tiểu luận tiểu luận đề tài quản trị văn phòng phẩm

Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn phòng phẩm, nhóm quyết định chọn đề tài nghiên cứu là “Quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm” để tìm hiểu và nắm bắt được những kiến thức

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔN: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TIỂU LUẬN

Đề tài:

QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG PHẨM

Lớp học phần: DHQTLOG17C Nhóm: 3

GVHD: ThS Lê Thị Thanh Trúc

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM

THÀNH

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1

1.1 Lý do chọn đề tài 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2

2.1 Định nghĩa 2

2.1.1 Văn phòng phẩm và phân loại văn phòng phẩm 2

2.1.2 Quản lý văn phòng phẩm 2

2.2 Vai trò, ý nghĩa của quản lý văn phòng phẩm 3

2.3. Ưu điểm c a vi c quủ ệ ản lý văn phòng phẩm 3

2.4 Đưa ra các tiêu chuẩn và đị nh mức sử d ụng văn phòng phẩm 3

2.5 Quy trình cấp phát 4

2.5.1 Cấp phát định kì: 4

2.5.2 Cấp phát đột xuất: 4

2.6 Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm 4

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG 6

3.1 Tiêu chuẩn đề ra tại thực tế các Doanh nghiệp 6

3.2 Đị nh mức sử d ụng văn phòng phẩm: 7

3.3 Quy trình cấp phát quản lý văn phòng phẩm thường thấy hiện nay 10

3.3.1 Cấp phát định kỳ: 10

3.3.2 Cấp phát đột xuất: 11

3.4. Quả ý ử ụng văn phòng phẩm 12 n l s d 3.5 M t s doanh nghi p quộ ố ệ ản lý văn phòng phẩm hiệu quả: 13

3.6 Lãng phí văn phòng phẩm và hậu quả: 14

CHƯƠNG 4: GIẢI PHÁP 15

4.1 S dử ụng công nghệ thông tin trong quản lý 15

4.2 Xây dựng chính sách hợp lý về s d ử ụng văn phòng phẩm 15

4.3 Tạo ý thức ti t kiế ệm và sử ụng có trách nhiệm cho nhân viên d 16

CHƯƠNG 5: KẾT LU N Ậ 18

TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

1

CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU : 1.1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay, sau đại dịch Covid-19, thị trường Việt Nam đang phục hồi và ngày càng phát triển, đồng thời kéo theo đó là sự lên giá của hàng hóa, vật phẩm Các công ty và doanh nghiệp lớn nhỏ đều phải tính toán và đưa ra mức chi phí để đảm bảo duy trì hoạt động, phát triển của công ty đồng thời đảm bảo tiến độ và nhịp

độ làm việc của văn phòng là hợp lí và tiết kiệm nhất

Trong đó, văn phòng phẩm là thứ không thể thiếu trong mỗi văn phòng đang hoạt động và làm việc Vì vậy, việc quản lý văn phòng phẩm ra sao và như thế nào để đảm bảo cung cấp vật phẩm sao cho vật phẩm cần thiết được mua đầy đủ

và hợp lý để văn phòng hoạt động ổn định mà chi phí chi ra là tối ưu nhất Việc quản lý vật phẩm như vậy là một việc đòi hỏi tính cẩn thận và không hề dễ dàng Nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý văn phòng phẩm, nhóm quyết định chọn đề tài nghiên cứu là “Quản lý việc sử dụng văn phòng phẩm” để tìm hiểu và nắm bắt được những kiến thức cơ bản, đồng thời tìm hiểu thực trạng việc quản lý văn phòng phẩm hiện nay và từ đó đưa ra những nhận xét và giải pháp

để khắc phục nhằm đóng góp cho việc quản lý ngày càng hiệu quả, năng động và linh hoạt hơn

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu về văn phòng phẩm và quản lý văn phòng phẩm

- Trình bày thực trạng quản lý văn phòng phẩm của các công ty, doanh nghiệp hiện nay

- Phân tích ưu, nhược điểm của việc quản lý văn phòng phẩm

- Đưa ra những kiến nghị, giải pháp giúp quản lý văn phòng phẩm hiệu quả

và tối ưu nhất

Too long to read on your phone? Save

to read later on your computer

Save to a Studylist

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1 Định nghĩa

2.1.1 Văn phòng phẩ và phân loại văn phòng phẩm m

Văn phòng phẩm: là một tên gọi chung bao gồm tất cả ững vật phẩnh m văn phòng Những vật phẩm này được sử dụng nhằm phục vụ cho các hoạt động công sở hàng ngày như: sổ; bút chì, bút bi, bút xóa, bút highlight; giấy in A4, giấy in A5, giấy in các loại; ghim bấm, kẹp, kéo, keo, phong bì; túi bìa cứng, giấy note, bìa hồ sơ; máy in photo, máy fax, máy in laser,… Chúng đều được gọi là văn phòng phẩm

Phân loại văn phòng phẩm:

- Theo vật liệu:

Đồ dùng chất liệu giấy: giấy in (in laser, in phun), giấy viết, giấy can, sổ, vở, giấy note, cặp tài liệu văn phòng bằng giấy

Đồ dùng bằng nhựa: File, các loại bút, bút xóa, cặp, hộp, máy tính cầm tay…

Đồ dùng bằng kim loại: kẹp tài liệu, máy dập ghim, ghim, máy nhổ ghim, kéo…

số ợng hàng tồn kho, phân phối các vật phẩm cho các nhân viên khi cần, theo dõi lư

3

và báo cáo các chi phí và tiêu hao hàng tháng, và thực hiện các biện pháp tiết kiệm

và tối ưu hóa việc sử dụng văn phòng phẩm

2.2 Vai trò, ý nghĩa của quản lý văn phòng phẩm

Dù là công ty lớn hay nhỏ, việc quản lý văn phòng phẩm cũng đều rất quan trọng Đây là công đoạn làm ảnh hưởng tới tiến độ làm việc, các dự án quan trọng của công

ty Nếu quy trình cấp phát văn phòng phẩm được thực hiện bài bản, khoa học, công

ty sẽ ết kiệm được rất nhiều chi phí và hạn chế ệc mua nhầm những món đồ ti vikhông dùng đến Nhờ vậy, số vốn bỏ ra cũng sẽ ít hơn và có thể tập trung để phát triển công ty

Quy trình cấp phát văn phòng phẩm chuẩn mực sẽ duy trì được nhịp độ làm việc của văn phòng Mọi món đồ cần thiết đều sẽ ợc đổi mới, cấp phát kịp thời Nhờ đưvậy mà tiến độ của các dự án lớn sẽ không bị ảnh hưởng quá nhiều Ngay cả khi văn phòng có xảy ra những sự cố ngoài ý muốn

Ngoài ra, việc kiểm soát, mua đồ dùng với số ợng lớn sẽ giúp hạn chế chi phí lưvận chuyển Bằng cách này, công ty có thể nắm bắt được khả năng tiêu thụ hàng tháng Những số liệu đó có thể ợc dùng để đem ra so sánh với những tháng trướđư c

và sau này Nhờ vậy, có thể đưa ra các biện pháp cân đối chi tiêu vào những tháng tiếp theo

2.3. Ưu điểm c a vi c quủ ệ ản lý văn phòng phẩm

- Tiết kiệm chi phí: Quản lý văn phòng phẩm giúp kiểm soát và theo dõi việc

sử dụng các vật phẩm văn phòng, từ đó giúp ngăn chặn việc lãng phí và sửdụng văn phòng phẩm tiết kiệm hơn Vì vậy, việc này giúp cho tài nguyên của công ty được đảm bảo

- Tăng năng suất làm việc: Khi các vật phẩm văn phòng được quản lý một cách cẩn thận, nhân viên có thể dễ dàng truy cập và sử ụng chúng hiệ d u quả Điều này giúp tăng năng suất làm việc và giảm thời gian tìm kiếm các vật ph m ẩ

- Giảm căng thẳng và tăng sự tổ chức: Khi văn phòng phẩm được quản lý tốt, nhân viên có thể dễ dàng tìm thấy những gì họ ần và không phả c i lo lắng v ề việc thi u h t hay m t cế ụ ấ ắp Điều này giúp giảm căng thẳng và tăng

sự t ổ chức trong công việc hàng ngày

- Giảm tác động môi trường: khi văn phòng phẩm được quản lí chặt chẽ và

sử d ng hụ ợp lý, hiệu quả thì sẽ giảm lượng rác thải ra môi trường Từ đó, việc ô nhiễm môi trường s ẽ được h n ch ạ ế và bầu không khí sẽ trở nên xanh, sạch hơn

2.4 Đưa ra các tiêu chuẩn và định mứ c s dụng văn phòng phẩm ử

- Tiêu chuẩn:

Bảng tiêu chuẩn các loại văn phòng phẩm theo m u HCẫ –10–BM01 đính kèm quy trình này

Tất cả các loại văn phòng phẩm được sử dụng chung tiêu chuẩn không phân biệt các chức danh, trừ các trường hợp như đối với các chức danh quản lý hoặc chuyên viên quan trọng thì ngoài các loại văn phòng phẩm chung, các loại viết,

sổ công tác được quy định với giá trị mua/đơn vị lãnh đạo Chẳng hạn như sau:

TÁC

1 Giám đốc điều hành; Giám đốc khối 50.000-150.000 Công ty cấp

2 Giám đốc nhà máy, Giám đốc chi nhánh 25.000 - 35.000 Công ty cấp

3 Trưởng phòng và tương đương 15.000 - 25000 Công ty cấp

- Định m c: ứ

M i loỗ ại văn phòng phẩm phải có định m c s dứ ử ụng Phòng Hành chính lập

định m c s d ng tứ ử ụ ạm tính, định mức s d ng tạm tính được th o lu n thử ụ ả ậ ống nhất với Trưởng bộ phận, sau đó chuyển Ban giám đốc Công ty duyệt Phòng Tổ ch c ứ Hành chính có trách nhiệm rà soát lại định mức s dụng văn ửphòng phẩm cho phù hợp, trường hợp có sự thay đổi, Trưởng b ộ phận đề ngh ịPhòng Hành chính cùng nghiên cứu để thay đổi định mức

Định m c s dứ ử ụng văn phòng phẩm được quy định theo m u: HCẫ –10–BM02

2.5 Quy trình cấp phát

2.5.1 Cấp phát định kì:

Vào ngày cố định hàng tháng, các bộ phận, phòng ban lập giấy đề nghị văn phòng phẩm của tháng sau chuyên Trưởng bộ phận duyệt, sau đó chuyên Phòng Tổ chức Hành chính xem xét Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm kiểm tra định mức sử dụng theo quy định, nếu không đúng thì chuyển cho bộ phận đề nghị chỉnh sửa lại, nếu đúng tổng hợp tất cả các bảng đề xuất và làm bảng tổng hợp rồi chuyển Ban Giám đốc duyệt Căn cứ trên giấy đề nghị được duyệt, phòng TCHC tiến hành cung cấp văn phòng phẩm, việc cấp phát phải được ký nhận

2.5.2 Cấp phát đột xuất:

Người có nhu cầu Văn phòng phẩm đột xuất phải lập phiếu đề nghị rồi chuyển trưởng bộ phận phê duyệt, sau đó chuyển cho Phòng Tổ chức Hành chính xem xét, kiểm tra định mức và tiến hành cấp phát theo quy định

2.6 Quản lý và sử dụng văn phòng phẩm

- Văn phòng phẩm được cấp phát để phục vụ cho công việc được giao trên

cơ sở đúng mục đích sử dụng, sử dụng tiết kiệm và tránh lãng phí

- Trưởng bộ phận là người chịu trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra trực tiếp việc sử dụng văn phòng phẩm của nhân viên trực thuộc

- Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm lập thẻ kho theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm trong cơ quan, tổ chức và nên đảm bảo định mức tồn kho là 20%

5

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG 3.1 Tiêu chuẩn đề ra tại thực tế các Doanh nghiệp

Các doanh nghiệp thường đề ra các tiêu chuẩn về ản lý và sử dụng văn phòng qusản phẩm nhắm tới mục tiêu tối ưu hóa quá trình làm việc, tiết kiệm tài nguyên và đảm bảo tính hiệu quả trong hoạt động kinh doanh Dưới đây là một số tiêu chuẩn

và phương pháp mà các doanh nghiệp thường áp dụng:

Xác định và duy trì danh mục sản phẩm văn phòng: Xây dựng danh sách

các sản phẩm văn phòng cần thiết như giấy, bút, sổ tay, bìa file, hộp bảo vệ

và các công cụ khác Điều này giúp ngăn chặn việc mua sắm thừa thãi và hạn chế ệc sử dụng các sản phẩm không cần thiếvi t

Xác định quy trình cài đặt hàng: Thiết lập quy trình thiết lập cụ ể để đặth t sản phẩm văn bản trong phòng, từ ệc xác định nhu cầu đến trình duyệvi t đơn hàng phê duyệt Điều này giúp tránh mua sắm quá mức và đảm bảo rằng chỉ ững sản phẩm cần thiết mới được mua.nh

Quản lý tồn tại: Theo dõi việc tồn tại kho văn phòng để tránh tình trạng dư

hoặc thiếu hụt Điều này có thể đạt được thông qua việc sử dụng phần mềm quản lý tồn tại hoặc cập nhật hệ ống tự động.th

Ưu tiên sử dụng lại và tái chế: Khuyến khích nhân viên sử dụng lại các sản

phẩm văn phòng khi có thể thay vì mua mới Đồng thời, tìm cách tái chế các sản phẩm không còn được sử dụng để ảm lượng rác thảgi i

Hướng dẫn sử dụng hợp lý: Đào tạo nhân viên về cách sử dụng văn phòng

sản phẩm một cách hợp lý để tránh lãng phí và tăng hiệu suất làm việc

Giám sát và báo cáo: Theo dõi việc sử dụng sản phẩm văn bản trong phòng

và thực hiện báo cáo định kỳ để đánh giá hiệu suất và cải thiện hiệu suất

Khuyến khích sử dụng sản phẩm thân thiện với môi trường: Chọn mua các sản phẩm văn phòng có bằng chứng hoặc xuất xứ từ các nguồn cung cấp thân thiện với môi trường

Giới hạn tiêu dùng không cần thiết: Đặt giới hạn chế độ về số lượng và loại

sản phẩm văn phòng sản phẩm mà mỗi người dùng được sử dụng, đảm bảo rằng chỉ ững sản phẩm cần thiết mới được cung cấnh p

Khuyến khích sử dụng công nghệ số: Thúc đẩy việc sử dụng các công cụ và

phần mềm số để ảm thiểu việc in ấn và sử dụng giấgi y

Đánh giá và cải thiện liên tục: Thường xuyên đánh giá kết quả của các tiêu

chuẩn và phương pháp quản lý văn phòng sản phẩm và điều chỉnh chúng

để đảm bảo rằng chúng đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp Các tiêu chuẩn và phương pháp này có thể thay đổi tùy chọn và mục tiêu của từng doanh nghiệp cụ thể

7

Ưu điểm:

Tiết kiệm chi phí: Đặt ra các tiêu chuẩn về việc sử dụng văn phòng sản phẩm

giúp doanh nghiệp kiểm soát và giảm thiểu lãng phí tài nguyên Việc mua sắm và sử dụng các sản phẩm văn phòng theo quy định có thể giúp tránh lãng phí công việc mua sắm không cần thiết hoặc lãng phí công việc sử dụng quá mức

Bảo vệ môi trường: Tiêu chuẩn quản lý và sử dụng sản phẩm văn phòng

thường được định hướng đến công việc sử dụng ít tài nguyên và tạo ra ít rác thải Điều này có thể giúp giảm tiêu thụ nguyên liệu, năng lượng và giảm lượng rác thải ra môi trường

Tạo ra môi trường làm việc sạch sẽ và gọn gàng: Tiêu chuẩn này đảm bảo

sản phẩm phòng được quản lý bằng một hệ ống, giúp tạo ra môi trườth ng làm việc sạch sẽ, gọn gàng và tiện lợi Điều này có thể cải thiện tinh thần làm việc và tạo sự thoải mái cho nhân viên

Tăng cường hiệu suất làm việc: Khi nhân viên có đủ văn phòng phẩm cần

thiết và không phải tốn thời gian tìm kiếm hoặc yêu cầu thêm, họ có thể tập trung vào công việc một cách hiệu quả hơn

Nhược điểm:

Ràng buộc và phức tạp: Quản lý và nén thủ công các tiêu chuẩn có thể gây

ra sự căng thẳng và tạo ra các quy trình phức tạp trong việc sử dụng văn phòng phẩm Điều này có thể làm mất thời gian và tài nguyên của doanh nghiệp

Khó khăn trong công việc thay đổi: Các tiêu chuẩn có thể khó khăn để thay

đổi hoặc điều chỉnh khi có nhu cầu Việc thay đổi tiêu chuẩn có thể yêu cầu thay đổi trong thói quen làm việc của nhân viên và gây ra khó khăn

Khả năng dồi dào: Đảm bảo rằng tất cả các thành viên tham gia các tiêu

chuẩn có thể gặp khó khăn, đặc biệt là khi có độ chênh lệch trong thái độ

và tư duy của từng cá nhân

Tính linh hoạt giảm đi: Quá nhiều tiêu chuẩn có thể làm mất đi tính linh

hoạt trong công việc quản lý văn phòng sản phẩm Điều này có thể gây khó khăn trong công việc đáp ứng nhanh các nhu cầu mà không thể đoán trước được

Tóm lại, vấn đề ra các tiêu chuẩn về ản lý và sử dụng văn phòng có thể mang qulại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, nhưng cần cân nhắc kỹ thuật chắc chắn để đảm bảo rằng nhược điểm không vượt quá ưu điểm và ảnh hưởng đến ngày hoạt động của công ty

3.2 nh m c s dĐị ứ ử ụng văn phòng phẩm:

Việc định mức s dử ụng văn phòng phẩm rất quan trọng, các phòng ban, bô phận

sẽ ước lượng, định m c m c s dứ ứ ử ụng văn phòng phẩm của phòng ban mình một cách

phù hợp từ đó sử dụng văn phòng phẩm một cách hợp lý, tiết kiệm và hiệu qu ả nhất Những món đồ giá thành cao cần được kiểm soát nghiêm ngặt và có điều kiện sử dụng cụ thể Hàng tháng hoặc hàng quý chúng ta cần phải kiểm tra định kỳ rà soát

m c s d ng theo tứ ử ụ ừng công việc để đáp ứng được nhu c u s d ng hầ ử ụ ợp lý Đồng thời, giám sát kho lưu trữ dụng cụ văn phòng phẩm sẽ lên danh sách đặt mua kịp thời cho công ty Bên cạnh đó thực hiện giám sát hoạt động các dụng cụ văn phòng phẩm tránh bị thất lạc

Các bước đưa ra đị nh mức sử d ụng có thể được thực hi ện như sau: Bước 1: Phòng Hành chính sẽ đưa ra định mức sử dụng tạm tính, có thể dựa theo s ố liệu t ừ những tháng trước đó làm cơ sở để đị nh mức tháng hiện tại

Chẳng h n, th c hi n viạ ự ệ ệc định m c s dứ ử ụng văn phòng phẩm dựa trên sốlượng nhân viên và nhu cầu sử dụng thực tế Đố ới phòng Nhân sựi v , gồm có 10 người, ước lượng mỗi người sẽ s d ng khoử ụ ảng 2 bút bi, 1 bút chì, 1 giấy ghi chú, 1 băng keo,…trong 1 tháng Trong khi đó phòng Marketing với số lượng tương tự là

10 người nhưng mức sử dụng thực tế nhiều hơn vì đặc thù công việc họ phải viết nhiều hơn, sáng tạo nhiều hơn nên mức s dử ụng là 4 bút bi, 2 bút chì, bút màu, 2 giấy ghi chú,…đối với mỗi cá nhân trong vòng 1 tháng

Ngoài ra, nếu có thay đổ ề nhân sự thì cầi v n linh hoạt thay đổi định m c s ứ ửdụng cho phù hợp ví dụ như nếu có nhân viên mới vào làm, công ty sẽ cung c p cho ấ

họ m t bộ ộ văn phòng phẩm cơ bản để ắt đầu công việc lúc này lượng văn phòng bphẩm c n thiầ ết tăng hoặc nếu có nhân viên nào cần thêm văn phòng phẩm trong tháng, họ có thể yêu cầu qua phòng quản lý hoặc hệ thống gửi yêu cầu tr c tuyự ến

Bước 2: Định m c s d ng tứ ử ụ ạm tính này sẽ được ti p nhế ận và thảo lu n bậ ởi các trưởng bộ phận Sau khi phòng Hành chính định mức xong, các trưởng bộ phận

sẽ xem xét mức định mức đã phù hợp với phòng ban mình hay chưa và có thể chỉnh sửa lại cho phù hợp

Bước 3: Sau khi t t cấ ả đã thống nh t, bấ ản định mức này sẽ được trao t i tay ớban giám đốc Đây là thời điểm quyết định bảng tạm tính này có được chấp thuận hay không

Bước 4: Vào thời gian c ố định c a mủ ỗi tháng, quý, Phòng Hành chính có trách nhiệm rà soát lại định m c s dứ ử ụng văn phòng phẩm cho phù hợp, trường hợp do có

sự thay đổi, Trưởng b ộ phận đề ngh ị Phòng Hành chính cùng nghiên cứu để thay đổi

định m c ứ

Hiện nay, th c trự ạng định mức s dử ụng văn phòng phẩm tại các doanh nghiệp thường được điều chỉnh dựa trên nhu cầu thực tế và các yếu tố khác nhau Một số doanh nghiệp thường áp dụng các phương pháp như định m c s d ng theo s ứ ử ụ ố lượng nhân viên, theo dự án hoặc theo mức độ ử ụ s d ng th c t ự ế trong quá khứ