tiểu luận đề tài chương 6 tổ chức

Nhưng thông dụng nhất có lẽ là ý kiến của các tácgiả James Stoner và Stephen Robbus chia các chức năng của quản trị thành:hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra.Với chức năng hoạch

BỘ CÔNG THƯƠNGTRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BÀI TIỂU LUẬN QUẢN TRỊ HỌC

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TÊN MÔN HỌC: QUẢN TRỊ HỌC

LỚP: DHQT18FTT GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN VĂN MẠNH HÀ

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 1 tháng 11 năm 2022

Đề tài: chương 6: TỔ CHỨC

PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU

Các chức năng quản trị để chỉ những nhiệm vụ lớn nhất và bao trùm nhấttrong các hoạt động về quản trị Có nhiều tranh luận đã diễn ra khi bàn về cácchức năng quản trị Trong thập niên 30, Gulick và Urwich nêu ra bảy chức năngquản trị: hoạch định, tổ chức, nhân sự, chỉ huy, phối hợp, kiểm tra và tài chính.Henri Fayol thì đề xuất năm chức năng quản trị: hoạch định, tổ chức, chỉ huy,phối hợp và kiểm tra Cuộc bàn luận về chủ đề có bao nhiêu chức năng quản trịgiữa những nhà nghiên cứu quản trị vào cuối thập niên 80 ở Mỹ xoay quanh con

số bốn hay năm chức năng Nhưng thông dụng nhất có lẽ là ý kiến của các tácgiả James Stoner và Stephen Robbus chia các chức năng của quản trị thành:hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm tra

Với chức năng hoạch định giúp cho người quản trị tăng tính chủ độngtrong việc chuẩn bị nguồn nhân lực; chức năng tổ chức giúp nhà quản trị phâncông trách nhiệm, quyền hạn cho từng đơn vị, xác lập các phòng ban để thực thicông việc; chức năng điều khiển để nhà quản trị lãnh đạo, định hướng hoạt độngcủa cấp dưới; cuối cùng là chức năng kiểm tra nhằm đo lường việc thực hiện,điều chỉnh sai lệch nhằm đảm bảo cho công việc được thực hiện một cáchchính xác nhất,

Ta thấy rằng, bốn chức năng trên của quản trị đều có tầm quan trọng nhưnhau đối với hoạt động quản trị Song, chức năng tổ chức tuy đứng vị trí thứ

hai trong tiến trình quản trị nhưng nó lại có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định đến hiệu quả của tổ chức

PHẦN 2: KHÁI QUÁT LÝ THUYẾT

I KHÁI NIỆM VÀ MỤC TIÊU CỦA CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

1 Khái niệm về chức năng tổ chức

- Theo Từ điển tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ thì tổ chức có các nghĩanhư sau:

Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc vànhững chức năng nhất định

Làm những gì cần thiết để tiến hành một hoạt động nào đónhằm có được một hiệu quả lớn nhất

- Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác

tổ chức là “việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được cácmục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản lý với quyềnhạn cần thiết để giám sát nó và là việc tạo điều kiện cho sự liên kếtngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp”

Tổng hợp từ các quan niệm trên ta có thể hiểu rằng tổ chức là thiết

kế một cấu trúc tổ chức hiệu quả nhằm đảm bảo cho các hoạt động

quản trị đạt được mục tiêu của nó Nói cách khác, chức năng của

tổ chức bao gồm các công việc liên quan đến xác định, phân chiacông việc phải làm, những người hoặc nhóm nào sẽ làm nhữngcông việc gì, ai chịu trách nhiệm cho các kết quả đó…

Lấy một ví dụ đơn giản về chức năng tổ chức: khi giáo viên trên lớp giaobài tập về cho các nhóm, nhóm trưởng của mỗi nhóm sẽ phân chia công việccho các thành viên như là bạn A và bạn B tìm kiếm nội dung, bạn C và bạn Dtrình bày, bạn D làm power point,…và từng bạn sẽ chịu trách nhiệm và phảihoàn thành công việc của mình trước thời hạn Khi đó, các nhóm trưởng sẽđóng vai trò là người quản trị và hoạt động phân công công việc được gọi là tổchức

2 Mục tiêu của công tác tổ chức:

- Mục tiêu của công tác tổ chức là thiết kế được một cấu trúc tổ chức vậnhành một cách hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu mà các tổ chức đã xácđịnh Cấu trúc tổ chức phù hợp nghĩa là hình thành nên các cơ cấu quảntrị cho phép sự phối hợp các hoạt động và các nỗ lực giữa các bộ phận vàcác cấp một cách tốt nhất

- Các mục tiêu mà công việc tổ chức của các tổ chức thường hay nhắm tới

là:

Xây dựng một bộ máy quản trị gọn nhẹ và có hiệu lực

thông thường chủ các doanh nghiệp thường muốn xây dựng một

bộ máy gọn nhẹ vừa có thể dễ dàng quản lí, vừa tiết kiệm Tuynhiên, bộ máy ấy phải làm việc một cách hiệu quả nên vì thế, trongquá trình tuyển dụng nhân sự doanh nghiệp thường chọn ra nhữngngười có đủ kiến thức và kĩ năng Tập đoàn Vinfast chỉ tuyển dụngnhân viên tốt nghiệp Đại học trở lên, ưu tiên cho các chuyên ngành

Too long to read on your phone? Save

to read later on your computer

Save to a Studylist

kỹ thuật, có ít nhất 2 năm kinh nghiệm liên quan tại các Nhà máysản xuất lĩnh vực công nghiệp, tiếng Anh khá và thành thạo tin họcvăn phòng,… (https://vinfastauto.com/vn_vi/tuyen-dung)

Xây dựng nếp văn hóa của tổ chức lành mạnh

điều này sẽ làm giảm xung đột, giúp các thành viên trong doanhnghiệp gắn kết với nhau

Tổ chức công việc khoa học

cũng giống như những công việc khác thì việc tổ chức cũng đòihỏi tính khoa học Người quản trị khi phân công công việc cần phảicân nhắc kĩ càng về thực lực, cũng như kinh nghiệm của các thànhviên để phân chia một cách hợp lí, đảm bảo hoàn thành công việctheo đúng tiến độ

Phát hiện, uốn nắn và điều chỉnh kịp thời mọi hoạt động yếu kém trong tổ chức

trong một doanh nghiệp có rất nhiều công việc, cũng có rất nhiềunhân sự làm việc và chịu trách nhiệm cho công việc của mình.Nhưng trong quá trình làm việc không tránh khỏi những sai sót,người quản trị cần phải phát hiện và điều chỉnh kịp thời cũng nhưuốn nắn lại các hoạt động yếu kém trong tổ chức nhằm đảm bảocông việc được hoàn thành một cách chính xác và có hiệu quả,giảm được những rủi ro trong kế hoạch Chủ tịch tập đoàn

Vingroup đã ký quyết định kỷ luật và sa thải các nhân viên vi phạmchính sách ưu đãi nội bộ cho nhân viên với hành vi rao bán lại xeVinfast trên mạng xã hội

Phát huy hết sức mạnh của các nguồn tài nguyên vốn có

trong mỗ doanh nghiệp, sẽ có không ít những nhân sự có thựclực và kinh nghiệm làm việc người quản trị cần phải nắm bắt, pháthuy được hết sức mạnh của những nguồn nhân lực giỏi ấy, có thểthành lập một phòng ban riêng, phân công họ làm đúng với chuyênngành, kinh nghiệm của mình, từ đó hiệu quả công việc sẽ đượctăng cao

Tạo thế và lực cho tổ chức thích ứng với mọi hoàn cảnh thuận lợi cũng như khó khăn ở bên trong và bên ngoài đơn vị.

khi đã xây dựng nên một bộ máy hành chính hợp lý, cũng như cócông tác tổ chức khoa học, người quản trị sẽ có một bộ máy vớinhững nhân viên ưu tú, tận dụng được hết nguồn lực, phát huyđược hết thế mạnh của doanh nghiệp, Một bộ máy chắc chắn đượcxây dựng từ công việc tổ chức khoa học, tạo thế và lực cho doanhnghiệp Đồng thời khi đã tổ chức bộ máy hợp lý sẽ dễ dàng thíchứng hơn khi gặp những khó khăn bên trong cũng như bên ngoàidoanh nghiệp

Những mục tiêu được nêu trên trước hết phải khoa học, khả thi, phù hợp vớihoàn cảnh thực tiễn

Khác với những yêu cầu mục tiêu quản trị khác, yêu cầu đối với các mụctiêu về tổ chức là phải tuân thủ những qui luật khách quan đặc thù trongcông tác tổ chức Ví dụ như: quy luật vè tầm hạn quản trị, cấu trúc tổ chức,phân chia quyền hạn, bổ nhiệm, đề cử…

Nếu như tầm quan trọng của công tác lập kế hoạch được thể hiện ở việcxác định mục tiêu và phương án hành động thì chức năng tổ chức thể hiện tầmquan trọng của nó ở việc biến những mục tiêu thành hiện thực Sẽ không sai khinói rằng chức năng tổ chức là nhân tố quyết định sự thành bại của mọi tổ chức.Tất cả các quyết định quản lý, kế hoạch, hoạt động lãnh đạo và kiểm tra sẽkhông trở thành hiện thực nếu không biết tổ chức thực hiện một cách khoa học.Vai trò của chức năng tổ chức thể hiện ra ở những phương diện cơ bản sau:Thựchiện tốt chức năng tổ chức trong việc xây dựng bộ máy sẽ đảm bảo được nềnếp,nhịp nhàng trong phối hợp giữa các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật và pháthuyđược sở trường của mỗi cá nhân và mỗi bộ phận trong tổ chức Ngược lại,khi bộ máy tổ chức không được thiết kế phù hợp có thể làm cho các hoạt độngcủa tổ chức kém hiệu quả và gặp nhiều khó khăn

Như vậy, một trong những quy luật quan trọng nhất của tổ chức là quyluật về tầm hạn quản trị Chúng ta sẽ được tìm hiểu qua chương 2

1 Khái niệm về tầm hạn quản trị

- Tầm hạn quản trị hay còn gọi là tầm hạn kiểm soát, là khái niệm dùng đểchỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà nhà quản trị có thể điều khiển một

cách tốt đẹp nhất, nghĩa là quản trị, giao việc, kiểm tra hướng dẫn, lãnhđạo nhân viên dưới quyền một cách thỏa đáng và có kết quả.

- Ví dụ: trong một doanh nghiệp có rất nhiều phòng ban như phòng tàichính, phòng kinh doanh, phòng nhân sự, phòng kế toán,…mỗi mộtphòng sẽ có một số lượng nhân viên nhất định, và người trưởng phònghoặc giám đốc phòng ban đó Giám đốc phòng ban sau khi nhận được kếhoạch được công ty giao cho thì sẽ dựa vào số lượng nhân viên của mình,điều khiển, phân công, giao việc cho từng người dựa trên năng lực làmviệc của họ một cách thỏa đáng, đảm bảo công việc được thực hiện mộtcách có hiệu quả

Ta có sơ đồ về tầm hạn quản trị của một công ty Logistics như sau:

Hay sơ đồ cơ cấu tổ chức của Tổng Công ty Xây dựng Số 1 - CTCP (CC1JSC)

Tầm hạn quản trị nhận được sự quan tâm rất lớn đối với những nhà nghiên cứu quản trị Mặc dù không thể đưa ra con số tầm hạn quản trị bao nhiêu

là lý tưởng nhất nhưng theo kinh nghiệm quản trị, tầm hạn quản trị tốt nhất cho một nhà quản trị trung bình trong khoảng 4 – 8 nhân viên thuộc cấp Tuy nhiên, con số này có thể tăng lên đến 12 hay 16 trong trường hợp nhân viên dưới quyền chỉ làm những việc đơn giản, và rút xuống còn 2 – 3 người khi công việc

mà cấp dưới trực tiếp của nhà quản trị phải thực hiện là phức tạp

Vì sao mà khái niệm tầm hạn quản trị lại quan trọng khi thiết kế cấu trúc tổchức? Câu trả lời là tầm hạn quản trị có liên quan mật thiết đến số tầng nấctrung gian và số lượng nhà quản trị trong một tổ chức Chẳng hạn, theo tác giảStephen P Robbins, nếu một doanh nghiệp có 4.096 nhân viên thừa hành và tầmhạn quản trị của toàn doanh nghiệp là 4 thì số cấp quản trị là 6 và số lượng nhàquản trị là 1.365 người như được thể hiện trong hình Ngược lại, với tầm hạnquản trị là 8 thì số cấp quản trị giảm xuống chỉ còn 4 cấp và số nhà quản trị là

585 người Như vậy, với tầm hạn quản trị rộng, tổ chức sẽ có ít tầng nấc trunggian và tiết kiệm được số quản trị viên (1.365 – 585 = 780 người) Từ ví dụ trên,hẳn nhiên chúng ta có thể thấy được là chi phí tiền lương phải trả cho nhữngnhà quản trị có thể tiết kiệm được là rất đáng kể

Thông thường, người ta không thích những bộ máy tổ chức có nhiều tầng nấctrung gian, nhiều cấp bậc quản trị, vì như vậy sẽ làm chậm trễ và lệch lạc sựthông đạt cũng như tiến trình giải quyết công việc Ai cũng mong muốn bỏ bớtcác tầng nấc trung gian, cấp bậc quản trị cở để có được những bộ máy quản trị

tổ chức gọn nhẹ Tuy nhiên, như đã đề cập ở trên, vấn đề các tầng nấc trunggian liên quan đến tầm hạn quản trị Nếu tầm hạn quản trị rộng, sẽ có ít tầngnấc; ngược lại nếu tầm hạn quản trị hẹp, sẽ có nhiều tầng nấc Do đó, muốn giảiquyết vấn đề các tầng nấc trung gian trong một bộ máy tổ chức, cần phải xácđịnh tầm hạn quản trị nên rộng hay nên hẹp Nhưng cần lưu ý rằng, sự xác địnhnày không thể chủ quan mà chúng ta cần phải xem xét đến các yếu tố ảnhhưởng đến tầm hạn quản trị Bao gồm:

- Trình độ và năng lực của nhà quản trị

- Khả năng và ý thức của cấp dưới

- Mỗi quan hệ giữa các nhân viên với nhân viên cũng như giữa các nhânviên và nhà quản trị

- Tính chất phức tạp và mức ổn định của công việc

- Kỹ năng thông tin

Từ đó, ta có thể rủ ra được những ưu và nhược điểm giữa tầm quảntrị rộng và quản trị hẹp như sau:

Cấp trên dễ can thiệp sâu vào công việc cấp dưới.

Tốn kém nhiều chi phí quả trị Truyền đạt thông tin cấp dưới cùng không nhanh chóng

Nhà quản trị cần có năng lực quản trị cao

Truyền đạt thông tin đến các thuộc cấp không nhanh chóng

Từ bảng trên, ta hiểu rằng: tầm hạn quản trị rộng chỉ thuận lợi khi nhàquản trị có đầy đủ năng lực, khi cấp dưới có trình độ làm việc khá, cũng như khicông việc của cấp dưới ổn định, có kế hoạch, ít thay đổi; và cấp dưới đã đượcngười quản trị cấp trên ủy quyền hành động khá nhiều Thêm vào đó, kỹ thuậtthông tin hiện đại cũng giúp cho việc mở rộng tầm hạn quản trị mà nhà quản trịvẫn có thể thông đạt và kiểm soát hữu hiệu các thuộc cấp Trái lại, nếu năng lựccủa nhà quản trị có hạn chế, trình độ của cấp dưới cũng không cao, hoặc khicông việc của cấp dưới thường xuyên thay đổi, công việc không có kế hoạch, thìtầm hạn quản trị hẹp lại thích hợp hơn.

Từ nội dung của hai chương trên, ta đã tìm hiểu đầy đủ những địnhnghĩa, khái niệm và những ví dụ cụ thể về chức năng tổ chức trong tiến trìnhquản trị Ta thấy rằng, tuy đứng vị trí thứ hai trong quá trình quản trị nhưng tổchức là một chức năng đóng vai trò đặc biệt quan trọng và khi một nhà quản trịhiểu, được trang bị những kiến thức về chức năng tổ chức sẽ giúp ích rất nhiềutrong việc quản lí nhân sự, phân công công việc, đảm bảo tiến trình làm việccho doanh nghiệp Tiếp theo đây là các bài tập tình huống giúp ta hiểu hơn vềcác hoạt động tổ chức trong thức tiễn và trong doanh nghiệp

PHẦN III: PHÂN TÍCH BÀI TẬP TÌNH

HUỐNG

1 Tình huống 1:

Bạn trong cương vị là trưởng bộ phận bán hàng của công ty A,trực tiếp chỉ huy 20 nhân viên bán hàng, các mặt hàng của công ty

bạn rất đa dạng thuộc về ngành văn phòng phẩm (bút, giấy, các dụng

cụ văn phòng,…), thị trường của bạn là các công ty, công sở, trườnghọc và dân cư Trong năm qua 1997 bạn xây dựng kế hoạch cho đơn

vị của mình là phải đạt doanh số 10 tỷ đồng, thế nhưng cuối năm tổngkết lại tình hình hoạt động bạn chỉ đạt mức doanh số là 8 tỷ đồng

Nâng cao chất lượng sản phẩm

Tìm hiểu ý kiến, thị hiếu của khách hàng

Tập trung vào việc thu hút khách hàng bằng việc tạo ra những sảnphẩm mẫu mã đẹp gây sự chú ý, bắt mắt có thể gia tăng lượngmua đối với sản phẩm.

Tìm kiếm thêm thị trường tiêu thụ mới, có khả thi thực hiện nhằmtăng doanh thu

Đánh vào tâm lý của phần đông khách hàng tiêu thụ số lượng lớnsản phẩm như: học sinh, sinh viên, công ty,

Tìm hiểu ưu, nhược điểm kh buôn bán suốt một năm qua để pháthuy cái tốt, khắc phục cái chưa tốt

Không chỉ riêng các nhân viên bán hàng mà trưởng bộ phận cũngcần xem chính mình trong việc kinh doanh để làm việc một cáchiệu quả hơn

Học hỏi thêm những kinh nghiệm của các công ty cạnh tranh nếu

có thể, để cho ta thây trong tiến trình làm việc của mình có lỗ hỏng

Khi vướng vào trường hợp này thì trưởng bộ phận bán hàng cần xem xét

kĩ, một cách khôn ngoan, không bảo thủ trong vấn đề quyền lực trong công ty.Trước tiên, ta có thể cho họ quyền hạn như họ yêu cầu nhưng phải trong tầmkiểm soát của mình Trong thời gian giao phó nếu nhân viên có thể tăng doanhthu bán hàng thì tốt cho cả đôi bên nhưng vẫn phải nằm trong tầm kiểm soát,tuy nhiên nếu họ không hoàn thành tốt thì ta có lý do để khiển trách về năng lực

của họ và những người nhân viên ấy chẳng có lý do nào để oán trách cấp trênhay nói do quyền hạn chưa đủ.

Mô hình ra quyết định; sử dụng mô hình C1

Nhà quản trị trao đổi với các thuộc cấp có liên quan để lắng nghe ý kiến

và đề nghị của họ mà không cần tập trung họ lại Sau đó nhà quản trị ra quyếtđịnh có thể bị ảnh hưởng hoặc không bị ảnh hưởng bởi các ý kiến trên vì:

- Công ty này thuộc ngành văn phòng phẩm nên cũng không có nhiều việccấp bách để nhà quản trị ea quyết định dựa vào hiểu biết của mình nhưnhững ngành địa ốc, chứng khoáng,…

- Không cần quá nhiều ý kiến của cấp dưới để đưa ra quyết định chung

- Sự chấp nhận của tập thể tuy có quan trọng nhưng trong trường hợp nàythì không cần thiết nó tốn quá nhiều thời gian cho nhà quản trị

2 Tình huống 2

Bạn là giám đốc xí nghiệp cơ khí nông nghiệp tỉnh, bạn đangthực hiện một chương trình phát triển sản phẩm mới X, dự kiến làhoàn tất vào tháng 12 năm nay để kịp tham gia hội chợ nông nghiệpQuốc tế được tổ chức định kỳ hàng năm tại Cần Thơ, bạn hy vọng làqua đợt triển lãm tại hội chợ này sẽ được ký nhiều đơn hàng cho sảnphẩm mới Mặc dù kế hoạch phát triển sản phẩm mới được giao chophòng kỹ thuật từ tháng 1 năm nay sẽ hoàn tất vào tháng 8/1998, thếnhưng theo báo cáo gần đây nhất 5/1998 lãnh đạo phòng kỹ thuật cho