Bài giảng htttkt2

Bài giảng htttkt2 cùng học tập và ôn luyện môn hệ thống thông tin kế toán nhé Bài giảng hệ thống thông tin kế toán

ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI PHÒNG

-š›&š› -

BÀI GIẢNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Năm 2021

LỜI GIỚI THIỆU

Học phần hệ thống thông tin kế toán là một trong những học phần quan trọng trong chương trình đào tạo sinh viên chuyên ngành kế toán Nội dung môn học chính là: tìm hiểu công việc kế toán theo một quy trình, từ việc thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng; các nội dung cơ bản trong việc tìm hiểu, đánh giá và thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho hệ thống thông tin kế toán; và phân tích, thiết kế hệ thống thông tin kế toán đặc biệt trong điều kiện tin học hóa Đặc điểm môn học là khối lượng kiến thức nhiều, bao gồm các lĩnh vực kế toán tài chính, kế toán quản trị, kiểm soát nội bộ, công nghệ thông tin… Các vấn đề, tình huống (bài tập) liên quan đến môn học thông thường có nhiều phương án giải quyết trên cơ sở hợp lý

Với mục đích cung cấp những kiến thức về hệ thống hệ thống thống tin kế toán phục vụ cho việc giảng dạy, học tập, Trường ĐH Hải Phòng đã tổ chức biên soạn, hiệu chỉnh bài giảng “Hệ thống thông tin kế toán” trên cơ sở tiếp cận, kế thừa một cách có chọn lọc các nguồn tài liệu trong và ngoài nước Nội dung của bài giảng gồm 7 chương như sau:

Chương 1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán Chương 2 Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán Chương 3 Hệ thống thông tin chu trình chi phí

Chương 4 Hệ thống thông tin chu trình doanh thu Chương 5 Hệ thống thông tin chu trình chuyển đổi Chương 6 Hệ thống thông tin chu trình tài chính Chương 7 Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán

Các chương được sắp xếp với kết cấu hợp lý, các nội dung có mối quan hệ mật thiết với nhau và góp phần giúp cho người học dễ dàng định hình được mục tiêu của vấn đề và áp dụng vào thực tế

MỤC LỤC

BẢNG DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG 8

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 9

1.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán 9

1.2 Hệ thống thông tin kế toán truyền thống và hệ thống thông tin kế toán hiện đại 24

1.3 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán 26

CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 29

2.1 Vai trò quan trọng của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán 29

2.2 Lưu đồ chứng từ và lưu đồ hệ thống 29

2.3 Sơ đồ dòng dữ liệu 34

2.4 Các công cụ khác mô tả hệ thống thông tin kế toán 39

TÀI LIỆU THAM KHẢO 52

CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH CHI PHÍ 53

3.1 Khái quát chung về chu trình chi phí 53

3.2 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin chu trình chi phí 54

3.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin chu trình chi phí 55

CHƯƠNG 4: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH DOANH THU 68

4.1 Khái quát chung về chu trình doanh thu 68

4.2 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin chu trình doanh thu 71

4.3 Nội dung tổ chức hệ thống thông tin kế toán chu trình doanh thu 71

CHƯƠNG 5: HỆ THỐNG THÔNG TIN CHU TRÌNH CHUYỂN ĐỔI 84

6.2 Hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định 99

CHƯƠNG 7: KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 105

7.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 105

7.2.Kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán 116

7.3 Sự an toàn và trung thực của dữ liệu nội bộ và hệ thống thông tin kế toán 123

CSDL : Cơ sở dữ liệu ĐĐH : Đơn đặt hàng

DFD : Data Flow Diagram ( Sơ đồ dòng dữ liệu) HĐBH : Hoá đơn bán hàng

HĐQT : Hội đồng quản trị HTK : Hàng tồn kho

HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ HTTT : Hệ thống thông tin

HTTTKT : Hệ thống thông tin kế toán KH : Khách hàng

KTV : Kiểm toán viên NCC : Nhà cung cấp NVL : Nguyên vật liệu PGH : Phiếu giao hàng PNK : Phiếu nhập kho PTKH : Phải thu khách hàng PXK : Phiếu xuất kho TSCĐ : Tài sản cố định

BẢNG DANH MỤC HÌNH VẼ

Trang Hình 1.1 Các cấp quản lý và thông tin cung cấp 11 Hình 1.2 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp 13

Hình 1.4 Mối quan hệ giữa các dạng hệ thống thông tin 14 Hình 1.5 Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán 18 Hình 1.6 Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền thống 25

Hình 2.2 Các biểu tượng sử dụng trong lưu đồ hệ thống 32 Hình 2.3 Quy trình ghi nhận các phiếu thanh toán của khách hàng và

33 cập nhận tài khoản phải thu khách hàng

Hình 2.5 Mối quan hệ giữa lưu đồ hệ thống và lưu đồ chương trình 34 Hình 2.6 Sơ đồ luân chuyển dữ liệu hệ thống xử lý bán hàng 35 Hình 2.7 Sơ đồ chi tiết luân chuyển dữ liệu hệ thống xử lý bán hàng 36 Hình 2.8 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán

38 hàng – Mức 0

Hình 2.9 Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) hệ thống ứng dụng lập lệnh bán

38 hàng – Mức 1

Hình 2.10 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng trên hệ thống xử lý theo lô 39

Hình 2.12 Sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng trên hệ thống xử lý trực tuyến

41 thời gian thực

Hình 2.13 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý theo lô 42 Hình 2.14 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý theo lô

43 (tiếp theo)

Hình 2.15 Sơ đồ xử lý của hệ thống giao hàng trên hệ thống xử lý trực

44 tuyến thời gian thực

Hình 2.16 Sơ đồ xử lý hệ thống lập hóa đơn trong hệ thống xử lý trực

44 tuyến thời gia thực

Hình 3.1 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình chi phí 53 Hình 3.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 của chu trình chi phí 54

Hình 3.4 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ lập đơn đặt hàng xử lý bằng

56 máy tính

Hình 3.5 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận hàng 57 Hình 3.6 Sơ đồ hệ thống xử lý nghiệp vụ nhận hàng xử lý bằng máy

58 tính

Hình 3.7 đồ dữ liệu xử lý chấp nhận hoá đơn và theo dõi công nợ phải trả 59 Hình 3.8 Lưu đồ xử lý chấp nhận hoá đơn và theo dõi công nợ (thủ công) 60 Hình 3.9 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ phải trả người bán 61 Hình 3.10 Lưu đồ xử lý thanh toán tiền bằng máy 62 Hình 3.11 Sơ đồ hệ thống ghi nghiệp vụ chi tiền thanh toán người bán 63 Hình 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát chu trình doanh thu 69 Hình 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 của chu trình doanh thu 71 Hình 4.3 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng 72 Hình 4.4 Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng thủ công (Phòng Kinh doanh) 73 Hình 4.5 Sơ đồ dữ liệu xử lý xuất kho, cung cấp hàng hoá 74 Hình 4.6 Quy trình xuất kho bằng thủ công tại kho hàng 75 Hình 4.7 Sơ đồ dữ liệu cấp 1 xử lý hoá đơn, theo dõi công nợ 76

Hình 4.9 Lưu đồ hoạt động thu tiền trong phương thức xử lý máy 78 Hình 5.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của hệ thống chi phí 85 Hình 5.2 Sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát của chi trình tiền lương 87 Hình 5.3 Sơ đồ dữ liệu cấp 1 “Tính lương và lập bảng lương” 88

Hình 5.5 Mối quan hệ giữa chu trình chi phí, doanh thu và chuyển đổi 91 Hình 5.6 Sơ đồ dữ liệu tổng quát hệ thống hàng tồn kho 92 Hình 6.1 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 quá trình phát hành cổ phiếu 98 Hình 6.2 Sơ đồ tổng quát hệ thống tài sản cố định 100

Hình 7.2 Các thành phần của một hệ thống kiểm soát nội bộ theo COSO 107

Hình 7.7 Mối quan hệ giữa kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

120 trong môi trường máy tính

DANH MỤC BẢNG

Trang Bảng 1.1 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định 16 Bảng 2.1 Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ 30 Bảng 2.2 Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu 35

Bảng 3.1 Kiểm soát hoạt động kinh doanh mua hàng 58 Bảng 4.1 Hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 79 Bảng 5.1 Hoạt động kiểm soát trong hệ thống chi phí 86 Bảng 6.1 Kiểm soát các nghiệp vụ vay và vốn chủ sở hữu 98 Bảng 6.2 Hoạt động kiểm soát các nghiệp vụ về tài sản cố định 101

Bảng 7.2 Phân biệt hệ thống thủ công và hệ thống xử lý bằng máy 124 tính

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Mục tiêu của chương

- Phân biệt được các thuật ngữ như hệ

thông tin kế toán, nắm được công ngh ệ thông thống thông tin kế toán

thống, hệ thống thông tin (HTTT), hệ thống tin (CNTT) ảnh hưởng như thế nào đến hệ

- Nhận thức được việc ứng dụng công nghệ thông tin cho phép các kế toán viên

quản trị việc đào tạo và thiết kế hệ thống quản trị

1.1 Khái quát chung về hệ thống thông tin kế toán

1.1.1 Hệ thống và các yếu tố cấu thành

Khái niệm về hệ thống cung cấp một thuật ngữ cơ bản để hiểu rõ làm thế nào doanh nghiệp có thể cung cấp giá trị cho khách hàng và làm thế nào để các doanh nghiệp có thể hoạt động có hiệu quả

Hệ thống là một tập các thành phần được điều hành cùng nhau nhằm đạt được cùng một mục đích nào đó Khái niệm về hệ thống khá quen thuộc với chúng ta trong đời sống xã hội: hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông,… trong bài giảng này chúng ta tập trung vào các hệ thống có sử dụng CNTT để thực hiện một hoạt động của doanh nghiệp hoặc của các tổ chức

Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì: Hệthốnglà tập hợp các phần tửcó quan hệhữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể

Hệ thống là khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hệ thống trường đại học, hệ thống truyền thông

Điều kiện để trở thành hệ thống: - Tập hợp các yếu tố

- Mối quan và liên hệ giữa các yếu tố

Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, cần phân biệt giữa hệ thống và tổ chức Tổ chức là tập hợp những con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra, hệ thống là khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ

1.1.2 Hệ thống con

Hệ thống con bản thân nó cũng là một hệ thống nhưng là một thành phần của hệ thống khác Những hệ thống mà chúng ta xem xét thực chất đều là các hệ thống con nằm trong một hệ thống khác đồng thời cũng chứa các hệ thống con khác thực hiện những phần nhiệm vụ khác nhau của công việc Việc hiểu được bất cứ một hệ thống đặc biệt nào đó thường đòi hỏi chúng ta phải có được một số kiến thức về hệ thống lớn mà nó phục vụ

1.1.3 Các yếu tố của một hệ thống

Những yếu tố của một hệ thống bao gồm

- Mục đích: lý do mà hệ thống tồn tại và là một tiêu chí được sử dụng khi đánh giá

mức độ thành công của hệ thống?

- Phạm vi: Phạm vi của hệ thống nhằm xác định những gì nằm trong hệ thống và

những gì nằm ngoài hệ thống

- Môi trường: bao gồm tất cả những yếu tố nằm ngoài hệ thống

- Đầu vào: là những đối tượng và thông tin từ môi trường bên ngoài hệ thống đưa

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra quyết định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức

Các nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quá trình ra quyết định, diễn ra theo các bước sau:

- Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết; - Đưa ra các phương thức giải quyết;

- Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án; - Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định

Trong các quá trình này, tại từng bước thực hiện thông tin đều có vai trò quan trọng và ảnh hưởng đến kết quả cũng như chất lượng của từng bước Thông tin được sử dụng để nhận dạng, đánh giá vấn đề và đề ra các quyết định cần thiết Do đó, hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị Thông tin hữu ích là thông tin phù hợp với đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, thông tin phải đủ tin cậy, đầy đủ, được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng có thể hiểu được Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cầu ra quyết định hiện tại

Những hoạt động chủ yếu xảy ra trong một quá trình xử lý dữ liệu của một hệ thống thông tin có thể nhóm thành những nhóm chính như sau:

- Nhập dữ liệu - Xử lý thông tin - Xuất dữ liệu - Lưu trữ thông tin - Thông tin phản hồi

Lưu ý, hệ thống thông tin không nhất thiết phải cần đến máy tính Hệ thống thông tin thủ công có thể sử dụng giấy và bút Hệ thống thông tin vi tính dựa vào công nghệ

phần cứng và phần mềm máy tính để xử lý và phổ biến thông tin Nội dung bài giảng này đề cập đến hệ thống thông tin vi tính

Mặc dùng hệ thống thông tin vi tính sử dụng công nghệ thông tin để xử lý dữ liệu thô thành thông tin có ý nghĩa, cần phân biệt rõ máy tính và chương trình vi tính với hệ thống thông tin Các máy tình điện tử và các chương trình phần mềm là nền tảng kỹ thuật, công cụ và nguyên liệu cho hệ thống thông tin hiện đại Máy tính là thiết bị lưu trữ và xử lý thông tin Các chương trình vi tính, hay phần mềm, là tập hợp các chỉ thị nhằm hướng dẫn và điều khiển máy tính Tìm hiểu hoạt động của máy tính và các chương trình đóng vai trò rất quan trọng trong việc thiết kế giải pháp cho các vấn đề của doanh nghiệp, nhưng máy tính chỉ là một phần của hệ thống thông tin

Máy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, các quy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thông tin

1.1.2.2 Phân loại thông tin quản lý và đối tượng sử dụng thông tin quản lý

Hình 1.1: Các cấp quản lý và thông tin cung cấp

Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có thể được chia thành ba cấp: điều hành, quản lý và hoạt động Ngoài ra, các hệ thống thông tin còn được chia thành năm khu vực chức năng: bán hàng và marketing, sản xuất, tài chính, kế toán và tổ chức nhân sự Các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp nhằm phục vụ cho các cấp bậc và các chức năng khác nhau

Tại mỗi cấp độ quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau, từ đó ảnh hưởng đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý (Hình 1.1)

MIS – Management Information System – Hệ thống thông tin quản lý TPS – Transaction Process System – Hệ thống xử lý nghiệp vụ

DSS – Decision Suport System – Hệ thống hỗ trợ ra quyết định ESS – Executive Suport System – Hệ thống hỗ trợ điều hành

Cấp điều hành (c ấp cao) – Cấp hoạch định chiến lược: Thiết lập và đưa ra các quyết định chiến lược phát triển trong tương lai của doanh nghiệp Những thông tin để phục vụ cho việc ra quyết định này lấy từ nhiều nguồn khác nhau cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo Thông tin cung cấp cho cấp này thường không có khuôn mẫu, quy định và không có cấu trúc

Cấp độ quản lý (cấp trung) - Cấp kiểm soát quản lý: Kiểm soát đến quá trình sử dụng các nguồn lực trong việc thực hiện các mục tiêu của doanh nghiệp Các quyết định thực hiện ở cấp độ này rất đa dạng, tuỳ vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, cũng như trình độ của người quản lý Do đó, thông tin ở cấp độ này bên cạnh những thông tin được tổng hợp và chuyển lên, sẽ có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tuỳ theo nhu cầu và kinh nghiệm đánh giá củ người quản lý, không theo quy ước và khuôn mẫu sẵn có, chúng ta gọi đâu là những thông tin bán cấu trúc

Cấp độ hoạt động – Cấp kiểm soát hoạt động: Quan tâm đến tính hữu hiệu và hiệu quả của từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp Thông tin cần thiết tại cấp này phải phản ánh tất cả các hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp Những thông tin này có quy định nội dung cụ thể và có thể dễ dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biểu có sẵn, khuôn mẫu, chỉ tiêu yêu cầu Đây là những thông tin có cấu trúc

Các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý: Mỗi hệ thống thông tin quản lý sẽ đảm nhận một chức năng khác nhau trong việc thu thập, phản ánh và cung cấp thông tin liên quan đến một nội dung kinh tế nhất định Tuy nhiên, do tính chất liên tục và xâu chuỗi của quá trình kinh doanh, các hệ thống con này luôn có mỗi quan hệ qua lại, sử dụng thông tin và dữ liệu của nhau để thực hiện chức năng của chúng Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tế liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản lý thành những hệ thống con (Hình 1.2.)

Hình 1.2: Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp

Hệ thống thông tin xử lý giao dịch (TPS): hệ thống thông tin cơ bản phục vụ cấp

tác nghiệp của doanh nghiệp TPS là HTTT giúp việc thi hành và lưu lại những giao dịch thông thường hàng ngày phục vụ cho hoạt động SXKD

Hình1.3 Ví dụ về MIS

Hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS): phục vụ các hoạt động quản lý của tổ

chức Các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược Cơ sở dữ liệu của MIS: TPS và dữ liệu ngoài tổ chức MIS chủ yếu phục vụ các chức năng lập kế hoạch gián sát và ra quyết định ở cấp quản lý

Hệ thống thông tin hỗ trợ ra quyết định (DSS): cung cấp thông tin cho phép

người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cần phải đưa ra DSS có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp

Hệ thống thông tin hỗ trợ điều hành (ESS): tạo ra môi trường khai thác thông tin

chung ESS tổng hơp dữ liệu bên trong (từ MIS và DSS) và bên ngoài đúc kết và sàng lọc những dữ liệu chủ chôt phục vụ lãnh đạo

Hệ thống chuyên gia (KWS & OAS): phục vụ nhu cầu ở cấp chuyên gia của

doanh nghiệp

Hình 1.4: Mối quan hệ giữa các dạng hệ thống thông tin

1.1.2.4 Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ

Tương tự như phân loại theo cấp tổ chức, hệ thống thông tin còn có thể được phân loại theo chức năng chúng phục vụ trong doanh nghiệp Theo cách phân loại này, mỗi dạng hệ thống thông tin sẽ được gọi theo tên chức năng nghiệp vụ mà chúng hỗ trợ trong cả cấp tác nghiệp, cấp chiến thuật và cấp chiến lược Những ví dụ về hệ thống thông tin

dạng này bao gồm: hệ thống thông tin quản lý bán hàng và marketing, hệ thống thông tin quản lư nhân sự, hệ thống thông tin kế toán tài chính

Phân biệt giữa dữ liệu và thông tin

Nghiên cứu về hệ thống thông tin, một trong những vấn đề quan trọng cần phân biệt là sự khác biệt giữa hai khái niệm: dữ liệu và thông tin Dữ liệu là những sự kiện hay những gì quan sát được trong thực tế và chưa hề được biến đổi sửa chữa cho bất kỳ mục đích nào khác Nói một cách khác, dữ liệu là tất cả những đặc tính của các thực thể như con người, địa điểm, các đồ vật và các sự kiện Dữ liệu có thể có hai dạng: dữ liệu tính toán và dữ liệu đo đếm được

Khác với dữ liệu được coi như những nguyên liệu ban đầu, thông tin cần phải được phân biệt như một sản phẩm hoàn chỉnh thu được sau quá trình xử lý dữ liệu Đôi khi, thuật ngữ dữ liệu và thông tin thường được sử dụng thay thế cho nhau trong một số trường hợp Tuy vậy, trong những trường hợp đó, chúng ta phải cần xác định rằng thông tin là những dữ liệu đã được xử lý sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối với người sử dụng

Các đặc tính của thông tin

Chất lượng của thông tin được xác định thông qua những đặc tính sau:

Độ tin cậy: độ tin cậy thể hiện độ xác thực và độ chính xác Thông tin có độ tin cậy

thấp sẽ gây cho doanh nghiệp những hậu quả tồi tệ Chẳng hạn hệ thống lập hóa đơn bán hàng có nhiều sai sót, sẽ gây ra sự phàn nàn từ phía khách hàng Việc đó sẽ dẫn đến việc giảm số lượng khách hàng và doanh số của doanh nghiệp

Tính đầy đủ: tính đầy đủ của thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng các

yêu cầu của nhà quản lý Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng những đòi hỏi của tình hình thực tế Điều đó sẽ làm hại cho doanh nghiệp

Tính thích hợp và tính dễ hiểu: Trong một số trường hợp, nhiều nhà quản lý đã

không sử dụng một số báo cáo mặc dù chúng liên quan tới những hoạt động thuộc trách nhiệm của họ Nguyên nhân chủ yếu là do chúng chưa thích hợp và khó hiểu Có thể là có quá nhiều thông tin không thích ứng cho người nhận, thiếu rõ ràng, sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, hoặc sự bố trí chưa hợp lý của các phần tử thông tin Điều đó dẫn đến hoặc là tổn phí do tạo ra những thông tin không dùng, hoặc là ra các quyết định sai vì hiểu sai thông tin

Tính an toàn: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như vốn và

nguyên vật liệu Hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận được tới vốn hoặc tới nguyên liệu Đối với thông tin cũng tương tự như vậy Thông tin cần được bảo vệ và chỉ những người được quyền mới được phép tiếp cận thông tin Sự thiếu an toàn về thông tin có thể gây ra những thiệt hại lớn cho tổ chức

Tính kịp thời: thông tin cần được gửi tới cho người sử dụng vào lúc cần thiết Các dạng thông tin trong doanh nghiệp

Trong doanh nghiệp có ba dạng thông tin chủ yếu liên quan tới các mục đích sử dụng khác nhau:

Bảng 1.1 Tính chất của thông tin theo cấp quyết định

Mức chi tiết Rất chi tiết Tổng hợp thống kê Tổng hợp, khái quát

Nguồn Trong tổ chức Trong và ngoài tổ Ngoài tổ chức là chủ yếu chức

Tính cấu trúc Cấu trúc cao Chủ yếu là có cấu Phi cấu trúc cao trúc, một số phi cấu

Thông tin chiến lược: Thông tin chiến lược có liên quan tới những chính sách lâu

dài của một doanh nghiệp Nó là mối quan tâm chủ yếu của các nhà quản lý cấp cao Đối với một chính phủ, thông tin chiến lược bao gồm những nghiên cứu về dân cư, những nguồn lực có giá trị đối với quốc gia, số liệu thống kê về cán cân thu chi và đầu tư nước ngoài,… Đối với doanh nghiệp, nó bao gồm những thông tin về tiềm năng của thị trường và cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, việc phát triển sản phẩm, những thay đổi về năng suất lao động và các công nghệ mới phát sinh Về bản chất, thông tin chiến lược là những thông tin liên quan tới việc lập kế hoạch lâu dài, thiết lập các dự

án, và đưa ra những cơ sở dự báo cho sự phát triển tương lai Phần lớn các thông tin chiến lược đều xuất phát từ những sự kiện hoặc những nguồn dữ liệu không có từ quá trình xử lý thông tin trên máy tính

Thông tin chiến thuật: là những thông tin sử dụng cho những mục tiêu ngắn hạn

(một tháng hoặc một năm) và thường là mối quan tâm của các phòng ban Đó là những thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, đánh giá dòng tiền dự án, yêu cầu nguồn lực cho sản xuất và các báo cáo tài chính hàng năm Dạng thông tin này thường xuất phát từ những dữ liệu của các hoạt động hàng ngày Do đó, nó đòi hỏi một qua trình xử lý thông tin hợp lý và chính xác Trong việc lập kế hoạch hành động chiến thuật, cần phải kết hợp nhiều thông tin từ các nguồn khác nhau trước khi đưa ra quyết định

Thông tin điều hành (tác nghiệp): Những thông tin thường sử dụng cho các công việc ngắn hạn diễn ra trong vài ngày hoặc vài giờ ở một bộ phận nào đó Nó có thể

bao gồm thông tin về số lượng chứng khoán mà doanh nghiệp đang có trong tay, về số lượng đơn đặt hàng, về tiến độ công việc Thông tin điều hành, về bản chất được rút ra một cách nhanh chóng từ dữ liệu về các hoạt động Nó thường đòi hỏi những hoạt động thu thập dữ liệu gấp rút Nó có ít người sử dụng hơn là thông tin chiến thuật, nhưng lại có những yêu cầu đặc biệt hơn so với các thông tin chiến thuật

Các nguồn thông tin của doanh nghiệp

Thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp được thu thập từ hai nguồn chủ yếu: nguồn thông tin bên ngoài và nguồn thông tin bên trong

Nguồn thông tin bên ngoài: Mọi thông tin mang tính chất định hướng của nhà

nước và cấp trên như luật thuế, luật môi trường, quy chế bảo hộ, là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nào cũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên Những thông tin này thường được các tổ chức của chính phủ cung cấp Ngoài ra, những thông tin về thị trường và hoạt động của các đối thủ cạnh tranh, các đối tác, các xu hướng thay đổi,… cũng là những thông tin bên ngoài quan trọng mà các doanh nghiệp quan tâm theo dơi Các đối tượng cung cấp những thông tin này bao gồm:

Khách hàng: trong nền kinh tế thị trường thông tin về khách hàng vô cùng quan

trọng Các thông tin về khách hàng chính của doanh nghiệp thường được lưu lại trong các hồ sơ về khách hàng

Đối thủ cạnh tranh: Biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp là công việc hàng ngày

của các doanh nghiệp hiện nay

Doanh nghiệp có liên quan: Các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa có liên quan Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại lâu dài, nhà quản lý cần

có những thông tin về đối thủ cạnh tranh sẽ xuất hiện trong tương lai

Các nhà cung cấp: Người bán đối với doanh nghiệp là đầu mối cần có sự chú ý

đặc biệt Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạch định được kế sách phát triển cũng như kiểm soát tốt chi phí và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ của mình

Các tổ chức của chính phủ: Đóng vai trò là ng ười cung cấp thông tin có tính

chính thức về mặt pháp chế

Nhìn chung, thông tin thu thập từ nguồn bên ngoài doanh nghiệp có thể được cung cấp thông qua báo chí, tài liệu nghiên cứu đặc biệt của các tổ chức cung cấp thông tin chuyên biệt

Nguồn thông tin trong doanh nghiệp: Ngoài nguồn thông tin bên ngoài, doanh

nghiệp có một nguồn thông tin quan trọng từ hệ thống sổ sách và các báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp

Tùy theo từng loại yêu cầu thông tin khác nhau, người ta sẽ tiến hành những bước xử lý dữ liệu khác nhau và do đó, hình thành những hệ thống thông tin với các dạng khác nhau, phục vụ cho những mục tiêu đa dạng và những đặc tả khác nhau về phần cứng và phần mềm, cũng như về người sử dụng và người điều hành

1.1.3 Hệ thống thông tin kế toán

1.1.3.1 Bản chất

Từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin (Hình 1.5)

Quyết định kinh tế Hoạt động sản

xuất kinh doanh

Người sử dụng

Hình 1.5: Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán

Kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, có vai trò quản lý, điều hành và kiểm soát các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp, có vai trò cung cấp thông tin để thực hiện mục tiêu quản trị doanh nghiệp nhằm đạt được hiệu quả cao nhất

Mục tiêu của kế toán là lập ra các báo cáo tài chính – phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính, trình bày kết quả hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó, được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc gồm các báo cáo:

- Bảng cân đối kế toán

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh - Báo cáo lưu chuyển tiền tệ

- Thuyết minh báo cáo tài chính

Người sử dụng thông tin kế toán chia thành 3 nhóm:

- Người quản lý doanh nghiệp: sử dụng thông tin kế toán để lập các mục tiêu cho doanh nghiệp, đánh giá quá trình thực hiện mục tiêu đó và đề ra các quyết định điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp sao cho đạt hiệu quả cao nhất;

- Người có lợi ích trực tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: gồm chủ sở hữu và các chủ nợ của doanh nghiệp

Các chủ sở hữu quan tâm đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp để quyết định việc đầu tư, phân chia lợi nhuận và đánh giá người quản lý doanh nghiệp

Các chủ nợ cần biết khả năng tài chính của doanh nghiệp để quyết định việc cho vay, cung cấp vật tư, hàng hoá

- Người có lợi ích gián tiếp từ hoạt động của doanh nghiệp: gồm cơ quan thuế, cơ quan chức năng của Nhà nước và đối tượng sử dụng khác

- Yêu cầu đối với kế toán

Phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính

Phản ảnh kịp thời thông tin đúng thời gian quy định thông tin, số liệu kế toán Phản ảnh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán

Phản ảnh trung thực trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính

Thông tin, số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc hoạt động kinh tế - tài chính từ khi thành lập đến khi chấm dứt hoạt động của đơn vị kế toán, số liệu kế toán phản ánh kỳ này phải kế tiếp theo số liệu kế toán của kỳ trước

Phân loại, sắp xếp thông tin số liệu kế toán theo trình tự, có hệ thống và có thể so sánh được

- Các phương pháp của kế toán

Phương pháp kế toán là cách thức và thủ tục cụ thể để thực hiện từng nội dung công việc kế toán

- Chứng từ kế toán

Phương pháp chứng minh nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành

Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin (băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán đối với chứng từ điện tử) phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán

Lập chứng từ là công việc đầu tiên của kế toán: Phản ảnh c ác nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành vào các bản chứng từ theo mẫu quy định, theo thời gian và địa điểm phát sinh của các nghiệp vụ, có sự xác nhận của những người liên quan

- Kiểm kê tài sản

Phương pháp xác định số thực có của tài sản tại thời điểm

Kiểm kê tài sản là việc cân - đong - đo - đếm số lượng, xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản - nguồn hình thành tài sản hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra - đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán

Kiểm kê nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa số thực tế và số trên sổ kế toán, để có biện pháp xử lý kịp thời trách nhiệm vật chất của người quản lý và sử dụng tài sản

- Tính giá các đối tượng kế toán Phương pháp xác định giá trị của tài sản:

Tính giá các đối tượng kế toán là một công việc của kế toán: Biểu hiện bằng giá trị tất cả những tài sản của doanh nghiệp, theo những nguyên tắc nhất định

Nhờ vào tính giá mọi đối tượng của kế toán đều được biểu hiện cũng một thước đo tiền tệ, từ đó có thể tổng hợp được những chỉ tiêu cần thi ết bằng tiền trong toàn doanh nghiệp, trong từng ngành và cả nền kinh tế

Tính giá thành là một công việc của kế toán, tổng hợp bằng tiền chi phí phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp, để xác định chi phí cho từng loại sản phẩm

Việc xác định chi phí để hình thành nên giá thành của từng loại sản phẩm giúp cho doanh nghiệp thấy được hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

- Ghi sổ kép

Phương pháp phản ảnh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản

Ghi sổ kép là một công việc của kế toán: Ghi một nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào ít nhất hai tài khoản, theo đúng nội dung kinh tế và mối quan hệ khách quan của các tài khoản

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp có nội dung kinh tế nhất định được phản ảnh vào các tài khoản liên quan đã giúp cho việc giám đốc chặt chẽ các hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp

- Báo cáo tài chính

Phương pháp khái quát tình hình tài chính và kết quả hoạt động kinh doanh

Báo cáo tài chính được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán, dùng để tổng hợp và thuyết minh về tình hình kinh tế - tài chính của doanh nghiệp, nhằm cung cấp thông tin phục vụ yêu cầu quản lý và điều hành hoạt động của doanh nghiệp

Lập báo cáo tài chính là một công việc của kế toán: Tổng hợp số liệu từ các sổ kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài sản và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định

Số liệu trên báo cáo tài chính giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

1.1.3.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ thống thông tin quản lý Do đó, hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phần cơ bản của một hệ thống thông tin Đó là:

• Dữ liệu đầu vào: Tất cả các nội dung được đưa vào hệt hống kế toán được gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm:

- Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung các nghiệp vụ phát sinh

- Các đối tượng kế toán mà nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;

- Hệ thống các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cần được tập hợp , theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp

• Hệ thống xử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích:

- Quá trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh; - Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu; - Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh

- Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;

- Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán; tổ chức công việc trong bộ máy kế toán • Lưu trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý,

cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công; - Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính

• Kiểm soát: Bao gồm những quy định, thủ tục, chính sách được thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập, xử l ý và cung cấp thông tin của hệ

thống kế toán, đảm bảo các thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin

• Thông tin kiết xuất: Thông tin của hệ thống thông tin kế toán thể hiện nội dung của các báo cáo kế toán (Báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán

1.1.3.3 Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là xác định những hoạt động nào của hệ thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán Để làm được điều này, kế toán cần am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình đó Do đó, đối tượng của hệ thống thông tin kế toán là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp Vì thế mà hệ thống thông tin kế toán của các doanh nghiệp cũng sẽ có những hệ thống con xử lý khác nhau Thế nhưng ta có thể xem các hệ thống con ấy gồm bốn hệ thống con chính để xử lý cho bốn chu trình kế toán chính là chu trình chi phí, chu trình doanh thu, chu trình chuyển đổi và chu trình tài chính

Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại liên quan đến cùng một năm Bao gồm các chu trình sau:

- Chu trình doanh thu: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng

- Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hoá, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp;

- Chu trình tài chính: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đầu tư vào doanh nghiệp;

- Chu trình chuyển đổi: Bao gồm hệ thống các nghiệp vụ và quy trình liên quan đến hoạt động hàng tồn kho, hệ thống kế toán chi phí và hệ thống lương

Các chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hưởng qua lại lẫn nhau theo mỗi quan hệ cho – nhận các thông tin và nguồn lực Tất cả các dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp Các hệ thống này sẽ được trình bày ở phần sau

1.1.3.4 Hệ thống kế toán trách nhiệm

Là hệ thống con của hệ thống thông tin kế toán, hệ thống kế toán trách nhiệm cung cấp thông tin dự toán từ quản lý cấp cao xuống các cấp dưới nhằm cụ thể hóa mục tiêu của doanh nghiệp cũng như cung cấp thông tin thực tế về tình hình thực hiện mục tiêu đó từ các cấp dưới lên cấp trên Qua đó đánh giá tình hình thực hiện các quyết định, kết quả và các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình thực hiện quyết định đã ban hành cũ ng như ra các quyết định mới

Hệ thống dự toán

Hệ thống này thể hiện luồng thông tin từ trên xuống, quy định các mục tiêu, mà các cấp bên dưới phải đạt được, phải tuân thủ

Hệ thống báo cáo trách nhiệm

Hệ thống báo cáo trách nhiệm ghi nhận giới hạn nhiệm vụ của bộ phận trong tổ chức (thể hiện qua chi tiêu tiền hoặc khối lượng công việc) Giới hạn nhiệm vụ này được đối chiếu với mục tiêu thực hiện của hệ thống dự toán Sự chênh lệch giữa kết quả thực hiện với mục tiêu kế hoạch sẽ giúp đánh giá hiệu quả hoạt động của các nhân viên quản lý

Hệ thống kế toán trách nhiệm dồn tích những giới hạn trách nhiệm và các mục tiêu thực hiện ở những cấp thấp hơn trong các cấp của tổ chức qua các trung tâm trách nhiệm Mỗi trung tâm có từ một đến nhiều người Các trung tâm trách nhiệm cũng tồn tại ở các cấp cao hơn, nó gồm người quản lý và các trung tâm cấp thấp hơn sẽ báo cáo cho người này Người này có quyền hạn và trách nhiệm trên tất cả các trung tâm cấp thấp hơn

Hệ thống kế toán trách nhiệm liên quan đến các báo cáo trách nhiệm của các trung tâm trách nhiệm sau:

- Trung tâm chi phí: Ghi nhận chi phí thực tế phát sinh tại trung tâm, nó giúp đánh giá khả năng của người quản lý trung tâm bằng cách so sánh chi phí dự toán và chi phí thực tế phát sinh trong kỳ

- Trung tâm lợi nhuận: Xác định lợi nhuận do trung tâm tạo ra bằng cách lấy doanh thu trừ đi chi phí phát sinh ở trung tâm, qua đó so sánh lợi nhuận thực tế đối với lợi nhuận đã dự toán cùng kỳ

- Trung tâm đầu tư: Ngoài kiểm soát chi phí và doanh thu tại trung tâm, nó còn xác định tổng số các khoản được đầu tư từ sở hữu trong kỳ

Thông tin báo cáo trách nhiệm phụ thuộc vào giới hạn trách nhiệm do nhân viên quản lý kiểm soát

Ở trung tâm chi phí cấp thấp sử dụng báo cáo dự toán ngân sách và có thể linh động thay đổi Thông tin trong báo cáo linh hoạt giúp đánh giá người quản lý sẽ tốt hơn báo cáo dự tính

Ở trung tâm chi phí cấp cao hơn sẽ tổng hợp các dự toán và chi phí thực tế của các trung tâm cấp dưới Qua báo cáo thực hiện nó sẽ diễn giải các khoản chi phí do người quản lý cấp cao hơn của trung tâm chi phí kiểm soát

Tương tự, trên các báo cáo thực hiện của trung tâm lợi nhuận và đầu tư thì các số tổng cộng của trung tâm cấp thấp hơn được ghi một dòng Các báo cáo còn trình bày 4 tổng số; Doanh thu dự toán, doanh thu thực tế, chi phí dự toán, chi phí thực tế

Quá trình thông tin từ cấp thấp lên cấp cao, các báo cáo sẽ ít chi tiết, ít đặc thù, và tổng quát hơn (dòng thông tin từ dưới lên hàm chứa quá trình rút gọn dữ liệu)

Ví dụ tài khoản 334 dùng theo dõi các khoản phải trả công nhân viên, mã số của trung tâm trách nhiệm (phân xưởng) là 1221 thì lương phải trả công nhân viên phân xưởng được ghi trên tài khoản 334-1221 Lương phải trả nhân viên quản lý xưởng cũng tính 334 - 1221 Danh mục tài khoản là bảng có tên và mã số tài khoản, nên có thể tạo bảng lương tương tự gồm danh sách các trung tâm trách nhiệmvà mã số trách nhiệm Liên kết 2 bảng này tạo nên một ma trận mô tả kết cấu mã số trong hệ thống trách nhiệm

1.1.3.5 Phân loại hệ thống thông tin kế toán

Theo mục tiêu và phương pháp, có hai loại hệ thống thông tin kế toán:

Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành

Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quán trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo cáo các sự kiện sẽ xảy ra các dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp

Theo sự lưu trữ và xử lý số liệu:

Hệ thống thông tin kế toán thủ công: Trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các công cụ tính toán, con người thực hiện toàn bộ các công cụ kế toán Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, số, thẻ, bảng Đây là những hệ thống phổ biến từ những năm 1980 trở về trước Hệ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu là máy tính, toàn bộ các công việc kế toán từ phân tích nghiệp vụ, ghi chép, lưu trữ tổng hợp, lập báo cáo đều do máy tính thực hiện Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin Hệ thống giao dịch tự động (ATM), hệ thống ghi và tính cước điện thoại, hệ thống chấm công, hệ thống thu phí giao thông tự động, hệ thống tính và lập bảng giá thành sản phẩm trong các dây chuyền sản xuất là những ví dụ cho kiểu hệ thống này

Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính: Nguồn lực bao gồm con người và máy tính Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người Như vậy, nếu không có con người thì hệ thống này không thể hoạt động được và ngược lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu nhập được, cũng như thực hiện các công việc bảo mật, bảo vệ, bảo trì hệ thống Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính là đối tượng nghiên cứu chính của chúng ta

1.2 Hệ thống thông tin kế toán truyền thống và hệ thống thông tin kế toán hiện đại

1.2.1 Hệ thống thông tin kế toán truyền thống

- Hệ thống thông tin kế toán truyền thống có ưu điểm tập trung dữ liệu liên quan đến hoạt động kế toán, các dữ liệu được lưu trữ trong các sổ kế toán riêng biệt;

Bên cạnh các ưu điểm, hệ thống thông tin kế toán truyền thống có một số nhược điểm:

- Tính kịp thời trong quá trình xử lý số liệu và cung cấp thông tin: mức độ chi tiết của thông tin cung cấp; thời gian cung cấp thông tin chậm

- Tổ chức dữ liệu- thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán: khó lập các báo cáo linh hoạt theo nhiều tiêu thức khác nhau; thông tin phụ thuộc vào người ghi chếp dữ liệu; lưu trữ không tập trung

- Thực hiện đơn giản nhưng thường chỉ phù hợp với với các doanh nghiệp nhỏ, các nghiệp vụ phát sinh không nhiều, chứng từ ít

Hình 1.6: Quy trình xử lý nghiệp vụ theo truyền

thống 1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán hiện đại

Hình 1.7: Quy tình xử lý nghiệp vụ bằng máy

Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán

- Tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kế toán: CNTT giúp cho việc xử lý thông tin kế toán nhanh chóng, chính xác hơn so với xử lý thủ công;

- Tính kịp thời trong quá trình xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin: Khả năng tính toán, tốc độ xử lý, khả năng truy cập, chia sẻ truyền dữ liệu trên mạng máy tính giúp cho việc xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời; Các giới

hạn về thời gian, khối lượng nghiệp vụ, khoảng cách địa lý không còn quan trọng khi tổ chức công tác kế toán;

- Tổ chức dữ liệu – thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán:Giảm dần các tài liệu kế toán giấy; dữ liệu kế toán được thu thập và xử lý tự động; ki.ểm soát trong quá trình dữ liệu – thu thập – xử lý và lưu trữ dữ liệu kế toán thực hiện được trong môi trường máy tính;

- Nội dung, hình thức và tính pháp lý của thông tin kế toán: Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán; thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của người dùng

1.2.3 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán

Phát triển hệ thống thông tin kế toán nhằm đạt mục tiêu:

- Các tiêu chuẩn của một hệ thống hoàn hảo: cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đáng tin cậy, thời gian phát triển hợp lý, thoả mãn nhu cầu thông tin của doan h nghiệp

- Phát triển hệ thống nhằm đạt được hệ thống thông tin kế toán hoàn haot, với chi phí bỏ ra phải tương xứng với hiệu quả mang lại

Sự kết hợp của CNTT vào hệ thống thông tin kế toán truyền

thống: Xử lý bán thủ công: trợ giúp của các bảng tính Excel

- Chứng từ giấy

- Có thể tự động xử lý số liệu, tạo báo cáo cần thiết nhưng mức độ giới hạn - Phù hợp với DN nhỏ, nhu cầu chia sẻ dữ liệu các phần hành kế toán không lớn

Tự động hoá công tác kế toán

- Doanh nghiệp làm kế toán với một phần mềm kế toán, nhưng không có sự chia sẻ dữ liệu giữa các phòng ban,

- Chứng từ giấy, nhập liệu chứng từ hoặc nhập dữ liệu để in ấn chứng từ

- Các phần mềm kế toán có thể mua, tự thiết kế phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp

Tự động hoá công tác quản lý

- Sử dụng mạng máy tính xử lý: mạng LAN, WAN, Intranet - Các phần mềm quản lý đều có thể chia sẻ dữ liệu

- Dữ liệu được nhập từ nhiều nguồn khác nhau; các bộ phận kế toán, bằng hệ thống nhập liệu thông thường hay mạng nội bộ hoặc các chứng từ điện tử

1.3 Nguyên tắc tổ chức hệ thống thông tin kế toán

Nguyên tắc thống nhất Nguyên tắc đặc thù Nguyên tắc chuẩn mực

Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Hệ thống là gì? Hệ thống thông tin là gì? Hệ thống thông tin kế toán? 2 Phân loại hệ thống?

3 Phân loại hệ thống thông tin kế toán?

4 Trình bày các ưu, nhược điểm của kế toán trong môi trường thủ công và môi trường có sự tham gia cảu máy tính?

5 Khái niệm dữ liệu và thông tin? Phân biệt và cho ví dụ minh họa?

6 Hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm những hệ thống nào? Chức năng và nhiệm vụ của hệ thống thông tin quản lý?

7 Phân tích tính cấp thiết của việc áp dụng công nghệ thông tin vào HTTT kế toán trong doanh nghiệp?

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

Carrie Ross, tổng giám đốc của công ty Ross Sells and Young LLP, vừa hoàn thành xong quá trình xem xét chi tiết báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mình trong quý trước Báo cáo này đã cho thấy khoản mục doanh thu được kiểm tra có giá trị thấp hơn 4% so với cùng kỳ năm trước, và giá trị thuế cũng giảm tương ứng Carrie cũng đã ghi chú rằng thu nhập từ việc kiểm toán cũng giảm 10% so với cùng quý của năm trước đó Trong suốt vài năm trước đây, trên cơ sở cạnh tranh vô cùng mãnh liệt của các doanh nghiệp trong cùng một ngành, và công ty Ross Sells and Young LLP đã phải cắt giảm bớt đơn giá của một giờ làm việc (tỷ lệ thanh toán) của nhân viên khi làm

việc tại khách hàng Khách hàng của doanh nghiệp chủ yếu là các doanh nghiệp bán lẻ và

bán sỉ, quy mô của những công ty này thuộc loại vừa và nhỏ, bên cạnh đó còn có một vài

công ty quản lý quỹ và tài sản có kích cỡ trung bình trong nước

Carrie và các cổ đông sáng lập công ty đang cùng thảo luận để bàn cách nào có thể mở rộng doanh thu trên cơ sở tình hình kinh doanh hiện nay Và họ biết được rằng công nghệ thông tin là một công cụ mà công ty có thể sử dụng nhằm để phát triển một nhánh kinh doanh mới cho công ty Ross Công ty thuê một vài sinh viên tốt nghiệp cao đẳng thuộc các chuyên ngành hệ thống thông tin kế toán và khoa học máy tính Sau đó, những nhân viên này đã đưa ra một báo cáo mới, và sau khi xem xong, Carrie nghĩ rằng đây chính là lúc bắt đầu nên cung cấp một loại hình dịch vụ chuyên nghiệp mới khác

Yêu cầu:

a Hãy cho biết tình hình công ty hiện nay đang gặp phải?

b Theo bạn, công ty nên áp dụng nên áp dụng việc thay đổi phương án kinh doanh hay là thay đổi đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hiện nay đang sở hữu? c Những thông tin nào mà hệ thống công nghệ thông tin cần phải báo cáo, cung

cấp?

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Đinh Thế Hiển, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất bản thống

kê – 2002

2 Nguyễn Thế Hưng - Hệ Thống Thông Tin Kế Toán –NXB Thống kê – 2006

3 TS Phạm Thanh Hồng, ThS Phạm Minh Tuấn Hệ thống thông tin quản lý - Nhà

xuất bản khoa học kỹ thuật – 2007

4 PGS TS Hàn Viết Thuận Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý - Nhà xuất bản

đại học Kinh tế quốc dân - 2008

5 TS Trương Văn Tú - TS Trần Thị Song Minh Giáo trình Hệ thống thông tin

quản lý Nhà xuất bản Thống kê – 2004

6 Trần Thành Tài Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý Nhà xuất bản trẻ

- 2002

7 Chế độ kế toán Việt Nam và chuẩn mực kế toán Việt Nam

8 Bagranoff, N et al (2010), Core Concepts of Accounting Information System,

NXB Wiley

9 J L Boockholdt Accounting information systems 10 Peter Rob, Carlos Coronel Database Systems CTI.1995

CHƯƠNG 2: CÁC CÔNG CỤ MÔ TẢ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Mục tiêu của chương

- Hiểu được vai trò của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

- Có các kiến thức về công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán bao gồm: Sơ đồ

luân chuyển dòng dữ liệu, các lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống, lưu đồ chương trình

- Có kỹ năng vận dụng kiến thức vào thiết kế các sơ đồ, lưu đồ cho các chu trình

kinh doanh của doanh nghiệp

2.1 Vai trò quan trọng của các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán

2.1.1 Khái niệm về lập tài liệu hệ thống

Lập tài liệu hệ thống là việc sử dụng các công cụ như lưu đồ, sơ đồ nhằm giải thích cách thức hệ thống hoạt động Nó thể hiện dữ liệu đầu vào, xử lý, lưu trữ, thông tin đầu ra và hệ thống kiểm soát

2.2.2 Vai trò của các công cụ mô tả hệ thống

Các công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán hay tài liệu hoá được xem là một phần quan trọng trong một hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) Tài liệu hoá còn được gọi là bản đặc tả quy trình nghiệp vụ của các hệ thống thông tin kế toán ứng dụng CNTT

Tài liệu hóa có vai trò quan trọng cho cả quá trình hoạt động hiện tại và tương lại của doanh nghiệp vì nó mô tả cách thức mà hệ thống hoạt động một cách khoa học và hiệu quả Việc lập tài liệu hóa giúp cho cả người làm công tác kế toán, kiểm toán và một số đối tượng khác trong việc đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Theo SAS 94, “Ảnh hưởng của công nghệ thông tin đến việc xem xét hệ thống kiểm soát nội bộ trong việc kiểm toán báo cáo tài chính” yêu cầu kiểm toán viên cần hiểu quy trình mà doanh nghiệp đang sử dụng Một trong những cách tốt nhất để hiểu quy trình là sử dụng lưu đồ để nhận ra điểm mạnh, yếu của hệ thống Cả doanh nghiệp và kiểm toán viên phải có khả năng chuẩn bị, đánh giá và đọc các tài liệu hệ thống khác nhau nhằm kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ

Lưu đồ chứng từ là công cụ hữu ích khi cần mô tả, đánh giá và phân tích một cách chi tiết và hoàn chỉnh về một hệ thống thông tin kế toán hiện tại của doanh nghiệp: Ai làm, làm gì, là như thế nào, ở đâu Sử dụng lưu đồ chứng từ để phân tích các điểm mạnh, yếu của hệ thống kiểm soát nội bộ như kiểm tra việc phân chia trách nhiệm, tính đầy đủ, phù

hợp của các chứng từ sau đó đưa ra các thay đổi, đề xuất hoàn thiện cho hệ thống Căn cứ vào yêu cầu đó, vận dụng sơ đồ dòng dữ liệu để phác thảo lại quy trình xử lý của hệ thống mới

Các bộ phận, các lớp đối tượng trong lưu đồ hệ thống thường được trình bày trong các cột Hướng đọc lưu đồ quy ước từ trên xuống dưới, từ trái qua phải

2.2.1.2 Hệ thống ký hiệu

Bảng 2.1: Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ

Chứng từ

Xử lý thủ Sổ sách/báo Lưu trữ thủ Bắt đầu/Kết

Chứng từ công cáo công chứng Điềm nối thúc/Đối

ngoài N: theo số

thứ tự A: Theo tên

Điểm nối

ngày đến lưu đồ công dữ liệu khác, HT vào HT khác

2.2.1.3 Phương pháp vẽ

Quá trình vẽ lưu đồ chứng từ được thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

Bước 2: Lập bảng thực thể và các hoạt động liên quan đến các thực thể đó

Bước 3: Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu trong các hoạt động trong bảng mô tả

- Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: truy xuất, chuyển hóa, lưu trữ dữ liệu Các hoạt động nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, tính toán, tổng hợp…

- Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các thực thể không phải là hoạt xử lý dữ liệu;

- Các hoạt động chức năng: nhập xuất, bán hàng, mua hàng… không phải là hoạt động xử lý dữ liệu

Bước 4:

- Chia lưu đồ thành các cột;

- Mỗi thực thể bên trong là một cột trên lưu đồ;

- Các cột được sắp xếp sao cho dòng lưu chuyển của các hoạt động từ trái sang phải

Bước 5:

- Xác định các thành phần của từng cột; - Đọc lại bảng mô tả lần lượt từng hoạt động;

- Sắp xếp các thành phần của lưu đồ theo hướng di chuyển thông tin từ trên xuống dưới; - Nguyên tắc Sandwich: Bất kì kí hiệu xử lý nào đều bị kẹp giữa 2 kí hiệu đầu vào

và đầu ra

Ví dụ lưu đồ chứng từ tại doanh nghiệp (Hình 2.1)

đơn

KH

Phiếu đặt hàng

Lập LBH

Lệnh bán hàng (4 liên)

Phiếu

N

Lệnh bán hàng

Lập giấy ,

xác nhận GH

Giáy xác nhận GH

nhận GH

HĐBH Lập

HĐBH

N Hóa đơn

bán hàng

NK BH

KH

LBH

KH

Sổ chi tiết PTKH

Bước 6: Hoàn thành lưu đồ

- Nối các kí hiệu thành phần bằng các dòng thông tin

- Sử dụng các dấu nối khi dòng thông tin chuyển qua cột khác để tránh vẽ nhiều các đường kẻ ngang/dọc;

- Các hoạt động xử lý liên tiếp nhau có thể gộp chung thành 1 hoạt động xử lý (nếu cần);

- Các chứng từ không thể là điểm bắt đầu và điểm kết thúc;

- Phương thức lưu trữ là thủ công; tính chất lưu trữ theo nội dung mô tả: theo số thứ tự, theo ngày hoặc theo tên

Một số điểm lưu ý khi vẽ lưu đồ chứng từ:

- Sử dụng ký hiệu phù hợp với nội dung mô tả

- Vẽ theo từng cột hướng từ trên xuống dưới, trái sang phải - Nối các ký hiệu trong cột lưu đồ bằng đường mũi tên - Kiểm tra lại toàn bộ lưu đồ để tránh sai sót

2.2.2 Lưu đồ hệ thống (System flowchart)

Trình bày hoạt động xử lý của hệ thống kế toán trên nền máy tính Mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính Ngoài những biểu tượng được sử dụng ở lưu đồ chứng từ, lưu đồ hệ thống còn dùng các biểu tượng riêng:

Giấy đề nghị Xử lý trạm

Cập nhật thông

Tập tin chính tin

Liệt kê các phiếu

thu tiền

Hình 2.3: Quy trình ghi nhận các phiếu thanh toán của khách hàng và cập nhận tài khoản phải thu khách hàng

Lưu đồ chương trình (Program flowchart – PFC)

Trình bày giải thuật xử lý của một chương trình máy tính Lưu đồ c hương trình cũng dùng các biểu tượng như ở các lưu đồ trên nhưng có thêm biểu tượng quan trọng là biểu tượng ra quyết định xử lý logic là một hình thoi

2.3.1 Khái quát về sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram - DFD) mô tả các thành phần của hệ thống thông qua hình vẽ bao gồm dòng lưu chuyển dữ liệu, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu Sơ đồ dòng dữ liệu diễn tả các yếu tố logic của hệ thống, quá trình xử lý các sự kiện Đặc biệt sơ đồ luân chuyển dòng dữ liệu không tập trung diễn tả sự luân chuyển về mặt vật lý bên trong hệ thống

Sơ đồ dòng dữ liệu giúp xác định nội dung, chức năng, trình tự thực hiện của các hoạt động trong hệ thống thông tin kế toán, đồng thời, nhận biết được nội dung các dòng dữ liệu làm cơ sở cho các hoạt động này thực hiện Qua đó, đánh giá được các hoạt động trong hệ thống có thực hiện đúng, đủ chứ c năng hay không cũng như nhận dạng được những hạn chế, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình thực hiện các hoạt động do không có được đầy đủ những nội dung dữ liệu cần thiết cho việc thực hiện các hoạt động đó Tuy nhiên DFD không chỉ mô tả chi tiết các khía cạnh vật lý của hệ thống như: phương thức xử lý (bằng thủ công hay máy tính), phương thức chuyển dữ liệu (bằng chứng từ hay qua hệ thống máy), các đối tượng, bộ phận tham gia các hoạt động xử lý của hệ thống

Sơ đồ dòng dữ liệu là công cụ hữu ích có thể mô tả một quy trình và nội dung xử lý chung cho tất cả các hệ thống ở nhiều doanh nghiệp, mà không quan tâm đến đặc điểm tổ chức xử lý và phương thức xử lý khác nhau của từng doanh nghiệp DFD là công cụ được sử dụng trong quá trình thiết kế hệ thống, phác thảo ra những yêu cầu về mặt nội dung, ý

tưởng cho quá trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán mới trong khi vẫn chưa xác định những nội dung khác (tổ chức xử lý, phương thức xử lý)

Bảng 2.2: Các ký hiệu trong sơ đồ dòng dữ liệu

Hoạt động xử lý Nội dung xử lý của một hoặc nhóm các hoạt động

Lưu trữ dữ liệu Dữ liệu được lưu trữ, không thể hiện phương thức lưu trữ

Các loại sơ đồ dòng dữ liệu

- Sơ đồ tổng quát (Context diagram)

Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu được sử dụng để mô tả các hệ thống ở các mức độ khác nhau từ tổng quát đến chi tiết Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu ở mức độ tổng quát rất đơn giản, rất hiệu quả để cho thấy cách sử dụng chúng như một công cụ để mô tả các tài liệu hệ thống

Bao gồm các đối tượng bên ngoài (biểu hiện bằng hình chữ nhật), hình tròn thể hiện chức năng hệ thống đang mô tả và dòng dữ liệu nối giữa các hình tròn và hình chữ nhật, đặt tên dòng dữ liệu đi vào, ra của hệ thống

- Sơ đồ chi tiết (Detail Diagram)

Các sơ đồ luân chuyển dữ liệu có thể được xây dựng chi tiết theo mức độ thấp hơn nhằm cung cấp thông tin cụ thể cho người sử dụng Các bước xử lý trong quy trình phải được gắn kết chặt chẽ

Sơ đồ dòng dữ liệu vật lý: Cấp thứ nhất hay cấp 1 trong sơ đồ dòng dữ liệu thường

thể hiện mức độ chi tiết đầu tiên, và được gọi là sơ đồ dòng dữ liệu vật lý Nó tập trung vào các thực thể vật lý hiện hữu, liên quan đến việc kiểm tra hệ thống, cũng như là các chứng từ gốc, các báo cáo, các thông tin đầu vào và đầu ra dạng văn bản

Sơ đồ dòng dữ liệu logic sẽ cho biết đối tượng nào tham gia vào hệ thống

Nó giúp người thiết kế có thể quyết định được những nguồn lực nào mà hệ thống yêu cầu, các hành động của nhân viên để thực hiện và vận hành hệ thống, và làm thế nào để bảo vệ, ngăn ngừa, kiểm soát hệ thống sau khi đã cài đặt

Các đối tượng trong một mô hình dòng dữ liệu phải có tên duy nhất: mỗi tiến trình phải có tên duy nhất Tuy nhiên, vì lý do trình bày cùng một tác nhân trong, tác nhân ngoài và kho dữ liệu có thể được vẽ lặp lại

Các dòng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các dòng dữ liệu đi ra

Không có một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào Đối tượng chỉ có cái ra thì có thể là tác nhân ngoài (nguồn)

Không một tiến trình nào mà chỉ có cái vào Một đối tượng chỉ có cái vào chỉ có thể là tác nhân bên ngoài (đích)

Các bước vẽ sơ đồ dòng dữ liệu

Bước 1: Mô tả hệ thống hiện hành bằng các đoạn văn mô tả

Mô tả hoạt động của hệ thống được trình bày từ lúc bắt đầu hoạt động đầu tiên cho đến hoạt động cuối cùng theo trình tự phát sinh các hoạt động

Phản ánh chi tiết các đối tượ ng tham gia vào các hoạt động một cách trình tự, chứng từ, sổ sách được sử dụng Để có được các thông tin trên bảng mô tả, người mô tả hệ thống cần phải sử dụng các công cụ thu thập thông tin như tra cứu tài liệu, phỏng vấn quan sát

Bước 2: Lập bảng đối tượng và các hoạt động liên quan đến đối tượng

Đánh dấu các hoạt động xử lý dữ liệu

- Hoạt động xử lý dữ liệu bao gồm: Lập chứng từ, nhập liệu, sắp xếp, xác nhận, lưu trữ, tính toán, tổng hợp;

- Các hoạt động chuyển và nhận dữ liệu giữa các đối tượng không phải là hoạt

động xử lý dữ liệu

Phân loại các đối tượng của hệ thống

- Các đối tượng bên ngoài hệ thống: là các đối tượng không thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu nào trong hệ thống;

- Các đối tượng bên trong hệ thống là các đối tượng tham gia thực hiện các hoạt động xử lý dữ liệu trong hệ thống

Bước 3: Vẽ biểu tượng, đặt tên, nối dữ

+Phân cấp DFD: Nếu trong mỗi nhóm hoạt động xử lý của DFD cấp 1 có nhiều hoạt động xử lý chi tiết thì chúng ta có thể mô tả từng hoạt động xử lý trong nhóm đó

bằng cách vẽ DFD các cấp chi tiết hơn, bằng cách chia nhỏ các hình tròn trong DFD cấp 1 thành các hình tròn trong các DFD cấp 2,3;

- Vẽ dòng dữ liệu: nối hình tròn với các hình chữ nhật mô tả, đặt tên dòng dữ liệu đi vào, đi ra của hệ thống;

- Vẽ ký hiệu lưu trữ dữ liệu gần hình tròn của các nhóm hoạt động xử lý và ghi nội dung lưu trữ tương úng bên trong ký hiệu

Sơ đồ dòng dữ liệu cần đáp ứng:

- Hiểu về hệ thống

- Không tập trung vào một số mặt của hệ thống - Xác định giới hạn của hệ thống

- Xây dựng sơ đồ tổng quan

- Nhận biết các dòng dữ liệu luân chuyển - Nhóm các dữ liệu vào nhau

- Nhận biết các tệp và các điểm lưu trữ dữ liệu - Đặt tên các bộ phận của DFD

- Tránh chi tiết hoá ở mức cao DFD, chỉ khoảng 5 -7 quy trình trong mỗi DFD

2.4 Các công cụ khác mô tả hệ thống thông tin kế toán

2.4.1 Sơ đồ chương trình

Sơ đồ chương trình (sơ đồ cấu trúc, sơ đồ hệ thống) dùng để mô tả cấu trúc các module dùng trong việc quản lý phần mềm kế toán Sơ đồ này giúp cho đội lập trình nắm được cấu trúc của các thủ tục, hàm trong toàn bộ hệ thống

Sau đây là sơ đồ xử lý hệ thống đơn hàng trên hệ thống xử lý theo lô

Chương trình máy tính xử lý như sau: Dữ

Chi tiết ĐĐH mới

Thông tin

Kiểm tra điều kiện

Chi tiết lệnh bán hàng mới

Tập tin chính

In khách hàng

Tập tin chi tiết lệnh bán hàng Kết hợp

Tập tin chi tiết lệnh bán hàng

Đến hệ thống giao hàng

Hình 2.11 Chương trình máy tính xử lý

Giấy hồi báo

Lệnh bán hàng