1.2 Các phương pháp triển khai dự án ERP: Hệ thống ERP mang tính cách mạng cao,là một trong những hệ thống công nghệ thông tin quan trọng mang lại ưu thế cạnh tranh bền vững cho các doan
Dự án ERP là gì
ERP là từ viết tắt của Enterprise Resource Planning Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong tổ chức Để duy trì tính cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay, họ cần một giải pháp độc lập và hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin.Và đó là nguyên do cho tầm quan trọng của ERP.Hệ thống ERP đóng vai trò tích hợp tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện đồng bộ với tất cả cá nhân trong tổ chức
Dự án ERP là tập hợp nhiều hoạt động bao gồm quá trình tư vấn,khảo sát,xây dựng phần mềm,triển khai, vận hành hệ thống ERP trong một thời giai nhất định để đạt được mục tiêu mà dự án hướng đến.
Các phương pháp triển khai dự án ERP
Hệ thống ERP mang tính cách mạng cao,là một trong những hệ thống công nghệ thông tin quan trọng mang lại ưu thế cạnh tranh bền vững cho các doanh nghiệp.ERP mang lại nhiều lợi ích như: tương tác thông tin nhanh hơn,tương tác giữa các cá nhân trong doanh nghiệp nhanh hơn, giảm chi phí ,hỗ trợ tương tác với khách hàng cũng như các nhà cung cấp…Tuy nhiên,không dễ dàng để có thể đạt được những lợi ích này.Việc triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp là một quá trình dài,tốn rất nhiều chi phí và các nguồn lực các của doanh nghiệp.Và sau đây là quy trình các bước để doanh nghiệp có thể triển khai một hệ thống ERP
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu của doanh nghiệp
Việc tiên quyết trước khi thực hiện một dự án đó là xác định rõ ràng mục tiêu cụ thể mà doanh nghiệp cần đạt được sau khi triển khai dự án này là gì.Doanh nghiệp phải đánh giá chi tiết khối lượng công việc, những yêu cầu cần giải quyết của các bộ phận trong công ty việc chuẩn bị tốt sẽ mang lại hiệu quả tích cực trong quá trình thực hiện dự án
Bước 2: Tìm kiếm nhà lãnh đạo phù hợp
Giai đoạn này là sự khởi đầu của dự án.Sự thành công của một dự án ảnh hưởng rất nhiều bởi giám đốc dự án.Người quản lý dự án sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ về lập kế hoạch,thực hiện giám sát,phân bổ nguồn lực,tiến độ,chi phí, đánh giá và kết thúc
Bước 3.: Lựa chọn nhà cung cấp giải giáp ERP
Từ việc phân tích những yêu cầu cần giải quyết,mục tiêu của dự án, doanh nghiệp sẽ có thể lựa chọn nhà cung cấp giải pháp ERP phù hợp.Khâu lựa chọn nhà cung cấp cần phải được cân nhắc kĩ lưỡng giữa các thành viên thuộc nhóm thực hiện dự án và quản lý.Ngoài việc giải quyết các yêu cầu hoàn hành của doanh nghiệp, bên thực hiện cần phải lưu ý là giải pháp có phù hợp với văn hóa và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay không
Bước 4: Cài đặt phần mềm
Nhà phát triển phần mềm sẽ chịu trách nhiệm cài đặt hệ thống, xây dựng cơ sở hạ tầng.Việc cài đặt cũng là bước ngoặt của doanh nghiệp tái thiết kế các quy trình vận hành,kinh doanh của mình
Bước 5: Di chuyển dữ liệu
Việc di chuyển dữ liệu sang hệ thống ERP mới là vô cùng quan trọng.Quá trình này phải được thực hiện chính xác và rất phức tạp vì tùy vào loại hình kinh doanh mà doanh nghiệp sẽ có những đơn vị dữ liệu khác nhau.Trước khi di chuyển cần phải phân tích tổng hợp thông tin chính xác và loại bỏ các thông tin thừa
Sau khi hoàn thành quá trình cài đặt và đồng bộ dữ liệu,đội dự án sẽ thực hiện thử nghiệm.Lúc này bên thực hiện phải xác định kiểm tra quy trình trên hệ thống ERP đã phù hợp với quy trình trên hệ thống ERP hay chưa,có sự liên kết chính xác hay chưa.Quá trình thử nghiệm phải được thực hiện kĩ càng để trách những sai sót không đáng có xảy ra sau này
Bước 7: Cung cấp khóa đào tạo hoàn chỉnh cho nhân viên
Một phần mềm ERP hoàn chỉnh sẽ trở nên vô nghĩa nếu người dùng không biết sử dụng một cách hiệu quả.Việc cung cấp các khóa đào tạo cho nhân viên là vô cùng quan trọng,đòi hỏi nỗ lực và thời gian rất nhiều đến từ phía doanh nghiệp.Ở giai đoạn này,nhân viên sẽ được cung cấp các kiến thức và kĩ năng để vận hành một quy trình nghiệp vụ ERP dựa trên tình huống thực tế
Bước 8: Không ngừng cải tiến hệ thống ERP
Như bao sản phẩm công nghệ khác,hệ thống ERP chỉ có hiệu quả lâu dài khi và chỉ khi doanh nghiệp không ngừng đầu tư và phát triển nó.Việc kiểm tra phần mềm định kì sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện ra những thiếu sót,bổ sung những chức năng cần thiết để có thể hoàn thiện và tận dụng tối đa lợi ích từ phần mềm này
Qua các bước được nêu trên ta có thể thấy việc triển khai và thực hiện một dự án ERP tốn rất nhiều thời gian và chi phí nhất là với các doanh nghiệp lớn có quy trình phức tạp nguồn dữ liệu khổng lồ.Tuy nhiên,quá trình này là hết sức cần thiết để đạt được những lợi ích,hiệu quả lâu dài về sau
Nghiên cứu của Ngụy Thị Hiền và cộng sự(2013) về “Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại Việt Nam” đã đề xuất kiến nghị đối với các doanh nghiệp đang có ý định triển khai ERP rằng : “trước khi triển khai ERP, DN nên thực hiện giai đoạn tiền đánh giá, bao gồm việc lựa chọn sản phẩm ERP phù hợp và chọn đơn vị tư vấn, triển khai Ngoài ra, cần tạo sự sẳn sàng về nguồn lực con người cho việc triển khai dự án Cuối cùng, cần lập ra một kế hoạch dự án chi tiết, rõ ràng”
Đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP
Việc triển khai hệ thống ERP là một trong những dự án đầu tư khó khăn nhất vì tính phức tạp, chi phí cao và rủi ro tiềm ẩn Do đó việc đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp là thiết yếu cho việc triển khai ERP thành công Xác định và đánh giá các tiêu chí hiệu quả nào để lựa chọn chính là một trong những khâu quan trọng nhất trước khi tiến hành lựa chọn và triển khai dự án ERP.Và sau đây là các bước đánh giá lựa chọn phần mềm ERP
Bước 1: Khởi tạo đội ngũ chuyên môn để đánh giá phần mềm ERP:
Không giống như dự án công nghệ thông tin,dự án ERP phát triển dựa trên định hướng kinh doanh của doanh nghiệp.Ngoài những người có chuyên môn về phần mềm như chuyên viên thông nghệ thông tin thì cần phải có người lãnh đạo nắm rõ quy trình hoạt động của doanh nghiệp mới có thể hiểu chọn được phần mềm phục vụ cho quy trình kinh doanh một cách chính xác
Bước 2: Phân tích yêu cầu ứng dụng:
Từ việc phân tích chức năng của các phòng ban trong doanh nghiệp.Đội ngũ thực hiện sẽ đưa ra các tiêu chí yêu cầu của phần mềm ERP sao cho phù hợp với cách thức hoạt động của phòng ban chức năng
Các yêu cầu cụ thể đối với doanh nghiệp cần trang bị trong phần mềm ERP:
• Chức năng duyệt các chứng từ
• Chức năng theo dõi lô, vị trí, pallet
• Chức năng kiểm tra công nợ khi thực hiện đơn hàng bán
• Chức năng hỗ trợ lựa chọn nhà cung cấp khi thực hiện đơn hàng mua
• Chức năng quản lý ngân sách, dòng tiền
• Chức năng hạch toán đa tiền tệ
Ngoài ra còn có các yêu cầu về tính năng như:
• Tính thân thiện với người dùng
• Hệ điều hành ứng dụng
• Khả năng tương thích với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu
• Chi phí vận hành, bản quyền, bảo trì
• Hồ sơ các chuyên gia tư vấn phần mềm ERP
Bước 3: Lựa chọn phần mềm dựa trên các tiêu chí: Ở bước này việc đầu tiên ta làm là đưa ra danh sách các nhà cung cấp phù hợp(thường thì từ 3 đến 5) Tiếp đến doanh nghiệp sẽ mời các nhà cung cấp các buổi gặp mặt để trao đổi và thử nghiệm phần mềm dựa trên các bài toán của doanh nghiệp.Sau khi lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp,cân đo đong đếm các giải pháp, doanh nghiệp và bên cung cấp sẽ tiến hành đàm phán các thủ tục hành chính cũng như các chi phí liên quan đến việc lắp đặt, bảo trì và đào tạo.
Tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP
Tái cấu trúc công ty là quá trình tổ chức và sắp xếp lại hoạt động kinh doanh trên cơ sở cơ cấu doanh nghiệp cũ Việc tái cấu trúc lại nhằm khắc phục những yếu kém bên trong của doanh nghiệp Đồng thời, nó cũng giúp chỉ ra con đường cho công ty hoạt động hiệu quả hơn
Tùy vào mô hình doanh nghiệp mà ta có những vấn đề cần giải quyết khi tái cấu trúc Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tái cấu trúc là điều tra, đánh giá mô hình cơ cấu hiện có (hợp lý và chưa hợp lý), thiết lập mô hình cơ cấu công ty mới; xác định trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, mô tả công việc của từng người; thiết lập hệ thống quản lý tổng thể (nội quy, quy chế, quy định, thủ tục, biểu mẫu), triển khai đào tạo; vận hành và duy trì hệ thống
8 quản lý mới, Đối với doanh nghiệp lớn: Tái cấu trúc bao gồm công việc tái cơ cấu công ty cơ bản, cũng như: Tái lập chính sách hành chính và nhân sự; tái lập chính sách quản lý chiến lược tiếp thị và kinh doanh; tái thiết lập chính sách quản lý cung ứng; tái thiết lập quản lý sản xuất và công nghệ; tái thiết lập xây dựng các chính sách kế toán và quản lý tài chính; xây dựng lại các chính sách quản lý khác
Những điều cần lưu ý khi tiến hành tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp khi triển khai ERP:
- Thứ nhất, cần nắm rõ những vấn đề lý luận về tái cấu trúc mô hình quản trị doanh nghiệp,đánh giá tổng thể hoạt động của công ty
- Thứ hai, cần phải đào tạo và trang bị cho đội ngũ lao động,quản lý những kiến thức thiết yếu về ERP để có thể thích nghi với mô hình mới, những vấn đề mới sau khi tái cơ cấu quản trị
- Thứ ba, cần phải xây dựng phương án chiến lược để tái cấu trúc phù hợp, tránh quá sớm hoặc quá muộn.
Các bước để tái cấu trúc bộ máy quản trị khi triển khai ERP
Bước 1: khảo sát, đánh giá mô hình bộ máy quản trị hiện tại có phù hợp để áp dụng triển khai ERP hay không
Bước 2: thiết kế mô hình tỏ chức quản lý mới dựa trên tính tương quan của phần mềm
ERP với mô hình doanh nghiệp
Bước 3: Xác định trách nhiệm quyền hạn của các phòng ban chức năng
Bước 4: Xây dựng và triển khai hệ thống quản lý tổng thể doanh nghiệp
Ngoài ra, theo nghiên cứu của Trần Thị Hoa và cộng sự(2013), các yếu tố ảnh hưởng đến tái cấu trúc quản trị bao gồm
• Đặc điểm và lĩnh vực kinh doanh
• Mục tiêu chiến lược và định hướng phát triển của doanh nghiệp
• Đặc điểm của các quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp
• Đặc điểm bộ máy quản trị và nguồn nhân lực của doanh nghiệp
• Quan điểm hội nhập và toàn cầu hóa
- Quản trị sự thay đổi:
Quản trị sự thay đổi là quá trình doanh nghiệp chuẩn bị,cân đo đong đến, lập kế hoạch thay đổi đối phó với sự biến động của thị trường Quản lý sự thay đổi tổ chức(Organizational change management) là việc xem xét toàn bộ tổ chức và những điểm cần thay đổi để đưa ra các chiến lược thay đổi phù hợp Thế giới đang thay đổi chóng mặt ở mọi lĩnh vực, mọi chân trời và đó là quy luật tất yếu của sự phát triển Là một nhà quản trị, việc nắm bắt những thay đổi và điểu chỉnh nó sao cho có lợi với tổ chức là trách nhiệm thiết yếu Việc quản lý sự thay đổi là vấn đề cơ bản trong quá trình tái cấu trúc triển khai ERP Việc quản trị thay đổi sẽ không hiệu quả nếu không được nhìn nhận và thực hiện đúng cách, và sau đây là những điều cần lưu ý về quản trị sự thay đổi khi doanh nghiệp triển khai ERP
• Đánh giá những thay đổi , thiết kế các công việc phải làm khi triển khai ERP
• Đánh giá năng suất tối ưu khi hệ thống ERP được ứng dụng
• Thực hiện những buổi huấn luyện phân tích cách thức triển khai
• Demo quy trình trước khi áp dụng vào hoạt động kinh doanh
• Đánh giá và đưa ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh
Khi nói đến sự thay đổi trong tổ chức, ta hiểu rằng đó là sự thay đổi của tất cả mọi cá nhân, mọi quy trình một cách chủ động.Trọng tâm của công cuộc thay đổi là đem lại những bước phát triển mới cho tổ chức và sau đây là 3 bước chính trong quá trình quản trị sự thay đổi khi tham giá vào dự án ERP
Bước đầu tiên là xây dựng một kế hoạch đào tạo chi tiết để đào tạo nhân viên hiểu được những thay đổi trong quy trình kinh doanh
Bước thứ hai là trình bày, tài liệu, demo nhanh, dùng các video và đào tạo dựa trên web dưới dạng tài nguyên đào tạo nhân viên về cách thức, quy trình thực hiện hệ thống ERP
Cuối cùng, marketing nội bộ sẽ thực hiện nhiệm vụ thảo luận về những điểm khác biệt mới trong quy trình kinh doanh của hệ thống ERP với nhân viên
Dựa trên những bước trên,việc đào tạo kỹ thuật chiến lược triển khai sẽ trở nên hiệu quả giúp tối đa hóa thời gian nhân viên thích ứng với hệ thống ERP mới
Câu 2: Quá trình chuyển đổi số của Tổng công ty cổ phần bưu chính Viettel (Viettel Post).
Viettel Post và chuyển đổi số
Chuyển đổi số (Digital Tranformation) là sự tích hợp các công nghệ kỹ thuật số vào tất cả các lĩnh vực của một doanh nghiệp, tận dụng các công nghệ để thay đổi căn bản cách thức vận hành, mô hình kinh doanh và cung cấp các giá trị mới cho khách hàng của doanh nghiệp cũng như tăng tốc các hoạt động kinh doanh Chuyển đổi số cũng là một sự thay đổi về văn hóa của các doanh nghiệp, đòi hỏi các doanh nghiệp phải liên tục thay đổi, thử nghiệm cái mới và thoải mái chấp nhận các thất bại
Viettel Post là đơn vị thành viên của Tập đoàn Viễn thông Quân đội (Viettel) Hệ thống mạng lưới của Viettel Post hiện nay có 100% mạng lưới chuyển phát kể cả các huyện đảo trên toàn lãnh thổ Việt Nam Có 680 bưu cục, trong đó có 300 bưu cục cấp 1, 380 bưu cục cấp 2 và
3, có 300 đại lý nhận chuyển phát thư hàng trên toàn quốc Khoảng 1000 phương tiện vận chuyển đủ trọng tải, xe đầu kéo rơ-mooc, xe container đảm bảo phục vụ khách hàng kịp thời, nhanh, an toàn Ở thị trường nước ngoài thì có hai công ty thành viên là Mygo Myanma và Mygo Cambodia
Viettel Post đã ứng dụng số hóa để trở thành công ty công nghệ logistic hàng đầu Cách đây từ 3-4 năm trước Viettel Post đã có ý định chuyển đổi số Để thực hiện việc công nghệ hóa Bưu chính, dịch chuyển từ doanh nghiệp 0.4 tiến thẳng lên 4.0, Viettel Post coi ứng dụng chuyển phát ViettelPost là bước khởi đầu cho hành trình cho sự phát triển Cho tới nay, sau hơn
3 năm triển khai với những cải tiến không ngừng, App ViettelPost hiện là phần mềm của 330.900 khách hàng sử dụng mỗi tháng nâng tổng số người dùng hiện tại đạt con số xấp xỉ 1 triệu người dùng
Viettel Post đã thiết lập hệ thống ERP là SAP trên toàn mạng lưới của mình về mặt quản trị hệ thống, giúp tinh gọn bộ máy, tối ưu hoạt động quản trị trên nền tảng số Về phía khâu chia chọn, Viettel Post triển khai hệ thống băng chuyền tự động giúp nâng cao năng suất làm việc Thời gian hoàn thành bưu phẩm được rút ngắn từ 4-6 giờ, tiết kiệm nhân lực và chi phí nhân công đến 48%, tiết kiệm được 86% nhân lực
Ngoài ra Viettel Post còn có thêm ứng dụng Mygo trong khâu giao hàng chặng cuối, áp dụng phần mềm quản lý giám sát hành trình xe tải, phần mềm EFulfillment cho hoạt động quản
Riêng năm 2019, Viettel Post đã sử dụng 14 dự án công nghệ cho việc tin học hóa và cơ giới hóa của mình Doanh nghiệp cũng đang xây dựng hệ sinh thái công nghệ không những cung cấp cho khách hàng những công cụ quản lý bán hàng tập trung mà còn kết nối đa kênh, tương tác nhiều chiều thực sự hữu ích, giải quyết hàng loạt vấn đề gặp phải trong kinh doanh và bán hàng Hiện Viettel Post có mạng lưới ứng dụng công nghệ thông tin rất lớn, với gần 20.000 máy tính kết nối mạng, hơn 10.000 điểm kết nối mạng online Viettel Post triển khai nhiều trung tâm khai thác vận chuyển được lắp đặt hệ thống chia chọn tự động, cấp nhật thông tin tự động Ngoài ra Viettel Post đang nghiên cứu hệ thống thiết kế, lắp đặt bang tải đọc tự động trên diện rộng, hoặc triển khai robot gắp hàng hóa, bưu kiện tự động “Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp Viettel Post trở thành doanh nghiệp bán hàng số một trên nền tảng logistics thông minh, mà hơn hết sẽ trở thành người bạn chuyển phát tin cậy, đồng hành cùng khách hàng trong kỷ nguyên số 4.0 Chuyển đổi số tại Viettel Post được chúng tôi thực hiện toàn diện trong tất cả hoạt động của bưu chính Viettel”, CEO Trần Trung Hưng nhấn mạnh
Qua việc tăng tốc chuyển đổi số, Viettel Post đặt mục tiêu doanh thu 28.000 tỷ đồng vào năm 2024 và dần trở thành công ty công nghệ logistics thông qua các chính sách kinh doanh linh hoạt như sản phẩm hàng hóa đa dạng, dịch vụ chuyển phát, thúc đẩy mở rộng bán hàng với các sản phẩm có tỷ lệ lợi nhuận cao…
Những thành tựu và khó khăn
Mạng lưới cùng cơ sở hạ tầng trải rộng, nhân lực sẵn sàng với hơn 2.000 bưu cục, cửa
12 hàng; 6.000 đại lý thu gom; hơn 4.000 tuyến phát đến từng gia đình Viettel Post hiện đang sở hữu cho mình 6 trung tâm khai thác, 1.000 kho vệ tinh tại các tỉnh thành, thường xuyên được đầu tư, nâng cấp Tại thị trường nước ngoài, mạng lưới của Viettel Post cũng đã đẩy mạnh với
2 công ty thành viên: MyGo Campuchia và MyGo Myanmar Lực lượng lao động chuyên nghiệp với hơn 22.000 nhân sự, trình độ đại học chiểm tới 52% Viettel Post cũng được vinh danh là Công ty vận tải và Logistics uy tín số 1 tại Việt Nam 2019
Viettel Post ứng dụng Big Data (dữ liệu lớn), cùng với công nghệ IoT đã tạo ra kho dữ liệu khổng lồ từ nhiều nguồn khác nhau Xử lý kho dữ liệu Data Lake bằng trí tuệ nhân tạo AI, xuất báo cáo phân tích tự động, báo cáo định kỳ, phân tích thị trường, phân tích nhu cầu của khách hàng… để từ đó giúp cho Tổng công ty có thể xây dựng được chiến lược chuỗi cung ứng dài hạn Vào năm 2019 ứng dụng Viettel Post đã đạt 1 triệu người dùng, tăng 70% so với năm
Công nghệ tiếp theo là tự động hóa kho hàng, giúp cho việc xử lý đơn hàng sẽ thông minh hơn, với các công nghệ: băng chuyền tự động, robot lấy hàng tự động, đóng gói tự động… giúp tăng năng suất xử lý, giảm thiểu sai sót
Hình 2.2 Hệ thống Băng chuyền chia chọn tự động của Viettel Post
Cũng như bất kỳ công ty nào khác, khi bắt đầu triển khai chuyển đổi số đều sẽ luôn gặp phải những khó khăn nhất định Mức độ ứng dụng Công nghệ thông tin tại Viettel Post còn thấp, chưa đồng bộ, còn thiếu sót, còn nhiều công đoạn xử lý thủ công cần phải số hóa: xuất dữ liệu để làm báo cáo tự động, cảnh báo tự động các KPI điều hành…
Cùng với đó là việc thay đổi nhận thức về Chuyển đổi số đối với nhân sự, bởi nếu con người không thay đổi để thích ứng thì không thể chuyển đổi số thành công được Theo đó, cán bộ nhân viên phải chủ động nhận thức được lợi ích của Chuyển đổi số dưới góc độ mỗi cá nhân thì cả tập thể mới có thể Chuyển đổi số được.
Đề xuất một số giải pháp để chuyển đổi số thành công khi triển khai ERP
Trong khi ngành bưu chính vẫn còn được gắn mác “lao động chân tay” thì Viettel Post đã bắt đầu vào công cuộc chuyển đổi số khi các khái niệm về số hóa, chuyển đổi số còn đang xa lạ Viettel Post đã chuyển đổi số thành công trong vài năm gần đây đã gặt hái một số thành công nhất định giúp doanh thu tăng nhanh chóng.Viettel Post đã có giải pháp chuyển đổi số thành công cho doanh nghiệp của mình là, đó là:
2.3.1 Tìm hiểu kỹ về ERP và nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp:
Việc áp dụng ERP để chuyển đổi số ở hầu hết các doanh nghiệp nói chung sẽ gặp phải 2 vấn đề lớn.:Thứ nhất là trình độ công nghệ thông tin Các doanh nghiệp khác chuyển đổi không thành công một phần vì lãnh đạo cũng không thạo công nghệ thông tin lắm Khi kiến thức chưa đủ thì người ta hay ngại Thứ hai là về nhân lực, vì khi chuyển sang mô hình số hóa vì nguồn nhân lực sẽ bị thừa
Viettel Post đã tìm hiểu để biết rõ doanh nghiệp mình cần những gì, cần cải tiến ra sao, tồn động những khó khăn gì để mà xem hệ thống có giải quyết đươc mọi vấn đề mà doanh nghiệp còn hạn chế
2.3.2 Thay đổi nhận thức của người lao động: Đa số sự thất bại của doanh nghiệp khi triển khai hệ thống ERP là thiếu hụt thời gian triển khai và trang bị không đầy đủ chuyên môn cho nhân viên dẫn đến nhân viên phạm lỗi và bị đuổi việc, đó cũng chính là vấn đề nhân viên họ sợ phải thay đổi
Viettel Post tiếp nhận 827 cửa hàng với gần 5.000 nhân sự, mạng lưới trải dài toàn quốc vào tháng 7/2018, việc thay đổi nhận thức cho người lao động để thực hiện chuyển đổi số không phải điều dễ dàng, tâm lý người lao động là công nghệ hóa sẽ khiến cho họ mất việc làm Vì thế, điều quan trọng là phải cho người lao động thấy được lợi ích của họ khi áp dụng công nghệ
Theo đó, nhà lãnh đạo phải đưa ra các yêu cầu, mong muốn cán bộ nhân viên phải đa năng, đa góc nhìn và không sợ thử thách, hoạt động đào tạo nội bộ được đẩy mạnh, cũng như truyền thông luồng tư tưởng mới từ lãnh đạo đến nhân viên, tạo nên sự đồng thuận lớn cho quá trình chuyển đổi số
Ngoài việc đào tạo lại, sắp xếp công việc phù hợp trong Tập đoàn khi chuyển đổi số thì tự bản thân của người lao động cũng phải cần có thêm kiến thức, sự hiểu biết về công nghệ thông tin Ngày càng phấn đấu, vượt lên để tiếp tục phát triển cùng Viettel chứ không thể đứng nguyên tại chỗ
2.3.3 Tạo ra một giá trị bền vững, đồng hành cùng địa phương và người dân trong quá trình chuyển đổi số:
Xác định được chuyển đổi số tại Viettel Post phải vì con người chứ không phải vì chạy đua công nghệ Nhà lãnh đạo cần hướng tới các sản phẩm công nghệ của Viettel Post là để phục vụ nhu cầu của người dân, cao hơn là tạo ra nhu cầu cho người dân
Phải giải quyết được các bài toán của những người nghèo nhất, đó không phải là bài toán cá nhân mà đó còn là nỗi đau của toàn xã hội
Có thể kể đến như việc ra đời sàn thương mại điện tử Voso.vn Đây là trang thương mại điện tử của Viettel, với mục đích là tạo ra nền tảng cho chính bà con nông dân bán được hàng sau khi sản xuất, không cần bán qua các thương lái với giá thấp hơn nhiều so với mức giá thực tế, người nông dân có thể kết nối trực tiếp với người tiêu dùng, giúp được bà con giải quyết vấn đề được mùa mất giá cho người làm nông cũng như sản phẩm Việt được nâng lên tầm cao mới
Mọi dự án đầu tư của doanh nghiệp đều tính toán kỹ càng trước khi đưa vào dự án đầu tư Hệ thống ERP cũng vậy nó vô cùng đắc đỏ, doanh nghiệp cần tính toán một cách rõ ràng đến những chi phí phát sinh sao cho cụ thể nhất, hợp lý nhất, lường trước những dự định trong tương lai đảm bảo rằng việc triển khai sẽ mạch lạc không bị dừng lại hay bị trễ tiến độ vì bất kỳ lý do gì liên quan tới ngân sách
2.3.5 Không rút ngắn quá trình đánh giá, kiểm tra:
Doanh nghiệp không nên vội vàng triển khai, đẩy mạnh quá trình chạy thử kiểm tra dự án ERP Tùy vào mức độ quy mô của doanh nghiệp, doanh nghiệp càng lớp, quy mô càng rộng việc kiểm tra càng nhiều, quá trình càng phải cẩn thận Đừng vì nóng vội mà đưa hệ thống vào hoạt động sẽ dẫn đến cả hệ thống không hoạt động hiệu quả từ đó càng tốn nhiều thời gian hơn cho việc sữa lỗi
2.3.6 Lập kế hoạch triển khai cụ thể:
Tất cả mọi việc nếu được hoạch định một cách rõ ràng, cụ thể về tất cả tầm nhìn, chiến lược, triết lý kinh doanh cũng như mục tiêu của doanh nghiệp thì sẽ trở nên dễ dàng hơn và chúng ta có thể lường trước, kiểm tra, rà soát lại các vấn đề khi phát sinh một cách dễ dàng hơn Toàn bộ những vấn đề trên đều là trách nhiệm của đơn vị tổ chức triển khai, song doanh nghiệp vẫn phải luôn quan tâm kiểm tra đánh giá lại từng công đoạn
2.3.7 Xác địng thời điểm triển khai hợp lý:
Hệ thống ERP là một hệ thống mà cần phải có thời gian dài để hoàn thành tất cả các bước từ việc đưa ý tưởng đến lúc đưa vào vận hành Trong quá trình đó thì doanh nghiệp sẽ trang bị cho nhân viên của mình về hệ thống mới này.
Phân tích tính khả thi và hiệu quả mong muốn
Viettel Post nhấn mạnh công nghệ hướng đến sự đơn giản chứ không phải hướng đến sự thông minh nên quá trình chuyển đổi số của Viettel Post mang tính khả thi cao
Dữ liệu: tập trung phân tính, phát triển dữ liệu lớn, từ đó phát triển các thuật toán và trí tuệ nhân tạo
Tự động hóa kho hàng: từ các kho mega lớn đến các bưu cục, giảm bớt sự lệ thuộc vào con người
Công nghệ chuyển phát: đăng kí sử dụng dịch vụ sử dụng trên app, nhân viên làm việc trên mobile
Chuyển các công nghệ quân sự sang dân sự như giao hàng bằng drone, xe vận hành…
Các hệ thống triển khai đơn giản tiện lợi mà hiệu quả:
- Hệ thống quản lí đơn hàng
- Hệ thống băng chuyền chia chọn robot với năng suất 36000 bưu kiện, tăng năng suất, giảm sai sót
- Sàn vận chuyển đa phương thức MyGo
Câu 3: Trình bày các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai dự án ERP:
Hệ thống ERP đã và đang được ứng dụng tại Việt Nam trong những năm gần đây Kết quả ghi nhận các doanh nghiệp tại Việt Nam đều có sự thay đổi tích cực sau khi áp dụng thành công hệ thống ERP Nhưng bên cạnh đó, tình hình chung trong việc ứng dụng ERP tại Việt Nam vẫn còn tồn tại rất nhiều rủi ro và tỷ lệ doanh nghiệp cho thấy sự thành công không thực nhiều Vì vậy, doanh nghiệp cần phải xem xét và phân tích một cách tổng quan nhất về các yếu tố có ảnh hưởng đến sự thành công khi quyết định triển khia dự án ERP Dưới đây là một số yếu tố cơ bản mà doanh nghiệp có thể xem xét:
Đào tạo đội ngũ nhân lực có liên quan đến việc triển khai ERP
Đào tạo là quá trình truyền đạt và tiếp thu kỹ năng và kiến thức ở các lĩnh vực khác nhau theo từng trình độ, đóng vai trò rất quan trọng trong việc giúp đội ngũ nhân lực có thể hiểu và sử dụng được hệ thống ERP Mục tiêu trong việc đào tạo sử dụng ERP cho đội ngũ nhân sự với mong muốn nâng cao sự thành công trong quá trình triển khai tại doanh nghiệp khi nội dung đào tạo được đảm bảo đồng nhất với nhau Vì một trong những nguyên nhân lớn ảnh hưởng đến với sự thành công trong triển khai ERP chính là nằm ở khâu đào tạo không bài bản và thiếu tính đồng nhất với nhau Chính vì điều này, trước khi quyết định triển khai, doanh nghiệp cần phải có sự chi trả rất lớn cho việc đầu tư vào việc đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao để đảm bảo nhân sự nắm rõ mọi thông tin và cách sử dụng hệ thống ERP, đồng thời hạn chế tối đa sai phạm trong quá trình hoạt động
Quy trình nghiệp vụ chuẩn chỉnh
Doanh nghiệp cần đảm bảo quy trình đã được chuẩn hoá vì các nghiên cứu về các yếu tố đảm bảo thành công khi triển khai ERP chỉ ra rằng việc doanh nghiệp trang bị và chuẩn hoá một quy trình nghiệp vụ chuẩn chỉnh sẽ tăng được khả năng thành công khi triển khai do không phải chỉnh sửa lại quy trình nghiệp vụ và cả hệ thống ERP cho phù hợp với nhau Vấn đề này được quan tâm khi trải qua một giai đoạn dài triển khai từ những năm 2000, các chuyên gia về ERP nhận định rằng đối với một doanh nghiệp đã có được quy trình theo tiêu chuẩn ISO thì việc triển khai hệ thống ERP sẽ dễ dàng hơn Với tiêu chuẩn ISO, tiêu chuẩn đánh giá là giải pháp tốt nhất trong thời điểm hiện tại, việc chuẩn hoá quy trình sẽ được ban hành và phổ biến dưới hình thức là văn bản, có hiệu lực thi hành và có những biện pháp, chế tài đảm bảo thực hiện tốt các quy định Có thể thấy rằng, quy trình chuẩn hoá và hệ thống ERP có sự hỗ trợ lẫn nhau để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp mong muốn Nếu quy trình đã được chuẩn hóa, việc triển khai ERP rất thuận lợi Và ngược lại, nếu doanh nghiệp chưa có được một quy trình chuẩn hoá thì ERP sẽ là một yếu tố vô cùng quan trọng để chuẩn hóa quy trình của doanh nghiệp.
Yếu tố về giao tiếp và phối hợp giữa các phòng ban có liên quan
Việc giao tiếp giữa các phòng ban có liên qaun đến quá trình triển khai hoạt động của hệ thống ERP ở các cấp bậc khác nhau vô cùng cần thiết, góp phần làm tăng khả năng thành công khi triển khai Trong thế giới phẳng như ngày nay, việc giao tiếp lại trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết Các phòng ban có thể trao đổi thông qua thư điện tử, các ứng dụng nhắn tin hay bất kì phần mềm nào có chức năng giao tiếp Mục đích của việc giao tiếp này là tạo sự tương tác hai chiều giữa các phòng ban để tránh các trường hợp sai lệch thông tin, trao đổi vấn đề hay để tránh sai sót trong quá trình làm việc giúp cho công việc được diễn ra trơn tru nhất có thể.
Ban lãnh đạo doanh nghiệp
Sự hỗ trợ, điều hướng và dẫn dắt từ các lãnh đạo cấp cao của doanh nghiệp là việc vô cùng cần thiết để đảm bảo về chi phí và nguồn nhân lực chất lượng cao phục vụ cho công tác triển khai hệ thống ERP Ban lãnh đạo có nhiệm vụ tham gia giám sát dự án, tham gia vào công tác chỉ đạo đồng thời có khả năng thích ứng nhanh chóng khi có các vấn đề xảy ra trong quá
18 trình triển khai Do ERP là một hệ thống tích hợp thông tin với dữ liệu rất lớn, chính vì thế, việc triển khai và vận hành hệ thống cần có sự phối hợp giữa cấp nhân sự chất lượng cao và đội ngũ ban lãnh đạo của doanh nghiệp Ban lãnh đạo sẽ là bên đưa ra quyết định cuối cùng để giải quyết vấn đề sau khi đã xem xét trên mọi phương diện Đồng thời, ban lãnh đạo cũng phải tạo ra được môi trường làm việc đáp ứng được các điều kiện khi triển khai hệ thống ERP để đảm bảo rằng việc triển khai sẽ đạt được mục đích mà doanh nghiệp đã đề ra.
Vận hành thử hệ thống và chuyển đổi dữ liệu
Việc vận hành thử hệ thống ERP là yếu tố quan trọng hàng đầu trong quá trình triển khai Việc vận hành thử có thể giúp đội ngũ nhân sự có liên quan kiểm tra và đánh giá ban đầu trước khi đưa ra quyết định có ứng dụng hay không Vận hành thử hệ thống tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp, có lẽ vì vậy để đảm bảo được yêu cầu về tiến độ hoạt động, có rất nhiều doanh nghiệp Việt Nam khi ứng dụng triển khai ERP đều bỏ qua giai đoạn này Nếu công việc vận hành thử được diễn ra bài bản và đúng quy trình, doanh nghiệp có thể loại bỏ được các rủi ro phát sinh có khả năng xảy ra trong quá trình hoạt động Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể giảm được nguy cơ không thành công trong việc triển khai
Chuyển đổi dữ liệu là một bước rất quan trọng và bắt buộc khi doanh nghiệp muốn triển khai hệ thống ERP Chuyển đổi dữ liệu là đưa các dữ liệu kinh doanh của doanh nghiệp vào hệ thống ERP để các dữ liệu tiếp tục được xử lý theo nghiệp vụ chuyên môn và đảm bảo tính đồng bộ của các nghiệp vụ Công việc chuyển đổi dữ liệu với đội ngũ nhân lực chất lượng không phải là công việc khó tuy nhiên, việc này đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức cho việc loại bỏ những dữ liệu không đảm bảo và bổ sung dữ liệu còn thiếu phù hợp Ngoài ra, vấn đề khác của việc chuyển đổi dữ liệu là bắt buộc phải đáp ứng được thời gian cung cấp dữ liệu, nếu việc cung cấp dữ liệu diễn ra chậm trễ thì thời gian nhập đuổi dữ liệu càng bị kéo dài Trong trường hợp, số lượng dữ liệu phát sinh của doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp sẽ rất khó để nhập đuổi dữ liệu và dẫn đến nguy cơ phải dừng hệ thống rồi tiến hành xử lý lại Theo các chuyên gia trong lĩnh vực ERP, nhiều doanh nghiệp khi thực hiện việc triển khai hệ thống ERP ở Việt Nam đã không thành công trong việc đưa hệ thống vào hoạt động chính thức vì quá trình chuyển đổi dữ liệu diễn ra không thành công
Câu 4: Lựa chọn 1 doanh nghiệp ở VN hoặc nước ngoài hãy đánh giá và lựa chọn phương pháp triển khai ERP (2.0 điểm)
Chiến lược tối ưu hoá quy trình và nâng cao khả năng quản lý doanh nghiệp bằng công nghệ thông tin và hoàn thiện dịch vụ khách hàng, Vingroup mong muốn tiếp cận được những quy trình quản lý mới của thế giới áp dụng lên doanh nghiệp, giúp tập đoàn thuận tiện và dễ dàng hơn trong công tác quản lý doanh nghiệp Việc xây dựng được hệ thống quy trình quản lý đồng bộ với nhau trên cùng một hệ thống quản lý sẽ góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh Ở thời điểm hiện tại, Vingroup không chỉ gói gọn hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực bất động sản nên việc xây dựng quy trình quản lý hiện đại và chi tiết đối với hệ thống ERP của Vingroup rất phức tạp khi phải triển khai tại 10 đơn vị hoạt động trong mạng lưới của Vingroup bao gồm kinh doanh bất động sản, giáo dục, trung tâm thương mại, dịch vụ ý tế và xây dựng Hệ thống ERP sẽ giúp Vingroup kiểm soát chặt chẽ hơn quá trình triển khai của mỗi dự án, có thể dễ dàng theo dõi ngân sách, chi phí, lợi nhuận và tiến độ theo từng dự án hay theo mỗi phòng ban riêng biệt, đồng thời có thể quản lý chặt chẽ hợp đồng bán hàng, cho thuê bất động sản, dữ liệu của khách hàng cũng như quản lý dòng tiền doanh thu và chi phí của Vingroup Để có thể áp dụng ERP tại Vingroup, chúng tối sẽ so sánh ưu nhược điểm và tiến hành đánh giá lựa chọn phần mềm ERP theo hai phương pháp ERP SaaS và ERP on Premise:
ERP on Premise
On Premise có thể được hiểu là một công ty chuyên đưa ra hỗ trợ về quyết định để ứng dụng phần mềm ở nguồn của họ ( hệ thống “in-house”) ứng dụng được và duy trì tại nội bộ của doanh nghiệp sử dụng, sau khi hệ thống được lắp đặt vào cơ sở hạ tầng của công ty thông qua bộ phận IT và thuộc về quyền quản lý của doanh nghiệp
Hệ thống cơ sở hạ tầng ERP on Premise thường yêu cầu doanh nghiệp phải đầu tư ban đầu một khoản tiền khá lớn, đồng thời trong suốt quá trình triển khai hệ thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trả tiền duy trì hoạt động của hệ thống và quản lý cùng lúc phần mềm và phần cứng,
20 bên canh đó là các hệ thống server và trang thiết bị cần thiết cho quá trình vận hành có thể diễn ra thuận lợi cho doanh nghiệp
Trong trường hợp, doanh nghiệp áp dụng ERP on Premise không có đội ngũ nhân sự IT dày dặn kinh nghiệm, họ phải đầu tư thêm thời gian và tiền để có thể tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực IT chất lượng cao Bởi vì ERP on Premise yêu cầu đội ngũ IT có nhiều kinh nghiệm để vận hành hệ thống cũng như dành thời gian và ngân sách nếu như muốn cam kết hệ thống luôn luôn hoạt động bao gồm việc bảo trì phần cứng và phần mềm như các hệ thống server
Sau một khoảng thời gian sử dụng, hệ thống ERP sẽ cần phải nâng cấp, đội ngũ IT sẽ tiến hành triển khai lại hệ thống trên các máy tính cá nhân khác nhau của nhân sự ở doanh nghiệp cũng như thực hiện lại các tuỳ chỉnh và các tích hợp mà doanh nghiệp của đã thiết lập từ trước
4.1.1 Ưu điểm của ERP on Premises:
- Kiểm soát toàn bộ hệ thống dữ liệu, phần cứng và phần mềm có sự liên quan đến cấu hình, nâng cấp và thay đổi hệ thống Hỗ trợ nhiều tùy chỉnh và nhiều khả năng hơn để chỉ định các thông số trên ứng dụng và hệ thống cơ sở hạ tầng vật lý gồm các quyết định có thể ảnh hưởng đến hiệu suất hoạt động
- Với On Premises CRM, doanh nghiệp sẽ mua quyền sử dụng và trả phí trọn gói trong một lần thay vì trả phí theo định kỳ tháng hay năm
- Rủi ro thấp với nguồn thông tin lưu trữ tại phần cứng của doanh nghiệp do doanh nghiệp bảo mật
- Với các hệ thống on premise sẽ không phụ thuộc vào kết nối với internet hay các yếu tố ngoại cảnh để có thể sử dụng dịch vụ
4.1.2 Nhược điểm của ERP on Premise:
Khoản chi phí đầu tư khá lớn: hệ thống On premise thường yêu cầu doanh nghiệp phải thanh toán một khoản tiền mua trả trước khá lớn đồng nghĩa với việc khoản chi phí vốn đầu tư ban đầu sẽ tăng theo và còn có các chi phí phải chi trả cho các bảo trì để cam kết hỗ trợ và nâng cấp chức năng trong quá trình sử dụng
Yêu cầu bảo trì với hệ thống on premise: doanh nghiệp phải có trách nhiệm và nhiệm vụ bảo trì phần cứng và phần mềm của máy chủ, sao lưu hệ thống dữ liệu khắc phục rủi ro Với các doanh nghiệp nhỏ, có nguồn ngân sách hạn chế và thiếu nguồn lực nhân sự kỹ thuật chất lượng cao, đây sẽ là vấn đề lớn mà doanh nghiệp cần xem xét trước khi áp dụng ERP
Việc khai triển hệ thống On-premise mất rất nhiều thời gian để hoàn thành như thời gian để hoàn tất thiết lập trên máy chủ và các máy tính cá nhân của nhân viên.
ERP SaaS
SaaS là viết tắt của cụm từ Software as a Service Về bản chất, SaaS là một hình thức điện toán đám mây, có thể được hiểu là mô hình phân phối các dịch vụ ứng dụng phần mềm hay là nhà cung cấp tạo ra phần mềm và duy trì một phần của phần mềm trên nền tảng website
Người dùng trên thế giới có thể truy cập thông qua mạng internet để sử dụng SaaS và phải trả một khoản phí nhất định để có thể duy trì sử dụng dịch vụ này
Hiện nay, các phần mềm được phát triển và phân phối rộng rãi bởi các nhà cung cấp SaaS như Google, Dropbox, Microsoft, Amazone Web Services, ServiceNow, IBM, Adobe Creative Cloud, Slack, Oracle,
Một công ty có thể đồng thời sử dụng nhiều phần mềm SaaS mà không hề gặp bất kỳ trở ngại nào
4.2.1 Ưu điểm của ERP SaaS
- Tiết kiệm chi phí hơn trong quá trình hoạt động do SaaS không cần chi trả quá nhiều tiền để mua cơ sở hạ tầng như một số phần mềm khác Đồng thời, SaaS cũng không cần phải tốn không gian đối với phần cứng để cài đặt và tạo hệ cơ sở dữ liệu Trong khi đó, ở một số phần mềm khác khi cần phải có cơ sở dữ liệu mới, doanh nghiệp sẽ tốn khoản phí khá cao SaaS cũng không yêu cầu doanh nghiệp phải tốn thêm phí hỗ trợ hay bảo trì như phần mềm on- premise, có thể tùy ý ngừng đăng ký sử dụng dịch vụ SaaS bất cứ lúc nào
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực khi SaaS là giải pháp ưu việt hơn so với on-premise truyền thống, bên cung cấp SaaS sẽ có bộ phận hỗ trợ đến trực tiếp công ty và thiết lập tài khoản và hướng dẫn cách sử dụng phần mềm cho các nhân viên với khoảng thời gian khá ngắn, chưa tới 2 ngày làm việc
- Thường xuyên được cập nhật các tính năng về phần mềm tốt nhất, doanh nghiệp không cần phải có đội ngũ IT chuyên nghiệp, luôn túc trực để xử lý các vấn đề kỹ thuật phát sinh trong quá trình vận hành phần mềm Với đội ngũ kiểm tra và IT chuyên nghiệp, bên cung cấp SaaS tự động cập nhật liên tục các tính năng mới và cao cấp hơn đồng thời tối ưu các tính năng cũ miễn phí
- Người dùng có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi vì các bên cung cấp SaaS triển khai thông qua mạng internet nên người dùng có thể truy cập phần mềm thông qua bất kỳ thiết bị nào trên tất cả các trình duyệt hiện có
- Khả năng tích hợp cao thể hiện qua việc phần lớn các phần mềm SaaS đều được tối ưu hoá hệ thống API, đây là một lập trình ứng dụng mở có tính năng cho phép đồng bộ và trao đổi dữ liệu giữa nhiều ứng dụng của các nhà cung cấp khác nhau
- Dễ dàng mở rộng quy mô sử dụng cũng như có thể thêm bớt nhiều tài khoản hay tích hợp thêm các phần mềm khác mà không làm ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu Điều này cực kỳ quan trọng, góp phần giúp công việc hiệu quả hơn
4.2.2 Nhược điểm của ERP SaaS
Tính bảo mật khá thấp khi hệ thống server của phần mềm được đặt ở bên cung cấp dịch vụ trong dữ liệu doanh nghiệp lại được lưu trện điện toán đám mây, việc này tiềm ẩn nguy cơ bị rò rỉ thông tin hay bị đánh cắp
- Giới hạn số lượng dữ liệu tối đa mà người dùng được phép trao đổi và thời gian phản hồi cũng bị hạn chế
Chỉ sử dụng khi trực tuyến đồng nghĩa với việc người dùng bắt buộc phải có kết nối mạng internet Trong trường hợp không thể kết nối với mạng internet, việc sử dụng sẽ bị gián đoạn
Khi cập nhật lên phiên bản mới sẽ có một số khó khăn đối với người sử dụng
Đánh giá Saas so với on premise
Các doanh nghiệp hiện nay được cung cấp nhiều lựa chọn hơn trong việc lựa chọn hệ thống ERP và việc so sánh SaaS so với on premise để có thể đưa ra lựa chọn cho doanh nghiệp sẽ là một thách thức rất lớn
Các doanh nghiệp lớn hơn thường chuyển sang ERP SaaS với chiến lược ERP hai cấp Theo mô hình này, một doanh nghiệp sử dụng ERP on premise tại văn phòng chính của trụ sở và các công ty con hay văn phòng quốc tế sẽ được đặt vào hệ thống SaaS ERP Mỗi mô hình phù hợp với nhu cầu của cơ sở người dùng và thông tin từ nền tảng SaaS có thể đưa vào ERP chính khi hai nền tảng được tích hợp
Một số doanh nghiệp khác coi phần mềm SaaS là lựa chọn tốt nhất để thay thế các hệ thống trước đó Đây thường là những doanh nghiệp đã có kinh nghiệm sử dụng cùng một hệ thống ERP trong thời gian dài ERP SaaS cung cấp cho các doanh nghiệp hướng đi hiện đại hóa nhanh chóng và có thể giảm chi tiêu đối với công nghệ thông tin
SaaS được nhận định rằng có lợi hơn cho bán hàng, các quy trình vận hành và phần mềm cho hệ thống sản xuất tốt hơn các ứng dụng khác Theo một số chuyên gia về phần mềm, trong tương lai gần, sự phát triển của SaaS sẽ ảnh hưởng mạnh mẽ tới quyết định của người tiêu dung Trong khi đó, các doanh nghiệp hiện nay lại chú ý đến hành vi tiêu dùng của khách hàng để ra quyết định hệ thống ERP.
Chi phí triển khai hệ thống ERP (tính toán chi phí theo NPV)
NPV- Net present value là giá trị hiện tại ròng, là giá trị tại thời điểm hiện tại của toàn bộ dòng tiền dự án trong tương lai được chiết khấu về hiện tại NPV được sử dụng trong tính toán ngân sách vốn và lập kế hoạch đầu tư để phân tích lợi nhuận của một dự án hoặc một khoản đầu tư dự kiến để đưa ra quyết định đầu tư
Giá trị hiện tại ròng (NPV) của dự án được xác định bằng tổng hiện giá dòng tiền tự do của dự án với suất chiết khấu thích hợp trừ đi chi phí đầu tư ban đầu cho dự án
Ct (FCFt): dòng tiền tự do năm t r : suất chiết khấu của dự án t: tuổi thọ của dự án
C0 (CF0): chi đầu tư ban đầu cho dự án
Sử dụng ERP on Premises:
Năm Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Chi phí tư vấn và bảo trì 33,000 33,000 33,000 33,000
Chi phí Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Chi phí thiết lập dữ liệu
Chi phí duy trì hàng năm
Từ kết quả tính toán cho thấy áp dụng hệ thống ERP SaaS sẽ phù hợp để doanh nghiệp tiến hành đầu tư, không cần bỏ ra một khoản mua trả trước quá lớn mà vẫn đem lại nguồn doanh thu đáng kể Bên cạnh đó, NPV khi ứng dụng ERP on Premies mang giá trị âm tức là doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều tiền để có thể ứng dụng nhưng lai không đảm bảo về doanh thu và lợi nhuận sau đó
Câu 5: Thiết kế và xây dựng 1 hệ thống mini-ERP của một doanh nghiệp cụ thể.
Lý thuyết
Tình huống giả sử: Công ty Vàng Bạc đá quý Phú Nhuận PNJ là một doanh nghiệp có tiềm năng về đa dạng sản phẩm trong thị phần ngành trang sức nhưng sau 2 năm hoạt động PNJ nhận ra cần phải cải tiến và số hóa một vài quy trình thay vì thao tác bằng giấy bút hoặc bằng tay như trước
Khó khăn khi triển khai: PNJ đã gặp những câu chuyện rủi ro, phải lùi lại trong giai đoạn đầu khi tái cấu trúc PNJ tiếp tục triết lý "tái cấu trúc trên đỉnh", đưa vào triển khai ERP (Enterprise Resource Planning), cụ thể là chương trình SAP - hệ thống quản trị được gắn liền với 3 tháng khủng hoảng của PNJ và tất thảy các công ty chứng khoán đều gọi là "sự cố ERP" sau này
PNJ gặp khó trong vấn đề từ khâu định khoản kế toán các nhóm sản phẩm như nguyên vật liệu hoặc thành phẩm, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính thường niên
Cũng trong quý này,số lượng nhân viên xin nghỉ việc tăng đột biến, lý do là "xài hệ thống mới khó quá"
Lựa chọn của PNJ đó là chấp nhận, họ coi đó là cuộc sàng lọc “Nếu ai muốn xin nghỉ vì cho rằng xài hệ thống mới khó quá thì công ty cũng sẽ giải quyết cho nghỉ Những người còn lại kiên định đi theo sự thay đổi này thì mới thắng được"
Giải pháp: Ban điều hành đã thống nhất với bộ phận R&D cho thiết kế một hệ thống ERP mini trên hệ thống phần mềm “Odoo – Build your Business” (Odoo là một
27 phần mềm ERP mã nguồn mở (open-source), nghĩa là khả năng tùy chỉnh và phát triển các tính năng của phần mềm này là vô hạn Cụ thể hơn, ngoài các phân hệ hay module cơ bản của Odoo như POS, CRM, quản lý kho, quản lý nhân sự,… thì Odoo cho phép bạn hoàn toàn chỉnh sửa hay thêm bớt những tính năng hoặc tạo ra các phân hệ mới mà bạn mong muốn.) để tập trung hóa giải những khuất mắt cũng như sai sót về các khâu như quản lí định khoản kho vận, quy trình mua bán hàng hóa, quy trình nhân sự,…giúp PNJ cải thiện hơn về mặt chất lượng nhân viên và chuẩn hóa các báo cáo thường niên Đầu tiên là đề ra các quy trình cụ thể Có 2 lỗi lớn mà PNJ cần tập trung khắc phục: thứ nhất chính là việc đinh khoản kế toán cho các nhóm sản phẩm tại kho vận, điều này khiến khi 1 quy trình bán hàng/mua hàng kết thúc các báo cáo tài chính thường niên sẽ không được chính xác; thứ hai là quy trình tuyển dụng nhân sự, PNJ cần đảm bảo chất lượng nhân sự triệt để và đảm bảo được mặt bằng chung về năng lực của nhân viên/nhân công khi tiến hành tái cấu trúc
Các quy trình đề ra:
• Quy trình bán hàng trực tiếp tại cửa hàng (có liên quan đến việc định khoản các nhóm sản phẩm tại kho vận):
Quy trình bán hàng bao gồm hai trường hợp: Bán trực tiếp và bán online
Bán trực tiếp: Nhân viên bán hàng sẽ giới thiệu cụ thể sản phẩm đến khách hàng trong trường hợp khách đã chọn được món trang sức mình thích Nếu khách hàng chưa chọn được sản phẩm, nhân viên sẽ dựa vào kinh nghiệm của mình để tư vấn món trang sức thích hợp nhất cho họ
Bán online: Website sẽ thể hiện hình ảnh của sản phẩm, đồng thời sẽ có các bảng quy đổi kích cỡ ở phần mô tả giúp khách hàng đo size phù hợp Đồng thời, trong phần mô tả sẽ có những thông số kỹ thuật liên quan đến sản phẩm (thành phần, loại đá, …)
Sau một trong hai quá trình trên, khách hàng sẽ chọn mua sản phẩm và thanh toán
Bộ phận bán hàng sẽ tiến hành ghi nhận đơn hàng và tạo ra hóa đơn
Sau khi tạo ra hóa đơn, lúc này là công việc của hệ thống, kho vận bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán
- Bộ phận kế toán: Tiến hành xác nhận hóa đơn
- Bộ phận kho vận: nhận hóa đơn này sẽ bắt đầu kiểm tra hàng tồn Lúc này sẽ xảy ra hai trường hợp là còn hàng và thiếu hàng
+ Còn hàng: Gọi điện xác nhận đơn lần hai với khách hàng
+ Hết hàng: Gọi điện cho khách hàng, gợi ý cho họ phương án pre-order sản phẩm, khách hàng sẽ phải chờ một khoảng thời gian để nhận được hàng Nếu đồng ý thì sẽ xác nhận đơn hàng lần 2 Sau khi lô hàng pre-order về kho thì sẽ tiến hàng các bước đóng gói, bàn giao vận chuyển, xác nhận giao hàng Nếu không đồng ý thì sẽ tiến hàng hủy đơn hàng
Sau khi hoàn thành xong các bước trên:
- Kho vận: tiến hành kiểm tra lần cuối, đóng gói, bàn giao cho phía vận chuyển Bên vận chuyển sẽ tiến hành đề xuất vận chuyển và chuyển giao data khách hàng vào hệ thống
- Bộ phận kế toán: Sẽ tiếp tục nhập liệu đơn hàng và in báo cáo
- Bộ phận bán hàng: Chăm sóc khách hàng sau khi khách đã nhận được đơn hàng
- Hệ thống: Ghi nhận phương thức thanh toán khi bộ phận kế toán xác nhận hóa đơn (tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, trả tiền khi nhận hàng,…) Sau đó ghi nhận đề xuất vận chuyển từ đơn vị kho vận, ghi nhận data khách hàng từ đơn vị chăm sóc khách hàng của bộ phận bán hàng và bộ phận kho vận Đến đây thì toàn bộ quy trình bán hàng kết thúc
• Quy trình tuyển dụng nhân sự:
Các bước chính trong 1 quy trình tuyển dụng:
+ Bước 1: Xác định nhu cầu chính xác số lượng nhân viên cần được tuyển dụng, bước này yêu cầu các số liệu phải dựa trên nhu cầu của công ty và được kiểm duyệt số liệu từ ban nhân sự và góp ý từ bộ phận cần được tuyển dụng
+ Bước 2: Chốt phương án tuyển dụng Phương án cuối cùng phải đảm bảo được tính an toàn về các mặt như chất lượng nhân viên, quy định về công việc, số lượng tuyển dụng,…
+ Bước 3: Bao gồm các công việc công khai thông tin tuyển dụng cũng như thu thập hồ sơ cũng như đánh giá sơ bộ ứng viên qua các thông tin đăng kí trên website của công ty
+ Bước 4: Là 1 trong các giai đoạn chính trong tuyển dụng nhân sự được công ty
PNJ xây dựng, đây là bước đánh giá chi tiết hồ sơ ứng viên để kiểm soát thông tin cũng như chuẩn bị cho vòng phỏng vấn nếu ứng viên đạt đanh giá tốt Nếu không, ứng viên sẽ nhận được 1 email từ chối cho vị trí công việc đã ứng tuyển
Demo quy trình trên hệ thống phần mềm odoo
5.2.1 Tạo/Định khoản nhóm sản phẩm:
Bước 1: Tiến hành tạo/định khoản kế toán nhóm sản phẩm nguyên vật liệu và thành phẩm
Tiến hành tạo 1 nguyên vật liệu bất kì
Bước 2: Sau khi đã tạo xong các yếu tố tạo nên thành phẩm, tiến hành tạo 1 thành phẩm và tính giá vốn của sản phẩm sau khi định mức nguyên vật liệu
Bước 3: Sau đó nhập giá bán với công thức thủ công “Giá bán = 130% * Giá vốn”
Vậy là chúng ta đã hoàn thành việc định khoản các nhóm sản phẩm kho và định mức cũng như tính toán giá vốn/giá bán cho 1 sản phẩm
5.2.2 Quy trình mua hàng và sản xuất 1 sản phẩm bất kì:
Giả sử khách hàng Nguyễn Văn A muốn mua 1 sản phẩm “Nhẫn Ruby Vàng 14k”, nhưng số lượng tồn kho không còn đủ (hiện đỏ như hình bên dưới)
Lúc này hệ thống sẽ báo rằng kho không có đủ hàng tồn nhưng PNJ vẫn sẽ gửi email và tạo ngay 1 sản phẩm tồn kho
Nhận thấy tồn kho nguyên vật liệu cũng không đủ để sản xuất, ta tiến hành quy tắc tái cung ứng và việc này sẽ giúp PNJ không phải tạo thủ công 1 hóa đơn mua hàng
Sau khi nhận sản phẩm từ nhà cung cấp, đã đủ số lượng, PNJ tiến hành tạo hóa đơn và thanh toán
Quay lại lệnh sản xuất và tiến hành tạo sản phẩm
Sau khi đã hoàn thành, trong kho sẽ xuất hiện thành phẩm như lệnh sản xuất Và đánh đấu hoàn tất
Tiến hành giao hàng cho khách hàng Nguyễn Văn A
Sau đó quay lại mục báo giá để tạo 1 hóa đơn cho bộ phận kế toán ghi nhận
Sau khi tạo hóa đơn, bộ phận kế toán tiến hành ghi nhận thanh toán, lúc này odoo cũng sẽ tự lưu lại các thông tin về khách hàng bao gồm: thông tin khách hàng, giao dịch, phương thức thanh toán,…để tự động đề xuất cho những lần mua hàng sau PNJ đã kết thúc quy trình đầu tiên
Tiến hành xuất báo cáo lãi/lỗ để xem các hạch toán được ghi nhận
5.2.3 Quy trình tuyển dụng nhân sự:
Nhận thấy số lượng nhân viên còn chưa đạt nhân sự còn chưa đáp ứng đủ khối lượng công việc, phòng Sales của chị Dương Hoàng Hoa quyết định mở vị trí tuyển dụng nhân viên Telesale
39 Ở mục Tuyển dụng, ta tiến hành tạo 1 vị trí mới bằng cách nhập “Tạo”
Sau đó bổ sung các thông tin cho vị trí cần tuyển dụng, cụ thể ở đây là vị trí Telesale Sau đó tiến hành lưu vị trí có kèm với số lượng nhân viên cần tuyển dụng
Quay trở lại mục Tuyển dụng, vị trí Nhân viên Telesale đã được tạo xong Để đăng tuyển thông cáo tuyển dụng, ta chọn vào mục “Chưa đăng”, hệ thống sẽ tự động công khai trên website thông cáo tuyển dụng
Kiểm tra thông cáo tuyển dụng trên website
Giả sử, một ứng viên tên Trịnh Thị Cúc đăng kí ứng tuyển cho vị trí Telesale
Sau khi điền đầy đủ thông tin và nhấp gửi, hồ sơ của ứng viên sẽ được chuyển đến bộ phận tuyển dụng Ngay lập tức 1 thông báo về ứng viên mới sẽ được hiện thị trên vị trí nhân viên Telesale
Lúc này hồ sơ của ứng viên Trịnh Thị Cúc đã được đưa đến giai đoạn tuyển dụng đầu tiên trong quy trình
Dựa vào phần đánh giá sao, ta có thể đánh giá kết quả hoạt động của ứng viên qua từng giai đoạn cụ thể như thẩm định hồ sơ, phỏng vấn, thẩm định của ban nhân sự, tái đào tạo
Tại vòng thẩm định hồ sơ, bộ phận nhân sự tiến hành đánh giá hồ sơ của ứng viên và tạo 1 lịch phỏng vấn nếu cảm thấy ứng viên về sơ bộ có thể đáp ứng nhu cầu công việc
Giả sử ứng viên đã vượt qua được vòng phỏng vấn 1, bao gồm 2 phòng phỏng vấn nhỏ về chuyên môn cũng như sơ bộ, ta tiến hành cho nhân viên trở thành “Thực tập sinh” và làm việc dưới giám sát cùa tổ tưởng Sale Sau đó đánh giá lại tại vòng thẩm định, ta giả sử kết quả thực tập của Trịnh Thị Cúc là 2/3 sao
Bộ phận nhân sự cũng có thể tiến hành đánh giá lại hoặc thêm các tóm tắt để cân nhắc những gì đối với ứng viên Đặc biệt là về mức lương mong đợi
Sau 1 thời gian thử việc và công ty nhận thấy ứng viên đủ khả năng cũng như không cần phải tái đào tạo, bộ phận nhân sự tiến hành đề xuất hợp đồng
Ta chọn mục “Tạo nhân viên”, để kiểm tra cũng như hoàn tất lại hồ sơ cho ứng viên lần cuối
Sau đó ta nhấp vào mục “Contracts” để tạo 1 hợp đồng chính thức cho ứng viên
Sau đó tiến hành tạo 1 hợp đồng mới, và điền đầy đủ các thông tin của nhân viên để onboard, đặc biệt là tiền lương, đồng thời điều chỉnh ở mục “Đang chạy” để hợp đồng chính thức được kích hoạt
Quay về mục ứng viên Trịnh Thị Cúc, chọn “Hợp đồng được ký”
Hệ thống sẽ tự động xác nhận và chuyển hồ sơ của nhân viên qua mục
Tới đây quy trình tuyển dụng đã hoàn tất
Tóm lại, trong thời đại huy hoàng của chuyển đổi số đặc biệt là có thêm đại dịch COVID-19, doanh nghiệp phải chuyển mình để hòa hợp với tình hình chung của xã hội và thế giới Nếu không chịu thay đổi, có thể doanh nghiệp sẽ bị nhiều đối thủ bỏ lại phía sau và có thể sẽ tàn lụi
Bất cứ doanh nghiệp nào điều phải có một hệ thống đồng bộ hóa các thông tin để giảm thiểu rủi ro không đồng bộ Chính vì thế, việc chọn một hệ thống ERP có thể nói là bắt buộc nếu muốn giảm thiểu thời gian và tối ưu hóa nguồn lực doanh nghiệp Cần cân nhắc và đưa ra quyết định chọn một hệ thống ERP phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải xem xét đến vấn đề là hệ thống ERP có phù hợp với văn hóa doanh nghiệp và nhân viên của mình hay không để tránh rủi ro phát sinh vì hệ thống quá khó sử dụng như PNJ
[1] Ngọc Huyền, Tái cấu trúc là gì ? https://winerp.vn/tai-cau-truc-la-gi
[2] Hậu, Trần Thị.(2009) Giải pháp tái cấu trúc Tổng công ty Sông Đà trong điều kiện hội nhập quốc tế
[3] Mai, T T H (2013) Tái cấu trúc bộ máy quản trị tại Bảo Việt Nhân Thọ [4] Đào, N T B (2009) Quản lý những thay đổi trong tổ chức VNU Journal of Science: Economics and Business, 25(3)
[5] Thanh Le(2015) Quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp khi triển khai ERP
[6] Hiền, N T., Trung, P Q., & Khoa, T Đ H B (2013) Các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của dự án ERP tại Việt Nam Tạp chí Phát triển Khoa học và Công nghệ, 16, 57-66
[7] Thảo Lê(14/10/2021), 8 bước triển khai phần mềm ERP thành công cho doanh nghiệp https://cloudify.vn/8-buoc-trien-khai-phan-mem-erp-thanh-cong-cho-doanh- nghiep/
[8] Tân, N T (2019) Các yếu tố tác động đến triển khai thành công hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planing–ERP): nghiên cứu
