báo cáo thực hành trên phần mềm kế toánfast accounting hệ thống thông tin kế toán

CÁCH THỨC KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANH MỤC CHI TIẾT TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN.. CÁCH THỨC KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANH MỤC CHI TIẾT TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN.. Giao diện danh m

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ ĐÀ NẴNG

Lê Văn Huy Hoàng

Lê Ngọc Diễm Trân

Nguyễn Trần Minh Uyên

Đà Nẵng, ngày 2 tháng 12 năm 2022

MỤC LỤC

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING 4

II KHAI BÁO CÁC THÔNG TIN CHUNG, CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN, HÌNH THỨC K Ế TOÁN 4

1 Khai báo thông tin chung 4

a Khai báo các tham số hệ thống 5

b Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính 7

c Khai báo kỳ mở sổ: 7

2 Các phương pháp hạch toán 8

3 Hình thức kế toán 9

III CÁCH THỨC KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANH MỤC CHI TIẾT TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN KẾT GIỮA TÀI KHOẢN VÀ DANH MỤC CHI TIẾT TƯƠNG ỨNG 10

1 Khai báo hệ thống tài khoản 10

2 Khai báo các danh mục chi tiết trên phần mềm kế toán 11

a Danh mục tài khoản ngân hàng 11

b Danh mục tài sản cố định 13

c Danh mục chi tiết hàng tồn kho 14

d Danh mục kho 14

e Danh mục khách hàng 14

f Danh mục NV bán hàng 15

g Danh mục nhà cung cấp 15

h Danh mục công cụ dụng cụ 16

3 Mối liên kết giữa tài khoản và danh mục chi tiết tương ứng 17

IV XÂY DỰNG VÀ KHAI BÁO CÁC DANH MỤC CHI TIẾT CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN 17

1 Danh mục vật tư hàng hóa 17

2 Danh mục tài sản cố định 20

3 Danh mục nhà cung cấp, khách hàng 22

V TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH VÀ PHÂN QUYỀN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO CÁC PHẦN HÀNH TƯƠNG ỨNG 24

1 Khai báo các người dùng 25

2 Phân quyền sử dụng phần mềm cho các phần hành 27

VI NHẬP DỮ LIỆU MINH HỌA VỀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH 28

1 Nghiệp vụ nhập số dư ban đầu 28

2 Nghiệp vụ quỹ 30

a Thu tiền 31

b Chi tiền 32

3 Nghiệp vụ mua hàng 34

a Hóa đơn mua hàng 34

b Nhập thông tin nghiệp vụ chứng từ 35

c Nhập thông tin hàng nhập ( đơn giá, số lượng ) 36

d Nhập thông tin chi phí mua hàng (Nếu có) 36

e Nhập thông tin Hoạt động thuế 36

f Nhấn vào nút lưu để hoàn thành 37

4 Nghiệp vụ bán hàng 38

a Hóa đơn bán hàng 39

b Nhập thông tin nghiệp vụ, chứng từ 40

c Nhập thông tin hàng xuất 41

d Nhập chi phí bán hàng ( nếu có) 41

e Nhập thông tin hoạt động thuế 41

f Ấn vào nút Lưu để hoàn thành 42

VII TÌM HIỂU CÁCH THỨC KẾT CHUYỂN DỮ LIỆU TỰ ĐỘNG TRÊN CÁC TÀI KHOẢN ĐỂ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH VÀO CUỐI KỲ KẾ TOÁN 44

1 Bút toán trích khấu hao cuối kỳ 44

2 Kết chuyển cuối kỳ 45

X IN SỔ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN HỆ VỀ SỐ LIỆU GIỮA SỔ KẾ TOÁN VÀ BÁO CÁO TÀI CHÍNH 48

1 Sổ nhật ký chung 49

2 Sổ cái 56

3 Sổ chi tiết 73

4 Bảng cân đối kế toán 78

5 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ 81

6 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 83

XI NHẬN XÉT VỀ PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING 11 83

1 Ưu điểm 83

2 Nhược điểm 85

I GIỚI THIỆU CHUNG VỀ PHẦN MỀM FAST ACCOUNTING

- Fast Accounting là phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy môvừa và nhỏ Phiên bản đầu tiên phát triển từ năm 1997 Phiên bản hiện nay là FastAccounting 11 R09

- Fast Accounting 11 có 4 phiên bản cung cấp cho 4 loại hình doanh nghiệp là:Dịch vụ, Thương mại, Xây lắp và Sản xuất

- Chương trình có 1 phân hệ hệ thống và 13 phân hệ nghiệp vụ, đáp ứng đầy đủcác yêu cầu về kế toán, thuế cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ

II KHAI BÁO CÁC THÔNG TIN CHUNG, CÁC PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN, HÌNH TH ỨC K Ế TOÁN

1 Khai báo thông tin chung

- Thực hiện trong phần Hệ thống

Hình 2.1 Khai báo các tham số hệ thống

- Khai báo các thông tin chung gồm có:

+ Khai báo tham số hệ thống

+ Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính

+ Khai báo kỳ mở sổ

a Khai báo các tham số hệ thống

- Mục này cho phép chúng ta khai báo các thông tin chung của công ty như: địa chỉ,tên, số điện thoại, email, …; khai báo về hệ thống, báo cáo, tổng hợp, phải thu, …

- Khai báo thông tin chung về công ty:

Hệ thống => Khai báo các tham số hệ thống => Công ty => Sửa giá trị

Hình 2.2 Giao diện tham số hệ thống

- Khai báo phương pháp khấu hao:

Để khai báo phương pháp khấu hao: Chọn mục Tài sản

Hình 2.3 Giao diện khai báo phương pháp tính khấu hao

- Khai báo phương pháp tính giá hàng tồn kho:

Hệ thống => Tham số tùy chọn => Chọn danh mục phương pháp tính giá tồn kho

Hình 2.4 Giao diện khai báo phương pháp tính giá hàng tồn kho

b Khai báo ngày bắt đầu năm tài chính

- Dùng để khai báo ngày bắt đầu năm tài chính của doanh nghiệp

Hệ thống => Ngày bắt đầu năm tài chính => Khai báo năm tài chính từ ngày 01-01

Hình 2.5 Ngày bắt đầu năm tài chính

Hình 2.7 Khai báo danh mục phương pháp tính giá tồn kho

Hình 2.7 Khai báo hình thức kế toán

III CÁCH THỨC KHAI BÁO HỆ THỐNG TÀI KHOẢN, CÁC DANH MỤC CHI TIẾT TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN XÁC ĐỊNH MỐI LIÊN KẾT GIỮA TÀI KHOẢN VÀ DANH MỤC CHI TIẾT TƯƠNG ỨNG

1 Khai báo hệ thống tài khoản

- Khai báo hệ thống tài khoản tại phân hệ Kế toán tổng hợp của phần mềm, Danhmục tài khoản

(Vào Tổng hợp => Danh mục tài khoản => Danh mục tài khoản)

Có thể khai báo thêm, sửa, xóa tài khoản

Hình 3.1 Giao diện danh mục tài khoản

Ví dụ: Thêm tài khoản chi tiết tiền gửi ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nôngthôn Agribank

Chọn Tổng hợp => Danh mục tài khoản => Chọn Danh mục tài khoản => Nhấp vàotài khoản 1121 => Mới

Hình 3.2 Giao diện thêm tài khoản

2 Khai báo các danh mục chi tiết trên phần mềm kế toán

a Danh mục tài khoản ngân hàng

Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay -> Danh mục tài khoản ngân hàng -> Mới

Hình 3.3 Thêm thông tin tài khoản ngân hàng

- Ví dụ: Đã thêm tài khoản chi tiết Tiền gửi ngân hàng Nông nghiệp và Phát triểnNông thôn Agribank

Đây là tài khoản con của tài khoản “tiền VND gửi ngân hàng” có mã số “11211”

Hình 3.4 Thêm thông tin tài khoản ngân hàng

b Danh mục tài sản cố định

Tài sản cố định -> Khai báo TSCĐ -> Mới

Hình 3.5 Thêm tài sản cố định

c.Danh mục chi tiết hàng tồn kho

Tồn kho -> Danh mục vật tư -> Danh mục hàng hóa, vật tư -> Mới

Hình 3.6 Thêm hàng hóa, vật tư

d Danh mục kho

Tồn kho -> Danh mục vật tư, kho => Danh mục kho -> Mới

Hình 3.7 Thêm mới danh mục kho

e.Danh mục khách hàng

Bán hàng -> Khách hàng -> Danh mục khách hàng -> Mới

Hình 3.10 Thêm nhà cung cấp

h Danh mục công cụ dụng cụ

Công cụ dụng cụ -> Khai báo công cụ dụng cụ -> Mới

Hình 3.11 Thêm công cụ dụng cụ

3 Mối liên kết giữa tài khoản và danh mục chi tiết tương ứng

- Nếu 1 tài khoản đã mở danh mục Chi tiết hoặc đã Ghi chép phát sinh, sau đó mởthêm tài khoản cấp dưới cho tài khoản đó thì toàn bộ các danh mục Chi tiết đã mởhoặc Ghi chép phát sinh của tài khoản đó sẽ tự động chuyển xuống cho tài khoản cấpdưới

IV XÂY DỰNG VÀ KHAI BÁO CÁC DANH MỤC CHI TIẾT CỦA CÁC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN

1 Danh mục vật tư hàng hóa

- Cách xây dựng danh mục: Chọn Tồn kho => Danh mục hàng hóa, vật tư => Danhmục vật tư, hàng hóa => Mới

Hình 4.1 Giao diện danh mục vật tư hàng hóa

- Có thể thêm mới và chỉnh sửa trên thanh công cụ của danh mục hàng hóa, vật tư.Cách khai báo:

• Khai báo thêm 1 vật tư mới, chọn Mới tiến hành khai báo Nhận

• Sửa thông tin: chọn vật tư cần sửa chọn “sửa” Thay đổi thông tin chọn “Nhận”

Hình 4.2 Giao diện sửa và thêm mới danh mục hàng hóa, vật tư

Hình 4.3 Giao diện danh mục hàng hóa vật tư

=> Chỉnh sửa các thông tin chung của danh mục vào biểu tượng trên thanh côngcụ:

Hình 4.4 Giao diện chỉnh sửa thông tin của danh mục

2 Danh mục tài sản cố định

Cách xây dựng danh mục: chọn “TSCĐ” khai báo TSCĐ

Cách khai báo: chọn “Mới” khai báo thông tin TSCĐ Chọn “lưu”

Sửa thông tin: chọn Hàng hóa cần sửa chọn “sửa” Thay đổi thông tin chọn “Nhận”

Hình 4.5 Giao diện thêm mới và sửa danh mục TSCĐTSCĐ được xuất ra sau khi khai báo:

Hình 4.6 Giao diện danh mục TSCĐ

Chỉnh sửa các thông tin chung của danh mục vào biểu tượng trên thanh công cụ:

Hình 4.7 Giao diện sửa thông tin danh mục

3 Danh mục nhà cung cấp, khách hàng

Dưới đây là ví dụ về danh mục bán hàng, danh mục mua hàng tương tự:

Cách xây dựng: Chọn Bán hàng/mua hàng Khách hàng/ nhà cung cấp

Cách khai báo: chọn “Mới” khai báo thông tin khách hàng/nhà cung cấp nhấn

“Nhận”

Sửa thông tin: chọn khách hàng/ nhà cung cấp cần sửa chọn “sửa” Thay đổi thông tinchọn “Nhận”

Hình 4.8 Giao diện chỉnh sửa và thêm mới danh mục bán hàng/ Nhà cung cấp

 Xuất ra giao diện chính:

Hình 4.9 Giao diện danh mục Khách hàng/ Nhà cung cấp

Chỉnh sửa các thông tin chung của danh mục vào biểu tượng trên thanh công cụ:

Hình 4.10 Giao diện chỉnh sửa thông tin chung danh mục khách hàng/ Nhà cung cấp

V TỔ CHỨC CÁC PHẦN HÀNH VÀ PHÂN QUYỀN SỬ DỤNG PHẦN MỀM CHO CÁC PHẦN HÀNH TƯƠNG ỨNG

Khai báo và phân quyền cho các đối tượng sử dụng

1 Khai báo các người dùng

Hệ thống => Quản lý NSD => Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

Hình 5.1 Giao diện khai báo các người dùng

- Mỗi khi đăng nhập, phần mềm sẽ yêu cầu người dùng đăng nhập đúng với nhữngthông tin đã thiết lập trước đó

Hình 5.2 Đăng nhập

- Sau đó sẽ hiển thị danh sách người sử dụng:

Hình 5.3 Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

- Khai báo thêm người sử dụng

Để khai báo thêm mới NSD, nhấn nút “Thêm NSD” bên dưới của màn hình Danhsách người sử dụng

Hình 5.4 Thêm mới người sử dụng

2 Phân quyền sử dụng phần mềm cho các phần hành

❖ Để phân quyền cho vị trí kế toán tiền mặt trong phần mềm FAST làm như sau:Bước 1: Hệ thống => Quản lý người sử dụng => Khai báo NSD và phân quyền =>Phân quyền

Hình 5.5 Khai báo người sử dụng và phân quyền truy cập

Bước 2: Tick chọn vào các mục phân quyền tương ứng với trách nhiệm và nhu cầu

sử dụng khác nhau

Hình 5.6 Phân quyền cho người sử dụng

VI NHẬP DỮ LIỆU MINH HỌA VỀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH

1 Nghiệp vụ nhập số dư ban đầu

- Cho phép quản lý số dư ban đầu của tất cả các tài khoản có số dư đầu kỳ trongdoanh nghiệp

- Khai báo số dư tài khoản, phần mềm cho phép kết hợp với phần Danh mục đã khaibáo từ trước để nhập số dư chi tiết của từng đối tượng trong tài khoản Ngoài ra,

phần mềm còn hỗ trợ việc thêm mới đối tượng vào Danh mục ngay khi nhập số dư

mà không cần quay trở về phần nhập danh mục

- Để tiến hành khai báo các số dư tài khoản , thực hiện bằng các thao tác sau: Tổnghợp => Số dư tài khoản => Nhập số dư đầu kỳ

Hình 6.1 Giao diện vào số dư ban đầu của các tài khoản

- Phần mềm có hỗ trợ chuyển số dư cuối kỳ trước sang đầu kỳ này, nhưng xét cho

DN mới vào hoạt động quý đầu tiên nên nhóm tiến hành nhập thông tin vào bảng

- Sau khi tiến hành khai báo hoàn tất, chúng ta sẽ có bảng tổng hợp như sau:

Hình 6.2 Vào số dư ban đầu của các tài khoản

2 Nghiệp vụ quỹ

- Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ của doanh nghiệp Có thể

tự động đối chiếu với Thủ quỹ để phát hiện chênh lệch, tự động xử lý kết quả kiểmkê

 Bao gồm các nghiệp vụ phát sinh bằng tiền mặt:

+ Trả lương

- Kiểm kê

a Thu tiền

- Vào tiền mặt, tiền gửi, tiền vay và Thu tiền mặt

Nghiệp vụ: Ngày 25/01/2020, Công ty cổ phần Khánh Hòa ứng trước 20.0000.000

để mua hàng Công ty thanh toán bằng tiền mặt

Hình 6.3 Thu tiền mặt

- Khai báo Thông tin chung:

+ Mã giao dịch: 2- Thu từ một khách hàng, thu khác

+ Mã khách hàng: chọn mã khách hàng có phát sinh, mã khách được cập nhập trongdoanh mục khách hàng, nhà cung cấp

+ Địa chỉ: Địa chỉ của khách hàng

+ Diễn giải chung: Nhập nội dung chi tiết của nghiệp vụ hạch toán

+ TK Nợ: Người dùng có thể chọn chi tiết TK 1111, TK 1112, TK 1113…

- Khai báo Chứng từ:

+ Ngày hạch toán: là ngày nhân viên kế toán nhập liệu trên phần mềm

+ Ngày chứng từ: là ngày thực tế phát sinh trên chứng từ

+ Số chứng từ: đánh số theo một trình tự nhất định nhằm tránh sai sót

- Hạch toán:

+ TK có: Khai báo tài khoản cần hạch toán là 131

+ Phát sinh có: Số tiền phát sinh của nghiệp vụ theo đồng tiền giao dịch

b Chi tiền

- Vào tiền mặt, tiền gửi, tiền vay và Chi tiền mặt

Nghiệp vụ: Ngày 10/02/2020: Công ty thanh toán nợ cho công ty TNHH cung cấp

thực phẩm Đà Nẵng bằng tiền mặt, số tiền 10.000.000 đồng

Hình 6.4 Chi tiền mặt

- Khai báo thông tin chung:

+ Mã giao dịch: 2- Chi tiền mặt cho nhà cung cấp

+ Mã nhà cung cấp: Chọn mã nhà cung cấp mà doanh nghiệp có phát sinh nghiệp vụ,

mã nhà cung cấp được cập nhập trong doanh mục khách hàng, nhà cung cấp+ Địa chỉ: Địa chỉ của nhà cung cấp

+ Diễn giải chung: Nhập nội dung của nghiệp vụ hạch toán

+ TK có: Khai báo tài khoản cần hạch toán (TK 111)

- Hạch toán chi tiết:

+ TK nợ: Khai báo tài khoản cần hạch toán

+ Phát sinh nợ: Nhập số tiền phát sinh của nghiệp vụ theo đồng tiền giao dịch+ Diễn giải chi tiết: Nhập nội dung chi tiết của nghiệp vụ

+ Đơn hàng, hợp đồng mua nội địa và nhập khẩu

+ Nhập hàng mua nội địa và nhập khẩu

+ Nhập mua xuất thẳng

+ Chi phí mua hàng

+ Xuất trả lại nhà cung cấp

+ Hóa đơn mua dịch vụ và các hàng hóa khác (TSCĐ, CCDC…)

- Thanh toán cho nhà cung cấp

+ Chi thanh toán cho nhà cung cấp

- Bằng tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

+ Phiếu thanh toán tạm ứng

+ Chứng từ phải trả khác, chứng từ bù trừ công nợ

+ Phân bổ tiền đã trả cho các hóa đơn

a Hóa đơn mua hàng

Chọn mua hàng > nhập mua hàng > nhập hàng

Hình 6.5 Giao diện mua hàng

b Nhập thông tin nghiệp vụ chứng từ

Nghiệp vụ: Ngày 01/01/2020, nhập 500kg đường, đơn giá 20.000đ/kg Thuế GTGT

10% đã thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

- Khai báo thông tin chung

+ Nhà cung cấp: Chọn mã nhà cung cấp có xảy ra trong phát sinh rồi tên nhà cungcấp sẽ tự động điền

+ Người giao hàng: Nhân viên vận chuyển hàng hóa đến cho doanh nghiệp+ Diễn giải: Nội dung chi tiết cho từng hạch toán

+ Tk có: Khai báo tài khoản cần hạch toán

- Chứng từ:

+ Ngày hạch toán: ngày nhập liệu trên phần mềm

+ Ngày chứng từ: ngày thực tế phát sinh trên chứng từ

+ Số chứng từ: nhập số chứng từ

Hình 6.6 Nhập hàng

c.Nhập thông tin hàng nhập (đơn giá, số lượng)

Hình 6.7 Nhập thông tin hàng nhập

d Nhập thông tin chi phí mua hàng (Nếu có)

e.Nhập thông tin Hoạt động thuế

- Thuế GTGT 10%

Hình 6.8 Hoạt động thuế

f Nhấn vào nút lưu để hoàn thành

- Nếu muốn xuất phiếu nhập kho thì chọn:

In > chọn mẫu báo cáo > xem

Hình 6.9 Phiếu xuất kho

4 Nghiệp vụ bán hàng

- Các giao dịch, chứng từ bán hàng

+ Đơn hàng, hợp đồng bán.

+ Hóa đơn bán hàng

+ Hóa đơn dịch vụ

+ Phiếu xuất hàng bán, dịch vụ bị trả lại

+ Hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm thuế và/hoặc doanh/thu

+ Thu tiền bán hàng, điều chỉnh công nợ

+ Thu tiền bán hàng, nhận tiền khách hàng thanh toán (tiền mặt, tiền gửi).+ Chứng từ phải thu khác, chứng từ bù trừ công nợ

+ Phân bổ tiền đã thu cho các hóa đơn

=> Có thể tạo phiếu thu khi lưu hóa đơn bán hàng thu tiền ngay

a Hóa đơn bán hàng

Vào bán hàng => Hóa đơn bán hàng => Nhập thông tin

Hình 6.10 Giao diện hóa đơn bán hàng

b Nhập thông tin nghiệp vụ, chứng từ

Nghiệp vụ: Ngày 28/01/2020, công ty xuất 2.000 gói kẹo dẻo bán cho ông Nguyễn

Văn A với giá 30.000 đồng/ 1 gói; giá vốn 15.000 đồng/ 1 gói Đã thanh toán bằngchuyển khoản Thuế GTGT 10%

Hình 6.11 Hóa đơn bán hàng

- Khai báo thông tin chung:

+ Mã giao dịch: 2

- Lập hóa đơn kèm phiếu xuất bán

+ Mã khách: Chọn mã khách hàng có phát sinh, mã khách được cập nhập trongdoanh mục khách hàng, nhà cung cấp

+ Địa chỉ: Tự động cập nhật theo danh mục khách hàng đã khai báo+ Diễn giải: Nhập nội dung nghiệp vụ phát sinh bán hàng

+ TK nợ: Khai báo tài khoản cần hạch toán

- Khai báo chứng từ: bao gồm ngày hạch toán, ngày chứng từ và số chứng từ

c.Nhập thông tin hàng xuất

Hình 6.12 Nhập thông tin hàng xuất

- Nhập thông tin về hàng xuất kho bán bao gồm:

+ Mã vật tư: Nhập mã hàng bán đã khai báo trong danh mục hàng hóa+ Số lượng: Số lượng hàng xuất đi bán