Bài Giảng Kỹ Năng Làm Việc Tập Thể Và Kỹ Năng Làm Việc Nhóm

KỸ NĂNG LÀM VIỆC TẬP THỂ VÀ KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM I- Kỹ làm việc tập thể 1- Khái niệm kỹ a- Bản gì? Bản sinh tồn loài động vật mang tính tự nhiên đấu tranh sống nó, có người Bản người trội loài động vật cao cấp khác đời sống xã hội, tức đời sống có ý thức Tuy đời sống có ý thức ý thức mang nguồn gốc tự nhiên nên ý thức sống người thời sơ khai mang nặng tính “mạnh yếu thua”, “người khỏe ăn hiếp người yếu” Nhờ vào đời sống xã hội , người tách dần thành phận tự nhiên tương đối độc lập với tự nhiên mà thành kỹ sống b- Kỹ sống gì? Kỹ sống đời sống xã hội người có chất gia đình, cộng đồng dân tộc Trong vùng địa lý, kinh tế, ngơn ngữ, văn hóa khác có kỹ sống khác Chính yếu tố tạo lối sống đặc trưng, sắc kể lạc hậu Khi giới hội nhập, khoa học kỹ thuật phát triển, “thế giới mái nhà chung” vùng địa lý khơng cịn q lệ thuộc người tạo kỹ nhân loại (kỹ xã hội loài người) thay cho kỹ cộng đồng dân tộc, thời kỳ phát triển người c- Kỹ làm việc Kỹ làm việc hoạt động lao động có khoa học kỹ thuật công nghệ thay cho lao động thủ công, bước vào làm việc đào tạo theo yêu cầu công việc, tức công việc buộc người ta phải phù hợp Nếu giai đoạn kỹ sống người ta tạo cơng cụ để phục vụ người giai đoạn cơng nghiệp hóa, đại hóa đa phần bắt buộc người lao động phải phù hợp với tiêu chuẩn công cụ làm chủ công cụ, nhiên khơng phải tất Cũng từ mà lao động bị phân hóa thành người tiếp tục sáng tạo công cụ người sử dụng công cụ Ở Việt Nam thời kỳ công nghiệp hóa, đại hóa nên đa phần trình độ tiếp cận sử dụng cơng cụ lao động tiên tiến, kỹ làm việc yếu Đây vấn đề đặt buộc phải nâng cao kỹ làm việc, đặc biệt công chức 2- Khái niệm tập thể a- Tập thể gì? Tập thể tập hợp người sống làm việc có chung mục đích thống theo hệ tư tưởng, đường lối định Ví dụ : Đảng Cộng sản Việt Nam; Tập thể ngành; Tập thể tổ chức; Tập thể công chức quan … dù công việc khác đồng tâm trí nhiệm vụ chung mà kết cuối tất người Khái niệm tập thể dễ bị nhầm lẫn với khái niệm nhóm Theo từ điển Bách khoa VN : “Tập thể nhóm xã hội đạt mức phát triển cao, thành viên đồn kết, gắn bó với sở hoạt động chung mục đích có giá trị xã hội có ý nghĩa tập thể cá nhân Các thành viên tập thể có mối qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau, phụ thuộc lẫn nhau, cộng đồng trách nhiệm kết hoạt động chung Là hình thức tổ chức nhóm xã hội đặc trưng lối sống xã hội chủ nghĩa” b- Tập thể cá nhân Tập thể tồn có cá nhân coi nhẹ lợi ích đặt lợi ích tập thể lên cao Tuy nhiên, làm tồn cá nhân, hài hịa tập thể cá nhân luôn vấn đề đặt công chức nhà nước xã hội chủ nghĩa Đương thời Hồ Chí Minh ln ln dặn công chức “công bộc dân” Điều cho thấy việc sống tập thể trước nhân dân đặt quan trọng Nhưng có phận công chức không làm theo lời Bác có hành động “gây khó cho dân” chủ nghĩa cá nhân họ gây Chúng ta không phủ nhận tồn cá nhân, song phải lợi ích nhân dân, Đảng hết sau đến lợi ích hài hịa tập thể cá nhân, xã hội chủ nghĩa Nếu ta lấy lợi ích cá nhân lên sau đến lợi ích tập thể tư chủ nghĩa II- Kỹ làm việc nhóm 1- Nhóm gì? Nhóm xã hội khái niệm xã hội tập hợp người liên kết với dấu hiệu hình thức chất, điều chỉnh thiết chế có giá trị chung, nhiều biệt lập với tập hợp người khác Theo số lượng thành viên điều kiện tác động lẫn nhóm, nhóm xã hội chia thành nhóm nhỏ nhóm lớn Nhóm lớn nhóm người liên kết điều kiện khách quan chung, xác định tồn họ cách vững giai cấp, tầng lớp, dân tộc, đảng trị, nghề nghiệp, thể thao, niên, hiệp hội … Nhóm nhỏ nhóm người tồn khoảng không gian thời gian chung, liên kết quan hệ thực tế thành viên nhóm, thực sở giao tiếp đội sản xuất, lớp học, gia đình, nhóm bạn bè… Những đội sản xuất nhà máy có tổ chức, nhóm quan cơng sở, có quy tắc hoạt động rõ ràng nhóm thức Những nhóm bạn bè, vui chơi nhóm khơng thức, quan hệ thành viên xoay quanh trục tâm khác Nhóm nhỏ nhóm khuếch tán, nghĩa thành viên nhóm tham gia vào quan hệ khơng phải nội dung hoạt động nhóm mà phù hợp hay không phù hợp cá nhân; hội liên hiệp thành viên nhóm tham gia mối quan hệ thể mục đích có ý nghĩa cá nhân; nghiệp đồn thành viên nhóm tham gia quan hệ có ý nghĩa cá nhân mang nội dung liên hiệp hoạt động nhóm; tập thể thành viên nhóm tham gia quan hệ có nghĩa cá nhân có giá trị xã hội hoạt động nhóm III- Kỹ làm việc nhóm 1- Tổ làm việc a/ Tổ làm việc có nhu cầu phối hợp nhỏ, nên : - Tổ có tất kỹ cần thiết cá nhân để đạt mục tiêu chung phịng ban - Nhiệm vụ giao phó chung riêng hợp lý - Nhà quản lý nắm vững yêu cầu cần thiết để đạt mục tiêu chung Kỹ quản lý không tập trung vào thành viên mà tổ làm việc chịu trách nhiệm Nhà quản lý có tồn quyền định b/ Nhóm phản ánh bí kinh nghiệm nhiều người - Nhóm tồn kỹ thành viên để đạt mục tiêu chung - Các cá nhân giám sát mục tiêu chung - Nỗ lực cá nhân hỗ trợ cho cá nhân khác ngược lại 2- Tầm quan trọng nhóm a/ Có nhiều hình thức nhóm khác phù hợp với mục đích khác Sau vài hình thức tiêu biểu: - Nhóm quản lý cấp cao chịu trách nhiệm phát triển phương hướng hoạt động, hoạch định sách đạo chung - Nhóm chuyên trách thực kế hoạch đặc biệt để giải vấn đề hay nắm bắt hội - Nhóm chất lượng làm việc vấn đề chất lượng, suất dịch vụ - Nhóm làm việc tự quản thực tồn quy trình làm việc hàng ngày - Nhóm ảo kết hợp cá nhân tách biệt mặt địa lý để thực nhiệm vụ đặc biệt b/ Những kỹ - Không cá nhân hội đủ lực kiến thức, chuyên môn quan điểm thực công việc - Các cá nhân phải làm việc mức độ phụ thuộc lẫn cao - Mục tiêu thách thức đặc biệt có nhóm giải 3- Nền tảng cho thành công a/ Một mục tiêu chung rõ ràng có định hướng hiệu suất hoạt động - Mục tiêu phải thể văn bản, kế hoạch thực - Các thành viên phải đọc lại mục tiêu cho người điều hành - Từng người phác họa mục tiêu theo trình độ thân - Mục tiêu phải thống với - Chia sẻ thơng tin xác, trung thực b/ Hết mục tiêu - Hết mục tiêu chung nhóm - Hiểu biết, tận tâm tâm hành động - Thôi thúc gặp trở ngại, khó khăn - Tận tâm khơng phải hịa hợp (thuận hịa vi q khơng được) c/ Cùng đóng góp hưởng lợi - Cuộc đua thuyền bạn bè người chèo thuyền - Không đưa quan điểm mà phải hành động - Chỉ có hành động có kết hưởng lợi d/ Mơi trường khuyến khích - Sự hỗ trợ cấp - Cơ cấu không nặng nề thứ bậc - Cơ chế khen thưởng phù hợp - Kinh nghiệm làm việc theo nhóm + Kỹ lắng nghe + Giao tiếp với đối tượng khác + Chuyên tâm vào nhiệm vụ chung đ/ Phù hợp với mục tiêu tổ chức - Mơ hình tổ chức sáng tỏ - Nhóm phải theo mục tiêu tổ chức - Nhóm điều chỉnh theo mục tiêu tổ chức 4- Xuất phát vị trí a/ Lập kế hoạch lịch trình cơng việc - Làm rõ mục tiêu - Xác định nhiệm vụ - Phân công nhiệm vụ b/ Xác định cách đánh giá - Định lượng, định tính cơng việc - Định ngân sách - Định thời gian hoàn thành c/ Thiết lập tiêu chí hành vi ứng xử - Mỗi người có lịch làm việc riêng cụ thể - Tham gia giải , hỗ trợ thành viên - Tránh làm việc riêng trình làm việc chung - Cơng khai hoạt động cá nhân nhóm - Phê bình tự phê bình, tự phê bình phê bình - Bảo mật - Định hướng hành động 5- Những thách thức việc quản lý nhóm a/ Vai trị nhóm trưởng - Vui vẻ nhận trách nhiệm hoàn thành phần việc - Nhóm làm việc khơng phải mệnh lệnh cấp – cấp - Hợp tác hồn thành cơng việc - Người khởi xướng lúc - Người làm gương cho người - Người thương thảo - Người huấn luyện b/ Khuyến khích đồng nhóm - Lợi ích đồng nhóm lớn, định thành cơng - Ni dưỡng đồng nhóm mục tiêu chung - Tư cá nhân hợp thành tư nhóm c/ Quản lý tính sáng tạo nhóm - Sự khác biệt cá nhân cần thiết khơi nguồn cho ý tưởng - Sự đa dạng tư duy, thống hành động - Đa dạng phương pháp, kỹ thống - Quản lý suy nghĩ bất đồng, phát huy suy nghĩ hòa hợp d/ Quản lý mâu thuẫn - Tạo môi trường để người thảo luận vấn đề khó khăn - Tạo điều kiện để thảo luận tránh mâu thuẫn - Tiến đến cách thảo luận vào làm 6- Hoạt động theo nhóm a/ Quy trình nhóm - Tinh thần hợp tác - Làm dịu mâu thuẫn cá nhân nhóm - Chia sẻ thơng tin, hỗ trợ sống b/ Hồn thành phần việc nhỏ - Chia mục tiêu thành nhiệm vụ nhỏ - Tạo động thúc đẩy hoàn thành việc nhỏ - Tổ chức kỷ niệm đánh dấu việc hồn thành mục tiêu, cơng việc định c/ Hỗ trợ học hỏi nhóm - Chọn thành viên nhóm ham học hỏi, có khả tiếp thu nhanh làm nòng cốt - Học từ việc vừa làm thành viên, việc thành công rút kinh nghiệm thất bại - Tạo hội cho người thử nghiệm d/ Đánh giá hiệu suất lao động - Sự tận tâm với công việc nhóm - Mức độ tham gia lãnh đạo cá nhân - Giao tiếp lời nói văn nhóm, ngồi nhóm - Tinh thần hợp tác - Giải mâu thuẫn - Lập kế hoạch thiết lập mục tiêu - Ra định - Kỹ phân tích - Mức độ tin cậy - Tơn trọng quy trình thủ tục - Kỹ quản lý cơng việc, thời gian, tài - Duy trì quan hệ cá nhân - Thay đổi than đón nhận mạo hiểm - Nỗ lực học hỏi cá nhân nhóm đ/ Các phương pháp đánh giá - So sánh với nhóm tương tự - Đánh giá dựa mục tiêu lịch trình ban đầu - Mời chuyên gia, tổ chức tư vấn - Thong qua thảo luận - Thẩm vấn việc làm để chuẩn bị cho tương lai e/ Đánh giá thành viên nhóm - Đồng nghiệp đánh giá đồng nghiệp - Đánh giá qua thỏa mãn nhân dân - Tự đánh giá - Đánh giá trưởng nhóm - Đánh giá cấp (cấp quản lý) 7/ Nhóm ảo Nhóm ảo nhóm phần lớn thời gian giao tiếp nhóm khơng thực hình thức gặp gỡ trực tiếp mà email, thư thoại, điện thoại, phần mềm làm việc theo nhóm, hội thảo, video … hay nói, nhóm ảo nhóm người nhóm khơng vị trí địa lý a/ Nhóm ảo công nghệ - Email - Website mạng nội - intranet - Phần mềm nhóm - Truy cập sở liệu - Máy Fax - Phần mềm chỉnh sửa văn - Đáp ứng công nghệ (giao tiếp qua vật chứng, tín hiệu …) b/ Hội thảo qua điện thoại c/ Hội thảo Video d/ Bảng thông báo điện tử đ/ Quản lý nhóm ảo - Sự đồng nhóm cao - Sự tận tâm cao - Tinh thần hợp tác cao - Các yếu tố văn hóa khơng làm trở ngại e/ Huấn luyện nhóm ảo - Huấn luyện sử dụng cơng nghệ - Huấn luyện thong tin, thông báo - Huấn luyện thỏa thuận thành viên - Huấn luyện kỷ luật, quy tắc 8- Để trở thành người có tinh thần làm việc theo nhóm a/ Cởi mở trước ý tưởng - Tôn trọng quan điểm khác - Ln đón nhận ý tưởng vai biết hoài nghi b/ Cởi mở với cách làm việc khác - Tiếp cận phong cách làm việc với thái độ tích cực - Cởi mở với cách giải nhiệm vụ khác - Hãy tìm hội hợp tác c/ Chia sẻ bạn có - Hướng dẫn thành viên khác bạn biết - Cung cấp thông tin liên quan d/ Tìm kiếm giải pháp thay - Mục đích rõ ràng phương pháp cụ thể xác lập sau thảo luận - Phương hướng hành động có sau tranh luận - Hành động theo khả có sẵn đạt nửa mục tiêu - Nhiều giải pháp kết hợp giải pháp tối ưu 10 đ/ Phát triển mối quan hệ hợp tác cho người từ phận khác - Tìm người huấn luyện hướng dẫn hành vi cho nhóm - Tìm hiểu thành viên qua lực nghề nghiệp lẫn đặc điểm cá nhân - Triển khai nhiệm vụ dễ dàng trước để tập duyệt nhóm e/ Là thành viên đáng tin cậy nhóm - Chỉ hứa bạn có ý định thực lời hứa - Khơng cam kết nhiệm vụ khơng làm - Chuẩn bị đủ tài liệu cho hợp đến dự hợp - Hoàn tất công việc thời gian - Chỉ giao công việc đạt chất lượng tốt - Trân trọng mối quan hệ có - Thẳng thắn khách quan có hỏi ý kiến g/ Định hướng theo kết - Thiết lập mục tiêu ngắn hạn theo đuổi mục tiêu - Khi kết thúc hợp phải đề nhiệm vụ hành động cụ thể, sau thành viên hồn tất phần việc - Khéo léo nhắc nhở người nói nhiều làm Kết luận : Để đất nước phát triển đòi hỏi người Việt Nam nói chung, cơng chức nói riêng cần biết rèn luyện có lực làm việc nhóm, sống tập thể Điều thật người Việt Nam cịn yếu, việc học tập, rèn luyện kỹ làm việc tập thể kỹ làm việc nhóm cần thiết quan trọng để bước vào công nghiệp hóa, đại hóa đất nước 11