Tiểu luận: Các yêu cầu về soạn thảo văn bản: yêu cầu chung và yêu cầu riêng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI KHOA LUẬT

Giảng viên hướng dẫn: GS.TS Nguyễn Đăng Dung

TÊN ĐỀ TÀI:Các yêu cầu về soạn thảo văn bản: yêu cầu chung và yêu cầu riêng

Bài làm

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong đời sống xã hội phát triển như hiện nay, tầm quan trọng của văn bản đã và đang ngày càng được thể hiện rõ nét trong mọi giao dịch Đây là một cầu nối quan trọng giữa các cơ quan có thẩm quyền thuộc nhà nước với các cơ quan tổ chức, cá nhân trong việc xây dựng và phát triển kinh tế, văn hóa, chính trị, giáo dục, ngoại giao,…Văn bản chiếm một vị trí quan trọng trong mọi giao dịch là bởi nó chứa đựng các ý chí, mong muốn và các hành vi pháp lý của người soạn thảo để gửi đến cơ quan có thẩm quyền Bởi vậy văn bản chính là một sợi dây liên lạc chính, là cầu nối quan trọng không thể thiếu trong mọi giao dịch Thế nhưng hiện nay tầm quan trọng của nó chưa được đưa vào ngành giáo dục với tư cách là một môn học chính, mà chỉ coi là một môn học tự chọn Bởi việc thể hiện ý chí, mong muốn của cá nhân, tổ chức gửi đến cơ quan nhà nước chưa được rõ nét thông qua văn bản Do nhận thức của chúng ta chưa được hiểu rõ về tầm quan trọng của các yêu cầu cần có trong một văn bản ra sao, có những yêu cầu phù hợp với pháp luật như thế nào, việc thể hiện ý chí mong muốn của mình ra sao để có thể phù hợp với yêu cầu của một văn bản là rất cần thiết, cùng với việc văn bản được phân loại thành nhiều loại phù hợp với xã hội đã làm cho khả năng hiểu về các yêu cầu soạn thảo còn

chưa được phù hợp với tính cấp thiết của nó để áp dụng được vào đời sống Chính vì vậy, bài viết sau đây tác giả mong muốn bạn đọc nắm bắt và hiểu được rõ nét nhất về một văn bản cần có yêu cầu ra sao, việc áp dụng thực tiễn như thế nào cho phù hợp với pháp luật Việt Nam, thông qua những nội dung quan trọng này chúng ta có thể nhìn nhận tầm quan trọng của các yêu cầu soạn thảo có đóng góp quan trọng ra sao trong việc thể hiện ý chí, mong muốn, hành vi của người soạn thảo

Với mục tiêu của đề tài là đi nghiên cứu về những yêu cầu của việc soạn thảo văn bản và thực tiễn áp dụng của những yêu cầu này ra sao, để từ đó đưa ra những giải pháp và kiến nghị trong việc thực thi pháp luật cùng sự khẳng định vị trí quan trọng của những yêu cầu cần có trong việc soạn thảo văn bản

Do phạm vi nghiên cứu về vấn đề này rất là rộng cho nên tác giả sẽ tập trung đi nghiên cứu về các yêu cầu cần có trong việc soạn thảo văn bản, yêu cầu soạn thảo văn bản hành chính, cùng với thực tiễn áp dụng các yêu cầu đó trong một văn bản ra sao để từ đó, đánh giá được tính hợp pháp, hợp hiến của những yêu cầu này cùng với việc áp dụng thực tiễn những yêu cầu ra sao để cho phù hợp với sự phát triển của xã hội

2 Những yêu cầu chung về soạn thảo của một văn bản pháp luật

Soạn thảo văn bản là những quy trình đòi hỏi phải được diễn ra “liên tục” từ khâu chuẩn bị soạn thảo cho đến khâu soạn thảo văn bản và chuyển văn bản đến nơi thực thi theo quy định Chính vì vậy việc nhận thức được rõ nét về các yêu cầu của việc soạn thảo văn bản là rất quan trọng, nó có tính quyết định đến việc văn bản đó có được áp dụng và thi hành hay không Vậy những yêu cầu quan trọng cần có ở đây là gì, chúng ta cùng nhau đi tìm hiểu qua những nội dung sau

2.1 Yêu cầu về thể thức của văn bản

Một văn bản đáp ứng được các quy định, yêu cầu về thể thức văn bản là phải chứa đựng được toàn bộ các thành phần thể hiện cơ bản bao gồm: phần mở đầu, phần nội dung và phần kết thúc Phần mở đầu của một văn bản phải bao gồm Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành, tên văn bản và căn cứ ban hành văn bản

Đối với văn bản ban hành kèm theo một hình thức văn bản khác như quy chế, quy định, điều lệ, danh mục và các văn bản tương tự khác, thì phần mở đầu của văn bản được ban hành kèm theo bao gồm Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, tên văn bản Dưới tên văn bản được ban hành kèm theo phải chỉ rõ tên, số ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành của văn bản ban hành kèm theo Đối với phần mở đầu của văn bản cần phải đáp ứng được đầy đủ yêu cầu của một thể thức văn bản được quy định theo thông tư số 01/2011/TT-BNV, về Quốc hiệu, tên cơ quan ban hành, số, ký hiệu văn bản, địa danh, ngày, tháng, năm ban hành, tên văn bản và căn cứ ban hành văn bản Với danh mục số và địa danh, ngày, tháng, năm ban hành, yêu cầu phải được sắp xếp ngang hàng với nhau Đây là một lỗi sai phổ biến mà rất nhiều quyết định, thông tư, chỉ thị ban hành hay hiểu nhầm về các yêu cầu soạn thảo văn bản do cơ quan có thẩm quyền ra quyết định Dẫn

đến hậu quả văn bản đó không được thực thi theo pháp luật, làm ảnh hưởng rất nhiều đến những vấn đề cần được áp dụng văn bản đó.[1]

Cần chú ý rằng thể thức văn bản không chỉ đơn thuần là một hình thức căn bản được ghi nhận bởi riêng phần mở đầu, mà nó còn mang tính nội dung liên quan đến phần giá trị nội dung của văn bản đó có được tiếp nhận và được thực hiện theo ý chí, mong muốn của người soạn thảo hay không

Khi xem xét các yếu tố tạo nên văn bản (thể thức), nhiều người còn cho rằng đây chỉ là yếu tố mang tính hình thức Từ đó đã những quan niệm sai lầm cho rằng những thiếu xót trên phương diện này là không quan trọng, không ảnh hưởng đến việc soạn thảo và sử dụng văn bản Thật ra, nếu thể thức của một văn bản không đảm bảo được các quy định cần thiết thì rất dễ nhận ra rằng ngay từ đầu giá trị pháp lý của một văn bản và nhiều mặt giá trị khác nằm trong văn bản đó đều sẽ bị ảnh hưởng kéo theo

Việc ban hành và soạn thảo văn bản theo đúng yêu cầu về thể thức nhất định phải là yếu tố đầu tiên và là cơ bản nhất của kỹ thuật soạn thảo (các yêu cầu soạn thảo) Yêu cầu này chính là một dấu hiệu đặc trưng dùng để phân biệt giữa văn bản với các sáng tác văn học nghệ thuật hay sáng tác khoa học khác, mà nội dung của chúng chủ yếu cũng được chứa đựng trong các văn bản Tức là việc ban hành và soạn thảo này sẽ giúp chúng ta phân biệt được ngay giữa văn bản ở nghĩa hẹp chỉ yêu cầu hoạt động cá nhân của xã hội với văn bản ở nghĩa rộng Yêu cầu này cũng là để nhằm mục đích giúp cho người đọc, người tìm hiểu văn bản tiết kiệm được nhiều thời gian và rất dễ hiểu được vấn đề hơn

2.2 Yêu cầu về Nội dung của văn bản

Đối với nội dung của một văn bản do cơ quan nhà nước ban hành đều sẽ phải đáp ứng được những yêu cầu cốt lõi về tính hợp pháp, tính hợp lý và bảo đảm tính cụ thể hóa trong một văn bản

Thứ nhất, yêu cầu về tính hợp pháp của văn bản phải đảm bảo được nguyên tắc văn bản có giá

trị pháp lý thấp hơn không được trái với văn bản có giá trị pháp lý cao hơn Điều này đồng nghĩa với những văn bản do cơ quan có thẩm quyền cấp dưới ban hành không được trái với văn bản của cơ quan ban hành cấp trên.[2]

Đây là yêu cầu đầu tiên cần phải có trong quy trình soạn thảo phần nội dung của một văn bản pháp luật, và cũng là yếu tố quan trọng trong quá trình soạn thảo các văn bản khác để đảm bảo việc tuân thủ pháp luật là tối thượng Đặc biệt đối với cơ quan nhà nước, các mệnh lệnh ban hành phải được thống nhất và đầy đủ, đây là yêu cầu cơ bản cần có để tạo nên một nền pháp chế tự do dân chủ, văn minh

Khác với các loại hình văn bản khác, văn bản chứa đựng quy phạm pháp luật được ban hành phải thống nhất với các văn bản khác trong một hệ thống pháp luật, tạo thành một hệ thống thống nhất pháp luật của một quốc gia Khi soạn thảo, yêu cầu cần phải tuân thủ nguyên tắc bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, tính thống nhất và đồng bộ của văn bản trong hệ thống pháp luật Yêu cầu này buộc chủ thể soạn thảo, phải xác định được rõ thẩm quyền hình thức và thẩm

quyền nội dung của văn bản Phân định rõ ranh giới cũng như mối quan hệ giữa các quy định của văn bản được soạn thảo với các cơ quan có thẩm quyền được quy định hiện hành trong hệ thống pháp luật

Đảm bảo được tính hợp pháp của văn bản nghĩa là trong quá trình soạn thảo, chủ thể soạn thảo phải nắm vững được quy định của hiến pháp, pháp luật hiện hành Văn bản soạn thảo phải phù hợp với hiến pháp, pháp luật, phải thống nhất với văn bản cấp trên, phù hợp với cơ quan ngang cấp và có sự nhất quán với những văn bản khác do chính mình đã ban hành Hiểu theo nghĩa chung nhất thì tính hợp pháp không chỉ đề cập về nội dung của luật, mà còn phải phù hợp với yêu cầu của các văn bản cấp trên cũng như không được vượt quá thẩm quyền của mình

Thứ hai, yêu cầu về tính hợp lý của một văn bản phải thể hiện được sự rõ ràng về nội dung,

trình bày và việc thực hiện theo nguyên tắc: “lợi ích của cá nhân không được lớn hơn lợi ích tập thể - lợi ích tập thể không được lớn hơn lợi ích của toàn xã hội” Yêu cầu về tính hợp lý của một văn bản là yếu tố cần thiết có tầm quyết định đến việc văn bản đó có được thực thi hay không cũng như có hiệu lực pháp lý hay không.[3]

Một văn bản được ban hành phải nêu rõ được đầy đủ các chức năng về nhiệm vụ, đối tượng, thời gian và phương tiện thực hiện Văn bản quản lý nhà nước phải bảo đảm được tính hệ thống toàn diện, phải căn cứ vào mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài Cùng với sự linh hoạt trong việc thực hiện giữa mục tiêu, nhiệm vụ cần đạt với điều kiện, phương tiện được áp dụng thực thi Người soạn thảo nhất định phải tính đến yếu tố tác động của môi trường xã hội vào quá trình thực hiện văn bản đó chính là điều quan trọng mà người soạn thảo cần phải đảm bảo được tính hệ thống, nhất quán và đồng bộ với nhu cầu thực thi của xã hội vào văn bản trước khi nó được ban hành vào đời sống của chúng ta Nếu văn bản của cơ quan có thẩm quyền áp dụng không đáp ứng được yêu cầu về tính hợp lý này sẽ dẫn đến văn bản đó không có khả năng được thực thi và sẽ bị vô hiệu trong quá trình được ban hành

Thứ ba, yêu cầu về tính cụ thể hóa của một văn bản cần có các thông tin được sử dụng để đưa

vào văn bản phải được xử lý và đảm bảo tính chính xác Không nên viết văn bản với những thông tin chung chung được lặp lại từ các văn bản khác Những văn bản được viết với những thông tin không chính xác hoặc thiếu tính cụ thể hóa, chính là một trong những biểu hiện của tính quan liêu trong quản lý, chúng sẽ không có ý nghĩa thiết thực trong mọi hoạt động của bất kì cơ quan nào.[4]

Một văn bản đáp ứng được yêu cầu về tính hợp lý cần phải thỏa mãn về những nguồn thông tin đưa ra có tính xác thực chính xác, các vấn đề cần được giải quyết không có sự lặp đi lặp lại, chồng chéo nhau trong nội dung của vấn đề cần được áp dụng

Ngoài ra nội dung văn bản cần phải xác định được các yếu tố chung của nội dung văn bản là viết cho ai? Viết để làm gì? Giải quyết công việc gì? và phạm vi giải quyết vụ việc?

2.3 Yêu cầu về văn phong và ngôn ngữ của văn bản

Trong một số hoạt động quản lý của các cơ quan, người có thẩm quyền có thể sử dụng những hình thức quản lý như: ngôn ngữ nói hoặc hành động nhưng đối với các vấn đề quan trọng mà

được pháp luật quy định thì các chủ thể buộc phải ban hành văn bản pháp luật dưới dạng ngôn ngữ viết

Văn bản pháp luật được thể hiện bằng ngôn ngữ viết sẽ có tính chính xác cao hơn, các câu có kết cấu chặt chẽ, hoàn chỉnh, nhờ đó mà có thể trình bày được cụ thể, rõ ràng ý chí của mình và tạo điều kiện cho các chủ thể thi hành văn bản nắm bắt được đúng đắn và đầy đủ những nội dung có trong văn bản pháp luật

Ngôn ngữ trong văn bản pháp luật ở nước ta đang được sử dụng chủ yếu là ngôn ngữ tiếng việt với những yêu cầu về phông chữ thông dụng phải là time new roman, có định dạng chữ màu đen, có cỡ chữ 12, 13, 14 theo quy định của pháp luật Sử dụng tiếng Việt để soạn thảo các văn bản pháp luật không chỉ là yêu cầu mang tính pháp lý mà còn là vấn đề khoa học, bởi tiếng việt là dạng ngôn ngữ phổ biến và thông dụng nhất của toàn thể người dân sinh sống trên đất nước Việt Nam.Văn bản pháp luật phải được viết bằng tiếng Việt thì mới có thể phổ biến được tới nhiều người và sẽ có thể truyền tải được nội dung của văn bản dễ dàng hơn, nhờ đó mới đạt được hiệu quả cao trong quá trình chuyển tải ý chí của chủ thể

Ngôn ngữ trong văn bản được soạn thảo phải chính xác, phổ thông và cách diễn đạt phải thật rõ ràng, dễ hiểu Thực tiễn cho thấy, nếu thuật ngữ và văn phong không được lựa chọn thích hợp cho từng loại loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin qua văn bản đó sẽ không được đầy đủ và thiếu chính xác trong việc thực thi pháp luật Điều đó sẽ làm ảnh hưởng tới nội dung của văn bản

Ngoài ra cũng cần nói thêm rằng việc lựa chọn thuật ngữ và sử dụng văn phong thích hợp trong quá trình soạn thảo văn bản sẽ có ảnh hưởng rất tốt tới sự phát triển ngôn ngữ của nước ta Việc sử dụng văn phong thích hợp được truyền tải thông qua ngôn ngữ, phải có sự kết cấu chặt chẽ với nhau về mặt ngữ pháp, được trình bày cụ thể, rõ ràng theo ý chí của người soạn thảo.[5]

2.4 Yêu cầu về các bước soạn thảo văn bản

Các bước soạn thảo văn bản là trình tự tiến hành các quy trình soạn thảo văn bản được sắp xếp theo một thứ tự nối tiếp nhau từ công việc này đến công việc kia Kết thúc sau mỗi một bước, người soạn thảo đạt được mục tiêu nhất định, làm cơ sở cho những bước tiếp theo cho đến khi dự thảo được soạn thảo một cách hoàn chỉnh để trình lên cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Các bước này có thể là kế hoạch của người soạn thảo hoặc trùng khớp với kế hoạch chung của người soạn thảo Các bước soạn thảo có thể được chia thành 3 bước đó là: bước chuẩn bị (đi xác định mục tiêu cần ban hành văn bản, chọn loại văn bản và hình thức văn bản, sưu tầm tài liệu, xin chỉ thị của các cấp lãnh đạo, hỏi ý kiến của cơ quan, tổ chức có liên

quan…); bước viết dự thảo (khi viết dự thảo văn bản cần phải có dàn ý soạn thảo, soạn văn bản theo dàn bài, sau đó sẽ kiểm tra lại xem có hành vi vi phạm trái pháp luật, ngôn ngữ văn phong của văn bản phải phù hợp với quy định của pháp luật ) và cuối cùng là bước in, ấn đánh máy dự thảo và trình ý kiến văn bản (ở bước này sau khi đã kiểm tra kỹ lưỡng bản dự thảo thì người soạn thảo sẽ đem văn bản đi in ấn hoặc đánh máy; sau khi đã có bản in thì người soạn thảo cần kiểm tra lại lần quốc xem có vi phạm các quy định của luật hay không, rồi sau đó mới đưa lên cơ quan có thẩm quyền ký.[6]

3 Những yêu cầu khác trong soạn thảo văn bản

Bên cạnh những yêu cầu chung cần phải có trong một văn bản pháp luật quy định của nhà nước, thì cũng cần phải đáp ứng được những yêu cầu riêng theo từng loại văn bản cụ thể, với những yêu cầu về tính hợp pháp của văn bản, nội dung của vấn đề cần văn bản hóa, đảm bảo tính cụ thể của văn bản, đảm bảo cho văn bản được ban hành theo đúng thể thức, yêu cầu sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp, yêu cầu văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng

Thứ nhất, yêu cầu về tính hợp pháp của văn bản theo như nội dung thứ nhất của yêu cầu về nội

dung văn bản

Thứ hai, nội dung của vấn đề cần văn bản hóa phải phù hợp với các quy định của pháp luật

hiện hành Trên thực tế có không ít văn bản luật đã được ban hành mà không xác định được đúng trọng tâm vấn đề của văn bản cần phải điều chỉnh, điều này sẽ dẫn đến văn bản ban hành sẽ không được thực thi, dẫn đến sửa đổi, bổ sung hoặc có thể bãi bỏ Chính vì vậy nội dung của văn bản cần phải được nêu rõ và đầy đủ các chức năng về nhiệm vụ, đối tượng, thời gian và phương tiện thực hiện văn bản quản lý nhà nước, phải bảo đảm được tính hệ thống toàn diện, phải căn cứ vào các định hướng mục tiêu trước mắt và mục tiêu lâu dài của thực trạng để đảm bảo văn bản sau khi được ban hành phù hợp với thực tiễn áp dụng, không có sự chồng chéo hay vượt quá thẩm quyền quy định của mình

Thứ ba, đảm bảo tính cụ thể của văn bản Các thông tin được sử dụng để đưa vào văn bản phải

được xử lý và bảo đảm tính chính xác Các nội dung trong văn bản không nên có sự lặp đi lặp lại hay nói chung chung về một vấn đề, điều này sẽ dẫn đến các cơ quan cấp dưới thi hành sẽ không hiểu được nội dung của người soạn thảo văn bản muốn điều chỉnh ở đây là gì, khiến cho văn bản có sự trì trệ kéo dài và không được áp dụng theo đúng ý chí của người soạn thảo

Thứ tư, yêu cầu đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng thể thức, trong đó thể thức văn bản

được nói tới ở đây chính là toàn bộ các thành phần cầu tạo nên văn bản Chúng phải bảo đảm cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi trước mắt cũng như lâu dài trong hoạt động quản lý nhà nước Một văn bản đáp ứng được đúng yêu cầu của thể thức văn bản cần phải có bố cục 3 phần, là: phần mở đầu, phần thân bài và cuối cùng là phần kết bài Thể thức văn bản cần phải đáp ứng được các yêu cầu cần thiết được quy định theo thông tư số 01/2011 của bộ nội vụ ban hành ngày 19/01/2011 Thể thức văn bản cần phải được nêu lên rõ ràng, cụ thể và theo đúng trình tự thủ tục được quy định

Thứ năm, yêu cầu sử dụng thuật ngữ, văn phong thích hợp Ngôn ngữ, văn phong là một

phương tiện quan trọng hàng đầu để thể hiện ý chí của các cơ quan có thẩm quyền Đồng thời thông qua đó, chủ thể ban hành văn bản pháp luật thể hiện được ý chí, nguyện vọng của mình giúp người đọc tiếp nhận được ý chí đó rõ ràng hơn và thực hiện những hành vi cần thiết, đáp ứng yêu cầu của chủ thể ban hành Vì vậy, trong quá trình soạn thảo văn bản pháp luật, chủ thể có thẩm quyền cần phải tuân thủ các yêu cầu về ngôn ngữ, văn phong trong quá trình soạn thảo nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu quả của VBPL trong quá trình quản lý của cơ quan nhà nước

Thứ sáu, yêu cầu văn bản phải tích hợp với mục đích sử dụng của nó ví du như: chúng ta không

được dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự phân biệt rõ ràng các loại văn bản trước khi lựa chọn văn bản Văn bản được ban hành cần phải đảm bảo được tính hợp pháp, hợp hiến và tính thống nhất trong hệ thống pháp luật Các hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng và ban hành văn bản cần phải được tuân thủ theo đúng thẩm quyền và nhiệm vụ của cơ quan ban hành Văn bản được ban hành phải đảm bảo được tính khả thi trong việc thực hiện các nhiệm vụ của cơ quan ban hành trước mắt và lâu dài.[7]

4 Yêu cầu soạn thảo của một văn bản hành chính, văn bản quy phạm pháp luật

Các yêu cầu soạn trong một văn bản hành chính bao gồm:

Thứ nhất, Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn

thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản

Thứ hai, Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác

định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết

Thứ ba, Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến

vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

Thứ tư, Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu

đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.[8]

Ở giai đoạn soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật, các công việc chính mà cơ quan soạn thảo phải tiến hành là:

- Tổng kết việc thi hành pháp luật, đánh giá các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành có liên quan; khảo sát, đánh giá thực trạng quan hệ xã hội liên quan đến nội dung chính của dự án, dự thảo

- Tổ chức đánh giá tác động và xây dựng báo cáo đánh giá tác động của dự thảo văn bản Nội dung của báo cáo đánh giá tác động phải nêu rõ các vấn đề cần giải quyết và các giải pháp đối với từng vấn đề đó; chi phí, lợi ích của các giải pháp; so sánh chi phí, lợi ích của các giải pháp - Tổ chức nghiên cứu thông tin, tư liệu, điều ước quốc tế mà Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam là thành viên có liên quan đến dự án, dự thảo

- Tổ chức lấy ý kiến các cơ quan, tổ chức có liên quan về dự án, dự thảo; tổng hợp và nghiên cứu, tiếp thu các ý kiến góp ý

- Gửi dự thảo đến cơ quan thẩm định, thẩm tra theo quy định của pháp luật;

- Chỉnh lý lại dự thảo sau khi đã tiếp thu ý kiến đóng góp và kết quả thẩm định, thẩm tra; - Chuẩn bị dự thảo, tờ trình, bản thuyết minh chi tiết về dự án, dự thảo; báo cáo giải trình, tiếp thu ý kiến của cơ quan, tổ chức, cá nhân; báo cáo đánh giá tác động của dự thảo văn bản.[9]

5 Thực tiễn áp dụng các quy định về soạn thảo văn bản

Thực tiễn áp dụng các quy định của luật về yêu cầu soạn thảo văn bản cho thấy tỷ các cơ quan nhà nước đã ban hành văn bản theo đúng thẩm quyền của mình, nhưng trong đó vẫn còn tồn tại một số những sai xót trong việc xây dựng bản theo đúng yêu cầu về thể thức và văn phong của văn bản ở địa phương, dẫn đến phải sửa đổi bổ sung nhiều lần, làm cho quá trình thực thi của văn bản bị trì trệ và không có được hiệu lực lâu dài

Văn bản pháp luật được ban hành theo đúng yêu cầu về trình tự, thủ tục, thẩm quyền của cơ quan ban hành sẽ tạo nên cơ chế thực thi pháp luật được hiệu quả và tốt hơn, làm giảm thiểu số lượng ban hành văn bản dẫn đến số lượng văn bản bị chồng chéo lên nhau đi rất nhiều Soạn thảo văn bản đáp ứng được mọi yêu cầu theo quy định của pháp luật sẽ giúp các cơ quan ban hành thực thi được nhiệm vụ của mình trở nên đơn giản hơn, dễ dàng hơn và có hiệu quả lâu dài theo đúng kế hoạch, yêu cầu được đặt ra

6 Kết luận

Soạn thảo văn bản đóng vai trò quan trọng trong hệ thống văn bản pháp luật, đây là là một công việc bị chê trách nhiều hơn khen ngợi, đòi hỏi người soạn thảo phải nắm vững được các quy định của pháp luật yêu cầu về việc soạn thảo văn bản, phải có kinh nghiệm tích lũy thực tế, trau dồi kiến thức trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao của cơ quan nhà nước cấp trên Việc soạn thảo văn bản cần đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của một văn bản pháp luật sẽ đảm bảo cho nó được thực thi theo đúng thẩm quyền của mình, không có sự vượt cấp hay trái với các quy định của pháp luật, khiến cho văn bản được áp dụng lâu dài có hiệu quả và đáp ứng được những yêu cầu, kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của người soạn thảo trong tương lai

Khi soạn thảo, người soạn thảo cần phải cân nhắc quy định trong văn bản có phải là quy phạm pháp luật hay không cũng như xem xét một văn bản có chứa “quy phạm pháp luật” hay không cần đặc biệt chú ý đến các đặc trưng của quy phạm pháp luật, bao gồm: tính áp dụng chung (quy tắc ràng buộc chung), tính phi cá nhân (không nhằm vào một đối tượng, một con người nào cụ thể hay một nhóm đối tượng cụ thể nào đó), tính bắt buộc, tính cưỡng chế nhà nước và phải được cơ quan có thẩm quyền ban hành (chủ thể được pháp luật trao thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật)

Các yêu cầu của việc soạn thảo văn bản nhằm góp phần hoàn thiện văn bản theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền, quy định của pháp luật và hiệu lực của văn bản được ban hành Vì vậy yêu cầu trong việc soạn thảo văn bản là cần thiết trong cơ chế thực thi theo đúng pháp luật của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành Không những người soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo đúng yêu cầu, quy định của pháp luật mà họ sẽ phải chịu trách nhiệm trước người

đứng đầu, cơ quan có thẩm quyền cấp trên về những nội dung, quyền hạn được quy định trong văn bản pháp luật đó

Hiện nay các quy định của luật về yêu cầu soạn thảo đã được nhà nước ta quy định rõ ràng và cụ thể trong cơ chế thực thi pháp của mình Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số cơ quan ban hành chưa nắm rõ được các yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản theo quy định của pháp luật dẫn đến sửa đổi bổ sung nhiều lần làm cho văn bản có thể bị bãi bỏ điều này sẽ làm cho các kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của cơ quan có thẩm quyền không được thực thi dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng Chính vì vậy chúng ta cần có một cơ chế, chế tài thực thi áp dụng các yêu cầu cần có trong việc soạn thảo văn bản để giúp các cơ quan có thẩm quyền thực hiện nhiệm vụ nhanh chóng và dễ dàng hơn

Chúng ta cần nâng cao nhận thức, hiểu biết về các quy định của pháp luật cho người soạn thảo văn bản để họ có thể vận dụng kiến thức và các quy định này được chặt chẽ và rõ ràng hơn trong việc soạn thảo nội dung thực hiện nhiệm vụ cần thiết của cơ quan có thẩm quyền

Cần đào tạo và bồi dưỡng kiến thức và những kỹ thuật soạn thảo văn bản cho người soạn thảo để tránh sự sai xót trong các quy định về văn phong, thể thức và nội dung cần thiết của một văn bản pháp luật

Cần có những chế tài áp dụng phù hợp với người soạn thảo nhằm nêu cao trách nhiệm của họ trong việc soạn thảo các nội dung cần thiết để thực thi nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan có thẩm quyền bảo đảm quá trình soạn thảo phải được thực hiện theo đúng yêu cầu luật định Việc soạn thảo cũng cần có sự phối hợp và hướng dẫn giữa các cơ quan có thẩm quyền và các chủ thể được áp dụng pháp nhằm tránh việc quy định nội dung, nhiệm vụ chỉ nhằm vào một đối tượng, một con người hay một nhóm đối tượng cụ thể nào đó

Danh mục nguồn tài liệu tham khảo:

[1] Bộ Nội Vụ số 01/2011, thông tư hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

[2] Nguyễn Đăng Dung (chủ biên) – Nguyễn Hoàng Anh – Võ Chí Hảo (2014), giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr.41

[3] Kỹ thuật soạn thảo văn bản.doc,

[4] [2, tr.42] [5] [2, tr.43] [6] [2, tr.45] [7] [2, tr.41-44]

[8] Chính Phủ số 30/2020/NĐ-CP, Nghị định về công tác văn thư, điều 10

[9] [2, tr.127]