báo cáo thực trạng mua sắm

BÁO CÁO THỰC TRẠNG MUA SẮM

THÁNG 6 NĂM 2024

Nguyễn Thị Phượng

I.THỰC TRẠNG1 Bố trí nhân sự

2 Quy trình mua sắm3 Nguồn cung ứng

4 Hóa đơn chứng từ5 Đơn giá mua vào

6 Quy chuẩn giao nhận hàng hóa7 Kho

8 Phần mềm

I THỰC TRẠNG

Hiện trạng

1.Mua hàng Tàu 1&3: 1 nhân sự2.Mua hàng Tàu 2: 1 nhân sự

3.Mua hàng AC Nha Trang: 1 nhân sự

Các kế toán kiêm nhiệm mua hàng & gọi hàng.

Ảnh hưởng 1.FB: Tạm ổn.

2.Non-FB & DV: quá tải

1.Kế toán quá tải.

2.Công tác kế toán bị ảnh hưởng.

tuyển 1 mua hàng.

1.Bố trí nhân sự

2 Quy trình mua sắm

Mua hàngMa trận duyệt

Hủy đơn hàng

Rà soát hợp đồng

Giao nhận hàng hóa

2 Quy trình mua sắm

Hiện trạng

1.FB: Gửi đơn zalo.

2.Non-FB & DV: gửi đơn zalo không ghi rõ mô tả sản phẩm, phạm vi công việc, ngân sách

Các kế toán kiêm nhiệm mua hàng & gọi hàng.

Ảnh hưởng

1.FB: Mua hàng gọi đơn lắt nhắt và nhiều vào cuối ngày & cuối tuần.2.Non-FB & DV: Không sửa chữa kịp

thời hại máy móc & rủi ro mất an toàn.

1.Kế toán quá tải.

2.Công tác kế toán bị ảnh hưởng.

Giải pháp

1.FB: chuẩn hóa DMHH & upload VVG Soft.

2.Non-FB & DV: lộ trình Tháng 2/2025 triển khai mua sắm trên VVG Soft

1.FB: Chuẩn hóa DMHH & upload VVG Soft ngày 15/09 hoàn

2.Non-FB & DV: lộ trình tháng 10/2024 triển khai lên đơn trên VVG Soft

Mua hàng

Thực phẩm Đồ uống Phi thực phẩm và dịch vụ

PR chỉ tới Bếp trưởng duyệt theo market list tháng đã được duyệt.

• PR ≤ 50tr: Trưởng bar.

• 50 < PR ≤ 100tr: GĐTC APC/VDL.• PR ≥ 100tr: GĐTC

tập đoàn.

• PR ≤ 50tr: Trưởng bộ phận

• 50 < PR ≤ 100tr: GĐTC APC/VDL• PR ≥ 100tr: GĐTC

tập đoàn.

2 Quy trình mua sắm

Ma trận duyệt

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

Bộ phận hoặc nhà cung cấp báo hủy đơn qua điện thoại/ Zalo/ email.

Mua hàng phải tìm NCC thay thế, tốn thời gian và nguồn lực.

• Nếu chưa thanh toán: báo hủy đơn bình thường.

• Nếu đã thanh toán/ đi cọc: báo kế toán trưởng xử lý theo tình huống.

2 Quy trình mua sắm

Hủy đơn hàng

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

Chưa chuẩn hóa hợp đồng thành mẫu chung, các điểu khoản còn đơn giản chưa chặt chẽ.

Công ty gặp rủi ro nếu có tranh chấp xảy ra.

1.Xây dựng thư viện hợp đồng mua hàng mẫu.

2.Rà soát HĐ mua vào theo giá trị:

• HĐ ≤ 20tr: không bắt buộc ký HĐ (PO thay thế).

• 20tr < HĐ ≤ 100tr: TBP mua hàng→ TBP/GĐ chuyên môn → KTT.

• HĐ > 100tr: TBP mua hàng → TBP/GĐ chuyên môn → Pháp chế → GĐTC APC/ VDL

2 Quy trình mua sắm

Rà soát hợp đồng

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

1.Tàu 1: 10:00 đi xuồng anh Đạo giao nhận trên vịnh Đồ phát sinh giao tàu trước 12:30.

2.Tàu 2: Sáng 06:30; Chiều 4:00.

3.Tàu 3: 08:30 đi xe tải sang Tuần Châu Đồ phát sinh 11:45 gửi xuồng từ cảng Sun Group.

1.Vất vả cho nhân viên giao nhận và không giao tập trung một chỗ.

2.Phát sinh thêm 1 nhân sự nhận hàng trên vịnh, phát sinh phí thuê xe tải và xuồng chở thực phẩm cho Tàu 1.

Cần thêm thời gian quan sát để đưa ra giải pháp khắc phục.

2 Quy trình mua sắm

Giao nhận hàng hóa

(APC)

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp

1.Home Mộc HN & Saju: Thu ngân nhận

2.Sajang + Măm Mom: KT kho nhận

3.Các nhà hàng ngoài khu vực HN: kế toán kiêm nhiệm nhận.

4.Công cụ dụng cụ (CCDC) nhập về không có kho bàn giao trực tiếp cho bộ phận sử dụng.

1.Thu ngân không trực tiếp gọi hàng không hiểu rõ yêu cầu sản phẩm.

2.Kế toán kiêm nhiệm nhận hàng kéo dài cả ngày, lượng chứng từ nhiều.

3.Vận hành không đủ đồ phục vụ khách.

Tách bộ phận thu mua chuyên phụ trách mua hàng và gọi hàng Kế toán không kiêm nhiệm nữa và tập trung nghiệp vụ kế toán.

2 Quy trình mua sắm

Giao nhận hàng hóa

(VIET DELI)

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp 1.Hàng đông

lạnh nhập khẩu không ổn định: búp gà size to, cá ngừ, thăn heo

2.Quy cách thịt không đúng yêu cầu của bếp

1.Vận hành

không đủ hàng phục vụ khách2.Mua hàng phải

tìm NCC thay thế với đơn giá cao hơn do

không có cam kết sản lượng từ đầu tháng

1.Từ 15-20 tháng N lên sản lượng dự kiến dùng cho tháng N+1 để đàm phán với các nhà cung cấp có giá tốt và giữ tồn kho giao cả tháng.

2.Xây dựng quy chuẩn giao nhận hàng hóa theo ngành hàng, làm việc với các NCC và ký đồng thuận trên cùng 1 chuẩn.

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp 1.Không đa dạng,

đặc biệt mảng sửa chữa bảo dưỡng tàu

2.Yêu cầu sửa chữa luôn gấp (VD hôm nay yêu cầu, mai phải có NCC tới sửa luôn, KT phải trả tiền đặt cọc ngay )

Không kịp thay thế/sửa chữa tàu

Bộ phận kỹ thuật đề xuất sữa chữa trước 1 tháng (trừ những hỏng hóc đột xuất hoặc bất khả kháng) để bộ phận mua hàng có thời gian tìm kiếm nhà cung cấp.

3 Nguồn cung ứng (APC)

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp 1.Nguồn cung

tôm hùm từ Nha Trang đang bị giảm dần

2.Hàng nhập khẩu đứt gãy chuỗi cung ứng dẫn đến giá tăng cao: thịt, bơ sữa phô mai, dầu olive

Chi phí mua vào tăng cao.

Mua sắm tập trung những mặt hàng có sản lượng tiêu thụ cao và đàm phán giá tốt với nhà cung cấp.

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Yêu cầu mua

sắm CCDC thường gấp và dồn dập, đặc biệt là nhà hàng sắp khai trương.

Không có đủ thời gian tìm kiếm nhà cung cấp với chất lượng và giá thành tối ưu nhất.

1.Nếu đề xuất tuyển thêm nhân viên Mua hàng được duyệt, mua hàng tập trung tìm kiếm nhà cung cấp tốt nhất.

2.Với vật tư tiêu hao:

• Thường xuyên: tổng hợp những mặt hàng dùng sản lượng lớn đàm phán giá tốt với nhà cung cấp.

• Không thường xuyên: mua sự vụ

3 Nguồn cung ứng (VIET DELI)

4 Hóa đơn chứng từ

APC: 46 mặt hàng thực phẩm Ấn Độ không có hóa đơn hoặc nếu có thì xuất sang mã hàng khác

• Ưu điểm: đơn giá không có hóa đơn rẻ hơn có hóa đơn

• Nhược điểm: Công ty không được khấu trừ thuế (không đưa được vào chi phí), không quy trách nhiệm cho nhà cung cấp nếu gặp rủi ro an toàn thực phẩm và rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn.

Mua từ nhà cung cấp có hóa đơn đầy đủ nhất có thể.

VIET DELI: Ngũ cốc nho khô, hoa hồng khô/trà gạo khô cho bar, ức vịt xông khói, bánh đa nem, phồng tôm, hạt đác, đặc sản vùng miền: lá cách, đọt

chọi không có hóa đơn.

F&B

4 Hóa đơn chứng từ

APC: Vật tư nhỏ lẻ: bu lông, ốc vít, dây điện, ống nước, thợ sửa chữa/bảo dưỡng không có hóa đơn

• Ưu điểm: đơn giá không có hóa đơn rẻ hơn có hóa đơn

• Nhược điểm: Công ty không được khấu trừ thuế (không đưa được vào chi phí), và rủi ro về tính hợp lệ của hóa đơn.

Làm việc với kế toán xem mặt hàng nào bắt buộc hoặc cần thiết có hóa đơn, chủ trương tối đa mua hàng có hóa đơn.

VIET DELI: CCDC mua ở Hàng Khoai như xoong, nồi, bát, đũa không xuất được hóa đơn hoặc nếu có thì xuất hóa đơn mặt hàng khác.

F&B

5 Đơn giá mua vào APC

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp • Một số NCC trọng yếu

mua đi bán lại từ nhà nhập khẩu & phân phối khác nên giá bán cao hơn so với tàu mua trực tiếp ví dụ: cá hồi, bơ sữa phô mai

• Đơn giá nhóm hàng khác: đồ uống, rau củ quả, đồ khô có thể tối ưu hơn nữa.

Chi phí thực phẩm cao

• Phòng mua hàng mở rộng mạng lưới với NCC, mục tiêu mỗi 1 nhóm hàng có ít nhất 3 NCC.

• Tập trung tối ưu chi phí 30% mặt hàng chiếm tỷ trọng 70% chi phí mua thực phẩm.

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Mua hàng tìm

3 báo giá cạnh tranh đề xuất nhà thấp nhất

Không ảnh hưởng nhiều

Tiếp tục duy trì.

Tỷ trọng nhóm hàng hóa APC

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Không thống nhất

quy chuẩn giao nhận hàng hay phải trả hàng.

Vận hành không đủ đồ phụ vụ hoặc chất lượng chưa đáp ứng kỳ vọng của khách.

• Xây dựng bảng quy chuẩn giao nhận hàng hóa và thống nhất với các nhà cung cấp.

• Bếp cử người nhận hàng 3 bên với kho và nhà cung cấp.

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Hay trả hàng

do sai model, công suất

Vận hành không đủ đồ phụ vụ hoặc chất lượng chưa đáp ứng kỳ vọng của khách.

Bộ phận yêu cầu mua sắm phải ghi rõ thông số sản phẩm/phạm vi công việc trong đơn hàng, càng chi tiết, mua càng đúng và chính xác.

6 Quy chuẩn giao nhận hàng hóa

7 Kho

Hiện trạng

1.Xa và nhỏ

2.Thiếu giá kệ để phân loại hàng hóa

3.Nhiều hàng hóa đang không sử dụng nữa

Không có kho trung tâm, hàng hóa không tập trung

Ảnh hưởng 1.Không đủ diện tích trữ hàng thực phẩm mùa cao điểm.2.Kho xa thêm chi phí thuê xe tải và xuồng thực phẩm.

2.Tìm kho to hơn và gần cảng hơn tiện vận hành và quản lý

3.Xây dựng kho đồ khô và hàng phi thực phẩm tại nhà chờ cảng Sun Group.

Diện tích kho không thể nới rộng thêm nữa, thay vì làm kho trung tâm ở HN, kiện toàn bộ máy phòng mua và nhanh chóng triển khai mua sắm bằng phần mềm tiết kiệm thời gian và nguồn lực.

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Bếp & bar file

Google drive/chụp ảnh PR giấy/nhắn zalo đơn hàng ngày Mua hàng vào Google

drive/zalo lấy đơn và lọc đơn thủ công rồi gửi cho các NCC.

Làm thủ công mất nhiều thời gian & khó tránh khỏi sai sót

Chuyển đổi mua sắm bằng phần mềm

1.APC: Lộ trình 01/08/2024 áp dụng

2.VIET DELI:

• 15/09 hoàn thành chuẩn hóa danh mục hàng hóa 4 nhà hàng tại HN và chạy thử.

• 30/10 hoàn thành chuẩn hóa nốt 5 nhà hàng còn lại và 01/11 chạy.

Hiện trạng Ảnh hưởng Giải pháp Bộ phận gửi

đơn file Excel qua Zalo

Kế toán phải nhập dữ liêu thủ công và nhập kho một lần nữa

Chuyển đổi mua sắm bằng phần mềm lộ trình tháng 10/2024 chạy cho cả APC & VIET DELI

8 Phần mềm

II ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

1 Kiện toàn bộ máy phòng

mua hàng tập trung trên tập đoàn

Tập đoàn:

03 nhân viên (APC, VIET DELI, Phi thực phẩm & Dịch vụ)

Cơ sở kinh doanh:

1.APC: chưa cần tuyển thêm mua hàng2.VIET DELI:

• Khu vực Hà Nội: Đề xuất tuyển dụng mới 01 nhân sự cho cả chuỗi 4 nhà hàng.

• Khu vực miền Trung (Đà Nẵng & Hội An): Đề xuất tuyển dụng 01 nhân sự mới.

• Khu vực Nha Trang: Đề xuất nhân sự đang mua hàng cho AC kiêm nhiệm mua hàng cho Ngon Gallery.

2 Xây dựng và hoàn thiện phần mềm VVG Soft để thực hiện và

quản lý hoạt động mua sắm hiệu quả chính xác

APC:

• Dự kiến 15/07/2024: đào tạo & hướng dẫn sử dụng phần mềm

• 01/08/2024: 3 du thuyền áp dụng

3 Tuyển thư ký bếp hỗ trợ tổng bếp trưởng các công việc:

• Lên đơn hàng ngày trên phần mềm, theo dõi tồn kho của bếp• Chia ca làm việc cho bếp, chấm công

• Tham gia, hỗ trợ kiểm tra và nhận nguyên vật liệu, thực phẩm nhập vào về số lượng & chất lượng.

• Tổng hợp, lập yêu cầu mua sắm trang thiết bị, công cụ dụng cụ cần thiết cho công việc của bộ phận theo yêu cầu của Bếp trưởng.

• Hỗ trợ bếp trưởng các công việc hành chính khác.• Phối hợp làm hồ sơ kiểm thực 3 bước VSATTP.

4 Số lượng thư ký bếp đề xuất:

APC: 1 thư ký bếp cho cả 3 tàu

VIET DELI:

• Khu vực HN: 1 thư ký bếp cho Sajang + Măm Mom & 1 thư ký bếp cho Home Mộc + Saju

• Khu vực ngoài HN: tạm thời tiếp tục vận hành như hiện tại

III LƯU ĐỒ QUY TRÌNH MUA HÀNG

A Mua hàng

1.Market list của tháng (N+1) trình phê duyệt từ ngày 25 đến ngày cuối tháng N.2.Mua sắm F&B hàng ngày

3.Mua sắm Non-FB & Dịch vụ 3.1 Đơn hàng ≤ 50tr

3.2 Đơn hàng > 50tr 4.Hủy đơn

B Nhận hàng

1.Nhận trong giờ làm việc2.Nhận ngoài giờ làm việc

A Mua hàng

Mua hàng (MH) thu thập

báo giá của

NCCMH lập so sánh giá market list

TBP mua hàng review

GĐTC/ KTT phụ trách review

TGĐ phụ trách tài chính duyệt

1 MARKET LIST HÀNG THÁNG CỦA BẾP & BAR

A Mua hàng

Thư ký bếp/bar khởi tạo PR

Phần mềm gán NCC và đơn giá theo market list đã

được duyệt

Tổng bếp

trưởng/bar trưởng duyệt PR

MH tạo PO

MH gửi PO cho NCC

Nhận hàng Nhập hàng

Thanh toán

2 MUA SẮM F&B HÀNG NGÀY

A Mua hàng

NV lập phiếu yêu cầu mua sắm (PR)

& TBP duyệt

3.1 MUA SẮM NON-FB& HĐNT CÓ GIÁ TRỊ MUA SẮM TRONG 1 NĂM ≤ 50TR (CHƯA VAT)

Vận hành duyệt PR

Mua hàng (MH) tạicơ sởtìm NCC

MH tại cơ sở lậpbảng so sánh

giá

MH tại cơ sở submit PR, báo giá, bảng so sánh

Thanh toánNhận hàngPR có giá trị ≤ 20tr

Không bắt buộc ký HĐ(Khuyến khích ký HĐ)

PR có giá trị > 20tr

BẮT BUỘC KÝ HĐKý kết HĐ với NCC

Gửi PO cho NCC đặt hàng

GĐ Tài chính/ KTT phê duyệt

TBP mua hàng review

A Mua hàng

NV lập phiếu yêu cầu mua sắm (PR) & TBP duyệt

3.2 MUA SẮM NON-FB & HĐNT CÓ GIÁ TRỊ MUA SẮM TRONG 1 NĂM > 50TR (CHƯA VAT)

GM/GĐVH duyệt PR

MH tìm kiếm NCC và làm tờ trình đề

xuất LCNCC

Trưởng BP mua hàng review

GĐ tài chính/KTT

Pháp chế & GĐTC/KTT review nếu giá

trị ≥ 100tr

KTT review điều khoản thanh toán, phạt, bảo

• TBP/GĐ chuyên môn review đk chuyên môn• TBP mua hàng review

đk thương mại

MH lập Hợp Đồng (HĐ)

với NCC

PTGĐ duyệt

Mua hàng lấy dấu chữ ký

HĐĐặt hàng NCCNhận hàngNhập hàngThanh toán

MH tại đơn vị thông báo cho NCC

MH báo cho TBP Mua hàng & phối hợp với các phòng ban liên

quan để xử lý

MH tại đơn vị liênhệ với

bộ phận yêu cầu Hủy PO ban đầu

Lập PO mới với NCC khác

Trình TBP cung ứng và Kế toán trưởngphê

duyệt

NVNH dùng PO để nhận hàng

NVNH so sánh PO với phiếu giao hàng (PGH)

BP sử dụng đồng kiểm tra 3 bên với NVNH & NCC

3 bên kiểm tra chất lượng hàng hóa cùng BP yêu cầu mua sắm

Hàng hóa không đáp ứng yêu

cầuHàng hóa đáp ứng yêu cầu

Trả lại toàn bộ hàng hóa

Trả một phần hàng hóa

NVNH, BP yêu cầu hàng, NCC kývào PGH

NVNH giao 1 liêncủa PGH cho

Hàng khô Hàng hóa là thực phẩm tươi sống Hàng hóa được giao thẳng bộ phận yêu cầu

Hàng hóa và PGH được chuyển vào phòng nhậnhàng

Hàng được cất vào tủ

đông/ kho đông3 bên cùng ký tên người nhận, ngày nhận vào sau PGH

NVNH kiểm tra hàng hóa theo đúng quy trình nhận

hàng vào ngày hôm sauTrả PHG về BP nhận hàng

Kết quả đạt được sau 1 tháng

Market list trước đây

Kết quả đạt được sau 1 tháng

Market list đã chuẩn hóa 518 mã HH F&B và quản trị theo ID từng mã

Thank you!