BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THANH PHO HO CHI MINH
TIEU LUAN CUOI KHOA
Lớp Bồi dưỡng Cán bộ Quản lý Giáo dục
Trung học cơ sở tỉnh Bình Phước, năm 2017
TÊN TIỂU LUẬN:
NÂNG CAO HIỆU QUÁ SOẠN THẢO VĂN BẢN
TẠI TRƯỜNG THCS MINH HƯNG,
HUYỆN CHƠN THÀNH, TÍNH BÌNH PHƯỚC
Học viên: Nguyễn Sỹ Trọng
Đơn vị công tác: Trường THCS Minh Hưng,
huyện Chơn Thành, tỉnh Bình Phước
Bình Phước, tháng 11/2017
Trang 2
LỜI CÁM ƠN
Trước tiên cho phép tôi bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Ban Giám đốc Sở Giáo dục — Đào tạo Bình Phước Phòng Tô chức Cán bộ của Sở Giáo dục — Đào tạo đã tạo điều kiện cho tôi được tham gia học tập, nâng cao nghiệp vụ chuyền môn trong công tác quản lý
Xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo quý thầy cô giảng viên trường Cán bộ Quản lý Giáo dục Thành phó Hồ Chí Minh đã không quản đường sá xa xôi, đến mảnh đất Bình Phước đề trang bị, truyền lại những kiến thức hành trang bài học kinh nghiệm quý báu đề giúp tôi không những hồn thành cơng tác quản lý giáo dục đầy thử thách
mà còn giúp tôi trưởng thành hơn trong cuộc sống và công việc trong thời gian sắp
tỚI
Xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo công chức, viên chức trường THCS
Minh Hưng, đã tạo điều kiện thuận lợi cho tôi được tìm hiểu thực tế trong suốt quá trình thực tế tại đơn vị
Cuối cùng kính chúc quý Thầy Cô đổi đào sức khỏe và thành công trong sự nghiệp cao quý
Trân trọng kính chào!
Người viết tiểu luận
pe
Trang 3MỤC LỤC I _ LÝ DO CHỌN ĐÈ TÀI TIỂU LUẬN: . -+-5+>c>cterrerrrerree | I Lý do pháp lý: -.-. s55 5Ặ< nhi | 2 Lý do về lý luận: 55c ttterrrttrtrrrrrttrrrrrrrrrrrrrirrrirrirrrie | 3 Lý do về thực tiQms cccceccseessesssecssesssecsseesseesseecsecsneeneennesenecanecnnenseesnssssess 2 II PHAN TICH TINH HiINH THUC TE VE NOI DUNG TIEU LUAN O TRUONG THCS MINH HUNG :ccessssssessvssonevssessersceseseesennesseneesseseesones 2 1 Khái quát về trường THCS Minh Hưng: -. - -‹ +- 2 2 Thực trạng vấn đề liên quan đến công tác soạn thảo văn bản và quản lý
Văn ĐĂï -cccc:222221c5121046 01660914 131363388)645s556083/26i/5638440188300ã6449/0994401i90990510506509940080998 o 2.1 Quy trình soạn thảo văn bản đang thực hiện: - 4 2.2 Nhân lực, phương tiện, cơ sở vật chất hỗ trợ: - 4 3 Những thuận lợi và khó khăn để nâng cao chất lượng soạn thảo văn
ban va quan lý văn bản tại trường THCS Minh Hưng - - 5 kh C : số ẽnẽ ẽẽẽ ẽẻẽ ẻẽẽ 5
kỉ ‹ó i : nh 1 5
4 Kinh nghiệm thực tế những việc đã làm: - -°+c+ccse> 6 II KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG ĐỀ VẬN DỤNG NHỮNG ĐIÊU ĐÃ HỌC TRONG CÔNG VIỆC ĐƯỢC GIAO Ở TRUONG THCS MINH HUNG: 6
1 Phân công nhiệm VỤ: - -: - 55-5 SĂsneehehhrtrrrttrrrrrrrrrrrerrrrdrrrrrrrrre 7
Die (f0 Egbo tin §nRtsaeeseensninseeeesennsnsennosnmerdereosereateeenesanseosbSTERM 7
2.1 Đánh giá thực trạng quy trình soạn thảo văn bản của trường 7
2.2 Lập kế hoạch thay đối quy trình soạn thảo văn bản 8 2.3 Chuẩn bị phương tiện để triển khai quy trình soạn thảo văn bản mới: 8 2.4 Triển khai thực hiện: . 22 2t 2 122t22222.ttritrrriirdrriiiririee 9 2.5 Kiểm tra, đánh gids occccccccsccssssssssssssseesnseeenssesenseeesnnsenunneeusneennnnneennseesnnseennseee 10 IV KẾT LUẬN VÀ KIÊN NGHỊ, - 52cnnhsenrieerieerirrrrrre 11 1 Nhan dinh chung về vấn đề nghiên CUUL cssecesesesneseseseeeseeseneneseneees 11
2 Nhimg kiến nghị với cơ quan quản lý giáo dục cấp trên, với cơ sở giáo
Trang 4
I LÝ DO CHỌN ĐÈ TÀI TIỂU LUẬN: I Lý do pháp lý:
~ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn thê thức và kỳ thuật trình bày văn bản hành chính;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
~ Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan tô chức:
- Quyết định số 31-QÐ/TW ngày 01/10/1997 của Ban Chấp hành Trung ương Đảng quy định về thẻ loại, thảm quyền ban hành và thê thức văn bản của Đảng ; Hướng dẫn số 11-HD/VPTW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Trung ương
Đảng hướng dẫn vẻ thê thức văn bản của Đảng:
~ Quyết định số 1014/QĐ-TLĐ ngày 19/8/2011 của Tông Liên đoàn Lao động Việt Nam về Ban hành qui định về thẻ thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức cơng đồn; Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ ngày 11/03/2006 vẻ thé thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tơ chức Cơng đồn;
~ Quyết định số 367-QĐ/TWĐTN-VP ngày 29/10/2003 của Ban Chấp hành Trung ương Đồn Thanh niên Cơng sản Hồ Chí Minh ban hành quy định về ban hành văn bản Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh: Hướng dẫn 29-HD/VP ngày 20/5/2009 hướng dan thê thức văn bản Đoàn bản Đoàn Thanh niên Cộng
sản Hồ Chí Minh
2 Lý do về lý luận:
- Để đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng là phải năm vững nội dung của vấn đề cần văn bản hoá
- _ Các thông tin được sử dụng đưa vào văn bản phải cụ thé va dam bao
chính xác Không nên viết văn bản với những thông tin chung và lặp lại từ các văn bản khác
- Đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thê thức Thê thức được nói
ở đây là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản Chúng đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý của các cơ quan Một văn bản đầy đủ các thê thức yêu cầu phải có các thành phần: quốc hiệu; địa điểm ngày tháng ban hành văn bản; tên cơ
Trang 5
ký của người có thâm quyền; con dẫu hợp thức của cơ quan; địa điêm nơi văn bản
được gửi đến (nơi nhận) v.v
- - Sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp Nếu thuật ngữ và văn
phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc
truyền đạt thông tin qua văn bản sẽ thiếu chính xác Điều đó tất nhiên sẽ ảnh hưởng đến nội dung văn bản
- Văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng Ví dụ, không dùng chi thị thay cho thông báo và ngược lại Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ
ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn 3 Lý do về thực tiễn:
Trong những năm qua công tác soạn thảo văn bản ở trường THCS Minh Hưng
đã có nhiều tiến bộ Việc soạn thảo văn ban ở một số bộ phận đã có nhiều bước tiền đáng kê
Tuy nhiên bên cạnh đó vẫn còn một số hạn ché về mặt nội dung, hình thức văn
bản Qua thống kê còn tồn tại đáng kể những văn bản chứa đựng những quy định không phù hợp với các hướng dẫn hoặc quy định có tính nguyên tắc của Nhà nước Thê thức văn bản không đúng và thường không thống nhất.'Các văn bản ít giá trị chỉ đạo thực hiện còn nhicu, Thậm chí, một số văn bản gửi lên cấp trên bị trả lại vì sai thê thức văn bản
Từ những tôn tại nêu trên cho thấy, hiệu quả của việc soạn thảo văn bản và
quản lý văn bản ở nhà trường là chưa cao
Chính vì thế, Hiệu Trưởng phải nghiên cứu thực trạng công tác quản lý hoạt động của công tác soạn thảo văn bản của đơn vị là cấp thiết Từ đó, đề ra những định hướng, biện pháp quản lý phù hợp nhằm đáp ứng yêu cầu đổi mới và ứng dụng công nghệ thông tin trong nhà trường Vì vậy, tôi chọn đề tài tiểu luận cuối khóa lớp “Bồi dưỡng Cán bộ Quản lý bậc THCS tỉnh Bình Phước” là :
“Nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản
tại trường THCS Minh Hưng, Huyện Chơn Thành, Tỉnh Bình Phước” II PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TÉ VẺ NỘI DUNG TIỂU LUẬN Ở
TRƯỜNG THCS MINH HƯNG
1 Khai quát về trường THCS Minh Hưng:
Trang 6
diện tích 6.205,71 ha, dân số trên địa bàn khoảng 18.916 người (số liệu lấy tháng 7/2016) Trong những năm trước đây, Minh Hưng là một xã thuần nông, tuy nhiên trong mấy năm gần đây nhờ chính sách thu hút đầu từ của địa phương nên kinh tế của địa phương đã chuyển đôi cơ cầu theo hướng công nghiệp (chiếm 36.8%) Trên địa bàn hiện đang có 3 khu công nghiệp hoạt động rất hiệu quả, thu hút nhiều nhà đầu tư và lực lượng lao động lớn là KCN Minh Hưng - Hàn Quốc (I & II) và KCN Minh Hung III; dẫn tới số dân tăng cơ học ngày càng đông (ước tăng khoảng 10.000 người trong Š năm tới)
Về công tác giáo dục, trên địa bàn xã hiện có 4 trường (công lập), bao gồm 1 trường Mâm non 2 trường tiêu học và 1 trường THCS Là đơn vị giáo dục bậc THCS duy nhất trên địa bàn, nhà trường có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong việc giữ vững kết quả phô cập THCS và tạo nguồn nhân lực về con người cho sự phát trién KT-XH tại địa phương
Trường THCS Minh Hưng tách ra từ trường PTCS Minh Hưng năm 1989 và đồi tên theo Quyết định số 1538/QĐ-UB ngày 11 thang 8 nam 1997 của UBND huyện Bình Long Từ khi thành lập đến nay nhà trường thực hiện tốt việc giáo dục
học sinh cấp THCS tại địa phương, nhiều năm nhà trường luôn đạt danh hiệu trường tiên tiến tiên tiến xuất sắc
Năm học 2017 - 2018 trường THCS Minh Hưng có 30 lớp/I144 học sinh / 565 nữ, trong đó có 9/4 học sinh dân tộc thiêu số Đội ngũ CB, GV, NV nhà trường gôm có: Tổng Chia ra Noi dung | © <<" | Nit BGH | KT | VT | YT) BVPV | TPT| CTPC TV- | GV TB Tong 67 50 2| 1| 1| 1 5; 1 1 3, 53 Đảng viên 18) 11 2 l 0 l 14 Nir 50| 50 1} 1) 11 | 1| 44 Bién che 63| 47 2| 1) 1| ] | 3| $3 Thử việc 0 HD ND68 4) 1 4 HD khac 0 Dai hoc 35, 19) 2| 1 1 | 1] 29 Cao dang 28) 26 2| 24 Trung câp 2| 2 l | Khác 4| 2 4 TCCT 1 Ì | SCCT 2 2
Do trường đang có quy hoạch chuyên đôi địa điểm nên cơ sở vật chât chỉ ở mức
Trang 7Số | Diện à VÀ Chất lượng TT) TenCSVC - lượng lích (m2), Đủ | Thiếu | Tốt | Khá | Đạt | Chưa đạt I [Phòng học 18 | 40* 18 12 5 12 ] 2 | Văn phòng 40 3 | 3 IP, Giáo viên 40 | | 4 |Phòng hop HD 0 0 l
5 |Phong Tin hoc l 48 l l 6 |Phong Thu vién l 48 ] | 7 |Phong Thiét bi | 48 | | 8 |Phong Doi l 20 l X 9 |Phòng Vệ sinh 3 120 2 10 |Bang den 15: |1.2:%.3:6 2 Thwe trang van dé lién quan đến công tác soạn thảo van ban va quan ly van ban 2.1 Quy trình soạn thao van ban đang thực hiện: s Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng Sune s®Các tổ trưởng, phụ trách bộ phận, văn bản
e Người soạn văn bản xong, in, trình ký
e Hiệu trưởng xem xét nội dung, thể thức văn bản Có thể yêu cầu trở lại bước 1 (nếu cần)
e Văn bản sau kí duyệt chuyển cho Văn thư e Văn thư vào số, sổ, ban hành
2.2 Nhân lực, phương tiện, cơ sở vật chất hỗ trợ:
Trang 8B được —_ Hiệu trưởng l l — Pho Hiéu truong | 1 — Van thu l l — Các tổ trưởng 7 5 2 — Nhân viên phụ trách bộ phan 6 + 2 Tổng cộng l6 l II +
— Về số lượng phương tiện được phục vụ cho công tác soạn thảo văn bản: 12 laptop, 05 may tinh dé ban, 11 may in
— Vé hé théng CNTT phục vụ công tác soạn thảo văn bản: Các máy tính đều có thể kết nói với nhau qua hệ thống mạng nội bộ (LAN) để chia sẽ dữ liệu
với nhau Nhà trường sử dụng đường truyền cáp quang (FTTH) để kết nói mạng
Internet
3 Những thuận lợi và khó khăn để nâng cao chất lượng soạn tháo văn bản và quản lý văn bản tại trường THCS Minh Hưng
3.1 Thuận lợi:
- Phuong tién ky thuật đáp ứng yêu cầu soạn thảo văn bản và quản lý văn bản theo hướng ứng dụng công nghệ thông tin Tất cả các lãnh đạo và phụ trách bộ phận (Văn thư, Kế toán, Y tế, Thư viện, Thiết bị, các tổ trưởng ) đều được trang bị máy tính (xách tay hoặc dé ban) Cac may tinh trong trường dễ dàng truy
cập hệ thống mạng (Internet tốc độ cao và LAN) từ bất kỳ địa điểm nào trong nhà
trường
- - Trình độ chuyên môn và tin học liên quan đến nội dung soạn thảo văn bản
cơ bản đáp ứng được yêu cầu Đa số, công chức, viên chức và nhân viên nhà trường đều có chứng chỉ A tin học
- - Nhân viên Văn thư đã được bồi dưỡng về nghiệp vụ soạn thảo văn bản - - Phần lớn các văn bản báo cáo của các bộ phận đều là báo cáo định kỳ Các
văn bản chỉ thay đổi nội dung theo thời kỳ báo cáo Các văn bản không thuộc dạng mật nên dễ dàng chia sẻ
- - Hiệu trưởng có trình độ Đại học sư phạm về công nghệ thông tin Đồng thời đã tham gia đầy đủ các lớp Trung cấp Chính trị, Quản lý Nhà nước Quản lý giáo duc
Trang 9
- Mỗi bộ phận tô đều có một loại văn bản chứa các nội dung riêng nên phải trực tiếp soạn thảo Trong khi đó, năng lực diễn đạt văn bản hành chính của một số người là chưa tốt
-_ Thói quen soạn thảo văn bản từ trước tới nay chỉ tập trung vào nội dung chứ chưa quan tâm tới thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Năng lực chỉnh sửa một văn bản đúng theo thê thức và kỹ thuật trình bày chưa đạt yêu cầu Trong khi đó, hầu hết chưa được bồi dưỡng nghiệp vụ về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
4 Kinh nghiệm thực tế những việc đã làm:
- - Do văn bản của các bộ phận soạn thảo chưa được hoàn chính về chính tả, thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản nên khi trình ký thì bị sửa chữa, tra lai, in lại rất nhiều lần tốn kém, mắt thời gian và đặc biệt là gây ức chế cho người soạn thảo văn bản cũng như cả Hiệu trưởng
-_ Mỗi người soạn thảo văn bản có một thói quen sử dụng định dạng phông chữ riêng nên việc kiểm tra các thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trên văn bản giấy không chính xác Việc kiểm tra văn bản trên giấy không hiệu quả, rõ ràng như trên máy tính Một số câu chữ văn bản còn dùng từ không đúng theo văn bản hành chính nhưng rất khó chỉnh sửa trên văn bản giấy Trong nhiều trường hợp vì nề nang, Hiệu trưởng van ký duyệt nên có thê để lại hậu quả không mong muon
- Cac văn bản được soạn thảo trên máy riêng, không có sự chia sẽ nên tái sử
dụng không cao: hiệu quả sử dụng khuôn mẫu của các văn bản trước tương tự không có
- _ Chưa phát huy hết năng lực sở trường của từng người trong quy trình soạn thảo văn bản Người soạn thảo văn bản thì thiếu kiến thức về kỹ thuật trình bày và thể thức văn bản Văn thư có nghiệp vụ về vấn đề này lại gần như không hề tham gia vào soạn thảo
- - Mỗi người soạn thảo văn bản phải được trang bị một máy ¡n riêng, nên tốn kém và khó quản lý
- _ Chưa tận dụng chức năng chia sẽ dữ liệu mà hệ thông mạng mang lại Ill KE HOACH HANH DONG DE VAN DUNG NHUNG DIEU DA HỌC
TRONG CÔNG VIỆC DUQC GIAO O TRUONG THCS MINH HUNG: Nhăm nâng cao việc ứng dụng công nghệ thông tin tron qoạn)thảo và quản
lý văn bản, tôi xây dựng kế hoạch hành động dự kiến thực hiện trong năm học
Trang 10I Phân công nhiệm vụ: se Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng e Các tổ trưởng, phụ trách bộ phận, A
e Văn thu kiém tra thé thirc, ky thuat trinh bay van ban — te
e Hiệu trưởng xem xét nội dung, ngôn ngữ văn ban e In và trình ký se Chuyển cho Văn thư phát hành J) \ J
« Văn bản sau kí duyệt chuyển cho Văn thư
e Văn thư vào số, sổ, ban hành & 2 Các bước tiến hành: 2.1 Đánh giá thực trạng quy trình soạn thảo văn bản của trường - Xác định ưu điểm, nhược điểm mặt được, mặt chưa được của Mục đích/ kết | công tác này
quả cân đạt - Xác định mục tiêu hướng đi lộ trình cho việc ứng dụng
CNTT trong soạn thảo văn bản, năm học 2017 — 2018
Người thực - Hiệu trưởng hiện/ phối hợp | - Phó Hiệu trưởng
thực hiện - Tổ trưởng Văn phòng nhân viên Văn thư
- Kế hoạch thực hiện của Hiệu trưởng
- Bảng báo cáo thiết bị tin học hỗ trợ soạn thảo văn bản và năng
Điều kiện thực s
lực người soạn
hiện `
- Bảng đánh giá vê thê thức và kỹ thuật trình bày văn bản của
nhà trường trong nam hoc 2016-2017
Cách thức thực | - Hiệu trưởng phân công các thành viên thống kê báo cáo theo
hiện nội dung trên
- Thời gian chuân bị báo cáo không đủ
- - Đội ngũ làm việc thiêu trách nhiệm
Rủi ro, khó khăn ; cà ¬ ¬ s
- Kết quả đánh giá còn chung chung chưa thê hiện được nội dung yêu cầu
Hướng khắc | - Hiệu trưởng cần nêu rõ yêu cầu về nội dung của bảng báo cáo
Trang 11phục trong cuộc họp phân công Có thể cung cấp các biéu mau dé dé thực hiện - Quán triệt tỉnh thần làm việc nêu ý nghĩa của công việc trên với đội ngũ
- Nghiên cứu kết quả đánh giá của tập thể, tham mưu của cấp
dưới đưa ra nhận định của mình 2.2 Lập kế hoạch thay đôi quy trình soạn thảo văn ban Mục đích/ kết quả cần đạt
- Xây dựng được quy trình soạn thảo văn bản phù hợp để đảm
bảo tính chính xác về nội dung thê thức và kỷ thuật trình bay văn bản Đồng thời tiết kiệm chỉ phí về phương tiện và thời gian Người thực hiện/phối hợp thực hiện - Hiệu trưởng - Các thành viên, bộ phận có liên quan tới công tác soạn thảo văn bản - Một số giáo viên có năng lực và kinh nghiệm về ứng dụng CNTT
Điều kiện thực hiện
- Có ít nhất 1 thành viên có kiến thức về kỷ thuật và thẻ thức trình bày văn bản
- Có ít nhất 1 người có trình độ cơ bản về CNTT
Cách thức thực
- Hiệu trưởng đánh giá quy hình soạn thảo văn bản đang thực hiện: đánh giá ưu điểm và hạn chế của mô hình này Từ đó nêu ý
tưởng về một quy trình mới nhăm thuận lợi hơn tiết kiệm hơn cả
về thời gian và vật chât
hiện - Các thành viên đóng góp ý kiến đề lựa chọn cách làm nhằm đưa ý tưởng trên vào thực tế
- Hiệu trưởng tổng hợp ý kiến, từ đó lựa chọn phương án phù hợp nhất đưa vào kế hoạch triển khai thực hiện
- - Một số giáo viên ngại thay đổi lấy lí do là không biết về Rủi ro khó khăn
CNTT
; - Làm công tác tư tưởng trước đối với giáo viên
Hướng khac “số " ca ee" : oe ek ;
h - Phân tích sự tiện lợi của quy trình mới đê mọi người thây mà phục tự đôi mới 2.3 Chuẩn bị phương tiện để triển khai quy trình soạn thảo văn bản mới: Mục đích/ kết quả cần đạt
- Tạo sự chuyên biến về nhận thức của đội ngũ cán bộ, giáo
viên nhân viên đê ho hiéu đúng sâu sắc về vai trò hiệu quả của
ứng dụng CNTT trong quản lý đem lại
Trang 12- Chuân bị các điều kiện cân thiết đê triên khai quy trình soạn thảo văn bản mới đảm bảo phát huy hết năng lực của từng thành viên đồng thời đảm bảo tiết kiệm chỉ phí
- Tao su đồng thuận cao trong đội ngũ cán bộ giáo viên nhân viên việc ứng dụng CNTTT trong quản lý Người thực hiện/phối hợp thực hiện - Hiệu trưởng - Ít nhất 1 giáo viên có trình độ cơ bản về CNTT Điêu kiện thực hiện - Các máy tính xách tay hoặc để bàn của người soạn thảo văn bản có kết nối mạng - Có ít nhất 1 người có trình độ cơ bản về công nghệ thông tin Cách thức thực hiện
Có nhiều cách thực hiện như dùng mạng nội bộ (LAN) nếu áp dụng nơi chưa có đường truyền internet cáp quang Tuy nhiên ở đây tôi chọn dùng ô đĩa mạng cloud của Google để mọi người có thê tham gia vào quy trình này mọi lúc, mọi nơi
- Tao l địa chỉ email (4 gmail dùng chung - Cài phần mềm Google Drive vào các máy tính
- Tạo trên ô đĩa này các thư mục (Folder): BI SOẠN THẢO: B2 VĂN THƯ: B3 HIỆU TRƯỞNG: B4 BAN HÀNH và
B5 HOÀN THÀNH
- Trong thư mục BI SOẠN THẢO có thể thêm các thư mục
con ứng với các chức danh, bộ phận của người soạn thảo văn
Trang 13hiện bản đã thực hiện cài đặt ở bước 3
- Giáo viên Tin học hoặc 1 người có trình độ cơ bản về công
nghệ thông tin làm công tác hướng dẫn
Cách thức thực hiện
- Văn thư nhận văn bản vào số theo quy định Chuyển cho
Hiệu trưởng để phân công người xử lý
- Trên cơ sở phân công của Hiệu trưởng Văn thư chuyên vào
các các văn bản này vào thư mục của người được phân công soạn
thảo (trong thư mục BI_ SOẠN THẢO)
- Người được phân công, soạn thảo văn bản xong kiểm tra lại nội dung và chính tả sau đó chuyển vào thư mục: B2_VĂN
THU
- Nhân viên Văn thư xem xét lại kỹ thuật, thê thức trình bày văn bản để điều chỉnh cho đúng Kiểm tra lại chính tả sau đó
chuyền vào thư mục: B3_HIỆU TRƯỞNG
- Hiệu trưởng xem xét kiêm tra lại tông thê tất cả các mặt nội
dung kỹ thuật thê thức trình bày văn bản Điều chỉnh lại nếu cần thiết Sau đó, chuyển vào thư mục B4 BAN HÀNH
- Văn thư, tiến hành in, trình ký tiến hành các bước ban hành văn bản theo quy định Đồng thời chuyên văn bản này vào thư mục BŠ_ HOÀN THÀNH để sao lưu và chia sẽ cho mọi người
Rủi ro khó khăn
- Máy vi tính bị sự có hoặc đường truyền mạng bị sự có
- Một số thành viên chưa hiểu rõ về quy trình nên bước đầu
thực hiện có thê sai sót
-_ Văn bản sau một thời gian lưu vào nhiều nên không phân biệt
đâu là văn bản chưa xử lý đâu là văn bản đã xử lý
Hướng khắc
phục - Sử dụng máy vi tính dự phòng hoặc bất cứ máy nào khác có kết nối internet Trường hợp internet bị lỗi có thê sử dụng biện pháp dự phòng là mạng LAN
- Bước đầu hướng dẫn cho mọi người, có thê tổ chức hướng
dẫn trực tiếp trong 1 buổi
- Văn bản chỉ lưu sau khi soạn thảo xong chỉ lưu ở thư mục cuối cùng là BS_HOÀN THÀNH Các thư mục còn lai dé trong 2.5 Kiếm tra, đánh giá: Mục đích/ kết quả cân đạt
- Kiểm tra kết quả thực hiện của quy trình
- Khắc phục sữa đổi những bất hợp lý của quy trình
- Tạo sự nhuan nhuyễn trong thực hie65bn soạn thảo theo quy
Trang 14
trình mới
Người thực - Hiệu trưởng
hiện/phối hợp | - Các thành viên tham gia vào quy trình thực hiện
Điều kiện thực | - Máy tính có kết nối mạng internet hiện
- Hiệu trưởng trực tiếp hoặc phân công người kiểm tra việc
Cách thức thực (thực hiện quy trình soạn thảo văn bản thông qua việc kiểm tra hiện các tập tin trong các thư mục
- Các thành viên tham gia trong quy trình thảo luận, góp ý
- Quy trình đưa ra không phù hợp với một số thành viên
Rủi ro khó khăn - ; , 7 i, SỐ -Ể
- Không lường trước những phát sinh, rủi ro ngồi ý mn Hướng khắc - Xem xét lại quy trình để các thành viên góp ý tìm được
phục phướng án tối ưu
IV KÉT LUẬN VÀ KIÊN NGHỊ
1 Nhận định chung về vẫn đề nghiên cứu:
Với quy trình soạn thảo văn bản như trình bày ở trên, tôi nhận thấy:
Thứ nhất, các cá nhân tham gia vào quá trình soạn thảo văn bản đều phát huy được năng lực sở trường của mình Người soạn thảo văn bản sẽ chịu trách
nhiệm về nội dung văn bản Văn thư sẽ chịu trách nhiệm về kỹ thuật, thể thực
trình bày
Thứ hai, việc soạn thảo văn bản sẽ tiết kiệm về thời gian và chi phí Do văn bản được chỉnh sửa trực tiếp trên máy, không phải chuyền đi chuyền lại nhiều lần không phải gặp trực tiếp nên sẽ rất nhanh Mỗi văn bản chỉ in duy nhất 1 lần nên tiết kiệm chi phí in ấn Đồng thời, trong cả quá trình chỉ có Văn thư có trách nhiệm in nên chỉ cần | may in là phục vụ tốt cho cả quy trình
Thứ ba là tiện lợi Với quy trình này, việc tham gia quá trình soạn thảo văn bản có thể diễn ra ở bất cứ nơi đâu, bất cứ lúc nào, miễn là có máy tính có kết nối Internet
Thứ tư, việc chia sẽ dữ liệu lẫn nhau rất dễ dàng Văn bản sau khi hoàn thành được tập trung vào 1 thư mục cho mọi người sử dụng nên chung nên tái sử
Trang 15
Thứ năm việc áp dụng quy trình này hồn tồn khơng làm phát sinh kinh phí bô sung Với dung lượng miễn phí của Google Drive hiện nay là 15GB thì hoàn toàn đủ cho công việc soạn thảo văn bản hàng chúc năm
2 Những kiến nghị với cơ quan quản lý giáo dục cấp trên, với cơ sở giáo dục và các đơn vị liên quan
Thứ nhát cần tăng cường hơn nữa sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uy, chính quyền các câp trong công tác soạn thảo văn bản Nâng cao hơn nữa nhận thức về sự cần thiết và sự khó khăn, thách thức về công tác này Xác định việc thay đổi thói quen, cách làm cũ là một công việc khó khăn, lâu dài, cần phải chỉ đạo quyết liệt, thường xuyên và quyết tâm thực hiện
Thứ hai, xác định nhiệm vụ soạn thảo văn bản là một trong những nhiệm
vụ của những công chức, viên chức đang thực thi công vụ và thực hiện dịch vụ
công Sự sáng tạo, sáng kiến của công chức, viên chức chính là việc thường xuyên
phát hiện và đề nghị cải tiến, bớt bỏ những thủ tục không cần thiết, rườm rà nhưng vân đảm bảo yêu câu của quản lý nhà nước
Thứ ba, tăng cường năng lực; tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan soạn thảo trong việc khảo sát, học tập kinh nghiệm; bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin và tạo điêu kiện về cơ sở vật chất, phương tiện làm việc, kinh phí cho hoạt động soạn thảo văn bản
Thứ tư, cần thực hiện nghiêm túc quy trình soạn thảo, góp ý, thâm định và ban hành văn bản
Năm là, phải thực hiện công tác rà soát văn bản thường xuyên và bảo đảm tính hệ thống Khi soạn thảo văn bản bắt buộc phải theo quy trình và đúng quy
định
Văn bản là công cụ đề quản lý, điều hành, chuyên tải thông tin phục vụ cho công tác quản lý nhà nước và thi hành pháp luật Trên thực tê, công tác ban hành và quản lý văn bản trong thời gian qua đã có những tiến bộ chuyên biến, không ngừng phát huy hiệu quả và có những tác động tích cực trong các mặt đời sông xã hội của địa phương Tuy nhiên, so với yêu câu mới, đặc biệt là các yêu cầu của quản lý nhà nước trong tình hình đất nước ta đang trên đà phát triển, hội nhập quốc tề, thì vai trò của văn bản quản lý nhà nước ngày càng trở nên quan trọng và hét sức cần thiết trong việc quản lý, điều hành đất nước
Người thực hiện