Bài giảng học phần htttkt 2022 2023

Bài giảng học phần htttkt 2022 -2023 Bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán cho sinh viên và giáo viên cùng học tập và tìm hiểu về bài giảng

Trang 1

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 4

1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin 8

1.2.3 Mô hình cấu trúc hệ thống thông tin quản lý 9

1.3 Hệ thống thông tin kế toán 10

1.3.1 Khái niệm 10

1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán 10

1.3.3 Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan hệ với kế toán và hệ thống thông tin 11

CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 12

2.1 Tổ chức dữ liệu kế toán 13

2.2 Quy trình xử lý dữ liệu 14

2.3 Các công cụ kỹ thuật 16

2.3.1 Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán 16

2.3.2 Lưu đồ (Data Flowchart) 17

2.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kế toán 20

2.5 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán 27

CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH 30

3.1 Kế toán máy và quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trong doanh nghiệp 31

3.1.1 Kế toán máy 31

3.1.2 Quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trong tổ chức doanh nghiệp 32

3.2 Phần mềm kế toán và quy trình ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp 35

3.2.1 Khái niệm 35

Trang 2

3.2.3 Phân loại phần mềm kế toán 38

3.3 Chu trình ứng dụng kế toán trong doanh nghiệp 39

3.3.1 Mô hình ứng dụng phần mềm kế toán 39

3.3.2 Các bước công việc khi hạch toán bằng phần mềm 40

CHƯƠNG 4: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN – PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA 44

4.1 Giới thiệu chung về phần mềm kế toán doanh nghiệp Misa 46

4.2 Khai báo hệ thống, danh mục, cập nhật số dư đầu kỳ 50

4.3.6 Kế toán tiền lương 115

4.3.7 Kế toán chi phí và giá thành 118

4.3.8 Kế toán bán hàng 124

4.4 Kế toán thuế GTGT 131

4.5 Tạo hóa đơn điện tử 135

4.5.1 Tạo hóa đơn điện tử 135

4.5.2 Hủy hóa đơn 140

4.5.3 Xóa hóa đơn 142

4.5.4 Điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn đã phát hành 143

4.6 Các bút toán khóa sổ cuối kỳ 145

4.7 Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị 146

4.7.1 Lập báo cáo tài chính 146

4.7.2 Lập báo cáo quản trị 155

4.8 Cách xem các loại báo cáo, sổ kế toán 157

Trang 3

4.9 Bảo trì và lưu trữ dữ liệu kế toán 159

Trang 4

LỜI NÓI ĐẦU

1 Tên bài giảng: Bài giảng học phần Hệ thống thông tin kế toán2 Số tín chỉ: 03, Số tiết: 50 tiết (Lý thuyết: 40, Thực hành: 10)

3 Đối tượng sử dụng: Bài giảng là tài liệu học tập cho sinh viên khối ngành kếtoán

4 Yêu cầu sử dụng:

Học phần Hệ thống thông tin kế toán là một học phần trong chương trình đàotạo bậc đại học của ngành Kế toán và là học phần bắt buộc Để học tốt được học phầnnày sinh viên cần phải hoàn thành hệ thống các học phần kiến thức thuộc nhóm kiếnthức Đại cương và tiếp đó là các học phần thuộc nhóm kiến thức cơ sở và ngành/chuyên ngành như: Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính, Tổ chức công tác kế toán…

5 Mục đích của học phần:

Về kiến thức: Trang bị cho sinh viên kiên thức cơ bản về xây dựng hệ thốngthông tin kế toán và sử dụng phần mềm kế toán trong quá trình làm kế toán như: Biếttổ chức công tác kế toán máy trong các doanh nghiệp; thành thạo việc cài đặt phầnmềm; khai thác và sử dụng phần mềm toán kế toán phù hợp với đặc điểm của các loạihình doanh nghiệp.

Về kỹ năng: Rèn luyện cho sinh viên có những kỹ năng cơ bản để xây dựnglưu đồ hệ thống thông tin cho các phần hành kế toán, làm kế toán trên phần mềmnhư: Khai báo các tham số hệ thống, danh mục; nhập chứng từ; xử lý các nghiệp vụcuối kỳ; lập các báo cáo tài chính; phân tích, đánh giá và dự báo tình hình tài chínhtrong tương lai; tư vấn cho doanh nghiệp về chính sách tài chính, kế toán, thuế khi đilàm việc thực tế

Về thái độ: Hướng người học có ý thức tổ chức kỷ luật cao, giữ gìn đạo đứcnghề nghiệp, nhiệt tình, năng động và sáng tạo và có tinh thần hợp tác, phối hợp

Trang 5

trong công tác; tích cực học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, có tinh thần cầu tiến,cầu thị, niềm đam mê trong công việc.

Mức độ đóng góp của học phần: Kế thúc học phần sinh viên có thể vận dụng95% những kiến thức đã được trang bị để làm kế toán trên phần mềm đáp ứng vớiyêu cầu công việc kế toán trong thực tiễn hiện nay.

Các điều kiện chuẩn bị: Nhà trường bố trí phòng học có trang bị máy chiếu;phấn; bảng; các máy tính có cấu hình phù hợp và cài đặt đầy đủ phần mềm Misaphiên bản mới phù hợp với chế độ kế toán đáp ứng cho mỗi sinh viên thực hành trênmột máy tính; sinh viên cần có đầy đủ các tài liệu về tài liệu hướng dẫn, bài tập thựchành, phần mềm kế toán và đã được trang bị kiến thức về các môn học nguyên lý kếtoán, kế toán tài chính.

6 Cấu trúc nội dung:

Học phần chia thành 4 chương:

- Chương 1, 2, 3: Cung cấp cho sinh viên những nội dung cơ bản về hệ thốngthông tin kế toán, phần mềm kế toán, cách thiết lập các thông số ban đầu, khai báocác thông tin về đơn vị khi mới bắt đầu làm việc trên phần mềm, các bước công việckhi tiến hành làm việc đối với từng phân hệ kế toán trên phần mềm, việc bảo trì lưutrữ tài liệu kế toán được trình bày chi tiết tại

- Chương 4: Giới thiệu chi tiết 1 phần mềm kế toán doanh nghiệp - Misa, đưara bài tập thực hành tại một đơn vị cụ thể và một phần mềm kế toán cụ thể để sinhviên thực hành vận dụng kiến thức lý thuyết đã được học rèn luyện kỹ năng trong quátrình làm kế toán từ khai báo các thông tin ban đầu, nhập chứng từ, thực hiện các búttoán kết chuyển cuối kỳ, lập các báo cáo tài chính, in ấn chứng từ, các sổ kế toán trênphần mềm Kết thúc môn học sinh viên phải hoàn thiện một bộ số liệu kế toán trongmột năm tài chính tại một doanh nghiệp cụ thể theo yêu cầu.

7 Điểm mới của bài giảng

Trang 6

dựng hệ thống thông tin Trong phần ứng dụng vào phần mềm kế toán cụ thể đã cậpnhật đầy đủ những thay đổi của thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, nhữngthay đổi trong phiên bản mới của phần mềm kế toán Misa về giao diện, tính năng,quy trình các bước công việc khi thực hiện làm kế toán.

Nội dung phần bài tập thực hành có các chứng từ hóa đơn minh họa thực tế tạimột doanh nghiệp, các bước thực hiện khai báo, nhập chứng từ, kết chuyển doanhthu, chi phí, lập báo cáo tài chính, việc in ấn các chứng từ, sổ kế toán và các báo cáokế toán được giới thiệu chi tiết và có hình ảnh kèm theo.

Trang 7

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN- Thời lượng chương 1:

+ Lý thuyết: 2,5+ Thực hành: 0

- Mục tiêu của chương 1: Giúp sinh viên:

- Hiểu rõ khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin và Hệ thống thông tin kếtoán;

- Biết phân loại hệ thống thông tin;

- Nắm được các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán, mô hình cấu trúc hệ

thống thông tin quản lý; Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán và mốiquan hệ với kế toán và hệ thống thông tin.

- Nội dung chương 1:

+ Hệ thống: Khái niệm; Sự phát triển của kỹ thuật CSDL; Các loại tập tin dữliệu trong xử lý kế toán;

+ Hệ thống thông tin: Khái niệm; Phân loại hệ thống thông tin; Mô hình cấutrúc hệ thống thông tin quản lý;

+ Hệ thống thông tin kế toán: Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kếtoán; Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan hệ với kế toán và hệ thống thông tin.

- Tài liệu học tập

+ Tài liệu bắt buộc: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán (Tài liệu lưu hànhnội bộ) giảng viên Trần Thị Thanh Loan, Khoa Kế toán - Tài chính, Trường Đại họcHải Dương.

+ Tài liệu tham khảo:

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán do TS.Trần Phước, Trường Đại họcCông nghiệp thành phố Hồ Chí Minh biên soạn.

Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014;… Các website và các tài liệu liên quan:

https://thuvienphapluat.vn/; https://tailieu.vn/; http://ketoanthienung.net/

Trang 8

- Phương pháp giảng dạy

+ Nêu vấn đề, thuyết trình, giảng giải;

+ Đặt câu hỏi cho sinh viên đối với từng mục cụ thể để cùng thảo luận, trả lời

NỘI DUNG CHI TIẾT CHƯƠNG 1

1.1 Hệ thống

1.1.1 Khái niệm

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạtđộng để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra cácyếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.

Hệ thống gồm 3 thành phần cơ bản:+ Các yếu tố đầu vào (Inputs)+ Xử lý, chế biến (Processing)+ Các yếu tố đầu ra (Outputs).

1.1.2 Sơ đồ tổ chức của hệ thống

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của hệ thống

1.1.3 Phân loại hệ thống

Trang 9

- Theo mức độ quan hệ và tương tác với môi trường

+ Hệ thống mở + Hệ thống đóng

+ Hệ thống liên kết đóng

- Theo mức độ phức tạp

+ Hệ thống giản đơn + Hệ thống phức tạp

- Theo mức độ phản ứng với tác động của môi trường

+ Hệ thống phản xạ đơn + Hệ thống phản xạ phức tạp

- Theo phân cấp của các phần tử thuộc hệ thống

+ Hệ thống cha+ Hệ thống con

Hệ thống con: Bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần củahệ thống khác

Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằmtrong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện các

Trang 10

- Theo mức độ biến đổi theo thời gian

+ Hệ thống động + Hệ thống tĩnh

- Theo khả năng định hướng đến mục tiêu

+ Hệ thống điều khiển được

+ Hệ thống không điều khiển được

- Theo khả năng tự điều chỉnh

Một hệ thống là một thực thể hay một nơi chứa nhiều thành phần hay bộ phậncó tính tương tác với nhau và cố gắng để đạt được hay một số mục tiêu nào đó.

Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ thống con có mối quan hệvới nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi vàphân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định và kiểm soát thông tin.

Hệ thống thông tin giúp cho doanh nghiệp tạo ra thế cạnh tranh cho doanhnghiệp mình.

Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệthống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính sau:

+ Nhập dữ liệu;

Trang 11

+ Xử lý thông tin;+ Xuất dữ liệu;+ Lưu trữ thông tin;+ Thông tin phản hồi.

Máy tính và các chương trình là các yếu tố không thể thiếu của hệ thống thôngtin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanhnghiệp cần Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giảiquyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra hợp pháp Cácnhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết của máy tính với kiến thức vềhệ thống thông tin.

1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin

Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin gồm:

+ Hệ thống xử lý giao dịch: Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc vớikhác hàng, nhà cung cấp… hoặc với nhân viên; Trợ giúp các hoạt động ở mức tácnghiệp như: trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng…

Các công việc chính: Nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu,tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các báo cáo thống kê

Các đặc tính chung: Liên kết chặt chẽ với các chuẩn và các quy trình chuẩn,thao tác trên dữ liệu chi tiết, diễn tả đúng những gì đã xảy ra, cung cấp một vài thôngtin quản lý đơn giản.

+ Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phốithông tin để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trìnhtrong tổ chức Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức điều khiển tácnghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược; Tạo ra các báo cáo cho nhàquản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.

Các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch, các nguồn dữ liệungoài tổ chức, hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được

Trang 12

phép xử dụng thông tin của tổ chức.

+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định: Trợ giúp các hoạt động ra quyết định Làmột quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giácác phương án giải quyết và lựa chọn một phương án

Là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệuvà sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

+ Hệ thống chuyên gia: Nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những trithức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Dùng để phân tích thông tin quantrọng dưới dạng tổng quát: hiệu quả và năng lực của một tổ chức; thị hiếu của kháchhàng; các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh; năng lực của nhà cung cấp… Cungcấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định cho những nhà điều hành cấp cao nhất(CEO).

+ Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh: Được sử dụng như một trợ giúpchiến lược, cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnhtranh Đươc thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức: kháchhàng, một nhà cung cấp, tổ chức khác cùng ngành…

1.2.3 Mô hình cấu trúc hệ thống thông tin quản lý

- TPS (Transaction processing system): Hệ thống xử lý giao dịch

Trang 13

- MIS (Management Information System): Hệ thống thông tin quản lý

1.3 Hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thốngthông tin quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, cácphương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thôngtin về tình hình huy động vốn, sử dụng vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định

- Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn thông tin và phươngpháp xử lý thông tin liên quan đến lĩnh vực kế toán để tạo ra những thông tin hữu íchcho người sử dụng.

1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các yếu tố cơ bản: Đầu tiên xuất phát từcơ sở dữ liệu kế toán sẽ được con người cập nhập vào phần mềm được cài đặt trênmáy vi tính theo các quy trình, thủ tục hướng dẫn sử dụng của phần mềm Sau khilưu trữ và xử lý thông tin sẽ cung cấp được các thông tin kế toán cho lãnh đạo đơn vịvà cơ quan quản lý của Nhà nước.

Hoạt động của hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động liên quanđến nhiều chu trình xử lý nghiệp vụ của một đơn vị kế toán Tuy nhiên phần lớn các

Trang 14

Sơ đồ 1.3 Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán

1.3.3 Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan hệ với kế toán và hệ thống thôngtin

Hệ thống thông tin kế toán có mối quan hệ đan xen với kế toán và hệ thốngthông tin được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ của hệ thống thông tin kế toán

Việc ứng dụng tin học vào kế toán tạo ra một nghiên cứu mới, một lĩnh vực mới như mô tả tại sơ đồ 1.2 Hệ thống thông tin kế toán chính là sự giao thoa của 2 ngành khoa học đó là ngành kế toán và ngành hệ thống thông tin.

Trang 16

CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN- Thời lượng chương 2:

+ Lý thuyết: 7,5 tiết+ Thực hành: 0

- Biết tổ chức dữ liệu kế toán; Hiểu rõ được quy trình xử lý dữ liệu;

- Nắm được các công cụ kỹ thuật trong xây dựng hệ thống thông tin kế toán; - Biết cách tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành kế toán và kiểmsoát hệ thống thông tin kế toán.

+ Tổ chức dữ liệu kế toán;+ Quy trình xử lý dữ liệu;+ Các công cụ kỹ thuật;

+ Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành kế toán;+ Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán.

+ Tài liệu bắt buộc: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán (Tài liệu lưu hànhnội bộ) chủ biên giảng viên Trần Thị Thanh Loan Khoa Kế toán - Tài chính, TrườngĐại học Hải Dương.

Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014;… Các website và các tài liệu liên quan:

https://thuvienphapluat.vn/; https://tailieu.vn/; http://ketoanthienung.net/

- Trang thiết bị cần thiết cho việc giảng dạy: Máy chiếu, bảng, phấn.

Trang 17

- Phương pháp giảng dạy

- Các sản phẩm người học phải nộp: 01 bài kiểm tra lý thuyếtNỘI DUNG CHI TIẾT CHƯƠNG 22.1 Tổ chức dữ liệu kế toán

* Sự phát triển của kỹ thuật CSDL:

MốcSự kiệnKỹ thuật CSDLWilliam S.Hopwood-AIS)(trích GeorgeH.Bodnar,

1960s Máy tính lớn Hệ thống tập tin Máy tính như một nơi chứa cáctập tin.

1960s Hệ quản trị CSDL Quản trị CSDL Chuẩn hóa lưu trữ, xử lý và truycập dữ liệu

1960s Dịch vụ thông tin trực tuyến

Quản trị văn bản CSDL gồm các văn bản, hìnhảnh, giọng nói… Người sử dụngtruy cập qua hệ thống dịch vụmạng trực tuyến

1970s Hệ chuyên gia Suy luận, suy đoán

CSDL về các qui luật ra quyếtđịnh, logic ra quyết định

1970s Lập trình hướng đối tượng

trong CSDL1990s Intelligent database

Kết hợp tất cả các kỹ thuật trên

Trang 18

* Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán

Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan kế toán

- Tập tin nghiệp vụ (transaction files): Ghi nhận sự kiện kinh tế, là căn cứ cậpnhật tập tin chính

Tập tin chính (Master files): Các tập tin đối tượng tác nhân, nguồn lực, vị trí;Các tập tin chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát, sổ cái.

Tập tin tham chiếu (Reference files): tập tin lưu trữ dữ liệu tiêu chuẩn (Chínhsách) cho việc xử lý nghiệp vụ Víì dụ: biểu thuế; Giá bán; Danh sách các nhiệm vụ/công việc của nhân viên; Giới hạn bán chịu v.v

Tập tin lưu trữ (Archive file): lưu trữ các mẩu tin về các nghiệp vụ kinh tế đãxẩy ra nhằm phục vụ cho các tham chiếu hay truy vấn tiếp tục ở tương lai Vd cácnghiệp vụ được cập nhật sổ cái, các nhân viên đã nghỉ việc, các mẩu tin nghiệp vụ đãhủy, số dư sổ cái kỳ trước.

2.2 Quy trình xử lý dữ liệu

* Thu thập dữ liệu: Là hoạt động thu thập các dữ liệu hoạt động kinh doanh

và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu.- Nội dung dữ liệu thu thập:

+ Thông tin phục vụ nhu cầu của người sử dụng; + Thông tin cơ bản về hoạt động/sự kiện kinh tế; + Thông tin nhu cầu đặc biệt;

- Phương pháp thu thập dữ liệu:+ Miệng, điện thoại, quan sát; + Giấy tờ: chứng từ;

+ Tự động: thiết bị thu thập DL tự động (POS; bar code reader), Magnetic InkCharacter Recognition; Thẻ từ v.v Tập tin dữ liệu

- Yêu cầu kiểm soát dữ liệu thu thập

* Phương pháp xử lý dữ liệu: Các hoạt động dữ liệu được thực hiện theo 2

phương pháp:

+ Xử lý theo lô (batch processing): hoạt động cập nhật được thực hiện định kỳ

Trang 19

+ Xử lý trực tuyến theo thời gian thực (on-line Real- time processing)

Sự khác nhau giữa 2 phương pháp xử lý

Tiêu thứcXử lý theo lôthời gian thựcXử lý theo

Thời gian: Hoạt động kinhdoanh - xử lý thông tin

Có khoảng cách thời gian Không có khoảng cách thời gianNguồn lực Về cơ bản yêu cầu nguồn lực ít hơn: thiết

bị, phát triển hệ thống, khả năng (capacity) sử dụng hoạt động máy tínhHiệu quả hoạt động Hiệu quả hơn cho hoạt động xử lý dữ liệu

vì xử lý định kỳ, theo khối lượng lớnKết luận Khi thiết kế, lựa chọn phương pháp xử lý

cần cân nhắc giữa hữu hiệu và hiệu quả xử lý

Trang 20

Tùy mức độ yêu cầu, khả năng nguồn lực và tài chính có thể lựa chọn xử lýtheo lô/ xử lý theo lô thu thập dữ liệu trực tuyến/ xử lý theo thời gian thực hoặc kếthợp tất cả các phương pháp.

Ví dụ: xử lý hoạt động xuất bán hàng/ lập hóa đơn bán hàng theo lô

Tập tin chính phản ánh sự hoạt độngTập tin chính phản ánh kếtoán

Hàng tồn kho (mặt hàng bán) Tài khoản doanh thu bán hàngKhách hàng (khách hàng đang giao dịch) Tài khoản giá vốn hàng bán

TK hàng tồn kho

Tài khoản phải thu khách hàng

2.3 Các công cụ kỹ thuật

2.3.1 Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán

* Mã số: Là kết hợp các ký tự theo một trật tự nhất định để mô tả thông tin về

đối tượng được mã hóa Mã số thường được dùng trong thu thập, lưu trữ và xử lý dữliệu

Trong đó bao gồm:

- Mã phân cấp: Là một dạng mã nhóm Trong đó các nhóm thông tin phụthuộc lẫn nhau và vị trí nhóm bên phải mô tả thông tin phụ thuộc vào thông tin nhómbên trái Như vậy mỗi nhóm mô tả một cấp độ thông tin Ví dụ mã số điện thoại, mãsố tài khoản kế toán Việt Nam.

- Mã gợi nhớ: Là mã sử dụng các ký tự chữ để gợi nhớ một thông tin nào đó.Ví dụ PX gợi nghĩa “phân xưởng” Mã gợi nhớ được dùng kết hợp với mã nhóm

Trang 21

- Mã vạch: Là một dạng mã nhóm nhưng thay vì sử dụng các ký tự thì ngườita sử sụng các thanh/vạch hoặc các điểm Người ta sử dụng độ đậm, nhạt, độ lớn củacác thanh/vạch hoặc điểm để mô tả các nội dung thông tin Phải có thiết bị tạo và đọc mãvạch.

* Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán: Là phân loại, sắp xếp các đối tượng kế

toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng baohàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó

- Sử dụng Bộ mã đối tượng kế toán: Cho phép cung cấp thông tin nhanh chóngvề từng thuộc tính của một nhóm các đối tượng;

- Yêu cầu xây dựng Bộ mã đối tượng kế toán: đảm bảo tính khoa học, thuậntiện cho người sử dụng, là điều kiện quan trọng để triển khai tin học hóa công tác kếtoán

* Cách thức tiến hành xây dựng bộ mã

+ Kiểm tra độ ổn định, tính linh hoạt, uyển chuyển - Triển khai thực hiện.

2.3.2 Lưu đồ (Data Flowchart)

- Là công cụ để xây dựng hệ thống thông tin kế toán để các lập trình viên làmcơ sở xây dựng phần mềm kế toán.

- Các quy ước quy định trong thiết kế hệ thống thông tin bằng lưu đồ cụ thể nhưsau:

Trang 22

Ví dụ 1: Quy trình xử lý đặt hàng

Trang 23

Ví dụ 2: Quy trình xử lý nhận hàng:

Ví dụ 3: Quy trình cập nhật hóa đơn mua hàng và theo dõi thanh toán:

Trang 24

2.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kế toán

Căn cứ vào mục tiêu và chức năng chính của mỗi phần hành kế toán như:Quản lý quỹ, quản lý kho, quản lý mua hàng, tài sản cố định, tiền lương, giá thành,doanh thu… để tổ chức thông tin cho các hệ thống chức năng trong mỗi chu trìnhđảm bảo hợp lý, chính xác.

Ví dụ: Để tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu thì phải thiết lập cho cáchệ thống chức năng như: bán hàng, giao hàng, lập hóa đơn; theo dõi công nợ và thutiền;doanh thu như: bán hàng, giao hàng, lập hóa đơn; theo dõi công nợ và thu tiền.

* Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trình kế toán doanh thu:

* Mục tiêu của chu trình kế toán doanh thu

Trang 25

Trong đó cụ thể như sau:

1 Nhận đơn đặt hàng

- Thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh; - Ghi nhận đơn hàng dưới nhiều hình thức khác nhau;

- Đơn hàng phải ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin đặt hàng

2 Kiểm tra tín dụng và tồn kho

- Kiểm tra số dư công nợ trước khi chấp nhận bán chịu;

- Kiểm tra lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thờiđiểm giao hàng cho khách hàng

3 Lập lệnh bán hàng

- Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng;

- Chuyển lệnh bán hàng đến khách hàng và các bộ phận liên quan

4 Chuẩn bị hàng: Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và làm thủ tục xuất

5 Giao hàng: Giao hàng tại doanh nghiệp hoặc theo địa điểm theo yêu cầu 6 Xuất hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển chongười mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua;

- Là cơ sở ghi nhận doanh thu, thuế GTGT, theo dõi công nợ

7 Theo dõi phải thu

- Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn - Phương pháp kết chuyển số dư

Trang 26

* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình:

* Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu:

Có 4 nút xử lý theo 4 chức năng:

1 Tiếp nhận, xử lý đơn hàng và lập lệnh bán hàng2 Chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng3 Lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền4 Phân tích tình hình tiêu thụ

Trang 27

* Xây dựng lưu đồ quy trình xử lý bán hàng

Trang 28

có

- Danh mục hàng hóa

Mã hàng

hóa Tên hànghóa

Giá bán Thuế suấtthuế GTGT

Số lượngtồn kho tối

Số lượngđặt hàng tối

Số lượngtồn khohiện tại

- Danh mục khách hàng

khách

hàng Tên kháchhàng Địa chỉ Số điệnthoại Email Mã sốthuế Hạn mứctín dụng Số dư côngnợ hiện tại

2 Dữ liệu đơn đặt hàng được lưu vào các tập tin

Các thông tin chung trên mỗi đơn hàng được ghi nhận bằng 1 mẫu tin trên tập

tin Đơn đặt hàng

Tập tin Đơn đặt hàng

Số đơn

đặt hàng Mã kháchhàng Ngày đặthàng Ngày giaohàng thanh toánĐiều kiện Mã nhân viênbán hàng

-> Các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận trên tập tin Chitiết đơn đặt hàng

Tập tin Chi tiết Đơn đặt hàngSố đơn đặt

* Xây dựng lưu đồ quy trình xử lý giao hàng

Trang 29

Kiểm tra số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng, đơn đặt hàng để lập Hóađơn bán hàng

- Dữ liệu chung và chi tiết chung trên HĐBH cập nhật vào tập tin Nhật ký vàChi tiết nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp

- Dữ liệu về tổng doanh thu, thuế GTGT phải nộp cập nhật vào tập tin Hóađơn bán hàng

Số hóa đơnbán hàng

Ngày Số phiếuxuất

Mã kháchhàng

Ngày đáo hạnthanh toán- Để tính toán, cập nhật SPS và Số dư công nợ của từng khách hàng phục vụ

cho việc lập Bảng tổng hợp chi tiết, có thể tổ chức Tập tin Tổng hợp phải thu

Trang 30

- Thông tin về công nợ lũy kế của khách hàng được cập nhật trên Tập tin

Số chứngtừ

Ngày Số tiền Tài khoảnNợ

Tài khoảnCó

Chi tiết tàikhoản Nợ

Chi tiết tàikhoản Có

Để tính toán, cập nhật SPS và Số dư công nợ của từng khách hàng phục vụ

cho việc lập Bảng tổng hợp chi tiết, có thể tổ chức Tập tin Tổng hợp phải thu

MAKH DUNODAU DUCODAU PSNO_01 PSCO_01 DUNO_01 DUCO_01 …

* Xây dựng lưu đồ quy trình xử lý thu nợ khách hàng

* Mô hình mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong chu trình bánhàng

Trang 31

2.5 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

* Rủi ro trong doanh nghiệp

- Rủi ro kinh doanh: xuất phát từ chiến lược kinh doanh sai, đầu tư khôngđúng mục đích, huy động và sử dụng vốn không hiệu quả…;

- Rủi ro về thông tin: liên quan đến quy trình ghi nhận, xử lý, phân tích vàcung cấp thông tin trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

* Kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp

Là hệ thống các quan điểm, kế hoạch, nội quy, chính sách, biện pháp hoạtđộng nhằm giảm thiểu những rủi ro Bao gồm:

- Kiểm soát kế toán: Bảo vệ tài sản; Đảm bảo thông tin kế toán chính xác; - Kiểm soát quản lý: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh; Đảmbảo tuân thủ nội quy, quy định; Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực; Bảo vệ quyềnlợi của nhà đầu tư, cổ đông

* Phân loại kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

- Theo mục tiêu: Kiểm soát ngăn chặn, kiểm soát phát hiện, kiểm soát sửa sai;

Trang 32

* Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụngcông nghệ thông tin

- Đặc điểm của việc xử lý bằng máy tính đến hoạt động kiểm soát:

+ Dữ liệu được tự động chuyển đến hệ thống thông tin kế toán từ nhiều bộphận chức năng;

+ Dấu vết kiểm toán; + Đọc dữ liệu và thông tin;

+ Xét duyệt và phê chuẩn việc thực hiện nghiệp vụ;

+ Nhập liệu một lần, dữ liệu được cập nhật vào nhiều tập tin; + Xử lí tự động bằng chương trình;

+ Các thủ tục kiểm soát đã được lập trình sẵn; + Nguy cơ về truy cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu.- Các rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính:

+ Rủi ro trong xử lý thông tin: Đầu vào: nhập liệu sai, thiếu, không hợp lệ; Xửlý: Phân loại sai, tính tóa sai do chương trình; Kết quả: Báo cáo không kịp thời, đầyđủ, không chính xác, không đúng người nhận…

+ Rủi ro liên quan đến hệ thống: Rủi ro liên quan đến quy trình phát triển hệthống; Rủi ro liên quan đến nhân sự; Rủi ro liên quan đến thiết bị; Rủi ro liên quanđến dữ liệu.

- Các gian lận trong môi trường xử lý bằng máy tính:

+ Gian lận liên quan đến tập tin và chương trình ứng dụng: Cố tình cập nhậtsai dữ liệu; Cài đặt chương trình bất hợp pháp;

+ Gian lận liên quan đến hệ thống: Mạo danh một người sử dụng hợp phápcủa hệ thống để đưa ra những yêu cầu cho thành viên khác trong hệ thống; Cài đặtmột thiết bị đặc biệt vào đường truyền để chặn các thông tin được truyền đi trong hệthống đến người sử dụng, đồng thời thực hiện việc sửa đổi hoặc thay thế thông tin

- Nội dung kiểm soát chung hệ thống thông tin kế toán:+ Xác lập kế hoạch an ninh;

+ Phân chia trách nhiệm các chức năng trong hệ thống; + Kiểm soát dự án phát triển hệ thống;

+ Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lí;

Trang 33

+ Kiểm soát truy cập hệ thống;+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu; + Kiểm soát truyền tải dữ liệu;

+ Các kế hoạch phục hồi và xây dựng lại dữ liệu đã mất

Ví dụ: Kiểm soát chu trình doanh thu- Yêu cầu đối với nghiệp vụ bán hàng:

(1) bán đúng (đúng khách hàng / đúng giá / đúng hàng) (2) bán đủ (đủ số lượng đã thỏa thuận)

(3) bán kịp thời (kịp thời hạn đã cam kết)

- Yêu cầu đối với nghiệp vụ thu tiền:

(1) thu đúng (đúng người / đúng lô hàng) (2) thu đủ (thu đủ số tiền cần phải thu)

(3) thu kịp thời (không để khách hàng nợ quá hạn)

Yêu cầu ghi nhận, đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ: đảm bảo đúng, đủ,kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kếtoán

- Mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu:

+ Hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, số lượngvà chất lượng được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên;

+ Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền; + Hóa đơn lập chính xác và doanh thu ghi nhận trong kì kế toán thích hợp; + Khách hàng mua chịu được phê duyệt đúng đối tượng;

+ Hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán,chiết khấu thương mại được phê duyệt và ghi chép chính xác;

+ Các khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ; + Các khoản nợ phải thu khách hàng cần được phản ánh vào các tài khoản chitiết về khách hàng;

+ Chứng từ, sổ kế toán (các tập tin CSDL), hàng tồn kho và tiền được bảoquản an toàn;

+ Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia.

Trang 34

CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH- Thời lượng chương 3:

+ Lý thuyết: 5 tiết+ Thực hành: 0

- Hiểu rõ khái niệm kế toán máy, nắm được quy trình triển khai ứng dụng kếtoán máy trong doanh nghiệp;

- Hiểu rõ khái niệm phần mềm kế toán; nắm được cách ứng dụng phần mềmkế toán trong doanh nghiệp; nắm được sự ra đời và phát triển của phần mềm kế toán;

- Hiểu rõ, vận dụng được chu trình ứng dụng kế toán trong doanh nghiệp.

+ Kế toán máy và quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trong doanh nghiệp;+ Phần mềm kế toán và quy trình ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp;+ Chu trình ứng dụng kế toán trong doanh nghiệp.

+ Tài liệu bắt buộc: Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán (Tài liệu lưu hànhnội bộ) chủ biên giảng viên Trần Thị Thanh Loan Khoa Kế toán - Tài chính, TrườngĐại học Hải Dương.

TS Trần Thị Song Minh (2012), Kế toán máy, Nhà xuất bản Đại học Kinh tế

Trang 35

- Trang thiết bị cần thiết cho việc giảng dạy: Máy chiếu, bảng, phấn.- Phương pháp giảng dạy

- Các sản phẩm người học phải nộp: 01 bài kiểm tra lý thuyếtNỘI DUNG CHI TIẾT CHƯƠNG 3

3.1 Kế toán máy và quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trongdoanh nghiệp

3.1.1 Kế toán máy

- Kế toán máy: Là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống tin

kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cầncho quá trình ra các quyết định quản trị Là một hệ thống phụ thuộc hệ thống thôngtin quản lý của doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính (hay còngọi là hệ thống kế toán máy) bao gồm đầy đủ các yếu tố cần có của hệ thống thôngtin hiện đại: phần cứng, phần mềm, thủ tục, dữ liệu và con người Tất cả các yếu tốtrên được tích hợp với nhau, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người, để đápứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin về các hoạtđộng hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát được hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp.

- Phần cứng: Phần cứng của hệ thống kế toán máy bao gồm toàn bộ các trangthiết bị phục vụ nhu cầu xử lý và truyền thông tin kế toán trên mạng Các thiết bị baogồm:

+ Máy tính điện tử;

+ Các thiết bị ngoại vi: màn hình, bàn phím, chuột ;

+ Các thiết bị mạng phục vụ giao tiếp của con người với các máy tính khác.- Phần mềm: Phần mềm của hệ thống kế toán máy bao gồm toàn bộ các

Trang 36

chương trình phục vụ nhu cầu xử lý và truyền thông tin kế toán trên mạng Có thể liệtkê các phần mềm đại diện sau đây:

Ví dụ: Các phần mềm kế toán MISA, SAS INNOVA, TONY, EFFECT,

SIMBA, ASIASOFT, FAST, BRAVO,

3.1.2 Quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trong tổ chức doanh nghiệp

Triển khai ứng dụng kế toán máy cho một tổ chức doanh nghiệp là một quátrình liên hoàn gồm nhiều bước công việc Sau đây là nội dung chi tiết các bướccông việc đó.

Qua nghiên cứu thực tế áp dụng phần mềm kế toán tại một số doanh nghiệptrên địa bàn tỉnh Hải Dương cho thấy, để triển khai áp dụng phần mềm vào công táckế toán được tốt các doanh nghiệp đều phải xây dựng một chương trình cụ thể Vìvậy, trong chương 1 cần bổ sung thêm mục “Quy trình triển khai ứng dụng kế toánmáy trong tổ chức doanh nghiệp” Cụ thể:

3.1.2.1 Thành lập đội ngũ dự án

Tham gia vào dự án hệ thống thông tin kế toán của một tổ chức là một đội ngũgồm lãnh đạo, cán bộ quản lý, người sử dụng và các chuyên gia phát triển hệ thốngthông tin

Đối với các tổ chức đã có chức danh phó giám đốc công nghệ thông tin thì đại

Trang 37

diện cho lãnh đạo tham gia dự án chính là phó giám đốc công nghệ thông tin.

Các cán bộ sẽ là những người tham gia khá sớm vào giai đoạn xác định, lựachọn và lập kế hoạch cho dự án hệ thống thông tin Người sử dụng tham gia dự án ởđây là các kế toán viên, kiểm toán viên Chuyên gia phát triển hệ thống thông tin cóthể là nguồn nhân lực thường trực của tổ chức hoặc thuê ngoài.

3.1.2.2 Xác định yêu cầu cho hệ thống kế toán máy

Đội ngũ dự án của hệ thống kế toán máy cần thực hiện phân tích hệ thống trêncơ sở đánh giá hệ thống hiện tại (chiến lược kinh doanh của tổ chức, quá trình sảnxuất kinh doanh hiện hành )

Phân tích hệ thống gồm 4 giai đoạn nhỏ:- Khảo sát hệ thống hiện tại;

- Xác định nhu cầu thông tin;

- Xác định yêu cầu đối với hệ thống;- Viết báo cáo phân tích hệ thống.

3.1.2.3 Tìm kiếm và lựa chọn phần mềm kế toán

Sau khi xác định yêu cầu cho hệ thống thông tin kế toán, cần tiến hành lựachọn giải pháp phần mềm đáp ứng yêu cầu đặt ra Có nhiều giải pháp như: tự pháttriển, mua phần mềm trọn gói, thuê phát triển hoặc làm kế toán trên Excel Cụ thể:

- Giải pháp tự phát triển phần mềm: Ưu điểm là sẽ hoàn toàn phù hợp với yêucầu, đặc thù nghiệp vụ của ổ chức doanh nghiệp nhưng đòi hỏi tổ chức phải có sẵnmột lực lượng chuyên nghiệp về phát triển HTTT kế toán;

- Giải pháp mua phần mềm trọn gói: Ưu điểm là không đòi hỏi đội ngũ chuyênnghiệp về phát triển hệ thống, nhà cung cấp sẽ đảm nhận tất cả các khâu Nhượcđiểm là phần mềm mua sẵn là ít khi đáp ứng ngay được yêu cầu của đơn vị nên đòihỏi nhà cung cấp phải điều chỉnh lại cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị, công việcnày mất thời gian và chi phí cũng tốn kém;

Trang 38

- Giải pháp thuê phát triển phần mềm kế toán: Khi cả 2 giải pháp trên đềukhông khả thi thì có thể tìm kiếm đối tác phát triển phần mềm kế toán bên ngoài.

Ưu điểm phần mềm được phát triển bởi một đội ngũ có tính chuyên nghiệpcao, đáp ứng yêu cầu đặc thù của đơn vị, tuy nhiên chi phí xây dựng phần mềm cóthể rất cao và phải phụ thuộc nhiều vào đội ngũ phát triển bên ngoài.

3.1.2.4 Mua sắm và cài đặt phần cứng, phần mềm hệ thống kế toán máy

Cần lựa chọn phần cứng để có thể chạy được phần mềm mà đơn vị đã lựachọn và cần phải tương thích với phần mềm đã lựa chọn sau đó tiến hành cài đặtphần mềm theo hướng dẫn cài đặt.

3.1.2.5 Đào tạo người sử dụng kế toán máy

Trong hệ thống kế toán máy, con người là yếu tố quan trọng nhất, đóng vai tròchủ động để tích hợp các yếu tố khác theo một cách sao cho hệ thống đạt được mụctiêu đề ra Đây là yếu tố quyết định thành công của quá trình triển khai HTTT Vấnđề đào tạo không chỉ liên quan đến bộ phận nghiệp vụ mà trên thực tế liên quan đếnmọi mức của tổ chức: từ cán bộ lãnh đạo cho đến các nhân viên kế toán.

Có hai nhóm người liên quan trực tiếp đến hệ thống kế toán máy: Nhóm pháttriển và bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống phục vụ nhu cầu công việc làm kếtoán và ra quyết định quản lý của mình.

Hình thức đào tạo người sử dụng hệ thống kế toán máy mới rất đa dạng: Cóthể tự đào tạo hoặc thuê đội ngũ đào tạo chuyên nghiệp, sử dụng tài liệu hướng dẫnhoặc nội dung đào tạo ở băng đĩa hình

3.1.2.6 Thiết lập thông tin ban đầu cho hệ thống kế toán máy

Việc thiết lập thông tin hệ thống phải thực hiện ngay sau khi cài đặt phần mềmkế toán Mọi thông tin được thiết lập sẽ có giá trị sử dụng trong cả kỳ kế toán Hoạtđộng này bao gồm việc phân quyền người sử dụng và thiết lập các thông số hệ thốngnhư: ngày bắt đầu của năm tài chính, khai báo kỳ nhập liệu đầu tiên, khai báo cáctham số tùy chọn.

3.12.7 Chuyển đổi dữ liệu lên hệ thống kế toán máy mới

Trang 39

Bản chất của việc chuyển đổi dữ liệu kế toán là quá trình chuyển các tệp dữliệu kế toán thành dạng phù hợp với hệ thống mới Có những trường hợp chuyển đổiđiển hình sau:

- Dữ liệu kế toán hiện đang được lưu trữ trên giấy tờ, sổ sách;- Dữ liệu kế toán hiện tại đang được lưu trữ trên máy tính;

- Dữ liệu kế toán được lưu trữ cả trên giấy tờ, sổ sách và máy tính.

Khi chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới là phải kiểm tra tínhchính xác, đầy đủ và sự tương thích của dữ liệu đối với hệ thống mới.

Công việc chuyển đổi dữ liệu này chỉ xảy ra một lần ở kỳ kế toán đầu tiên, từkỳ kế toán thứ hai trở đi, số dư và tồn kho cuối kỳ trước sẽ tự động chuyển sang làmsố dư và tồn kho đầu kỳ tiếp theo bằng phần mềm kế toán.

- Do sự phát triển của công nghệ tin học và yêu cầu xử lý thông tin kế toánnhanh chóng, kịp thời, chính xác, phần mềm kế toán đã được sử dụng ngày càngrộng rãi.

- Hiện nay, phần mềm kế toán được ứng dụng trong nhiều loại hình kế toánnhư kế toán doanh nghiệp, kế toán hành chính sự nghiệp, kế toán kho bạc, kế toánngân hàng, kế toán ngân sách xã

- Trên thị trường, có rất nhiều phần mềm kế toán được sử dụng như: Misa,Effect, Fast Accounting, ACSoft, Imas Mỗi loại phần mềm kế toán đều có nhữngưu điểm và nhược điểm riêng Đơn vị kế toán phải dựa trên điều kiện cụ thể của mìnhđể lựa chọn phần mềm thích hợp.

3.2 Phần mềm kế toán và quy trình ứng dụng phần mềm kế toán trongdoanh nghiệp

Phần mềm máy tính (tiếng Anh: Computer Software) hay gọi tắt là Phầnmềm (Software) là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị (Instruction) được viết

Trang 40

bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữliệu hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức nănghoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.

Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếpđến phần cứng (hay phần cứng máy tính - Computer Hardware) hoặc bằng cách cungcấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác.

Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là "phầnmềm không thể sờ hay đụng vào", và nó cần phải có phần cứng mới có thể thực thiđược.

3.2.2 Sự ra đời và phát triển của phần mềm kế toán

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toánkhác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thức sở hữuvà tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh Phần mềm kế toán hầu hết được viếtbằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một bộ các thủ tục quy trình cơ sở, đảm bảo cácchức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán.

Bản thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất mềm dẻo và linhhoạt, cho phép người sử dụng “vận dụng” một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả caonhất cho công tác kế toán Các phần mềm kế toán của Việt Nam với giao diện thânthiện và Việt hóa, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầuquản lý kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam Thông qua kiểu giao dịch thực đơn haybiểu tượng, các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanhchóng, hiệu quả bằng sử dụng bàn phím như một thiết bị vào chuẩn, kết hợp vớicon chuột mà không đòi hỏi một kỹ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì vềhệ thống cả

Doanh nghiệp muốn lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp cần dựa trên nhucầu, hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp đó Về cơ bản phần mềm được chọnphải đáp ứng được nhu cầu quản lý kế toán của tổ chức doanh nghiệp, cung cấp mộtcách chính xác và kịp thời thông tin cần thiết cho doanh nghiệp và được sự hưởng