KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌCNÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN GỬI TIẾT KIỆM CỦA KHÁCH HÀNG TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM – CHI NHÁNH THÀ
GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI
Tính cấp thiết của đề tài
Kiểm soát nội bộ (KSNB) hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm (TGTK) đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của ngân hàng, nhằm đảm bảo rằng các giao dịch thu chi tiền được ghi nhận đầy đủ, chính xác và kịp thời, không sai sót, đảm bảo rằng mọi giao dịch hạch toán đều thực sự có xảy ra và đảm bảo các khoản thu chi đều được thực hiện theo đúng yêu cầu của khách hàng Tuy nhiên, trong thực tế, hoạt động nhận TGTK vẫn còn nhiều khó khăn, rủi ro, có thể dẫn đến các hành vi gian lận và sai sót nghiêm trọng Một vài ví dụ điển hình như vụ án Nguyễn Thị Hà Thành cấu kết với một số cán bộ ngân hàng, giả mạo chữ ký hồ sơ của người gửi tiền để thực hiện 26 vụ lừa đảo, chiếm đoạt hơn 430 tỷ đồng của ba ngân hàng gồm Ngân hàng thương mại cổ phần Quốc Dân (NCD), Ngân hàng thương mại cổ phần Việt Á (VAB) và Ngân hàng thương mại cổ phần Đại Chúng Việt Nam (Pvcombank) năm 2018 Hay một vụ án khác do cán bộ ngân hàng đã lập khống nhiều chứng từ rút tiền, ký giả chữ ký của khách hàng chiếm đoạt hơn 4,4 tỷ đồng tại Thành phố Hồ Chí Minh năm 2023
Các vụ án nghiêm trọng trên đã làm nổi bật rằng có nhiều lỗ hổng trong hệ thống ngân hàng, những yếu tố này có thể xuất phát từ các quy trình ngân hàng, thực hiện quy định và quy trình kiểm soát nội bộ, vi phạm đạo đức của nhân viên ngân hàng, và nhiều yếu tố khác Bên cạnh đó, trong quá trình quan sát của tác giả tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam (Agribank) – Chi nhánh (CN) Thành Phố Hồ Chí Minh, tác giả nhận thấychi nhánh này cũng có lỗ hỏng cũng như là hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ Điều này đã làm ảnh hưởng uy tín và chất lượng dịch vụ, khiến nhiều khách hàng mất niềm tin và lo lắng khi gửi tài sản tại ngân hàng
Một trong những yếu tố quan trọng để đảm bảo sự hiệu quả và an toàn trong hoạt động ngân hàng (HĐNH) là thực hiện kiểm soát nội bộ tốt Hệ thống KSNB không chỉ giúp ngăn chặn và phát hiện các hành vi gian lận, sai sót và rủi ro (RR) tiềm ẩn trong ngân hàng mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra các báo cáo tài chính minh bạch, đặc biệt là khi ngân hàng phải đối mặt với các cuộc kiểm toán từ bên ngoài “Trên thế giới có khá nhiều nghiên cứu đã chứng minh mối quan hệ thuận chiều giữa kiểm soát nội bộ và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Nhận định này được chứng minh bằng hàng loạt các nghiên cứu từ trước đến hiện nay”
(Nguyễn Hoàng Phương Thanh, 2017, trang 52) Các cổ đông, nhà đầu tư trên thị trường sẽ gia tăng niềm tin vào hệ thống quản trị khi doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt Chính vì vậy, việc nghiên cứu để nâng cao hiệu quả KSNB ở các ngân hàng Việt Nam nói chung và ở ngân hàng Agribank –CN Thành Phố Hồ Chí Minh nói riêng là điều cần thiết Nhận thức được sự tầm quan trọng của vấn đề đã nêu trên, đề tài “Nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh” được tác giả lựa chọn làm đề tài khóa luận.
Mục tiêu nghiên cứu
Đánh giá KSNB hoạt động nhận TGTK của khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Agribank – CN Thành phố Hồ Chí Minh nhằm đề xuất một số giải pháp cải thiện hiệu quả của KSNB hoạt động nhận TGTK tại đơn vị
Mục tiêu thứ nhất là đưa ra nhận xét ưu điểm, hạn chế của KSNB hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Agribank – CN TP Hồ Chí Minh
Mục tiêu thứ hai là đề xuất một số giải pháp nâng cao hiệu quả KSNB hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Agribank – CN TP Hồ Chí Minh.
Câu hỏi nghiên cứu
Ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế trong KSNB hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại Ngân hàng Agribank – CN TP Hồ Chí Minh là gì?
Những giải pháp nào phù hợp để có thể nâng cao hiệu quả KSNB hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại Ngân hàng Agribank – CN TP Hồ Chí Minh?
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Hiệu quả KSNB hoạt động nhận TGTK của khách hàng cá nhân tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh
Về không gian: đề tài được thực hiện nghiên cứu tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam - Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh
Về thời gian: đề tài được thực hiện trong thời gian khảo sát với ngân hàng và thực hiện nghiên cứu của tác giả từ ngày 20/01/2024 – 31/03/2024.
Phương pháp nghiên cứu
Bài khóa luận được thực hiện theo phương pháp nghiên cứu định tính, bao gồm:
Phương pháp tổng hợp lý thuyết: tổng hợp lý thuyết từ các công trình nghiên cứu khoa học, tham khảo tạp chí trong và ngoài nước, các sách báo điện tử, luật pháp của Nhà nước,… để làm cơ sở tìm hiểu cơ sở lý thuyết KSNB hoạt động TGTK
Phương pháp khảo sát: liên hệ phỏng vấn và gửi bảng câu hỏi đến các cán bộ nhân viên đang làm việc tại ngân hàng về các vấn đề liên quan đến bảng khảo sát để đánh giá việc tuân thủ các quy trình và quy định của hoạt động kiểm soát nội bộ tại đơn vị
Phương pháp thu thập thông tin và đánh giá dữ liệu: căn cứ vào các thông tin thu thập được từ các quy định, quy trình của Agribank tiến hành tìm hiểu về thực trạng của ngân hàng Dựa vào các số liệu thu thập được từ đó đánh giá hiệu quả KSNB hoạt động nhận TGTK.
Ý nghĩa nghiên cứu
Nghiên cứu tổng hợp cơ sở lý luận liên quan đến KSNB và thực tiễn về hệ thống KSNB hoạt động tiền gửi tiết kiệm của Ngân hàng Agribank – CN Tp HCM
Nghiên cứu có thể được sử dụng để làm tài liệu tham khảo cho Ban lãnh đạo khi đề ra quyết định liên quan đến việc hoàn thiện quy trình kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi cho đơn vị của mình.
Kết cấu khóa luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, bài khóa luận gồm 4 chương chính với nội dụng của từng chương như sau:
Chương 1: Giới thiệu tổng quan về đề tài Chương 2: Tổng quan các nghiên cứu trước và cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm
Chương 3: Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh
Chương 4: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn – Chi nhánh Thành Phố Hồ Chí Minh
Kết thúc chương 1, tác giả đã nêu lên sự cần thiết cũng như ý nghĩa nghiên cứu của KSNB hoạt động nhận TGTK của khách hàng tại Ngân hàng Agribank – CN Thành phố Hồ Chí Minh Tiếp theo, qua chương 2 tác giả sẽ sơ lược một vài nghiên cứu có cùng đề tài và cơ sở lý thuyết của KSNB hoạt động nhận TGTK.
TỔNG QUAN CÁC NGHIÊN CỨU TRƯỚC VÀ CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN HÀNG
Tổng quan các nghiên cứu
2.1.1 Công trình nghiên cứu nước ngoài
Fandi Li (2020), Internal control of commercial banks – Based on case study of
Shanghai Pudong Development Bank Bài viết này dựa trên năm yếu tố của khuôn khổ kiểm soát COSO để thực hiện một phân tích chi tiết về Shanghai Pudong Development Bank (SPD Bank) Sử dụng kỹ thuật thu thập thông tin, phân tích và tổng hợp, dựa vào các thông tin thu thập được phân tích chuyên sâu về Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Hoạt động kiểm soát; Thông tin và truyền thông; Hoạt động giám sát của Shanghai Pudong Development Bank, mục đích của nghiên cứu này là tìm ra những khiếm khuyết của hệ thống kiểm soát nội bộ tại ngân hàng SPD Bank Tác giả nhận xét ngân hàng này có một số hạn chế như có thể nhận ra tầm quan trọng của KSNB, nhưng một số nhà quản lý và nhân viên còn hiểu sai về kiểm soát nội bộ; đánh giá nhân sự thường thiếu nội dung và tiêu chuẩn cụ thể; đồng thời phương pháp đánh giá rủi ro của SPD Bank được cho là đơn giản và hệ thống đánh giá chưa đủ mạnh mẽ; thêm vào đó, công ty không có các quy trình rà soát cụ thể đối với các hợp đồng mua bán, đôi khi không cung cấp thông tin đúng đắn và kịp thời cho các bộ phận liên quan, dẫn đến giảm hiệu quả làm việc Từ những hạn chế đã được đề cập, tác giả đề xuất một số gợi ý để giúp ngân hàng giảm thiểu các rủi ro và thực hiện giám sát một cách hợp lý Nghiên cứu chỉ dựa trên trường hợp của ngân hàng SPD Bank, mà không xét đến sự khác biệt về hệ thống KSNB và đặc điểm của các ngân hàng khác Do đó, đối tượng nghiên cứu này không đại diện cho toàn bộ ngành ngân hàng Nhưng trong tương lai chúng ta có thể lấy bài nghiên cứu này như một nguồn dữ liệu để đưa ra các đề xuất cải thiện hiệu quả hơn cho công tác kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng thương mại (NHTM)
Tamer Aksoy & Abdullai Mohammed (2020), Assessing bank’s internal control effectiveness: The case of Ghanaian listed banks Nghiên cứu này được thực hiện với mục đích đánh giá hiệu quả KSNB của các ngân hàng niêm yết tại Ghana khi áp dụng mô hình KSNB của COSO Đối với nghiên cứu này, chỉ có ba yếu tố được xem xét bao gồm Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro và Hoạt động giám sát Về mặt phương pháp, phương pháp định lượng được xây dựng trên thang do Likert 5 bậc, dữ liệu sơ cấp được sử dụng trong phân tích, được thu thập bằng cách gửi 60 bảng câu hỏi cho các ngân hàng, nhận được 37 phiếu được hồi đáp, trong đó lấy 25 mẫu đạt chuẩn chạy qua phần mềm SPSS để phân tích số liệu Tác giả đã kết luận rằng các ngân hàng niêm yết trên Sở giao dịch Chứng khoán Ghana (GSE) kiểm soát hiệu quả hệ thống của họ, họ thường xuyên thực hiện đánh giá nguy cơ gian lận bằng cách mời các chuyên gia từ bộ phận kiểm toán và kiểm soát nội bộ tham gia thảo luận để ngăn chặn hoặc đối phó với hành vi gian lận Nghiên cứu này đem lại nhiều ưu điểm trong việc mở rộng hiểu biết về hiệu quả KSNB của các ngân hàng tại Ghana, đồng thời cung cấp nguồn tư liệu tham khảo hữu ích cho cộng đồng nghiên cứu và các nghiên cứu sinh quan tâm đến lĩnh vực này Tuy nhiên, nghiên cứu cũng có một số hạn chế, chẳng hạn như chỉ xem xét ba thành phần trong khung KSNB của COSO và chỉ bao gồm các ngân hàng niêm yết trên GSE Do đó, các nghiên cứu tiếp theo có thể khắc phục những hạn chế này bằng cách nghiên cứu toàn diện hơn về năm thành phần của khuôn khổ COSO cũng như xem xét các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến hiệu quả KSNB của ngân hàng
2.1.2 Công trình nghiên cứu trong nước
Trong bài báo trên tạp chí Tạp chí Khoa học & Đào tạo Ngân hàng với tựa đề
“Đánh giá thực trạng áp dụng qui định trong hoạt động kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng Việt Nam” của tác giả Trần Quốc Thịnh (2017), mục đích của nghiên cứu là đánh giá thực trạng các tổ chức tín dụng Việt Nam áp dụng qui định trong hoạt động KSNB Tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính bằng cách phỏng vấn và thảo luận với 167 chuyên viên của các tổ chức tín dụng Kết quả cho thấy, các quy định liên quan đến hoạt động KSNB hiện nay đã đảm bảo tính đầy đủ và hữu ích, tuy nhiên một số mặt về định nghĩa, tiêu chuẩn và hướng dẫn cần được hướng dẫn chi tiết hơn Ngoài ra, mặc dù tất cả các tổ chức tín dụng đều quan tâm và thực hiện
KSNB, nhưng vẫn tồn tại một số khía cạnh liên quan đến sự phân cấp, phân quyền và nhân sự chuyên trách Do đó, tác giả Trần Quốc Thịnh đã đề ra một số gợi ý hoàn thiện những quy định trong hoạt động KSNB của các TCTD tại nước ta Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Đinh Thị Trà My (2018), “Kiểm soát nội bộ về hoạt động tiền gửi tại Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Chi nhánh Bình Dương” Với mục tiêu nhận xét hệ thống KSNB sau đó từ những đánh giá đề xuất nâng cao tính hiệu lực của hoạt động KSNB tiền gửi Tác giả đã áp dụng kỹ thuật tổng hợp lý thuyết và nghiên cứu trước để làm cơ sở lý luận, đồng thời tác giả đã phỏng vấn cán bộ ngân hàng để thu thập thông tin liên quan đến nội dung của bản khảo sát, sử dụng phương pháp thống kê mô tả và phân tích dữ liệu từ hoạt động kinh doanh (HĐKD) của ngân hàng cùng với các phiếu khảo sát, tác giả đã đề xuất một loạt các giải pháp để nâng cao tính hiệu lực trong KSNB hoạt động tiền gửi Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Ngô Hiếu Khả Duyên (2021), “Kiểm soát nội bộ nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam – Chi nhánh Tây Ninh” Khi làm đề tài này, mục tiêu mà tác giả hướng đến là đề xuất giải pháp góp phần hoàn thiện KSNB hoạt động TGTK tại ngân hàng này Để hoàn thành mục tiêu, ngoài các phương pháp nghiên cứu thông thường tác giả còn kết hợp cả phỏng vấn cán bộ ngân hàng Kết quả cho thấy KSNB nghiệp vụ TGTK tại ngân hàng này diễn ra hữu hiệu, phù hợp quy định nhà nước nhưng song song đó vẫn còn tồn tại một số hạn chế như vẫn còn sai sót trong quá trình tác nghiệp; cơ chế khen thưởng, kỷ luật chưa công khai rõ ràng; chưa chú trọng vào đánh giá rủi ro; tiếp nhận ý kiến và xử lý khiếu nại chưa hiệu quả; và hạn chế trong việc đánh giá tính hữu hiệu và báo cáo về những khiếm khuyết của KSNB nghiệp vụ TGTK
Trong bài báo trên tạp chí Tạp chí Khoa học & Đào tạo Ngân hàng với tựa đề
“Tác động của các nhân tố đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Agribank” của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Hương (2021) Tác giả đã nêu ra một số công trình nghiên cứu trong và ngoài nước đã chứng minh vai trò quan trọng của hệ thống KSNB trong các doanh nghiệp, đặc biệt là ngân hàng Tuy nhiên, Agribank còn gặp nhiều rủi ro hoạt động, một trong những nguyên nhân là do lỗ hỏng kiểm soát
Tác giả dựa vào khuôn mẫu COSO năm 1992 và sử dụng phương pháp định tính (cụ thể là phỏng vấn) Bảng khảo sát định lượng được xây dựng trên thang do Likert 5 bậc, nghiên cứu thu về 315 phiếu, đưa vào xử lý và phân tích 278 phiếu Kết quả cho thấy các nhân tố tác động đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB tại Agribank theo mức độ quan trọng giảm dần là Môi trường kiểm soát; Đánh giá rủi ro; Thông tin và truyền thông; Hoạt động kiểm soát; Giám sát Dựa vào tầm quan trọng của từng nhân tố tác giả đã đề ra một số khuyến nghị nhằm hoàn thiện HTKSNB tại Agribank Đề tài khóa luận tốt nghiệp của tác giả Phan Khánh Toàn (2023), “Kiểm soát nội bộ hoạt động huy động tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam Chi nhánh Bà Rịa” Khi nghiên cứu khóa luận này, mục tiêu mà tác giả hướng đến là trả lời các câu hỏi nghiên cứu sau: một là ưu điểm và nhược điểm của hệ thống KSNB hoạt động huy động TGTK tại ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam CN Bà Rịa? hai là giải pháp nào nhằm giúp hoàn thiện hệ thống KSNB đối với hoạt động huy động TGTK? Tác giả cũng sử dụng các phương pháp thông dụng như phân tích, tổng hợp, so sánh, ngoài ra còn đặc biệt kết hợp với khảo sát cán bộ ngân hàng bằng cách gửi bảng câu hỏi Kết quả đạt được ngoài những ưu điểm mà ngân hàng này đạt được, vẫn còn điểm yếu từ lập các giấy tờ, cảnh báo rủi ro chưa cao Dựa vào những điểm yếu còn tồn đọng tác giả đã đề xuất cách để cải thiện hệ thống KSNB TGTK tại đơn vị này Đề tài luận văn thạc sĩ của tác giả Vũ Hồng Điệp (2023), “Tính hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại cổ phần Kiên Long” Với mục đích đánh giá hiệu quả của hệ thống KSNB tại ngân hàng, tác giả chủ yếu đã áp dụng phương pháp nghiên cứu định tính Đồng thời, cũng đã sử dụng các phương pháp khác như phương pháp hệ thống các cơ sở lý luận của COSO năm 1992, 2004, 2013 và Basel 2 Ngoài ra, phương pháp thống kê mô tả đã được áp dụng thông qua việc thu thập thông tin từ phỏng vấn trực tiếp và khảo sát ý kiến của cán bộ ngân hàng có liên quan Dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phương pháp phỏng vấn, trong khi dữ liệu thứ cấp được lấy từ các báo cáo kiểm soát nội bộ và văn bản liên quan của KienlongBank Dựa trên những thông tin này, tác giả đã phân tích những hạn chế tồn tại và nguyên nhân gây ra chúng trong hệ thống KSNB Từ đó, đề xuất các giải pháp cụ thể và đưa ra các đề xuất nhằm cải thiện hiệu quả quản trị rủi ro của hệ thống KSNB tại KienlongBank
Nhận xét chung: Nhìn chung những nghiên cứu tương đồng với đề tài trước đây đều sử dụng một loạt các phương pháp nghiên cứu, bao gồm cả phương pháp định tính và định lượng, chú trọng vào áp dụng khuôn khổ kiểm soát COSO để đánh giá hiệu quả KSNB Các nghiên cứu này đều có những gợi ý hoặc khuyến nghị cụ thể để cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong các ngân hàng, tuy nhiên, một số nghiên cứu chỉ tập trung vào một ngân hàng cụ thể hoặc một khu vực địa lý nhất định Mặc dù gặp phải những hạn chế, nhưng sự đa dạng trong phương pháp nghiên cứu và những gợi ý cũng như các đề xuất mà các tác giả đưa ra đều mang lại giá trị ứng dụng cao cũng như rất phù hợp với tình hình thực tế
Các đề tài nghiên cứu trên đã đóng góp quan trọng cho việc giải quyết các vấn đề lý luận và thực tiễn liên quan đến hiệu quả kiểm tra giám sát, quản lý hoạt động huy động vốn của NHTM Những nghiên cứu trên, với tính ứng dụng khác nhau, đã đề xuất những giải pháp nhằm khắc phục và cải thiện những hạn chế của KSNB trong quá trình huy động vốn từ tiền gửi tại các NHTM Tuy nhiên, trên cơ sở kế thừa và phát triển các công trình nghiên cứu trước, cũng như dựa vào hiểu biết của tác giả, có một số nghiên cứu chỉ trình bày thực trạng KSNB, tác giả không tiến hành khảo sát thực tế với nhân viên ngân hàng điều này làm giảm độ tin cậy của bài nghiên cứu dẫn đến các đề xuất có thể không hoàn toàn áp dụng hoặc có hiệu quả trong ngân hàng khác, hay tại Agribank CN TP HCM chưa có nghiên cứu nào tập trung vào nâng cao hiệu quả KSNB hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng, vì vậy khoá luận này sẽ tập trung nghiên cứu về vấn đề này bằng cách áp dụng các phương pháp tổng hợp lý thuyết và thu thập thông tin và xử lý dữ liệu, khảo sát từ nhân viên ngân hàng
2.2 Cơ sở lý thuyết về kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm từ tại ngân hàng
2.2.1 Khái quát hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm
2.2.1.1 Khái niệm hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 trong Thông tư 48/2018/TT-NHNN ngày 31 tháng 12 năm 2018 của Ngân hàng Nhà nước “Tiền gửi tiết kiệm là khoản tiền được người gửi tiền gửi tại tổ chức tín dụng theo nguyên tắc được hoàn trả đầy đủ tiền gốc, lãi theo thỏa thuận với tổ chức tín dụng”
2.2.1.2 Phân loại tiền gửi tiết kiệm
Nguyễn Đăng Dờn (2014), có nhiều cách phân chia TGTK trong NHTM, tuy vậy nhìn chung TGTK được chia thành 3 loại chính: theo kỳ hạn, theo loại tiền và theo hình thức tiết kiệm i Phân theo kỳ hạn
• Tiền gửi tiết kiệm không kỳ hạn
• Tiền gửi tiết kiệm có kỳ hạn ii Phân theo loại tiền
• Tiền gửi tiết kiệm nội tệ
• Tiền gửi tiết kiệm ngoại tệ iii Phân theo hình thức tiết kiệm
• Tiền gửi tiết kiệm tích lũy
• Tiền gửi tiết kiệm dự thưởng Trên đây là phần liệt kê các loại tiền gửi tiết kiệm, để giúp đọc giả hiểu rõ hơn về phần này, tác giả sẽ tiếp tục trình bày chi tiết trong phần Phụ lục số 01, tại đây tác giả sẽ giải thích rõ hơn từng loại hình TGTK đã được đề cập
2.2.1.3 Một số rủi ro hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm
Tiền gửi tiết kiệm là một trong các dạng tích lũy hiệu quả và gửi tiền tại ngân hàng được cho là kênh đầu tư an toàn vì loại hình này liên quan đến tiền bạc và thông tin dữ liệu nếu không cẩn thận và được kiểm soát tốt sẽ tạo ra rất nhiều rủi ro, sau đây tác giả sẽ nêu một số rủi ro gian lận, nhầm lẫn trong hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm:
• Rủi ro sai hồ sơ hoặc thông tin khách hàng (KH) không đầy đủ: tại giai đoạn mở tài khoản, nhập thông tin, giao dịch viên (GDV) có thể sẽ làm ẩu, thiếu chữ hoặc sai số ngày tháng năm dẫn đến thông tin của KH bị sai sót gây cản trở cho công tác so sánh, tìm kiếm thông tin KH
• Rủi ro loại tiền gửi, tính lãi, thời gian rút tiền không chính xác: sau khi KH chọn loại tiền gửi, GDV sẽ bắt đầu tính lãi và thời gian rút tiền, tại bước này sẽ xảy ra rủi ro GDV tính sai hoặc cố tình tính sai, hay tới bước nhập dữ liệu vào hệ thống GDV tự ý nhập ngày hiệu lực, điều này dẫn đến hậu quả thiệt hại tài chính của khách hàng, ngân hàng sẽ bị tố cáo ảnh hưởng xấu đến hình ảnh và uy tín của ngân hàng đó
• Rủi ro thiếu dấu đã thu hoặc đã chi: sau khi thu tiền của KH, GDV/Thủ quỹ cố ý hoặc không đóng dấu đã thu hoặc chi lên chứng từ giao dịch, dẫn đến chứng từ không có giá trị pháp lý không được ghi nhận lên hệ thống ngân hàng, không những thế hành vi này có thể là dấu hiệu của gian lận hoặc lạm dụng vị trí từ phía GDV/Thủ quỹ, sẽ dẫn đến hậu quả khách hàng mất trắng tiền vì không thể chứng minh giao dịch
THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN GỬI TIẾT KIỆM TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT NAM - CHI NHÁNH THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Tổng quan về ngân hàng Agribank – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Agribank hay còn được biết đến với tên gọi đầy đủ là Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam, là một tổ chức tài chính thuộc sở hữu 100% vốn từ nhà nước Là một trong bốn NHTM lớn nhất tại Việt Nam, Agribank đặt ưu tiên hàng đầu cho việc phát triển trong lĩnh vực nông nghiệp và nông thôn, đồng thời đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống ngân hàng của đất nước
3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển
Chi nhánh Agribank Thành phố Hồ Chí Minh là một trong các CN thuộc hệ thống ngân hàng ở khu vực phía Nam của Việt Nam
Hình 3 1: Logo Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam
(Nguồn: https://www.agribank.com.vn/)
Vào ngày 12/10/1988, Chi nhánh Agribank TP Hồ Chí Minh chính thức ra mắt và bắt đầu hoạt động Sau 36 năm xây dựng và phát triển, chi nhánh đã xây dựng được niềm tin vững chắc từ phía cả doanh nghiệp và khách hàng cá nhân, sau đây là các thông tin cơ bản về Ngân hàng Agribank CN Thành phố Hồ Chí Minh
Bảng 3 1: Thông tin cơ bản của Agribank – CN TP Hồ Chí Minh Tên đầy đủ Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ 2A Phó Đức Chính, Phường Nguyễn Thái Bình, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh
Ngân hàng thương mại nhà nước
Lĩnh vực kinh tế Hoạt động trung gian tiền tệ
(Nguồn: Agribank – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh)
Trải qua những năm hoạt động, dựa trên cơ sở kế thừa và phát huy truyền thống của Agribank, Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh đã đạt được những thành tựu đáng kể trên nhiều khía cạnh, bao gồm cả tài chính lẫn công tác quản trị điều hành theo hướng hướng đến những chuẩn mực chung về HĐKD ngân hàng hiện đại Nhờ vào các giải pháp đột phá và sự thay đổi tư duy, cùng với sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ nhân viên, trong những năm gần đây đã thật sự khởi sắc về mọi mặt
Cơ cấu tổ chức chặt chẽ là một trong những yếu tố tạo nên sự thành công của ngân hàng Bởi vậy, chi nhánh đã được tổ chức tốt từ lãnh đạo đến nhân viên, sơ đồ chi tiết thể hiện như sau:
Hình 3 2: Sơ đồ tổ chức Agribank - CN TP Hồ Chí Minh
(Nguồn: Bộ phận hành chính của Agribank CN - TP HCM năm 2023)
Phòng Hậu kiểm Để hiểu rõ về chức năng và nhiệm vụ cơ bản của các bộ phận phòng ban tại CN, tác giả sẽ nêu cụ thể hơn trong phần Phụ lục số 02
3.1.3 Kết quả hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng Agribank – Chi nhánh Tp Hồ Chí Minh giai đoạn 2021 – 2023 Để hiểu rõ hơn về kết quả hoạt động nhận TGTK gần đây của chi nhánh, chúng ta có thể xem xét các số liệu dưới đây:
Bảng 3 2: Kết quả hoạt động nhận TGTK giai đoạn 2021 - 2023 ĐVT: tỷ đồng
(Nguồn: Báo cáo tài chính Ngân hàng Agribank – CN TP HCM, 2021 - 2023)
Từ số liệu Bảng 3.2 cho ta thấy TGTK của chi nhánh có xu hướng tăng đều qua các năm trong giai đoạn từ năm 2021 đến 2023 Cụ thể sự chuyển biến của từng chỉ tiêu như sau:
Nhìn chung, tổng số lượng tiền gửi tiết kiệm mà khách hàng gửi vào ngân hàng tăng trưởng tương đối đồng đều qua các năm, đến năm 2023 tăng trưởng mạnh nhất so với hai năm còn lại, điều này cho thấy sự tín nhiệm ngày càng tăng của KH đối với CN, tạo cơ hội mở rộng thị phần.
Thực trạng hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại ngân hàng Agribank – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh
hàng Agribank – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh
3.2.1 Các quy định tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng Agribank – CN TP HCM
Về cơ bản, các quy định về hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của Agribank luôn tuân thủ theo các hệ thống văn bản pháp luật được Quốc hội, Chính phủ và NHNN ban hành Cụ thể:
▪ Thông tư số 14/2017/TT – NHNN ngày 29/09/2017 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Quy định phương pháp tính lãi trong hoạt động nhận tiền gửi, cấp tín dụng giữa tổ chức tín dụng với khách hàng;
▪ Thông tư 48/2018/TT – NHNN ngày 31/12/2018 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Quy định về tiền gửi tiết kiệm;
▪ Thông tư số 49/2018/TT – NHNN ngày 31/12/2018 của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về Quy định về tiền gửi có kỳ hạn; Đồng thời, nhằm đáp ứng đặc điểm riêng của hoạt động ngân hàng, Agribank cũng đã phát động một số văn bản, quyết định liên quan đến việc nhận TGTK Chi tiết như sau:
▪ Văn bản số 2617/NHNo – PTD ngày 29 tháng 02 năm 2024 về việc Cảnh báo, phòng ngừa và kiểm soát rủi ro hoạt động;
▪ Quyết định số 726/QĐ – NHNo – NCPT ngày 09/06/2015 của Tổng Giám đốc về việc Ban hành Quy định về Một số Sản phẩm tiết kiệm trong hệ thống Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam;
▪ Quyết định số 2209/QĐ – NHNo – KHNV ngày 18/10/2019 của Tổng Giám đốc về việc Ban hành Quy định về tiền gửi tiết kiệm trong hệ thống Agribank
3.2.2 Quy trình nghiệp vụ nhận tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng Agribank – CN
Bước 1: Nhận yêu cầu của khách hàng, tư vấn đặc tính các sản phẩm
Nếu KH đã có thông tin khách hàng (CIF) trên hệ thống thì bỏ qua bước này
Tiến hàng các bước tiếp theo
Trường hợp KH chưa có CIF, hướng dẫn KH điền đầy đủ thông tin cần thiết vào mẫu 1A/DVTK-CN (Đăng ký thông tin khách hàng, đề nghị kiêm hợp đồng mở, sử dụng tài khoản thanh toán và dịch vụ) để đăng ký thông tin theo quy định của Agribank Sau khi có đủ thông tin (căn cước công dân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, đối với KH doanh nghiệp phải có giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu), giao dịch viên (GDV) thông báo với KH nếu hồ sơ không hợp lệ, ngược lại tiến hành mở tài khoản trên hệ thống nếu hồ sơ hợp lệ
Khách hàng tiến hành lập Giấy gửi tiền, Bảng kê các loại tiền nộp, sau đó GDV kiểm tra thông tin trên Giấy gửi tiền với CCCD hoặc hộ chiếu còn hiệu lực
Bước 2: Kiểm tra thông tin trên IPCAS
Mở mã khách hàng nếu khách hàng đến giao dịch lần đầu, nhập các thông tin của khách hàng lên hệ thống IPCAS
GDV kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ như khớp các thông tin trên Giấy gửi tiền; khớp số tiền bằng số, bằng chữ trên Bảng kê các loại tiền nộp
Sau đó, GDV chuyển chứng từ cho Thủ quỹ (đối với quầy giao dịch loại 1) để tiến hành thu tiền
Người thu tiền có thể là GDV hoặc thủ quỹ
Theo hạn mức giao dịch mà GDV được giao, tiến hàng thu số tiền KH gửi tiền và kiểm đếm khớp với số tiền ghi trên Giấy nộp tiền Nếu vượt hạn mức, GDV hiện tại tiến hành chuyển sang GDV có hạn mức cao hơn và hạch toán vào tài khoản trung gian để GDV có thẩm quyền thực hiện bước kế tiếp
Sau khi kiểm đếm đúng, ký và đóng dấu “Đã thu tiền” lên chứng từ đó
Bước 4: Xử lý giao dịch mở tài khoản trên hệ thống IPCAS Ở phần thông tin khách hàng trên hệ thống, GDV nhập dữ liệu vào hệ thống với nội dung phù hợp với yêu cầu gửi tiền như: sản phẩm tiền gửi tiết kiệm KH lựa chọn; số tiền gửi; ngày hiệu lực; ngày đáo hạn; cách tính lãi; hình thức nhận tiền
GDV chuyển chứng từ cho kiểm soát viên (KSV) phê duyệt trên hệ thống IPCAS
Bước 5: Kiểm soát và duyệt
KSV kiểm tra toàn bộ chứng từ giao dịch và đối chiếu dữ liệu trên hệ thống
Duyệt giao dịch trên IPCAS nếu giao dịch được chấp thuận và tiến hành bước 6 Trả lại chứng từ cho GDV kèm với lý do nếu không được chấp thuận
Nếu KH là người đại diện, KSV tạo liên kết giữa chủ tài khoản và người đại diện; hoặc tạo liên kết đồng sở hữu theo quy định của Agribank
GDV in chứng từ giao dịch, Sổ tiết kiệm, kiểm tra lại các thông tin trên đó (sản phẩm, số tiền, lãi suất, kỳ hạn, )
Ghi nội dung “Đến hạn, tài khoản tự động tất toán do đến hạn số tiền gốc và lãi tự động chuyển vào tài khoản số” nếu KH chọn trả gốc và lãi vào Tài khoản Tiền gửi thanh toán, tiết kiệm
GDV ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, chuyển sang KSV ký chứng từ giao dịch, sau đó chuyển chứng từ cho Giám đốc hoặc Người được ủy quyền ký duyệt Sổ tiết kiệm cuối cùng đóng dấu đơn vị và dấu chức danh (trường hợp ủy quyền)
Bước 7: Trả Sổ tiết kiệm và chứng từ
Gửi lại khách hàng liên 2 chứng từ (nếu cần), Sổ tiết kiệm, giấy tờ tùy thân
Lưu liên Giấy gửi tiền theo quy định
Hình 3 3: Quy trình nhận TGTK tại chi nhánh
(Nguồn: Phòng Giao dịch kế toán Agribank – CN TP HCM)
3.2.3 Quy trình tất toán tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng Agribank – CN TP
Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
GDV nhận Sổ tiết kiệm của khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu thông tin khớp giữa CCCD hoặc hộ chiếu với Sổ tiết kiệm và dữ liệu trên hệ thống IPCAS
Cập nhật các giao dịch trên IPCAS vào Sổ tiết kiệm cho khách hàng (nếu có) và ký, ghi rõ họ tên lên Sổ tiết kiệm
Yêu cầu KH ký và ghi họ tên lên Sổ tiết kiệm, sau đó đối chiếu chữ ký của khách hàng với chữ ký trên hệ thống IPCAS
Bước 2: Xử lý giao dịch trên IPCAS
Giao dịch viên hoặc Thủ quỹ thực hiện giao dịch theo hướng dẫn tác nghiệp trên hệ thống IPCAS và theo yêu cầu của khách hàng, sau đó chuyển chứng từ qua KSV phê duyệt
Bước 3: In, xử lý chứng từ
Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại ngân hàng Agribank – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh
hàng tại ngân hàng Agribank – Chi nhánh TP Hồ Chí Minh
Ban lãnh đạo Agribank TP Hồ Chí Minh luôn tuân thủ các quy định của NHNN và Agribank trong việc quản lý hệ thống KSNB Dựa vào hoàn cảnh của đơn vị, BGĐ sẽ ban hành nội quy và phương pháp kiểm soát hiệu quả Ban giám đốc cũng sẽ phân công công việc cho nhân viên một cách hợp lý để tránh xảy ra các sai sót hoặc lạm dụng quyền hạn Đồng thời, BGĐ cũng thường xuyên thực hiện các cuộc kiểm tra để đánh giá kết quả làm việc của nhân viên, khích lệ và nhắc nhở họ hoàn thành tốt nhiệm vụ
Một là, tính trung thực và tuân thủ đạo đức nghề nghiệp Tại Agribank, đạo đức và trung thực được coi là yếu tố quan trọng trong việc điều hành kinh doanh Để đảm bảo điều này, BGĐ đã thiết lập các tiêu chuẩn và hướng dẫn về đạo đức cho toàn bộ cán bộ dựa trên nguyên tắc văn hóa và cơ cấu tổ chức, được đề xuất trong sổ tay cán bộ của Ngân hàng Agribank được phát hành bởi Hội sở Các nhân viên phải tuân thủ đúng luật pháp và các quy trình liên quan đến việc huy động tiền gửi tiết kiệm, đồng thời bảo vệ thông tin nội bộ cũng như thông tin của khách hàng Cán bộ cần có tinh thần chịu trách nhiệm cao, giữ vững lương tâm và trung thực trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt là khi thực hiện các giao dịch tài chính như tiền gửi tiết kiệm
Ngoài ra, toàn thể cán bộ trong CN phải tránh gây tổn hại đến danh tiếng, tài sản và uy tín của ngân hàng, tránh tạo ra sự lo lắng và nghi ngờ trong tâm trí của khách hàng Đạo đức nghề nghiệp là nền tảng quản trị rủi ro, phải được thực hiện từ những điều nhỏ nhất Trong phần khảo sát mục 3.4.4 cán bộ chi nhánh đã đánh giá rất tốt cho thấy Ban lãnh đạo của Agribank TP Hồ Chí Minh không chỉ thường xuyên tuân thủ các nguyên tắc, mà còn tích cực làm mẫu cho nhân viên ở cấp dưới Họ cũng hướng dẫn và nhắc nhở nhân viên về việc tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc và tiêu chuẩn giao tiếp với khách hàng và đồng nghiệp
Hai là, triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý Bằng cách lắng nghe và trao đổi với nhân viên, các nhà lãnh đạo giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình huy động vốn một cách nhanh chóng và linh hoạt Nhân viên được khuyến khích tự do diễn đạt ý kiến và đóng góp, tạo ra một môi trường làm việc thân thiện và thoải mái, nơi mà họ có thể chia sẻ quan điểm và ý kiến cá nhân một cách tự do Ví dự như hàng tuần, vào ngày thứ sáu, tất cả các thành viên sẽ họp để thảo luận và lập kế hoạch cho nhiệm vụ trong tuần sau Cuộc họp này là dịp cho mọi người bày tỏ ý kiến, đồng thời cũng để họ đề xuất những ý kiến về việc quản lý nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm tại CN Người quản lý thường lắng nghe và suy nghĩ về ý kiến của tất cả mọi người, và những ý tưởng có giá trị cho đơn vị sẽ được xem xét kỹ lưỡng Họ tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, thân thiện, thường xuyên tôn trọng và khích lệ tinh thần của nhân viên bằng cách khen ngợi và động viên Tất cả những điều này có ảnh hưởng tích cực đến tinh thần làm việc, thúc đẩy nhiệt huyết và nâng cao hiệu suất làm việc
Ba là, phân định quyền hạn và trách nhiệm BGĐ chỉ định rõ ràng phận sự và quyền hạn của mỗi nhân viên thực hiện quy trình nhận TGTK Tất cả nhân viên đơn vị phải có trách nhiệm trước Agribank và pháp luật khi phát sinh bất kỳ vi phạm nào trong tiến trình làm việc Như là:
▪ Giám đốc: Phải tiến hành các quy trình nghiệp vụ tiền gửi thích hợp với HĐKD của chi nhánh Nếu có sai sót do việc tiến hành không đúng các quy định, Giám đốc CN phải chịu trách nhiệm trướccác cấp lãnh đạo và luật pháp
▪ Kiểm soát viên: Có nhiệm vụ kiểm tra tính đúng đắn và hợp lệ của các chứng từ giao dịch, đối chiếu chúng với danh sách giao dịch cuối ngày và ký xác nhận
▪ Cán bộ kiểm soát lại: Được giao việc kiểm tra lại các báo cáo giao dịch tiền gửi và có nhiệm vụ in báo cáo giao dịch, kiểm soát số lượng chứng từ và ký xác nhận
▪ Giao dịch viên: Phải hoàn thành công việc theo trình tự, làm theo quy định về kế toán và chứng từ, kiểm tra tính chính xác của hồ sơ và có quyền từ chối giao dịch khi không đủ giấy tờ hợp lệ Ngoài ra, ngân hàng cũng quy định các nhân viên ngân hàng không được nhảy bất kỳ bước nào trong quy trình nghiệp vụ, và phải thông báo các hành vi sai phạm lên các cấp có thẩm quyền
Bốn là chính sách nhân sự và năng lực cán bộ Agribank luôn công bố thông tin tuyển dụng trên trang web chính thức, trong đó bao gồm yêu cầu và tiêu chí cần thiết và thông tin công việc Để bảo đảm chất lượng nhân sự, Agribank tổ chức các buổi thi tuyển dụng với 3 vòng, vòng 1 sơ loại hồ sơ, vòng 2 thi viết môn nghiệp vụ và vòng 3 phỏng vấn tại chi nhánh Ở vòng sơ tuyển, ứng viên cần tốt nghiệp đại học đúng chuyên ngành và không có quy định về xếp loại bằng cấp Vòng 2 sẽ đánh giá được năng lực chuyên môn Ngoài ra ở vòng phỏng vấn sẽ đánh giá đạo đức, trách nhiệm và mức độ phù hợp với công việc Đối với chính sách đào tạo được lên kế hoạch hàng năm, bao gồm các buổi đào tạo trực tiếp và online Agribank liên tục xây dựng chương trình đào tạo và kiểm tra kiến thức của nhân sự, đảm bảo họ có đủ năng chuyên môn, trình độ đảm nhận công việc Nhân viên ngân hàng Agribank được thưởng vào các ngày lễ lớn như 1/1, 2/9, 30/4,… với số tiền thưởng tương đương ít nhất 1 tháng lương cơ bản Bên cạnh đó, họ cũng được hưởng các khoản trợ cấp như đồng phục, thưởng thi đua, du lịch và quyết toán tài chính Điều này làm tăng sự hấp dẫn cho chế độ đãi ngộ của ngân hàng, giúp nhân viên không chỉ có đủ tiền để chi tiêu hàng tháng mà còn khích lệ tinh thần làm việc, thúc đẩy họ nỗ lực để hoàn thành công việc và góp phần vào sự phát triển của ngân hàng
Chi nhánh Agribank đã đề ra một kế hoạch tổ chức và quản lý rủi ro liên quan đến việc huy động vốn từ tiền gửi tiết kiệm Trong đó bao gồm việc soạn thảo các tài liệu hướng dẫn cụ thể, tài liệu hướng dẫn thực hiện công việc, đánh giá và dự đoán các nguy cơ tiềm ẩn có thể xảy ra như chính sách quản lý rủi ro thanh khoản, rủi ro thị trường, chính sách quản lý rủi ro lãi suất, Nhằm nâng cao kiến thức và năng lực phòng tránh của nhân viên trước những tình huống rủi ro Hàng tháng, việc kiểm soát được thực hiện thông qua việc xem xét các báo cáo về các giao dịch có khả năng gây nghi ngờ, được chuyển từ Trụ sở chính đến Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ của các CN, nhằm ngăn chặn kịp thời các tình huống rủi ro tiềm ẩn Ngoài ra, Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ thường tổ chức các cuộc kiểm tra nội bộ bất ngờ về hoạt động huy động vốn để phát hiện và đánh giá rủi ro, từ đó đề xuất các biện pháp hạn chế và khắc phục
Hàng năm, Hội sở chính sẽ gửi đến các Văn phòng đại diện khu vực, các chi nhánh văn bản “Cảnh bảo, phòng ngừa và kiểm soát rủi ro hoạt động” được Hội sở chính theo dõi, nắm bắt và phát hiện các sai phạm từ các đơn vị Trong đó, nêu rõ các sự kiện rủi ro hoạt động phát sinh tập trung ở nhóm gian lận nội bộ và nhóm RR về thực hiện và quản lý quy trình, mục đích của thông báo là để các đơn vị tham khảo, rút kinh nghiệp, tăng cường hiệu quả công tác quản lý rủi ro hoạt động tại đơn vị, đảm bảo an toàn hoạt động
3.3.3 Thông tin và truyền thông Để có thể truyền đạt thông tin, quy chế, quy trình, các văn bản,… từ Hội sở đến các chi nhánh và phòng giao địch, Agribank sử dụng hệ thống mạng nội bộ, chỉ sử dụng được khi đăng nhập bằng mạng nội bộ của ngân hàng, mỗi cán bộ nhân viên Agribank sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống và nhân viên Agribank được khuyến khích thay đổi mật khẩu 1 tháng 1 lần
Khi hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm xảy ra tại quầy giao dịch, GDV và KSV sẽ sử dụng hệ thống Intrabank Payment and Customer Accounting System (IPCAS) để tiến hành nhập giao dịch và duyệt giao dịch Tại hệ thống này mọi dữ liệu sẽ được cập nhật nhanh chống, những sai sót khi được xem xét sẽ được điều chỉnh
Ngoài ra, Agribank còn sử dụng một số hệ thống khác như hệ thống thanh toán tập trung Payment Hub, hệ thống Agritax, hệ thống thanh toán song phương điện tử với Kho bạc Nhà nước, hệ thống thanh toán song phương điện tử với Bảo hiểm xã hội, hệ thống thanh toán hóa đơn Bill Paymet, hệ thống ARS, Ebanking
Khảo sát kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm
Việc tiến hành cuộc khảo sát nhằm thu thập đánh giá khách quan từ các nhân viên ngân hàng về việc tiếp nhận và xử lý tiền gửi tiết kiệm của khách hàng Những đánh giá này không chỉ giúp có cái nhìn tổng quan về hoạt động TGTK tại CN mà còn phản ánh các điểm mạnh và yếu của KSNB hoạt động nhận TGTK nhờ vào các câu hỏi khảo sát từ những cá nhân tham gia vào nghiệp vụ TGTK Dựa vào đó, đề ra những giải pháp nâng cao hiệu quả KSNB hoạt động nhận TGTK
Dựa trên cơ sở lý thuyết về KSNB của khung COSO kết hợp với các nguyên tắc của Ủy ban Basel II, bảng câu hỏi khảo sát (Phụ lục 02) được lập dựa trên tiền đề các nghiên cứu trước có cùng đề tài này, cũng như theo thang đo Likert với 5 mức độ 1 – Rất yếu, 2 – Yếu, 3 – Bình thường, 4 – Tốt, 5 – Rất tốt và tiến hành gửi bảng khảo sát thông qua đường dẫn liên kết đến các các bộ chi nhánh
▪ Đối tượng: cán bộ các phòng Giao dịch kế toán, phòng Hậu kiểm, phòng Tiền tệ - Kho quỹ, phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ, Ban giám đốc và phòng ban khác tại Ngân hàng Agribank chi nhánh TP Hồ Chí Minh
▪ Tổng số lượt gửi đi: 35
▪ Tổng số kết quả nhận được: 27
▪ Tổng số kết quả hợp lệ: 24
Bảng 3 3: Tổng hợp thông tin cán bộ tham gia khảo sát
Tiêu chí Số lượng Tỷ số Tiêu chí Số lượng
Vị trí Trình độ học vấn
Ban lãnh đạo 1 4% Cao đẳng 1 4%
Trưởng/Phó phòng 3 13% Đại học 17 71%
Cán bộ nhân viên 20 83% Sau đại học 6 25%
Bộ phận công tác Thời gian công tác
Phòng Giao dịch kế toán 13 54% Dưới 3 năm 5 21%
Phòng Hậu kiểm 2 8% Từ 3-5 năm 11 46%
Phòng Tiền tệ-Kho quỹ 3 13% Từ 5-10 năm 4 17%
Phòng Kiểm tra-Kiểm soát nội bộ
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Dựa vào bảng tổng hợp trên, ta có thể thấy các cán bộ tham gia khảo sát đều giữ các vị trí liên quan đến hoạt động TGTK tại CN, vì thế các thông tin mà họ cung cấp cho bảng khảo sát là đáng tin cậy
Trong các bảng kết quả khảo sát bên dưới, tác giả sử dụng công thức tính điểm trung bình (ĐTB) để đánh giá tính hiệu quả của KSNB hoạt động nhận TGTK, nếu tiêu chí nào có ĐTB càng tiến tới 5 thì cho thấy tiêu chí đó nhận được mức đánh giá càng tốt
Công thức tính điểm trung bình: ĐTB = % Mức đánh giá rất yếu*1 + % Mức đánh giá yếu*2+…+%Mức đánh giá rất tốt*5
Bảng 3 4: Kết quả nhân tố Môi trường kiểm soát STT
Mức độ đánh giá Rất ĐTB yếu Yếu Bình thường Tốt Rất tốt MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT - MT
MT1 Ban giám đốc có đạo đức tốt và liêm chính, công minh
MT2 Chi nhánh chú trộng vào phòng ngừa rủi ro và tuân thủ pháp luật
MT3 Phân công rõ ràng các vị trí, quyền hạn và trách nhiệm của GDV, KSV, trưởng/phó phòng liên quan đến nghiệp vụ nhận tiền gửi tiết kiệm
MT4 Năng lực thực hiện nghiệp vụ nhận TGTK của GDV, KSV
MT5 Xử lý các sai phạm về tính chính trực và giá trị đạo đức
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Nhìn từ kết quả bảng câu hỏi trên, chúng ta thấy các nhân tố liên quan đến Môi trường kiểm soát được cán bộ nhân viên đánh giá rất tốt, có ĐTB từ 4,0 đến 4,5 Cụ thể, đạo đức của BGĐ được nhân viên đánh giá công chính liêm minh ở mức rất tốt và tốt chiếm tỷ lệ 50% và 46% Tiếp theo, chi nhánh chấp hành phòng ngừa RR và tuân thủ pháp luật rất tốt, xử lý tốt các sai phạm liên quan vấn đề đạo đức và chính trực Ngoài ra, ngân hàng cũng làm rất tốt ở khâu phân công quyền hạn và trách nhiệm của GDV, KSV, Trưởng/phó phòng liên quan đến nghiệp vụ TGTK Tuy nhiên vẫn còn một số đánh giá năng lực nghiệp vụ TGTK của giao dịch viên ở mức yếu 4% và bình thường là 17%
Bảng 3 5: Kết quả nhân tố Đánh giá rủi ro STT
Mức độ đánh giá ĐTB Rất yếu Yếu Bình thường Tốt Rất tốt ĐÁNH GIÁ RỦI RO - ĐG ĐG1 Nhân viên không bỏ sót quy trình, thủ tục đã được quy định trong nghiệp vụ TGTK
0% 0% 17% 54% 29% 4,1 ĐG2 Xem xét các giao dịch tiền gửi tiết kiệm bị nghi ngờ
0% 4% 29% 25% 42% 4,0 ĐG3 Nhận dạng và dự đoán rủi ro gian lận trong nghiệp vụ nhận tiền gửi tiết kiệm cho nhân viên
0% 4% 25% 33% 38% 4,0 ĐG4 Kịp thời đưa ra các biện pháp kiểm soát rủi ro khi xảy ra các biến động tiêu cực đến hoạt động nhận TGTK
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Về nhân tố Đánh giá rủi ro, nhìn chung Ban lãnh đạo thể hiện sự quan tâm cao đối với các giao dịch đáng ngờ, đặc biệt là chú trọng nhận dạng và dự đoán rủi ro gian lận trong nghiệp vụ nhận TGTK và họ đã thực hiện các biện pháp khắc phục một cách kịp thời Tỷ lệ các giao dịch đáng ngờ được xem xét ở mức rất tốt đạt 42% và khả năng nhận dạng dự đoán rủi ro gian lận được đánh giá là rất tốt 38% Ngoài ra, việc thực hiện các quy trình và nghiệp vụ nhận TGTK cũng được cán bộ làm tốt (có ĐTB đạt 4,1) gần như không có trường hợp bỏ sót hoặc vi phạm quy trình nào
Bảng 3 6: Kết quả nhân tố Thông tin và truyền thông STT
Mức độ đánh giá Rất ĐTB yếu Yếu Bình thường Tốt Rất tốt THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG - TT
TT1 Kênh hotline của chi nhánh (có người trực, trả lời đúng trọng tâm, tác phong lịch sự hòa nhã)
TT2 Cổng thông tin nội bộ luôn được cập nhật để nhân viên có thể kịp thời
0% 0% 17% 46% 38% 4,2 nắm bắt thông tin và quy định mới cũng như đưa ra ý kiến cá nhân và báo cáo kịp thời
TT3 Lưu trữ đầy đủ dữ liệu, thông tin khách hàng
TT4 Cấp cao tới chi nhánh để nắm bắt tình hình, xác minh những nghi ngờ được phản ánh
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Về hệ thống thông tin được đánh giá khá cao (nhìn chung có ĐTB từ 3,0 đến 4,2), các nhân viên đánh giá rằng hằng ngày kênh hotline của CN luôn có người trực, mọi tác phong, lời nói với khách hàng đều lịch sự đúng mực, cung cấp đẩy đủ chính xác thông tin mà khách hàng cần (tổng đánh giá tốt và rất tốt đạt 66%) Tiếp đến cổng thông tin nội bộ của ngân hàng luôn được cập nhật mới đáp ứng nhu cầu cập nhật thông tin, quy định hàng ngày (có ĐTB là 4,2) Tuy nhiên, trong việc lưu trữ dữ liệu, chứng từ, thông tin khách hàng được đánh giá ở mức bình thường chiếm 46%, đạt ĐTB khá 3,1
Bảng 3 7: Kết quả nhân tố Hoạt động kiểm soát STT
Mức độ đánh giá ĐTB Rất yếu Yếu Bình thường Tốt Rất tốt HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT - HĐ
HĐ1 Hệ thống an ninh kho quỹ (camera, phòng ốc, khóa bảo mật,…)
HĐ2 Phần mềm cảnh báo sai sót trong thao tác hạch
0% 4% 33% 38% 25% 3,8 toán (đóng mở tài khoản, thay đổi kỳ hạn, lãi suất,…)
HĐ3 Kiểm soát kỹ việc tuân thủ pháp luật, quy định và các hướng dẫn nghiệp vụ hoạt động TGTK
HĐ4 GDV, KSV, trưởng/phó phòng tuân thủ quy định duyệt giao dịch trong hạn mức cho phép
HĐ5 Bảo vệ tài sản trong kho quỹ, hạn chế người tiếp cận
HĐ6 Hoạt động giữa các bộ phận có tình trạng chồng chéo, kiêm nhiệm công việc
HĐ7 Đối chiếu thông tin giữa GDV – KSV – Thủ quỹ
HĐ8 Việc phê duyệt, luân chuyển chứng từ theo quy định
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Nhìn chung hoạt động kiểm soát của chi nhánh được đánh giá ở mức tốt, cụ thể HĐ1 “Hệ thống an ninh kho quỹ (camera, phòng ốc, khóa bảo mật,…)” và HĐ5 “Bảo vệ tài sản trong kho quỹ, hạn chế người tiếp cận.” là hai tiêu chí liên quan vấn đề kho quỹ được kiểm soát tốt như hệ thống phòng ốc, camera được thực hiện chặt chẽ, không có điểm yếu, cũng như hạn chế người không phận sự vào kho quỹ Về việc phê duyệt, luân chuyển, đối chiếu chứng từ giữa các vị trí liên quan đến hoạt động TGTK cũng được kiểm soát tốt, thực hiện theo quy định (có ĐTB đạt 4,3) Ngoài ra, ĐTB của tiêu chí HĐ6 “Hoạt động giữa các bộ phận có tình trạng chồng chéo, kiêm nhiệm công việc” đạt 2,0 cho thấy CN ít khi xảy ra trường hợp kiêm nhiệm, tình trạng chồng chéo công việc Tuy nhiên, mặc dù phần mềm cảnh báo sai sót trong hạch toán đóng mở tài khoản hoạt động tốt nhưng cũng thường xuyên xảy ra tình trạng tắc nghẽn đường truyền vào giờ cao điểm gây ra sự hạn chế trong việc cung cấp dịch vụ của ngân hàng
Bảng 3 8: Kết quả nhân tố Giám sát các kiểm soát STT
Mức độ đánh giá Rất ĐTB yếu Yếu Bình thường Tốt Rất tốt GIÁM SÁT CÁC KIỂM SOÁT - GS
GS1 Ban giám đốc xuống kiểm tra hoạt động của các bộ phận
GS2 Ghi nhận ý kiến góp ý từ các cán bộ
GS3 Thu thập, thăm dò ý kiến
KH gửi TGTK tại chi nhánh
GS4 Phát hiện các sai phạm trong nghiệp vụ TGTK và báo cáo lên cấp trên
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát)
Hoạt động giám sát ở Agribank CN TP Hồ Chí Minh được các cán bộ đánh giá ở mức thường xuyên BGĐ cũng thường xuyên xuống kiểm tra mọi hoạt động của ngân hàng, tạo ra một môi trường gần gũi để hỏi thăm tình hình tiến độ công việc của các phòng ban Tính kịp thời phát hiện sai phạm trong nghiệp vụ TGTK và báo cáo cũng được giám sát đều đặn Tuy nhiên, việc thu thập ý kiến của khách hàng định kỳ về nhu cầu gửi tiết kiệm cũng như chất lượng dịch vụ TGTK mà ngân hàng cung cấp chiếm tỷ lệ yếu với 42% đánh giá ở mức yếu và có ĐTB thấp 2,9
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 Ở chương 3, tác giả đã giới thiệu tổng quan về cơ cấu tổ chức của ngân hàng Agribank CN TP Hồ Chí Minh, dựa vào những số liệu thu thập được, tác giả đã tiến hành phân tích kết quả hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của chi nhánh từ năm 2021 đến năm 2023, kết quả cho thấy số lượng nhận tiền gửi từ các tổ chức kinh tế và cá nhân đều tăng trưởng qua các năm
Sau đó, tác giả tiến hành phân tích và đưa ra cái nhìn cụ thể về hiện thực kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng Agribank CN TP Hồ Chí Minh Về cơ bản, chi nhánh đã áp dụng đúng những quy định, quy trình của NHNN cũng như có những hoạt động kiểm soát hiệu quả Tác giả đã tiến hành khảo sát cán bộ nhân viên chi nhánh liên quan đến hoạt động TGTK về tính hiệu quả KSNB hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng
Chương 3 là cơ sở quan trọng giúp tác giả nhận ra được những điểm tốt và chưa tốt trong KSNB hoạt động TGTK, dựa vào cơ sở này tại chương 4 tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả KSNB hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại ngân hàng Agribank TP Hồ Chí Minh.
GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN GỬI TIẾT KIỆM CỦA KHÁCH HÀNG TẠI NGÂN HÀNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN VIỆT
Đánh giá kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm
Dựa vào tình hình thực trạng KSNB hoạt động nhận TGTK của khách hàng tại ngân hàng Agribank CN TP Hồ Chí Minh kết hợp với kết quả của cuộc khảo sát, sau khi thu thập được tác giả đã có một số đánh giá về kiểm soát nội bộ hoạt động nhận TGTK như sau:
Tuân thủ tính trung thực và giá trị đạo đức
Ban giám đốc chi nhánh luôn đề cao vai trò quan trọng của tính trung thực và giá trị đạo đức trong việc tạo dựng một kiểm soát nội bộ hoạt động nhận TGTK hiệu quả (MT1 được cán bộ ngân hàng đánh giá ở tổng 2 mức tốt và rất tốt là 96%) Những chuẩn mực về đạo đức này ngay từ khi mới vào làm đã được Ban lãnh đạo phổ biến rất rõ về bộ quy tắc và đạo đức nghề nghiệp của nhân viên Agribank được ban hành bởi Hội sở chính Những giá trị đạo đức này không chỉ thể hiện qua việc logo và sử dụng khẩu hiệu, mà còn thông qua cách ứng xử theo chuẩn mực đạo đức, được thể hiện trong cách giao tiếp, trong mỗi tác phòng làm việc, trong mỗi bước thực hiện nhiệm vụ đều trung thực và liêm chính Đồng thời, những cán bộ Trưởng/Phó phòng trong Ban lãnh đạo đều gương mẫu tích cực, thể hiện việc thực hiện và nhắc nhở đồng nghiệp dưới họ về việc tuân thủ chuẩn mực một cách nghiêm túc trong giao tiếp với khách hàng và với cấp trên Để các cán bộ có thể giữ được sự liêm chính, thẳng thắng trong hoạt động ngân hàng, Ban lãnh đạo luôn tôn trọng và lắng nghe những ý kiến của cấp dưới, những vấn đề khó khăn mà họ gặp phải để chủ động hỗ trợ giải quyết (tiêu chí GS2 được đánh giá rất tốt 46%) BGĐ luôn tạo dựng một môi trường làm việc thoải mái, thường xuyên khen thưởng những cá nhân đạt được thành tích tốt trong hoạt động kinh doanh cũng như trong các cuộc giao lưu thi đấu trong ngành Và tất nhiên, có khen thì phải có phạt, gần 100% tất cả nhân viên tham gia khảo sát đánh giá tiêu chí MT5 tốt và rất tốt về việc Ban giám đốc luôn công chính, liêm minh trong việc xử lý những sai phạm, không thiên vị, không giấu giếm hay che dậy những vi phạm về vấn đề đạo đức
Năng lực nghiệp vụ được quan tâm
Hàng năm, CN Agribank sẽ tổ chức các buổi tập huấn định kỳ, nâng cao nghiệp vụ, phổ biến những rủi ro trong cộng tác huy động vốn trong đó có hoạt động nhận TGTK của khách hàng, qua mỗi đợt đào tạo, nhân viên sẽ được kiểm tra kiến thức và nghiệp vụ cũng như năng lực xử lý những tình huống có thể xảy ra, căn cứ vào các tiêu chí đã được định sẵn để xếp hạng, BGĐ sẽ dựa vào kết quả để đánh giá và khen thưởng những thành tích tốt Theo đánh giá của khảo sát trên, tiêu chí MT4 về năng lực thực hiện nghiệp vụ nhận tiền gửi tiết kiệm của các cán bộ nhân viên được đánh giá mức tốt 58% như vậy nhìn chung năng lực nghiệp vụ của GDV và KSV tham gia vào hoạt động nhận TGTK được đánh giá tốt Cùng với đó, tiêu chí ĐG1 “Nhân viên không bỏ sót quy trình, thủ tục đã được quy định trong nghiệp vụ TGTK.” cũng được cán bộ đánh giá khá cho thấy nhân viên ngân hàng thực hiện đủ các bước theo quy trình, không bỏ sót thủ tục trong quy trình hoạt động TGTK và việc kiểm soát việc tuân thủ pháp luật và các quy trình này cũng được đề cao (HĐ3 - rất tốt 46%)
Phân chia trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng
Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi cán bộ GDV và KSV, Trưởng/phó phòng liên quan đến nghiệp vụ nhận tiền gửi tiết kiệm đều được BGĐ phân công và quy định rõ ràng dưới dạng văn bản Các văn bản này sẽ được họ ký tên và chịu mọi trách nhiệm trong việc tuân thủ các quy định, tiêu chí này đã được các nhân viên ngân hàng đánh giá tốt và rất tốt đều bằng 42% cho thấy chi nhánh có sự phân công rõ ràng các vị trí và nhiệm vụ Và cùng với đó, các cán bộ luôn chấp hành tốt việc tuân thủ các quy định về quyền hạn, khi thực hiện mỗi giao dịch, GDV, KSV và Trưởng/phó phòng luôn tuân thủ đúng quy định về quyền hạn xét duyệt giao dịch, điều này đã được đánh giá tốt trong bảng khảo sát với tiêu chí HĐ4 54%
Tuân thủ quy định về lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ
Theo đánh giá của nhân viên CN, có 67% ý kiến đánh giá tốt và 33% đáng giá rất tốt, điều này có thấy chi nhánh luôn chú trọng vào việc kiểm soát tuân thủ quy định, hướng dẫn về việc lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ cụ thể như sau:
Lập chứng từ và phê duyệt: ngay khi xảy ra giao dịch Chứng từ liên quan sẽ được bấm lại cùng nhau, đến hết ngày sẽ được xếp lại theo thứ tự và chuyển có KSV kiểm tra lại lẫn nữa để ký duyệt Nếu thiếu thì cần bổ sung và không hợp lệ sẽ phải chỉnh sửa
Luân chuyển chứng từ: kể từ ngày phát sinh giao dịch phải chuyển về phòng Kế hoạch-tài chính trong 5 ngày để lưu kho Cán bộ sẽ phân loại như tiền mặt, chuyển khoản, ngoại tệ, ngày tháng sau đó đóng bìa cứng, đánh số liên tục và lưu vào kệ
Phát hiện và xử lý rủi ro được chú trọng
Dựa vào kết quả khảo sát, các tiêu chí ĐG2, ĐG3 và ĐG4 đều được đánh giá rất tốt Cụ thể, dựa vào năng lực chuyên môn kết hợp vào những kiến thức đã được trang bị từ những tài liệu hướng dẫn, quy trình đã được ban hành, nhân viên ngân hàng có thể dự đoán được các rủi ro gian lận có thể xảy ra (tiêu chí ĐG3 rất tốt – 38%) từ đó kịp thời đưa ra các biện pháp ngăn chặng cũng như xử lý nhanh chống (tiêu chí ĐG4 đạt tới 54% mức độ đánh giá tốt)
Hàng tháng, các giao dịch bị nghi nhờ sẽ được chuyển từ Hội sở đến Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ, tại đây các cán bộ sẽ tiến hàng xem xét và xử lý (ĐG2 đạt mức đánh giá rất tốt chiếm 42%)
Kho quỹ đảm bảo an toàn
Công tác an toàn kho quỹ tốt không chỉ góp phần bảo vệ tài sản mà còn tạo dựng được sự tin tưởng và an tâm của khách hàng Theo đánh giá của nhân viên ngân hàng, hệ thống an ninh kho quỹ HĐ1 được đánh giá rất tốt đạt 46% và tốt đạt 52% cho thấy CN TP Hồ Chí Minh rất chú trọng vào công tác an toàn hoạt động kho quỹ Cụ thể, chi nhánh trang bị camera giám sát và bảo vệ trực 24/24 để kiểm soát, giám sát khách hàng đến giao dịch; phòng ốc tại chi nhánh luôn được bảo dưỡng mới để không xảy ra lỗ hổng; nhân viên kho quỹ có trách nhiệm bảo vệ tài sản trong kho và hạn chế người tiếp cận (mức đánh giá tốt và rất tốt có tổng là 100%); bảo quản tiền trong thùng và két có khóa; thường xuyên phối hợp với công an địa phương diễn tập các tình huống để trang bị cho nhân viên và bảo vệ những kỹ năng ứng phó khi xảy ra cướp ngân hàng; quá trình vận chuyển tiền đúng quy định; thường xuyên cập nhật cho nhân viên về mọi phương thức và thủ đoạn của tội phạm
Hoạt động giám sát luôn diễn ra Để đảm bảo bộ phận của mình hoạt động hiệu quả, hàng tuần, các Trưởng phòng sẽ tới phòng ban của họ đang quản lý kiểm tra đột xuất (tiêu chí đánh giá GS1 đạt mức độ rất tốt với 50% phiếu đánh giá và mức độ tốt đạt 38%) để đánh giá tình hình công việc của nhân viên, quan tâm lắng nghe những ý kiến phản hồi, cùng nhau thảo luận một vấn đề nào đó trong công việc hoặc đưa ra hướng dẫn, giải pháp cho cấp dưới của mình, tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và năng động Cùng với đó, người chịu trách nhiệm chính trong hoạt động KSNB tiền gửi tiết kiệm là Phó giám đốc chi nhánh, tuy rằng các Trưởng phòng đã tổ chức kiểm tra nhưng hàng tháng PGĐ cũng sẽ tham gia vào quá trình giám sát này, PGĐ sẽ đột xuất tới quan sát thao tác thực hiện giao dịch của một số GDV bất kỳ và kiểm tra bất cứ tài liệu chứng từ hoặc sổ sách được KSV xét duyệt Song song đó, trong quá trình làm việc, các cán bộ nhân viên phụ trách hoạt động TGTK không chỉ phải chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình mà còn phải hỗ trợ đồng nghiệp và thường xuyên kiểm tra lẫn nhau để góp ý phòng ngừa, phát hiện những sai phạm để kịp thời báo lên cấp trên tìm ra hướng giải quyết, tiêu chí giám sát GS4 được tác giả tổng hợp chiếm 46% tốt và 42% rất tốt, cho thấy hoạt động giám sát ở chi nhánh luôn được diễn ra thường xuyên
Bên cạnh những mặt ưu điểm mà Agribank – CN TP Hồ Chí Minh đã tích cực đạt được trong thời gian qua, qua việc thiết lập KSNB hoạt động nhận TGTK và qua kết quả khảo sát từ cán bộ ngân hàng thì chi nhánh vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau đây:
• Lưu trữ dữ liệu với thông tin khách hàng còn thiếu sót
Dựa vào kết quả khảo sát, ngoài một số nhân viên đánh giá rằng lưu trữ dữ liệu TT3 tốt chiếm 33%, còn có những ý kiến đánh giá rằng việc lưu trữ dữ liệu bị yếu chiếm 21% tổng đánh giá Trong thực tế, vào những ngày cao điểm, với số lượng giao dịch quá nhiều, thời gian kết thúc giao dịch trễ hoặc bị thiếu nhân sự tại quầy kế toán sẽ xảy ra tình trạng cuối ngày GDV sẽ nộp tất cả chứng từ lại cho hậu kiểm bị trễ hoặc bị trì hoãn qua ngày hôm sau Sự chậm trễ này có thể xuất hiện rủi ro thất lạc chứng từ, nhầm lẫn hoặc sai sót
Lưu trữ thông tin khách hàng bị đánh giá yếu 21% cũng có thể là khi khách hàng đến mở tài khoản để đăng ký sử dụng dịch vụ tiền gửi tiết kiệm, khi đó có quá nhiều khách hàng đến để thay đổi thông tin, thay đổi số CCCD hoặc đến để thay đổi chữ ký, với lượng yêu cầu quá tải không đủ nhân lực, để tránh tình trạng khách hàng đợi lâu GDV sẽ yêu cầu khách hàng điền thông tin vào giấy trước, sau đó ký tên, những bước nhập thông tin lên hệ thống hoặc scan chữ ký sẽ được làm sau khi khách hảng ra về Cách xử lý này có thể giúp mỗi giao dịch với khách hàng đều nhanh chóng, tuy nhiên tới bước nhập thông tin lên hệ thống có thể sẽ xảy ra tình trạng nhầm lẫn giữa khách hàng này với khách hàng khác hoặc để lạc mất hồ sơ
• Hệ thống phần mềm chưa linh hoạt
Theo bảng khảo sát, tuy rằng hệ thống phần mềm IPCAS trong ngân hàng Agribank tích hợp nhiều thao tác tiện lợi như cảnh báo sai sót khi hạch toán sai (HĐ2 38% đánh giá tốt và 25% đánh giá rất tốt) tuy nhiên theo sự quan sát trong khoảng thời gian thực tập của tác giả, hệ thống vẫn chưa cho khách hàng cập nhật thông tin đồng sở hữu sổ tiết kiệm hoặc đóng tài khoản thanh toán ở CN khác mà phải tới chi nhánh đăng ký ban đầu mới thay đổi hoặc đóng tài khoản được Trong một số trường hợp, phòng giao dịch hoặc chi nhánh gốc chưa cập nhật thông tin của khách hàng gửi tiền gửi tiết kiệm lên hệ thống, vì vậy GDV ở CN TP HCM không thể vào phần thông tin của khách hàng để đối chiếu chữ ký, xem thời gian đáo hạn,… ở tình huống này, GDV chi nhánh TP HCM phải gọi điện về chi nhánh gốc nơi khách hàng đăng ký yêu cầu họ bổ sung hoặc gửi fax qua để đối chiếu, việc này tốn rất nhiều thời gian
Giải pháp
Dựa vào thực trạng và kết quả khảo sát cũng như những nhận xét ưu nhược điểm về kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại ngân hàng Agribank CN TP Hồ Chí Minh, sau đây tác giả sẽ đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả KSNB hoạt động nhận TGTK tại ngân hàng:
✓ Lưu trữ với kiểm soát chứng từ cần cải thiện
Quản lý chứng từ là một phần trong hoạt động ngân hàng, việc này cần có sự chặt chẽ, chính xác và minh bạch Công việc lưu trữ và kiểm soát chứng từ phải tuân thủ theo các quy định của Ngân hàng Nhà nước và các văn bản quy trình, quy định của Hội sở chính Agribank ban hành Ban giám đốc chi nhánh cần thiết lập các quy định cụ thể với nhân viên trong việc thiết lập, xử lý, kiểm soát và luân chuyển chứng từ Để đảm bảo rằng việc lưu trữ chững từ không bị chậm trễ BGĐ cần sắp xếp công việc, thời gian hoàn thành và kiểm tra định kỳ quá trình làm việc của GDV và KSV
KSV cần phải thực hiện kiểm tra hàng ngày, tránh kéo dài tới ngày hôm sau bất kể nguyên nhân nào Điều này sẽ thực hiện được tốt khi BGĐ đưa ra các quy định chặt chẽ và thường xuyên kiểm tra, quan sát quá trình lưu trữ thông tin, chứng từ Khi lưu trữ thông tin được đầy đủ, an toàn, đúng quy định sẽ thuận tiền hơn trong công tác tìm kiếm, trích xuất dữ liệu, tối ưu hóa thời gian khi thực hiện các nghiệp vụ Ngoài ra, khi lưu trữ thông tin đúng cách còn giúp hạn chế được RR mất mát hoặc sai sót thông tin, điều này còn đảm bảo tính pháp lý và đảm bảo tuân thủ pháp luật
✓ Định kỳ kiểm tra, nâng cấp hệ thống máy tính, phần mềm IPCAS Để thu hút được lượng khách hàng lựa chọn sử dụng dịch vụ, ngoài yếu tố về sự đa dạng của các sản phẩm dịch vụ mà CN TP Hồ Chí Minh cung cấp thì yếu tố chất lượng dịch vụ cũng cần được chú ý để giữ chân khách hàng Khách hàng mong muốn sử dụng dịch vụ tốt nhất, giao dịch được xử lý nhanh chống, không cần chờ đợi lâu, để làm hài lòng khách hàng chi nhánh cần sửa chữa và nâng cao hiệu suất hệ thống máy tính và phần mềm kế toán, nâng cấp tăng tốc độ xử lý mạng nội bộ, việc này cần làm thường xuyên để dễ dàng phát hiện những lỗ hỏng, sửa chữa các sự cố máy móc kịp thời cũng như triển khai biện pháp ngăn ngừa là rất cần thiết Bảo trì hệ thống máy tính và đường truyền mạng để tránh tình trạng giao dịch bị treo có thể ảnh hưởng đến công tác nhận TGTK của khách hàng tại chi nhánh Điều này cũng giúp việc quản lý thông tin trên máy tính an toàn, giảm tránh tình trạng mất dữ liệu Ngoài ra, các máy in, máy fax, điện thoại nội bộ và các thiết bị hỗ trợ khác cũng cần được bảo dưỡng, có văn bản thay mới tránh trường hợp không hoạt động, hư hỏng làm ảnh hưởng đến sự liên tục trong công việc
Cùng với đó Trụ sở chính Agribank cần đầu tư nghiên cứu, cải tiến hệ thống IPCAS để tối ưu hóa hiệu suất HĐKD của ngân hàng Nâng cấp IPCAS là điều cần thiết không chỉ để có thể đáp ứng sự phát triển không ngừng của ngành ngân hàng mà còn để đáp ứng nhanh chống yêu cầu của khách hàng, gia tăng sự hài lòng khi sử dụng dịch vụ tại Agribank Trong quá trình làm việc trên hệ thống, nhân viên Agribank phải sử dụng nhiều thao tác phức tạp để hoàn thành các nghiệp vụ, việc cải tiến và nâng cấp hệ thống sẽ giúp giảm thiểu nhiều bước thức hiện, giảm được nhiều lỗi phát sinh và có thể tăng cường được hiệu suất làm việc của cán bộ nhân viên Điều này sẽ mang lại trải nghiệm tốt khi sử dụng các dịch vụ giao dịch tại Agribank
Ngoài ra, khi nghiên cải tiến hệ thống IPCAS cũng là cơ hội để Agribank áp dụng được trí tuệ nhân tạo, tự động hóa vào quy trình hoạt đông của ngân hàng Việc đầu tư vào nghiên cứu, nâng cấp hệ thống không chỉ là chiến lược mà còn là cam kết của Agribank đối với việc cung cấp các dịch vụ ngân hàng chất lượng cao và hiệu quả nhất cho khách hàng
✓ Tăng cường chính sách bảo mật, an ninh
Chi nhánh cần cần tăng cường nhận biết về sự quan trọng của việc bảo mật Khi cán bộ công nghệ thông tin cấp mới tài khoản và mật khẩu cho nhân sự mới cần đi kèm với biên bản bàn giao, trong đó có yêu cầu nhân viên phải có trách nhiệm bảo mật tài khoản và mật khẩu ngân hàng cung cấp và khuyến khích nhân viên thay đổi mật khẩu ngay sau khi đăng nhập lần đầu và thay đổi mỗi 2 đến 3 tháng 1 lần Khi có nhân viên nghỉ việc hoặc nghỉ thai sản cần báo cáo kịp thời đề bộ phân công nghệ thông tin của chi nhánh tiến hành khóa tài khoản hoặc treo tài khoản đó, để tránh xảy ra trường hợp bị người khác lợi dụng Nếu phát hiện nhân viên cố tình tiết lộ tài khoản và mật khẩu cho bên thứ 3, cần khóa ngay tài khoản đó và tiến hành xử lý thật nghiêm, cũng như răng đe trước toàn thể nhân viên Nếu vi phạm quá nhiều, BGĐ xem xét mức độ nặng nhẹ mà tiến hành xử phạt, nặng thì gián chức hoặc bị đuổi việc, nhẹ thì hạ bậc lương hoặc kéo dài thời hạn tăng lương Việc bảo mật tài khoản và mật khẩu tốt sẽ tránh khỏi những rủi ro truy cứu trách nhiệm hoặc bị lạm dụng, bảo đảm thông tin cá nhân của KH được bảo vệ khỏi những truy cập không được phép
Ngoài ra, khâu an ninh cũng cần được thắt chặt tại các khu vực không phận sự, yêu cầu các nhân viên chi nhánh phải có ý thức tự bảo vệ khu vực làm việc của mình và không được vào khu vực khác khi mình không có phận sự Những điều này sẽ bảo vệ được các tài sản, chứng từ quan trọng khỏi bị thất lạc bị đánh cắp; việc này còn giúp ngăn chặn việc xâm nhập và bị tấn công từ bên ngoài vì không thể tiếp cận các khu vực nhạy cảm; ngoài ra, khi an ninh được đảm bảo sẽ xây dựng được niềm tin và uy tín từ phía KH khi đến giao dịch tại nơi đây
✓ Tích cực tham khảo ý kiến khách hàng Để thu hút khách hàng, nhân viên ngân hàng cần thể hiện sự cởi mở, nhiệt tình và thân thiện Việc đào tạo nhân viên không chỉ tập trung vào tư vấn khách hàng và đáp ứng nhu cầu của họ, mà còn bao gồm việc giới thiệu sản phẩm mới và cung cấp thông tin về các sản phẩm hiện có Đồng thời, CN cần tự chủ động trong việc nắm bắt và tạo dựng mối liên hệ với khách hàng Chiến lược phục vụ khách hàng cần được thiết kế sao cho thích hợp để giữ chân người sử dụng dịch vụ hiện tại và gây ấn tượng với khách hàng tiềm năng mới
Xây dựng các nền tảng tiếp xúc khách hàng như Facebook hoặc Email để thu thập và tổng hợp ý kiến phản hồi, những vấn đề cần giải đáp hay góp ý liên quan đến hoạt động của CN, điều này sẽ giúp chi nhánh phát hiện và sửa chữa các điểm yếu một cách nhanh chóng, từ đó tăng cường mức độ hài lòng của khách hàng
Tuy rằng chi nhánh đã có kênh Fanpage của mình, nhưng những thông tin đăng tải còn ít vì thế cần tích cực hơn trong việc tuyên truyền thông tin xoay quanh chủ đề tài chính của mình và tăng cường nhận thức về các biện pháp kiểm soát và quản lý rủi ro Chi nhánh cũng có thể tận dụng số lượng người theo dõi trên nền tảng này để tạo đánh giá về mức độ hài lòng khi sử dụng các dịch vụ tại CN Bên cạnh đó, việc thiết lập các nền tảng truyền thông cung cấp một kênh thuận tiện để giải đáp các thắc mắc cũng đóng góp vào việc cải thiện chất lượng các dịch vụ, đẩy mạnh ưu thế cạnh tranh với các ngân hàng khác trong khu vực
Dựa trên cơ sở lý luận về KSNB hoạt động nhận TGTK ở chương 2 kết hợp với phân tích thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ TGTK tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh ở chương 3 Trong chương 4 tác giả đã nêu ra những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại ở chi nhánh, sau cùng tác giả đã đề xuất một số giải pháp cho chi nhánh TP Hồ Chí Minh như là lưu trữ và kiểm soát chứng từ cần cải thiện; nâng cấp các thiết bị điện tử, phần mềm IPCAS; tăng cường bảo mật; tích cực tham khảo mức độ hài lòng và ý kiến KH
Những giải pháp của tác giả được đánh giá từ góc độ cá nhân dựa trên việc phân tích các hạn chế kiểm soát nội bộ tại CN nhằm giảm thiểu những rủi ro và sai sót trong nghiệp vụ nhận TGTK tại chi nhánh
KẾT LUẬN Để điều tiết nguồn vốn trong nền kinh tế nước nhà, ngành ngân hàng phải tìm cách tăng trưởng nguồn vốn hiện có của mình và cải thiện hiệu quả công tác huy động vốn, một trong những nguồn quan trọng đó là các khoản TGTK Vì hoạt động này liên quan trực tiếp đến tiền nên vấn đề kiểm soát cũng cực kỳ quan trọng không chỉ nâng cao hiệu suất hoạt động, giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn mà còn đảm bảo mọi quy trình, qui định pháp luật đều được thực hiện đúng Chính vì thế đề tài: “Nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh” được thực hiện để tìm hiểu KSNB TGTK của chi nhánh Để tìm hiểu thực trạng KSNB hoạt động nhận TGTK tác giả đã sử dụng một số phương pháp khảo sát, tiến hành đánh giá thực trạng KSNB hoạt động nhận TGTK của ngân hàng dựa vào chuẩn mực KSNB của tổ chức COSO Kết quả cho thấy KSNB hoạt động nhận TGTK tại chi nhánh tuân thủ theo quy định của NHNN, thực hiện theo các quy trình mà Agribank ban hành, giữa các bộ phận có sự kiểm soát lẫn nhau, phân chia quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng, CN luôn đề cao tính trung thực và giá trị đạo đức và năng lực nghiệp vụ cũng được chi nhánh chú trọng Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực mà CN TP HCM đã đạt được, vẫn còn tồn tại một số hạn chế trong KSNB hoạt động TGTK của ngân hàng như thông tin KH còn thiếu sót, khâu lưu trữ bị chậm trễ; máy tính bị dơ, đường truyền kém hay IPCAS chưa linh hoạt; công tác an ninh còn nhiều lỗ hỏng; chi nhánh ít quan tâm đến ý kiến khách hàng Qua những hạn chế mà tác giả đã đề cập ở đầu chương 4, tác giả đã đề ra một số giải pháp như lưu trữ cần được cải thiện; nâng cấp hệ thống máy tính, IPCAS; tăng cường chính sách bảo mật, an ninh; tích cực thu thập ý kiến khách hàng nhằm nâng cao hiệu quả, góp phần hoàn thiện KSNB hoạt động nhận TGTK của khách hàng tại Ngân hàng Agribank CN TP Hồ Chí Minh nói riêng và Ngân hàng Agribank nói chung
TÀI LIỆU THAM KHẢO Danh mục tài liệu tham khảo tiếng Việt
Bộ tài chính 2012, Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315: Xác định và đánh giá rủi ro có sai sót trọng yếu thông qua hiểu biết về đơn vị được kiểm toán và môi trường của đơn vị, Bộ tài chính
Luật số 88/2015/QH13 ngày 20 tháng 11 năm 2015 của Quốc Hội về việc Ban hành Luật kế toán
Nguyễn Hoàng Phương Thanh, Kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 và mối quan hệ với hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp, truy cập tại
, [truy cập ngày 04/01/2024]
