Đối trợng nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu là hồ sơ điện tử chuyên ngành BHXH Việt Nam và việc tổ chức quản lý loại hình tài liệu này sau khi kết thúc công việc, nộp lưu vào Lư
Trang 2LUẬN VĂN THẠC SĨ QUAN TRI VĂN PHONG
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS Nguyễn Liên Hương
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO QUYÉT NGHỊ CỦA HỘI ĐÔNG
Trang 3LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi, được
thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Nguyễn Liên Hương.
Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứukhác đã được tác giả chú thích rõ nguồn
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này làtrung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách
nhiệm vê công trình nghiên cứu của mình.
Hà Nội ngày tháng năm 2021
HỌC VIÊN
Nguyễn Thị Nhớ
Trang 4MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
0/0/9000 1
DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT s- 2< se ©ss£ss£essessevsserssessess 4
DANH MỤC CAC BANG BIEU 2-2-2 s2 ©s£©ss£Esserssexsevsserserssere 5
0/6710 6
1 Lý do chọn đề tài 2: 5: ©5++2S22EE2212211271127112112112711211211111211 211.1 re 6
2 Mục tiêu của đề tài ¿56 s tt 2 2212212711211211 1121121111111 8
3 Nhiệm vụ của đề tài - -¿- ¿5x x2E2E221221711211271 7121121111111 1c xe 8
4 Phương pháp nghiÊn CU eccececsceessesseeseeeseeeseeseeeseeeseceeeseeeseeeseeseeseeeseeees 8
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài - 2 2s x+cxecsrrszes 9
6 Lich sử nghiên cứu van đề - ¿c2 s+SE+EE£2E+EEEEEEEEEEEEEEEEEEErkerrkrrrrred 10
7 Nguồn tài liệu tham khảO 2-5 cSs+SE+EE£EE2EE2EEEEEEEEEEEEEEEEEEkrErrerkrree 12
8 Đóng góp của luận VĂn - - - 5 + 11999111911 9111 9111191 1n ng ng rệt 13
9 Bố cục của luận Văn -.¿- - St St ‡EEESESEEEEEESEEEEEESEEEEEEEESEEEEEEEEEEETkrkrrrrkes 13
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ TO CHỨC QUAN LÝ HO SƠ
ĐIỆN TU CUA NGANH BHXH VIỆT NAM -2 scssccse©ssecsee 15
lãnh Co nh 4 15
1.1.1 Các khái niệm TEN QHđH cv vn kg ket 15
1.1.2 Đặc điểm của hồ sơ điện tử cccchhhttihhh re 201.1.3 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý hồ sơ điện tử -. + s+ce+ce+cescsrcee 21
1.1.4 Vai trò của việc quản lý hô sơ điện tUtececcccesescccssssvscssesvsvesssvsveresvsvsreavsvesees 22
1.1.5 Trách nhiệm quản lý hô sơ điện tủử 2 e+ccceEeEeEeEerrrerkerxee 23
1.2 Co sO phap LY occ 5 23
1.2.1 Van ban pháp ly của Nhà nước, Bộ, NgGnhiiccccccccccecccesscesseesseeeseeeeteees 23 1.2.2 Van ban của ngành BHXH Việt NAM cccccccccescccescesseceseesetecssseeeseeeeseeesseees 30
1.3 Nhan xét, Ganh 14 oo a 32
Tiểu kết churonng 1 cssecsessesssessessessssssessessssssessessssssssssssessessssssessessesacsssesscssesscsssessesseesees 38
Trang 5Chương 2 THUC TRANG TO CHỨC QUAN LY HO SƠ BHXH ĐIỆN TỬ
CUA NGÀNH BHXH VIET NAM -s- << cs<©ssevssersstssersserssersssse 39
2.1 Giới thiệu khái quát về ngành BHXH Việt Nam -2- 2-2 2+cz+cz+ceẻ 39
2.1.1 VỊ trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền HH 555 5S kksssseeeeee 392.1.2 Cơ cầu tổ chức của BHXH Việt Nam -.: ccc:ccccccsccvcsccxveeei 4I2.1.3 Mối liên hệ CONG tÁC ¿ ¿- ++©++©E£+E+Ek£EE£EEEEEEEEEEEEEEEEEEErrkrrrrrrkee 432.2 Bảo hiểm xã hội điện tử và hồ sơ BHXH điện tử - -cccccccrccceeee 44
2.2.1 Bảo hiểm xã hội điện tử ccctccrtithrrrtrtrrrrririirrierre 442.2.2 HO sơ BHXH điện tử cccccctccttttEtrtttrrrtrtrrrrrtiirrirrrrre 452.3 Thực trạng tổ chức quản lý hồ sơ BHXH điện tử của ngành BHXH
4 on 0= acc 57
PT ion ố 5
2.3.2 Văn bản quản lý công tac WU HrỮ cccccsSksEsrrteererersserseresee 59
2.3.3 Cơ sở vật chất, ha tang kỹ thuật CNTT phục vu công tác quản lý8.72871000000808 60
2.3.4 Phan mém quản lý h sơ BHXH điện tử -5-©52©5sccccccczcscceei 63
2.3.5 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ hỗ sơ BHXH điện tử 71
2.3.6 Tổ chức hướng dan, kiểm tra công tác quản lý hồ sơ BHXH điện tử 73
2.3.7 Nguon kinh phí tổ chức thực hiện quản lý hồ sơ điện tử của ngành 732.4 Nhận xét, đánh giá thực trạng tô chức quản lý hồ sơ BHXH điện tử của
nganh 53s0 904100: 1107 — 74
2.4.1 Ue diém, Nan nanố 74
2.4.2 Nguyên nhân của hạn CE cecscescecsesssssssssseesecsecsessessessessesessesseesesssssesseseeseess 76Tid Kt HUONG 0889000 n nh ae .an 77
Chương 3 ĐÈ XUẤT GIẢI PHÁP TO CHỨC QUAN LÝ HO SƠ
3;99:8)000) 002577 78
3.1 Xác định mô hình quản lý hồ sơ BHXH điện tử - -2¿ ¿75552 78
3.2 Giải pháp về nhân lực - ¿2 %++E+SE£+EE+EEEEEEEEE2EEEE17121121171 21.1 re 79
3.2.1 Bồ sung biên chế có trình độ, chuyên môn nghiệp vụ - 793.2.2 Đào tạo, bôi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho CCVC 60
Trang 63.3 Hoàn thiện xây dựng hệ thống văn bản quan lý công tác lưu trữ và phổ biến,
hướng dẫn thực hiện - ¿+ 2 SE+SSE£E2E9EE2EEEE2E21211211121217121 11211 1xce 82
3.4 Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ BHXH điện tử -¿-c5¿©5s¿ 85
1N .4.2,n n6 nh s6 OARHLHR: 65
3.4.3 YÊU CÂNM ccctcSvtE tt ưg 853.4.4 Các chữ viết tắt trong quy trinh cocceccecsceccessessesssessessessssssessessesssessecsessessen 863.4.5 Lưu đồ các bước thực hiện quy trình coceccccecceccescescessessesesssssessessesesesseseees Gó3.4.6 Bảng mô tả chi tiét Quy fFÌHHh 55c SE EEE2EEEEEEEEEEEEEEEEEErrkrrrred 88
3.4.7 Trách nhiệm trong quản lý h sơ BHXH điện tử của ngànhBHXH Việt GIH 5 tk HH HH HT TT ch ngàng 92
3.4.8 BiGU HIẪM -csccStt EEtttEEth th 933.5 Xây dựng, quan lý Hệ thống lưu trữ hồ sơ BHXH điện tử ngành BHXH 93
3.5.1 Đảm bảo điều kiện về cơ sở vật chất, kỹ thuật đề Hệ thống//1981/19278:/9)/1-P000nPẼn8Ẻ7A.- Ả 93
3.5.2 Nâng cấp và phát triển hệ thống phân MEM.uvcecceccesseseesscssvesveseesveseesseseens 95
3.5.3 Xây dựng, quản lý, kết noi, chia sẻ dữ liệu giữa các phan mémnghiệp vụ trong Hệ thong thông tin của ngành - 2-52 2+5e+eectereEerrrsreei 101
Tiểu kết CHUONG 3 cssecsecsecssessessesssessessssssessessessssssessessssssessessssssssscsscssesssssssscsseessessees 104
500000075 105
TÀI LIEU THAM KHẢO - 2-2 s£ se ©S£Ss£Ss£EssEssESseEseEsstssessersersee 106PHỤ LỤC
Trang 7DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT
BHTN Bảo hiểm thất nghiệp
BHTNLD-BNN Bao hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệpBHXH Bảo hiểm xã hội
BHYT Bảo hiểmy tế
TLĐT Tài liệu điện tử
TLLT Tài liệu lưu trữ
TNLĐ Tai nan lao động
TTHC Thủ tục hành chính
UBND Ủy ban nhân dân
Trang 8DANH MỤC CAC BANG BIEU
Sơ đồ cơ cầu tổ chức của BHXH Việt NAM vecceseccscssescscssescecssesvecesesveseeeees 42
Mô hình tổng thể hệ thong phan mém trong công tác số hóa,
quản lý và khai thác hồ sơ điện tử e- s©ccccczEeEerterterrrrsees 64Quy trình hoạt động của phân mém bóc tách -s-©ce+cs+csze: 65
Mô hình hoạt động phan mém nhận 11-07 66[1812 815B ESEneẽeeaa 67
Phân mém kiỂH SOGt soecscccsesssesssesssssesssesssessssssesssessssssesssesssesssssesssecsseeseee 68
Phân mém M-file ccccccccccscsscsscsscessessessesssssssessessessesssssesesssssesssssesssseateseesess 69
Phan mém khai thác hồ sơ tại BHXH tinh, huyện - 5s: 69
Kết quả số hóa hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng từ năm 2015-2018 72
Mô hình quản lý hô sơ BHXH điện tử - 2-5-5 Sccctec+EzEcrtertered 78Luu đồ các bước thực hiện Quy trình quan lý hỗ sơ BHXH điện tit 86
Bảng mô tả chỉ tiét Quy trinh.eececccccccccessesseescessessessesssessessessessessessecsesssesses 88
Trang 9MO DAU
1 Lý do chọn đề tài
Ứng dụng CNTT trong quản lý hành chính nhà nước nhằm day mạnh cải cáchhành chính, xây dựng nền hành chính điện tử giúp cho việc xử lý thông tin nhanh,
chính xác, đầy đủ, phục vụ tốt cho tổ chức, người dân và doanh nghiệp Đây mạnh
việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý nhà nước nhằm đáp ứngyêu cầu phục vụ và phát triển kinh tế - xã hội, nâng cao hiệu quả của cải cách hành
chính nhà nước Trong quá trình ứng dụng CNTT trong các cơ quan quan lý hành
chính nhà nước đã và đang hình thành một khối lượng tài liệu điện tử khá lớn đòi
hỏi phải được quản lý và khai thác sử dụng hiệu quả.
Về mặt pháp lý, Nhà nước, các Bộ, Ngành đã ban hành nhiều quy định để tạo
hành lang pháp lý cho các cơ quan, tô chức quản lý loại hình tài liệu mới này songsong với loại hình tài liệu giấy truyền thống như: Luật Giao dịch điện tử ngày
29/11/2005, Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006, Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2012 của Chính phủ quyđịnh chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ, Luật An toàn thông tin ngày19/11/2015, Thông tư số 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội Vụ Quy
định tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện
tử; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư Gần đây
nhất, ngày 03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg
Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2025” Như vậy, Nhà nước, các Bộ, Ngành đã rất quan tâm đến loại hình văn bảnđiện tử, đây là loại văn bản đã, đang và sẽ có xu hướng dần thay thế văn bản giấy tại
2020-Việt Nam Điều này đặt ra yêu cầu, nhiệm vụ mới đối với các cơ quan nha nước can
phải quan tâm nghiên cứu các giải pháp quan lý hồ sơ điện tử sao cho đảm bảo yêucầu đúng quy định của pháp luật; khoa học và đảm bảo an toàn thông tin cao
Ngành Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam những năm gần đây đã đây mạnhứng dụng CNTT vào trong các hoạt động nghiệp vụ của ngành Do đó, ngoài hồ sơgiấy còn hình thành loại hình hồ sơ điện tử ngày càng tăng về số lượng và phức tap
về thê loại Hiện tại, hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam bao gồm 02 loại: Hồ
6
Trang 10sơ hành chính điện tử thông thường và hồ sơ chuyên môn, chuyên ngành điện tử Tuynhiên, trong phạm vi cho phép và với năng lực có hạn, đề tài này tôi chỉ đề cập đếnviệc quản lý hồ sơ chuyên môn, chuyên ngành điện tử của ngành BHXH Việt Nam.
Xuất phát từ chính chức năng, nhiệm vụ được Chính phủ giao cho BHXH Việt
Nam là: “Tổ chức thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BHTN cho người dân trên
cả nước” mà hồ sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành của ngành BHXH Việt Namhình thành và phát triển theo sự phát triển chung của ngành Loại hồ sơ này có giátrị rat quan trọng đối với ngành BHXH Việt Nam, là căn cứ xác thực dé giải quyếtcác chế độ, chính sách cho người tham gia BHXH, bảo hiểm BHYT trong thời giandài Tuy nhiên, việc quan lý khối hồ sơ này sau khi giải quyết công việc xong cònmột số tồn tại chưa giải quyết được
Một là, việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý lưu trữ hồ
sơ điện tử còn chưa được thực hiện Do đó, trong quá trình tô chức thực hiện còn
gặp nhiều khó khăn, vướng mắc
Hai là, BHXH Việt Nam đã xây dựng Hệ thống phần mềm quản lý hồ sơđiện tử, tuy nhiên hệ thống này chưa đáp ứng yêu cầu quản lý lưu trữ toàn bộ cácloại hồ sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành hình thành trong quá trình hoạt động
của ngành.
Ba là, BHXH Việt Nam chưa xây dựng được quy quy trình quản lý hồ sơ điện
tử để thống nhất thực hiện trong toàn ngành Do đó, việc quản lý tài liệu lưu trữtheo nguyên tắc tập trung và theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệttheo quy định chưa được thực hiện đối với tat cả khối hồ sơ điện tử
Bồn là, thực hiện Nghị quyết số 28-NQ/TW ngày 23/5/2018 của Hội nghị lầnthứ 7, Ban Chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam khóa XII về cải cáchchính sách BHXH, ngành BHXH Việt Nam đang nỗ lực thực hiện đồng bộ các giải
pháp như tăng cường ứng dụng CNTT, CCTTHC nhằm mở rộng vững chắc diện
bao phủ BHXH, hướng tới mục tiêu BHXH toàn dân Phát triển hệ thống BHXH linhhoạt, đa dạng, đa tầng, hiện đại và hội nhập quốc tế theo nguyên tac dong - huong,công băng, bình dang, chia sẻ va bền vững Từ mục tiêu đó dự báo loại hình hồ sơ
điện tử chuyên môn, chuyên ngành sẽ ngày càng gia tăng về số lượng và loại hình
Trang 11Từ thực tế trên đòi hỏi phải có giải pháp quản lý hồ sơ điện tử đảm bảo quản
lý được toàn bộ vòng đời của hồ sơ, tài liệu từ khi hình thành cho đến khi bị tiêu
hủy do hết giá trị bảo quản (kết thúc vòng đời), để phục vụ việc giải quyết các chế
độ, chính sách cho người tham gia BHXH, BHYT được nhanh chóng, chính xác,
kịp thời; đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin của người tham gia Như vậy, vấn đề
quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành của ngành BHXH Việt Nam làvấn đề rất cần thiết và cấp bách hiện nay
Sau khi tham gia khóa đào tạo Thạc sĩ chuyên ngành Quản trị văn phòng tại
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội, tôi nhậnthấy cần phải nghiên cứu vấn đề “Quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam”
dé tham mưu với Lãnh dao cơ quan giải pháp phù hợp dé khắc phục một phan nào đónhững ton tại, hạn chế nêu trên Vì vậy, tôi chọn nghiên cứu van đề “Tổ chức quản lý
hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam” làm đề tài Luận văn thạc sĩ
2 Mục tiêu của đề tài
Tác giả nghiên cứu đề tài nhằm đạt được 02 mục tiêu chính là:
Một là, làm rõ khái niệm “hồ sơ điện tử chuyên môn của ngành BHXH Việt
Nam” và nguyên tắc, yêu cầu, quy trình quản lý hồ sơ điện tử
Hai là, khảo sát, đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ điện tử
chuyên môn của ngành BHXH Việt Nam.
3 Nhiệm vụ của đề tài
Đề đạt được mục tiêu trên, luận văn cần phải thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu các van dé lý luận và pháp lý liên quan đến hồ sơ điện tử và
quản lý hồ sơ điện tử
- Khảo sát thực trạng quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam
- Nghiên cứu đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam
4 Phương pháp nghiên cứu
Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài chủ yếu gồm:phương pháp hệ thống, phân tích và tổng hợp; phương pháp khảo sát trực tiếp;
phương pháp so sánh; phương pháp suy luận logic và phương pháp dự báo.
Trang 12- Phương pháp hệ thống, phân tích và tong hợp được tôi dùng dé hệ thống cáctài liệu liên quan đến vấn đề nghiên cứu thông qua các văn bản, sách, từ điển, tạpchí, các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết trao đổi của các tác giả Sau đótôi tiễn hành phân tích và đưa ra những quan điểm, lập luận dé dẫn dắt đến van dé
mà đề tài hướng tới
- Phương pháp khảo sát thực địa được tôi dùng dé tìm hiểu khảo sát thực trangquản lý hồ sơ BHXH điện tử của BHXH Việt Nam Tôi tiến hành nghiên cứu trực
tiếp các quy định hiện hành, khảo sát trực tiếp thực tế quản lý hồ sơ điện tử tại các
đơn vị thuộc BHXH Việt Nam; trao đổi trực tiếp với CCVC làm công tác quản lý
hồ sơ điện tử Trên cở sở những thông tin thu thập được, tôi tổng hợp, phân tích,đánh giá đề từ đó có cái nhìn toàn diện về vấn đề nghiên cứu
- Phương pháp so sánh được tôi dùng đề tìm ra những điểm giống và khác nhau
giữa nhiều tác giả về cùng một vấn đề; tìm ra điểm khác biệt của hồ sơ điện tử so với
hồ sơ giấy, từ đó chúng tôi đưa ra những nhận định khách quan, khoa học hơn.
- Phương pháp suy luận logic và phương pháp dự báo dùng dé đề xuất giải
pháp quản lý hồ sơ điện tử tại BHXH Việt Nam
5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
5.1 Đối trợng nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu là hồ sơ điện tử chuyên ngành BHXH Việt Nam và việc
tổ chức quản lý loại hình tài liệu này sau khi kết thúc công việc, nộp lưu vào Lưu
trữ cơ quan.
5.2 Phạm vi nghiên cứu
5.2.1 Phạm vi về nội dungLuận văn nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý hồ sơ BHXH điện tử (hồ sơchuyên môn) của ngành BHXH Việt Nam sau khi kết thúc công việc, nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan.
5.2.2 Phạm vi về thời gian
Trong khuôn khổ luận văn thạc sỹ, tác giả tiến hành nghiên cứu vấn đề quản lý
hồ sơ điện tử chuyên môn của ngành BHXH Việt Nam (kế từ Quyết định số
08/2015/QĐ-TTg ngày 09/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về thí điểm giao dịchđiện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN).
Trang 135.2.3 Phạm vi về không gianTác giả tiến hành nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn củangành BHXH Việt Nam tại 03 cấp quản lý (ở Trung ương là cơ quan BHXH ViệtNam, ở cấp tỉnh là BHXH tỉnh, ở cấp huyện là BHXH huyện) dé có được cái nhìntoàn điện về thực trạng quan lý hồ sơ điện tử của BHXH Việt Nam thông qua cácđợt công tác đi kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ tại BHXH tỉnh, huyện và qua việc
thu thập, tông hợp số liệu quản lý về lĩnh vực lưu trữ Bên cạnh đó, tác giả tham
khảo thêm các giải pháp quản lý hồ sơ điện tử của các chuyên gia trong lĩnh vực lưutrữ dé rút ra kinh nghiệm, bài học và tìm kiếm giải pháp phù hợp với đặc thù của cơ
quan BHXH Việt Nam.
Khi đề cập đến khái niệm “Hồ sơ điện tử” thì có rất nhiều vấn đề cần nghiên
cứu Tuy nhiên trong phạm vi của đề tài và với khả năng có hạn, tác giả chỉ nghiên
cứu đề xuất giải pháp quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành BHXHtheo nguyên tắc: vận dụng lý luận, lý thuyết; tuân thủ các quy định, hướng dẫnhiện hành của pháp luật, của các cơ quan có thầm quyền; xem xét đến điều kiện
thực tế của BHXH Việt Nam và đảm bảo giải pháp có tính kế thừa, mở rộng đáp
ứng xu hướng phát triển không ngừng của CNTT dé phục vụ cho hoạt động quan
lý của ngành BHXH Việt Nam.
6 Lịch sử nghiên cứu vẫn đề
Đề hoàn thành đề tai nghiên cứu, tác giả đã tiến hành sưa tầm, tham khảo cáctài liệu về hồ sơ, tài liệu điện tử và quan lý hồ so, tài liệu điện tử, dé có thê tiếp cận,
kế thừa những kết quả nghiên cứu khoa học của các nhà nghiên cứu, các đồng
nghiệp trước đây và tìm ra giải pháp phù hợp với ngành BHXH Việt Nam.
Có thé khang định nghiên cứu về hồ so, tài liệu điện tử; quản lý hé sơ, tài liệuđiện tử là một vấn đề mới, phức tạp nên về số lượng nghiên cứu về vấn đề này cònhạn chế Đặc biệt các nghiên cứu về quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử chuyên môn,chuyên ngành lại càng hạn chế hơn nữa về số lượng so với các nghiên cứu về quản
lý hồ sơ, tài liệu điện tử hành chính thông thường Bởi lẽ, hồ sơ điện tử chuyênmôn, chuyên ngành mang giá trị đặc thù của cơ quan, của ngành nên vấn đề quản lý
nó phức tap hơn về thâm quyền, nguyên tắc, mục tiêu và quy trình
10
Trang 14Thứ nhất, các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu
trữ học và Quản trị văn phòng hiện đang lưu trữ tại Tư liệu Khoa Lưu trữ học và
Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học
Quốc gia Hà Nội): Luận văn thạc sĩ khoa học chuyên ngành Lưu trữ "Xây dung quytrình và phương pháp lập, nộp lưu hô sơ điện tử của các Sở, Ngành thuộc tỉnh
Quảng Ngãi" của tác giả Võ Thị Thanh Châu, năm 2017; Luận văn thạc sĩ ngành
Quản trị văn phòng "Xây dung quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử tại Uỷ ban
Đân tộc" của tác giả Bùi Minh Trinh, năm 2019
Thứ hai, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ “Xây dung các yêu cầu và giảipháp quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử” do Ths Nguyễn Thị Chinh làm chủ nhiệm,năm
2009 Nội dung của đề tài là nghiên cứu, đánh giá thực trạng việc hình thành vàquản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, qua đó xây dựng cơ sở khoa học, yêu cầu vàcác giải pháp quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
Thứ ba, Đề án nghiên cứu cấp ngành BHXH Việt Nam “Xây dung quy trìnhlưu trữ hỗ sơ hưởng BHXH hàng tháng trong ngành BHXH” của Nguyễn Thị Hà,năm 2016 và Luận văn Thạc sĩ kinh tế Trường Đại học Kinh doanh và Công nghệ
Hà Nội “Giải pháp hoàn thiện lưu trữ hỗ sơ điện tử hưởng BHXH hàng tháng củaTrung tâm Lưu trữ BHXH Việt Nam” của Đặng Thị Tuyết Nhung, năm 2020 Đối
tượng nghiên cứu của cả hai đề tài trên là vấn đề quản lý hồ sơ điện tử hưởng
BHXH hàng tháng (gồm: Hồ sơ hưởng chế độ hưu trí, hồ sơ trợ cấp cán bộ xã hàng
tháng, hồ sơ trợ cấp 613, hồ sơ hưởng chế độ TNLĐ, BNN và hồ sơ hưởng chế độ
tử tuất) của ngành BHXH Việt Nam sau khi đã kết thúc công việc và nộp lưu vào
Lưu trữ cơ quan Đồng thời kết quả nghiên cứu là “xây dựng Hệ thống phan mềmlưu trữ hồ sơ điện tử hưởng BHXH hàng tháng, xây dựng quy trình số hóa hồ sơgiấy và đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ nguồn nhân lực Trên cơ sở kế thừa
“Hệ thống phần mềm lưu trữ hồ sơ điện tử hưởng BHXH hàng tháng" của 02 đề tài
trên, tác giả đề xuất giải pháp “Nâng cấp, phát triển Hệ thống phần mềm lưu trữ hồ
sơ điện tử hưởng BHXH hàng tháng” hiện tại của ngành trở thành “Hệ thống phầnmềm lưu trữ hồ sơ BHXH điện tử” có thé đáp ứng nhu cầu lưu trữ, quản lý được
toàn bộ khối hồ sơ điện tử chuyên môn khác của ngành BHXH Việt Nam tạiChương 3 của luận văn.
11
Trang 15Thứ tư, các bài viết nghiên cứu về tài liệu điện tử, hồ sơ điện tử và quản lý
hồ sơ điện tử "Quan lý hồ sơ điện tử: những vấn dé lý luận can nghiên cứu" củatác giả Vũ Thị Phụng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà Nội, số01/2017 Nội dung bài viết này tập trung nghiên cứu, trao đổi dưới góc độ lý luận
về các van đề liên quan đến tạo lập, quản lý tài liệu điện tử “1u frữ tài liệu điện
tử của các cơ quan nhà nước, góc nhìn từ khía cạnh quan lý ( phân 1)” của tác giả
Đỗ Văn Thuận, ngày 25/05/2018; Quản lý sự thay đổi của cơ quan, tổ chức trongquá trình triển khai Hệ thong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” của tác giả Nguyễn
Thị Chinh, co-quan-to-chuc-trong-qua-trinh-trien-khai-he-thong-quan-ly-tai-lieu-dien-tu.htm,
https://luutru.gov.vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/quan-ly-su-thay-doi-cua-ngày 04/02/2020 Các bài viết này trao đổi một số van đề liên quan đến sự thay
đổi của cơ quan, tổ chức khi triển khai Hệ thống quan lý tài liệu điện tử và một số
kỹ năng cần thiết của người lãnh đạo trong quá trình quản lý sự thay đổi tại cơquan, tô chức
7 Nguồn tài liệu tham khảo
Trong quá trình nghiên cứu vấn dé, chúng tôi đã sử dung các nguồn tài liệu
tham khảo sau:
- Hệ thống văn bản của Nhà nước, Bộ, Ngành quy định về hồ sơ, tài liệu điện
tử và quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử
- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ của ngành BHXH Việt Nam; các
văn bản liên quan đến vấn đề quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam và
các báo cáo thong kê, báo cáo tổng kết năm
- Đề án, luận văn thạc sĩ của CCVC cơ quan BHXH Việt Nam liên quan đếnquản lý hồ sơ điện tử hưởng BHXH hàng tháng
- Luận văn thạc sĩ của học viên Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng,
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội)
- Công trình nghiên cứu khoa học cấp Bộ liên quan đến vấn đề quản lý hồ sơ,
tài liệu điện tử.
- Các bài viết nghiên cứu - trao đổi trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ, trên trang
Website: https://luutru.gov.vn
12
Trang 168 Đóng góp của luận văn
Kết quả nghiên cứu của luận văn được nghiệm thu sẽ đóng góp cho ngành
BHXH Việt Nam những mặt tích cực sau:
- Đánh giá lại một cách khách quan, chính xác thực trạng quản lý hồ sơ điện tử
của cơ quan trong thời gian vừa qua.
- Là cơ sở để cơ quan ban hành văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý hồ sơ
điện tử thông qua các dé xuất về sửa đôi, bồ sung các văn bản quản lý của ngành
- Là tài liệu tham khảo dé cơ quan nâng cấp, cải tiến Hệ thống phần mềm quan
lý và xây dựng quy trình quản lý hồ sơ điện tử
- Là một kênh tham khảo giúp ngành BHXH Việt Nam khắc phục một số tồntại, vướng mắc trong quản lý
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của đề tài cũng là tài liệu hữu ích cho các cơ
quan nhà nước tham khảo và vận dụng.
9 Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụlục, phần nội dung luận văn gồm 03 chương, cụ thể như sau:
CHUONG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VE QUAN LÝ HO SƠ ĐIỆN
TỬ CUA NGANH BHXH VIỆT NAM
1.1 Cơ sở lý luận 1.2 Cơ sở pháp lý
1.3 Nhận xét, đánh giá
Tiểu kết chương 1CHƯƠNG 2 THUC TRANG TÔ CHỨC QUAN LÝ HO SƠ ĐIỆN TU CUA
NGÀNH BHXH VIỆT NAM
2.1 Giới thiệu khái quát về ngành BHXH2.2 Bảo hiểm xã hội điện tử và Hồ sơ BHXH điện tử2.3 Thực trạng tô chức quản lý hồ sơ BHXH điện tử của ngành BHXH Việt Nam
2.4 Nhận xét, đánh giá
Tiểu kết chương 2
13
Trang 17CHƯƠNG 3 DE XUẤT GIẢI PHÁP QUAN LÝ HO SƠ BHXH ĐIỆN TUCỦA NGÀNH BHXH VIỆT NAM
3.1 Xác định mô hình quản lý hồ sơ BHXH điện tử3.2 Giải pháp về nhân lực
3.3 Hoàn thiện xây dựng hệ thống văn bản quan lý công tác lưu trữ và phố
biến, hướng dẫn
3.4 Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ BHXH điện tử
3.5 Xây dựng, quản lý Hệ thống lưu trữ hồ sơ BHXH điện tử ngành BHXH
Việt Nam
Tiểu kết chương 3
14
Trang 18Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ TỎ CHỨC QUẢN LÝ
HÒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA NGÀNH BHXH VIỆT NAM
1.1 Cơ sở lý luận
1.1.1 Các khái niệm liên quan
1.1.1.1 Tài liệu điện tử
“Tai liệu điện tử” là một trong các loại “tai liệu”.
“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ,công trình nghiên cứu, số sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi
phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; ban thảo tác phẩm văn học, nghệ
thuật; số công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn
phẩm và vat mang tin khác.” (Điều 13 Luật Lưu trữ năm 201 1)
Như vậy, về mặt pháp lý “Tài liệu điện tử” là một loại hình tài liệu đã được
công nhận tại Việt Nam.
Hiện nay, thuật ngữ “Tài liệu điện tử” dang được dùng phổ biến trong các tài
liệu chuyên môn cũng như trên các phương tiện thông tin đại chúng Đang có một
số cách hiểu như sau về “Tài liệu điện tử”:
“Tai liệu điện tử” là vật mang tin được tạo lập ở dang ma thông tin trong đóđược tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ băng phương tiện hoạt động
dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang
học, điện từ hoặc công nghệ tương tự hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân hoặc là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằngviệc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùngtín hiệu số (Th.S Lê Văn Nang-2012 Jips:/luutru.gov.vn/Irao-doi-ve-khai-niem-
tai-lieu-dien-tu-va-tai-lieu so-vtlt.htm).
Trong do, “viéc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác
sang thông tin dùng tín hiệu số” được gọi là việc “số hóa” (Luật Công nghệ thôngtin năm 2006); “Phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật
số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự” gọi
là “phương tiện điện tử” (Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005); “thông tin được
15
Trang 19tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ băng phương tiện điện tử” được hiểu
là “thông điệp dtr liệu” (Luật Giao dịch điện tử năm 2005).
“Tai liệu điện tử” là khái niệm chỉ tất cả các tài liệu số (digital document), baogồm cả các tài liệu được tạo ra ngay từ đầu đã là tài liệu số (bon-digital) và các tàiliệu số hóa (digitalised) (Vũ Hồng Mây (2010), Nghiên cứu, xây dựng quy trình
quan lý, xứ lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư ở các ban tham mưu, giúp việccấp ủy từ Trung ương đến cấp tỉnh, đề tài khoa học cấp Ban Đảng)
Chúng tôi nhận thấy, các khái niệm trên đều có điểm chung là khẳng định tàiliệu điện tử bao gồm 02 loại hình: Một là được tạo lập trực tiếp trên các phương tiệnđiện tử, hai là được hình thành bằng việc số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác
Đồng thời dưới góc độ pháp lý, tại Khoản 1 Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011,
“Tài liệu lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cá nhân được lựa chọn dé lưutrữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác Từ khái niệm
“Tài liệu lưu trữ điện tử” chúng tôi có khái niệm: “Tài liệu điện tử” là tài liệu được
tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức, cá nhân hoặc được số hóa từ tài liệu trên các vật mang tin khác
Trong đề tài nay, chúng tôi giới hạn sử dụng khái niệm sau: “Tai liệu điện tử
bao gồm tài liệu được tạo ra trực tiếp dưới dạng điện tử trong quá trình hoạt động
của cơ quan, tô chức hoặc được số hóa từ tài liệu giấy”
1.1.1.2 Hồ sơ điện tử:
"Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vẫn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quátrình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơquan, tổ chức, cá nhân" (khoản 1 Điều 2 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ).
Ví dụ: 000.00.19.G24.2012.02.TH, là hồ sơ số 02 nhóm Tổng hợp, năm 2012của Trung tâm Lưu trữ, Bảo hiểm xã hội Việt Nam Thông tin về hồ sơ được biên
mục trên phần mềm gồm: Mã hồ sơ, mã định danh của cơ quan, tô chức lập danh
mục hô sơ, năm hình thành, sô và ký hiệu, tiêu đê, thời hạn bảo quản, chê độ sử
16
Trang 20dụng, người lập hồ sơ, ngôn ngữ, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, tổng số vănbản trong hồ sơ, tông số trang của hồ sơ, ghi chú.
Từ khái niệm trên, cũng có thé đưa ra khái niệm “Hồ sơ giấy” là tập hop cáctài liệu giấy có liên quan với nhau về một van đề, một sự việc, một đối tượng cụ théhoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việcthuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân".
Ví dụ: H sơ về việc nâng lương thường xuyên năm 2016 cho ông Nguyễn Văn B
Thông tin biên mục trên bìa của hồ sơ về cơ bản là giống các thông tin trên hồ
sơ điện tử nhưng chỉ khác là có thêm thông tin về phông số, mục lục hồ sơ số, không
có thông tin về mã định danh của cơ quan, tổ chức và được biên mục bằng tay
Trong khi đó, “Hồ so” được định nghĩa là tập hợp các tài liệu có liên quan vớinhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung,hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân (khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011).
Từ các khái niệm và ví dụ trên, chúng tôi nhận xét như sau:
Thứ nhất, có thê khang định hồ sơ điện tử là một loại hồ sơ
Thứ hai, về co bản khái niệm “Hỗ sơ điện tử” giống khái niệm “Hồ sơ giấy”.Điểm khác biệt duy nhất giữa 02 loại hình hồ sơ này là 02 cum từ “tài liệu điện tử”
và “tài liệu giấy” Hồ sơ điện tử có các thành phần là các tài liệu điện tử nên hồ sơnày chỉ tồn tại trong môi trường mạng và việc tập hợp lập thành hồ sơ, biên mục các
thông tin về hồ sơ được thực hiện bằng các chức năng của phần mềm Trong khi đó
hồ sơ giấy có các thành phan là tài liệu giấy nên hồ sơ này được lập thành hồ sơtheo phương thức thủ công (thao tác trực tiếp bang tay) và ton tại trong môi trườngvật lý tự nhiên (môi trường bảo quản trong giá, hộp, bìa hồ sơ, kho lưu trữ)
Thứ ba, hồ sơ điện tử được quản lý bằng mã hồ sơ thay cho tên gọi như hồ
SƠ giấy
1.1.1.3 Tổ chức quản lý hô sơ điện tử
a) Khái niệm
Trước hết dé hiểu được khái niệm “tổ chức quan lý hồ sơ điện tử”, chúng tôi
thong nhat cách hiệu về 02 khái niệm “tô chức” và “quản lý”.
17
Trang 21Về khái niệm “tổ chức”: Hiện nay, từ “tô chức” được hiểu theo nhiều nghĩakhác nhau Tổ chức có thé hiểu là một thực thé hoặc tổ chức cũng có thé hiểu là mộthoạt động (hay là chức năng tổ chức) Trong dé tài này, chúng tôi sử dụng kháiniệm tổ chức là một hoạt động Với cách tiếp cận này chúng ta có thé hiểu: “tổ chức
là cách thiết kế bộ máy, sắp xếp, bố trí, sử dụng và phát triển các nguồn lực nhằm
thực hiện mục tiêu chung”.
Về khái niệm “quản lý”: Theo ngôn ngữ Hán Việt, công tác "Quản lý" là thựchiện hai quá trình liên hệ chặt chẽ với nhau: "quản" và "lý" Qúa trình "quản" gồm
sự coi sóc, giữ gìn, duy trì hệ thống ở trạng thái "ôn định", quá trình "lý" gồm việcsửa sang, sắp xếp, đổi mới đưa vào hệ thống vào thé "phát triển" Nếu người quản lýchỉ lo việc "quản" tức là chỉ lo việc coi sóc, giữ gìn thì tổ chức dễ trì trệ, tuy nhiênnếu chi quan tâm đến việc "lý" tức là chi quan tâm đến việc sắp xếp, tô chức, đốimới mà không đặt trên nên tảng của sự ôn định, thì tô chức sẽ phát triển không bên
vững Nói chung trong "quan" phải có "ly" trong "ly" phải có "quan", làm cho hoạt
động của cơ quan, tổ chức luôn ở trạng thái cân bằng Sự quản lý đạt được kết quả
bền vững đòi hỏi phải có mưu lược, nghệ thuật làm cho hai quá trình "quản" và "lý"
tích hợp vào nhau.
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, quản lý khi là động từ mang ý nghĩa:
"Quản" là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu nhất định; "Lý" là tổ chức vàđiều khiển các hoạt động theo yêu cầu nhất định
Theo lý thuyết hệ thống: "quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể
quản lý đến một hệ thống nào đó nhăm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái
khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ dé tạo lập hệ thống mới và điều khiến hệthống" (Giáo trình Khoa học quản lý- Tap 2- NXB KHKT-2001)
Mặt khác, “tô chức” được tạo thành từ con người, hệ thống và quy trình Nóicách khác, sự kết hợp giữa ba yếu tố “con người”, “hệ thống” và “quy trình” tạo nênnhững đặc trưng riêng biệt của một tổ chức Quản lý cần tạo ra sự chuyên đổi vềmặt quan điểm, tư duy, hành động và tất nhiên sẽ tác động đến cả ba yếu tố “conngười”, “hệ thống” và “quy trình” cũng như sự kết hợp giữa ba yếu tố này Trong
đó, con người là yêu tô then chôt đê thực hiện mọi nhiệm vụ của tô chức, hệ thông
18
Trang 22là yếu tố nền tảng cơ sở (điều kiện cần) và quy trình là yếu tố quan trọng không thểthiếu (điều kiện đủ) để vận hành tổ chức (TS Nguyễn Thị Chinh (2020),
vn/tin-nghien-cuu-trao-doi/quan-ly-su-thay-doi-cua-co-quan-to-chuc-trong-qua-trinh-trien-khai-he-thong-quan-ly-tai-lieu-dien-tu.htm).
Từ những phân tích ở trên và theo nghĩa nội hàm cua đề tài luận văn, chúng tôi
sử dụng khái niệm quản lý sau: “Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thê
quan lý tác động đến các yếu tố cấu thành tổ chức bao gồm: con người, hệ thống và
quy trình, nhăm biến tổ chức đó từ trạng thái này sang trạng thái khác nhằm datđược mục tiêu của tô chức”
Kết nối 02 khái niệm trên với khái niệm “hồ sơ điện tử” ở mục 1.1.1.2, chúngtôi đưa ra khái niệm “Tổ chức quản lý hồ sơ điện tử”: “Là sự sắp xếp, bố trí, sử dụng,
phát triển các yếu tô trong tô chức bao gồm: con người, hệ thống và quy trình nhằm
quản lý hồ sơ điện tử sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức”.
b) Nội dung
Tổ chức quản lý hồ sơ điện tử gồm các nội dung sau:
- Sắp xếp, bồ trí, sử dụng, phát triển nguồn nhân sự:
- Xây dựng hệ thống văn bản quản lý; hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị và
hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ điện tử:
- Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ điện tử
- Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ điện tử
- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ điện tử
1.1.1.4 Quy trình quản lý hé sơ điện tửTheo Từ điển Bách khoa Việt Nam: Quy trình (tiếng Anh: Procedure) là trinhtur (thứ tự, cách thúc) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắtbuộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản tri (quan lý và cai tri).Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong
đời sông xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch
vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh Quy trình xuất hiện phô
biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ
của loài nhện, làm tô của chim hoặc săn môi của hô báo
19
Trang 23Quy trình là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính
chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản lý (ISO 9000)
Kết nối với khái niệm tại mục 1.1.1.3, ta có khái niệm sau: “Quy trình quan lý
hồ sơ điện tử là trình tự thực hiện hoạt động quản lý hồ sơ điện tử theo một nguyêntắc nhất định, các bước và kết quả đã quy định sẵn nhằm đạt được mục tiêu quản lý
tốt hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức”
1.1.2 Đặc diém của hé sơ điện tử
Khi nghiên cứu về hồ sơ điện tử, chúng tôi nhận thấy hồ sơ điện tử có nhữngđặc điểm cơ bản sau đây:
Một là, hồ sơ điện tử hình thành gián tiếp từ việc số hóa tài liệu trên các vậtmang tin khác hoặc hình thành trực tiếp trên các phương tiện điện tử
Hai là, hồ sơ điện tử được tạo lập bằng cách áp dụng công nghệ thông tin để
liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việccủa cơ quan, tô chức, cá nhân
Ba là, việc tạo lập, chuyển phát, trao đồi, giao nộp, thu thập, bảo quản, khai
thác sử dụng, tiêu hủy hồ sơ điện tử được thực hiện trên môi trường mang và phụ
thuộc vào các phần mềm ứng dụng Vì vậy, hồ sơ điện tử tồn tại trong môi trườngđiện tử, bằng mắt thường không quan sát thấy
Bốn là, thành phần của hồ sơ điện tử bao gồm các loại tài liệu điện tử rất đadạng, được tạo lập bằng nhiều loại file có định dạng khác nhau như: file Office,PDF, video, âm thanh, hình ảnh, bảng tính điện tử, biểu đồ, thông tin tĩnh và động
Năm là, hồ sơ điện tử được biên mục bằng mã hồ sơ thay cho tiêu đề hồ sơgiống như hồ sơ giấy.
Sáu là, hồ sơ điện tử có thé dé dàng xóa bỏ, chỉnh sửa, nhân bản thành nhiều hồ
sơ từ số hồ sơ ban đầu, có giá trị như nhau; cho phép gán một văn bản, tài liệu điện tửcho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản; cho phép gán một hồ sơ cho nhiều nhóm tàiliệu mà không cần nhân bản; có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu khi gặp sự có
Bảy là, hồ sơ điện tử có thể phục vụ nhiều người khai thác, sử dụng trong cùng
một thời điểm và ở mọi nơi có sử dụng internet Khi tra tim hồ sơ có thé tìm được
nhiêu hô sơ có liên quan vê mặt nội dung với hồ sơ cân tìm kiêm Thông kê tình
20
Trang 24hình khai thác và sử dụng hồ sơ điện tử dựa vào chức năng lưu lịch sử truy cập và
sử dung văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử của Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử
Tám là, thời hạn bảo quản hồ sơ điện tử được tự động thông báo trên Hệ thốngđối với những hồ sơ hết thời hạn bảo quản và cho phép đánh giá lại giá trị
1.1.3 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý hỗ sơ điện tử
Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi tổng hợp được 03 nguyên tắc và 04 yêu
cầu cơ bản trong việc quản lý hồ sơ điện tử của các cơ quan, tổ chức cần phải tuân
thủ sau đây:
Nguyên tắc 1: Hồ sơ điện tử của cơ quan, tổ chức phải được quan lý theonguyên tắc tập trung, thống nhất Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưutrữ quốc gia Việt Nam Các Bộ, Ngành thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ của
Bộ, Ngành mình Các cơ quan, đơn vị thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ cơ
Nguyên tắc 3: Quản lý hồ sơ điện tử theo nguyên tắc công khai, minh bạch đối
với các hồ sơ không thuộc Danh mục hạn chế sử dụng, được phép công khai
Yêu cau thứ nhất: Hồ sơ điện tử phải được thực hiện hoạt động lưu trữ như thuthập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng, tiêu hủy thống nhất
theo quy định của pháp luật.
Yêu cầu thứ hai: Hồ sơ điện tử phải được bảo quản an toàn, sử dụng có hiệuquả, sao lưu thường xuyên và được chuyên đôi theo công nghệ phù hợp
Yêu cầu thứ ba: Hồ sơ điện tử thuộc Danh mục nộp lưu vào Lưu trữ co quan
phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, thuộc Danh mục nộp lưu vào Lưu trữ lịch
sử phải được nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn, thủ tục và quy trình thống
nhất theo quy định của pháp luật và của cơ quan
Yêu cầu thứ tư: Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử phải được bảo quản trong
môi trường lưu trữ thích hợp.
21
Trang 251.1.4 Vai trò của việc quản lý hô sơ điện tử
Quản lý hồ sơ điện tử hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích đối với sự hình thành,phát triển của cơ quan, tô chức và ngược lại
Thứ nhất, giúp cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý một cách nhanhchóng, khoa học, hiệu quả Ví dụ: Trong khi đi công tác, Giám đốc Trung tâm Lưutrữ yêu cầu cung cấp hồ sơ Báo cáo tong kết công tác năm 2018 của Trung tâm Lưu
trữ, cán bộ lưu trữ chỉ mất vài giây hoặc vài phút truy cập phần mềm lưu trữ hồ sơ
điện tử, tìm kiếm là có thé cung cấp cho lãnh đạo qua phương tiện máy tính thay viphải mat nửa tiếng hoặc hàng giờ tra số thủ công, vào kho tìm, phô tô hồ sơ giấy vàđem hồ sơ đến cho lãnh đạo
Thứ hai, trong giai đoạn hiện nay khi hồ sơ điện tử là một lại hình hồ sơ mới
còn chưa thay thế hoàn toàn hồ sơ giấy thì việc quản lý hồ sơ điện tử là phương án
dự phòng tối ưu giảm thiêu các rủi ro về thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn gặp phải trongquá trình quản lý hồ sơ giấy Mặc dù hồ sơ điện tử cũng có thé gặp rủi ro như nhiễm
virut, bị mất do đánh cắp dữ liệu nhưng có thể được khắc phục bang cach sao luu
dữ liệu dự phòng, chuyên đổi phương tiện lưu trữ định kỳ và các giải pháp côngnghệ đảm bảo an ninh, an toàn, bí mật tài liệu.
Thứ ba, sự tồn tại của hồ sơ điện tử là một minh chứng cho thấy cơ quan, đơn
vị đã ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động nghiệp vụ Do đó, quản lý hồ sơ điện
tử tốt bên cạnh việc quản lý tốt hồ sơ giấy là góp phần hoàn thiện Phông lưu trữ của
cơ quan, don vi.
Thứ tư, góp phần giữ gìn, phát huy giá trị của hồ sơ lưu trữ điện tử phục vụhoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, tuyên truyền, giáo dục văn hóa, truyềnthống, lịch sử của cơ quan, đơn vị nói riêng và của đất nước nói chung
Thứ năm, góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sựhài lòng của khách hàng (người dân, doanh nghiệp, đối tác) của cơ quan, đơn vimình Ví dụ: Người dân muốn khai thác hồ sơ hưởng chế độ hưu trí của mình tại cơ
quan BHXH, cán bộ bảo hiểm truy cập phần mềm tìm kiếm, khai thác và in bản
giấy cung cấp cho người dân Việc này chỉ mắt vài phút là hoàn thành thay vì phải
chờ đợi vai ngày như trước kia.
22
Trang 26Thứ sáu, trong bối cảnh Chính phủ đang đây mạnh việc ứng dụng công nghệthông tin trong công tác quản lý nhà nước nhằm đáp ứng yêu cầu phục vụ và pháttriển kinh tế - xã hội, nâng cao hiệu quả của cải cách hành chính nhà nước nhămhướng tới mục tiêu “Chính phủ điện tử”, quản lý hồ sơ điện tử có vai trò rất quantrọng dé cơ quan, đơn vi phát triển theo kịp xu hướng phát triển chung của xã hội,không bị tụt hậu so với các cơ quan, tô chức khác.
Thứ bảy, mỗi cơ quan, tổ chức quản lý tốt hồ sơ điện tử của mình còn góp
phần vào việc tạo nguồn nộp lưu hồ sơ điện tử có giá trị cao cho Phông lưu trữ lịch
sử các cấp và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam
1.1.5 Trách nhiệm quản lý hồ sơ điện tử
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để đảm
bảo an toàn, tính toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng
các biện pháp kỹ thuật dé việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảokhông thay đổi nội dung tài liệu
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện việc quản
lý hồ sơ điện tử theo quy định của pháp luật
Người làm lưu trữ có trách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơquan, tổ chức thực hiện đúng quy định của pháp luật về lưu trữ hồ sơ điện tử
Don vị, bộ phận chuyên trách về công nghệ thông tin của cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm tham mưu, đề xuất cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức về ứng dụngcông nghệ thông tin đối với việc quản lý hồ sơ điện tử và thực hiện các biện pháp kỹthuật dé duy trì hoạt động của hệ thong quản lý tài liệu điện tử của cơ quan, tổ chức
Người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc có trách nhiệm thực hiện các
quy định về tạo lập, quản lý, lập hồ sơ điện tử trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc và giao nộp hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan
1.2 Cơ sở pháp lý
1.2.1 Văn bản pháp lý của Nhà nước, Bộ, Ngành
1.2.1.1 Các văn bản pháp lý liên quan đến quản lý hồ sơ điện tử
Trước hết có thê khẳng định hồ sơ điện tử là một loại hồ sơ nên việc quản lý
loại hình hồ sơ này thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản pháp lý liên quan đến
lĩnh vực văn thư và lưu trữ.
23
Trang 27Qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy, Luật Lưu trữ, Nghị định về công tác văn
thư và các văn bản dưới luật đã khẳng định tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu
lưu trữ, cần được quản lý, bảo quản và sử dụng phương pháp chuyên môn, nghiệp
vụ riêng biét.
Nội dung tại Khoản 1,2 Điều 13 Mục I Chương II Luật Lưu trữ ngày11/11/2011 là cơ sở pháp lý đầu tiên thừa nhận sự ra đời, loại hình và yêu cầu quản
lý tài liệu lưu trữ điện tử:
“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cá nhân được lựa chọn dé lưu
trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác
Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào,bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập;
được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
Tài liệu được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá
trị thay thế tài liệu đã được số hóa.”
Tiếp đến Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về
quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ một lần nữa khẳng định tài liệu lưu
trữ điện tử có 02 loại là được tạo lập trực tiếp trên các phần mềm quản lý của cơ
quan, tổ chức hoặc được tạo lập gián tiếp thông qua số hóa tài liệu lưu trữ trên các
vật mang tin khác như giấy, phim anh, băng đĩa Đồng thời Nghị định quy định chitiết hơn về quản lý 02 loại hình tài liệu lưu trữ điện tử này Đặc biệt, đối với tài liệulưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu, Nghị định còn nhắn mạnh quyđịnh: “Cac cơ quan, tô chức không được hủy tai liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnhviễn sau khi tài liệu đó được số hóa.”
“Tai liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tôchức phải được lập hồ sơ, lựa chọn và bảo quản theo nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuậtcông nghệ thông tin trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử
Tài liệu lưu trữ hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin
khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào Cơ quan, tổ chức, cá
nhân không được hủy tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó
được sô hóa.
24
Trang 28Cơ quan, tô chức có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hóa.Chữ ký số của cơ quan, tổ chức phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịchđiện tử (Điều 4, 5 Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP).”
Đồng thời Nghị định cũng quy định chỉ tiết các nội dung khác như thu thập tàiliệu lưu trữ điện tử (Điều 7 Chương II), bảo quản, sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử(Điều 8, Điều 9 Chương II) và trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (Điều 13
Chương II).
Nếu như Điều 6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP mới chỉ đề cập sơ bộ đến vấn
đề tiêu chuan đữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử thì Thông tư số02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn
dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở đữ liệu tài liệu lưu trữ và yêu cầu bảo quản cơ
sở di liệu tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,
tổ chức lại quy định rất cụ thể về vấn đề này Thông tư quy định các vấn đề nhưnguyên tắc thiết kế cấu trúc dir liệu thông tin đầu vào của Hệ thống quan lý tai liệu
lưu trữ điện tử; đữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ, yêu cầu về biên mục, cập nhật nộidung dữ liệu đặc tả; tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở dữ liệu tài liệulưu trữ điện tử đối với dữ liệu được hình thành từ số hóa tài liệu lưu trữ nền giấy,
đối với đữ liệu là tài liệu ảnh, tài liệu phim ảnh và tài liệu âm thanh; nguyên tắc, yêucầu bảo quản cơ sở đữ liệu tài liệu lưu trữ, thời gian, phương thức, quy trình, nhật
ký và biên bản sao lưu cơ sở đữ liệu tài liệu lưu trữ Có thể nói đây là văn bản rấtquan trọng, cốt lõi, mang tính hướng dẫn nghiệp vụ cao dé các cơ quan, tổ chức xâydựng Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
Tại Chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ
về công tác văn thư, lưu trữ cũng quy định nội dung lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan đối với cả 02 loại hình hé sơ giấy và hồ sơ điện tử Tuy nhiên,nội dung lập và nộp lưu hồ sơ đối với loại hình hồ sơ điện tử cũng vẫn mang tínhchung chung chưa cụ thê:
“d) Đối với hồ sơ điện tử: Người lập có trách nhiệm cập nhật vào hệ thống các
thông tin còn thiếu Việc biên mục văn bản trong hồ sơ được thực hiện bằng chứcnăng của Hệ thống
25
Trang 29b) Đối với hồ sơ điện tử: Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết công việc và
lập hồ sơ thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên Hệ thống Lưu
trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm tra, nhận hồ sơ theo Danh mục; liên kết chính xác
dữ liệu đặc tả với hồ sơ; tiếp nhận và đưa hồ sơ về chế độ quản lý hồ sơ lưu trữ điện
tử trên Hệ thống.”
- Nếu như Luật Lưu trữ và các văn bản dưới luật quy định khung pháp lý và
hướng dẫn thực hiện về nghiệp vụ thì Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ
quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” lại là văn bản mang tính định hướng chiến
lược, giao mục tiêu, chỉ tiêu cu thê trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ
tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện
tử (trừ những trường hop pháp luật có quy định khác) Bảo đảm tối thiêu 90% Lưu
trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường
mạng Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong các cơ quan,
tô chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễnđược trích xuất chuyên giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm ké từ khi tàiliệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác)”.
Như vậy, công tác tô chức quản lý hồ sơ điện tử giai đoạn 2020-2025 của các
cơ quan nhà nước nói chung, BHXH Việt Nam nói riêng phải đạt được các chỉ tiêu
ở mức tối thiêu trên Dé hoàn thành được mục tiêu Thủ tướng Chính phủ giao, việc
cần thiết các cơ quan phải có các giải pháp tổ chức quản lý hồ sơ điện tử của cơ
quan mình.
Sau đó, bởi vì hồ sơ điện tử được hình thành, trao đôi, chuyển phát, lưu trữ
trong môi trường điện tử nên dé quan lý được hồ sơ điện tử thì còn cần áp dụng cácvăn bản pháp lý liên quan đến lĩnh vực CNTT, giao dịch điện tử
26
Trang 30Các văn bản gồm: Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005, Luật Công nghệThông tin ngày 29/6/2006, Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015, Luật tiếpcận thông tin 2016 đã lần lượt được ban hành Các Luật này đã tạo khung pháp lý
cho hoạt động giao dịch điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử và các thông điệp dữ liệu dé
làm cơ sở cho triển khai thực hiện chính phủ điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử và giao
dịch điện tử ở Việt Nam Dưới các bộ luật là hệ thống các văn bản quy phạm pháp
luật của chính phủ và các bộ ngành có chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực công
nghệ thông tin.
Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005 quy định những vấn đề như: nguyên
tắc tiễn hành giao dịch điện tử; thông điệp dữ liệu; giá trị chữ ký điện tử; hoạt độngchứng thực chữ ký điện tử và đối tượng tham gia vào quá trình giao dịch điện tử;
giá trị pháp lý của giao dịch điện tử; vấn đề an ninh an toàn, bảo vệ bảo mật trong
giao dịch điện tử; van đề lưu trữ thông điệp dữ liệu
Luật Công nghệ thông tin ngày 29/6/2006 quy định về hoạt động ứng dụng vàphát triển công nghệ thông tin; các biện pháp bảo đảm ứng dụng và phát triển công
nghệ thông tin; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tô chức, cá nhân tham gia hoạt động
ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin Đặc biệt, tại Điều 15, 16, 17 Chương 2của Luật cũng quy định nội dung liên quan đến quản lý, sử dụng, truyền đưa, lưu trữ
tạm thời thông tin số hay là thông tin điện tử (vì thông tin số chính là thông tin điệntử) Văn bản này là cơ sở pháp lý dé ngành BHXH Việt Nam vận dung trong quátrình ứng dụng CNTT vào các hoạt động chuyên môn của ngành.
Thông tư số 24/2011/TTBTTTT ngày 20/9/2011 của Bộ Thông tin và Truyềnthông đã ban hành quy định chi tiết về dữ liệu đặc ta; sử dụng, tạo lập và lưu trữ dữliệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc công thông tin điện tử của cơ quan nhà
nước Day là cơ sở dé các cơ quan, tô chức vận dụng xây dựng, sử dụng và lưu trữ dữ
liệu đặc tả của hồ sơ điện tử trên Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử của cơ quan minh
Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015 quy định về hoạt động an toànthông tin mạng; quyền, trách nhiệm của cơ quan, tô chức, cá nhân trong việc đảm bảo
an toàn thông tin mạng; quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin mạng.Theo đó các cơ quan, tô chức khi tham gia môi trường mạng cần phải áp dụng các
biện pháp dé bao đảm an toàn hệ thống thông tin Dưới Luật là 02 văn bản quy định
27
Trang 31chi tiết: Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về bao đảm antoàn hệ thống thông tin theo cấp độ và Công văn hướng dẫn số 3024/BTTTT ngày01/9/2016 của Bộ Thông tin truyền thông về việc hướng dẫn một số giải pháp tăng
cường bảo đảm an toàn cho hệ thống thông tin Trong quá trình xây dựng Hệ thống
quản lý hồ sơ điện tử ngành BHXH Việt Nam cần áp dụng những nội dung quy địnhtại các văn ban bản trên dé đảm bảo tuân thủ quy định của nhà nước
Điều 3 Chương I Luật Tiếp cận thông tin ngày 06/4/2016 quy định “Thông tin
được cung cấp phải chính xác, đầy đủ và việc cung cấp thông tin phải kịp thời, minhbạch, thuận lợi cho công dân; đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật” Đây
chính là một cơ sở pháp lý và là mục tiêu cần đạt được của việc quản lý hồ sơ điện tử
của ngành BHXH Việt Nam Là một ngành đặc thù có chức năng thực hiện chính
sách BHXH, BHYT, BHTN trên cả nước nên hồ sơ điện tử của ngành liên quan trựctiếp đến quyền và lợi ích của người dân Do đó quản lý hồ sơ điện tử của ngànhBHXH Việt Nam luôn hướng tới mục tiêu là phục vụ người dân một cách tốt nhất
1.2.1.2 Văn bản pháp lý liên quan đến quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH
Việt Nam
Đầu tiên, Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg ngày 09/3/2015 của Thủ tướng Chính
phủ về thí điểm giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN quy định vềgiao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHTN, BHYT và đềnghị cấp sô BHXH, thẻ BHYT là văn bản pháp ly đầu tiên khang định sự ra đời củaloại hình hồ sơ BHXH điện tử của ngành BHXH Việt Nam thay thế hồ sơ BHXH
giấy Quyết định đưa ra cách hiéu ban đầu về thuật ngữ “hồ sơ bảo BHXH điện tử” là
các thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử về tham gia BHXH, BHTN, BHYT và đềnghị cấp sô BHXH, thẻ BHYT (khoản 3 Điều 3 Chương I); đồng thời quy định các
van đề liên quan đến hồ sơ BHXH điện tử gồm: thành phan; yêu cau, giá trị pháp lý;
thời hạn nộp hồ sơ; lưu trữ, hủy và tiêu hủy hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử (từ Điều 13
đến Điều 17 Chương II) Ngoài ra, Quyết định này còn quy định cách thức thực hiện
của tổ chức khi thực hiện giao dịch thông qua Công thông tin điện tử BHXH ViệtNam và thông qua Công giao dịch điện tử của tổ chức hoạt động trong lĩnh vực côngnghệ thông tin được BHXH Việt Nam ký hợp đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng
28
Trang 32về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH (Chương IV, V); quy định quyền và nghĩa
vụ của các bên khi tham gia giao dịch điện tử (Chương II).
Tiếp đến ngày 14/10/2015 Chính phủ ban hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP vềChính phủ điện tử nêu rõ: “đến năm 2016, các Bộ, Ngành trung ương có 100% dịch
vụ cung cấp trực tuyến Các giao dịch trong quá trình xử ly hỗ sơ và cung cấpdịch vụ được thực hiện trên môi trường mạng” Đồng thời Nghị quyết cũng đề ragiải pháp cụ thé cho từng Bộ, Ngành dé thực hiện mục tiêu chung Chính phủ điện
tử Ngành BHXH Việt Nam được giao nhiệm vụ:
“Triển khai ứng dụng phần mém hỗ trợ kê khai hồ sơ tham gia BHXH, BHTN,BHYT trên toàn quốc; nghiên cứu, đề xuất, triển khai áp dung chữ ký số nộp thuế
trong việc kê khai, nộp BHXH, BHYT qua mạng điện tử.
Xây dựng phương án kết nối mạng giữa các cơ quan BHXH trên toàn quốc;tạo dựng hệ thống thông tin về BHXH tập trung của cả nước, tiến tới thực hiệngiao dịch điện tử đối với các thủ tục kê khai, thu nộp và giải quyết chính sách
BHXH và BHYT.”
Nghị quyết số 36a/NQ-CP một lần nữa khang định vai trò và định hướng xuthé phát triển ngày càng gia tăng về số lượng và phức tạp về loại hình của hồ sơ bảohiểm xã hội điện tử của ngành BHXH Việt Nam Vấn đề đặt ra đối với ngànhBHXH Việt Nam là cần phải quản lý tốt khối hồ sơ này để đảm bảo thực hiện tốt
chức năng được giao “là cơ quan có chức năng thực hiện chế độ, chính sách BHXH,
BHTN, BHYT trên cả nước”.
Ngày 24/12/2016 Chính phủ ban hành Nghị định số 166/2016/NĐ-CP Quyđịnh về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN Đây là văn bản cógiá trị pháp lý cao nhất chính thức công nhận giá trị của hồ sơ BHXH điện tử Theo
đó khái niệm “hồ sơ BHXH điện tử” được hiểu rõ hơn và đầy đủ hơn tại khoản 2Điều 3 Chương I: “Là hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sô BHXH, thẻ BHYT, giải quyết
và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, giám định thanh toán chi phí khámchữa bệnh BHYT theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử” Hồ sơ
BHXH điện tử được công nhận là một loại chứng từ BHXH điện tử và có giá tri
29
Trang 33pháp lý như hồ sơ BHXH giấy Nghị định tiếp tục quy định đầy đủ hơn, rõ hơn về
các vấn đề đã được quy định tại Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg
1.2.2 Văn bản của ngành BHXH Việt Nam
Sau hon 02 tháng được công nhận về mặt pháp lý ké từ Quyết định số
08/2015/QĐ-TTg, ngày 18 tháng 5 năm 2015, hồ sơ BHXH điện tử đầu tiên đã hình
thành trên Cổng thông tin điện tử của ngành BHXH Việt Nam
Đề đảm bảo thống nhất thực hiện trong toàn ngành và công khai, minh bạch
TTHC với các cơ quan, tô chức; đồng thời trên cơ sở Nghị định số
166/2016/ND-CP và các văn bản khác, BHXH Việt Nam ban hành Quyết định số 838/QD-BHXH
ngày 29/5/2017 Quy trình giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHTN, BHYT.
Đây là văn bản quy định chính thức và mang tính hướng dẫn cao đối với tổ chức, cá
nhân và cơ quan BHXH khi thực hiện các giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH,
BHTN, BHYT Theo đó, đối với mỗi lĩnh vực BHXH Việt Nam quy định chỉ tiếtthủ tục, hồ sơ, thời gian thực hiện, các bước thực hiện, và nhiệm vụ của các bên
Gần đây nhất, BHXH Việt Nam đã ban hành 02 Kế hoạch có tính định hướng
chiến lược cho công tác quản lý hồ sơ điện tử của ngành:
Một là, Quyết định số 1526/QD-BHXH ngày 02/6/2021 Triển khai thực hiện
Quyết định số 458/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài
liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” Theo đó, BHXH ViệtNam đã đặt ra mục tiêu, chỉ tiêu về công tác lưu trữ hồ sơ điện tử như sau:
“+) Giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2025: Thực hiện số hóa tối thiêu 30% tàiliệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ ngành BHXH có tần suất sử dụngcao, biên mục dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưutrữ trực tuyến ở mức độ 4; thực hiện lưu trữ hồ sơ, tài liệu điện tử trên Hệ thống lưutrữ hồ sơ điện tử ngành BHXH, bảo đảm các chỉ tiêu sau: Bảo đảm tối thiêu 80% hồ
sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH được tạo lập dạng điện tử theo quy định của
pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có
quy định khác); Bảo đảm tối thiểu 90% Lưu trữ ngành BHXH thực hiện quy trình
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mang; Bao đảm tối thiểu 80% tài
liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của ngành BHXH thuộc
30
Trang 34nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được trích xuấtchuyền giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm ké từ khi tài liệu được tao lập
(trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác) ”.
Hai là, Ké hoạch số 2402/KH-BHXH ngày 06/8/2021 Kế hoạch triển khai thực
hiện Quyết định số 468/QĐ-TTg ngày 27/3/2021 của Thủ tướng Chính phủ phê
duyệt Đề án đôi mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giảiquyết thủ tục hành chính của ngành BHXH Việt Nam Kế hoạch đặt mục tiêu đếnnăm 2025: “100% TTHC thuộc thâm quyền giải quyết được tiếp nhận, giải quyếtTTHC không phụ thuộc vào địa giới hành chính, trừ trường hợp TTHC yêu cầu phảikiểm tra thực địa, đánh giá, kiểm tra, thâm định tại cơ sở; 100% hồ sơ, giấy tờ kếtquả giải quyết TTHC được số hóa và kết nối, chia sẻ dir liệu phục vụ giải quyếtTTHC; Giảm thời gian chờ đợi của người dân, doanh nghiệp xuống còn tối da 15
phút/01 lượt giao dịch vào năm 2025.”
Đây là 02 văn bản quan trọng, là mục tiêu cần đạt được của hoạt động quản lý
hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam Bởi lẽ, suy cho cùng thì quản lý hồ sơđiện tử nhằm hướng tới phục vụ chính cho hoạt động quản lý của cơ quan và nhucầu khai thác, sử dụng của tô chức, cá nhân Đề đạt được các chỉ tiêu cụ thé trên,BHXH Việt Nam cần nghiên cứu, xây dựng và triển khai các giải pháp cụ thể phù
hợp với mục tiêu trong từng giai đoạn.
Hiện tại, Quyết định số 896/QD-BHXH ngày 16/9/2021 Quyết định ban hànhDanh mục Dịch vu công trực tuyến đối với các TTHC thuộc thâm quyền giảiquyết của BHXH Việt Nam là văn bản hiện hành quy định về các loại hồ sơBHXH thực hiện trên môi trường mang của ngành BHXH Việt Nam Quyết định
quy định chi tiết mức độ, cơ quan, đối tượng, trình tự, cách thức thực hiện; trường
hợp áp dụng; thành phần, số lượng hồ sơ; mẫu biểu; thời hạn, kết quả giải quyếtđối với từng loại TTHC
Như vậy, hồ sơ BHXH điện tử của ngành đã hình thành từ năm 2015 đến nay.Vẫn đề đặt ra là ở đây là cần phải có phương thức quản lý phù hợp đối với khối hồ
sơ BHXH điện tử sau khi đã kết thúc giải quyết công việc
3l
Trang 351.3 Nhận xét, đánh giá
13.1 Về cơ sở lý luận
Theo kết quả nghiên cứu ở mục 1.1, có thé khang định đề tài “Tổ chức quản lý
hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam” đã có đầy đủ cơ sở về mặt lý luận dé
thuc hién.
1.3.2 Về cơ sở pháp lý
Hồ sơ điện tử là một loại hình tài liệu mới và khác biệt so với hồ sơ giấy nêncông tác quản lý, lưu trữ tài liệu điện tử cần phải có phương pháp mới trên cơ sở tuânthủ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và thông tintruyền thông cùng với sự kết hợp chặt chẽ giữa khoa học lưu trữ và khoa học CNTT
Về các văn bản quy định, hướng dẫn liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ:
Các quy định hiện nay mới chỉ quy định những nguyên tắc cơ bản về quản lý tài liệu
điện tử như thu thập, xác định giá trị, bảo quản, sử dụng tải liệu lưu trữ Một số nộidung đã được quy định rõ ràng gồm tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệulưu trữ điện tử; quy trình thu thập hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch
sử; bảo quản cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ (nguyên tắc, yêu cầu, kiểm tra, sao lưu,
phục hồi); trách nhiệm trong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Tuy nhiên, vẫn còn một
số nội dung chưa được quy định, hướng dẫn cụ thé như: quy trình trao đối, lưu trữ, xử
lý tài liệu lưu trữ điện tử; các chức năng cơ bản, tiêu chuẩn thông tin đầu ra của Hệthống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử; quy trình sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử Do đó,việc xây dựng các quy định của Ngành BHXH Việt Nam nói riêng về quản lý hồ sơ,
tài liệu điện tử gặp nhiều khó khăn, vướng mắc và sẽ có sự không đồng bộ, thống
nhất giữa các Bộ, Ngành Điều này dẫn đến việc kết nối liên thông dữ liệu giữa các
Bộ, Ngành và quá trình xây dựng Chính phủ điện tử sẽ gặp nhiều bất cập và cần rấtnhiều thời gian để xây dựng xong
Về các văn bản quy định, hướng dẫn thuộc lĩnh vực giao dịch điện tử vàCNTT đã tạo cơ sở pháp lý cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu, hệ thống lưu trữ hồ sơ
điện tử.
Mặc dù, cơ sở pháp lý về quản lý hồ sơ điện tử chưa day đủ, cụ thé và rõ ràngnhưng những vấn đề cơ bản mang tính nguyên tắc đã được quy định trong các văn
32
Trang 36bản của Nhà nước, các Bộ, Ngành Đây chính là cơ sở dé nganh BHXH Viét Nam
tổ chức quan lý hồ so điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của ngành đảm
bảo khoa học, hiệu quả và tuân thủ đúng quy định.
1.3.3 Tính tat yếu, cần thiết và ý nghĩa thực tiễn của việc quản lý hỗ sơ BHXH điện tử
của ngành BHXH Việt Nam
1.3.3.1 Nhìn từ góc độ quản lýa) Hồ sơ BHXH điện tử là tất yếu, khách quan, dần thay thế hồ sơ, tài liệu giấy
truyền thống
Nghị quyết số 28-NQ/TW đặt ra mục tiêu tổng quát đối với ngành BHXH ViệtNam la: “Ting bước mở rộng vững chắc diện bao phủ BHXH, hướng tới mục tiêuBHXH toàn dân, đặt mục tiêu giai đoạn đến năm 2021 phan dau dat khoang 35%,giai đoạn đến năm 2025 đạt khoảng 45%, giai đoạn đến năm 2030 dat khoảng 60%lực lượng lao động trong độ tuổi tham gia bảo hiểm xã hội ”
Đồng thời, theo Kế hoạch số 2402/KH-BHXH của ngành BHXH Việt Nam,mục tiêu cần đạt được đến năm 2025 là: “100% TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết
được tiếp nhận, giải quyết TTHC không phụ thuộc vào địa giới hành chính, trừ
trường hợp TTHC yêu cầu phải kiểm tra thực địa, đánh giá, kiểm tra, thẩm định tại
cơ sở; 100% hồ sơ, giấy tờ kết quả giải quyết TTHC được số hóa và kết nối, chia sẻ
dữ liệu phục vụ giải quyết TTHC ”
Từ những mục tiêu, nhiệm vụ đặt ra trong thời gian tới đối với ngành BHXHViệt Nam cho thấy hồ sơ BHXH điện tử sẽ ngày càng tăng với tốc độ rất nhanh về
số lượng và đa dạng về loại hình và dần thay thế loại hình hồ sơ giấy Do đó, yêucầu đặt ra với ngành BHXH là phải dự báo được xu hướng phát triển của hồ sơ điện
tử trong thời gian tới; xây dựng chiến lược quản lý lâu dài, bền vững bên cạch việctính đến các yếu tố rủi ro; chuẩn bị nguồn nhân lực, vật lực và trí lực để quản lýhiệu quả hồ sơ điện tử trong thời gian tới
b) Việc quản lý hồ sơ BHXH điện tử là cần thiết, có ý nghĩa thực tiễn đối
với ngành
Thứ nhất, góp phần giảm bớt áp lực hồ sơ, thủ tục cho cơ quan BHXH.Trong quá trình giải quyết TTHC cho người dân, cơ quan BHXH các cấp phải lưu
33
Trang 37giữ một khối lượng tương đối lớn hồ sơ, tài liệu giấy Việc quản lý hồ sơ giấy đặcbiệt là số BHXH rất khó khăn và phức tạp dé dẫn đến rách nát, mat mát hay thấtlạc số BHXH.
Thứ hai, so với việc khai thác hồ sơ giấy theo phương pháp truyền thống, việctìm kiếm, khai thác hồ sơ điện tử giúp giảm thiểu tối đa sức người; giúp cung cấpthông tin cho nhà quản lý và khách hàng được nhanh chóng, tiết kiệm thời gian màtính hiệu quả đạt cao hơn; góp phần cải cách thủ tục hành chính, nâng cao hoạt động
ứng dụng CNTT trong hoạt động của ngành BHXH nói chung.
Thứ ba, giúp tiết kiệm kinh phí để xây dựng kho lưu trữ hồ sơ giấy, mua sắm
các phương tiện bảo quản hồ sơ và tiết kiệm không gian dé lưu trữ hé sơ
Thứ tư, giúp giảm thiểu rủi ro xuống cấp về mặt vật lý và hóa học của tải liệugốc bằng giấy do phải lưu thông thường xuyên trong quá trình khai thác, sử dụng
Thứ năm, góp phan thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn dữ liệu thông tin tới các
Vụ, Ban, BHXH các tỉnh, thành phố trong ngành BHXH Việt Nam; kết nối liênthông, chia sẻ dữ liệu với các Bộ, Ngành khác và Cơ sở đữ liệu quốc gia
c) Quản lý hồ sơ BHXH điện tử nhăm góp phần thực hiện mục tiêu chung củaChính phủ là “Chính phủ điện tử” và góp phần xây dựng “Cở sở dit liệu quốc gia về
BHXH, BHYT”
Dé đạt được mục tiêu chung tại Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015của Chính phủ về Chính phủ điện tử thì mỗi cơ quan trực thuộc Chính phủ phải là
“cơ quan điện tử” BHXH Việt Nam là cơ quan trực thuộc Chính phủ Vì vậy, việc
triển khai Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính phủ
điện tử là một nhiệm vụ rất quan trọng, được các cấp lãnh đạo ngành BHXH ViệtNam rất quan tâm chỉ đạo thực hiện Theo đó toàn bộ ứng dụng CNTT của ngànhBHXH Việt Nam đã được triển khai, xây dựng đều tuân thủ theo Kiến trúc Chính
phủ điện tử của BHXH Việt Nam, phiên bản 1.0, phù hợp với Khung Kiến trúc
Chính phủ điện tử Hệ thống các phần mềm nghiệp vụ của Ngành được xây dựngđều đáp đáp ứng yêu cầu có tính mở, có thé liên thông, trao đối đữ liệu với các phầnmềm nghiệp vụ của các Bộ, Ngành khác trong tương lai
34
Trang 38Đồng thời, dé hoàn thành nhiệm vụ được giao tại Nghị định số
43/2021/ND-CP ngày 31/3/2021 của Thủ tướng Chính phủ (quy định Cơ sở dữ liệu quốc gia vềbảo hiểm gồm cơ sở dit liệu quốc gia lưu trữ thông tin về BHXH, BHYT, BHTN vàthông tin về y tế, an sinh xã hội được cơ quan có thâm quyên ghi nhận va dam bảo
quyền lợi, nghĩa vụ về bảo hiểm của công dân), yêu cầu đặt ra đối với ngành BHXH
Việt Nam là phải xây dựng, cập nhật, duy trì, quản lý, kết nối chia sẻ dữ liệu, sơ sở
dữ liệu số với các cơ quan, tô chức khác Vì vậy, quản lý hồ sơ BHXH điện tử là
góp phan đạt được mục tiêu “Xây dung Cơ sở dit liệu quốc gia về bảo hiểm”
d) Việc tổ chức thực hiện quản lý hồ sơ BHXH điện tử là cấp thiết, kịp thờiphục vụ cho yêu cầu hoạt động của ngành
Tháng 4/2020, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg
về việc phê duyệt Dé an “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai
đoạn 2020 - 2025” Theo đó, mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu xây dựng, thực hiện lưu trữđiện tử tại các cơ quan nhà nước phải bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ đượctạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện
tử; tối thiểu 90% lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai khác, sử dụng tài liệu lưutrữ trong môi trường mạng
Có thể nói, công tác lưu trữ tài liệu điện tử ngày càng có vai trò quan trọng
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước nói chung Riêng đối vớingành BHXH Việt Nam, vai trò của công tác này đã được Tổng Giám đốc BHXHViệt Nam khẳng định trong cuộc họp với một số đơn vị ngày 06/01/2021 về việc
lay y kiến các don vị về việc lưu trữ điện tử va số hóa hồ sơ, tài liệu của ngành:
“Công tác lưu trữ càng có vai trò then chốt khi vận hành việc lưu giữ hồ sơ, tàiliệu bằng môi trường điện tử và số hóa các đữ liệu đó Công tác lưu trữ tốt sẽ giúpmọi quy trình nghiệp vụ ở các khâu, các đơn vị từ Trung ương đến địa phươngđảm bảo được tính chính xác, hoạt động truy xuất thông tin nhanh gọn, đơn giản
Vì vậy, cần phải xây dựng được các phần mềm tích hợp với sự hỗ trợ hiệu quả của
công nghệ thông tin”.
Tiếp đến, ngày 02/6/2021 BHXH Việt Nam đã ban hành Kế hoạch số1526/KH-BHXH Kế hoạch triển khai thực hiện Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày
35
Trang 3903/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử
của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” Theo đó, ngành đã xác định mục
tiêu, chỉ tiêu cần đạt được và giao nhiệm vụ, thời hạn hoàn thành cụ thể cho các bộ
phận thuộc Văn phòng BHXH Việt Nam.
Như vậy, công tác lưu trữ điện tử của ngành BHXH Việt Nam trong thời gian
tới đã được định hướng và xác định rõ tầm quan trọng, tính cấp thiết: mục tiêu,
nhiệm vụ lưu trữ tài liệu điện tử đặt ra đối với ngành là rất cụ thé nhưng cũng tươngđối nặng nề
Tóm lại, tác giả thực hiện đề tài “Tổ chức quản lý hồ sơ điện tử của ngànhBHXH Việt Nam” là nhằm dap ứng yêu cau, đòi hỏi cấp bách của ngành BHXH
Việt Nam với cương vi là viên chức làm công tác lưu trữ.
1.3.3.2 Nhìn từ góc độ khách hàng
Trong những năm qua, nhờ có sự ra đời của hồ sơ BHXH điện tử và việc quản
lý tốt khối hồ sơ này đã đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho người dân và doanhnghiệp (khách hàng) Những lợi ích thiết thực đó đối với khách hàng cần được nhìnnhận từ những công việc thật cụ thể:
- Đối với việc kê khai, nộp, đăng ký tham gia BHXH, góp phần giảm bớt thời
gian, công sức của khách hàng (người dân và doanh nghiệp) khi giao dịch với cơ
quan BHXH Thay vì phải tới trực tiếp các cơ quan bảo hiểm như trước đây thì hiệnnay, với việc sử dụng phần mềm khai báo BHXH điện tử và chỉ cần có chữ ký số hợppháp, khách hàng có thé thực hiện ngay trên chiếc máy tính có kết nối internet tạichính trụ sở làm việc hoặc nơi ở Thông qua phần mềm khai BHXH điện tử được càiđặt, mọi thủ tục hành chính, hồ sơ giấy tờ đều được nhận — gửi qua mạng Internet.Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí (giấy tờ, nhân công) cho kháchhàng mà cũng sẽ góp phần giảm thiểu áp lực cho cơ quan quản lý bảo hiểm Vớiviệc khai BHXH theo cách này, doanh nghiệp cũng như cơ quan chuyên trách có thê
dễ dàng quản lý, tra cứu lại tờ khai được dễ dàng, nhanh chóng và thuận tiện.
- Góp phần giảm thiêu tối đa các tiêu cực như tham ô, tham những, nhận hối
lộ, nhận quà biếu trong quá trình giải quyết các chế độ BHXH, BHYT, BHTN cho
36
Trang 40người dân Bằng việc sử dụng chữ ký số, nộp các bộ hồ sơ BHXH thông qua mạnginternet, khách hàng sẽ không cần đến cơ quan BHXH để ký trực tiếp trên giấy tờnữa Điều này có lợi cho người tham gia BHXH, tránh được sự chồng chéo vànhững tiêu cực trong nộp, chỉ trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.
- Góp phần công khai, minh bạch quá trình giải quyết chế độ, chính sáchBHXH cho khách hàng Khi khai nộp BHXH qua mạng, tất cả các loại hồ sơ, giấy
tờ đã thực hiện đều được lưu trữ trên phần mềm của hệ thống Khi có nhu cầu tìm
kiếm, tra cứu lại thông tin, khách hàng chỉ cần đăng nhập vào hệ thống và làm theo
các trình tự đã được thiết lập là có thể biết được hồ sơ của mình đã được giải quyết
đến đâu Với phương thức này, cơ quan BHXH cũng như người tham gia BHXH sẽ
dé dang quản lý hồ sơ, đối chiếu giấy tờ khi cần thiết mà không phải tìm lại tủ hồ sơ
hay lên cơ quan bảo hiểm để xin lại
- Nhờ việc số hóa và lưu trữ điện tử hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng của ngànhBHXH Việt Nam mà hiện nay khách hàng không phải mat hàng tiếng đồng hồ hoặcvài ngày chờ đợi dé nhận bộ hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng sao y như trước kia màthời gian chờ đợi chỉ phải tính băng phút
- Với ứng dụng Bảo hiểm xã hội số VSS-Id, người lao động có thé theo dõi,
giám sát được quá trình đóng, hưởng BHXH, BHYT, BHTN của mình mà không
còn lo ngại vấn đề chủ sử dụng lao động trén dong BHXH, BHYT, BHTN chongười lao động Do đó, thông tin về quá trình đóng, qua trình hưởng BHXH,BHYT, BHTN của người dân được công khai, minh bạch, quyên tiếp cận thông tin
của người dân được đảm bảo theo pháp luật quy định.
Tóm lại, nhìn từ góc độ khách hàng, việc quản lý tốt hồ sơ BHXH điện tửgóp phần tạo niềm tin của khách hàng vào chế độ, chính sách BHXH, BHYT,
BHTN của Đảng và Nhà nước; đem lại sự hài lòng của khách hàng khi thực hiện
các TTHC về BHXH; nâng cao uy tín, vị thế của ngành BHXH Việt Nam Từ đó
góp phần dam bảo mục tiêu hoạt động của nganh là “vi an sinh xã hội, vì hạnh
phúc nhân dân”.
37