BÀI GIẢNG kỹ NĂNG làm VIỆC NHÓM

HỌC VIỆN CƠNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THƠNG BỘ MƠN PHÁT TRIỂN KỸ NĂNG **************** BÀI GIẢNG KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHĨM Ths Đỗ Hải Hồn download by : skknchat@gmail.com PHẦN MỞ ĐẦU Có điều thú vị mà giới trẻ khơng quan tâm, tổ tiên sinh tồn qua hàng ngàn năm họ “khơng hành động đơn độc” loài người phát triển ngày phần lớn họ biết điều chỉnh thích nghi với Những người thợ săn biết đồng tâm hợp lực với s ẽ nhanh chóng có chiến lợi phẩm đồng thời họ tạo nên sức mạnh cộng hưởng để sẵn sàng đối phó với hiểm nguy chống lại kẻ thù Trong thời đại ngày nay, hội nhập đa văn hóa kinh tế giới xu tồn cầu hóa ngày sâu sắc khiến cá nhân tổ chức phải đối mặt với áp lực to lớn: tính chất công việc phức tạp tinh vi, tốc độ thay đổi cơng nghệ nhanh đến chóng mặt, cạnh tranh gay gắt,…Vậy làm để người, tổ chức đương đầu với thách thức, giải khó khăn để thành cơng? Giải pháp tốt bắt tay với người khác để hành động hay nói cách khác tổ chức làm việc theo nhóm đường để hồn thành cơng việc cách tốt nhanh Vì dễ dàng nhận thấy nhiều tổ chức doanh nghiệp toàn giới nỗ lực triển khai hình thức làm việc nhóm nhằm tăng suất lao động, thúc đẩy giá trị tổ chức tăng niềm hứng khởi cho người lao động Ngày nay, làm việc nhóm trở thành vấn đề khoa học, nhóm nhỏ trở thành đối tượng nghiên cứu khoa học Rất nhiều tổ chức, doanh nghiệp lớn nhiều quốc gia thực quan tâm thúc đẩy việc nghiên cứu, đào tạo kỹ làm việc nhóm Ở Nhật Bản, em học sinh nhỏ tuổi sớm định hướng rèn luyện tinh thần hợp tác, tương hỗ với người khác Cịn người Mỹ khẳng định r ằng để có cường quốc Mỹ ngày cơng dân biết làm việc theo nhóm hướng tới mục tiêu chung Tục ngữ Trung Quốc có câu: “Đằng sau vị tướng tài nhân tài khác nữa” có ý nghĩa nhân tài làm nên điều vĩ đại không làm việc mình, đằng sau họ ê-kíp Các quốc gia phát triển hay phát triển từ lâu ý thức rõ tầm quan trọng hợp tác làm việc theo nhóm phát triển chung xã hội download by : skknchat@gmail.com Còn cá nhân, Albert Einstein, người tạo bước đột phá khoa học giới khẳng định: “Cuộc sống thành tựu mà đạt nhờ đóng góp nhiều người Do đó, tơi phải sống làm việc cho xứng đáng với họ làm cho tơi” Tổng thống Mỹ F D Roosevelt (1882-1945) cho rằng: “Khi người ta hành động với tư cách nhóm, họ hồn thành việc mà khơng cá nhân riêng lẻ thực được” Vì vậy, vấn đề làm việc theo nhóm khơng quan trọng phát triển cá nhân hay nhóm khác xã hội mà quan trọng quốc gia rộng toàn giới Đặc biệt tất bạn trẻ, rèn luyện kỹ làm việc nhóm hiệu giúp họ t ối đa hóa hội việc làm cho thân tối ưu hóa cơng việc mà họ tham gia Tài liệu cung cấp cho bạn kiến thức kinh nghiệm làm việc theo nhóm, tạo t ảng cho việc tham gia tích cực hiệu vào nhóm khác nhau: từ nhóm gia đình đến xã hội, từ nhóm học tập đến vui chơi giải trí, từ nhóm lao động đến sáng tạo,…Tác giả tài liệu cố gắng trình bày nội dung giảng cách súc tích, dễ hiểu kiến thức kinh nghiệm cịn hạn chế nên khơng tránh khỏi thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp đồng nghiệp, nhà nghiên cứu em sinh viên Tác giả download by : skknchat@gmail.com MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU MỤC LỤC CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHĨM 1.1 Các khái niệm lợi ích làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Lợi ích làm việc nhóm 10 1.2 Quy mơ phân loại nhóm 11 1.2.1 Quy mơ nhóm 11 1.2.2 Phân loại nhóm 12 1.3 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm 13 1.4 Vai trị thành viên nhóm 15 1.5 Đặc điểm tâm lý nhóm 16 1.5.1 Hiện tượng lây lan tâm lý 17 1.5.2 Dư luận tập thể 18 1.5.3 Áp lực nhóm 18 CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG NHĨM LÀM VIỆC HIỆU QUẢ 2.1 Xác định mục tiêu, phân công nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng 22 22 2.1.1 Xây dựng mục tiêu 22 2.1.2 Phân công nhiệm vụ trách nhiệm rõ ràng 24 2.2 Tạo lập môi trường làm việc hiệu 25 2.2.1 Tạo điều kiện thuận lợi vật chất tinh thần 25 2.2.2 Nguyên tắc làm việc nhóm 28 2.3 Duy trì hoạt động giao tiếp hiệu 30 2.3.1 Các dạng giao tiếp nhóm 30 2.3.2 Kỹ lắng nghe nhóm 35 2.4 Giải mâu thuẫn nhóm 36 2.4.1 Quan niệm xung đột 36 2.4.2 Nguồn gốc xung đột 37 2.4.3 Các biện pháp giải mâu thuẫn 41 download by : skknchat@gmail.com 2.5 Tăng cường động lực làm việc 43 2.5.1 Một số vấn đề chung động lực làm việc 43 2.5.2 Một số cách thức tạo động lực phổ biến 47 CHƯƠNG 3: LÃNH ĐẠO NHÓM 52 3.1 Những vấn đề chung lãnh đạo 52 3.1.1 Khái niệm 52 3.1.2 Vai trò phẩm chất cần thiết người lãnh đạo 53 3.1.3 Phong cách lãnh đạo 55 3.2 Một số kỹ cần thiết người lãnh đạo nhóm 57 3.2.1 Kỹ lập kế hoạch 57 3.2.2 Kỹ tổ chức công việc 62 3.2.3 Kỹ điều hành họp-thảo luận 65 TÀI LIỆU THAM KHẢO 72 download by : skknchat@gmail.com CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHĨM 1.1 Các khái niệm lợi ích làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm Khái niệm Kỹ Sự thành công người ngày đánh giá dựa vào ba yếu tố bản: kiến thức, k ỹ thái độ Còn Ngân hàng Thế giới khẳng định kỉ 21 “kỷ nguyên kinh tế dựa vào kỹ năng” Việc tiếp thu kiến thức vận dụng kiến thức vào đời sống thực tiễn khoảng cách lớn Tương tự vậy, việc nắm kỹ thực hành thành thạo kỹ hai việc hoàn toàn khác Tuy nhiên, có vận dụng kiến thức vào thực tế hay việc thực kỹ cách thành thạo giúp đem lại kết cụ thể Bất kỳ cơng việc hay hoạt động địi hỏi kỹ tương ứng Và để đạt hiệu cao hoạt động hay cơng việc người cần phải thực hành kỹ cách thành thục, nhuần nhuyễn hiệu Các nước phát triển Mỹ, Úc, Canada, Anh, Pháp, Singapore,… coi trọng việc rèn luyện phát triển kỹ nhằm xây dựng nguồn nhân lực mạnh, tăng cường hiệu suất làm việc nâng cao chất lượng sống K ỹ phân làm loại: - Kỹ nghề nghiệp: kỹ liên quan đến ngành nghề cụ thể kỹ lái xe, đánh máy, khoan, hàn, tiện, bán hàng, tư vấn, kế toán, giám sát, quản lý,… - Kỹ sống: kỹ cần thiết sống hàng ngày kỹ giao tiếp, ứng xử, lắng nghe, thuyết trình, hợp tác, chia sẻ, tư sáng tạo, học tự học, quản lý thân, giải vấn đề,… Vậy Kỹ gì? Theo Từ điển tiếng Việt: “Kỹ khả vận dụng kiến thức thức thu lĩnh vực vào thực t ế” Theo Từ điển giáo khoa tiếng việt: “Kỹ khả thực hành thành thạo” Tổng hợp khái niệm trên, đưa khái niệm sau: “Kỹ hành động tự động hóa cách thành thục hiệu nhờ trình học tập rèn luyện” download by : skknchat@gmail.com Nguồn gốc hình thành nên “Kỹ năng” xuất phát từ lý thuyết Phản xạ có điều kiện khơng có điều kiện Con người từ sinh ra, lớn lên tham gia vào hoạt động đời sống thực tế hoạt động theo phản xạ Phản xạ không điều kiện (gần theo năng) có từ người vừa sinh ra, khơng cần học tập Cịn phản xạ có điều kiện kết trình học tập, rèn luyện đời sống thực tiễn Vì thực chất k ỹ cá nhân có nguồn gốc từ phản xạ có điều kiện Bản thân sinh chưa có k ỹ (ngồi năng) Thế nên để đạt kỹ tất cá nhân phải học tập rèn luyện Đó lí khiến quốc gia giới ngày trọng việc hình thành phát triển sở đào tạo kỹ nghề nghiệp kỹ sống nhằm giúp người sống làm việc hiệu Khái niệm Nhóm Việc sử dụng nhóm tổ chức năm vừa qua coi “bùng nổ ngoạn mục” Liệu giới có nơi mà cấu trúc nhóm trở nên vơ nghĩa? Câu trả lời là: “Không!” Ai thấy sức mạnh nhóm lớn xu hướng tăng cường, củng cố, thúc đẩy nhóm lan rộng hầu hết nơi, chỗ Vậy nhóm có phải đơn nhiều người tập hợp lại với không? Có nhiều khái niệm khác chuyên gia, nhà nghiên cứu đưa ra: “Nhóm mơ hình tổ chức bao gồm hai hay nhiều cá nhân tương tác phụ thuộc lẫn nhằm đạt mục tiêu cụ thể” “Nhóm tập hợp cá nhân có kỹ bổ sung cho cam kết chịu trách nhiệm thực mục tiêu chung” Trên sở khái niệm nhóm, nhiều người cơng nhận rằng: Nhóm tập hợp người có vai trị trách nhiệm rõ ràng, có quy tắc chung chi phối lẫn nhau, thường xuyên tương tác với nỗ lực để đạt m ục tiêu chung nhóm Trong xã hội ln tồn nhiều kiểu nhóm khác nhau: nhóm gia đình, bạn bè, xóm giềng, học tập, nghiên cứu, sản xuất, vui chơi, thể thao, Nhóm thành lập dựa mối quan hệ, sở thích hay mối quan tâm chung thành viên Một người lúc thành viên nhiều nhóm khác Nhưng thành viên nhóm đó, họ đảm nhận vai trò định thể download by : skknchat@gmail.com tinh thần trách nhiệm công việc với thành viên khác nhóm Mỗi người có ý nghĩa riêng mình, người có lí để tồn nhóm người mắt xích khơng thể thiếu chuỗi liên kết nhóm Chẳng hạn nhóm gia đình, vai trị khác như: ông, bà, bố, mẹ, trai, gái hay nhóm thực dự án xây dựng bao gồm chủ đầu tư, giám đốc dự án, kế toán, thư ký, nhân viên hành chính,… ; nhóm thiết kế phần mềm bao gồm: quản lý dự án, trưởng nhóm, thiết kế hệ thống, lập trình viên, kiểm thử Làm việc nhóm khơng phải ỷ l ại, dựa dẫm, đùn đẩy hay chí phó mặc cho thành việc khác nhóm Người có trách nhiệm người làm việc với tính tự giác tinh thần kỷ luật cao độ Họ biết cần phải đầu tư thời gian, cơng sức để hồn thành nhiệm vụ, chí đơi cịn phải biết hy sinh “cái tơi” thành cơng chung nhóm Hơn hết, họ hiểu đội bóng chiến thắng, tất thành viên chiến thắng đội bóng bại trận, tất họ thua Mỗi người tính cách, hồn cảnh, khả năng, kỹ năng, kinh nghiệm khác thành viên nhóm phải tn thủ quy tắc chung nhóm Quy tắc nhóm giúp cho nhóm hoạt động chặt chẽ, gắn kết, thống Nếu khơng có quy tắc hoạt động chung, thành viên nhóm thường có xu hướng hành động tự theo ý muốn cá nhân dẫn đến nhóm hoạt động hời hợt, lỏng lẻo Các thành viên nhóm liên kết với thơng qua q trình tương tác qua lại đa chiều, điều tạo nên sức mạnh tổng hợp nhóm mang lại kết lớn lao Tương tác biểu thơng qua trao đổi, trị chuyện, chia sẻ, thơng báo, hội họp, thảo luận, chí tranh cãi, xung đột, nhằm giải vấn đề chung nhóm Tương tác nhiều, thành viên nhóm hiểu hơn, tin tưởng hơn, gắn kết dễ đạt đồng thuận Vì chất lượng tương tác yếu tố quan trọng định thành cơng nhóm Bất nhóm thành lập có lí do, mục tiêu chung nhóm lí hàng đầu để thành lập nhóm để hút cá nhân gia nhập nhóm Mục tiêu giúp cho nhóm xác định rõ nhiệm vụ cần phải làm nguồn lượng khơi dậy lòng nhiệt tình, tận tâm thành viên Là thành viên nhóm, cần phải cam kết phấn đấu để đạt mục tiêu chung Ví dụ nhóm download by : skknchat@gmail.com nhà khoa học Trường Đại học Pennsylvania (Mỹ) cho mắt máy tính điện tử giới năm 1946, nhóm kỹ sư hãng IBM nỗ lực mang đến cho lồi người máy tính cá nhân năm 1981, nhóm Apollo đưa người đặt chân lên mặt trăng lần đầu vào năm 1969,.v.v Khái niệm Kỹ làm việc nhóm Bất tham gia vào trị chơi đồng đội như: bóng đá, bóng chuyền, bóng rổ, chèo thuyền, kéo co, đánh đu; nhảy dây, múa, hát, đàn, nấu ăn, Trên thực tế, thành cơng nhóm phụ thuộc vào q trình tương tác đóng góp tất thành viên Một đội bóng thành cơng khơng có chỗ cho kẻ lười biếng, trì trệ Một nhóm hát khơng thể thành cơng có thành viên thiếu nhiệt tình, hăng say hành động “lỗi nhịp” so với nhóm Nhóm cơng việc vậy, để đạt thành công, không cần họ nói mà cần họ phải bắt tay với người khác để triển khai hành động cách nghiêm túc Trên thực tế có người khơng thích thú với việc bắt tay hợp tác với người khác, hịa hợp với người khác, khơng biết cách tạo mối quan hệ tốt đẹp, chí thường gặp phải r ắc rối hay xung đột với thành viên nhóm lẽ họ chưa có Kỹ làm việc nhóm Vậy Kỹ làm việc nhóm ? Kỹ làm việc nhóm khả tương tác thành viên nhóm nhằm phát triển tiềm năng, lực tất thành viên thúc đẩy hiệu công việc Để đạt k ỹ làm việc nhóm bắt buộc cá nhân phải đảm bảo ba yếu tố sau: Thứ nhất, khả tương tác với thành viên khác Theo John C Maxwell cách thức để xây dựng phát triển nhóm cá nhân phải có tương tác với chuỗi phản ứng hóa học Vấn đề quan trọng nhóm khơng phải số lượng người mà tương tác Nhóm thực chất phải nhóm cá nhân ln biết hợp tác, tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau, tạo động lực cho phát triển Sự tương tác chất men gây tác động mạnh mẽ đến suy nghĩ chất xúc tác cho hành động cá nhân nhóm Chỉ có tương tác download by : skknchat@gmail.com tạo sức mạnh lớn nhóm Vì có ý nghĩa lớn thành công thành viên nhóm Thứ hai, phát triển tiềm năng, lực thân tất thành viên nhóm Một người coi có kỹ làm việc nhóm biết cách phát triển tiềm lực đồng đội Mơi trường làm việc nhóm nơi để thành viên thể hiện; khám phá, tìm hiểu người khác, từ biết phát huy điểm mạnh, hạn chế điểm yếu hoàn thiện thân Thứ ba, thúc đẩy hiệu công việc Một thành viên tốt đặt hiệu cơng việc lên hàng đầu Vì vậy, họ sẵn sàng chấp nhận ràng buộc nhóm quy tắc, quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm; cam kết hành động, nỗ lực để cơng việc tiến triển đạt kết mong muốn Một nhóm thành công thành viên tập trung vào hiệu công việc mà bị phân tán yếu tố lề 1.1.2 Lợi ích làm việc nhóm Con người sinh để hợp tác Những mối quan hệ tốt đẹp mang lại cho niềm vui, hạnh phúc, trải nghiệm thú vị, giúp nâng cao giá trị thân người giá trị cuôc sống Theo nghiên cứu, bên cạnh người khác, có xu hướng cười nhiều gấp 30 lần mình, tình trạng số bệnh trở nên dịu Những người cảm nhận tình đồng đội gắn bó với cơng việc, trì suất làm việc cao, phát huy sáng tạo, tạo lợi nhuận cho công ty nâng cao mức độ hạnh phúc cho thân họ Việc có thêm người cộng làm thay đổi nhận thức cách thức hành động người Trong thí nghiệm, người ta đề nghị tình nguyện viên ước tính trọng lượng giỏ khoai tây trước nhấc lên Một số người rỉ tai có người giúp nhấc giỏ khoai ước lượng giỏ khoai nhẹ so với người biết họ phải tự nhấc lên Trong nghiên cứu khác, nhà xã hội học yêu cầu 200 sinh viên xếp đồ vật theo trọng lượng tính tốn số ước tính nhóm, nhà xã hội học thấy xác tới 94%, xác tất cả, trừ năm số ước tính cá nhân Trên truyền hình Mỹ có chương trình trị chơi 10 download by : skknchat@gmail.com ... viên nhóm lẽ họ chưa có Kỹ làm việc nhóm Vậy Kỹ làm việc nhóm ? Kỹ làm việc nhóm khả tương tác thành viên nhóm nhằm phát triển tiềm năng, lực tất thành viên thúc đẩy hiệu công việc Để đạt k ỹ làm. .. VẤN ĐỀ CHUNG VỀ NHÓM 1.1 Các khái niệm lợi ích làm việc nhóm 1.1.1 Các khái niệm 1.1.2 Lợi ích làm việc nhóm 10 1.2 Quy mơ phân loại nhóm 11 1.2.1 Quy mơ nhóm 11 1.2.2 Phân loại nhóm 12 1.3 Các... hội việc làm cho thân tối ưu hóa cơng việc mà họ tham gia Tài liệu cung cấp cho bạn kiến thức kinh nghiệm làm việc theo nhóm, tạo t ảng cho việc tham gia tích cực hiệu vào nhóm khác nhau: từ nhóm