báo cáo bài tập lớn kỹ thuật phần mềm ứng dụng đề tài phần mềm quản lý kho hàng

Nghiệp vụ của hệ thống hiện tại- Quản lu nhâ vp hàng hóa : Tìm kiếm nhà cung cwp sản phẩm uy tín, chwt lượng, có nguồn gốc rõ ràng, giwy tờ đầy đủ, giá cả hợp lu. Các bộ phận khi có nh

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘIVIỆN ĐIỆN TỬ - VIỄN THÔNG

Trang 2

1.1.1 Nghiệp vụ của hệ thống hiện tại 5

1.1.2 Nhược điểm của hệ thống hiện tại 6

1.2.Mục đích của dự án 7

1.3.Xác lập dự án 8

1.4.Phân công công việc trong dự án 8

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU YÊU CẦU 10

2.1. Các kỹ thuật được sử dụng (nhóm sử dụng kỹ thuật nào thì trình bày chi tiết về kỹ thuật được thực hiện như thế nào) 10

2.2.Các yêu cầu được thu thập 14

 Yêu cầu về phần cứng 14

 Yêu cầu về phần mềm 14

 Yêu cầu về dữ liệu 15

 Yêu cầu về con người 15

2.3.Phân loại yêu cầu 16

2.3.1 Yêu cầu chức năng 16

2.3.2 Yêu cầu phi chức năng 17

CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 18

Trang 3

3.2.2 Sơ đồ mức đỉnh 21

3.2.3 Sơ đồ mức dưới đỉnh 21

3.3 Đặc tả các chức năng 28

3.4 Phân tích dữ liệu 30

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU 31

4.1 Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ 31

4.2 Chuẩn hóa dữ liệu về 3NF 31

4.3 Sơ đồ thực thể liên kết sau chuẩn hóa 3NF 32

4.5 Thiết kế một số form đầu ra 36

Trang 4

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 3 1 Sơ đồ chức năng của hệ thống 13

Hình 3 2 Sơ đồ mức ngữ cảnh của hệ thống 14

Hình 3 3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 15

Hình 3 4 Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Quản lu hê v thống 17

Hình 3 5 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng Quản lu nhân viên 18

Hình 3 6 Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Quản lu hàng hóa 20

Hình 3 7 Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Quản lu nhà cung cwp 21

Hình 3 8 Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Nhâ vp kho 22

Hình 3 9 Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Xuwt kho 23

Hình 3 10 Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Tìm kiếm 25

Hình 3 11 Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Kiểm kê 25

Hình 3 12 Sơ đồ mức dưới đỉnh của chức năng Báo cáo 25

DANH MỤC BẢNG BIỂBảng 4 1 Tên các bảng dữ liệu 13

Trang 5

LỜI MỞ Đ"U

Công nghê # ngày mô #t tr$ nên ph&t tri'n và tr$ thành mô #t ph(n thiết yếu c)a cuô #c s+ng V.i viê #c ph&t tri'n công nghê #, con ngư0i đ1 tiết kiê #m được nhiều nguyên liê #u, th0i gian và công s3c hơn trong viê #c s5n xu7t, vâ #n chuy'n, lưu thông và qu5n l: hàng hóa Chuyên môn hóa và tự đô #ng hóa trong t;ng khâu làm tăng hiê #u năng trong s5n xu7t Viê #c qu5n l: c=ng ngày càng mô #t tiê #n dụng hơn v.i sự h> trợ c)a công nghê #.Mô #t ph(n không th' không nh@c đến là c&c ph(n mềm qu5n l: tiê #n Ach chBy trên c&c thiết bC.

Dựa trên yêu c(u ngày mô #t cao hơn và sâu hơn c)a c&c cửa hàng, chEng em xin làm đề tài cho môn Kỹ thuâ #t ph(n mềm 3ng dụng là thiết kế mô #t ph(n mềm qu5n l: kho hàng.

4 | P a g e

PHẦN MKM QUẢN LM KHO HÀNG

Trang 6

CHƯƠNG I: KH&O SÁT HIỆN TRẠNG VÀ XÁC LẬP DỰ ÁN1.1.Khảo sát hiện trạng

1.1.1 Nghiệp vụ của hệ thống hiện tại

- Quản lu nhâ vp hàng hóa :

 Tìm kiếm nhà cung cwp sản phẩm uy tín, chwt lượng, có nguồn gốc rõ ràng, giwy tờ đầy đủ, giá cả hợp lu.

 Các bộ phận khi có như có nhu cầu nhập hàng hóa sẽ thông báo cho các bộ phận liên quan để lên kế hoạch nhập hàng.

 Quản lu kho dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu đề nghị nhập hàng để đối chiếu số lượng nhập vào, đồng thời kiểm tra chwt lượng của chúng Nếu có bwt kỳ hư hỏng gì thì lập biên bản và thông báo lại với nhà cung cwp

 Khi việc kiểm tra hàng hóa được hoàn twt thì toàn bộ giwy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ được kiểm tra lại một lần nữa trước khi tiến hành giao dịch và in phiếu nhập kho.

 Quản lu kho thực hiện hoạt động nhập kho, sắp xếp vào khu vực phù hợp sau đó cập nhật thông tin vào thẻ kho.Hàng hóa được nhập về và lưu vào kho theotừng lô hàng Mỗi mặt hàng đều có quy định về số lượng hàng trong một lỗ Mỗi đợt hàng nhập về đều nhập một phiếu nhập hàng trên có đầy đủ thông tin về đợt nhập hàng đó bao gồm: ngày nhập kho, kho được nhập, tên nhà cung cwp và nhân viên ku nhận việc nhập, từng mặt hàng với số lượng lô nhập Sau khi nhập xong, nhân viên sẽ đánh mã số phân biệt cho từng lô để dễ quản lu.

- Quản lu xuwt hàng hóa:

 Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa nhân viên cần lập yêu cầu xuwt

kho.Kế toán cho kiểm tra hàng tồn còn lại trong kho, nếu thiếu thì thông báo lại với đơn vị Hàng đầy đủ sẽ bắt đầu tiến hành xuwt kho.

 Phiếu yêu cầu xuwt kho sẽ được gửi đến kế toán để tiến hành lập phiếu xuwt kho, sau đó chuyển cho quản lu kho Phiếu xuwt kho này sẽ được lưu thành nhiều liên, một liên lưu lại tại sổ, các liên còn lại sẽ được giao cho quản lu kho.

5 | P a g e

Trang 7

 Quản lu kho nhận phiếu xuwt kho và xuwt kho cho nhân viên theo yêu cầu Nhân viên nhận vật tư, hàng hóa và ku vào Phiếu xuwt kho và nhận 1 liên.

 Thủ kho nhận lại 1 liên yêu cầu xuwt kho, ghi lại thẻ kho và trả lại Phiếu xuwt cho kế toán Kế toán ghi sổ kho và hạch toán hàng xuwt trong kho hàng.

- Quản lu kho và tồn kho:

 Các sản phẩm trong kho sẽ được các nhân viên sắp xếp một cách hợp lu theo từng loại mặt hàng và được gắn mã vạch để dễ dàng cho việc tìm kiếm, xuwt kho và bảo quản.

 Hàng hóa sẽ được nhân viên tiến hành kiểm đếm, kiểm kê theo từng tuần hoặc theo từng tháng để kiểm tra hạn sử dụng, chwt lượng hàng hóa, quy trình bảo quản và số lượng Từ đó lập ra các phiếu, chứng từ đối chiếu với các phiếu, chứng từ nhập, xuwt kho.

 Thống kê những chi phí tổn hao, phát sinh khác trong quá trình bảo quản hàng hóa.

 Kiểm tra số lượng hàng tồn kho.Từ đó đưa ra chiến lược nhập xuwt, hàng hóa.

1.1.2 Nhược điểm của hệ thống hiện tại

Việc quản lu kho theo mô hình thủ công bộc lộ khá nhiều hạn chế và khuyến điểm: Chậm chạp, tốn thời gian và công sức: đối với những ngày mà khối lượng hàng

hóa nhiều và nhu cầu nhập, xuwt hàng hóa diễn ra lớn, đa số các công việc lưu trữ, tính toán, kiểm kê đều xủ lu bằng tay nên tốc độ giải quyết rwt chậm, tốn nhiều công sức.

 Độ tin cậy và độ chính xác thwp: việc lưu trữ và tính toán trên giwy tờ nên khả năng sẽ có sai sót xảy ra Sổ sách, phiếu lưu trữ thông tin lâu ngày sẽ có nguy cơ bị ẩm, mốc, rách Chưa kể đến việc bị mwt thì không thể khôi phục lại nên không thể đảm bảo lưu trữ dữ liệu một cách an toàn.

 Tình trạng quá tải: khi thị trường yêu cầu càng lớn, số lượng sản phẩm trong kho ngày mô vt tăng với sức người khó có thể xử lu được khối lượng công việc

6 | P a g e

Trang 8

lớn như thế Theo thời gian, số lượng giwy tờ, sổ sách ngày càng lớn sẽ gây khókhăn trong việc lưu trữ, theo dõi và kiểm tra.

 Tìm kiếm dữ liệu khó khăn: khi muốn tìm kiếm hàng hóa, thông tin hàng hóa với số lượng rwt lớn sẽ rwt khó khăn và mwt thời gian, công sức.

 Thống kê, kiểm kê thiếu hiệu quả: quá trình hoạt động lâu dài thì số lượng và dữ liệu lưu trữ tăng lên gây khó khăn trong việc thống kê chi phí, quản lu tình trạng sản phẩm, chưa kịp thời nắm bắt được số lượng hàng tồn kho để đưa ra chiến lược nhập, xuwt có hiệu quả.

1.2.Mục đích của dự án

Từ những điểm hạn chế của hình thức quản lu thủ công như hiện tại yêu cầu đặt ra là cần phải xây dựng một phương thức, một công cụ quản lu mang lại tính hiệu quả, nhanh chóng và đảm bảo độ chính xác cao Phần mềm “Quản lu kho hàng” ra đời nhằm mục đích giải quyết những vướng mắc nêu trên, giúp cho công viê vc quản lu tr• nên đơn giản, hiê vu quả và tính chính xác cao bằng viê vc tự đô vng hóa quá trình quản lu các yếu tố liên quan như: hàng hóa, hóa đơn, nhân viên, …

Phần mềm “Quản lu kho hàng” ra đời với mục tiêu sau:

 Khắc phục những yếu kém, hạn chế của hệ thống cũ:đảm bảo tính chính xác, hiệu quả, thuận tiện, rút ngắn thời gian và đảm bảo việc quản lu dễ dàng. Tối thiểu hóa các sai sót có thể xảy ra, thông tin lưu trữ các hàng hóa được bảo

7 | P a g e

Trang 9

trạng một chi nhánh kho hàng đang thiếu hàng ), tr• thành một doanh nghiệp quản lu kho hàng chuyên nghiệp có phương thức tổ chức, quản lu hiện đại, có hiệu quả.

Viê vc m• rô vng và phát triển thêm các chức năng và quy mô phần mềm là mô vt mục tiêu trong tương lai.

Xác định người dùng và các chức năng của mỗi người dùng:- Người quản lu:

 Quản lu nhân sự: Quản lu thông tin của twt cả các nhân viên trong kho.

 Quản lu về viê vc xuwt nhâ vp hàng hóa. Quản lu các hóa đơn, chứng từ.

- Nhân viên trong kho: theo dõi viê vc nhâ vp các loại hàng hóa vào trong kho, tra cứu và thành lâ vp các hóa đơn nhâ vp hàng.

-1.4.Phân công công việc trong dự án

Phân công công việc và kế hoạch thực hiện dự án được trình bày trong Bảng 1.1.

8 | P a g e

Trang 10

B5ng 1 1 B5ng phân công công việc và kế hoBch thực hiện

TT Tên công việc Bắt đầu Kết thúc Tài nguyên Kết quả Trạng thái1 Khảo sát hiện trạng

thu thập thông tin

4/9/2018 5/9/2018 MS Word Báo cáohiện trạng

Hoànthành2 Xác định mục tiêu 6/9/2018 8/9/2018 MS Word Các mục

tiêu hướngtới

Hoànthành4 Xác lập dự án 12/9/201

22/9/2018 MS Excel Bản phâncông công

Hoànthành5 Tìm hiểu yêu cầu

khách hàng

27/9/2018 MS Word Bản liệt kêyêu cầu

yêu cầuchức năng

và phichức năng

chức năng,sơ đồluồng dữ

Maganement Studio

9 | P a g e

Trang 11

CHƯƠNG II: TÌM HIỂU YÊU C"U2.1.Các kỹ thuật được sử dụng

 Kỹ thuật phỏng vấn

Đối tượng được lựa chọn phỏng vwn: các chủ kho hàng nhỏ tại Hà Nội và nhân viên.Sau đây là bảng danh sách các câu hỏi và câu trả lời được sử dụng trong phỏng vwn:

Nhân viên cần thực hiện những công việc gì?

Nhân viên cần đăng sản phẩm, đăng thông tin sản phẩm, sửa xóa sản phẩm, duyệt đơn hàng khách hàng đã đặt, kiểm kê số lượng sản phẩm trong kho.Việc quản lu khách hàng bao gồm những

thông tin gì?

Nhân viên tiến hành nhập thông tin các khách đặt đơn thành công vào hệ thống, cho phép theo dõi quản lu lịch sử mua hàng của khách

Người quản lu có thể thực hiê vn được những chức năng gì?

Nhân viên có quyền truy câ vp hê v thống quản lu, theo dõi và kiểm tra hàng hóa.Quản lu nhân viên gồm những thông tin

Bao gồm thông tin, lu lịch nhân viên Thêm nhân viên mới, chỉnh sửa thông tin nhân viên, xóa nhân viên khi bị sa thải.

Khách hàng có thể thực hiện thao tác gì? Khách hàng có thể đăng ku tạo tài khoản, tiến hành đăng nhập, theo dõi tìmkiếm sản phẩm, cho sản phẩm cần mua vào giỏ hàng tiến hành đặt đơn và đợi xác nhận từ nhân viên

Quản lu hàng hóa trong kho gồm những thông tin gì?

Trang quản lu hàng hóa trong kho cần hiển thị số lượng sản phẩm còn trong kho, thông tin xuwt/nhâ vp các sản phẩm.Viê vc xuwt, nhâ vp kho được tiến hành như

thế nào?

Sản phẩm được nhập vào từ các nhà cung cwp, và được xuwt ra khi có khách hàng đặt đơn, và việc nhập, xuwt này cầnđược ghi lại minh bạch, rõ ràng, có thống kê chi tiết.

Ai là người kiểm kê hàng hóa trong kho? Cuối mỗi ngày nhân viên trong kho sẽ đikiểm tra lại hàng trong kho để kiểm tra số lượng và chwt lượng sản phẩm trong kho.

Ai là người lập báo cáo, thống kê? Nhân viên sẽ là người lập báo cáo thống kê về số lượng sản phẩm đã nhập và bán ra, thông tin các đơn hàng đã thành công, các sản phẩm bán chạy, tổng

10 | P a g e

Trang 12

doanh thu hàng tháng Quản lu kho hàngtiến hành lập các báo cáo thống kê tổng doanh thu, thống kê chwm công trả lươngnhân viên.

Anh/Chị có yêu cầu gì về hệ thống? Vì mỗi sản phẩm trong kho đều có hạn sử dụng khác nhau nên nếu có chức năngtìm kiếm sản phẩm từ đó xem được đượcthông tin sản phẩm thì sẽ tiê vn lợi hơn rwt nhiều.

Anh/Chị có dự định nâng cwp, cải tiến hệthống trong tương lai hay không?

Có, nếu cửa hàng phát triển thuận lợiCác báo cáo, thống kê gồm những thông

tin gì?

Nhân viên hoặc người quản lu sẽ thiết lập các báo cáo thống kê hàng tháng về số lượng sản phẩm xuwt/ nhập, sản phẩmbán chạy nhwt, số lượng hàng còn trong kho, hạn sử dụng, tổng kết doanh thu Sau mỗi đơn hàng thành công, thông tin sẽ được gửi tới khách hàng.

 Kỹ thuật quan sát

Dành thời gian để đi quan sát các cơ s•, các kho hàng khác nhau Xem xét được các tồn đọng chung mà các kho hàng thường gă vp phải từ đó rút ra những cách khắc phục để tối ưu hóa phần mềm.

 Kỹ thuật phân tích tài liệu

Nhóm tiến hành thu thập các tài liệu liên quan đến nghiệp vụ quản lu kho hàng: các mẫu biểu liên quan, các mẫu báo cáo, phiếp nhập, xuwt kho và các văn bản liên quan khác.

11 | P a g e

Trang 14

Hình 3.8: Sơ đồ m3c 1 c)a ch3c năng nhâ #p kho

f Chức năng 6

Hình 3.9: Sơ đồ m3c 1 c)a ch3c năng xu7t kho

25 | P a g e

Trang 16

Hình 3.11: Sơ đồ m3c 1 c)a ch3c năng ki'm kê

i Chức năng 9

Hình 3.12: Sơ đồ m3c 1 c)a ch3c năng B&o c&o

27 | P a g e

Trang 17

3.3. Đặc tả các chức năng

3.3.1 Đặc tả chức năng 1

Chức năng quản lu hệ thống: Chức năng này cho phép nhân viên và người dùng tạo tài khoản, tiến hành đăng nhập vào hệ thống, đăng xuwt khỏi hệ thống,chủ cửa hàng có thể xóa tài khoản của của nhân viên Các chi nhánh có thể dùng tài khoản để xem xét các loại hàng hóa có trong kho.

3.3.2 Đă Fc tả chức năng 2

Chức năng quản lu nhân viên: Chức năng này cho phép chủ kho hàng truy cập, thực hiện các thao tác thêm mới nhân viên vào danh sách các nhân viên, chỉnh sửa thông tin nhân viên khi có thay đổi, xóa nhân viên khi nhân viên xin thôi việc hoặc bị sa thải.

3.3.3 Đặc tả chức năng 3

Chức năng quản lu hàng hóa: Nhân viên, chủ cửa hàng có quyền truy nhập vào chức năng này Chức năng này cho phép nhân viên tạo mới hàng hóa, thay đổi các thông tinsản phẩm đã lưu trước đó, xóa hàng hóa đã hết Bên cạnh đó có thể xem được những sản phẩm còn HSD hay không từ đó nâng cao chwt lượng hàng trong kho.

Chức năng quản lu nhà cung cwp: Nhân viên có thể tạo mới thông tin nhà cung cwp khicó nguồn nhập mới, điều chỉnh thông tin nhà cung cwp khi có thay đổi, xóa nhà cung cwp khi ngừng nhập từ nguồn đó

28 | P a g e

Trang 18

Chức năng nhập kho: Nhân viên sẽ tiến hành nhập hàng hóa khi có nhu cầu, kiểm tra đầy đủ điều kiện thì tiến hành lập phiếu nhập kho Có thể chỉnh sửa các thông tin trong phiếu như: mã đơn hàng, ngày nhâ vp , nhà cung cwp, …

Chức năng xuwt kho: Nhân viên tiến hành kiểm tra hàng hóa, thực hiện xuwt hàng và lập phiếu xuwt kho Các chỉnh sửa có thể tùy chỉnh như • phiếu nhâ vp kho.

Chức năng tìm kiếm: Nhân viên có thể tìm kiếm các thông tin sản phẩm, thông tin hóađơn, thông tin nhà cung cwp, chủ cửa hàng có thể tìm kiếm thông tin sản phẩm, thông tin hóa đơn, thông tin nhà cung cwp và các báo cáo thống kê hàng tháng.

Chức năng kiểm kê: Nhân viên tiến hành kiểm tra số lượng hàng hóa đối chiếu vớicác phiếu nhập, xuwt; kiểm tra chwt lượng hàng hóa từ đó đánh giá quy trình bảo quản hàng hóa; Sau đó tiến hành lập biên bản kiểm kê phục vụ cho công tác quản lu.

Chức năng báo cáo: Nhân viên hoặc chủ cửa hàng sẽ thiết lập các báo cáo thống kê hàng tháng về số lượng hàng hóa qua các phiếu nhâ vp xuwt, số lượng hàng hóa nhập/xuwt, hàng hóa tồn kho.

3.4 Phân tích dữ liệu

3.4.1 Nhận diện thực thể và thuộc tính 3.4.2 Xây dựng mô hình thực thể và liên kết

29 | P a g e

Trang 19

30 | P a g e

Trang 20

CHƯƠNG IV: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU4.1.Chuyển mô hình thực thể liên kết sang mô hình quan hệ4.2.Chuẩn hóa dữ liệu về 3NF

31 | P a g e

Trang 21

4.3.Sơ đồ thực thể liên kết sau chuẩn hóa 3NF

4.4.Từ điển dữ liệu pha thiết kế

B5ng 4 2 C&c thuộc tAnh b5ng

Tên thuộctính

Kiểu dữ liệuChiều dàiGiá trịmẫu

Mô tảGhi chú

NOT NULLTenNV NVARCHAR 100 Lê Khánh

Tên nhânviên

NOT NULLNSNV DATETIME 1998/01/18 Ngày sinh

nhân viên NOT NULL

Số điệnthoại nhân

NOT NULL

lương/caNOT NULL

32 | P a g e