Luận văn thạc sĩ Quản lý khoa học và công nghệ: Giải pháp chính sách khắc phục rào cản trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành bảo hiểm xã hội Việt Nam

Việc triển khai các nội dung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử cho các cơquan, tổ chức hiện nay gặp không ít khó khăn như:Hành lang pháp lý về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử ch

Bùi Văn Thắng

GIẢI PHÁP CHÍNH SÁCH KHAC PHUC RÀO CAN

TRONG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VÀO QUAN LY HO SƠ ĐIỆN TU CUA NGÀNH

BAO HIEM XA HOI VIET NAM

LUAN VAN THAC SI QUAN LY KHOA HOC VA CONG NGHE

Hà Nội - 2023

Bùi Văn Thắng

GIẢI PHÁP CHÍNH SÁCH KHÁC PHỤC RÀO CẢN TRONG VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

VÀO QUAN LY HO SƠ ĐIỆN TỬ CUA NGÀNH

BẢO HIẾM XÃ HỘI VIỆT NAM

Chuyên ngành: Quản lý khoa học và Công nghệ

Mã số: 8340412.01

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS Phùng Danh Thắng

Hà Nội - 2023

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu thực tế của cá nhân tôi, đượcthực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Phùng Danh Thắng

Trong luận văn, những thông tin tham khảo từ những công trình nghiên cứu

khác đã được tác giả chú thích rõ nguồn

Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn này làtrung thực và chưa từng đơjợc công bồ dưới bat cứ hình thức nào Tôi xin chịu trách

nhiệm vê công trình nghiên cứu của mình.

Hà Nội, ngày tháng năm 2023

HỌC VIÊN

Bùi Văn Thắng

1 Lý do nghiÊn CỨU - s5 1111219191 1 TH TH HH HH HH Hit 7

2 Tổng quan tình hình nghiÊn CỨU 5 5562 E23 *SKE*kEksskssskeeeree 12

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiÊn CỨU - 5 1E E + ESEEsreeereeeerererree 19

4 Phạm vi nghién CỨU - G6 11 11 11 91 30 10 TH HH 19

5 an 20

6 Câu hỏi nghiÊn CỨU - c- 5 + 2311919191 91 1v nh nh ng nh HH rà 20

7 Giả thuyết nghiên CỨU 22- 25t 5E2EE+EE+EE£EEEEEE2EEEEEEEEEEE2E1E12EEEecrrrred 20

8 Phương pháp nghiên CỨU - - G5 +1 TH ng Thành 21

9 Kết cấu của JUAN VAI ooo ằa (-+1-.€S L.Ằˆ 21Chuong 1 CO SO LY LUAN VE CHINH SACH KHAC PHUC RAO CAN

TRONG VIEC UNG DUNG CNTT VAO QUAN LY HO SO DIEN TU

CUA NGÀNH BHXH VIET NAM -. - 2s ©se©ssecssersetrsersserssersesse 22

1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN c: 2c như, 22

1.1 Khái niệm chính sách - << E111 2111111111 2311111111195 11kg 1 re 22 1.2 Khái niệm rào Cảï - << -G E11 0011111111911 11 111 9 111111 11 ng ven 22

1.3 Cơ sở lý luận về hồ sơ điện tử - ¿+ SE E+E£+E2E£EEEEEEEEEEEEEEEEkrrkrrerreeg 22

1.3.1 Các khái niệm lIÊH HđHI s1 H nHHg kgkrt 22

1.3.2 Đặc điểm của hô sơ điện tử -cc ccccccctrtrtrtirrrrtirrtrrirrrrrrieerried 271.3.3 Nguyên tắc, yêu cau quản lý hồ sơ điện tử - 2 s+ce+ce+ccseerxee 271.3.4 Vai trò của việc quản lý hô sơ điện tử - ¿555 5c+ccc+Ezeerrereereee 281.3.5 Trách nhiệm quản lý hô sơ điện tủử 2 e+ccxeceEeEeEzErrerrerkee 291.4 Cơ sở pháp lý về ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ điện tử 30

1.4.1 Văn bản pháp lý của Nhà nước, Bộ, Ngành «ca 30 1.4.2 Van bản của ngành BHXH Việt NaI 55555 +ssksseerese 34

1.5 Tính thực tiễn trong việc ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ điện tử 36

1.6 Kinh nghiệm qu6c tẾ - - 2-2 SE E2 +E£EE#EEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEEE111 111 eU 371.7 Tính tất yêu, cần thiết và ý nghĩa thực tiễn của việc quản lý hồ sơ BHXH

điện tử của ngành BHXH Việt Nam - - c3 1221112 1111111111 re re 42

1.7.1 Nhin ttt ZOC AG QUAM nan ốố 42 1.7.2 Nhìn từ gĩc độ người tham gia BHXH cccccecccsccsseeseesseeteeeteeeeeesenteensees 45

Tid két chiwo ng 008008066 H.,)H,A , 47

Chương 2 THUC TRẠNG CHÍNH SÁCH UNG DUNG CNTT VÀO

QUAN LÝ HO SƠ ĐIỆN TU CUA NGÀNH BHXH VIET NAM 48

2.1 Giới thiệu khái quát về ngành BHXH Việt Nam - 2 22 2+cz+sz+s+2 48

2.1.1 VỊ trí, chức năng, nhiệm vụ và quyên 17, ậ 482.1.2 Cơ cầu tổ chức của BHXH Việt Nam -.: cccccccccccccvccsccveceei 492.1.3 Cơ cấu hoạt đỘIg - 552 St SEEEEEEEEEEE2121221211211.1121121 11 rrk 512.2 Khái niệm BHXH điện tử và hồ sơ BHXH điện tử -2 2¿©255sc=s¿ 52

2.2.1, BHIXH Gin tut nan .ốốỐốẦố.Ố 52

2.2.2 HO sơ BHXH điện tt cecscesscssesssssssssssessssvssessssssssescesascssnnseesnnseessnesesneees 542.3 Thực trạng co cau tổ chức và những quy định trong hướng dẫn thực hiện

quan lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam - 2-2 22 2222: 60

2.3.1 TA chive in ố 60

2.3.2 Các văn ban quan lý hỗ sơ điện tử BHXH Việt Naim -. -: 642.3.3 Cơ sở vật chất, hạ tang kỹ thuật CNTT phục vu quan lý hồ sơ điện tử

7,09:8⁄/20/.,.000nnẺ5® - 65

2.3.4 Hệ thong phan mém quản lý hơ sơ BHXH điện tử - 2 25e5sa 69

2.3.5 Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ hơ sơ điện tử BHXH 732.3.6 Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra cơng tác quản lý hơ sơ điện tử BHXH 74

2.3.7 Nguơn kinh phí tổ chức thực hiện quản lý hỗ sơ BHXH điện tử 752.4 Thực trang ứng dụng CNTT vào quan lý hồ sơ điện tử trong CCTTHC của

2.4.4 Giao dịch điện tu trong môi trường số hóa dữ liệu hô sơ điện tử 32.4.5 Những thay đổi CCTTHC trong ứng dụng CNTT của ngành BHXH

trong quản lý hồ sơ điện tử đối với doanh nghiệp và người dân - :-5- 83

2.4.6 Khảo sát thực tế trong việc ứng dung CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử

BHXH VIỆI ÌNGHH ỏ 5 nh HT HH HT TT nh Hàng 87

2.4.7 Những hạn chế trong việc ứng dụng CNTT trong quản lý hô sơ điện tử

để giải quyết TTHC của ngành BHXH Việt Naim 5-55: ©52©5225<+£c£EerEsrssred 89

2.5 Rao can trong chính sách BHXH Việt Nam 5S ssseesske 92

2.6 Nhận xét, đánh giá thực trạng tổ chức quan lý hồ sơ BHXH điện tử 95

2.6.1 Ut Gig 0n nh nan 95VXJ⁄:(.N4, 58900 NGƯd 962.6.3 Nguyên nhân của hạn ChẾ + + St‡EkÝEEE2E2EE2EEEEEEEEEEEEErrrrrrred 97

Tid Kt CHUONG 0/0000" h ha ẽaẽaaaag 98

Chương 3 MỤC TIÊU, NOI DUNG GIẢI PHÁP CHÍNH SÁCH DE

KHAC PHỤC RAO CAN TRONG VIỆC UNG DỤNG CNTT VÀO

QUAN LÝ HO SƠ ĐIỆN TU CUA NGÀNH BHXH VIỆT NAM 99

3.1 Mục tiêu của chính sách khắc phục rào cản trong việc ứng dụng CNTT

vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam -2- + 5+5: 993.2 Nội dung giải pháp chính sách khắc phục rào can trong việc ứng dụng

CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam 993.3 Giải pháp mô hình quản lý hồ sơ BHXH điện tử -¿ 5¿©55¿ 99

3.4 Gidi phap ChUN 1n 101

3.5 Giải pháp cụ thé w ceccecccccccscsssessessecssssessessesssssessessesssssessessessesssessessesseessesseesess 102

3.5.1 Mở rộng phát triển đối trợng tham gia BHXH, BHYT, BHTN 102

3.5.2 Cai cách thu tục hành chính trong thực hiện BHXH, BHYT, BHTN 103

3.5.3 Phối hợp giữa các Sở, ngành với cơ quan BHXH - 5-5555: 104

3.5.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý

082770 0tẺn1nẺ® 105

3.5.5 Hoàn thiện nghiệp vụ cán bộ quan lý BHXH, BHYT, BHTN 105

3.5.6 Giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp và người lao động -. - 1073.5.7 Giải pháp về nhân lực BHXH Việt Naim 52-55 5c5£+cs+cs+£s+se2 1083.5.8 Giải pháp Xây dựng quy trình quan lý hé sơ BHXH điện tử 110

3.5.9 Giải pháp cơ sở hạ tang CNTT cho Ngành BHXH Việt Nam Ill

3.5.10 Giải pháp ung dung CNTT trong nội bộ Ngành BHXH Việt Nam 112

3.5.11 Cung cấp dịch vụ BHXH công trực tuyến cho người dân và

//01.1/108/14/112/ SE 00n0n080Ẽ0n8Ẻ8.— 113

3.5.12 Dam bao an toàn thông tin bao mật ca nhân cho người tham gia 7,09,8//20/.,.00Nnnn0n08Ề8.Ầ.ẦồẦồẦồẦỐẦẦ Ö© 114

3.5.13 Xây dựng, quản lý, kết nói, chia sẻ dong bộ hóa dữ liệu BHXH với

các bộ ngành và CSDL quỐC &Ìd + 2-55 SE‡EE‡EEEE2E2EEEEEEEEEEEEEEEEErrrrerree 115

3.5.14 Giải pháp về nâng cao nhận thức cho người dân về sử dụng hồ sơ

DANH MỤC CÁC CHỮ VIET TAT

Viết tắt Viết đầy đủ

BHTN r Bao hiém that nghiép

BHTNLD-BNN Bao hiém tai nan lao động, bệnh nghề nghiệpBHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tê

TLDT Tài liệu điện tử

TLLT Tài liệu lưu trữ

DANH MỤC CÁC BANG BIEU

Bảng 2.1 Kết quả số hóa hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng

từ năm 2015-20 [Ñ - -ó- 5 St vn ng ng ng ngư73

Bảng 2.2 Mức độ hài lòng đối với chất lượng cung ứng dịch vụ của

982070053590 S8

Bảng 2.3 Chất lượng cung ứng dịch vụ của co quan BHXH S8

Biểu đồ 2.1 Trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ Trung tâm

I0 63Biéu đồ 2.2 Trình độ tin học của cán bộ Trung tâm Lưu trữ 64

Sơ đồ 2.1 Cấu tô chức của BHXH Việt Nam ¿- - + s+x+x+zeEzxzxererez 50

Sơ đồ 2.2 Mô hình tổng thé hệ thống phần mềm trong công tác số hóa,

quản lý và khai thác hồ sơ điện tử - 2-2 5 s+cx+zxzsz 71

Sơ đồ 2.3 Quy trình hoạt động của phần mềm bóc tách - 72

Sơ đồ 2.4 Mô hình hoạt động phần mềm nhận dạng «se ceesee 72

Sơ đồ 3.1 Mô hình quan lý hồ sơ BHXH điện tử 2-2-5 sz=s2 100

MO DAU

1 Ly do nghién ciru

BHXH là giá trị sống của con người, an sinh của quốc gia Trong những năm

qua, chính sách BHXH của Việt Nam đã từng bước được hoàn thiện, hướng tới mở

rộng phạm vi bao phủ, tao cơ hội cho mọi người dân trong việc tiếp cận, tham gia,thụ hưởng chính sách, góp phần bảo đảm an sinh xã hội, đảm bảo quyền và lợi ích

chính đáng của người dân.

Quản lý BHXH liên quan đến việc tiếp nhận, xử lý, phân tích, lưu trữ hồ sơ

Ngành BHXH Việt Nam có chức năng, nhiệm vụ là thực hiện công tác thu, giải

quyết và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp cho người dân, NLDnên công tác quản lý, lưu trữ hồ sơ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng

Quản lý BHXH ở mỗi quốc gia có thé thuộc về các cơ quan hoặc tổ chứckhác nhau Tuy nhiên, ở hầu hết các quốc gia, quản lý BHXH thường được ủy

quyền cho một co quan hoặc tổ chức chính phủ Cụ thé, tùy thuộc vào hệ thống

chính trị và quy định pháp luật của từng quốc gia, Quản lý BHXH có thê do Bộ Laođộng, Bộ Tài chính hoặc cơ quan độc lập chuyên trách về BHXH phụ trách

Vi dụ, ở Mỹ, Social Security Administration (SSA) là cơ quan chính phụ trách

quản lý BHXH Ở Việt Nam, BHXH Việt Nam là cơ quan trung ương được ủy quyềnquản lý BHXH BHXH là một hệ thống được thiết kế để bảo vệ và đảm bảo trợ cấpcho các cá nhân và gia đình trong trường hợp gặp khó khăn về mặt tài chính do mất

đi thu nhập hoặc không có nguồn thu nhập én định Dưới đây là một số van đề màBHXH thường giải quyết: BHYT: Bảo hiểm lợi tức hưu tri; BHTN; Bao hiểm tai nạnlao động và BNN; Bảo hiểm trợ cấp gia đình; Bảo hiểm quản lý lao động

Xu thế hiện tại của BHXH bao gồm những yếu tổ sau đây: Mở rộng phạm vibảo hiểm; Chăm sóc cho NLĐ không chính thức; Tăng cường công nghệ và số hóa:

Các công nghệ mới như trí tuệ nhân tạo (AI), big data và blockchain đang được áp

dụng trong lĩnh vực BHXH để nâng cao quản lý hồ sơ, cải thiện hiệu suất và tăngtính minh bạch; Tăng khả năng kiểm soát rủi ro; Đổi mới và sáng tạo

Những xu thế này cho thấy sự phát triển và điều chỉnh của BHXH dé dapứng nhu cầu ngày càng phức tạp của xã hội và công nhân trong thời điểm hiện tại và

tương lai.

Trong vấn đề lưu trữ trong BHXH, có một số bất cập mà các hệ thống gặpphải: Lưu trữ giấy tờ truyền thống; Rủi ro về an ninh thông tin; Quá trình tra cứu và

truy xuất chậm chạp; Không linh hoạt trong chia sẻ thông tin; Khó khăn trong quản

lý dữ liệu lớn.

Đề giải quyết những bat cập này, các tổ chức BHXH cần cải thiện hệ thốnglưu trữ bằng cách áp dụng CNTT và ứng dụng CNTT để tạo ra các hệ thống quản lý

hồ sơ điện tử hiệu quả, an toàn và đễ dàng truy xuất thông tin

Cũng vi vậy, việc số hóa các dit liệu hồ sơ sẽ giúp co quan BHXH đảm bảo

được tính chính xác khi truy xuất thông tin và liên thông kết quả xử lý trong thờigian ngăn nhất Do vậy tác động mạnh đến hiệu quả của công tác BHXH

Xu thé Công nghiệp 4.0 đó là sự kết hợp cao độ giữa hệ thống siêu kết nốivật lý và kỹ thuật số với tâm điểm là internet, vạn vật kết nối (IoT) và trí tuệ nhân

tạo đang ảnh hưởng đến các hoạt động trong đó có BHXH Có tính hai mặt: tốt nếutận dụng được , xấu nếu không đủ khả năng đáp ứng với tình hình thực tế, giúpnâng cao nếu áp dụng tốt CNTT sẽ nâng cao hiệu quả quản lý

Việc ứng dụng CNTT vao quản lý cần có đồng bộ phần cứng, phần mềm và

cả nhân lực vận hành hệ thống quản lý số hóa tài liệu, kết nối chia sẻ giữa các bộ

phận trong ngành, ngoài ngành

Thực tế ở Việt Nam là sự thiếu đồng bộ, thiếu nguồn lực Hiện tại, tất cả cácđơn vị tỉnh thành ở Việt Nam đã áp dụng CNTT vào hệ thống BHXH Các tỉnhthành này đã triển khai các hệ thống quan lý hồ sơ điện tử, ứng dụng di động và cácphần mềm liên quan dé cải thiện quy trình và dịch vụ

Tuy nhiên, mức độ phát triển và sự hiện diện của CNTT trong từng đơn vịtỉnh thành có thé khác nhau Một số đơn vị tiên tiến hơn trong việc áp dụng CNTT

có thé có các giải pháp tiên tiến hơn và cung cấp dịch vụ trực tuyến tốt hơn cho

người tham gia BHXH Điều này phụ thuộc vào khả năng đầu tư và chiến lược của

từng đơn vi tỉnh thành.

Hiện nay việc đồng bộ dữ liệu quá trình tham gia đóng BHXH, BHTN củangười tham gia còn thiếu về dữ liệu nên một số người dùng khi tra cứu quá trình

đóng BHXH trên VssID thì chỉ hiển thi thông tin quá trình đóng BHXH ở đơn vị

đóng gần nhất, thông tin đóng BHXH trước đó không tra cứu được Do chưa cậpnhật hết thông tin người tham gia tại các đơn vị trước đó

Việc triển khai các nội dung về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử cho các cơquan, tổ chức hiện nay gặp không ít khó khăn như:

Hành lang pháp lý về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử chưa quy định cụ thê:Điều 13 Luật Lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua

ngày 11/11/2011 và có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 quy định “Tài liệu lưu

trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá

trình hoạt động của cơ quan, tô chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được

số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” và Chương II Nghị định01/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành một số điều của Luật Lưutrữ quy định các nội dung về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Nhận thức của cán bộ, CCVC về vai trò, tam quan trong của tài liệu điện tử

và lưu trữ điện tử còn hạn chế

Hiện nay, hầu hết các cơ quan nhà nước đã trang bị máy vi tính cho cán bộ,

CCVC nhưng hiệu quả Tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu mới, nên việc áp

dụng và triển khai thực hiện rất khó khăn và phức tạp và đòi hỏi đội ngũ cán bộ,

công chức trình độ chuyên môn CNTT, nhận thức được vai trò và tầm quan trọng

của tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử.

Quy định về tiêu chuẩn, quy trình nghiệp vụ dé lưu trữ và bảo quản tài liệu

điện tử chưa ban hành

Hiện nay nhiều cơ quan, tổ chức thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ bảoquản tài liệu lưu trữ truyền thống vẫn chưa thực hiện tốt

Theo quy định, tài liệu điện tử của các cơ quan, tổ chức phải được giữ lại, tài

liệu phải có tính xác thực, đáng tin cậy, có giá trị pháp lý và được bảo quản.

Thiết bị lưu trữ tài liệu còn chưa thống nhất, chưa đảm bảo an toàn

Theo quy định tại Nghị định 01/2013/NĐ-CP của Chính phủ, Lưu trữ cơ

quan, Lưu trữ lịch sử phải thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn,tính toàn vẹn Thực tế hiện nay cho thấy, việc lưu trữ tài liệu của cán bộ, CCVCcòn hết sức tùy tiện, tài liệu có thể lưu ở bat kỳ chỗ nào (6 cứng máy tính, máy

Nhu vậy, dé triển khai các nội dung và thực hiện quan lý tài liệu điện tử đòihỏi các quy định về tài liệu điện tử và lưu trữ điện tử phải được cụ thể hóa từ Trungương đến địa phương.

Ngoài ra, điều quan trọng là phải có sự thống nhất giữa những quy định củapháp luật về văn bản điện tử, tài liệu điện tử với những quy định của pháp luật về

văn thư, lưu trữ.

Do đó tác giả chọn van đề nghiên cứu là “Khắc phục các rào cản trongviệc ứng dụng CNTT vào quản lý hỗ sơ điện tử”

Trước sự phát triển không ngừng của công nghệ số trong các lĩnh vực của đờisông Đứng trước những cơ hội và thách thức đó tôi đã nghiên cữu những khó khăn

và chính sách của cơ quan BHXH Việt Nam đang thực hiện tại các địa phương cho

thấy rằng còn nhiều vướng mắc trong công tác giải quyết thủ tục BHXH, BHYT,

BHTN, đặc biệt là công tác nộp hồ sơ, quá trình nhận hồ sơ giải quyết cho ngườiđược hưởng chế độ còn nhiều rào cản gây mắt thời gian khi đi thực hiện, dự hiệu hóa

số liệu chưa được liên thông đồng bộ, kết nối giữa các bộ ngành chưa được đồng bộ

Việc áp dụng CNTT trong quan lý hành chính nhà nước là động lực quan

trọng đầy mạnh CCHC và xây dựng nền hành chính điện tử Điều này không chỉgiúp tăng tốc xử lý thông tin mà còn đảm bảo tính chính xác và đầy đủ, phục vụ tốtcho cả tổ chức, người dân và doanh nghiệp Sự tập trung vào việc ứng dụng CNTT

trong công tác quản lý nhà nước nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển kinh tế-xã hội và

nâng cao hiệu quả của CCHC Trong quá trình này, các cơ quan quan ly hành chính

nhà nước đã và đang tạo ra một lượng tài liệu điện tử lớn Điều này đặt ra yêu cầu

cần phải quản lý và khai thác tài nguyên nay một cách hiệu quả dé đảm bảo sự tiệních và tối đa hóa giá trị của thông tin điện tử

Về mặt pháp lý, Nhà nước, các Bộ, Ngành đã ban hành nhiều quy định để tạohành lang pháp lý cho các cơ quan, tô chức quản lý loại hình tài liệu mới này songsong với loại hình tài liệu giấy truyền thống như: Luật Giao dịch điện tử ngày

29/11/2005, Luật CNTT ngày 29/6/2006, Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011, Nghị định

số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2012 của Chính phủ quy định chỉ tiết thi hành một sốđiều của Luật Lưu trữ, Luật An toàn thông tin ngày 19/11/2015, Thông tư số02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội Vụ Quy định tiêu chuẩn dit liệuthông tin đầu vào và yêu cầu bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử; Nghị định số

10

30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 về công tác văn thư Gần đây nhất, ngày03/4/2020 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 458/QĐ-TTg Phê duyệt Dé

án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” Như

vậy, Nhà nước, các Bộ, Ngành đã rất quan tâm đến loại hình văn bản điện tử, đây làloại văn ban đã, đang va sẽ có xu hướng dan thay thế van bản giấy tại Việt Nam Điềunày đặt ra yêu cầu, nhiệm vụ mới đối với các cơ quan nhà nước cần phải quan tâmnghiên cứu các giải pháp, chính sách quản lý hồ sơ điện tử sao cho đảm bảo yêu cầu

đúng quy định của pháp luật, khoa hoc và đảm bảo an toan thông tin cao.

Ngành BHXH Việt Nam những năm gần đây đã đây mạnh ứng dụng CNTTvào trong các hoạt động nghiệp vụ của ngành Do đó, ngoài hồ sơ giấy còn hìnhthành loại hình hồ sơ điện tử ngày càng tăng về số lượng và phức tạp về thé loại.Hiện tại, hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam bao gồm 02 loại: Hồ sơ hànhchính điện tử thông thường và hồ sơ chuyên môn, chuyên ngành điện tử

Xuất phát từ chính chức năng, nhiệm vụ được Chính phủ giao cho BHXHViệt Nam là: “Tổ chức thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BHTN cho người dân

trên cả nước” mà hồ sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành của ngành BHXH Việt

Nam hình thành và phát triển theo sự phát triển chung của ngành Loại hồ sơ này cógiá trị rất quan trọng đối với ngành BHXH Việt Nam, là căn cứ xác thực để giải

quyết các chế độ, chính sách cho người tham gia BHXH, bảo hiểm BHYT trong

thời gian dài Tuy nhiên, việc quản lý khối hồ sơ này sau khi giải quyết công việcxong còn một số tồn tại chưa giải quyết được:

- Việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về quản lý lưu trữ hồ sơ điện tử

còn chưa được thực hiện Do đó, trong quá trình tô chức thực hiện còn gặp nhiềukhó khăn, vướng mắc

- BHXH Việt Nam đã xây dựng Hệ thống phần mềm quan lý hồ sơ điện tử, tuy

nhiên hệ thống này chưa đáp ứng yêu cầu quản lý lưu trữ toàn bộ các loại hồ

sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành hình thành trong quá trình hoạt động

của nganh.

- BHXH Việt Nam chưa xây dựng được quy quy trình quản lý hồ sơ điện tử để

thống nhất thực hiện trong toàn ngành Do đó, việc quản lý tài liệu lưu trữ theonguyên tắc tập trung và theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt theoquy định chưa được thực hiện đối với tất cả khối hồ sơ điện tử

11

- Ban Chấp hành Trung ương Dang Cộng sản Việt Nam khóa XII đã ban hành Nghị

quyết số 28-NQ/TW ngày 23/5/2018 về cải cách chính sách BHXH Ngành BHXHViệt Nam hiện đang tiến hành các giải pháp nhất quán nhằm mở rộng phạm vi bảohiểm, nhằm tiễn gần tới mục tiêu BHXH toàn dân Các nỗ lực này bao gồm việc

tăng cường áp dụng CNTT, CCTTHC và các biện pháp khác Mục tiêu của ngành

BHXH là phát triển hệ thống BHXH linh hoạt, đa dạng, đa tầng, hiện đại và hộinhập quốc tế Tiêu chí hoạt động theo nguyên tắc đóng - hưởng, công bằng, bìnhđẳng, chia sẻ và bền vững Từ mục tiêu này, dự báo rằng các loại hồ sơ điện tửchuyên môn, chuyên ngành sẽ tăng về số lượng và đa dạng hơn trong tương lai

Từ thực tế trên đòi hỏi cần có chính sách, giải pháp khắc phục rào cản trong

quản lý hồ sơ điện tử đảm bảo quản lý được toàn bộ vòng đời của hồ sơ, tài liệu từ

khi hình thành cho đến khi bị tiêu hủy do hết giá trị bảo quản (kết thúc vòng đời), dé

phục vụ việc giải quyết các chế độ, chính sách cho người tham gia BHXH, BHYT

được nhanh chóng, chính xác, kip thời; đảm bảo an toàn, bảo mật thông tin cua

người tham gia Như vậy, vấn đề quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn, chuyên ngành

của ngành BHXH Việt Nam là vấn đề rất cần thiết và cấp bách hiện nay

Sau khi tham gia khóa đào tạo Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý khoa học và

công nghệ tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà

Nội, tác giả nhận thấy cần phải nghiên cứu vấn đề này Vì vậy, tác giả chọn nghiêncứu vấn đề “Giải pháp chính sách khắc phục rào cản trong việc ứng dụng CNTT

vào quản lý hô sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam” làm đề tài Luận văn thạc sĩ

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Hồ sơ điện tử là một lĩnh vực nghiên cứu quan trọng trong việc áp dụng

CNTT vào quan lý và lưu trữ thông tin.

Nghiên cứu về việc ứng dụng CNTT để tự động hóa các công việc trongquá trình quản lý hồ sơ điện tử, bao gồm cả việc tạo, cập nhật, di chuyển và xóa

hồ sơ tự động

Nghiên cứu về việc áp dụng CNTT để quản lý hồ sơ điện tử trong các tổchức hoặc doanh nghiệp, bao gồm cả việc tích hợp với các hệ thống quản lý thông

tin khác và quản lý quy trình làm việc.

Rất nhiều nghiên cứu trong và ngoài nước đã nghiên cứu sâu về chủ đề này,

có thê kê đên:

12

Hội nghị Châu A về Điện và Kỹ thuật Điện lần thứ 7 năm 2022 về “

Blockchain Technology Based Digital Document Management System Design”

(Thiét ké hé thong quan ly tài liệu kỹ thuật số dựa trên công nghệ chuỗi khối) theonhà xuất ban IEEE, nguồn https:⁄⁄ieeexplore.ieee.org/document/9783§19/references#references Hội nghị nói về quản lý hồ sơ thi công trong các dự án hạtầng lưới điện có ý nghĩa rất lớn đối với sự an toàn của các dự án hạ tầng lưới điện.Dựa trên các tài liệu quy trình xây dựng cụ thể trong dự án cơ sở hạ tầng lưới điện,bài viết nghiên cứu việc sử dụng công nghệ blockchain dé đảm bảo tính an toàn vàhiệu quả của các tài liệu xây dựng trong quy trình dự án cơ sở hạ tầng và thiết kế hệthong quản lý tài liệu số dựa trên công nghệ blockchain Hệ thống sử dụng cấu trúc

chuỗi của blockchain để thực hiện việc tải lên các tệp trong toàn bộ quá trình xây

dựng cụ thé cơ sở hạ tầng lưới điện, hoàn thành việc lưu trữ phân tán các tệp thôngqua hệ thống IPFS, thiết kế và viết các hợp đồng thông minh để đáp ứng các yêu

cầu của cơ sở hạ tầng liên quan các don vi Cuối cùng, dựa trên dự án chuyền đổi và

truyền tải điện 220kV của Meishan Guniushan, thiết kế hệ thống quản lý tài liệu xây

dựng cụ thê đã được hiện thực hóa, đảm bảo tính xác thực và hiệu quả của việc

quản lý tài liệu.

Tác giả “ Emerson Bryan” Đại hoc Robert Gordon thang 08 năm 2013 tại

cuộc họp thường ky của Hiệp hội Quan lý Thông tin và Hồ so Barbados (BARIM)

về “ Cloud Computing and Records Management “ ( Quản lý hồ sơ và điện toán

đám mây), theo nguồn https://www.researchgate.net/publication/281272922_Cloud

_Computing_and_Records_Management Nói về Dam mây là một mạng truyền

thông và đề cập đến bất kỳ mạng cục bộ (LAN) nào Đám mây dựa trên khả năngtruy cập Internet sẵn sàng và sẵn có cho người dùng Điện toán đám mây đề cập đếncác dịch vụ trong Đám mây cung cấp khả năng tính toán, phần mềm, truy cập và lưutrữ dir liệu Người dùng cuối thường không có kiến thức về vị trí thực tế và câu hìnhcủa hệ thống cung cấp dịch vụ Hiệu quả về chi phí — Trước đây để triển khai giảipháp phần mềm, các công ty phải đầu tư vào ứng dụng phần mềm bao gồm giấyphép người dùng và hỗ trợ; phần cứng để lưu trữ và chạy ứng dụng: và lập ngânsách cho chi phí bảo trì và nâng cấp Chi phí sở hữu giảm đáng kể Triển khai nhanhchóng các giải pháp — Dịch vụ đám mây cho phép triển khai các ứng dụng phần

mêm nhanh hơn nhiêu vì các công ty không còn cân phải xây dựng cơ sở hạ tâng

13

phần cứng/phần mềm cần thiết nữa San sàng 24/7 - dịch vụ đám mây có thé đượctruy cập từ mọi nơi và sử dụng bất kỳ lúc nào từ mọi thiết bị Lưu trữ tập trung —Đám mây cung cấp một vị trí duy nhất đề lưu trữ đữ liệu, thay vì có các phiên bảntrùng lặp hoặc khác nhau của cùng một thông tin được lưu trữ trên một số thiết bị.

Trung lập với thiết bị — với tam quan trọng ngày càng tăng của thiết bị diđộng tại nơi làm việc, Đám mây cho phép truy cập liền mạch mà không gặp vấn đề

về tương thích với trình duyệt và ứng dụng

Bảo mật — Một số nhà cung cấp Điện toán đám mây có hệ thống đăng ký vàphát hiện gian lận tương đối yêu và tạo điều kiện cho việc ấn danh.

Mat va rò ri dữ liệuNgười dùng nội bộ độc hại — nhà cung cap Dam mây không được tiết lộ cách

họ cấp cho nhân viên quyền truy cập vào nền tảng phần cứng của mình, cách họgiám sát những nhân viên này hoặc cách họ phân tích và báo cáo về việc tuân thủ

chính sách của công ty.

Các van đề về công nghệ dùng chung - Kiến trúc máy tính như phân vùng

đĩa và CPU không được thiết kế dé phân chia theo từng ngăn khi nhiều khách hàng

đang hoạt động trên cùng một hệ thống Tin tặc sử dụng lỗ hồng này dé truy cập tráiphép vào dữ liệu khác của khách hàng trên Cloud Nguyên tắc quan lý hồ sơ phải

được mở rộng sang hồ sơ điện tử Nhận thức về khả năng của công nghệ Phải làmột phần của các quyết định tài liệu điện tử Phải hiểu được yêu cầu chiến lược

kinh doanh Phải phối hợp chặt chẽ với Phòng CNTT

Tác giả “ Segomotso M Keakopa” 2008 Dakar (Senegal) nội dung “ rends in

long-term preservation of digital information: Challenges and possible solutions for

Africa” ( Xu hướng bảo tồn lâu dài thông tin số: Những thách thức va giải pháp khathi cho Châu Phi) theo nguồn https:/www.researchgate.net/profile/Segomotso-Keakopa/publication/228661581_Trends_in_long- Dé tài nói về việc áp dụngCNTT Truyền thông (ICT) đã cách mạng hóa tiến hành kinh doanh và đã tăngcường đáng kê khả năng tiếp cận thông tin Đặc biệt, các tổ chức không chỉ có thêlưu trữ lượng lớn thông tin mà còn có thể nhanh chóng truy cập vào nó Điều này đãcải thiện việc cung cấp dịch vụ và đảm bảo rằng các nhà hoạch định chính sáchphản ứng nhanh chóng tới sự phát triển kinh tế và xã hội Hơn nữa, công chúngcũng có thể truy cập thông tin trong vùng sâu vùng xa CNTT đã cho phép các nhà

14

lưu trữ, quản lý hồ sơ và thủ thư thực hiện công việc của mình nhiệm vụ: thu thập,bảo quản và phô biến thông tin Trong khi việc sử dụng CNTT có mang lại nhiều lợiích này cũng mang lại những thách thức cần phải giải quyết Về cơ bản, sự pháttriển mới này đã dẫn đến việc tao ra thông tin ở dang kỹ thuật số phải được quan lý.

Mặc dù lợi ích ngày càng tăng, công nghệ này đã đặt ra những thách thức to lớn các

chuyên gia thông tin nên quan tâm Trước hết là những van đề có hữu của tính linhhoạt, khả năng mở rộng và tính dé bị tổn thương Hon nữa, khả năng tiếp cận vancòn hạn chế do thiếu phát triển cơ sở hạ tầng ở các vùng nông thôn/vùng sâu vùng

xa, nơi phần lớn dân số Châu Phi cư trú gây bắt lợi cho số đông

Tác giả “ Fahrettin Ozdemirci, Özlem (Gökkurt) Bayram, Mehmet Altay

N

A 6

Ủnal” về “ Mobile Approaches to Electronic Records Management in Transformation

of Government Organizations in Turkey: Sample Practice in Ankara University” (

Phương pháp tiếp cận di động dé quan lý hồ sơ điện tử trong quá trình chuyển đổi tổchức chính phủ ở Thổ Nhĩ Kỳ: Thực hành mẫu tại Đại học Ankara) theo nguồn

https://fahrettinozdemirci.com.tr/wp-content/uploads/2015/09/WSKS_2012Paper.pdf.

Đề tài nói về Trong thời ky các nghiên cứu về chuyên đổi của các tổ chức công tăngtốc do quá trình chuyên đổi sang Chính phủ điện tử ở Thổ Nhĩ Kỳ, vấn đề là thế nào

hệ thống quản lý hồ sơ có thé thích ứng nhanh chóng với quy trình mới nay được

đánh giá với sự phát triển có thé làm mẫu, đặc biệt cho các trường đại học “Làmngười mẫu của Quá trình chuyền đổi quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử

Hệ thống trong các trường đại học” (e-BEYAS-M)” là một dự án được thựchiện ở Ankara Trường đại học Cơ sở hạ tầng Sẽ cung cấp sự thích ứng với cuộcsong di động trong cấu trúc của e-BEYAS, là một phương pháp tiếp cận được hỗ trợ

chữ ký di động hỗ trợ e-mail, tích hợp SMS và các ứng dụng âm thanh và video

cung cấp quyên truy cập vào hệ thống bằng các thiết bị thông minh Đặc biệt vớiứng dụng tích hợp HTML5, tạo ứng dung trong ứng dụng gốc giao diện va chấtlượng trên trình duyệt web bat ké hệ điều hành của

thiết bị di động sẽ dé dàng hơn Nhu vậy, cả hai chi phí sẽ giảm và cũng cập nhậtứng dụng sẽ được thực hiện ở một nơi và phân phối thông tin hiện tại ứng dụng chocác khách hàng truy cập sẽ dé dang hơn Một ưu điểm khác của

HTML là nó tạo ra các ghi chú âm thanh, video và thông tin trên một thư từ hoặc

quy trình kinh doanh hoạt động trên thiết bị di động mà không gặp vấn đề gì

15

N ATác gia “Tui Châu” về “Lưu trữ số và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức

và cá nhân” cho răng việc nghiên cứu và đánh giá vai trò, trách nhiệm và công việc

liên quan đến lưu trữ số trong các cơ quan, tổ chức và cá nhân đóng vai trò quan

trọng trong việc xây dựng một hệ thống quản lý thông tin hiệu quả Vai trò của mỗi

cơ quan, tô chức và cá nhân trong quá trình lưu trữ số là quyết định yếu tố dé đảm

bảo tính toàn vẹn và quản lý thông tin hiệu quả Trách nhiệm pháp lý liên quan đếnlưu trữ số cũng đặt ra những yêu cầu nghiêm ngặt về bảo vệ dữ liệu và quyền riêng

tư Điều này bao gồm tuân thủ các quy định về bảo mật thông tin và quyền riêng tư,đồng thời đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin và tuân thủ các quy định liên quan đếnlưu trữ dit liệu Các giải pháp và thực tiễn về lưu trữ số bao gồm việc tăng cường khảnăng truy cập và chia sẻ thông tin, tối ưu hóa quy trình và tiết kiệm tài nguyên, nângcao tính bảo mật và tuân thủ, đảm bảo quyền riêng tư và đạo đức, và quản lý dữ liệu

và tuân thủ Từ việc nghiên cứu và áp dụng các yếu tố này, các cơ quan, tô chức và cánhân có thể xây dựng hệ thống lưu trữ số hiệu quả, đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin

hiện đại, bảo vệ dữ liệu, và đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin quan trọng.

Tac gia “Võ Thị Thanh Châu “ Nghiên cứu “Xây dựng quy trình và phương

pháp lập, nộp lưu ho sơ điện tử của các Sở, Ngành thuộc tỉnh Quảng Ngai” tậptrung nghiên cứu xây dựng quy trình và phương pháp lập, nộp, và lưu trữ hồ sơ điện

tử của các Sở và Ngành thuộc tỉnh Quảng Ngãi đòi hỏi sự phân tích và thiết kế tỉ mỉ

dé đảm bảo hiệu quả và tích hợp Phạm vi của đề tài này có thể được đo lườngthông qua nhiều khía cạnh: Số lượng Sở: Quy mô dự án có thé bao gồm số lượng

các Sở cụ thé mà quá trình lập, nộp, và lưu trữ hồ sơ điện tử áp dụng Pham vi lưu

hồ sơ: Nghiên cứu có thê xác định phạm vi lưu trữ hồ sơ của các Sở, bao gồm loại

hồ sơ, số lượng hồ sơ, và thời gian bảo quản Quy trình và phương pháp: Quy môcũng có thé đo lường qua việc thiết kế và triển khai quy trình và phương pháp cụ thé

cho việc lập, nộp, và lưu trữ hồ sơ điện tử

Đề đảm bảo thành công của dự án, cần thực hiện các bước quan trọng nhưphân tích quy trình hiện tại, thiết kế quy trình mới, phát triển CNTT hỗ trợ, đào tạo

và triển khai cho cán bộ, đảm bảo tính hiệu quả và sự chấp nhận của người dùngcuối Tuy nhiên, cần đặc biệt chú ý đến những thách thức tiềm ân như thiếu nhânlực và tài nguyên, sự thay đối trong quy trình, và van đề liên quan đến bao mật và

quản lý rủi ro Điều này đòi hỏi sự quản lý thông minh và sự chủ động trong việc

quan lý sự thay đổi và đảm bảo tính an toàn của thông tin quan trọng

16

Tác gia “Nguyễn Thị Chinh” Đề tài “Quan lý sự thay đổi của cơ quan, tổchức trong quá trình triển khai hệ thong quản lý tài liệu lưu trữ điện tử”, phân tích

và đánh giá yêu cầu và quy trình hiện tại liên quan đến lưu trữ và quản lý tài liệutrong cơ quan và tô chức là bước quan trọng trong việc cải thiện quy trình vàchuyên đổi sang hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Phạm vi của đề tài có théđược xác định thông qua nhiều khía cạnh: Quy mô dự án có thể phản ánh số lượng

cơ quan và tô chức mà nghiên cứu này sẽ tập trung vào Điều này có thé dựa trên sựphân tích và đánh giá từng cơ quan hoặc tổ chức riêng lẻ hoặc áp dụng cho nhiều cơquan và tô chức khác nhau Đây là yếu tố quan trọng dé xác định quy mô của việccải thiện quy trình lưu trữ tài liệu Dự án có thé tap trung vao triển khai hệ thốngquản lý tài liệu lưu trữ điện tử ở một phạm vi cụ thé, chang hạn như một khu vựcđịa lý cụ thể, một tổ chức, hoặc một doanh nghiệp riêng lẻ Đề tài có thé xác định

quy mô sự thay đổi mà cơ quan và tổ chức đang phải đối mặt trong quá trình triển

khai hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử Điều này bao gồm việc xác định cácvan đề và khó khăn hiện tại và xác định sự thay đổi cần thiết dé cải thiện quy trình

Đề tài có thể tập trung vào việc quản lý sự thay đổi trong giai đoạn triển khai ban

đầu của hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử, hoặc có thể xem xét cả quá trìnhtriển khai và các giai đoạn hậu triển khai Phạm vi đề tài có thé giới hạn trong mộtngành công nghiệp cụ thể như ngân hàng, y tế, giáo dục hoặc có thê bao gồm nhiềungành công nghiệp khác nhau Đề tài có thé tập trung vào việc quan lý sự thay đổitrong một cơ quan hoặc tổ chức đơn lẻ, hoặc có thể xem xét nhiều cơ quan và tổ

chức khác nhau trong cùng một phạm vi.

Nâng cao hiệu quả làm việc, tiết kiệm không gian lưu trữ, cải thiện tính bảomật, thay đổi văn hóa tô chức, đào tạo và hỗ trợ người dùng, quản lý dữ liệu, tất cảđều là mục tiêu quan trọng khi triển khai hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Đề đảm bảo thành công, cần thực hiện sự thay đôi một cách chủ động và cân nhắcđến tất cả các khía cạnh của quá trình cải thiện

Tác giả "Nguyễn Thi Hà” nghiên cứu “Xây dựng quy trình lưu trữ ho sơhưởng BHXH hàng tháng trong ngành BHXH” Cho rằng quy trình lưu trữ hồ sohưởng BHXH hiện tại trong ngành BHXH cần được đánh giá một cách cụ thé déđưa ra các cải tiến va chuyển đổi sang một quy trình mới hiệu quả Đầu tiên, phảixác định số lượng hồ sơ BHXH hàng tháng cần lưu trữ và đơn vị lưu trữ có liên

17

quan, bao gồm các Công ty BHXH, Trung tâm BHXH và văn phòng khai thác Quytrình mới cần tập trung vào việc thu thập, xử lý và lưu trữ hồ sơ một cách hiệu quả,đồng thời đảm bảo tính bảo mật thông tin Sử dụng công nghệ và hệ thống thôngtin, bao gồm phần mềm quản lý tài liệu và hệ thống cơ sở dit liệu, có thé giúp tối ưu

hóa quy trình và tăng cường tính hiệu quả Biện pháp đảm bảo an ninh thông tin và

quyền riêng tư là yếu tố không thé thiếu trong quy trình lưu trữ Ngoài ra, việc daotạo nhân viên và chuyền đồi ho từ quy trình lưu trữ hiện tại sang quy trình mới cũng

là một phần quan trọng để đảm bảo thành công Kế hoạch triển khai quy trình mới

và cách đánh giá hiệu quả sau khi triển khai cũng cần được xem xét một cách cânthận Tất cả những khía cạnh này cùng nhau tạo nên một quy trình lưu trữ hồ sơhưởng BHXH hàng tháng hiệu quả, tiết kiệm thời gian, và đảm bảo tính bảo mật

của thông tin cá nhân.

Tác giả “Bùi Minh Trinh” đề tài “ Xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ

sơ điện tử tại Uy ban Dân tộc” Nghiên cứu về hồ sơ điện tử tại Uỷ ban Dân tộc là

một dé tài quan trọng, đòi hỏi sự hiểu biết sâu rộng về các yêu cầu và quy định liên

quan Quá trình này bắt đầu bằng việc xác định quy mô của đề tài, tức là số lượng

hồ sơ và phạm vi ứng dụng Số lượng hồ sơ có thể biến đồi theo hoạt động của Uỷban Dân tộc, và phạm vi ứng dụng có thé tập trung vào một phần nhỏ hoặc toàn bộ

cơ quan Việc thiết kế quy trình lập hồ sơ điện tử đòi hỏi phân tích cụ thé về cácbước và quy trình cần thiết dé tiếp nhận, xử lý, và lưu trữ hồ sơ Từ đó, phải xác

định phương pháp và công cụ đề hỗ trợ việc này Điều này bao gồm việc phát triển

giao diện và công cu dé sử dụng, giúp nhân viên và người dùng có thể tao và truy

cập hồ sơ một cách thuận tiện Quy trình triển khai đòi hỏi sự quản lý kỷ luật vàđảm bảo tính bảo mật của thông tin Hồ sơ điện tử cung cấp cơ hội tăng cường quản

lý và bảo mật dữ liệu, nhưng cần áp dụng biện pháp an ninh mạnh mẽ Cần đảm bao

tính bảo mật và riêng tư của dữ liệu nhạy cảm Ngoài ra, việc đảo tạo nhân viên và

chuyên đổi từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử là quan trọng Nhân viên cần có kiếnthức và kỹ năng để sử dụng hệ thong mới, và việc dao tạo đó phải diễn ra một cáchhiệu quả Cũng không nên quên vấn đề hỗ trợ kỹ thuật, bởi vì hồ sơ điện tử liênquan đến phần mềm, cấu trúc dit liệu và kết nối mạng Sự hỗ trợ kỹ thuật liên tục vàkhả năng giải quyết sự cố kỹ thuật nhanh chóng là quan trọng đề đảm bảo hệ thốnghoạt động ôn định

18

Dé phát huy được các thế mạnh trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ

sơ điện tử thì cần phải có các chính sách khắc phục các rào cản trong việc ứng dụngCNTT vào quản lý hồ sơ điện tử Cụ thê trong đề tài này tác giả hướng tới nghiêncứu “Giải pháp chính sách khắc phục rào cản trong việc ứng dụng CNTT vàoquan lý hé sơ điện tử”

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1 Mục tiêu nghiên cứu

Đề xuất các giải pháp chính sách dé khắc phục rào cản trong việc ứng dụngCNTT vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

Đề đạt được mục tiêu nghiên cứu đã đề ra, luận văn có những nhiệm vụ

nghiên cứu sau đây:

- Phân tích cơ sở lý luận về chính sách khắc phục rào cản trong việc ứng

dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam;

- Khảo sát và phân tích thực trạng về chính sách ứng dụng CNTT vào quản

lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam;

- Dé xuất mục tiêu, nội dung chính sách dé khắc phục rào cản trong việc ứngdụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam

4 Phạm vi nghiên cứu

4.1 Pham vi về nội dung

Luận văn nghiên cứu vấn đề giải pháp chính sách rào cản trong việc quản lý

hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam Sau đó đề xuất các giải pháp chính sách

với cơ quan BHXH Việt Nam.

4.2 Pham vi về thời gian

Tác giả tiến hành nghiên cứu van đề quan lý hồ sơ điện tử chuyên môn củangành BHXH Việt Nam Thời gian dữ liệu phân tích được từ 2015 đến này (kế từQuyết định số 08/2015/QĐ-TTg ngày 09/3/2015 của Thủ tướng Chính phủ về thíđiểm giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN

4.3 Pham vi về không gian

Tác giả tiến hành nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ điện tử chuyên môn củangành BHXH Việt Nam tại 03 cấp quản lý:

- Trung ương là co quan BHXH Việt Nam,

- Cấp tỉnh là BHXH Hà nội

19

- Cap quận là BHXH Cầu Giấy, BHXH Thanh Xuân, BHXH Hoàng Mai

- Lý do tác giả chọn Thành phố Hà Nội là vì phạm vi rộng, có nhiều người

tham gia BHXH.

Dé có được cái nhìn toàn diện về thực trạng quan lý hồ sơ điện tử, giải quyết

các chính sách của BHXH Việt Nam thông qua các đợt khảo sát thực địa qua việc

thu thập, tổng hợp số liệu quản lý về lĩnh vực lưu trữ Bên cạnh đó, tác giả thamkhảo thêm các giải pháp quản lý hồ sơ điện tử của các chuyên gia trong lĩnh vực lưutrữ dé có hướng đưa ra các giải pháp và tìm kiếm giải pháp phù hợp với đặc thù của

cơ quan BHXH Việt Nam.

5 Mẫu khảo sát

Dé có được tính chính xác trong việc CCTTHC cần có nhiều ý kiến giữa

người sử dụng, người quản lý, cán bộ chuyên trách Tác giả sử dụng mẫu khảo sát “

Đánh giá mức độ hài lòng về BHXH Việt Nam trong ứng dụng CNTT vào thủ tụchành chính và triển khai thực hiện chính sách BHXN” để đánh giá được thể hiệntrong phần phụ lục

6 Câu hỏi nghiên cứu

6.1 Câu hỏi nghiên cứu chủ đạo

Cần tiến hành những giải pháp chính sách nào để khắc phục rào cản trong

việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam?

6.2 Câu hỏi nghiên cứu bố trợ

- Thực trạng ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ điện BHXH Việt Namđang diễn ra như thế nào?

- Có những rào cản nào trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử

của ngành BHXH Việt Nam?

7 Giả thuyết nghiên cứu

7.1 Giả thuyết nghiên cứu chủ đạo

Dé khắc phục rào cản trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tửcủa ngành BHXH Việt Nam cần tiến hành giải pháp chính sách về quản lý hồ sơ

điện tử.

7.2 Giả thuyết nghiên cứu bé trợ

- Việc ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ điện BHXH Việt Nam đang có

nhiêu đôi mới.

20

- Việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt

Nam đang gặp những rào cản trong việc quản lý tài liệu điện tử.

8 Phương pháp nghiên cứu

8.1 Phương pháp nghiên cửu tài liệu

Tác giả tập trung nghiên cứu các tài liệu liên quan đến chính sách, luật, nghị

định và thông tư của ngành BHXH Việt Nam

8.2 Phương pháp phỏng vấn

Tác giả đã phỏng van các lạnh đạo sở ban ngành cho ý kiến về chính sáchBHXH như giải quyết thủ tục, hưởng chế độ và thủ tục hành chính

8.3 Phương pháp điều tra bằng bảng hoi

Tác giả đã sử dụng các mẫu câu hỏi với người đang thực hiện giải quyếtchính sách, người tham gia và người quản lý để lấy ý kiến về việc ứng dụng CNTT

vào giải quyết thủ tục hành chính cũng như những khó khăn trong việc thực hiện

thủ tục

8.4 Các phương pháp nghiên cứu khác

Đề tài được thực hiện theo cách tiếp cận định tính dựa vào các phương phápphân tích tông hợp kết hợp các phương pháp thu thập dữ liệu định tính như:

- Định tính số liệu đã có, thống kê mô tả;

- Phương pháp thu thập thông tin tại ngành BHXH Việt Nam qua mẫu đánh giá;

Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng trong đề tài chủ yếu gồm: phươngpháp khảo sát thực địa, phương pháp lay mẫu đánh giá , phân tích và tong hợp

Phương pháp khảo sát được tác giả dùng để tìm hiểu khảo sát thực trạngquản lý hồ sơ BHXH điện tử của BHXH Việt Nam Tác giả tiến hành nghiên cứu

trực tiếp các quy định hiện hành, khảo sát trực tiếp thực tế quản lý hồ sơ điện tử tại

9 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phần phụlục, phần nội dung luận văn gồm 03 chương, cụ thé như sau:

- Chương 1 Cơ sở lý luận về chính sách khắc phục rào cản trong việc ứngdụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam;

- Chương 2 Thực trạng chính sách ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện

tử của ngành BHXH Việt Nam;

- Chương 3 Mục tiêu, nội dung giải pháp chính sách dé khắc phục rào can

trong việc ứng dụng CNTT vào quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam

21

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VE CHÍNH SÁCH KHÁC PHỤC RAO CAN

TRONG VIỆC ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ HÒ SƠ ĐIỆN TỬ CỦA

thực hiện như một thủ tục hoặc giao thức Các chính sách thường được cơ quan

quản trị thông qua trong một tổ chức

1.2 Khái niệm rào cản

“Rao cản” được sử dụng rất rộng rãi, tuy nhiên, rất ít khi người ta định nghĩa

về khái niệm này, mà định nghĩa thông qua các lĩnh vực cụ thé Trong nhiéu tai liéu,

“Rao can” được định nghĩa là tat cả những gi gây trở ngại, khó khăn cho hoạt độngtiếp cận một đối tượng nao đó

1.3 Cơ sở lý luận về hồ sơ điện tử

1.3.1 Các khái niém liên quan

1.3.1.1 Tài liệu điện tử

“Tai liệu điện tử” là một trong các loại “tài liệu”.

Trong đó, “Tài liệu là các đối tượng chứa thông tin, được tạo ra trong quátrình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân Bao gồm nhiều dạng khác nhau,bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, số sách,bảng thống kê Ngoài ra, tài liệu có thể là âm bản, đương bản phim, ảnh, video;

băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học hoặc nghệ

thuật; 86 cong tac, nhat ky, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấnphẩm và các vật mang thông tin khác.” (Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011)

Hiện nay, thuật ngữ “Tài liệu điện tử” đang được dùng phô biến trong các tài

liệu chuyên môn cũng như trên các phương tiện thông tin đại chúng Đang có một

số cách hiểu như sau về “Tài liệu điện tử”:

"Tài liệu điện tử" đề cập đến các vật mang thông tin được tạo ra, truyền đi vàlưu trữ thông qua các công nghệ điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây,

quang học hoặc công nghệ tương tự Chúng được tạo lập trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức hoặc cá nhân hoặc thông qua việc chuyên đôi các dạng thông

22

tin từ các vật mang thông tin khác thành dạng thông tin sử dụng tín hiệu số Quátrình này, gọi là "số hóa" theo Luật CNTT năm 2006, chuyên đổi thông tin từ dạng

analog sang dạng số Cụ thé, "phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện

tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ

tương tự" được gọi là "phương tiện điện tử" theo Luật Giao dịch điện tử ngày

29/11/2005 Trong khi "thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu

trữ bằng phương tiện điện tử" được hiéu là "thông điệp dữ liệu." Day là quá trìnhtruyền tải thông tin dưới dạng dữ liệu sử dụng các phương tiện điện tử (Luật Giao

dịch điện tử năm 2005).

"Tài liệu điện tử" bao gồm tất cả các tài liệu số, cả những tài liệu ban đầu đãđược tạo ra dưới dạng sỐ (non-digital) và những tài liệu đã được chuyên đôi Sangdạng số (digitalised) Đây là định nghĩa áp dụng cho mọi loại tài liệu mà trong đóthông tin được biểu diễn, lưu trữ và truyền tải dưới dang số hóa Điều này có thé

bao gồm các tài liệu ban đầu đã được tạo ra dưới dạng số cũng như những tài liệutruyền thống được chuyên đổi sang dang số qua quá trình số hóa Đây là một khái

niệm quan trọng khi nghiên cứu và xây dựng quy trình quản lý và xử lý tài liệu điện

tử trong các hoạt động văn thư của các cơ quan từ Trung ương đến cấp tỉnh, theonghiên cứu khoa học của Vũ Hồng Mây (2010)

Tác giả nhận thấy, các khái niệm trên đều có điểm chung là khăng định tàiliệu điện tử bao gồm 02 loại hình:

Một là được tạo lập trực tiếp, trực tuyến trên các phương tiện điện tửHai là được hình thành bằng VIỆC số hóa tài liệu trên các vật mang tin khác

Theo Khoản I Điều 13 Luật Lưu trữ năm 2011, "Tài liệu lưu trữ điện tử" là

tài liệu được tao ra dưới dạng thông điệp dữ liệu trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tổ chức hoặc cá nhân, được chọn lựa dé lưu trữ hoặc được chuyển đổi từ các

tài liệu lưu trữ trên các vật mang thông tin khác sang dạng điện tử Từ định nghĩa

của "Tai liệu lưu trữ điện tử”, chúng ta có thé hiểu "Tài liệu điện tử" là tài liệu đượctạo ra dưới dạng thông điệp dữ liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chứchoặc cá nhân hoặc đã được chuyền đổi từ các tài liệu trên các vật mang thông tin

khác sang dạng điện tử.

Trong đề tài này, tôi giới hạn sử dụng khái niệm sau: “Tai liệu điện tử bao

gồm tài liệu được tạo ra trực tiếp dưới dạng điện tử trong quá trình hoạt động của cơ

quan, tô chức hoặc được sô hóa từ tài liệu giây”.

23

1.3.1.2 Hồ sơ điện tử

Hồ sơ điện tử là bộ sưu tập các tài liệu điện tử liên quan đến một van dé, sựviệc, hoặc một đối tượng cụ thể, hoặc có những đặc điểm chung nhất định, được

hình thành trong quá trình theo dõi và xử lý công việc trong phạm vi chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan, tô chức hoặc cá nhân (Khoản 1 Điều 2 của Nghị định SỐ

01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ.)

Ví dụ: Ho sơ điện tử VSSID của người tham gia BHXH (phụ lục 1)Dựa trên khái niệm trên, ta cũng có thé hiểu "Hồ sơ điện tử" như một tậphợp các tài liệu trên giấy có mối liên kết với nhau về một vấn đề, sự việc hoặc mộtđối tượng cụ thể, hoặc chia sẻ những đặc điểm chung, được tạo ra trong quá trình

theo dõi và giải quyết công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tô

chức hoặc cá nhân.

Ví dụ: Hồ sơ về việc nâng lương thường xuyên năm 2022 cho ông Nguyễn

Văn A

Thông tin biên mục trên bìa của hồ sơ về cơ bản là giống các thông tin trên hồ

sơ điện tử nhưng chỉ khác là có thêm thông tin về phông số, mục lục hồ sơ số, không

có thông tin về mã định danh của cơ quan, tô chức và được biên mục bằng tay

Trong đó, "Hồ sơ" là một bộ sưu tập các tài liệu có liên quan đến một van dé,

một sự việc hoặc một đối tượng cụ thé, hoặc chia sẻ những đặc điểm chung, đượctạo ra trong quá trình theo dõi và giải quyết công việc trong phạm vi chức năng,

nhiệm vụ của cơ quan, tô chức hoặc cá nhân (khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ ngày

11/11/2011).

Từ các khái niệm và ví dụ trên, chúng tôi nhận xét như sau:

Thứ nhất, có thê khăng định hồ sơ điện tử là một loại hồ sơ

Thứ hai, về cơ bản khái niệm “Hồ sơ điện tử” giống khái niệm “Hồ sơ giấy”.

Điểm khác biệt duy nhất giữa 02 loại hình hồ sơ này là 02 cụm từ “tài liệu điện tử”

và “tài liệu giấy” Hồ sơ điện tử có các thành phan là các tài liệu điện tử bằng cáctệp được lưu trữ nên hồ sơ này được thao tác trên máy tính ,điện thoại, máy tínhbảng chỉ tồn tại trong môi trường mạng được lưu trữ tại các trung tâm data dướidạng đám mây và tập hợp lập thành hồ sơ bản mềm, biên mục các thông tin về hồ

sơ được thực hiện bang các chức năng nhập dữ liệu vào phần mềm và được lưu trên

các máy chủ môi khi cân thao tác chỉ cân truy xuât tớ trung tâm bộ nhớ từ các máy

24

trạm Trong khi đó hồ sơ giây có các thành phan là tài liệu giấy dưới dang bản cứngnên hồ sơ này được lập thành hồ sơ theo phương thức thủ công ghi chép (thao táctrực tiếp bằng tay) và lưu trữ tồn tại trong môi trường vật lý tự nhiên (môi trườngbảo quản trong giá, hộp, bìa hồ sơ, kho lưu trữ).

Thứ ba, hồ sơ điện tử được quan lý bằng mã hồ sơ thay cho tên gọi như hỗ

sơ giấy

1.3.1.3 Tổ chức quản lý hô sơ điện tử

a) Khái niệm

Trước hết dé hiểu được khái niệm “tổ chức quản lý hồ sơ điện tử”, chúng tôi

thống nhất cách hiểu về 02 khái niệm “tổ chức” và “quản lý”

Về khái niệm “tô chức”: Hiện nay, từ “tô chức” được hiểu theo nhiều nghĩakhác nhau Tổ chức là các hoạt động cần thiết để xác định cơ cấu, bộ máy của hệthống, xác định những công việc phù hợp với từng nhóm, từng bộ phận và giao phócác bộ Trong dé tài này, tôi sử dụng khái niệm tổ chức là một hoạt động Với cáchtiếp cận này chúng ta có thể hiểu: “tổ chức là cách xây dựng thiết kế bộ máy hoạtđộng thường xuyên theo phân cấp chức năng Được sắp xếp, bố trí, sử dụng cácnguồn lực con người, cơ sở hạ tầng và nhằm phát triển thực hiện mục tiêu chung”

Khái niệm "quản lý" bao gồm việc thiết lập chiến lược của một tổ chức vàđiều phối nỗ lực của nhân viên (hoặc tình nguyện viên) để đạt được các mục tiêuthông qua việc sử dụng các nguồn lực có sẵn, bao gồm tài chính, tự nhiên, công

nghệ và nhân lực.

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, "quản ly" như là một động từ có nghĩa là

"Quản" - nghĩa là trông coi, giữ gìn theo các yêu cầu cụ thé; "Lý" - nghĩa là tổ chức

và điều khiển các hoạt động theo các yêu cầu nhất định

Theo lý thuyết hệ thống, "quản ly" là việc thực hiện sự tác động mục tiêu củangười quan lý đến một hệ thống nào đó dé thay đổi từ trạng thái này sang trạng tháikhác, theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ dé tạo ra một hệ thống mới và điều khiển

hệ thống đó (Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001)

Mặt khác, “tô chức” được tạo thành từ con người, hệ thong va quy trinh Noicách khác, sự kết hop giữa ba yếu tổ “con người”, “hệ thống” và “quy trình” tao nênnhững đặc trưng riêng biệt của một tổ chức Quan lý cần tạo ra sự chuyền đổi vềmặt quan điểm, tư duy, hành động và tất nhiên sẽ tác động đến cả ba yếu tố “con

25

người”, “hệ thông” và “quy trình” cũng như sự kết hợp giữa ba yếu tố này Trong

đó, con người là yếu tố then chốt dé thực hiện mọi nhiệm vụ của tô chức, hệ thống

là yếu tố nền tang cơ sở (điều kiện cần) và quy trình là yếu tố quan trọng không thé

thiếu (điều kiện đủ) dé vận hành tô chức

Từ những phân tích ở trên và theo nghĩa nội hàm của đề tài luận văn, chúng

tôi sử dụng khái niệm quản lý sau: “Quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ

thể quản lý tác động đến các yếu tô cấu thành tô chức bao gồm: con người, hệ thống

và quy trình, nhằm biến tổ chức đó từ trạng thái này sang trang thái khác nhằm đạtđược mục tiêu của tô chức”

Kết nối 02 khái niệm trên với khái niệm “hồ sơ điện tử” ở mục 1.1.1.2, tác giảđưa ra khái niệm “T6 chức quan lý hồ sơ điện tử”: “Là sự sắp xếp, bố trí, sử dung,phát triển các yếu tô trong tổ chức bao gồm: con người, hệ thống và quy trình nhằmquản lý hồ sơ điện tử sản sinh trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức”

b) Nội dung

Tổ chức quản lý hồ sơ điện tử gồm các nội dung sau:

- Sắp xếp, bồ trí, sử dụng, phát triển nguồn nhân sự:

- Xây dựng hệ thống văn bản quản lý; hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị

và hệ thống phần mềm quản lý hồ sơ điện tử:

- Xây dựng quy trình quản lý hồ sơ điện tử

- Tổ chức thực hiện nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ điện tử

- Tổ chức hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ điện tử

1.3.1.4 Quy trình quản lý hồ sơ điện tử

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, "quy trình" (tiếng Anh: Procedure) được

định nghĩa là chuỗi các bước thực hiện một hoạt động đã được quy định, có tính

chất bắt buộc, dé đáp ứng các mục tiêu cụ thé trong quan lý và điều hành Những

hoạt động này bao gồm tat cả các hình thức hoạt động (hoặc quá trình) trong cuộcsong xã hội cua con người, chăng hạn như sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo,nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh Quy trình xuất hiện phố biến trongquá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loàinhện, xây tô của chim hoặc cách săn môi của hồ báo

Tóm lại, quy trình là chuỗi các bước thực hiện một hoạt động đã được quy

định, có tính chất bắt buộc, dé đáp ứng các mục tiêu cụ thé trong hoạt động quan lý

và điều hành.

26

1.3.2 Đặc điểm của hô sơ điện tử

Khi nghiên cứu về hồ sơ điện tử, chúng tôi nhận thấy hồ sơ điện tử có nhữngđặc điểm cơ bản sau đây:

Một là, hồ sơ điện tử có thé hình thành gián tiếp thông qua quá trình số hóa

tài liệu từ các vật mang thông tin khác hoặc tạo ra trực tiếp trên các thiết bị điện tử

Hai là, hồ sơ điện tử được tạo ra thông qua việc áp dụng CNTT để kết nối

các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi và xử lý công việc của cơ

quan, tô chức hoặc cá nhân

Ba là, việc tạo lập, chuyên phát, trao đối, giao nộp, thu thập, bảo quản, khaithác sử dụng, tiêu hủy hồ sơ điện tử được thực hiện trên môi trường mạng và phụthuộc vào các phần mềm ứng dụng Vì vậy, hồ sơ điện tử tồn tại trong môi trườngđiện tử, bang mắt thường không quan sát thấy

Bốn là, các thành phần của hồ sơ điện tử rất đa dạng, bao gồm nhiều loại tàiliệu điện tử được tạo lập từ nhiều định dạng file khác nhau như: file văn phòng,

PDF, video, âm thanh, hình anh, bảng tính điện tử, biểu đồ, thông tin tĩnh và động

Năm là, hồ sơ điện tử được biên mục bang ma hé so thay cho tiéu dé hé sogiống như hồ sơ giấy

Sáu là, hồ sơ điện tử có thé dé dàng xóa bỏ, chỉnh sửa, nhân bản thành nhiều

hồ sơ từ số hồ sơ ban đầu, có giá trị như nhau; cho phép gán một văn bản, tài liệuđiện tử cho nhiều hồ sơ mà không cần nhân bản; cho phép gán một hồ sơ cho nhiềunhóm tài liệu mà không cần nhân bản; có khả năng sao lưu và phục hồi dữ liệu khi

gặp sự cố.

Bảy là, hồ sơ điện tử có thể phục vụ nhiều người khai thác, sử dụng trong

cùng một thời điểm và ở mọi nơi có sử dụng internet Khi tra tìm hồ sơ có thể tìmđược nhiều hồ sơ có liên quan về mặt nội dung với hồ sơ cần tìm kiếm Thống kê

tình hình khai thác và sử dụng hồ sơ điện tử dựa vào chức năng lưu lịch sử truy cập

và sử dụng văn bản, tài liệu trong hồ sơ điện tử của Hệ thong quan ly hồ sơ điện tử

Tám là, thời hạn bảo quản hồ sơ điện tử được tự động thông báo trên Hệthống đối với những hồ sơ hết thời hạn bảo quản và cho phép đánh giá lại giá trị

1.3.3 Nguyên tắc, yêu cầu quản lý hỗ sơ điện tử

Trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi tổng hợp được 03 nguyên tắc và 04

yêu cầu cơ bản trong việc quản lý hồ sơ điện tử của các cơ quan, tô chức cần phải

tuân thủ sau đây:

27

Nguyên tắc 1: Hồ sơ điện tử của các cơ quan, tô chức cần được quản lý theonguyên tắc tập trung và thống nhất Việc quản lý tài liệu được thực hiện thông qua

hệ thông lưu trữ quốc gia tại Việt Nam Mỗi Bộ, Ngành sẽ quản lý tài liệu thông qua

hệ thống lưu trữ của riêng mình Tương tự, các co quan, đơn vi sẽ thực hiện việcquản lý tài liệu thông qua hệ thống lưu trữ riêng của mình

Nguyên tắc 2: Quản lý hồ sơ điện tử phải tuân thủ nguyên tắc đảm bảo anninh, an toàn, bảo mật đối với các hồ sơ điện tử thuộc Danh mục hạn chế sử dụng.Phương tiện lưu trữ các hồ sơ điện tử này không được kết nối và sử dụng trên mạng

diện rộng.

Nguyên tắc 3: Quản lý hồ sơ điện tử theo nguyên tắc công khai, minh bạch

đối với các hồ sơ không thuộc Danh mục hạn chế sử dụng, được phép công khai

Yêu cầu thứ nhất: Việc quản lý hồ sơ điện tử cần tuân thủ quy trình như thuthập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng và tiêu hủy theo quy

định của pháp luật.

Yêu cầu thứ hai: Việc bảo quản an toàn hồ sơ điện tử, sử dụng một cách hiệu

quả, sao lưu định kỳ và cập nhật theo công nghệ thích hợp.

Yêu cầu thứ ba: Quy định rằng hồ sơ điện tử nằm trong Danh mục nộp lưuvào Lưu trữ cơ quan cần phải được giao nộp theo quy trình, thủ tục và thời hạn xácđịnh, còn hồ sơ điện tử thuộc Danh mục nộp lưu vao Lưu trữ lịch sử sẽ được nộp và

lưu trữ theo quy định của pháp luật và của cơ quan quản lý.

Yêu cầu thứ tư: Việc phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử cần được đặt trong

môi trường lưu trữ phù hợp dé đảm bảo an toàn và bền vững

1.3.4 Vai trò của việc quản lý h sơ điện tử

Quản lý hồ sơ điện tử hiệu quả sẽ mang lại nhiều lợi ích đối với sự hìnhthành, phát triển của cơ quan, tổ chức và ngược lại

Thứ nhất, giúp cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý một cách nhanhchóng, khoa học, hiệu quả Ví dụ: Trong khi đi công tác, Giám đốc Trung tâm Lưutrữ yêu cầu cung cấp hồ sơ Báo cáo tổng kết công tác năm 2018 của Trung tâm Lưutrữ, cán bộ lưu trữ chỉ mất vài giây hoặc vài phút truy cập phần mềm lưu trữ hồ sơđiện tử, tìm kiếm là có thé cung cấp cho lãnh đạo qua phương tiện máy tính thay viphải mat nửa tiếng hoặc hàng giờ tra số thủ công, vào kho tìm, phô tô hồ sơ giấy vàđem hồ sơ đến cho lãnh đạo

28

Thứ hai, trong giai đoạn hiện nay khi hồ sơ điện tử là một lại hình hồ sơ mớicòn chưa thay thé hoàn toàn hồ sơ giấy thì việc quản lý hồ sơ điện tử là phương án

dự phòng tối ưu giảm thiểu các rủi ro về thiên tai, lũ lụt, hỏa hoạn gặp phải trong

quá trình quản lý hồ sơ giây Mặc dù hồ sơ điện tử cũng có thê gặp rủi ro như nhiễm

virut, bị mất do đánh cắp dữ liệu nhưng có thể được khắc phục bằng cách sao lưu

dữ liệu dự phòng, chuyên đổi phương tiện lưu trữ định kỳ và các giải pháp công

nghệ đảm bảo an ninh, an toàn, bí mật tài liệu.

Thứ ba, sự tồn tại của hồ sơ điện tử là một minh chứng cho thấy co quan,đơn vị đã ứng dụng CNTT vào trong các hoạt động nghiệp vụ Do đó, quản lý hồ sơđiện tử tốt bên cạnh việc quản lý tốt hồ sơ giấy là góp phần hoàn thiện Phông lưu

trữ của cơ quan, don vi.

Thứ tư, góp phan giữ gìn, phát huy giá tri của hồ sơ lưu trữ điện tử phục vụ

hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, tuyên truyền, giáo dục văn hóa, truyềnthống, lịch sử của cơ quan, đơn vị nói riêng và của đất nước nói chung

Thứ năm, góp phần cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác, đảm bảo sựhài lòng của khách hàng (người dân, doanh nghiệp, đối tác) của cơ quan, đơn vịmình Ví dụ: Người dân muốn khai thác hồ sơ hưởng chế độ hưu trí của mình tại cơquan BHXH, cán bộ bảo hiểm truy cập phần mềm tìm kiếm, khai thác và in bảngiấy cung cấp cho người dân Việc này chỉ mat vài phút là hoàn thành thay vì phải

chờ đợi vài ngày như trước kia.

Thứ sáu, trong ngữ cảnh Chính phủ đang tập trung mạnh mẽ vào việc áp dung

CNTT trong việc quản lý nhà nước nhăm đáp ứng nhu cầu phục vụ và thúc day pháttriển kinh tế - xã hội, việc quản lý hồ sơ điện tử đóng vai trò cực kỳ quan trọng Điềunay giúp các co quan va đơn vị phát triển cùng xu hướng chung của xã hội, tránh tụt

hậu so với các tổ chức khác Đồng thời, nó cũng góp phan quan trọng trong việc thực

hiện mục tiêu "Chính phủ điện tử” và nâng cao hiệu suất của CCHC nhà nước

Thứ bảy, mỗi cơ quan, tô chức quản lý tốt hồ sơ điện tử của mình còn gópphần Vào việc tao nguồn nộp lưu hồ sơ điện tử có giá trị cao cho Phông lưu trữ lịch

sử các cấp và Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam

1.3.5 Trách nhiệm quản lý hồ sơ điện tử

Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử cần thực hiện kiểm tra định kỳ, sao lưu đề

bảo đảm an toàn, toàn vẹn và khả năng truy cập tài liệu lưu trữ điện tử Việc phân

loại và lưu trữ phải tiện lợi nhưng không được thay đổi nội dung tài liệu Trách

29

nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức là hướng dẫn thực hiện quản lý hồ sơ

điện tử theo quy định pháp luật.

Người chịu trách nhiệm về lưu trữ phải đề xuất cho người đứng đầu cơ quan,

tổ chức thực hiện đúng quy định về lưu trữ hồ sơ điện tử Bộ phận chuyên môn về

CNTT của cơ quan, tổ chức cần đề xuất và hỗ trợ việc ứng dụng CNTT trong quan

lý hồ sơ điện tử, cũng như duy trì hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Người có trách nhiệm trực tiếp trong việc giám sát và xử lý công việc cầnthực hiện các quy định vé tao lap, quan ly hồ sơ điện tử trong quá trình thực hiệncông việc, đồng thời chịu trách nhiệm giao nộp hồ sơ điện tử vào cơ sở lưu trữ cơ

quan.

1.4 Cơ sở pháp lý về ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ điện tử

1.4.1 Văn bản pháp lý của Nhà nước, Bộ, Ngành

1.4.1.1 Các văn bản pháp lý liên quan đến quản lý hỗ sơ điện tửTrước hết có thé khang định hồ sơ điện tử là một loại hồ sơ nên việc quan lý

loại hình hồ sơ này thuộc phạm vi điều chỉnh của các văn bản pháp lý liên quan đến

lĩnh vực văn thư và lưu trữ.

Qua nghiên cứu chúng tôi nhận thấy, Luật Lưu trữ, Nghị định về công tácvăn thư và các văn bản dưới luật đã khẳng định tài liệu điện tử là một loại hình tàiliệu lưu trữ, cần được quản lý, bảo quản và sử dụng phương pháp chuyên môn,

nghiệp vụ riêng biệt.

Nội dung tại Khoản 1,2 Điều 13 Mục I Chương II Luật Lưu trữ ngày11/11/2011 là cơ sở pháp lý đầu tiên thừa nhận sự ra đời, loại hình và yêu cầu quản

lý tài liệu lưu trữ điện tử:

Tài liệu lưu trữ điện tử là các thông tin được tạo lập dưới dạng thông điệp dữ

liệu trong quá trình hoạt động của cơ quan, tô chức hoặc cá nhân, được chọn lựa délưu trữ hoặc được chuyên đổi thành tài liệu số từ tài liệu lưu trữ trên các phương

tiện khác.

Tài liệu lưu trữ điện tử phải tuân thủ các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào

va đáp ứng yêu cau về tính kế thừa, tính thống nhất, xác thực, an toàn và khả năngtruy cập Đồng thời, cần áp dụng các phương pháp chuyên môn và quy trình nghiệp

vụ riêng biệt trong việc bảo quản và sử dụng chúng.

Việc số hóa tài liệu từ các phương tiện lưu trữ khác không có ý nghĩa thay

thế hoàn toàn cho tài liệu đã được chuyên đôi sang dạng điện tử.

30

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ, việc quy định

rõ về tài liệu lưu trữ điện tử tiếp tục làm rõ rằng có hai loại: tài liệu tạo lập trực tiếptrên các phần mềm quản lý của cơ quan, tổ chức và tài liệu hình thành gián tiếpthông qua việc số hóa tài liệu từ các phương tiện lưu trữ khác như giấy, phim ảnh,

bang đĩa Nghị định nay cũng di sâu vào việc quản lý hai loại tài liệu lưu trữ điện

tử nói trên Đặc biệt, đối với tài liệu điện tử được hình thành thông qua quá trình sốhóa, Nghị định cũng nhấn mạnh quy định: “Các cơ quan, tô chức không được xóatài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi đã được chuyên đổi thành dang

điện tử.”

Các cơ quan, tô chức phải sử dụng chữ ký số cho tài liệu điện tử Chữ ký số

của họ cần tuân theo quy định về giao dịch điện tử theo luật pháp (quy định trong

Điều 4 và 5 Chương II của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP)

Ngoài ra, Nghị định cũng đi vào chỉ tiết về các vấn đề khác như việc thu thậptài liệu lưu trữ điện tử (Điều 7 Chương II), bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ điện

tử (Điều 8 và 9 Chương II), cũng như trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ điện tử(Điều 13 Chương II)

Điều 6 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP mới chỉ đề cập sơ bộ đến vấn đề tiêuchuẩn dữ liệu thông tin đầu vào của tài liệu lưu trữ điện tử thì Thông tư số

02/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ Quy định tiêu chuẩn

dữ liệu thông tin đầu vào của cơ sở đữ liệu tài liệu lưu trữ và yêu cầu bảo quản cơ

sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,

tổ chức lại quy định rất cụ thé về vấn dé này Có thé nói đây là văn bản rất quan

trọng, cốt lõi, mang tinh hướng dẫn nghiệp vụ cao dé các cơ quan, tô chức xây dựng

Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử

Tại Chương IV Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ

về công tác văn thư, lưu trữ cũng quy định nội dung lập và nộp lưu hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan đối với cả 02 loại hình hé sơ giấy và hồ sơ điện tử Tuy nhiên,nội dung lập và nộp lưu hồ sơ đối với loại hình hồ sơ điện tử cũng vẫn mang tínhchung chung chưa cụ thé

Mục tiêu cụ thể và chỉ tiêu các văn bản pháp lý:

a) Hoàn thiện hệ thong các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bảnhướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ điện tử

31

b) Xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan

Đảm bảo rang ít nhất 80% hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại các cơ quan nhà nướcđược tạo ra dưới dạng điện tử sẽ tuân theo quy định về giao dịch điện tử và lưu trữ

điện tử theo pháp luật (trừ các trường hợp khác theo quy định pháp luật) Hơn nữa,

ít nhất 90% tài liệu Lưu trữ cơ quan sẽ thực hiện việc khai thác và sử dụng trongmôi trường mạng Và ít nhất 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành tại các cơ quan,

tô chức thuộc danh mục nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, đều sẽ được trích xuất vàchuyên giao vào Lưu trữ lịch sử trong vòng 3 năm ké từ thời điểm tài liệu được tạo

ra (trừ các trường hợp khác theo quy định pháp luật).

Các văn bản gồm: Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005, Luật CNTT ngày

29/6/2006, Luật An toàn thông tin mạng ngày 19/11/2015, Luật Tiếp cận thông tin

2016 đã được lần lượt ban hành Luật Giao dịch điện tử ngày 29/11/2005 chứa các

quy định về nguyên tắc thực hiện giao dịch điện tử; thông điệp dtr liệu; giá tri của

chữ ký điện tử; quy trình chứng thực chữ ký điện tử và người tham gia vào giao

dịch điện tử; tính hợp pháp của giao dịch điện tử; các van đề về an ninh, an toàn và

bảo mật trong giao dịch điện tử; vấn đề lưu trữ thông điệp dữ liệu Luật CNTT ngày29/6/2006 quy định về việc áp dụng và phát triển CNTT; các biện pháp đảm bảo

việc áp dung và phát triển CNTT; quyền và trách nhiệm của cơ quan, tô chức và cánhân tham gia vào việc áp dụng và phát triển CNTT Điều đặc biệt ở Chương 2 của

Luật này tập trung vào các nội dung liên quan đến quản lý, sử dụng, truyền tải, và

lưu trữ tạm thời thông tin số hay thông tin điện tử (vì thông tin số chính là thông tin

điện tử).

Thông tư số 24/2011/TTBTTTT ngày 20/9/2011 của Bộ Thông tin và Truyềnthông đã ban hành quy định chi tiết về dữ liệu đặc ta; việc sử dụng, tạo lập và lưutrữ dữ liệu đặc tả trên trang thông tin điện tử hoặc công thông tin điện tử của các cơquan nhà nước Đây cung cấp cơ sở cho việc các cơ quan, tổ chức áp dụng việc xâydựng, sử dụng và lưu trữ dữ liệu đặc tả của hồ sơ điện tử trên Hệ thống lưu trữ hồ sơ

điện tử của cơ quan tương ứng.

Điều 3 Chương I của Luật Tiếp cận thông tin ngày 06/4/2016 quy định rằng

"Thông tin được cung cấp phải chính xác, đầy đủ và việc cung cấp thông tin phải

diễn ra đúng thời hạn, minh bạch, thuận lợi cho công dan; tuân theo thứ tự và quy

trình theo quy định của pháp luật" Đây chính là một cơ sở pháp lý và là mục tiêu

32

cần đạt được của việc quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam Là một

ngành đặc thù có chức năng thực hiện chính sách BHXH, BHYT, BHTN trên cả

nước nên hồ sơ điện tử của ngành liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích của ngườidân Do đó quản lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam luôn hướng tới mụctiêu là phục vụ người dân một cách tốt nhất

1.4.1.2 Văn bản pháp lý liên quan đến quản lý hô sơ điện tử của ngành

BHXH Việt Nam

Đầu tiên, Quyết định số 08/2015/QD-TTG ngày 09/3/2015 của Thủ tướngChính phủ về thí điểm giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN quyđịnh về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHTN,BHYT va đề nghị cấp sô BHXH, thẻ BHYT là văn bản pháp ly đầu tiên khangđịnh sự ra đời của loại hình hồ sơ BHXH điện tử của ngành BHXH Việt Nam thaythế hồ sơ BHXH giấy Quyết định đưa ra cách hiểu ban đầu về thuật ngữ “hồ sơbảo BHXH điện tử” là các thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử về tham giaBHXH, BHTN, BHYT và đề nghị cấp số BHXH, thẻ BHYT (khoản 3 Điều 3

Chương I); đồng thời quy định các vần đề liên quan đến hồ sơ BHXH điện tử

gồm: thành phần; yêu cầu, giá trị pháp lý; thời hạn nộp hồ sơ; lưu trữ, hủy và tiêuhủy hồ sơ BHXH điện tử (từ Điều 13 đến Điều 17 Chương II) Ngoài ra, Quyếtđịnh này còn quy định cách thức thực hiện của tô chức khi thực hiện giao dịchthông qua Cổng thông tin điện tử BHXH Việt Nam và thông qua Cổng giao dịchđiện tử của t6 chức hoạt động trong lĩnh vực CNTT được BHXH Việt Nam ký hợp

đồng cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH

(Chương IV, V); quy định quyền và nghĩa vụ của các bên khi tham gia giao dịch

điện tử (Chương II).

Tiếp đến ngày 14/10/2015 Chính phủ ban hành Nghị quyết số 36a/NQ-CP về

CPĐT nêu rõ: “đến năm 2016, các Bộ, Ngành trung ương có 100% dịch vụ cungcấp trực tuyến Các giao dịch trong quá trình xử lý hd sơ và cung cấp dịch vuđược thực hiện trên môi trường mang” Đồng thời Nghị quyết cũng dé ra giải pháp

cụ thé cho từng Bộ, Ngành dé thực hiện mục tiêu chung CPĐT Ngành BHXH Việt

Nam được giao nhiệm vụ:

Triển khai ứng dụng phần mềm hỗ trợ việc kê khai hồ sơ tham gia BHXH,BHTN và BHYT trên phạm vi toàn quốc; tiến hành nghiên cứu, đề xuất, và triển

33

khai việc áp dụng chữ ký số trong quá trình kê khai và nộp thuế BHXH, BHYT qua

mạng điện tử.

Xây dựng kế hoạch kết nối mạng giữa các cơ quan BHXH trên toàn quốc;xác lập hệ thống thông tin tập trung về BHXH trên phạm vi cả nước, tiến đến thựchiện giao dịch điện tử đối với các thủ tục kê khai, thu nộp, và giải quyết chính sáchliên quan đến BHXH và BHYT

Nghị quyết số 36a/NQ-CP một lần nữa khang định vai trò và định hướng xuthế phát triển ngày càng gia tăng về số lượng và phức tạp về loại hình của hồ sơBHXH điện tử của ngành BHXH Việt Nam Vấn đề đặt ra đối với ngành BHXHViệt Nam là cần phải quản lý tốt khối hồ sơ này dé đảm bảo thực hiện tốt chức năng

được giao “là cơ quan có chức năng thực hiện chế độ, chính sách BHXH, BHTN,

BHYT trên cả nước.

Ngày 24/12/2016 Chính phủ ban hành Nghị định số 166/2016/NĐ-CP Quy

định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực BHXH, BHYT, BHTN Day là văn bản có

giá trị pháp lý cao nhất chính thức công nhận giá trị của hồ sơ BHXH điện tử Theo

đó khái niệm “hồ sơ BHXH điện tử” được hiểu rõ hơn và đầy đủ hơn tại khoản 2

Điều 3 Chương I: “Là hồ sơ đăng ký tham gia, cấp sô BHXH, thẻ BHYT, giải quyết

và chi trả các chế độ BHXH, BHYT, BHTN, giám định thanh toán chi phí khámchữa bệnh BHYT theo quy định của pháp luật bằng phương tiện điện tử” Hồ sơ

BHXH điện tử được công nhận là một loại chứng từ BHXH điện tử và có giá trị

pháp lý như hồ sơ BHXH giấy Nghị định tiếp tục quy định day đủ hơn, rõ hơn về

các van đề đã được quy định tại Quyết định số 08/2015/QD-TTG

1.4.2 Văn bản của ngành BHXH Việt Nam

Căn cứ Quyết định số 08/2015/QĐ-TTg, ngày 09 tháng 03 năm 2015, hồ sơ

BHXH điện tử trên cổng thông tin điện tử của ngành BHXH Việt Nam.

Quyết định này điều chỉnh quy trình giao dịch điện tử liên quan đến việctham gia BHXH, BHYT, BHTN, cũng như đề xuất cấp sô BHXH va thẻ BHYT

BHXH Việt Nam đã ban hành 02 Kế hoạch có tính định hướng chiến lượccho công tác quản lý hồ sơ điện tử của ngành:

Một là, Quyết định số 1526/QD-BHXH ngày 02/6/2021 thực hiện việc triểnkhai Quyết định số 458/QD-TTG của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Đề án

“Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025” Trong đó,

34

BHXH Việt Nam đã xác định các mục tiêu và chỉ tiêu cụ thể cho công tác lưu trữ hồ

sơ điện tử như sau:

+) Giai đoạn từ năm 2021 đến năm 2025: Thực hiện việc số hóa tôi thiểu

30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử tại Lưu trữ ngành BHXH, đặc biệt là

những tài liệu có tần suất sử dụng cao, biên mục đữ liệu cần đáp ứng yêu cầu phục

vụ người sử dụng tải liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4 Ngoài ra, việc lưu trữ hồ sơ

và tài liệu điện tử trên Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử của ngành BHXH cần đáp ứng

các chỉ tiêu sau:

Bao đảm tối thiểu 80% hồ sơ, tài liệu lưu trữ của ngành BHXH được tạo lậpdưới dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện

tử, trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác Bảo đảm tối thiểu 90% quá

trình khai thác và sử dụng tải liệu lưu trữ trong môi trường mạng của Lưu trữ ngành

BHXH Bảo đảm tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong hoạt độngcủa ngành BHXH thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử với thời hạn bảo quảnvĩnh viễn, và được trích xuất chuyển giao vào Lưu trữ lịch sử trong thời hạn 03 năm

kể từ khi tài liệu được tạo lập, trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác

Hai là, Kế hoạch số 2402/KH-BHXH ngày 06/8/2021 Kế hoạch triển khaithực hiện Quyết định số 468/QD-TTG ngày 27/3/2021 của Thủ tướng Chính phủ

phê duyệt Đề án đổi mới việc thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong

giải quyết thủ tục hành chính của ngành BHXH Việt Nam Kế hoạch đặt mục tiêuđến năm 2025: “100% TTHC thuộc thẩm quyền giải quyết được tiếp nhận, giải

quyết TTHC không phụ thuộc vào địa giới hành chính, trừ trường hợp TTHC yêu

cầu phải kiểm tra thực địa, đánh giá, kiểm tra, thẩm định tại cơ sở; 100% hồ sơ, giấy

tờ kết quả giải quyết TTHC được số hóa và kết nối, chia sẻ dir liệu phục vụ giảiquyết TTHC; Giảm thời gian chờ đợi của người dân, doanh nghiệp xuống còn tôi da

15 phút/01 lượt giao dịch vào năm 2025.”

Đây là 02 văn bản quan trọng, là mục tiêu cần đạt được của hoạt động quản

lý hồ sơ điện tử của ngành BHXH Việt Nam Bởi lẽ, suy cho cùng thì quản lý hồ sơđiện tử nhằm hướng tới phục vụ chính cho hoạt động quản lý của cơ quan và nhucầu khai thác, sử dụng của tô chức, cá nhân Đề đạt được các chỉ tiêu cụ thé trên,BHXH Việt Nam cần nghiên cứu, xây dựng và triển khai các giải pháp cụ thể phù

hợp với mục tiêu trong từng giai đoạn.

35

Hiện tại, Quyết định số 896/QĐ-BHXH ngày 16/9/2021 Quyết định banhành Danh mục Dịch vụ công trực tuyến đối với các TTHC thuộc thấm quyền giảiquyết của BHXH Việt Nam là văn bản hiện hành quy định về các loại hồ sơ BHXHthực hiện trên môi trường mạng của ngành BHXH Việt Nam Quyết định quy địnhchi tiết mức độ, cơ quan, đối tượng, trình tự, cách thức thực hiện; trường hợp áp dụng; thành phần, sỐ lượng hồ sơ; mẫu biểu; thời hạn, kết quả giải quyết đối với

từng loại TTHC.

Như vậy, hồ sơ BHXH điện tử của ngành đã hình thành từ năm 2015 đếnnay Vấn đề đặt ra là ở đây là cần phải có phương thức quản lý phù hợp đối với khối

hồ sơ BHXH điện tử sau khi đã kết thúc giải quyết công việc

1.5 Tính thực tiễn trong việc ứng dụng CNTT trong quản lý hồ sơ điện tử

Ở các quốc gia và khu vực có nên kinh tế phát triển, CPĐT là một khái niệmrất quen thuộc trong ngành CNTT Sự ra đời của CPĐT đã cung cấp cho các ban,ngành, Chính phủ, doanh nghiệp và công dân những thông tin và dịch vụ nền tảng

dé xây dựng một Chính phủ hiệu qua, minh bạch, trách nhiệm va chất lượng Sự

phát triển của công nghệ số và sự mở rộng nhanh chóng của các thiết bị điện tử như

máy tính và điện thoại di động, đã kích hoạt các phương pháp quản lý dịch vụ công

mới, dẫn đến được gọi là quản trị điện tử Từ quản trị điện tử và CPĐT, các quốc

gia đang đôi mới và đi đầu trong phát triển Chính phủ số

Quản trị điện tử đề cập đến việc các cơ quan Chính phủ sử dụng CNTT đề

hỗ trợ quá trình ra quyết định ở các khía cạnh bao gồm:

Quản trị điện tử: tập trung vào việc cải thiện các dịch vụ công nhờ vào việc

thu thập dữ liệu và quản lý thông tin, quản lý Chính phủ hiệu quả Điều này tạo điềukiện cho thực tế và các yêu cầu của công dân được thiết lập, các giải pháp có théđược thực hiện dé đáp ứng những nhu cầu này

Dịch vụ điện tử: cung cấp dịch vụ Chính phủ tốt hơn, tạo điều kiện thuận lợicho các thủ tục của công dân với chính quyền, cho phép các tài liệu, chứng chỉ vàgiấy phép công khai được yêu cầu trực tuyến

Dân chủ điện tử: tìm cách khuyến khích sự tham gia của công dân trong việc

ra quyết định, bằng cách thiết kế các quy trình bỏ phiếu đơn giản

Quản trị điện tử loại bỏ các hạn chế về thời gian và không gian, tạo điều kiện

giao tiếp giữa chính quyền và người dân, cung cấp khả năng tiếp cận thông tin bình

36

đăng hơn, cải thiện các quy trình nội bộ của các Chính phủ, tăng tính minh bạch củacác quy trình này, giảm tham nhũng, tạo điều kiện cho các quy trình dân chủ và cuốicùng, củng cố uy tín của các tổ chức.

Báo cáo năm 2020 của Khảo sát CPĐT của Liên Hợp Quốc cho thay CPDT

đã phát triển ngoài việc cung cấp thông tin qua trang web, bao gồm các nên tảngtrực tuyến và ngoại tuyến cung cấp các dịch vụ kỹ thuật số Cơ sở hạ tầng của

CPĐT tập trung vào các khả năng và dịch vụ kỹ thuật số trong toàn Chính phủ, bao

gồm cả trí tuệ nhân tạo và Blockchain Các Chính phủ sử dụng cơ sở hạ tầng củaCPĐT để cung cấp các dịch vụ như cấp phép kinh doanh, đăng ký khai sinh và nợ,gia hạn giấy phép lãi xe, dịch vụ nộp thuế và thanh toán cho các tiện ích công cộng.Ngoài ra, các Chính phủ đã chấp nhận phương tiện truyền thông xã hội như mộtphần của thỏa thuận CPĐT của họ để cung cấp thông tin kịp thời cho công chúng vàcác nguồn thống kê trong thời gian xảy ra thảm hoa

Quản trị điện tử biểu thị rằng cơ sở hạ tang CNTT và truyền thông (ICT)

được sử dụng để quản lý các mối quan hệ trong bộ máy Chính phủ Về bản chất,

quản trị điện tử hỗ trợ việc chia sẻ thông tin giữa các Chính phủ, cải thiện tính minh

bạch và trách nhiệm giải trình Nó cải thiện khả năng tiếp cận và loại bỏ các rào cảnđối với việc tiếp cận các dich vụ công bang cách giảm phân biệt đối xử và thúc dayhòa nhập Quản trị điện tử tăng cường sự phối hợp giữa khu vực công, khu vực tưnhân và hỗ trợ phát triển kinh tế

1.6 Kinh nghiệm quốc tế

Tổ chức Hợp tác và Phát triển Kinh tế (Organisation for Economic

Co-operation and Development - OECD) đã thiết lập Chỉ số Chính phủ Kỹ thuật

số (DGI), một phân loại xác định các tham số mà một quốc gia phải tuân theo dé đạt

được quản trị điện tử đầy đủ

- Kỹ thuật số theo mặc định: sử dụng công nghệ dé thiết kế lại các quy trình

công khai, làm cho chúng dễ tiếp cận và đơn giản hơn

- Định hướng đữ liệu: coi thông tin như một tài sản chiến lược dé cải thiệnviệc ra quyết định

- Nền tảng: triển khai nhiều loại công cụ đáp ứng nhu cầu của người dùngkhi cung cấp dịch vụ công

37