Tiểu luận: Các yêu cầu của việc soạn thảo văn bản pháp luật

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘIKHOA LUẬT TIỂU LUẬN KẾT THÚC MÔN HỌC XÂY DỰNG VĂN BẢN PHÁP LUẬT Lớp học phần: CAL2003 1 Giảng viên giảng dạy: GS.TS.Nguyễn Đăng Dung Đề tài: Các yêu cầu của việ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

KHOA LUẬT

TIỂU LUẬN KẾT THÚC MÔN HỌC XÂY DỰNG VĂN BẢN PHÁP LUẬT

Lớp học phần: CAL2003 1 Giảng viên giảng dạy: GS.TS.Nguyễn Đăng Dung

Đề tài: Các yêu cầu của việc soạn thảo văn bản pháp luật

Họ và tên: Hoàng Thị Minh

Trang

Ngày Sinh: 10/01/2001

Lớp: K64C MSV: 19061374 STT: 81

NĂM HỌC 2020-2021

2

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

LỜI MỞ ĐẦU 3

NỘI DUNG 4

I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG 4

1 Khái niệm văn bản pháp luật 4

2 Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản 4

II YÊU CẦU CỦA VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN PHÁP LUẬT 4

1 Những yêu cầu chung về việc xây dựng văn bản pháp luật 4

2 Yêu cầu về hình thức 5

3 Yêu cầu về nội dung 5

4 Yêu cầu về thể thức 6

KẾT LUẬN 12

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 13

LỜI MỞ ĐẦU

Xã hội ngày càng phát triển, theo đó là xu hướng hội nhập, mở cửa và đổi mới đất nước, xây dựng một Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân nhằm thực hiện mục tiêu dân giàu, nước mạnh, xã hội công bằng, dân chủ, văn minh đang đặt ra cho Nhà nước

ta nhiệm vụ to lớn và rất khó khăn là phải kịp thời, nhanh chóng ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để hoàn thiện hệ thống pháp luật Để thực hiện được nhiệm vụ này những năm qua các cơ quan nhà nước đã từng bước đổi mới tổ chức, hoạt động và dần hoàn thiện hệ thống pháp luật Đặc biệt, xây dựng văn bản pháp luật là hoạt động góp phần quan trọng trong công cuộc này Trong đó, để hoàn thành tốt hoạt động xây dựng văn bản này không thể bỏ qua

những yêu cầu soạn thảo văn bản pháp

4

NỘI DUNG

I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG

1 Khái niệm văn bản pháp luật

Văn bản là phương tiện để ghi nhận những thông tin, truyền đạt các thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ký hiệu hoặc ngôn ngữ bằng một ký hiệu hoặc bằng ngôn ngữ nhất định nào đó

Văn bản pháp luật là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, có tính

quyền lực nhà nước và có tính pháp lý Văn bản pháp luật bao gồm ba nhóm văn bản là văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật và văn bản hành chính Mỗi nhóm trong hệ thống VBPL còn có một số nét đặc thù về nội dung, tính chất và vai trò trong quản lý nhà nước

2 Khái niệm về kỹ thuật soạn thảo văn bản

Kỹ thuật soạn thảo văn bản là tổng thể những quy tắc, những yêu cầu trong quá trình soạn thảo văn bản bao gồm cả những quy tắc, nguyên tắc tổ chức họat động của chủ thể ban hành văn bản, đến những yêu cầu đòi hỏi có tính chất kỹ thuật nghiệp vụ của người được giao nhiệm

vụ được giao soạn thảo văn bản1

Kỹ thuật soạn thảo văn bản có nhiều ý nghĩa Những ý nghĩa cơ bản nhất đó là làm cho người nhận văn bản dễ hiểu và hiểu được một cách thống nhất Kỹ thuật soạn thảo văn bản bảo đảm cho tư tưởng, ý chí của chủ thể ban hành văn bản được thể hiện một cách rõ ràng, đầy đủ nhất Bên cạnh đó cũng thể hiện những nội dung và hình thức thích hợp, đơn giản làm cho người đọc hiểu đúng và chính xác những yêu cầu của chủ thể ban hành văn bản

II YÊU CẦU CỦA VIỆC SOẠN THẢO VĂN BẢN PHÁP LUẬT

1 Những yêu cầu chung về việc xây dựng văn bản pháp luật

Thứ nhất, yêu cầu đảm bảo về tính hợp pháp của văn bản Đây là yêu cầu đầu tiên trong quy trình soạn thảo văn bản pháp luật và cũng là yêu cầu quan trọng trong quá trình soạn thảo các văn bản khác Trong quá trình soạn thảo, người soạn thảo phải nắm vững đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước; nắm vững quy định của Hiến pháp, pháp luật văn bản soạn thảo phải phù hợp Hiến pháp, pháp luật, thống nhất với văn bản cấp trên và phù hợp với văn bản các

cơ quan ngang cấp, nhất quán với văn bản do chính mình đã ban hành Tính hợp pháp hiểu theo

1

Trang 57, giáo trình xây dựng văn bản pháp luật năm 2020, Khoa luật, ĐHQGHN

nghĩa chung nhất không chỉ đề cập về nội dung, nhưng cũng đồng thời bao hàm cả thể thức và quy trình soạn thảo ban hành văn bản

Thứ hai, nắm vững nội dụng của vấn đề cần văn bản hóa Yêu này này nhằm đảm bảo cho văn bản được ban hành đúng và có chất lượng Người soạn thảo phải nắm vững nội dung cần soạn thảo, rõ răng, phù hợp với thực tế, không trái với pháp luật hiện hành

Thứ ba, đảm bảo tính cụ thể của văn bản Người soạn thảo khi sử dụng các thông tin đưa vào văn bản phải xử lý và đảm bảo chính xác Tránh viết chung chung, có nội dung lặp của các văn bản khác

2 Yêu cầu về hình thức

Văn bản được thể hiện trên khuôn giấy A4 Các văn bản quan trọng được in trên giấy trắng nhằm đảm bảo sạch sẽ, rõ rằng, không nhàu nát theo thời gian Định lề văn bản phải đúng quy định Trình bày bố cục rõ ràng gồm các chương hoặc phần, mục khoản, trong khoản có điểm, tiết, tiểu tiết

3 Yêu cầu về nội dung

Thứ nhất, phải có mục đích rõ ràng Trước khi soạn thảo văn bản cần xác định rõ mục tiêu viết cho ai? Viết để làm gì? Giải quyết vấn đề gì? Phạm vi giải quyết vấn đề? Nội dung văn bản phải thích hợp với mục đích sử dụng Ví dụ không dùng chỉ thị thay cho thông báo và ngược lại

Thứ hai, đảm bảo tính khoa học Khi viết cần phải viện dẫn các căn cứ logic và khoa học Viện dẫn đầy đủ các văn bản pháp luật của nhà nước và thông tin thực tế Đảm bảo logic về mặt nội dung như chủ đề rõ ràng, nhất quán; bố cục chặt chẽ; không lạc chủ đề, dài dòng

Thứ ba, phải có tính quy phạm nhất định và tính khả thi áp dụng Tính khả thi là sự kết hợp đúng và hợp lý khi có mục đích rõ ràng Mọi quy định trong văn bản phải chú trọng vào quyền và nghĩa vụ của các bên đồng thời phải đi cùng với những điều kiện cụ thể để thực hiện quyền, nghĩa vụ đó Đây được coi là chuẩn mực của một văn bản pháp luật vì nếu ban hành mà không có khả năng áp dụng thì không có ý nghĩa pháp lý

Thứ tư, sử dụng các thuật ngữ và văn phong thích hợp Thực tế cho thấy rằng, việc sử dụng không đúng, không thích hợp thuật ngữ và văn phong cho từng loại văn bản khi soạn thảo thì việc truyền đạt thông tin sẽ thiếu chính xác Từ đó ảnh hưởng lớn đến nội dung văn bản

6

4 Yêu cầu về thể thức

Việc đảm bảo văn bản được ban hành đúng thể thức đảm bảo cho văn bản có hiệu lực pháp lý và được sử dụng thuận lợi ở hiện tại cũng như tương lai Thể thức là toàn bộ các thành phần cấu tạo nên văn bản Thể thức không chỉ là hình thức mà còn mang tính nội dung, liên quan đến giá trị nội dung của văn bản Một văn bản đầy đủ thể thức yêu câu phải có các thành phần sau: Quốc hiệu, địa điểm, ngày tháng ban hành văn bản, tên cơ quan, tên đơn vị hình thành , số và ký hiệu, tên loại và trích yếu nội dung; nội dung; chữ ký của người có thẩm

quyền, con dấu hợp thức của cơ quan; địa điểm nơi văn bản được gửi đến (nơi nhận)…

Tại Chương II, Thông tư 01/2011/TT-BNV quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn

bản

Phần mở đầu:

- Quốc hiệu, tiêu ngữ

Quốc hiệu được trình bày ở phía trên cùng, bên phải của vùng trình bày trang đầu tiên của

văn bản, gồm hai dòng: Dòng thứ nhất gồm tên nước, chế độ chính trị của Nhà nước “CỘNG

HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, kiểu chữ đứng,

đậm, cỡ chữ 12 hoặc 13; dòng thứ hai gồm các cụm từ chỉ mục tiêu lý tưởng của Nhà nước

“Độc lập - Tự do - Hạnh phúc” (Tiêu ngữ), được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ

đứng, đậm, cỡ chữ 13 hoặc 14, viết hoa chữ cái đầu tiên của các cụm từ và giữa các cụm từ có gạch nối

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

- Tên cơ quan ban hành văn bản

 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản ghi ở dòng đầu tiên, trang đầu tiên trong phạm

vi ½ về phía bên trái văn bản Đánh máy thì phông chữ là Times New Roman, cỡ cùng dòng với Quốc hiệu in hoa kiểu đứng, canh giữa, đơn vị ra văn bản thì phải tô đậm , nếu viết tay thường In hoa Tên cơ quan, tổ chức không được viết tắt (trừ HĐND, UBND) nếu tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản quá dài thì có thể viết xuống dòng

 Đối với cơ quan ngang bộ , Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân các cấp; đoàn địa biểu quốc hội của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; tập đoàn kinh tế nhà nước; các tổng công ty không ghi cơ quan chủ quản Dưới đơn vị ra văn bản có gạch ngang giữa dòng khoảng 1/3 -1/2 tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

Ví dụ:

BỘ NỘI VỤ HỘI ĐỒNG THI TUYỂN CÔNG CHỨC

Số: 01/QĐ-HĐTTCC

- Số và kí hiệu văn bản

 Số của văn bản là số thứ tự của văn bản được ban hành trong năm Đối với cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì đánh số thứ tự theo nhiệm kỳ không theo năm Đơn vị sẽ sắp xếp và tích dấu văn bản theo thứ tự văn bản ra trước và ra sau liền kề (Thông thường phải lập một biểu mẫu excel quản lý văn bản trong năm) Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì bên cạnh số còn ghi năm ban hành Số ghi bằng chữ số Ả Rập

 Kí hiệu văn bản là chữ cái đầu của tổ hợp tên loại văn bản và tên của đơn vị ra văn bản Đối với công văn thì không có ký hiệu tên văn bản mà chỉ có ký hiệu đơn vị ra văn bản , có thể ghi thêm ký hiệu bộ phận ra văn bản

Số: 1461/UB_VP (Công văn số 1461 của văn phòng ủy ban)

 Chữ số viết thường, sau chữ số có hai chấm, ký hiệu viết in hoa, giữa số và ký hiệu có gạch chéo, giữa ký hiệu tên văn bản và đơn vị ra văn bản có gạch ngang giữa số , ký hiệu và gạch chéo không có dấu cách Với các văn bản do nhiều cơ quan cùng ban hành thì phải ghi liên cơ quan trong ký hiệu

Ví dụ: Số: 1500/2008/TTLT-BTC-BNV (Thông tư liên tịch do Bộ tài chính và Bộ Y Tế ban hành)

 Số và kí hiệu văn bản được viết ngay dưới tên cơ quan ban hành văn bản, viết thường , kiểu đứng, ký hiệu viết in hoa, giữa số, năm hoặc ký hiệu có gạch chéo, giữa ký hiệu tên văn bản và đơn vị có gạch ngang

- Địa danh, ngày tháng

8

Ngày tháng là thời điểm văn bản hoàn tất các thủ tục hành chính để gửi đến các đơn vị Với những ngày dưới 10 tháng 1 và 2 thì phải thêm số 0 vào trước ngày, tháng đó Địa danh, ngày tháng in nghiêng, cỡ chữ 13 -14 ngay dưới Quốc hiệu lệch về phía bên phải trang giấy ngang với số và ký hiệu Chữ cái đầu địa danh viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy

Hà Tĩnh, ngày 17 tháng 06 năm 2021

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung

Tên loại văn bản là tên gọi văn bản theo phân loại văn bản Ví dụ: quyết định, báo

cáo,….Riêng công văn thì không ghi tên văn bản Tên loại văn bản được viết bằng chữ in hoa, khổ lớn, chính giữa trang giấy dưới địa danh và ngày tháng, nếu đánh máy thường dùng cỡ chứ

14, kiểu in hoa, đứng, đậm

Trích yếu nội dung là cụm từ tóm tắt ngắn gọn, chính xác nội dung của văn bản Ví dụ:

QUYẾT ĐỊNH CỦA HIỆU TRƯỞNG

Về việc điều động viên chức

Đối với văn bản không có tên gọi (Công văn) thì tên văn bản thay bằng dòng Kính

gửi:……còn trích yếu nội dung được ghi ngay dưới số và ký hiệu của văn bản, chữ về việc (V/v), trích yếu (T/y)

Ví dụ:

Số: 167/ĐHABC-HC

V/v tổ chức hội nghị

Kính gửi: Các trường đại học

…………

Văn bản có tên vả trích yếu tạo thành tổ hợp tên thống nhất thì ghi cỡ chữ như nhau

nhưng tên trên, trích yếu dưới (Báo cáo hay biên bản hội nghị)

Ví dụ:

BÁO CÁO TÌNH HÌNH LÀM VIỆC TRONG THÁNG 4 NĂM 2017

Phần nội dung văn bản

Là phần quan trọng nhất của văn bản

Nội dung viết in thường, kiểu đứng cỡ 13 -14, khi xuống dòng phải lùi 1 default tab (từ 1- 1,27cm) khoảng cách giữa các đoạn văn là 6pt, dòng đơn hoặc là 1,5 (1,5 lines) linh hoạt tùy vào mỗi văn bản

Cần đáp ứng yêu cầu:

 Phù hợp với hình thức văn bản

 Phù hợp với quy định của pháp luật

 Trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác

 Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản dễ hiểu

 Dùng tiếng Việt Nam phổ thông, đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong Văn bản,

 Viết tắt khi từ đó thông dụng, từ ngữ tiếng việt dễ hiểu Đối với những cụm từ được sử dụng nhiều lần thì có thể viết tắt nhưng phải giải thích nghĩa từ, cụm từ viết tắt đầu tiên trong dấu ngoặc đơn

 Khi viện dẫn đến một văn bản khác cần viết hoa từ đầu tiên văn bản đó ghi rõ tên văn bản số ký hiệu nội dung quy định chính của văn bản

Phần kết

- Chữ ký:

 Phải xác định rõ người có thẩm quyền kí vào văn bản Người nào có thẩm quyền ký nhận thì văn bản đó mới có hiệu lực thi hành

 Chữ ký bao gồm chức vụ, chữ ký , họ và tên được ghi ở sau nội dung về phía phải văn bản, ngang với “Nơi nhận” ( sẽ được giải thích bên dưới)

 Chức vụ viết in hoa, đứng, đậm cỡ 13 -14, họ và tên viết in thường , đứng đậm cỡ

13-14 Nếu thay mặt, ký thay hoặc thừa lệnh, thừa ủy quyền (TM, KT, TL, TUQ) phải ghi

rõ ký thay mặt ai hoặc thừa lệnh ai và ghi rõ chức vụ của người ký Đối với các trường đại học, viện nghiên cứu, cơ quan y tế trước họ và tên có thể ghi thêm học hàm, học

vị, các đơn vị công an, quân đội có thể ghi quân hàm, còn các đơn vị khác không được ghi học hàm học vị

10

 Đối với những văn bản do một tập thể thông qua thì trước khi kí phải ghi là thay mặt tập thể đó rồi mới ghi rõ chức vụ, họ tên người ký (T/M)

 Nếu thay mặt hội đồng, ban, trung tâm mà không có chức năng thường trực thì cần ghi thay mặt ai và ghi chức vụ trong hội đồng, ban trung tâm đó, sau đó ghi chức vụ chính quyền của người ký

- Dấu cơ quan:

Dấu được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền ký Dấu phải đóng ngay ngắn và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trai Không được đóng dấu khống chỉ (Văn bản chưa có nội dung và chữ ký của người có thẩm quyền)

Không đóng dấu vào phía phải của chữ ký

Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì phải đóng dấu treo vào tên phụ lục của văn bản, nếu phụ lục có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai vào mép phải của trang giấy

- Dấu cơ quan:

Dấu được đóng lên các văn bản, giấy tờ đã có chữ ký của người có thẩm quyền ký Dấu phải đóng ngay ngắn và trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trai Không được đóng dấu khống chỉ (Văn bản chưa có nội dung và chữ ký của người có thẩm quyền)

Không đóng dấu vào phía phải của chữ ký

Nếu văn bản có phụ lục kèm theo thì phải đóng dấu treo vào tên phụ lục của văn bản, nếu phụ lục có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai vào mép phải của trang giấy

- Các thành phần khác cần nắm bắt:

Dấu chỉ mức độ “mật” và “khẩn”/ Dấu chỉ dẫn văn bản/ Dấu thu hồi được đóng ở dưới dòng số và ký hiệu Văn bản giúp nhận biết sự chuyển phát nhanh chậm, sự quan trọng của văn bản, định hướng được việc lưu trả văn bản, dễ dàng tìm kiếm, xác định đối tượng cầm giữ văn bản Đối với công văn có thể ghi thêm địa chỉ, số điện thoại, telex, fax, email của cơ quan để tiện trong giao dịch, phần này có thể được trình bày ở chân của văn bản hoặc ở ngoài bìa đựng văn bản khi chuyển phát văn bản

Việc ban hành và soạn thảo văn bản pháp luật theo thể thức nhất định là yếu tố đầu tiên,

cơ bản của kỹ thuật soạn thảo

Những yêu cầu trên thể hiện rõ nguyên tắc về việc xây dựng và ban hành các văn bản Những yêu cầu trên đã được quy định thành nguyên tắc trong quá trình xây dựng, ban hành văn

bản quy phạm pháp luật nói riêng và văn bản pháp luật nói chung Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật quy định rõ tại Điều 5 về các nguyên tắc xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật:

“1 Bảo đảm tính hợp hiến, tính hợp pháp và tính thống nhất của văn bản quy

phạm pháp luật trong hệ thống pháp luật

2 Tuân thủ đúng thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục xây dựng, ban hành

văn bản quy phạm pháp luật

3 Bảo đảm tính minh bạch trong quy định của văn bản quy phạm pháp luật

4 Bảo đảm tính khả thi, tiết kiệm, hiệu quả, kịp thời, dễ tiếp cận, dễ thực hiện

của văn bản quy phạm pháp luật; bảo đảm lồng ghép vấn đề bình đẳng giới trong văn bản quy phạm pháp luật; bảo đảm yêu cầu cải cách thủ tục hành chính

5 Bảo đảm yêu cầu về quốc phòng, an ninh, bảo vệ môi trường, không làm cản

trở việc thực hiện các điều ước quốc tế mà Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là

thành viên

6 Bảo đảm công khai, dân chủ trong việc tiếp nhận, phản hồi ý kiến, kiến nghị

của cá nhân, cơ quan, tổ chức trong quá trình xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật.”2