KỸ NĂNG làm VIỆC NHÓM

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG BỘ MƠN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG **************** BÀI GIẢNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Ths Đỗ Hải Hồn PHẦN MỞ ĐẦU Có điều thú vị mà giới trẻ khơng quan tâm, tổ tiên sinh tồn qua hàng ngàn năm họ “khơng hành động đơn độc” lồi người phát triển ngày phần lớn họ biết điều chỉnh thích nghi với Những người thợ săn biết đồng tâm hợp lực với nhanh chóng có chiến lợi phẩm đồng thời họ tạo nên sức mạnh cộng hưởng để sẵn sàng đối phó với hiểm nguy chống lại kẻ thù Trong thời đại ngày nay, hội nhập kinh tế giới xu tồn cầu hóa ngày sâu sắc khiến cá nhân tổ chức phải đối mặt với áp lực to lớn: tính chất cơng việc phức tạp tinh vi, tốc độ thay đổi cơng nghệ nhanh đến chóng mặt, cạnh tranh gay gắt,…Vậy làm để người, tổ chức đương đầu với thách thức, giải khó khăn để thành công? Giải pháp tốt bắt tay với người khác để hành động hay nói cách khác tổ chức làm việc theo nhóm đường để hồn thành cơng việc cách tốt nhanh Vì dễ dàng nhận thấy nhiều tổ chức doanh nghiệp toàn giới nỗ lực triển khai hình thức làm việc nhóm nhằm tăng suất lao động, thúc đẩy giá trị tổ chức tăng niềm hứng khởi cho người lao động Ngày nay, làm việc nhóm trở thành vấn đề khoa học, nhóm nhỏ trở thành đối tượng nghiên cứu khoa học Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp lớn nhiều quốc gia thực quan tâm thúc đẩy việc đào tạo kỹ làm việc nhóm Ở Nhật Bản, em học sinh nhỏ tuổi sớm định hướng rèn luyện tinh thần hợp tác, tương hỗ với người khác Cịn người Mỹ khẳng định để có cường quốc Mỹ ngày cơng dân biết làm việc theo nhóm hướng tới mục tiêu chung Tục ngữ Trung Quốc có câu: “Đằng sau vị tướng tài nhân tài khác nữa” có ý nghĩa nhân tài làm nên điều vĩ đại không làm việc mình, đằng sau họ ê-kíp Albert Einstein, người tạo bước đột phá khoa học giới khẳng định: “Cuộc sống thành tựu mà đạt nhờ đóng góp nhiều người Do đó, tơi phải sống làm việc cho xứng đáng với họ làm cho tơi” Tổng thống Mỹ F D Roosevelt (1882-1945) khẳng định: “Khi người ta hành động với tư cách nhóm, họ hồn thành việc mà khơng cá nhân rêng lẻ thực được” Vì vậy, vấn đề làm việc theo nhóm khơng quan trọng phát triển cá nhân hay nhóm khác xã hội mà quan trọng quốc gia rộng toàn giới Đặc biệt tất bạn trẻ, rèn luyện kỹ làm việc nhóm hiệu giúp họ tối đa hóa hội việc làm cho thân tối ưu hóa cơng việc mà họ tham gia Tài liệu cung cấp cho bạn kiến thức kinh nghiệm làm việc theo nhóm, tạo tảng cho việc tham gia tích cực hiệu vào nhóm khác nhau: từ nhóm gia đình đến xã hội, từ nhóm học tập đến vui chơi giải trí, từ nhóm lao động đến sáng tạo,…Tác giả tài liệu cố gắng trình bày nội dung giảng cách súc tích, dễ hiểu kiến thức kinh nghiệm cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu em sinh viên Tác giả MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU MỤC LỤC CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÓM 1.1 Các khái niệm tầm quan trọng làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Lợi ích làm việc nhóm 1.2 Quy mơ phân loại nhóm 10 1.2.1 Quy mơ nhóm 10 1.2.2 Phân loại nhóm 11 1.3 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm 12 1.4 Vai trị thành viên nhóm 14 1.5 Đặc điểm tâm lý nhóm 15 1.5.1 Hiện tượng lây lan tâm lý 16 1.5.2 Dư luận tập thể 17 1.5.3 Áp lực nhóm 17 CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 2.1 Xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng 19 19 2.1.1 Xây dựng mục tiêu 19 2.1.2 Phân công nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng 21 2.2 Tạo lập môi trường làm việc hiệu 22 2.2.1 Tạo điều kiện thuận lợi vật chất tinh thần 22 2.2.2 Nguyên tắc làm việc nhóm 25 2.3 Duy trì hoạt động truyền thơng hiệu 27 2.3.1 Các dạng truyền thơng nhóm 27 2.3.2 Lắng nghe – Chìa khóa truyền thơng 32 2.4 Giải mâu thuẫn nhóm 33 2.4.1 Quan niệm xung đột 33 2.4.2 Nguồn gốc xung đột 35 2.4.3 Các biện pháp giải mâu thuẫn 2.5 Tăng cường động lực làm việc 38 40 2.5.1 Một số vấn đề chung động lực làm việc 40 2.5.2 Một số cách thức tạo động lực phổ biến 44 CHƯƠNG 3: LÃNH ĐẠO NHÓM 46 3.1 Những vấn đề chung lãnh đạo 46 3.1.1 Khái niệm 46 3.1.2 Vai trò người lãnh đạo 47 3.1.3 Những tố chất cần thiết người lãnh đạo 47 3.2 Một số kỹ cần thiết người lãnh đạo nhóm 47 3.2.1 Kỹ lập kế hoạch 47 3.2.1 Kỹ tổ chức công việc 51 3.2.3 Kỹ điều hành họp-thảo luận 54 TÀI LIỆU THAM KHẢO 57 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÓM 1.1 Các khái niệm tầm quan trọng làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm Khái niệm Kỹ Sự thành công người ngày đánh giá dựa vào ba yếu tố bản: kiến thức, kỹ thái độ Còn Ngân hàng Thế giới khẳng định kỉ 21 “kỷ nguyên kinh tế dựa vào kỹ năng” Việc tiếp thu kiến thức vận dụng kiến thức vào đời sống thực tiễn khoảng cách lớn Tuy nhiên, có vận dụng kiến thức vào thực tế hay việc thực kỹ đem lại kết cụ thể Bất kỳ cơng việc hay hoạt động địi hỏi kỹ tương ứng Và để đạt hiệu cao hoạt động hay cơng việc người cần phải rèn luyện kỹ cách thành thục, nhuần nhuyễn hiệu Các nước phát triển Mỹ, Úc, Canada, Anh, Pháp, Singapore,… coi trọng việc rèn luyện phát triển kỹ nhằm xây dựng nguồn nhân lực mạnh, tăng cường hiệu suất làm việc nâng cao chất lượng sống Kỹ phân làm loại: - Kỹ nghề nghiệp: kỹ liên quan đến ngành nghề cụ thể kỹ lái xe, đánh máy, khoan, hàn, tiện, bán hàng, tư vấn, kế toán, giám sát, quản lý,… - Kỹ sống: kỹ cần thiết sống hàng ngày kỹ giao tiếp, ứng xử, lắng nghe, thuyết trình, hợp tác, chia sẻ, tư sáng tạo, học tự học, quản lý thân, giải vấn đề,… Vậy Kỹ gì? Theo Từ điển tiếng Việt: “Kỹ khả vận dụng kiến thức thức thu lĩnh vực vào thực tế” Theo Từ điển giáo khoa tiếng việt: “Kỹ khả thực hành thành thạo” Tổng hợp khái niệm trên, đưa khái niệm sau: “Kỹ hành động tự động hóa cách thành thục hiệu nhờ trình học tập rèn luyện” Nguồn gốc hình thành nên “Kỹ năng” xuất phát từ lý thuyết Phản xạ có điều kiện khơng có điều kiện Con người từ sinh ra, lớn lên tham gia vào hoạt động đời sống thực tế hoạt động theo phản xạ Phản xạ khơng điều kiện (gần theo năng) có từ người vừa sinh ra, không cần học tập Cịn phản xạ có điều kiện kết trình học tập, rèn luyện đời sống thực tiễn Vì thực chất kỹ cá nhân có nguồn gốc từ phản xạ có điều kiện Bản thân sinh chưa có kỹ (ngồi năng) Thế nên để đạt kỹ tất cá nhân phải học tập rèn luyện Đó lí khiến quốc gia giới ngày trọng việc hình thành phát triển sở đào tạo kỹ nghề nghiệp kỹ sống nhằm giúp người sống làm việc hiệu Khái niệm Nhóm Việc sử dụng nhóm tổ chức năm vừa qua coi “bùng nổ ngoạn mục” Liệu giới có nơi mà cấu trúc nhóm trở nên vô nghĩa? Câu trả lời là: “Không!” Ai thấy sức mạnh nhóm lớn xu hướng tăng cường, củng cố, thúc đẩy nhóm lan rộng hầu hết nơi, chỗ Vậy nhóm có phải đơn nhiều người tập hợp lại với khơng? Có nhiều khái niệm khác chuyên gia, nhà nghiên cứu đưa ra: “Nhóm mơ hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân tương tác phụ thuộc lẫn nhằm đạt mục tiêu cụ thể” “Nhóm tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung” Trên sở khái niệm nhóm, nhiều người cơng nhận rằng: Nhóm tập hợp người có vai trị trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nỗ lực để đạt mục tiêu chung nhóm Trong xã hội ln tồn nhiều kiểu nhóm khác nhau: nhóm gia đình, bạn bè, xóm giềng, học tập, nghiên cứu, sản xuất, vui chơi, thể thao, Nhóm thành lập dựa mối quan hệ, sở thích hay mối quan tâm chung thành viên Một người lúc thành viên nhiều nhóm khác Nhưng thành viên nhóm đó, họ đảm nhận vai trò định thể tinh thần trách nhiệm công việc với thành viên khác nhóm Mỗi người có ý nghĩa riêng mình, người có lí để tồn nhóm người mắt xích khơng thể thiếu chuỗi liên kết nhóm Chẳng hạn nhóm gia đình, vai trị khác như: ơng, bà, bố, mẹ, trai, gái hay nhóm thực dự án xây dựng bao gồm chủ đầu tư, giám đốc dự án, kế toán, thư ký, nhân viên hành chính,… ; nhóm thiết kế phần mềm bao gồm: quản lý dự án, trưởng nhóm, thiết kế hệ thống, lập trình viên, kiểm thử Làm việc nhóm khơng phải ỷ lại, dựa dẫm, đùn đẩy hay chí phó mặc cho thành việc khác nhóm Người có trách nhiệm người làm việc với tính tự giác tinh thần kỷ luật cao độ Họ biết cần phải đầu tư thời gian, cơng sức để hồn thành nhiệm vụ, chí đơi cịn phải biết hy sinh “cái tơi” thành cơng chung nhóm Hơn hết, họ hiểu đội bóng chiến thắng, tất thành viên chiến thắng đội bóng bại trận, tất họ thua Mỗi người tính cách, hồn cảnh, khả năng, kỹ năng, kinh nghiệm khác thành viên nhóm phải tn thủ quy tắc chung nhóm Quy tắc nhóm giúp cho nhóm hoạt động chặt chẽ, Nếu khơng có quy tắc hoạt động chung, thành viên nhóm thường có xu hướng hành động tự theo ý muốn cá nhân dẫn đến nhóm hoạt động hời hợt, lỏng lẻo Các thành viên nhóm liên kết với thơng qua trình tương tác qua lại đa chiều, điều tạo nên sức mạnh tổng hợp nhóm mang lại kết lớn lao Tương tác biểu thơng qua trao đổi, trị chuyện, chia sẻ, thơng báo, hội họp, thảo luận, chí tranh cãi, xung đột, nhằm giải vấn đề chung nhóm.Tương tác nhiều, thành viên nhóm hiểu hơn, tin tưởng hơn, gắn kết dễ đạt đồng thuận.Vì chất lượng tương tác định thành cơng nhóm Bất nhóm thành lập có lí mục tiêu nhóm lí hàng đầu để thành lập nhóm để hút cá nhân gia nhập nhóm Mục tiêu giúp cho nhóm xác định rõ nhiệm vụ cần phải làm nguồn lượng khơi dậy lòng nhiệt tình, tận tâm thành viên Là thành viên nhóm, cần phải cam kết phấn đấu để đạt mục tiêu chung Ví dụ nhóm nhà khoa học Trường Đại học Pennsylvania (Mỹ) cho mắt máy tính điện tử giới năm 1946, nhóm kỹ sư hãng IBM nỗ lực mang đến cho lồi người máy tính cá nhân năm 1981, nhóm Apollo đưa người đặt chân lên mặt trăng lần đầu vào năm 1969 hay đội bóng đặt mục tiêu phải giành chiến thắng trận đấu tới,.v.v Khái niệm Kỹ làm việc nhóm Chắc hẳn tham gia vào trò chơi đồng đội như: bóng đá, bóng chuyền, bóng rổ, chèo thuyền, kéo co, đánh đu; nhóm nhảy, múa, hát, đàn, Thành cơng nhóm phụ thuộc vào q trình tương tác đóng góp tất thành viên Một đội bóng thành cơng khơng có chỗ cho kẻ lười biếng, trì trệ Một nhóm hát khơng thể thành cơng có thành viên thiếu nhiệt tình, hăng say hành động “lỗi nhịp” so với nhóm Nhóm cơng việc vậy, để đạt thành công, không cần họ nói mà cần họ phải bắt tay với người khác để triển khai hành động cách nghiêm túc Trên thực tế có người khơng thích thú với việc bắt tay hợp tác với người khác, hịa hợp với người khác, khơng biết cách tạo mối quan hệ tốt đẹp, chí thường gặp phải rắc rối hay xung đột với thành viên nhóm lẽ họ chưa có Kỹ làm việc nhóm Vậy Kỹ làm việc nhóm ? Kỹ làm việc nhóm khả tương tác thành viên nhóm nhằm phát triển tiềm năng, lực tất thành viên thúc đẩy hiệu công việc Để đạt kỹ làm việc nhóm bắt buộc cá nhân phải đảm bảo ba yếu tố sau: Thứ nhất, khả tương tác với thành viên khác Theo John C Maxwell cách thức để xây dựng phát triển nhóm cá nhân phải có tương tác với chuỗi phản ứng hóa học Vấn đề quan trọng nhóm khơng phải số lượng người mà tương tác Nhóm thực chất phải nhóm cá nhân ln biết hợp tác, tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau, tạo động lực cho phát triển Sự tương tác chất men gây tác động mạnh mẽ đến suy nghĩ chất xúc tác cho hành động cá nhân nhóm Chỉ có tương tác tạo sức mạnh lớn nhóm Vì có ý nghĩa lớn thành cơng thành viên nhóm Thứ hai, phát triển tiềm năng, lực thân tất thành viên nhóm Một người coi có kỹ làm việc nhóm biết cách phát triển tiềm lực đồng đội Mơi trường làm việc nhóm nơi để thành viên thể hiện; khám phá, tìm hiểu người khác, từ biết phát huy điểm mạnh, hạn chế điểm yếu hoàn thiện thân Thứ ba, thúc đẩy hiệu công việc Một thành viên tốt đặt hiệu công việc lên hàng đầu Vì vậy, họ sẵn sàng chấp nhận ràng buộc nhóm quy tắc, quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm; cam kết hành động, nỗ lực để công việc tiến triển đạt kết mong muốn Một nhóm khơng thể thành cơng thành viên tập trung vào hiệu công việc mà bị phân tán yếu tố ngồi lề 1.1.2 Tầm quan trọng làm việc nhóm Con người sinh để hợp tác Những mối quan hệ tốt đẹp mang lại cho niềm vui, hạnh phúc, trải nghiệm thú vị, giúp nâng cao giá trị thân người giá trị cuôc sống Theo nghiên cứu, bên cạnh người khác, có xu hướng cười nhiều gấp 30 lần mình, tình trạng số bệnh trở nên dịu Những người cảm nhận tình đồng đội gắn bó với cơng việc, trì suất làm việc cao, phát huy sáng tạo, tạo lợi nhuận cho công ty nâng cao mức độ hạnh phúc cho thân họ Việc có thêm người cộng làm thay đổi nhận thức cách thức hành động người Trong thí nghiệm, người ta đề nghị tình nguyện viên ước tính trọng lượng giỏ khoai tây trước nhấc lên Một số người rỉ tai có người giúp nhấc giỏ khoai ước lượng giỏ khoai nhẹ so với người biết họ phải tự nhấc lên Trong nghiên cứu khác, nhà xã hội học yêu cầu 200 sinh viên xếp đồ vật theo trọng lượng tính tốn số ước tính nhóm, nhà xã hội học thấy xác tới 94%, xác tất cả, trừ năm số ước tính cá nhân Trên truyền hình Mỹ có chương trình trị chơi “Ai triệu phú” Khi người chơi lúng túng để lựa chọn câu trả lời, có trợ giúp: 50/50 (loại bỏ 2/4 đáp án), gọi điện thoại cho người thân thăm dò ý kiến khán giả trường quay Theo khảo sát chuyên gia, trợ giúp từ phía khán giả - tập hợp ngẫu nhiên người rỗi rãi vào buổi chiều xem trực tiếp chương trình lại có câu trả lời tới 91% số lần trả lời, ý kiến từ người thân – cá nhân nói “có hiểu biết” người chơi lựa chọn từ trước đưa câu trả lời 65% lần Rất nhiều nghiên cứu tương tự chứng tỏ rằng, tập hợp nhóm lại để trả lời câu hỏi giải vấn đề, giải pháp nhóm tốt hẳn so với đại đa số cá nhân nhóm, có nhiều đáp án để lựa chọn, nhóm đưa câu trả lời sát với câu trả lời tối ưu Một ví dụ đơn giản, ngày bạn chuẩn bị đường mà nhìn thấy bầu trời âm u, bạn khơng biết có nên mặc áo mưa hay khơng tốt bạn nên nhìn đường để xem người qua lại có mặc áo mưa khơng, từ đưa định cho Rõ ràng, sống làm việc cộng đồng lớn hay nhóm nhỏ người xung quanh ln mang lại lợi ích thiết thực cho Có thể tổng hợp lại lợi ích mà nhóm mang lại cho cá nhân cho nhóm sau: - Thỏa mãn nhu cầu thể khẳng định thành viên (khi họ đứng khó mà thể được) - Cái “tôi” cá nhân bị phá vỡ, thân thiện cởi mở thúc đẩy - Môi trường hứng khởi giàu động lực - Nhiều ý tưởng sáng tạo, nhiều hội phát triển - Cơng việc thực tốt có kiến thức kinh nghiệm rộng hơn, khả giải vấn đề nhanh chóng, hiệu - Ln sẵn sàng phản ứng trước thay đổi nguy rủi ro - Chia sẻ trách nhiệm công việc cam kết mục tiêu chung nhóm Ủy thác công việc hiệu 1.2 Quy mô phân loại nhóm 1.2.1 Quy mơ nhóm Chúng ta hiểu sức mạnh tổng hợp nhóm tạo nên kết phi thường Như nhóm có phải đơng thành viên tốt ? Câu trả lời khơng có số lý tưởng Số thành viên nhóm nên tùy thuộc vào mục tiêu cơng việc phải 10 làm để đạt mục tiêu Theo nhà nghiên cứu, nhóm nhỏ (dưới 10 người) thường đạt hiệu cao họ có nhiều hội để tiếp xúc “mặt đối mặt” Các nhóm lớn (trên 10 người) thành cơng nhiệm vụ đơn giản, ngược lại, họ dễ thất bại cơng việc địi hỏi phức tạp nhiều kỹ cụ thể Lí nhóm đơng tính liên kết bị suy yếu, dễ gây chia rẽ, bè phái tự tạo nhóm nhỏ Như quy mơ nhóm linh động tăng giảm theo tính chất cơng việc Theo nhà nghiên cứu nhóm số lượng thành viên nhóm thơng thường nên bố trí sau: - Các nhóm vui chơi giải trí: lên đến 10 – 20 người Trong cơng việc hạn chế tối đa nhóm lớn - Các nhóm thảo luận: đến người lý tưởng (không nên nhiều 7- người), để tạo điều kiện cho tất người tham gia đóng góp ý kiến, nhiều ý tưởng giải pháp đề xuất, đạt gắn kết trí - Nhóm đưa định: thường nhóm nhỏ - người để dễ đạt đồng cảm trí cao Nhóm thường áp dụng cơng việc phức tạp, địi hỏi thành viên phải có nhiều kinh nghiệm, kiến thức, kỹ khả phối hợp chặt chẽ, ăn ý với Ví dụ: nhóm nhà sáng lập cơng ty, nhóm phát minh sáng chế, - Các nhóm giải vấn đề tâm lý: tốt (chỉ nên người) để thành viên nhận đầy đủ quan tâm cần thiết, tiếp xúc mặt đối mặt giúp giải vấn đề nhanh chóng hiệu 1.2.2 Phân loại nhóm Có thể kể hàng trăm lí để hình thành nên nhóm như: nhóm bạn để tâm giao, nhóm chơi thể thao, nhóm múa, nhóm trao đổi học tập, nhóm nghiên cứu thị trường, nhóm thiết kế sản phẩm mới, nhóm đồng hương, nhóm phịng, nhóm thích gây hấn, nhóm vơ gia cư Nhưng khơng có nghĩa có hàng trăm loại nhóm khác Các nhà nghiên cứu tổng hợp lại hai loại nhóm bản: nhóm thức nhóm khơng thức - Nhóm thức: nhóm hình thành dựa nhu cầu tổ chức, sở định cấp lãnh đạo nhằm thực mục tiêu tổ chức 11 Ví dụ: nhóm Taurus thiết kế mẫu xe Ford, nhóm Appollo, nhóm dược sĩ nghiên cứu bào chế loại thuốc mới, - Nhóm khơng thức: hình thành cách tự nhiên dựa mối tương đồng cá nhân nhằm thỏa mãn nhu cầu xã hội họ Chẳng hạn nhóm bạn bè có nhiều đặc điểm chung sau: học tập, tuổi tác, sở thích, vui chơi, quan điểm, phịng, Trong tổ chức, nhóm thức xuất nhóm khơng thức Ví dụ quan, nhân viên phịng ban khác tự hình thành nên nhóm khơng thức để trao đổi, trò chuyện, ăn trưa, mối quan tâm, quan điểm bảo vệ quyền lợi cá nhân, Như vậy, nhóm tồn chồng chéo lên nhau, cá nhân lúc chịu ảnh hưởng nhiều nhóm khác Trên thực tế, nhiều ảnh hưởng nhóm khơng thức cịn mạnh mẽ rõ nét nhóm thức Vì thế, nhà quản lý cần nỗ lực để tác động tích cực theo định hướng tổ chức tới nhóm 1.3 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm Sự hình thành nhóm thường bắt nguồn từ mục tiêu nhóm có phát triển hay khơng cịn phụ thuộc vào hoạt động thành viên nhóm Bất kì cá nhân muốn phát triển phải trải qua trình tìm hiểu, học hỏi, điều chỉnh dần hồn thiện thân Nhóm Nó phải trải qua giai đoạn định mà hành vi cá nhân định thành cơng hay thất bại nhóm Tác giả Bruce W Tuckman (Mỹ) người đưa mô hình giai đoạn phát triển nhóm sử dụng rộng rãi từ năm 1965 nay: Giai đoạn hình thành: Đây giai đoạn thành viên nhóm làm quen với nhau, tìm hiểu thăm dị Mỗi người mang đến nhóm tính cách, kỹ năng, kiến thức khác họ cần có thời gian để bộc lộ hiểu người khác Tuy nhiên, thứ lạ nên người giữ thái độ e dè, 12 gượng gạo, thận trọng, chia sẻ Mối quan hệ thành viên nhóm lỏng lẻo chưa ăn nhập với Giai đoạn bão táp: Đây giai đoạn khó khăn phức tạp xung đột, mâu thuẫn dễ dàng bùng nổ hầu hết vấn đề nhóm Các thành viên chưa đạt cởi mở, thân thiện, đồng cảm, tin tưởng; mặt khác họ lại muốn thể “cái tôi” nhằm khẳng định vai trò tầm quan trọng Những tính cách quan điểm khác làm nảy sinh tranh luận, tranh cãi, chí đồn kết xảy rối loạn Nếu nhóm cách sớm định hướng mục tiêu, đề quy tắc tạo tinh thần hợp tác nhóm dễ tan rã Giai đoạn chuẩn hóa: Chính khác biệt, tranh luận, bất đồng giai đoạn bão táp giúp người hiểu bước điều chỉnh để tìm thống Trong giai đoạn chuẩn hóa, người cần phải hiểu nắm rõ quy định, quy chế, nguyên tắc làm việc để từ có ứng xử hành động phù hợp với chuẩn mực chung nhóm Hoạt động nhóm dần vào ổn định, bắt đầu có cởi mở, chia sẻ, tin tưởng, hợp tác thành viên Đây mốc khởi đầu liên kết nhóm Các thành viên tìm thấy an tồn Giai đoạn thành cơng: Các thành viên cảm thấy tự do, thoải mái, an toàn trao đổi quan điểm với Mối quan hệ thành viên trở nên gắn bó, khăng khít Sự liên kết ngày chặt chẽ Mỗi người cố gắng phát huy hết tiềm thân, tập trung vào hiệu công việc, hạn chế mâu thuẫn Nhóm dễ dàng đạt đồng thuận trí cao Cả nhóm tự hào kết mà nhóm đạt Giai đoạn kết thúc: Các nhiệm vụ hoàn tất mục tiêu hồn thành Các thành viên khơng cịn ràng buộc hay phụ thuộc với Họ ngồi lại với để đánh giá, rút học kinh nghiệm cho việc tham gia vào nhóm tương lai Trên mơ hình tổng qt tiến trình nhóm thực tế khơng phải nhóm trải qua giai đoạn Có nhóm vừa hình thành tan rã, có nhóm giai đoạn hoạt động ổn định bị “treo”, có nhóm lúc trải qua nhiều giai đoạn đan xen nhau.v.v Bởi sống thứ không ngừng thay đổi phát triển, nguy tiềm ẩn, xung đột xảy bất 13 lúc Nếu thành viên vượt qua tất để tiến đến đồng thuận nhóm nâng lên tầm cao gặt hái thành cơng 1.4 Vai trị thành viên nhóm Vai trò tập hợp chuẩn mực hành vi mà người nắm giữ vị trí định nhóm cần phải tuân thủ Mỗi người đảm nhận lúc nhiều vai trò khác Chẳng hạn người phụ nữ quan vừa có vai trị Trưởng phịng Hành vừa giữ chức Chủ tịch cơng đồn cơng ty; nhà chị đóng vai trị mẹ, vợ, con; chị thành viên Câu lạc Yoga Khi quan, chị thể người đĩnh đạc, nghiêm túc, tuân thủ quy định nguyên tắc làm việc công ty, chị ăn mặc trang trọng, lịch sự, nói hịa nhã cẩn trọng Khi nhà, chị ăn mặc thoải mái, nói hoạt bát, cởi mở, hành động tự do, thân thiện ôm hôn con, múa hát con, Khi đến CLB Yoga, chị mặc đồ thể thao, hoạt động mạnh mẽ khỏe khoắn, Như vậy, vai trò biểu thái độ, hành vi giá trị Đặc biệt, vai trị có ảnh hưởng lớn đến hành vi cá nhân, hay nói cách khác, hành vi người thường thay đổi theo vai trò họ Vì vậy, để nắm bắt hành vi đó, cần phải biết vai trị họ tình cụ thể Trong nhóm làm việc, thành viên có vai trị định phù hợp với vị trí mà họ đảm nhận Ví dụ, phịng chức thơng thường có vị trí như: Trưởng phịng, phó phịng, nhân viên, Mỗi vị trí thực hành động cụ thể có biểu hành vi khác Những hành động hay hành vi tạo nên vai trị vị trí Có ba kiểu vai trò sau: Một vai trò thúc đẩy cơng việc: thành viên nỗ lực hồn thành cơng việc đóng vai trị người khởi xướng, người thực hiện, người thông tin, người làm sáng tỏ, người phân tích, người hỗ trợ, Hai vai trị gắn kết mối quan hệ: thành viên giữ gìn, củng cố gắn kết mối quan hệ đồng chí, đồng đội nhằm tạo điều kiện thuận lợi để nhóm làm việc hiệu Những người thường đóng vai trị người khuyến khích, người hài hước, người khởi xướng, người tác động, người hòa giải, người chia sẻ, người hỗ trợ, người giải tỏa áp lực, 14 Thứ ba vai trị gây cản trở nhóm: Đây nhóm người tiêu cực thường đóng vai trị như: người phụ thuộc, người lười biếng, người áp đặt, người tay năm ngón, người phá đám, người gây rối, người chống đối, người chia rẽ, người bắt lỗi, Một nhóm muốn phát triển cần phải khích lệ, động viên thành viên giữ vai trị tích cực nhóm vai trị thứ thứ hai, hạn chế loại bỏ người thuộc nhóm ba Phương pháp tốt để hạn chế vai trò tiêu cực đặt quy tắc, quy định chung để thành viên nhóm tuân theo Trong trường hợp thành viên giữ vai trị tiêu cực, khơng chịu thay đổi tn thủ quy tắc nhóm khơng nên tiếp tục dung nạp thành viên 1.5 Đặc điểm tâm lý nhóm Chúng ta thường nói đến khái niệm “tâm lý” để tâm tư, tình cảm, ý muốn người Một số thuật ngữ khác thường dùng song song với “tâm lý” tâm hồn, tinh thần, nhân tâm, lòng người hiểu ý nghĩ, tư tưởng, ý thức, ý chí, giới nội tâm, giới bên người Vì vậy, tâm lý tượng vừa gần gũi, quen thuộc với người vô phức tạp bí ẩn Nó trở thành đối tượng nghiên cứu nhà khoa học giúp ích nhiều việc quản lý người, mang lại hiệu lớn lao đời sống xã hội kinh tế Vì thế, Khoa học tâm lý hay Tâm lý học (Psychologie) ngày quan tâm phát triển giới đại Chúng ta hiểu cách khái quát Tâm lý tượng tinh thần xảy não người, gắn liền điều khiển hành vi người Hiểu tâm lý người giúp hiểu mình, hiểu người khác từ có ứng xử phù hợp để thành công sống công việc Các nhà khoa học nghiên cứu tượng tâm lý người dựa hai đối tượng: cá nhân nhóm xã hội Trong khuôn khổ tài liệu này, đề cập đến số tượng tâm lý nhóm để phần hiểu hành vi mà thành viên nhóm thực Nắm bắt tâm lý nhóm, nhận định, đánh giá, phán đốn hành vi nhóm giúp ứng xử phù hợp sẵn sàng ứng phó hiệu trước tình hay hồn cảnh xảy nhóm 15 1.5.1 Hiện tượng lây lan tâm lý Lây lan tâm lý trình lan tỏa trạng thái cảm xúc từ người sang người khác cách nhanh chóng nằm ngồi cấp độ ý thức, tư tưởng Đây tượng tâm lý hình thành sở bắt chước vơ ý thức, tình cảm lấn át ý chí dẫn đến hành vi bột phát người Chúng ta thường thấy tượng lây lan tâm lý rõ nét đám đông tụ tập nhóm người hành động mục đích Chẳng hạn phấn khích, cuồng nhiệt từ cổ động viên xem trận đấu bóng khán đài ; náo nức, hồ hởi, hân hoan người tham gia lễ hội ; phẫn nộ, bối, liệt phản đối đám đông biểu tình,… Sự lây lan tâm lý cảm xúc người trước việc, tượng lan truyền sang trạng thái cảm xúc người khác khiến họ có cảm xúc biểu hành vi không kiểm soát Nguyên nhân dẫn đến cảm xúc lây lan đa dạng, phong phú Đơn giản hài hước, vui nhộn, nụ cười tươi tắn, tinh thần thoải mái, nhiệt tình, hăng hái, vẻ mặt sầu não, giọng nói gắt gỏng khiến người khác dễ bị «lây» Những cảm xúc mạnh mẽ sợ hãi, kinh hồng trước cảnh tượng ; kích động, q khích ; hị hét, la ó ; … tác động đến cảm xúc hành vi người xung quanh Như vậy, nguyên nhân tạo nên cảm xúc người gây lan truyền tâm lý xuất phát từ cảm xúc tích cực tiêu cực Nếu cảm xúc tích cực, giống sức mạnh cộng hưởng giúp người sống làm việc hiệu hơn, hạnh phúc Ngược lại, cảm xúc tiêu cực giống đám cháy lan rộng tàn phá sống người bao gồm : sức khỏe, công việc, mối quan hệ, thành tựu Trong nhóm, lây lan tâm lý diễn trình giao tiếp cá nhân với cá nhân với tập thể Hiểu chế này, thành viên nhóm muốn đem lại lợi ích cho nhóm cần phải hướng đến cảm xúc tích cực để tạo lập mơi trường tập thể lành mạnh, an toàn, đồng thời cần hạn chế, ngăn chặn cảm xúc tiêu cực, không cho có hội bộc lộ, phát triển làm ảnh hưởng xấu đến bầu khơng khí nhóm hiệu cơng việc nhóm 16 1.5.2 Dư luận nhóm Dư luận nhóm nhận định, đánh giá, bình luận số đơng người nhóm việc, tượng, hành vi diễn q trình làm việc sinh hoạt nhóm Có dư luận thức khơng thức Dư luận thức người lãnh đạo đồng tình, trí, cơng khai cịn dư luận khơng thức thành viên nhóm ngầm truyền cho mà khơng có hưởng ứng người lãnh đạo Dư luận thường xuất phát từ thái độ, hành vi, việc, tượng bất thường cá nhân hay số người nhóm gây Những việc, tượng tác động lên ý thức người xung quanh làm nảy sinh cảm xúc, hành vi thể phản ứng người xung quanh Những phản ứng diễn đồng thời, đống tạo thành dư luận nhóm Dư luận có tác động tích cực tiêu cực Ví dụ dư luận nhóm lên họ chứng kiến hành vi « phá đám » anh A, phát ngôn ngông cuồng anh B, lối sống xa hoa anh C, định lãnh đạo, dự thảo sách mới… Dư luận có tác động mạnh mẽ, chí làm thay đổi suy nghĩ, thái độ, hành vi người Vì vậy, lãnh đạo thành viên nhóm tận dụng điều để thăm dị dư luận thơng qua điều chỉnh, định hướng tác động vào dư luận nhằm củng cố, phát triển nhóm Do sức mạnh dư luận, ảnh hưởng ghê ghớm dư luận khiến người muốn tạo dư luận tốt phải có thái độ, hành vi tốt ; ngược lại, người có biểu trái với chuẩn mực phải hứng chịu dư luận xấu 1.5.3 Áp lực nhóm Áp lực tạo từ phía nhóm nảy sinh từ nhận thức cá nhân Nhận thức bao gồm nhìn nhận, đánh giá việc khả ứng phó thân Do tính phụ thuộc vào nhận thức người nên vấn đề áp lực người lại vấn đề bình thường với người khác Ví dụ lãnh đạo giao nhiệm vụ cần phải hồn thành vịng ngày mẫu thiết kế sản phẩm gây áp lực lớn anh A lại việc đơn giản anh B Hoặc việc viết báo cáo trình bày trước lãnh đạo tập thể 17 nhóm gây áp lực tâm lý anh C làm anh cảm thấy lo lắng, bồn chồn, căng thẳng việc lại sở trường anh D khiến anh cảm thấy thoải mái, tự tin Trong trình làm việc nhóm, áp lực thường xuất từ nhân tố cụ thể : áp lực thời gian, áp lực độ phức tạp công việc, áp lực trình tương tác, áp lực nảy sinh từ xung đột vai trò thành viên, áp lực điều kiện làm việc, tâm lý cá nhân,…Trong q trình làm việc nhóm, nhóm thường gây áp lực thành viên nhằm định hướng họ ứng xử hành động theo chuẩn mực, nguyên tắc chung nhóm nhằm đạt mục tiêu nhóm Nhóm sử dụng hình thức thưởng phạt nhằm điều chỉnh hành vi thành viên Đối với vài người, áp lực nhóm có tác động tích cực đặt họ vào tình cần phải nỗ lực hết mình, tăng cường sức mạnh bắp trí tuệ để hồn thành cơng việc, chí tình khó khăn, nguy nan, áp lực nhóm giúp họ tạo kết phi thường Ngược lại, số người khác, áp lực nhóm khiến họ cảm thấy nặng nề, khó chịu, căng thẳng, mệt mỏi, chán nản ảnh hưởng xấu đến kết công việc hoàn thành nhiệm vụ giao Như vậy, có áp lực tích cực có áp lực tiêu cực Áp lực tích cực giúp người vượt qua khó khăn, thử thách để hồn thành nhiệm vụ, đồng thời cịn khuấy động sống lối mịn, nhàm chán, mở hướng mới, hội để người tự khám phá mình, phát triển thân Ngược lại, áp lực tiêu cực khiến người ta khơng có động lực để cố gắng, khơng tin vào tập thể, khơng thể hịa nhập với nhóm khó khơng thể hồn thành mục tiêu đề Đã thành viên nhóm, cần phải chấp nhận sẵn sàng đón nhận áp lực xảy Thay chống lại áp lực nhóm, nên điều hịa mối quan hệ, điều hịa cơng việc sống, tăng cường thương lượng lập kế hoạch để kiểm sốt tình trạng cân bằng, giải tỏa áp lực cho 18 CHƯƠNG : XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ Chúng ta nhận thấy hình thức nhóm diện mặt đời sống xã hội công ngày mạnh mẽ vào tổ chức, doanh nghiệp chứng tỏ hiệu khơng nhỏ Tuy nhiên khơng phải nhóm thành lập đạt hiệu mong muốn, chí nhóm có giải pháp sai lầm, có rơi vào tình trạng trì trệ bế tắc, có sóng gió triền miên sớm tan rã,… Vậy làm để nhóm hoạt động hiệu đạt thành cơng mong đợi? Trong thập niên vừa qua, hàng nghìn nghiên cứu nhóm tiến hành, chẳng hạn nhóm giải vấn đề, nhóm lực lượng đặc nhiệm, nhóm sinh viên, nhóm cơng nhân, nhóm trẻ em, nhóm quản trị cấp cao,… hình thức nhóm nào, thành viên phải tìm cách hợp tác với để đóng góp cho nhóm mức cao Muốn vậy, họ cần hiểu vấn đề nhóm, cần thể thái độ hành vi ứng xử phù hợp đồng thời liên tục cải thiện kỹ cần thiết để đưa nhóm lên tầm cao tạo nên điều kì diệu Chương đề cập đến năm yếu tố quan trọng nhất, từ thành viên tận dụng cách tối đa hiệu suất cá nhân nhóm để đạt thành công sống công việc 2.1 Xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng 2.1.1 Xác định mục tiêu Trong hành trình đến thành cơng, việc xác định mục tiêu coi bước đặt móng vững cho bước tiến tương lai Cho dù cá nhân, nhóm hay tổ chức, khơng biết xác định mục tiêu chẳng khác người lạc rừng, dị dẫm, vơ định, vơ phương hướng rơi vào tình tồi tệ Nếu không xác định hướng chung, thành viên ttrong nhóm theo hướng riêng nhóm chẳng cịn có ý nghĩa gì, tan rã điều tất yếu Vậy thường thấy nhóm tụ hợp lại với mục đích gì? Vì họ theo đuổi đam mê, sở thích, điểm tương đồng, mối quan tâm họ hành động để đạt kết định Đối với nhóm thực thụ lí để nhóm tồn khơng 19 ... chưa có Kỹ làm việc nhóm Vậy Kỹ làm việc nhóm ? Kỹ làm việc nhóm khả tương tác thành viên nhóm nhằm phát triển tiềm năng, lực tất thành viên thúc đẩy hiệu công việc Để đạt kỹ làm việc nhóm bắt buộc... ĐỀ CHUNG VỀ NHÓM 1.1 Các khái niệm tầm quan trọng làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Lợi ích làm việc nhóm 1.2 Quy mơ phân loại nhóm 10 1.2.1 Quy mơ nhóm 10 1.2.2 Phân loại nhóm 11 1.3 Các... triển làm ảnh hưởng xấu đến bầu khơng khí nhóm hiệu cơng việc nhóm 16 1.5.2 Dư luận nhóm Dư luận nhóm nhận định, đánh giá, bình luận số đơng người nhóm việc, tượng, hành vi diễn trình làm việc