kỹ năng làm việc nhóm trong kinh doanh

LỜI MỞ ĐẦUTrong thời đại ngày nay, sự hội nhập và nền kinh tế thế giới trong xu thế toàn cầuhóa ngày càng sâu sắc khiến mọi cá nhân và tổ chức đều phải đối mặt với những áp lực tolớn: tí

HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

BÀI TẬP LỚN

MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THUYẾT TRÌNH TRONG

KINH DOANH

TÊN ĐỀ TÀI

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TRONG KINH DOANH

TÊN NHÓM

7 CÂY CHỤM LẠI NÊN HÒN NÚI CAO

HÀ NỘI – 03/2023 HỌC VIỆN NGÂN HÀNG

BÀI TẬP LỚN MÔN KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ THUYẾT TRÌNH TRONG

KINH DOANH TÊN ĐỀ TÀI

KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM TRONG KINH DOANH

Giáo viên hướng dẫn: Nguyễn Thảo Duyên

Danh sách nhóm:

1 Mã sinh viên: 25A4021449 Họ và tên: Nguyễn Thanh Loan

2 Mã sinh viên: 25A4020205 Họ và tên: Nguyễn Thị Thu

3 Mã sinh viên: 25A4020764 Họ và tên: Quách Ngọc Hải

4 Mã sinh viên: 25A4021069 Họ và tên: Nguyễn Thị Thanh Huyền

5 Mã sinh viên: 25A4022180 Họ và tên: Trần Thị Tuyết Nhi

6 Mã sinh viên: 25A4021833 Họ và tên: Đàm Thị Hồng Ngọc

7 Mã sinh viên: 25A4022206 Họ và tên: Trương Thị Hiểu Phương

MỤC LỤC

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM 1

1.1 Khái niệm nhóm 1

1.2 Phân loại nhóm 1

1.3 Các giai đoạn phát triển của nhóm 1

1.4 Các nguyên tắc cơ bản khi làm việc nhóm 3

1.5 Tầm quan trọng của làm việc nhóm 5

1.6 Nhóm làm việc hiệu quả 5

CHƯƠNG II: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 7

2.1 Phân công nhiệm vụ 7

2.2 Giao tiếp trong nhóm 8

2.3 Điều hành nhóm 8

2.4 Thảo luận và đưa ra quyết định trong nhóm 11

2.5 Giải quyết các xung đột 12

2.6 Đánh giá kết quả 14

2.7 Cải thiện bản thân trong nhóm làm việc 14

LỜI MỞ ĐẦU

Trong thời đại ngày nay, sự hội nhập và nền kinh tế thế giới trong xu thế toàn cầu hóa ngày càng sâu sắc khiến mọi cá nhân và tổ chức đều phải đối mặt với những áp lực to lớn: tính chất công việc phức tạp và tinh vi, tốc độ thay đổi về công nghệ nhanh đến chóng mặt, sự cạnh tranh gay gắt,…Vậy làm thế nào để mỗi con người, mỗi tổ chức có thể đương đầu với những thách thức, giải quyết khó khăn để được thành công? Giải pháp tốt nhất hiện nay là bắt tay với những người khác để cùng hành động hay nói cách khác

tổ chức làm việc theo nhóm là con đường để hoàn thành mọi công việc một cách tốt nhất

và nhanh nhất Vì thế chúng ta dễ dàng nhận thấy nhiều tổ chức doanh nghiệp trên toàn thế giới đang nỗ lực triển khai hình thức làm việc nhóm nhằm tăng năng suất lao động, thúc đẩy các giá trị của tổ chức và tăng niềm hứng khởi cho người lao động Nhằm mục tiêu tìm hiểu kỹ năng làm việc nhóm, nhóm chúng em lựa chọn đề tài cho bài tập lớn “Kỹ năng làm việc nhóm trong kinh doanh”

Nội dung của bài tập lớn được trình bày thành hai chương Trong đó, Chương I nêu tổng quan về là việc nhóm Và chương II đi sâu vào việc đưa ra kỹ năng trong làm việc nhóm

Mặc dù nhóm chúng em đã hết sức cố gắng tìm hiểu và hoàn thành bài tập lớn, song không thể tránh khỏi khiếm khuyết Nhóm chúng em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của cô để có thể hoàn thiện hơn kiến thức, kỹ năng về làm việc nhóm Chúng em xin chân thành cảm ơn!

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ LÀM VIỆC NHÓM

1.1 Khái niệm nhóm

Trong thực tế có thể thấy rằng có cá nhân thì mới có nhóm mà mỗi cá nhân đều đồng thời sinh hoạt bên trong nhiều nhóm khác nhau như: nhóm gia đình, nhóm bạn bè

và chủ đề mà chúng ta sẽ nghiên cứu trong hôm nay là loại hình nhóm làm việc

“Nhóm là một tập hợp từ 2 người trở lên, ảnh hưởng và tác động lên nhau, cùng chia sẻ những đặc điểm tương đồng, cùng những mục tiêu và quy chuẩn, cùng có cảm nhận về cái chung”

Ví dụ: Nhóm giao tiếp trong kinh doanh có 7 thành viên cùng hợp tác với nhau đề làm bài thuyết trình với chủ đề “ Kĩ năng làm việc nhóm”

1.2 Phân loại nhóm

Có 2 hình thức nhóm: Nhóm chính thức và nhóm không chính thức Đa số các tổ chức đều xuất hiện cả nhóm chính thức và nhóm không chính thức

* Nhóm chính thức

Nhóm chính thức là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng, thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong thời gian dài

* Nhóm không chính thức

Nhóm không chính thức thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực khác nhau Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn Thời gian tồn tại không lâu dài thường chỉ tồn tại theo từng

dự án hoặc chỉ hoạt động trong thời gian tính bằng phút để cùng chơi trò chơi hoặc thực hiện các bài tập

1.3 Các giai đoạn phát triển của nhóm

* Giai đoạn 1: Hình thành (Forming)

Đây là giai đoạn bắt đầu thành lập nhóm, các thành viên trong nhóm còn lạ lẫm Họ

có nhiều điểm khác biệt nhau từ tính cách đến cách làm việc, kiến thức và kĩ năng dễ gặp khó khăn trong việc tự định vị bản thân trong nhóm nên các thành viên có thể chưa hiểu

rõ mục đích chung của cả nhóm cũng như nhiệm vụ cụ thể của từng người trong nhóm

Ở giai đoạn này nhóm thường sẽ đưa ra quyết định theo số đông dựa vào sự đồng thuận của tập thể và sẽ ít xảy ra mâu thuẫn do mọi người vẫn còn dè dặt và khép kín với nhau

1

Vì thế người trưởng nhóm ở giai đoạn này phải thể hiện vai trò dẫn dắt của mình giúp nhóm xây dựng, hiểu rõ mục tiêu phải hoàn thành và là đầu tàu giúp các thành viên

đi đúng hướng Bắt đầu hình thành nên mục tiêu chung của nhóm (SMART)

* Giai đoạn 2: Biến động (Storming)

Đây là giai đoạn bắt đầu xảy ra các xung đột và hình thành bè phái trong nhóm khi các thành viên bắt đầu bộc lộ mình sẽ xuất hiện nhiều điểm không hợp nhau từ cách làm việc, công việc phân công và chia sẻ trách nhiệm Trong đó sẽ có một số thành viên tỏ ra nổi trội, người thì tỏ ra không quan tâm, quan trọng là ở giai đoạn này rất ít sự giao tiếp

vì không có ai lắng nghe và một số người không sẵn sàng nói chuyện cởi mở dẫn đến việc mất đoàn kết, cảm giác bất mãn tăng lên, mức độ không hài lòng tăng dần khiến công việc triển khai một cách chậm chạp và đầy trắc trở

Trong giai đoạn này, các thành viên không còn đủ tập trung vào công việc Tuy nhiên, họ cũng bắt đầu hiểu nhau hơn.Vì vậy ở giai đoạn này người trưởng nhóm phải điều hòa bầu không khí để nó không quá căng thẳng và dẫn dắt nhóm nhận diện đúng vấn

đề và bắt đầu hướng tới mục tiêu chung

* Giai đoạn 3: Chuẩn hóa (Norming)

Giai đoạn này đến khi mọi người bắt đầu chấp nhận nhau, chấp nhận sự khác biệt, nhận biết thế mạnh của các thành viên khác và tin tưởng, tôn trọng lẫn nhau

Mọi người trở nên cởi mở và bắt đầu trao đổi với nhau suôn sẻ hơn, tham khảo ý kiến lẫn nhau và yêu cầu sự trợ giúp khi cần thiết, các thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình từ đó hình thành nên sự hợp tác, các tiêu chuẩn được hình thành và hoàn thiện

Người trưởng nhóm khi đó cần tiếp tục tạo điều kiện để các thành viên hỗ trợ nhau

và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo hướng tích cực

* Giai đoạn 4: Hoạt động (Performing)

Đây là giai đoạn nhóm đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc Sự cộng tác diễn

ra dễ dàng mà không có bất cứ sự xung đột nào Đây là một giai đoạn mà không phải nhóm nào cũng đạt tới được

Mọi tiềm năng của cá nhân và tập thể nhóm được phát huy tối đa, các quy tắc được tuân thủ mà không gặp bất cứ khó khăn nào

Các thành viên cảm thấy rất thoải mái khi làm việc trong nhóm Các thành viên mới gia nhập cũng sẽ nhanh chóng hòa nhập và làm việc hiệu quả Nếu có thành viên rời nhóm thì hiệu quả làm việc của nhóm cũng không bị ảnh hưởng nghiêm trọng

* Giai đoạn 5: Kết thúc (hay tan rã)

2

Giai đoạn này nhiệm vụ chung của nhóm đã hoàn thành (hoặc không hoàn thành), các thành viên ít phụ thuộc vào nhau Vì vậy việc hoạt động trong nhóm sẽ dừng lại và và sau đó tan rã

Các cá nhân có thể tập hợp lại để xây dựng các nhóm mới và bắt đầu hợp tác với mục tiêu mới Hoạt động của nhóm thường được giám sát và đánh giá để rút kinh nghiệm

và bài học cho các nhóm và dự án khác

1.4 Các nguyên tắc cơ bản khi làm việc nhóm

* Nguyên tắc định hướng

Nguyên tắc này đòi hỏi nhóm phải có định hướng rõ ràng, phải xây dựng được tầm nhìn của nhóm và sự tự tin cần thiết Việc xác định tầm nhìn không phải một điều dễ dàng thực hiện

Hãy nhìn lên trên: Đòi hỏi nhóm phải xem xét mục đích làm việc nhóm có đúng đắn không, có phù hợp với chuẩn mực với khuôn mẫu xã hội hay không

Hãy nhìn vào bên trong: Một tầm nhìn đúng đắn sẽ khơi dậy niềm đam mê, hứng thú của các thành viên

Hãy nhìn về phía sau: Tầm nhìn của nhóm không thể bỏ qua quá khứ phát triển của nhóm Tầm nhìn đúng đắn sẽ phải gắn kết được những giá trị, kinh nghiệm quý báu trong quá khứ nhóm

Hãy nhìn phía trước: Tầm nhìn phải thể hiện tương lai của nhóm

Hãy nhìn xung quanh: Tầm nhìn phải xác định được vị trí của nhóm trong môi trường xung quanh, phải biết kết hợp đúng đắn và tận dụng hợp lý các nguồn lực bên ngoài cho sự phát triển chung của tổ chức

* Nguyên tắc liên kết

3

Xây dựng mối liên kết bền vững bằng cách xử lý những mắt xích yếu nhất Có ba lý

do chính để xác định một thành viên nào đó không nên tiếp tục đồng hành cùng nhóm Lý

do đầu tiên là do một số cá nhân vì lý do riêng tư nào đó không muốn đồng hành cùng nhóm Thứ hai là một số cá nhân không nên tham gia vào nhóm vì mục tiêu của họ không thât sự phù hợp với mục tiêu của họ không phù hợp với mục tiêu của nhóm Lý do cuối cùng, do vấn đề nằm ở năng lực của họ Những người đó có đặc điểm sau: Không bắt kịp tiến độ của người khác; không phát triển trong lĩnh vực họ đảm nhận; không có tầm nhìn xa; không thể khắc phục những yếu điểm của mình; chỉ làm được phần việc của mình; không tự xây dựng và thực hiện được những triển vọng trong lĩnh vực của họ

* Nguyên tắc phù hợp

Mỗi thành viên đều có một vị trí phù hợp để phát huy hết khả năng của mình, giúp nhóm tận dụng phát triển khả năng, tránh gây mâu thuẫn Phát huy hết khả năng của các thành viên thông qua việc bố trí, sắp xếp đúng người - đúng việc

Đối với người lãnh đạo cần nắm rõ ba điều sau: Đầu tiên, người lãnh đạo cần phải hiểu rõ nhóm biết được, hiểu được mục tiêu của nhóm, văn hóa, lịch sử hình thành và phát triển nhóm Tiếp đến, người lãnh đạo phải nắm rõ tình hình của nhóm, môi trường xung quanh nhóm, biết được nhóm đang ở trong tình trạng nào và cần những biện pháp gì cho sự phát triển của nhóm Cuối cùng, người lãnh đạo cần hiểu rõ các thành viên trong nhóm Để xây dựng một nhóm vững mạnh, người lãnh đạo cần đánh giá được kinh nghiệm, kỹ năng, tính khí, thái độ, niềm đam mê, sự tinh xảo, tính kỷ luật, mức độ cảm xúc và tiềm năng của mỗi cá nhân Qua đó để có thể giúp các cá nhân tìm ra vị trí thích hợp nhất với họ

Đối với các cá nhân: Các cá nhân phải tự tin vào chính bản thân mình; hiểu rõ chính mình cần gì Cá nhân nên tự tìm hiểu hoặc nhờ người khác đánh gia một cách khách quan năng lực, sở trường cũng như sở đoản, thiếu sót của bản thân Ngoài ra, cá nhân muốn phát triển được thì nên có niềm tin vào người lãnh đạo Không chỉ thế, cá nhân phải có tầm nhìn bao quát, toàn cảnh: Xác định được vị trí của mình có ý nghĩa như nào với cả nhóm chứ không phải đem lại lợi ích gì cho bản thân không Cùng với đó là khả năng tự học hỏi Cá nhân học hỏi và rút kinh nghiệm từ những thành công cũng như thất bại từ những lần trước

* Nguyên tắc ảnh hưởng

Xác định thành viên có sức ảnh hưởng giúp tạo bầu không khí tích cực trong nhóm, với những đặc trưng sau: Trực giác nhạy bén; cởi mở; say mê; tài năng; sáng tạo; khởi xướng, khích động; tinh thần trách nhiệm; khoan dung; có sức thuyết phục

4

1.5 Tầm quan trọng của làm việc nhóm

Một cá nhân đơn lẻ không đủ sức làm nên nhưng điều to lớn Chỉ có trong làm việc tập thể mới phát huy được hết khả năng của mình Làm việc nhóm không chỉ quan trọng đối với phát triển từng cá nhân mà còn quan trọng với cả một đất nước, dân tộc thậm chí

cả thế giới

* Đối với tổ chức

Làm việc nhóm sẽ tăng năng suất và hiệu quả công việc hơn so với làm riêng lẻ Vì trong nhóm, khi làm việc các kỹ năng và kinh nghiệm của mỗi người thường bổ trợ lẫn nhau Nhóm làm việc có đủ khả năng hoàn thành một dự án hoặc chính trong khi mỗi cá nhân chỉ có thể hoàn thành một phần việc Vì nhóm có thể tập hợp, phát huy thế mạnh, tận dụng những gì tốt nhất của mỗi cá nhân trong chuyên môn và ngoài chuyên môn Khi làm việc theo nhóm các cá nhân sẽ có xu hướng gia tăng sự cam kết với tổ chức, nâng cao ý thức về tinh thần trách nhiệm và hài lòng với công việc

* Đối với cá nhân

Nhờ quá trình tương tác với các thanh viên khác, các cá nhân có cơ hội nhận thức đầy đủ hơn về mình thông qua việc nhận thức về người khác, cũng như nhận được các thông tin phản hồi Các cá nhân sẽ học hỏi lẫn nhau, cải thiện thái độ ứng xử của mình ngày càng hoàn thiện bản thân cả về mặt con người lẫn chuyên môn Vượt qua được những khó khăn khi làm việc độc lập Vì nhóm chính là môi trường làm việc mà các kiến thức kinh nghiệm của các cá nhân bổ trợ lẫn nhau

1.6 Nhóm làm việc hiệu quả

Một trong những yếu tố quan trọng nhất của nhóm là phải có mục tiêu chung Mục tiêu chung (hay mục đích) của nhóm phải cụ thể, rõ ràng Mục tiêu này phải được truyền thông đầy đủ tới tất cả các thành viên trong nhóm, đảm bảo các thành viên nhóm hiểu rõ

và cùng cam kết thực hiện Mục tiêu này có thể thống nhất xuyên suốt quá trình hoạt động của nhóm, nhưng cũng có thể điều chỉnh thay đổi để phù hợp môi trường mà nhóm tồn tại

Yếu tố thứ hai của một nhóm làm việc hiệu quả là các thành viên phải tương tác, liên hệ, giao tiếp với nhau thường xuyên Tiếp xúc và tương tác sẽ làm ảnh hưởng lẫn nhau giữa các thành viên và tác động ảnh hưởng này làm nên động lực phát triển nhóm:

có thể tích cực hoặc tiêu cực

Yếu tố thứ ba là các quy tắc nhóm Nhóm phải xây dựng được quy tắc, quy định, nội quy của nhóm để sao cho nhóm hoạt động hiệu quả Đây là những quy tắc chính thức Trong nhóm còn có những quy tắc ngầm không công bố nhưng cũng có hiệu lực không kém phần quan trọng Quy tắc ngầm có mặt tích cực và tiêu cực

5

Yếu tố cuối cùng là vai trò, trách nhiệm rõ ràng của các thành viên trong nhóm Nhóm chỉ hoạt động hiệu quả khi các thành viên được biết rõ nhiệm vụ, phù hợp năng lực của mình, không chồng chéo, mâu thuẫn nhau

6

CHƯƠNG II: KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

2.1 Phân công nhiệm vụ

Hoạt động nhóm ngày càng trở thành một yêu cầu thiết yếu trong các tổ chức với mục tiêu để phân công công việc và phối hợp công việc Trong thực tế có những công việc mà một cá nhân không đủ khả năng giải quyết hoặc giải quyết hiệu quả không cao,

vì thế, lựa chọn làm việc nhóm là sự phương pháp thực hiện công việc hợp lý nhất Theo

đó, mỗi thành viên trong nhóm sẽ tham gia đóng góp vào nội dung làm việc chung của nhóm để đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ đối với vấn đề và yêu cầu công việc mà nhóm được giao Mỗi thành viên khi tiếp nhận phần việc của mình sẽ buộc phải có sự tương tác với công việc của các thành viên khác trong nhóm Phân công công việc không tạo nên những hoạt động độc lập mà thực chất là sự phân công phối hợp

Để đạt được mục tiêu chung của nhóm, mỗi thành viên phải được phân công đảm nhận những nhiệm vụ phù hợp với thái độ, kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng riêng biệt Trong đó: Thái độ có thể được hiểu là những biểu đạt có tính đánh giá (tích cực hay tiêu cực) có liên quan đến các vật thể, con người và sự kiện; Kiến thức là hiểu biết về một vấn

đề nào đó về phương diện lý thuyết hoặc thực hành; Kinh nghiệm là tổng quan khái niệm bao gồm tri thức, kỹ năng về vấn đề nào đó có được thông qua quá trình tương tác trực tiếp hoặc quan sát; Kỹ năng là năng lực hay khả năng của chủ thể thực hiện thuần thục một hay một chuỗi hành động trên cơ sở hiểu biết (kiến thức, kinh nghiệm) nhằm tạo ra kết quả mong đợi

Những yếu tố trên thuộc về phạm vi cá nhân của các thành viên Tuy nhiên, việc phân công nhiệm vụ cho các thành viên không chỉ phụ thuộc vào bản thân họ mà còn phụ thuộc vào mục tiêu chung của nhóm và ý đồ của người lãnh đạo Vậy nên, để việc phân công nhóm có hiệu quả thì cần có sự tổng hòa các yếu tố (thái độ, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng) với mục tiêu chung của nhóm và ý đồ của người lãnh đạo

7