Tổ chức và Hoàn thiện Hoạt động Dịch vụ Lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương

Cơ sở lý thuyết về tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ 1. Một số khái niệm liên quan

• Nguyên tắc cung cấp dịch vụ lưu trữ

Trong các định nghĩa trên đều nhìn nhận dịch vụ là sản phẩm của lao động nhưng không trực tiếp sản xuất ra sản phẩm vật chất, quy trình sản xuất và tiêu thụ cùng diễn ra đồng thời và xuất hiện khi có nhu cầu cung ứng.Từ các quan niệm khác nhau về dich vụ ta có thé hiểu dịch vụ là một hoạt động cung ứng rất đa dạng nó có tác động đến hầu hết các thành phần kinh tế và xã hội và là cầu nối giữ người sản xuất và người tiêu dùng và là nhân tố thúc day xã hội phát triển. Như vậy khái niệm về hoạt động dịch vụ được hiểu đơn giản như thỏa thuận giữa bên nhận làm những công viéc, tao ra sản phẩm cụ thé mà khách hàng yêu cầu được hưởng các quyên lợi và trả công lao động theo các hình thức thỏa thuận giữa các bên bằng các bản hợp đồng kinh tế, các dịch vụ được cung cấp nằm trong phạm vi nhà nước cho phép như một bản cam kết hoặc một hợp đồng.

Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn nghiệp vụ của người tham gia hành

• Cơ sở pháp lý về Tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ 1. Hệ thống các văn bản quy định về Dich vu lưu trữ
• Cơ sở thực tiễn về tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ

- Trách nhiệm cua phòng khai thác và Bảo quảncó trách nhiệm: chịu sự. phân công của lãnh đạo trung tâm khi có yêu cầu tăng cường nhân lực cho các. hoạt động dịch vụ lưu trữ. Bên cạnh đó, trung tâm còn phải đảm bảo đúng trách nhiệm của cơ. quan cung cấp dịch vụ lưu trữ theo quy định tại Điều 9 Thông tư 09/2014/TT- BNV hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và hoạt động dịch vụ lưu trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành, cụ thể như sau:. Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về lưu trữ và pháp. luật có liên quan. - Thông tư liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV về việc ban hành Quy chế phối hợp mẫu giữa các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh nghiệp. sau khi đăng ký thành lập. dịch vụ lưu trữ. - Thông tư liên tịch số 04/2015/TTLT-BKHĐT-BTC-BNV ngày 28 tháng 5 năm 2015 của Bộ Bộ Kế và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ ban hành quy chế phối hợp mẫu giữa các cơ quan chức năng trên địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong quản lý nhà nước đối với doanh. nghiệp sau đăng ký thành lập. b) Hệ thốngcác văn bảncủa tỉnh Hải Dương ban hành quy định và triển. khai dịch vụ lưu trữ. cho phép Trung tâm “thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định. của pháp luật” đây là văn bản có cơ sở pháp lý cao nhất để Trung tâm căn cứ. và triên khai thực hiện cung câp các dịch vụ về lưu trữ. quan, đơn vi. Ngoài ra Trung tâm lưu trữ Lịch sử tỉnh ban hành các thông báo về phân công nhiệm vụ, kế hoạch triển khai dịch vụ chỉnh lý, số hóa, tiêu hủy tài liệu. Nội dung các văn bản quy định về Dịch vụ lưu trữ. Về thầm quyền cấp pháp hoạt động dịch vụ lưu trữ. a) Tham quyền quản lý hoạt động dich vụ lưu trữ ở địa phương. Kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về hoạt động dịch vụ lưu trữ và sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ của các tổ chức, cá nhân tham gia hoạt động dịch vụ lưu trữ. trên địa bàn quản lý. b) Về thẩm quyên cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ. nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ là cơ quan có thầm quyền tô chức ky kiém tra nghiệp vụ lưu trữ va cấp Giấy chứng nhận kết qua kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. Sở Nội vụ là cơ quan cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên cơ sở kết quả kỳ kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ. c) Cấp lại Chứng chỉ hành nghệ lưu trữ. Có thê hiểu, tổ chức hoạt động dịch vụ lưu trữ là quá trình cơ quan, tổ chức cung cấp các hoạt động lưu trữ cho khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu t6 chức khoa học, bảo quản an toàn và tô chức sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ.Với tư cách là chủ thể cung cấp dịch vụ lưu trữ các cơ quan, tô chức cần phải chuẩn bị các công việc cần thiết như: thiết lập bộ máy và bố trí nhân sự thực hiện dịch vu, ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về tô chức các hoạt động dịch vụ lưu trữ, đảm bảo nguồn lực cần thiết trong hoạt động dịch vụ lưu trữ.

Téng quan về chức năng, nhiệm vu, cơ cấu tổ chức của Trung tâm

• Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh

THUC TRANG TO CHỨC DỊCH VỤ LƯU TRU. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Lưu trữ Lịch sử. tính Hải Dương. VỊ trí và chức năng cua Trung tam. a) Trung tâm Luu trữ lịch sử là đơn vi sự nghiệp công lập do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên trực thuộc Sở Nội vụ, có tư cách pháp nhân, có. con dấu và tài khoản riêng được mo tai khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngan hàng theo quy định của pháp luật; chịu sự chỉ đạo, quan lý về tô chức và hoạt động của Sở Nội vụ; hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Văn thư. và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ. b) Trung tâm có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ sưu tầm, bổ sung, thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử. dụng tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh và thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. Nhiệm vụ và quyên hạn. a) Trực tiếp quản lý tải liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh theo Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tải liệu vào Trung tâm. b) Tổ chức thu nhận hồ so, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan, chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm. c) Thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu thu vé và những phông lưu trữ đang bao quản tại Trung tâm, loại ra những tai liệu hết trị dé. làm thủ tục tiêu hủy theo quy định. d) Suu tam, bổ sung tai liệu lưu trữ thuộc Danh mục tai liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tinh; tu bổ phục chế, bảo hiểm, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử; lập danh mục tài liệu thuộc chế độ hạn chế sử dụng. đ) Thực hiện và triển khai các phương án, chế độ bảo quản, bảo đảm an toàn hồ sơ, tai liệu tại Kho lưu trữ. e) Tổ chức phòng đọc và phục vụ tại Phòng đọc; xuất, nhập tài liệu lưu trữ phục vụ khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ cho các tổ chức và công dân theo quy định. ứ) Nghiờn cứu, ứng dụng khoa học và cụng nghệ vào cụng tỏc lưu trữ;. xây dựng cơ sở dữ liệu hoan thiện hệ thống công cụ tra cứu tải liệu lưu trữ;. từng bước tối ưu hóa thành phần thông tin tài liệu trong các Phông lưu trữ bảo. đảm bí mật, an toàn theo quy định. h) Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. i) Tổ chức tuyên truyền, công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ; xuất bản ấn phẩm lưu trữ. k) Thực hiện chế độ báo cáo thống kê thường xuyên và đột xuất về lưu. trữ và tai liệu lưu trữ lịch sử tại Trung tâm theo quy định. 1) Quản lý về tổ chức biên chế, tài chính, tài sản được giao theo quy. định của pháp luật. m) Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc Sở Nội vụ giao và theo. quy định của pháp luật. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm. - Về tổ chức bộ máy, Trung tâm gồm 3 phòng là phòng Hành chính, phòng Thu thập - Chỉnh lý và hòng Bảo quản - Tổ chức sử dụng. Phòng Hành chính gồm 2 nhân sự 1 người phụ trách kế toán; 1 người phụ trách về văn thư, thủ quỹ của Trung tâm. Cả hai nhân sự đều có trình độ Đại học chuyên ngành kế toán và thư viện và đã có thâm niên công tác lâu. Phòng Hành chính có các nhiệm vụ sau:. - Trực tiếp làm công việc văn thư, thủ quỹ, thủ kho, đảm bảo cung cấp đủ cơ sở vật chất, trang thiết bị và phương tiện làm việc phục vụ cho hoạt. động của cơ quan. - Tổ chức tiếp nhân, giải quyết văn bản đi, đến đúng thời gian quy định lập và lưu hồ sơ tại văn thư đơn vị. - Thể chế các loại văn ban của Trung tâm, sao chụp văn bản khác và ra soát, kiểm tra, thâm định thé thức, kỹ thuật trình bày, tính pháp lý của văn bản thuộc thâm quyên của Trung tâm trước khi phát hành. - Lập chương trỡnh cụng tỏc, theo dừi nắm tỡnh hỡnh kiểm tra, đụn đốc việc thực hiện chương trình công tác của cơ quan.Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động của trung tâm theo quy định. - Tham mưu, dé xuất giúp ban Giám đốc Trung tâm về công tác tài chính, kế toán, công tác phòng chống tham nhũng, công tác thực hành tiết kiệm, chống láng phí của cơ quan. - Trực tiếp làm công tác tài chính, kế toán cơ quan, quản lý công tác. thu, chi tài chính, thanh quyết toán các nguồn kinh phí theo chế độ kế toán. hiện hành; thực hiện chế độ tiền lương, Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các chế độ chính sách đãi ngộ khác đối với viên chức và người lao động; theo dừi tài sản cố định của cơ quan. b) Phòng Thu thập, chính lý tai liệu. Phong Thu thập và Chỉnh lý tài liệu có 6 nhân sự đều là nữ. Tat cả các. nhân sự này có trình độ đại học, trong đó có 2 người có trình độ đại học. chuyên ngành văn thư và lưu trữ; 1 người có trình độ trung cấp chuyên ngành văn thư và lưu trữ; 1 người có trình độ đại học về công nghệ thông tin; 3 người có chứng chỉ bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư và lưu trữ. thập - chỉnh lý có các nhiệm vụ chính như sau:. - Xây dựng kế hoạch, phương án thu, nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tô chức thuộc nguồn nộp lưu tải liệu vào Trung tâm;. - Bồ sung, chỉnh lý hoàn thiện, xác định giá trị tài liệu của những phông đang bảo quản tại Trung tâm, loại ra những tài liệu hết giá trị để làm thủ tục. tiêu hủy theo quy định;. - Sưu tầm, bé sung tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử và các tài liệu quý hiếm;. - Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật. c) Phòng Bao quản và khai thác sử dụng tài liệu. Theo số liệu thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tư tính đến hết năm 2022 trên địa bàn tỉnh Hải Dương có 18595 doanh nghiệp bao gồm cả doanh nghiệp trong nước và doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (trích báo cáo thống kê của Sở Kế hoạch và Đầu tư cuối năm 2022).Những doanh nghiệp này, trong quá trình hoạt động sản xuất sản sinh nhiều tài liệu vì thế nhu cầu về sử dụng dịch vụ lưu trữ là rất lớn, thực tế đã có nhiều doanh nghiệp chủ động liên lạc với Trung tâm để thực hiện các dịch vụ về lưu trữ. Qua các hội thảo và các buổi tọa đàm với các doanh nghiệp trong Hiệp hội các doanh nghiệp đóng trên địa bàn tỉnh Hải Dương được tổ chức hàng năm, với phương pháp phỏng vấn, tác giả tổng hợpvà ước lượng có khoảng 3.000 mét giá tài liệu ở các doanh nghiệp cần được tổ chức khoa học và 2.000 mét giá tài liệu cần được tô chức thẩm định tiêu hủy. b) Nhu câu về các loại dịch vụ lưu trữ. Khi nên kinh tế phát triển kéo theo các dịch vụ với day đủ các loại hình dịch vụ phát triển. Đối với ngành lưu trữ, ngoài các dịch vụ truyền thống được quy định ở Luật Lưu trữ thì còn xuất hiện các loại hình dịch vụ do nhu cầu của thực tiễn đòi hỏi như dịch vụ cho thuê kho lưu trữ, dịch vụ vận chuyền kho lưu trữ, dịch vụ cung cấp trang thiết bị văn phòng phẩm.. đây là các loại hình dịch vụ hình thành do nhu cầu của khách hàng. Với nguồn lực sẵn có như cơ sở vật chất được trang bị đầy đủ, nguồn nhân lực déi dào, đông đảo là cơ hội cho Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương nắm bắt những lợi thé dé đầu tư, khai thác và tạo ra những khả năng cung cấp dịch vụ độc đáo, tạo sự khác biệt với các đơn vị cạnh tranh nhằm thu. hút khách hàng. Trong thời gian tới do nhu cầu của xã hôi và những chủ trương đúng đắn của Nhà Nước trong việc phát triển dịch vụ lưu trữ đã mở ra nhiều cơ hội. mới cho ngành lưu trữ nói chung va Trung tâm Luu trữ Lịch sử tỉnh Hải. Dương nói riêng trong việc phát triển dịch vụ lưu trữ và cung cấp các dịch vụ tôt nhất cho xã hội. Quy trình cung cấp dịch vụ và phân công công việc. Quy trình chung. Thông thường, các hoạt động dịch vụ lưu trữ đều được Trung tâm thực. hiện theo các bước như sau:. Tìm kiếm khách hàng có nhu cầu sử dụng các dịch vụ lưu trữ. Ở Trung tâm, công việc tìm kiếm khách hàng được giao cho Ban giám đốc và trực tiếp là Giám đốc Trung tâm và phòng Hành chính. Chứng minh năng lực của Trung tâm về khả năng cung cấp dịch vụ lưu trữvới việc cung cấp các căn cứ pháp lý của một đơn vị được phép cung cấp các dịch vụ về lưu trữ,có đủ chức năng và nhiệm vụ, đội ngũ cán bộ có năng lực và tư cách pháp nhân dé thực hiện các dịch vụ này. Trung tâm giao cho phòng Hành chính có trách nhiệm làm các hồ sơ dự thầu, tổng hợp các dữ liệu và yêu cầu của các dự án để chuẩn bị các hồ sơ năng lực cho. Khao sát tài liệu tại các cơ quanva khảo sát nhu cầu khách hàng về các loại dịch vụ. Đối với dịch vụ chỉnh lý, số hóa, tiêu hủy tài liệu, trung tâm giao cho phòng Thu thập và chỉnh lý báo cáo kết quả khảo sát về Ban giám đốc Trung tâm. -Bước 4.Thỗng nhất các điều khoản thỏa thuận hai bên tiến hành ký kết hợp đồng. Bên A được gọi là bên thuê dịch vụ lưu trữ, Bên B là bên cung cấp dịch vụ lưu trữ. Nội dung của hợp đồng gồm các điều khoản như nội dung thỏa thuận, giá trị của hợp đồng, trách nhiệm của 2 bên. Bản hợp đồng này sẽ hết hiệu lực thi hành khi hai bên tiến hành nghiệm thu, bàn giao công việc và thanh lý hợp đồng, công việc này được giao cho ban Giám đốc Trung tâm cụ thé là Phó giám đốc phụ trách. Thực hiện dịch vụ lưu trữ. Mỗi dịch vụ lưu trữ lại có quy trình thực hiện riêng. Kiểm tra chất lượng công trình nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. Công việc này được phân công cho giám đốc phụ trách kết hợp với bên thuê dich vụ tiến hành kiểm tra khi đạt yêu cầu làm các thủ tục nghiệm thu và thanh lý hợp đồng. Mỗi dịch vụ mà cơ quan đang cung cấp, nhân sự được huy động chủ yếu là phòng Thu thập - chỉnh lý. Trưởng phòng Thu thập - Chỉnh lý được giao nhiệm vụ là trưởng nhóm khi thực hiện các hợp đồng dịch vụ và các thành viên trong phòng là thành viên tham gia thực hiện các gói thấu. Trưởng nhóm có trách nhiệm tiếp nhận dự án và biên soạn các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ, lên kế hoạch thực hiện, hướng dẫn nghiệp vụ, bồ trí nhân sự thực. hiện các khâu nghiệp vụ. Phó trưởng phòng thu thập được giao làm phó nhóm. chịu trách nhiệm quản lý nhân sự khi thực hiện dự án, chấm công, các thành. viên còn lại thực hiện các nhiệm vụ mà trưởng nhóm phân công và chịu trách. nhiệm các bước công việc mà mình thực hiện. Khi có nhiều hợp đồng cùng. một lúc thì trung tâm cử 2 người làm một nhóm và huy động nhân sự từ phòng Hành chính và phòng bảo quản và khai thác. Quy trình riêng. Bên cạnh những bước chung khi thực hiện dịch vụ, mỗi dịch vụ lại có những quy trình đặc thù cần đảm bảo thực hiện đầy đủ. Cụ thể như sau:. a) Dịch vụ chính lý TLLT:. Dịch vụ chính lý tài liệu là dịch vụ có lượng khách hàng lớn bao gồm các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu và các cơ quan ngoài nguồn nộp lưu và là một hoạt động phổ biến của Trung tâm Luu trữLịch sử tỉnh Hải Duong. Theo Quyết định 128/QD-VTLTINN của Cục Văn thư va Lưu trữ Nhà nước thì khái niệm về chỉnh lý được hiểu như sau:“Chinh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học, trong đó tiến hành chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ, tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với phông hoặc khối tài liệu đưa ra. Việc triển khai thực hiện chỉnh lý của Trung tâm được thực hiện theo 23 bước quy trình chỉnh lý tài liệu được quy định tại Quyết định số 128/QD- VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc Ban hành “Quy trình Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001: 2000 và công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19 tháng 5 năm 2004 về việc ban hành bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính để đảm bảo chất lượng hồ sơ và uy tín của Trung tâm tuy nhiên trong quá trình thực hiện có một số khách hàng yêu cầu bỏ bớt cỏc bước điều này sẽ được ghi rừ ràng trong hợp đồng thỏa thuận giữa hai bên dé tránh những bat lợi về sau. b) Dịch vụ số hóa TLLT.

Chu trương của Nha nước va địa phương về việc cung cấp dịch vụ

Thứ nhất, tăng cường nhận thức vai trò và vi trí quan trọng của dao tao nguồn nhân lực có trình độ cao trong công tác lưu trữ nói chung và tổ chức cung cấp các dịch vụ lưu trữ nói riêng.Không nên có suy nghĩ công tác lưu trữ là công việc sự vụ ai cũng có thể làm được đây là cách hiểu sai lầm, cách hiều này đã tổn tại trong tâm thức của những người làm quản lý trong hàng nhiều năm nay chính lối suy nghĩ này làm cho công tác lưu trữ ở các cơ quan, tô chức không có cơ hội phát triển và gây ra hậu quả nghiệm trọng là tài liệu được bó gói, cho vào bao tích đồng ở nhiều nơi không đảm bảo an toàn (nhà dé xe, gầm cau thang..) gây nên tình trạng quá tải ở các kho. Tuy nhiên ở một số Trung tâm Lưu trữ cấp tỉnh cũng đã tổ chức cung cấp dịch vụ lưu trữ (dịch vụ có thu) như ở Trung tâm Lưu trữ. Lịch sử Hải Dương đang thực hiện các dịch vụ về lưu trữ như chỉnh lý tài liệu, số hóa tài liệu, tiêu hủy tài liệu tuy nhiên đây là các loại hình dịch vụ truyền thống. trong thời gian tới dé thu hút khách hàng va nâng cao vị thé của Trung tâm thì cần tiến hành triển khai đa dạng hóa các dịch vụ như dịch vụ cho thuê kho lưu trữ, dịch vụ vận chuyển kho lưu trữ, dịch vụ cung cấp trang thiết bi văn phòng phẩm .. e Dịch vụ cho thuê kho lưu trữ. Đây là một dịch vụ phát triển ở các thành phố lớn như Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh vì có mật độ dân cư đông quỹ đất giành cho xây kho lưu trữ cho các cơ quan tô chức, doanh nghiệp là rất ít. Chính vì vây, nhu cầu thuê kho dé lưu trữ hồ sơ là rất lớn. Ở Hải Dương trong tương lai gần nhu cầu thuê kho lưu trữlà rất lớn vì là một tỉnh phát triển mật độ dân cư cao, các công ty xi. nghiép dau tu vao Hai Duong ngay cang nhiéu, chinh vi vay dé tan dung nguôn lực sẵn như kho tang, nhân lực chuyên môn. Trung tâm Lưu trữ Lich sử tỉnh Hải Dương cần chú trong đầu tư hoàn thiện kho lưu trữchuyên dùng dé tiễn tới đáp ứng nhu cầu về dịch vụ cho thuê kho lưu trữ. Việc cung cấp dịch vụ thuê kho lưu trữ có ý nghĩa quan trong đối với tất cả các bên về phía thuê kho giúp tiết kiệm thời gian và chỉ phí bảo quản tài liệu, tiết kiệm không gian, dé dàng tìm kiếm thông tin cần tìm, về phía Trung tâm tân dụng thời cơ dé phát triển dịch vụ lưu trữ ngày càng sâu rộng hơn. Hiện nay, với nguồn lực sẵn có như kho lưu trữ chuyên dùng với hơn 1000m2 được cấp và hoàn thiện, kho với trang thiết bị hiện đại, hệ thống phòng cháy tự động, các vật tư như giá kệ được trang bị đầy đủ với diện tích và cơ sở vật chất như hiện tại có thê chứa hàng nghìn mét giá tài liệu, đội ngũ. nhân viên nhiệt tình, chuyên môn trong việc bảo quản tài liệu, tuy nhiên trong. thời gian tới dé đáp ứng nhu cầu cho thuê kho lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương cần trang bị thêm hệ thống camera giám sát 24/24 với hệ thống giám sát, an ninh nghiêm ngặt đảm bảo an toàn cho tài liệu và bảo mật thông tin, trang bị phần mềm và hệ thống định vi tài liệu. e Dich vụ vận chuyền kho lưu trữ. Loại hình dịch vụ này xuất hiện khi các cơ quan, tô chức có nhu cầu chuyền trụ sở làm việc, hoặc sắp xếp lại kho lưu trữ cơ quan, chuyển tài liệu vào lưu trữ lịch sử, sửa chữa kho lưu trữ..đây là loại hình dịch vụ có nhu cầu cao khi khách hàng yêu cầu các dịch vụ chuyên nghiệp trong vận chuyên tài liệu lưu trữ, tài liệu lưu trữ là tài sản của cơ quan vì thế cần có dịch vụ chuyên nghiệp có kinh nghiệm trong lưu trữ hồ sơ, tài liệu mới đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin khi di chuyền. Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương có nguồn lực sẵn có như đội ngũ nhân viên đông, có chuyên môn trong việc lưu trữ và vận chuyền hồ sơ tài liệu là đơn vị có khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng trong việc thực hiện dịch vụ vận chuyên kho lưu trữ, để làm hài long khách hàng và thực hiện dịch vụ trọn gói trong vận chuyên kho, Lưu trữ Lịch sử Hải Dương cần trang bị thêm cơ sở vật chất như phương tiện dé vận chuyền tài liệu, giá, kệ, các loại xe đây tài liệu chuyên dùng, các loại máy nâng, câu tài liệu lên các tầng cao.. e Dịch vụ cung cấp vật tư văn phòng phẩm. Song song với việc cung cấp các dịch vụ chỉnh lý, số hóa thì dịch vụ cung cấp vật tư văn phòng pham là dịch vụ đi kèm theo và có nhu cầu sử dụng rất lớn và Trung tâm lưu trữ tỉnh Hải Dương có khả năng cung cấp được dịch vụ này vì có cán bộ chuyên môn trong việc tư van mua sắm các văn phòng phẩm phù hợp, đúng tiêu chuẩn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. © Cưng cấp dịch vụ phat huy giá trị tài liệu. Dịch vụ này bao gồm dịch vụ hỗ trợ sử dụng tài liệu lưu trữ, dịch vụ trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, dịch vụ công bố tài liệu lưu trữ đây là các dịch vụ nếu được tô chức tốt sẽ góp phan phát huy giá trị tài liệu lưu trữ giúpnâng cao vị thế ngành lưu trữ và tài liệu lưu trữ, góp phần vào sự phát. triên chung của toàn xã hội. Việc đa dạng hóa các dịch vụ lưu trữ nhằm mở rộng đối tượng khách. hàng thể hiện sự linh hoạt trong việc cung ứng các dịch vụ phù hợp nhu cầu của xã hôi qua từng giai đoạn cụ thể. c) Xác định mức giá dich vụ. Khi triển khai thực hiện các dịch vụ về lưu trữ để làm được các hợp đồng kinh tế giữa bên cung cấp và bên được cung cấp cần có một mức giá cụ thê điều này không những thuận lợi trong việc ký kết hợp đồng mà còn là cơ. sở dé các cơ quan quản lý nha nước căn cứ vào dé kiểm tra và quan lý. Hiện nay, với các dịch vụ như chỉnh lý, số hóa, đã có văn bản hướng dẫn của Bộ Nội vụ quy định về mức giá cụ thé cho mỗi một mét giá tài liệu đối với dịch vụ chỉnh lý và mỗi một trang đối với dịch vụ số hóa được quy định cụ thể tại thông tư số 12/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ Quy định định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy. Tuy nhiên ở một số dịch vụ như dịch vụ về tiêu hủy tài liệu, dịch vụ về chuyền giao phan mén tich hợp dữ liệu, dịch vu về vận chuyển kho lưu trữ. là các dịch vụ mà chưa có văn bản hướng dẫn hoặc quy định mức giá cụ thể vì thế khi có nhu cầu về các dịch vụ này rất khó thực hiện phần lớn đều làm việc. theo thỏa thuận giữa các bên liên quan. Vì thế trong thời gian tới để thuận lợi cho các cơ quan quản lý nhà nước về giá và cơ sở pháp lý cho việc ký kết hợp đồng dịch vụ và đảm bảo thu nhập thỏa đáng cho người làm công tác lưu trữ xin đề xuất kiến nghị các cơ quan có thầm quyên ban hành các văn bản hướng dan và quy định mức giá cụ thể cho các dịch vụ như dịch vụ vận chuyền tài liêu, dịch vụ tiêu hủy tài liêu, dich vụ chuyền giao công nghệ, dich vụ cung cấp thông tin, tài liệu trên. môi trường điện tu. d) Thiết lập các hình thức truyền thông về dịch vụ. Việc thiết lập các hình thức truyền thông về dịch vụ lưu trữ là rất cần thiết dé nhằm quảng bá giới thiệu cho các khách hàng biết đến mình. Trên thực tế ở Trung tâm Lưu trữ Lịch sử tỉnh Hải Dương việc truyền thông về dịch vụ chưa được quan tâm và chú trọng vì trên thực tế nghĩ đây là việc làm chưa cần thiết và mắt tốn kém nhiều kinh phí và đối tượng khách hàng mà Trung tâm hướng tới là các cơ quan thuộc nguồn nộp lưu, tuy nhiên với tình hình hiện nay là sự cạnh tranh khốc liệt của cơ chế thị trường đòi hỏi Trung tầm cần phải đổi mới cách nhìn về truyền thông về dich vụ dé hướng tới thu hút nhiều khách hàng không chỉ các cơ quan trong nguồn nộp lưu mà hướng tới các khách hàng ngoài nguồn nộp lưu. Trong thời gian tới để triển khai cung cấp dịch vụ lưu trữ ngày càng đa dạng, phong phú và thu hút nhiều khách hàng quan tâm Trung tâm có thể sử dụng các hình thức truyền thông sau:. Thứ nhất, thực hiện việc giới thiệu dịch vụ lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng như các cổng thông tin điện tử của Ủy ban nhân dân tỉnh, công thông tin điện tử của Sở Nội vụ, kết hợp với đài phát thanh, truyền hình giới thiệu và quảng bá các dịch vụ về lưu trữ mà trung tâm đang thực hiện cung cấp. Thứ hai, viết bài trên các tạp chí, website giới thiệu về Trung tâm và các dịch vụ về lưu trữ mà trung tâm đang cung cấp. Thứ ba, tuyên truyền giới thiệu các dịch vụ lưu trữ thông qua các cuộc hội thảo, tọa đàm và các hội nghị do tỉnh hoặc Sở Nội vụ tô chức. Trên các trang mạng xã hội như Facebook, zalo.. Với các hình thức trên với mục đích là tuyên truyền rộng rải đến các cơ quan, tô chức, doanh nghiệp, cá nhân biết đến trung tâm và các dịch vụ mà trung tâm đang cung cấp, nhằm thu hút nhiều khách hàng quan tâm và sử dung dịch vụ. Việc truyền thông hiệu quả đóng vai trò quan trọng tới hiệu quả. hoạt động của Trung tâm. e) Tiếp nhận phản hồi và nâng cao chất lượng dịch vụ.

Phê duyệt phương án điều chuyển 01 cơ sở nhà, đất khu Ký túc xá (cũ) Trường Trung hoc.phé thông Chuyên Nguyễn Trai tại số 27A Nguyễn

Sở, ngành, đơn vị có liên quan tô chức việc thực hiện theo ding quy định hiện.

Điều khoãn thi hành

• CAC CO QUAN, TO CHUC CAP TINH
• CAC CO QUAN, TO CHỨC CAP HUYỆN

Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyên địa phương ngày 19 tháng 6 nam 2015; Luật sửa đồi, bổ sung một so điều của Luật tô chức Chính phủ và Luật Tổ. Luu trữ lịch sử tỉnh (có Danh mục cụ thể kèm theo). Quyết định nay có hiệu lực thi hành ké từ ngày ký và thay thế. nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguôn nộp lưu tải liệu vào Lưu trữ lịch sử tinh. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Nội vụ;. Thủ trưởng các so, ban, ngành tinh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phó, thị xã; Các cơ quan, tổ chức có tên trong Danh mục và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan căn cứ Quyết định thi hành./. Nơi nhận: KT. Nguyễn Minh Hùng. THUỘC NGUON NOP LƯU TÀI LIEU VÀO LƯU TRU LICH SU TINH. của Chu tịch Uy ban nhân dan tinh Hai Duong).