Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm: Chương 3 - Trần Thị Hà Nghĩa

Bài giảng Kỹ năng làm việc nhóm: Chương 3 Quản lý và điều hành nhóm, cung cấp cho người học những kiến thức như: Vai trò của trưởng nhóm (người lãnh đạo nhóm) và các thành viên trong nhóm; Các kỹ năng và công cụ cần thiết để điều hành và quản lý nhóm; Thảo luận và ra quyết định trong nhóm. Mời các bạn cùng tham khảo!

CHƯƠNG 3: QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH NHÓM 3.1 Vai trị trưởng nhóm (người lãnh đạo nhóm) thành viên nhóm  Vai trị người lãnh đạo, trưởng nhóm - Là người khởi xướng - Người làm gương - Người biết thương thảo - Người biết lắng nghe - Giữ vai trò người huấn luyện - Là thành viên nhóm 83  Những tố chất cần thiết người lãnh đạo - Khát vọng nghị lực - Có khả gây ảnh hưởng người khác - Nhạy cảm: nhận biết thân diễn - Chính trực: để tạo tin cậy - Tự tin: tin vào làm cho người khác tin tưởng - Thơng minh: cần mức - Hiểu biết rộng chuyên môn: mức vừa phải 84 Các kỹ cần có  Có khả tự nhận thức, tự điều chỉnh thấu cảm cao  Cởi mở, chân thành, đáng tin cậy, kiên định khơng giấu diếm, có sáng kiến chấp nhận sai lầm  Kiên nhẫn, đốn, tích cực, nhiệt thành, tiên phong, cởi mở với thay đổi  Có khả đánh giá đầy đủ tài điểm yếu nhân viên, đặt vào vị trí nhân viên  Tư hệ thống, thực tế, giao tiếp rõ ràng, cởi mở, xây dựng mối quan hệ tin cậy, giải đối đầu, tránh khả xung đột, biết lắng nghe… 85  Trưởng nhóm người có trách nhiệm với cơng việc nhóm, với thành viên nhóm với nhóm nói chung - Trách nhiệm cơng việc Người lãnh đạo nhóm phải đảm bào cơng việc nhóm hồn thành thời hạn có chật lượng tốt 86 - Trách nhiệm đối cá nhân: lãnh đạo nhóm phải có trách nhiệm hỗ trợ khuyến khích, phân cơng cơng việc phù hợp, giải thích rõ vai trị cá nhân cơng việc chung nhóm, đánh giá cách thực công việc cá nhân, bảo vệ cá nhân 87 - Trách nhiệm nhóm: lập thỏa thuận mục đích, mục tiêu chung cụ thể để người biết rõ cần làm phải cần làm; bảo đảm tiêu chuẩn chuẩn mực chung nhóm ln trì; hỗ trợ cho nhóm gặp khó khăn 88 Các thành viên cịn lại  Nhóm thứ thành viên hỗ trợ cho việc hồn thành cơng việc người khởi xướng, người làm sáng tỏ, người thực hiện, người thông tin, người đóng góp 89  Nhóm thứ hai thành viên cunngr cố nhóm người khuyến khích, người quan sát, người đề xuất củng cố quy tắc, người đùa vui 90  Nhóm thứ ba nhóm người tiêu cực người gây hấn, người phụ thuộc, người thống trị, người đùa dai, người phá đám… 91 3.2 Các kỹ công cụ cần thiết để điều hành quản lý nhóm  3.2.1 Kỹ lập kế hoạch  3.2.2 Kỹ tổ chức công việc  3.2.3 Kỹ điều hành họp, thảo luận  3.2.4 Kỹ tăng cường động lực làm việc nhóm 92 + Ra định từ xuống: theo kiểu người lãnh đạo nhóm hay cấp cao cần phổ biến, thông báo, nhân danh nhóm thơng qua mà khơng qua thảo luận 111 + Ra định theo kiểu thiểu số: cách một vài cá nhân gợi ý thúc giục, ép người theo ý kiến 112 + Ra định theo nguyên tắc đa số, theo cách mang danh dân chủ qua bỏ phiếu giơ tay tán thành lấy số đông 113 + Ra định theo nguyên tắc đồng thuận, cách định thảo luận kỹ ý tưởng, không bỏ qua ý kiến kể ý kiến trái ngược 114  Một số điểm cần ghi nhớ trình tìm kiếm định chung nhóm là: + Làm cho người hiểu có trách nhiệm đóng góp ý kiến + Cố gắng thử thực đề xuất miễn khơng gây hại + Ln tơn trọng ý kiến người khác 115 + Luôn nhớ người có cách nghĩ khác + Tránh định theo kiểu biểu phong trào + Tránh định lúc thời gian gấp + Quan sát đóng góp ý kiến tất thành viên, tránh bỏ sót + Quan tâm đến người đóng góp ý kiến + Cho thời gian, tạo hội cho thành viên đóng góp ý kiến 116 - Kỹ đưa ý kiến nhận thông tin phản hồi  Khi đưa ý kiến, cần: + Nên nói điều hay, điều tốt, mặt mạnh nhóm viên trước + Chú ý đến phản ứng cảm giác người nhận ý kiến + Đóng góp ý kiến nhằm giúp người nghe hồn chỉnh + Chỉ tập trung nội dung mà người nghe cần góp ý + Khi đưa ý kiến nên nói chậm, rõ, thể quan điểm chia sẻ, đóng góp 117 - Khi nhận ý kiến đóng góp, cần: + Thể lắng nghe, tôn trọng ý kiến người nói + Đặt câu hỏi lại không hiểu rõ ý người đưa ý kiến + Tránh giải thích hay biện luận người đưa ý kiến nói + Chú ý biểu hành vi cá nhân nhận lời đóng góp ý kiến, nên tránh cử thể khơng hài lịng, hay bực tức 118 + Nên nhìn cách tự nhiên vào mắt người đưa ý kiến, tránh nhìn ngồi thể khơng tập trung hay không tôn trọng người đưa ý kiến + Sẵn sàng lắng nghe ý kiến phản hồi người khác đồng thời biết bình tĩnh cân nhắc ý kiến + Cảm ơn người cho ý kiến phản hồi để khuyến khích người lần sau khuyến khích người phản hồi 119 3.4 Bí để quản lý điều hành nhóm tốt  Kết hợp hoài bão cá nhân với hoài bão tổ chức (Sự giao lớn có hiệu cao) khả quản lý Sự chủ động ý thức tham gia công việc Trách nhiệm Cống hiến Trung thành Động lực Tin tưởng Sự trao quyền 120  Kết hợp linh hoạt, thông minh động lực bên (lương, thưởng…) với động lực bên thành viên (sự thừa nhận, khen ngợi, đánh giá cao…) 121  Khen ngợi, cơng nhận mà nhóm, đội đạt  Truyền đạt giá trị: liên kết nhóm, hướng tới tốt hơn, trì niềm tự hào nhóm…  Tơn trọng cách làm việc, nhóm phải hồn thành công việc hạn phạm vi nguồn lực cho phép minh bạch với kết tốt xấu nhóm 122  Ba yếu tố quan trọng kỹ lãnh đạo trí tuệ, trái tim tâm hồn (Klaus Schwab – người sáng lập Chủ tịch Diễn đàn kinh tế giới): - Trí tuệ tính chuyên nghiệp cần thiết để làm chủ kiến thức chuyên môn , đứng đầu lĩnh vực, tôn trọng xứng đáng 123 - Trái tim gắn bó chặt chẽ với động cơ, nhiệm vụ, tình yêu thương, mãnh liệt tình cảm khả đem lại tình yêu cho nhân viên - Tâm hồn bao hàm ràng buộc với nhiệm vụ giá trị cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ, niềm tin truyền cảm hứng lòng trung thành cho nv 124 The end! 125 ... đám… 91 3. 2 Các kỹ công cụ cần thiết để điều hành quản lý nhóm  3. 2.1 Kỹ lập kế hoạch  3. 2.2 Kỹ tổ chức công việc  3. 2 .3 Kỹ điều hành họp, thảo luận  3. 2.4 Kỹ tăng cường động lực làm việc nhóm... nhóm 92 3. 2.1 Kỹ lập kế hoạch  Các yếu tố cần thiết để lập kế hoạch (sử dụng yếu tố W để hoạch định công việc tương lai): - Why (Tại sao?) - What (Làm gì?) - Who (Ai?) - When (Khi nào?) - Where... Ví dụ kế hoạch ngày Thứ hai - 6h: Đến quan - 7h: check mail trả lời mail - 8h30: Tham gia họp… … 96 3. 2.2 Kỹ tổ chức công việc - Xác định quy trình, khối lượng cơng việc phân cơng lao động Người