Với xu thế phát triển xã hội càng cao đã khiến không ít người rơi vào tìnhtrạng căng thẳng, stess, bắt đầu từ những người lao động chân tay đến nhữngngười lao động trí óc trong đó không
Giới thiệu dự án
Tên dự án
Dự án đầu tư quán Coffee nhỏ với phong cách mộc mạc mang tên: “Mộc Coffee”.
Chủ dự án
Quản trị kinh doanh kết hợp với 2 sinh viên khác để cùng nhau khởi nghiệp với số vốn ban đầu là 500 triệu đồng, thành viên:
Nghiêm Hoàng Yến Nhi : Đầu tư 100 triệu đồng
Hoàng Thị Quỳnh : Đầu tư 100 triệu đồng
Nguyễn Thanh Tuấn Đạt : Đầu tư 100 triệu đồng
Ngô Diệp Phàm : Đầu tư 100 triệu đồng
Nguyễn Thanh Phong : Đầu tư 100 triệu đồng
Đặc điểm của dự án
- Phong cách quán: Mộc mạc, gần gũi với thiên nhiên - Menu: Tập trung vào các món đồ uống truyền thống như cà phê, trà, nước giải khát với hương vị thơm ngon chất lượng - Giá cả : Từ 20.000 – 50.000 VNĐ phù hợp với túi tiền chủ yếu của các học sinh, sinh viên và các đối tượng khác - Dịch vụ: Đảm bảo nhân viên phục vụ chu đáo, tận tình, tạo cho khách hàng cảm giác thoải mái, thư giãn và liên kết với các app ăn uống như: Shoppe Food, Beamin, Loship, …để có thể phục vụ đồ uống giao hàng tận nơi cho những khách hàng ở những nơi xa hoặc không thể trực tiếp tới quán trải nghiệm
- Trước đây là một kho hàng của gia đình, hiện tại không sử dụng nên được cho phép dùng để kinh doanh Sau khi tìm hiểu và khảo sát thì thấy phù hợp cho việc kinh doanh quán cafe nên quyết định kinh doanh coffee.
Vị trí địa lý của dự án
- Địa điểm : Quán café “ Mộc coffe” nằm trong Khu vực Đại Học Quốc Gia – Tp Thủ Đức
- Diện tích : Quán có mặt tiền rộng 100 m2
Hình 1.4: Vị trí địa lý của dự án
- Xung quang quán café “Mộc coffe” gồm có 6 trường đại học cùng với hơn 10.000 học sinh, sinh viên
- Là nơi có nhiều học sinh, sinh viên có sở thích xả stress sau giờ học căng thằng tại các quán café cùng với các đối tượng khác có sở thích
Cơ sở pháp lý để xây dựng dự án
- Nghị định số 79/2014/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Phòng cháy và chữa cháy
- Nghị định số 15/2018/NĐ-CP ngày 05 tháng 02 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Thuế tiêu thụ đặc biệt
- Luật Doanh nghiệp năm 2020 - Nghị định số 01/2021/NĐ-CP năm 2021 về đăng ký kinh doanh- Luật An toàn thực phẩm năm 2010
Mục tiêu của dự án
- Hướng đến các khách hàng như: Học sinh, sinh viên, người dân khu vực Đại học Quốc gia và các đối tượng khách hàng khác
- Mang đến cho khách hàng một không gian Coffee thư giản, ấm cúng, gần gũi, đậm chất hoài cổ.
- Trở thành địa điểm lý tưởng để học tập, làm việc, gặp gỡ bạn bè, thư giãn cho các bạn sinh viên, học sinh và người dân khu vực Đại học Quốc gia và những đối tượng có nhu cầu:
Cẩn không gian thoải mái để học tập và làm việc
Cần không gian để thảo luận và học nhóm
Cần không gian rộng rãi, thoáng mát để tụ tập bạn bè hoặc các buổi gặp mặt
Phạm vi đầu tư của dự án
- Độ tuổi: Từ 18 tuổi trở lên - Nghề nghiệp: Các học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng tại khu vực Đại học Quốc gia và các đối tượng khách hàng khác - Nguồn vốn đầu tư: 500 triệu đồng
- Thời gian thực hiện dự án: Từ 01/08/2023 – 04/12/2023
Bảng dự toán chi phí cho dự án “Mộc Coffee”
Hoạt động xây dựng cửa hàng 230.000.000 vnđ
Chi phí dự trù 60.000.000 vnđ
Bảng 1.8: Bảng dự toán chi phí cho dự án
Lập cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Bảng cấu trúc phân chia công việc (WBS)
Bảng phân tích công việc
Bảng mô tả công việc thực hiện dự án
Danh sách công tác Công việc cần thực hiện Thời gian thực hiện
Nghiên cứu thị trường và hoàn thiện ý tưởng dự án
+ Khảo sát đối thủ cạnh: Xem xét các quán cafe khác trong khu vực đặc biệt là các quán có phong cách tương tự; Phân tích ưu nhược điểm của các quán đó về mặt bảng giá, thực đơn, không gian, dịch vụ; Xem xét mức độ hài lòng của khách hàng tại các quán khác
+Khảo sát nhu cầu khách hàng: Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát online hoặc phát bảng câu hỏi trực tiếp, tập trung vào học sinh, sinh viên; tìm hiểu nhu cầu về không gian, giá cả và thực đơn mà khách ưa chuộng
+ Nghiên cứu xu hướng thị trường: Xem xét xu hướng thiết kế, trang trí và các món đồ uống quán cafe được ưa thích hiện nay
-Hoàn thiện ý tưởng dự án:
+ Lên kế hoạch kinh doanh, tiếp thị: Xác định phương án giá cả cạnh tranh, lên ý tưởng trang trí và thiết kế không gian theo phong cách vintage
+Thiết kế bản vẽ thi công, trang trí nội thất: Phối hợp cùng kiến trúc sư thiết kế bản vẽ thi công và phân chia các khu vực trong quán rõ ràng, lựa chọn các phong cách nội thất màu sắc, trang trí phù hợp
+ Lên ý tưởng trang trí bên ngoài quán + Xây dựng thực đơn đồ uống đa dạng
+ Vốn đầu tư ban đầu: 500 triệu + Ban quản lý: Gồm 5 người vận hành công ty và 1
1111/08/2023-15/08/202-111/08/2023 - 15/08/2023 người đại diện chịu trách nhiệm quản lý quán
B + Tìm trang thiết bị nguồn nguyên liệu và ký hợp đồng: Liên hệ nhà cung cấp “ Phadin Coffe Roasters - Cửa hàng máy móc công cụ quán Cafe”
+Tìm nhà thầu xây dựng và ký hợp đồng: Liên hệ
“Công ty Xây dựng Gia Long” để tiến hành xây dựng
+ Tìm, lựa chọn, liên hệ và ký hợp đồng với nhà thiết kế phù hợp: Nhà thiết kế Quốc Dương
+ Lên ý tưởng thiết kế: Không gian quán cafe mang tính vintage ấm cúng, gần gũi, đậm chất hoài cổ thích hợp để học bài, trò chuyện.
+ Nhận, duyệt hoàn chỉnh bản vẽ thiết kế
Pháp lý - Xin giấy phép cải tạo xây dựng:
+ Chuẩn bị bản vẽ kiến trúc và mô tả cụ thể về việc cải tạo quán cafe
+ Nộp đơn xin giấy phép cải tạo xây dựng tới cơ quan quản lý xây dựng địa phương.
- Xin giấy phép kinh doanh:
+ Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ gồm đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, và các giấy tờ liên quan.
+ Nộp đơn xin giấy phép kinh doanh tới cơ quan quản lý doanh nghiệp địa phương
- Xin giấy phép an toàn thực phẩm:
+ Chuẩn bị hồ sơ về các điều kiện vệ sinh, an toàn thực phẩm và quy trình chế biến
+ Nộp đơn xin giấy phép an toàn thực phẩm tới cơ quan y tế địa phương.
- Xin giấy phép an toàn phòng cháy chữa cháy
- Xây dựng menu phù hợp với thị hiếu của khách hàng thông qua khảo sát, tìm hiểu đối thủ cạnh tranh và có những điểm phá cách, khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
- Cải tạo quán: Cải tạo tường, vách, điện nước, mái hiên, bở rào, cây xanh,
+ Hoàn thiện: Dán tường, sơn thạch cao
+ Nghiệm thu: Sau khi thấy công trình phù hợp với yêu cầu ban đầu, so với bản thiết kế thì có thể nghiệm thu để tiến hành trang trí.
-Lắp đặt và trang trí nội thất:
+ Lắp đặt và sắp xếp trang thiết bị: Trang thiết bị sau khi giao đến thì sắp xếp vào các vị trí phù hợp so với bản thiết kế, sắp xếp có sự logic, liên kết giữa các máy móc thiết bị để thuận tiện cho việc pha chế.
+ Trang trí quán và nội thất: Trang trí phù hợp theo phong cách quán (mộc mạc, vintage)
Tuyển dụng và đào tạo
+ Xây dựng chính sách: Đưa ra tiêu đề công việc gồm tên công việc, vị trí, tổng quan về công việc.
Sau đó đưa ra nhiệm vụ, trách nhiệm, yêu cầu công việc và quyền lợi, phúc lợi Cuối cùng đưa ra các điều khoản, quy định và chính sách liên quan đến công việc
- Đăng tin tuyển dụng: Đăng tin tuyển dụng trên các nền tảng truyền thông như facebook Tìm việc, các hội nhóm trên mạng xã hội
+ Tuyển chọn cv và phỏng vấn: Tuyển chọn những cv phù hợp, sau đó tiến hành phỏng vấn, qua đánh giá, xem xét thì chọn nhân viên Gồm 1 quản lý, 2 nhân viên pha chế, 2 nhân viên phục vụ
+ Ký hợp đồng: Giải thích, đưa ra điều khoản, quy định của quán và tiến hành ký kết hợp đồng.
+ Đào tạo nhân sự: Truyền tải những mục tiêu của quán, phổ biến và đưa ra mô hình ứng xử cho nhân viên
+ Xây dựng nền tảng truyền thông: Xây dựng fanpage của quán trên facebook, tiktok : Tên của fanpage là
“Tiệm của Mộc , Mộc Coffe”
+ Xây dựng chiến dịch marketing: Vì đã xác định được phân khúc khách hàng, nên quán sẽ định vị là cửa hàng có mức giá tầm trung, phù hợp với học sinh, sinh viên Các chiến dịch marketing sẽ hướng tới khách hàng học sinh sinh viên ở địa phương là chính
+ Thực hiện chiến dịch marketing: Quay video tiktok, viết content, chạy quảng cáo trên fanpage, hội nhóm sinh viên của địa phương Các chiến dịch chủ yếu giới thiệu về quán đến sinh viên, tạo ấn tượng, sự gần gũi đến sinh viên
Vận hành Quán Mộc Coffee chính thức mở cửa 05/12/2023
Bảng 3.1: Bảng mô tả công việc
III.2 Bảng chi phí thực hiện dự án
Danh sách công tác Công việc thực hiện Chi phí
Nghiên cứu thị trường và hoàn thiện ý tưởng dự án
Thiết kế bảng câu hỏi khảo sát ( tự thiết kế ) 0 vnđ
In 500 bảng câu hỏi 500.000 vnđ
Chi phí đi lại 500.000 vnđ
Chi phí quà tặng khảo sát 1.000.000 vnđ
Chuẩn bị nguồn lực Tiền cọc cho hợp đồng thiết kế dự án 5.000.000 vnđ
Tiền cọc cho nhà cung cấp nguyên vật liệu 3.000.000 vnđ Tiền cọc cho nhà cung cấp trang thiết bị 20.000.000 vnđ
Thiết kế cửa hàng Chi phí hoàn thiện bản thiết kế ( đã trừ cọc ) 15.000.000 vnđ
Pháp lý Xin giấy phép cải tạo xây dựng 100.000 vnđ
Xin giấy phép kinh doanh 100.000 vnđ
Bảng 3.2: Bảng chi phí thực hiện dự án
Xin giấy phép an toàn thực phẩm 150.000 vnđ Xin giấy phép an toàn phòng cháy chữa cháy 1.000.000 vnđ
Xây dựng quán Chi phí trang thiết bị ( đã trừ cọc ) 130.000.000 vnđ
Chi phí đồ trang trí 25.000.000 vnđ
Chi phí lắp đặt 7.000.000 vnđ
Tuyển dụng và đào tạo Đào tạo kỹ năng pha chế 3.000.000 vnđ Đào tạo kỹ năng phục vụ 2.000.00 vnđ Đào tạo về an toàn vệ sinh thực phẩm 1.500.000 vnđ
Thuê người viết content và chạy quảng cáo trên các fanpage 2.500.000 vnđ/ tháng
In 500 tờ rơi phát cho học sinh, sinh viên quanh khu vực 250.000 vnđ
Thực hiện các chương trình ưu đãi và khuyến mãi, giảm giá 3.000.000 vnđ
Vận hành Mở bán quán Coffe Mộc 0 vnđ
Tổng chi phí công việc thực hiện 220.600.0 đ
Bản thiết kế dự án
Hình 3.3: Bản thiết kế của dự án
- Mô tả bản thiết kế:
Khu vực lễ tân: Khu vực lễ tân nằm ở phía trước cửa ra vào, có diện tích khoảng 10m 2 Khu vực này bao gồm quầy lễ tân, bàn ghế chờ, và khu vực check-in.
Khu vực pha chế: Khu vực pha chế nằm ở phía bên phải của quán, có diện tích khoảng 15m 2 Khu vực này bao gồm quầy pha chế, tủ lạnh, và các trang thiết bị pha chế.
Khu vực khách ngồi: Khu vực khách ngồi nằm ở phía bên trái của quán, có diện tích khoảng 50m 2 Khu vực này bao gồm các bàn ghế, ghế sofa, và cây xanh.
Khu vực vệ sinh: Khu vực vệ sinh nằm ở phía sau quán, có diện tích khoảng 10m2.
Khu vực này bao gồm phòng nam, phòng nữ, và phòng vệ sinh dành cho người khuyết tật
Khu vực ban công: Khu vực ban công nằm ở phía sau của quán, có diện tích khoảng15m 2 Khu vực này bao gồm các cây xanh được trồng xen kẻ giữa các bàn, ghế, đèn ánh sáng phụ để khách hàng có thể ra ban công ngồi ngắm mát, trò chuyện.
Bảng chi phí trang thiết bị
STT Hạng mục mua hàng ĐVT Số lượng Giá (vnđ) Thành tiền
5 Ghế gỗ có đệm Cái 10 300.000 3.000.000
7 Ly nhỏ uống trà đá Ly 80 10.000 800.000
8 Ly uống trà sữa Ly 60 15.000 900.000
9 Ly uống sinh tố Ly 30 15.000 450.000
15 Bình thủy rạng đông Cái 3 70.000 210.000
17 Máy pha cà phê Chiếc 1 50.000.000 50.000.000
18 Máy xay cà phê Chiếc 1 3.000.000 3.000.000
19 Máy ép sinh tố Chiếc 1 2.500.000 2.500.000
24 Bình lắc pha chế Bình 2 50.000 100.000
25 Chày dầm pha chế Chiếc 1 75.000 75.000
Bảng 3.4: Bảng chi phí trang thiết bị
III.5 Bản thiết kế Menu quán “ Mộc Coffee”
Hình 3.5: Bản thiết kế Menu quán
- Mô tả bản thiết kế menu: Menu quán cafe có tên "Mộc Coffee" được thiết kế với màu nâu trầm và phông chữ nổi bật, phong cách mộc mạc, với các màu sắc chủ đạo là nâu, trắng.
Phần đầu tiên: Giới thiệu về quán, bao gồm thông tin địa chỉ, số điện thoại và website của quán
Phần thứ hai: Giới thiệu về các loại đồ uống, bao gồm cà phê, trà, sinh tố, nước trái cây, và đồ uống khác.
Phần thứ ba: Giới thiệu về các loại đồ ăn nhẹ, bao gồm bánh ngọt, đồ ăn vặt,và đồ ăn mặn.
Bản thiết kế Menu quán “ Mộc Coffee”
STT Tên nguyên liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Cà phê 30 kg 250.000 vnđ 7.500.000 vnđ
2 Sữa hộp Hoàn hảo 35 hộp 60.000 vnđ 2.100.000 vnđ
3 Các loại trà 10kg 450.000 vnđ 4.500.000 vnđ
4 Trái cây tươi các loại 50kg 30.000 vnđ 1.500.000 vnđ
5 Khác (thạch, trân châu, kem,
Bảng 3.6: Bảng chi phí nguyên vật liệu
3.7 Bảng chi phí thực tế
Chi phí vận hành thực tế
Trang thiết bị 197.210.000 vnđ Nguyên liệu/tháng 20.000.000 vnđ Hoạt động xây dựng cửa hàng 220.600.000 vnđ
Chi phí dự trù 60.000.000 vnđ
Bảng 3.7: Bảng chi phí thực tế
IV Ma trận trách nhiệm 4.1 Bảng ma trận trách nhiệm
Công việc Tuấn Đạt Nghiêm Nhi Hoàng
Nghiên cứu thị trường và hoàn thiện dự án
Bảng chi phí nguyên vật liệu dự trước ngày khai trương dự án
STT Tên nguyên liệu Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Cà phê 30 kg 250.000 vnđ 7.500.000 vnđ
2 Sữa hộp Hoàn hảo 35 hộp 60.000 vnđ 2.100.000 vnđ
3 Các loại trà 10kg 450.000 vnđ 4.500.000 vnđ
4 Trái cây tươi các loại 50kg 30.000 vnđ 1.500.000 vnđ
5 Khác (thạch, trân châu, kem,
Bảng 3.6: Bảng chi phí nguyên vật liệu
Bảng chi phí thực tế
Chi phí vận hành thực tế
Trang thiết bị 197.210.000 vnđ Nguyên liệu/tháng 20.000.000 vnđ Hoạt động xây dựng cửa hàng 220.600.000 vnđ
Chi phí dự trù 60.000.000 vnđ
Bảng 3.7: Bảng chi phí thực tế
Ma trận trách nhiệm
Bảng ma trận trách nhiệm
Công việc Tuấn Đạt Nghiêm Nhi Hoàng
Nghiên cứu thị trường và hoàn thiện dự án
Tuyển dụng và đào tạo S R
Bảng 4.1: Bảng ma trận trách nhiệm
1 R = Responsible (Người chịu trách nhiệm chính)
Bảng công việc cho từng cá nhân
T Họ và tên Phòng/Ban Nhiệm vụ
1 Nghiêm Nhi Quản lý dự án
Quản Lý dự án có nhiệm vụ chịu trách nhiệm chung cho toàn bộ quá trình thực hiện dự án, tiếp nhận kết quả đã phê duyệt để triển khai dự án.
Quản lý hoạt động của toàn bộ thành viên, đảm bảo đạt được mục tiêu dự án
Theo dõi, đánh giá, kiểm soát tiến độ, chất lượng dự án
Xét duyệt ngân sách dự án
2 Hoàng Thị Quỳnh Nhân sự
Hoạt động độc lập dự án, báo cáo công việc cho nhà quản lý dự án, chịu trách nhiệm trong tuyển mộ và đào tạo nguồn nhân lực cho dự án, thực hiện giám sát và kiểm tra trong quá trình thực hiện dự án.
Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển định kỳ, đáp ứng nhân lực dự án
Quản lý hồ sơ, kiểm soát và đánh giá nhân viên
Phối hợp các bên liên quan để quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả
3 Ngô Diệp Phàm Đối ngoại
Hoạt động độc lập theo dự án, có vai trò là cầu nối thông tin với các bên đối tác.
Lập kế hoạch liên hệ người đại diện
Tìm các nhà cung cấp, nhà thầu xây dựng, nhà thiết kế cho dự án…
Đại diện ký hợp đồng
4 Tuấn Đạt Kế toán Chịu trách nhiệm quản lý sổ sách và thủ tục hành chính, báo cáo các hoạt động tài chính theo tiến độ dự án.
Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn
Phối hợp các phòng ban có liên quan để quản lý thực hiện có hiệu quả và
Thực hiện các công việc kế toán khi quán đưa vào hoạt động
Hỗ trợ quản lý dự án, báo cáo dự án theo tiến độ
Nghiên cứu thị trường, lập kế hoạch, triển khai và giám sát hoạt động Marketing
Theo dõi, kiểm gia và giám sát quá trình thực hiện dự án, đảm bảo vấn đề pháp lý, xây dựng, thiết kế,…
Chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ.
Bảng 4.2: Bảng công việc cá nhân
Hoạch định tiến độ cho dự án và thời gian hoàn thành dự án
Ràng buộc của các công tác và thời gian thực hiện
STT Tên CV Ký hiệu Cv trước Thời gian Ngày
10 Giấy phép phòng cháy chữa cháy D3 F1 21/10-30/10 10
11 Giấy phép an toàn thực phẩm D4 F2 27/10-8/11 12
13 Trang trí và nội thất
19 Xây dựng nền tảng truyền thông H1 G5 27/11-29/11 3
Bảng 5.1: Bảng công việc và thời gian thực hiện
V.2Sơ đồ PERT/CPM của dự án
Hình 5.2 Sơ đồ PERT/CPM của dự án
- Đường găng của dự án: A1-A2-B3-C1-C2-D1-B2-F1-F2-G1-G2-G3-G4-G5-H1-H3 - Tổng thời gian thực hiện dự án: 126 ngày
5.2 Bảng kế hoạch tiến độ thực hiện dự án
Kết thúc muộn (LF) Thời gian di động
Bảng kế hoạch tiến độ thực hiện dự án
Bảng 5.3: Bảng kế hoạch tiến độ thực hiện dự án
Lưu ý: Các nhà quản trị dự án nên lưu ý ưu tiên thực hiện các công việc trên đường găng trước Thời gian hoàn thành dự án là 126 ngày
Biện pháp kiểm soát tiến độ dự án
Tác động của tiến độ dự án
Kiểm soát dự án là quá trình quan sát, xem xét, đánh giá, báo cáo và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong tiến trình hoạch định và triển khai dự án nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong ngân sách, đáp ứng các yêu cầu về chất lượng và giảm thiểu rủi ro Kiểm soát dự án bao gồm kiểm soát thời gian, kiểm soát chi phí, kiểm soát chất lượng và kiểm soát rủi ro.
Tiến độ dự án hiểu đơn giản là tài liệu thu thập tất cả các thông tin về công việc cần triển khai trong quá trình thực hiện dự án sao cho phù hợp với mốc thời gian đã định.
Quản lý tiến độ là việc nhà quản lý dự án thiết lập các quy trình và tài liệu để kiểm soát tiến độ, cũng như phân bổ nguồn lực hợp lý để đạt mục tiêu là hoàn thiện đúng thời hạn đã định Công việc này giúp người quản lý nắm rõ tiến độ thực hiện mọi hoạt động, đầu việc của dự án, từ đó có những thay đổi phù hợp khi có những rủi ro phát sinh để đảm bảo dự án hoàn thành đúng kế hoạch.
Quản lý tiến độ là một trong các phần quan trọng trong quản lý dự án Nó không chỉ đóng vai trò dảm bảo các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn mà còn góp phần sử ích tốt nhất của quản lý tiến độ đó chính là đảm bảo chính xác về mặt tài chính của dự án.
Trong trường hợp dự án làm theo đúng tiến độ hay hoàn thành trước tiến độ có thể giúp cho ngân sách tiết kiệm được một khoản phí lớn Nhưng, ngược lại, nếu dự án bị chậm tiến độ sẽ làm cho chi phí đầu tư tăng nhanh theo tỉ lệ thuận với việc tăng thời gian hoàn thành dự án, chậm thu hồi vốn đầu tư Dự án càng chậm thì tác hại gây ra càng lớn, có thể khiến cho dự án bị dừng lại.
Vì vậy, dự án “ Mộc Coffee” cần phải được quản lý chặt chẽ để có thể theo sát tiến độ mà nhóm dự án đã đặt ra.
Các biện pháp kiểm soát tiến độ cho dự án
6.2.1 Theo dõi tiến độ thực hiện của dự án
Các mốc thời gian quan trọng là những thời điểm hoàn thành một giai đoạn nhất định của dự án Dự án của chúng em được xây dựng với ba mốc thời gian quan trọng là ngày khởi xây dự án, ngày kết thúc dự án, ngày khai trương và đi vào hoặt động Việc kiểm soát các mốc thời gian quan trọng có thể giúp cho nhóm có thể quản trị được thời gian tổng quan của toàn bộ dự án.
Nhóm sẽ tạo một bảng kế hoạch chi tiết cho những việc cần phải thực hiện, thời gian các công việc đó bắt đầu và kết thúc và ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho công việc đó Việc tạo một bảng kế hoạch chi tiết có thể giúp cho nhóm có thể kiểm soát được các công việc đúng tiến độ và có thể ra những biện pháp kịp thời nếu một công việc nào đó bị trễ tiến độ.
Việc sử dụng công cụ sơ đồ PERT là rất quan trọng trong việc kiểm soát tiến độ dự án.
Phương pháp này đã giúp cho nhóm hình dụng một cách rõ ràng nhất về thứ tự thực hiện các công việc một cách hiệu quả nhất, tìm ra được những phương án tốt nhất để thực hiện dự án Tuy nhiên công cụ này có một nhược điểm là khi đã bắt đầu thực hiện là khi đã bắt đầu thực hiện thì sẽ có khó có thể điều chỉnh Chính vì thế thì nhóm đã thường xuyên quản lý tiến độ để kiểm tra xem dự án có đang đi đúng hướng hay không để có thể ra biện pháp kịp thời để điều chỉnh quỹ đạo quay lại đúng mục tiêu mà dự án hướng đến
Các công việc trên đường Găng sẽ được ưu tiên và cố gắng hoàn thiện đúng tiến độ.
Sẽ được ưu tiên nguồn lực hơn so với các công việc khác. Đồng thời, sử dụng biểu đồ chất tải nguồn lực Biểu đồ chất tải nguồn lực giúp chúng tôi quản lý nguồn lực của dự án một cách hiệu quả Biểu đồ này cho phép nhóm xem tổng quan về số giờ làm việc và số giờ trống của cả nhóm, từ đó giúp cân đối nguồn lực cho các công việc trong dự án, giúp dự án có nguồn lực cân đối hơn, tiến độ cũng cải thiện hơn. Đồng thời, sử dụng biểu đồ chất tải nguồn lực Biểu đồ chất tải nguồn lực giúp chúng tôi quản lý nguồn lực của dự án một cách hiệu quả Biểu đồ này cho phép nhóm xem tổng quan về số giờ làm việc và số giờ trống của cả nhóm, từ đó giúp cân đối nguồn lực cho các công việc trong dự án, giúp dự án có nguồn lực cân đối hơn, tiến độ cũng cải thiện hơn.
6.2.2 Xác định các công việc gây rủi ro làm trễ tiến độ dự án
Chủ động phát hiện các cơ hội và nguy cơ tác động đến mục tiêu của dự án Giảm thiểu mức độ ảnh hưởng của rủi ro có thể kể đến như rối loạn nội bộ, trễ tiến độ, vượt ngân sách, giảm chất lượng, thậm chí có thể làm thất bại toàn bộ dự án, đánh mất lợi nhuận và khách hàng Hạn chế/loại bỏ những rủi ro không cần thiết trong quá trình triển khai dự án, tránh các phát sinh không kiểm soát được về các yêu cầu, nguồn lực, thời gian, chi phí… Sau khi xác định các rủi ro ở 3.2, chúng tôi sẽ đưa ra c ác biện pháp để kiểm soát các rủi ro từ sớm, hay trong quá trình thực hiện dự án để dự án diễn ra đúng theo kế hoạch.
Dựa vào bảng phân tích công việc và ma trận trách nhiệm, chúng tôi đã phân công người để chịu trách nhiệm chính trong từng kế hoạch nhỏ trong dự án
6.2.3 Kiểm soát chi phí Để có thể kiểm soát được chi phí cho dự án này thì nhóm sẽ tiến hành ước lượng chi phí và báo cáo định kì về tiến độ dự án.
Sau đó nhóm đề xuất tiến hành sử dụng phương pháp giá trị thu được EVN tiến hành liệt kê những giá trị BAC (Ngân sách dự án), PV (Giá trị hoạch định), EV (giá trị làm ra) và AC (Chi phí thực tế)
Nhóm sẽ tiến hành tính toán và so sánh những giá trị SPI, SV, CPI, CV để kiểm tra tiến độ của dự án cũng như là ngân sách của dự án Từ đó nhóm sẽ đưa ra thêm được những kế hoạch để khác phục tình trang đó một cách kịp thời.
Bất kì một dự án nào cũng sẽ luôn tồn tại những rủi ro có thể làm chậm tiến độ dự án chính vì thế lên một kế hoạch dự phòng có thể giúp nhóm kiểm soát dự án tốt hơn kể cả khi rủi ro đó thật sự xảy ra hay có thể làm giảm đi tác động xấu của nó vào dự án Dự án sẽ có nhiều kế hoạch dự phòng, có nhiều sự lựa chọn từ các khâu như tìm nhà cung cấp, nhà thầu xây dựng, thiết kế, hay có người thay thế nếu người chịu trách nhiệm chính không hoàn thành được Nhằm cố gắng giải quyết vấn đề tốt nhất và nhanh nhất.
Có thể thuê bên thứ 3 để có thể theo dõi tiến độ dự án hay kiểm soát dự án Hoặc nhờ các công cụ quản lý thời gian như F-todolist, Google Keep , Open Projects.
Sử dụng chi phí dự trù một cách hợp lý, đôi lúc sẽ có vài hoạt động có chi phí phát sinh bị đôn lên, làm ảnh hưởng tiến độ dự án, nhóm có thể dử dụng chi phí dự trù với các hoạt động hợp lý Hay sử dụng tiền để chi trả cho chi phí rút ngắn dự án, các công tác trên đường găng, các công tác quan trọng, có chi phí rút ngắn thấp.
Biện pháp quản trị rủi ro dự án
6.3.1 Quản lý rủi ro nguồn nguyên liệu:
Quản lý chặt chẽ nguồn nguyên liệu giúp chủ quán cafe sử dụng tối đa nguồn nguyên liệu, tránh lãng phí và cải thiện giá vốn
Đảm bảo nguồn nguyên liệu trong kho luôn đầy đủ và được cung cấp kịp thời
Đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm từ nguồn nguyên liệu đầu vào, khâu vệ sinh, chế biến, bảo quản…
Lựa chọn nguồn nguyên liệu an toàn, có nguồn gốc rõ ràng hoặc đã được chứng nhận
6.3.2 Chi phí vượt dự kiến:
Dự án bị trễ tiến độ công việc, nhiều chi phí phát sinh chưa được lường trước, cần có các giải pháp:
Thường xuyên theo dõi tiến độ công việc và kiểm tra công tác vận hành
Dự trù chi phí rủi ro cho các khoản phát sinh
6.3.3 Hạn chế rủi ro về nhân sự: Để hạn chế rủi ro về nhân sự, chủ quán cafe cần:
Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhân viên rõ ràng, minh bạch
Trao đổi, đào tạo nhân viên thường xuyên và liên tục
Lắng nghe, quan tâm ý kiến của nhân viên
Xây dựng môi trường làm việc thoải mái, lành mạnh cho mọi người
6.3.4 Đảm bảo chất lượng dịch vụ ăn uống:
Chất lượng dịch vụ tốt mang lại sự hài lòng cho khách hàng và góp phần nâng cao giá trị thương hiệu của quán cafe Để đảm bảo chất lượng dịch vụ của quán cafe, chủ quán cần:
Đảm bảo cơ sở vật chất đầy đủ và chất lượng.
Đào tạo phong cách phục vụ chuyên nghiệp cho đội ngũ nhân viên
Đảm bảo chất lượng phục vụ, nhất là trong mùa cao điểm hay các chương trình khuyến mại
Xây dựng các tiêu chuẩn về dịch vụ dựa trên nhu cầu và đặc điểm của đối tượng khách hàng để giữ chân khách hàng cũ và thu hút khách hàng tiềm năng
6.3.5 Lập kế hoạch ứng phó với những biến động của thị trường: Đây là kế hoạch mang tính thời vụ, tùy theo sự biến động và xu hướng của thị trường, bao gồm các hạng mục như:
Kế hoạch Marketing: bao gồm các chương trình khuyến mại, các công cụ hỗ trợ bán hàng như online thông qua các trang mạng xã hội; offline tại quán café; chuẩn bị quy trình vận hành, logistics hoặc nguồn nguyên liệu đầu vào
Kế hoạch phân bổ các hoạt động tại quán cafe như sắp xếp nhân sự (pha chế, giao hàng, phục vụ,…) trong các khung thời gian cụ thể để tận dụng tối đa nguồn nhân lực, tránh lãng phí cũng như cân đối ngân sách thu chi lợi nhuận cho các nhà đầu tư trong tương lai.
