Luận văn thạc sĩ Lưu trữ học: Tổ chức Hoạt động dịch vụ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương

Tôi cũng xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến: Tập thé các Giảng viên của Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng Trường Đại hoạc Khoa học Xã hội và Nhân Văn Hà Nội; Ngoài ra, tôi cũng xin gửi l

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Lê Thị Hòa

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

HÀ NOI - 2023

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Lê Thị Hòa

Chuyên ngành: Lưu trữ hoc

Mã số: 8320303.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Trần Phương Hoa

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYÉT NGHỊ

CUA HỘI DONG CHAM LUẬN VĂN THẠC SĨ Giáo viên hướng dẫn khoa học Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

thạc sĩ khoa học

TS Trần Phương Hoa PGS.TS Đào Đức Thuận

HÀ NỘI - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu khoa học của

riêng bản thân tôi Tất cả các số liệu và trích dẫn trong Luận văn này xuất

phát từ việc nghiên cứu và có nguồn gốc bảo đảm độ chính xác cao và mang

tính trách nhiệm, trung thực Những kết của luận văn này là đánh giá chưađược bất kỳ ai công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào khác Nếu sai

ban thân tôi chịu hoàn toàn trách nhiệm vê cam đoan của mình.

TÁC GIÁ

Lê Thị Hòa

LỜI CẢM ƠN

Đề thực hiện và hoàn thành đề tài Luận văn thạc sĩ này; Bản thân tôi đãnhận được sự quan tâm, hỗ trợ, giup, tao diéu kién vé mat thoi gian; cung cap

về số liệu, thông tin của các cơ quan, tô chức và các cá nhân có liên quan.

Lời đầu tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành, sâu sắc nhất đến

TS Trần Phương Hoa là người đã nhiệt tình, trách nhiệm, trực tiếp hướng dẫn khoa học và dành nhiều thời gian, công sức cũng như tâm huyết tạo điều

kiện dé giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành Luận văn

Tôi cũng xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến: Tập thé các Giảng viên của

Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng Trường Đại hoạc Khoa học Xã hội và

Nhân Văn Hà Nội; Ngoài ra, tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các đồng chí

Lãnh đạo cơ quan Sở Nội vụ tỉnh Hải Dương; lãnh đạo Trung tâm Lưu trữ

Lịch sử Tỉnh Hải Dương đơn vi nơi tôi công tác đã tạo điều kiện thuận lợi

giúp tôi tham gia và hoàn thành khóa học; Quá trình thực hiện Luận văn, bản

thân tôi đã được sự giúp đỡ trong việc cung cấp các số liệu, thông tin từ banlanh đạo Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Đà Nẵng, ban lãnh đạo Trung tâm Lưu

trữ Lịch sử tỉnh Hà Tĩnh.

Với lượng kiến thức còn hạn chế và kinh nghiệm chưa nhiều; Mặc du

bản thân đã có nhiều cô gắng nhưng Luận văn chắc chắn sẽ không tránh khỏi được những thiếu sót và hạn chế Vì vậy, bản thân tác giả kính mong quý thay

cô, đồng nghiệp, bạn bè có thé nghiên cứu và có những ý kiến đóng góp, trao đôi dé Luận văn được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn!

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của (cn cty 6

3 Câu hỏi va giả thuyết nghiên cứu 2 5c 5£+5£+£+££+£++£x+rxrxzes 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - 2 2 s+s+zx+zx+xzzxezzezrxee 7

5 Lịch sử nghiên cứu đề tài - 2-52 s+SkeEEeEEeEEEEEEEE2EEEEEEEEErkrrkrrree 8

6 Phương pháp nghién CUU 0 eee eeeeececeseceneeeseeeseecseeceaeceaeeeseeeeeeeeneeeaees 10

7 Nguồn tài liệu tham khảo 2-2-2 s E2 £+E££E£EE+EE+EE2ErEerkerxrreee 11

8 Bố cục của để tài - -:-cccsctcx cv 1E 1111111111111 1111111 111 ckce, 12

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HỌC VE TO CHỨC HOAT ĐỘNG

DỊCH VỤ LƯU TIR Ũ 2 5< 5< s52 SsS£Ss£S££s£S#£s£SsEseEs£seEeesessesess 13

1.1 Cơ sở lý thuyết về tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ - 13

].]I.2 Các loại dich vụ (Wu ẨFĂY - 5 1v 3 ve gvzx, 16

1.1.3 Đặc điểm của dịch vụ lưu trữ cccccccxccrrrrterrrrrtrrrrree 191.1.4 Chủ thể cung cấp dich vụ lưu trib cecceccecccsccsssessessessessessesssessessessessess 21

1.1.5 Sự cần thiết tổ chức dịch vụ lưu trữữ -cecccccccccerrree 22 1.1.6 Nguyên tắc cung cấp dịch vụ lưu tFữ - c- c©cccsecsrseereered 23 1.1.7 Nội dung tổ chức hoạt động dich vụ ÏWM frÍF ««+<<<2 24

1.1.8 Trách nhiệmcủa Trung tâm Lưu trữ Lich sử tinh đối vớihoạt động cung cấp /11,8//8/77/478 000077 281.2 Co sở pháp lý về Tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ . - 13

1.2.1 Hệ thống các văn bản quy định về Dịch vụ lưu trữ 29 1.2.2 Nội dung các văn bản quy định về Dịch vụ lưu trữ -: 3]

1.3 Cơ sở thực tiễn về tô chức hoạt động dịch vụ lưu trữ - 13

1.3.1 Kinh nghiệm cua Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh 35

1.3.2 Kinh nghiệm của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành Phố

Đà NẴNg ST TT 121212 12121121111211121T11 111111 u 39

1.3.3 Bài học kinh nghiệm trong tổ chức dich vụ lưu trữ - -: 43

Tiểu kết chương Ï - << ©ce©ce€te£teeEeEteEtEkeEkEkereersrrerrkrrerrerrerre 45 Chương 2 THỰC TRẠNG TỎ CHỨC DỊCH VỤ LƯU TRỮ CỦA

TRUNG TÂM LƯU TRU LICH SỨ TINH HAI DƯƠNG 46

2.1 Tong quan về chức năng, nhiệm vụ, cơ cau tổ chức của Trung tâm

Lưu trữ Lich sử tinh Hải Dương - 5 + + E+sE+eeseereeersereree 46

2.1.1 Lịch sw hình thành và phát triển của Tì rung tâm Lưu trữ Lịch sử

//1/8z//88./.2.-.000n0nn0n0n8n8Ề88 46

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyên han của Trung tâm Lưu trữ

Lịch sử tinh Hai ÏDƯƠ << vn 47

2.2 Tình hình tổ chức dịch vụ lưu trữ của Trung tâm lưu trữ lịch sử

tinh Hải Dương, - - << + 190111 tt 50

2.2.1 Thiết lập bộ máy và bố trí nhân sự thực hiện dịch vụ lưu trữ 50

2.2.2 Ban hành các văn bản quy định hoặc hướng dẫn về tổ chức

các hoạt động dịch Vu LU fHỮ - -c c x EtkEEESeeESeeekreersreesreesreerre 5]

2.2.3 Dam bảo nguôn nhân lực can thiết trong hoạt động cung cấp

2.2.4 Quy trình cung cấp dịch vụ và phân công công việc 58

2.2.5 Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả thực cung cấp dịch vu

85h ằa 64 2.3 Mức độ hài lòng của khách hang đã sử dụng dịch vụ lưu trữ 66

"0 on 67

2.4.1 Ưu điỂm su 67

2.4.2 Hạn chế ccccc TH g 67 Tiểu kết CHUONG 2 se se Set St SkeEkEEEEEEEEEEkeEkeEktkerrrrerrrrerrere 69

Chương 3 GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIEN TO CHỨC CUNG CAP

DỊCH VỤ LƯU TRỮCỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

TINH HAI DƯƠNG 5° 5< s°s£SseESeEEseESsEEAeE3sEEseExserserssssse 70 3.1 Chủ trương của Nhà nước và địa phương về việc cung cấp dịch vụ

00 70

3.1.1 Chủ trương của Nhà nước về cung cấp dịch vụ lưu trữ 70

3.1.2 Chủ trương của tỉnh về cung cấp dịch vụ lưu trữ - 72

3.2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện việc tổ chức thực hiện cung cấp

PHU LUC

DANH MỤC BANG BIEU

Bảng 1 Độ tuổi, giới tính và thâm niên công tác -5- +52 52Bảng 2 Trình độ học van của các nhân sự tại TTLTLS tỉnh Hải Duong 53

Bảng 3 Nhu cầu chỉnh lý, số hóa và tiêu hủy tài liệu của các cơ quan

là nguồn nộp lưu ¿2 2+£+++Ek+EE£EE£EEEEEEEEE2EE2EE2EEEEEerkrrkrrex 55

Bảng 4 Kết quả cung cấp dịch vụ lưu trữ từ năm 2018 đến năm 2022 66

MỞ DAU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị về các mặt của đời sống xã

hội như về chính trị, kinh tế văn hóa, quốc phòng, an ninh Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữcó ý nghĩa phục vụ hoạt

động thực tiễn, nghiên cứu khoa học và lịch sử nên tài liệu lưu trữ được xemnhư là một loại tài sản vô giá Vì thế đề phát huy giá trị, bảo vệ an toàn và kéodài tuổi thọ tài liệu lưu trữ các cơ quan, tô chứcxuất hiện nhu cầusử dụngdịch vụ lưu trữ như:chỉnh lý tài liệu; tạo lập cơ sở dữ liệu; bảo quản; tu bổ;

khử trùng khử a xít, khử nắm mốc tài liệu; nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa

học và chuyền giao công nghệ lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương là đơn vi sự nghiệp công

lập có chức năng, nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ của địa phương và cung

cấp một số dịch vụ lưu trữ Về mặt pháp lý Trung tâm Lưu trữ Lịch sử đượcnhà nước cho phép cung cấp một số dịch vụ về lưu trữ, bên cạnh đó Lưu trữ

Lịch sử tỉnh Hải Dương có đầy đủ nguồn lực như có đội ngũ nhân viên đông đảo, có trình độ chuyên môn cao, có cơ sở vật chất đảm bảo dé cung ứng các

dịch vụ về lưu trữ Trong khi đó, Hai Duong là một tỉnh đang có sự phát triểnmạnh về mọi mặt kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội nên hình thành một khốilượng tài liệu lưu trữ lớn Tuy nhiên, những tài liệu này phần lớn vẫn chưa

được tổ chức khoa học nên nhu cầu sử dụng các dịch vụ lưu trữ trong hiện tại

và tương lai chắc chăn sẽ xuất hiện nhiều Trên thực tế Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương đã tổ chức cung cấp một số dịch vụ lưu trữ côngnhư

dịch vụ cung cấp tài liệu tại phòng đọc; cấp chứng thực, bản sao tài liệu; tratìm tài liệu theo yêu cầu Tuy nhiên dé bắt nhịp với xu thé phát triển đòi hỏiTrung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương cần có những biện pháp, kế hoạch

cụ thể cho việc cung cấp dịch vụ lưu trữ phù hợp với nhu cầu sử dụng của xã

hội, đáp ứng các nhu cầu trong thực tế

Là một viên chức làm việc tại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải

Dương, tôi tự nhận thấy mình phải có trách nhiệm nghiên cứu và đề xuấtnhững biện pháp để cơ quan có bước phát triển mạnh mẽ trong hoạt độngcung cấp dich vụ lưu trữ Đây là hoạt động dé dan thích ứng với chủ trương

của nhà nước về tự hạch toán trong các đơn vi sự nghiệp công lập Đồng thời, tác giả mong muốn tạo thêm nguồn thu để tái đầu tư, nâng cao chất lượng cho

các dịch vụ công mà cơ quan đảm nhận.

Từ các lý do trên,tác giả đã chọn đề tài “Tổ chức hoạt độngdịch vụ lưu

trữ củaTrung tâm Lưu trữ Lịch sử tinh Hải Dương” làm đề tài luận văn

thạc sĩ ngành Lưu trữ học.

2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

a) Mục tiêu nghiên ctru:Dé tài được thực hiện nhằm hướng tới những

mục tiêu chính sau đây:

Thứ nhất, xây dựngcơ sở khoa học cho các lưu trữ lịch sử cấp tỉnh trong việc tô chức cung cấp dịch vụ lưu trữ.

Thứ hai, đánh giá nhu cầu và khả năng, mức độ cung cấp dịch vụ lưu

trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương

Thứba, dé xuất các giải pháp dé tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ của

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương.

b) Nhiệm vụ nghiên cứu: Để thực hiện các mục tiêu trên, đề tài cầntriển khai các nhiệm vụ cụ thé như sau:

- Tong hop ly thuyét về dịch vụ lưu trữ va tô chức hoạt động dịch vụ

lưu trữ.

- Tham khảo kinh nghiệm hoạt động dịch vụ lưu trữ của một số lưu trữ

lịch sử khác.

- Khao sát nhu cầu đối với các dịch vụ lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hai Dương

- Đánh giá những dịch vụ lưu trữ đã được thực hiệnbởi Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương.

- Đề xuất các giải pháp đối với Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh HảiDương dé cung cấp các dich vụ lưu trữ.

3 Câu hồi và giả thuyết nghiên cứu

a) Câu hỏi nghiên cứu

Câu hỏi 1:Tai sao Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương cần phải

b) Giả thuyết nghiên cứu

- Theo thống kê của Sở Nội vụ, hiện nay trong các cơ quan là nguồn

nộp lưu vào Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương hiện có khoảng 9 nghìn mét giá

tài liệu chưa được chỉnh lý và sắp xếp khoa học vì thế nhu cầu cung cấp dịch

vụ lưu trữ là rất lớn vàđây cũng là cơ hộiđề tăng thêm nguồn thu nhập cho cán

bộ nhân viên trong cơ quan Điều nàyđòi hỏi Trung tâm Lưu trữ cần tiến hành

tổ chức đa dạng và chuyên nghiệp các dịch vụ lưu trữ.

- Trung tâm Lưu trữ Lịch sử là đơn vị sự nghiệp công lậpđược

phépcung cấp dịch vụ lưu trữ, và có đội ngũ nhân viên đông đảo,có trình độ

cao, cơ sở vật chất đảm bảo vì thế Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương

là don vị có đầy đủ các yếu tố dé cung cấp dịch vụ lưu trữ.

- Đề cung cấp các dịch vụ về lưu trữ tốt nhất Trung tâm Lưu trữ Lịch

sử tỉnh Hải Dương cần phải thay đổi tư duy từ quản lý sang nhà cung cấp cácdịch vụ lưu trữ, tang cường đầu tư cơ sở vật chất trang thiết bị, nâng cao trình

độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, công nhân viên trong trung tâm, tiến

hành các cách thức truyền thông về dịch vụ lưu trữ.

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

a) Đối tượng và khách thé nghiên cứu: luận văn có đối tượng nghiêncứu là hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữ và tổ chức dich vụ lưu trữ Dé

nghiên cứu các đối tượng, luận văn sẽ tiến hành khảo sát các khách thébaogồm lãnh đạo, nhân viên đang làm việc tại LTLS tỉnh Hải Dương và ngườilàm lưu trữ tại một số cơ quan, tô chức có nhu cầu về dịch vụ lưu trữ.

b) Phạm vi nghiên cứu:

Về nội dung nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu các van dé về tô chức bộ

máy, nhân sự, cơ sở vật chất, hệ thống văn bản phục vụ hoạt động dịch vụ lưu trữ; quy trình cung cấp và kiểm tra chất lượng dịch vụ lưu trữ đã cung cấp.

và không gian: Luận văn nghiên cứu về hoạt động dịch vụ lưu trữ do

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dươngthực hiện trên địa bàn tỉnh Hải

Dương vàkhảo sát nhu cầu về các dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tô chứctrên địa bàn tỉnh Về dịch vụ lưu trữ có 2 loại dịch vụ là dịch vụ công và dịch

vụ thương mại trong phạm vi luận văn tác giả chỉ đi sâu nghiên cứu về các

dịch vụ thương mại (dịch vụ có thu,gia dịch vụ).

Về mặt thời gian: phạm vi nghiên cứu của đề tài là từ năm 2011 đếnnay vì năm 2011 là năm mà Luật lưu trữ ra đời đánh dấu bước phát triển mới

về lưu trữ mà cũng là năm mà dịch vụ lưu trữ được đề cấp đến và có những quy định về dịch vụ lưu trữ được ban hành.

5 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Thực tế cho thay công tac lưu trữ cua một cơ quan, tô chức, được tôchức có nhiệm vụ tô chức khoa học, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác

sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ Tuy nhiên, không phải cơ quan nào

cũng có đủ khả năng dé tự thực hiện các hoạt động nghiệp vụ đối với tài liệu

lưu trữ.Chính vì thế, dịch vụ lưu trữ ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu của các cơ

quan, tô chức Là một lĩnh vực dịch vụ còn khá non trẻ, việc thực hiện dịch

vụ cũng như quản lý dịch vụ lưu trữ đang đặt ra cho những nhà nghiên cứu

nhiều vấn đề cần phải phân tích, đánh giá để đưa ra các đề xuất giải quyếtnhững vấn đề từ thực tiễn Những vấn đề liên quan đến dịch vụ lưu trữ chođến nay đã thu hút được nhiều đối tượng quan tâm, nghiên cứu thông qua các

bài viết trên tạp chí chuyên ngành và các công trình nghiên cứu khoa học khác.

Cụ thê là:

-Vấn đề xã hội hóa công tác lưu trữ Phải kê đến các bài viết trên Tạpchí Văn thư Lưu trữ Việt Nam như: “Bàn về khái niệm xã hội hóa công tác

lưu trữ trong Dự thảo Luật Lưu trữ” của tác giả Trần Hoàng (số 5/2011); "Bàn

về một số giải pháp xã hội hóa công tác lưu trữ ở nước ta"của tác giả Trần

Việt Hà (số 7/201 1);“Chứng chỉ hành nghề và việc quản lý nhân sự trong lưu

trữ" và “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ" của tác giả Dương Văn Kham(s6

7/2012): “Một số vẫn đề xã hội hóa các dịch vụ công và sự vận dụng tronglĩnh vực lưu trữ” của tác giả Nguyễn Văn Thâm,“Nhận thức khoa học về xã

hội hóa công tác lưu trữ" của tác giả Nguyễn Văn Hàm

Các bài viết đánh giá về vai trò xã hội hóa công tác lưu trữ và phát triển

dịch vụ lưu trữ là một nhu cầu tất yếu của xã hội đưa ra những nhận định và những bat cập trong quản lý nhà nước khi chung ta tiễn hành xã hội hóa công

tác lưu trữ và các dịch vụ lưu trữ.

-Vấn đề về dịch vụ lưu trữ có các bài viết “Bước đầu tìm hiểu về hoạt

động dịch vụ lưu trữ ở nước ta hiện nay” của tác giả Lã Thị Mai đăng trên tạp

chí Văn thư và Lưu trữ Việt Nam số 10/2017; Luận án tiến si Lưu trữ học “Tổchức hoạt động Maketting tại các trung tâm lưu trữ quốc gia Việt Nam của tácgiả Trần Phương Hoa năm 2018

- Van đề Quản lý dich vụ lưu trữ Cho đến nay đã có 2 luận văn thạc sĩnghiên cứu về vấn đề quan lý dịch vụ lưu trữ Do ladé tài “Nghién cứu các

biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ VỀ lưu trữ ở Việt Nam ” của tác giả Lã

Thị Mai (năm 2015) và đề tài “Tổ chức quản lý hoạt động dịch vụ lưu trữ

trên dia bàn thành phố Hà Nội ”của tác giả Dư Thị Vụ (năm 2020).Nội dung

của hai luận vănnàyđã khái quát được cơ sở lý luận về dịch vụ lưu trữ;thựctrạng tình hình tô chức và hoạt động của các doanh nghiệp hoạt động dịch vụlưu trữ và thực trạng quản lý nhà nước về dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam nói

chung và ở Thành phô Hà Nội nói riêng Bên cạnh đó, các luận văn đãđề xuấtgiải pháp cho các cơ quan quan lý nhà nước về văn thư lưu trữ dé quản lý dịch

vụ lưu trữ được tốt hơn

Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Hoạt động dịch vụ lưu trữ” do CụcVTLTNN t6 chức tháng 9/2022 các bài viết trong kỷ yêu phân tích, đánh giá

về chủ trương của nhà nước về hoạt động dịch vụ lưu trữ và nhứng kết quả

đạt được trong những năm qua và đề xuất các kiến nghị dé phát triển dich vụ

lưu trữ trong thời gian tới.

- Vấn đề Dịch vụ lưu trữ Hiện nay, nghiên cứu về dịch vụ lưu trữ hiện

có đề tài “Dịch vụ Lưu trữ tại trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” của tác

giaNguyén Thị Mỹ Linh (năm 2019) và công trình nghiên cứu khoa học của

tác giả Lục Thị Kim Yến “Tìm hiểu về các dịch vụ lưu tri” (năm 2013) Tuy

nhiên,các dé tài này chủ yếu khảo sát và đánh giá dịch vụ lưu trữ được cung cấp bởi các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia.

Như vậy, qua khảo sát tìm hiểu các nguồn tư liệu trên cho thấy hầu hết các công trình và bài viết tập trung vào về vấn đề xã hội hóa công tác lưu trữ

và đánh giá vai trò quản lý của nhà nước đối với dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam.

Qua các bài viết này, tác giả đã tham khảo và kế thừa được một số nội dung lýthuyết và cơ sở pháp lý về dịch vụ lưu trữ cho luận văn thạc sĩ của mình.Cóthê khăng định rằng đề tài “Tổ chức hoạt độngdịch vụ lưu trữ của Trungtâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương” là đề tài tương đối mới và không

trùng lặp với các đề tài trước đó.

6 Phương pháp nghiên cứu

Trên nền tảng ý luận của Chủ Nghĩa Mác -Lênin tác giả còn sử dụng

các phương pháp nghiên cứu khoa học khác như: Phương pháp điều tra, khảo

sát, thống kê, phân tích, tổng hợp

- Phương pháp khảo sát điều tra bằng bảng hỏi: phương pháp này

được sử dụng đê điêu traquan điêm của nhân sự đang làm việc tại Trung tâm

10

Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương đối với việc cung cấp dịch vụ lưu trữ vàkhảo sát nhu cầu về dịch vụ lưu trữ của các cơ quan, tô chức đóng trên địa

bàn tỉnh Hải Dương

- Phương pháp thống kê: phương pháp này được sử dụng để đánh giá

về các nguồn lực của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương phục vụ cho việc cung cấp dịch vụ lưu trữ.

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Qua kết quả điều tra và thống kê,

tác giả tiến hành phân tích, tổng hợp các thông tin cũng như số liệu về công

tác này Trên cơ sở đó đưa ra những nhận định, đánh giá một cách chính xác

thực trạng về tài liệu lưu trữ và các nguồn lực dé thực hiện việc cung ứng các

dịch vụ lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hải Dương, và đưa ra cách

thức phù hợp, mang tính khả thi và hiệu quả khi áp dụng vào thực tế

- Phương pháp phỏng van:phuong pháp này tác giả dùng dé phỏng vannhững cán bộ, nhân viên về nhưng kinh nghiệm của Trung tâm Lưu trữ các

tỉnh đã tổ chức dịch vụ lưu trữ và các cơ quan, tô chức sử dụng dịch vụ lưu trữ của Trung tâm lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương về chất lượng cung cấp các dich vụ dé từ đó đưa ra được những kinh nghiệm, cách thức tô chức phù hợp

với thực tiễn tại tỉnh Hải Dương

Trong quá trình nghiên cứa tác giả vận dụng linh hoạt và kết hợp các

phương pháp nghiên cứu.

7 Nguồn tài liệu tham khảo

Đề thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo những nội dung có liên quan từ các nguồn tài liệu chính như sau:

- Các luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo của sinh viên có nội dung về dịch vụ lưu trữ Tiêu biểu là luận văn thạc sĩ của tác giả Lã Thị

Mai với đề tài “Nghiên cứu các biện pháp quản lý hoạt động dịch vụ về lưutrữ ở Việt Nam ”và khóa luân tốt nghiệp của tác giả Nguyên Thị Mỹ Linh với

đề tài “Dich vụ Lưu trữ tại trung tâm Lưu trữ Quốc gia III” (năm 2019)

11

- Các bài viết trên tạp chí chuyên ngành (Văn thư Lưu trữ Việt Nam,Dấu ấn thời gian, Lưu trữ và thời đại) Tiêu biểu là bài viết của tác giảDươngVăn Khảm về “Xã hội hóa hoạt động lưu trữ" và bài viết của tác giả NguyễnVăn Hàm với bài viết “Nhận thức khoa học về xã hội hóa công tác lưu trữ"

- Các bài viết trong tọa đàm, hội thảo khoa học có nội dung liên quan Tiêu biểu là Kỷ yếu tọa đàm khoa học “Hoạt động dịch vụ lưu trữ” do Cục

VTLTNN tô chức tháng 9/2022

8 Bố cục của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục đề tài được chia làm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở Khoa hocvété chức hoạt động dịch vụ lưu trữChương 2: Thực trạng tô chức dịch vụ lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ

lịch sử tỉnh Hải Dương

Chương 3: Giải pháp nhằm hoàn thiệntô chức cung cấp dịch vụ lưu trữ

của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tinh Hải Dương

12

Chương 1 CƠ SỞ KHOA HOC VE TO CHỨC HOẠT ĐỘNG

DỊCH VỤ LƯU TRỮ

1.1 Cơ sở lý thuyết về tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ

1.1.1 Một số khái niệm liên quan

T1111 Khái niệm Dich vụ

Hiện nay ngành dịch vụ đang đóng vai trò quan trọng trong quá trình

phát triển kinh tế xã hội của mỗi quốc gia, mỗi địa phương và thậm chí là mỗi

co quan, tô chức

- Đối với nền kinh tế của mỗi quốc gia, dịch vụ là ngành kinh tế thứ 3

trong nên kinh tế quốc dân bên cạnhnông nghiệp và công nghiệp Dịch vụ là mối liên kết, giúp cho người cung cấp và người tiêu dùng, các ngành kinh tế, các vùng miền trong nước và cả ở nước ngoài được kết nối lại gần nhau hơn.

Do đó, dịch vụ là một thành phần đặc biệt của nền kinh tế, có đóng góp lớn và

định hướng phát triển của xã hội - kinh tế của cả nước

- Đối với cơ quan, tô chức, dịch vụ nhằm thực hiện chức năng, nhiệm

vụ được giao (đối với các dịch vụ công), đồng thời dịch vụ giúp nâng cao đờisống và phúc lợi cho người lao động dam bảo công bang và sự phát triển toàndiện cho tat cả thành viên trong xã hội và tạo thêm nguồn thu cho cơ quan, tô

chức (đối với các loại dịch vụ khác).

Khi xã hội ngày càng phát triển thì vai trò của dịch vụ ngày càng được

quan tâm và đã trở thành đối tượng nghiên cứu của các ngành khác nhau như:

ngành Kinh tế học, ngành văn hóa học, hành chính học, luật học, quản lý hànhchính Hiện nay có rất nhiều định nghĩa về dịch vụ khi nhìn từ nhiều góc độkhác nhau Vì thế, khái niệm về dịch vụ cũng được hiểu theo nghĩa rộng, hẹp

khác nhau:

Theo nghĩa rộng, dịch vụ là một lĩnh vực kinh tế thứ 3 thuộc vào nềnkinh tế quốc dân

13

Theo nghĩa hẹp, dịch vụ lại là các hoạt động có ích của con người

nhằm mang tới những sản phẩm không tôn tại được dưới dạng hình thái vatchat và không dẫn tới việc sở hữu hay chuyển giao quyền sở hữu Thế nhưngvẫn đáp ứng được đầy đủ và nhanh chóng, những nhu cầu về sản xuất và đời

sống xã hội.

Dich vụ là những sản phâm kinh tế gồm công việc dưới dạng lao động

thé lực, quản lý, kiến thức và khả năng cung cấp và những kỹ năng chuyên

môn nhăm phục vụ cho nhu cầu sản xuất kinh doanh hoặc sinh hoạt, tiêu dùngcủa cá nhân và tổ chức

Theo Từ điển Tiếng Việt: “Dịch vụ là công việc phục vụ trực tiếp chonhững nhu cau nhất định của số đông, có tô chức và được trả công” [Từ điểnTiếng Việt, 2004, NXB Đà Nẵng, tr256]

Tại điều 4 khoản 3 Luật gia năm 2012, định nghĩa “dịch vụ là hàng hóamang tính vô hình, trong quá trình sản xuất và tiêu dùng không hé tách rời

nhau, bao gồm những loại dịch vụ trong hệ thong các ngành san phẩm Việt

Nam theo quy định của pháp luật”.

Theo Philip Kotler “dịch vụ là bất kỳ hoạt động hay lợi ích nào mà chủthé này có thé cung cấp cho chủ thé kia Trong đó đối tượng cung cấp nhấtđịnh phải mang tính vô hình và không dẫn đến bất kỳ quyền sở hữu một vậtnào cả Còn việc sản xuất dịch vụ có thê hoặc không cần gắn liền với một sảnphẩm vật chat nào”

Trong các định nghĩa trên đều nhìn nhận dịch vụ là sản phẩm của lao

động nhưng không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm vật chất, quy trình sản xuất

và tiêu thụ cùng diễn ra đồng thời và xuất hiện khi có nhu cầu cung ứng.Từ các quan niệm khác nhau về dich vụ ta có thé hiểu dịch vụ là một hoạt động

cung ứng rất đa dạng nó có tác động đến hầu hết các thành phần kinh tế và xãhội và là cầu nối giữ người sản xuất và người tiêu dùng và là nhân tố thúc day

xã hội phát triển

14

1.1.1.2 Khái niệm Dịch vụ lưu trữ

a Hoạt động lưu trữ

Lưu trữ là quá trình giữ lại các văn bản sau khitập hợp thành các hồ sơcông việc và được chuyên vào kho lưu trữ bằng các khâu xử lý nghiệp vụ lưutrữ Theo từ điển Lưu trữ Việt Nam năm 1992 công tác lưu trữ được định

nghĩa như sau: “Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu

thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”.

Công tác lưu trữ gồm các nghiệp vu sau:thu thập, bổ sung tài liệu lưu

trữ, phân loại tài liệu lưu trữ, xác định giá trị tài liệu lưu trữ, tô chức công cụtra cứu tài liệu lưu trữ, bảo quản và tô chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.Trong quá trình triển khai các nghiệp vụ về lưu trữ của cơ quan, tổ chức cầnđảm bảo các tính chất của công tác lưu trữ như tính chính trị, tính khoa học,tính thống nhất, tính cơ mật

Tại Điều 2 Khoản 1, Luật Lưu trữ năm 2011 khang định: “Ho độnglưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh ly, xác định giá trị, bảo quản, thong kê,

sử dụng tài liệu lưu trữ `.

Tại Điều 36 khoản 3 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định : “Phạm vi hoạt động dich vụ lưu trữ bao gom các hoạt động: Bao quan, chính ly, tu bồ khử trùng, khử axit, khử nam moc, số hóa tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục bi mật nhà nước; Nghiên cứu, tư vấn, ứng dụng khoa học và chuyển giao công

nghệ lưu trữ ”

b Dịch vụ lưu trữ

Dịch vụ lưu trữ ở Việt Nam đã có sự phát triển mạnh mẽ hơn kề từ khi

hoạt động này được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011 Số lượng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cung cấp dich vụ lưu trữ ngày càng nhiều với các sản phẩm dịch vụ đa dạng khiến cho lưu trữ thực sự trở thành một nghề đemlại nhiêu giá trị cho cuộc sông.

15

Hiện nay thuật ngữ dịch vụ lưu trữ không còn là thuật ngữ xa lạ đối với

chúng ta tuy nhiên, trong các văn bản quy phạm pháp luật chưa có văn bản

nào đề cập đến khái niệm về dịch vụ lưu trữ Theo cách hiểu thông thường thìdịch vụ lưu trữ là một hoạt động cung ứng nhằm trao đổi giữa bên cung cấp

và khách hàng sử dụng dịch vụ và chủ yếu là vô hình, việc cung cấp dịch vụ

có thể có sản phẩm hoặc không có sản phẩm.

Trong luân văn thạc sĩ của tác giả Lã Thị Mai có đưa ra định nghĩa về dịch vụ lưu trữ như sau: “Dich vụ lưu trie là hoạt động mà mỗi cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp, cá nhân được phép thực hiện kinh doanh theo quy định

của pháp luật, liên quan đến lĩnh vực Lưu trữ như: chỉnh lý tài liệu lưu trữkhông thuộc danh mục bi mật nhà nước; tu bổ; phục chế; số hóa; làm sạch tài

liệu lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước; cho thuê kho và các

trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ; nghiên cứu; tư vấn ứng dụng khoa học và chuyển giao công nghệ văn thư và lưu trữ, cung cấp tr vấn trang thiết

bị chuyên dung trong công tác văn thư và lưu trữ, nhằm đáp ứng các nhu cau

của xã hội trong công tác lưu trit’”[16; 15]

Với định nghĩa này ta có thể hiểu Dịch vụ lưu trữ là hoạt động của các

cơ quan, tô chức, doanh nghiệp, cá nhân tổ chức cung ứng các dịch vụ nhưbảo quản, chỉnh lý, số hóa, tiêu hủy tài liệu, chuyển giao công nghệ cho các

cơ quan, doanh nghiêp, cá nhân có nhu cầu sử dụng

1.1.1.3 Khái niệm Tổ chức

Tổ chức là một thuật ngữ phức tạp và được hiểu theo nhiều góc độ khác nhau và theo cách tiếp cận khác nhau vì thế đã có nhiều tác giả, giáo trình đưa

ra các định nghĩa khác nhau về t6 chức như sau:

Theo từ điển tiếng việt “Tổ chức là sắp xếp, bố trí cho thành một chỉnh

thể, có một cau tạo, một cau trúc và chức năng nhất định” [18; 26]

Theo giáo trình Đại cương về quản trị doanh nghiệp của nhà xuất bảnKinh tế Quốc dân của tác giả PGS.TS Ngô Kim Thanh và PGS.TS Lê Văn

16

Tâm định nghĩa tổng quát về t6 chức như sau “Tổ chức là một tập hợp nhiềungười mang tính chất tự giác có ý thức về vai trò, nhiệm vụ, quyền hạn, nhằmthực hiện mục tiêu chung cụ thé” [17; 11]

Theo giáo trình môn Tổ chức sản xuất “Tổ chức, nói rộng ra là cơ cấu

ton tại của sự vật, sự vật không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức vì vậy là thuộc tính của ban thân

các sự vật” [19; 7]

Theo tác gia Chester I Barnard thì định nghĩa “tổ chức là một hệ thống

những hoạt động hay nổ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhaumột cách có ý thức Cùng nhau hợp tác nhằm hoàn thành những mục tiêuchung thì một tô chức sẽ được hình thành”

Từ tổ chức cũng được hiểu theo nghĩa là một danh từ là chỉ về một cơ

quan, t6 chức cụ thể như các cơ quan tô chức chính trị xã hội

Nhìn chung, các quan điểm trên đều khang định tổ chức là một tập hợp

của ít nhất 2 cá nhân trở lên và đều hướng đến những mục tiêu chung Tổ chức được coi là sợi dây liên kết để các thành viên trong tổ chức tâp hợp lại

và hướng tới mục tiêu chung, khi mỗi cá nhân tham gia vào một tô chức đều

có những mục tiêu khác nhau nhưng đều có những điểm chung là cùng hướngđến những mục tiêu chung

Xét về phương diện tiếng Việt, thì từ tổ chức còn được xem xét dướidạng động từ, như vậy khi đó từ tô chức được tiếp cận dưới góc độ của một

thực thé như công tác tô chức cán bộ vị dụ như phân công nhiệm vụ cho các

cá nhân trong cơ quan, bố trí sắp xếp nhân sự

Dưới góc độ này, khoa học tô chức xem xét các hoạt động trong một tổ chức cụ thể, trong đó đặc biệt chú ý đến công tác bố trí sắp xếp nhân lực

Vi thế, khi nghiên cứu về tổ chức cần phân biệt rõ đâu là tổ chức mangnghĩa danh từ đâu là tổ chức mang nghĩa động từ dé có hướng nghiên cứuthống nhất và đồng bộ

17

Trong luận văn này, từ tổ chức được tác giả tập trung nghiên cứu dướigóc độ động từ, là quá trình sắp xếp, bố trí và sử dụng các nguồn lực nhamthực hiện kế hoạch và đạt được mục tiêu của cơ quan, tô chức.

1.1.L4 Tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ

Tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ là van đề được nghiên cứu dưới góc

độ của một cơ quan lưu trữ (lưu trữ lịch sử) nhằm xác định rõ những công

việc cần thực hiện khi tiến hành cung cấp dịch vụ cho các cơ quan, tô chức có

nhu cầu Chính vì vậy, t6 chức hoạt động dịch vụ lưu trữ cũng là một hoạt

động của lưu trữ lịch sử được thực hiện đồng thời với những hoạt động

chuyên môn theo chức năng, nhiệm vụ được giao.

Như vậy khái niệm về hoạt động dịch vụ được hiểu đơn giản như thỏathuận giữa bên nhận làm những công viéc, tao ra sản phẩm cụ thé mà khách

hàng yêu cầu được hưởng các quyên lợi và trả công lao động theo các hình thức thỏa thuận giữa các bên bằng các bản hợp đồng kinh tế, các dịch vụ được

cung cấp nằm trong phạm vi nhà nước cho phép như một bản cam kết hoặcmột hợp đồng

Ngay nay, hoạt động dịch vụ lưu trữ không còn là một hoạt động xa lạ

với chúng ta, tuy nhiên hiện nay trong các văn bản quy phạm pháp luật và các

công trinh nghiên cứu khái niệm này vẫn chưa được đề cập đến

Từ khái niệm “tô chức” và khái niệm “dịch vụ lưu trữ” có thé đưa rakhái niệm “tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ” như sau:

Tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ là quá trình cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân thực hiện cung cấp các hoạt động lưu trữ chokhách hàng nhằm đáp ứng nhu câu tổ chức khoa học, bảo quản an toàn và tốchức sử

dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.

1.1.2 Các loại dịch vụ lưu trữ

- Theo mục đích sử dụng dịch vụ, dịch vụ lưu trữ có thể được phân

chia thành 3 nhóm như sau:

18

+ Nhóm dịch vụ nghiệp vụ gồm: dịch vụ chỉnh lý; số hóa; bảo quản; tu

bồ, phục chế; vệ sinh tài liệu lưu trữ

+ Nhóm dịch vụ tư vấn chuyên giao công nghệ về lưu trữ bao gồm: dịch vụ tư vắnxây dựng, ban hành các văn bản pháp lý về lĩnh vực văn thư -

lưu trữ; tư vấn, cung cấp các phần mềm tích hợp hồ sơ lưu trữ, tư vấn cung

cấp các trang thiết bị văn phòng phẩm trong công tác lưu trữ, tư vấn, nghiên

cứu khoa học về văn thư - lưu trữ

+ Nhóm dịch vụ cung cấp tài liệu lưu trữ bao gồm: dịch vụ cung cấp tài

liệu tại phòng đọc, cấp chứng thực, sao y bản sốc, dịch thuật và lập mục lục

hồ sơ tài liệu theo chuyên dé, cấp phát tài liệu theo yêu cầu

- Theo tính chất của dịch vụ, dịch vụ lưu trữ có thé phân chia thành 3

nhóm như sau:

Nhóm dịch vụ công gom các dịch vụ được cung cấp tại các lưu trữ

lịch sử như: cung cấp tài liệu bản gốc tại phòng đọc, cấp bản sao, bản chứng

thực tài liệu lưu trữ Việc sử dụng các dịch vụ này phải trả phí theo quy định chung của Nhànước (Bộ Tài chính).

Nhóm dịch vụ hỗ trợ quá trình sử dụng tài liệu lưu trữ gồm: dịch vụdịch thuật, lập mục lục tài liệu theo chuyên đề, chuyền phát tài liệu theo yêucầu Các dịch vụ này hiện nay chưa được xác định mức giá cụ thé

Nhóm dịch vu thương mại gồm các dịch vụ được cung cấp bởi các cơ quan, t6 chức, cá nhân có đủ điều kiện hành nghề theo quy định của pháp luật.

Giá của các dịch vụ này được xác định trên cơ sở văn bản hướng dẫn xác định

đơn giá, đồng thời có thê thỏa thuận giữa bên mua và bên cung cấp.

1.1.3 Đặc điểm của dịch vụ lưu trữ

* Đặc điểm chung của dịch vụ

- Tính vô hìnhDịch vụ không tồn tại ở hình dạng cụ thể do đó khi sử dụng dịch vụ

chúng ta không sờ năm được, cũng không nhìn thấy hoặc ngửi thấy trước khi

mua hoặc sử dụng nó Ví dụ các nghề dịch vụ spa, du lịch, thâm mỹ

19

- Tính không đồng nhất

Chất lượng dịch vụ không có sự đồng nhất vì chất lượng của dịch vụ

phụ thuốc vào các yếu tô của bên cung cấp như trình độ, sức khỏe hay trạng thái của người cung ứng, thời gian, địa điểm cung ứng.

- Tính không tách rờiDich vụ tồn tại và phát triển được là do phụ thuộc và các nhà cung ứng

dich vu, vi thế nó không thé tách rời chủ thê cung cấp và dựa vào các chủ thécung cấp tác động lên khách hàng sử dụng dịch vụ, khác với quy trình sản

xuất là sản xuất xong đến được bán còn với dịch vụ thì dịch vụ được bán đầu tiên sau đó mới đến sản xuất và tiêu thụ.

- Tính không lưu giữ đượcDịch vụ khi được cung cấp sẽ không có tính lưu giữ lâu dai vì nó

không thể được lưu trữ để bán hoặc sử dụng về sau Nói cách khác, dịch vụkhông thể được kiểm kê Đây là một trong những đặc điểm quan trọng nhất

của dịch vụ, vì nó có thể có tác động lớn đến kết quả tài chính vì còn phụ

thuộc vào chủ thé cung cấp dịch vụ

Những dacdiém trên đặt ra yêu cầu cần phải có chính sách quản lý chặt

chẻ việc cung ứng các dịch vụ nhằm đảm bảo chấtlượng én định cho các sảnphẩm dịch vụ, hướng tới sự hài lòng của khách hàng

* Đặc điểm của dịch vụ lưu trữ

Bên cạnh những đặc điểm chung thì dịch vụ lưu trữ có những đặc điểm

riêng khác biệt so với các dịch vụ khác đó là các đặc điểm sau;

Tính bảo mật thông tin và đảm bảo an toàn vật mang tin: đây là những

hoạt động liên quan đến thông tin chứa đựng trong tài liệu vì thế trong quátrình thực hiện các cơ quan cần chú trọng trong việc bảo mật thông tin và vật

mang tin.

Dich vụ lưu trữ ra đời đã đáp ứng phan nào nhu cau về tổ chức khoa

học tài liệu lưu trữ, bảo quản và tô chức sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ

quan, tô chức, cá nhân.

20

Bên cạnh đó, dịch vụ lưu trữ cũng đã tạo việc làm cho một lực lượng

laođộng lớn trong xã hội và đem lại nhiều giá trị kinh tế cho cơ quan, tô

chức,doanh nghiệp cung cấp dịch vụ Thêm nữa, với các cơ quan lưu trữ, việc

cungcấp các dịch vụ lưu trữ cũng là một cách dé sử dụng hiệu quả các nguồnlựchiện có, đặc biệt là nguồn nhân lực có chuyên môn và kinh nghiệm Và

trênhết, dịch vụ lưu trữ xuất hiện và được cung cấp ngày càng chuyên nghiệp sẻgiúp khang định vi thế và vai trò của ngành lưu trữ trong sự phát triển chungcủa toàn xã hội Tuy nhiên, để dịch vụ lưu trữ có thể phát triển bền vững, cáccơ quan có thâm quyén quan lý cần có những biện pháp cụ thé dé

quản lý hoạtđộngnày.

1.1.4 Chủ thể cung cấp dịch vụ lưu trữ

Chủ thé cung cấp các hoạt động lưu trữ gồm: các đơn vị sự nghiệp cônglập trong ngành lưu trữ (Lưu trữ lịch sử, Chi cục VTLT ), các tổ chức ngoàicông lập (doanh nghiệp/tổ chức lưu trữ tư nhân), các cá nhân có đủ điều kiệnhoạt động dịch vụ lưu trữ.Dịch vụ lưu trữ được cung cấp bởi các đơn vi sự

nghiệp công lập và các cơ quan, tô chức doanh nghiệp có đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật cho phép, các tổ chức được phép cung cấp các dịch vụ bao gồm các cơ quan sau:

*Ở Trung ương

Là các tổ chức sự nghiệp công lập như các trung tâm lưu trữ Quốc gia

trực thuộc Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các phòng lưu trữ của các cơ

quan Bộ, ngang Bộ, cơ quan thuộc văn phòng Chính phủ;

Các tổ chức thuộc Hội văn thư và Lưu trữ Việt Nam, các tổ chức thuộc

liên hiệp các hội khoa học và kỹ thuật

* Ở Địa phương bao gồm các đơn vị sự nghiệp công lập như các Trung

tâm Lưu trữ Lich sử tỉnh trực thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ, Sở Nội vụ các

tỉnh, Thành phó; các tổ chức, doanh nghiệp được Sơ Kế hoạch và Đầu tư cấp

21

giấy đăng ký kinh doanh; các cá nhân có đủ điều kiện hoạt động theo quy

định của Nhà nước.

Các dịch vụ lưu trữ được cung cấp bao gồm các hoạt động chỉnh lý tài

liệu, số hóa tài liệu, thuê kho bảo quản tài liệu, dich vụ tu bổ, phục chế tài

liệu, dịch vụ tiêu hủy tài liệu

Tuy nhiên, trong phạm vi luận văn này, chúng tôi chỉ nghiên cứu về “tổ

chức hoạt động dịch vụ lưu trữ” của lưu trữ lịch sử tỉnh Các tô chức ngoài

công lập và các cá nhân thực hiện hoạt động dịch vụ lưu trữ không thuộc

phạm vi nghiên cứu của đề tài

1.1.5 Sự cần thiết tổ chức dịch vụ lưu trữ

Công tác lưu trữ là một hoạt đông quan trọng đối với quá trình hình

thành và phát triển của các co quan, tô chức Mỗi một cơ quan, tổ chức đều cóchức năng và nhiệm vụ khác nhau nhưng dé vận hành va phát triển đều sảnsinh nhiều văn bản, giấy tơ và những văn bản này có giá trị pháp lý cao đềucần phải giữ lại để phục vụ công tác tra cứu khi cần thiết

Là một ngành dịch vụ xuất hiện do nhu cầu của xã hội, dịch vụ lưu trữ khi được quản lý chặt chẽ và thong nhất sẽ đem lại lợi ích cho tat cả các bên.

- Khách hàng sử dụng dịch vụ lưu trữ có cơ hội sử dụng các sản phẩm

dịch vụ chất lượng tốt và ôn định; được đảm bảo an toàn thông tin trong tài

liệu lưu trữ; giải quyết tình trạng tồn đọng và xuống cấp của tài liệu; bảo quản

an toàn và phục vụ sử dụng hiệu quả, thuận tiện tài liệu lưu trữ; được tư vấn

và hỗ trợ trong việc bảo tồn di sản tư liệu quý, hiếm

- Các cơ quan, tô chức, cá nhân cung cấp dịch vụ lưu trữ được tạo hành

lang pháp lý đầy đủ trong việc cung cấp dịch vụ lưu trữ, có cơ hội trong việc tiếp cận với nhiều loại hình tài liệu, và nâng cao trình độ chuyên môn Được đầu tư cơ sở vật chất hiện đại nhằm đảm bảo thực hiện cung cấp các dịch vụ

lưu trữ tốt hơn

22

- Ngành lưu trữ có cơ hội khang định vai trò, vị thế của ngành và của nghề lưu trữ; tạo sự phát triển bền vững cho một ngành dịch vụ trong xã hội.

- Dưới góc độ xã hội, dịch vụ lưu trữ tạo việc làm phù hợp cho lực

lượng lao động; giúp xã hội nhận thức day đủ về giá trị của tài liệu lưu trữ vàhài lòng với những dịch vụ lưu trữ được cung cấp

Như vậy, có thể thấy rằng việc tổ chức dich vụ lưu trữ đem lại lợi ích cho cả bên cung cấp và bên sử dụng dịch vụ cũng như đem lại lợi ích chung

cho ngành lưu trữ và xã hội.

1.1.6 Nguyên tắc cung cấp dịch vụ lưu trữ

1.1.6.1 Các nguyên tắc đối với hoạt động cung cấp dịch vụ Theo quy định tại mục 2 điều 10,11,12,13,14,15 của Luật Thương mại

số 36/2005/QH11 ngày 14 tháng 6 năm 2005 có sáu nguyên tắc cơ bản tronghoạt động thương mại cụ thé như sau:

“- Nguyên tắc bình đăng trước pháp luật: mỗi cá nhân, doanh nghiệp

khi hoạt động kinh doanh hay công việc khác nhau trước pháp luật các thương

nhân đều bình đăng như nhau.

- Nguyên tắc tự do, tự nguyện thoả thuận trong hoạt động thương mại: Các bên liên quan được tự do thỏa thuận các điều khoản trong phạm vi được pháp luật cho phép Trong hoạt động thương mại, các bên liên quan đều tham

gia với phương châm tự nguyện, không cững ép, ngăn chặn bên còn lại.

- Nguyên tắc áp dụng thói quen trong hoạt động thương mại được thiết

lập giữa các bên Các bên trong quá trình cung cấp sẽ có mối liên hệ thân tìnhvới nhau và có thé hợp tác lâu dai trong khuôn khổ pháp luật cho phép

- Nguyên tắc áp dụng tập quán trong hoạt động thương mại

- Nguyên tắc bảo vệ lợi ích chính đáng của người tiêu dùng:

- Nguyên tắc thừa nhận giá trị pháp lý của thông điệp dữ liệu trong hoạtđộng thương mại.”

23

1.1.6.2 Các nguyên tắc đối với các đơn vị sự nghiệp công lập khi cungcấp dịch vụ

Nghị định 60/2021/NĐ-CP của Chính Phủ ngày 21 thang 6 năm 2021

về cơ chế tự chủ của các đơn vị sự nghiệp công lập đề cập đến các nguyên tắc

cung cấp dịch vụ lưu trữ đối với các đơn vị sự nghiệp công lập như sau:

- Đơn vị sự nghiệp công lập có chức năng và nhiệm vụ cung cấp các

dịch vụ công và các dịch vụ lưu trữ khác theo quy định của Nhà nước.

- Don vị sự nghiệp công lập được các cơ quan có thâm quyên giaoquyền tự chủmột phần hay tự chủ toàn phần trong việc thực hiện cung cấp các

dịch vụ lưu trữ.

1.1.6.3 Nhóm các nguyên tắc đối với hoạt động cung cấp dịch vụ lưu trữTheo tác giả Dư Thị Vụ tại luận văn thạc sĩ “Tổ chức quản lý hoạt động

dịch vụ lưu trữ trên địa bàn thành phố Hà Nội” [23;19]thì nguyên tắc đối với

hoạt động dịch vụ gồm 4 nguyên tắc sau:

-“ Đảm bảo thực hiện nguyên tắc bình đăng tuân thủ các quy định của

pháp luật

- Đảm bảo đủ điều kiện hoạt động cung cấp các dịch vụ lưu trữ theo các

quy định của pháp luật như: phải thực hiện đăng ký thông tin hoạt động dịch

vụ lưu trữ cho các cơ quan có thâm quyền, được cấp Chứng chỉ hành nghề lưutrữ, có đầy đủ nguồn lực như nhân sự có trình độ chuyên môn cao, cơ sở vậtchất trang thiết bị hiện đại đáp ứng nhu cầu của khách hàng

- Đảm bảo về chất lượng các dịch vụ lưu trữ;

- Đảm bảo về đạo đức nghề nghiệp khi thực hiện cung cấp các dịch vụ

lưu trữ như bảo mật thông tin trong tài liệu, tôn trọng quá trình hình thành của tài liệu”

1.1.7 Nội dung tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ

Dé tô chức hoạt động dịch vụ lưu trữ, các lưu trữ lịch sử cần thực hiện

các công việc chính như sau:

24

1.1.7.1 Thiết lập bộ máy và bố trí nhân sự thực hiện dịch vụ lưu trữTrong bat kỳ một cơ quan hay một tổ chức nào muốn tổ chức và vậnhành hiệu quả cần phải thiết lập một bộ máy quản lý và điều hành cùng với

việc sắp xếp, bé trí nhân sự phù hop bới tình hình thực tế của cơ quan mình.

Về tô chức bộ phận đảm nhận nhiệm vụ cung cấp dịch vụ công, phòngHành chính thường là đầu mối chủ trì các hợp đồng dịch vụ Phòng Hànhchính có trách nhiệm giúp lãnh đạo huy động nhân sự trong cơ quan để thựchiện các hợp đồng theo thỏa thuận Các việc như ký kết hợp đồng, thực hiện

hợp đồng và thanh lý hợp đồng đều do phòng Hành chính đảm nhận Về phía lãnh đạo cơ quan, người đứng đầu cơ quan sẽ chịu trách nhiệm chung còn một

phó giám đốc phụ trách trực tiếp hoạt động cung cấp dịch vụ

Về nhân sự thực hiện dịch vụ lưu trữ, các lưu trữ lịch sử không có lực

lượng làm dịch vụ chuyên trách mà thường huy động nhân sự từ các bộ phận

khác nhau đề thực hiện hợp đồng Các nhân sự này đòi hỏi phải tốt nghiệp đại

học chuyên ngành văn thư và lưu trữ và có kinh nghiệm trong việc thực hiện

các dịch vụ lưu trữ.

1.1.7.2 Ban hành các văn bản quy định hoặc hướng dẫn về việc tổ

chức các hoạt động dịch vụ lưu trữ

Đề quản lý và điều hành hoạt động dịch vụ lưu trữ nhà nước ta đã ban

hành các văn bản quy định và hướng dẫn về hoạt động dịch vụ lưu trữ như

Luật Lưu trữ năm 2011 các văn dưới luật như nghị định, thông tư hướng dẫn

Tuy nhiên, dé cụ thể hóa các chủ trương của nhà nước trong việc tổ chức dịch

vụ lưu trữ các trung tâm lưu trữ lịch sử cần ban hành các quy định, hướng dẫn

phù hợp với thực tiễn co quan mình, nhằm tô chức cung cấp dịch vụ lưu trữ

hiệu quả.

1.1.7.3 Dam bao nguon luc can thiét trong hoạt động dich vụ lưu trữ

Cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng khi triển khai các dịch vụ lưu trữ vì thế mua sắm trang thiết bị đầy đủ, hiện đại phục vụ nhu cầu của mọi kháchhang và các loại hình dich vụ như máy tính, máy photo, máy scan,

25

Đề phục vụ cung cấp dịch vụ cho khách hàng, trung tâm luôn đảm bảo day đủ văn phòng phẩm và các dụng cu, trang thiết bị cần thiết Cụ thé là

ghim, kep, cặp hộp phải đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn của Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước (đối với dịch vụ chỉnh lý); máy scan công suất cao vàphần mềm tích hợp dữ liệu (đối với dịch vụ số hóa), máy nghiền giấy công

suất lớn đối với dịch vụ tiêu hủy tài liệu

1.1.7.4 Quy trình cung cấp dịch vụ và phân công công việc a) Quy trình cung cấp dich vụ:

Quy trình là trình tự các bước công việc cần triển khai thực hiện khi thực

hiện cung câp các dịch vụ lưu trữ nhau sau:

SIT Công việc thực hiện Ghi chú

1 Tiép nhân thông tin từ khách hang xem | Phòng hành chính

khách hàng cần sử dụng dịch vụ gì và xử

lý các thông tin cần thiết.

2 | Khảo sát khối tài liệu cần thực hiện dịch | - phòng Thu thập và

vụ để lên phương án, kế hoạch và bố trí | Chỉnh lýnhân sự thực hiện - Trưởng nhóm

3 | Thống nhất các điều khoản thỏa thuận và | - Ban giám đốc

b) Phân công công việc:

Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, Trung tâm thiết lập thành 4 tô (Tổ

tìm kiếm khách hàng, Tổ Truyền thông — Marketing, Tổ chuẩn bị, Tổ thựchiện và Tổ kiểm tra, giám sát) và giao nhiệm vu cho từng tô Cụ thé như sau:

*Tổ tìm kiếm khách hàng : Ban giám đốc Trung tâm

+ Chịu trách nhiệm tìm kiếm khách hàng+ Tiến hành soạn thảo và ký kết hợp đồng

* Tổ Truyền thông và Maketing về các dịch vụ lưu trữ giao cho phòngHành chính

+ Lên kế hoạch, phương án quảng bá, giới thiệu về dịch vụ lưu trữ

*Tổ chuẩn bị: Phòng nghiệp vụ

+ Nhận hợp đồng cung cấp dịch vụ, hoạch định phương án, tiễn độ dự án

+ Kiêm tra, huy động nguồn nhân lực thực hiện dự án

+ Lập kế hoạch, thông báo thời gian, địa điểm đến các thành viên

*Tổ thực hiện:bộ phận thu thập chỉnh lý

+Tiếp nhân thông tin thực hiện dự án +Trién khai thực hiện các dự án, hợp đồng theo phương án, kế hoạch

được lập.

+ Quản lý nhân công trong quá trình thực hiện hợp đồng

+ Báo cáo kết quả sau khi thực hiện các dự án

*Tổ kiểm tra giám sát: phó Giám đốc phụ trách

Theo dõi tiến độ triển khai hàng ngày của từng công đoạn nêu nhưthay không đúng như kế hoạch và phương án cần đưa ra giải pháp điều chỉnh

kip thoi.

+ Kiểm tra chat lượng hợp động

+ Tổng hợp phân tích đánh giá kết quả thực hiện trên cơ sở đó đưa ra

các biện pháp khắc phục.

27

1.1.7.5 Kiểm tra, giám sát và đánh giá kết quả cung cấp dịch vụ lưu trữ

Dé hoạt động dịch vụ lưu trữ thực hiện đúng các quy định của pháp luật

về công tác lưu trữ và các quy định khác của Trung tâm, công tác kiểm tra, giám sát là một trong những biện pháp quan trọng dé quản ly và đánh giá kếtquả thực hiện dịch vụ lưu trữ.

Mục đích, ý nghĩa của công tác kiểm tra, giám sát là nhằm phát hiện

những thiếu sót trong quá trình triển khai thực hiện để từ đó đưa ra các giải

pháp khác phục phù hợp, đem lại hiệu quả cao trong quá trình thực hiện cung

cấp dịch vụ lưu trữ.

Đối với Trung tâm lưu trữ cấp tỉnh trong quá trình triển khai thực hiện cug cấp dịch vụ lưu trữ phải thường xuyên kiểm tra, giám sát các bước thực hiện công việc như về phương án, kế hoạch, tiến độ công việc được cam kết

trong hợp đồng, quy trình các bước thực hiện

1.1.8 Trách nhiệmcủa Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh đối với hoạt động

cung cấp dịch vụ lưu trữ

Trung tâm Lưu trữ Lich sử tỉnh là đơn vi sự nghiệp công lập vì thế khi

tô chức cung cấp dịch vụ lưu trữ mỗi vị trí và đơn vị công tác cần có trách

nhiệm với hoạt động cung cấp dịch vụ Cụ thể như sau:

- Ban Giám đốc trung tâm có trách nhiệm chỉ đạo, điều hành, các công

việc chung của hoạt động dịch vụ lưu trữ và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo

sở và nhà nước về tô chức cung cấp dịch vụ lưu trữ Bao gồm các công việc

như thực hiện ký kết hợp đông: phân công công việc cho cán bộ, nhân viêntrong Trung tâm; ban hành các quy định, quy chế về thực hiện các hợp đồng

dịch vụ.

- Phòng Hành chính Tổng hợp có trách nhiệm: Tìm kiếm khách hàng;

soạn thảo các hợp đồng: điều phối, bồ trí nhân lực thực hiện các hợp đồng.

- Phòng Thu thập và Chính lýcó trách nhiệm: Khảo sát, lập phương án,

kế hoạch trình ban giám đốc phê duyệt; Triển khai thực hiện các hợp đồng;Kiểm tra chất lượng hợp đồng

28

- Trách nhiệm cua phòng khai thác và Bảo quảncó trách nhiệm: chịu sự

phân công của lãnh đạo trung tâm khi có yêu cầu tăng cường nhân lực cho các

hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Bên cạnh đó, trung tâm còn phải đảm bảo đúng trách nhiệm của cơ

quan cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Điều 9 Thông tư BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch

09/2014/TT-vụ lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội 09/2014/TT-vụ ban hành, cụ thể như sau:

“1 Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ và pháp

luật có liên quan.

2 Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành

nghề và phải bồi thường thiệt hại (nếu có) trong quá trình thực hiện dịch vụ

theo quy định của pháp luật.

3 Giải trình hoặc cung cấp tài liệu, thông tin liên quan đến kết quả thựchiện dịch vụ lưu trữ khi có yêu cầu của cơ quan có thâm quyền theo quy định

cáo trước ngày 15 tháng 12 của năm báo cáo.”

1.2 Cơ sở pháp lý về Tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ

1.2.1 Hệ thống các văn bản quy định về Dich vu lưu trữ

Dịch vụ lưu trữ là một hoạt động cung cấp dịch vụ về lưu trữ và chịu sự

quản lý và hướng dẫn của các cơ quan có thâm quyên, để công tác cung cấp dịch vụ lưu trữ được thống nhất và đi vào nề nếp Nhà nước và Cục văn thư

Lưu trữ Nhà nước,Bộ Nội vu đã ban hành các văn ban dé quản lý hướng dẫn

như sau:

29

a) Hệ thống các văn bản do các cơ quan trung ương ban hành

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật

Lưu trữ

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Thông tư liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV về việc ban

hành Quy chế phối hợp mẫu giữa các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh,

thành phố trực thuộc trung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp

sau khi đăng ký thành lập

- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của BộNội vụ hướng dẫn về việc quan lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động

dịch vụ lưu trữ

- Thông tư liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV ngày 28

tháng 5 năm 2015 của Bộ Bộ Kế và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ ban hành quy chế phối hợp mẫu giữa các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh

nghiệp sau đăng ký thành lập

- Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11 tháng 8 năm 2015 của Bộ Nội

vụ về việc công bé thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của

Bộ Nội vụ

b) Hệ thốngcác văn bảncủa tỉnh Hải Dương ban hành quy định và triểnkhai dịch vụ lưu trữ

Quyết định số 1475/QĐ-UBND ngày 19 tháng 5 năm 2021 quyết định

về việc tô chức lại Trung tâm Lưu trữ Lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ quy định

cho phép Trung tâm “thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định

của pháp luật” đây là văn bản có cơ sở pháp lý cao nhất để Trung tâm căn cứ

và triên khai thực hiện cung câp các dịch vụ về lưu trữ.

30

Ngày 08/01/2020 Sở Nội vụ ban hành Quyết định số 18/QD-SNV vềgiao nhiệm vụ cung cấp dịch vu công sử dụng ngân sách nhà nước.

Ngày 08/11/2021 Ủy ban nhân dân tỉnh ban hành công văn số4090/UBND-VP về thực hiện chính lý tài liệu ton đọng, chưa xử lý tại các cơ

quan, đơn vi.

Ngoài ra Trung tâm lưu trữ Lịch sử tỉnh ban hành các thông báo về phâncông nhiệm vụ, kế hoạch triển khai dịch vụ chỉnh lý, số hóa, tiêu hủy tài liệu

1.2.2 Nội dung các văn bản quy định về Dịch vụ lưu trữ

1.2.2.1 Về thầm quyền cấp pháp hoạt động dịch vụ lưu trữ

a) Tham quyền quản lý hoạt động dich vụ lưu trữ ở địa phươngĐiều 25 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định thẩm quyền của SởNội vụ: “Kiểm tra, thanh tra hoạt động hành nghề lưu trữ trong phạm vi dia

bàn quản lý” Khoản 4 Điều 1 Thông tư số 02/2020/TT-BNV ngày 14 tháng 7 năm 2020 sửa đổi, bô sung một số điều của Thông tu số 09/2014/TT-BNV quy định thâm quyền của Sở Nội vụ: “Tiếp nhận hồ sơ đăng ký hoạt động dịch vụ lưu trữ của tô chức, cá nhân theo quy định Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ

hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ

trên địa bàn quản lý.

b) Về thẩm quyên cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ

Theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, Cục Văn thư và Lưu trữ

nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ là cơ quan có thầm quyền tô chức ky kiém tra nghiệp vụ lưu trữ va cấp Giấy chứng nhận kết qua kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ Sở Nội vụ là cơ quan cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên cơ sở kết quả

kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ

c) Cấp lại Chứng chỉ hành nghệ lưu trữĐiều 22 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ quy định:

31

Chứng chỉ hành nghề lưu trữ được cấp lại trong các trường hợp sau:

- Hết thời hạn sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ;

- Bồ sung nội dung hành nghề;

- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ bị hỏng hoặc bị mat

Nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cấp lại, bố sung

- Ghi theo đúng nội dung, thời hạn của Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ

đối với trường hợp bị hỏng hoặc bị mat;

- Ghi bỗ sung nội dung hành nghề đối với trường hợp xin bổ sung nội dung hành nghề;

- Ghi như trường hợp cấp mới Chứng chỉ hành nghề lưu trữ đối vớitrường hợp hết hạn Chứng chỉ hành nghề lưu trữ.”

1.2.2.2 Đối tượngđược cấp Chứng chỉ hành nghệ lưu trữĐiều 36 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Cá nhân thực hiện hoạtđộng dịch vụ lưu trữ của tô chức phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ”.Các cá nhân muốn đăng ký cấp Chứng chỉ hành nghề phải bảo đảm các

điều kiện về bằng tốt nghiệp chuyên ngành theo quy định của Điều 20 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP Trong đó, có hai dịch vụ yêu cầu cá nhân phải có băng tốt nghiệp đại học chuyên ngành là dịch vụ chỉnh lý và dịch vụ nghiên cứu, tư van ứng dung và chuyển giao công nghệ lưu trữ, còn lại đối với dịch vụ số hóa, bảo quản chỉ yêu cầu tốt nghiệp chuyên ngành có liên quan.

Trong khi đó, một số lượng lớn công việc thực hiện trực tiếp hoạt độngnghiệp vụ không yêu cầu trình độ đại học

Cụ thể, Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010

của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy,

cá nhân tốt nghiệp trung cấp hoặc cao dang về lưu trữ có thé thực hiện

nhiệm vụ giao nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu, vận chuyền

tài liệu, vệ sinh sơ bộ tài liệu, đánh sô tờ

32

1.2.2.3 Các chủ thể cung cấp dịch vụ lưu trữTheo quy định của pháp luật hiện hành, chủ thể cung cấp dịch vụ lưutrữ có thé là các đơn vị sự nghiệp công lập trong ngành lưu trữ hoặc các tổchức ngoài công lập Cụ thể như sau:

- Chủ thể cung cấp dịch vụ lưu trữ là các đơn vị sự nghiệp công lập

ngành lưu trữ thực hiên theo chức năng, nhiệm vụ được giao Các đơn vị ở

Trung ương gồm các tô chức sự nghiệp công lập như các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Cục văn thu và Lưu trữ Nhà nước; các phòng Lưu trữ

hoặc các bộ phận lưu trữ của các Bộ, cơ quan ngang Bộ Các đơn vị ở địa

phương gồm Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực thuộc Sở Nội vụ tỉnh

- Chủ thể cung cấp bao gồm các tô chức ngoài công lập như các Hộivăn thư và Lưu trữ Việt Nam; Các tô chức thuộc Liên hiệp các Hội khoa học

và kỹ thuật Việt Nam; Các doanh nghiệp được Sở kế hoạch và Đầu tư các tỉnh cấp phép hoạt động; Chủ thể là các cá nhân có đủ điều kiện hoạt động độc lập

theo quy định của pháp luật.

- Chủ thé là các tô chức công lập ngành lưu trữ hoặc các tổ chức ngoài

công lập phối hợp thực hiện.

1.2.2.4 Các loại dịch vụ lưu trữ

Theo quy định của Luật lưu trữ mục 3 diéu 36 các hoạt động lưu trữbao gồm:

- Bao quản, chỉnh lý, khử trùng, khử a xít, khử nam mốc, số hóa tài liệu

lưu trữ không thuộc danh mục bí mật nhà nước;

- Nghiên cứu, tư van, ứng dụng khoa học và chuyền giao công nghệlưu trữ.

Tuy nhiên trong giai đoạn hiện nay cùng với nhu cầu thực tiễn đã xuấthiện nhiều loại dịch vụ lưu trữ đòi hỏi trong thời gian tới các cơ quan quản lýnhà nước cần đưa ra các loại hoạt động dịch vụ lưu trữ mới đáp ứng nhu cầu

của xã hội đó là các dịch vụ tiêu hủy tài liệu, cho thuê kho bảo quản tài liệu,

33

vận chuyên kho lưu trữ, cung cấp chứng thực theo chủ dé, hoạt động hỗ trợ

giáo dục - đảo tạo

1.2.2.5 Giá dich vụ lưu trữ Hiên nay cùng với sự ra đời của dịch vụ lưu trữ, Bộ Nội vụ đã ban hành

các văn bản quy định về giá các loại dịch vụ lưu trữ như sau:

- Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội

vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy

- Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 thang 11 năm 2010 của BộNội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy

- Thông tư số 15/2010/TT-BNV ngày 11 tháng 11 năm 2011 của BộNội vụ quy định định mức kinh tẾ - kỹ thuật vệ sinh kho bảo quản tài liệu lưutrữ và vệ sinh tài liệu lưu trữ trên nền giấy

- Thông tư số 08/2012/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2012 của BộNội vụ quy định định mức kinh tẾ - kỹ thuật lập Danh mục tài liệu hạn chế sử

dụng của một số phông lưu trữ và phục vụ độc giả tại Phòng đọc.

- Thông tư số 10/2012/TT-BNV ngày 14 tháng 12 năm 2012 của BộNội vụ quy định định mức kinh tẾ - kỹ thuật xử lý tài liệu hết giá tri

- Thông tư số 04/2014/TT-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội

vụ quy định định mức kinh tẾ - kỹ thuật tạo lập cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ

- Thông tư số 05/2014/T-BNV ngày 23 tháng 6 năm 2014 của Bộ Nội

vụ quy định định mức kinh tẾ - kỹ thuật giải mật tài liệu lưu trữ

- Thông tư số 12/2014/TT-BNV ngày 28 thang 10 năm 2014 của BộNội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật bồi nên tài liệu giấy bằng phương

pháp thủ công.

Các văn bản được ban hành đã tạo hành lang pháp lý cho các cơ quan,

đơn vị, cá nhân, tô chức cung cấp các dịch vụ về lưu trữ đặc biệt là đối vớicác don vị sư nghiệp công lập có cơ sở dé triển khai các hoạt động cung cấp

dịch vụ lưu trữ trên địa bàn mà mình phụ trách.

34

Trong các văn bản trên đã nêu rõ chức năng nhiệm vụ, quyền hạn, thâmquyền, trách nhiệm của các cá nhân tổ chức trong việc cấp, thu hồi các chứngchỉ hành nghề về lưu trữ, các văn bản quy định về mức giá các dịch vụ tất cả

các văn bản được ban hành đã tạo hành lang pháp lý cho các cơ quan, don vi,

cá nhân, tô chức cung cấp các dịch vụ về lưu trữ đặc biệt là đối với các đơn vị

sư nghiệp công lập Tuy nhiên trong thời gian tới để quản lý hoạt động dịch

vụ lưu trữ đi đúng hướng nhà nước cần ban hành các quy định mới phù hợp

với tình hình thực tế hiện nay

1.3 Cơ sở thực tiễn về tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ

Trên cơ sở các văn bản pháp lý dé tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ mộtcác khoa học và đạt được kết quả cao cần tìm hiểu va học hỏi kinh nghiệm từcác trung tâm lưu trữ lịch sử đã tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ hiệu quảtrong luân văn nay tac giả tim hiểu và học hỏi kinh nghiệm của 2 'Trung tâm

lưu trữ đó là Trung tâm Lưu trữ Lịch sử Thành Phố Đà Nẵng và Trung tâm

Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hà Tĩnh bằng phương pháp phỏng vấn qua điện thoại

cho các lưu trữ viên tại hai trung tâm và lãnh đạo hai trung tâm.

1.3.1 Kinh nghiệm của Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tinh

Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hà Tĩnh được thành lập từ năm 2015.

Trải qua hơn 15 năm hình thành và phát triển Trung tâm đã khăng định được

vị thế của mình trong tiến trình phát triển của tỉnh Cùng với việc triển khaitốt nhiệm vụ chuyên môn thì Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hà Tĩnh là mộttrong những Trung tâm tô chức cung cấp các dịch vụ lưu trữ sớm và có nhiều

kết qua đáng ghi nhận Qua phỏng van bà Nguyễn Thị Thái Hòa -Trưởng

phòng Thu thập chỉnh lý, bà Nguyễn Thị Mai Anh — Kế Toán chúng tôi đãkhái quát một số kinh nghiệm thực tế như sau:

1.3.1.1 Về nhân sự:

Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Hà Tĩnh hiện có 35 nhân sự, trong đó có

15 biên chế được đào tạo bài bản, có chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và 20

35

nhân sự làm hợp đồng Những người làm hợp đồng được ký hợp đồng hàngnăm và được trả lương theo khoán sản phẩm (khoán nhân công theo khối

lượng công việc).

Tat cả các nhân sự làm việc tại Trung tâm đều có trình độ từ cao đăng

đến đại học và hầu hết được đảo tạo đúng chuyên ngành về văn thư — lưu trữ

(trình độ đại học: 30 người; trình độ cao dang 5 người) Phần lớn nhân sự làmviệc tại Trung tâm LTLS Hà Tĩnh được đào tạo đúng chuyên ngành về văn

thư - lưu trữ (25 người) Bên cạnh đó, 10 người có chứng chỉ về nghiệp vụ

văn thư - lưu trữ.Như vậy với nguồn nhân lực đông đảo và có trình độ chuyênmôn cao tạo điều kiện thuận lợi cho Trung tâm tô chức cung cấp các dịch vụ

lưu trữ.

1.3.1.2 Về cơ sở vật chất

Trung tâm thực hiện mua săm các máy móc thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác tô chức cung cấp các dịch vụ lưu trữ như máy scans, các dụng cụ b6i nền và phục chế ngoài ra còn mua sắm các trang vật tư như máy tinh, máy

pho tô, máy ín phục vụ cho việc cung cấp các dịch vụ lưu trữ Cùng với đó,

lưu trữ Hà Tĩnh đã xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng phục vụ việc lưu trữ

khối tài liệu của tỉnh và thu nộp từ các đơn vi nộp lưu

1.3.1.3 Cách thức triển khai thực hiện

- Thiếp lập bộ máy: Ở Trung tâm tô chức bộ phận phụ trách về thựchiện cung cấp các dịch vụ lưu trữ bao gồm 10 người trong đó phân công

công việc cụ thé cho từng thành viên trong bộ phận Khi tiến hành các hợp đồng dịch vụ huy động 20 người hợp đồng thời vụ để tiến hành giao khoán công việc và trả lương theo khối lượng công việc hoàn thành Bộ phận dịch

vụ lưu trữ phân công công việc như sau: 2 người (Phó Giám đốc phụ trách

và kế toán) thực hiện nhiệm vụ soạn thảo hợp đồng và ký kết các hợp đồng:

2 người phụ trách đi khảo sát và lên các phương án, bồ trí nhân sự thực hiện;

5 người triên khai và giám sát quá trình triên khai thực hiện dự án; Với việc

36