phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại công ty tnhh vận tải kto logistics

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI KTO LOGISTICS CHUỖI CUNG ỨNG HÀ NỘI – 2023... TRƯỜNG ĐẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI:

PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY

TNHH VẬN TẢI KTO LOGISTICS

CHUỖI CUNG ỨNG

HÀ NỘI – 2023

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THĂNG LONG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI:

PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY

TNHH VẬN TẢI KTO LOGISTICS

Giảng viên hướng dẫn : TS Trần Văn Vinh Sinh viên thực hiện : Nguyễn Thị Hường Mã sinh viên : A40628

Ngành : Logistic và quản lý Chuỗi cung ứng

HÀ NỘI – 2023

Thư viện ĐH Thăng Long

Trước tiên em xin bày tỏ lòng biết đến quý Thầy Cô trường Đại học Thăng Long đã hết lòng dạy dỗ, truyền đạt cho em những kiến thức trong suốt bốn năm qua Đó không chỉ là những kiến thức chuyên ngành mà còn có cả những kỹ năng cần thiết cho cuộc sống tương lai

Qua đây em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu nhà trường đã tạo những điều kiện tốt nhất khi em học tập tại trường Em xin đặc biệt cảm ơn Thầy Trần Văn Vinh đã tận tình hướng dẫn và chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp này

Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám Đốc công ty TNHH Vận tải KTO Logistics cùng toàn thể anh chị nhân viên trong công ty đã tận tình hướng dẫn trong thời gian em thực tập tại công ty, giúp em có những kinh nghiệm thực tế bổ ích để bổ sung vào vào những kiến thức đã được học tại trường

Do thời gian không nhiều và bước đầu đi vào thực tế còn nhiều bỡ ngỡ, kiến thức còn rất hạn chế cùng với nhiều lý do khách quan nên bài luận văn này chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được thêm nhiều sự góp ý của quý thầy cô trên bước đường học hỏi và tìm hiểu

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn

SINH VIÊN

Nguyễn Thị Hường

Em xin cam đoan đề tài: “Phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại Công ty TNHH Vận tải KTO Logistics” là một công trình nghiên cứu độc lập không có sự sao chép của người khác Đề tài là một sản phẩm mà em đã nỗ lực nghiên cứu trong quá trình học tập tại trường cũng như thực tập tại công ty TNHH Vận tải KTO Logistics Trong quá trình viết bài có sự tham khảo một số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng, dưới sự hướng dẫn của thầy Trần Văn Vinh - Bộ môn Quản lý logistics và chuỗi cung ứng, trường đại học Thăng Long Em xin cam đoan nếu có vấn đề gì em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

SINH VIÊN

Nguyễn Thị Hường

Thư viện ĐH Thăng Long

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

5 Kết cấu của đề tài 3

B PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÁC FORWARDER 4

1.1 Khái niệm về hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics 4

1.1.1 Khái niệm về hoạt động kinh doanh 4

1.1.2 Khái niệm về dịch vụ (sản phẩm vô hình) 4

1.1.3 Khái niệm về hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics 4

1.2 Khái niệm về phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics 5

1.3 Mục tiêu của phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics 6

1.4 Vai trò của công ty forwarder trong quá trình xuất nhập khẩu 6

1.5 Các tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại các forwarder 7

1.6 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại các forwarder 8

1.6.1 Yếu tố bên ngoài 8

1.6.2 Yếu tố bên trong 10

1.7 Định hướng phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics trong công ty forwarder 11

1.7.1 Phát triển hoạt động kinh doanh theo chiều rộng 11

1.7.2 Phát triển hoạt động kinh doanh theo chiều sâu 12

Tóm tắt chương 1 12

LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI KTO 14

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Vận Tải KTO 14

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Vận Tải KTO 14

2.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Vận tải KTO 15

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng của bộ máy quản lý của công ty TNHH KTO 16

2.1.4 Nguồn nhân lực và cơ sở vật chất của Công ty TNHH Vận Tải KTO 19

2.1.5 Vai trò của công ty TNHH Vận Tải KTO Logistics trong quy trình xuất nhập khẩu hàng FCL đường biển 21

2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại Công ty TNHH Vận tải KTO Logistics 23

2.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Vận Tải KTO 23

2.2.2 Phân tích doanh thu dịch vụ vận chuyển đường biển tại công ty TNHH Vận tải KTO 28

2.2.3 Phân tích doanh thu dịch vụ vận chuyển đường hàng không tại công ty TNHH Vận tải KTO 31

2.2.4 Phân tích doanh thu các dịch vụ khác 32

2.3 Đánh giá chất lượng các dịch vụ logistics của công ty TNHH Vận tải KTO 33

STT Chữ viết tắt Thuật ngữ

1 Consignee Người nhận hàng

2 Consolidator Người chuyên gom hàng lẻ LCL

3 Hàng FCL Full container load (Hàng nguyên cont) 4 Hàng LCL Less container load (Hàng lẻ)

5 Forwarder Công ty giao nhận vận tải 6 Shipper Người giao hàng

7 POL Port of loading (Cảng xếp hàng) 8 POD Port of discharge (Cảng dỡ hàng)

Thư viện ĐH Thăng Long

Bảng 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Vận Tải KTO 14

Bảng 2.2 Số lượng lao động của Công ty TNHH Vận Tải KTO 19

Bảng 2.3 Độ tuổi của nhân viên tại Công ty TNHH Vận Tải KTO 20

Bảng 2.4 Cơ sở vật chất Công ty TNHH Vận Tải KTO 21

Bảng 2.5 Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Công TNHH Vận Tải KTO năm 2021-2022 23

Bảng 2.6 Kết quả kinh doanh theo thị trường của Công ty giai đoạn 2021 - 2022 25

Bảng 2.7 Kết quả kinh doanh của Công ty ở thị trường trong nước giai đoạn 2021 – 2022 25Bảng 2.8 Thị phần của các thị trường trong tổng doanh thu (Giai đoạn 2021-2022) 26

Bảng 2.9: Tỉ trọng doanh thu các dịch vụ logistics của công ty TNHH Vận tải KTO 27

Bảng 2.10: Tỷ trọng doanh thu hàng FCL và LCL của dịch vụ vận tải đường biển của công ty TNHH Vận tải KTO 28

Bảng 2.11 Bảng cơ cấu mặt hàng xuất nhập khẩu bằng đường biển của công ty TNHH Vận tải KTO 29

Bảng 2.12: Tỉ lệ đơn hàng giao không đúng thời hạn 30

Bảng 2.13 Bảng tỉ trọng doanh thu hàng hóa vận tải đường hàng không của công ty TNHH Vận tải KTO 31

Bảng 2.14 Bảng tỉ trọng chuyến nội địa, quốc tế của vận tải hàng không không của công ty TNHH Vận tải KTO 31

Bảng 2.15 Bảng tỉ lệ đơn hàng giao không đúng thời hạn 32

Hình 2.1 LOGO Công ty TNHH Vận tải KTO 15

Hình 2.2 Sơ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH Vận Tải KTO Logistics 16

Hình 2.3 Sơ đồ mối quan hệ KTO Logistics và các thành phần trong quá trình xuất nhập khẩu hàng FCL đường biển 22

A PHẦN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong những năm qua, nhờ ý thức được tầm quan trọng và hiệu quả to lớn từ dịch vụ logistics, nước ta đã chú trọng vào việc xây dựng và phát triển dịch vụ logistics Đến nay, trong lĩnh vực logistics đã có khoảng 800 doanh nghiệp - một con số khá lớn nhưng trên thực tế đa phần lại là những doanh nghiệp nhỏ và rất nhỏ Số lượng doanh nghiệp chỉ đáp ứng được 25% nhu cầu thị trường và chỉ dừng lại ở mức độ cung cấp các dịch vụ đơn lẻ, một số công đoạn của chuỗi dịch vụ quan trọng này Đồng thời, chi phí logistics của Việt nam chiếm tới 30% đến 40% tổng chi phí vận chuyển trong khi ở các nước khác chi phí này chỉ chiếm khoảng 15% (theo nhận xét của phát ngôn viên Ngân hàng Thế giới, ông Michael Peskin)

Ngành logistics mới phát triển của đất nước đang đối diện với thời kỳ hội nhập nhiều cơ hội cũng như thách thức Các công ty logistics lớn trên thế giới đã vào Việt Nam nhưng theo cam kết gia nhập WTO thì sau 5 đến 7 năm các doanh nghiệp này mới có thể thiết lập doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài Đây là thời gian quý báu để các doanh nghiệp Việt Nam liên kết dành thị phần Hiện tại, APL, Mitsui OSK, Maersk Logistics, NYK Logistics là những tập đoàn hùng mạnh với khả năng cạnh tranh lớn, bề dày kinh nghiệm và nguồn tài chính khổng lồ, hệ thống mạng lưới đại lý dày đặc, hệ thống kho hàng chuyên dụng, dịch vụ khép kín trên toàn thế giới, mạng lưới thông tin rộng khắp, trình độ tổ chức quản lý cao, đã và đang từng bước xâm nhập, củng cố, chiếm lĩnh thị trường trong nước

Bối cảnh đó đặt ra nhiều cơ hội và thách thức cho ngành Logistics ở Việt Nam Trước hết, cơ hội để phát triển Logistics của Việt Nam là tiếp cận được thị trường Logistics rộng lớn hơn; phát huy lợi thế địa lý - chính trị trong phát triển cơ sở hạ tầng Logistics như phát triển cảng nước sâu, sân bay quốc tế, các trung tâm Logistics Hội nhập Logistics tạo cơ hội cho Việt Nam phát triển quan hệ đối tác, thị trường xuất khẩu được mở rộng, góp phần cơ cấu lại nền kinh tế và đổi mới mô hình tăng trưởng Bên cạnh đó, trên con đường thực hiện mục tiêu hội nhập ngành Logistics, Việt Nam cũng đang đối mặt với nhiều thách thức như: Cơ sở hạ tầng cho hoạt động Logistics nghèo nàn và thiếu đồng bộ; Doanh nghiệp Logistics quy mô nhỏ, hoạt động chưa chuyên sâu; Thiếu hụt nguồn nhân lực; Môi trường pháp lý còn nhiều bất cập, sự khác biệt về hệ thống luật pháp, thông quan hàng hoá

Xuất phát từ những lí do trên và sau một thời gian thực tập ở Công ty TNHH Vận tải KTO Logistics, em đã chọn đề tài: “Phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại Công ty TNHH Vận tải KTO logistics” để làm khóa luận tốt nghiệp

Thư viện ĐH Thăng Long

2 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Từ cơ sở lý thuyết về hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics và thực trạng hoạt động công ty TNHH Vận tải KTO Logistics, đề xuất các giải pháp thiết thực nhằm góp phần hoàn thiện kế hoạch kinh doanh dịch vụ logistics, giúp công ty phát triển và tối ưu hóa và quản trị các nguồn lực góp phần vào sự tiến bộ của toàn ngành logistics nói chung Đóng góp những kiến nghị đối với nhà nước để thúc đẩy sự phát triển của hoạt động kinh doanh logistics của các công ty logistics

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Tình hình thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics

của công ty TNHH Vận tải KTO Logistics các năm 2021 - 2022 , tìm hiểu mối quan hệ của

các yếu tố ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và hiệu quả của hoạt động logistics của công ty

Phạm vi nghiên cứu: Thông tin số liệu được thu thập trong khoảng thời gian từ năm 2021 – 2022, nghiên cứu lĩnh vực kinh doanh dịch vụ logistics tại công ty TNHH Vận tải

KTO Logistics

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập thông tin từ các tài liệu để tìm hiểu cơ sở lý thuyết liên quan đến khóa luận tốt nghiệp và tìm kiếm kết quả nghiên cứu của các tác giả khác (trong các luận văn, khóa luận tốt nghiệp, tạp chí, báo cáo khoa học, đề tài nghiên cứu khoa học,…) có liên quan tới hoạt động kinh doanh Thu thập số liệu sơ cấp, thứ cấp, thống kê phục vụ cho việc nghiên cứu của đề tài

- Phương pháp phân tích, xử lý số liệu: Phương pháp phân tích tỷ lệ, phương pháp so sánh, phương pháp phân tích - tổng hợp, phương pháp dùng số liệu, phương pháp liệt kê Nhóm các phương pháp nghiên cứu lý thuyết, phương pháp phân tích và tổng hợp lý thuyết, phân loại và so sánh Đối với các thông tin định lượng thì sử dụng phương pháp thống kế toán để xác định xu hướng, diễn biến của các số liệu, xác định được quy luật của tập hợp số liệu, so sánh đánh giá các kết quả có được theo trình tự thời gian và so sánh với các đối thủ cạnh tranh và chỉ số trung bình ngành Quá trình phân tích sử dụng sử dụng phương pháp so sánh, phương pháp tỷ số cùng với hệ thống sơ đồ, bảng biểu để đánh giá hiệu quả kinh doanh của công ty, qua đó đưa ra các nhận định và giải pháp để cải thiện tình hình tài chính, nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty

5 Kết cấu của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các chữ viết tắt, danh mục các bảng biểu, hình vẽ, đồ thị, công thức, nội dung chính của khóa luận bao gồm 3 chương sau:

Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kinh doanh dịch vụ logistics tại các forwarder Chương 2: Thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại công ty TNHH Vận tải KTO Logistics

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại công ty TNHH Vận tải KTO Logistics

Thư viện ĐH Thăng Long

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÁT TRIỂN HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÁC FORWARDER

1.1 Khái niệm về hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics

1.1.1 Khái niệm về hoạt động kinh doanh

Hoạt động kinh doanh hay còn gọi là bán hàng, bán dịch vụ được hiểu là các hành động, thực hành bán hàng và chiến lược mà người bán áp dụng nhằm khiến khách hàng ra quyết định mua hàng, sử dụng dịch vụ của công ty Ngày nay, hoạt động kinh doanh có 2 loại sản phẩm: (1) sản phẩm hữu hình, (2) dịch vụ (sản phẩm vô hình) Logistics chính là ngành cung cấp dịch vụ

1.1.2 Khái niệm về dịch vụ (sản phẩm vô hình)

Theo quy định tại Luật giá năm 2013 thì dịch vụ được định nghĩa: Là hàng hóa mang tính vô hình, trong quá trình sản xuất và tiêu dùng không thể tách rời nhau, bao gồm những loại dịch vụ trong hệ thống các ngành sản phẩm tại Việt Nam theo quy định của pháp luật Bản chất của dịch vụ là quá trình vận hành các hoạt động, hành vi dựa vào các yếu tố vô hình để nhằm mục đích giải quyết các mối quan hệ giữa doanh nghiệp và khách hàng

1.1.3 Khái niệm về hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics

Dịch vụ logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hoặc nhiều công việc bao gồm nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu, giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hoá theo thoả thuận với khách hàng để hưởng thù lao (Điều 233 Luật Thương mại 2005)

Các công ty Logistics sẽ cung ứng những dịch vụ sau đây theo Điều 4 Nghị định 140/2007/NĐ-CP thì dịch vụ logistics bao gồm:

- Dịch vụ bốc xếp hàng hóa, bao gồm cả hoạt động bốc xếp container;

- Dịch vụ kho bãi và lưu giữ hàng hóa, bao gồm cả hoạt động kinh doanh kho bãi container và kho xử lý nguyên liệu, thiết bị;

- Dịch vụ đại lý vận tải, bao gồm cả hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan và lập kế hoạch bốc dỡ hàng hóa;

- Dịch vụ bổ trợ khác, bao gồm cả hoạt động tiếp nhận, lưu kho và quản lý thông tin liên quan đến vận chuyển và lưu kho hàng hóa trong suốt cả chuỗi logistics hoạt động, xử

lý lại hàng hóa bị khách hàng trả lại, hàng hóa tồn kho, hàng hóa quá hạn, lỗi mốt và tái phân phối hàng hóa đó; hoạt động cho thuê và thuê mua container

Tóm lại, hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics được hiểu là việc bán dịch vụ logistics: làm các thủ tục giấy tờ xuất nhập khẩu, vận tải nội địa và quốc tế, đóng gói bao bì, ghi nhãn hiệu, lưu kho, lưu bãi, phân phát hàng hoá tới các địa chỉ khác nhau, chuẩn bị

cho hàng hoá, cho khách hàng là các shipper, consignee, hay các công ty forwarder nước

ngoài

Công ty forwarder như KTO chuyên môn là cung cấp dịch vụ vận tải đường biển và hàng không ở cả nội địa và quốc tế đồng thời làm thủ tục hải quan, lưu kho

1.2 Khái niệm về phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics

Theo quan niệm biện chứng trong chủ nghĩa Mac-Lenin triển Phát triển là quá trình vận động tiến lên từ thấp đến cao, từ đơn giản đến phức tạp, từ kém hoàn thiện đến hoàn thiện hơn của một sự vật Quá trình vận động đó diễn ra vừa dần dần, vừa nhảy vọt để đưa tới sự ra đời của cái mới thay thế cái cũ Sự phát triển là kết quả của quá trình thay đổi dần về lượng dẫn đến sự thay đổi về chất

Phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics là mở rộng, đẩy mạnh có chiến lược, kế hoạch việc bán các dịch vụ logistics Việc phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics phụ thuộc vào nhiều yếu tố như phương tiện giao thông, sự phát triển của công nghệ, điều kiện thời tiết, tình hình kinh tế, chính trị,… và hơn hết là nhu cầu sử dụng dịch vụ của khách hàng và năng lực cung cấp dịch vụ của công ty logistics Logistics đã trở thành mạch máu của nền kinh tế, có chức năng giao nhận hàng hóa, cung ứng nguyên liệu, phân phối thành phẩm

Tóm lại, ta có thể khái quát lại rằng:

- Về mặt định lượng, phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics là một phương thức vô cùng quan trọng nhằm thúc đẩy hoạt động vận chuyển quốc tế bao gồm tất cả các biện pháp, chính sách, cách thức, điều kiện, của Nhà nước và các doanh nghiệp logistics hay các doanh nghiệp liên quan đến hoạt động vận chuyển quốc tế nhằm nâng cao giá trị chuyển phát, thị trường, doanh thu và lợi nhuận từ hoạt động vận chuyển quốc tế

- Về mặt định tính, phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics phản ánh kết quả của những biện pháp, chính sách đẩy mạnh đó sẽ là các cơ hội để giúp cho dịch vụ này ngày càng phát triển sẽ làm cho việc lưu thông hàng hóa giữa các quốc gia trở nên dễ dàng hơn, người dùng dịch vụ sẽ được thỏa mãn nhu cầu của mình và quan trọng hơn hết là phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics sẽ góp vai trò quan trọng trong phát triển kinh tế - xã hội của đất nước

Thư viện ĐH Thăng Long

1.3 Mục tiêu của phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics

Mục tiêu bán dịch vụ là doanh số đạt được trong một thời gian nhất định Mục tiêu này phải phục vụ cho việc thực hiện mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp trong từng giai đoạn

Mục tiêu kinh doanh có thể chia thành hai loại cơ bản là mục tiêu hướng vào con người và mục tiêu hướng vào lợi nhuận Những công ty thành công đều có những mục tiêu được xác định rõ ràng với những chiến lược để đạt được mục tiêu đó Thông thường những mục tiêu sẽ được cụ thể hóa thành những chỉ tiêu tăng trưởng về lợi nhuận và doanh số sau đó chi tiết hóa theo hệ thống tổ chức công ty

Mục tiêu kinh doanh hướng vào doanh số là mục tiêu thông thường của các doanh nghiệp Mục tiêu doanh số được thể hiện tùy thuộc vào từng doanh nghiệp, có thể thể hiện bằng giá trị tiêu thụ, bằng số sản phẩm bán ra như cái, chiếc, lô, thùng,…

Mục tiêu kinh doanh hướng vào con người nhằm xây dựng, đào tạo, bồi dưỡng lực lượng bán hàng có chất lượng cao, năng động, nhiệt tình… để họ có thể bán được nhiều hàng nhất có thể Dù trước hay sau thì mục tiêu của hoạt động bán hàng đối với các doanh nghiệp đều là lợi nhuận

1.4 Vai trò của công ty forwarder trong quá trình xuất nhập khẩu

Forwarder được gọi tắt từ Freight Forwarder là thuật ngữ chỉ cá nhân hoặc tổ chức (doanh nghiệp) cung cấp các dịch vụ giao nhận hàng hóa Họ đóng vai trò trung gian trong mối quan hệ giữa shipper - người gửi hàng và consignee - người nhận hàng Forwarder là bên sẽ nhận hàng từ tay 1 chủ hàng (trường hợp chỉ có duy nhất 1 FWD), hoặc gom hàng lẻ từ nhiều chủ hàng khác nhau thành một lô hàng lớn, sau đó thuê hãng vận chuyển (hãng tàu / hãng hàng không) để vận chuyển hàng, và giao đến tay người nhận hàng theo hợp đồng Có thể hiểu ngắn gọn, forwarder giúp kết nối khách hàng – người có nhu cầu sử dụng dịch vụ logistics với các bên cung ứng dịch vụ phù hợp

Dưới đây là vai trò chính của quá trình xuất nhập khẩu bằng việc cung cấp các dịch vụ logistics và hỗ trợ cho các công ty trong quá trình xuất nhập khẩu

Cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế: Forwarder đảm nhận vai trò quản lý vận

chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi đích ở nước ngoài Họ sẽ chọn phương tiện vận chuyển phù hợp như đường biển, đường hàng không, đường đường bộ, hoặc đường sắt, và sắp xếp tất cả các khía cạnh của vận chuyển như đặt chỗ, lập lịch, và theo dõi

Thông quan và thủ tục hải quan: Forwarder giúp khách hàng xử lý các thủ tục hải

quan cần thiết để đảm bảo hàng hoá có thể nhập hoặc xuất qua biên giới một cách hợp pháp

và nhanh chóng Họ có kiến thức về các quy định hải quan và thông quan tại cả nước xuất khẩu và nhập khẩu

Đóng gói và xếp dỡ: Forwarder cung cấp hỗ trợ trong việc đóng gói và xếp dỡ hàng

hoá sao cho chúng an toàn trong suốt quá trình vận chuyển Điều này bao gồm việc chọn loại bao bì phù hợp và lập kế hoạch xếp dỡ hàng hoá vào các phương tiện vận chuyển

Bảo hiểm hàng hoá: Forwarder có thể hỗ trợ khách hàng trong việc mua bảo hiểm

hàng hoá để bảo vệ chúng khỏi rủi ro trong quá trình vận chuyển

Lưu trữ và quản lý kho: Một số forwarder cung cấp dịch vụ lưu trữ hàng hoá tạm

thời tại cảng hoặc kho bãi cho đến khi hàng được giao tới đích cuối cùng

Theo dõi và báo cáo: Forwarder theo dõi quá trình vận chuyển hàng hoá và cung cấp

thông tin liên quan cho khách hàng, bao gồm tình trạng vận chuyển và thời gian dự kiến của việc giao hàng

Tóm lại, công ty forwarder giúp tối ưu hóa quá trình xuất nhập khẩu bằng cách cung cấp các dịch vụ logistics và hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp khách hàng đảm bảo rằng hàng hoá của họ được vận chuyển một cách hiệu quả và an toàn qua biên giới quốc gia

1.5 Các tiêu chí để đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại các forwarder

Đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics là một quá trình quan trọng để đảm bảo rằng việc kinh doanh của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả Dưới đây là một số tiêu chí quan trọng để đánh giá dịch vụ này:

a Chỉ tiêu về giá

Chỉ tiêu về giá là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics Khách hàng thường quan tâm đến chi phí vận chuyển, các chi phí phụ trợ, và tổng chi phí liên quan đến dịch vụ Đồng thời, họ cũng xem xét giá trị gia tăng mà công ty logistics mang lại và tính cạnh tranh của giá so với thị trường Đánh giá này giúp khách hàng đảm bảo rằng họ nhận được dịch vụ đủ chất lượng với giá cả hợp lý và phù hợp với ngân sách của họ

b Chỉ tiêu về độ an toàn của hàng hóa

Chỉ tiêu về an toàn hàng hóa đóng vai trò then chốt trong việc đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics Nó bao gồm việc thông tin khách hàng, hàng hóa phải được giữ bảo mật, hàng hóa không bị tổn thất trong quá trình vận chuyển, quá trình vận chuyển tuân thủ quy định an toàn An toàn hàng hóa là yếu tố hàng đầu mà khách hàng quan tâm, và công ty forwarder cần đảm bảo rằng họ đáp ứng các yêu cầu này để xây dựng sự tin tưởng và hài lòng của khách hàng trong việc cung cấp dịch vụ logistics

Thư viện ĐH Thăng Long

c Chỉ tiêu về đáp ứng kịp thời

Chỉ tiêu về khả năng đáp ứng hàng hóa kịp thời là một yếu tố quan trọng trong việc đánh giá hiệu suất hoạt động của dịch vụ logistics Công ty logistics cần có khả năng vận chuyển và giao hàng đúng thời hạn, đáp ứng nhu cầu của khách hàng Việc duy trì lịch trình vận chuyển, giải quyết sự cố nhanh chóng và thông tin liên lạc hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự hài lòng và tin tưởng từ phía khách hàng Đánh giá này giúp xác định khả năng của công ty logistics trong việc duy trì mối quan hệ ổn định và nâng cao uy tín trong ngành

d Chỉ tiêu về sự phàn nàn của khách hàng

Sự phàn nàn của khách hàng có thể xem như một chiếc gương phản ánh chất lượng và hiệu suất của dịch vụ logistics Đây là những tín hiệu quý báu mà khách hàng gửi đến công ty logistics Nó bao gồm các phàn nàn và ý kiến tiêu cực, cung cấp thông tin quý báu về chất lượng dịch vụ Công ty logistics cần quan tâm đến số lượng phàn nàn, thời gian giải quyết, và cách họ sử dụng phản hồi này để cải thiện hoạt động của họ Khả năng đối phó với sự phàn nàn và duy trì mối quan hệ tích cực với khách hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng sự tin tưởng và hài lòng từ phía khách hàng

1.6 Những yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại các forwarder

Hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics về bản chất là bán dịch vụ giao nhận và vận tải container Điều này có nghĩa là hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố, bao gồm:

1.6.1 Yếu tố bên ngoài

a Môi trường kinh tế

Trong ngành vận chuyển hàng hóa, nhu cầu xuất nhập khẩu của doanh nghiệp phụ thuộc nhiều vào tình trạng phát triển kinh tế Điều này có tác động trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của các forwarder Hơn nữa, giá xăng dầu, nhiên liệu vận tải cũng là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển và giá cước Nếu không điều chỉnh giá cước phù hợp với tình trạng thị trường, công ty sẽ phải đối mặt với sự giảm lợi nhuận

Tình trạng thị trường vận tải biển cũng có tác động lớn đến hoạt động của công ty Nếu thị trường quá cung ứng, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc thuê tàu và đảm bảo chất lượng dịch vụ Ngược lại, nếu thị trường thiếu cung ứng, công ty sẽ không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng

Thay đổi trong chính sách thương mại quốc tế cũng có thể gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động của công ty Nếu có sự thay đổi trong chính sách thuế quan, lượng hàng hóa được vận chuyển và doanh thu của công ty sẽ bị ảnh hưởng

Cạnh tranh cũng là một yếu tố quan trọng khác Trong thị trường cạnh tranh gay gắt, công ty cần phải đưa ra chiến lược giá cả và dịch vụ tốt hơn để thu hút khách hàng

b Môi trường chính trị, pháp luật

Phạm vi hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau Nên môi trường pháp luật ở đây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của quốc gia hàng hóa được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hóa đi qua, quốc gia hàng hóa được gửi đến và luật pháp quốc tế

c Khoa học công nghệ

Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng trong việc tìm kiếm và xác định tình trạng hàng hóa, cũng như các hoạt động giao nhận, như thủ tục hải quan, vận chuyển, xử lý đơn hàng, kiểm soát kho hàng Sự lựa chọn các ứng dụng công nghệ thông tin phù hợp với tình hình kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong việc tăng cường hiệu quả quy trình giao nhận Sử dụng công nghệ thông tin để trao đổi dữ liệu trực tuyến giúp giảm chi phí cho các thủ tục giấy tờ, chứng từ, giúp doanh nghiệp kiểm soát thông tin về hàng hóa mọi lúc mọi nơi, nâng cao chất lượng dịch vụ giao nhận và thu hẹp khoảng cách không gian và thời gian trong chuỗi cung ứng Các công ty logistics hiện nay đang đầu tư vào việc áp dụng công nghệ để tăng hiệu quả hoạt động Đồng thời, các giải pháp trực tuyến sáng tạo trong kết hợp vận chuyển hàng hóa, môi giới tùy chỉnh và giải pháp quản lý vận tải sẽ tạo ra sự tương tác tốt hơn với khách hàng

d Đối thủ cạnh tranh

Các công ty hoạt động trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa xuất khẩu đang đối mặt với một sức ép cạnh tranh ngày càng khốc liệt, đòi hỏi chúng phải tìm cách duy trì thị phần bằng việc cung cấp dịch vụ với giá cả cạnh tranh và giữ chân khách hàng Tình trạng cạnh tranh này cũng cung cấp cơ hội cho các công ty để nâng cao chất lượng dịch vụ của mình Tuy nhiên, đây cũng là một thách thức khi phải đối đầu với nhiều đối thủ cạnh tranh, đặc biệt là các tập đoàn giao nhận hàng lớn, có thể làm giảm lợi nhuận và gây khó khăn cho công ty Đây là một vấn đề chung và cần được xem xét và giải quyết trong hoạt động kinh doanh của mọi công ty

e Khách hàng

Thư viện ĐH Thăng Long

Tất cả những yếu tố như quy mô của khách hàng, đơn hàng giao nhận, tần suất đơn hàng, đặc điểm của từng sản phẩm và mối quan hệ lâu dài sẽ ảnh hưởng đến giá dịch vụ của công ty forwarder

1.6.2 Yếu tố bên trong

- Số lượng nhân viên: Số lượng nhân viên đủ để xử lý quy mô công việc bán hàng, mang doanh thu về cho công ty là yếu tố quan trọng Thiếu nhân viên có thể dẫn đến quá tải công việc, kéo dài thời gian xử lý, khiến khách hàng không hài lòng

- Tính linh hoạt: Đặc điểm của công việc bán hàng giao tiếp, tương tác với rất nhiều người ở nhiều vị trí khác nhau Vì thế công việc này đòi hỏi nhân viên phải linh hoạt xử lý tình huống và giao tiếp khéo léo để có thể giải quyết tình huống khẩn cấp

- Tương tác và giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả giữa các nhân viên và với khách hàng, cũng như giữa các bộ phận trong tổ chức, rất quan trọng để đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác và kịp thời

b Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị

Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị ảnh hưởng lớn đến kinh doanh dịch vụ logistics tại công ty forwarder Chúng tác động tích cực bằng cách cải thiện tốc độ và hiệu suất, đảm bảo an toàn hàng hóa, giúp quản lý kho hàng hiệu quả, và tạo điều kiện cho khả năng mở rộng Điều này giúp công ty cạnh tranh mạnh mẽ trong thị trường logistics và đáp ứng các yêu cầu về tuân thủ quy định, đảm bảo sự thành công và phát triển bền vững

c Khả năng tài chính

- Chi phí vận chuyển, phí hải quan, thuế: Các khoản chi phí liên quan đến vận chuyển biển gồm cước phí vận chuyển, phí xếp dỡ, phí cảng, và các chi phí liên quan khác có thể ảnh hưởng đến lựa chọn dịch vụ vận chuyển và quyết định thời điểm giao nhận Những sự biến đổi trong giá cước có thể tác động đến kế hoạch ngân sách và lợi nhuận của khách hàng

- Tài trợ và hỗ trợ tài chính: Khách hàng có thể cần tài trợ hoặc hỗ trợ tài chính để có khả năng thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận hàng hóa Sự kết hợp giữa khả năng thanh toán và tài trợ có thể ảnh hưởng đến khả năng vận chuyển và thời gian giao nhận

- Quản lý nguồn vốn: Quá trình giao nhận hàng hóa có thể yêu cầu nguồn vốn đáng kể cho việc thanh toán các chi phí liên quan Khả năng quản lý nguồn vốn và tài chính có thể ảnh hưởng đến khả năng thực hiện quá trình giao nhận một cách hiệu quả và đảm bảo sự liên tục của chuỗi cung ứng

- Rủi ro tài chính: Những biến đổi không lường trước như biến đổi tỷ giá, biến đổi giá cước vận chuyển, hoặc tình hình kinh tế toàn cầu có thể tạo ra rủi ro tài chính Việc quản lý và ứng phó với rủi ro này có thể yêu cầu nguồn tài chính phù hợp

Những yếu tố trên đều có thể ảnh hưởng tích cực hoặc tiêu cực đến hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics ở công ty forwarder Do đó, việc đánh giá và quản lý các yếu tố này là rất quan trọng để đảm bảo vận chuyển hàng hóa diễn ra một cách hiệu quả và thành công

1.7 Định hướng phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics trong công ty forwarder

Định hướng phát triển kinh doanh là một trong những yếu tố quan trọng giúp các công ty forwarder đạt được sự thành công và bền vững trên thị trường Việc xác định đúng chiến lược phát triển kinh doanh sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa tài nguyên và năng lực của mình, cũng như tận dụng được cơ hội và đối phó với những thách thức từ môi trường kinh doanh

Bản chất việc phát triển hoạt động kinh doanh chính là các hoạt động đổi mới, thúc đẩy việc kinh doanh so với tình trạng trước đây Mục tiêu phát triển sẽ phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ và nguồn lực của mỗi công ty Nhìn chung, định hướng phát triển hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại các công ty forwarder sẽ được chia thành 2 hướng

1.7.1 Phát triển hoạt động kinh doanh theo chiều rộng

Phát triển hoạt động kinh doanh theo chiều rộng đồng nghĩa với việc mở rộng thị trường theo địa lý, tăng số lượng dịch vụ mà công ty cung cấp, tăng quy mô sản xuất, chủng loại sản phẩm, hay nói cách khác là hình thức phát triển kinh doanh về mặt lượng Phát triển kinh doanh theo chiều rộng là dựa vào sự tăng đầu tư, khai thác cơ sở vật chất mới, sức lao động Cách này phù hợp khi các dịch vụ logistics mà doanh nghiệp cung cấp không còn nhiều nhu cầu để khai thác, và thị trường đang xuất hiện những dịch vụ mới tiềm năng hơn Phát triển kinh doanh theo chiều rộng có những đặc điểm như sau

Thư viện ĐH Thăng Long

Lượng vốn sử dụng lớn: Vì phát triển kinh doanh theo chiều rộng thường là để mở rộng quy mô, do đó lượng tài sản cố định, ngắn hạn cần đầu tư them thường rất lớn, đòi hỏi vốn lớn tương ứng

Thời gian thực hiện và thu hồi vốn lâu: Vì đây là kiểu đầu tư mang tính chất lâu dài, thời gian thu hồi vốn có thể lên đến hàng chục năm

Độ mạo hiểm cao và tính chất kĩ thuật phức tạp: Phát triển kinh doanh theo chiều rộng thường được thực hiện ở nhiều lĩnh vực kinh doanh, dịch vụ mà công ty cung cấp trong cùng một thời điểm, đồng thời ở nhiều cơ sở vật chất cũng như quy trình Do vậy cách này đòi hỏi doanh nghiệp mở rộng trình độ chuyên môn, cộng với thời gian thực hiện lâu khiến cho hoạt động phát triển kinh doanh này mang độ rủi ro cao

1.7.2 Phát triển hoạt động kinh doanh theo chiều sâu

Phát triển kinh doanh theo chiều sâu chính là sự nâng cao chất lượng, hiệu quả hoặc hoàn thiện những dịch vụ mà công ty cung cấp Để thực hiện được phương pháp này, doanh nghiệp forwarder cần chú trọng vào việc cung cấp giá cước tốt, chăm sóc khách hàng tận tình, xử lý sự cố nhanh gọn,… để tạo sự tin tưởng đối với khách hàng Hay nói cách khác, phát triển kinh doanh theo chiều sâu là dựa vào việc nâng cao trình độ chuyên môn, công nghệ, quản lý, từ đó nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả

So với phát triển hoạt động kinh doanh theo chiều rộng, việc phát triển hoạt động kinh doanh theo chiều sâu cần lượng vốn ít hơn, thời gian thực hiện ngắn hơn và độ mạo hiểm thấp hơn Vì không cần đầu tư mở rộng thêm dịch vụ từ đầu, mà chủ yếu là nâng cao chất lượng dịch vụ hiện có

Phát triển kinh doanh theo chiều sâu làm năng suất lao động của nhân viên tăng, nâng cao chất lượng dịch vụ từ đó nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty trên thị trường Do vậy, nó mang lại cho doanh nghiệp sự phát triển ổn định và lâu dài hơn

Tóm tắt chương 1

Chương 1 đã giới thiệu về các khái niệm liên quan đến hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại các công ty forwarder, cùng với đó là vai trò, mục tiêu của hoạt động kinh doanh Bên cạnh đó, chương này còn giới thiệu định hướng phát triển kinh doanh dịch vụ logistics tại các công ty forwarder Chính nhờ việc phân tích các chi tiết này, chúng ta có thể hiểu được thế nào là kinh doanh dịch vụ logistics tại các forwarder, đồng thời xây dựng nền tảng lý thuyết cho những chương tiếp theo

Để có thể hiểu rõ và ứng dụng các cơ sở lý thuyết trong chương 2 vào thực tế, cần cung cấp một số thông tin cụ thể về môi trường làm việc Chương tiếp theo sẽ tập trung trình bày về thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics tại Công ty TNHH Vận Tải

KTO Đầu tiên, với việc giới thiệu về công ty, bao gồm một cái nhìn tổng quan về các hoạt động kinh doanh của công ty trong giai đoạn từ năm 2022 đến nửa đầu năm 2023 Sau đó, chương 2 sẽ tiến hành phân tích và đánh giá hoạt động kinh doanh dịch vụ logistics của Công ty TNHH Vận Tải KTO Bằng việc tìm ra ưu điểm và những vấn đề tồn tại, chúng ta có thể đưa ra các giải pháp cải tiến và nâng cao hiệu quả của hoạt động kinh doanh của công ty Qua đó, chương này sẽ cung cấp một cái nhìn tổng quan về hoạt động kinh doanh của công ty, đồng thời giúp hiểu rõ hơn về những thách thức và cơ hội trong hoạt động kinh doanh của công ty

Thư viện ĐH Thăng Long

Chương 2

THỰC TRẠNG CỦA HOẠT ĐỘNG KINH DOANH DỊCH VỤ LOGISTICS TẠI CÔNG TY TNHH VẬN TẢI KTO

2.1 Tổng quan về Công ty TNHH Vận Tải KTO

2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Vận Tải KTO

Bảng 2.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Vận Tải KTO

Tên doanh nghiệp Công ty TNHH Vận tải KTO Logistics

Địa chỉ

Số 2, Ngõ 230 Đường Quan Nhân, Phố Nhân Chính, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Loại hình doanh nghiệp Công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên trở lên ngoài NN

(Nguồn: Phòng kế toán – Công ty TNHH Vận Tải KTO)

KTO Logistics là một freight forwarder (forwarder), đóng vai trò như một đơn vị trung gian trong chuỗi cung ứng Công ty có chức năng tiếp nhận hàng hóa của shipper, hoặc gom hàng từ nhiều nguồn hàng nhỏ sau đó gom thành một lô hàng lớn để đóng container Sau đó, công ty sẽ thuê đơn vị phù hợp (hãng tàu, hãng hàng không,…) để chuyển các lô hàng này đến điểm đích theo yêu cầu càu khách hàng Nhờ vào mạng lưới quan hệ rộng rãi, công ty có thể liên kết với hãng tàu, hãng hàng không, nhà vận chuyển nội địa để chọn được phương án vận chuyển phù hợp với nhu cầu của khách hàng, đồng thời có được mức giá cước vận chuyển ưu đãi giúp shipper tiết kiệm chi phí

Công ty có trụ sở chính tại Hà Nội và chi nhánh ở thành phố Nghệ An Từ một công ty hết sức non trẻ trên thị trường, KTO đã ngày càng khẳng định vị thế vững chắc của mình là một trong những doanh nghiệp vận tải có uy tín, nhận được sự tín nhiệm của nhiều khách hàng

Công ty TNHH Vận Tải KTO với nhiều năm kinh nghiệm trong vận chuyển và giao nhận hàng hóa quốc tế đã giúp công ty làm chủ các kỹ thuật giao nhận, theo dõi tình trạng hàng hóa qua hệ thống Track & Trace trên toàn cầu, am hiểu hoạt động kho bãi, đóng kiện, đóng gói, vận chuyển bằng đường không, đường biển và đường bộ, đại lý tàu biển… KTO có thể theo dõi sát sao quá trình vận hành của chuyến hàng và thông tin kịp thời đến khách hàng về tình trạng vận chuyển

Hình 2.1 LOGO Công ty TNHH Vận tải KTO

Sứ mạng: Cung cấp dịch vụ logistics với chuẩn mực quốc tế nhằm giúp khách hàng

tối ưu hóa nhu cầu vận chuyển và hoạt động logistics Đào tạo và huấn luyện đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm trong công tác kết nối giao nhận vận tải quốc tế Thông qua phát triển công ty để đóng góp, xây dựng và phát triển cộng đồng

Tầm nhìn: Trở thành một trong những doanh nghiệp hàng đầu trong ngành logistics

tại Việt Nam mang đến cho khách hàng các chuẩn mực quốc tế về dịch vụ logistics

Giá trị cốt lõi: Sự hài lòng và tín nhiệm của khách hàng là giá trị cốt lõi đầu tiên mà

công ty hướng đến Sao đó là chất lượng dịch vụ và uy tín trong ngành là kim chỉ nam cho mọi hoạt động Ngoài ra, đội ngũ trẻ chuyên nghiệp, đồng lòng, tận tâm phục vụ khách

hàng và đối tác là lực lượng nòng cốt để phát triển ổn định và bền vững

2.1.2 Các lĩnh vực kinh doanh của công ty TNHH Vận tải KTO

a Vận chuyển đường biển

Với hệ thống đại lý mạnh trên toàn cầu cùng các hợp đồng hợp tác chặt chẽ với các cảng, hãng tàu lớn, KTO cung cấp cho khách hàng các dịch vụ vận chuyển bằng đường biển cho cả hàng xuất khẩu và nhập khẩu ở nhiều nước trên thế giới Công ty có thể cung cấp dịch vụ vận tải đường biển cho cả hàng nguyên container (FCL), hàng lẻ (LCL) giúp các doanh nghiệp xuất nhập khẩu giảm tối đa chi phí logistics

b Vận chuyển đường hàng không

Nhằm đáp ứng các nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không của khách hàng, KTO đã thành lập một bộ phận chuyên trách về hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không Đối với những lô hàng có giá trị, khối lượng không lớn và cần thời gian chuyên chở ngắn thì KTO có thể giúp khách hàng lựa chọn hãng hàng không phù hợp, phân tích lịch trình, tư vấn và báo giá Công ty cung cấp booking tốt, đảm bảo chính xác về thời gian và theo dõi sát sao hành trình của hàng hóa

c Vận chuyển đường bộ

Thư viện ĐH Thăng Long

Dù là hàng nguyên công, hàng lẻ hoặc hàng rời KTO đều có giải pháp phù hợp cho từng lô hàng giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, chí phí, đảm bảo tiến độ giao hàng đáp ứng nhu cầu sản xuất và phân phối

d Khai thuê hải quan

KTO Logistics được phép của hải quan thay mặt chủ hàng đứng tên trên tờ khai, thực hiện thủ tục khai báo hải quan, nộp thuế, giao nhận và vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu giúp khách hàng đơn giản hóa trong các thủ tục chứng từ phức tạp khi khai báo hải quan và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Đội ngũ nhân sự làm công tác khai báo hải quan đều được cấp chứng chỉ hành nghề của Tổng cục hải quan và có kinh nghiệm thực tế qua nhiều năm làm việc

e Dịch vụ kho bãi

Hệ thống kho của các đối tác của KTO Logistics đặt tại các khu công nghiệp cận kề trung tâm thành phố thuận tiện cho việc lưu kho và cung cấp nguyên vật liệu sản xuất cũng như lưu kho thành phẩm và phân phối đi các khu vực khác

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và chức năng của bộ máy quản lý của công ty TNHH KTO

Hình 2.2 Sơ bộ máy tổ chức quản lý của Công ty TNHH Vận Tải KTO

Chức năng cơ bản của các bộ phận

a) Tổng giám đốc: Chị Phạm Thị Kim Oanh

Giảm đốc có nhiệm vụ quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của công ty Bao gồm tìm kiếm khách hàng mới, xây dựng mối quan hệ với khách hàng hiện tại, đảm bảo chất lượng dịch vụ và đưa ra các giải pháp phù hợp với tình hình thị trường Ngoài ra, giám

đốc còn phải quản lý tài chính, lập kế hoạch và đưa ra các quyết định chiến lược để phát triển công ty

b) Bộ phận kinh doanh

Bộ phận kinh doanh tại KTO có nhiệm vụ chính là tìm kiếm và tiếp cận các khách hàng tiềm năng để bán dịch vụ và sản phẩm của công ty Đồng thời cũng phải đưa ra các kế hoạch doanh số và doanh thu, tổng hợp nhu cầu của khách hàng và chuyển cho phòng tài chính kế toán để xử lý Bên cạnh đó, bộ phận kinh doanh cũng phải nắm bắt và cập nhật thông tin về các dịch vụ và sản phẩm mới, đối thủ cạnh tranh trên thị trường Họ cũng thường xuyên tổng kết kết quả bán hàng của nhân viên và áp dụng chính sách khen thưởng hoặc xử phạt đối với nhân viên Cuối cùng, bộ phận kinh doanh còn phải xây dựng và duy trì quan hệ thân thiết với khách hàng, tìm kiếm khách hàng tiềm năng qua dịch vụ tư vấn và ưu đãi sau bán hàng

c) Bộ phận chăm sóc khách hàng

Nhiệm vụ chính của nhân viên chăm sóc khách hàng là giải quyết các vấn đề liên quan đến khách hàng, đến việc book tàu, book máy bay, đội xe, lịch trình vận chuyển, giao hàng Các công việc khác bao gồm làm việc với các công ty hợp tác, các hãng tàu, truyền tải thông tin chính xác đến các bộ phận liên quan và đảm bảo hàng hóa được xuất nhập theo đúng kế hoạch

- Theo dõi toàn bộ quá trình làm hàng, quá trình cung cấp dịch vụ

- Hỗ trợ bộ phận nghiệp vụ (Chứng từ/ Ops) để hỗ trợ, chăm sóc khách hàng một cách nhanh nhất, tốt nhất và hiệu quả nhất

- Theo dõi các đơn đặt hàng lớn, hỗ trợ giải quyết yêu cầu khách hàng kịp thời nhất khi các bộ chứng từ/ Sales cần hỗ trợ và over việc

d) Bộ phận chứng từ:

Bộ phận chứng từ có chức năng chính là tiến hành các nghiệp vụ liên quan đến chứng từ hàng nhập, xuất được chở trên tàu do Công ty khai thác và làm Fowarder như: yêu cầu chủ tàu/đại lý cảng xếp cung cấp bộ chứng từ chính xác, tập hợp, kiểm tra chứng từ, sửa đổi chứng từ nếu cần, gửi thông báo tàu đến (A/N), phát hành lệnh giao hàng (D/O), phát hành vận đơn (B/L), lược khai hàng hóa (manifest), truyền dữ liệu hàng xuất cho cảng dỡ - Đảm bảo tính chính xác của chứng từ về hàng hóa xuất-nhập trên tàu trước khi trình hải quan

- Đảm bảo việc báo hàng/giao hàng cho khách hàng tuân thủ theo đúng quy trình và thủ tục pháp lý

Thư viện ĐH Thăng Long

- Phối hợp với các bộ phận khác trong công ty: bộ phận đại lý, tally, kế toán để việc khai thác tàu/hàng được nhanh chóng, thuận lợi, đảm bảo công việc chung của công ty cũng như công việc thuộc bộ phận chứng từ

e) Bộ phận kế toán

Nhiệm vụ của bộ phận kế toán tại KTO là ghi chép, tính toán và báo cáo tình hình sử dụng tài sản, vật tư và tiền vốn, cũng như hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của công ty Họ cũng phải kiểm tra kế hoạch sản xuất kinh doanh và thu chi tài chính, giám sát và ngăn ngừa các hiện tượng lãng phí và vi phạm qui định của công ty Nếu cần thiết, bộ phận kế toán cũng phải phổ biến chính sách quản lý tài chính của nhà nước Họ cung cấp số liệu và tài liệu để giúp quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh và theo dõi kế hoạch, cũng như báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh cho ban giám đốc của công ty

f) Bộ phận hành chính nhân sự

Bộ phận quản lý nhân sự ở KTO có nhiệm vụ xây dựng cơ cấu tổ chức nhân sự, tham mưu cho Ban Giám đốc về phát triển nhân sự và tuyển dụng Họ cũng quản lý hồ sơ và lí lịch của nhân viên, xây dựng quy chế tiền lương và các chế độ làm việc, khen thưởng và kỷ luật Bộ phận này bảo vệ lợi ích của công ty và người lao động, thực hiện kiểm tra xếp bậc lương và điều chỉnh mức lương Họ cũng tham gia nghiên cứu và tổ chức các chế độ liên quan đến bảo hiểm xã hội và y tế, lập danh sách lao động và tổ chức thực hiện các chế độ ngày nghỉ và ngày lễ Bộ phận này cũng đảm bảo công tác hậu cần, an ninh và an toàn lao động, cũng như lên lịch họp và tổ chức các cuộc họp

g) Bộ phận hiện trường

Nhân viên hiện trường của công ty được phân bổ tại Hải Phòng, Hồ Chí Minh và Đà Nẵng với công việc chính là truyền tờ khai tại cảng biển và sân bay, làm thủ tục hải quan, lập lệnh giao hàng, xếp dỡ, vận chuyển hàng hóa nội địa từ kho ra cảng và ngược lại

- Trực tiếp làm các công việc giao nhận hàng từ bộ phận cung cấp dịch vụ vận chuyển - Đảm bảo công việc giao nhận lệnh xuất và nhập hàng hóa

- Liên hệ khách hàng và các nhà cung cấp vận chuyển trong quá trình vận tải hàng hóa - Giám sát và kiểm tra tình hình hàng hóa trong kho và trên cảng, trước khi xuất hàng - Trực tiếp điều phối quá trình bốc dỡ, đóng gói hàng hóa, nhập container, vận chuyển về kho và ngược lại

- Đảm nhiệm các công việc đổi lệnh hay lấy lệnh trên tàu, cảng bãi theo giấy tờ khai báo hải quan

- Lập báo công việc hàng ngày tới cấp trên hoặc bộ phận liên quan

h) Bộ phận làm giá (Pricing)

Nhiệm vụ cụ thể của bộ phận pricing sẽ thương lượng, làm việc với Co-loader, hãng tàu, đại lý để xây dựng, cập nhật bảng giá cước và dịch vụ tốt nhất lên Database chung của công ty

Định kỳ đánh giá chất lượng, giá cả, mối quan hệ với các địa lý/coloader/hãng tàu để chọn lọc đối tác tốt nhất

Thu thập phân tích thông tin về tình hình thị trường trong và ngoài nước để đánh giá xu hướng phục vụ công toán dự đoán và đón đầu thị trường

Kết hợp với nhân viên sale giải quyết những vấn đề về tàu bè, và các khúc mắc về giá cước cho khách hàng

2.1.4 Nguồn nhân lực và cơ sở vật chất của Công ty TNHH Vận Tải KTO

2.1.4.1 Nguồn nhân lực của công ty

Đầu tiên, số lượng lao dộng và cơ cấu lao động của Công ty TNHH Vận KTO dựa theo phòng ban được thể hiện dưới bảng sau:

Bảng 2.2 Số lượng lao động của Công ty TNHH Vận Tải KTO

(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự – Công ty TNHH Vận Tải KTO)

Tại KTO Logistics, số lượng nhân viên kinh doanh chiếm gần 45% (12 người) tổng số nhân sự Vì là một công ty cung cấp dịch vụ nên tìm kiếm khách hàng là việc trực tiếp tạo ra doanh thu cho công ty Nhiệm vụ tìm kiếm, tiếp cận khách hàng là các doanh nghiệp không thể thực hiện một cách đại trà như đối với khách hàng là người tiêu dùng cuối Vì vậy, số lượng nhân viên kinh doanh giúp đảm bảo việc tư vấn khách hàng doanh nghiệp được hoàn thiện nhất Với số lượng đơn hàng đang dần tang cao như hiện này, 2 nhân viên

Thư viện ĐH Thăng Long

chứng từ đang bị quá tải vì khối lượng công việc Các bộ phận còn lại đang có số lượng nhân viên phù hợp với khối lượng công việc hiện tại

Tiếp theo đây là bảng tổng hợp độ tuổi của đội nhân viên ở công ty TNHH Vận tải KTO giúp chúng ta hiểu rõ hơn và đặc điểm của nhân sự tại công ty

Bảng 2.3 Độ tuổi của nhân viên tại Công ty TNHH Vận Tải KTO

(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự – Công ty TNHH Vận Tải KTO)

Hiện nay, KTO đang tập trung tuyển dụng đối tượng các bạn trẻ sinh năm 1995 đến 2001, vì đây là nguồn nhân lực dồi dào nhất hiện nay Đa số nhân sự mới tốt nghiệp, đang trong giai đoạn thực tập hoặc mới ra trường, những người này nhiệt tình và sẵn sàng làm việc để học hỏi và tích lũy kinh nghiệm Điều này rất quan trọng đối với các vị trí bán dịch vụ logistics Đối với bộ phận chứng từ, kế toán công ty ưu tiên nhân sự đã có từ 3-5 năm kinh nghiệm vì những vị trí này đòi hỏi kiến thức chuyên môn và độ thành thạo, chuyên nghiệp cao trong công việc

Năm 2023 KTO tuyển dụng vị trí sale logistics gần như gấp đôi so với năm 2022 Tuy nhiên vì nền kinh tế đang trong giai đoạn suy thoái, giao thương quốc tế không còn sôi động như trước, việc kinh doanh dịch vụ logistics cũng giảm sút Điều này dẫn đến tỷ lệ nghỉ việc tăng cao tại bộ phận kinh doanh

(Nguồn: Phòng Kế toán – Công ty TNHH Vận Tải KTO)

Công ty đáp ứng đủ yêu cầu mỗi nhân viên 1 máy tính riêng Văn phòng rộng rãi, thoáng mát, có ảnh sáng tự nhiên tạo môi trường làm việc thoải mái, đủ riêng tư để nhân viên có thể gọi điện cho khách hàng mà không bị ảnh hưởng đến nhau Công ty còn trang bị tủ lạnh, lò vi sóng, máy lọc nước để phục vụ nhu cầu ăn uống và bữa trưa tại văn phòng của nhân viên Tuy nhiên, số lượng điện thoại bàn và di động chưa đáp ứng đủ nhu cầu gọi điện của nhân viên sales và chứng từ Công ty có thể đầu tư thêm điện thoại di động kèm số điện thoại để nhân viên thuận tiện liên lạc và quản lý thông tin khách hàng Tổng quan, cơ sở vật chất của công ty đáp ứng nhu cầu cơ bản và tạo điều kiện làm việc tốt cho nhân viên

2.1.5 Vai trò của công ty TNHH Vận Tải KTO Logistics trong quy trình xuất nhập khẩu hàng FCL đường biển

Thư viện ĐH Thăng Long

Hình 2.3 Sơ đồ mối quan hệ KTO Logistics và các thành phần trong quá trình xuất nhập khẩu hàng FCL đường biển

Nhìn vào sơ đồ, ta thấy trong quy trình xuất nhập khẩu, các thành phần tham gia thường bao gồm: Shipper, công ty forwarder ở nước xuất, forwarder ở nước nhập, hãng tàu, hải quan, consignee

Shipper (người gửi hàng) là người bán, cung cấp hàng hóa cho Consignee (người nhận hàng) – người mua Hai bên này kí kết hợp đồng mua bán và thỏa thuận phương thức vận chuyển, loại incoterm cho lô hàng Hai công ty forwarder ở 2 đất nước cùng chịu trách nhiệm xử lý quá trình xuất nhập khẩu của lô hàng

Ở chiều xuất khẩu, shipper sẽ liên hệ để đặt dịch vụ cước vận chuyển của KTO Logistics – đóng vai trò là forwarder (1) KTO Logistics sẽ khảo sát giá thị trường, giá cước net do hãng tàu cung cấp (2), sau đó, tính toán ra giá cước vận chuyển, local charge cần thiết để báo giá cho shipper (3) Khi nhận được sự đồng ý của shipper về giá, KTO Logistics tiến hành book tàu (4)

Khi hãng tàu gửi booking cho KTO Logistics, công ty sẽ tiến hành kéo vỏ cont rỗng từ cảng POL đến nhà kho của shipper (5) Sau khi đóng hàng vào cont, KTO Logistics sẽ chịu trách nhiệm thuê đội trucking (vận tải) chở cont đã đầy hàng ra cảng POL (6) Đồng thời, công ty cũng sẽ làm thủ tục hải quan xuất khẩu để thông quan cho lô hàng (7) Lúc này, lô hàng đã sẵn sàng để được vận chuyển đến cảng POD (8)

Ở chiều nhập khẩu, khi tàu đến cảng POD, hãng tàu sẽ thông báo cho KTO Logistics Công ty phải làm các thủ tục thông quan hàng nhập với hải quan (9) Đồng thời, công ty sẽ thanh toán các khoản chi phí để nhận được lệnh giái phóng giao hàng từ hãng tàu (10)