Dự Án Xây Dựng Hệ Thống Thông Tin Bán Hàng Và Quản Lý Kho Hàng Cho Công Ty Tnhh Thương Mại Kính Mắt Việt Nam - Vinaoptic.pdf

Trên thực tế, theo ôngNguyễn Hải Triều - Trưởng phòng kinh doanh của doanh nghiệp chia sẻ: cửa hàng đãtừng sử dụng hệ thống quản lý bán hàng của một bên thứ ba vào thời điểm đầu năm 2008

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN & KINH TẾ SỐ

BÀI KIỂM TRA I Môn: Quản lý dự án công nghệ thông tin

1 Nguyễn Trung Kiên :

2 Nghiêm Xuân Nam : 23A4040091

3 Trần Thị Hiếu :

4 Nguyễn Thị Nhài : 23A4040102

5 Phạm thị Hồng Nhung :

Hà Nội, tháng 03 năm 2024.

MỤC LỤC

Contents

1 Khởi tạo dự án: Tên dự án, mục đích của dự án, nhóm quản lý dự án và các bên liên quan

(điều lệ dự án) 3

1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại Kính mắt Việt Nam - VINAOPTIC 3

1.2 Khái quát về dự án 3

1.3 Mục tiêu dự án 4

1.4 Yêu cầu sơ bộ của doanh nghiệp 4

1.4.1 Yêu cầu lưu trữ 4

1.4.2 Yêu cầu nghiệp vụ 5

1.4.3 Yêu cầu bảo mật 5

1.5 Nhân sự thực hiện dự án 5

1.6 Ngân sách dự tính 7

2 Quản lý phạm vi 7

2.1 Lập kế hoạch quản lý 7

2.1.1 Thu thập yêu cầu 7

2.1.2 Xác định phạm vi 16

2.1.3 Lập kế hoạch phạm vi dự án 18

2.1.4 Cấu trúc phân rã công việc 20

2.2 Giám sát và quản lý phạm vi 20

2.2.1 Xác minh phạm vi 20

2.2.2 Kiểm soát phạm vi 20

3 Quản lý thời gian 21

3.1 Danh sách đầu công việc và ước tính nhân lực 21

3.2 Sơ đồ mạng 30

3.3.2 Lập lịch cụ thể theo ngày 33

3.4 Lập lịch dự án - Biểu đồ Gantt 38

1 Khởi tạo dự án: Tên dự án, mục đích của dự án, nhóm quản lý dự án và các bên liên quan (điều lệ dự án)

1.1 Giới thiệu về công ty TNHH Thương mại Kính mắt Việt Nam - VINAOPTIC

Công ty TNHH Kính mắt Việt Nam (Tên viết tắt: VINAOPTIC CO.,LTD) hoạtđộng vào ngày (12/04/2002) Trải qua hơn 21 năm hoạt động công ty ngày càng khẳngđịnh vị thế của mình trong lĩnh vực kính thuốc và kính thời trang không chỉ trên thịtrường địa bàn Hà Nội mà còn trên toàn quốc Từ đội ngũ tư vấn chuyên sâu, am hiểu cácbệnh lý với về mắt kết hợp với hệ thống trang thiết bị hiện đại, đảm bảo chất lượng dịch

vụ và sản phẩm.Với nỗ lực hoàn thiện không ngừng đem lại dịch vụ cũng như sản phẩmđảm bảo chất lượng phù hợp với quy định của Bộ Y tế Việt Nam và tiêu chuẩn chấtlượng Quốc tế Hiện nay công ty Kính Mắt Việt Nam có trụ sở chính đặt tại 138B -Giảng Võ, Ba Đình, Hà Nội và nhiều chi nhánh bán lẻ tại các quận Ba Đình, HoànKiếm ,Thanh Xuân, Cầu Giấy tại Hà Nội và 245 Điện Biên Phủ - Quận 3 – HCM

Sơ đồ tổ chức:

Hiện nay, VINAOPTIC là thương hiệu kính mắt Việt Nam có đã và đang xâydựng được chỗ đứng trên thị trường thời trang Việt Nam Điều này có được không chỉbởi công ty được thành lập trong khoảng thời gian phong trào “người Việt dùng hàngViệt” diễn ra mạnh mẽ mà còn nhờ sự khác biệt và hợp thời trong phong cách, thiết kế,nguyên liệu và mô hình kinh doanh của công ty

1.2 Khái quát về dự án

21 năm chăm sóc thị lực và phục vụ nhu cầu kính mắt trong nước và quốc tế, Kính MắtViệt Nam - VinaOptic vẫn không ngừng lớn mạnh cả về quy mô và chất lượng trải dàitrên khắp cả nước Tuy nhiên, công ty vẫn chưa có hệ thống riêng để đảm bảo quá trìnhbán hàng trực tiếp và quản lý kho hàng được diễn ra một cách ổn định, tối ưu về mặt thờigian, giảm chi phí thuê nhân viên và tăng số lượng khách hàng Trên thực tế, theo ôngNguyễn Hải Triều - Trưởng phòng kinh doanh của doanh nghiệp chia sẻ: cửa hàng đãtừng sử dụng hệ thống quản lý bán hàng của một bên thứ ba vào thời điểm đầu năm 2008;tuy nhiên, do yếu tố bảo mật thông tin nên hiện tại VINAOPTIC cần có một hệ thốngriêng để đảm bảo quá trình bán hàng trực tiếp và quản lý kho hàng

Hiện nay, ở quy trình bán hàng tại cửa hàng, công ty vẫn đang thực hiện thanh toán, làmhóa đơn và lưu trữ thông tin, phản hồi khách hàng bằng hình thức thủ công (ghi chép sổsách) Đối với quy trình quản lý kho hàng tại cửa hàng, hiện nay, công việc này do bộphận kho phụ trách bằng hình thức ghi chép các vấn đề về sản phẩm Điều này khiếnquản lý cấp cao khó kiểm soát sản phẩm và nhân viên, dễ xảy ra các trường hợp sai sót sốlượng hàng hóa.

Dự án của nhóm thực hiện là một trong hai dự án con của dự án lớn có tên “Xây dựngphần mềm bán hàng trực tiếp và quản lý kho hàng cho công ty TNHH Thương mại Kínhmắt Việt Nam - VINAOPTIC” Vì vậy, sản phẩm (đầu ra) của dự án là một bản hoànchỉnh của hệ thống được thực hiện bằng Visual Studio Sau đó, sản phẩm này đượcchuyển giao cho nhóm dự án còn lại (cùng thuộc nhóm dự án lớn) có nhiệm vụ lập trình(chuyển thể) thành phần mềm với giao diện hoàn chỉnh

1.3 Mục tiêu dự án

Hoàn thiện, khắc phục những hạn chế và tạo ra một hệ thống quản lý nhất quán, tựđộng hóa ở mức trung bình thay thế cho quy trình thanh toán, lưu trữ thông tin của kháchhàng và quản lý kho hàng thủ công hiện tại của cửa hàng

Hướng tới phương pháp xử lý trực tuyến, thông tin được cập nhật liên tục, ngaylập tức khi phát sinh bất kì một hoạt động bán hàng hay quản lý kho hàng Điều nàykhiến hoạt động công ty trở nên chuyên nghiệp, tường minh, tăng giá trị trải nghiệmtrong mắt khách hàng Từ đó giúp người quản trị dễ dàng kiểm soát mọi mặt về hoạtđộng bán hàng và quản lý kho hàng của công ty; đồng thời, tiết kiệm thời gian cho cáchoạt động liên quan, hỗ trợ doanh nghiệp tối đa hóa lợi nhuận và tiết kiệm chi phí thuênhân viên

1.4 Yêu cầu sơ bộ của doanh nghiệp

1.4.1 Yêu cầu lưu trữ

Lưu trữ thông tin tài khoản nhân viên

Lưu trữ thông tin hóa đơn bán hàng

Lưu trữ thông tin sản phẩm

Lưu trữ thông tin nhập kho

Lưu trữ thông tin kho hàng

Lưu trữ thông tin khách hàng

1.4.2 Yêu cầu nghiệp vụ

Đăng nhập, đổi mật khẩu

Bán hàng/Tạo hóa đơn

Quản lý hóa đơn

Quản lý nhập kho

Quản lý kho hàng

Quản lý loại, đơn vị sản phẩm

Quản lý thông tin khách hàng, tài khoản đăng nhập.1.4.3 Yêu cầu bảo mật

Hệ thống cần phải được phân quyền người dùng

Phạm Thị Hồng Nhung - Phân tích nghiệp vụ

Mã sinh viên: 23A4040108

Lớp :K23HTTTA

Email: trangnhung151.hvt@gmail.com

Kinh nghiệm

năm

Chi phí thêm chức năng hệ thống

Chưa xác định được giá

2.1.1 Thu thập yêu cầu

Để có thể hiểu rõ yêu cầu của khách hàng doanh nghiệp, nhóm tiến hành xác địnhyêu cầu người dùng bằng hình thức phỏng vấn trực tiếp, sử dụng bảng hỏi chuẩn bị trướckết hợp với quá trình quan sát và phân tích tài liệu và những hình ảnh, biểu mẫu thu thập

được Dựa trên tài liệu kế hoạch dự án cơ sở, nhóm vạch ra 2 nội dung chính để tiến hànhxây dựng câu hỏi phỏng vấn:

- Quy trình bán hàng tại cửa hàng

- Quy trình quản lý kho hàng tại cửa hàng.

● Phỏng vấn xác định yêu cầu hệ thống

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp là cách đơn giản và quan trọng nhất để thu thậpthông tin về một tổ chức Để tiến hành phỏng vấn một cá nhân hoặc một nhóm, quá trìnhbắt đầu bằng việc thiết lập sự làm quen và hẹn gặp Trong quá trình hẹn gặp, cần xác địnhthời gian, địa điểm và nội dung dự kiến của cuộc trò chuyện

● Kế hoạch phỏng vấn

1 Quản lý kho hàng Cách thức quản lý kho hàng, cách

khắc phục nếu xảy ra sai sót 20/02/2024

2

Quy trình bán hàng tại cửa

hàng và lưu thông tin

2 Chị Hồ Thị Quyết – Trưởng phòng Kinh doanh Phạm Thị Hồng Nhung

- Người tổ chức:

Nguyễn Trung Kiên

Địa chỉ: Cửa hàng kính mắt VinaOptic

Ngày: 25/03/2024 Bắt đầu: 14h00 Kết thúc: 17h30 Mục tiêu:

- Thiết kế quy trình bán hàng tại cửa hàng và

quản lý kho hàng tại cửa hàng

- Tìm hiểu rõ quy trình hoạt động của cửa hàng

- Dữ liệu cần thu thập

+ Cách thức thanh toán đơn hàng.

+ Sổ quản lưu trữ thông tin khách hàng.

+ Quản lý hàng hóa kho tại cửa hàng.

Chi tiết buổi phỏng vấn:

● Giới thiệu: Nhóm thực hiện sẽ trực tiếp trải

nghiệm, tìm hiểu quy trình bán hàng tại cửa hàng

và quản lý kho hàng tại cửa hàng Sau đó, nhóm

đưa ra một vài câu hỏi mà đại diện của doanh

nghiệp cần triển khai hệ thống giải đáp

● Tổng quan về hệ thống: Giới thiệu về hệ thống,

sổ sách mà cửa hàng đang sử dụng vào quá trình

bán hàng tại cửa hàng và quản lý kho tại cửa

hàng

● Tổng quan về buổi phỏng vấn: Nhóm thực hiện

sẽ đưa ra câu hỏi xoay quanh về việc quản lý

thông tin đơn hàng, khách hàng, quy trình bán

hàng và quản lý hàng hóa Ngoài ra, nhóm cần

Thời gian ước lượng:

180 (phút)

làm rõ những thông tin như hình thức quản lý

bằng sổ sách của công ty để hiểu rõ hơn cách thức

vận hành cũng như quy trình thực hiện việc quản

lý Câu hỏi chuẩn bị cho buổi gặp mặt được thể

hiện cụ thể qua mẫu bảng câu hỏi và ghi nhận trả

lời Chủ yếu xoay quanh những vấn đề chính: quy

trình bán hàng tại cửa hàng và quản lý kho tại

cửa hàng.

Quan sát tổng quan: Sau buổi phỏng vấn, các thành viên trong nhóm đều cần phảihiểu rõ hơn về quy trình thực hiện của công ty, nhận thấy được còn nhiều bất cậptồn tại và từ đó cũng nắm bắt được những mong muốn trong hệ thống bán hàng trựctuyến và quản lý kho mà công ty muốn hướng đến

PHỎNG VẤN QUY TRÌNH BÁN HÀNG TẠI CỬA HÀNG

Câu hỏi 1:

“Thưa anh, anh có thể

cho em xin thông tin về

mô hình kinh doanh

cũng như các sản phẩm

chính mà của công ty

Trả lời: VinaOptic hiện đang cung cấp các mẫu gọng kính

tự thiết kế và các loại tròng khúc xạ nhập trực tiếp từ cáchãng (Excellite, Hoya, Chemi, Essilor).VinaOptic có môhình là công ty thương mại, các mẫu thiết kế gọng kínhđược gửi đến các xưởng thủ công ở Trung Quốc để sảnxuất Sau quá trình kiểm soát chất lượng kép “double

mình đang kinh doanh

● Kỹ thuật viên hẹn thời gian đặt tròng với khách hàng

● Nhân viên thu ngân thực hiện thanh toán đơn hàng

● Nhân viên thu ngân gửi khách hàng bản sao chép củahóa đơn (giấy than) và nhắc lại về lịch hẹn

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Trả lời: Khó khăn trong quy trình bán hàng tại cửa hàng

hiện tại: Hiện nay, công ty vẫn đang thực hiện thanh toán,làm hóa đơn và lưu trữ thông tin khách hàng bằng hìnhthức thủ công (ghi chép sổ sách) Điều này khá mất thờigian dẫn đến làm giảm doanh thu cũng như khiến hìnhảnh của công ty kém chuyên nghiệp trong mắt kháchhàng Ngoài ra, quản lý cửa hàng cũng rất khó để bao quát

và tìm thông tin khi cần thiết

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Câu hỏi 4:

“Những đối tượng

khách hàng nào là

tập khách hàng mục

tiêu của VinaOptic,

Trả lời: Đối tượng khách hàng mục tiêu của VinaOptic ở

độ tuổi dưới 40 và có thu nhập ở mức trung bình đến cao

Vì vậy, bọn anh cũng rất muốn tăng mức độ hài lòng củakhách hàng tại cửa hàng

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Trả lời: Việc lưu trữ thông tin khách hàng được thực hiện

thủ công trên sổ sách Mỗi khách hàng chưa có mã hóađơn khác nhau nên việc tìm kiếm khách hàng vẫn còn mấtnhiều thời gian và đôi khi sai sót

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Câu hỏi 6:

“Việc báo cáo, kiểm kê

doanh thu của cửa hàng

sẽ được thực hiện khi

nào?”

Trả lời: Việc báo cáo, kiểm kê doanh thu của công ty sẽ

được thực hiện theo từng đơn hàng vào cuối mỗi ngày vàcuối mỗi tháng

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Trả lời: Hiện tại VinaOptic có 2 hình thức bán hàng: bán

trực tiếp tại cửa hàng và bán hàng online Vì kính mắt làsản phẩm thời trang mang tính cá nhân cao, khách hàng

có nhu cầu được thử và trải nghiệm trực tiếp sản phẩmnên hình thức bán hàng tại cửa hàng được khách hàng lựachọn nhiều hơn

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Trả lời: Vì tất cả thông tin đều được lưu trữ thủ công trên

sổ sách nên nhân viên công ty chỉ tra cứu qua sổ sách

Kết quả quan sát: Chưa rõ ràng và chi tiết

Câu hỏi 9:

“Như vậy là dữ liệu của

công ty chưa được đưa

về một kho chung, vậy

nhân viên có đang sử

dụng phần mềm quản

lý dữ liệu nào không

Trả lời: Do dữ liệu chưa được đưa vào kho chung nên

nhiều khi cần thông tin, nhân viên đều phải tra cứu thủcông trên sổ sách Hiện nay, công ty cũng chưa sử dụngphần mềm nào hỗ trợ mà chỉ thực hiện trên sổ sách

● Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Trả lời: Vấn đề này là rất quan trọng Anh chị muốn hệ

thống được phân quyền theo tài khoản Nghĩa là các quản

lý và Ban giám đốc sẽ dùng chung 1 tài khoản quản trịviên còn mỗi nhân viên sẽ có 1 tài khoản khác nhau Tàikhoản của quản trị viên đương nhiên sẽ được sử dụng tất

cả các chức năng của hệ thống Còn tài khoản của nhânviên (user) không được quản lý thông tin khách hàng,thông tin tài khoản nhân viên và thông tin cửa hàng Mặtkhác, ngoài quản lý nhập kho, ở các mục quản lý sảnphẩm và quản lý loại hay đơn vị sản phẩm thì tài khoảncủa nhân viên chỉ được phép xem và xuất file

PHỎNG VẤN QUY TRÌNH QUẢN LÝ KHO HÀNG TẠI CỬA HÀNG

Trả lời: VinaOptic là công ty thương mại nên không có

kho sản xuất hay lắp ráp sản phẩm Hiện tại chỉ có 1kho hàng tại chi nhánh Hà Nội

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Câu hỏi 2:

“Hiện tại, các nghiệp

vụ của việc quản lý

hàng hóa đang được

thực hiện như thế nào

ạ?”

Trả lời: Hiện tại tất cả các nghiệp vụ của quy trình quản

lý kho hàng đều được thực hiện lưu trữ và tính toán thủcông bằng Excel

Kết quả quan sát: Chưa rõ ràng và chi tiết.

Trả lời: Quy trình chung cho các nghiệp vụ trong quản lý

kho tại cửa hàng hiện tại:

● Thông báo kế hoạch thay đổi số lượng hàng hóa

● Kiểm tra hàng hóa nguyên vật liệu cần thay đổi và đốichiếu

● Nhập thông tin hàng hóa thay đổi trên Excel.

● Các bước thay đổi số lượng hàng hóa do nhập/xuất,kính lỗi hay chuyển kho đều được tính toán thủ côngbằng Excel

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Câu hỏi 4:

“Theo như em hiểu thì

quy trình bán hàng tại

cửa hàng và quản lý

kho hàng được diễn ra

hoàn toàn độc lập Vậy

nếu kho ở dưới cửa

hàng hết mẫu thì sẽ

dùng hình thức gì để

báo cho bộ phận kho bổ

sung sản phẩm ạ?”

Trả lời: Đúng như em nói, 2 quy trình diễn ra hoàn toàn

thủ công và độc lập nên công việc giữa các bộ phận diễn

ra cũng “thủ công”, thiếu tính logic khiến công việc dễ bịngắt quãng Ví dụ như 1 mẫu kính dưới cửa hàng hết thìcác bạn nhân viên bán hàng chỉ có cách liên hệ trực tiếpcho bộ phận kho để bổ sung thêm kính và sẽ mất thời giancho đến khi kính sẵn sàng mang xuống kho bán hàng tạicửa hàng

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Trả lời: Rất nhiều khó khăn và hiện tại quy trình quản lý

kho hàng là vấn đề khiến Ban Giám đốc “đau đầu nhất”,

cụ thể như:

● Chiến lược phân phối hàng hóa trong kho không khoahọc

● Thất thoát hàng hóa không rõ nguyên nhân

● Không theo dõi được số lượng hàng hóa theo ngàynhập để kiểm tra tốc độ tiêu thụ

● Nhân viên và quản lý khó khăn để kiểm tra dữ liệu

● Tốn thời gian đào tạo vừa mất nhiều chi phí tuyểndụng, xây dựng đội ngũ nhân viên

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

PHỎNG VẤN VỀ BÁO CÁO

“Kỳ báo cáo kết quả

hoạt động kinh doanh

bên mình là bao lâu?

Trong báo cáo, cần

những thông tin gì?”

Trả lời: cửa hàng lập báo cáo kết quả hoạt động kinh

doanh theo quý (4 quý/năm)

Bao gồm: Doanh thu, chi phí, lãi, lỗ,…

Kết quả quan sát: Đáng tin cậy.

Bảng 4.3 - Nội dung phỏng vấn đại diện doanh nghiệp.

● Tài liệu yêu cầu

Phạm Thị Hồng Nhung

Bảng 4.4 - Tài liệu yêu cầu.

A: Chịu trách nhiệm; P: Người tham gia; S: Ký kết hoàn tất yêu cầu.

Biết sử dụngVisual Studio,SQL Server Biếtthiết kế giao diệnphù hợp yêu cầucủa khách hàng

NghiêmXuânNam, TrầnThị Hiếu

NguyễnTrungKiên,NghiêmXuânNam

Chưa thựchiện

NguyễnThị Nhài,NguyễnTrungKiên

Khó

5.2 Tiến hành

kiểm thử

NguyễnTrungKiên, TrầnThị Hiếu

NguyễnTrungKiên,NguyễnThị Nhài

NguyễnTrungKiên,NguyễnThị Nhài

NguyễnTrungKiên

Dễ

Bảng: Danh sách đầu công việc và ước tính nhân lực

3.2 Sơ đồ mạng

Nhóm lựa chọn sử dụng sơ đồ mạng AOA để biểu thị các mối quan hệ logic và trình tựcác đầu việc Từ bảng danh sách đầu công việc và ước tính nhân lực, nhóm thiết lập bảngtrình tự công việc như sau:

(ngày)

Công việc

Thời gian (ngày)

Công việc đi trước

Sau đó, sau công việc c là công việc a (4), sau công việc a là công việc b (5) Tiếp tục,sau công việc b là công việc k (6), sau công việc k là công việc l (7) Tiếp theo, sau côngviệc l là công việc m (8) Sau công việc m là công việc n(9) Sau công việc b là công việc

o Ta có, công việc o,n trước công việc p nên ta nối công việc o ở đỉnh n (9), sau đó ta sẽ

có đỉnh p (10) Do trước công việc q là các công việc d,e,f,g,h,i,p nên từ đỉnh giả d (3) và

từ đỉnh p (10), ta có đỉnh q (11)