Hoàn thiện kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm tại chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Việt Nam thành phố Hồ Chí Minh

Lịch sử hình thành và phát triển

(Nguồn: Agribank – Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh) Trải qua những năm hoạt động, dựa trên cơ sở kế thừa và phát huy truyền thống của Agribank, Chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh đã đạt được những thành tựu đáng kể trên nhiều khía cạnh, bao gồm cả tài chính lẫn công tác quản trị điều hành theo hướng hướng đến những chuẩn mực chung về HĐKD ngân hàng hiện đại. Nhờ vào các giải pháp đột phá và sự thay đổi tư duy, cùng với sự nỗ lực không ngừng của đội ngũ cán bộ nhân viên, trong những năm gần đây đã thật sự khởi sắc về mọi mặt.

Thực trạng hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại ngân hàng Agribank – Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh

Trường hợp KH chưa có CIF, hướng dẫn KH điền đầy đủ thông tin cần thiết vào mẫu 1A/DVTK-CN (Đăng ký thông tin khách hàng, đề nghị kiêm hợp đồng mở, sử dụng tài khoản thanh toán và dịch vụ) để đăng ký thông tin theo quy định của Agribank. Sau khi có đủ thông tin (căn cước công dân, giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản, đối với KH doanh nghiệp phải có giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu), giao dịch viên (GDV) thông báo với KH nếu hồ sơ không hợp lệ, ngược lại tiến hành mở tài khoản trên hệ thống nếu hồ sơ hợp lệ. Ghi nội dung “Đến hạn, tài khoản tự động tất toán do đến hạn số tiền gốc và lãi tự động chuyển vào tài khoản số” nếu KH chọn trả gốc và lãi vào Tài khoản Tiền gửi thanh toán, tiết kiệm.

GDV ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền”, chuyển sang KSV ký chứng từ giao dịch, sau đó chuyển chứng từ cho Giám đốc hoặc Người được ủy quyền ký duyệt Sổ tiết kiệm cuối cùng đóng dấu đơn vị và dấu chức danh (trường hợp ủy quyền). GDV nhận Sổ tiết kiệm của khách hàng, kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ, đối chiếu thông tin khớp giữa CCCD hoặc hộ chiếu với Sổ tiết kiệm và dữ liệu trên hệ thống IPCAS. Giao dịch viên hoặc Thủ quỹ thực hiện giao dịch theo hướng dẫn tác nghiệp trên hệ thống IPCAS và theo yêu cầu của khách hàng, sau đó chuyển chứng từ qua KSV phê duyệt.

Thực trạng kiểm soát nội bộ hoạt động nhận tiền gửi tiết kiệm của khách hàng tại ngân hàng Agribank – Chi nhánh TP. Hồ Chí Minh

Để có thể truyền đạt thông tin, quy chế, quy trình, các văn bản,… từ Hội sở đến các chi nhánh và phòng giao địch, Agribank sử dụng hệ thống mạng nội bộ, chỉ sử dụng được khi đăng nhập bằng mạng nội bộ của ngân hàng, mỗi cán bộ nhân viên Agribank sẽ được cấp tài khoản và mật khẩu để đăng nhập vào hệ thống và nhân viên Agribank được khuyến khích thay đổi mật khẩu 1 tháng 1 lần. Để có thể cung cấp cho khách hàng biết thông tin về hoạt động của Agribank, Agribank cung cấp trang web chính thức https://www.agribank.com.vn/ tại đây khách hàng có thể xem các dịch vụ mà Agribank cung cấp, tham khảo lãi suất, các loại hình tiền gửi tiết kiệm, vay vốn,…ngoài ra khách hàng có thể xem bản tin Agribank thông qua fanpage hoặc Youtube để cập nhật các sự kiện do Agribank tham gia hoặc tổ chức, sản phẩm mới nhất, văn hóa và định hướng tương lai của ngân hàng cùng với những chinh sách mới được triển khai theo Đảng và Ngân hàng Nhà nước. Hồ Chí Minh chú trọng vào việc kiểm soát các yếu tố tiềm ẩn nguy cơ gây rủi ro như kiểm soát quản lý nhập xuất kho tiền; kiểm soát mọi thao tác kiểm kê như phương pháp kiểm kê, niêm phong bao, chữ ký, thùng tiền; kiểm tra việc bảo quản tài sản trong thời gian hoạt động và trong thời gian nghỉ trưa; kiểm tra phòng ốc, trang bị, lắp đặt hệ thống camera giám sát trong kho quỹ, khu kiểm đếm và đóng bao tiền cũng như tại khu quầy giao dịch.

Đoàn sẽ yờu cầu CN cung cấp cỏc tài liệu liờn quan như quyết định phân công công việc, quyết định giữ con dấu, quyết định lập ban quản lý kho quỹ, các loại chứng từ giao dịch, hồ sơ khách hàng, các báo cáo thực hiện kế hoạch TGTK,… và các loại giấy tờ khác được yêu cầu để kiểm tra và xem xét nếu xảy ra sai sót, thiếu hoặc trái quy định sẽ bị yêu cầu giải trình và báo cáo lên lãnh đạo xử lý. Dựa trên cơ sở lý thuyết về KSNB của khung COSO kết hợp với các nguyên tắc của Ủy ban Basel II, bảng câu hỏi khảo sát (Phụ lục 02) được lập dựa trên tiền đề các nghiên cứu trước có cùng đề tài này, cũng như theo thang đo Likert với 5 mức độ 1 – Rất yếu, 2 – Yếu, 3 – Bình thường, 4 – Tốt, 5 – Rất tốt và tiến hành gửi bảng khảo sát thông qua đường dẫn liên kết đến các các bộ chi nhánh. (Nguồn: Tác giả tổng hợp từ kết quả khảo sát) Về hệ thống thông tin được đánh giá khá cao (nhìn chung có ĐTB từ 3,0 đến 4,2), các nhân viên đánh giá rằng hằng ngày kênh hotline của CN luôn có người trực, mọi tác phong, lời nói với khách hàng đều lịch sự đúng mực, cung cấp đẩy đủ chính xác thông tin mà khách hàng cần (tổng đánh giá tốt và rất tốt đạt 66%).

GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KIỂM SOÁT NỘI BỘ HOẠT ĐỘNG NHẬN TIỀN GỬI TIẾT KIỆM CỦA KHÁCH HÀNG

Hàng năm, CN Agribank sẽ tổ chức các buổi tập huấn định kỳ, nâng cao nghiệp vụ, phổ biến những rủi ro trong cộng tác huy động vốn trong đó có hoạt động nhận TGTK của khách hàng, qua mỗi đợt đào tạo, nhân viên sẽ được kiểm tra kiến thức và nghiệp vụ cũng như năng lực xử lý những tình huống có thể xảy ra, căn cứ vào các tiêu chí đã được định sẵn để xếp hạng, BGĐ sẽ dựa vào kết quả để đánh giá và khen thưởng những thành tích tốt. Để đảm bảo bộ phận của mình hoạt động hiệu quả, hàng tuần, các Trưởng phòng sẽ tới phòng ban của họ đang quản lý kiểm tra đột xuất (tiêu chí đánh giá GS1 đạt mức độ rất tốt với 50% phiếu đánh giá và mức độ tốt đạt 38%) để đánh giá tình hình công việc của nhân viên, quan tâm lắng nghe những ý kiến phản hồi, cùng nhau thảo luận một vấn đề nào đó trong công việc hoặc đưa ra hướng dẫn, giải pháp cho cấp dưới của mình, tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và năng động. Song song đó, trong quá trình làm việc, các cán bộ nhân viên phụ trách hoạt động TGTK không chỉ phải chịu trách nhiệm với nhiệm vụ của mình mà còn phải hỗ trợ đồng nghiệp và thường xuyên kiểm tra lẫn nhau để góp ý phòng ngừa, phát hiện những sai phạm để kịp thời báo lên cấp trên tìm ra hướng giải quyết, tiêu chí giám sát GS4 được tác giả tổng hợp chiếm 46% tốt và 42% rất tốt, cho thấy hoạt động giám sát ở chi nhánh luôn được diễn ra thường xuyên.

Lưu trữ thông tin khách hàng bị đánh giá yếu 21% cũng có thể là khi khách hàng đến mở tài khoản để đăng ký sử dụng dịch vụ tiền gửi tiết kiệm, khi đó có quá nhiều khách hàng đến để thay đổi thông tin, thay đổi số CCCD hoặc đến để thay đổi chữ ký, với lượng yêu cầu quá tải không đủ nhân lực, để tránh tình trạng khách hàng đợi lâu GDV sẽ yêu cầu khách hàng điền thông tin vào giấy trước, sau đó ký tên, những bước nhập thông tin lên hệ thống hoặc scan chữ ký sẽ được làm sau khi khách hảng ra về. Theo bảng khảo sát, tuy rằng hệ thống phần mềm IPCAS trong ngân hàng Agribank tích hợp nhiều thao tác tiện lợi như cảnh báo sai sót khi hạch toán sai (HĐ2 38% đánh giá tốt và 25% đánh giá rất tốt) tuy nhiên theo sự quan sát trong khoảng thời gian thực tập của tác giả, hệ thống vẫn chưa cho khách hàng cập nhật thông tin đồng sở hữu sổ tiết kiệm hoặc đóng tài khoản thanh toán ở CN khác mà phải tới chi nhánh đăng ký ban đầu mới thay đổi hoặc đóng tài khoản được. Khách hàng mong muốn sử dụng dịch vụ tốt nhất, giao dịch được xử lý nhanh chống, không cần chờ đợi lâu, để làm hài lòng khách hàng chi nhánh cần sửa chữa và nâng cao hiệu suất hệ thống máy tính và phần mềm kế toán, nâng cấp tăng tốc độ xử lý mạng nội bộ, việc này cần làm thường xuyên để dễ dàng phát hiện những lỗ hỏng, sửa chữa các sự cố máy móc kịp thời cũng như triển khai biện pháp ngăn ngừa là rất cần thiết.