Các Nguyên Tắc Cần Thiết Cho Việc Thiết Kế Cơ Cấu Tổ Chức Và Mô Hình Cơ Cấu Tổ Chức Chức Năng – Trực Tuyến.pdf

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO CHỦ ĐỀ THUYẾT TRÌNH Nội dung: CÁC NGUYÊN TẮC CẦN THIẾT CHO VIỆC THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MÔ HÌNH CƠ C

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH - MARKETING

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO CHỦ ĐỀ THUYẾT TRÌNH

Nội dung:

CÁC NGUYÊN TẮC CẦN THIẾT CHO VIỆC THIẾT KẾ

CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC

CHỨC NĂNG – TRỰC TUYẾN

Lớp học phần: 23311802003820

Giảng viên: Trần Hải Minh Thư

Lớp: TH_23DQT07

Các thành viên: Võ Nguyễn Y Thanh ( Trưởng nhóm )

Lê Nguyễn Minh Dũng

Cao Kim Hoàn

Đỗ Ngọc Quỳnh Mai

Nguyễn Ngọc Minh

TP.HỒ CHÍ MINH-THÁNG 11/2023

Mục Lục

MỞ ĐẦU 3

I Thiết kế cơ cấu tổ chức 4

1 Khái niệm thiết kế cơ cấu tổ chức 4

2 Các yếu tố chính trong quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức 4

3 Tại sao phải thiết kế cơ cấu tổ chức ? 4

4 Những vấn đề một doanh nghiệp phải đối mặt nếu không có cơ cấu tổ chức rõ ràng 5

II Các nguyên tác thiết kế cơ cấu tổ chức 6

1 Những cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức doanh nghiệp 6

2 Các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức 6

3 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức 6

III Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 7

1 Khái niệm mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 7

2. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức chức năng: 7

3. Ưu nhược điểm mô hình cơ cấu tổ chức chức năng 8

IV Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến 8

1 Khái niệm mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến 8

2. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến 9

3. Ưu nhược điểm mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến 9

V Mô hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến 9

1 Khái niệm mô hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến 9

2. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến 9

3. Ưu nhược điểm mô hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến 10

4 Ví dụ thực tế mô hình cơ cấu tổ chức chức năng - trực tuyến 10

VI KẾT LUẬN: 11

BẢNG PHÂN CÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC NHÓM 3: 11

MỞ ĐẦU

Trong quá trình thành lập tổ chức hay một doanh nghiệp để có thể quản lí tốt công việc cũng như là các cấp dưới, các bổ phận thì nhà quản trị thiết kế nên một cơ cấu tổ chức Báo cáo này tập trung vào vấn đề như thế nào là thiết kế một cơ cấu tổ chức Tầm quan trọng của việc thiết kế cơ cấu tổ chức Các mô hình của thiết kế cơ cấu tổ chức Báo cáo được hoàn thành bởi năm thành viên, gồm trưởng nhóm là Võ Nguyễn

Y Thanh và các thành viên: Đỗ Ngọc Quỳnh Mai, Nguyễn Ngọc Minh, Lê Nguyễn Minh Dũng, Cao Kim Hoàn Tuy đã có sự chuẩn bị kĩ lưỡng và cố gắng của các thành viên, song báo cáo cũng không thể tránh khỏi các thiếu sót do lần đầu thực hiện, khẩn mong được sự góp ý từ giảng viên để hoàn thiện và rút kinh nghiệm cho những lần làm việc tiếp theo

I THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Khái niệm thiết kế cơ cấu tổ chức

Thiết kế cơ cấu tổ chức là quá trình tạo ra một khuôn khổ, cấu trúc và hệ thống tổ chức hoạt động của một doanh nghiệp hoặc tổ chức Nó bao gồm việc xác định các mục tiêu, nhiệm vụ, chức năng, quyền lực và mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân trong

tổ chức

2 Các yếu tố chính trong quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức

Quá trình thiết kế cơ cấu tổ chức thường bắt đầu bằng việc đặt ra các mục tiêu chiến lược và sự phân công rõ ràng về trách nhiệm cho từng bộ phận hoặc cá nhân trong tổ chức Các yếu tố chính bao gồm:

- Phân chia công việc: Xác định nhiệm vụ và chức năng cụ thể của từng bộ phận, đội nhóm hoặc cá nhân trong tổ chức

- Liên kết và cấu trúc: Xác định cách mà các bộ phận hoặc nhóm làm việc với nhau, mức độ liên kết và mối quan hệ giữa chúng

- Quyền lực và trách nhiệm: Xác định ai chịu trách nhiệm trong việc ra quyết định, điều hành và thực hiện các nhiệm vụ khác nhau, cũng như cách thức quản lý quyền lực

- Các quy trình và chuẩn mực hoạt động: Xác định các quy trình, quy định và chuẩn mực để đảm bảo rằng mọi hoạt động được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán

- Mô hình quản lý: Xác định cấp bậc quản lý và mô hình tổ chức, bao gồm cách thức giao tiếp và quản lý giữa các cấp bậc khác nhau

- Khả năng linh hoạt và thích ứng: Thiết kế cơ cấu tổ chức cũng cần tính đến khả năng thích ứng với thay đổi, linh hoạt và sự tương tác với môi trường bên ngoài

Khi thiết kế cơ cấu tổ chức, các doanh nghiệp thường xem xét nhiều yếu tố để tạo ra một hệ thống tổ chức phù hợp với mục tiêu, chiến lược và đặc điểm cụ thể của họ Điều này giúp tăng cường hiệu suất hoạt động và khả năng thích ứng với môi trường kinh doanh biến đổi

3 Tại sao phải thiết kế cơ cấu tổ chức ?

Thiết kế cơ cấu tổ chức là một phần quan trọng trong việc quản lý một doanh nghiệp hoặc tổ chức vì nó mang lại nhiều lợi ích quan trọng:

- Tối ưu hóa hiệu suất: Một cơ cấu tổ chức được thiết kế tốt giúp tăng cường hiệu suất làm việc và sự hiệu quả của các hoạt động Việc phân chia rõ ràng các nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền lực có thể giúp nhân viên làm việc một cách có tổ chức và hiệu quả hơn

- Tăng cường linh hoạt: Một cơ cấu tổ chức linh hoạt và thích ứng có thể giúp tổ chức thích nghi tốt hơn với các thay đổi trong môi trường kinh doanh, công nghệ và yêu cầu của khách hàng

- Tăng sự tập trung: Cơ cấu tổ chức rõ ràng giúp tập trung nguồn lực và năng lực của

tổ chức vào các mục tiêu chiến lược quan trọng

- Tăng sự minh bạch và trách nhiệm: Một cơ cấu tổ chức được thiết kế đúng cách giúp tạo ra sự minh bạch về trách nhiệm và quyền lực, từ đó tạo điều kiện cho sự chuẩn bị báo cáo và đánh giá hiệu suất

- Tạo ra môi trường làm việc tích cực: Một cơ cấu tổ chức có cấu trúc tốt có thể tạo ra môi trường làm việc tích cực, khuyến khích sự hợp tác và phát triển cá nhân

- Giảm thiểu rủi ro: Cơ cấu tổ chức tốt có thể giúp giảm thiểu rủi ro do thiếu rõ ràng về trách nhiệm và quản lý

- Tăng cường quản lý: Cơ cấu tổ chức tốt cũng giúp quản lý dễ dàng hơn, vì nó cung cấp một bức tranh tổng quan về cách mà tổ chức hoạt động và các mối quan hệ giữa các phần tử khác nhau

Tóm lại, việc thiết kế cơ cấu tổ chức giúp tạo ra một khung nhìn rõ ràng và cụ thể về cách tổ chức hoạt động, từ đó tạo điều kiện cho sự tập trung, hiệu suất và khả năng thích ứng với môi trường thay đổi

4 Những vấn đề một doanh nghiệp phải đối mặt nếu không có cơ cấu tổ chức

rõ ràng.

Nếu một doanh nghiệp không có cơ cấu tổ chức rõ ràng, nó có thể gặp phải nhiều vấn

đề và hậu quả tiêu cực, bao gồm:

- Lộn xộn trong hoạt động: Thiếu cơ cấu tổ chức có thể dẫn đến sự lộn xộn trong các quy trình làm việc và giao tiếp, làm giảm hiệu suất làm việc và tăng nguy cơ sai sót

- Thiếu trách nhiệm rõ ràng: Việc không có cơ cấu tổ chức có thể làm mất đi sự rõ ràng về trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận, dẫn đến việc trốn tránh trách nhiệm và mâu thuẫn xung đột

- Hiệu suất thấp: Do không có sự phân chia rõ ràng về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền lực, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc đúng hạn và hiệu quả

- Sự đánh mất cơ hội và sáng tạo: Cấu trúc tổ chức không tốt có thể làm giảm khả năng linh hoạt và sáng tạo của nhân viên, từ đó làm mất cơ hội tiềm năng và khả năng thích ứng với thay đổi

- Khó khăn trong quản lý: Thiếu cơ cấu tổ chức có thể làm tăng thêm áp lực và khó khăn cho người quản lý khi họ không có cơ sở cụ thể để phân công nhiệm vụ, quản lý nguồn lực và định hình chiến lược

- Sự mất cân đối và không ổn định: Không có cơ cấu tổ chức có thể làm mất đi sự cân đối và ổn định trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp, dẫn đến sự không chắc chắn và khó khăn trong việc duy trì môi trường làm việc tốt Để đối phó với những vấn

đề này, việc xây dựng và duy trì một cơ cấu tổ chức hiệu quả và linh hoạt là rất quan trọng Cơ cấu tổ chức cần phản ánh mục tiêu, chiến lược và nhu cầu cụ thể của doanh

nghiệp, đồng thời phải tạo điều kiện để tối ưu hóa hiệu suất và khả năng thích ứng với thay đổi

II CÁC NGUYÊN TẮC THIẾT KẾ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 Những cơ sở để thiết kế bộ máy tổ chức doanh nghiệp

Bộ máy tổ chức chỉ có thể được xây dựng khi tổ chức đã xác định được mục tiêu và chiến lược hoạt động

Phải dựa vào quy mô và đặc điểm ( lĩnh vực ) hoạt động của doanh nghiệp Tính toán tới những tác động của môi trường vi mô, vĩ mô

Phù hợp với công nghẹ hoặc kỹ thuật sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ

Các nguồn lực của doanh nghiệp

Tuân thủ nghiêm túc tiến trình của chức năng tổ chức

Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp

(Nguồn: https://luatminhkhue.vn/mau-so-do-to-chuc-doanh-nghiep.aspx)

2 Các yếu tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức

Đặc điểm hoạt động

Môi trường hoạt động

Quy mô hoạt động

Khả năng về nguồn lực

Mục tiêu chiến lược phát triển

3 Các nguyên tắc thiết kế cơ cấu tổ chức

- Nguyên tắc xác định theo chức năng : Một vị trí công tác hay một bộ phận được định nghĩa rõ ràng theo mục tiêu cần đạt được, các hoạt động tiến hành và quyền hạn được giao Nếu các nhà quản trị coi nhẹ nguyên tắc này sẽ dẫn đến nguy cơ nhầm lẫn chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí công tác hay từng bộ phận

- Nguyên tắc tương xứng giữa chức năng - quyền hạn – trách nhiệm : Do quyền hạn là một quyền cụ thể để tiến hành những công việc được giao và trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành chúng, về mặt logic điều đó dẫn đến yêu cầu quyền được giao cho

từng người, từng bộ phận tương xứng với nhiệm vụ, đảm bảo cho họ khả năng đạt được kết quả mong muốn

- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh và đảm bảo tính tuyệt đối trong trách nhiệm : Là việc một người có mối quan hệ trình báo lên một cấp trên duy nhất càng được tuân thủ thì, mâu thuẫn giữa các mệnh lệnh sẽ càng ít và ý thức trách nhiệm cá nhân đối với kết quả sẽ càng lớn Và các thành viên trong hệ thống chỉ nhận quyết định từ một người và chịu trách nhiệm trước người đó

- Nguyên tắc bậc thang và quyền hạn theo cập bậc : Cấp dưới phải biết ai giao quyền cho họ và họ phải trình báo cho ai, về những vấn đề vượt quá quyền hạn

- Nguyên tắc quản lí theo sự thay đổi : Để đảm bảo tính linh hoạt của tổ chức, cần đưa vào cơ cấu các biện pháp và kỹ thuật dự đoán và phản ứng trước sự thay đổi

- Nguyên tắc cân bằng : Đây là nguyên tắc cho mọi lĩnh vực khoa học cũng như cho mọi chức năng của nhà quản trị Việc vận dụng các nguyên tắc hay biện pháp phải cân đối, căn cứ vào sứ mệnh của cơ cấu trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức

III MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG

1 Khái niệm mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

Mô hình tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động trong cùng một chức năng được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu

Cơ cấu chức năng chia tổ chức thành các phòng ban dựa trên chức năng của chúng Mỗi phòng do một người quản lý chức năng đứng đầu và các nhân viên được phân nhóm theo vai trò của họ Mô hình này tập trung vào chuyên môn hóa và tối đa hóa kỹ năng của nhân viên để đạt được hiệu suất cao và đáp ứng mục tiêu kinh doanh Đặc điểm nổi bật nhất mô hình này là những nhân viên chức năng phải là người am hiểu chuyên môn và thành thạo nghiệp vụ trong phạm vi quản lý của mình

2 Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức chức năng

Cơ cấu chức năng tức là gộp các công việc có tính chất tương đồng vào thành một bộ phận Ví dụ: gộp các công việc như hỗ trợ và triển khai; bảo hành; hỗ trợ kĩ thuật vào phòng kĩ thuật Tương tự như các bộ phận còn lại Mỗi phòng ban được đặt tên theo chức năng của chúng Ví dụ như phòng Kinh Doanh, Nhân Sự, Marketing… Đây là một trong những mô hình phổ biến hiện nay và mang tính chuyên môn hoá cao nhất

( Nguồn: https://accgroup.vn/so-do-co-cau-to-chuc-theo-chuc-nang )

3 Ưu nhược điểm của mô hình cơ cấu

Ưu điểm

Đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao;

Có thể phát huy những ưu thế của chuyên môn hóa;

Chú trọng đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên;

Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất

Nhược điểm

Mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng;

Thiếu sự phối hợp hành động giữa các bộ phận;

Chuyên môn hóa quá mức → tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các NQT;

Hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà quản trị chung

IV MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC TRỰC TUYẾN

1 Khái niệm mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến: thường đề cập đến cách một tổ chức tổng hợp, quản lý và tổ chức các hoạt động trực tuyến Điều này bao gồm cấu trúc tổ chức, quy trình làm việc, và tương tác giữa các thành viên thông qua môi trường trực tuyến Mô hình này bao gồm các yếu tố như quản lý dự án trực tuyến, hợp tác từ xa, và sử dụng công nghệ để tối ưu hóa hiệu xuất

2 Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

(Nguồn: Sách Quản

trị học trường Đại học Tài chính – Marketing)

3 Ưu nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến

Ưu điểm

Đảm bảo chế độ một thủ trưởng;

Người thừa hằng chỉ nhận mệnh lệnh từ một người lãnh đạo cấp trên trực tiếp; Chế độ trách nhiệm rõ ràng

Nhược điểm

Người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện;

Hạn chế các việc sử dụng các chuyên gia có trình độ;

Dễ dẫn đên cách quản lý gia trưởng

V MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC CHỨC NĂNG – TRỰC TUYẾN

1 Khái niệm mô hình cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyến

- Mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến chức năng là sự kết hợp hai cơ cấu tổ chức trên còn các bộ phân chức năng chỉ làm nhiệm vụ chuẩn bị những lời chỉ dẫn, những lời khuyên và kiểm tra sự hoạt động của các bộ phận trực tuyến

- Đặc điểm:

+ Còn tồn tại các đơn vị chức năng làm nhiệm vụ chuyên môn;

+ Các phòng chức năng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến; + Những người lãnh đạo trực tuyến chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động

và được toàn quyền quyết định trong đơn vị mình phụ trách

2 Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyến

- Phần bên ngoài chính là cơ cấu tổ chức trực tuyến

- Phần bên trong là các phòng ban

- Các phòng ban tồn tại nhưng không có quyền chỉ đạo các đơn vị trực tuyến ở phía dưới

- Các kết quả hoạt động do người lãnh đạo phó giám đốc sx và phó giám đốc tiêu thụ chịu trách nhiệm và chỉ đạo

(Nguồn: Sách Quản trị học trường Đại học Tài chính – Marketing)

3 Ưu nhược điểm của mô hình cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyến

Ưu điểm:

Có được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng;

Tạo điều kiện cho các giám đốc trẻ

Nhược điểm:

Nhiều tranh luận xảy ra Do đó nhà quản trị thường xuyên phải giải quyết; Hạn chế sử dụng kiến thức chuyên môn;

Vẫn có xu hướng can thiệp của các đơn vị chức năng

4 Ví dụ thực tế mô hình cơ cấu tổ chức chức năng – trực tuyến

Sơ đồ tổ chức và cơ cấu quản lý cũ của vinamilk

(Nguồn:

https://rutgon.icu/OJrkj )

- Quyền hạn và trách nhiệm chủ yếu thuộc về tổng giám đốc, các bộ phận quản trị cấp cao và ban kiểm soát

- Ngoài ra còn có công ty cổ phần thép Việt Nam đang sử dụng mô hình này

VI KẾT LUẬN:

Thiết kế cơ cấu tổ chức đóng một vai trò không thể thiếu trong sự thành công và phát triển của một doanh nghiệp (tổ chức) Một doanh nghiệp muốn có được sự phát triển bền vững thì việc thiết kế một cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp đó là điều tối quan trọng Nó giúp cho doanh nghiệp đó có thể định hình được chiến lược và mục tiêu, tăng cường hiệu suất và hiệu quả, quản lí rủi ro, linh hoạt và thích ứng trong các điều kiện khác nhau… Tuy từng mô hình đều có những ưu điểm và nhược điểm khác nhau nhưng việc xác định đúng mô hình phù hợp với doanh nghiệp của mình sẽ đưa doanh nghiệp đó phát triển một cách toàn diện nhất

BẢNG PHÂN CÔNG VÀ ĐÁNH GIÁ CÔNG VIỆC NHÓM 3

ST

T

TênThành

viên Công việc đảm nhận

Deadline

Đánh giá quá trình Nội dung bài

22/11/2023

Hình ảnh 22/11/2023

Nội dung trên pp 21/11/2023

1

Võ Nguyễn

Y Thanh

(Nhóm

trưởng)

- Đưa ra nội dung

- Soạn nội dung: Thiết

kế cơ cấu tổ chức dựa trên những cơ sở nào?

Những yếu tố ảnh hưởng đến việc thiết kế

cơ cấu tổ chức ? Các nguyên tắc cần thiết cho việc thiết kế cơ cấu

tổ chức ?

- Soạn PowerPoint trong phần nôi dung trên

- Thuyết trình ở phần nội dung trên

- Chỉnh sửa báo cáo

Hoàn thành tốt công việc.