rèn luyện và nâng cao kỹ năng làm việc nhóm của bản thân

Xây dựng một nhóm làm việc không khó nhưng làm thế nào để các cá nhân phát huy hết tiềm năng của bản thân và đóng góp cho mục tiêu chung của nhóm đạt được hiệu quả cao, lại là điều ít nh

1

MỤC L C Ụ

L I M Ờ Ở ĐẦ 2 U

N I DUNGỘ 3

I GI I THI U K Ớ Ệ Ỹ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 3

1 Nhóm 3

2 Làm vi c nhóm ệ 3

3 Kỹ năng làm việc nhóm 4

4 T m quan tr ng c a làm vi c nhóm ầ ọ ủ ệ 5

5 Nguyên nhân làm vi c nhóm không hi u qu ệ ệ ả 7

II ĐẶC ĐIỂM TÍNH CÁCH B N THÂN Ả 8

III CÁC KỸ NĂNG ẦC N THI T KHI LÀM VI C NHÓMẾ Ệ 9

IV RÈN LUY N VÀ NÂNG CAO KỆ Ỹ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM 13

1 Giao ti p hi u qu ế ệ ả 13

2 Học cách qu n lý th i gian ả ờ 15

3 Có trách nhi m v công vi c, nhi m v ệ ề ệ ệ ụ được giao 17

4 Quản lý xung đột 17

5 Làm vi c trên tinh thệ ần đoàn kết 18

6 Học hỏi người khác 18

K T LU NẾ Ậ 19

TÀI LI U THAM KHỆ ẢO 19

2

LỜI MỞ ĐẦU

Làm việc nhóm là một yếu tố tốt và thiết yếu, nhưng không phải nhóm làm việc cũng thành công đạt hiệu quả trong quá trình làm việc Đôi khi chúng ta thắc mắc rằng: Làm thế nào một số nhóm làm việc hoạt động rất hiệu quả và đạt kết quả tốt hơn những nhóm khác? Và một số nhóm làm việc lại phải đối mặt với rất nhiều vấn đề như làm việc rời rạc, thiếu liên kết?

Khó có thể đưa ra câu trả lời chính xác cho những câu hỏi này vì xây dựng một nhóm làm việc thành công cần rất nhiều yếu tố khác nhau Trên thực tế, có rất nhiều sinh viên có năng lực tốt nhưng lại không phát huy được hết khả năng của bản thân khi làm việc nhóm Xây dựng một nhóm làm việc không khó nhưng làm thế nào để các cá nhân phát huy hết tiềm năng của bản thân và đóng góp cho mục tiêu chung của nhóm đạt được hiệu quả cao, lại là điều ít nhóm nào làm được Nhóm làm việc là những cá nhân luôn tương trợ, giúp đỡ nhau để cùng nhau phát triển, giữa các thành viên có sự tương tác với nhau Vì vậy, chìa khóa để thành công phụ thuộc toàn bộ vào năng lực, trình độ, ưu thế… khác nhau của từng thành viên và sự hiểu biết về mục tiêu chung của nhóm

Tại bậc đại học, làm việc nhóm là phương pháp học tập quen thuộc và là kỹ năng không thể thiếu của sinh viên Mặc dù các sinh viên đều đã tiếp cận với hình thức làm việc nhóm, tuy nhiên một số học sinh từ cấp THPT mới lên cấp bậc đại học vẫn chưa thích ứng với mô hình này Cũng xuất phát từ vấn đề này, em đã chọn

đề tài “Rèn luyện và nâng cao kỹ năng làm việc nhóm của bản thân” Đề tài

sẽ giới thiệu những yếu tố giúp nhóm nâng cao hiệu quả, phát triển kỹ năng cá nhân của từng thành viên để mang lại thành công khi tham gia làm việc nhóm

3

I GI ỚI THIỆU KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

1 Nhóm

Trong đời sống thường ngày, chúng ta thường nghe thấy từ “nhóm” như: nhóm người biểu tình, nhóm thanh niên quậy phá, nhóm sinh viên, nhóm người lao động không có việc làm…Có rất nhiều khái niệm khác nhau được các chuyên gia, các nhà nghiên cứu đưa ra:

“Nhóm là một mô hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân tương tác và phụ thuộc lẫn nhau nhằm đạt được các mục tiêu cụ thể”

“Nhóm là tập hợp những cá nhân có các kỹ năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách nhiệm thực hiện một mục tiêu chung”

Trên cơ sở các khái niệm về nhóm, nhiều người công nhận rằng: Nhóm là một tập hợp nhiều ngườ từ hai người ở lên, cùng hợp tác để hoàn thành mục tiêu i, tr chung trên cơ sở tương tác và trách nhiệm lẫn nhau

Nhóm có thể được thành lập dựa trên mối quan hệ, sở thích hay mối quan tâm chung của các thành viên Một người có thể cùng lúc là thành viên của nhiều nhóm khác nhau Nhưng một khi đã là thành viên của một nhóm nào đó, họ đều đảm nhận một vai trò nhất định và thể ện tinh thần trách nhiệm đối với công hi việc cũng như với các thành viên khác trong nhóm Mỗi người đều có ý nghĩa riêng của mình, mỗi người đều có lí do để tồn tại trong nhóm đó và mỗi người là một mắt xích không thể ếu trong chuỗi liên kết nhóm Chẳng hạn trong nhóm thi gia đình, các vai trò khác nhau như: ông, bà, bố, mẹ, con trai, con gái hay trong một nhóm thực hiện dự án xây dựng bao gồm chủ đầu tư, giám đốc dự án, kế toán, thư ký, nhân viên hành chính,…; một nhóm thiết kế ần mềm mới bao ph gồm: quản lý dự án, trưởng nhóm, thiết kế hệ ống, lập trình viênth

2 Làm việc nhóm

Làm việc nhóm là một nhóm người cùng nhìn về một đích đến cuối cùng Họ làm việc với nhau, có sự tương tác qua lại thường xuyên, có sự phân công công việc, cấp bậc, nhiệm vụ rõ ràng và có quy tắc ràng buộc cụ ể là tập hợp nhiều ngườth i

4

cùng có chung mục tiêu Mỗi thành viên có vai trò nhiệm vụ rõ ràng và có các quy tắc chung chi phối lẫn nhau

Làm việc nhóm không phải là ỷ lại, dựa dẫm, đùn đẩy hay thậm chí phó mặc cho các thành viên khác trong nhóm Người có trách nhiệm là người làm việc với tính

tự giác và tinh thần kỷ ật cao độ Họ ết mình cần phải đầu tư thời gian, công lu bi sức để hoàn thành nhiệ vụ, thậm chí đôi khi còn phải biết hy sinh “cái tôi vì m ” thành công chung của cả nhóm

Mỗi người là một tính cách, hoàn cảnh, khả năng, kỹ năng, kinh nghiệm khác nhau nhưng khi đã là thành viên của một nhóm thì phải tuân thủ các quy tắc chung của nhóm Quy tắc nhóm giúp cho một nhóm hoạt động chặt chẽ,… Nếu không

có quy tắc hoạt động chung, các thành viên trong nhóm thường có xu hướng hành động tự do theo ý muốn của cá nhân dẫn đến một nhóm hoạt động hời hợt, lỏng lẻo

Các thành viên trong nhóm được liên kết với nhau thông qua quá trình tương tác qua lại đa chiều, điều này tạo nên sức mạnh tổng hợp của nhóm và mang lại một kết quả lớn lao Tương tác được biểu hiện thông qua sự trao đổi, trò chuyện, chia

sẻ, thông báo, hội họp, thảo luận, thậm chí cả ững cuộc tranh cãi, xung độtnh … nhằm giải quyết những vấn đề chung của nhóm Tương tác càng nhiều, các thành viên nhóm càng hiểu nhau hơn, tin tưởng hơn, gắn kết hơn và dễ đạt được sự đồng thuận Vì vậy chất lượng của sự tương tác quyết định thành công của một nhóm Bất cứ nhóm nào được thành lập cũng đều có lí do và mục tiêu nhóm là lí do hàng đầu để thành lập nhóm hoặc để ốn hút các cá nhân gia nhập nhóm Mục tiêu cu giúp cho nhóm xác định rõ nhiệm vụ cần phải làm và là nguồn năng lượng khơi dậy lòng nhiệt tình, tận tâm của mỗi thành viên Là thành viên của một nhóm, cần phải cam kết phấn đấu để đạt được mục tiêu chung

Ví dụ nhóm Apollo đã đưa con người đặt chân lên mặt trăng lần đầu vào năm : 1969…

3 Kỹ năng làm việc nhóm

5

Chắc hẳn ai cũng đã từng tham gia vào một trò chơi đồng đội nào đó như: bóng

đá, bóng chuyền, kéo co… Thành công của nhóm phụ thuộc vào quá trình tương tác và sự đóng góp của tất cả các thành viên Một đội bóng thành công không có chỗ cho những kẻ lười biếng, trì trệ Nhóm trong công việc cũng vậy, để đạt được thành công, không chỉ cần họ nói mà cần họ ải bắt tay với những người khác ph

để triển khai hành động một cách nghiêm túc

Trên thực tế có những người không hề thích thú với việc bắt tay hợp tác với người khác, không thể hòa hợp với người khác, không biết cách tạo ra các mối quan hệ tốt đẹp, thậm chí thường gặp phải những rắc rối hay xung đột với các thành viên trong nhóm vì một lẽ họ chưa có Kỹ năng làm việc nhóm

Kỹ năng làm việc nhóm là một tập hợp các năng lực, kỹ năng có liên quan đến nhau giúp các cá nhân trong một nhóm có thể tương tác, hỗ ợ nhau một cách tr hiệu quả Điều này giúp thúc đẩy tiến độ công việc và phát triển tiềm năng của tất cả các thành viên trong nhóm

4 Tầm quan trọng của làm việc nhóm

- Thúc đẩy sự sáng tạo và đưa ra quyết định đúng đắn

Mỗi thành viên trong một nhóm đều có cho mình những khả năng riêng biệt, mà khi chúng ta làm ệc riêng lẻ có thể sẽ không khai phá được hếvi t

Tuy nhiên, nếu làm việc nhóm, bạn phải luôn trong trạng thái động não, sáng tạo

để đưa ra các phương án phù hợp Điều này sẽ thúc đẩy bạn tạo ra các đề xuất đột phá hơn trong công việc

Khi mọi người tham gia thảo luận, góp ý và đưa ra ý kiến bổ sung cho nhau, mỗi phương án sẽ được nhận xét một cách đầy đủ Thay vì chúng ta bảo thủ với quyết định của bản thân, không tiếp nhận cái mới khi làm việc đơn lẻ, làm việc nhóm

sẽ giúp bạn tìm ra đâu mới là phương án phù hợp và đúng đắn nhất để ải quyếgi t vấn đề

Nếu thực hiện được như vậy, không chỉ có hiệu suất làm việc tăng cao, mà kết quả đưa đến cũng sẽ tốt hơn rất nhiều Bởi phương án mà chúng ta lựa chọn là tốt nhất, nhiều ưu điểm và tránh được hầu hết các rủi ro

6

- Rèn luyện tính kỷ luật

Khi làm việc nhóm buộc bạn phải tuân thủ các quy định chung đã đề ra từ ban đầu về ến độ, thời hạn hoàn thành công việc Điều này giúp từng thành viên ti trong nhóm rèn luyện tính kỷ ật và thái độ làm việc chuyên nghiệp hơn.lu Làm việc nhóm là phương pháp làm việc cần sự phối hợp giữa các thành viên trong nhóm để đảm bảo đúng tiến độ và đạt hiệu quả tốt nhất Bạn cần làm việc với thái độ nhiệt tình nhất để không ảnh hưởng xấu đến tiến độ của tập thể Càng làm việc nhóm nhiều thì càng giúp bạn hình thành thói quen có trách nhiệm với công việc của mình và công việc chung của nhóm

- Nâng cao hiệu suất công việc

Điều đầu tiên cần phải nói tới đó là giúp giảm áp lực làm việc một mình: những thành viên trong nhóm sẽ có cảm giác thoải mái, không bị căng thẳng như khi phải làm việc một mình Đôi lúc một người không thể nào giải quyết hết đống rắc rối phát sinh từ công ệc, thậm chí phương án người đó chọn để ải quyết lạvi gi i không hiệu quả như mong đợi

Thế nhưng làm việc nhóm lại làm được điều đó Mỗi người đều sẽ có nhiều điểm mạnh và góc nhìn riêng Khi kết hợp tất cả những điều này lại với nhau, chúng ta

sẽ có cái nhìn bao quát, sâu sắc hơn về vấn đề đang mắc phải Từ đó dễ dàng tìm được phương án phù hợp nhất, khách quan nhất để giải quyết vấn đề

Khi đã có phương án phù hợp thì dễ dàng phân chia công việc của mỗi thành viên Mỗi người một việc thì sẽ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc, mỗi vấn đề phát sinh đều được khắc phục nhanh chóng Từ đó năng suất làm việc tăng nhanh hơn so với việc làm một mình

- Trau dồi kiến thức, kinh nghiệm

Ngoài việc nâng cao kỹ năng, làm việc nhóm còn là một cách vô cùng hữu hiệu

để bạ có thể học hỏi thêm nhiều kiến thức mớn i

Bạn có thể rất giỏi ở việc này nhưng lại chưa tốt ở việc khác, bởi không ai là hoàn hảo cả Vì vậy, cần phải học tập và trau dồi mỗi ngày để không bị tụt lùi lại phía sau Đây là một cơ hội tốt để mỗi chúng ta có thể nắm bắt được những cơ hội học

7

tập nhằm rèn luyện kĩ năng, kiến thức cho bản thân mình Nhóm chính là nơi tập hợp nhiều cá nhân sở hữu những kĩ năng, kinh nghiệm sống cũng như cách làm việc đa dạng nhất

Mỗi thành viên trong nhóm đều sở hữu cho mình những kho tàng kiến thức riêng

Và trong quá trình lắng nghe mọi người trình bày, phát biểu, đưa ra ý kiến, bạn

sẽ có thêm cho mình những bài học vô cùng bổ ích

- Rèn luyện, cải thiện kỹ năng mềm

Một trong những kỹ năng hàng đầu sẽ được cải thiện sau khi làm việc nhóm chính

là khả năng giao tiếp với mọi người Để tham gia thảo luận, góp ý các vấn đề trong việc xây dựng kế hoạch và mục tiêu, bạn chắc chắn phải luyện tập cách đưa

và nhận phản hồi sao cho hợp lý

Cho dù bạn là một người rụt rè và nhút nhát, sau một thời gian làm việc nhóm với mọi người, khả năng giao tiếp chắc chắn sẽ ợc nâng cao Bởi làm việc nhóm đư

sẽ góp phần tạo sự tự tin, giúp bạn dễ dàng đưa ra ý kiến cũng như các quan điểm phù hợp để đóng góp cho nhóm của mình

Khi làm việc nhóm, bạn sẽ không thể nào tránh khỏi các xung đột giữa những thành viên với nhau Lúc này, ắc chắn bạn phải đứng ra giải quyết và hòa giảch i vấn đề Sau khi tiếp xúc nhiều với những tình huống bất ngờ xảy ra, bạn sẽ làm quen và nâng cao được kỹ năng xử lý các xung đột trong làm việc nhóm

5 Nguyên nhân làm việc nhóm không hiệu quả

- Lãnh đạo kém hiệu quả

Để các nhóm làm việc cùng nhau hiệu quả, cần những người lãnh đạo có thể hướng dẫn, đưa ra những hiểu biết sâu sắc và khuyến khích sự hợp tác một cách nhất quán Do đó, khả năng lãnh đạo kém hiệu quả có thể khiến các thành viên nhóm cảm thấy mất kết nối và không có động lực, điều này có thể ảnh hưởng lớn đến khả năng làm việc cùng nhau

- Nhầm lẫn mục tiêu

Sự hợp tác thành công thường bắt đầu bằng việc thiết lập các mục tiêu chung mà các thành viên trong nhóm có thể cùng nhau hướng tới Với điều này, các nhóm

8

có thể gặp phải thách thức nếu thành viên không hiểu đầy đủ về mục tiêu công việc của mình hoặc không đồng ý với chúng Để khắc phục sự nhầm lẫn về mục tiêu, các nhóm có thể thiết lập một giao thức tiêu chuẩn hóa để đặt mục tiêu, phân tích chúng và phác thảo quy trình làm việc để đạt được chúng một cách hiệu quả

- Thiếu niềm tin

Để cùng nhau hướng tới một loạt các mục tiêu chung, các thành viên trong nhóm thường cần phải tin tưởng lẫn nhau và phát triển các mối quan hệ tôn trọng để họ tin tưởng vào khả năng của nhau Nếu không có sự tin tưởng, các thành viên trong nhóm có thể không cảm thấy thoải mái khi đưa ra phản hồi hoặc chia sẻ quan điểm của mình trong suốt các hoạt động hợp tác

Hơn nữa, sự thiếu tin tưởng có thể dẫn đến hiểu lầm và xung đột, điều này có thể cản trở tinh thần đồng đội hơn nữa Các thành viên có thể thúc đẩy các mối quan

hệ đáng tin cậy một cách hiệu quả hơn thông qua các hoạt động xây dựng nhóm

và cơ hội hợp tác thường xuyên

- Giao tiếp kém hiệu quả

Khi các thành viên trong nhóm không thể truyền đạt ý tưởng, mục tiêu và kỳ vọng của họ một cách rõ ràng, sự hợp tác sẽ trở nên không hiệu quả Việc thiếu giao tiếp cởi mở này có thể dẫn đến hiểu lầm, oán giận và thiếu tin tưởng, điều này có thể cản trở hiệu suất của nhóm

Hơn nữa, giao tiếp không hiệu quả có thể làm nảy sinh xung đột tại nơi làm việc Khi những bất đồng không được giải quyết hoặc giải quyết kịp thời, chúng có thể leo thang, tạo ra căng thẳng và bất hòa giữa các thành viên trong nhóm

- Kỹ năng giải quyết xung đột kém

Mặc dù các nhóm có thể phải đối mặt với xung đột khi họ cộng tác làm việc hướng tới các mục tiêu chung, nhưng điều quan trọng là các thành viên phải biết cách tìm ra giải pháp và cùng nhau tiến về phía trước Nếu không có kỹ năng giải quyết xung đột, đây có thể là một thách thức lớn

II ĐẶC ĐIỂM TÍNH CÁCH BẢN THÂN

9

Mỗi người đều có một cá tính riêng, không thể thay thế được Điều này khiến con người trở nên thú vị vì mỗi người đều có những trải nghiệm và lý do khác nhau tại sao họ lại cư xử và cảm nhận như vậy

Ưu điểm

Tôi thấy rằng một trong những điểm mạnh lớn nhất của mình là trở thành người

có trách nhiệm Tôi sẵn sàng thực hiện bất kỳ phương án nào, miễn sao hoàn thành nhiệm vụ được giao

Tôi sống theo quy tắc trung thực nghiêm ngặt Tôi không chỉ được bố mẹ nuôi dạy để luôn nói sự thật mà còn vì nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của tôi nên tôi không thể tưởng tượng được mình đang cố gắng nói dối Tính trung thực đã giúp tôi giữ mối quan hệ của mình với gia đình và bạn bè bền chặt

Sự trung thực của tôi góp phần tạo nên độ tin cậy của tôi Khi tôi hứa với ai đó, tôi luôn có ý định giữ lời Tôi luôn áp dụng triết lý này: từ những công việc nhỏ thường ngày đến những dự án quan trọng mà nhiều thứ phụ thuộc vào

Nhược điểm

Nhược điểm của tôi là khả năng giao tiếp với người khác Tôi từng gặp khó khăn trong việc chia sẻ ý tưởng của mình trong môi trường nhóm và phát biểu trong các cuộc họp nhóm do bản tính hướng nội của tôi

Tôi còn không giỏi trong việc dự ến thời gian hoàn thành công việc và thườki ng nghĩ rằng những công việc nhỏ ặt sẽ chiếm ít thời gian Kết quả tôi mất quá nh nhiều thời gian cho những công việc vặt, không đủ thời gian cho những việc quan trọng, phải làm gấp rút để kịp hoàn thành đúng hạn

III CÁC KỸ NĂNG CẦN THIẾT KHI LÀM VIỆC NHÓM

1 Kỹ năng giao tiếp

Giao tiếp trong nhóm rất quan trọng, nó như là các mạch máu nuôi dưỡng cơ thể nhóm Giao tiếp trong nhóm được hiểu như là quá trình trao đổi thông tin nhằm mục đích phối hợp hoạt động của các thành viên trong nhóm Giao tiếp càng rõ

10

ràng, chính xác thì mọi người sẽ càng hiểu nhau và hiểu nhiệm vụ để hợp tác với nhau

Cho dù bạn đang thực hiện một bài thuyết trình với các bạn cùng lớp hoặc đảm trách một dự án mới tại nơi làm việc, thì điều quan trọng là nói chuyện cởi mở và trung thực với các thành viên trong nhóm của bạn về những kỳ vọng, thời hạn và trách nhiệm Giao tiếp cởi mở sẽ giúp thúc đẩy niềm tin và tạo nên một môi trường nhóm tích cực Khi có những bất đồng xảy ra, việc thẳng thắn và tôn trọng trong giao tiếp của bạn với các thành viên khác trong nhóm sẽ giúp vấn đề ợc giảđư i quyết nhanh chóng

Kỹ năng giao tiếp trong làm việc nhóm thể ện trên rất nhiều phương diện bao hi gồm: giao tiếp trực tiếp bằng ngôn ngữ, cử chỉ, ánh mắt trong việc bạn truyền đạt thông tin, nêu ra vấn đề, thảo luận, phản biện, chia sẻ đôi khi là chỉ đạo tùy vào cương vị của bạn trong nhóm Ngoài giao tiếp trực tiếp, kỹ năng trao đổi qua các kênh email, chat… cũng thuộc nhóm kỹ năng giao tiếp cần luôn luôn cải thiện

2 Kỹ năng quản lý thời gian

Quản lý ời gian là một trong những kỹ năng cần thiết để làm việc nhóm hiệth u quả, mỗi cá nhân cần phối hợp thời gian của mình với thời gian của các thành viên khác, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn Mỗi người cần phải biết cách ưu tiên công việc, xây dựng lịch trình làm việc, theo dõi tiến độ để đạt được mục tiêu chung của nhóm

Nếu quản lý thời gian không tốt, công việc có thể bị trì hoãn hoặc không hoàn thành đúng thời hạn Bên cạnh đó, khi bạn có nhiều việc phải làm và không biết phải làm thế nào, bạn sẽ ải làm một công việc gấp rút trong tình trạng căng ph

thẳng Việc dành một khoảng thời gian cụ ể cho mỗi nhiệm vụ sẽ giúp bạn th không phải gánh vác quá nhiều trách nhiệm cùng một lúc Và khi bạn quản lý thời gian tốt hơn, bạn sẽ làm việc với sự tậ trung cao hơn và kiểm soát đượp c ngày của mình

3 Kỹ ng giải quyết vấn đề nă