cơ cấu tổ chức và phân công lao động của tập đoàn vingroup

Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức• Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức• Bước 2: Xác định các hoạt động cần thiết• Bước 3: Phân chia tổ chức thành các hoạt động• Bước 4: Xác

Mục lục

Chương 1: Mở đầu

1 Lí do chọn đề tài 2

2 Phạm vi nghiên cứu 2

Chương 2: Cơ cấu tổ chức và phân công lao động 1 Cơ cấu tổ chức 1.1 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 2

1.2 Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp 5

1.3 Thông tin từ một cơ cấu tổ chức 11

2 Phân công lao động 2.1 Phân công lao động trong doanh nghiệp 12

2.2 Các hình thức phân công lao động 12

Chương 3: Cơ cấu tổ chức và phân công lao động của tập đoàn Vingroup 1 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn Vingroup 13

2 Hình thức phân công lao động trong tập đoàn Vingroup 15

3 Nhận xét, đánh giá 16

Chương 4: Kết luận 18

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Thực tế hiện nay, nhiều công ty Việt Nam, nhất là những công ty nhỏ nhưng phát triển nhanh, thường bị cuốn vào vòng xoáy của công việc phát sinh hàng ngày Những công việc liên quan đến sản xuất hoặc mua hàng, tìm kiếm khách hàng, bán hàng, giao hàng, thu tiền, quản lý hàng tồn, công nợ… Hầu hết những việc này được giải quyết theo yêu cầu phát sinh, xảy ra đến đâu, giải quyết đến đó, chứ không hề được hoạch định một cách bài bản, quản lý một cách có hệ thống hoặc đánh giá hiệu quả một cách khoa học Hiểu được tầm quan trọng của cơ cấu tổ chức và phân công lao động, múc đích của bài tiểu luận là vận dụng các kiến thức đã học vào môi trường thực tế

2 PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Trong nội dung của bài tiểu luận này được xây dựng ở phạm vi của Tập đoàn Vingroup, với cơ cấu tổ chức và phân công lao động mang cấp công ty Nội dung của bài tiểu luận

đó là công việc tổ chức và phân cấp lao động của tập đoàn Vingroup.

CHƯƠNG 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG

1 CƠ CẤU TỔ CHỨC

1.1 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA DOANH NGHIỆP

a Khái niệm cơ cấu tổ chức quản lý

Cơ cấu tổ chức quản lý:

• Cơ cấu tổ chức là tổng hợp các bộ phận;

• Có mối quan hệ qua lại và phụ thuộc lẫn nhau;

• Được chuyên môn hóa, có những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định;

• Được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau;

• Nhằm thực hiện các hoạt động của tổ chức và tiến tới những mục tiêu chung đã xác định

b Tầm quản lý và cấp quản lý

- Tầm quản lý: là số người và/hoặc bộ phận mà một nhà quản lý có thể kiểm soát có hiệu

quả.

- Cấp quản lý: là cấp được quyền ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ quyết định.

c Quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức

• Bước 1: Xác định mục tiêu chiến lược của tổ chức

• Bước 2: Xác định các hoạt động cần thiết

• Bước 3: Phân chia tổ chức thành các hoạt động

• Bước 4: Xác định mối quan hệ giữa các bộ phận

* Phân chia tổ chức thành các bộ phận

Khái niệm: Nhóm các bộ phận có cùng tính chất hoặc cùng chức năng để hình thành nên

các bộ phận.

Các phương pháp phân chia bộ phận trong tổ chức:

Phân chia theo CHỨC NĂNG:

• Là việc nhóm các hoạt động có cùng tính chất chuyên môn để hình thành nên các bộ phận.

• Ưu điểm: Sử dụng các chuyên gia cho từng chuyên môn; Thuận lợi trong

đào tạo chuyên môn; Thuận lợi trong phối hợp nội bộ của các phòng ban

• Nhược điểm:

• Các bộ phận chức năng có thể quá tập trung vào mục tiêu bộ phận và coi nhẹ mục tiêu của toàn tổ chức

• Phức tạp trong phối hợp giữa các phòng ban và ra các quyết định liên quan đến nhiều phòng ban.

• Khó quy trách nhiệm và đánh giá kết quả công việc.

Phân chia theo SẢN PHẨM:

• Là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số sản phẩm để hình thành nên các bộ phận.

• Ưu điểm: Thuận tiện trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến một

sản phẩm; Nhanh chóng ra quyết định liên quan đến một sản phẩm; Đánh giá được kết quả hoạt động của một hoặc một nhóm sản phẩm

• Nhược điểm:

• Các nhà quản lý có thể quá tập trung vào sản phẩm của mình và coi nhẹ mục tiêu tổng thể của tổ chức

• Tăng chi phí hành chính và quản lý vì mỗi bộ phận (sản phẩm) lại có những

bộ phận chức năng riêng của mình.

Phân chia theo KHÁCH HÀNG:

• Là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số nhóm khách hàng để hình thành nên các bộ phận.

• Ưu điểm: Sử dụng được những chuyên gia phù hợp với từng đối tượng

khách hàng

• Nhược điểm:

• Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt động giữa các bộ phận.

Phân chia theo LÃNH THỔ:

• Là việc nhóm các hoạt động liên quan đến một hoặc một số khu vực địa lý

để hình thành nên các bộ phận.

• Ưu điểm: Chú ý được các vấn đề địa phương; Liên hệ chặt chẽ hơn với

các đại diện địa phương; Hiểu biết sâu hơn về nhu cầu, tâm lý khách hàng;

Cơ sở để đào tạo các nhà quản lý cấp cao

• Nhược điểm: Tăng chi phí hành chính, quản lý cho việc phối hợp hoạt

động giữa các bộ phận; Có tình trạng trùng lặp trong tổ chức; Cần nhiều nhà quản lý có năng lực tổng quát

1.2 Các kiểu cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp

a Cơ cấu quản lý trực tiếp

Nguyên tắc xây dựng: Bộ máy quản lý được xây dựng sao cho các tuyến quyền lực

trong doanh nghiệp là đường thẳng Mỗi cấp dưới chịu sự quản lý trực tiếp và nhận mệnh lệnh từ 1 cấp trên duy nhất.

Ưu điểm:

- Quá trình trao đổi thông tin nhanh chóng.

- Chế độ trách nhiệm rõ ràng, dễ dàng quy trách nhiệm khi có sai lầm xảy ra.

- Đảm bảo nguyên tắc thống nhất trong mệnh lệnh.

Nhược điểm:

- Không chuyên môn hóa do vậy nhà quản lý cần có kiến thức toàn diện

- Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ.

- Dễ dẫn đến phong cách quản lý gia trưởng.

- Khi quy mô doanh nghiệp tăng lên thì các bộ phận trực thuộc cũng tăng lên dẫn đến việc khó kiểm soát.

Cơ cấu này chỉ phù hợp với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, hoạt động đơn giản, số lượng sản phẩm ít.

b Cơ cấu quản lý trực tuyến

c Cơ cấu quản lý chức năng

Nguyên tắc: Để giảm bớt gánh nặng cho người quản lý cấp cao, người ta tổ chức ra các

bộ phận chức năng (phòng chức năng) Các bộ phận này sẽ trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc trong phạm vi chuyên môn của mình.

Ưu điểm:

- Nhà lãnh đạo cấp cao được sự trợ giúp của các chuyên gia có trình độ chuyên môn cao;

- Có sự chuyên môn hóa trong quản lý nên chất lượng mỗi loại quyết định có thể tăng lên;

- Không đòi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có kiến thức toàn diện;

- Nhân viên có thể học hỏi từ những người khác làm công việc giống nhau trong một bộ phận chức năng;

- Trưởng bộ phận chức năng dễ giám sát và đánh giá nhân viên;

- Giữ được uy tín và sức mạn các trưởng bộ phận chức năng…

Nhược điểm:

- Vi phạm nguyên tắc một thủ trưởng (người quản lý cấp dưới phải nhận mệnh lệnh từ nhiều cấp trên nên có thể sẽ có sự không thống nhất giữa các quyết định);

- Chế độ trách nhiệm không rõ ràng;

- Dễ mâu thuẫn giữa các bộ phận chuyên môn.

Cơ cấu này được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi

tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, phù hợp với doanh nghiệp có đặc thù cao, khi mà hoạt động giữa các bộ phận là độc lập với nhau: ngân hàng, bảo hiểm, du lịch… nhưng hiện nay rất ít được áp dụng.

d Cơ cấu quản lý trực tuyến – chức năng

Nguyên tắc: Người ta kết hợp hai loại cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng để tận dụng

những ưu điểm của hai cơ cấu đó Người ta vẫn tổ chức ra các bộ phận chức năng nhưng những bộ phận này không trực tiếp ra quyết định xuống các bộ phận trực thuộc mà chủ yếu làm nhiệm vụ tham mưu cho người quản lý cấp cao trong quá trình chuẩn bị ban hành và thực hiện các quyết định thuộc phạm vi chuyên môn của mình.

Ưu điểm: Cơ cấu này đạt được tính thống nhất trong mệnh lệnh, đảm bảo chất lượng của

các quyết định quản lý, giảm bớt gánh nặng cho nhà quản lý cấp cao cũng như có thể quy trách nhiệm cụ thể nếu có sai lầm.

Lưu ý: Khi thiết kế nhiệm vụ cho các bộ phận chức năng thì người quản lý cấp cao phải

chỉ rõ nhiệm vụ mà mỗi bộ phận này phải thực hiện, cũng như mối quan hệ về nhiệm vụ giữa các bộ phận chức năng với nhau, tránh sự chồng chéo trong công việc hoặc sự đùn đẩy giữa các bộ phận Ngoài ra, các bộ phận chức năng cũng phải trực tiếp chỉ đạo các bộ phận trực thuộc trong quá trình thực hiện các kế hoạch thuộc phạm vi chuyên môn của mình Trong một số trường hợp, nhận được sự ủy quyền của người quản lý cấp cao thì bộ phận này có thể trực tiếp ra quyết định.

Ứng dụng: Cơ cấu này được áp dụng phổ biến cho các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

e Cơ cấu quản lý trực tuyến – tham mưu

Nguyên tắc: Đối với một số đơn vị có cơ cấu tổ chức phức tạp thì có thể áp dụng mô

hình trực tuyến tham mưu, tức là bộ máy quản lý vẫn được thiết kế theo nguyên tắc trực tuyến, nhưng ở mỗi cấp quản lý người ta tổ chức các bộ phận tham mưu có nhiệm vụ giúp người quản lý đó trong quá trình chuẩn bị, ban hành, và thực hiện tất cả các quyết định thuộc chức năng chuyên môn Cơ cấu này xuất phát từ trong quân đội và ít được áp dụng trong quản lý kinh tế

f Cơ cấu quản lý theo kiểu dự án

Nguyên tắc: Với một số doanh nghiệp có tính đặc thù cao, có nhiều sản phẩm giống

nhau, mỗi sản phẩm có giá trị lớn và thực hiện ở những địa điểm khác nhau thì bộ máy quản lý tổ chức theo kiểu dự án Trong mỗi dự án, tùy quy mô, người ta có thể chọn cơ cấu theo kiểu trực tuyến hoặc trực tuyến chức năng.

Đặc điểm: Việc tổ chức cơ cấu quản lý theo kiểu dự án là sự phát triển của cơ cấu trực

tuyến hoặc trực tuyến chức năng Lưu ý là cơ cấu quản lý trong mỗi dự án chỉ tồn tại cùng với thời gian tồn tại của dự án Khi dự án hoàn thành thì cơ cấu đó được giải thể Ngoài ra, theo kiểu cơ cấu này thì một người cùng một lúc có thể tham gia vào nhiều dự

án khác nhau.

g Cơ cấu quản lý theo kiểu ma trận

Nguyên tắc: Với một doanh nghiệp có quy mô lớn, có nhiều chi nhánh khác nhau hoặc

nhiều thành viên khác nhau thì bộ máy quản lý có thể tổ chức theo kiểu ma trận Trong

đó, các bộ phận chức năng được thiết kế giúp người quản lý cấp cao trong các công việc thuộc chức năng đó ở quy mô doanh nghiệp lớn

Các bộ phận trực thuộc tổ chức tương đối độc lập, trong mỗi bộ phận này cũng có các đơn vị chức năng nhưng chỉ trong phạm vị đó và tùy theo quy mô thì người ta có thể tổ chức theo kiểu trực tuyến hoặc kiểu trực tuyến chức năng Việc điều hành doanh nghiệp lớn diễn ra theo nguyên tắc ma trận.

Đặc điểm: Kiểu cơ cấu này thể hiện trình độ quản lý cao.

Ứng dụng: Kiểu cơ cấu này phù hợp với những tổng công ty, công ty đa quốc gia.

1.3 Thông tin từ một cơ cấu tổ chức

Một cơ cấu tổ chức có thể cung cấp 4 loại thông tin sau đây:

- Nhiệm vụ: Cơ cấu tổ chức cho thấy sự phân chia nhiệm vụ trong một tổ chức nào đó.

- Các bộ phận: mỗi ô trong một lược đồ tổ chức có trách nhiệm đảm đương, hoàn thành một phần hoạt động, công việc chung của toàn bộ tổ chức.

- Các cấp quản lý: lược đồ quản lý cũng chỉ rõ thứ bậc quản lý từ cao nhất đến thấp nhất.

- Các tuyến quyền hạn: các đường thẳng đứng trong cơ cấu tổ chức cho thấy quyền hạn của một vị trí quản lý đối với vị trí khác trong toàn bộ tổ chức.

- Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức cũng chưa cho thấy những thông tin tiềm ẩn khác: vấn đề truyền thông, các quyền hạn cụ thể, do vậy nếu cơ cấu tổ chức mà không được giải thích cặn kẽ sẽ dẫn đến sự hiểu lầm về nhiệm vụ và quyền hạn.

2 Phân công lao động

2.1 Phân công lao động trong doanh nghiệp:

+ Các cá nhân, tổ chức và quốc gia được ban tặng hoặc có được những khả năng chuyên biệt và hình thành sự kết hợp hoặc giao dịch để tận dụng khả năng của những người khác ngoài năng lực của họ Các năng lực chuyên biệt có thể bao gồm thiết bị hoặc tài nguyên thiên nhiên cũng như các kỹ năng và đào tạo và sự kết hợp của các tài sản đó hoạt động cùng nhau thường rất quan trọng.

+ Phân công lao động kết hợp chuyên môn hóa và phân chia một nhiệm vụ sản xuất phức tạp thành một số hoặc nhiều nhiệm vụ phụ Tầm quan trọng của nó trong kinh tế học nằm

ở chỗ, một số lượng công nhân nhất định có thể tạo ra nhiều sản lượng hơn khi sử dụng phân công lao động so với cùng một số lượng công nhân mà mỗi người làm việc một mình.

2.2 Các hình thức phân công lao động:

Hai phong cách quản lý thường thấy trong các tổ chức hiện đại là kiểm soát và cam kết: + Quản lý kiểm soát, phong cách trước đây, dựa trên các nguyên tắc chuyên môn hóa công việc và phân công lao động Đây là kiểu dây chuyền chuyên môn hóa công việc, trong đó nhân viên được giao một nhóm nhiệm vụ rất hẹp hoặc một nhiệm vụ cụ thể + Phân công lao động cam kết, phong cách của tương lai, được định hướng dựa trên việc bao gồm nhân viên và xây dựng mức độ cam kết nội bộ đối với việc hoàn thành nhiệm

vụ Các nhiệm vụ bao gồm nhiều trách nhiệm hơn và được điều phối dựa trên chuyên môn hơn là vị trí chính thức.

CHƯƠNG 3: CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ PHÂN CÔNG LAO ĐỘNG CỦA TẬP

ĐOÀN VINGROUP

1 Cơ cấu tổ chức của tập đoàn Vingroup

a Đồng đại hội cổ đông

- ĐHĐCĐ là cơ quan quyết định cao nhất của công ty bao gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết theo quy định của điều lệ công ty ĐHĐCĐ có quyền quyết định mọi hoạt động của công ty với nhiệm vụ cơ bản sau:

- Thông qua điều lệ,phương hướng hoạt động kinh doanh của công ty.

- Đưa ra các quyết định về loiaj cổ phần và số lượng của từng loại cổ phần

- Đưa ra các quyết định về cổ tức hàng năm của mỗi loại cổ phần trên cơ sở báo cáo và đề suất của hội đồng quản trị.

- Thông qua báo cáo tài chính hàng năm của công ty.

- Bầu miễn nhiệm hoặc bãi nhiệm thành viên HĐQT và BKS.

- Phê duyệt việc công ty nộp đơn để thanh lý giải thể hoặc tái tổ chức theo luật phá sản chỉ định người thanh lý hoặc các hành động tương tự.

- Thực hiện các quyền nhiệm vụ khác do điều lệ công ty và pháp luật quy định

b Chủ tịch hội đồng quản trị của Vingroup tính từ ngày thành lập, năm 2002, tới nay là

ông Phạm Nhật Vượng Ông là người sáng lập nên thương hiệu bất động sản Vincom và thương hiệu khách sạn, du lịch, dịch vụ Vinpearl.

c Hội đồng quản trị hiện nay gồm 9 thành viên, có các quyền hạn và trách nhiệm: lên kế

hoạch phát triển và quyết toán ngân sách hàng năm; xác định mục tiêu hoạt động dựa trên mục tiêu chiến lược được đại hội đồng cổ đông thông qua; báo cáo tình hình kết quả hoạt động kinh doanh, cổ tức dự kiến, báo cáo tài chính; chiến lược kinh doanh và điều kiện kinh doanh cho đại hội đồng cổ đông; xây dựng cơ cấu tổ chức và các quy chế hoạt động của công ty; thực hiện các quyền và nghĩa vụ theo quy định của pháp luật, điều lệ công ty

và các nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.

d Ban kiểm soát gồm 5 thành viên, đứng đầu là ông Nguyễn Thế Anh, trưởng ban kiểm

soát Ban kiểm soát chịu trách nhiệm chính trong giám sát hội đồng quản trị và ban giám đốc trong quản lý và điều hành công ty; kiểm tra tính hợp pháp, trung thực và mức cẩn trọng trong quản lý, điều hành hoạt động kinh doanh, trong công tác kế toán, thống kê, báo cáo; thẩm định báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh, báo cáo tài chính hàng năm

và 6 tháng, báo cáo đánh giá công tác quản lý của hội đồng quản trị, đệ trình báo cáo thẩm định các vấn đề lên đại hội đồng cổ đông tại cuộc họp thường niên; đệ trình những

biện pháp sửa đổi, cải thiện và bổ sung lên hội đồng quản trị hoặc đại hội đồng cổ đông; thực hiện các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, điều lệ của công ty và các nghị quyết của đại hội đồng cổ đông.

e Ban giám đốc bao gồm 1 tổng giám đốc là bà Lê Thị Thu Thuỷ và 5 phó tổng giám

đốc Ban giám đốc có trách nhiệm chính trong tổ chức thực hiện các nghị quyết của đại hội đồng cổ đông và hội đồng quản trị, đặc biệt là các nghị quyết liên quan đến việc thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch đầu tư của công ty; quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hàng ngày của công ty; quản lý và giám sát hoạt động hàng ngày của công ty; thay mặt công ty thực hiện các hợp đồng và nghĩa vụ khác.

2 Hình thức phân công lao động trong tập đoàn Vingroup

Vingroup hiện có 65.325 cán bộ, nhân viên (CBNV) với 1.232 người có trình độ tiến sĩ, thạc sĩ; 19.566 người có trình độ đại học và 44.527 người có trình độ dưới đại học Ngoài

ra, Vingroup cũng xây dựng và phát triển đội ngũ chuyên gia giỏi trong các lĩnh vực then chốt, tạo dựng môi trường làm việc hấp dẫn, chuyên nghiệp và thân thiện nhờ các phương châm, tiêu chí, chính sách và chế độ tốt nhất.

Trong Vingroup, mỗi nhân viên sẽ phải tự chịu trách nhiệm về công việc của mình làm Bởi, có là người chịu trách nhiệm cao nhất về công việc của chính mình, họ mới có động lực để cố gắng hoàn thành công việc được giao Nếu nhân viên nào hoàn thành công việc không đạt yêu cầu sẽ bị phạt, kỷ luật, hoặc thậm chí bị đào thải.

Khi làm việc tại Vingroup, người lao động sẽ được đảm bảo về môi trường làm việc lành mạnh, công bằng, chuyên nghiệp nhất; được cung cấp đồng phục, thiết bị bảo hộ lao động, dụng cụ lao động, máy móc… theo từng ngành nghề; đảm bảo về thời gian làm 8 giờ/ngày, 5,5 ngày/ tuần (đối với Khối Hành chính – Văn phòng) và 6 ngày/ tuần (đối với Khối Dịch vụ) Thêm vào đó, mọi nhân viên của Vingroup đều được hưởng chế độ nghỉ phép theo quy định của Luật Lao động và được đóng bảo hiểm xã hội đầy đủ; được hưởng các chế độ phụ cấp như: Tiền cơm trưa, tiền điện thoại, tiền phương tiện đi lại, hỗ trợ xe đưa đón nhân viên ở xa…