LỜI CẢM ƠNĐầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Trường Đại học Kinh Tế Đại học Quốc gia Hà Nội và khoa Kinh tế & Kinh doanh Quốc tế đã đưa học phần-Đàm phán trong kinh doanh quố
Báo giá
DEAR Mr Anthony MITSUI CO., LTD
NO 1 CHOME, 14 KAMISHU STR, OSAKA, JAPAN TEL: +335 4659920193
E-mail: tomishuosaka@gmail.com We sincere respect to send you this quotation with the following contents:
GOUNDNUT KERNEL MIX GRADE NEW CROP 2023, 3%
46 NGO QUYEN, HANG BAI WARD, HOAN KIEM DISTRICT, HA NOI CITY, VIET NAM
Tel: 04-38264009 Fax: 04-38259894 E-mail: gexim@generalexim.com.vn Website: http://www.generalexim.com.vn/
Amount in words:US Dollars Two hundred and sixteen thousand only
The price includes transportation fee to Haiphong port, Vietnam; local charge for export; custom clearance fee for export
The price doesn’t include freight charges.
2 Delivery: FOB 3 Payment method: Letter of Credit (L/C)
Please contact us by email or phone number if you have any wonder
Hợp đồng thương mại
No: GEN-TO 240523 01 Date: May23 rd , 2024 Between:
Address: 46 NGO QUYEN, HANG BAI WARD, HOAN KIEM
DISTRICT, HA NOI CITY, VIETNAM
Tel 04-38264009 Email: gexim@generalexim.com.vn
Represented by: Ms Do Thi Han – General director
46 NGO QUYEN, HANG BAI WARD, HOAN KIEM DISTRICT, HA NOI CITY, VIETNAM
Tel: 04-38264009 Email:gexim@generalexim.com.vn
Website:http://www.generalexim.com.vn/
And The buyer: MITSUI CO., LTD
Address: NO 1 CHOME, 14 KAMISHU STREET, OSAKA, JAPAN
Email: tomishuosaka@gmail.com Represented by: Mr Anthony- General director It has been agreed that the Seller agrees to sell, and the Buyer agrees to buy the described commodities on the terms and conditions below:
GOUNDNUT KERNEL MIX GRADE NEW CROP 2023
In words: US Dollars Two hundred thousand only
- Grade 290 seeds/100 gr.max - Moisture: 8.5% max
- Foreign matters: 1.0% max - Broken kernels: 3.00 % max - Other color kernels: 3.00 % max - Detective: 8.00 % max
- Atlatoxin: 5/billion max - Well dry Not mouldly Not intested - Origin: Vietnam
ARTICLE 2: PAYMENT TERM - Currency: USD
- Amount: $216,000.00 In words: US Dollars Two hundred thousand only.
- Payment by Letter of Credit: 100% of contract value within 20 days from bill of lading dates If the buyer fails to do the payment in due time, the buyer has to bear an overdue interest rate of 0.05% per day
+ Beneficiary’s account: 26010001488136 +The beneficiary’s bank: BIDV – MY DINH BRANCH – MY DINH TRANSACTION OFFICE
ARTICLE 3: DELIVERY TERM - Delivery term: FOB Haiphong, Vietnam (Incoterms 2020)
- Port of Loading: Hai Phong, Vietnam - Port of discharge: Osaka, Japan
- Transhipment: Allowed - Partial shippment: Not allowed - Shipment time: within June,2024
ARTICLE 4: QUALITY, PACKING - Quality: As sample confirmed by both parties
- Packing: in news single jute bags of 50 KGS net each
1 bag/1 carton (N.W 50 kgs/carton) Seller is responsible for the design and content of bag, carton as confirmed.
The inspection of quality/ weight/ packing to be effected final by Vinacontrol prior to shipment at the Seller’s account
Fumigation: To be effected on board of vessel after completion of loading at the Seller’s exoenses The expenses for vessel’s crew who will land on shore during fumigate on such as accommodation annd meals etc, shall be at the buyer’s account.
A set of shipping documents includes:
- Bill of Lading: 03 originals or Surrended B/L - Commercial invoice: 03 originals
- Packing list: 03 originals - Certificate of Oringin: 01 original and 01 copy - Fumigation certificate issued by the Ministry of Agriculture : 01 original - Phytosanitary certificate issued by the Ministry of Agriculture : 01 original - Certificate of quality, quantity, weight and packing issued by Vinacontrol Ha Noi city
ARTICLE 7: INSURANCE: Shall be covered by the Buyer
Seller is not liable for any penalty of delay delivery of all or any of this contract caused by any contingency beyond its control or beyond the control of, or convered by its contract to furnish this commodity Such contigencies shall include, but not limited to governmental or other restraints affecting shipment or credits, strikes, lockouts, floods, droughts, short or reduced supply of fuel or raw materials declared or undeclared wars revolutions, fires cyclones or hurricanes, epidemics or any other acts of goods or force majeure
In case of disputes and it contracting parties can not reach an amicable settlement of the claim within 60 days form its occurrence the case will be transfered to the arbitration chamber of Ha Noi city Chamber of Commerce for final settlement A panel of 3 Arbitration will be formed, each party appointing one arbitrator and both shall appointing a third one as president of panel The decision taken by the arbitration panel shall be final and binding Arbittration fees shall be at the losing party’s account
ARTICLE 10: GENERAL CONDITION - Any notice under this contract shall be in writing by e-mail
- This contract comes in effect from signing date and any changes or amendments to the contract must be made in writing duly confirmed by both parties This contract shall be construed and governed by the Vietnam laws All other shipping conditions which is not mentioned in this contract will be referred to Incoterms 2020 It is made in English into two originals, which have the same value Each party keeps one copy, which can be recognised by email or facsimiles transmission
Biên bản họp
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do - Hạnh phúc BIÊN BẢN ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG (Đối với hợp đồng GEN-TO 240523 01)
Hôm nay, ngày 25 tháng 05 năm 2024 Tại văn phòng công ty cổ phần xuất nhập khẩu tổng hợp I (GENERALEXIM JSC)
I THÀNH PHẦN THAM DỰ 1 Bên bán: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU TỔNG HỢP I Địa chỉ: 46 Ngô Quyền, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Việt Nam
Mã số thuế: 010010107490 Điện thoại: 04-38264009 Đại diện bên bán :
1 Bà Đỗ Thị Hân, giám đốc điều hành kiêm trưởng đoàn đàm phán bên bán 2 Ông Nguyễn Phú Quang, chức vụ trưởng phòng kinh doanh
3 Ông Ngô Văn Tuân, chức vụ Trưởng phòng tài chính 4 Bà Đặng Thị Phương Thùy, chức vụ Trưởng phòng pháp chế 5 Ông Khuất Văn Vương, chức vụ trưởng phòng xuất nhập khẩu 6 Bà Phạm Trần Bảo Ngọc, chức vụ trợ lý giám đốc kiêm phiên dịch viên
2 Bên mua: CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MITSUI, NHẬT BẢN Địa chỉ: số 1 Chome, đường 14 Kamishu, Osaka, Nhật Bản Điện thoại: +335 4659920193 Đại diện bên mua:
1 Ông Anthony, chức vụ Tổng giám đốc điều hành kiêm trưởng đoàn đàm phán bên mua
2 Ông Nishuta, chức vụ trưởng phòng kinh doanh 3 Ông Teru, chức vụ trưởng phòng tài chính 4 Bà Shiruka, chức vụ trưởng phòng pháp chế 5 Ông Katame, chức vụ trưởng phòng xuất nhập khẩu 6 Bà Meraka, chức vụ trợ lý giám đốc kiêm phiên dịch viên
II NỘI DUNG CUỘC HỌP
Cuộc họp bắt đầu vào lúc 8h sáng ngày 25 tháng 05 năm 2024 theo giờ Việt Nam.
Hai bên đàm phán hợp đồng gồm các nội dung sau:
Giá theo hợp đồng là 540 USD/ 1MT Giá FOB bao gồm chi phí vận tải hàng hóa ra đến cảng Hải Phòng, chi phí làm hàng tại cảng xuất khẩu, chi phí làm thủ tục hải quan xuất khẩu và các phụ phí trước khi giao hàng lên tàu
Bên mua đề nghị mức giá là 480 USD/MT, giá FOB Sau thời gian đàm phán, hai bên đồng ý với giá FOB : 500 USD/MT
2 Điều khoản về thanh toán:
Theo hợp đồng, phương thức thanh toán L/C trả 100% trị giá hợp đồng trong vòng 20 ngày kể từ ngày vận đơn
Bên mua đề nghị trong trường hợp vận đơn đến sau hàng hóa, bên mua sẽ phải chịu những chi phí phát sinh Do đó, bên mua đề nghị thanh toán theo phương thức T/T(telegraphic transfer)
Bên mua đề nghị sẽ đồng ý đổi thành phương thức thanh toán T/T trả trong vòng 12 ngày kể từ ngày ký kết hợp đồng và kèm theo vận đơn SURRENDED BILL
Sau khi thảo luận nội bộ 2 bên đồng ý với phương thức thanh toán T/T và các điều kiện đi kèm
Nội dung mà các bên đã thống nhất:
- Mức giá: 500 USD/ MT, điều kiện đơn giá hóa đơn: FOB, incoterms 2020
- Phương thức thanh toán T/T, thanh toán 100% trong vòng 12 ngày kể từ ngày ký hợp đồng với điều kiện đi kèm thay vì sử dụng vận đơn gốc sẽ dùng vận đơn surrended bill
Bên bán sẽ chịu trách nhiệm soạn thảo lại hợp đồng thương mại với các điều khoản thay đổi như đã đàm phán, gửi lại cho bên mua chậm nhất ngày 26/05/2024
Cuộc họp kết thúc vào 12 giờ 00 phút cùng ngày, các nội dung họp đã được các bên thống nhất Đại diện bên bán Đại diện bên mua
XÂY DỰNG CÁC CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TRONG 3 GIAI ĐOẠN
Giai đoạn tiền đàm phán
Các công việc cần chuẩn bị trong giai đoạn tiền đàm phán bao gồm:
1 Chuẩn bị nhân sự tham gia đàm phán 2 Xác định các nội dung sẽ đưa ra (những điều khoản có xung đột về lợi ích giữa 2 bên) trong cuộc đàm phán giữa 2 bên Cụ thể:
- Nội dung đàm phán: đàm phán về giá cả và phương thức thanh toán
- Mục tiêu của cuộc đàm phán: đi đến một thỏa thuận có lợi cho cả 2 bên (win-win)
3 Chuẩn bị các thông tin:
- Về hàng hóa: Về lạc nhân loại hỗn hợp giống mới 2023
- Về đối tác: Công ty trách nhiệm hữu hạn Tomishu – tìm hiểu đối tác thật sự cần gì, muốn gì ( nhu cầu thực sự của đối tác); phong tục tập quán kinh doanh của họ ra sao; văn hóa, chính trị của họ có ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh như thế nào; chính sách và thuế xuất nhập khẩu; phong cách khi đàm phán của họ ra sao
- Đối thủ cạnh tranh của công ty mình: các đối thủ trong nước và quốc tế; họ có điểm mạnh điểm yếu là gì
- Thông tin về chính công ty mình: công ty mình có điểm mạnh gì hơn so với các đối thủ trên thị trường; chiến lược của công ty mình là gì
4 Xây dựng kế hoạch, chiến lược đàm phán với nội bộ công ty mình:
- Thảo luận nội bộ với sếp về khoảng/ ngưỡng có thể chấp nhận được, nhất là điều khoản về giá
- Chuẩn bị cho các tình huống có thể xảy ra trong cuộc đàm phán từ đó đưa ra phương án dự phòng – BATNA
- Những khoản nào mà ta có thể nhượng bộ và nếu nhượng bộ thì có điều kiện gì đi kèm
5 Chuẩn bị thư hoặc điện mời đối tác – Công ty TNHH Tomishu đến Việt Nam
Giai đoạn đàm phán
Có thể có 2 phương án đàm phán:
Phương án 1: Có thể đàm phán lần lượt từng điều khoản theo thứ tự như đã nêu trong hợp đồng Kiểu đàm phán này có thể hơi kéo dài
Phương án 2: Đàm phán các điều khoản và lợi ích chung cho các bên trước và các điều khoản có xung đột về lợi ích để đàm phán sau (vấn đề về mức giá và phương thức thanh toán)
Các lưu ý trong quá trình đàm phán với đối tác:
- Biết lắng nghe đối tác để hiểu nhu cầu thực sự của họ và nêu lên những quan điểm của công ty mình
- Không để cảm xúc chi phối vì nếu để cảm xúc lấn át cuộc đàm phán sẽ không thể tiếp tục và không đạt được thỏa thuận có lợi cho cả 2 bên
- Không vội vàng đồng ý với lời đề nghị đầu tiên của đối tác vì họ sẽ có suy nghị họ bị hớ, khiến họ thay đổi ý kiến về các điều khoản khác Từ đó, cuộc đàm phán có thể sẽ kéo dài lâu hơn kỳ vọng
- Tạo sự tin tưởng cho đối tác khi hợp tác kinh doanh cùng Generalexim JSC
- Kiên định nhưng cũng linh hoạt với các mục tiêu đàm phán, tức là cần biết khi nào cần kiên định khi nào cần nhượng bộ.
Giai đoạn hậu đàm phán
- Thống nhất lại các điều khoản đã thỏa thuận trong cuộc đàm phán
- Giành quyền soạn thảo hợp đồng
- Kiểm tra, soát lại kỹ hợp đồng trước khi ký thỏa thuận 2 bên Chú ý từng câu chữ trong hợp đồng vì vẫn có thể phát sinh mâu thuẫn; tránh bỏ qua những chi tiết nhỏ nhưng quan trọng
- Rút kinh nghiệm cho những lần đàm phán tiếp theo.
LẬP DANH MỤC CÁC THÔNG TIN CẦN PHẢI TÌM HIỂU TRƯỚC KHI ĐÀM PHÁN
Thông tin về hàng hóa
Hàng hóa: Mặt hàng lạc nhân loại hỗn hợp giống mới 2023
Mô tả mặt hàng bao gồm các tiêu chí:
Loại 290 hạt/ tối đa 100 gram Độ ẩm Tối đa 8.5 %
Lạc nhân vỡ Tối đa 3%
Lạc nhân khác màu Tối đa 3%
Nấm mốc, sâu mọt Phải khô sạch, không bị mốc, không sâu mọt
Nguồn gốc xuất xứ Việt Nam
Giống lạc Giống mới, vụ mùa 2023.
Thông tin về thị trường, đối thủ cạnh tranh
3.2.1 Thông tin về thị trường Nhật Bản:
- Về đất nước, con người, chính trị, xã hội Nhật Bản:
Nhật Bản – một hòn đảo nằm ở vùng Đông Á, có tổng diện tích 379.954 km 2 Nhật Bản thuộc vùng khí hậu ôn đới, có 4 mùa rõ rệt, mỗi vùng có khí hậu khác nhau dọc theo chiều dài đất nước Tuy nghèo nàn về tài nguyên thiên nhiên nhưng đây lại là đất nước hàng đầu về sản xuất và phát triển sắt thép đóng tàu, chế tạo vũ khí, sản xuất ô tô
Diện tích đất nông nghiệp chiếm chưa đến 14% diện tích lãnh thổ Nguồn tài nguyên rất hạn chế nhưng với trình độ công nghệ kỹ thuật hiện đại và tối ưu, chất lượng nông nghiệp Nhật Bản hàng đầu thế giới với đa dạng nhiều loài cây trồng với các ngành chính như lúa, rau, trái cây, chăn nuôi gia súc gia cầm
Về con người: Nhật Bản trở thành một cường quốc kinh tế thế giới không chỉ nhờ vào chính sách cải cách đúng đắn mà còn quyết định bởi phẩm chất con người NhậtBản Hầu hết những người Nhật Bản là những người có tính kỷ luật cao, óc sáng
Chính tinh thần hiếu kỳ óc cầu tiến của người Nhật là động lực thúc đẩy họ trở thành một nước tiên tiến thứ 2 thế giới Ý thức tập thể cao, trong công việc người Nhật thường gạt cái tôi ra đề cao cái chung, họ có thể cạnh tranh với nhau, song cũng có lúc họ bắt tay với nhau để đạt được mục đích chung để đánh bại đối thủ nước ngoài Người Nhật Bản rất tôn trọng thứ bậc và địa vị, đây là tập tục có từ lâu đời của người Nhật Họ tăng cường sức mạnh của mình bằng cách nuôi dưỡng tình cảm trung thành của các công nhân bằng cách đào tạo có chế độ đãi ngộ rất tốt đẻ thu hút nguồn nhân lực Xã hội Nhật Bản là một xã hội có sự cạnh tranh quyết liệt nhưng không tạo sự cạnh tranh giữa các cá nhân mà các cá nhân phải làm việc quên mình cho sự cạnh tranh của nhóm Người Nhật luôn làm theo mục tiêu đã định, tôn trọng thứ bậc trong xã hội, cần cù và có tính trách nhiệm cao, yêu thiên nhiên và có khiếu thẩm mỹ, tinh tế , khiêm nhường và luôn luôn giữ chư tín Nói tóm lại đất nước Nhật Bản là một đất nước đầy tiềm năng để chúng ta hướng tới
- Về kinh tế: tỷ giá, GDP bình quân đầu người của Nhật Bản Nhật Bản là một trong những quốc gia phát triển nhất thế giới về hầu hết các mặt. Điều này giúp cho mức lương trung bình ở Nhật cao hơn so với rất nhiều quốc gia.
Cơ cấu nền kinh tế Nhật Bản rất đa dạng nên GDP đầu người Nhật Bản luôn đạt ở mức tiêu chuẩn để có một cuộc sống thoải mái.
Theo thông tin được cập nhật từ Ngân hàng Thế giới về GDP đầu người Nhật Bản, thu nhập bình quân đầu người của Nhật Bản năm 2023 đạt khoảng 34.000 USD/người, tương đương hơn 820 triệu đồng theo tỷ giá hối đoái. Đơn vị tiền tệ Nhật Bản sử dụng JPY ( đồng Yên Nhật), tỷ giá 1JPY = 164,89 VNĐ
- Về nhu cầu và thị hiếu của người Nhật Bản:
Nhật Bản được coi là một trong những thị trường đòi hỏi cao nhất về chất lượng sản phẩm Thị hiếu tiêu dùng của người Nhật bắt nguồn từ truyền thống văn hóa và điều kiện kinh tế, nhìn chung họ có thẩm mỹ cao, tinh tế do có cơ hội tiếp xúc với nhiều loại hàng hóa dịch vụ trong và ngoài nước Xét về mặt chất lượng người tiêu dùngNhật Bản có yêu cầu khắt khe nhất Sống trong môi trường có mức sống cao nên người tiêu dùng Nhật Bản đặt ra những tiêu chuẩn đặc biệt về chất lượng, độ bền, độ tin cậy và sự tiện dụng của sản phẩm Họ sắn sàng trả giá cao hơn một chút cho những sản phẩm có chất lượng tốt Yêu cầu này còn bao gồm các dịch vụ hậu mãi, như sự thay thế, bảo hành kịp thời của nhà sản xuất khi một sản phẩm bị trục trặc, khả năng và thời gian sửa chữa các sản phẩm đó.
Những lỗi nhỏ do sơ ý trong khi vận chuyển, hay khâu hoàn thiện sản phẩm, ví dụ như những vết xước nhỏ, mẩu chỉ cắt còn sót lại trên sản phẩm, bao bì xô lệch… cũng có thể dẫn đến tác hại lớn là làm cả lô hàng khó bán, ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất lâu dài Bởi vậy cần có sự quan tâm đúng mức tới khâu hoàn thiện, vệ sinh sản phẩm, bao gói và vận chuyển hàng.
- Nhạy cảm với giá cả tiêu dùng hàng ngày: Người tiêu dùng Nhật Bản không chỉ yêu cầu hàng chất lượng cao, bao bì đảm bảo, dịch vụ bán hàng và dịch vụ sau bán hàng tốt mà còn muốn mua hàng với giá cả hợp lý Những năm 1980, người Nhật sẵn sàng bỏ nhiều tiền để mua những hàng hóa cao cấp có nhãn mác nổi tiếng, nhưng từ sau khi nền “kinh tế bong bóng” sụp đổ năm 1991, nhu cầu hàng hóa rẻ hơn đã tăng lên Tuy nhiên, người tiêu dùng Nhật Bản vẫn có thể trả tiền cho những sản phẩm sáng tạo, chất lượng tốt mang tính thời thượng hay loại hàng được gọi là
“hàng xịn” Tâm lý này cho đến nay vẫn không thay đổi nhiều lắm.
Không giống như ở Châu Âu, các bà nội trợ Nhật Bản vẫn đi chợ hàng ngày theo thói quen, giống các bà nội trợ Việt Nam, để mua hàng tươi sống, họ là lực lượng quan trọng ảnh hưởng đến thị hiếu tiêu dùng, họ hay để ý đến biến động giá và các mẫu mã mới.
- Người Nhật rất nhạy cảm với những thay đổi theo mùa: Xuất phát từ yếu tố cạnh tranh, các nhà nhập khẩu Nhật Bản quan tâm nhiều hơn đến việc nhập được những sản phẩm hợp thời trang và hợp mùa vụ nhằm đáp ứng nhu cầu tiêu dùng, mua sắm của các loại đối tượng khách hàng Nhật Bản có 4 mùa rõ rệt: xuân, hạ, thu, đông,mùa hè nóng và ẩm ướt, mùa đông lạnh và khô Đặc điểm khí hậu ảnh hưởng đến khuynh hướng tiêu dùng Quần áo, đồ dùng trong nhà, thực phẩm là những mặt hàng tiêu dùng có ảnh hưởng theo mùa Việc bao gói sản phẩm cũng phải đảm bảo bảo vệ được sản phẩm trong điều kiện thời tiết khắc nghiệt nhất Cùng với tác động của khí hậu, yếu tố tập quán tiêu dùng cũng cần phải được nghiên cứu và tham khảo trong kế hoạch khuếch trương tại thị trường Nhật Bản Khi xây dựng kế hoạch bán hàng, các doanh nghiệp phải tính đến cả sự khác biệt về thời tiết.
- Về các chính sách ưu đãi thuế:
Theo Hiệp định đối tác kinh tế Việt Nam – Nhật Bản (VJEPA) có hiệu lực từ 1/10/2009, Nhật Bản đã cam kết giảm thuế suất đối với các mặt hàng nhập khẩu từ Việt Nam Các dòng thuế có lộ trình giảm từ 3-5 năm bao gồm 14 sản phẩm nông sản có nhiều tiềm năng xuất khẩu của Việt Nam như đậu tương, gừng, cùng các loại hoa quả là chuối, sầu riêng, chôm chôm Nhật Bản cũng sẽ tiếp tục giảm và loại bỏ thuế nhập khẩu đối với 72 dòng nông sản trong 7 năm và 214 dòng có lộ trình giảm và loại bỏ thuế quan trong 10 năm Trong đó, đáng chú ý là có các mặt hàng rau, quả chế biến, ngô, sắn chế biến.
Ngoài ra, Việt Nam còn được hưởng thuế suất ưu đãi theo Hiệp định đối tác toàn diện ASEAN-Nhật Bản (AJCEP) Do vậy, để được hưởng thuế suất ưu đãi, các doanh nghiệp Việt Nam cần liên hệ với Cục Xuất nhập khẩu, Bộ Công Thương hoặc các Sở Công Thương để được hướng dẫn về thủ tục xin cấp chứng nhận xuất xứ (CO) AJ theo AJCEP, VJ theo VJEPA.
3.2.2 Thông tin về các đối thủ cạnh tranh:
1 Công ty TNHH Thương mại Ngọc Đường: Đây là công ty với 22 năm hoạt động với nhiều lĩnh vực trong đó có kinh doanh xuất nhập khẩu mặt hàng nông sản Đơn vị đã không ngừng đầu tư, mở rộng quy mô, khai thác tiềm năng nguyên liệu dồi dào (đỗ lạc) của nông dân Hà Tĩnh Nhờ đó mà doanh nghiệp có được nguồn cung ổn định cho thị trường xuất khẩu Hiện đây là doanh nghiệp xuất khẩu lớn nhất Hà Tĩnh và đã phủ sóng tới các vựa lạc lớn của Hà Tĩnh, Quảng Bình, Nghệ An
Doanh nghiệp huy động vốn bằng nhiều kênh, có hệ thống máy tách vỏ lạc, máy sàng, máy nhặc chọn lạc được đầu tư với nguồn kinh phí 10 tỷ đồng Đặc biệt, có máy sấy và kho đông lạnh, Công ty chủ động trong việc gom và nhập hàng - điều mà nhiều cơ sở thu mua, chế biến nông sản ở Hà Tĩnh còn yếu Dây chuyền sản xuất hiện đại là lợi thế để Công ty mở rộng quy mô, thị trường, giải phóng sức lao động và nâng cao chất lượng sản phẩm Bởi thế mà, sản lượng lạc nhân xuất khẩu của doanh nghiệp ngày càng tăng.
Thông tin về đối tác
Công ty Mitsui & Co., Ltd, Nhật Bản Được thành lập 25/07/1947 tại Osaka Nhật Bản; là một trong những tập đoàn thương mại tổng hợp lớn nhất thế giới với hoạt động kinh doanh trải dài trên nhiều lĩnh vực, bao gồm:
Năng lượng và tài nguyên thiên nhiên: Dầu khí, than, kim loại, khoáng sản
Lương thực và nông sản: Ngũ cốc,hạt có dầu, thức ăn gia súc, thực phẩm chế biến
Cơ sở hạ tầng và logistics: Giao thông vận tải, bất động sản, năng lượng tái tạo
Sản xuất và gia công: Hóa chất, vật liệu, máy móc, thiết bị
Dịch vụ tài chính: Ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm Mitsui Co., LTD có mạng lưới hoạt động rộng khắp toàn cầu với hơn 130 văn phòng tại hơn 160 quốc gia và vùng lãnh thổ Tập đoàn có doanh thu hàng năm ở mức hơn 11.76 nghìn tỷ Yên Nhật với đội ngũ nhân viên hơn 45.000 người
Mitsui Co., LTD được đánh giá cao về uy tín, năng lực tài chính và khả năng quản trị rủi ro
Tầm nhìn sứ mệnh của doanh nghiệp:
1 Nâng cao chất lượng cuộc sống: Cung cấp các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu của khách hàng, góp phần nâng cao chất lượng cuộc sống
2 Bảo vệ môi trường: Thực hiện các hoạt động kinh doanh thân thiện với môi trường, bảo vệ môt trường sống cho thế hệ tương lai
3 Phát triển cộng đồng: Hỗ trợ các hoạt động phát triển cộng đồng, góp phần xây dựng xã hội thịnh vượng và bền vững
Tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp:
Tính đến 30/05/2024, Mitsui đang có tình hình tài chính lành mạnh và ổn định với các chỉ số tài chính đều ở mức ổn định với các chỉ số tài chính ở mức tích cực
- Doanh thu: Doanh thu của Mitsui trong năm tài chính 2022 (kết thúc vào ngày 31 tháng 3 năm 2023) đạt 11.76 nghìn tỷ Yên Nhật, tăng 0,5% so với năm 2021.
- Lợi nhuận: Lợi nhuận ròng của Mitsui trong năm tài chính 2022 đạt 502,1 tỷ Yên Nhật, tăng 8,2% so với năm 2021.
- Tỷ suất lợi nhuận ròng: Tỷ suất lợi nhuận ròng của Mitsui trong năm tài chính 2022 đạt 4,3%, cao hơn mức trung bình ngành.
- Dòng tiền: Dòng tiền tự do hoạt động của Mitsui trong năm tài chính 2022 đạt 1.145,8 tỷ Yên Nhật, cho thấy khả năng tạo tiền mặt mạnh mẽ của tập đoàn.
- Tỷ lệ nợ/vốn chủ sở hữu: Tỷ lệ nợ/vốn chủ sở hữu của Mitsui ở mức 0,52, thấp hơn mức trung bình ngành, cho thấy khả năng quản lý tài chính tốt của doanh nghiệp.
Thông tin về công ty mình
Công ty Generalexim là doanh nghiệp Nhà Nước trực thuộc Bộ Công Thương (trước đây là Bộ Thương Mại) và đã chuyển đổi thành công ty cổ phần năm 2006, có trụ sở chính tại 46 Ngô Quyền - Hoàn Kiếm - Hà Nội và có 3 chi nhánh tại Hải Phòng, Đà Nẵng và Tp Hồ Chí Minh Công ty được thành lập từ năm 1981 theo Quyết định số 1356/TCCB Thời kỳ đầu thành lập, công ty hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực xuất nhập khẩu nhưng sau đó đã nhanh chóng chuyển sang công ty kinh doanh đa ngành nghề, trong đó xuất nhập khẩu chiếm khoảng 95% doanh thu và lợi nhuận hàng năm Trên thị trường trong và ngoài nước công ty luôn được đánh giá cao về uy tín giao dịch và năng lực tài chính lành mạnh, đáp ứng quy mô kinh doanh Từ chỗ ban đầu chỉ có 50 người làm công tác XNK (thực chất là tiếp nhận hàng viện trợ), vốn lưu động ban đầu chỉ là 139 nghìn đồng, tới nay, công ty đã có một nền móng kinh doanh vững chắc, hoạt động dưới mô hình cổ phần năng động Trong suốt 28 năm hoạt động, công ty liên tục hoàn thành vượt mức kế hoạch, bảo tồn và phát triển được vốn, đời sống người lao động được nâng cao vững chắc và nộp ngân sách ngày càng tăng Đặc biệt công ty đã giành được Giải thưởng Sao vàng đất Việt và được bình chọn là doanh nhiệp xuất khẩu có uy tín 3 năm liên tiếp (2005 - 2008).
Lĩnh vực kinh doanh: a Kinh doanh thương mại - Xuất nhập khẩu Đây là lĩnh vực kinh doanh chủ đạo trong hoạt động của công ty và thường xuyên chiếm trên 95% tỷ trọng trong cơ cấu tổng doanh thu hàng năm Hoạt động kinh doanh thương mại của công ty, trong đó xuất nhập khẩu chiếm vai trò quan trọng hàng đầu, đã thể hiện rõ nét mô hình kinh doanh tổng hợp với nhiều lĩnh vực, nhiều mặt hàng và phương thức kinh doanh linh động, đa dạng tuỳ theo yêu cầu của thị trường, khách hàng
Trong 3 năm gần đây công ty thực hiện kim ngạch xuất khẩu khoảng 45-50 triệu USD/năm với các mặt hàng chính là nông sản các loại (cà phê, gạo, hạt tiêu, hạt điều, lạc nhân, chè ), hàng lâm thổ sản (quế, hồi, gia vị, ), hàng gia công may mặc, hàng thủ công mỹ nghệ và một số mặt hàng khác
Kim ngạch nhập khẩu khoảng 30 triệu USD/năm với các mặt hàng và nhóm mặt hàng chính là: nguyên-nhiên-vật liệu phục vụ sản xuất và tiêu dùng, hóa chất, máy móc thiết bị theo các dự án về cung ứng thiết bị y tế, dầu khí, sản phẩm thép, hợp kim, khoáng sản và một số mặt hàng tiêu dùng
- Các hình thức kinh doanh thương mại khác:
Ngoài kinh doanh xuất nhập khẩu công ty còn thực hiện một số loại hình kinh doanh khác như 42 làm đại lý bán buôn và bán lẻ, có cửa hàng bán giới thiệu sản phẩm dệt may và một số tạp phẩm, kinh doanh thức ăn và nguyên liệu sản xuất thức ăn thuỷ hải sản, hoá chất và giống phục vụ nuôi trồng thuỷ hải sản, cây giống phục vụ nông nghiệp, phân bón, trang thiết bị y tế, dụng cụ dùng trong ngành y-dược (trừ hoá chất Nhà nước cấm). b) Hoạt động sản xuất:
Công ty đầu tư và tự tổ chức sản xuất một xí nghiệp may với 150 máy may và máy chuyên dụng, hoạt động chính là gia công hàng may mặc để xuất khẩu với công suất khoảng 350.000 - 400.000 sản phẩm/năm và doanh số thu được 200.000 - 250.000 USD/năm tương đương 3 - 4 tỷ đồng/năm Ngoài ra, công ty còn tham gia sản xuất, gia công chế biến, lắp ráp hàng xuất khẩu và hàng tiêu dùng trong nước như đồ chơi, đồ gỗ, dược liệu c) Kinh doanh dịch vụ:
Trong các năm vừa qua công ty đã tổ chức kinh doanh một số loại hình dịch vụ như cho thuê kho, bãi để hàng xuất nhập khẩu, cho thuê văn phòng, nhà xưởng, phương tiện vận tải cung cấp dịch vụ thương mại xuất nhập khẩu uỷ thác, giao nhận hàng xuất nhập khẩu Ngoài ra, công ty còn liên doanh góp vốn với đối tác Singapore xây dựng và cho thuê Toà nhà văn phòng 17 tầng tại 53 Quang Trung - Hà Nội; tòa nhà 10 tầng tại 7 Triệu Việt Vương - Hà Nội; tham gia thành lập và góp vốn trở thành cổ đông chiến lược của Ngân hàng Thương mại cổ phần Xuất nhập khẩu Việt Nam (Eximbank).
Quy mô vốn điều lệ công ty được xác định ở mức 70 tỷ đồng Việt Nam
STT Danh mục Giá trị (VNĐ) Tỷ lệ (%)
1 Tài sản cố định và đầu tư 58.357.603.291 83,37
2 Giá trị quyền sử dụng đất 3.151.800.000 4.5
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty Generalexim
Cơ cấu theo vốn chủ sở hữu:
STT Danh mục Vốn góp SL cổ phần Tỷ lệ %
1 Cổ phần nhà nước 30.275.000.000 3.027.500 43,25 2 Cổ đông nước ngoài 14.000.000.000 1.400.000 20
Nguồn: Phòng tổ chức hành chính công ty Generalexim
TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA ĐOÀN ĐÀM PHÁN
Lựa chọn thành phần đoàn đàm phán
STT Thành phần tham gia Điểm mạnh 1 Bà Đỗ Thị Hân
- Có kiến thức và kinh nghiệm trong đàm phán trong kinh doanh quốc tế các mặt hàng nông sản, có kinh nghiệm quản lý, điều hành các hoạt động của công ty
- Khả năng ứng biến và giải quyết vấn đề cao
- Khả năng giao tiếp, thuyết trình thuyết phục tốt
- Quyết đoán và có tinh thần trách nhiệm cao
2 Ông Nguyễn Phú Quang - Am hiểu về phong cách giao tiếp, đàm phán và kinh doanh của đối tác nước ngoài (Nhật, Châu Âu, Mỹ, Trung Quốc, Hàn Quốc)
- Có kinh nghiệm trong mảng thu mua, tìm kiếm và quản lý mạng lưới nhà cung cấp
- Giao tiếp và thuyết trình tốt
- Khả năng ứng biến và có kinh nghiệm xử lý các vấn đề phát sinh
3 Ông Ngô Văn Tuân - Khả năng phán đoán và phân tích biến động thị trường tốt
- Có kinh nghiệm trong quản trị rủi ro tỷ giá
- Kỹ năng giao tiếp và thuyết trình tốt - Cẩn thận, có tinh thần trách nhiệm trong công việc phục tốt - Kiên định nhưng cũng khá linh hoạt trong công việc
- Khả năng tổng hợp, phân tích thông tin tốt
- Có kinh nghiệm trong tư vấn, giải quyết vấn đề liên quan đến văn bản luật hoặc tập quán thương mại quốc tế
5 Ông Khuất Văn Vương - Chuyên môn và kinh nghiệm cao trong nghiệp vụ xuất nhập khẩu.
- Nhanh nhẹn, có mối quan hệ tốt với các bên trong ngành
- Kiểm soát các công việc tốt đảm bảo đúng thời gian, hạn chế tối đa việc phát sinh các chi phí không cần thiết trong quá trình làm việc 6 Bà Phạm Trần Bảo Ngọc - Có kinh nghiệm và khả năng quản lý, sắp xếp các công việc tốt, đảm bảo đúng thời gian và tiến độ
- Khả năng ghi chép, tổng hợp báo cáo thông tin tôt
- Trình độ ngoại ngữ: giao tiếp tốt bằng nhiều ngôn ngữ (Nhật; Anh; Hàn;
- Luôn chủ động trong báo cáo và sắp xếp các công việc với cấp trên và thông báo tới các bộ phận liên quan.
Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân trong đoàn đàm phán
- Phân công nhiệm vụ và các điều khoản cần phụ trách trong hợp đồng; lãnh đạo đoàn đàm phán và đưa ra quyết định cuối cùng dựa trên ý kiến đóng góp chung của tập thể
- Trình bày đưa ra vấn đề cần giải quyết trong cuộc đàm phán; là người đưa ra quyết định cuối cùng của cuộc đàm phán
- Dẫn dắt cuộc đàm phán đi đúng hướng Xây dựng chiến lược đàm phán và ứng biến linh hoạt với các tình huống phát sinh trong quá trình đàm phán vì cuộc đàm phán nhiều khi không diễn ra theo kế hoạch đã vạch ra từ trước.
4.2.2 Các thành viên trong đoàn đàm phán - Dựa theo chuyên môn của từng bộ phận và giới hạn các phương án nằm trrong giới hạn có thể chấp nhận được đã đề cập trong cuộc họp nội bộ để đưa ra các phương án với đối tác; chấp thuận hoặc bác bỏ ý kiến của đối tác
- Đàm phán trên tinh thần giải quyết vấn đề có lợi cho cả hai bên; tránh chỉ chăm chăm vào lợi ích của mình và để cảm xúc lấn át sẽ khiến cuộc đàm phán không thể đi đến kết luân có lợi cho cả hai bên
- Chuẩn bị chu đáo những thông tin về những điều khoản đã được cấp trên giao cho từng thành viên
- Chú ý và phán đoán những nhu cầu thực sự mà đối tác đang mong muốn trong từng đề nghị ở các điều khoản
Từ đó có thể chấp thuận, nhượng bộ một số điều khoản và đưa ra điều kiện đi kèm khi nhượng bộ
STT Các điều khoản Người phụ trách
1 Điều khoản 1: Tên hàng, chất lượng ; số lượng hàng; đóng gói hàng hóa
Trưởng phòng kinh doanh Ông Nguyễn Phú Quang
2 Điều khoản 1: Điều kiện đơn giá hóa đơn Điều hoản 3: Thanh toán Trưởng phòng xuất nhập khẩu Ông Khuất Văn Vương kiểm dịch thực vật Điều khoản 6: Các chứng từ yêu cầu
3 Điều khoản 7: Bảo hiểm Điều khoản 8: Bất khả kháng; Điều khoản 9: Trọng tài; Điều khoản 10: Các thỏa thuận chung giữa 2 bên
Trưởng phòng pháp chế Bà Đặng Thị Phương Thùy
4 Điều khoản 1: Giá hàng hóa Điều khoản 3: Thanh toán Điều khoản 7: Bảo hiểm
Trưởng phòng tài chính Ông Ngô Văn Tuân
XÂY DỰNG KẾ HOẠCH ĐÀM PHÁN TỔNG THỂ
Kế hoạch về thời gian đàm phán
Việt Nam ở múi giờ số 7; Nhật Bản múi giờ số 9 Như vậy kế hoạch bắt đầu cuộc họp lúc 7 giờ 30 phút ngày 25 tháng 5 năm 2024 tức là ngày 9 giờ 30 phút ngày 25 tháng 5 năm 2024 là hợp lý
Kế hoạch cuộc đàm phán sẽ diễn ra trong ngày 25.05.2024 Thời gian nghỉ giải lao buổi trưa vào lúc 11 giờ theo giờ Việt Nam ( mời đối tác dùng bữa trưa tại nhà hàng Vietnamese Cuisine Restaurant) Vào lúc 11 giờ theo giờ Việt Nam (tức 13h Nhật Bản) cuộc họp sẽ tiếp tục
- Các đầu mục công việc trong quá trình đàm phán và timeline dự kiến các đầu mục công việc:
STT Công việc Người phụ trách Timeline dự kiến
I Mở đầu đàm phán Trưởng đoàn đàm phán
I.1 Đón tiếp và chào hỏi I.2 Giới thiệu các thành viên trong đoàn đàm phán và có thể trao card
I.3 Đặt vấn đề các điều khoản cần đàm phán II Nội dung đàm phán II.1 Giới thiệu về doanh nghiệp Trưởng phòng kinh doanh Ông Nguyễn Phú Quang
Báo giá và thuyết phục đối tác
Trưởng phòng Xuất Nhập khẩu
III Đàm phán các vấn đề mâu thuận giữa 2 bên
Tất cả các thành viên đoàn đàm phán III.1 Điều khoản về giá Trưởng phòng kinh doanh Trưởng phòng tài chính
III.2 Điều khoản về phương thức thanh toán
Trưởng phòng xuất nhập khẩu
III Thống nhất các điều khoản và kết thúc đàm phán
Trưởng đoàn đàm phán Thư ký/ trợ lý giám đốc
Kế hoạch về địa điểm đàm phán
Cuộc đàm phán sẽ diễn ra bằng hình thức gặp mặt trực tiếp Đối tác sẽ sang Việt Nam đàm phán đồng thời giám sát trực tiếp mẫu hàng
Dự kiến cuộc đàm phán sẽ diễn ra tại văn phòng chính của GENERALEXIM Địa chỉ: 46 Ngô Quyền, phường Hàng Bài, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội,Việt Nam.
Kế hoạch nội dung đàm phán
- Mục tiêu: đàm phán thành công điều khoản về giá và phương thức thanh toán bằng cách đưa ra phương án thuận tiện và có lợi cho cả 2 bên
- Điều khoản giá cả: Khoảng giá có thể chấp nhận được 500 USD/ 1MT đến 540 USD/ 1MT
+ Nếu đối tác từ chối dứt khoát với mức giá 540USD/ 1MT thì có thể linh hoạt giá trong khoảng chấp nhận được vì đối tác đang mua với khối lượng rất lớn Bù lại đưa ra ưu đãi những lô hàng tiếp theo sẽ được giữ nguyên mức giá nếu đối tác cam kết sẽ mua những lô tiếp theo
+ Nếu đối tác cho rằng mức giá đó là cao so với thị trường đỗ lạc các đối thủ cạnh tranh khác Thuyết phục đối tác bằng cách nhấn mạnh về chất lượng sản phẩm và khả năng cung ứng liền mạch số lượng lớn của doanh nghiệp
Trường hợp: Bên mua đề nghị trong trường hợp vận đơn đến sau hàng hóa, bên mua sẽ phải chịu những chi phí phát sinh Do đó, bên mua đề nghị thanh toán theo phương thức T/T (telegraphic transfer)
Phương án dự định 1: Không đồng ý và đưa ra lý do doanh nghiệp là đối tác mới; việc thanh toán TT có thể gặp rủi ro cho cả hai bên
Phương án dự định 2: Đồng ý cho đối tác thanh toán theo phương thức T/T nhưng chuyển Bill of Lading từ original sang surrended bill nhằm đảm bảo tránh rủi ro trang giao hàng và giải phóng hàng hóa Đồng thời tránh được các mức chi phí phát sinh không đáng có so với trường hợp nhận Bill gốc và thanh toán L/C.
Kế hoạch bố trí nhân sự đàm phán và đánh giá lại chính mình
5.4.1 Kế hoạch bố trí nhân sự đàm phán:
1 Bà Đỗ Thị Hân, giám đốc điều hành kiêm trưởng đoàn đàm phán bên bán 2 Ông Nguyễn Phú Quang, chức vụ trưởng phòng kinh doanh – Thành viên đoàn đàm phán
3 Ông Ngô Văn Tuân, chức vụ Trưởng phòng tài chính – Thành viên đoàn đàm phán
4 Bà Đặng Thị Phương Thùy, chức vụ Trưởng phòng pháp chế - Thành viên đoàn đàm phán
5 Ông Khuất Văn Vương, chức vụ trưởng phòng xuất nhập khẩu - Thành viên đoàn đàm phán
6 Bà Phạm Trần Bảo Ngọc, chức vụ trợ lý giám đốc kiêm phiên dịch viên – Thư ký kiêm phiên dịch cho đoàn đàm phán
5.5.2 Đánh giá lại chính mình:
Trên thị trường có rất nhiều những doanh nghiệp cùng ngành nhưng đối tác vẫn lựa chọn đồng hành cùng doanh nghiệp mình bởi khả năng cung ứng và chất lượng sản phẩm Ta cần lưu ý thế mạnh này nhằm bảo vệ mức giá ở mức trên mức tối thiểu vùng giá có thể chấp nhận được.
NHỮNG LƯU Ý VỀ VĂN HÓA TRONG ĐÀM PHÁN VỚI ĐỐI TÁC NHẬT BẢN
Tìm hiểu những đặc trưng văn hóa của Nhật Bản
- Về tôn giáo: Nhật Bản là một quốc gia đa tôn giáo Nhìn vào quá trình phát triển lịch sử Nhật Bản ta luôn thấy sự hiện diện của nhiều tôn giáo, chủ yếu là ba tôn giáo sau: Thần đạo(đạo Shinto), Phật giáo và Thiên chúa giáo Cho đến nay, ảnh hưởng của ba tôn giáo này đã để lại dấu ấn đậm nét trong đời sống văn hoá của người Nhật
- Tính cách của người Nhật Bản:
Người Nhật Bản có những tính cách đáng học hỏi:
+ Họ là người có óc cầu tiến và nhạy bén với những thay đổi trên thế giới Văn hóa Kaizen hay nói cách khác họ luôn học hỏi và thay đổi từ những điều nhỏ nhất Văn hóa này từ lâu đã đi vào đời sống và phong cách làm việc của người Nhật
+ Giữ gìn bản sắc văn hóa dân tộc và kết hợp giữa yếu tố hiện đại và truyền thống
+ Đề cao tinh thần làm việc tập thể, bỏ qua cái tôi cá nhân thay vào đó đề cao cái
+ Họ ưa chuộng hòa khí, giữa gìn sự hòa hợp và tránh đối đầu với người khác
- Trong một doanh nghiệp Nhật Bản, họ sử dụng chế độ gia đình (công ty như một gia đình lớn; lãnh đạo như cha mẹ
- Tinh thần công ty: Họ đề cao sự trung thành, gắn bó với một tổ chức Tinh thần công ty thấm sâu vào con người họ Họ không vì lương cao hơn hoặc mức độ đãi ngộ tốt hơn mà sang một công ty khác
- Hình thức khi tiếp xúc với người Nhật:
+ Trang phục: Người Nhật ưu tiên các trang phục formal; comple hoặc sơ mi công sở ở nơi làm việc hoặc trong các buổi họp Người Nhật Bản không thích màu tím, họ cho rằng màu tím mang màu sắc đau thương, họ kiêng kị nhất là màu xanh lá cây, vì họ cho rằng màu xanh lá cây là màu không may mắn Do vậy khi chuẩn bị trang phục cho buổi đàm phán tránh mặc các trang phục loại và màu sắc không phù hợp
+ Người nhật luôn ưu tiên đúng giờ giấc, thể hiện sự tôn trọng với người khác/ đối tác
+ Cúi chào và đưa danh thiếp:
Với Nam giới: duỗi 2 tay dọc thân và cúi chào; còn với nữ giới thì chắp 2 tay phía trước và mắt nhìn xuống đất, cúi chào
+ Khi ngồi, người Nhật thường đặt 2 tay lên đùi, đầu nghiêng về phía trước
- Cách ăn nói của người Nhật cũng giống như tính cách ôn hòa của họ vậy: ăn nói nhỏ nhẹ, thái độ chững chạc ôn hòa, mềm mỏng
- Ở Nhật các công ty thương làm việc từ 9 giờ sáng đến 23-24h Lưu ý để chọn khung giờ phù hợp cho cả hai bên trong buổi đàm phán
- Tặng quà: Người Nhật rất coi trọng văn hóa tặng quà Khi chọn quà cần lưu ý tránh món quà có số 4 cho người Nhật, số 9 hoặc tặng trà
- Ẩm thực và xếp chỗ ngồi:
+ Tokonoma: Nơi danh dự ( vị trí đẹp nhất phòng, có bức tranh hoặc phong cảnh đẹp Vị trí này thường dành cho vị khách cao cấp nhất và quay lưng lại Các vị khách được sắp xếp theo thứ tự thấp dần cạnh vị trí người cao cấp nhất
+ Khi mời khách chú ý không trả tiền trước mặt khách.
Những lưu ý về phong cách đàm phán trong quá trình đàm phán kinh
-Đàm phán với đối tác Nhật Bản:
- Cách ứng xử qua điện thoại: Doanh nhân Nhật rất coi trọng ứng xử qua điện thoại Khi điện thoại cho đối tác, cần xưng hô rõ ràng tên cá nhân và tên công ty, cố gắng nói ngắn gọn nội dung công việc để không làm mất thời gian người mình đối thoại khi họ đang bận Cần ghi trước ra giấy những điểm cần nói
- Giữ đúng hẹn; luôn giữ đúng hẹn, tuyệt đối không để đối tác chờ là một nguyên tắc bất di bất dịch.
- Coi trọng hình thức Sự coi trọng hình thức được xem là một đặc điểm thể hiện văn hoá Nhật Bản Chú ý đến hình thức bên ngoài là phép lịch sự thể hiện việc giữ gìn phẩm chất con người và đương nhiên được coi trọng trong môi trường kinh doanh Trang phục yêu cầu có phần khác nhau tuỳ theo từng ngành và từng loại công việc nhưng thường thì những người làm công việc giao dịch cần phải đặc biệt lưu ý Việc gây ấn tượng gọn gàng và cảm giác sạch sẽ bằng trang phục phù hợp với hoàn cảnh công việc được cho là có ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và sau đó là uy tín của công ty Cách làm của người Nhật là “xuất phát từ hình thức”, có nghĩa là bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức sau đó tiếp tục cụ thể hoá dần nội dung Người Nhật “cất” công việc trong ngăn kéo cho đến khi đạt được hình thức ở mức mong muốn mới tiến hành, có lẽ vì thế mà có ý kiến đánh giá người Nhật ứng phó chậm Nhưng thực ra có khi bên trong công việc đang được tiến hành từng bước
Trước một cuộc họp, bản tóm tắt về nội dung cuộc họp phải được phát Đọc trước bản tóm tắt, nắm bắt nội dung chính của cuộc họp và chuẩn bị ý kiến của mình được coi là việc làm không chỉ cho người phát biểu mà cho tất cả mọi người tham gia Sự coi trọng hình thức không chỉ được thể hiện qua các tài liệu giấy tờ như văn thư, sổ kế toán của công ty mà nhiều yếu tố khác cũng được thiết lập dưới những hình thức thống nhất Con dấu và danh thiếp Người nước ngoài cho rằng con dấu dễ bị làm giả hơn chữ kí bằng tay và hoài nghi không biết có cách nào để phân biệt thật giả,nhưng ở Nhật Bản quy định đóng dấu trên các văn bản chính thức, chứ không dùng cơ quan Chính phủ đều có con dấu riêng của mình và dùng nó trong các văn bản chính thức Khi chào hỏi làm quen lần đầu tiên bao giờ người Nhật cũng trao đổi danh thiếp, từđó bắt đầu quan hệ Sau khi nhận danh thiếp, phải giữ gìn danh thiếp đó cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng đối với người mình gặp Không được nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ để danh thiếp, trong trường hợp đang nói chuyện thì người ta đặt danh thiếp đó lên bàn Người Nhật nhìn danh thiếp, nhận biết tên công ty và chức vụ của người đối thoại đề qua đó thể hiện thái độ và sử dụng kinh ngữ phù hợp với địa vị của người đó Địa điểm đàm phán Việc trao đổi kinh doanh không nhất thiết phải tiến hành ở văn phòng Tất nhiên, phần nhiều thoả thuận tại văn phòng, song có không ít những cuộc thoả thuận được tiến hành dưới hình thức những bữa ăn tối Có khi người Nhật vừa chúc rượu vừa bàn bạc chuyện kinh doanh đến tận những chi tiết cụ thể, bữa ăn tối cũng còn là dịp để trao đổi thông tin.
Những nét tinh thần độc đáo hình thành qua lịch sử lâu đời được thế hệ người Nhật ngày nay kế tục, song đồng thời quá trình quốc tế hoá đã tạo nhiều cơ hội tiếp xúc với nền văn hoá mới cũng làm cho cả người Nhật và công ty Nhật Bản dần dần thay đổi Nhân viên của các công ty Nhật Bản trải qua quá trình đào tạo, giáo dục và tích lũy kinh nghiệm thực tế trong công việc, khi được cử sang các chi nhánh ở nước ngoài phải đối mặt với việc thích ứng với nền văn hoá của nước đó Vì vậy, làm sao để giữ gìn được bản sắc văn hoá độc đáo của dân tộc, đồng thời hoà nhập được với công đồng quốc tế là một vấn đề lớn mà mỗi một cá nhân và công ty của Nhật Bản đều quan tâm
- Trong khi đàm phán thì không nên chú ý vào người nói tiếng anh trong đoàn đàm phán Nhật mà chú ý người quan trọng nhất và người phát ngôn gốc
- Khi ngồi đối diện, người Nhật thường trành nhìn lâu vào mắt nhau
- Khi người Nhật họ đang im lặng trong lúc nói chuyện thì tức là họ đang suy nghĩ và ta không nên phá vỡ sự im lặng đó
- Tránh nói không/ từ chối một cách thẳng thừng trực tiếp mà thay vào đó nên điều chỉnh cách nói “ Chúng tôi rất muốn nhưng ” đưa ra lý do hợp lý cho sự từ chối đó
Người Nhật được đánh giá là trao đổi rất lâu và đàm phán một cách máy móc do họ rất tuân theo ý kiến cấp trên và đề cao cái chung Vì vậy trước khi đưa ra 1 quyết định họ cần có sự đồng ý của tập thể hoặc cấp trên.
MỤC TIÊU CHÍNH CỦA QUÁ TRÌNH ĐÀM PHÁN VÀ CÁC PHƯƠNG ÁN DỰ PHÒNG TRONG THƯƠNG THẢO VỚI MỘT SỐ ĐIỀU KHOẢN TRỌNG YẾU CỦA HỢP ĐỒNG
Mục tiêu chính của quá trình đàm phán
Mục tiêu của cuộc đàm phán là cùng nhau tìm ra giải pháp có lợi cho cả 2 bên với điều khoản về giá ở mức hợp lý cho hai bên và điều khoản thanh toán thuận tiện hơn cho bên mua và cũng đảm bảo được sự an toàn về thanh toán cho bên bán.
Cuộc đàm phán kết thúc để lại mối quan hệ đối tác lâu dài không chỉ cho mặt hàng lạc nhân mà còn cho các mặt hàng nông sản và những ngành hàng khác.
Các phương án dự phòng đối với một số điều khoản trọng yếu
Theo hợp đồng 540USD/ MT gồm chi phí vận tải ra đến cảng Hải Phòng, các chi phí thông quan, chi phí bốc dỡ tại cảng và các chi phí phát sinh khác
Các mức phương án có thể chấp nhận được:
+ Phương án 1: Mức giá 520 USD/MT + Phương án 2: Mức giá 500 USD/MT ( Nếu dưới mức giá này cần kèm theo điều kiện)
+ Phương án 3: Mức giá 490 USD/MT ( Mức giá này sẽ được thỏa thuận trong trường hợp nhà nhập khẩu giới thiệu thêm đối tác mua hàng uy tín khác cho doanh nghiệp)
- Điều khoản về thanh toán:
+ Phương án 1: Vì là lần đầu tiên hợp tác với đối tác này nên sẽ sử dụng phương thức thanh toán L/C để bảo vệ quyền lợi cũng như tránh tranh chấp giữa hai bên
+ Phương án 2: Thanh toán theo phương thức TT thuận tiện hơn cho người mua nhưng phải đảm bảo quyền lợi của bên bán bằng cách chuyển bộ Bill gốc sang