiễn quản lý nhà nước trên tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội ở các ngành, các cấp trên phạm vi cả nước Tạp chí Quản lý nhà nước hoạt động theo Giấy phép xuất bản (ban đầu) số 183/BC-GPXB ngày 20/01/1993 của Bộ Văn hóa - Thông tin (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông).
Tạp chí Khoa học Nội vụ (tiền thân là Tạp chí Nghiên cứu Khoa học Nội vụ) thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, được xuất bản từ tháng 6 năm 2014 đến tháng 11 năm
2022 Với định kỳ 6 số/ năm Tạp chí khi được xuất bản, phát hành phải nộp về thư viện
04 bản để lưu giữ và phục vụ bạn đọc, đây cũng được coi là nguồn tài liệu nội sinh có giá trị của Thư viện vì nội dung phù hợp với các chuyên ngành đào tạo của Nhà trường.
Công tác thu thập, xử lý và bảo quản tài liệu nội sinh tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
Thu thập và bảo quản TLNS là quá trình xác định ra nguồn thông tin tài liệu, lựa chọn ra tài liệu, giao nhận nó và để chuyển đến kho lưu trữ, bảo quản và phục vụ ngay tại Thư viện Thư viện nhận thức được vai trò quan trọng của TLNS và đã tiến hành sưu tầm, lưu trữ nhiều loại tài liệu như luận văn; luận văn tốt nghiệp; khoá học; ý tưởng kinh nghiệm; dự án nghiên cứu khoa học các cấp; sách giáo khoa, tài liệu phát tay; bài báo, tạp chí, tài liệu biên bản hội nghị
2.2.1 Công tác thu thập, xử lý và bảo quản tài liệu nội sinh tại trụ sở chính 77 Nguyễn Chí Thanh trước 01/01/2023
Công tác thu thập tài liệu nội sinh
Thu thập TLNS là quá trình vô cùng quan trọng trong xác định được nguồn tài liệu, để lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ, quản lý chúng và tổ chức phục vụ cho người dùng tin tại Thư viện Thư viện HVHCQG đã tiến hành tổ chức thu thập, tổ chức quản lý và khai thác TLNS nhằm đa dạng hóa các nguồn lực thông tin và phục vụ nhu cầu của các nhóm người dùng tin tại Thư viện
Luận án, luận văn, khoá luận.
Từ năm 2003 cho đến thời điểm nay, Học viện đã tổ chức 19 khoá đào tạo tiến sĩ với hàng trăm nghiên cứu sinh tốt nghiệp Luận án tiến sĩ tại HVHCQG được coi là tài liệu nghiên cứu chuyên sâu về các lĩnh vực Quản lý công và một số chuyên ngành khác như: Luật hiến pháp và luật hành chính; Chính sách công Đây được coi là nguồn tài liệu có giá trị chất xám rất cao của Thư viện, là tài liệu tham khảo quan trọng trong quá trình học tập và nghiên cứu các lĩnh vực đào tạo các hệ của Học viện.
Thư viện HVHCQG đã thực hiện công tác thu thập luận án tiến sĩ từ năm 2007, đến nay đã có 244 luận án tiến sĩ được đưa vào quản lý và phục vụ người dùng tin Nghiên cứu sinh sau khi bảo vệ thành công sẽ nộp cho thư viện 01 cuốn luận án bản cứng và 01 đĩa CD toàn văn luận án. Đào tạo trình độ lên thạc sĩ được tổ chức kể từ năm 1995, cho đến nay Học viện đã đào tạo ra được 20 khoá tốt nghiệp Số lượng luận văn thạc sĩ thư viện đã thu thập được là 4480 cuốn, đây là số lượng tài liệu khá phong phú, làm gia tăng nguồn lực thông tin cho Thư viện nói chung và nguồn TLNS nói riêng.
Khoá luận tốt nghiệp đại học cũng được Thư viện chú trọng quan tâm thu thập, nguồn tài liệu này hiện đang có 1.101 cuốn, sinh viên sau khi bảo vệ thành công khoá luận phải nộp về cho thư viện 01 cuốn.
Giáo trình, tài liệu bồi dưỡng
Học viện đã tiến hành xây dựng, hoàn thiện hệ thống chương trình, giáo trình, tài liệu giảng dạy theo hướng chú trọng bồi dưỡng kỹ năng nghiệp vụ, huấn luyện tác nghiệp, đáp ứng yêu cầu nâng cao năng lực của cán bộ, công chức từ những vị trí, lĩnh vực cụ thể luôn là nhiệm vụ trọng tâm của HV Thời gian qua, công tác đổi mới chương trình, giáo trình, tài liệu giảng dạy, theo hướng đáp ứng nhu cầu thực tế của nước ta và với xu thế đào tạo chung, được tiến hành ở tất cả các loại hình, cấp độ đào tạo, bồi dưỡng của HV Đã và đang góp phần xây dựng được một hệ thống chỉnh thể chương trình, giáo trình của các loại hình đào tạo, bồi dưỡng, theo các cấp độ khác nhau, bổ sung, đáp ứng nhu cầu nâng cao năng lực đa dạng của người học trên nền tảng phát triển thống nhất: từ bồi dưỡng chuyên viên, chuyên viên chính đến chuyên viên cao cấp; từ đào tạo cử nhân, thạc sĩ đến tiến sĩ; từ đào tạo, bồi dưỡng.
Học viện đã tổ chức biên soạn và xuất bản 157 Tên giáo trình phục vụ nghiên cứu, giảng dạy và học tập Giáo trình được xuất bản, phát hành sẽ nộp về cho Thư viện 15 cuốn để lưu trữ và phục vụ người dùng tin. Đề tài nghiên cứu khoa học
Trong lịch sử phát triển của HVHCQG, hoạt động nghiên cứu khoa học, tư vấn chính sách luôn gắn với công tác đào tạo, bồi dưỡng và trở thành nòng cốt khẳng định vai trò quan trọng của HV Hoạt động nghiên cứu khoa học đã được đẩy mạnh và đạt được nhiều những kết quả tốt, phục vụ trực tiếp công tác đào tạo, bồi dưỡng của Học viện, tham gia giải đáp những vấn đề cấp thiết nhất của thực tiễn cải cách hành chính đã yêu cầu đặt ra, tư vấn chính sách đối với Bộ Nội vụ, các cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương và địa phương Nhiều chương trình được tổ chức, đề tài, đề án nghiên cứu khoa học cấp nhà nước, cấp bộ, cấp cơ sở đã được hoàn thành, khẳng định được tầm vóc, vị thế và vai trò to lớn của Học viện Hành chính Quốc gia.
Theo Báo cáo số 651/BC - HCQG ngày 11 tháng 3 năm 2024 của HVHCQG, số lượng đề tài nghiên cứu khoa học các cấp từ năm 2019 đến hết 2023 là 197 đề tài Như đã phân tích ở mục 2.1.2, đào tạo và nghiên cứu khoa học là hai nhiệm vụ song hành của cơ sở giáo dục đào tạo, qua số liệu (Phụ lục nội dung 2) chúng ta thấy rằng, hoạt động nghiên cứu khoa học của HV ngày càng tăng về số lượng và đây sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho các tác giả làm nghiên cứu về sau nói chung và người dùng tin tại Thư viện nói riêng Tuy nhiên, thực tế hiện nay các kết quả của đề tài nghiên cứu khoa học các cấp sau khi bảo vệ thành công chỉ đang được lưu trữ tại Viện Nghiên cứu khoa học hành chính mà các tác giả đều không phải nộp về cho Thư viện.
Tạp chí Quản lý nhà nước
Tạp chí được xuất bản từ năm 1993, khi phát hành Tạp chí Quản lý Nhà nước đều nộp lưu chiểu về cho Thư viện 77 Nguyễn Chí Thanh 03 bản, từ 01/01/2023 sau khi sáp nhập Thư viện đã được nhận 05 bản/số.
Kỷ yếu hội nghị, hội thảo:
Kỷ yếu khoa học là bao gồm tất cả các bài như tham luận, cũng như bài viết được trình bày, triển lãm tại các sự kiện lớn như hội thảo, hội nghị khoa học Hàng năm, cácBan/ Phòng/Khoa tại Học viện thường xuyên tổ chức nhiều hội nghị, hội thảo chuyên môn nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động của đơn vị mình cũng như công tác giảng dạy, hoạt động này rất có ý nghĩa trong việc khuyến khích các nhà khoa học đưa ra các quan điểm, ý kiến của mình về các vấn đề hội thảo, hội nghị nghiên cứu.
Tuy nhiên, việc thu thập tài liệu Hội nghị, hội thảo không được Thư viện thực hiện, hàng năm các đơn vị tổ chức Hội nghị, hội thảo khoa học sẽ lưu tại đơn vị thực hiện mà chưa có quy chế nộp lưu chiểu về cho Thư viện.
Công tác xử lý tài liệu nội sinh tại Thư viện 77 Nguyễn Chí Thanh
Sau khi TLNS được thu thập về thư viện, thư viện tiến hành phân loại sơ bộ theo nội dung từng chuyên ngành lớn ứng với từng môn loại tri thức của Khung phân loại, sau đó tiến hành xử lý tài liệu Tiếp đó thì, tài liệu sẽ được đưa vào và chuyển sang khâu xử lý tài liệu bao gồm cả xử lý hình thức như là: (vào sổ đăng ký tổng quát, đóng dấu, dán nhãn, ghi số đăng ký cá biệt vào trang tên sách và trang 17, dán số đăng ký cá biệt) và xử lý nội dung như là : phân loại, làm tóm tắt, định từ khoá tài liệu Công tác xử lý tài liệu nội sinh tại thư viện đảm bảo các tiêu chuẩn và nghiệp vụ thư viện như biên mục ISBD, ,…
Công tác tổ chức kho và bảo quản tài liệu nội sinh tại Thư viện 77 Nguyễn Chí Thanh
Hiện nay, Thư viện tổ chức và quản lý nguồn tin nội sinh dưới hình thức kho kho mở. Độc giả được trực tiếp, tiếp cận đối với kho tài liệu, họ có thể dễ dàng xem lướt để có thể biết tài liệu mình đang có cần không hoặc nếu cuốn họ biết không có, họ có thể mượn những tài liệu khác có trong nội dung tương đương đặt cạnh ngay sát đó, họ không cần phải ghi lại phiếu yêu cầu, không phải đợi chờ lâu, bạn đọc sẽ không cảm thấy tốn thời gian, không phải phiền hà đến thủ thư Thư viện Cách tổ chức này rất tốt dễ dàng đáp ứng các nhu cầu độc giả, độc giả sẽ hứng thú hơn, muốn lui tới thư viện một cách thường xuyên hơn, vòng quay của tài liệu ở kho mở lớn hơn kho đóng Cán bộ thư viện không phải trực tiếp thu nhận phiếu yêu cầu, không phải vào kho lấy tài liệu Tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học, vì đây tài liệu có nội dung liên quan, giống nhau được sắp xếp cùng một nơi, cuốn này không có thì sẽ mượn cuốn khác đặt ngay cạnh đó và có nội dung liên quan.
Công tác bảo quản tài liệu được quan tâm chú trọng, tất cả đều được sắp xếp trên giá, kệ đảm bảo tài liệu được bảo quản ở điều kiện tốt nhất.
Tổ chức khai thác và phục vụ tài liệu nội sinh
Đánh giá mức độ đáp ứng nguồn tài liệu nội sinh của Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
Hiện tại nguồn thông tin nội sinh tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia được tổ chức khai thác và phổ biến thông qua hình thức đọc trực tiếp tại chỗ hoặc sử dụng dịch vụ photocopy với cơ sở 36 Xuân La và người dùng tin cũng có thể tra cứu, đọc trực tuyến với bạn đọc được cấp tài khoản thư viện số, tại địa chỉ http://113.190.240.60:8080/phamquangquyen/
2.3.1 Tần xuất, thói quen sử dụng tài liệu nội sinh của người dùng tin tại Thư viện
Biểu đồ 7: Tần suất sử dụng nguồn TLNS của NDT tại Thư viện HVHCGQ ( Với giảng viên)
Về tần suất sử dụng TLNS của NDT tại HVHCQG cũng rất cao Tần suất sử dụng nguồn tài liệu nội sinh “Từ 2-3 lần/ tuần” chiếm 17.2%, mức độ “Từ 2-3 lần/ 2 tuần” là 50.5%, “Từ 2-3 lần/ tháng” là 32.3%.
Biểu đồ 8: Tần suất sử dụng nguồn TLNS của NDT tại HVHCGQ ( Sinh viên)
Về tần suất sử dụng TLNS của NDT tại HVHCQG cũng rất cao Tần suất sử dụng nguồn tài liệu nội sinh “Từ 2-3 lần/ tuần” chiếm 15.2%, mức độ “Từ 2-3 lần/ 2 tuần” là 37.9.%, “Từ 2-3 lần/ tháng” là 46.9% Kết quả này cũng cho thấy: nhu cầu tin về Tài liệu nội sinh tại HVHCQG là rất lớn Điều này đặt ra cho Thư viện cần phải tổ chức quản lý và phục vụ nguồn tin nội sinh cho NDT một cách tốt nhất để đáp ứng yêu cầu của người dùng tin hiện nay.
2.3.2 Dạng nguồn tin thường xuyên sử dụng
Biểu đồ 9 : Dạng nguồn tin được giảng viên sử dụng
Qua bảng điều tra trên ta nhận thấy rằng: Luận án, luận văn (55,9%) và Sách giáo trình/ tập bài giảng (49,5%), Đề tài nghiên cứu khoa học (49,5%), Khoá luận tốt nghiệp(41,9%) là các chủ đề nội dung được yêu cầu nhiều nhất, điều này cũng hoàn toàn phù hợp với đối tượng người dùng tin là giảng viên, đây là nhóm người và đối tượng dùng tin quan trọng của Thư viện, họ có trình độ nhưng không phải lúc nào cũng có nhiều thời gian nên họ cũng quan tâm nhiều đến tài liệu phục vụ nghiên cứu và giảng dạy là chủ yếu Các chủ đề khác khá tương đối (từ 35% đến 39%).
Biểu đồ 10: Dạng nguồn tin được sinh viên sử dụng
Qua biểu đồ trên ta thấy rằng khoá luận tốt nghiệp chiếm 59%, sách giáo trình tập bài giảng chiếm 57,6%, đề tài nghiên cứu khoa học chiếm 53,2%, luận án/luận văn chiếm 49,6% Tỉ lệ các dạng nguồn tin được sinh viên sử dụng trên tương đối ngang nhau Bởi đây luôn là vấn đề sinh viên quan tâm khi đến Thư viện Các vấn đề liên quan sát xao đến chuyên ngành sinh viên theo học Với sinh viên năm cuối, học viên cao học thì nhu cầu về luận án, luận văn, đề tài liên quan với mục đích để tham khảo là rất cao luôn được thư viện tạo mọi điều kiện khai thác và sử dụng một cách tốt nhất Giáo trình do Học viện biên soạn chiếm 36 phiếu tỉ lệ 25,6%, tài liệu hội nghị, hội thảo, toạ đàm khoa học chiếm 4,3% Những nguồn tin này thường được sinh viên tìm kiếm tham khảo thêm với chuyên ngành theo học, thường được quan tâm ít.
2.3.3 Mức độ đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu nội sinh của Thư viện HVHCQG
Hiệu quả đáp ứng nhu cầu tin tài liệu nội sinh cho NDT còn hạn chế Qua điều tra cho thấy mức độ đáp ứng NCT về TLNS ở Thư viện HVHCQG được NDT đánh giá như sau: Chỉ có 11.8%% cho rằng Thư viện đã đáp ứng đầy đủ NCT về TLNS, trong khi đó có đến 20.4% đánh giá là chưa đầy đủ, và tới 67.7% cho rằng mức độ đáp ứng NCT về nguồn tin nội sinh mới chỉ được 1 phần thỏa mãn NCT của Thầy Cô Và 22.8% Đáp ứng hoàn toàn, 57.2% đáp ứng một phần và 20% chưa đáp ứng đủ nhu cầu của đối tượng sinh viên Điều này đã cho thấy rằng vẫn còn nhiều khó khăn và thách thức đối với thư viện trong việc đáp ứng nhu cầu tin của NDT trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay Để cải thiện tình trạng này, thư viện có thể tăng cường đầu tư thêm vào cơ sở hạ tầng, tăng cường khả năng đào tạo và hướng dẫn sử dụng tài số cho NDT, nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin số và tạo thêm các sản phẩm và dịch vụ mới phù hợp với nhu cầu của thầy cô và sinh viên.
Biểu đồ 11:Thống kê mức độ đáp ứng NCT về tài liệu nội sinh cho NDT tại HVHCQG
Biểu đồ 12: Thống kê mức độ đáp ứng NCT về tài liệu nội sinh cho NDT tại
2.3.4 Địa điểm khai thác tài liệu nội sinh
Hiện nay, quá trình thực hiện thu thập, quản lý tài liệu nội sinh thực hiện ở 2 cơ sở là trụ sở chính 77 Nguyễn Chí Thanh và trụ sở 36 Xuân La, ngoài ra Đề tài nghiên cứu khoa học hiện đang lưu trữ tại Viện Nghiên cứu khoa học Hành chính (số 73 PhốNguyên Hồng, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội) NDT lựa chọn khai thác tài liệu nội sinh giữa các cơ sở cũng có sự khác nhau.
Biểu đồ 13: Địa điểm khai thác tài liệu nội sinh đối với nhóm giảng viên
Nhóm NDT là giảng viên chọn khai thác tài liệu nội sinh tại thư viện cơ sở 36 Xuân
La tới 59,1%, tiếp đến là 31,2% tại thư viện trụ sở 77 Nguyễn Chí Thanh và thấp nhất là 9,7% tại Viện Nghiên cứu Khoa học hành chính Tính chất công việc họ phải nghiên cứu nhiều tài liệu, luận án, luận văn, đa ngành đa lĩnh vực nên việc khai thác ở nhiều cơ sở khác nhau là điều cần thiết Tuy nhiên, do việc giảng dạy hiện nay đang thực hiện ở cơ sở 36 Xuân La là chủ yếu nên việc nghiên cứu, khai thác tài liệu nội sinh có phần nhỉnh hơn so với các thư viện ở cơ sở còn lại Tổng số tài liệu nội sinh tại thư viện cơ sở 36 Xuân La nhiều hơn Thư viện trụ sở 77 Nguyễn Chí Thanh nên NDT có thiên hướng sử dụng thư viện 36 Xuân La nhiều hơn.
Biểu đồ 14: Địa điểm khai thác tài liệu nội sinh đối với nhóm sinh viên
Giống với nhóm giảng viên, nhóm NDT sinh viên chọn cơ sở 36 Xuân La là địa điểm khai thác tài liệu nội sinh chủ yếu với 49,7% Tương tự đó, việc học tập, nghiên cứu của sinh viên chủ yếu hoạt động nhiều hơn tại cơ sở 36 Xuân La nên sinh viên có thiên hướng nghiên cứu, khai thác tại đây nhiều hơn Còn lại các lựa chọn khác từ 11% -24,1% dành cho khai thác tại trụ sở, viện nghiên cứu và đặc biệt là lựa chọn nghiên cứu tại 3 địa chỉ trên lên tới 24,1%.
2.3.5 Đánh giá của người dùng về cơ sở vật chất phục vụ khai thác tài liệu nội sinh
Cơ sở vật chất thư viện ảnh hưởng rất lớn tới quá trình phục vụ bạn đọc và bảo quản lưu trữ tài liệu nội sinh Từ đó nhóm tác giả đã tiến hành khảo sát bạn đọc về cơ sở vật chất tại HVHCQG có tốt hay không Nhóm tác giả chia người dùng thành 2 nhóm là nhóm giảng viên và nhóm sinh viên để khảo sát.
Biểu đồ 15: Đánh giá của nhóm giảng viên (thầy cô) về cơ sở vật chất phục vụ khai thác tài liệu nội sinh Đối với nhóm NDT giảng viên, 77,4% cho rằng thư viện tương đối hiện đại, còn lại chiếm tỉ lệ ít hơn Có thể thấy phần đông người dùng đánh giá thư viện hiện nay chỉ ở mức tương đối Thư viện hiện nay cũng đã có đủ các yếu tố để bạn đọc có thể tiếp cận thông tin và sản sinh ra tri thức mới, phục vụ chủ yếu là hình thức phòng đọc Nhóm NDT này là lực lượng sản sinh ra tri thức rất lớn vì vậy cơ sở vật chất thư viện một phần nào đó sẽ tạo cho họ một “không gian thông tin” để họ nghiên cứu khai thác.
Biểu đồ 16: Đánh giá của nhóm sinh viên về cơ sở vật chất phục vụ khai thác tài liệu nội sinh
Nhìn chung, dù là nhóm nào cơ sở vật chất phục vụ khai thác tài liệu nội sinh chỉ ở mức tương đối, không quá xuất sắc, đủ để phục vụ nhu cầu cần thiết của bạn đọc Theo khảo sát, nhóm sinh viên đánh giá 76,6% cơ sở vật chất tương đối hiện đại Số ít còn lại lựa chọn khang trang, hiện đại Như đã nói ở trên, cơ sở vật chất thư viện sẽ ảnh hưởng đến quyết định lựa chọn hình thức sử dụng thư viện truyền thống hay thư viện số Mức độ hoàn thiện nhiệm vụ của hoạt động thư viện cũng được phản ánh qua cơ sở vật chất.
Cơ sở vật chất có tốt thì việc bảo quản, lưu trữ, khai thác tài liệu nội sinh mới được dễ dàng hơn.
Nhận xét và đánh giá về thực trạng thu thập, khai thác và quản lý tài liệu nội sinh tại Thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
Ngày nay, Thư viện HVHCQG có vốn tài liệu nội sinh rất lớn, đa dạng, phong phú về các loại hình sản phẩm, nội dung, hình thức Đây chính là nguồn tài liệu có giá trị vô cùng cao về mặt tri thức nhằm phục vụ dành cho mọi hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học của giảng viên, sinh viên, học viên hiện nay của HV Vốn tài liệu nội sinh của HVHCQG đã không ngừng phát triển lớn mạnh thông qua các hoạt động nghiên cứu khoa học và đào tạo.
Công tác thu thập TLNS Thư viện HVHCQG đã được xác định là đơn vị được quyền thu thập, bảo quản, lưu trữ và khai thác nguồn tài liệu nội sinh là các luận án, luận văn, khoá luận tốt nghiệp, đề tài NCKH của sinh viên, giảng viên và nhân viên Do đó TLNS đã được thu thập tập trung, có hệ thống và dần đi vào ổn định.
Xử lý nội dung tài liệu Thư viện một cách chi tiết để có thể giúp NDT nhanh chóng tìm thấy tài liệu mà họ cần sử dụng Thư viện đã tiến hành định từ khoá và xây dựng các điểm truy cập dựa trên từ khoá để giúp người dùng truy cập và tìm kiếm tin tức hiệu quả nhất thông qua từ khoá.
Công tác khai thác và phổ biến TLNS đang được thực hiện song song cả đọc trực tiếp tại thư viện và đọc trên thư viện số Với phương thức tra cứu hiện đại trên máy vi tính được kết nối mạng Internet NDT của Thư viện giúp việc tra cứu tài liệu ở nhà hoặc tại thư viện được nhanh chóng và chính xác do vậy hiệu quả khai thác tài liệu ngày càng được cải thiện.
2.4.2 Điểm hạn chế và nguyên nhân
Học viện có quy định tại khoản d Điều 5 về chức năng, nhiệm vụ của Thư viện là thu nhận lưu chiểu, lưu trữ bảo quản toàn bộ các sản phẩm khoa học nội sinh của Học viện;Tuy đã có văn bản thu nhận tài liệu nội sinh từ năm 2013 nhưng vẫn gặp khó khăn nhất định như chưa đầy đủ, tỉ lệ nộp chưa đạt được tỉ lệ cao và chưa có biện pháp hay chế tài để việc thu thập thông tin thuận lợi và đảm bảo đầy đủ.
Một số loại TLNS cần thiết cho hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học như đề tài nghiên cứu khoa học các cấp của Học viện, kỷ yếu hội nghị - hội thảo đều chưa được tổ chức thu thập về cho Thư viện.
Số lượng tài liệu nội sinh được số hóa và đưa lên phục vụ trên thư viện số còn rất hạn chế.
Thư viện tiến hành sưu tầm TLNS một cách tự phát, không có kế hoạch, thông thường khi các cá nhân đến nộp sản phẩm thì Thư viện tiến hành thu và xác nhận mà không nắm được số lượng cụ thể Thư viện cần chủ động phối hợp với các Ban, Phòng, Khoa của HV để thống kê số lượng đề tài đã hoàn thành, đề tài đang thực hiện hàng năm; số lượng cán bộ theo học; số lượng sinh viên, học viên hoàn thành đồ án, luận văn, luận án… để lập kế hoạch và tiến hành kiểm tra, giám sát việc thu thập nguồn tài liệu này. Việc tổ chức kho đóng như hiện nay tại thư viện 36 Xuân La sẽ khó khăn đối với NDT trong việc tìm tài liệu theo chuyên đề Đối với kho mở có thể phân loại theo chủ đề bạn đọc dễ dàng tìm thấy cùng lúc những tài liệu có liên quan đến chủ đề mình đang tìm hiểu Hình thức kho đóng đòi hỏi tốn nhiều công sức của cán bộ Thư viện do nhu cầu sử dụng tài liệu dạng này là rất lớn nhất là dịp sinh viên làm nghiên cứu khoa học và làm khoá luận tốt nghiệp.
Cơ sở pháp lý cho các hoạt động thu thập tài liệu nội sinh vẫn còn thiếu sót và chưa đồng bộ nhất là trong bối cảnh sau khi sáp nhập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với HVHCQG Qua kết quả nghiên cứu tại mục 2.2.3 kể từ sau 01/01/2023 hầu hết các hoạt động của cả 2 thư viện vẫn chưa có nhiều thay đổi so với trước 01/01/2023.
Thiếu sự phối hợp giữa Thư viện với các phòng, ban, đơn vị của HV trong việc thu thập, tổ chức, khai thác nguồn TLNS dẫn đến việc thu thập tài liệu dạng này chưa hoàn chỉnh Toàn bộ tài liệu kỷ yếu hội nghị, hội thảo do các Khoa/ Phòng/Ban của Học viện tổ chức đều không nộp lưu chiểu tại Thư viện, đặc biệt về các hoạt động nghiên cứu khoa học của các cơ sở đào tạo trong HVHCQG nên việc thu thập tài liệu về nghiên cứu khoa học là vô cùng khó khăn cho Thư viện
Tiểu kết chương 2 Ở chương 2, nhóm nghiên cứu đã trình bày thực trạng về công tác thu thập, xử lý và bảo quản nguồn tài liệu nội sinh của thư viện ở 2 cơ sở đó là trụ sở chính số 77 Nguyễn Chí Thanh và cơ sở 36 Xuân La trước 01/01/2023 và sau 01/01/2023 Phân tích dạng nguồn tin mà NDT thường xuyên sử dụng cũng như mức độ đáp ứng về nhu cầu sử dụng tài liệu nội sinh tại Học viện Về khả năng đáp ứng về cơ sở vật chất, chúng tôi nhận thấy rằng thư viện đã có những bước tiến đáng kể trong việc nâng cấp cơ sở vật chất và trang thiết bị công nghệ thông tin, nhưng vẫn còn thiếu sự đa dạng và tính tương tác của các trang thiết bị này để đáp ứng được phần lớn nhu cầu của người dùng Về tần suất sử dụng thông tin, chúng tôi nhận thấy rằng nhu cầu sử dụng thông tin của người dùng trong các hoạt động Thư viện còn khá thấp và hầu hết không đạt được mức độ như mong muốn Việc này phần lớn do người dùng không được hỗ trợ đầy đủ hay chưa có sự tương tác tích cực giữa người dùng và Thư viện Đặc biệt nhóm nghiên cứu chúng tôi chỉ ra được điểm mạnh và điểm yếu cũng như nguyên nhân gây cản trở sự phát triển và hoàn thiện của Thư viện trong thời đại đổi mới Vì vậy, trong chương 3 nhóm chúng tôi sẽ đưa ra các giải pháp về cơ chế, chính sách thu thập, quản lý nguồn tài liệu quý này một cách phù hợp và sáng tạo nhất theo thời đại ngày nay.
MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG THU THẬP, KHAI THÁC VÀ QUẢN LÝ NGUỒN TÀI LIỆU NỘI SINH TẠI THƯ VIỆN HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA
Nhóm giải pháp về cơ chế, chính sách thu thập và quản lý nguồn tài
3.1.1 Tăng cường kiểm soát chất lượng dữ liệu tài liệu nội sinh
Dữ liệu nội sinh, hay còn gọi là dữ liệu nội bộ (trong tiếng Anh là "internal data ") của một tổ chức hay công ty là toàn bộ dữ liệu được tạo ra, xử lý và lưu giữ bên trong tổ chức ấy Trong các cơ sở giáo dục đại học dữ liệu nội sinh là dữ liệu được tạo ra và lưu giữ bên trong trường đại học hoặc các cơ sở giáo dục đào tạo khác Nó có thể là luận văn, giáo trình, sách tham khảo, dữ liệu thống kê nhằm hỗ trợ hoạt động nghiên cứu và đào tạo trong trường Nó cũng có thể là luận án, luận văn, bài báo, đề tài nghiên cứu khác của sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh trong trường.
Tăng cường số lượng và chất lượng của cơ sở dữ liệu nội sinh là điều mà bất cứ cơ sở giáo dục đại học cũng đều mong muốn, Đây là một trong những lợi thế cạnh tranh nhằm thu hút sinh viên, nghiên cứu sinh, giảng viên về học tập và nghiên cứu tại
HV, trong đó có HVHCQG.
Là cơ sở đào tạo có số lượng lớn, đa dạng, phong phú về loại tài liệu tài liệu nội sinh do đó yêu cầu đặt ra về chất lượng dữ liệu nội sinh là rất cần thiết, đặc biệt là vấn đề trùng lặp (hay còn gọi là đạo văn) trong các loại tài liệu này Xác định mức độ trùng lặp hay chạy đạo văn là để xác định tỉ lệ trùng lặp giữa các công trình nghiên cứu, qua đó cũng xác định được chất lượng của TLNS của HV.
Năm 2021, Thư viện tại cơ sở 36 Xuân La đã tiến hành tổ chức và kiểm soát chất lượng nội dung, chạy đạo văn tài liệu nôi sinh với số lượng gần 9.000 bản Từ tháng 8 năm 2023, Thư viện cũng đã chạy đạo văn cho các tài liệu nội sinh tại Học viện với gần4.000 bản tài liệu.
Nhóm giải pháp tăng cường phát triển nguồn lực tài liệu nội sinh tại thư viện Học viện Hành chính Quốc gia
3.2.1.Tăng cường phối hợp, chia sẻ nguồn tài liệu nội sinh giữa các thư viện
Phối hợp, trao đổi tài liệu giữa các cơ quan thư viện của từng cơ sở không phải là vấn đề mới nữa, nó đã xuất hiện từ thế kỷ 19, các nhà thư viện học đã khám phá ra ý tưởng xây dựng vốn tài liệu của thư viện phải toàn vẹn và không bị hạn chế Ví dụ, không thể bao gồm tất cả các ngành khoa học, tất cả ngôn ngữ và tất cả các vật mang thông tin, và người ta thấy rằng cần có sự phối hợp bổ sung giữa các thư viện Nhiều chương trình liên kết, chia sẻ đã được thực hiện ở nhiều qui mô khác nhau, kể cả toàn cầu, quốc gia và địa phương ví dụ kế hoạch Farmington ở Hoa Kỳ với 60 thư viện thành viên, ở Cộng hoà Liên bang Đức với 36 thành viên, kế hoạch liên kết, chia sẻ giữa thư viện của trường đại học thành phố London, thư viện công cộng, Ích lợi của các chương trình hợp tác bổ sung mang lại đối với các thư viện là vô cùng to lớn Trước đây, với công nghệ lạc hậu, cán bộ thư viện phải xử lý những khâu nghiệp vụ bằng sức lao động thủ công nên các việc phối hợp, trao đổi giữa các thư viện sẽ tốn nhiều công sức, tiền bạc và cũng không hiệu quả Ngày nay, sự ra đời của tài liệu điện tử cùng sức mạnh của công nghệ thông tin đối với hoạt động thư viện, việc liên kết, chia sẻ giữa các thư viện đã trở lên nhanh chóng và thành công gặt hái được những kết quả to lớn.
Chia sẻ thông tin và liên kết thông tin là thuật ngữ chung chỉ việc hợp tác giữa các thư viện trong việc phân chia diện bổ sung tài liệu, trao đổi danh mục tài liệu cần mua, thương lượng với các nhà xuất bản để có thể mua được tài liệu với giá cả phù hợp và tối ưu nhất, khi thực hiện chia sẻ thông tin trong việc cho mượn giữa các thư viện, sẽ đáp ứng tối ưu được nhu cầu của người sử dụng tin Như vậy, mục đích chủ yếu của liên kết, chia sẻ là nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí, hạn chế đến mức thấp nhất việc bổ sung trùng lặp, đồng thời giúp các thư viện với một nguồn kinh phí cho phép có thể đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin của người sử dụng tin. Ở nước ta, thư viện các trường đại học cũng đã quan tâm, chú trọng đến việc liên kết, chia sẻ dữ liệu nội sinh với nhau như thư viện Trường Đại học Thương mại đã liên kết với cơ sở dữ liệu tài liệu nội sinh của thư viện Đại học Luật, cơ sở dữ liệu TLNS của Thư viện Đại học Mở Hà Nội và cơ sở dữ liệu TLNS của thư viện Đại học Hải Phòng, cơ sở thư viện Đại học Mỏ địa chất liên kết với Cục thông tin Quốc gia và Thư viện Quốc gia Việt Nam, thư viện Đại học Nha Trang chia sẻ liên kết với Liên hiệp Thư viện các trường Đại học phía Nam, Đại học Thuỷ lợi chia sẻ liên kết TLNS với Liên hiệp Thư viện các trường Đại học phía Bắc.
Xu hướng liên kết, mở rộng quan hệ hợp tác trong bối cảnh hiện nay là một xu hướng tất yếu của mọi tổ chức, các thư viện và cơ quan thông tin Thư viện HVHCQG nói riêng cũng không nằm ngoài xu hướng này Việc mở rộng hợp tác với các tổ chức, các trường đại học, học viện các thư viện và các cơ quan thông tin về TLNS nhằm đạt được các mục tiêu: hợp tác trong nghiên cứu khoa học, hợp tác trong khai thác nguồn lực thông tin nội sinh và hợp tác, chia sẻ kinh nghiệm chuyên môn Từ đó, thúc đẩy các hoạt động nghiên cứu trong nhà trường và tiếp nhận thêm những tri thức mới, kinh nghiệm quý báu của các cơ quan, đơn vị đối với công tác xây dựng, quản lí, khai thác và sử dụng nguồn lực thông tin nội sinh của HV.
Qua kết quả nghiên cứu của đề tài chúng tôi cho rằng, thư viện HVHCQG cần đẩy mạnh hoạt động liên kết chia sẻ nguồn lực thông tin nội sinh giữa các thư viện có các ngành/ chuyên ngành đào tạo giống với HV Đây là xu thế, nhu cầu tất yếu và là một giải pháp khả thi để nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học của HV.
3.2.2 Đẩy mạnh việc số hóa nguồn tài liệu nội sinh
Thư viện được ví như là giảng đường thứ hai của những cơ sở đào tạo đại học, lưu giữ nhiều tài liệu hữu ích phục vụ nhu cầu nghiên cứu của sinh viên Thư viện sưu tầm nhiều loại tài liệu có giá trị phục vụ nhu cầu tra cứu, tự học của sinh viên, trong đó có tài liệu nội sinh.
Trong thời đại phát triển công nghệ thông tin mạnh mẽ như ngày nay, thư viện số và thư viện trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong các hoạt động thư viện.
Số hoá tài liệu giúp cho thư viện tiết kiệm không gian và tài nguyên: Số hoá tài liệu giúp giảm bớt việc sử dụng giấy và không gian lưu trữ vật lý, giúp tiết kiệm tài nguyên và giảm thiểu ảnh hưởng đến môi trường Dễ dàng quản lý và truy xuất: Các tài liệu số hoá có thể được sắp xếp, lưu trữ và quản lý dễ dàng hơn thông qua hệ thống máy vi tính. NDT có thể dễ dàng hơn trong việc tìm kiếm và truy cập thông tin cần thiết Dễ dàng chia sẻ và truyền tải: Tài liệu số có thể dễ dàng chia sẻ qua email, mạng xã hội, dịch vụ lưu trữ đám mây và các phương tiện truyền thông khác, giúp tăng cường khả năng truyền tải thông tin Tích hợp và xử lý tự động: Tài liệu số có thể được dễ dàng tích hợp vào các quy trình làm việc tự động và xử lý dữ liệu bằng phần mềm, giúp tối ưu hóa hiệu suất và nâng cao khả năng xử lý thông tin Nâng cao hiệu quả công việc: Số hóa tài liệu cho phép truy cập thông tin mọi lúc, mọi nơi, làm việc từ xa, tăng cường tính linh hoạt và hiệu quả cho nhân viên.
Số hoá TLNS trong thư viện là việc sử dụng các trang thiết bị máy móc, công nghệ để có thể số hoá các nguồn tài liệu được hình thành trong hoạt động khoa học công nghệ, sản xuất, quản lý, nghiên cứu, học tập của các cơ quan, tổ chức, tập đoàn, doanh nghiệp, viện nghiên cứu khoa học, trường đại học, học viện Tức là chuyển đổi tài liệu từ định dạng truyền thống trên sách, giấy sang định dạng kỹ thuật số giúp người dùng tin có thể truy cập mọi lúc mọi nơi.
HVHCQG ngoài trụ sở chính ở Hà Nội còn có Phân viện miền Trung, Phân viện thành phố Hồ Chí Minh và Phân viện Tây Nguyên đây cũng là cơ sở để cho Thư viện tăng cường tổ chức và phát triển thư viện số cũng như các cơ sở dữ liệu nội sinh để đưa vào sử dụng chung cho các thư viện của HV ở cả nước Kết quả thống kê từ bảng 2.3 của nhóm tác giả nghiên cứu đã cho thấy số lượng tài liệu nội sinh của Học viện đã được số hóa và phục vụ người dùng tin trên website của thư viện HV là còn quá khiêm tốn và hạn chế điều này làm giảm khả năng khai thác tài liệu nội sinh trên nền tảng số của sinh viên và giảng viên, trong khi đó nhu cầu và xu hướng sử dụng thư viện số của người dùng tin tại thư viện là rất lớn.
Chính vì vậy, nhóm tác giả đề xuất trong thời gian tới hư viện cần tăng cường và đẩy nhanh công tác số hóa TLNS sinh nhằm phục vụ nhu cầu tìm kiếm và đọc tài liệu nội sinh dạng số ngày càng phong phú của sinh viên Đặc biệt với nguồn tin nội sinh thì việc số hoá không mấy khó khăn, phần lớn là dựa trên chính sách, quy định việc số hoá TLNS mà HV quy định.
Tóm lại việc số hoá TLNS đang là xu thế của ngành thư viện trong thời đại hiện nay để phục vụ công tác giảng dạy và nghiên cứu khoa học, việc gia tăng số lượng TLNS đã số hoá sẽ giúp đỡ không những sinh viên trong quá trình tra cứu tìm kiếm thông tin mà còn giúp đỡ cả thư viện của Nhà trường trong quá trình tổ chức, quản lí thông tin.
Với vai trò là trung tâm cung cấp thông tin, học liệu chính của HV, hoạt động củaThư viện đã có những đóng góp nhất định đối với sự nghiệp giáo dục và đào tạo của HV.Việc tổ chức sử dụng, khai thác nguồn lực thông tin nói chung cũng như nguồn thông tin nội sinh nói riêng của HV một cách khoa học, có hiệu quả sẽ phát huy thế mạnh của nguồn lực thông tin đối với việc nâng cao hiệu quả nghiên cứu, giảng dạy, học tập củaNDT tại Thư viện HVHCQG Tuy nhiên, việc tổ chức quản lý, tạo nguồn và sử dụng thông tin là một công việc đòi hỏi sự nỗ lực thường xuyên, liên tục Việc nghiên cứu đưa ra các giải pháp phù hợp nhằm phát huy giá trị đích thực của tài nguyên thông tin nói chung và nguồn tin nội sinh nói riêng phải luôn luôn được tiến hành bởi vì hiệu quả hoạt động của cơ quan thông tin thư viện trước hết dựa trên chất lượng và tính hữu dụng của thông tin Nhìn chung, nguồn thông tin nội sinh của HVHCQG hiện có tại thư viện đã được tổ chức quản lý và sử dụng khá hiệu quả Tuy nhiên, so với yêu cầu của sự nghiệp đổi mới giáo dục đề ra trong bối cảnh hiện nay cũng như nhu cầu sử dụng thông tin của đông đảo NDT tại Thư viện, thì công việc này cần phải hoàn thiện hơn nữa Phối kết hợp hoạt động giữa các bộ phận nhằm khai thác hiệu quả, quản lý, sử dụng nguồn tin của mình Số hoá những tài liệu có giá trị, được bạn đọc sử dụng thường xuyên nhằm khai thác tốt nguồn tài liệu này và phục vụ tốt nhu cầu ngày càng cao củaNDT Tăng cường trao đổi thông tin với các đơn vị nghiên cứu, cơ quan thông tin Thư viện nước ngoài để mở rộng phạm vi khai thác thông tin của NDT, khai thác được trí tuệ của nhân loại Thực hiện tốt những nội dung trên, chắc chắn rằng nguồn thông tin nội sinh của TV nói riêng cũng như tài nguyên thông tin nói chung sẽ ngày càng thoả mãn NCT của NDT, phục vụ đắc lực cho công tác nghiên cứu, giảng dạy, học tập của đội ngũ cán bộ, giảng viên, sinh viên và học viên của HVHCQG.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ
Nhằm đạt được những mục tiêu ban đầu của việc nghiên cứu, với sự nỗ lực hết mình của tập thể nhóm nghiên cứu, đề tài đã được thực hiện đầy đủ các nội dung nghiên cứu đã đề ra từ trước.Những vấn đề nhóm nghiên cứu đã tìm hiểu bao gồm: Nghiên cứu vai trò của tài liệu nội sinh với quá trình đào tạo và nghiên cứu khoa học; nghiên cứu quy trình thu thập, quản lý và khai thác nguồn TLNS tại thư viện HVHCQG; đánh giá về các điểm mạnh, điểm còn hạn chế, xác định những nguyên nhân để đề xuất ra một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực nội sinh một cách khoa học Vai trò quan trọng của tài liệu nội sinh đối với Trung tâm công nghệ và Thư viện thuộcHVHCQG trong quá trình phục vụ công tác giảng dạy, chất lượng đào tạo cũng như đổi mới phương pháp giảng dạy mang tính quyết định là đội ngũ giảng viên và điều kiện học tập trong đó vai trò của thư viện và nguồn tài liệu nội sinh của các cơ sở giáo dục đại học đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao chất lượng đào tạo Tài liệu nội sinh còn giúp sinh viên rèn luyện kỹ năng tìm kiếm, thu thập và sử dụng thông tin, góp phần phát triển tư duy phản biện và khả năng sáng tạo của sinh viên Việc thu thập, quản lý và khai thác nguồn TLNS tại thư viện HVHCQG được quan tâm từ rất lâu, tuy nhiên, việc tiếp cận những tài liệu này vẫn còn hạn chế đối với sinh viên trong quá trình tham khảo, tiến hành nghiên cứu Việc tổ chức sử dụng, khai thác nguồn lực thông tin nói chung cũng như nguồn thông tin nội sinh nói riêng của HV một cách khoa học, có hiệu quả sẽ phát huy thế mạnh của nguồn lực thông tin đối với việc nâng cao hiệu quả nghiên cứu, giảng dạy, học tập của NDT tại Thư viện HVHCQG Nhìn chung, nguồn thông tin nội sinh củaHVHCQG hiện có tại thư viện đã được tổ chức quản lý và sử dụng khá hiệu quả Tuy nhiên, so với yêu cầu của sự nghiệp đổi mới giáo dục đề ra trong bối cảnh hiện nay cũng như nhu cầu sử dụng thông tin của đông đảo NDT tại thư viện, thì công việc này cần phải hoàn thiện hơn nữa Đặc biệt là đối với nhu cầu sử dụng tài liệu số ngày càng phổ biến như hiện nay thì việc số hóa tài liệu cần thiết phải được thúc đẩy và tiến hành chặt chẽ, điều này sẽ giúp việc tiếp cận và khai thác tài liệu nội sinh của sinh viên trở nên nhanh chóng và mạnh mẽ hơn.
Với Lãnh đạo Học viện: Tăng cường cơ chế chính sách hỗ trợ tài chính để phát triển tài liệu nội sinh và Thư viện nhằm thu hút đông đảo người dùng tin hơn và đáp ứng tốt nhất nhu cầu tin của họ
Với Viện Nghiên cứu Khoa học: chuyển toàn bộ dữ liệu, đặc biệt là bản mềm (file mềm) các Đề tài nghiên cứu khoa học sang Thư viện để phục vụ nghiên cứu khoa học và học tập cho người dùng tin của sinh viên
Các Khoa/Phòng/Ban thuộc Học viện: Chuyển tài liệu/dữ liệu hội nghị, hội thảo khoa học sang cho Thư viện để sớm phục vụ người dùng tin.
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
