Bài giảng htttkt2 cùng học tập và ôn luyện môn hệ thống thông tin kế toán nhé Bài giảng hệ thống thông tin kế toán
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán
1.1.1 Hệ thống và các yếu tố cấu thành
Khái niệm về hệ thống cung cấp một thuật ngữ cơ bản để hiểu rõ làm thế nào doanh nghiệp có thể cung cấp giá trị cho khách hàng và làm thế nào để các doanh nghiệp có thể hoạt động có hiệu quả
Hệ thống là một tập các thành phần đƣợc điều hành cùng nhau nhằm đạt đƣợc cùng một mục đích nào đó Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng ta trong đời sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông,… trong bài giảng này chúng ta tập trung vào các hệ thống có sử dụng CNTT để thực hiện một hoạt động của doanh nghiệp hoặc của các tổ chức
Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì: Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể
Hệ thống là khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hệ thống trường đại học, hệ thống truyền thông Điều kiện để trở thành hệ thống:
- Tập hợp các yếu tố
- Mối quan và liên hệ giữa các yếu tố
Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, cần phân biệt giữa hệ thống và tổ chức Tổ chức là tập hợp những con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra, hệ thống là khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác nhƣ công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ
Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhƣng là một thành phần của hệ thống khác Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc Việc hiểu đƣợc bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một số kiến thức về hệ thống lớn mà nó phục vụ
1.1.3 Các yếu tố của một hệ thống
Những yếu tố của một hệ thống bao gồm
- Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí đƣợc sử dụng khi đánh giá mức độ thành công của hệ thống?
- Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và những gì nằm ngoài hệ thống
- Môi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống
- Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống đưa vào hệ thống
- Đầu ra: là những đối tƣợng hoặc những thông tin đƣợc đƣa từ hệ thống ra m ôi trường bên ngoài
1.1.2 Hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng;
Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau đƣợc thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức
Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quá trình ra quyết định, diễn ra theo các bước sau:
- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết;
- Đưa ra các phương thức giải quyết;
- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án;
- Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định
Trong các quá trình này, tại từng bước thực hiện thông tin đều có vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả cũng như chất lượng của từng bước Thông tin được sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và đề ra các quyết định cần thiết Do đó, hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị Thông tin hữu ích là thông tin phù hợp với đối tƣợng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, thông tin phải đủ tin cậy, đầy đủ, được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng có thể hiểu đƣợc Đồng thời thông tin phải đƣợc cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại
Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính nhƣ sau:
Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút Hệ thống thông tin vi tính dựa vào công nghệ phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin Nội dung bài giảng này đề cập đến hệ thống thông tin vi tính
Mặc dùng hệ thống thông tin vi tính sử dụng công nghệ thông tin để xử lý dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, cần phân biệt rõ máy tính và chương trình vi tính với hệ thống thông tin Các máy tình điện tử và các chương trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thông tin hiện đại Máy tính là thiết bị lưu trữ và xử lý thông tin Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị nhằm hướng dẫn và điều khiển máy tính Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp, nhƣng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thông tin
Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhƣng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra đƣợc thông tin mà doanh nghiệp cần Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm đƣợc các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đƣa ra giải pháp Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin
1.1.2.2 Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý
Hình 1.1: Các cấp quản lý và thông tin cung cấp
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có thể đƣợc chia thành ba cấp: điều hành, quản lý và hoạt động Ngoài ra, các hệ thống thông tin còn đƣợc chia thành năm khu vực chức năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán và tổ chức nhân sự Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các cấp bậc và các chức năng khác nhau
Tại mỗi cấp độ quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau, từ đó ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý (Hình 1.1)
MIS – Management Information System – Hệ thống thông tin quản lý
TPS – Transaction Process System – Hệ thống xử lý nghiệp vụ
DSS – Decision Suport System – Hệ thống hỗ trợ ra quyết định
ESS – Executive Suport System – Hệ thống hỗ trợ điều hành
Hệ thống thông tin kế toán truyền thống và hệ thống thông tin kế toán hiện đại
1.2.1 Hệ thống thông tin kế toán truyền thống
- Hệ thống thông tin kế toán truyền thống có ƣu điểm tập trung dữ liệu liên quan đến hoạt động kế toán, các dữ liệu được lưu trữ trong các sổ kế toán riêng biệt;
Bên cạnh các ƣu điểm, hệ thống thông tin kế toán truyền thống có một số nhƣợc điểm:
- Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin: mức độ chi tiết của thông tin cung cấp; thời gian cung cấp thông tin chậm
- Tổ chức dữ liệu- thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán: khó lập các báo cáo linh hoạt theo nhiều tiêu thức khác nhau; thông tin phụ thuộc vào người ghi chếp dữ liệu; lưu trữ không tập trung
- Thực hiện đơn giản nhưng thường chỉ phù hợp với với các doanh nghiệp nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh không nhiều, chứng từ ít
Hình 1.6: Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền thống 1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán hiện đại
Hình 1.7: Quy tình xử lý nghiệp vụ bằng máy Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán
- Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán: CNTT giúp cho việc xử lý thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác hơn so với xử lý thủ công;
- Tính kịp thời trong quá trình xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin: Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ truyền dữ liệu trên mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời; Các giới hạn về thời gian, khối lƣợng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan trọng khi tổ chức công tác kế toán;
- Tổ chức dữ liệu – thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán:Giảm dần các tài liệu kế toán giấy; dữ liệu kế toán đƣợc thu thập và xử lý tự động; ki.ểm soát trong quá trình dữ liệu – thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán thực hiện được trong môi trường máy tính;
- Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán: Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán; thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của người dùng
1.2.3 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán
Phát triển hệ thống thông tin kế toán nhằm đạt mục tiêu:
- Các tiêu chuẩn của một hệ thống hoàn hảo: cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý, thoả mãn nhu cầu thông tin của doan h nghiệp
- Phát triển hệ thống nhằm đạt đƣợc hệ thống thông tin kế toán hoàn haot, với chi phí bỏ ra phải tương xứng với hiệu quả mang lại
Sự kết hợp của CNTT vào hệ thống thông tin kế toán truyền thống: Xử lý bán thủ công: trợ giúp của các bảng tính Excel
- Có thể tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết nhƣng mức độ giới hạn
- Phù hợp với DN nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu các phần hành kế toán không lớn
Tự động hoá công tác kế toán
- Doanh nghiệp làm kế toán với một phần mềm kế toán, nhƣng không có sự chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban,
- Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc nhập dữ liệu để in ấn chứng từ
- Các phần mềm kế toán có thể mua, tự thiết kế phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp
Tự động hoá công tác quản lý
- Sử dụng mạng máy tính xử lý: mạng LAN, WAN, Intranet
- Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu
- Dữ liệu đƣợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau; các bộ phận kế toán, bằng hệ thống nhập liệu thông thường hay mạng nội bộ hoặc các chứng từ điện tử
Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả
1 Hệ thống là gì? Hệ thống thông tin là gì? Hệ thống thông tin kế toán?
3 Phân loại hệ thống thông tin kế toán?
4 Trình bày các ưu, nhược điểm của kế toán trong môi trường thủ công và môi trường có sự tham gia cảu máy tính?
5 Khái niệm dữ liệu và thông tin? Phân biệt và cho ví dụ minh họa?
6 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm những hệ thống nào? Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý?
7 Phân tích tính cấp thiết của việc áp dụng công nghệ thông tin vào HTTT kế toán trong doanh nghiệp?
Carrie Ross, tổng giám đốc của công ty Ross Sells and Young LLP, vừa hoàn thành xong quá trình xem xét chi tiết báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình trong quý trước Báo cáo này đã cho thấy khoản mục doanh thu được kiểm tra có giá trị thấp hơn 4% so với cùng kỳ năm trước, và giá trị thuế cũng giảm tương ứng Carrie cũng đã ghi chú rằng thu nhập từ việc kiểm toán cũng giảm 10% so với cùng quý của năm trước đó Trong suốt vài năm trước đây, trên cơ sở cạnh tranh vô cùng mãnh liệt của các doanh nghiệp trong cùng một ngành, và công ty Ross Sells and Young LLP đã phải cắt giảm bớt đơn giá của một giờ làm việc (tỷ lệ thanh toán) của nhân viên khi làm việc tại khách hàng Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu là các doanh nghiệp bán lẻ và bán sỉ, quy mô của những công ty này thuộc loại vừa và nhỏ, bên cạnh đó còn có một vài công ty quản lý quỹ và tài sản có kích cỡ trung bình trong nước
Carrie và các cổ đông sáng lập công ty đang cùng thảo luận để bàn cách nào có thể mở rộng doanh thu trên cơ sở tình hình kinh doanh hiện nay Và họ biết đƣợc rằng công nghệ thông tin là một công cụ mà công ty có thể sử dụng nhằm để phát triển một nhánh kinh doanh mới cho công ty Ross Công ty thuê một vài sinh viên tốt nghiệp cao đẳng thuộc các chuyên ngành hệ thống thông tin kế toán và khoa học máy tính Sau đó, những nhân viên này đã đƣa ra một báo cáo mới, và sau khi xem xong, Carrie nghĩ rằng đây chính là lúc bắt đầu nên cung cấp một loại hình dịch vụ chuyên nghiệp mới khác
Yêu cầu: a Hãy cho biết tình hình công ty hiện nay đang gặp phải? b Theo bạn, công ty nên áp dụng nên áp dụng việc thay đổi phương án kinh doanh hay là thay đổi đối tƣợng khách hàng mà doanh nghiệp hiện nay đang sở hữu? c Những thông tin nào mà hệ thống công nghệ thông tin cần phải báo cáo, cung cấp?
1 Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống kê – 2002
2 Nguyễn Thế Hƣng - Hệ Thống Thông Tin Kế Toán –NXB Thống kê – 2006
3 TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất bản khoa học kỹ thuật – 2007
4 PGS TS Hàn Viết Thuận Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất bản đại học Kinh tế quốc dân - 2008
5 TS Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất bản Thống kê – 2004
6 Trần Thành Tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất bản trẻ
7 Chế độ kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán Việt Nam
8 Bagranoff, N et al (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley
10 Peter Rob, Carlos Coronel Database Systems CTI.1995
CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Vai trò quan trọng của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
2.1.1 Khái niệm về lập tài liệu hệ thống
Lập tài liệu hệ thống là việc sử dụng các công cụ như lưu đồ, sơ đồ nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động Nó thể hiện dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, thông tin đầu ra và hệ thống kiểm soát
2.2.2 Vai trò của các công cụ mô tả hệ thống
Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán hay tài liệu hoá đƣợc xem là một phần quan trọng trong một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Tài liệu hoá còn đƣợc gọi là bản đặc tả quy trình nghiệp vụ của các hệ thống thông tin kế toán ứng dụng CNTT Tài liệu hóa có vai trò quan trọng cho cả quá trình hoạt động hiện tại và tương lại của doanh nghiệp vì nó mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học và hiệu quả Việc lập tài liệu hóa giúp cho cả người làm công tác kế toán, kiểm toán và một số đối tƣợng khác trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Theo SAS 94, “Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm toán báo cáo tài chính” yêu cầu kiểm toán viên cần hiểu quy trình mà doanh nghiệp đang sử dụng Một trong những cách tốt nhất để hiểu quy trình là sử dụng lưu đồ để nhận ra điểm mạnh, yếu của hệ thống Cả doanh nghiệp và kiểm toán viên phải có khả năng chuẩn bị, đánh giá và đọc các tài liệu hệ thống khác nhau nhằm kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ.
Sơ đồ dòng dữ liệu
1 Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống kê – 2002
2 Nguyễn Thế Hƣng - Hệ Thống Thông Tin Kế Toán –NXB Thống kê – 2006
3 TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất bản khoa học kỹ thuật – 2007
4 PGS TS Hàn Viết Thuận Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất bản đại học Kinh tế quốc dân - 2008
5 TS Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất bản Thống kê – 2004
6 Trần Thành Tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất bản trẻ
7 Chế độ kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán Việt Nam
8 Bagranoff, N et al (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley
10 Peter Rob, Carlos Coronel Database Systems CTI.1995
CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
- Hiểu được vai trò của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
- Có các kiến thức về công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Sơ đồ luân chuyển dòng dữ liệu, các lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình
- Có kỹ năng vận dụng kiến thức vào thiết kế các sơ đồ, lưu đồ cho các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp
2.1 Vai trò quan trọng của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán
2.1.1 Khái niệm về lập tài liệu hệ thống
Lập tài liệu hệ thống là việc sử dụng các công cụ như lưu đồ, sơ đồ nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động Nó thể hiện dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, thông tin đầu ra và hệ thống kiểm soát
2.2.2 Vai trò của các công cụ mô tả hệ thống
Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán hay tài liệu hoá đƣợc xem là một phần quan trọng trong một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Tài liệu hoá còn đƣợc gọi là bản đặc tả quy trình nghiệp vụ của các hệ thống thông tin kế toán ứng dụng CNTT Tài liệu hóa có vai trò quan trọng cho cả quá trình hoạt động hiện tại và tương lại của doanh nghiệp vì nó mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học và hiệu quả Việc lập tài liệu hóa giúp cho cả người làm công tác kế toán, kiểm toán và một số đối tƣợng khác trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp
Theo SAS 94, “Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm toán báo cáo tài chính” yêu cầu kiểm toán viên cần hiểu quy trình mà doanh nghiệp đang sử dụng Một trong những cách tốt nhất để hiểu quy trình là sử dụng lưu đồ để nhận ra điểm mạnh, yếu của hệ thống Cả doanh nghiệp và kiểm toán viên phải có khả năng chuẩn bị, đánh giá và đọc các tài liệu hệ thống khác nhau nhằm kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
2.2 Lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống
Lưu đồ chứng từ mô tả các chứng từ và thông tin trong một doanh nghiệp Trong đó, nhấn mạnh đến khía cạnh vật lý của hệ thống, thể hiện nguồn gốc của mỗi chứng từ, số liên chứng từ, quá trình luân chuyển chứng từ, trình tự xử lý cũng nhƣ bộ phận tham gia vào quá trình xử lý, phương thức thực hiện các hoạt động xử lý , tính chất lưu trữ trong môi trường thủ công của hệ thống
Lưu đồ chứng từ là công cụ hữu ích khi cần mô tả, đánh giá và phân tích một cách chi tiết và hoàn chỉnh về một hệ thống thông tin kế toán hiện tại của doanh nghiệp: Ai làm, làm gì, là như thế nào, ở đâu Sử dụng lưu đồ chứng từ để phân tích các điểm mạnh, yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ kiểm tra việc phân chia trách nhiệm, tính đầy đủ, phù hợp của các chứng từ sau đó đƣa ra các thay đổi, đề xuất hoàn thiện cho hệ thống Căn cứ vào yêu cầu đó, vận dụng sơ đồ dòng dữ liệu để phác thảo lại quy trình xử lý của hệ thống mới
Các bộ phận, các lớp đối tượng trong lưu đồ hệ thống thường được trình bày trong các cột Hướng đọc lưu đồ quy ước từ trên xuống dưới, từ trái qua phải
Bảng 2.1: Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ Đầu vào Xử lý Đầu ra Lưu trữ Kết nối Khác
Xử lý thủ Sổ sách/báo Lưu trữ thủ Bắt đầu/Kết
Chứng từ công cáo công chứng Điềm nối thúc/Đối nhiều liên từ dữ liệu cùng lưu đồ tượng bên ngoài N: theo số thứ tự A: Theo tên Điểm nối
D: theo Nhập thu ngày đến lưu đồ công dữ liệu khác, HT vào HT khác
Quá trình vẽ lưu đồ chứng từ được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả
Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó
Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả
- Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…
- Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu;
- Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu
- Chia lưu đồ thành các cột;
- Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ;
- Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải
- Xác định các thành phần của từng cột;
- Đọc lại bảng mô tả lần lƣợt từng hoạt động;
- Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới;
- Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào và đầu ra
Ví dụ lưu đồ chứng từ tại doanh nghiệp (Hình 2.1)
BP Bán hàng BP Giao hàng BP Lập hoá BP Kế toán phải trả đơn
Ghi vào sổ chi tiết
Giấy xác Lệnh BH nhận GH
Hình 2.1: Lưu đồ chứng từ tại doanh nghiệp
Bước 6: Hoàn thành lưu đồ
- Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin
- Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc;
- Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần);
- Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc;
- Phương thức lưu trữ là thủ công; tính chất lưu trữ theo nội dung mô tả: theo số thứ tự, theo ngày hoặc theo tên
Một số điểm lưu ý khi vẽ lưu đồ chứng từ:
- Sử dụng ký hiệu phù hợp với nội dung mô tả
- Vẽ theo từng cột hướng từ trên xuống dưới, trái sang phải
- Nối các ký hiệu trong cột lưu đồ bằng đường mũi tên
- Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót
2.2.2 Lưu đồ hệ thống (System flowchart )
Trình bày hoạt động xử lý của hệ thống kế toán trên nền máy tính Mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính Ngoài những biểu tượng được sử dụng ở lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống còn dùng các biểu tƣợng riêng:
Xử lý bằng máy Đầu vào/đầu ra tính
Nhập thủ công DL vào hệ thống
Thủ tục, hàm, chương trình con đƣợc viết sẵn
Thiết bị kiết xuất TT Lưu trữ trực tuyến nhƣ màn hình, bảng điện file
Hình 2.2.: Các biểu tượng sử dụng trong lưu đồ hệ thống
Giấy đề nghị Xử lý trạm thanh toán trực tuyến
Liệt kê các phiếu thu tiền
Hình 2.3: Quy trình ghi nhận các phiếu thanh toán của khách hàng và cập nhận tài khoản phải thu khách hàng
Lưu đồ chương trình (Program flowchart – PFC)
Trình bày giải thuật xử lý của một chương trình máy tính Lưu đồ c hương trình cũng dùng các biểu tượng như ở các lưu đồ trên nhưng có thêm biểu tượng quan trọng là biểu tƣợng ra quyết định xử lý logic là một hình thoi
Ví dụ về lưu đồ chương trình
Nếu điều kiện thoả mãn
Hình 2.4: Ví dụ về lưu đồ chương trình
Dữ iệu đầu vào hình
Nhập liệu Nếu ĐK thoả mãn
Xử lý máy tính Thực hiện nghiệp vụ
Cơ sở dữ liệu Đầu ra
Hình 2.5 Mối quan hệ giữa lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình 2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu
2.3.1 Khái quát về sơ đồ dòng dữ liệu
Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) mô tả các thành phần của hệ thống thông qua hình vẽ bao gồm dòng lưu chuyển dữ liệu, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu diễn tả các yếu tố logic của hệ thống, quá trình xử lý các sự kiện Đặc biệt sơ đồ luân chuyển dòng dữ liệu không tập trung diễn tả sự luân chuyển về mặt vật lý bên trong hệ thống
Sơ đồ dòng dữ liệu giúp xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hiện của các hoạt động trong hệ thống thông tin kế toán, đồng thời, nhận biết đƣợc nội dung các dòng dữ liệu làm cơ sở cho các hoạt động này thực hiện Qua đó, đánh giá đƣợc các hoạt động trong hệ thống có thực hiện đúng, đủ chứ c năng hay không cũng nhƣ nhận dạng đƣợc những hạn chế, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các hoạt động do không có đƣợc đầy đủ những nội dung dữ liệu cần thiết cho việc thực hiện các hoạt động đó Tuy nhiên DFD không chỉ mô tả chi tiết các khía cạnh vật lý của hệ thống như: phương thức xử lý (bằng thủ công hay máy tính), phương thức chuyển dữ liệu (bằng chứng từ hay qua hệ thống máy), các đối tƣợng, bộ phận tham gia các hoạt động xử lý của hệ thống
Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ hữu ích có thể mô tả một quy trình và nội dung xử lý chung cho tất cả các hệ thống ở nhiều doanh nghiệp, mà không quan tâm đến đặc điểm tổ chức xử lý và phương thức xử lý khác nhau của từng doanh nghiệp DFD là công cụ được sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống, phác thảo ra những yêu cầu về mặt nội dung, ý tưởng cho quá trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán mới trong khi vẫn chưa xác định những nội dung khác (tổ chức xử lý, phương thức xử lý)
Bảng 2.2: Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu
Nguồn dữ liệu và điểm Đối tƣợng/thực thể vừa là nguồn, vừa là điểm đến đến của dữ liệu
Dòng dữ liệu Việc dịch chuyển của dữ liệu giữa các hoạt động xử lý, dữ liệu lưu trữ, nguồn dữ liệu và điểm đến
Hoạt động xử lý Nội dung xử lý của một hoặc nhóm các hoạt động
Lưu trữ dữ liệu Dữ liệu được lưu trữ, không thể hiện phương thức lưu trữ
Các loại sơ đồ dòng dữ liệu
- Sơ đồ tổng quát (Context diagram)
Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu đƣợc sử dụng để mô tả các hệ thống ở các mức độ khác nhau từ tổng quát đến chi tiết Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu ở mức độ tổng quát rất đơn giản, rất hiệu quả để cho thấy cách sử dụng chúng nhƣ một công cụ để mô tả các tài liệu hệ thống
Bao gồm các đối tƣợng bên ngoài (biểu hiện bằng hình chữ nhật), hình tròn thể hiện chức năng hệ thống đang mô tả và dòng dữ liệu nối giữa các hình tròn và hình chữ nhật, đặt tên dòng dữ liệu đi vào, ra của hệ thống
Khách hàng Đặt hàng, thanh toán
Kiểm tra hàng HT xử lý Cơ quan
Báo cáo thuế bán hàng quản lý NN
Bộ ph ận kế Xuất HĐ, cv hạch toán toán
BC bán hàng, thu tiền
Kho hàng Quản lý DN
Hình 2.6: Sơ đồ luân chuyển dữ liệu hệ thống xử lý bán hàng
- Sơ đồ chi tiết (Detail Diagram)
Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu có thể đƣợc xây dựng chi tiết theo mức độ thấp hơn nhằm cung cấp thông tin cụ thể cho người sử dụng Các bước xử lý trong quy trình phải đƣợc gắn kết chặt chẽ
