Đề Tài Tầm Quan Trọng Của Việc Ra Quyết Định Quản Trị Và Những Sai Lầm Phổ Biến.pdf

Những nhà quản trị giỏi là những nhà quản trị biết xem xét rõ và phân tích cặn kẽ các khía cạnh của vấn đề, biết đâu là điểm mạnh & điểm yếu của tô chức mình, biết đâu là thuận lợi & đâu

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

Dé tai: TAM QUAN TRONG CUA VIEC RA QUYẾT ĐỊNH QUAN TRI VÀ NHUNG SAI LAM PHO BIEN

Dương Hoàng Yến

Nguyễn Thanh Qué Anh

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

MUC LUC

Ð TÄÂÂN ĐỀÊ LH TT HH TH HH Hàn HT HH TH TH HT Tà HT HT HH TH HT HH TH TT HH1 đến 3 Phâân 1: TÂÊM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHỨC net 4

2- Tââm quantr age Avi ệra quyêêt định quản trỈ ác ch kh Hà Tà Hà Kế KH tr ky kế 7 Phadn 3: NH NG SAILAEMTH U@GG ATRONG QUA TRINH RA QUYEAT BINH QUAN TRI- NGUYÊN NHÂN VÀ

GIAT PHAP eee cee reste .dAHgẠAHAH 9

Sai lââm th ườg g Atrongvi Era quyGét dinh Quan tri ccccccssccssccccsssccccseescesseeecersceesesserseeseceseeeeeeeeeseetes 9

2 Nguyên nhân khi của việc đưa ra quyết định sai lầm - ¿c2 32v 2v 522111221 tre 11

3 Giải pháp đề tránh sai lầm khi đưa ra quyết định quản tTỊ c5 252 xEvxtExeExretkrsrksrkrrsrrsree 14

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

D TAVAAN DEE

Ra quyết định? Đó không là công việc duy nhất của nhà quản trị Thực ra, nhà quản trị nói chung không dành nhiều thời gian để ra quyết định Tuy nhiên, quyết định là một nhiệm vụ quán trị cụ thể và là điều mang lại kết quả/hệ quả sâu rộng nhất Khi nhà quản trị

ra một quyết định “tốt”, thì thường dường như rằng ít có người chú ý đến, mặt khác, khi nhà

x Ax»»

quản lý ra quyết định “tồi”, quyết định đó có thể được nhớ hàng nhiều năm chưa nguôi ngoai Một số nghiên cứu và thống kê gần đây cũng cho thấy rằng chỉ có 1⁄3 quyết định sau khi đưa ra được xem là đúng đắn, còn 1⁄3 thì không đem lại được kết quả gì, và tệ nhất là 1⁄3 số quyết định còn lại thì dẫn đến những thất bại không thẻ tránh khỏi Vì thé, nha quan trị phải nhận ra được những sai lầm đề tránh đi khi ra quyết định

Những nhà quản trị giỏi là những nhà quản trị biết xem xét rõ và phân tích cặn kẽ các khía cạnh của vấn đề, biết đâu là điểm mạnh & điểm yếu của tô chức mình, biết đâu là thuận lợi & đâu là nguy cơ cần tránh, để từ đó chọn lựa được những phương án phù hợp và đưa ra một quyết định đúng đắn, hoặc ít nhất cũng có những phương án dự phòng khi gặp trở ngại bất ngờ

“Ra quyết định” tưởng chừng như đơn giản nhưng thực tế xét cho cùng thì không phải là một việc dễ dàng Vì vậy nhóm chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị & những sai lầm phố biến”

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

Phâân 1: TÂÊM QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ VÀ NHÀ QUẢN TRỊ TRONG TỔ CHÚC

1 Các khái niệm

1.1 Khái niệm quản trị:

Theo Robert Krettner thì quản trị là quá trình làm việc với con người và thông qua con người nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức trong môi trường luôn thay đối Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn

1.2 Khái niệm nhà quản trị:

Nhà quan trị là người nắm giữ vị trí đặc biệt trong một tô chức, được giao quyền hạn và trách nhiệm điều khiển và giám sát công việc của người khác, nhằm hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức đó (Phan Thị Minh Châu 20120)

2 Tââm quan trọng của quản trị trong doanh nghiệp:

Quản trị giúp tổ chức đạt được mục tiêu: Quản trị sắp xếp các nhân tố trong sản xuất, tập hợp và sắp xếp các nguồn lực, hợp nhất lại theo con đường đạt đến mục tiêu Quản

trị hướng tô chức nỗ lực đạt đến mục tiêu đã xác định trước Đặt ra mục tiêu rõ rang sé giup

tô chức không lãng phí công sức, thời gian và tiền bạc nhà quản trị chuyền đổi các nguồn nhân lực, máy móc, tiền bạc sắp xếp thiêu tô chức thành các nguồn lực hữu dụng

Tối ưu sử dụng nguồn lực: Quản trị giúp sử dụng tôi ưu hóa tất cả các nguồn sản xuất vật chất và con người điều này dẫn tới hiệu quả trong quản lý Quản trị cung cấp cách

sử dụng tối ưu các nguồn lực khan hiếm bằng cách chọn phương án sử dụng thay phiên trong công nghiệp

Giảm thiểu chỉ phí: Quản trị giúp tổ chức đạt kết quá tốt nhất thông qua chỉ phí tối thiểu bằng kế hoạch chính xác Quản trị hướng tô chức đến việc sử dụng các nguồn vật chất, nhân lực, tài chính theo sự phối hợp tốt nhất, điều đó làm giảm thiểu chỉ phí

Tạo nên tổ chức tốt: không có sự chồng chéo lên nhau công việc thiết lập một tô

chức tốt là một nhiệm vụ của quản trị nhắm tới mục tiêu của công ty và hoàn thành nó , tạo

ra những và mối liên hệ phân công quyên lực và trách nhiệm như: ai có trách nhiệm với ai,

ai hướng dẫn cho ai, ai là nhà quán lý và ai là cấp dưới nhà quản trị bố nhiệm đúng người, đúng vị trí, đúng kỹ năng nghiệp vụ để tất cả công việc đều rõ ràng

Tạo sự “cân bằng” trong tổ chức: nó giúp công ty tồn tại trong môi trường đây biến động Với môi trường thay đôi không ngừng, sự sắp xếp ban đầu trong tô chức bắt buộc phải

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

Quản trị đóng một vai tro quan trong đối với sự tồn tại một tô chức, tuy nhiên các

chức năng của quản trị chỉ được thể hiện một cách triệt để và hiệu quả dưới sự điều hành của

những nhà quản trị tài ba, các nhà quản trị đóng vai trò cốt lõi trong sự thành công của tô chức

3, Vai trò của nhà quản trị trong doanh nghiệp:

Theo Henry Minzberg 1960 nhà quản trị có 3 vai trò chính sau:

1 Vai trò quan hệ với con người: Trong vai trò nảy, nhà quản là người đại diện biểu tượng cho tập thê,có tính chất nghi lễ trong tổ chức Ngoài ra, nhà quản trị còn là người lãnh đạo và giữ vai trò liên lạc trong tập thẻ

2 Vai trd thông tin: Nhà quản trị đóng vai trò thu thập và xử lý thông tin, phố biến

và cung cấp thông tin cho các bộ phận có liên quan để ảnh hưởng tới thái độ và hành vi của họ cũng như thay mặt tô chức phát biêu thông tin ra ngoài đồng thời

sử dụng thông tin đề bảo vệ quyên lọi của tổ chức

3 Vai tro quyết định: Nhà quản trị có vai trò là nhà đại điện kinh doanh cho tổ chức

khi đưa ra một ý tưởng mới hoặc một quyết định để phát triển kinh doanh Bên cạnh đó, nhà quản trị giải quyết các xáo trộn, phân phối nguồn lực của tô chức để

đảm báo tô chức hoạt động tốt nhất vời nguồn lực có giới hạn Nhà quản trị đồng thời là người đàm phám, thương thuyết với đối tác trong các hoạt động kinh doanh, trong các quan hệ với các đơn vị khác, với xã hội

4 Tââm quan trọng của nhà quản trị trong tổ chức :

Với những vai trò trên, nhà quản trị đóng giỏi vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của một tô chức Các nhà quản lý hiệu quả là rất cần thiết cho sự thành công của bất kỳ tổ chức nào Các quyết định của lãnh đạo tác động đến từng khía cạnh của công ty và ảnh hưởng đến nhân viên ở mọi cấp độ Những nhà đầu tư thường xem xét ban quán lý của một tô chức khi xác định có nên đầu tư vào tô chức đó hay không Những nhà quản lý tốt có

thể nhận ra các cơ hội và tận dụng lợi thế từ các cơ hội đó đề tạo ra lợi ích cho tổ chức Tầm quan trọng của nhà quan tri trong tô chức được thể hiện như sau:

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

Nhà quản trị tạo nên sự gắn kết bền vững trong tô chức Một nhà quản trị thường thê hiện 5 nhiệm vụ cơ bản là: Hoạch định, tô chức, quản lý, điều khiển và kiểm soát Vai trò của nhà quản lý là tối ưu hóa nguồn lực hiện có của tổ chức thông qua việc kết hợp những khả năng của con người Nhà quản trị có vai trò rất quan trọng trong tổ chức trong vai trò sắp xếp mục tiêu của những cá nhân vào mục tiêu chung của tô chức, điều này có ý nghĩa cốt lõi

để đạt được thành công trong tương lai của một tô chức

Nhà quản trị là người truyền đạt cho nhân viên tầm nhìn của tô chức một cách hiệu quả và không có bất kỳ một sự sai lệch nào Một nhà quản trị giỏi sẽ tìm ra cách hiểu quả nhât đề truyền đạt thông điệp của tô chức đến nhân viên

Nhà quản trị có vai trò cốt lõi trong hành trình ra quyết định của một tô chức Nhà quản trị là người quyết định sự thay đối của tô chức và truyền đạt với nhân viên về sự thay đối này, là người đưa ra mực tiêu của tô chức Ra quyết định là một công việc rất quan trọng của nhà quản trị và tính chính xác của quyết định ảnh hưởng đến sự tổn tại, thành công hay thất bại của một tô chức Nhà quản trị giỏi sẽ là người xử lý thông tin nhanh để đưa ra những quyết định chính xác và quản lý những rủi ro co thé phat sinh, là người đưa ra con đường tốt nhất

cho sự thay đổi của tô chức

Nhà quản trị là người liên hệ rất gần gũi với nhân viên nên luôn là người thấu hiểu và

thúc đây sự tiến bộ của nhân viên, là người động viên để nhân viên làm việc có hiệu quả Là người hướng dẫn, hỗ trợ, là người khen thưởng nhân viên khi có hiệu quá làm việc tốt và đua ra những phản hồi mang tính xây dựng đối với những kết quả chưa tốt Một nhà quản trị

giỏi sẽ tạo một môi trường làm việc mà ở đó nhân viên thể hiện sự thỏa mãn, hạnh phúc,

hiểu quả làm việc cao, và một tổ chức thành công

Nha quan tri là người giải quyết mâu thuẫn giữa các nhân viên và cố gắng đề đạt

được một sự chấp thuận, điều nay sẽ giúp nhân viên tiến bộ hơn trong chất lượng công việc Như vậy, nhà quản trị có vai trò rất quan trọng trong việc cải tiễn hiệu suất của nhân viên

cũng như của tổ chức Nhà quản trị ý thức được rằng sự thành công của công ty dựa trên sự cống hiến của nhân viên, nhân viên cảng hài lòng và hạnh phúc thì công ty càng thành công

Dé tai: Tam quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

Phaan 2: RA QUYEAT D NHQU ATR BR TAEM QUAN TRONG CUA

VI_ ERA QUYEAT DINH QUAN TRI

1 - Khái niên ra quyêêt định quản trị:

“Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra những đường lối và tính chất hoạt động của một đối tượng (tố chức) nhằm giải quyết những van dé nay sinh va da chin mudi, trên cơ sở phân tích các qui luật khách quan đang vận động, chi phối

đôi tượng và trên khả năng thực hiện của đối tượng (tổ chức)” (Phan Thị Minh Châu 20120) 2- Tââm quan tr @gc vi ệra quyêêt định quản trị

Trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị phải xử lý các tình huồng

và ra các quyết định khác nhau, từ các quyết định quan trọng như phát triển một loại sản phẩm mới, giải thể công ty đến các quyết định thông thường như tuyển nhân viên, xác định

kế hoạch sản xuất hàng tháng, hàng quý Ra quyết định thâm nhập vào cả bốn chức năng của nha quan tri gom hoạch định, tô chức, chỉ đạo và kiểm tra Ra quyết định là một công việc quan trọng của nhà quản trị, vì tính chính xác của quyết định ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn

tại và phát triển của tô chức Tùy thuộc vào cấp bậc quản trị khác nhau, nhà quản trị sẽ có

thâm quyền đưa ra những quyết định quản trị khác nhau

® Các quyết định quản trị trực tiếp hướng vào các tô chức; chỉ có nhà quản trị mới ra quyết định

e Cac quyét định quản trị có thể làm cắn trở sự hoạt động bình thường hoặc làm phát triển hoạt động của hệ thống bị quản trị

®©- Các quyết định quản trị liên quan đến việc sử dụng những thông tin về vẫn đề cần phải giải quyết

® - Các quyết định quản trị được xây dựng trên cơ sở sự hiểu biết về tính khách quan của

sự vận động và phát triển của hệ thống bị quản trị

Vi tinh quan trọng của quyét dinh quan tn đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức nên

quyết định quản trị phải đạt những yêu cau sau:

® - Phải có căn cứ khoa học

¢ Phai thông nhất, tuân theo các quy định, thể chế chung

© Phải đúng thâm quyền

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

Từ đó có thể tóm lược quá trình ra quyết định gồm các bước như sau:

>

Bước l: biết chắc là có nhu cầu quyết định

Bước 2: nhận rõ tiêu chuẩn của quyết định

Bước 3: lượng hóa các tiêu chuẩn

Bước 4: phát hiện những khả năng lựa chọn

Bước 5: đánh giá các khả năng

Bước 6: lựa chọn khả năng tôi ưu nhất

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

Phâân 3:NH G SAI LÂÊM THƯỜNG GẶP TRONG QUÁ TRÌNH RA QUYEAT DINH QUAN TRI - NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP

1 Sai lââmth tưng g § trong vi ệra quyêêt định quản trị

Ở phần trên, chúng ta đã thấy được tầm quan trọng của những quyết định quản trị, nó ảnh hưởng trực tiếp tới sự tồn tại và phát triển của một tô chức, công ty Chính vi vay, dé các quyết định đưa ra là đúng đắn và sáng suốt cần có các yếu tố sau:

+ Nha quan trị phải có các phẩm chất cá nhân như: kinh nghiệm, khả năng xét đoán,

óc sáng tạo và khả năng định lượng

+ Tổ chức tốt quy trình triển khai thực hiện quyết định: phải phân công chỉ tiết, đảm bảo các nhân viên hoặc bộ phận có liên quan hiểu rõ trách nhiệm và vị trí của mình trong việc thực hiện quyết định Đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, điều kiện trao đối thông tin tốt, tạo mọi điều kiện tốt nhất đề thực hiện, kiểm tra giám sát và đánh giá kết qua thực hiện

+ Có các sự trợ giúp khác như: người phản biện, tham vấn đa nguyên, chất vấn biện

chứng nhằm giúp nhà quản trị có thêm cái nhìn đa chiều hơn, tăng tính hiệu của quyết định quản trị

Như vậy, ta có thê thấy rằng việc đưa ra quyết định quản trị là một việc không hè đơn giản,

nó đỏi hỏi tính khoa học, nghệ thuật và kinh nghiệm Trong thực tế, mắc sai lầm khi đưa ra

những quyết định quản trị là khó tránh khỏi nếu nhà quản trị không nắm vững kiến thức các

bước ra quyết định, không có đủ kinh nghiệm cũng như các thông tin tham vấn Sai lầm có thê mắc phải ở bất kỳ bước nảo trong tiến trình ra quyết định quản trị Trong đề tài nay, chúng tôi xin được trình bày một số sai lầm thường gặp dọc theo quy trình ra quyết định: a) Sai lầm 1: Không nhận biết được vấn đề

Nhận biết van dé la tìm sự khác biệt giữa tình trạng mong muốn và hiện trang, là xuất phát điểm quan trọng đề xác định có hay không sự ra đời của quyết định Tuy nhiên, vì một số nguyên nhân mà nhà quản tri lại không nhận biết được vấn đề, do vậy không thể sửa sai vì không biết cái sai là gì Ví dụ như:

- _ Hệ thống thông tin kém: không biết quan sát, lắng nghe, trao đôi với các nhân viên, cộng sự; không có nguồn thông tin về các công ty đối thủ:

- Nha quan trị có trình độ nhận thức kém hoặc kinh nghiệm còn ít nên không nhìn ra vấn đề hoặc không nhìn nhận vấn đề ở nhiều góc độ khác nhau

- - Thiếu theo dõi, kiểm tra, đánh giá việc thực hiện & kết quả các công việc

b) Sai lầm 2: Xác định vấn đề không đún

Đề tài: Tầm quan trọng của việc ra quyết định quản trị và những sai lầm phô biến

Nhiều vẫn đề không xuất hiện rõ ràng nên nếu không có tầm nhìn và kinh nghiệm, nha quan trị sẽ không thê hiểu được triệu chứng cũng như có cái nhìn tổng thể, nhiều góc độ đề xác định chính xác vấn đề năm ở đâu

c) Sai lầm 3: Chưa xem xét đây đủ các phương án

Để tập hợp các phương án, tùy theo tính cấp bách và tầm quan trọng của vấn để nhà quản trị phải xây dựng được hệ thông các kênh thu thập ý kiến, ý tưởng cho phù hợp Nếu nhà quản trị không biết tôn trọng, lắng nghe những đóng góp ý kiến của nhân viên hoặc không tạo điều kiện đề nhân viên bảy tỏ ý kiến riêng của mình thì các phương án

có được sẽ không đầy đủ và mắt đi các phương án ưu tú, làm sai lệch nhận thức của người ra quyết định Do đó, các quyết định sẽ không hiệu quả được, và hơn thế nữa, rất

có thể sẽ kéo theo việc ra một quyết định khác nhằm khắc phục nhược điểm của quyết

định này

d) Sai lầm 4: Đánh giá rủi ro chưa đây đủ —

Mỗi phương án được đưa ra phải được nhà quản trị đánh giá về tính khả thi, hiệu quả, chi phí bỏ ra, độ rủi ro Một khi nhà quản trị không xây dựng, bao quát được ưu điểm, nhược điểm của từng phương án thì sẽ không chọn ra được phương án tốt nhất Từ đó,

có thể gây ra việc quyết định một phương án thực hiện với chi phí cao, giải pháp phức

tạp mà mang lại ít hiệu quả

e) Sai lầm 5: Quyết định lập lại

Nhà quản trị phải luôn có tư tưởng xác định rằng mỗi vấn đề phát sinh đều là một vẫn

đề mới, không thê áp dụng lập lại một giải pháp cho nhiều vấn đề Các yếu môi trường bên trong và bên ngoài luôn luôn thay đổi, nhiều vấn đề có thê cùng có những biểu hiện giống nhau nhưng chưa chắc nguyên nhân vấn đề là giống nhau Do vậy, phải xây dựng

từng phương án cho từng van dé cu thể để đạt được hiệu quả và hiệu suất hơn

f) Sai lầm 6: Quyết định không cần thiết

Việc quyết định “Không đưa ra một quyết định nào cả” cũng là một quyết định Do

đó, trường hợp các phương án đưa ra đều có độ rủi ro cao, hiệu quả thấp thì nên chọn cách dừng lại quan sát, thu thập thêm thông tin đề tìm các phương án khác tối ưu hơn ø) Sai lầm 7: Hoãn quyết định

Không phải thời gian ra quyết định cảng lâu thì kết quả thu được sẽ càng cao Những quyết định nhanh, kịp thời sẽ giúp nhà quản tri nam bắt được cơ hội, đồng thời

có nhiều thời gian sửa sai nếu có sai sót Đôi khi nhà quản trị cần phải có những quyết

định có tính táo bạo, chấp nhận rủi ro đề đạt được những mục tiêu lớn

h) Sai lầm 8: Thiếu fheo đõi