Báo cáo môn quản lý khai thác kho hàng đề tài mô hình cơ cấu tổ chức quản lý kho hàng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI BÁO CÁO MÔN QUẢN LÝ KHAI THÁC KHO HÀNG ĐỀ TÀI MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ KHO HÀNG Sinh viên thực hiện 1 Lê Vũ Trường An 2 Lê Diễm Quỳnh Anh 3 Dương Thùy Hương Gia[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC GIAO THÔNG VẬN TẢI BÁO CÁO MÔN QUẢN LÝ KHAI THÁC KHO HÀNG ĐỀ TÀI : MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ KHO HÀNG Sinh viên thực hiện: Lê Vũ Trường An Lê Diễm Quỳnh Anh Dương Thùy Hương Giang Trịnh Thị Giang Vũ Thu Hiền Ngô Linh Huyền Nhung Lớp : Logistics quản lý chuỗi cung ứng K61 Khoa: Vận tải Kinh tế MỤC LỤC I Giới thiệu chung mơ hình quản lý tổ chức kho hàng .3 Khái niệm quản lý tổ chức kho hàng .3 Những nguyên tắc quản lý tổ chức kho hàng .3 II Mục đích ý nghĩa quản lý tổ chức kho hàng Mục đích việc xây dựng mơ hình quản lý tổ chức kho hàng Ý nghĩa việc quản lý tổ chức kho hàng III Cơ cấu tổ chức kho hàng IV Quy trình quản lý cấu tổ chức kho hàng .5 Quy trình quản lý mã hàng a) Phần mềm quản lý mã hàng kho b) Phương pháp tiêu chuẩn hóa mã hóa mặt hàng kho .5 c) Quy trình quản lý mã hàng kho hàng Quy trình quản lý hoạt động xuất kho hàng hóa Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa .12 Quy trình quản lý chuyển kho thành phẩm 14 Quy trình quản lý kiểm kê kho định kỳ .18 a) Giai đoạn chuẩn bị 18 b) Giai đoạn tiến hành nghiệp vụ quản lý 18 I Giới thiệu chung mơ hình quản lý tổ chức kho hàng Khái niệm quản lý tổ chức kho hàng Warehouse Management (quản lý tổ chức kho hàng) trình xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho hàng , triển khai kiểm soát nghiệp vụ kho Xây dựng kế hoạch nghiệp vụ kho bao gồm :  Quy hoạch mạng lưới kho hàng,  Thiết kế kho hàng, đảm bảo thiết bị kho hàng  Triển khai nghiệp vụ kho hàng: tiếp nhập hàng hóa ( nhập hàng), bảo quản hàng hóa ( lưu trữ, bảo quản), phát hàng ( xuất hàng) Những nguyên tắc quản lý tổ chức kho hàng Quản lý tổ chức kho hàng dựa nguyên tắc sau: Thiết lập trì, điều kiện đảm bảo hoạt động liên tục, đảm bảo tối đa hài lòng khách hàng ,tổ chức quản lý lao động, đảm bảo suất theo tiêu kế hoạch,đổ chức công tác bảo hộ an tồn lao động kho, giao nhận xác, đầy đủ, kịp thời Phòng ngừa giảm thiểu tối đa mát, hư hỏng tài sản, hàng hoá, nhân lực môi trường ( quản trị rủi ro) Kiểm kê hàng hóa, đánh giá giám sát hàng tồn kho để đảm bảo việc xảy thiếu hụt hay mát mực thấp nhất: kiểm kho đổi chiều chênh lệch (nếu có), lưu giữ hồ sơ, quản lý chứng từ liên quan phiếu giao nhận hàng, phiếu bảo hàng đến, phiếu chuyển hàng, v.v Các chi tiêu quản trị kho: Tối đa hoá hiệu việc sử dụng nhân lực, vật lực, tài lực nhà kho Một khu vực dự trữ an toàn, mức dự trữ an toàn : Quản lý hàng hóa kho ln điều kiện tốt, gọn gàng, an tồn: phân loại hàng hóa, lập danh mục hàng hóa, dán nhãn, định vị, II Mục đích ý nghĩa quản lý tổ chức kho hàng Mục đích việc xây dựng mơ hình quản lý tổ chức kho hàng *Quản lý tổ chức kho hàng xây dựng nhằm mục đích đảm bảo nghiệp vụ sau : + Bảo quản hàng hóa tránh hư hao, xuống cấp, mau hỏng + Tổn trữ kịp thời cung cấp lúc, không bị thiêu hụt chi tiết hàng hóa cần thiết cho việc sản xuất liên tục + Đảm bảo tồn trữ hàng hóa có yêu cầu, nhanh chóng xuất kho hàng cho khách hàng, thỏa mãn tình trạng khả dụng hàng hóa, tránh tình trạng khan hàng, tập kết hàng hóa cho đủ để tập trung xuất + Ln ln có mức dự trữ an tồn phục vụ sản xuất hay kinh doanh với tốn chi phí + Ghi sổ sách tình hình hàng hóa nhập xuất giúp cho việc kiểm soát cần thiết Ý nghĩa việc quản lý tổ chức kho hàng Quản lý cấu tổ chức kho hàng giúp người quản trị nắm thông tin cách nhanh chóng, thuận tiện kịp thời q trình hoạt dộng kho hàng, từ đưa sách, sách phù hợp để hệ thống nhân lực kho hoạt động cách trơn tru, đồng thơng suốt chuỗi cung ứng, Từ góp phần làm giảm chi phí cho doang nghiệp III Cơ cấu tổ chức kho hàng Trưởng kho: o Tổ chức quản lý, điều hành chung toàn hoạt động phòng, bao gồm việc xây dựng, triển khai, kiểm sốt cải tiến hoạt động, q trình nguồn lực, … phận kho o Tổ chức thực công tác giao nhận, vận chuyển hàng hóa theo kế hoạch giao hàng Phó kho: o Hỗ trợ công việc Trưởng kho o Thực nhiệm vụ Trưởng kho giao Kế toán kho: o Kiểm tra tính hợp lệ hóa đơn, chứng từ trước làm thủ tục Xuất/ Nhập hàng hóa vào kho Kiểm tra hóa đơn o Đối chiếu nhập liệu hàng hóa vào hệ thống o Hạch tốn việc xuất nhập hàng hóa, ngun vật liệu o Làm báo cáo hàng tồn kho, báo cáo xuất nhập tồn o Kiểm soát khoản thu chi kho o Thu tiền gửi cho trưởng phận kế toán người định Thủ kho o Đảm bảo an tồn hàng hóa kho o Sắp xếp hàng hóa cách tối ưu o Đóng xuất đơn hàng o Kiểm hàng kho Nhân viên kho: o Đóng xuất hàng o Hỗ trợ kiểm hàng định kỳ cần o Vệ sinh dọn dẹp kho Nhân viên giao hàng o Lấy hàng từ địa giao giao hàng khu vực phân cơng o Xếp, dỡ hàng hóa, chở hàng quy cách o Bảo quản tốt hàng hóa giao o Giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa, kịp thời thời gian địa điểm Nhân viên kỹ thuật ( bảo hành): o Chịu trách nhiệm xử lý bảo hành cho khách hàng o Hỗ trợ đóng gói xuất đơn hàng o Hỗ trợ kiểm hàng theo định kỳ IV Quy trình quản lý cấu tổ chức kho hàng Quy trình quản lý mã hàng a) Phần mềm quản lý mã hàng kho Cách để mã hóa mặt hàng kho cách xác sử dụng phần mềm: ERP WMS + ERP gán mã cho mặt hàng danh mục công ty theo cách hồn tồn tự động Mã cần tơn trọng loại mã hóa cơng ty áp dụng (UPC-A, EAN-13, EAN-128, thẻ RFID, v.v.) + WMS (ví dụ: Easy WMS Mecalux) tạo mã b) Phương pháp tiêu chuẩn hóa mã hóa mặt hàng kho Tùy thuộc vào ký hiệu sử dụng, có nhiều cách khác để mã hàng hóa kho Các cơng ty chọn hệ thống phù hợp với họ Phổ biến là: + Mã hóa số + Mã hóa chữ + Mã hóa chữ số: Mã kết hợp chữ cái, số dấu hiệu.Các mã tiêu biểu thiết lập GS1 (trước gọi Hiệp hội mã số vật phẩm quốc tế) phát triển hệ thống mã hóa đảm bảo việc phân định sản phẩm cấp độ quốc tế + EAN-13: ( Phục vụ cho hoạt động kiểm soát, kiểm đếm tự động giao nhận, vận chuyển hàng hóa , đặc biệt vận chuyển hàng hóa quốc tế container mã hóa mã vạch, mã số ) Dùng để xác định phần lớn mặt hàng trưng bày điểm bán hàng Nó đặt tên bao gồm 13 chữ số chia thành loại: quốc gia xuất xứ, nhà sản xuất sản phẩm, mã sản phẩm số kiểm soát Mã nhà sản xuất cung cấp quan có thẩm quyền tiểu bang Mã vạch định dạng UPC-A thường sử dụng Hoa Kỳ, mã vạch định dạng EAN-13 sử dụng khắp giới, theo Mạng mã vạch quốc tế c) Quy trình quản lý mã hàng kho hàng Bước 1: Khi phịng kế hoạch cấp quản lý trực tiếp có nhu cầu thêm mới, thay đổi xóa bỏ mã hàng, gửi yêu cầu cụ thể tới phận người phụ trách mã hàng - Người thực hiện: Phòng kinh doanh, phòng kế hoạch vật tư Bước 2: Bộ phận mã hàng vào thông tin yêu cầu, kiểm tra tồn mặt hàng đối chiếu Người thực hiện: phận quản lý mã hàng Cán phụ trách quản lý mã hàng hệ thống kiểm tra sựu tồn mặt hàng hệ thống cách tìm kiếm thơng tin mặt hàng phần mềm Đối với yêu cầu thêm mới: + Nếu mặt hàng không tồn thực việc phân loại mặt hàng + Nếu tồn thơng báo lại với người lập yêu cầu + Đối với nhu cầu sửa mã hàng thực bước “Kiểm tra cần thiết thay đổi hệ thống” Bước 3: Thực cập nhật: Người thực hiện: phận quản lý mã hàng Cán phụ trách quản lý mã hàng dựa vào thông tin mặt hàng người u cầu cung cấp để xác định thuộc tính, nhóm hàng, loại hàng, nhà cấp, thông tin liên quan để tạo mã hàng theo quy định Với yêu cầu cấp mã mới: + Áp dụng cho sản phẩm vừa nhập, chưa tồn mã hàng kho trước Cán phụ trách dựa vào tính chất hàng hóa, chủng loại để đặt mã hàng, tên hàng, theo quy tắc chung, cập nhật thông tin sản phẩm vào danh mục vật tư hàng hóa phần mềm hệ thống => Thơng tin kết lại cho người yêu cầu Với yêu cầu thay đổi xóa mã hàng: + Xem xét yêu cầu, đánh giá cần thiết + Nếu hợp lý tiến hành xóa cập nhật mã theo tiêu chuẩn, việc thực sửa mã cần đảm bảo theo quy tắc đặt mã + Nếu thay đổi => Thông tin tin kết lại cho người yêu cầu Bước 4: Thông báo thay đổi mã hàng cho phận liên quan, thống mã hàng, sửa mã theo quy chuẩn hệ thống mà kho áp dụng tạo thuận lợi cho quy trình lưu kho hàng hóa sau Quy trình quản lý hoạt động xuất kho hàng hóa Bước 1: Kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán Trưởng phòng kinh doanh đơn vị chịu trách nhiệm gửi lệnh xuất hàng cho kế toán kho kèm theo đơn hàng Mỗi loại hàng hóa phận khác phụ trách, chẳng hạn, xuất vật tư, nguyên vật liệu để sản xuất, lắp ráp trưởng phận sản xuất có thẩm quyền lập phiếu đề nghị xuất kho, với thành phẩm mặt hàng kinh doanh cơng ty phận bán hàng có trách nhiệm yêu cầu xuất kho Kế toán kho nhận lệnh xuất kho, thực kiểm tra lệnh xuất kho với đơn hàng bán Nếu thông tin đơn hàng sai lệch so với lệnh xuất kho thơng báo cho đơn vị đề xuất - Mẫu số 17/PTHA BTL QK (BTTM, QCHQ) PHÒNG THI HÀNH ÁN - CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc - - -VTRLỆNH XUẤT KHO - Số02: ……………… Ngày tháng …… năm … - Họ tên người nhận: Chức vụ, đơn vị: Lý xuất kho: Thời gian xuất: Số TT Tên tang vật, tài sản Số lượng Mã số Đơn vị tính Theo chứng Thực xuất từ A - B C D E Đặc điểm Ghi G Tổng số: ……………… Khoản ……………………vật./ TRƯỞNG PHÒNG Bước 2: Kiểm tra hàng tồn kho Kế toán kiểm tra tồn kho hệ thống, cụ thể kiêm kê hàng hóa vật tư cần xuất để xác định xem số lượng kho có đáp ứng yêu cầu xuất kho hay không Nếu hàng thiếu cần thông báo lại cho đơn vị đề xuất để xử lý, nhập them hàng chủng loại số lượng cần thiết, đàm phán gia hạn hợp đồng bán hàng Sau xác nhận bổ sung đầy đủ hàng hóa để xuất kho, chuyển sang bước Trường hợp hàng hóa đầy đủ tiến hành xuất kho Thủ kho tiến hành xem xét yêu cầu xuất kho sau kiểm tra hàng hóa trực tiếp chủng loại, số lượng, chất lượng hàng hóa Bước 3: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng Kế tốn kho dựa vào thông tin đơn hàng để lập phiếu xuất kho, hóa đơn bán hàng chuyển cho thủ kho để thực xuất kho theo yêu cầu Phiếu xuất kho in thành nhiều liên Trong liên lưu kế tốn giữu, liên chuyển cho thủ kho thực xuất kho liên giao cho phận vận chuyển tiếp nhận hàng - Đơn vị: Mẫu số 02 - VT Bộ phận: (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) PHIẾU XUẤT KHO Ngày tháng năm Nợ Số: Có - Họ tên người nhận hàng: Địa (bộ phận) - Lý xuất kho: - Xuất kho (ngăn lô): Địa điểm S Tên, nhãn hiệu, quy cách, T phẩm chất vật tư, dụng Mã vị Yêu Thực Đơn Thành T cụ, sản phẩm, hàng hoá số tính cầu xuất giá tiền A B C D Đơn Số lượng Cộng x x x - Tổng số tiền (viết chữ): - Số chứng từ gốc kèm theo: x x Ngày tháng năm Người lập Người nhận Thủ kho Kế toán trưởng Giám đốc phiếu hàng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc phận có nhu cầu nhập) (Ký, họ tên) Bước 4: Xuất kho Thủ kho thực xuất kho theo lệnh xuất kho thực soạn hàng đầy đủ theo yêu cầu, phiếu phải có chữ ký xác nhận đầy đủ phận (kế toán, thủ kho, nhận hàng) Nhận viên kho dựa vào thông tin phiếu xuất để lấy hàng xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng tình trạng thực tế hàng hóa trước xuất giao cho nhân viên giao hàng đến khu vực phân công Nhân viên giao hàng thực xếp hàng hóa lên phương tiện vận chuyển giao hàng cho khách hàng đảm bảo chất lượng hàng hóa, kịp thời thời gian, địa điểm Bước 5: Cập nhật thông tin lên hệ thống Hàng hóa sau xuất khỏi kho cần cập nhật thông tin lên hệ thống quản lý (thủ công, phần mềm,…) để phận quản lý nắm báo cáo lượng hàng hóa xuất – nhập – tồn định kỳ Trong thủ kho ghi lại thẻ kho kế tốn cập nhật nhật ký xuất kho số lượng tồn kho lại Hai bên phối hợp để số liệu xác thống Đây để kiểm tra, hạch tốn chi phí doanh nghiệp - Đơn vị:…………………… Địa chỉ:………………… Mẫu số S12-DN (Ban hành theo Thơng tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính) Thẻ kho (Sổ kho) Ngày lập thẻ: Tờ số - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư: - Đơn vị tính: - Mã số: Số Ngày, tháng TT A B Số hiệu chứng từ Diễn giải Nhập Xuất C D Ngày nhập, xuất E Cộng cuối kỳ F x - Sổ có trang, đánh số từ trang 01 đến trang Số lượng Nhập Xuất Ký Tồn xác nhận kế toán G x - Ngày mở sổ: Người ghi sổ (Ký, họ tên) Ngày tháng năm Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Quy trình quản lý hoạt động nhập kho hàng hóa Bước 1: Thơng báo kế hoạch nhập nguyên vật liệu Bộ phận đề xuất (có thể phòng kinh doanh, phòng kế hoạch vật tư,…) có yêu cầu nhập nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp thông báo kế hoạch cho phận liên quan kế tốn, kho, Phịng quản lý chất lượng,…để kịp thời bố trí nhân cập nhật thơng tin Bước 2: Kiểm tra hàng đối chiếu Thủ kho vào đơn đặt hàng phiếu đề nghị mua hàng ban đầu, tiến hành đối chiếu với số lượng nguyên vật liệu nhập vào, đồng thời kiểm tra chất lượng chúng Sau nhận từ nhà cung cấp hóa đơn (phiếu giao nhận) mặt hàng Trong trường hợp : + Nếu doanh nghiệp có thêm phận quản lý chất lượng cán chịu trách nhiệm kiểm tra lại nguyên vật liệu lần nhằm đảm bảo chất lượng đầu vào Sau theo quy trình, hàng phát hành phiếu kiểm tra thử nghiệm có xác nhận đóng dấu phận quản lý chất lượng nhà cung cấp + Theo thủ tục nhập kho hàng hóa, có hư hỏng sai lệch cần lập biên thông báo lại với đơn vị đề xuất để kịp thời khắc phục nhập lại đủ nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn Bước 3: Lập phiếu nhập kho Khi việc kiểm kê hoàn tất khơng có sai lệch, tồn thơng tin giấy tờ chuyển cho kế toán kho để đối chiếu lại lần trước lập giao dịch mua in phiếu nhập kho Phiếu nhập kho gồm liên, có chữ ký xác nhận thủ kho bên giao hàng (hoặc có thêm kế tốn) Một liên thủ kho lưu lại, liên kế toán giữ liên cuối đưa lại cho người giao hàng + Ở số cơng ty việc lập phiếu nhập kho thủ kho đảm nhận luôn, tùy quy định đơn vị Bước 4: Hoàn thành nhập kho Thủ kho tiến hành nhập kho nguyên vật liệu, xếp vào khu vực phù hợp, sau ghi nhận thơng tin vào thẻ kho Tất thơng tin hàng hóa sau cần cập nhật vào hệ thống quản lý kho hàng (excel phần mềm quản lý) Quy trình quản lý chuyển kho thành phẩm Bước 1: Lập yêu cầu chuyển kho phê duyệt Bộ phận có nhu cầu chuyển kho làm phiếu đề nghị chuyển kho gửi đề xuất tới Ban giám đốc/NDUQ Trong phiếu yêu cầu chuyển kho cần nêu rõ thông tin loại hàng, số lượng, địa điểm kho đi, kho đến cụ thể, thông tin thời gian, tình trạng hàng hóa mức độ cần thiết với mục đích việc chuyển kho Ban giám đốc người ủy quyền xem xét tính cần thiết đề xuất mà chấp thuận hay từ chối yêu cầu chuyển kho Nếu yêu cầu duyệt chuyển sang bước (2) Nếu yêu cầu khơng duyệt kết thúc quy trình Bước 2: Lập giao dịch in phiếu xuất kho - Kế toán kho vào phiếu đề nghị chuyển kho duyệt, thực lập giao dịch chuyển kho hệ thống, sau in phiếu xuất chuyển kho lấy xác nhận bên liên quan Bước 3: Tiến hành xuất kho theo kế hoạch Thủ kho chuẩn bị hàng hóa thực xuất kho theo phiếu xuất kho Đến thời gian xuất kho, nhân viên kho dựa vào thông tin phiếu xuất để lấy hàng xếp hàng hóa theo yêu cầu; kiểm tra chất lượng tình trạng thực tế hàng hóa trước xuất giao cho người vận chuyển chuyển đến địa điểm đăng ký định khai thác theo quy trình nhập kho vào kho hàng Hàng hóa cần kiểm tra kỹ lưỡng kế toán, thủ kho, người giao hàng có trách nhiệm phải ký nhận đầy đủ vào biên nhận cần thiết trước xuất kho Bước 4: Kiểm tra giao dịch Hàng hóa sau chuyển kho cần cập nhật lại hệ thống quản lý (thủ công, phần mềm) để đảm bảo tính xác việc quản lý khai thác hoạt động kho doanh nghiệp Kế toán kho tiến hành kiểm tra lại giao dịch phát sai lệch số lượng giao dịch với số lượng thực xuất kế tốn vật tư vào phiếu xuất kho điều chỉnh giao dịch xuất chuyển kho lập, xác Kế tốn cập nhập lại thơng tin hệ thống quản lý kho hàng 5 a) Quy trình quản lý kiểm kê kho định kỳ Giai đoạn chuẩn bị Trước tiến hành trình kiểm kê, quản lý kho cần phải lên kế hoạch phân công thông báo kế hoạch đến phận nhân liên quan Quản lý phải đảm đảm nhân viên kho hàng nắm quy trình kế hoạch kiểm kê Kế hoạch thơng báo qua thư điện tử thông qua văn định từ cấp Quản lý kho phải đảm đảm nhân viên kho hàng hiểu kế hoạch kiểm kê Trong kế hoạch kiểm kê quy chuẩn bao gồm nội dung hoạt động sau: i Thứ tự ưu tiên khu vực cần phải kiểm tra hàng; ii Phương thức tổng hợp thông tin đối chiếu kết sau kiểm kê; iii Xây dựng phương pháp kiểm kê hiệu tùy thuộc vào tính chất hàng hóa Ví dụ sử dụng mắt để đếm dùng thước để đo b) Giai đoạn tiến hành nghiệp vụ quản lý Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết Đề xuất, đề nghị kiểm kê hàng tồn kho cho cấp Các bước chuẩn bị cần làm chi tiết theo quy trình chuyên nghiệp – Mục đích: đối chiếu số lượng thực tế với số lượng phần mềm quản lý – Người thực hiện: kế toán kho, thủ kho, quản lý kho – Các bước thực hiện: ⁺ Kiểm tra rà sốt lại tồn mặt hàng kho hàng (Thủ kho) ⁺ Phân chia nhiệm vụ cho người ( đếm hàng, nhập số liệu, kiểm phiếu, dỡ hàng, quét mã vạch…) Bước 2: Tiến hành kiểm kê hàng tồn kho - Kiểm tra số lượng xác định chênh lệch ( Thủ Kho , Trưởng kho) Thống kê số lượng hàng hóa, đặc biệt mặt hàng cận date, tồn kho…Sau kiểm đếm đối chiếu với số liệu thực tế với số liệu phần mềm sổ sách - Lập biên kiểm kê ( Kế toán kho) Biên kiểm kê cho hoạt động kiểm kê tới phận liên quan Lưu ý : Phân loại khu vực kiểm kê theo quy mô doanh nghiệp Xác định thời gian kiểm kê để có điều chỉnh thời gian xuất nhập hàng cho phận khác đối tác doanh nghiệp Bước 3: Báo cáo kết kiểm kê hàng tồn kho Sau hoàn thiện trình kiểm kê hàng tồn kho,( quản lý kho, kế toán kho) tiến hành lập báo cáo với quản lý cao cấp quản lý doanh