Cácnhân viên được đào tạo bài bản và chuyên nghiệp về khâu chế biến, vệ sinh khuvực bếp và toàn nhà hàng, phục vụ khách hàng, giải quyết các sự cố…Ngoài ra,công ty luôn có đội ngũ nhân v
HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG CHO BUỔI HỌP BÁO, PHỎNG VẤN
GIỚI THIỆU CHUNG VỀ DOANH NGHIỆP
Gogi House là thương hiệu thuộc sở hữu của Golden Gate Group - CTCP Thương mại dịch vụ Cổng Vàng Đứng đầu là ông Đào Thế Vinh, hiện là Chủ tịch kiêm Tổng giám đốc Golden Gate Công ty nổi tiếng với việc sở hữu các chuỗi ẩm thực nổi tiếng như Kichi Kichi, Sumo BBQ,
Chuyên cung cấp các món thịt nướng theo phong cách Hàn Quốc dưới các dạng hình thức như: món lẻ, buffet và combo Golden Gate Restaurant Group là đơn vị tiên phong áp dụng mô hình chuỗi nhà hàng tại Việt Nam, luôn cam kết mang lại cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất nhờ món ăn ngon và chất lượng dịch vụ hoàn hảo.
Trụ sở chính: Tầng 6, Tòa nhà Toyota, 315 Trường Chinh - Quận Thanh Xuân - TP.
Email: support.hn@ggg.com.vn
Website: http://ggg.com.vn/
Năm thành lập Gogi House: năm 2012
Cột mốc quan trọng của Gogi House:
11/2017: chiến dịch “Thịt nướng GoGi ngon số 1” của thương hiệu Gogi House đã vinh dự lọt top 5 chiến dịch nổi nhất trên mạng xã hội (dựa trên thống kê tháng 11/2017 của Buzzmetrics).
Năm 2021: Gogi House được vinh danh nằm trong “top 100 thương hiệu mạnh nhất Việt Nam” (do tạp chí kinh tế Việt Nam công bố) Đầu năm 2022: Gogi House khai trương chi nhánh mới tại thành phố Hồ Chí Minh, tương ứng với con số nhà hàng 130 và 131
Triết lý kinh doanh: nâng cao chất lượng cho cuộc sống
Sứ mệnh: nhân viên hạnh phúc - khách hàng hài lòng
Tầm nhìn: sự lựa chọn ẩm thực số 1
CHÍNH TRỰC - Làm điều đúng, ngay cả khi không ai quan sát
NHÂN VĂN - Yêu thương con người và hành động tử tế HIỆU SUẤT CAO - Làm nhanh, chính xác và tạo ra giá trị vượt trội
TÓM TẮT SỰ KIỆN
Vào ngày 12/4/2023, một khách hàng đã "tố" nhà hàng Gogi House (chi nhánh Giang Văn Minh, quận Ba Đình, Hà Nội) phục vụ thịt nướng có "sán" Nhân viên nhà hàng khẳng định vật thể đó là gân của thịt, không phải sán Tuy nhiên, sau khi vụ việc lan truyền trên mạng xã hội, đại diện của Gogi House đã phủ nhận thông tin này và cho biết hình ảnh khách hàng nhìn thấy "là gân, động mạch trong thịt bò".
Do đó, đầu bếp chỉ loại bỏ phần gân, mạch máu trên bề mặt thịt, chứ không trong từng thớ Chúng tôi đã giải thích với khách hàng, đồng thời gửi lô thịt hôm đó đi kiểm nghiệm để chứng thực không phải sán hay ký sinh trùng GoGi House đã gửi mẫu thịt có vật thể lạ tới cơ quan Kiểm nghiệm thuộc Cục Thú Y - Trung tâm chẩn đoán Thú Y Trung ương Ngày lấy mẫu là 13/4/2023 kết quả âm tính với ấu trùng gạo quan sát mẫu thịt sống thấy có các mạch quản dạng ống, rỗng màu hồng nhạt, dài khoảng 7mm, đường kính khoảng 1,8mm Đại diện chuỗi nhà hàng GoGi House khẳng định các sản phẩm thịt bò được phục vụ tại chuỗi nhà hàng GoGi House là nguồn nhập khẩu chính ngạch và qua 2 lần kiểm tra của cơ quan Nhà nước (tại nước xuất khẩu và tại Việt Nam) mới được thông qua Chuỗi nhà hàng GoGi House luôn tuân thủ quy trình bảo quản và chế biến, nhằm đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm được chứng nhận bởi cơ quan chứng nhận ISO 22000 và Chi cục Vệ sinh An toàn thực phẩm Hà Nội.
Hình 1.1 Hình ảnh được một người trên mạng cho là có sán
Hình 1.2 Hình ảnh phiếu xét nghiệm
RÀ SOÁT MÔI TRƯỜNG CHO TỔ CHỨC HỌP BÁO
Trước khi mở cuộc phỏng vấn truyền thông việc rà soát thị trường là điều quan trọng để đảm bảo rằng nắm rõ thông tin về tình hình hiện tại có thể đưa ra những câu hỏi, câu trả lời phù hợp mang tính xây dựng.
Rà soát môi trường vĩ mô: Phân tích 4 yếu tố
- Việt Nam là một quốc gia có nền chính trị hòa bình và ổn định tạo điều kiện cho hoạt động sản xuất và kinh doanh ổn định
- Pháp luật có những chính sách bảo vệ quyền lợi doanh nghiệp.
- Yêu cầu vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm được quy định nghiêm ngặt vì vậy khi kinh doanh chuỗi nhà hàng Gogi House rất chú tâm vào việc an toàn thực phẩm các khâu nhập hàng và chế biến luôn được kiểm tra thường xuyên.
- Nền kinh tế Việt Nam ngày càng ổn định sau đại dịch covid 19 , cuộc sống người dân hoạt động bình thường và tác động tích cực đến nhu cầu ăn uống giải trí của khách hàng Việt Về vụ việc có sán trong thịt bò nếu sau kiểm định thật sự có sán trong thịt bò thì cửa hàng sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm như xin lỗi và bồi thường thiệt hại cho khách hàng, chịu phạt về an toàn vệ sinh thực phẩm và tìm đối tác cung cấp nguyên vật liệu khác cũng như giám sát kỹ hơn trong khâu chế biến thực
3 phẩm Nếu kết quả vật thể đó không phải là sán mà chỉ là gân bò thì cửa hàng sẽ thông báo đến khách hàng để khách hàng an tâm và tiếp tục ủng hộ nhà hàng.
- Rất nhiều khách hàng đã hoảng hốt và nghi ngờ các thực phẩm trên thương hiệu Gogi House và những thương hiệu khác thuộc tập đoàn Golden gate vì vậy nhà hàng có thể mất đi một lượng khách hàng lớn vì họ sẽ rất do dự khi đến trải nghiệm các dịch vụ tại nhà hàng vì họ sẽ cho rằng nhà hàng nhập thịt không rõ nguồn gốc và chưa qua kiểm định không đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm và không trung thực trong kinh doanh nhập hàng rẻ nhưng bán ra với giá cao.
- Hiện nay truyền thông đang phát triển rất mạnh mẽ nhất là các trang mạng xã hội như Facebook, Tiktok…và có một sự ảnh hưởng rất lớn đến với công chúng cho nên khi đoạn video được đăng lên nó đã được chia sẻ khắp các trang mạng xã hội nhanh một cách chóng mặt và đã gây ảnh hưởng rất lớn cho nhà hàng Gogi House nói chung và các thương hiệu của tập đoàn Golden gate nói riêng vì vậy nhà hàng cần phải đính chính thông tin về sự việc một cách nhanh nhất.
Nguồn lực nội lực mạnh mẽ của doanh nghiệp nằm ở đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm Họ sở hữu các kỹ năng chuyên môn, hiểu biết sâu về truyền thông; sự chuyên nghiệp, trình độ chuyên môn cao; khả năng giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả Ngoài ra, đội ngũ chế biến, vệ sinh được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm từ khâu chế biến đến khu bếp và toàn nhà hàng Đáng chú ý là nhóm nhân viên kiểm tra an toàn thực phẩm nghiêm ngặt nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm trước khi phục vụ khách hàng.
Các nhà cung ứng dịch vụ: Chuỗi Nhà hàng GoGi House khẳng định các sản phẩm thịt bò được phục vụ tại chuỗi nhà hàng GoGi House là nguồn nhập khẩu chính ngạch và qua 2 lần kiểm tra của Cơ quan nhà nước (tại nước xuất khẩu và tại Việt Nam) mới được thông quan Đồng thời, chuỗi nhà hàng GoGi House luôn tuân theo quy trình Bảo quản và Chế biến, nhằm đảm bảo chất lượng VSATTP được chứng nhận bởi Cơ quan công nhận ISO22000 và Chi cục Vệ sinh
An toàn thực phẩm Hà Nội.
Khách hàng: Khi biết thông tin sự việc chỉ là hiểu lầm thì vẫn luôn tin tưởng và an tâm khi sử dụng các dịch vụ tại nhà hàng và quay trở lại ủng hộ nhiều lần. Ngoài ra các nhân viên từng làm nhân viên tại nhà hàng đã lên tiếng chứng minh nhà hàng luôn luôn đảm bảo các nguyên liệu và khâu chế biến tại nhà hàng luôn luôn sạch Ngoài ra khách hàng luôn luôn tin tưởng nhà hàng, khi sự việc xảy ra họ đã im lặng đợi và tìm hiểu thông tin một cách chuyên nghiệp bởi họ luôn đặt niềm tin vào nhà hàng.
Báo chí: Khi sự việc xảy ra đã thu hút giới truyền thông rất nhiều, báo chí luôn theo dõi và cập nhật tình hình thường xuyên cho công chúng đang theo dõi sự việc, sau khi thông tin đính chính được đưa lên họ đã viết những bài liên quan cho khách hàng an tâm sự dụng dịch vụ ăn uống ở Gogi House.
4 Đối thủ cạnh tranh: Ở Việt Nam, King BBQ, Thai BBQ và GOGI House là 3 nhà hàng đồ nướng phổ biến nhất ở Việt Nam và khi sự việc xảy ra Gogi có thể mất một lượng lớn khách cho phía đối thủ nếu sự việc xảy ra do lỗi của GoGi House.
Sau khi tiếp nhận thông tin, nhà hàng Gogi House đã phản hồi rằng vật thể lạ là phần động mạch bò Để làm rõ, nhà hàng đã gửi mẫu thịt đến Cơ quan Kiểm nghiệm thuộc Cục Thú y- Trung tâm chẩn đoán Thú Y Trung Ương Kết quả phân tích cho thấy vật thể lạ trong thịt không phải ký sinh trùng mà là thành phần tự nhiên của thịt bò.
PHÂN TÍCH SWOT CỦA VIỆC TỔ CHỨC HỌP BÁO
Bảng 1.1 Bảng phân tích SWOT
PHÂN TÍCH SWOT Điểm mạnh
- Người tổ chức có vị trí cao thì các thông tin cung cấp sẽ chiếm được lòng tin từ khách hàng.
- Vấn đề “có sán” trong miếng thịt bò là vấn đề thu hút sự quan tâm của người tiêu dùng về chất lượng món ăn và dịch vụ.
- Giải quyết được vấn đề trong thời điểm thông tin“có sán”lan rộng và làm rõ vấn đề
“có sán hay không trong miếng thịt bò?” là điều cần thiết nên việc tổ chức họp báo sẽ được sự ủng hộ từ công chúng.
- Khi Gogi đã xác minh kết quả thông qua việc xét nghiệm và có giấy tờ đầy đủ nên một phần đã giải quyết được sự lo ngại về vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm Chính vì điều đó sự kiện họp báo công bố kết quả sẽ đảm bảo được chất lượng
- Địa điểm: Tại Khách sạn Equatorial Hotel kết hợp trung tâm hội nghị vì nơi đây tiện nghi, sang trọng phù hợp với tính chất, mục đích của cuộc họp.
- Cơ sở hạ tầng tại đây bao gồm tất cả thiết bị hiện đại: âm thanh, ánh sáng, màn hình LED giúp cho họp báo diễn ra suôn sẻ và đúng mục đích. Điểm yếu
Vụ việc xảy ra quá nhanh và ngoài tầm kiểm soát của Gogi House, khiến công chúng và khách hàng vô cùng hoang mang Do đó, thông tin về kết quả xét nghiệm phải được công bố trong thời gian ngắn nhất để đảm bảo sự minh bạch và trấn an dư luận.
- Nhân viên chưa biết cách xử lí khôn khéo trước khi video viral trên mạng xã hội.
- Nếu làm không tốt người đứng đầu sẽ thêm nguy cơ khủng hoảng.
- Quá trình lên kế hoạch diễn ra trong vòng 3 ngày, thời gian quá lâu để xoa dịu và khôi phục lại hình ảnh cho doanh nghiệp.
- Nội dung: Họp báo được tổ chức chu đáo từ khâu lựa chọn địa điểm đến việc lên kế hoạch, điều này đã giúp Gogi house thay đổi được thái độ của khách hàng khi thông tin “có sán” đang được chia sẻ khá nhanh, mục đích tổ chức họp báo không chỉ giúp Gogi house tạo dựng hình ảnh tốt đẹp đối với khách hàng mà còn cho khách
5 hàng nhìn thấy sự quan tâm và chú trọng về vấn đề an toàn vệ sinh thực phẩm của Gogi house.
- Thông qua họp báo sẽ tạo được cơ hội khởi sắc mới cho Gogi house cũng như nắm vững được vị thế nhà hàng Hàn Quốc tại Việt Nam
Phát ngôn thiếu chuẩn mực, không đúng trọng tâm sẽ kéo theo sự phản đối của dư luận, ảnh hưởng xấu đến chất lượng và hình ảnh thương hiệu Điều này có thể gây ra tình trạng thua lỗ cho doanh nghiệp vì khi đó, doanh nghiệp sẽ đánh mất lòng tin của khách hàng.
- Ngoài ra đây cũng là một thách thức sau khi chứng minh được Gogi house không có sán và đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm trong tương lai, nếu như để việc tương tự xảy ra.
HÌNH THÀNH MỤC TIÊU CHO HỌP BÁO
- Đính chính thông tin thịt bò có “sán”
- Tổ chức thành công buổi họp báo giải thích vấn đề khủng hoảng của công ty, đưa ra được cách giải quyết khủng hoảng đang gặp phải và gửi lời xin lỗi đến khách hàng Với sự tham gia hơn 100 phóng viên, nhà báo.
- Hoàn thành tốt được kịch bản cho buổi phỏng vấn một cách chi tiết.
- Bài viết về buổi họp báo sẽ được đăng lên fanpage của công ty đạt được 3.000 lượt like, 400 lượt share, và tiếp cận được 15.000 người
- Truyền thông báo chí cho buổi họp báo sẽ thu hút 4.000 lượt người đọc.
- Đạt 95% lượng khách tham gia buổi họp báo.
1.5.3 Achievable – Có thể đạt được với những nguồn lực vốn có
- Gogi House có hơn 40 chi nhánh trên toàn, đội ngũ nhân viên được đào tạo chất lượng
- Có đầy đủ giấy phép và giấy chứng nhận về an toàn vệ sinh thực phẩm.
- Truyền thông mạnh mẽ được buổi họp báo đến công chúng, khách hàng mục tiêu.
- Khách mời, đối tác được mời đến họp và hài lòng, có cái nhìn thiện cảm với công ty.
Địa điểm họp lý tưởng: Cuộc họp sẽ được tổ chức tại Khách sạn Equatorial Hotel kết hợp trung tâm hội nghị, nơi hội tụ đủ yếu tố tiện nghi và sang trọng, phù hợp với tính chất và mục đích của buổi họp.
- Nhân sự: Gồm có đội ngũ nhân viên doanh nghiệp, phòng PR của công ty, người đại diện phát ngôn, phóng viên, nhà báo.
- Thời gian: Khoảng 4 ngày sau khủng hoảng, vì đủ thời gian để phân tích, chứng minh gửi đến công chúng câu trả lời thỏa đáng nhất.
1.5.5 Time specific - Thời gian cụ thể
Vào ngày 13/4/2023, một cuộc họp giữa công ty và phòng PR, Marketing đã được tổ chức nhằm tìm ra các giải pháp khắc phục khủng hoảng Kết quả cuộc họp là quyết định tổ chức một buổi họp báo công khai xin lỗi công chúng và triển khai nhiều chương trình bù đắp lỗi lầm.
- Ngày 14/4/2023: Xác định rõ mục đích và mục tiêu của buổi họp báo, xác định thời gian thời lượng cho buổi họp báo, lựa chọn địa điểm để tổ chức họp báo.
- Ngày 15/4/2023: Lên danh sách khách mời, nhà báo của buổi họp báo, yêu cầu nhà báo gửi câu hỏi sẽ có trong buổi họp báo.
- Ngày 16/4/2023: Setup địa điểm họp báo và tổng duyệt trước chương trình.
- Ngày 17/4/2023: Tiến hành tổ chức họp báo.
XÁC ĐỊNH Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CHO BÀI BÁO
1.6.1 Hình thành các ý tưởng chủ đạo
Tổ chức họp báo nhằm mục đích thông tin chính thức về các vấn đề liên quan đến sự việc Sự kiện này sẽ được tổ chức tại một trong các trung tâm hội nghị tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Ví dụ: Khách sạn Equatorial Hotel, khách sạn Ranama, White Palace…
Khách mời: các cơ quan báo chí, các bên có liên quan và các đối tác khách hàng.
Tổ chức một buổi họp báo với các nội dung liên quan nhằm đính chính các thông tin một cách nhanh chóng, giải đáp thắc mắc và vấn đề liên quan đến vụ "tố" nhà hàng lẩu nướng Gogi House (chi nhánh Giang Văn Minh, quận Ba Đình, Hà Nội) phục vụ "thịt nướng có sán".
-Tại họp báo, các nội dung chính bao gồm: Đại diện của nhà hành lẩu nướng Gogi House sẽ trình bày lại nội dung của vụ việc "tố" nhà hàng lẩu nướng Gogi House (chi nhánh Giang Văn Minh, quận Ba Đình, Hà Nội) phục vụ "thịt nướng có sán" của phía khách hàng.
Sau đó trình bày qui trình nhập thịt và chế biến của nhà hàng, những bài báo về kết quả xét nghiệm mẫu vật được cho là có “ sán” trong sản phẩm Người đại diện sẽ trả lời tất cả các thắc mắc và vấn đề liên quan.
Cuối cùng, đại diện chuỗi nhà hàng Gogi House gửi lời cảm ơn đến quý khách hàng đã tin tưởng và ủng hộ nhà hàng Để thay lời cảm ơn đến với khách hàng đại diện Gogi sẽ có những khuyến mại dành cho những khách hàng luôn tin tưởng và ủng hộ nhà hàng. Đại diện nhà hàng sẽ thông báo về nội dung chương trình khuyến mại và thời gian diễn ra.
Hình thức: Buổi họp báo sẽ có hai phần chính:
+ Phần 1: Chào đón khách mời và Tea Break dành cho khách mời
+ Phần 2: Nội dung chính của buổi họp báo.
Thu hút sự quan tâm của dư luận và công chúng mục tiêu nhằm đính chính thông tin, làm sáng tỏ vụ việc Quảng cáo và truyền thông sản phẩm đến với những công chúng mục tiêu.
Nhà hàng lẩu nướng Gogi được nhiều người tiêu dùng ưa thích và thường xuyên quay trở lại sử dụng dịch vụ nhiều lần và thường xuyên nên việc tổ chức họp báo để thông tin và đính chính sự thật là một việc làm rất quan trọng và dự kiến sẽ thu hút rất nhiều sự quan tâm của báo chí và công chúng mục tiêu.
1.6.4 Kiểm tra tính khả thi
Khi sự việc xảy ra, đã tạo nên một nhiều làn sóng dư luận trái chiều gây hoang mang cho nhiều khách hàng, họ sẽ rất phân vân khi chọn đến nhà hàng sử dụng dịch vụ Các cơ quan thông tấn báo chí, nhà báo và khách hàng cần có câu trả lời và nhận được những thông tin chính xác và nhanh nhất.
Nhà hàng lẩu nướng Gogi House cần có buổi họp báo để gặp gỡ chính thức với phía truyền thông nhằm lấy lại uy tín cũng như danh dự của nhà hàng và khẳng định chất lượng của chuỗi nhà hàng lẩu nướng Gogi House.
Chuẩn bị các giấy tờ liên quan như: kết quả xét nghiệm và kiểm tra mẫu vật trong thịt ngày hôm đó khách hàng đã sử dụng.
Chuẩn bị thư mời các cơ quan truyền thông báo chí và các bên liên quan, các bài viết truyền thông cho sự kiện họp báo, thiết kế thư mời, chọn địa điểm tổ chức họp báo.
THIẾT KẾ Ý TƯỞNG CHO MỘT BÀI PHỎNG VẤN TRONG PR
THIẾT KẾ MỘT BÀI PHÁT BIỂU CỦA BUỔI HỌP BÁO
Cho tôi xin phép gửi lời chào trân trọng quý anh chị, các đại diện cho các cơ quan thông tấn báo chí và các đối tác thân thiết của chuỗi nhà hàng Gogi House
Tôi là Nguyễn Văn An, hiện tại đang là giám đốc của chuỗi nhà hàng Gogi House và cũng là người đại diện cho Gogi House trong buổi họp báo ngày hôm nay Lời nói đầu tiên cho, tôi xin cảm ơn quý vị nhà báo và đối tác đã có mặt vào ngày hôm nay Liên quan đến sự việc khách hàng nghi ngờ về Vệ sinh an toàn thực phẩm (VSATTP) tại nhà hàng GoGi House Giang Văn Minh vào ngày 08/04/2023 Nhãn hàng GoGi House đã liên hệ trực tiếp với khách hàng để kiểm tra và làm rõ, cũng như kiểm tra nội bộ để xác định nguyên nhân
Chúng tôi xin được cung cấp thông tin sự việc và đính chính lại như sau:
Vào lúc 20h ngày 08/04/2023, nhân viên tại nhà hàng GoGi House Giang Văn Minh nhận được phản ánh từ khách hàng sử dụng dịch vụ tại nhà hàng, nghi ngờ có vật thể lạ xuất hiện trong phần thịt bò
Ngay khi tiếp nhận thông tin, nhân viên nhà hàng đã có lời giải thích đến khách hàng: Thực chất vật thể lạ khách hàng nhìn thấy trong phần thịt bò là phần động mạch bò. Nhằm làm rõ sự việc này, chúng tôi đã gửi mẫu thịt có vật thể lạ tới Cơ quan Kiểm nghiệm thuộc Cục Thú y- Trung tâm chẩn đoán Thú Y Trung Ương Đến nay, chúng tôi đã nhận được kết luận của cơ quan chứng năng: Mẫu vật trong thịt trên không phải là mẫu ký sinh trùng mà là thành phần tự nhiên của thịt.
Chúng tôi xin cung cấp tư liệu kiểm định kết quả phân tích mẫu kiểm nghi có ký sinh trùng (mẫu được lấy lại từ GoGi House Giang Văn Minh) của Trung Tâm chẩn đoán Thú Y Trung Ương
Bên cạnh đó, Chuỗi Nhà hàng GoGi House khẳng định các sản phẩm thịt bò được phục vụ tại chuỗi nhà hàng GoGi House là nguồn nhập khẩu chính ngạch và qua 2 lần kiểm tra của Cơ quan nhà nước (tại nước xuất khẩu và tại Việt Nam) mới được thông quan. Đồng thời, Chuỗi nhà hàng GoGi House luôn tuân thủ quy trình bảo quản và chế biến, nhằm đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm được chứng nhận bởi cơ quan công nhận ISO22000 và Chi cục vệ sinh an toàn thực phẩm Hà Nội
Trường hợp trong thịt bò nhập khẩu có lẫn gân, động mạch, tĩnh mạch bị nghi là vật thể lạ là khá phổ biến trong quá trình sơ chế, chế biến Để lý giải rõ hơn về hiểu lầm này của khách hàng, chúng tôi cũng gửi kèm thông tin phản hồi từ phía đơn vị cung cấp tại Canada về việc tư vấn chất lượng thịt cung cấp cho GoGi House cũng như giải thích rõ hơn về mạch máu/động mạch trong thịt bò:
Dựa trên kết quả phân tích của các chuyên gia nghiên cứu và phát triển đến từ Canada và Hoa Kỳ, các sản phẩm thịt bò nhập khẩu đều đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế và được kiểm soát chặt chẽ bởi cơ quan nông nghiệp Canada (CBGA) ở từng giai đoạn từ trước khi giết mổ, trong quá trình giết mổ và cả sau khi giết mổ để đảm bảo đáp ứng tiêu chuẩn xuất khẩu đến Việt Nam Theo PGS TS KH Nguyễn Duy Thịnh, Nguyên giảng viên trường ĐH Bách Khoa Hà Nội, các sợi ống động mạch thường có màu hồng, đỏ hoặc thâm đen do đọng tiết Người tiêu dùng có thể dễ nhầm lẫn mạch máu với sán hay giun do hình dạng giống nhau Tuy nhiên, sán trong thịt bò hoặc thịt lợn thường có màu trắng, dẹt; còn giun không thể sống được trong môi trường thịt Các sản phẩm thịt nhập khẩu từ các nước phát triển có nền nông nghiệp tiên tiến hầu như đều không có giun sán do được kiểm tra, kiểm nghiệm kỹ trước khi xuất khẩu.
Qua đây, chúng tôi rất lấy làm tiếc vì sự việc này đã khiến khách hàng tại nhà hàng GoGi House Giang Văn Minh đã có trải nghiệm chưa được trọn vẹn khi đến với chúng tôi
Chuỗi nhà hàng GoGi House xin chân thành cảm ơn sự góp ý của khách hàng về chất lượng sản phẩm, đây là sự tin tưởng và ủng hộ trân quý đối với chúng tôi Chúng tôi cam kết nỗ lực hết mình để cải thiện chất lượng món ăn, mang đến cho khách hàng những trải nghiệm ẩm thực tuyệt vời nhất Một lần nữa, GoGi House trân trọng cảm ơn sự đóng góp quý báu của quý khách.
THIẾT KẾ DANH MỤC CÁC CÂU HỎI VÀ CUNG CẤP CÂU TRẢ LỜI GỢI Ý TRONG PHẦN HỎI ĐÁP CỦA BUỔI HỌP BÁO
2.2.1 Câu hỏi mở để khai thác thông tin
- Câu hỏi: Khi sự việc xảy ra sao phía đại diện của Gogi House không giải quyết ngay mà phải đợi đến hôm nay?
- Câu trả lời: Do chúng tôi cần thời gian để giải quyết một cách ổn thỏa và thể hiện được sự uy tín của doanh nghiệp Và vì cần thời gian để đưa vật mẫu đi xét nghiệm để chứng minh cho khách hàng và người tiêu dùng thấy được độ an toàn và vệ sinh của
10 cửa hàng, tránh được sự hoang mang và khẳng định được độ uy tín và an toàn của doanh nghiệp.
- Câu hỏi: Vậy sự việc lần này đã ảnh hưởng như thế nào đến cửa hàng?
- Câu trả lời: Khi đoạn video về miếng thịt bò nghi là có “sán” được đăng tải lên mạng xã hội thì có những luồng ý kiến trái chiều và một sự hoang mang của khách hàng đối với chúng tôi, các tài khoản mạng liên tục nhắc về thương hiệu chúng tôi trên mạng xã hội, thậm chí là bình luận vào những hình ảnh trên fangpage gây sự hiểu lầm đến doanh nghiệp.Tuy nhiên đó cũng là một số ít nhưng chúng tôi cần làm rõ nên mới có buổi họp báo ngày hôm nay.
- Câu hỏi: Vấn đề này đã xảy ra trước đó hay chưa hay đây là lần đầu cửa hàng dính vào nghi vấn về độ an toàn vệ sinh thực phẩm?
Lần đầu tiên xảy ra sự việc, song đây chỉ là hiểu lầm do trong quá trình sơ chế thịt, cửa hàng chỉ loại bỏ máu thừa chứ không lọc gân Ngoài ra, cửa hàng cam kết nhập khẩu chính ngạch và trải qua 2 lần kiểm tra nghiêm ngặt của cơ quan Nhà nước, đảm bảo chất lượng đạt chuẩn.
- Câu hỏi: Trong quá trình xét nghiệm “mẫu vật” Gogi House có gặp phải những khó khăn gì hay không?
Quá trình xét nghiệm gặp nhiều khó khăn do cần đạt tốc độ nhanh và độ chính xác cao Đây là thử thách đối với cả đội ngũ thực hiện và ngành y tế trong việc xác định vật lạ tìm thấy trong thịt là sán ký sinh hay chỉ là phần gân bò.
- Câu hỏi: Sau sự việc thì việc tiếp cận lại lòng tin của khách hàng đối với Gogi House có dễ dàng hay không?
- Câu trả lời: Sau khi sự việc xảy ra, việc khách hàng mất niềm tin là điều dĩ nhiên và quá trình tiếp cận lại lòng tin của người tiêu dùng đối với chúng tôi cũng có chút khó khăn, nhưng tôi tin với sự chính xát và tính minh bạch trong kinh doanh, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm cùng với phiếu xét nghiệm mẫu vật cùng phần nào đó cũng cố lại lòng tin của khách hàng đối với Gogi House.
2.2.2 Câu hỏi về quy mô, mức độ
- Câu hỏi: Quá trình lên kế hoạch phát triển các chuỗi cửa hàng của Gogi House có dễ dàng không?
- Câu trả lời: Sẽ có hạn chế nhưng cũng không đáng kể, cửa hàng nắm bắt tâm lý trong vấn đề lựa chọn nơi ăn uống phù hợp và đảm bảo an toàn vệ sinh cũng như không gian thoải mái nên việc phát triển cũng phù hợp với tiêu chí của khách hàng.
- Câu hỏi: Anh/ chị hãy cho biết những ưu điểm mà doanh nghiệp có để giải quyết sự việc lần này?
- Câu trả lời: Gogi House có hơn 40 chi nhánh trên toàn, đội ngũ nhân viên được đào tạo chất lượng, có đầy đủ giấy phép và giấy chứng nhận về an toàn vệ sinh thực phẩm cũng như là vị thế trên thị trường Cho nên chúng tôi tự tin sản phẩm và dịch vụ của mình sẽ đảm bảo được chất lượng đối với khách hàng.
- Câu hỏi: Sắp tới cửa hàng mình sẽ có thêm những ưu đãi hay sự kiện gì cho khách hàng không?
- Câu trả lời: Chúng tôi đang xem xét và đưa ra những ưu đãi cho khách hàng khi đến trải nghiệm dịch vụ tại Gogi House Với những combo hấp dẫn cho những khách hàng đi theo nhóm hoặc có ngày sinh nhật khi đến sẽ được tặng một phần cơm trộn và thịt bò.
- Câu hỏi: Trên thực tế, hiện nay còn khá nhiều khách hàng chưa biết đến Gogi House. Như vậy cửa hàng có dự định sẽ mở ththêchi nhánh không?
Chuỗi nhà hàng Gogi House sẽ tiếp tục mở rộng chi nhánh tại các tỉnh thành khác trong tương lai gần, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng đối với ẩm thực Hàn Quốc, đặc biệt là các món nướng hấp dẫn.
- Câu hỏi: Tiếp cận khách hàng tại các thành phố lớn và nhỏ có gì khó khăn đối với cửa hàng của mình hay không?
- Câu trả lời: Đây cũng là một vấn đề khó khăn, khi mà trên thị trường có rất nhiều chuỗi cửa hàng phục vụ những món đồ nướng kiểu Hàn, còn phụ thuộc vào mức chi tiêu của từng nơi nên việc tiếp cận cũng sẽ có phần khó và dễ của riêng, tuy nhiên trong tương lai việc tiếp cận sẽ dễ dàng hơn cho Gogi House với những xu hướng thị trường mới mẻ.
2.2.3 Câu hỏi đóng yes/no
- Câu hỏi: Anh chị có nghĩ đối thủ đang chơi xấu để cạnh tranh không?
- Câu trả lời: Chúng tôi không nghĩ là do đối thủ, bỡi lẽ Gogi House tin rằng ở môi trường cạnh tranh của chúng tôi luôn lành mạnh và đảm bảo chất lượng.
- Câu hỏi: Bên mình có thiệt hại gì không khi thông tin bị khách tố thức ăn có sán lan truyền khắp diễn đàn mạng xã hội?
- Câu trả lời: Tất nhiên là có, khi vấn đề vệ sinh an toàn thực phẩm là một vấn đề được rất nhiều người quan tâm khi họ bỏ tiền ra và sửu dunjg dịch vụ và sản phẩm thì khách hàng càng quan tâm đến nó.Sự việc này khiến cho cửa hàng bị vắng khách hơn và được nhắc tên nhiều trên mạng xã hội một cách tiêu cực.
- Câu hỏi: Sau khi sự việc được sáng tỏ thì bên mình có dám khẳng định là sự việc này sẽ không xảy ra thêm lần nữa hay không?
- Câu trả lời: Chúng tôi xin cam kết điều này sẽ không xảy ra, chúng tôi sẽ cố gắng hoàn thiện và đảm bảo vấn đề về an toàn vệ sinh thực phẩm khi khách hàng trải nghiệm dịch vụ tại Gogi House.
- Câu hỏi: Sau khi thông tin lan truyền trên mạng xã hội thì mẫu vật được chứng minh có phải là của ngày hôm đó?
- Câu trả lời: Trên giấy xác nghiệm mẫu vật có ghi rõ ngày giờ cũng như tình trạng mẫu vật, nên không có chuyện chúng tôi thay thế mẫu vật khác.
TRIỂN KHAI MỘT BUỔI PHỎNG VẤN TRONG PR
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ VỚI CÁC NỘI DUNG XOAY QUANH CHỦ ĐỀ VÀ Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CỦA HỌP BÁO
ĐỀ VÀ Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CỦA HỌP BÁO
- Địa điểm tổ chức họp báo: diễn ra tại trung tâm hội nghị Hotel Equatorial Ho Chi Minh City, tọa lạc số 242 đường Trần Bình Trọng, phường 4, quận 5, thành phố Hồ Chí Minh
Hình 3.1 Trung tâm hội nghị Hotel Equatorial Ho Chi Minh City
- Họp báo sử dụng hệ thống máy chiếu, màn hình chiếu, âm thanh, ánh sáng, máy ghi hình, bộ đàm
- Set up buổi họp báo hoàn chỉnh để đón tiếp khách mời và giới truyền thông tham dự:
+ Cổng chính trung tâm hội nghị treo băng ron để khách mời có thể nhận biết buổi họp báo
+ Dựng 2 background lớn tại sảnh tiếp khách và bên trong phòng họp
+ Trang trí dành cho khu vực người đại diện họp báo và bên phía phóng viên + Chuẩn bị khu vực đón tiếp khách mời
- Màu sắc chủ đạo của buổi họp:
+ Nền của buổi họp: màu trắng kết hợp trang trí poster, banner
+ Thương hiệu: trắng và đen, màu chủ đạo của Gogi House
- Đồng phục của buổi họp báo:
+ Bên phía ban lãnh đạo và người đại diện phát ngôn: trang phục lịch sự, chỉnh chu, mặc vest.
+ Bên phía nhân viên hỗ trợ: đồng phục màu đen, ứng với màu đồng phục của nhân viên tại Gogi.
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NGƯỜI THAM DỰ HỌP BÁO
Phân tích tiến trình của người tham dự
- Điểm xuất phát: Số lượng khách mời tham dự rất đông, nơi ở cũng khác nhau nên khách mời sẽ tự di chuyển đến họp báo bằng phương tiện cá nhân riêng.
- Đến nơi hợp báo: Nhân viên công ty sẽ hỗ trợ khách mời về vị trí đỗ xe, hướng dẫn đường đến sự kiện và hướng dẫn khách mời đến khu vực dành cho khách tham dự.
- Xếp hàng: Khi khách hàng đến nơi diễn ra họp báo sẽ có nhân viên hướng dẫn và dẫn đến khu vực check in sau đó sẽ có nhân viên hướng dẫn khách mời đến các hàng ghế mà ban tổ chức sắp xếp trước đó tránh tình trạng mất trật tự gây khó chịu đến khách mời.
- Tương tác: Khi khách mời đã ổn định chỗ ngồi và họp báo sẽ bắt đầu Công ty sẽ trình bày các nội dung chính sau đó các nhà báo và khách mời sẽ lần lượt đưa ra các câu hỏi cho đại diện phát ngôn của công ty.
- Ra về: Sau khi họp báo kết thúc nhân viên công ty sẽ hướng dẫn khách mời check out đúng nơi quy định và nhận quà từ ban tổ chức, nhân viên sẽ tiễn khách ra khu vực để xe và bảo vệ sẽ hỗ trợ dắt xe cho khách mời.
Lựa chọn phương pháp quản lý
- Số lượng khách mời tham dự: Dự kiến khách tham gia họp báo khoảng 150 người.
- Điều tiết khu vực check in, check out: Trung tâm hội nghị Hotel Equatorial Ho Chi Minh City sẽ được ban tổ chức phân chia khu vực check in và check out rõ ràng cho từng khu vực.
Khu vực 1: Dành cho những khách mời đặc biệt đã có thư mời như các trang báo lớn và đối tác gồm 3 nhân viên hỗ trợ.
Khu vực 2: Phân công 4 nhân viên phụ trách tiếp đón khách mời và 4 nhân viên hướng dẫn khách mời vào những vị trí đã bố trí trước đó.
Khu vực đỗ xe: Bố trí 3 bảo vệ hướng dẫn khách đi xe ô tô vào đỗ xe đúng nơi quy định, bố trí 4 bảo vệ hướng dẫn khách mời vào bãi đỗ xe máy sau đó hướng dẫn khách mời đến nơi diễn ra buổi họp báo.
- Đảm bảo an toàn cho khách mời tham dự: Liên hệ với công ty vệ sĩ thuê 8 nhân viên bảo vệ trật tự chuyên nghiệp để kiểm soát trật tự, an ninh của buổi họp báo tránh khách mời hoang mang lo lắng làm ảnh hưởng đến buổi họp báo Ngoài ra, ban tổ chức cũng sắp xếp xe cứu hỏa và cứu thương cho những tình huống xấu.
4 nhân viên sẽ đến khu vực đặt biệt 1 để tặng quà cho khách hàng VIP của công ty, trong khi 3 nhân viên khác sẽ trực tại quầy trả hàng ở khu vực chung để hỗ trợ khách hàng.
2 trao quà cho khách mời để đảm bảo tất cả các khách mời đều nhận được quà từ công ty không xảy ra tình trạng thiếu quà cho khách mời.
LẬP BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC CHO BUỔI HỌP BÁO (TIMETABLE)
STT Công Việc Thực hiện Người thực hiện Ghi chú
1 Công văn xin họp báo Duy Trân
2 Chương trình họp báo Thanh Hoài
3 Thông cáo báo chí Hoa Lý
4 Kịch bản MC Duy Trân
5 Công văn mời đại biểu/ báo chí Thanh Hoài
6 Soạn bài phát biểu cho lãnh đạo
7 Lập danh sách khách mời Viết Cường
8 Gửi thư mời Duy Trân
9 Confirm đại biểu, báo chí, truyền hình Thanh Hoài
10 Đón tiếp đại biểu, báo chí, truyền hình Hoa Lý
11 Chọn và đặt địa điểm Duy Trân
12 Duyệt market sân khấu, băng rôn, standee
13 MC, lễ tân Hoa Lý
16 Âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, micro
17 Biển tượng trưng Chí Lợi
18 Bố trí bàn ghế Viết Cường
19 Chuẩn bị tài liệu liên quan Hoa Lý
21 Kiểm tra trang thiết bị và nước uống
22 Đón khách mời, đại biểu Viết Cường
23 Ổn định khách mời Chí Lợi
24 Giới thiệu về doanh nghiệp Người đại diện Gogi House
25 Tvc về doanh nghiệp Duy Trân
26 Bài phát biểu Người đại diện Gogi House
27 Vấn đáp cùng truyền thông Người đại diện Gogi House
28 Tổng kết buổi họp báo Duy Trân
29 Công tác an ninh và hậu cần sau họp báo
Chí Lợi Hoa Lý Ngọc Mỹ
30 Thời gian buổi họp báo
3.3.2 Bảng theo dõi tiến độ
Bảng 3.2 Bảng theo dõi tiến độ
1 Thông cáo báo chí Bộ phận nhân sự
Phân công các công việc cụ thể cho từng nhân sự trong buổi họp báo
2 Công văn xin họp báo
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 13/4/2023 Tiến hành xin công văn cho buổi họp báo.
3 Kết quả xét nghiệm mẫu vật
Phòng quản lí chất lượng sản phẩm 14/4/2023
Lấy mẫu vật sau khi có sự cố xảy ra và gửi đến trung tâm để xét nghiệm.
4 Bài trình chiếu cho buổi họp báo
Chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ và các nội dung liên quan đến kết quả xét nghiệm cho buổi họp báo.
Chuẩn bị bài phát biểu và câu hỏi cho buổi họp báo.
Chuẩn bị các câu hỏi và bài phát biểu cho người đại diện phát ngôn.
6 Lên ý tưởng chủ đề cho buổi họp báo
Bộ phận thiết kế Viết Cường, Thanh Hoài
Chủ đề phải có sự liên quan đến sự việc đang diễn ra, đảm bảo cung cấp đủ thông tin
7 Chuẩn bị kế hoạch truyền thông
Hoa Lý, Ngọc Mỹ 15/4/2023 Đăng bài lên fanpage của cửa hàng về thông tin xét nghiệm mẫu vật và thời gian diễn ra họp báo
8 Chuẩn bị danh sách khách mời
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 15/4/2023
Tiến hành lập danh sách khách mời thân thiết của cửa hàng, đối tác, báo chí.
9 Chuẩn bị thư mời Bộ phận nhân sự
Thư mời sẽ được gửi đến các cơ quan thông tấn báo chí, phóng viên và nhà báo
Liên hệ và thuê địa điểm tổ chức họp báo
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 13/4/2023
Liên hệ với trung tâm hội nghị Hotel Equatorial
Lên kế hoạch và chuẩn bị quà tặng khách mời, trang trí, thức ăn, nước uống.
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 15/4/2023
Chuẩn bị đầy đủ các phần quà dành cho khách mời, báo chí, đối tác tham dự họp báo
12 Bố trí bàn ghế Bộ phận nhân sự
Thực hiện sắp xếp bàn ghế trước buổi họp báo, khu vực riêng cho đối tác, báo chí, khách mời
13 In ấn poster, thư mời liên quan
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 16/4/2023
In poster để set up buổi họp báo nhằm tạo ấn tượng cho khách hàng, phóng viên và nhà báo.
14 Chuẩn bị trang thiết bị ghi hình
Bộ phận kỹ thuật Viết Cường, Thanh Hoài
Các thiết bị kỹ thuật về ghi âm, ghi hình phải chuẩn bị đầy đủ trước khi buổi họp báo diễn ra.
Viết bài và thực hiện công tác truyền thông cho buổi họp báo
Viết bài liên quan đến họp báo và các thông tin liên quan để truyền thông
1 Hỗ trợ lãnh đạo, người đại diện
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi
Hỗ trợ nội dung, tài liệu
20 truyền thông cho người đại diện.
Trao đổi và hỗ trợ
MC trong buổi họp báo
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 13/4/2023
Hỗ trợ MC về thời lượng đọc câu hỏi, giới thiệu khách mời, người đại diện, nhà báo và phóng viên.
3 Đón tiếp và chỉ dẫn khách mời đến khu vực check in và làm thủ tục
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 17/4/2023
Hỗ trợ khách mời về các thủ tục trong quá trình diễn ra họp báo
4 Hỗ trợ khách mời làm thủ tục check in
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 17/4/2023
Số lượng nhân sự: 2 Check in trong họp báo nhằm hỗ trợ cho quá trình truyền thông sau khi kết thúc buổi họp báo.
5 Hỗ trợ khách mời vào đúng vị trí ngồi
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 17/4/2023
Sắp xếp vị trí hợp lý cho khách mời, phóng viên, nhà báo, đối tác.
Hỗ trợ micro trong suốt sự kiện khi khách mời cần phát khác
Số lượng nhân sự: 2 Chuẩn bị 2 – 3 micro trong buổi họp báo, đề phòng micro bị hỏng trong lúc khách mời đang phát biểu.
7 Ghi hình cho buổi họp báo
Bộ phận kỹ thuật Viết Cường, Thanh Hoài
Ghi hình nhằm hỗ trợ cho ban truyền thông tiến hành viết bài cũng như truyền thông về buổi họp báo.
Phụ trách kĩ thuật, trình chiếu bài trình chiếu chính thức cho sự kiện
Bộ phận kỹ thuật Viết Cường, Thanh Hoài
Tiến hành chiếu các tài liệu liên quan đến họp báo, bao gồm kết quả xét nghiệm “mẫu vật”
Hỗ trợ và tiễn khách mời ra về sau sự kiện
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 17/4/2023
Thực hiện điều tiết khách mời ra về đúng khu vực, đảm bảo không có sự chen lấn nhau khi ra về
2 Tặng quà cho khách mời sau sự kiện
Bộ phận nhân sự Duy Trân, Chí Lợi 17/4/2023
Số lượng nhân sự: 2 Gửi đến khách mời bao gồm phóng viên, nhà báo những phần quà đã được chuẩn bị trước khi họp báo diễn ra,
3 Công tác an ninh và hậu cần sau họp báo
Bộ phận kỹ thuật Viết Cường, Thanh Hoài
17/4/2023 Đảm bảo an ninh về tài sản của khách mời, đối tác, báo chí.
4 Truyền thông sau sự kiện
Bộ phận truyền thông Hoa Lý, Ngọc Mỹ 17-18/4/2023
Thu thập tài liệu, hình ảnh và đoạn ghi hình để viết bài truyền thông cho cửa hàng khi kết thúc họp báo.
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ KHỦNG HOẢNG CHO BUỔI HỌP BÁO
- Rủi ro âm thanh, hình ảnh: Nếu các thiết bị âm thanh hoặc hình ảnh không hoạt động đúng cách, có thể gây ra vấn đề về chất lượng âm thanh không rõ ràng, hình ảnh mờ hay biến dạng, hoặc không có hình ảnh hiển thị Điều này có thể làm giảm hiệu quả truyền đạt thông tin và tạo ra sự khó khăn Vì vậy Kiểm tra trước khi họp báo là điều quan trọng bên cạnh đó sử dụng thiết bị chất lượng cao, đảm bảo rằng có các thiết bị dự phòng và backup sẵn sàng trong trường hợp thiết bị chính gặp sự cố.
- Hỏng hóc hoặc mất kết nối mạng: Thiết bị kỹ thuật như máy tính, máy chiếu, hệ thống âm thanh, kết nối mạng có thể gặp sự cố như hỏng hóc, mất kết nối hoặc không hoạt động đúng cách trong lúc họp báo Điều này có thể gây gián đoạn trong việc truyền đạt thông tin, hiển thị tài liệu, truyền tải hình ảnh hoặc video và gây mất tính liên tục của buổi họp, để giảm thiểu rủi ro sử dụng mạng dự phòng hoặc kết nối dự phòng để đảm bảo rằng mất kết nối mạng không ảnh hưởng đến quá trình họp báo, và có kế hoạch dự phòng cho trường hợp khẩn cấp
- Rủi ro về thời tiết xấu có thể xảy ra trước buổi phỏng vấn làm ảnh hưởng đến việc di chuyển của khách mời và phóng viên Chính vì vậy, BTC cần bố trí người hướng dẫn nhanh chóng, cần chuẩn bị các dụng cụ phục vụ cho việc đón
22 tiếp khách mời như: ô, gửi chỉ dẫn hướng dẫn đỗ xe và di chuyển khi trời mưa trước khi khách mời đến,
Rủi ro âm thanh, hình ảnh
Chuẩn bị một hệ thống âm thanh và ánh sáng chất lượng để đảm bảo âm thanh rõ ràng và hình ảnh sắc nét, bao gồm việc sử dụng thiết bị ghi âm chuyên nghiệp và micro tốt để thu âm và phát âm một cách rõ ràng Kiểm tra trước các thiết bị và kỹ thuật để đảm bảo chúng hoạt động tốt trước khi bắt đầu buổi họp báo.
Hỏng hóc hoặc mất kết nối mạng:
Kiểm tra kết nối mạng và đảm bảo rằng có một kết nối Internet ổn định trước buổi họp báo Sử dụng một mạng không dây (Wi-Fi) ổn định hoặc kết nối qua cáp Ethernet nếu cần thiết. Đề phòng bằng cách chuẩn bị một kế hoạch dự phòng trong trường hợp mất kết nối mạng Điều này có thể bao gồm việc sử dụng một mạng di động dự phòng, sẵn sàng sử dụng thiết bị đầu cuối khác để kết nối hoặc có sẵn bản sao trước đó của nội dung cần trình bày.
Rủi ro về thời tiết xấu:
Theo dõi dự báo thời tiết để chuẩn bị cho buổi họp báo Nếu dự báo có mưa, nên cân nhắc dịch chuyển địa điểm hoặc thời gian tổ chức để tránh các tình huống bất lợi.
Rủi ro âm thanh, hình ảnh
Thay thế bằng các thiết bị khác hoặc sử dụng một micro bên ngoài hoặc loa bluetooth Điều chỉnh các cài đặt âm thanh và hình ảnh trên thiết bị để tối ưu hóa chất lượng.
Trong trường hợp vấn đề không thể giải quyết, thông báo cho khán giả và yêu cầu sự thông cảm, có thể ghi lại buổi họp báo và cung cấp các bản ghi sau khi giải quyết được vấn đề.
Cố gắng sử dụng các hình ảnh và tài liệu khác để thay thế
Hỏng hóc hoặc mất kết nối mạng:
Kiểm tra kết nối mạng của bạn và đảm bảo rằng thiết bị được kết nối đúng cách. Khởi động lại router hoặc modem để khắc phục các vấn đề kết nối.
Sử dụng một kết nối mạng dự phòng, và sử dụng một mạng di động hoặc chuyển sang một kết nối Internet khác.
Rủi ro về thời tiết xấu:
Thông báo cho khán giả, các nhà báo trước về về tình hình thời tiết xấu và quyết định tiếp tục hoặc hủy buổi họp báo
Vấn đề về âm thanh, kiểm tra lại các thiết bị âm thanh như micro, loa, hoặc hệ thống âm thanh Thử thay thế các thiết bị bị hỏng hoặc không hoạt động tốt. Đối với vấn đề về hình ảnh, kiểm tra các thiết bị như máy chiếu, màn hình hoặc máy ảnh Xác định xem vấn đề có nằm ở thiết bị hay cấu hình không đúng.
Nếu không thể khắc phục ngay lập tức, hãy thông báo cho khán giả về vấn đề và cung cấp thông tin bổ sung sau buổi họp báo
Hỏng hóc hoặc mất kết nối mạng:
Kiểm tra kết nối mạng và cấu hình mạng để xác định nguyên nhân gây ra vấn đề Khởi động lại router hoặc modem có thể giúp khắc phục nhanh chóng. Rủi ro về thời tiết xấu:
Nếu buổi họp báo bị ảnh hưởng bởi thời tiết xấu, xem xét thay đổi địa điểm hoặc thời gian buổi họp báo
Thông báo cho khán giả, các nhà báo về thay đổi kế hoạch và cung cấp thông tin mới về địa điểm hoặc thời gian buổi họp báo Đảm bảo rằng thông tin cập nhật được chia sẻ một cách rõ ràng và thông qua các kênh truyền thông phổ biến như email, trang web hoặc mạng xã hội.
ĐÁNH GIÁ MỘT BUỔI PHỎNG VẤN TRONG PR
LẬP BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ SAU BUỔI HỌP BÁO
4.1.1 Thu thập phản hồi khách hàng bằng phiếu khảo sát
Thu thập phản hồi từ phiếu khảo sát: thu thập ý kiến khách hàng bằng những phần quà nhỏ kèm theo phiếu khảo sát được bố trí ngay vị trí quầy check out Phiếu thiết kế nhỏ gọn, đơn giản, các câu hỏi ngắn gọn, xúc tích dễ hiểu, tránh làm mất thời gian của khách hàng.
4.1.2 Dò hỏi ý kiến của cấp trên, nhà tài trợ về mức độ hài lòng Đến phỏng vấn trực tiếp khách hàng về buổi họp báo diễn ra có khiến họ hài lòng không, nếu không hài lòng thì tại sao Hỏi cấp trên và nhà tài trợ về thái độ, nội dung cũng như là khâu chuẩn bị có tốt hay và cảm nghĩ như thế nào về buổi họp báo hôm nay.
4.1.3 Họp “nóng” sau họp báo
Sau sự kiện, ban tổ chức cần họp đánh giá hiệu quả công tác của từng thành viên Họ sẽ kiểm tra xem sự kiện có diễn ra theo kịch bản, đảm bảo an ninh và sắp xếp khách mời đúng chỗ hay không Doanh nghiệp cần gửi lời cảm ơn tới khách mời và báo chí đã tham gia Ngoài ra, họ nên theo dõi lịch phát sóng, các bài đăng và thông báo để cập nhật cho các bên liên quan.
4.1.4 Bảng tổng kết đánh giá họp báo Đánh giá buổi họp báo qua các tiêu chí sau:
Số lượng khách mời tham gia có đúng với dự kiến và kế hoạch hay không? Nội dung của buổi họp báo đã đầy đủ giải quyết vấn đề khủng hoảng hay chưa?
Có sự tương tác giữa phóng viên với người phát ngôn và các khách mời.
Có các loại sự cố (điện, cháy ) xảy ra hay không và cách giải quyết.
Có thảo luận nội dung với phóng viên, người phát ngôn.
Phóng viên có hỏi đúng nội dung đã thỏa thuận.
Tặng quà cho khách mời, phóng viên.
STT Tiêu chí Tốt Trung bình
1 Số lượng khách mời tham gia Đúng với dự kiến
2 Hình ảnh & âm thanh phát sóng
Hình thanh và âm thanh ổn định trong buổi họp báo
3 Trang thiết bị Đầy đủ
4 Phóng viên có hỏi đúng câu hỏi
Hơi lạc hướng nhưng nằm ở mức kiểm soát được.
5 Số lượng lượt xem, like
6 Nội dung của buổi họp báo được truyền tải Nội dung đủ và cung cấp được những thắc mắc với báo chí
7 Số lượng bài báo được đăng tải Đúng số lượng
8 Tặng quà cho khách mời Đầy đủ và chỉnh chu
9 Giải quyết sự cố Các sự cố được giải quyết nhanh chóng và ổn định
ĐỀ XUẤT THAY ĐỔI NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA BUỔI HỌP BÁO
Khu vực tea break được bố trí trước giờ họp báo có vai trò quan trọng trong việc tạo dựng thiện cảm với khách mời Sự tiếp đãi chu đáo này thể hiện sự chân thành, tôn trọng và tạo ấn tượng tốt về công ty với khách mời tham dự.
- Tại buổi hợp báo, các nhà báo sẽ được sắp xếp những vị trí ngồi phù họp để các vị nhà bào có thể dễ dàng nghe thấy và giao lưu cùng với Gogi và những thông tin sẽ được truyền đạt một cách chính xác nhất và đầy đủ nhất về việc giải quyết khủng hoảng.
- Về phần trang trí và các tone màu cho họp báo sẽ lựa chọn phong cách tối giản phù họp với logo nhãn hàng Gogi House và thể hiện sự trang trọng của buổi họp báo, và làm cho khách mời cảm thấy dễ chịu và sẽ tập trung hơn vào phần thông tin phỏng vấn để những thông tin nhãn hàng truyền đạt đến khách hàng được chính xác và đầy đủ nhất.
Về trang phục, mỗi nhân sự phụ trách công việc khác nhau sẽ có trang phục riêng biệt Người đại diện phát ngôn sẽ mặc vest đen trang trọng Đội ngũ check-in mặc áo dài để đón tiếp khách mời Bộ phận an ninh và hỗ trợ mặc áo đen, quần đen Tất cả nhân viên đều đeo bảng tên và vị trí đảm nhận để khách mời dễ dàng nhận biết.
Có thể chiếu một video ngắn về quy trình nhập hàng và chế biến món ăn. Chuẩn bị các bản thông cáo báo chí trên tờ A4 để gửi đến các nhà báo những thông tin về kết quả xét nghiệm để các nhà báo có thể nắm được nội dung chi tiết.
Chuẩn bị thêm các tài liệu liên quan đến vấn đề, và những file tài liệu dự phòng.
