Tính minh bạch - Quản lý kho hàng là một trong những hoạt động rất quan trọng của các doanhnghiệp, đặc biệt là trong thời kỳ khoa học - công nghệ phát triển rất nhanh chóng,ảnh hưởng trự
Lý do chọn chủ đề
Tính minh bạch
- Quản lý kho hàng là một trong những hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời kỳ khoa học - công nghệ phát triển rất nhanh chóng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Tuy nhiên, hiện nay trong thực tế, quản lý kho hàng của nhiều doanh nghiệp còn gặp rất nhiều hạn chế như: lạc hậu, thủ công, thiếu chính xác, thiếu minh bạch,
Tính khả thi
- Công nghệ Business Intelligence (BI) có thể giúp khắc phục những hạn chế của việc quản lý kho hàng.
BI giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý: Giúp doanh nghiệp phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó nắm bắt được tình hình kho hàng một cách chính xác nhất.
BI giúp doanh nghiệp tạo ra các báo cáo chi tiết, rõ ràng về tính hình kho hàngNgoài ra, BI còn giúp giảm thiểu các chi phí phát sinh trong quản lý kho hàng
Tính mới lạ
- BI là một lĩnh vực khá mới mẻ trong việc ứng dụng vào quản lý kho hàng ở ViệtNam Đây là một lĩnh vực có tiềm năng phát triển mạnh mẽ, phù hợp với những doanh nghiệp có đam mê trong việc nghiên cứu, ứng dụng công nghệ mới vào thực tiễn.
Thực trạng nhu cầu quản lý kho hàng hiện nay
Các yếu tố tác động đến nhu cầu quản lý kho hàng của doanh nghiệp
1.1 Sự phát triển của thương mại điện tử:
- Thương mại điện tử đang phát triển mạnh mẽ, tác động sâu sắc đến nhiều lĩnh vực kinh tế - xã hội, trong đó có hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp. Theo báo cáo của Statista, doanh thu thương mại điện tử toàn cầu dự kiến sẽ đạt 5,42 nghìn tỷ USD vào năm 2025, tăng từ 4,92 nghìn tỷ USD vào năm 2022 Sự tăng trưởng mạnh mẽ của thương mại điện tử đã dẫn đến
11 những thay đổi lớn trong nhu cầu mua sắm của người tiêu dùng, từ đó tác động đến hoạt động quản lý kho hàng của doanh nghiệp.
Người tiêu dùng ngày càng có nhu cầu mua sắm nhanh chóng, tiện lợi. Điều đó đòi hỏi doanh nghiệp phải đáp ứng được nhu cầu này bằng cách nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, đảm bảo hàng hóa được cung ứng kịp thời, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Thương mại điện tử đã mở ra cho người tiêu dùng nhiều lựa chọn mua sắm đa dạng, phong phú Vì thế các doanh nghiệp cần đa dạng hóa sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
Người tiêu dùng ngày càng quan tâm đến giá cả khi mua sắm Các doanh nghiệp phải tối ưu hóa chi phí kho bãi, vận chuyển, để giảm giá thành sản phẩm, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Sự phát triển của thương mại điện tử đã mang lại nhiều cơ hội cho doanh nghiệp, nhưng cũng đặt ra những thách thức đối với hoạt động quản lý kho hàng, cụ thể là:
Sự gia tăng nhu cầu mua sắm online đã dẫn đến sự gia tăng khối lượng hàng hóa trong kho
Thương mại điện tử đòi hỏi doanh nghiệp phải tăng tần suất nhập, xuất kho để đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng
Thương mại điện tử khiến cho quá trình vận chuyển hàng hóa trở nên phức tạp hơn, từ đó làm tăng nguy cơ thất thoát hàng hóa
1.2 Sự cạnh tranh trên thị trường:
- Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, các doanh nghiệp cần nâng cao chất lượng dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Việc quản lý kho hàng hiệu quả giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí phát sinh, từ đó nâng cao lợi nhuận
1.3 Sự phát triển của công nghệ:
- Tự động hóa các quy trình quản lý: Công nghệ giúp tự động hóa các quy trình quản lý kho hàng, từ nhập kho, xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho,
- Nâng cao hiệu quả quản lý: Công nghệ giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình kho hàng một cách toàn diện, chính xác, từ đó giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Tăng cường tính minh bạch: Công nghệ giúp doanh nghiệp tạo ra các báo cáo chi tiết, rõ ràng về tình hình kho hàng Điều này giúp doanh nghiệp tăng cường tính minh bạch, nâng cao trách nhiệm của các nhân viên trong quản lý kho hàng.
- Tăng cường tính cạnh tranh: Công nghệ giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, từ đó tăng cường tính cạnh tranh trên thị trường.
Các thách thức lớn nhất trong việc quản lý kho hàng hiện nay
- Lỗi con người: Theo dõi không nhất quán, số liệu thiếu chính xác, giao tiếp và phối hợp kém.
- Dữ liệu không kịp thời: Không thể biết tại bất kỳ thời điểm chính xác nào có những hàng tồn kho nào.
- Hàng tồn kho “Chết”: Dự trữ hàng tồn kho quá mức, lập kế hoạch kém.
- Giao hàng chậm: Hàng tồn kho không đảm bảo, dữ liệu không chính xác.
- Quản lý không gian kho kém hiệu quả: Khó xác định được địa điểm, vị trí, giá kệ, số lượng hàng hóa trong kho làm tăng thời gian tìm kiếm, lấy hàng trong kho.
- Thiếu tự động: Không tự cập nhật dữ liệu, không dễ dàng mở rộng quy mô trên nhiều kho với nhiều hàng, cần nhiều lao động.
- Thiếu năng lực quản lý: Quy trình thủ công, thất thoát hàng hóa, khó tìm kiếm nhà quản lý thành thạo công nghệ mới và có thể cải thiện chiến lược hàng tồn kho.
- Phần mềm không tương thích: Phần mềm không tích hợp với các quy trình kinh doanh hiện có, nhân bản công việc và dữ liệu bởi các phần mềm rời rạc.
Trong môi trường năng động hiện nay, quản lý kho là một lĩnh vực mà “sự nhanh nhẹn” thực sự quan trọng Điều này đưa chúng ta đến ý tưởng về một giải pháp quản lý kho thông minh.
Phân tích về BI
Định nghĩa
- Business Intelligence (BI) là một tập hợp các quy trình, công nghệ, kỹ năng và ứng dụng được sử dụng để thu thập, phân tích và trình bày dữ liệu kinh doanh để hỗ trợ ra quyết định Nói một cách đơn giản, BI là quá trình biến dữ liệu thô thành thông tin có thể hành động.
- BI giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó đưa ra các thông tin, báo cáo hữu ích, giúp ra quyết định kinh doanh hiệu quả. I.3 Vai trò
- Giúp doanh nghiệp phân tích những thông tin chính xác, hiệu quả để linh hoạt thích ứng với môi trường kinh doanh thay đổi liên tục cùng sự cạnh tranh khốc liệt.
- Hỗ trợ nhà quản trị tối ưu khi đưa ra quyết định kinh doanh trong những trường hợp khẩn cấp một cách hiệu quả.
- Hỗ trợ Marketing trong doanh nghiệp trong các hoạt động phân tích hành vi khách hàng, xây dựng chiến lược Marketing, giữ chân khách hàng cũ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng.
- Phác thảo bức tranh tổng thể chân dung doanh nghiệp, xác định vị thế, khả năng cạnh tranh cũng như dự đoán tương lai của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ trong công tác điều hành, tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí quản trị doanh nghiệp.
- Hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nội bộ, cải thiện và tối ưu hóa các quy trình hoạt động của tổ chức.
- Cô đọng các báo cáo thành các bảng điều khiển, giúp những người ít am hiểu về kỹ thuật vẫn dễ dàng phân tích, tiết kiệm thời gian khi tìm cách thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu.
- Các nền tảng Business Intelligence hiện đại có thể tổng hợp các cơ sở dữ liệu nội bộ với các nguồn dữ liệu bên ngoài vào một kho dữ liệu duy nhất, nhờ đó cho phép các bộ phận/ phòng ban trong doanh nghiệp có thể truy cập dữ liệu cùng lúc. I.4 Các bước trong hệ thống BI
- Bước 1: Data sources: Các nguồn dữ liệu có thể được chia thành hai loại chính là dữ liệu nội bộ và dữ liệu bên ngoài Dữ liệu nội bộ là dữ liệu được tạo ra từ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, chẳng hạn như dữ liệu từ hệ thống ERP, CRM, Dữ liệu bên ngoài là dữ liệu được thu thập từ các nguồn bên ngoài doanh nghiệp, chẳng hạn như dữ liệu từ Internet, truyền thông,
- Bước 2: Data warehousing: Kho dữ liệu là một hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung, được tổ chức theo một cấu trúc thống nhất Kho dữ liệu giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, từ đó hỗ trợ cho các hoạt động phân tích dữ liệu và ra quyết định kinh doanh.
- Bước 3: Integrating Server: Công cụ này giúp vận hành công cụ ETL chuyển đổi dữ liệu từ Data Sources sang Data Warehouse.
- Bước 4: Analysis Server: Máy chủ phân tích là công cụ giúp phân tích dữ liệu từ kho dữ liệu Máy chủ phân tích có thể sử dụng các phương pháp phân tích dữ liệu khác nhau, chẳng hạn như phân tích thống kê, phân tích dự đoán,
- Bước 5: Reporting Server: Máy chủ báo cáo là công cụ giúp tạo các báo cáo từ kết quả phân tích dữ liệu Báo cáo được tạo ra bởi máy chủ báo cáo có thể được sử dụng để hỗ trợ cho các hoạt động ra quyết định kinh doanh.
- Bước 6: Data mining: Đây là quá trình dữ liệu đã được xử lý và đem đi trích xuất, đây được đánh giá là khâu khá quan trọng, bao gồm phân loại (classification), phân cụm (Clustering), hay dự đoán (Prediction).
- Bước 7: Data Presentation: Trình bày dữ liệu là quá trình chuyển đổi dữ liệu thành một định dạng dễ hiểu và dễ truyền đạt Trình bày dữ liệu thường sử dụng các biểu đồ, đồ thị, để giúp người dùng hiểu rõ hơn về dữ liệu.
14 Ảnh 1 Các bước trong hệ thống BI I.5 Các công cụ, giải pháp của BI
- Công cụ thu thập dữ liệu: Data warehouse, Data mart, Data mining,
- Công cụ phân tích dữ liệu: Business intelligence tools, Data analytics tools,
- Công cụ trực quan hóa dữ liệu: Business intelligence dashboards, Data visualization tools,
I.6 Các nguồn dữ liệu của BI
- Dữ liệu nội bộ: Dữ liệu từ các hệ thống ERP, CRM,
- Dữ liệu bên ngoài: Dữ liệu từ các nguồn như Internet, truyền thông,
Khả năng của BI
Khả năng thu thập dữ liệu
- BI có thể giúp các doanh nghiệp thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, bao gồm hệ thống ERP, CRM, POS, dữ liệu từ mạng xã hội, v.v Điều này cho phép các doanh nghiệp có được bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh của họ.
Khả năng phân tích dữ liệu
- BI có thể giúp các doanh nghiệp phân tích dữ liệu để tìm ra các xu hướng, mẫu và mối quan hệ Điều này có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng,thị trường và hiệu suất hoạt động của họ.
Khả năng trình bày dữ liệu
- BI có thể giúp các doanh nghiệp trình bày dữ liệu một cách trực quan và dễ hiểu. Điều này có thể giúp các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các nhà phân tích dễ dàng hiểu và ra quyết định dựa trên dữ liệu.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về khả năng của BI:
- BI có thể được sử dụng để phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu nhu cầu và hành vi của họ Điều này có thể giúp các doanh nghiệp nhắm mục tiêu và tiếp cận khách hàng hiệu quả hơn.
- BI có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất của các chiến dịch bán hàng và xác định các cơ hội tiềm năng.
- BI có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất của các hoạt động sản xuất và tối ưu hóa chuỗi cung ứng.
- BI có thể được sử dụng để theo dõi hiệu suất tài chính của doanh nghiệp và lập kế hoạch ngân sách.
BI là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt Việc áp dụng BI có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Tăng doanh thu: BI có thể giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng và thị trường của họ, điều này có thể dẫn đến việc tăng doanh thu.
- Giảm chi phí: BI có thể giúp các doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động của họ, điều này có thể dẫn đến việc giảm chi phí.
- Tăng năng suất: BI có thể giúp các doanh nghiệp tự động hóa các quy trình, điều này có thể dẫn đến việc tăng năng suất.
- Tăng lợi nhuận: BI có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động tổng thể, điều này có thể dẫn đến việc tăng lợi nhuận
Sức mạnh của BI
Tăng khả năng hiểu
- BI giúp các doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng, thị trường và hiệu suất hoạt động của họ Điều này có thể giúp các doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh sáng suốt hơn.
Tăng khả năng hành động
- BI giúp các doanh nghiệp đưa ra các hành động dựa trên dữ liệu Điều này có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ.
Tăng khả năng cạnh tranh
- BI giúp các doanh nghiệp gia tăng lợi thế cạnh tranh Điều này có thể giúp các doanh nghiệp thu hút và giữ chân khách hàng, phát triển thị phần và đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách BI có thể được sử dụng để tăng khả năng hiểu, khả năng hành động và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp:
- Một công ty bán lẻ có thể sử dụng BI để phân tích dữ liệu khách hàng để hiểu nhu cầu và hành vi của họ Điều này có thể giúp công ty nhắm mục tiêu các sản phẩm và dịch vụ phù hợp hơn với khách hàng của mình.
- Một nhà sản xuất có thể sử dụng BI để theo dõi hiệu suất của các hoạt động sản xuất Điều này có thể giúp nhà sản xuất xác định các lĩnh vực cần cải thiện để giảm chi phí và tăng năng suất.
- Một ngân hàng có thể sử dụng BI để phát hiện các giao dịch gian lận Điều này có thể giúp ngân hàng bảo vệ khách hàng và tài sản của họ.
Nhìn chung, BI là một công cụ mạnh mẽ có thể giúp các doanh nghiệp cải thiện hiệu quả hoạt động và đạt được các mục tiêu kinh doanh của họ Việc áp dụng BI có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm tăng doanh thu, giảm chi phí, tăng năng suất và tăng lợi nhuận.
BI ĐÃ ĐƯỢC ỨNG DỤNG NHƯ THẾ NÀO TRONG CẢI THIỆN QUẢN LÝ KHO HÀNG?
Sơ lược về quản lý kho hàng (Inventory Management)
- Kho hàng: là không gian nhất định sử dụng để lưu trữ, bảo quản nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm công nghiệp nhằm mục đích phục vụ sản xuất hoặc kinh doanh thương mại.
- Quản lý kho: là quy trình các hoạt động từ khâu order, lưu trữ, sử dụng và phân phối hàng hóa của một công ty Quy trình này bao gồm quản lý vật liệu thô, thành phần và hàng hóa hoàn thiện cũng như việc lưu trữ những item trên.
- Hoạt động quản lý kho hàng liên quan trực tiếp đến việc sắp xếp, quản lý số lượng hàng hóa, đặc biệt là lượng hàng hóa tồn kho nhằm đảm bảo tính liên tục của hoạt động sản xuất: “Sản xuất - Cung cấp - Phân phối hàng hóa” cũng như góp phần giảm chi phí vận chuyển hàng hóa và sử dụng cơ sở vật chất của kho một cách có hiệu quả Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, số lượng hàng hóa tăng lên hoặc có thêm các kho khác nhau, bộ phận kinh doanh cần sử dụng phần mềm quản lý kho để tiết kiệm thời gian, nguồn lực, chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý.
Như vậy, có thể thấy rõ tầm quan trọng của việc quản lý kho hàng đối với mọi doanh nghiệp sản xuất Quản lý kho một cách hiệu quả sẽ giúp tối thiểu hóa chi phí và tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
2 Các vấn đề khó khăn mà doanh nghiệp đang phải giải quyết trong quá trình quản lý kho hàng:
- Việc lưu trữ và sắp xếp hàng hóa chưa được tối ưu hoá: Khi các sản phẩm không được sắp xếp ngăn nắp, có hệ thống, không gian trong kho hàng không được phân bố hợp lý sẽ dẫn đến tình trạng lãng phí không gian lưu trữ, gây mất thời gian và gặp khó khăn trong việc tìm kiếm, lấy hàng hóa Hậu quả gây ra còn là tăng chi phí vận hành, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất làm việc của nhân viên Ngoài ra, việc xếp các sản phẩm không hợp lý còn dẫn đến các tổn thất khác như hỏng hóc, nguyên liệu quá hạn sử dụng, sản phẩm bị xuống cấp (Do ẩm mốc,sâu bọ, )
- Không có kế hoạch quản lý kho hàng hiệu quả: Không tạo dựng một kế hoạch quản lý chi tiết sẽ dẫn đến các tình trạng thiếu mặt hàng hoặc dư thừa hàng quá mức tồn kho cho phép Thêm vào đó, khi không có kế hoạch cụ thể, các doanh nghiệp sẽ rơi vào trạng thái bị động, không ứng biến kịp khi có sự cố không mong muốn xảy ra, gây thất thoát chi phí cũng như là hiệu quả trao đổi hàng hóa
- Nhân sự không đủ năng lực quản trị kho, bãi: Năng lực của nhân viên còn yếu kém, thiếu sót là một trong những nguyên nhân cơ bản dẫn đến việc quản lý không
18 hiệu quả, gây ra tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát Hơn nữa, khi một vài thành viên không hoàn thiện tốt vai trò của mình dẫn đến quy trình quản lý bị gián đoạn và ảnh hưởng đến cả một hệ thống kho lưu trữ Điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất của doanh nghiệp
- Khó cập nhật chính xác số lượng tồn kho do không có phương án theo dõi và cập nhật hàng tồn kho thường xuyên, đều đặn: Đây là vấn đề thường gặp trong công tác quản lý kho của các doanh nghiệp gây ra tình trạng lãng phí tài nguyên, chi phí khi hàng hóa tồn quá lâu mà không được sử dụng Với những sản phẩm có sự biến động nhanh chóng, nếu không cập nhật kịp thời sẽ khiến cho việc quản lý, kiểm soát kém chính xác Điều đó ảnh hưởng đến khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng và biến đổi thị trường cũng như là bỏ lỡ các cơ hội kinh doanh của công ty.
- Công tác quản lý thủ công mất rất nhiều thời gian, công sức và tiền bạc: Khi các doanh nghiệp quản lý kho hàng theo phương pháp thủ công qua các hình thức: sổ sách, excel, (dựa vào sức của con người) thì sẽ dễ xảy ra tình trạng sai sót trong quá trình kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa Những thông tin ghi chép không chính xác sẽ khiến cho các doanh nghiệp đưa ra những quyết định, kế sách kinh doanh sai lầm Bên cạnh đó, quản lý theo phương pháp thủ công tiêu tốn nhiều thời gian, công sức làm lãng phí tài nguyên doanh nghiệp.
Ứng dụng BI trong quản lý kho
- Quy trình quản lý kho bao gồm rất nhiều bước phức tạp, tốn kém và thường có xu hướng xảy ra những lỗi nhỏ làm giảm năng suất Đây chính là điểm mà đặc biệt cần tới BI BI là việc sử dụng những công cụ phân tích dữ liệu để nắm bắt tâm lý khách hàng và đưa ra lựa chọn kinh doanh phù hợp.
1 Các bước ứng dụng BI trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp
- Bước 1: Thu thập dữ liệu
Sử dụng hệ thống BI để tự động thu thập dữ liệu hàng hóa từ tất cả các cửa hàng của doanh nghiệp Các dữ liệu này được thu thập từ các nguồn của doanh nghiệp như: hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning), CRM (Customer Relationship Management), hệ thống quản lý đơn hàng, hệ thống vận hành chuyển đổi và các nguồn dữ liệu khác trong doanh nghiệp và các nguồn bên ngoài như các trang thương mại điện tử, Quá trình thu thập dữ liệu trong hệ thống BI bao gồm việc xác định các dữ liệu cần thu thập: thông tin về số lượng nhập/ xuất hàng, số lượng hàng tồn kho, doanh số bán hàng, lợi nhuận và dữ liệu khách hàng, sau đó tạo các kết nối và giao thức truyền dữ liệu cũng như sắp xếp dữ liệu thành một cấu trúc phù hợp.
Hệ thống cũng tự động hóa quá trình thu thập dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán và độ tin cậy của dữ liệu.
Sau khi dữ liệu được thu thập, hệ thống BI sẽ tiến hành tích hợp các dữ liệu đó thành một kho dữ liệu chung Quá trình này bao gồm việc chọn lọc dữ liệu, chuẩn hóa và chuyển đổi dữ liệu để đảm bảo tính nhất quán và khả năng phân tích cao.
Hệ thống thu thập và tích hợp dữ liệu BI đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dữ liệu chính xác và đáng tin cậy cho các doanh nghiệp đưa ra quyết định kinh doanh Nó giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về hoạt động của mình, phân tích xu hướng, mô hình kinh doanh và đưa ra những quyết định thông minh dựa trên dữ liệu.
- Bước 2: Phân tích dữ liệu
BI xử lý và phân tích các dữ liệu thu thập được để tạo ra thông tin hữu ích. Các công cụ BI có thể giúp phân loại dữ liệu, tạo biểu đồ, lập các bảng báo cáo chi tiết về tình hình kho hàng, so sánh thấy được sự biến động của hàng hóa giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về hoạt động của kho Sau đó dựa vào phân tích dữ liệu của BI, người quản lý kho sẽ dùng để đưa ra quyết định phù hợp: nhập thêm mặt hàng nào, giảm bớt mặt hàng nào, hướng giải quyết lượng hàng tồn kho, Từ đó tạo ra một lịch trình tối ưu cho việc đặt hàng dựa trên dữ liệu lịch sử và mô hình bán hàng.
- Bước 3: Theo dõi và đánh giá
Sử dụng BI để theo dõi hiệu suất kho và doanh số bán hàng sau khi doanh nghiệp đã thực hiện các biện pháp tối ưu hóa. Điều này cho phép doanh nghiệp thấy rõ tác động của các quyết định và điều chỉnh chúng theo thời gian.
- Bước 4: Điều chỉnh chiến lược
Dựa vào dữ liệu thời gian thực và phản hồi từ hệ thống BI, doanh nghiệp có thể điều chỉnh liên tục các chiến lược quản lý kho hàng của mình để đáp ứng biến đổi của thị trường và nhu cầu của khách hàng.
BI giúp tối ưu chi phí: Nhờ BI, doanh nghiệp có thể tổng hợp, phân tích dữ liệu từ nhà cung cấp, kho hàng, đơn vị vận chuyển và việc kinh doanh của doanh nghiệp. Thông qua đó sẽ xác định và loại bỏ được một số vấn đề ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp và làm giảm sự hài lòng của khách hàng như hàng tồn kho hay lỗi do vận chuyển.
Tăng sự minh bạch và khả năng hợp tác: Ngày nay, các công cụ kinh doanh thông minh có thể giúp người dùng tạo ra và chia sẻ những báo cáo, tiến độ hay những thông tin quan trọng cho các bên liên quan như chuyên viên phân tích, quản lý, đối tác và khách hàng Nhờ vậy mà có thể cải thiện khả năng hợp tác, gia tăng sự minh bạch trong chuỗi cung ứng
Tăng chất lượng và sự giám sát: BI giúp cho người dùng giám sát những tiêu chuẩn chất lượng, thúc đẩy quá trình và nâng cao đầu ra của việc quản lý kho. Việc này giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp đạt tới thậm chí vượt qua mức người tiêu dùng mong muốn.
Nâng cao việc đổi mới sáng tạo và tính cạnh tranh: BI giúp người dùng khám phá,tận dụng những cơ hội mới, theo đuổi xu hướng của thị trường qua đó doanh nghiệp có thể tạo ra và đem tới cho người tiêu dùng nhiều giá trị hơn, làm nổi bật bản thân doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh.
Ưu nhược điểm của BI
- Có thể tiếp cận thông tin bất cứ lúc nào: Với sự phát triển của công nghệ, những phần mềm BI hiện nay đều trở thành những nền tảng di động như app Điều này cho phép người dùng có thể truy cập vào thông tin bất cứ khi nào, tại bất cứ đâu, miễn là có wifi.
- Mọi người đều có thể thực hành với dữ liệu: Trong quá khứ, kinh doanh thông minh chỉ là những đơn báo cáo hay những bảng tính bình thường, yêu cầu rất nhiều thời gian để xem xét những dữ liệu đó và tìm ra những thông tin thật sự có ích Ngày nay, nhờ có sự tiến bộ của khoa học, những phần mềm BI đã có tính tương tác cao hơn, cho phép chúng ta theo dõi dữ liệu hiệu quả hơn.
- Có thể quản lý dữ liệu trong thời gian thực: Trong kinh doanh, đôi lúc cần đưa ra quyết định lớn trong thời gian có hạn Điều này có nghĩa doanh nghiệp cần có thông tin gần với thời gian thực nhất Các phần mềm BI ngày nay có thể cung cấp những thông tin mới nhất để doanh nghiệp có thể đưa ra quyết định hoặc thay đổi chiến lược kinh doanh ngay lập tức.
- Hỗ trợ theo dõi KPI: BI cho phép doanh nghiệp theo dõi KPI tốt hơn nhờ một loạt những công cụ có thể xem xét dữ liệu lớn, hỗ trợ phát triển các số liệu có ích giúp nâng cao năng suất của doanh nghiệp Ngoài ra, thay vì so sánh, đối chiếu thông tin trên một bảng tính lớn thì các quản lý của doanh nghiệp có thể theo dõi dữ liệu trên những graphic dễ hiểu và có sự hiểu biết rõ ràng hơn về bức tranh toàn cảnh.
- Cộng đồng người dùng lớn: Với số lượng người dùng rất lớn nên hiện nay trên internet đã xuất hiện nhiều diễn đàn, thảo luận về BI, có những đường dây dịch vụ khách hàng 24/7 hỗ trợ người dùng Ngay cả khi không có kiến thức trong lĩnh vực IT thì với giao diện đơn giản dễ sử dụng, BI vẫn có thể hỗ trợ doanh nghiệp đạt được KPI và quyết định tốt hơn.
- Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Nhờ việc sử dụng dữ liệu từ không chỉ doanh nghiệp mà còn cả khách hàng, xu hướng xã hội thì BI có thể hỗ trợ tốt
21 doanh nghiệp trong việc quan tâm tới khách hàng của mình Qua đó đem lại cho khách hàng sự hài lòng lớn hơn khi trải nghiệm sản phẩm của doanh nghiệp.
- Giảm thiểu rủi ro của doanh nghiệp: Trong quản lý kho, BI có thể giám sát hàng hóa mọi lúc Khi phát hiện hư hỏng hay thất thoát, các phần mềm BI có thể thông báo cho doanh nghiệp để kịp thời cập nhật và giải quyết lỗ hổng Trong kinh doanh, khi nhận thấy tình hình kinh tế của doanh nghiệp đang đi xuống, qua báo cáo của BI thì các quản lý của doanh nghiệp có thể chọn tiếp tục hoặc tạm dừng việc tham gia thị trường nhằm tối đa doanh thu hoặc giảm thiểu chi phí.
- Hỗ trợ đắc lực trong việc đưa ra quyết định: Với tất cả ưu điểm ở trên, kinh doanh thông minh chính là một lựa chọn sáng suốt với doanh nghiệp trong việc đưa ra kế hoạch kinh doanh phù hợp với thị trường.
- Có nhiều kết luận khác nhau từ cùng một dữ liệu: Phân tích được cung cấp từ các phần mềm BI có tính nhất quán Song, mỗi doanh nghiệp, mỗi người quản lý có quan điểm, có cách đưa ra quyết định khác nhau Do đó, cùng một nội dung, cùng một dữ liệu thì dưới lăng kính chủ quan, mỗi người có thể đưa ra nhiều kết luận và quyết định khác nhau.
- Dữ liệu: BI làm việc phụ thuộc vào dữ liệu Bên cạnh thông tin được cung cấp từ doanh nghiệp thì hiện nay các phần mềm BI cũng thu thập thông tin từ khách hàng, xu hướng xã hội, Không phải tất cả các nguồn trên đều đáng tin cậy Nếu dữ liệu không chính xác hoặc đầy đủ thì kết quả phân tích sẽ không chuẩn xác Do đó, cần kiểm tra và chọn lọc nguồn thông tin đáng tin cậy, có ích trong việc nghiên cứu và phân tích.
- Tính bảo mật: Khi sử dụng phần mềm BI, nếu có lỗ hổng trong bảo mật hoặc phần mềm chưa được bảo vệ thì thông tin, dữ liệu của doanh nghiệp có thể bị xâm nhập, gặp rủi ro trong quá trình quản lý kho hay những công việc khác của doanh nghiệp Ngoài ra, khi một số nhân viên truy cập bằng thiết bị cá nhân, thông tin riêng tư của nhân viên có thể bị phần mềm BI hiểu lầm là những dữ liệu để đưa vào phân tích, việc này một mặt làm mất riêng tư của nhân viên, mặt khác làm rối loạn dữ liệu của doanh nghiệp.
- Chi phí: Việc vận hành một phần mềm độc quyền cho doanh nghiệp với mục đích quản lý kho, phân tích thông tin doanh nghiệp không bao giờ là rẻ Ngoài ra nếu sử dụng phần mềm từ một số nhà cung cấp cũng cần phải chọn nhà cung cấp uy tín để bảo vệ thông tin của doanh nghiệp Thêm vào đó, cũng cần thêm chi phí cho các dịch vụ như giải quyết dữ liệu dư thừa hoặc lỗi khi vận hành.
- Khả năng vận dụng: Ngày nay, phần mềm BI có sẵn tràn lan trên thị trường, mọi doanh nghiệp đều có thể sử dụng và truy cập nó Tuy nhiên, không phải mọi doanh
22 nghiệp đều sử dụng nó một cách tối ưu Trong khi một số doanh nghiệp nhờ việc khai thác hiệu quả từ kinh doanh thông minh đã phát triển mạnh mẽ trở thành ông lớn trong ngành như Long Châu, một số doanh nghiệp khác chỉ mới nắm bắt được những thứ cơ bản mà BI có thể cung cấp Không phải doanh nghiệp nào cũng bị hạn chế ở điểm này nhưng với những doanh nghiệp chưa tận dụng hiệu quả BI thì sẽ gặp khó khăn trong thời gian sắp tới, khi mà công nghệ phát triển mạnh mẽ mà không thể tận dụng thứ mà doanh nghiệp khác khai thác được hiệu quả.
Kết quả của việc ứng dụng BI
Công nghệ BI đã đem lại nhiều lợi ích trong việc quản lý kho hàng, cải thiện được nhiều khuyết điểm so với các hình thức quản lý trước đây khi các doanh nghiệp chưa ứng dụng công nghệ quản lý Hiệu quả đó được thể hiện ở các phương diện sau:
- Tối ưu hóa việc quản lý hàng tồn kho: So với những phương pháp thủ công truyền thống, nhân viên dễ nhầm lẫn trong quá trình kiểm kê, nhưng đối với BI, mọi dữ liệu sẽ được thu thập, phân tích và cho ra kết quả chính xác, nhờ vậy tránh những sai sót về tình trạng thừa thiếu hàng hóa làm mất thời gian kiểm kê lại Đồng thời, công nghệ BI giúp doanh nghiệp tìm ra nguồn cung cấp, lưu trữ và bán hàng tồn kho một cách hiệu quả.
- Giảm chi phí: Thông qua dữ liệu mà BI cung cấp, doanh nghiệp nắm bắt được tình trạng mặt hàng nào thiếu, mặt hàng nào tồn kho Từ đó doanh nghiệp nhanh chóng xây dựng những biện pháp điều chỉnh số lượng hợp lý, tránh tình trạng tồn kho nhiều ảnh hưởng đến chi phí đầu tư sản xuất cũng như chất lượng sản phẩm.
- Nâng cao hiệu suất: Khi doanh nghiệp muốn biết hàng hóa đang bán được với số lượng bao nhiêu, hàng nào tồn kho và tồn là bao nhiêu, hàng nào bán chạy nhất chỉ cần nhìn vào dữ liệu mà BI cung cấp là biết được tình hình kinh doanh của cửa hàng Doanh nghiệp nhanh chóng cân đối và sắp xếp lại số lượng sao cho phù hợp với từng thời điểm và nhu cầu tiêu dùng của khách hàng, đồng thời đưa ra kế hoạch cung ứng hàng hóa kịp thời, linh hoạt giúp doanh nghiệp tránh bị tồn kho quá nhiều hoặc không bị thiếu hàng hóa khi nhu cầu đặt hàng của khách tăng cao.
- Giảm thời gian giao sản phẩm: Dữ liệu mà BI cung cấp giúp doanh nghiệp đặt hàng, quản lý đơn hàng một cách nhanh chóng Thông tin của các đơn hàng rất quan trọng, hữu ích với bộ phận bán hàng để chuẩn bị sản phẩm theo đơn một cách chủ động giúp cho việc bán hàng hiệu quả và chính xác cũng như là đáp ứng, thỏa mãn được nhu cầu của khách hàng
- Giảm thiểu gian lận và trộm cắp: Do BI thu thập, phân tích, cập nhật dữ liệu chi tiết nên khi theo dõi doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được tình hình và bảo vệ được nguồn hàng của mình.
Ví dụ điển hình - Nhà thuốc Long Châu
- Tên công ty: Công ty cổ phần dược phẩm FPT Long Châu (tên viết tắt: FPT Pharma).
- Trụ sở chính: 379-381 Hai Bà Trưng, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
Chất lượng - Uy tín hàng đầu (tiêu chí 4 đúng: Đúng thuốc, Đúng liều, Đúng cách, Đúng giá).
Khách hàng là trọng tâm.
2 Lịch sử hình thành và phát triển:
Hiện nhà thuốc Long Châu trực thuộc Công ty cổ phần bán lẻ kỹ thuật số FPT - Là một trong những chuỗi bán lẻ dược phẩm uy tín tại Việt Nam Để có được sự phát triển lớn mạnh như ngày hôm nay, hệ thống nhà thuốc Long Châu đã trải qua một số cột mốc hình thành và phát triển đặc biệt:
- Năm 2007: Nhà thuốc Long Châu được thành lập với hơn 20 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực bán lẻ dược phẩm
- Năm 2017: Nhà thuốc Long Châu được mua lại, chính thức trực thuộc tập đoàn FPT với 8 nhà thuốc tại Thành phố Hồ Chí Minh
- Năm 2019: Hệ thống nhà thuốc được mở rộng với quy mô 32 nhà thuốc tại 5 tỉnh thành
- Năm 2020: Sự mở rộng tiếp tục được phát triển mạnh và vượt mốc 200 nhà thuốc tại 50 tỉnh thành trên toàn quốc
- Năm 2021: Hệ thống nhà thuốc vượt mốc 400 nhà thuốc tại 53 tỉnh thành trên toàn quốc
- Năm 2022: Chuỗi nhà thuốc Long Châu đã chính thức cán mốc hơn 1.000 nhà thuốc trên toàn quốc (tính đến tháng 12 năm 2022) Vào ngày 2/12/2022, sự kiện khai trương nhà thuốc thứ 1.000 tại Thành phố Hồ Chí Minh đã đánh dấu quá trình phát triển mạnh mẽ và bùng nổ của chuỗi nhà thuốc này.
- Năm 2023: FPT Long Châu đã đạt mốc 1340 cửa hàng trên cả nước tính đến tháng 10/2023.
24 Ảnh 2: Tốc độ phát triển của số lượng cơ sở Nhà thuốc Long Châu
3 Điều gì đã làm nên thành công thần tốc hiện nay của nhà thuốc Long Châu?
- Để làm nên sự bứt phá thần kỳ như hiện nay là cả một hành trình nghiên cứu, phát triển vô cùng nghiêm túc, sáng tạo Đặc biệt không thể không kể đến sự hậu thuẫn từ ông lớn ngành công nghệ tại Việt Nam là FPT tạo nên những bước chuyển công nghệ đột phá Trong số đó nền tảng học máy USEE của Long Châu logistics - một hệ thống BI, cho phép quản lý kho bãi, vận tải, bán hàng một cách hiệu quả, dễ dàng và nhanh chóng.
- USEE là viết tắt của “Unified Supply Chain Execution Environment” Đây là nền tảng tích hợp phân tích dữ liệu nhiều nguồn khác nhau, bao gồm hệ thống ERP, hệ thống kho bãi, hệ thống vận tải, hệ thống bán hàng, Nền tảng này đã được áp dụng thành công cho nhiều đối tác Nhật Bản và Châu Âu, đồng thời cũng nhận giải Bác - Stevie Awards 2022 châu Á Thái Bình Dương hạng mục nền tảng dữ liệu kinh doanh hữu ích.
4 Ứng dụng BI trong quản lý kho bãi tại chuỗi nhà thuốc Long Châu:
- Đầu tiên, nền tảng này sẽ tự động hóa thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn như lịch sử bán hàng, dữ liệu về tập khách hàng, địa điểm, thời gian, thời tiết, Sau khi thu thập dữ liệu, nền tảng USEE sẽ tiến hành tích hợp dữ liệu, từ đó đưa ra dự báo nhu cầu tiêu thụ của hơn 30.000 mặt hàng tại các nhà thuốc trên toàn quốc của Long Châu Dự báo này giúp Long Châu nhập/xuất hàng đúng thời điểm, tránh tình trạng hết hàng hoặc tồn kho quá mức.
- Ngoài ra, USEE giúp Long Châu theo dõi, cập nhật và quản lý số lượng hàng hoá tại từng kho, từng cửa hàng Theo đó cũng đưa ra các quyết định nhập/xuất, điều phối hàng hoá một cách phù hợp Đồng thời việc quản lý hàng được tự động hoá cũng giúp nhân viên dễ dàng tìm kiếm hàng hóa trong kho, bãi Những điều này cũng giúp Long Châu giảm chi phí kho bãi, tránh lãng phí.
Kết quả: Giúp Long Châu giảm tỷ lệ stock-out (tỷ lệ hết hàng) từ 12-13% xuống còn dưới 5%, tỷ lệ hàng tồn kho giảm một nửa từ 20% xuống còn 10%
GIẢI PHÁP CHO VẤN ĐỀ CẢI THIỆN QUẢN LÝ KHO HÀNG
Giải pháp của nhóm cho vấn đề quản lý kho hàng
1 Ứng dụng công nghệ, tích cực tham gia chuyển đổi số
- Công nghệ là giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng Các giải pháp quản lý kho hàng hiện đại có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý, thu thập, phân tích dữ liệu, từ đó giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình kho hàng một cách toàn diện, chính xác, giúp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả.
- Một số giải pháp quản lý kho hàng hiện đại phổ biến hiện nay bao gồm: Ứng dụng Business Intelligence (BI): BI giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ đó đưa ra các thông tin, báo cáo hữu ích, giúp ra quyết định kinh doanh hiệu quả.
Hệ thống quản lý kho hàng (Warehouse Management System - WMS): WMS là một hệ thống phần mềm giúp tự động hóa các quy trình quản lý kho hàng, bao gồm nhập kho, xuất kho, kiểm kê,
Hệ thống quản lý toàn diện chuỗi cung ứng (Supply Chain Management System - SCM): SCM là một hệ thống phần mềm giúp quản lý toàn bộ chuỗi cung ứng, bao gồm cả quản lý kho hàng.
Hệ thống nhận dạng tự động (Automatic Identification System - AIS): AIS là một hệ thống sử dụng các công nghệ nhận dạng tự động, chẳng hạn như mã vạch, RFID, để tự động hóa các quy trình quản lý kho hàng.
2 Tối ưu hóa quy trình quản lý
- Doanh nghiệp cần tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng, bao gồm các quy trình nhập, xuất kho, kiểm kê hàng tồn kho, Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian, công sức, chi phí cho hoạt động quản lý kho hàng.
- Một số giải pháp tối ưu hóa quy trình quản lý kho hàng bao gồm:
Xây dựng quy trình quản lý kho hàng khoa học, hiệu quả.
Sử dụng các công cụ, thiết bị hỗ trợ quản lý kho hàng.
Tập huấn, đào tạo nhân viên quản lý kho hàng.
3 Nâng cao năng lực của nhân viên
- Doanh nghiệp cần nâng cao năng lực của nhân viên quản lý kho hàng, bao gồm các kiến thức, kỹ năng về quản lý kho hàng, sử dụng công nghệ thông tin Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo cho hoạt động quản lý kho hàng được thực hiện một cách hiệu quả.
- Tổ chức đào tạo, tập huấn cho nhân viên quản lý kho hàng.
- Khuyến khích nhân viên tự học hỏi, nâng cao kiến thức, kỹ năng.’
4 Lựa chọn giải pháp phù hợp
- Việc lựa chọn giải pháp phù hợp cần căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp, cũng như mức độ sẵn sàng về nguồn lực.
- Ví dụ, đối với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản, có thể áp dụng các giải pháp quản lý kho hàng thủ công Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động phức tạp, cần áp dụng các giải pháp quản lý kho hàng hiện đại.
- Doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố liên quan để lựa chọn giải pháp phù hợp, đảm bảo nâng cao hiệu quả quản lý kho hàng, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Khuyến nghị sửa chữa nhược điểm cho BI
- Tăng cường kiểm soát chất lượng dữ liệu Bởi BI làm việc phụ thuộc vào nguồn dữ liệu mà nó thu thập được trong khi đó không phải nguồn nào cũng đáng tin cậy. Vậy nên chúng ta cần một quá trình kiểm soát chất lượng dữ liệu chặt chẽ gồm một số bước như xác định, dự đoán, phòng ngừa và loại bỏ các lỗi, sai sót trong dữ liệu.
- Doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm BI phù hợp với ngân sách của đơn vị Lựa chọn phần mềm BI phù hợp với quy mô của doanh nghiệp: Đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp có thể lựa chọn các phần mềm BI có giá thành hợp lý, đáp ứng được các nhu cầu cơ bản của doanh nghiệp.
Lựa chọn phần mềm BI có khả năng tùy chỉnh: Các phần mềm BI có khả năng tùy chỉnh sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, đồng thời đáp ứng được các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Lựa chọn phần mềm BI có chính sách giá linh hoạt: Một số nhà cung cấp phần mềm BI có chính sách giá linh hoạt, cho phép doanh nghiệp lựa chọn gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.