Bài giảng học phần htttkt 2022 2023

Bài giảng học phần htttkt 2022 -2023 Bài giảng môn hệ thống thông tin kế toán cho sinh viên và giáo viên cùng học tập và tìm hiểu về bài giảng

TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố vào, sinh ra các yếu tố ra trong một quá trình xử lý có tổ chức.

Hệ thống gồm 3 thành phần cơ bản:

+ Các yếu tố đầu vào (Inputs)

+ Xử lý, chế biến (Processing)

+ Các yếu tố đầu ra (Outputs).

1.1.2 Sơ đồ tổ chức của hệ thống

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của hệ thống

- Theo mức độ quan hệ và tương tác với môi trường

+ Hệ thống liên kết đóng

- Theo mức độ phức tạp

- Theo mức độ phản ứng với tác động của môi trường

+ Hệ thống phản xạ đơn

+ Hệ thống phản xạ phức tạp

- Theo phân cấp của các phần tử thuộc hệ thống

Hệ thống con: Bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của hệ thống khác

Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện các

- Theo mức độ biến đổi theo thời gian

- Theo khả năng định hướng đến mục tiêu

+ Hệ thống điều khiển được

+ Hệ thống không điều khiển được

- Theo khả năng tự điều chỉnh

+ Hệ thống tự điều chỉnh

+ Hệ thống không tự điều chỉnh

Hệ thống thông tin

- Thông tin: “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết” hay “Là những hiểu biết về một thực thể nào đó”.

- Hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin gồm con người, các quy trình và thiết bị CNTT tương tác với nhau để thu thập, xử lý, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng liên quan.

Một hệ thống là một thực thể hay một nơi chứa nhiều thành phần hay bộ phận có tính tương tác với nhau và cố gắng để đạt được hay một số mục tiêu nào đó.

Một hệ thống thông tin được xem là một bộ các hệ thống con có mối quan hệ với nhau, cùng thực hiện các công việc như thu thập, xử lý, lưu trữ, chuyển đổi và phân phối thông tin cho việc lập kế hoạch, đưa ra quyết định và kiểm soát thông tin.

Hệ thống thông tin giúp cho doanh nghiệp tạo ra thế cạnh tranh cho doanh nghiệp mình.

Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính sau:

Máy tính và các chương trình là các yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra hợp pháp Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết của máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin.

1.2.2 Phân loại hệ thống thông tin

Theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra, hệ thống thông tin gồm:

+ Hệ thống xử lý giao dịch: Xử lý các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khác hàng, nhà cung cấp… hoặc với nhân viên; Trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp như: trả lương, lập đơn đặt hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng…

Các công việc chính: Nhận dữ liệu, nhập dữ liệu, lưu dữ liệu vào cơ sở dữ liệu, tính toán hoặc thao tác trên dữ liệu và phát sinh các báo cáo thống kê

Các đặc tính chung: Liên kết chặt chẽ với các chuẩn và các quy trình chuẩn, thao tác trên dữ liệu chi tiết, diễn tả đúng những gì đã xảy ra, cung cấp một vài thông tin quản lý đơn giản.

+ Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức Trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược; Tạo ra các báo cáo cho nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu.

Các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch, các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức, hướng đến hỗ trợ thông tin toàn diện cho tất cả những ai cần và được phép xử dụng thông tin của tổ chức.

+ Hệ thống trợ giúp ra quyết định: Trợ giúp các hoạt động ra quyết định Là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: Xác định vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án

Là một hệ thống đối thoại có khả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.

+ Hệ thống chuyên gia: Nhằm biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Dùng để phân tích thông tin quan trọng dưới dạng tổng quát: hiệu quả và năng lực của một tổ chức; thị hiếu của khách hàng; các hoạt động của các đối thủ cạnh tranh; năng lực của nhà cung cấp… Cung cấp các phương tiện hỗ trợ ra quyết định cho những nhà điều hành cấp cao nhất (CEO).

+ Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh: Được sử dụng như một trợ giúp chiến lược, cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh Đươc thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức: khách hàng, một nhà cung cấp, tổ chức khác cùng ngành…

1.2.3 Mô hình cấu trúc hệ thống thông tin quản lý

- TPS (Transaction processing system): Hệ thống xử lý giao dịch

- MIS (Management Information System): Hệ thống thông tin quản lý

Hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động vốn, sử dụng vốn cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định

- Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các nguồn thông tin và phương pháp xử lý thông tin liên quan đến lĩnh vực kế toán để tạo ra những thông tin hữu ích cho người sử dụng.

1.3.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các yếu tố cơ bản: Đầu tiên xuất phát từ cơ sở dữ liệu kế toán sẽ được con người cập nhập vào phần mềm được cài đặt trên máy vi tính theo các quy trình, thủ tục hướng dẫn sử dụng của phần mềm Sau khi lưu trữ và xử lý thông tin sẽ cung cấp được các thông tin kế toán cho lãnh đạo đơn vị và cơ quan quản lý của Nhà nước.

Hoạt động của hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động liên quan đến nhiều chu trình xử lý nghiệp vụ của một đơn vị kế toán Tuy nhiên phần lớn các

Sơ đồ 1.3 Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán

1.3.3 Hệ thống thông tin kế toán – Mối quan hệ với kế toán và hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin kế toán có mối quan hệ đan xen với kế toán và hệ thống thông tin được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.2 Mối quan hệ của hệ thống thông tin kế toán

Việc ứng dụng tin học vào kế toán tạo ra một nghiên cứu mới, một lĩnh vực mới như mô tả tại sơ đồ 1.2 Hệ thống thông tin kế toán chính là sự giao thoa của

2 ngành khoa học đó là ngành kế toán và ngành hệ thống thông tin.

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Tổ chức dữ liệu kế toán

Tổ chức dữ liệu là việc sắp xếp các dữ liệu của hệ thống theo những nguyên tắc nhất định tại các nơi lưu trữ dữ liệu

Về mặt logic các dữ liệu trong CSDL được sắp xếp: Ký tự -> vùng dữ liệu -> mẩu tin- tập tin dữ liệu -> CSDL

* Sự phát triển của kỹ thuật CSDL:

Mốc Sự kiện Kỹ thuật CSDL (trích GeorgeH.Bodnar,

1960s Máy tính lớn Hệ thống tập tin Máy tính như một nơi chứa các tập tin.

1960s Hệ quản trị CSDL Quản trị CSDL Chuẩn hóa lưu trữ, xử lý và truy cập dữ liệu

1960s Dịch vụ thông tin trực tuyến

Quản trị văn bản CSDL gồm các văn bản, hình ảnh, giọng nói… Người sử dụng truy cập qua hệ thống dịch vụ mạng trực tuyến

1970s Hệ chuyên gia Suy luận, suy đoán

CSDL về các qui luật ra quyết định, logic ra quyết định

1970s Lập trình hướng đối tượng

1980s Hypetext systems Tìm kiếm thông qua các kết nối trong CSDL

Kết hợp tất cả các kỹ thuật trên

* Các loại tập tin dữ liệu trong xử lý kế toán

Có 4 kiểu tập tin được dùng ghi chép liên quan kế toán

- Tập tin nghiệp vụ (transaction files): Ghi nhận sự kiện kinh tế, là căn cứ cập nhật tập tin chính

Tập tin chính (Master files): Các tập tin đối tượng tác nhân, nguồn lực, vị trí; Các tập tin chứa dữ liệu kế toán: tập tin kiểm soát, sổ cái.

Tập tin tham chiếu (Reference files): tập tin lưu trữ dữ liệu tiêu chuẩn (Chính sách) cho việc xử lý nghiệp vụ Víì dụ: biểu thuế; Giá bán; Danh sách các nhiệm vụ/ công việc của nhân viên; Giới hạn bán chịu v.v

Tập tin lưu trữ (Archive file): lưu trữ các mẩu tin về các nghiệp vụ kinh tế đã xẩy ra nhằm phục vụ cho các tham chiếu hay truy vấn tiếp tục ở tương lai Vd các nghiệp vụ được cập nhật sổ cái, các nhân viên đã nghỉ việc, các mẩu tin nghiệp vụ đã hủy, số dư sổ cái kỳ trước.

Quy trình xử lý dữ liệu

* Thu thập dữ liệu: Là hoạt động thu thập các dữ liệu hoạt động kinh doanh và chuyển dữ liệu thu thập vào hệ thống để thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu.

- Nội dung dữ liệu thu thập:

+ Thông tin phục vụ nhu cầu của người sử dụng;

+ Thông tin cơ bản về hoạt động/sự kiện kinh tế;

+ Thông tin nhu cầu đặc biệt;

- Phương pháp thu thập dữ liệu:

+ Miệng, điện thoại, quan sát;

+ Tự động: thiết bị thu thập DL tự động (POS; bar code reader), Magnetic Ink Character Recognition; Thẻ từ v.v Tập tin dữ liệu

- Yêu cầu kiểm soát dữ liệu thu thập

* Phương pháp xử lý dữ liệu: Các hoạt động dữ liệu được thực hiện theo 2 phương pháp:

+ Xử lý theo lô (batch processing): hoạt động cập nhật được thực hiện định kỳ

+ Xử lý trực tuyến theo thời gian thực (on-line Real- time processing)

Sự khác nhau giữa 2 phương pháp xử lý

Tiêu thức Xử lý theo lô Xử lý theo thời gian thực

Thời gian: Hoạt động kinh doanh - xử lý thông tin

Có khoảng cách thời gian Không có khoảng cách thời gian Nguồn lực Về cơ bản yêu cầu nguồn lực ít hơn: thiết bị, phát triển hệ thống, khả năng (capacity) sử dụng hoạt động máy tính Hiệu quả hoạt động Hiệu quả hơn cho hoạt động xử lý dữ liệu vì xử lý định kỳ, theo khối lượng lớn Kết luận Khi thiết kế, lựa chọn phương pháp xử lý cần cân nhắc giữa hữu hiệu và hiệu quả xử lý

Tùy mức độ yêu cầu, khả năng nguồn lực và tài chính có thể lựa chọn xử lý theo lô/ xử lý theo lô thu thập dữ liệu trực tuyến/ xử lý theo thời gian thực hoặc kết hợp tất cả các phương pháp.

+ Thông tin thuộc hệ thống nào cần cập nhật kịp thời thì sử dụng xử lý theo thời gian thực; Thông tin nào có thể cung cấp định kỳ -> lô

+ Cân nhắc hiệu quả xử lý hoạt động: khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh; + Nếu xử lý theo lô thì cân nhắc số lượng nghiệp vụ/lô (yêu cầu kiểm soát lô nghiệp vụ - lô càng nhỏ càng dễ kiểm soát).

Ví dụ: xử lý hoạt động xuất bán hàng/ lập hóa đơn bán hàng theo lô

Tập tin chính phản ánh sự hoạt động Tập tin chính phản ánh kế toán

Hàng tồn kho (mặt hàng bán) Tài khoản doanh thu bán hàng Khách hàng (khách hàng đang giao dịch) Tài khoản giá vốn hàng bán

TK hàng tồn khoTài khoản phải thu khách hàng

Các công cụ kỹ thuật

2.3.1 Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán

* Mã số: Là kết hợp các ký tự theo một trật tự nhất định để mô tả thông tin về đối tượng được mã hóa Mã số thường được dùng trong thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu

- Mã phân cấp: Là một dạng mã nhóm Trong đó các nhóm thông tin phụ thuộc lẫn nhau và vị trí nhóm bên phải mô tả thông tin phụ thuộc vào thông tin nhóm bên trái Như vậy mỗi nhóm mô tả một cấp độ thông tin Ví dụ mã số điện thoại, mã số tài khoản kế toán Việt Nam.

- Mã gợi nhớ: Là mã sử dụng các ký tự chữ để gợi nhớ một thông tin nào đó.

Ví dụ PX gợi nghĩa “phân xưởng” Mã gợi nhớ được dùng kết hợp với mã nhóm

- Mã vạch: Là một dạng mã nhóm nhưng thay vì sử dụng các ký tự thì người ta sử sụng các thanh/vạch hoặc các điểm Người ta sử dụng độ đậm, nhạt, độ lớn của các thanh/vạch hoặc điểm để mô tả các nội dung thông tin Phải có thiết bị tạo và đọc mã vạch.

* Xây dựng bộ mã đối tượng kế toán: Là phân loại, sắp xếp các đối tượng kế toán thông qua việc biểu diễn các đối tượng theo những quy ước ngắn gọn nhưng bao hàm đầy đủ các thuộc tính cơ bản của nó

- Sử dụng Bộ mã đối tượng kế toán: Cho phép cung cấp thông tin nhanh chóng về từng thuộc tính của một nhóm các đối tượng;

- Yêu cầu xây dựng Bộ mã đối tượng kế toán: đảm bảo tính khoa học, thuận tiện cho người sử dụng, là điều kiện quan trọng để triển khai tin học hóa công tác kế toán

* Cách thức tiến hành xây dựng bộ mã

- Xác định vấn đề giải quyết:

+ Tập hợp đối tượng phải xây dựng bộ mã: Thuộc tính, tổng số, biến động; + Những ưu tiên cần được thực hiện

- Lựa chọn phương pháp xây dựng bộ mã:

+ Trật tự ưu tiên cho các tiêu thức;

+ Tận dụng các bộ mã có sẵn;

+ Tham khảo ý kiến người sử dụng;

+ Kiểm tra độ ổn định, tính linh hoạt, uyển chuyển

- Là công cụ để xây dựng hệ thống thông tin kế toán để các lập trình viên làm cơ sở xây dựng phần mềm kế toán.

- Các quy ước quy định trong thiết kế hệ thống thông tin bằng lưu đồ cụ thể như sau:

Ví dụ 1: Quy trình xử lý đặt hàng

Ví dụ 2: Quy trình xử lý nhận hàng:

Ví dụ 3: Quy trình cập nhật hóa đơn mua hàng và theo dõi thanh toán:

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo chu trình kế toán

Căn cứ vào mục tiêu và chức năng chính của mỗi phần hành kế toán như: Quản lý quỹ, quản lý kho, quản lý mua hàng, tài sản cố định, tiền lương, giá thành, doanh thu… để tổ chức thông tin cho các hệ thống chức năng trong mỗi chu trình đảm bảo hợp lý, chính xác.

Ví dụ: Để tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu thì phải thiết lập cho các hệ thống chức năng như: bán hàng, giao hàng, lập hóa đơn; theo dõi công nợ và thu tiền;doanh thu như: bán hàng, giao hàng, lập hóa đơn; theo dõi công nợ và thu tiền.

* Các phân hệ chức năng liên quan đến chu trình kế toán doanh thu:

* Mục tiêu của chu trình kế toán doanh thu

- Ghi nhận đặt hàng nhanh chóng và chính xác;

- Kiểm tra hạn mức tín dụng của khách hàng và lượng hàng sẵn có;

- Giao hàng hay cung cấp dịch vụ đúng thời hạn;

- Xuất hóa đơn cho khách hàng chính xác và kịp thời;

- Ghi nhận doanh thu một cách chính xác;

- Theo dõi tình hình công nợ và thanh toán của khách hàng;

- Thu tiền (tiền mặt hoặc TGNH)

* Chức năng của chu trình kế toán doanh thu

Trong đó cụ thể như sau:

1 Nhận đơn đặt hàng

- Thực hiện ở bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh;

- Ghi nhận đơn hàng dưới nhiều hình thức khác nhau;

- Đơn hàng phải ghi nhận đầy đủ và chính xác thông tin đặt hàng

2 Kiểm tra tín dụng và tồn kho

- Kiểm tra số dư công nợ trước khi chấp nhận bán chịu;

- Kiểm tra lượng hàng khách hàng yêu cầu đang có sẵn hoặc sẽ có đủ tại thời điểm giao hàng cho khách hàng

3 Lập lệnh bán hàng

- Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng;

- Chuyển lệnh bán hàng đến khách hàng và các bộ phận liên quan

4 Chuẩn bị hàng: Chuẩn bị hàng hóa, đóng gói và làm thủ tục xuất

5 Giao hàng: Giao hàng tại doanh nghiệp hoặc theo địa điểm theo yêu cầu

6 Xuất hóa đơn bán hàng

- Hóa đơn bán hàng là chứng từ xác định quyền sở hữu hàng chuyển cho người mua và nghĩa vụ thanh toán của người mua;

- Là cơ sở ghi nhận doanh thu, thuế GTGT, theo dõi công nợ

- Phương pháp theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn

- Phương pháp kết chuyển số dư

- Giải quyết hàng bị trả lại và giảm giá hàng bán:

+ Biên bản ghi nhận các thỏa thuận

+ Ghi giảm trừ doanh thu và số dư TK 131

- Xử lý các khoản nợ quá hạn:

+ Thông báo đến khách hàng

+ Thủ tục xử lý và hạch toán các khoản nợ không đòi được

- Xử lý đơn đặt hàng lại

* Mối quan hệ giữa các bộ phận trong chu trình:

* Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu:

Có 4 nút xử lý theo 4 chức năng:

1 Tiếp nhận, xử lý đơn hàng và lập lệnh bán hàng

2 Chuẩn bị hàng, vận chuyển hàng và giao hàng

3 Lập hóa đơn, theo dõi thanh toán và thu tiền

4 Phân tích tình hình tiêu thụ

* Xây dựng lưu đồ quy trình xử lý bán hàng có

- Danh mục hàng hóa

Mã hàng hóa Tên hàng hóa ĐVT Giá bán Thuế suất thuế GTGT

Số lượng tồn kho tối thiểu

Số lượng đặt hàng tối đa

Số lượng tồn kho hiện tại

- Danh mục khách hàng

Mã khách hàng Tên khách hàng Địa chỉ Số điện thoại Email Mã số thuế Hạn mức tín dụng Số dư công nợ hiện tại

2 Dữ liệu đơn đặt hàng được lưu vào các tập tin

Các thông tin chung trên mỗi đơn hàng được ghi nhận bằng 1 mẫu tin trên tập tin Đơn đặt hàng

Tập tin Đơn đặt hàng

Số đơn đặt hàng Mã khách hàng Ngày đặt hàng Ngày giao hàng Điều kiện thanh toán Mã nhân viên bán hàng -> Các thông tin chi tiết về từng loại hàng hóa được ghi nhận trên tập tin Chi tiết đơn đặt hàng

Tập tin Chi tiết Đơn đặt hàng

Số đơn đặt hàng

Mã hàng hóa Số lượng

* Xây dựng lưu đồ quy trình xử lý giao hàng

Kiểm tra số liệu giữa phiếu giao hàng, lệnh bán hàng, đơn đặt hàng để lập Hóa đơn bán hàng

- Dữ liệu chung và chi tiết chung trên HĐBH cập nhật vào tập tin Nhật ký và

Chi tiết nhật ký để phục vụ hạch toán tổng hợp

- Dữ liệu về tổng doanh thu, thuế GTGT phải nộp cập nhật vào tập tin Hóa đơn bán hàng

Số hóa đơn bán hàng

Ngày đáo hạn thanh toán

- Để tính toán, cập nhật SPS và Số dư công nợ của từng khách hàng phục vụ cho việc lập Bảng tổng hợp chi tiết, có thể tổ chức Tập tin Tổng hợp phải thu

Số hóa đơn bán hàng Mã hàng hóa Số lượng Giá bán

- Thông tin về công nợ lũy kế của khách hàng được cập nhật trên Tập tin

- Biến động công nợ phải thu khách hàng được theo dõi trên tập tin Chi tiết

Nhật ký thông qua việc cập nhật mà khách hàng vào trường Chi tiết TK Nợ và Chi tiết TK Có

Ngày Số tiền Tài khoản

Chi tiết tài khoản Nợ

Chi tiết tài khoản Có Để tính toán, cập nhật SPS và Số dư công nợ của từng khách hàng phục vụ cho việc lập Bảng tổng hợp chi tiết, có thể tổ chức Tập tin Tổng hợp phải thu

MAKH DUNODAU DUCODAU PSNO_01 PSCO_01 DUNO_01 DUCO_01 …

* Xây dựng lưu đồ quy trình xử lý thu nợ khách hàng

* Mô hình mối quan hệ giữa các bộ phận chức năng trong chu trình bán hàng

Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

* Rủi ro trong doanh nghiệp

- Rủi ro kinh doanh: xuất phát từ chiến lược kinh doanh sai, đầu tư không đúng mục đích, huy động và sử dụng vốn không hiệu quả…;

- Rủi ro về thông tin: liên quan đến quy trình ghi nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

* Kiểm soát trong nội bộ doanh nghiệp

Là hệ thống các quan điểm, kế hoạch, nội quy, chính sách, biện pháp hoạt động nhằm giảm thiểu những rủi ro Bao gồm:

- Kiểm soát kế toán: Bảo vệ tài sản; Đảm bảo thông tin kế toán chính xác;

- Kiểm soát quản lý: Giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh; Đảm bảo tuân thủ nội quy, quy định; Đảm bảo sử dụng tối ưu các nguồn lực; Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông

* Phân loại kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

- Theo mục tiêu: Kiểm soát ngăn chặn, kiểm soát phát hiện, kiểm soát sửa sai;

- Theo phạm vi: Kiểm soát chung, kiểm soát ứng dụng.

* Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin

- Đặc điểm của việc xử lý bằng máy tính đến hoạt động kiểm soát:

+ Dữ liệu được tự động chuyển đến hệ thống thông tin kế toán từ nhiều bộ phận chức năng;

+ Đọc dữ liệu và thông tin;

+ Xét duyệt và phê chuẩn việc thực hiện nghiệp vụ;

+ Nhập liệu một lần, dữ liệu được cập nhật vào nhiều tập tin;

+ Xử lí tự động bằng chương trình;

+ Các thủ tục kiểm soát đã được lập trình sẵn;

+ Nguy cơ về truy cập, phá hủy hệ thống và dữ liệu.

- Các rủi ro trong môi trường xử lý bằng máy tính:

+ Rủi ro trong xử lý thông tin: Đầu vào: nhập liệu sai, thiếu, không hợp lệ; Xử lý: Phân loại sai, tính tóa sai do chương trình; Kết quả: Báo cáo không kịp thời, đầy đủ, không chính xác, không đúng người nhận…

+ Rủi ro liên quan đến hệ thống: Rủi ro liên quan đến quy trình phát triển hệ thống; Rủi ro liên quan đến nhân sự; Rủi ro liên quan đến thiết bị; Rủi ro liên quan đến dữ liệu.

- Các gian lận trong môi trường xử lý bằng máy tính:

+ Gian lận liên quan đến tập tin và chương trình ứng dụng: Cố tình cập nhật sai dữ liệu; Cài đặt chương trình bất hợp pháp;

+ Gian lận liên quan đến hệ thống: Mạo danh một người sử dụng hợp pháp của hệ thống để đưa ra những yêu cầu cho thành viên khác trong hệ thống; Cài đặt một thiết bị đặc biệt vào đường truyền để chặn các thông tin được truyền đi trong hệ thống đến người sử dụng, đồng thời thực hiện việc sửa đổi hoặc thay thế thông tin

- Nội dung kiểm soát chung hệ thống thông tin kế toán:

+ Xác lập kế hoạch an ninh;

+ Phân chia trách nhiệm các chức năng trong hệ thống;

+ Kiểm soát dự án phát triển hệ thống;

+ Kiểm soát thâm nhập về mặt vật lí;

+ Kiểm soát truy cập hệ thống;

+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu;

+ Kiểm soát truyền tải dữ liệu;

+ Các kế hoạch phục hồi và xây dựng lại dữ liệu đã mất

Ví dụ: Kiểm soát chu trình doanh thu

- Yêu cầu đối với nghiệp vụ bán hàng:

(1) bán đúng (đúng khách hàng / đúng giá / đúng hàng)

(2) bán đủ (đủ số lượng đã thỏa thuận)

(3) bán kịp thời (kịp thời hạn đã cam kết)

- Yêu cầu đối với nghiệp vụ thu tiền:

(1) thu đúng (đúng người / đúng lô hàng)

(2) thu đủ (thu đủ số tiền cần phải thu)

(3) thu kịp thời (không để khách hàng nợ quá hạn)

Yêu cầu ghi nhận, đối chiếu và báo cáo tình hình tiêu thụ: đảm bảo đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dễ hiểu, khớp đúng số liệu giữa bộ phận bán hàng và bộ phận kế toán

- Mục tiêu kiểm soát chu trình doanh thu:

+ Hàng hóa được gửi đến khách hàng theo đúng thời gian, địa điểm, số lượng và chất lượng được đặt hàng và theo sự thỏa thuận giữa hai bên;

+ Tất cả hàng hóa gửi bán đều được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền;

+ Hóa đơn lập chính xác và doanh thu ghi nhận trong kì kế toán thích hợp; + Khách hàng mua chịu được phê duyệt đúng đối tượng;

+ Hàng bán bị trả lại, các khoản chiết khấu thanh toán, giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại được phê duyệt và ghi chép chính xác;

+ Các khoản thu tiền bán hàng được ghi lại kịp thời, chính xác và đầy đủ; + Các khoản nợ phải thu khách hàng cần được phản ánh vào các tài khoản chi tiết về khách hàng;

+ Chứng từ, sổ kế toán (các tập tin CSDL), hàng tồn kho và tiền được bảo quản an toàn;

+ Đảm bảo đối chiếu khớp số liệu giữa các bộ phận tham gia.

KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH

Kế toán máy và quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trong doanh nghiệp

- Kế toán máy: Là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính kế toán cần cho quá trình ra các quyết định quản trị Là một hệ thống phụ thuộc hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán dựa trên máy tính (hay còn gọi là hệ thống kế toán máy) bao gồm đầy đủ các yếu tố cần có của hệ thống thông tin hiện đại: phần cứng, phần mềm, thủ tục, dữ liệu và con người Tất cả các yếu tố trên được tích hợp với nhau, dưới quyền chủ động tuyệt đối của con người, để đáp ứng mục tiêu tồn tại của hệ thống thông tin kế toán là cung cấp thông tin về các hoạt động hàng ngày, những thông tin cho phép kiểm soát được hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Phần cứng: Phần cứng của hệ thống kế toán máy bao gồm toàn bộ các trang thiết bị phục vụ nhu cầu xử lý và truyền thông tin kế toán trên mạng Các thiết bị bao gồm:

+ Các thiết bị ngoại vi: màn hình, bàn phím, chuột ;

+ Các thiết bị mạng phục vụ giao tiếp của con người với các máy tính khác.

- Phần mềm: Phần mềm của hệ thống kế toán máy bao gồm toàn bộ các chương trình phục vụ nhu cầu xử lý và truyền thông tin kế toán trên mạng Có thể liệt kê các phần mềm đại diện sau đây:

+ Phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu;

- Các tệp dữ liệu: Cơ sở dữ liệu kế toán là tập hợp tổ chức các dữ liệu và thông tin kế toán như dữ liệu và thông tin về khách hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho, hay các chứng từ nhập xuất kho Có thể nói, CSDL là một trong những thành phần quan trọng và có giá trị nhất của hệ thống kế toán máy.

Ví dụ: Các phần mềm kế toán MISA, SAS INNOVA, TONY, EFFECT,

3.1.2 Quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trong tổ chức doanh nghiệp

Triển khai ứng dụng kế toán máy cho một tổ chức doanh nghiệp là một quá trình liên hoàn gồm nhiều bước công việc Sau đây là nội dung chi tiết các bước công việc đó.

Qua nghiên cứu thực tế áp dụng phần mềm kế toán tại một số doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Hải Dương cho thấy, để triển khai áp dụng phần mềm vào công tác kế toán được tốt các doanh nghiệp đều phải xây dựng một chương trình cụ thể Vì vậy, trong chương 1 cần bổ sung thêm mục “Quy trình triển khai ứng dụng kế toán máy trong tổ chức doanh nghiệp” Cụ thể:

3.1.2.1 Thành lập đội ngũ dự án

Tham gia vào dự án hệ thống thông tin kế toán của một tổ chức là một đội ngũ gồm lãnh đạo, cán bộ quản lý, người sử dụng và các chuyên gia phát triển hệ thống thông tin Đối với các tổ chức đã có chức danh phó giám đốc công nghệ thông tin thì đại diện cho lãnh đạo tham gia dự án chính là phó giám đốc công nghệ thông tin.

Các cán bộ sẽ là những người tham gia khá sớm vào giai đoạn xác định, lựa chọn và lập kế hoạch cho dự án hệ thống thông tin Người sử dụng tham gia dự án ở đây là các kế toán viên, kiểm toán viên Chuyên gia phát triển hệ thống thông tin có thể là nguồn nhân lực thường trực của tổ chức hoặc thuê ngoài.

3.1.2.2 Xác định yêu cầu cho hệ thống kế toán máy Đội ngũ dự án của hệ thống kế toán máy cần thực hiện phân tích hệ thống trên cơ sở đánh giá hệ thống hiện tại (chiến lược kinh doanh của tổ chức, quá trình sản xuất kinh doanh hiện hành )

Phân tích hệ thống gồm 4 giai đoạn nhỏ:

- Khảo sát hệ thống hiện tại;

- Xác định nhu cầu thông tin;

- Xác định yêu cầu đối với hệ thống;

- Viết báo cáo phân tích hệ thống.

3.1.2.3 Tìm kiếm và lựa chọn phần mềm kế toán

Sau khi xác định yêu cầu cho hệ thống thông tin kế toán, cần tiến hành lựa chọn giải pháp phần mềm đáp ứng yêu cầu đặt ra Có nhiều giải pháp như: tự phát triển, mua phần mềm trọn gói, thuê phát triển hoặc làm kế toán trên Excel Cụ thể:

- Giải pháp tự phát triển phần mềm: Ưu điểm là sẽ hoàn toàn phù hợp với yêu cầu, đặc thù nghiệp vụ của ổ chức doanh nghiệp nhưng đòi hỏi tổ chức phải có sẵn một lực lượng chuyên nghiệp về phát triển HTTT kế toán;

- Giải pháp mua phần mềm trọn gói: Ưu điểm là không đòi hỏi đội ngũ chuyên nghiệp về phát triển hệ thống, nhà cung cấp sẽ đảm nhận tất cả các khâu Nhược điểm là phần mềm mua sẵn là ít khi đáp ứng ngay được yêu cầu của đơn vị nên đòi hỏi nhà cung cấp phải điều chỉnh lại cho phù hợp với yêu cầu của đơn vị, công việc này mất thời gian và chi phí cũng tốn kém;

- Giải pháp thuê phát triển phần mềm kế toán: Khi cả 2 giải pháp trên đều không khả thi thì có thể tìm kiếm đối tác phát triển phần mềm kế toán bên ngoài. Ưu điểm phần mềm được phát triển bởi một đội ngũ có tính chuyên nghiệp cao, đáp ứng yêu cầu đặc thù của đơn vị, tuy nhiên chi phí xây dựng phần mềm có thể rất cao và phải phụ thuộc nhiều vào đội ngũ phát triển bên ngoài.

3.1.2.4 Mua sắm và cài đặt phần cứng, phần mềm hệ thống kế toán máy

Cần lựa chọn phần cứng để có thể chạy được phần mềm mà đơn vị đã lựa chọn và cần phải tương thích với phần mềm đã lựa chọn sau đó tiến hành cài đặt phần mềm theo hướng dẫn cài đặt.

3.1.2.5 Đào tạo người sử dụng kế toán máy

Trong hệ thống kế toán máy, con người là yếu tố quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động để tích hợp các yếu tố khác theo một cách sao cho hệ thống đạt được mục tiêu đề ra Đây là yếu tố quyết định thành công của quá trình triển khai HTTT Vấn đề đào tạo không chỉ liên quan đến bộ phận nghiệp vụ mà trên thực tế liên quan đến mọi mức của tổ chức: từ cán bộ lãnh đạo cho đến các nhân viên kế toán.

Phần mềm kế toán và quy trình ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

Phần mềm máy tính (tiếng Anh: Computer Software) hay gọi tắt là Phần mềm (Software) là một tập hợp những câu lệnh hoặc chỉ thị (Instruction) được viết bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.

Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng (hay phần cứng máy tính - Computer Hardware) hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác.

Phần mềm là một khái niệm trừu tượng, nó khác với phần cứng ở chỗ là "phần mềm không thể sờ hay đụng vào", và nó cần phải có phần cứng mới có thể thực thi được.

3.2.2 Sự ra đời và phát triển của phần mềm kế toán

Trên thế giới cũng như ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán khác nhau, phục vụ các nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, hình thức sở hữu và tính chất hoạt động sản xuất kinh doanh Phần mềm kế toán hầu hết được viết bằng một ngôn ngữ cơ sở dữ liệu với một bộ các thủ tục quy trình cơ sở, đảm bảo các chức năng xử lý cơ bản nhất của công tác kế toán.

Bản thân các phần mềm kế toán thường được xây dựng rất mềm dẻo và linh hoạt, cho phép người sử dụng “vận dụng” một cách linh hoạt để phục vụ hiệu quả cao nhất cho công tác kế toán Các phần mềm kế toán của Việt Nam với giao diện thân thiện và Việt hóa, giá cả phù hợp, bảo trì thuận tiện, đang tỏ ra phù hợp với nhu cầu quản lý kế toán doanh nghiệp tại Việt Nam Thông qua kiểu giao dịch thực đơn hay biểu tượng, các kế toán viên có thể thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, hiệu quả bằng sử dụng bàn phím như một thiết bị vào chuẩn, kết hợp với con chuột mà không đòi hỏi một kỹ năng lập trình hay kiến thức đặc biệt gì về hệ thống cả

Doanh nghiệp muốn lựa chọn phần mềm kế toán thích hợp cần dựa trên nhu cầu, hoàn cảnh và đặc điểm của doanh nghiệp đó Về cơ bản phần mềm được chọn phải đáp ứng được nhu cầu quản lý kế toán của tổ chức doanh nghiệp, cung cấp một cách chính xác và kịp thời thông tin cần thiết cho doanh nghiệp và được sự hưởng ứng của người sử dụng.

Phần mềm kế toán Việt Nam:

Phần mềm kế toán Việt Nam có lợi thế về giá cả, ngôn ngữ, giao diện phần mềm và điều kiện bảo trì Ví dụ:

- Phần mềm kế toán Fast Accounting: là sản phẩm của Công ty Cổ phần Phần mềm quản lý doanh nghiệp Fast, được nghiên cứu và đưa vào sử dụng từ năm 1991 và hàng loạt các phiên bản sau đó của phần mềm Fast Accounting đã ra đờán i, nhằm đáp ứng tốt hơn sự thay đổi về chuẩn mực trong công tác kế toán Phần mềm Fast Accounting có thể đáp ứng nhu cầu quản lý kế toán đa dạng về quy mô, loại hình kinh doanh và hình thức sở hữu;

- Phần mềm kế toán Effect: là phần mềm trợ giúp kế toán quản trị doanh nghiệp của trung tâm phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp BSC, sản phẩm được đưa vào sử dụng chính thức từ 1997 Effect mang tính độc lập, đáp ứng yêu cầu biến động trong kinh doanh của doanh nghiệp cũng như trong quản lý của Nhà nước Nó bao gồm tất cả các phần hành kế toán và nghiệp vụ kế toán cần thiết, có khả năng cung cấp các báo cáo kế toán, báo cáo quản trị và các chỉ tiêu tài chính cơ bản;

- AccNet: là tên phần mềm kế toán mới của Lạc Việt – một công ty tích hợp giải pháp (mạng, phần mềm, hỗ trợ kỹ thuật) hàng đầu Việt Nam Ac.cNet là phần mềm dễ học, dễ sử dụng với đầy đủ các thành phần kế toán như quản lý vốn bằng tiền, mua hàng và các khoản phải trả, bán hàng và các khoản phải thu, kho và kế toán tổng hợp Bên cạnh đó Lạc Việt còn thiết kế các phần thực hành bổ sung như tài sản cố định, giá thành, lương theo nhu cầu riêng của từng đơn vị.

Nhìn chung với các phiên bản mới nhất, các phần mềm kế toán nói trên đều đã bổ sung những nghiệp vụ về thuế GTGT và thuế thu nhập doanh nghiệp, nhằm đápứng nhu cầu cấp thiết của các doanh nghiệp trong việc áp dụng loại thuế này vào năm 1999.

Phần mềm kế toán nước ngoài:

Phần mềm kế toán nước ngoài được phát triển rất chuyên nghiệp và chi phí thường rất cao Ngoài ra, để triển khai thành công những phần mềm kế toán nước ngoài cần có sự đồng bộ trong việc chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ kế toán, hạ tầng công nghệ và nguồn nhân lực sử dụng phần mềm.

- Microsoft Money, QuickBook: Là những phần mềm dành cho kế toán một người, giá khoảng $100;

- Solomon IV, Sirius: là các phần mềm kế toán dành cho kế toán doanh nghiệp có quy mô nhỏ và vừa;

- AccPac: là phần mềm kế toán dành cho doanh nghiệp lớn, gía khoảng $2000

3.2.3 Phân loại phần mềm kế toán

3.2.3.1 Phân loại phần mềm kế toán theo tính phổ dụng và cơ sở hình thành

Gồm phần mềm kế toán viết sẵn một cách trọn gói và phần mềm viết theo yêu cầu sử dụng, mang tính đặc thù của từng đơn vị sử dụng.

- Phần mềm kế toán viết sẵn trọn gói là sản phẩm trọn gói của nhà cung ứng giải pháp phần mềm với đầy đủ tài liệu hướng dẫn cài đặt và tài liệu hướng dẫn sử dụng cùng với bộ đĩa cài đặt Ưu điểm của loại phần mềm này là chi phí hợp lý do được chia sẻ trên quy mô lớn khách hàng, khả năng hoạt động ổn định và chuyên nghiệp, chủ động trong bảo trì Tuy nhiên phần mềm loại này thường không đáp ứng được nhu cầu đặc thù của đơn vị.

- Phần mềm kế toán viết theo yêu cầu sử dụng được thiết kế chuyên biệt cho yêu cầu cụ thể của đơn vị nên giá thành thường cao và cần nhiều thời gian để phát triển và bảo trì.

3.2.3.2 Phân loại theo bản chất nghiệp vụ

Bao gồm: Phần mềm kế toán bán lẻ và phần mềm kế toán tài chính quản trị.

- Phần mềm kế toán bản lẻ hỗ trợ kế toán giao dịch với khách hàng Ví dụ với hệ thống POS trong các siêu thị, dữ liệu phản ánh các giao dịch bán hàng (giá vốn, doanh thu, thuế ) được đưa vào hệ thống máy tính ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch (thời điểm nhân viên thu ngân sử dụng để quét mã vạch hàng hóa).

Chu trình ứng dụng kế toán trong doanh nghiệp

3.3 1 Mô hình ứng dụng phần mềm kế toán

* Mô hình ứng dụng phần mềm kế toán trên từng máy trạm

Khi áp dụng mô hình này việc tổ chức hạch toán kế toán có những đặc điểm như: Chứng từ kế toán được tiếp nhận thủ công, một số chứng từ được lập thủ công, một số chứng từ được lập và in ra giấy thông qua phần mềm kế toán; Sử dụng phần mềm hỗ trợ để tính toán một số các chứng từ, bảng tổng hợp liên quan đến tiền lương và các khoản trích theo lương;

Phần lớn công tác kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán; Việc phân công kế toán trên phần mềm thông qua chức năng phân quyền cho người dùng trên phần mềm kế toán; Việc lập, in, nộp báo cáo tài chính, báo cáo thuế được thực hiện trên phần mềm kế toán.

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Cài đặt phầnmềm kế toán

Sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán chi tiết

Báo cáotài chính Báo cáo kế toán quản trị Ơ

- Ghi cuối tháng, cuối quý

- Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

Sơ đồ 1.1 Mô hình ứng dụng phần mềm kế toán máy trạm

- Ưu điểm: Chi phí đầu tư mua sắm thiết bị tin học và phần mềm kế toán không không nhiều

- Nhược điểm:Do phần mềm chạy trên một máy tính nên tại một thời điểm chỉ có một người có thể sử dụng và tác nghiệp trên phần mềm kế toán Đây là nhược điểm rất lớn làm giảm năng suất, hiệu quả làm việc của bộ máy kế toán Mô hình này chỉ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ và công tác kế toán không nhiều, bộ máy kế toán đơn giản

* Mô hình ứng dụng phần mềm kế toán trên hệ thống mạng nội bộ

Mô hình áp dụng phần mềm kế toán trên hệ thống mạng nội bộ được ứng dụng rất phổ biến, tại nhiều loại hình doanh nghiệp với quy mô vừa và lớn

Theo đó, phần mềm kế toán được cài trên một máy tính chủ Máy chủ này chứa toàn bộ cơ sở dữ liệu kế toán của doanh nghiệp Ngoài ra, phần mềm kế toán còn được cài trên các máy tính khác (máy trạm) Các máy tính được nối mạng nội bộ với nhau để có thểcùng làm việc trên cùng một cơ sở dữ liệu chung

Kế toán trưởng, căn cứ và nhiệm vụ được phân công của mỗi nhân viên kế toán, cấp tài khoản sử dụng và quyền truy cập tương ứng cho từng nhân viên thông qua chức năng quản trị người dùng trên phần mềm kế toán Khi làm việc, các nhân viên kế toán có thể sử dụng phần mềm kế toán đã cài đặt trên các máy tính trạm tại bàn làm việc của mỗi người để truy cập, xử lý cơ sở dữ liệu kế toán duy nhất trên máy chủ.

Mô hình này có ưu điểm ở khả năng chia sẻ, sử dụng chung hệ thống cơ sỏ dữ liệu kế toán thống nhất, giúp cho việc phân công lao động kế toán được thuận tiện.Tuy nhiên, hệ thống này cần cơ sở hạ tầng thông tin tương đối phức tạp; cần áp dụng các giải pháp an toàn và bảo mật thông tin kế toán.

3.3.2 Các bước công việc khi hạch toán bằng phần mềm

Bước 1: Xây dựng các danh mục và cập nhật số liệu ban đầu

- Danh mục là danh sách các đối tượng được mã số theo nguyên tắc nhất định để thuận lợi cho việc nhập và xử lý dữ liệu;

- Khi đưa phần mềm kế toán vào sử dụng, phải căn cứ vào đặc điểm SXKD và yêu cầu quản lý của đơn vị để thiết lập hệ thống các danh mục này như danh mục TK kế toán, danh mục nhân viên, danh mục khách hàng, danh mục vật tư, hàng hóa ;

- Hệ thống các danh mục có thể được bổ sung, thay đổi trong quá trình hạch toán;

- Khi thiết lập xong hệ thống danh mục, cần nhập số dư đầu kỳ cho các tài khoản kế toán, nhập số dư của các loại vật tư, hàng hóa, tài sản cố định

Ví dụ: Kế toán cần lập các danh mục các đối tượng cần quản lý vào phần mềm kế toán như Danh mục khách hàng, Danh mục nhà cung cấp, Danh mục vật tư, Danh mục công nhân viên, Các danh mục được lập một lần nhưng được sử dụng nhiều lần sẽ tiết kiệm thời gian nhập dữ liệu.

Các tài khoản kế toán sẽ được mở chi tiết theo đặc điểm của doanh nghiệp. Chẳng hạn, TK 112 Tiền gửi ngân hàng được chi tiết thành 1121- Ngân hàng Công thương Hải Dương và 1121- Ngân hàng Ngoại thương Hải Dương.

Bước 2: Cập nhật chứng từ

Chứng từ kế toán là cơ sở, căn cứ pháp lý cho việc hạch toán Nguyên tắc này cũng phải được đảm bảo khi áp dụng kế toán máy Quá trình xử lý chứng từ kế toán do nhân viên kế toán thực hiện theo phương pháp thủ công Công việc này có vai trò quyết định đến tính chính xác số liệu, sự phù hợp với chế độ kế toán và chất lượng của thông tin kế toán Xử lý chứng từ kế toán trải qua các bước cơ bản sau:

- Kiểm tra và chuẩn hóa chứng từ:

Các chứng từ gốc (bằng giấy) phải được kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ và bổ sung các thông tin còn chưa đầy đủ theo chế độ chứng từ kế toán hiện hành và theo yêu cầu, đặc điểm của phần mềm kế toán.

- Nhập chứng từ vào máy:

Sau khi đã được kiểm tra và chuẩn hóa, chứng từ được nhập vào máy trên các cửa sổ nhập dữ liệu phù hợp tùy thuộc vào loại chứng từ ấy.

- Kiểm tra và chỉnh sửa chứng từ trên máy:

Người nhập chứng từ phải kiểm tra thường xuyên sự thống nhất về số liệu giữa chứng từ gốc và chứng từ đang nhập trên máy Định kỳ, tiến hành kiểm tra toàn bộ các chứng từ đã nhập trên máy để hạn chế tối đa sự sai sót trong quá trình nhập dữ liệu Nếu có sai sót, kế toán cần tìm kiếm, chỉnh sửa trực tiếp ở chứng từ trên máy theo nguyên tắc nhất định.

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN – PHẦN MỀM KẾ TOÁN MISA

Giới thiệu chung về phần mềm kế toán doanh nghiệp Misa

Phần mềm kế toán Misalà phần mềm kế toán cho các doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp nhỏ và vừa do Công ty Cổ phần MISA phát hành Phần mềm được thiết kế gồm nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ Phần mềm kế toán Misa cho phép chạy trên máy tính cá nhân hoặc mạng cục bộ, hỗ trợ nhiều người dùng cùng chia sẻ một hệ thống cơ sở dữ liệu.

Phần mềm kế toán Misacó các đặc điểm nổi bật sau:

+ Giao diện bằng hình ảnh

Giao diện chương trình dùng nhiều hình ảnh giúp người mới học dễ dàng hình dung được qui trình làm việc của hệ thống kế toán.

+ Thay đổi giao diện chương trình

Người sử dụng có thể tự định nghĩa các mẫu hoá đơn, chứng từ cho phù hợp với yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp mình.

Phần mềm kế toán Misacho phép thiết lập bảng tài khoản theo một trong hai chế độ kế toán do Bộ Tài chính ban hành: Thông tư số 200/2014/TT-BTC cho doanh nghiệp Ngoài ra, quá trình cài đặt sẽ từng bước giúp người sử dụng thiết lập các thông số khác như: năm tài chính, loại tiền hạch toán, phương pháp tính giá trị hàng tồn kho

+ Quản lý đơn hàng chặt chẽ

Phân hệ bán hàng tạo lập được báo giá gửi cho khách hàng và nhận đơn đặt hàng từ phía khách hàng Phân hệ mua hàng còn cho phép tạo lập và quản lý các đơn mua hàng gửi nhà cung cấp Ngoài ra MISA-SME giúp doanh nghiệp theo dõi xuyên suốt đơn hàng, hoá đơn và hợp đồng.

+ Theo dõi công nợ theo tuổi nợ

Theo dõi công nợ chi tiết tới từng hoá đơn, từng khách hàng, nhà cung cấp và có khả năng đưa ra báo cáo phân tích số phải thu, phải trả theo tuổi nợ Tính năng nhắc việc về các khoản phải thu, phải trả giúp doanh nghiệp thanh toán công nợ đúng hạn MISA-SME còn có khả năng viết và gửi thư đến từng khách hàng thông báo cụ thể các khoản nợ.

Khi doanh nghiệp thu tiền, trả tiền, phần mềm kế toán Misatự động thực hiện đối trừ khoản nợ và khoản trả với nhau Một hoá đơn nợ của khách hàng có thể được trả thành nhiều lần Chức năng này còn cho phép doanh nghiệp có thể tiến hành thanh toán bù trừ với khách hàng và nhà cung cấp.

+ Tính giá trị hàng tồn kho theo nhiều phương pháp

Chọn được nhiều phương pháp tính giá trị hàng tồn kho: Bình quân cuối kỳ,bình quân sau mỗi lần nhập, nhập trước xuất trước và đích danh.

Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vật tư lắp ráp, tháo dỡ

Doanh nghiệp có thể nhập xuất, lắp ráp hay phân tách thành nhiều vật tư đơn lẻ Tính năng lắp ráp tháo dỡ tự động tạo lập các phiếu xuất vật tư, linh kiện khi lắp ráp và tạo lập các phiếu nhập khi tháo dỡ Điều này rất hữu ích đối với các doanh nghiệp lắp ráp, tháo dỡ các sản phẩm có nhiều linh kiện, phụ kiện.

+ Sẵn sàng cho thương mại điện tử

Sẵn sàng hỗ trợ việc quản lý tài khoản ngân hàng trực tuyến Tính năng quản lý thẻ tín dụng và chấp nhận các giao dịch thanh toán bằng thẻ qua mạng giúp doanh nghiệp hội nhập với xu thế thương mại điện tử ngày nay Chức năng đối chiếu với ngân hàng giúp đối chiếu các chứng từ ngân hàng tại doanh nghiệp với các giao dịch theo bảng kê của ngân hàng gửi về Mục đích của tính năng này là phát hiện những sai lệch giữa sổ kế toán và sổ ngân hàng.

+ Tự động tính lương, thuế thu nhập, bảo hiểm

Phần mềm kế toán Misa tính lương theo nhiều phương pháp: Chấm công, sản phẩm, hành chính Tự động lập báo cáo theo dõi thuế thu nhập, bảo hiểm và các khoản phải trích, nộp của nhân viên.

+ Hạch toán đa tiền tệ

Phần mềm kế toán Misa cho phép làm việc song song với hai loại tiền khác nhau Tự động kết chuyển chênh lệch tỉ giá cuối kỳ Theo dõi công nợ theo từng loại tiền.

+ Quản lý TSCĐ linh hoạt

Tính khấu hao tài sản cố định theo nhiều phương pháp: Tuyến tính, khấu hao nhanh Theo dõi được quá trình tăng, giảm và đánh giá lại nguyên giá của tài sản cố định.

+ Quản lý nhiều loại thuế

Hạch toán nhiều loại thuế: VAT, thuế doanh thu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu Tự động lập các bảng kê thuế đầu vào, thuế đầu ra, và tự động sinh ra chứng từ nộp thuế Với phân hệ thuế, người sử dụng sẽ không phải quan tâm đến bảng kê thuế hàng tháng, đây vốn là công việc làm mất rất nhiều thời gian vì chúng được làm độc lập với chứng từ gốc.

Việc phân chia quá trình sản xuất, kinh doanh thành 3 mức: Công việc, giai đoạn, chi phí thuận lợi cho cả loại hình sản xuất, dịch vụ và xây lắp Hệ thống cung cấp báo cáo giá thành sản phẩm và bảng phân tích chi phí chi tiết.

+ Cung cấp hơn 200 báo cáo khác nhau

Cung cấp đầy đủ chứng từ, sổ sách, báo cáo tuân thủ quy định do Bộ Tài chính ban hành Ngoài ra hệ thống còn nhiều sổ sách, báo cáo quản trị theo chuẩn kế toán

Mỹ và kế toán Quốc tế.

Cho phép người dùng kiểm toán và sửa số liệu gốc ngay cả khi đang xem báo cáo Lọc dữ liệu báo cáo theo các tiêu chuẩn khác nhau.

Thay đổi được khuôn dạng, font chữ, logo của công ty trên báo cáo Người dùng có thể soạn thảo được báo cáo nhanh trong chương trình.

Hiển thị báo cáo bằng tiếng Việt hoặc tiếng Anh theo nhu cầu của doanh nghiệp.

Kết xuất báo cáo, sổ sách ra Microsoft Excel, Microsoft Word, Microsoft Outlook, PDF, HTML, DBF, MDB,

+ Tìm kiếm chứng từ dễ dàng

Chức năng tìm kiếm cho phép tìm mọi chứng từ theo nhiều điều kiện, chi tiết đến từng dòng hoá đơn Từ kết quả tìm được, người sử dụng sẽ tra cứu ngay được chứng từ gốc.

Cho phép tìm kiếm mọi thông tin đã nhập vào hệ thống một cách nhanh chóng và trực quan.

+ Có khả năng bảo mật dữ liệu cao

Phân quyền chi tiết tới từng chức năng, báo cáo Hệ thống định nghĩa sẵn các nhóm người sử dụng như: Kế toán tổng hợp, kế toán bán hàng, kế toán tiền lương, kế toán quỹ

Khai báo hệ thống, danh mục, cập nhật số dư đầu kỳ

- Chọn tiếp MISA-SME NET2015;

- Chọn biểu tượng phần mềm MISA:

- Sau khi chọn biểu tượng MISA-SME xuất hiện hộp hội thoại Đăng nhập.

- Hộp hội thoại Đăng nhập yêu cầu NSD (Người sử dụng) chọn tên máy chủ, NSD có thể nhập tên máy chủ vào dòng Máy chủ hoặc nhấn chuột vào nút mũi tên để chọn tên máy chủ Sau đó chọn CSDL trong dòng CSDL tương tự chọn tên máy chủ.

4.2.1.2 Tạo lập và mở cơ sở dữ liệu

- Tạo lập cơ sở dữ liệu:

Cho phép NSD tạo tệp dữ liệu để chứa số liệu kế toán Mỗi tệp dữ liệu có thể chứa số liệu kế toán của một hoặc nhiều năm, do vậy thao tác này có thể chỉ thực hiện khi bắt đầu sử dụng phần mềm hoặc khi muốn chuyển số liệu sang một tệp dữ liệu khác

Thao tác: Vào Tệp/Tạo dữ liệu mới

Xuất hiện hộp hội thoại:

Nhấn nút xuất hiện hộp hội thoại

Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại:

Tạo mới từ đầu Tạo mới một tệp dữ liệu chưa có thông tin.

Từ dữ liệu năm trước Tạo tệp dữ liệu có các danh mục và số dư từ năm trước chuyển sang Tiếp tục Chuyển sang màn hình tiếp theo

Huỷ bỏ Huỷ bỏ thao tác tạo dữ liệu

Chọn mục Tạo mới từ đầu.

Nhấn nút xuất hiện hộp hội thoại

Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại

Nơi lưu cơ sở dữ liệu mới Đường dẫn tới thư mục chứa tệp dữ liệu, NSD có thể thay đổi đường dẫn này

Quay lại Trở lại màn hình trước

- Nhập tên tệp dữ liệu mới trong phần đường dẫn.

Thư mục chứa số liệu kế toán có thể tạo lập ở bất kỳ nơi nào trên ổ đĩa cứng, ổ đĩa trên mạng hoặc bất kỳ một thiết bị lưu trữ nào

Phần mềm ngầm định đặt tệp dữ liệu theo đường dẫn: C\MISA JSC\ MISA SME NET 2015\Data\.

Nhập đủ Email của đơn vị sử dụng phần mềm.

- Nhấn nút xuất hiện hộp hội thoại

Tên đơn vị Tên đơn vị sử dụng phần mềm Địa chỉ Địa chỉ của đơn vị sử dụng phần mềm

Mã số thuế Mã số thuế của đơn vị sử dụng phần mềm Điện thoại Điện thoại của đơn vị sử dụng phần mềm

Fax Số fax của đơn vị sử dụng phần mềm

- Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại.

- Nhấn nút xuất hiện tiếp hộp hội thoại:

- Nhập các thông tin chi tiết trên hộp hội thoại.

- Nhấn nút xuất hiện tiếp hộp hội thoại:

Ngày bắt đầu hạch toán Xác định ngày bắt đầu hạch toán

Tháng bắt đầu năm tài chính Xác định tháng bắt đầu năm tài chính

- Nhập ngày bắt đầu hạch toán;

- Chọn tháng bắt đầu của năm tài chính;

Phần mềm thiết lập sẵn loại tiền là Việt Nam đồng và hạch toán đa tiền tệ

- Nhấn nút xuất hiện hộp hội thoại:

- Chọn các phương pháp tính giá xuất kho;

- Chọn các phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp của đơn vị sử dụng phần mềm;

Hộp hội thoại này thông báo quá trình thiết lập thông tin về doanh nghiệp đã hoàn thành Nếu muốn kiểm tra lại thông tin đã khai báo, nhấn nút để kiểm tra thông tin trên từng trang đã khai báo Sau khi nhấn nút xuất hiện hộp hội thoại Đăng nhập:

Máy chủ Tên máy tính chứa cơ sở dữ liệu cần truy nhập

Chỉ đăng nhập vào máy chủ

Xác định đăng nhập vào máy chủ để thực hiện các thao tác như: Sao lưu cơ sở dữ liệu, phục hồi cơ sở dữ liệu…

CSDL Chọn tên cơ sở dữ liệu cần làm việc

Tên người dùng Tên người sử dụng

Mật khẩu Mật khẩu người sử dụng Đồng ý Chấp nhận việc truy nhập vào dữ liệu

Huỷ bỏ Không truy nhập vào dữ liệu

Phần mềm ngầm định tên người sử dụng là ADMIN và mật khẩu để trống, người sử dụng chỉ cần nhấn nút Sau khi truy nhập thành công sẽ xuất hiện màn hình chính.

Màn hình này hiển thị đầy đủ các menu cho phép khai báo thông tin, cập nhật các số liệu kế toán, in ấn báo cáo,

Trường hợp muốn tạo dữ liệu mới trong đó có các danh mục đã khai báo trong cơ sở dữ liệu năm trước như hệ thống tài khoản, danh sách khách hàng, nhà cung cấp và số dư đầu kỳ Người sử dụng phải chọn mục “Từ dữ liệu năm trước” trong hộp hội thoại Thiết lập doanh nghiệp và nhấn nút để chỉ đường dẫn tới tệp dữ liệu năm trước Sau khi chỉ ra đường dẫn tới thư mục chứa dữ liệu năm trước xuất hiện hộp hội thoại đăng nhập, người sử dụng phải có quyền ADMIN và nhập mật khẩu để truy nhập vào tệp dữ liệu năm trước Các thao tác tiếp theo tương tự phần tạo mới từ đầu.

- Mở cơ sở dữ liệu: Mở dữ liệu cần thao tác để nhập các số liệu kế toán phát sinh trong năm hạch toán.

Thao tác: Chọn Tệp/ Mở dữ liệu

- Chọn tệp dữ liệu đã tạo từ trước trong danh sách các tệp CSDL.

- Nhấn nút , sau khi truy nhập dữ liệu thành công, sẽ xuất hiện màn hình chính của phần mềm.

4.2.2 Hệ thống danh mục Đểthiết lập các hệ thống danh mục phục vụ cho việc cập nhật các hoá đơn, chứng từ kế toán chúng ta thực hiện trong Menu Soạn thảo Việc thiết lập này nên thực hiện ngay sau khi bắt đầu sử dụng hệ thống kế toán MISASME.NET 2015 Phần mềm còn cho phép cập nhật, sửa đổi các mẫu chứng từ, cho phép viết thư gửi khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên

Phần mềm đã thiết lập sẵn hệ thống tài khoản chuẩn theo quy định của Bộ Tài chính tuy nhiên người sử dụng có thể khai báo thêm, sửa đổi, xoá cho phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vi, hệ thống tài khoản này sẽ được sử dụng trong các bút toán hạch toán phát sinh.

Danh mục/ Tài khoản/Hệ thống tài khoản/ Thêm

Xuất hiện hộp hội thoại:

Cho phép nhập thông tin chung liên quan về tài khoản cần thêm mới

+ Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại:

Cho phép theo dõi những thông tin chi tiết về tài khoản

Khai báo xong nhấn nút Cất để cất giữ các thông tin đã nhập.

- Nếu muốn ngừng theo dõi tài khoản nào thì chọn đến tài khoản đó và đánh dấu vào phần Người sử dụng

- Chỉ xoá được tài khoản chi tiết và các tài khoản chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc khai báo liên quan.

4.2.2.2 Danh muc khách hàng

Cho phép khai báo danh sách khách hàng của đơn vị, công việc khai báo này nhằm theo dõi công nợ chi tiết đến từng khách hàng. Đường dẫn: Danh mục/Đối tượng/Khách hàng/Thêm

Hộp hội thoại này gồm 2 trang

Nhập các thông tin chung về khách hàng cần khai báo như: Mã khách hàng,tên khách hàng, địa chỉ

+ Trang 2: Các thông tin khác về khách hàng

Nhập đầy đủ thông tin vào những ô bắt buộc (có dấu *) và các thông tin khác

4.2.2.3 Danh mục nhà cung cấp

Cho phép khai báo danh sách nhà cung cấp của đơn vị, công việc khai báo này nhằm theo dõi công nợ chi tiết đến từng nhà cung cấp Đường dẫn: Danh mục/Đối tượng/Nhà cung cấp/Thêm

Hộp hội thoại này gồm 2 trang

Nhập các thông tin chung về nhà cung cấp cần khai báo như: Mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ

+ Trang 2: Các thông tin khác về nhà cung cấp

Nhập đầy đủ thông tin vào những ô bắt buộc (có dấu *) và các thông tin khác (nếu cần) -> kích chọn Cất.

Khai báo danh sách phòng ban Các phòng ban khai báo trong phần này sẽ được sử dụng để quản lý lương, TSCĐ

Cách thao tác: Thêm mới phòng ban Đường dẫn: Danh mục/Cơ cấu tổ chức/Thêm

Mã đơn vị Mã quy định cho phòng ban

Tên đơn vị Tên phòng ban

Thuộc đơn vị Đơn vị quản lý phòng ban đã nêu trên

TK chi phí lương Mã tài khoản nào để tính lương vào tài khoản

+Nhập mã, tên phòng ban;

+ Nhấn nút để cất giữ thông tin.

Sửa thông tin phòng ban:

- Chọn phòng ban cần sửa trong Danh sách phòng ban;

- Sửa lại các thông tin cần sửa đổi (không sửa được mã phòng ban);

- Nhấn nút để cất giữ thông tin đã sửa.

- Chọn phòng ban cần xoá trong danh sách;

- Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại.

* Lưu ý: Chỉ xoá được phòng ban khi phòng ban đó chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc khai báo liên quan

4.2.2.5 Danh mục công nhân viên

Cho phép khai báo danh sách toàn bộ nhân viên trong cơ quan Các nhân viên này sẽ được sử dụng trong phần người nộp, nhận tiền trên phiếu thu, chi…, và phục vụ cho việc theo dõi tạm ứng, tính lương

Cách thao tác: Thêm mới nhân viên Đường dẫn: Danh mục/Cơ cấu tổ chức/Thêm

Thông tin chi tiết trên hộp hội thoại :

Mã Mã quy định của nhân viên

Họ tên Họ tên của nhân viên cần khai báo

Giới tính Giới tính của nhân viên cần khai báo

Chức danh Chức danh của nhân viên cần khai báo

Mã số thuế Mã số thuế thu nhập cá nhân của nhân viên

Hệ số lương cơ bản Nhập hệ số lương cơ bản để chương trình tự động tính lương cơ bản Lương thỏa thuận Là mức lương thỏa thuận ghi trong hợp đồng lao động

Là mức lương thỏa thuận để đóng bảo hiểm

Số người phụ thuộc Để tính giảm số thuế thu nhập cá nhân cho người lao động Thao tác:

- Nhập đầy đủ thông tin vào những ô bắt buộc (có dấu *) và các thông tin khác (nếu cần)

Sửa thông tin nhân viên:

- Chọn nhân viên cần sửa trong danh sách;

- Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại;

- Sửa lại các thông tin cần sửa đổi (không sửa được mã nhân viên);

- Nhấn nút để cất giữ các thông tin đã sửa.

- Chọn nhân viên cần xoá trong danh sách;

- Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại;

- Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn .

Chỉ xoá được nhân viên khi chưa có phát sinh trong các chứng từ hoặc khai báo liên quan.

4.2.2.6 Danh mục vật tư hàng hóa

Khai báo danh sách vật tư, hàng hoá, dịch vụ được sử dụng trong các giao dịch mua bán, nhập xuất kho của đơn vị.

Khai báo danh mục vật tư, hàng hóa, dịch vụ như sau: Đường dẫn: Danh mục/Vật tư hàng hóa/Vật tư hàng hóa/Thêm

Mã Mã quy định cho vật tư - hàng hoá - dịch vụ

Tên Tên vật tư - hàng hoá - dịch vụ

Loại của vật tư hàng hoá bao gồm: Mục liên quan đến kho, dịch vụ, chiết khấu, lắp ráp Danh mục loại vật tư hàng hóa đã được thiết lập sẵn trong chương trình

Nhóm vật tư - hàng hoá - dịch vụ Danh mục nhóm vật tư - hàng hóa - dịch vụ được thiết lập trong phần Nhóm vật tư hàng hóa Đơn vị Đơn vị tính của vật tư - hàng hoá - dịch vụ

Loại tiền Loại tiền sử dụng khi thanh toán cho vật tư - hàng hoá - dịch vụ Loại thuế suất Loại thuế áp dụng cho vật tư - hàng hoá - dịch vụ

Cập nhật số liệu và xử lý các thông tin kế toán

Phân hệ quản lý quỹ trong MISASME.NET 15 cho phép làm việc song song với nhiều loại tiền khác nhau Tự động kết chuyển chênh lệch tỉ giá cuối kỳ Theo dõi công nợ theo từng loại tiền.

Quy trình tác nghiệp của phân hệ quản lý quỹ:

4.3.1.1 Khai báo các thông tin liên quan

Khi thực hiện nghiệp vụ thu,chi tiền mặt kế toán phải nắm được các thông tin về các đối tượng có liên quan, do đó trước khi lập phiếu thu, phiếu chi tiền mặt phải khai báo các thông tin về các đối tượng có liên quan này

- Khai báo danh mục khách hàng: Cập nhật toàn bộ khách hàng có phát sinh giao dịch liên quan đến đơn vị;

- Khai báo danh mục nhà cung cấp: Cập nhật toàn bộ nhà cung cấp có phát sinh giao dịch liên quan đến đơn vị;

4.3.1.2 Cập nhật chứng từ phát sinh a) Cập nhật phiếu thu tiền mặt

- Cho phép lập và in phiếu thu khi thu tiền do khách hàng trả, thu hoàn tạm ứng, thu từ các khoản thu khác

- Thao tác: Nghiệp vụ/ Qũy/ Phiếu thu/ Thêm

Thông tin chính trên hộp hội thoại Đối tượng Xác định loại đối tượng nộp tiền: Khách hàng, Nhà cung cấp, Nhân viên, Đối tượng khác.

Người nộp Tên đối tượng nộp tiền Địa chỉ Địa chỉ của đối tượng nộp tiền

Lý do nộp tiền Nội dung của phiếu thu

Ngày hạch toán Ngày ghi sổ kế toán

Ngày chứng từ Ngày ghi trên chứng từ

Nhân viên thu tiền Tên của nhân viên nhận tiền

Diễn giải Nội dung của phiếu thu Định khoản Hiển thị các thông tin chi tiết của phiếu thu tiền như: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, quy đổi, diễn giải

+ Chọn loại đối tượng nộp tiền, tên người nộp tiền;

+ Nhập nội dung của phiếu thu vào phần Diễn giải;

+ Nhập ngày, số phiếu thu;

+ Nhập các thông tin: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, diễn giải;

Nhập xong nhấn Cất để cất giữ thông tin vừa khai báo

- Cách sửa thông tin Phiếu thu:

+ Chọn Phiếu thu cần sửa;

+ Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại;

+ Sửa lại các thông tin cần sửa đổi;

+ Nhấn nút “Cất” trên hộp hội thoại để cất giữ thông tin đã sửa.

+ Chọn Phiếu thu cần xoá như phần sửa;

+ Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại;

+ Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn .

Chỉ sửa, xoá được Phiếu thu khi chưa thực hiện thao tác ghi sổ, nếu đã ghi sổ muốn sửa lại hoặc xoá phải thực hiện thao tác bỏ ghi sổ.

+ Chọn Phiếu thu cần in như phần sửa;

+ Nhấn nút “In” trên hộp hội thoại

- Cách ghi sổ Phiếu thu:

+ Chọn Phiếu thu cần ghi sổ như phần sửa;

+ Nhấn nút “Ghi sổ” trên hộp hội thoại để chuyển số liệu của Phiếu thu đã nhập vào các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan.

- Cách bỏ ghi sổ Phiếu thu:

+ Chọn Phiếu thu cần bỏ ghi sổ như phần sửa;

+ Nhấn nút “Bỏ ghi” trên hộp hội thoại để xoá số liệu của Phiếu thu đã ghi sổ trong các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan. b) Cập nhật phiếu chi tiền mặt

- Cho phép lập và in phiếu chi khi chi tiền để trả nợ nhà cung cấp, thanh toán tiền mua dịch vụ, thanh toán các chi phí khác

Thông tin chính trên hộp hội thoại Đối tượng Xác định loại đối tượng chi tiền : Khách hàng, Nhà cung cấp,

Nhân viên, Đối tượng khác.

Tên Tên đối tượng trả tiền đã khai báo Địa chỉ Địa chỉ của đối tượng trả tiền

Diễn giải Nội dung của phiếu chi

TK quỹ Tài khoản tiền mặt hạch toán

Tiền tệ Loại tiền sử dụng thanh toán trên phiếu chi

Tỷ giá Tỷ giá của loại tiền thanh toán so với loại tiền hạch toán Định khoản Hiển thị các thông tin chi tiết của phiếu chi tiền như: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, quy đổi, diễn giải

Giá thành Hiển thị các thông tin liên quan đến giá thành như: Giá thành, Hợp đồng, Mã thống kê

+ Chọn loại đối tượng trả tiền, tên người trả tiền;

+ Nhập nội dung của phiếu chi vào phần Diễn giải;

+ Nhập ngày, số phiếu chi;

+ Chọn loại tiền thanh toán và nhập vào tỉ giá nếu loại tiền thanh toán là ngoại tệ; + Nhập các thông tin: Tài khoản nợ, tài khoản có, số tiền, diễn giải;

+ Chọn trang Thuế để nhập các thông tin về thuế (nếu có;

+ Chuyển sang phần Giá thành nhập các thông tin về giá thành (nếu có);

Nhập xong nhấn Đồng ý để cất giữ thông tin vừa khai báo

- Cách sửa thông tin Phiếu chi:

+ Chọn Phiếu thu cần sửa bằng cách nhấn nút “Duyệt” trên hộp hội thoại và nhấn đúp chuột vào dòng phiếu thu cần hiển thị;

+ Nhấn nút “Sửa” trên hộp hội thoại;

+ Sửa lại các thông tin cần sửa đổi;

+ Nhấn nút “Cất” trên hộp hội thoại để cất giữ thông tin đã sửa.

+ Chọn Phiếu chi cần xoá như phần sửa;

+ Nhấn nút “Xoá” trên hộp hội thoại;

+ Xuất hiện cảnh báo xoá, chọn .

Chỉ sửa, xoá được Phiếu chi khi chưa thực hiện thao tác ghi sổ, nếu đã ghi sổ muốn sửa lại hoặc xoá phải thực hiện thao tác bỏ ghi sổ.

+ Chọn Phiếu chi cần in như phần sửa.

- Cách ghi sổ Phiếu chi:

+ Chọn Phiếu chi cần ghi sổ như phần sửa;

Nhấn nút “Ghi sổ” trên hộp hội thoại để chuyển số liệu của Phiếu chi đã nhập vào các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan.

- Cách bỏ ghi sổ Phiếu chi

+ Chọn Phiếu chi cần bỏ ghi sổ như phần sửa.

+ Nhấn nút “Bỏ ghi” trên hộp hội thoại để xoá số liệu của Phiếu chi đã ghi sổ trong các sổ sách, báo cáo kế toán liên quan.

4.3.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng

Phân hệ Ngân hàng hỗ trợ việc quản lý tài khoản ngân hàng trực tuyến Tính năng quản lý thẻ tín dụng và chấp nhận các giao dịch thanh toán bằng thẻ qua mạng giúp doanh nghiệp hội nhập với xu thế thương mại điện tử ngày nay.

Chức năng đối chiếu với ngân hàng giúp kế toán phát hiện những sai lệch giữa sổ kế toán với bảng kê chi tiết của ngân hàng.

4.3.2.1 Khai báo các thông tin liên quan

Tương tự trong phần kế toán tiền mặt tại quỹ, trong phần này chúng ta cũng cần có các thông tin về các đối tượng liên quan đến các nghiệp vụ kế toán tiền gửi ngân hàng như: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên Các thao tác cũng tương tự như khai báo các danh mục đối tượng trong phần kế toán tiền mặt tại quỹ.

4.3.2.2 Cập nhật chứng từ phát sinh a) Nộp tiền vào tài khoản

- Nội dung: Cập nhật các nghiệp vụ ghi tăng tiền gửi tại ngân hàng (Ghi Nợ

TK 112, ghi Có các tài khoản đối ứng liên quan) như: xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản tại ngân hàng, nhận được tiền do khách hàng trả nợ, thu khác trả qua ngân hàng.

- Cách thực hiện: Vào menu Nghiệp vụ/ Ngân hàng/Thu tiền khách hàng/Thêm hoặc nhấn chuột vào biểu tượng thu tiền trên sơ đồ Ngân hàng.

Lựa chọn khách hàng cần thu tiền -> Xuất hiện giao diện:

+ Nhập ngàychứng từ nộp tiền;

+ Tích chọn khoản nợ phải thu;

Nhấn nút Cất để cất giữ chứng từ.

- Các thao tác Sửa, Xoá, In, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ chứng từ thu tiền vào tài khoản. b) Chuyển tiền:

- Nội dung: Cập nhật các nghiệp vụ chuyển tiền giữa các tài khoản được mở tại nhiều ngân hàng khác nhau hoặc giữa các tài khoản khác nhau trong cùng một ngân hàng đối với đơn vị mở nhiều tài khoản tại ngân hàng

- Cách thực hiện: Vào Nghiệp vụ/ Ngân hàng/Trả tiền nhà cung cấp/ Thêm hoặc nhấn chuột vào biểu tượng Chuyển tiền trên sơ đồ Tiền gửi ngân hàng

Nhập đầy đủ thông tin vào những ô -> kích chọn Trả tiền Sau đó xuất hiện hộp thoại

+ Nhập ngàychứng từ trả tiền;

+ Tích chọn khoản nợ phải trả;

Nhấn nút Cất để cất giữ chứng từ.

- Các thao tác Sửa, Xoá, In, Ghi sổ, Bỏ ghi sổ chứng từ chi tiền vào tài khoản.

Ví dụ: Ngày 04/01/2017 Chuyển tiền Bình xịt bôi trơn cho Công ty TNHH

GD Plastek Việt Nam tổng giá thanh toán 3.696.000 tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thương VN - Chi nhánh Hoàn Kiếm - Hà Nội, Số tài khoản: 0301000338666.

* Đối chiếu với ngân hàng

- Nội dung: Thực hiện đối chiếu giữa sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng do kế toán ghi chép với sổ phụ ngân hàng (bảng kê phát sinh tài khoản) do ngân hàng cung cấp

Nguyên nhân giữa hai sổ này có sự sai lệch là do: Có những phát sinh đã được kế toán ghi sổ nhưng ngân hàng vẫn chưa thực hiện hoặc ngược lại, ngân hàng đã thực hiện nhưng kế toán chưa ghi chép Những khoản nào ngân hàng đã thực hiện mà kế toán chưa ghi thì kế toán phải nhập thêm vào.

Chức năng này còn cho phép theo dõi, đánh dấu những phát sinh nào trên sổ kế toán đã được ngân hàng xác nhận, từ đó theo dõi được đồng thời số dư tài khoản tiền gửi và số dư thực tế tại ngân hàng

Kế toán thuế GTGT

Phân hệ thuế trong MISA-SME NET 15 cho phép hạch toán nhiều loại thuế: Thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế nhập khẩu đồng thời theo dõi tất cả các phát sinh về thuế Không chỉ dừng lại ở việc tự động lập bảng kê thuế đầu vào, đầu ra, MISA-SME NET 15 còn cung cấp các sổ chi tiết theo dõi thuế: số thuế GTGT được hoàn lại, được miễn giảm, sổ chi tiết thuế phải nộp theo từng loại thuế. Để lập tờ khai thuế GTGT khấu trừ thực hiện các thao tác sau:

+ Chọn đường dẫn: Nghiệp vụ/ Thuế/ Tờ khai thuế GTGT khấu trừ

+ Chọn tờ khai theo tháng hoặc tờ khai theo quý;

+ Chọn tháng, năm của tờ khai;

+ Chọn bảng kê mua vào và bán ra

Sau đó phần mềm lập ra tờ khai giá trị gia tăng và bảng kê mua vào, bảng kê bán ra như sau:

- Bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa dịch vụ mua vào:

- Bảng kê hóa đơn, chứng từ, hàng hóa dịch vụ bán ra:

Tạo hóa đơn điện tử

4.5.1 Tạo hóa đơn điện tử

Nghiệp vụ "Quản lý và phát hành hóa đơn theo mẫu của doanh nghiệp" được thực hiện trên phần mềm thông qua các bước sau:

- Bước 1: Xác định có sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn

+ Cách 1: Xác định sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn ngay khi tạo dữ liệu kế toán

Khi tạo mới dữ liệu kế toán đến bước thứ 4, NSD thực hiện các thao tác như hình dưới đây:

+ Cách 2: Xác định sử dụng phần mềm để quản lý cấp phát hóa đơn sau khi tạo dữ liệu kế toán.

Vào menu Hệ thống\Tùy chọn\Tùy chọn chung

Thực hiện các thao tác như hình dưới đây:

Khai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn.

Nhấn Xem mẫu để xem trước mẫu hóa đơn vừa được khởi tạo.

Nếu chưa phù hợp, người dùng có thể sửa lại.Sau khi tạo được mẫu hóa đơn theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp, nhấn Cất

Vào phân hệ Quản lý hóa đơn\tab Mẫu hóa đơn , chọn chức năng Thêm :

Khai báo các thông tin cần thiết để tạo mẫu hóa đơn.

Nhấn Xem mẫu để xem trước mẫu hóa đơn vừa được khởi tạo.

Nếu chưa phù hợp, người dùng có thể sửa lại.

Sau khi tạo được mẫu hóa đơn theo đúng nhu cầu của doanh nghiệp, nhấn Cất.

Chọn mẫu quyết định/đề nghị cần tải.

Sau khi tải về máy, kế toán sẽ mở mẫu quyết định/đề nghị vừa tải về để khai báo thông tin theo mẫu.

Bước 4: Đăng ký sử dụng hóa đơn tự in/đặt in/điện tử

Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \tab Đăng ký sử dụng hóa đơn , chọn chức năng

Khai báo thông tin về quyết định áp dụng hóa đơn, đồng thời đính kèm quyết định/đề nghị áp dụng hóa đơn tự in/đặt in/điện tử.

Tích chọn các mẫu hóa đơn cần đăng ký sử dụng khi xuất hóa đơn bán hàng, giảm giá hàng mua, trả lại hàng bán, sau đó nhấn Cất

Bước 5: Thông báo phát hành hóa đơn

Vào phân hệ Quản lý hóa đơn \tab Thông báo phát hành hóa đơn , chọn chức năng Thêm :

Chọn ngày thông báo và khai báo thông tin về cơ quan thuế được thông báo.

Tích chọn các loại hóa đơn sẽ cùng thông tin số lượng hóa đơn sẽ được phát hành để sử dụng.

Sau khi khai báo xong, nhấn Cất

Chỉ có thể hủy các hóa đơn đã được doanh nghiệp thông báo phát hành trước đó Khi đó, nghiệp vụ "Hủy hóa đơn" được thực hiện trên phần mềm như sau:

Vào phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn \tab Hủy hóa đơn , chọn chức năng

+ Khai báo thông tin về thông báo kết quả hủy hóa đơn: Ngày thông báo, Số thông báo, Cơ quan thuế quản lý, Lý do hủy, Phương pháp hủy (một số phương pháp hủy hóa đơn như: đốt, hủy bằng máy hủy, )

+ Khai báo thông tin về quyết định hủy hóa đơn, đồng thời đính kèm quyết định hủy hóa đơn.

+ Khai báo thông tin về biên bản hủy hóa đơn, đồng thời đính kèm biên bản hủy hóa đơn; biên bản mất, cháy, hỏng hóa đơn.

+ Khai báo thông tin về hóa đơn bị hủy trên danh sách Bảng kê hóa đơn cần hủy. Sau khi khai báo xong, nhấn Cất

Chọn chức năng In trên thanh công cụ để in thông báo kết quả hủy hóa đơn nộp cho cơ quan thuế

Chỉ có thể xóa các hóa đơn đã được doanh nghiệp thông báo phát hành trước đó Khi đó, nghiệp vụ " Xóa hóa đơn" được thực hiện trên phần mềm theo các bước như sau:

Bước 1: Ghi nhận hóa đơn đã cấp sai cần xóa bỏ

Vào phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn \tab Xóa hóa đơn , chọn chức năng

Bước 2: Cấp lại số hóa đơn mới cho chứng từ bán hàng

Vào phân hệ Bán hàng \tab Bán hàng

Chọn chứng từ bán hàng cần cấp lại hóa đơn mới, nhấn đúp chuột vào chứng từ vừa chọn hoặc nhấn chuột phải và chọn Xem

Thực hiện Bỏ ghi chứng từ rồi nhấn Sửa Thực hiện sửa lại mã số thuế của khách hàng.

Nhấn chọn chức năng Cấp số hóa đơn trên thanh công cụ, và thực hiện các thao tác như hình dưới đây:

4.5.4 Điều chỉnh lại thông tin trên hóa đơn đã phát hành

Chỉ có thể lập thông báo điều chỉnh lại thông tin cho các hóa đơn đã phát hành trước đó Khi đó, nghiệp vụ điều chỉnh này được thực hiện trên phần mềm như sau:

Vào phân hệ Quản lý phát hành hóa đơn \tab Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn , chọn chức năng Thêm :

Khai báo thông tin về thông báo điều chỉnh: Ngày, Số, Cơ quan thuế quản lý Khai báo thông tin về thông báo phát hành hóa đơn, đồng thời đính kèm thông báo phát hành hóa đơn.

Tích chọn các thông tin cần thay đổi, đồng thời thời khai báo thay đổi từ thông tin gì sang thông tin gì.

Tích chọn các loại hóa đơn cần chuyển đổi thông tin

Sau khi khai báo xong, nhấn Cất

Chọn chức năng In trên thanh công cụ để in thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành hóa đơn nộp cho cơ quan thuế.

Các bút toán khóa sổ cuối kỳ

Cuối kỳ, để khóa sổ kế toán, lên Báo cáo tài chính kế toán cần thực hiện lập các bút toán khóa sổ cuối kỳ kể toán và xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh như sau:

- Kết chuyển lãi lỗ Đường dẫn: Tổng hợp/Chứng từ nghiệp vụ khác/Thêm

Bút toán 1: Kết chuyển lãi chênh lệch tỷ giá hối đoái:

Nợ TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính

Bút toán 2: Kết chuyển lỗ chênh lệch tỷ giá hối đoái:

Nợ TK 635 Chi phí tài chính

Có TK 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Bút toán 3: Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu:

Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 521 Các khoản giảm trừ doanh thu

Bút toán 4: Cuối kỳ kết chuyển doanh thu bán hàng, doanh thu hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác:

Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Nợ TK 515 Doanh thu hoạt động tài chính

Nợ TK 711 Thu nhập khác

Có TK 911 Xác định kết quả kinh doanh

Bút toán 5: Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng hóa, chi phí tài chính, chi phí khác, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp:

Nợ TK 911 Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 635 Chi phí tài chính

Có TK 811 Chi phí khác

Có TK 641 Chi phí bán hàng

Có TK 642 Chi phí quản lý doanh nghiệp

Bút toán 6: Cuối kỳ kết chuyển chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp:

Có TK 821 Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp

Bút toán 7: Kết chuyển kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ ãNếu lói:

Có TK 421 Lợi nhuận chưa phân phối ãNếu lỗ:

Nợ 421 Lợi nhuận chưa phân phối

Có TK 911 Xác định kết quả kinh doanh

Lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị

4.7.1 Lập báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính là các thông tin kinh tế được kế toán viên trình bày dưới dạng các bảng biểu, nhằm cung cấp các thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp.

Lập Báo cáo tài chính để đáp ứng yêu cầu của chủ doanh nghiệp, sự quản lý của cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích cho những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định về kinh tế.

Phần mềm MISA cho phép lập báo cáo tài chính và quản lý danh sách các báo cáo tài chính đã lập của doanh nghiệp, gồm:

- Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh

- Thuyết minh báo cáo tài chính.

- Các công việc chuẩn bị trước khi lập các báo cáo tài chính

+ Kiểm tra tính đúng đắn của các nghiệp vụ kế toán trên từng phân hệ nhập chứng từ, nếu chứng từ nào nhập liệu chưa ghi sổ kế toán phần mền sẽ để chữ màu xanh của nghiệp vụ đó;

+ Kiểm tra số liệu của sổ chi tiết đối chiếu với các sổ tổng hợp;

+ Kiểm tra tờ khai thuế GTGT với sổ kế toán chi tiết tài khoản 133;

+ Tính toán loại trừ các khoản chi phí không hợp lệ để tính thuế TNDN nếu đơn vị có lãi;

+ Kiểm kê tài sản so với số liệu trên sổ kế toán để điều chỉnh số liệu trước khi lập báo cáo tài chính.

4.7.1.1 Lập Bảng cân đối kế toán Đường dẫn: Bàn làm việc/ Báo cáo / Báo cáo tài chính/ Bảng cân đối tài khoản

Xuất hiện giao diện chọn tham số:

Việc lựa chọn bảng cân đối tài khoản trong phần mềm Misa cho phép người dùng có thể lựa chọn mẫu các bảng cân đối tài khoản khác nhau như:

+ Bảng cân đối tài khoản chi tiết đến cấp 3:

+ Bảng cân đối tài khoản mẫu rút gọn:

+ Bảng cân đối tài khoản hiển thị số dư 2 bên không đối trừ của các tài khoản lưỡng tính.

Sau đó phần mềm tự động lấy dữ liệu từ các sổ có liên quan lên Bảng cân đối kế toán theo mẫu sau:

4.7.1.2 Lập Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Đường dẫn: Bàn làm việc/ Báo cáo / Báo cáo tài chính/ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh

Xuất hiện giao diện để chọn kỳ Báo cáo cần lập:

Sau đó phần mềm tự động lấy dữ liệu từ các sổ có liên quan lên Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo mẫu sau:

4.1.7.3 Lập Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Đường dẫn: Bàn làm việc/ Báo cáo / Báo cáo tài chính/ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp)

Xuất hiện giao diện để chọn kỳ Báo cáo cần lập:

Sau đó phần mềm tự động lấy dữ liệu từ các sổ có liên quan lên Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo mẫu sau:

4.7.1.4 Lập Thuyết minh báo cáo tài chính Đường dẫn: Bàn làm việc/ Báo cáo / Báo cáo tài chính/ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (theo phương pháp trực tiếp)

Sau đó phần mềm tự động lấy dữ liệu từ các sổ có liên quan lên Thuyết minh báo cáo tài chính theo mẫu B09-DN (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

4.7.2 Lập báo cáo quản trị

Phần mềm Misa cung cấp nhiều báo cáo phục vụ cho việc quản trị của doanh nghiệp, tương ứng với mỗi phần hành kế toán sẽ lập được các báo cáo quản trị khác nhau Cụ thể:

* Đối với quản trị bán hàng:

Cách thao tác lập báo cáo quản trị bán hàng hàng:

Giao diện chính: Bàn làm việc / Chọn Báo cáo/ Chọn Bán hàng

Kế toán có thể lập các báo cáo sau:

- Phân tích công nợ phải thu quá hạn;

- Phân tích công nợ phải thu trước hạn;

- Báo cáo tổng hợp lãi lỗ theo đơn hàng;

- Báo cáo chi tiết lãi lỗ theo đơn hàng

- Đối chiếu chứng từ phải thu với chứng từ thanh toán;

- Báo cáo so sánh số lượng bán, doanh số theo thời gian;

- Tổng hợp công nợ phải thu theo nhóm khách hàng

* Đối với quản trị mua hàng:

Cách thao tác lập báo cáo quản trị mua hàng:

Giao diện chính: Bàn làm việc / Chọn Báo cáo/ Chọn Mua hàng

Kế toán có thể lập các báo cáo sau:

- Chi tiết công nợ phải trả nhà cung cấp;

- Chi tiết công nợ phải trả theo hóa đơn;

- Tình hình thực hiện đơn mua hàng;

- Tình hình phân bổ chi phí mua hàng;

- Đối chiếu chi phí mua hàng trên chứng từ mua hàng và chứng từ chi phí;

- Đối chiếu chứng từ công nợ phải trả và chứng từ thanh toán; Đối với các phần hành kế toán khác như quỹ, ngân hàng, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, giá thành thao tác lập báo cáo quản trị hoàn toàn tương tự phần hành mua hàng và bán hàng.

Cách xem các loại báo cáo, sổ kế toán

Các thao tác để xem nhanh các loại báo cáo, sổ chi tiết, sổ tổng hợp:

Giao diện chính: Bàn làm việc / Chọn Báo cáo

Xuất hiện cửa sổ giao diện:

Cách 1: Kích chọn loại báo cáo cần xem trong danh mục báo cáo mà phần mềm đã phân chia, ví dụ cần xem báo cáo kho thì chọn Kho/Chọn báo cáo cần xem như sau:

Ví dụ để xem Tổng hợp tồn kho: Kích chọn Tổng hợp tồn kho xuất hiện giao diện sau:

Khai báo đầy đủ các thông tin cần thiết: Kỳ báo cáo, đơn vị tính, mã kho sau nhấn Đồng ý

Cách 2:Chọn báo cáo, sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp tại mục 2 Danh sách báo cáo trên phần mềm

Ví dụ: để xem Bảng kê ngân hàng: Kích chọn Bảng kê ngân hàng trong mục Danh sách báo cáo trên phần mềm, điển thông tin vào cửa sổ sau:

Sau đó kích chọn Đồng ý

Bảo trì và lưu trữ dữ liệu kế toán

4.9.1 Bảo trì dữ liệu Đường dẫn: Bàn làm việc/ Tiện tích/ Bảo trì số liệu

Màn hình xuất hiện thông báo:

Nếu các máy trong cùng hệ thống đã thoát không truy cập phần mềm thì lựa chọn Yes để phần mềm thực hiện bảo trì dữ liệu.

Việc bảo trì dữ liệu sẽ mất một khoản thời gian để phần mềm kiểm tra lại tính đúng đắn của các nghiệp vụ kế toán như: định khoản, ghi số, bỏ ghi sổ kế toán…nếu có các nghiệp vụ kế toán bị sai do người làm kế toán quên ghi sổ, định khoản không đúng phần mềm sẽ thông báo khi đó người làm kế toán cần quay lại phân hệ kế toán đó và theo thời gian, số chứng từ để làm lại cho đúng theo trình tự như lúc hạch toán ban đầu của nghiệp vụ kế toán đó sau đó lưu lại.

4.9.2.1 Sao lưu dữ liệu theo từng danh mục, từng phân hệ kế toán

Phần mềm cho phép sao lưu dữ liệu khi cần có thể phục hồi xem lại. Đường dẫn: Tệp/Xuất khẩu dữ liệu/ chọn dữ liệu cần sao lưu.

Nhấn nút Thực hiện trên thanh công cụ.

Kích chọn biểu tượng open trên giao diện để lựa chọn:

+ Nơi lưu tệp: Chọn đường dẫn lưu tệp dữ liệu sao lưu

+ Đặt tên cho tệp sao lưu (VD: DLKETOAN_2017.mbk)

Trường hợp tên tệp dữ liệu giống với tên tệp dữ liệu đã có trong thư mục sao lưu thì NSD cần chọn phương thức ghi tệp sao lưu:

- Ghi nối tiếp: Sao lưu nối tiếp dữ liệu vào tệp đã sao lưu trước đó

- Ghi đè: Sao lưu đè lên tệp dữ liệu đã sao lưu trước đó

Nhấn Sao lưu, chương trình sẽ thực hiện sao lưu dữ liệu đã chọn.

4.9.2.2 Sao lưu cho toàn bộ file dữ liệu Đường dẫn: Tệp/Quản lý dữ liệu/Chọn máy chủ chứa dữ liệu, nhấn Đồng ý/ chọn sao lưu, chọn đường dẫn nơi để tệp nhấn nút Sao lưu trên thanh công cụ:

+ Nơi lưu tệp: Chọn đường dẫn lưu tệp dữ liệu sao lưu

+ Đặt tên cho tệp sao lưu (VD: KETOAN2018_SX.mbk)

+ Nhấn Sao lưu, chương trình sẽ thực hiện sao lưu dữ liệu đã chọn.

Tệp chứa dữ liệu sao lưu có tên của đơn vị kế toán và có đuôi phần mở rộng

4.9.3.1 Phục hồi dữ liệu từng danh mục, phân hệ kế toán

Phần mềm cho phép phục hồi dữ liệu khi cần. Đường dẫn: Tệp/Nhập khẩu dữ liệu/ chọn dữ liệu cần phục hồi trên thanh công cụ:

+ Nơi lưu trữ tệp: Chọn đường dẫn lưu tệp dữ liệu đã sao lưu trước đó

+ Chọn đúng tên tệp đã sao lưu (VD: DLKETOAN_2017.mbk)

Nhấn nút Cất và ghi sổ , chương trình sẽ thực hiện phục hồi lại dữ liệu đã chọn.

4.9.3.2 Phục hồi toàn bộ cho một file dữ liệu kế toán Đường dẫn: Tệp/Quản lý dữ liệu/Chọn máy chủ chứa dữ liệu, nhấn Đồng ý/ chọn Phục hồi , chọn đường dẫn nơi để tệp đã sao lưu trước đây nhấn nút Phục hồi trên thanh công cụ:

+ Nơi lưu trữ tệp: Chọn đường dẫn lưu tệp dữ liệu đã sao lưu trước đó

+ Chọn đúng tên tệp đã sao lưu (VD: D/Misa/KETOAN2018_SX.mbk)

+ Nhấn nút Phục hồi , chương trình sẽ thực hiện phục hồi lại dữ liệu đã chọn.

Cho phép xóa dữ liệu hiện có.

- Tại màn hình quản lý dữ liệu, chọn dữ liệu cần xóa và nhấn nút Xóa trên thanh công cụ, xuất hiện giao diện Quyền truy cập

Nhập Tên người dùng và Mật khẩu đăng nhập vào dữ liệu, sau đó nhấn Đồng ý, xuất hiện giao diện:

Kiểm tra lại dữ liệu cần xóa, nhấn Đồng ý , chương trình sẽ thực hiện xóa dữ liệu đã chọn.

Công ty TNHH SX và TM Hà Thành Hải Dương là doanh nghiệp sản xuất, kế toán thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Công ty có các thông tin sau:

TT Tiêu thức Nội dung

1 Tên đơn vị Công ty TNHH SX&TM Hà Thành Hải

2 Địa chỉ Số 256 - Đường Lương Thế Vinh - TP

6 Số tài khoản 70899989 Tại ngân hàng TMCP Á Châu -

7 Ngày sử dụng phần mềm kế toán 01/01/N

8 Chế độ kế toán áp dụng TT 200/2014/BTC

9 Ngày bắt đầu kế toán 01/01/N

10 Tháng đầu tiên của năm tài chính Tháng 1

11 Đồng tiền kế toán VNĐ

12 Chế độ ghi sổ Tức thời

13 Hóa đơn bán hàng kiêm PXK Có áp dụng

14 PP tính giá trị hàng xuất kho Bình quân cuối kỳ

II Hệ thống các danh mục

TT Mã KH Tên khách hàng Mã số thuế Địa chỉ

Công ty TNHH Thiết bị điện nước

Công ty Cổ phần Xây dựng và thương mại An Bình

Công ty TNHH Thiết bị điện nước Nhật Quang

Ngõ 132 – P Khương Trung- Q Thanh Xuân

Công ty TNHH Dịch vụ Thương mại Hoàng Quân

Số 338 - Lê Lai – P Đông Sơn- TP Thanh Hóa

Công ty TNHH Xây lắp và Thương mại Nguyên Vũ

Số 13, Ngọc Uyển- ThịTrấn Bắc Hà- Huyện Bắc Hà- Lao Cai

2 Danh mục Nhà cung cấp

TT Mã NCC Tên nhà cung cấp Mã số thuế Địa chỉ

1 NCC_ManhTung Công ty TNHH Mạnh

Tùng 0106797145 Số 233 Lê Lai, Ba Đình, Hà Nội

2 NCC_HuyHoang Công ty TNHH Huy

Hoàng Vũ 0106797152 Số 203 Hai Bà

3 NCC_ChauAu Công ty Cổ phần nhựa

Châu Âu 0106797561 Số 241 Nguyễn Văn

4 NCC_ Tatico Công ty Cổ phần

Tatico Việt Nam 0106797018 Số 212 Trần Cung,

5 NCC_ Plastek Công ty TNHH GD

Plastek Việt Nam 0106796744 Số 56 Đường Bưởi,

3 Danh mục Công nhân viên

TT Mã CNV Họ và tên Chức vụ, công việc Phòng ban

1 NV01 Nguyễn Ngọc Hà GĐ Phòng Giám đốc

2 NV02 Cao Thị Thu Thủy TP Phòng Hành chính

3 NV03 Chu Thị Thảo KTT Phòng Tài vụ

4 NV04 Tạ Văn Khương Quản đốc Phân xưởng SX

5 NV05 Nguyễn Văn Yên Phó QĐ Phân xưởng SX

6 NV06 Hoàng Văn Liên Tổ trưởng T1 Phân xưởng SX

7 NV07 Hoàng Đức Thắng Tổ trưởng T2 Phân xưởng SX

8 NV08 Đào Thị Phượng Công nhân Phân xưởng SX

9 NV09 Lê Thị Lan Anh Công nhân Phân xưởng SX

TT Mã CNV Họ và tên Chức vụ, công việc Phòng ban

10 NV10 Nguyễn Thị Thuật Công nhân Phân xưởng SX

11 NV11 Nguyễn Văn Long Công nhân Phân xưởng SX

12 NV12 Nguyễn Hoàng Hiệp Công nhân Phân xưởng SX

13 NV13 Đào Thị Lịch Công nhân Phân xưởng SX

4 Danh mục Vật tư hàng hóa

VTHH Tên VTHH Thuế suất ĐVT Kho TK kho

1 NhuaPP Hạt nhựa PP 10 % Kg 152 152

TT Mã công việc Tên công việc

6 Danh mục Tài sản cố định (Đơn vị tính: đồng)

STT Tên tài sản ĐVT Số lượng

Nguyên giá năm Số dụng sử khấu hao Mức năm đưa vào Ngày sử dụng

Số KH lũy kế Giá trị còn lại

TK chi phí tính PP KH tháng Số

I Máy móc thiết bị sản xuất

2 Máy lạnh công nghiệp Cái 1 GD/15P HĐ82 06/08/201

3 Khuôn đúc Bộ 6 HN/12P HĐ128 31/03/201

5 Máy phay Cái 1 TT/15P HĐ1238 24/08/201

6 Khuôn đúc 75, 90 Bộ 2 HV/16P HĐ11 30/09/201

7 Máy băm nhựa Cái 1 HH/14P HĐ186 18/10/201

8 Máy ép nhựa Nhật Chiếc 1 AB/13P HĐ166 01/01/201

III Số dư đầu kỳ các tài khoản

Tên Tài khoản Số dư Ghi chú

TH Chi tiết Nợ Có

1121 Tiền Việt Nam 1121.01 Tại Ngân hàng TMCP Á Châu 1,374,619,971

3 131 Phải thu của khách hàng 2,202,546,743

Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Thành 2,202,546,743

4 133 Thuế GTGT được khấu trừ 460,233,526

Chi tiết S.lượng Đ/giá Giá trị Hạt nhựa PP 85.806 22.5 1,930,635,000

7 211 Tài sản cố định hữu hình 6,158,543,475 Theo

8 214 Hao mòn tài sản cố định 1,066,727,178 TSCĐ

9 331 Phải trả cho người bán 1,171,756,798 35,213,200

Công ty TNHH Mạnh Tùng 527,086,798

Công ty TNHH Huy Hoàng Vũ 31,517,200

Công ty CP nhựa Châu Âu 634,550,000 Công ty CP Tatico Việt Nam 10,120,000

Công ty TNHH GD Plastek

10 338 Phải trả phải nộp khác 3,479,309,594

4111 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 10,000,000,000

12 421 Lợi nhuận chưa phân phối 63,069,214

4211 LN chưa phân phối năm trước 63,069,214

IV Trong kỳ, có các nghiệp vụ sau:

NV1: Ngày 23/12/2016 mua Đinh ốc thép của Công ty TNHH Thương Mại vàDịch vụ sản xuất Thắng Đại Lợi, Tại Quận Gò Vấp, TP HCM, MST: 0313515790.

Số lượng 20.000 đơn giá: 480 Tổng số tiền chưa thanh toán: 9.600.000 (chưa bao gồm VAT 10%) Hóa đơn GTGT mẫu số: 01GTKT3/001, ký hiệu DL/16P, số hóa đơn 0000296.

NV2: Ngày 01/01/2017 bán máy băm nhựa đã qua sử dụng cho Công ty TNHH Nhựa Tây Hà tại Quận Nam Từ Liêm TP.Hà Nội, MST: 0101535964 Giá bán 70.000.000 (chưa bao gồm VAT 10%) Đã thu được bằng chuyển khoản

NV3: Ngày 01/01/2017 mua máy băm nhựa Nhật đã qua sử dụng của Công ty TNHH Dịch vụ và Kỹ thuật Anh Minh tại Quận Thanh Xuân, TP Hà Nội, MST

0106208463 với giá mua chưa thuế VAT 10% là 68.000.000 Chưa thanh toán.

NV4: Ngày 03/01/2017 Bà Chu Thị Thảo trả tiền nước dùng cho sản xuất tháng 12/2016 bằng tiền mặt cho Công ty TNHH Sơn tĩnh điện và thủ công mỹ nghệ Hải Dương, Phường Quang Trung, TP Hải Dương MST: 0800263382, số lượng 87m3 đơn giá 15.415, tổng giá thanh toán 1.341.105 (chưa bao gồm VAT 5%).

NV5: Ngày 03/01/2017 tiền thuê kho Quý I/2017 cho Công ty TNHH Sơn tĩnh điện và thủ công mỹ nghệ Hải Dương, Phường Quang Trung, TP Hải Dương MST:

0800263382, giá thanh toán 152.724.570 (chưa bao gồm VAT 10%) Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/15P, số hóa đơn 0000072.

NV6: Ngày 03/01/2017 Bà Chu Thị Thảo chuyển khoản từ tài khoản ngân hàng Ngân hàng ACB Định Công, Số tài khoản 170899989 trả tiền thuê kho Quý I/2017 cho Công ty TNHH Sơn tĩnh điện và thủ công mỹ nghệ Hải Dương, Phường Quang Trung, TP Hải Dương MST: 0800263382, giá thanh toán 152.724.570 (chưa bao gồm VAT 10%) vào Số tài khoản 2301201001929 Tại Ngân hàng NNPTNT Hà Nội Phí chuyển khoản là: 20.000 đồng.

NV7: Ngày 04/01/2017 Chuyển tiền Bình xịt bôi trơn cho Công ty TNHH GD Plastek Việt Nam tổng giá thanh toán 3.696.000 tại Ngân hàng TMCP Ngoại Thương

VN - Chi nhánh Hoàn Kiếm - Hà Nội, Số tài khoản: 0301000338666 Phí chuyển khoản là: 20.000 đồng.

NV8: Ngày 04/01/2017 bán cho Công ty TNHH Thiết bị điện nước Hà Thành,

Quận Hoàng Mai, Hà Nội, MST: 0103578811 phụ kiện nối ống: 600 Côn thu với giá bán 40.000 đ/sp; 1.500 Măng xông với giá bán 50.000 đ/sp Giá bán chưa bao gồm VAT 10%, chưa thu tiền Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu HH/14P, số hóa đơn 0000144.

NV9: Ngày 11/01/2017 chuyển khoản thanh toán tiền phân tích thử nghiệm mẫu sản phẩm theo thông báo chi phí thử nghiệm số 14620 cho Trung tâm chứng nhận phù hợp tại Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội MST: 0100935180 Số tài khoản:

1462201002067 tại Ngân hàng NNPTNT Tây Đô, số tiền: 9.094.760 chưa bao gồm VAT 5% Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu QC/16T, số hóa đơn

0006381 Phí chuyển khoản là: 20.000 đồng.

NV10: Ngày 17/01/2017 bán cho Công ty Cổ phần Xây dựng và thương mại

An Bình, Thôn An Vẽ, Xã Đức Lương, Huyện Gia Lộc, Tỉnh Hải Dương, MST:

0800855734, phụ kiện nối ống 500 Măng xông với giá bán 50.000 đ/sp Giá bán chưa bao gồm VAT 10%, chưa thu tiền Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu HH/14P, số hóa đơn 0000145.

NV11: Ngày 18/01/2017 mua thép tấm của Công ty TNHH SX và ĐTTM Vạn Xuân, Quận Hoàng Mai, Hà Nội MST: 0106217115 Số lượng: 869 kg, đơn giá: 2.700 đ/kg (chưa bao gồm VAT 10%) Hóa đơn GTGT mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu VX/15P, số hóa đơn 0001318.Đã thanh toán bằng tiền mặt.

NV12: Ngày 19/1/2017 nộp thuế môn bài cho Kho bạc Nhà nước Hải Dương vào tài khoản của kho bạc Nhà nước Hải Dương, số tiền: 3.000.000 đồng Phí chuyển khoản là: 20.000 đồng.

NV13: Ngày 23/1/2017 Chuyển khoản cho BHXH Thành phố Hải Dương số tài khoản: 927020000000055, tiền BHXH, BHYT,BHTN tháng 1/2017 đơn vị TA1290A tại Ngân hàng Công thương Hải Dương (Theo phụ lục kèm theo) Phí chuyển khoản là: 20.000 đồng.

NV14: Ngày 28/01/2017 Bà Chu Thị Thảo trả tiền điện tháng 01/2017 bằng

Quang Trung, TP Hải Dương MST: 0800263382, số lượng 4.800kw đơn giá 1657 (VAT 10%) Hóa đơn tiền điện mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu AA/17P, số hóa đơn 75.

NV15: Xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm Côn thu (154.SP01) theo bảng kê chi tiết đính kèm.

NV16: Xuất vật tư cho sản xuất sản phẩm Măng xông (154.SP02) theo bảng kê chi tiết đính kèm

Hạt nhựa PP 20.000 Đai thép 100.000

Thép tròn C45 60 Đinh ốc thép 10.000

NV17: Chi phí tiền lương phát sinh trong tháng (phụ lục kèm theo)

NV18: Tính khấu hao trong tháng 01/2017

NV19: Trong kỳ sản xuất hoàn thành nhập kho 2 loại thành phẩm với số như sau:

NV20: 31/01/2017 Lãi tiền gửi không kỳ hạn của Công ty tại Ngân hàng TMCP Á Châu là 46.320 đồng.

NV 21: 31/012017 Chuyển khoản tại ngân hàng TMCP Á Châu - Chi nhánh Hải Dương (Số tài khoản: 70899989) thanh toán tiền lương phát sinh trong tháng cho người lao động.

- Hạch toán toàn bộ nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào phần mềm kế toán Misa;

- Xác định kết quả kinh doanh của Công ty trong 1/2017;

- Lập báo cáo tài chính tháng 1/2017. Đơn vị: BẢNG CHẤM CÔNG Địa chỉ: Tháng 1 năm 2017

STT Họ và tên Loại

2 Cao Thị Thu Thủy TP + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 27

5 Lê Thị Lan Anh CN + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + + 26

Người duyệt Người chấm Đơn vị: BẢNG THANH TOÁN LƯƠNG TOÀN CÔNG TY Địa chỉ: Tháng 01 năm 2017

STT Họ và Tên MaCB làm Tg (tháng) việc

Lương thời gian Phụ trách cấp nhiện

Các khoản hỗ trợ lương lương Tổng Tạm ứng

Lương HĐ Số công thực tế Số tiền Ăn ca Xăng xe Điện thoại BHXH

Thuế TN CN nhận Ký

2 Cao Thị Thu Thủy TP 36 3.555.000 5.000.000 27 5.192.300 675.000 300.000 200.000 6.367.300 284.400 53.325 35.550 373.275 5.994.025

1 Tạ Văn Khương Quản đốc 36 3.555.000 7.500.000 27 7.788.500 675.000 300.000 200.000 8.963.500 284.400 53.325 35.550 373.275 8.590.225

2 Nguyễn Văn Yên Phó QĐ 36 3.555.000 7.500.000 26 7.500.000 650.000 300.000 200.000 8.650.000 284.400 53.325 35.550 373.275 8.276.725

3 Hoàng Văn Liên Tổ trưởng 24 3.555.000 7.500.000 27 7.788.500 675.000 300.000 200.000 8.963.500 284.400 53.325 35.550 373.275 8.590.225

4 Hoàng Đức Thắng Tổ trưởng 24 3.555.000 7.500.000 25 7.211.500 625.000 300.000 200.000 8.336.500 284.400 53.325 35.550 373.275 7.963.225

6 Lê Thị Lan Anh CN 18 3.320.000 4.500.000 26 4.500.000 650.000 300.000 200.000 5.650.000 265.600 49.800 33.200 348.600 5.301.400

Tiêu đề	Bài giảng học phần Hệ thống thông tin kế toán
Chuyên ngành	Hệ thống thông tin kế toán
Thể loại	Bài giảng
Năm xuất bản	2022

Định dạng
Số trang	190
Dung lượng	12,17 MB