Chủ Đề Thực Trạng Thất Thoát Hàng Hóa Trong Quản Lý Kho Hàng Của Doanh Nghiệp Chuỗi Bán Lẻ Tại Việt Nam Và Giải Pháp.pdf

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH Học phần: Quản trị chuỗi cung ứng MGT44A BÀI TẬP LỚNChủ đề: Thực trạng thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp chuỗi bán

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

Học phần: Quản trị chuỗi cung ứng (MGT44A)

BÀI TẬP LỚNChủ đề: Thực trạng thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại Việt Nam và giải pháp

1 24A4031219 Nguyễn Minh Khuê

(Nhóm trưởng)

2 24A4031210 Phan Thị Hồng Huế

3 24A4031771 Phan Thị Trang

4 24A4030569 Nguyễn Thị Ánh Quyên

5 24A4032637 Nguyễn Diệp Anh

6 24A4030506 Đỗ Hiếu Lan Anh

7 24A4030242 Nông Hoàng Linh

I.Tóm tắt 1

II Đặt vấn đề 2

1.Lý do chọn đề tài 2

2 Mục đích nghiên cứu 3

III Phân tích vấn đề 4

1 Thực trạng 4

1.1 Thực trạng thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại Việt Nam 4

1.2.1 Quy trình quản lý không hiệu quả 5

1.2.2 Sai sót của nhân viên 6

3.2 Đề xuất giải pháp giải quyết vấn đề thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại Việt Nam 7

3.2.1 Giải pháp sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) để quản lý kho hàng trong Excel 7

3.2.2 Quy trình ứng dụng giải pháp sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) để quản lý kho hàng trong Excel 10

KẾT LUẬN 15

TÀI LIỆU THAM KHẢO 16

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt, quản lý kho hàng

là một khía cạnh trong hoạt động kinh doanh và đóng vai trò vô cùng quan trọng đốivới sự thành công và sự tồn tại của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại Việt Nam Tuynhiên, một vấn đề đáng lo ngại hiện đang đối diện với các doanh nghiệp này là sự thấtthoát và thiếu hụt hàng hóa trong quản lý kho hàng Thất thoát hàng hoá không chỉ gâythiệt hại về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động và độ tincậy của doanh nghiệp Thực tế cho thấy thực trạng này trong quản lý kho hàng là mộtvấn đề phức tạp và đa chiều Nguyên nhân của vấn đề này có thể bao gồm từ việc thiếusót trong quá trình kiểm soát và giám sát hàng hóa, lỗi nhập xuất không chính xác, mấtcắp và làm giảm chất lượng sản phẩm, quy trình lưu trữ không hiệu quả, cũng như sựthiếu hụt kiểm soát từ phía nhân viên Điều này đặt ra một thách thức lớn cho cácdoanh nghiệp chuỗi bán lẻ, đòi hỏi sự cải thiện và tối ưu hóa quản lý kho hàng.Thấu hiểu được điều đó, nhóm chúng em đã cùng nhau tìm hiểu về thực trạngthất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại ViệtNam và đưa ra giải pháp tối ưu nhất để khắc phục tình trạng này cho các doanhnghiệp Hãy cùng nhau khám phá những giải pháp hữu ích để cải thiện quản lý khohàng và đảm bảo sự phát triển bền vững của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại Việt Nam

I.Tóm tắt

Trong hoạt động kinh doanh, quản lý kho hàng là một phần quan trọng để đảmbảo sự hiệu quả và thành công của một doanh nghiệp Tuy nhiên, thất thoát hàng làmột vấn đề thường gặp và có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến các chuỗi bán lẻViệt Nam Tình trạng này xảy ra từ lưu thông, bảo quản đến bán hàng, làm giảmhiệu quả chuỗi cung ứng Nhiều doanh nghiệp chưa đầu tư vào hệ thống quản lýkho hiện đại, dẫn đến sự thiếu chính xác trong thông tin và dữ liệu, làm tăng nguy

cơ thất thoát hàng tồn kho Sự thiếu trách nhiệm và làm việc cẩu thả của nhân viên

trong việc sắp xếp hàng hóa một cách lộn xộn đã gây khó khăn trong tìm kiếm vàkiểm kê, dẫn đến sai sót trong ghi nhận thông tin kho khiến kéo dài thời gian tìmkiếm và vận chuyển, làm tăng nguy cơ hư hỏng và thất thoát hàng hóa Để khắcphục tình trạng trên nhóm đề xuất hệ thống Visual Basic for Applications (VBA) -ngôn ngữ lập trình trong Excel, giúp tự động hóa việc tạo và cập nhật sơ đồ khohàng, liên kết dữ liệu thời gian thực, và tương tác với các phần mềm quản lý khác,

từ đó tối ưu hóa quy trình, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong quản lý kho

II Đặt vấn đề

1.Lý do chọn đề tài

Trong điều kiện kinh tế hiện nay, Việt Nam đang hội nhập sâu rộng vào cộngđồng quốc tế, thương mại hàng hóa ngày càng gia tăng cả về quy mô và cơ cấu thịtrường Cơ hội cho các nhà sản xuất thâm nhập thị trường quốc tế đang tăng lên,nhưng cạnh tranh cũng tăng lên cùng với những cơ hội này Quản lý kho là một chủ

đề rất quan trọng và đặc biệt đối với các doanh nghiệp Các doanh nghiệp chuỗi bán

lẻ ở Việt Nam vẫn chưa quản lý kho hàng của cửa hàng một cách hiệu quả gây thấtthoát hàng hóa trong quản lý kho hàng Điều đó đòi hỏi các doanh nghiệp chuỗi bán

lẻ phải làm như thế nào để không gây thất thoát hàng hoá Để làm được điều cácdoanh nghiệp cần giám sát các khâu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp trong đó có công tác quản lý kho hàng

Quản lý kho hàng đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp, nó đảm bảo nguồn cung cấp hàng hóa liên tục và đápứng nhu cầu của khách hàng Hàng tồn kho đóng vai trò như tấm đệm phối hợp nhịpnhàng giữa các bộ phận sản xuất - lưu trữ - phân phối sản phẩm của doanh nghiệp.Trong quá trình quản lý kho hàng, các hoạt động như kiểm kê hàng hóa, đặt hàng,

xử lý đơn hàng, và vận chuyển hàng hóa được thực hiện Quản lý kho hàng đòi hỏi

sự chính xác và tổ chức, bao gồm việc theo dõi số lượng hàng tồn kho, điều chỉnhlượng hàng hóa theo nhu cầu và đảm bảo tính sẵn có của hàng hóa Tuy nhiên, thấtthoát hàng hóa trong quản lý kho là một vấn đề đáng chú ý mà nhiều doanh nghiệpchuỗi bán lẻ tại Việt Nam đang phải đối mặt Do vậy, việc quản lý kho hàng sao cho

để không thất thoát hay ảnh hưởng đến doanh thu của doanh nghiệp là một vấn đềquan trọng và khó khăn cho mỗi doanh nghiệp kể cả doanh nghiệp lớn và nhỏ.Thất thoát hàng hóa có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, baogồm lỗi quản lý kho, mất trộm và gian lận, sai sót trong ghi chép và đánh giá, cũngnhư quy trình vận chuyển và xử lý hàng hóa không hiệu quả Thất thoát hàng hóatrong quản lý kho hàng có thể gây ảnh hưởng đáng kể đến lợi nhuận và hiệu suấtcủa doanh nghiệp không chỉ gây mất mát về mặt tài chính, mà còn ảnh hưởng đếnquy trình cung ứng và dịch vụ khách hàng và gây ảnh hưởng tiêu cực đến hình ảnh

và uy tín của doanh nghiệp Nếu khách hàng hay công chúng nhận thấy rằng doanhnghiệp không thể quản lý kho hàng một cách hiệu quả và gặp vấn đề thất thoát hànghóa thường xuyên, họ có thể đặt dấu hỏi về chất lượng và độ tin cậy của doanhnghiệp Để giải quyết vấn đề này, các doanh nghiệp chuỗi bán lẻ cần tìm hiểu rõnguyên nhân gây thất thoát hàng hóa và áp dụng các giải pháp phù hợp

Do vậy việc quản lý tốt kho hàng của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ là hết sứcquan trọng do nó ảnh hưởng tới lợi nhuận và hiệu suất của doanh nghiệp Việcnghiên cứu về thất thoát hàng hóa trong chuỗi cửa hàng bán lẻ sẽ giúp cung cấp cáinhìn tổng quan về tình hình thực tế, hiểu rõ hơn về vấn đề này, giúp xác địnhnguyên nhân gây ra thất thoát và đề xuất các giải pháp để cải thiện hiệu quả quản lý,vận hành và kiểm soát hàng tồn kho Ngoài ra nó có thể giúp giảm thiểu chi phí liênquan đến việc mua sắm và sản xuất hàng hóa mới, cải thiện quy trình kinh doanh,tăng cường cạnh tranh và đóng góp vào sự phát triển kinh tế của đất nước Cho nênchúng em chọn đề tài: “ Thực trạng thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng củadoanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại Việt Nam và giải pháp ”.

Nghiên cứu định tính : thu thập các thông tin và dữ liệu dưới dạng ‘phi số’ để

có được các thông tin chi tiết, khảo sát hoặc điều tra về thất thoát hàng hoácủa doanh nghiệp ở Việt Nam

Nghiên cứu định lượng: thu thập các thông tin và dữ liệu dưới dạng số học,

số liệu có tính chất thống kê để có được những thông tin cơ bản, tổng quát vềthực trạng thất thoát hàng hóa trong quản trị hàng tồn kho

Gây tổn thất tài chính: việc hàng hóa bị thất thoát vừa làm ảnh hưởng đếndoanh thu do làm giảm bớt lượng hàng hóa có sẵn để cung cấp cho khách hàng,đồng thời doanh nghiệp cũng phải chi thêm ngân sách để tái cấp hàng hóa mới Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp: việc hàng hóa sụt giảm dễ dàng dẫn đếntình trạng doanh nghiệp không còn đủ nguồn hàng để kịp thời cung cấp đến kháchhàng, do đó mất đi cơ hội kinh doanh và ảnh hưởng đến danh tiếng của doanhnghiệp Hàng hóa trong quá trình kiểm kê không chính xác, bị sai sót, hàng hóa thực

tế và hàng hóa trên sổ sách bị lệch nhau, không khớp với nhau, kiểm kê khôngđúng Nhập biên lai hàng hóa và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho khi cửa hàng quáđông khách và bận rộn có thể khiến nhân viên dễ bị phân tâm dẫn đến các lỗi kiểmsoát văn thư và hàng hóa

Giảm hiệu quả trong chuỗi hoạt động: suy giảm về số lượng hay chất lượnghàng hóa đều có thể khiến chuỗi cung ứng bị gián đoạn do cần đợi hàng hóa hoặckiểm tra lại chất lượng hàng đưa vào Hàng hóa được bố trí không có tổ chức, gâykhó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa, thời gian vận chuyển hàng hóalâu, hàng hóa bị hư hỏng, thất thoát

Nhiều doanh nghiệp vẫn chưa đầu tư đủ vào hệ thống quản lý và kiểm soátkho hàng chuyên nghiệp, dẫn đến sự lỏng lẻo trong quản lý tồn kho và thất thoáthàng hóa Hệ thống thông tin và công nghệ chưa đạt được nhiều hiệu quả có thể dẫnđến việc thiếu thông tin và dữ liệu chính xác để quản lý kho hàng một cách hiệuquả

Số liệu cho thấy thực trạng thất thoát trong quản lý kho hàng tại Việt Nam:Các chủ cửa hàng bán lẻ thường chỉ nhìn được lãi gộp sau khi lấy giá bán trừ

đi giá nhập, còn rất nhiều các khoản chi phí ngầm khác như tiền thuê nhân viên, cửa

hàng, thất thoát, hàng tồn kho mà không phải lúc nào các chủ shop cũng tính đượcmột cách rạch ròi

Ví dụ: "Một gói mì tôm nhập giá 5.100 đồng, bán ra với giá 6.000 đồng, tỷsuất lãi gộp thường là 15-20% nhưng chủ yếu là tôi quản lý bằng sổ sách về công

nợ, còn chính xác lãi lỗ ra sao tôi không biết", chị Lộc, chủ cửa hàng ở Thường Tín,

Hà Nội chia sẻ

Tình trạng quản lý thủ công bằng sổ sách như chị Lộc không phải là hiếm,thậm chí có chủ cửa hàng còn không hề quản lý bằng sổ sách hay phần mềm ChịTâm, một chủ cửa hàng đồ chơi trên phố Đội Cấn, Hà Nội cho biết "hai chị em tôichia ca bán hàng, tin tưởng nhau tuyệt đối nên cũng không cần quản lý sổ sách, cóđồng ra đồng vào là yên tâm rồi"

Mới đây, Sapo (đơn vị cung cấp phần mềm quản lý bán hàng đa kênh) tiếnhành khảo sát thực địa với 500 chủ shop trên địa bàn Hà Nội và Tp HCM, kết quảcho thấy: 18,5% các shop không hề dùng công cụ nào để quản lý cửa hàng; 41%quản lý thủ công bằng sổ sách, excel; còn lại là 40,5% các cửa hàng quản lý bằngphần mềm quản lý bán hàng

Thực tế các cửa hàng quản lý thủ công, hoặc không dùng công cụ nào để quản

lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn trong việc kiểm soát được doanh thu, lỗ lãi và thấtthoát hàng hóa Làm phép so sánh giữa tỷ suất lợi nhuận thấp của ngành bán lẻ đạtmức trung bình 2-3% doanh thu/năm, so với mức thất thoát của ngành bán lẻ trêntoàn cầu đang là 1.82% doanh thu/năm, nếu không quản lý chặt, các cửa hàng rất dễrơi vào tình trạng "lãi ảo, lỗ thật"

Để giải quyết tình trạng thất thoát này mà vẫn tiết kiệm chi phí đối với các cửahàng bán lẻ, các chủ shop nên có một quy trình rõ ràng hơn trong việc quản lý khohàng, nâng cấp hệ thống excel

Ngoài ra, việc kiểm kê kho hàng một phần định kỳ thường xuyên cũng rấtquan trọng, công tác này sẽ giúp các chủ shop, nhà quản lý nắm bắt được kịp thờitình hình kinh doanh, hàng tồn kho, cũng như kiểm soát được tình trạng thất thoát

1.2 Nguyên nhân thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại Việt Nam

1.2.1 Quy trình quản lý không hiệu quả

Quy trình quản lý kho hàng đóng vai trò hết sức quan trọng đối với mỗi doanhnghiệp, là “xương sống” cho mọi hoạt động ở kho từ khi nhập kho cho đến khi xuấtkho, giúp doanh nghiệp kiểm soát và giám sát kho hàng hiệu quả hơn Tuy nhiên,nhiều doanh nghiệp lại chưa chú trọng nhiều đến điều này Quy trình quản lý kho

còn chưa được chặt chẽ, không rõ ràng, chưa có quy trình phân loại, sắp xếp hànghoá một cách rõ ràng dẫn đến tình trạng hàng hóa bị xếp chồng chất lên nhau,không được phân loại theo chủng loại, kích thước, giá trị, mà để một cách ngẫunhiên Việc các doanh nghiệp chưa áp dụng công nghệ, kỹ thuật, các nhân viên còn

sử dụng các phương pháp thủ công trong quá trình ghi nhận và kiểm kê hàng hóacòn gây ra việc nhập liệu bị nhầm, đánh số lô hàng hoá không chính xác, khôngthực hiện kiểm kê đúng quy trình, dẫn đến tình trạng nhầm lẫn giữa các mặt hàng Bên cạnh đó, quy trình này còn được xây dựng rườm rà, phức tạp, hệ thốngquản lý lỗi thời, mang tính thủ công, chưa áp dụng các phương pháp quản lý khohàng phù hợp khiến cho việc kiểm kê, sắp xếp hàng hóa gặp nhiều khó khăn, cáccông việc đều được làm theo cách thủ công làm tốn nhiều thời gian kiểm tra, sắpxếp mà dễ xảy ra sai sót làm nhầm lẫn Các doanh nghiệp còn không có hệ thốngđánh dấu, mã vạch cho sản phẩm, hàng hóa, gây khó khăn trong việc nhận diện vàtìm kiếm, sắp xếp hàng hoá không cẩn thận sẽ dễ bị nhầm lẫn giữa các loại hànghoá

Việc thất thoát hàng hóa còn có thể do quy trình kiểm kê hàng hóa còn chưađược diễn ra thường xuyên, định kỳ, việc kiểm kê chỉ mang tính thủ tục, khôngđược thực hiện nghiêm túc, không đối chiếu số liệu xuất nhập kho Điều này khiếncho hàng hoá bị để lộn xộn, lẫn lộn giữa các mặt hàng, việc tìm kiếm hàng hóa mấtnhiều thời gian, dễ tính sai lệch số lượng giữa các mặt hàng; gây khó khăn trongviệc xác định và giám sát chính xác số lượng hàng hóa có trong kho, có sự chênhlệch giữa hàng hóa thực tế và hàng hóa được ghi trong sổ sách, tạo cơ hội cho việcgian lận, trộm cắp, thay đổi số liệu hàng hóa trong thời gian dài mà không bị pháthiện

1.2.2 Sai sót của nhân viên

Ở một số doanh nghiệp còn tồn tại các nhân viên thiếu tinh thần trách nhiệm,làm việc cẩu thả, sắp xếp, trưng bày các mặt hàng một cách lộn xộn không theo mộttrình tự, logic nào gây ra tình trạng khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê cácmặt hàng,dẫn đến việc ghi nhận sai thông tin về các hàng hóa đang có mặt trongkho Điều này còn làm tăng thời gian tìm kiếm và vận chuyển hàng hóa làm chochúng dễ bị hư hỏng và thất thoát một lượng đáng kể nếu tình trạng này diễn ra lâudài

Nguyên nhân dẫn đến việc thất thoát hàng hoá còn có thể do nhân viên thiếu

kỹ năng quản lý kho hàng, không biết cách sắp xếp, bảo quản hàng hóa một cáchkhoa học, hợp lý, không được đào đầy đủ kiến thức về quy trình xuất nhập kho dẫn

đến tình trạng hàng hóa bị hư hỏng, thất lạc hoặc nhầm lẫn trong quá trình xuấtnhập kho, kiểm kê hàng hóa Đặc biệt là tình trạng nhân viên sử dụng phần mềmquản lý kho hàng không thành thạo, chỉ biết làm thủ công, dẫn đến việc nhập liệusai sót, không cập nhật dữ liệu kịp thời gây mâu thuẫn dữ liệu, khó khăn trong việctheo dõi và kiểm soát hàng hóa

3.2 Đề xuất giải pháp giải quyết vấn đề thất thoát hàng hóa trong quản lý kho hàng của doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tại Việt Nam

3.2.1 Giải pháp sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) để quản lý khohàng trong Excel

a Giới thiệu về giải pháp sử dụng VBA (Visual Basic for Applications) đểquản lý kho hàng trong Excel

VBA (Visual Basic for Applications) là một ứng dụng lập trình cơ bản trongMicrosoft Office VBA trong Excel là sử dụng ngôn ngữ lập trình Visual Basic vàoMicrosoft Excel, cho phép người dùng tự động hóa các tác vụ, tạo các chức năngtùy chỉnh và mở rộng khả năng của Excel Trong việc quản lý kho hàng cho doanhnghiệp chuỗi bán lẻ, VBA Excel có thể được sử dụng để tạo sơ đồ kho hàng, tạo racác chương trình quản lý tồn kho, theo dõi hàng hóa, kiểm tra và cập nhật số lượnghàng tồn kho, tự động thông báo khi hàng hóa cạn kiệt và hỗ trợ trong việc tối ưuhóa quy trình quản lý kho hàng Nhờ vào tính linh hoạt và sự tự động hóa cao, VBAExcel giúp doanh nghiệp chuỗi bán lẻ tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót và tránhđược tình trạng thất thoát hàng hóa thay vì lưu trữ trong sổ sách, bảng tính với quytrình nhập liệu thủ công thông thường

Hình 3.2.1: Giao diện quản lý kho hàng sử dụng giải pháp VBA trong Excel