1: Logo công ty Biti’s- Tên viết tắt: Biti’s.- Website: Trang bán hàng trực tuyến của Biti''''s Việt Nam bitis.com.vn- Địa chỉ: 22 Lý Chiêu Hoàng, Phường 10, Quận 6, TP Hồ Chí Minh.- Năm th
HÌNH THÀNH Ý TƯỞNG CHO MỘT BUỔI HỌP BÁO, PHỎNG VẤN TRONG PR
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BITI’S
1.1.1 Thông tin về doanh nghiệp
-Tên doanh nghiệp: Công ty TNHH sản xuất hàng tiêu dùng Bình Tiên.
Hình 1 1: Logo công ty Biti’s
-Website: Trang bán hàng trực tuyến của Biti's Việt Nam (bitis.com.vn)
-Địa chỉ: 22 Lý Chiêu Hoàng, Phường 10, Quận 6, TP Hồ Chí Minh.
-Khẩu hiệu: “Nâng niu bàn chân Việt”.
-Tầm nhìn: Phát triển thành một công ty lớn mạnh và ngày càng phát triển không chỉ trong nước mà còn rộng khắp trên toàn thế giới, giữ vững vị trí hàng đầu tại Việt Nam và hội nhập tích cực với quốc tế, trở thành công ty sản xuất hàng tiêu dùng lớn mạnh tại khu vực Châu Á.
-Sứ mệnh: Công ty cam kết sẽ không ngừng cải tiến, nâng cao chất lượng cung cấp sản phẩm, đáp ứng ngày một tốt hơn yêu cầu ngày càng cao và đa dạng của khách hàng, đúng ý nghĩa của bản sắc thương hiệu Biti’s “Uy tín – Chất lượng”.
1.1.2 Lĩnh vực hoạt động và sản phẩm dịch vụ chủ yếu
1.1.2.1 Sản xuất kinh doanh giày dép
-Thiết kế, sản xuất và kinh doanh các sản phẩm giày dép: Giày da thời trang, giày thể thao, dép xốp, giày Sandal, giày Tây,…
Hình 1 2: Sản phẩm giày da thời trang của Biti’s
Hình 1 4: Sản phẩm dép xốp của Biti’s
Hình 1 5: Sản phẩm giày Sandal của Biti’s
Hình 1 6: Sản phẩm giày Tây của Biti’s
-Các nhóm sản phẩm của Biti’s bao gồm:
-Nhóm sản phẩm xốp Eva.
-Nhóm dép lưới, công nghệ và nguyên liệu chính là eva và vải lưới.
-Nhóm giày thể thao dùng kỹ thuật tiên tiến về lưu hóa, ép muộn và phun.
1.1.2.2 Xúc tiến đầu tư và liên doanh phát triển
-Mở rộng đầu tư phát triển kinh doanh sang lĩnh vực như nhà đất, xây dựng các trung tâm thương mại, siêu thị, cao ốc văn phòng, khu vui chơi giải trí và các dịch vụ khác.
SƠ LƯỢC VỀ KHỦNG HOẢNG
-Ngày 10/10/2021 Biti’s đã cho ra mắt bộ sưu tập (BST) mới kết hợp cùng Việt Max mang tên “Bloomin Central”
Hình 1 7: BST Biti’s Bloomin Central của Biti’s tung vào ngày 10/10/2021
-BST được Biti’s giới thiệu là dòng sản phẩm lấy “Cảm hứng từ tự hào miền Trung – Hoa trong đá”, là thành quả của sự đầu tư, tìm tòi và sáng tạo của đội ngũ Biti’s Hunter cùng các nghệ sĩ của Việt Max trong việc thiết kế và lựa chọn đa dạng chất liệu Nhằm khắc họa chân thật nhất một miền Trung bên ngoài khắc nghiệt sỏi đá nhưng bên trong lại lãng mạng, sắc sảo và tài hoa.
-Tuy nhiên, sau khi ra mắt sản phẩm chưa đầy 2 ngày Biti’s đã nhận lại nhiều sự chỉ trích của dư luận Một trong những người đứng lên phản đối gay gắt nhất là La Quốc Bảo-Cựu sinh viên ngành Thiết kế kiến trúc tại Đại học Monash (Úc) và đồng thời là người sưu tập cổ vật, nghiên cứu độc lập về mỹ thuật nhà Nguyễn Là một bạn trẻ am hiểu về lịch sử, La Quốc Bảo đã đưa ra nhiều lập luận chặt chẽ trên facebook cá nhân, lên tiếng chỉ trích Biti’s sử dụng chất liệu vải gấm Trung Quốc kém chất lượng, rẻ tiền và bán nhiều trên Taobao Anh nhận định đây là lỗi chiếm dụng văn hóa và không thật sự tôn vinh những sản phẩm “Tự hào Việt Nam”, đặc biệt là lấy “Cảm hứng miền Trung” như Biti’s đã nói trong chiến dịch quảng bá Với sự am hiểu cùng những phân tích tỉ mỉ, cụ thể kèm theo dẫn chứng thuyết phục, La Quốc Bảo đã khiến nhiều hội nhóm về lịch sử, truyền thống “dậy sóng”.
Hình 1 8: La Quốc Bảo -CEO thương hiệu giày BARO
Hình 1 9: Bài đăng “bóc phốt” Biti’s của La Quốc Bảo
Hình 1 10: Hoa văn dòng sản phẩm Biti’s Bloomin Central (trái) và hoa văn trên vải gấm
Trung Quốc được bán trên Taobao
-Bên cạnh đó BST Biti’s Bloomin Central còn bị khách hàng chỉ ra lỗi sai nghiêm trọng khi nhầm lẫn trong việc quảng bá họa tiết thổ cẩm của dân tộc Chăm thành sản phẩm thổ cẩm Tây Nguyên.
Nguồn: Mạng lưới tiên phong Việt Nam
Hình 1 11: Hoạt tiết “được cho là” thổ cẩm Tây Nguyên (trái) nhưng thực chất là hoa văn chân chó của dân tộc Chăm (phải)
RÀ SÁT MÔI TRƯỜNG CHO HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG
1.3.1 Môi trường bên trong của Biti’s
-Biti’s sỡ hữu 9.000 lao động tại Tổng công ty.
-Đưa hệ thống E-learning (đào tạo trực tuyến) vào công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực tại Biti’s, giúp tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng nhân sự tại Biti’s.
-Đối với khối nhân viên văn phòng: công ty tuyển dụng chủ yếu là những người đã tốt nghiệp từ những trường Đại học, Cao đẳng, Trung cấp chuyên nghiệp và những người đã được đào tạo chuyên môn phù hợp với công việc mà công ty đang yêu cầu.
-Đối với công nhân: Chủ yếu tuyển dụng từ các thợ có tay nghề từ trường kỹ thuật dạy nghề hay từ các cơ sở lao động ở các địa phương tỉnh thành lân cận.
-Sản lượng sản phẩm hàng năm trên 20 triệu đôi, chủng loại sản phẩm phong phú, đa dạng về kiểu dáng, mẫu mã.
-Không chỉ làm mới với dòng sản phẩm hiện đại, bắt kịp xu thế, Biti’s đã tận dụng khai thác các nền tảng từ Facebook, Instagram, Youtube và các KOL, có thể kể đến những chiến dịch nổi tiếng kết hợp với những cái tên nổi tiếng như Soobin Hoàng Sơn, Sơn Tùng MTP,…
-Đánh dấu thương hiệu tại 40 quốc gia trên thế giới.
-Biti’s là thương hiệu Việt, gắn liền với thế hệ người Việt lâu đời, là thương hiệu quen thuộc.
-Một hệ thống phân phối sản phẩm Biti’s trải dài từ Nam ra Bắc với 07 Trung tâm chi nhánh, 156 Cửa hàng tiếp thị và hơn 1.500 trung gian phân phối bán lẻ.
-Công ty Biti’s trở thành một đơn vị mạnh, thể hiện sự bứt phá trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh giày dép.
Thương hiệu Biti's đã vinh dự đạt danh hiệu Thương hiệu Quốc gia (Vietnam Value) vào các năm 2008, 2010 và 2012 Đây là sự ghi nhận của Cục Xúc tiến Thương mại - Bộ Công Thương Việt Nam về chất lượng, uy tín và khả năng cạnh tranh của Biti's trên thị trường.
-Sơ đồ tổ chức công ty:
Hình 1 12: Sơ đồ tổ chức của Biti’s
1.3.1.5 Nghiên cứu phát triển và công nghệ
-So với các sản phẩm của các thương hiệu khác, một điểm khác biệt trong quy trình sản xuất giày của Biti’s chính là trang thiết bị áp dụng nhiều công nghệ hiện đại Đặc biệt Biti’s đã tích hợp công nghệ mới về dệt may và đế giày trong từng dòng sản phẩm Một số công nghệ nổi bật của Biti’s như:
-Phần trên được sản xuất bằng công nghệ thắt bím LiteKnit (giúp dây giày Biti’s có độ đàn hồi tốt và độ thoáng khí cao)
Hình 1 13: Dòng sản phẩm Biti’s Hunter X 2K19 với chất liệu dệt kỹ thuật số LiteKnit
-Công nghệ LiteFlex được sử dụng để sản xuất đế, Biti’s sử dụng chất liệu phylon siêu nhẹ để tạo ra những đôi giày nhẹ như bay Các sản phẩm sử dụng công nghệ sản xuất
IP luôn có độ đàn hồi và mềm dẻo cực tốt Ngoài 2 công nghệ nổi bật kể trên, Biti’s còn sử dụng công nghệ định hình và nâng đỡ gót chân Công nghệ kháng khuẩn được sử dụng bên trong đế giúp massage tự nhiên cho đôi chân của người tiêu dùng.
Hình 1 14: Dòng sản phẩm Biti's Hunter 2K18 The Evolution với cải tiến vượt trội về công nghệ đế Liteflex
-Công ty Biti’s có nguồn tài chính dồi dào, không phải đi vay vốn để kinh doanh.
-Biti’s hiện đã mở rộng vốn sang đầu tư nhiều lĩnh vực mới để tăng doanh thu cho công ty và hướng phát triển thành tập đoàn đa ngành.
1.3.2 Môi trường bên ngoài của Biti’s
1.3.2.1 Rà soát môi trường vĩ mô a Chính trị
-Chính quyền quy định rất rõ ràng về tình trạng vi phạm quyền sở hữu văn hóa và
“cultural appropriation” hay “đánh cắp văn hóa”, chính vì thế những sai sót trong BST về chất liệu vải gấm có thể vi phạm về 2 điều trên
-Chính quyền có những quy định về việc lưu giữ và sử dụng văn hóa, những trường hợp truyền bá văn hóa sai lệch văn hóa Việt Nam. b Kinh tế
-Tăng trưởng GDP 2021 chỉ ở mức 2.58%, thấp nhất trong vòng 30 năm qua đã khiến cho Biti’s buộc phải giảm sản lượng, đồng thời phát sinh nhiều chi phí do đứt gãy chuỗi cung nguyên phụ liệu, chi phí phòng chống Covid 19.
-Doanh thu giảm dần trong hai năm 2020 và 2021 So với định mức năm 2019, doanh thu năm 2021 giảm gần 40%, còn hơn 1.200 tỷ đồng.
-Tỷ giá trao đổi ngoại tệ năm 2021 ở mức 113,7 tỷ USD tương đối ổn định góp phần thúc đẩy các hoạt động xuất khẩu và làm đối tác kinh doanh với các thương hiệu quốc tế. c Xã hội
-Thời điểm xã hội bấy giờ đang có nhiều mối quan tâm lớn khác chưa được giải quyết, đặc biệt trong giới giải trí và đang có nhiều sự thu hút lớn với công chúng.
-Nhân lúc bối cảnh xã hội đang có nhiều biến động làm giảm sự chú ý của công chúng thì Biti’s nên nhanh chóng tổ chức họp báo trình bày những phương án ứng phó với khủng hoảng trước mắt. d Công nghệ
Sự phát triển của khoa học công nghệ tác động không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của Biti’s Doanh nghiệp liên tục phải đối mặt với thách thức khi công nghệ là yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự tồn tại và phát triển Trong sự việc lần này, bộ phận nghiên cứu sản phẩm đã vấp phải sai sót khi lựa chọn chất liệu vải gấm Trung Quốc cho BST Biti’s Bloomin Central – BST tôn vinh văn hóa Việt Nam.
1.3.2.2 Rà soát môi trường vi mô a Nguồn lực bên trong tổ chức hoặc cá nhân
-Về sản phẩm Biti’s vẫn đang có được các dòng sản phẩm khác về sự chất lượng cũng như là đa dạng kiểu dáng, mẫu mã.
PHÂN TÍCH ĐIỂM MẠNH, ĐIỂM YẾU, CƠ HỘI VÀ THỬ THÁCH CỦA VIỆC TỔ CHỨC HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG (SWOT)
Bảng 1 1: Bảng phân tích SWOT của việc tổ chức họp báo ĐIỂM MẠNH ĐIỂM YẾU Đ n v t ch c có v trí cao và nh n đơ ị ổ ứ ị ậ ược nhiềều sự quan tâm c a công chúngủ
Ch đềề h p báo là ch đềề nóng nền dềễ dàng m i phóngủ ọ ủ ờ viền tham d ự
Vi c h p báo là câền thiềết nền vi c t ch c nh n đệ ọ ệ ổ ứ ậ ược nhiềều s ng hự ủ ộ. Đ nguôền l c tài chính đ hôễ tr t ch c h p báoủ ự ể ợ ổ ứ ọ Đ a đi m có châết lị ể ượng, c s h tâềng và ti n nghi đơ ở ạ ệ ể đăng cai s ki nự ệ.
Áp lực về tinh thần và khả năng kiểm soát hạn chế là những thách thức đáng kể đối với đội ngũ nhân sự trong quá trình xử lý khủng hoảng Do thời gian diễn ra sự cố ngắn, họ phải lên kế hoạch và tổ chức họp báo gấp, gây ra căng thẳng đáng kể cho tinh thần Ngoài ra, với khối lượng công việc khổng lồ cần giải quyết trong thời gian eo hẹp, khả năng kiểm soát hiệu quả hoạt động của nhân viên trở nên khó khăn, hạn chế khả năng ứng phó hiệu quả với khủng hoảng.
Thiếu thời gian chuẩn bị, công ty có thể gặp khó khăn trong việc xác định, đưa ra thông điệp và cách trình bày thông điệp một cách thiếu rõ ràng, không hiệu quả.
Quá trình lên kế hoạch cho họp báo gặp khó khăn do thời gian lên kế hoạch tổ chức họp báo ngắn.
Tạo ra một cơ hội để đơn vị chính được minh bạch thông tin
Nếu nội dung trong họp báo chuẩn bị tốt có thể thay đổi hình ảnh của nhân vật chính từ xấu thành tốt, được yêu mến hơn.
Phóng viên, khách mời không đến họp báo.
Nếu nội dung trong họp báo chuẩn bị không tốt sẽ làm hình ảnh của nhân vật chính tệ hơn.
Nếu làm không tốt Biti’s sẽ bị thiệt hại về uy tín và hình
Nếu làm tốt doanh nghiệp sẽ tránh được các làn sóng tẩy chay của công chúng.
Những cuộc khủng hoảng truyền thông khác trong giới giải trí hiện tại có thể giúp giảm bớt sự chú ý của công chúng vào những sai sót trong bộ sưu tập mới của Biti's Nếu Biti's tổ chức họp báo kịp thời, họ có thể tận dụng lợi thế này để chuyển hướng sự chú ý sang các vấn đề khác, qua đó giảm thiểu hậu quả của những sai lầm của mình.
Tạo tiền đề, cung cấp cách làm mới cho các chính khách xử lý khủng hoảng ảnh.
Nếu nội dung trong cuộc họp báo không tốt sẽ làm mất thị phần, khách hàng chuyển sang sử dụng sản phẩm của các thương hiệu khác
Phóng viên đặt câu hỏi khó cho đơn vị phát ngôn tại họp báo của Biti’s
Cạnh tranh với các cuộc họp báo khác
Sự bất lợi từ các yếu tố thời tiết, giao thông,
1.5 HÌNH THÀNH MỤC TIÊU CHO BUỔI HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG THEO TIÊU CHÍ SMART
-Biti’s muốn mở một buổi họp báo để thông qua đó mà giải quyết khủng hoảng truyền thông từ BST Biti’s Bloomin Central.
-Trong 48 giờ có thể giải quyết trấn an dư luận, giảm thiểu làn sóng phản đối của công chúng.
1.5.3 Có thể đạt được với những nguồn lực sẵn có (achievable)
-Biti’s đã có sẵn đội ngũ truyền thông mạnh, mối quan hệ với các trang báo và uy tín doanh nghiệp đã được gây dựng từ trước có thể đạt được mục tiêu trong 48 giờ có thể trấn an dư luận.
-Nhằm bảo vệ hình ảnh của Biti’s trong mắt công chúng.
1.5.5 Mốc thời gian cụ thể (time-specific)
-Thời gian tổ chức họp báo giải quyết khủng hoảng diễn ra vào ngày 12/10/2021.
XÁC ĐỊNH Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CHO HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG
-Họp báo sẽ được tổ chức tại trung tâm hội nghị: phù hợp với các sự kiện lớn, có sẵn cơ sở vật chất và các dịch vụ khác đẻ phục vụ cho các sự kiện đặc biệt.
-Concept trang trọng kết hợp với phong cách văn hóa miền Trung: thể hiện sự chân thành trong việc lắng nghe, thừa nhận những sai sót trong công đoạn lựa chọn chất liệu và thiết kế trong BST sản phẩm mới và cam đoan những sự điều chỉnh phù hợp với tuyên ngôn của Biti’s trước đó “Cảm hứng miền Trung”.
-Buổi họp báo sẽ được chia làm 4 phần:
+ Phần mở đầu: Người đứng đầu doanh nghiệp hay người đại diện phát ngôn sẽ trình bày về mục tiêu của buổi họp báo, tóm tắt về vấn đề hoặc tình hình khủng hoảng, sau đó trình bày thông điệp và các phương án khắc phục mà Biti’s muốn truyền đạt tới công chúng.
+ Phần đặt câu hỏi và trả lời câu hỏi: Phóng viên sẽ đặt ra những câu hỏi và nhận câu trả lời từ phía doanh nghiệp.
+ Phần kết thúc: Người đứng đầu doanh nghiệp đứng ra tóm tắt lại thông điệp chính, đưa ra lời đảm bảo, cảm ơn sự phương tiện truyền thông và những người đã có mặt tại buổi họp báo.
+ Teabreak vào sau cuộc họp báo: Đảm bảo các thông điệp được truyền tải một cách rõ ràng và không bị gián đoạn Giảm áp lực và tạo thời gian gặp gỡ riêng để trao đổi giữa người đại diện phát ngôn của công ty với các khách mời và giới truyền thông.
-Các nhân vật sẽ xuất hiện tại buổi họp báo như:
+Người đứng đầu của Biti’s.
+Người đại diện phát ngôn cho Biti’s.
+Các chuyên gia về khủng hoảng truyền thông.
+Phóng viên và đại diện của các phương tiện truyền thông (tổ chức tin tức, truyền hình và truyền thông trực tuyến, ).
+Người chịu trách nhiệm truyền thông và quan hệ công chúng.
+Người dẫn chương trình hay người điều phối buổi họp báo.
+Khách mời: các khách mời đặc biệt hoặc các đại diện của các cơ quan tổ chức có liên quan tới khủng hoảng truyền thông.
-Đặt ra mục tiêu chính yếu và thứ yếu cho cuộc họp báo đảm bảo tiêu chí Smart:
-Mục tiêu chính yếu của cuộc họp báo:
+Giảm thiểu nguy cơ thiệt hại về uy tín, bảo vệ hình ảnh doanh nghiệp.
+Thông báo và trình bày với truyền thông rằng Biti’s đã có những biện pháp xử lý khủng hoảng về BST Biti’s Bloomin Central.
Thay thế chất liệu vải gấm lấy cảm hứng từ văn hoá nghệ thuật Huế để hoàn thiện sản phẩm hơn, đáp ứng được yêu cầu, mong mỏi của người tiêu dùng Việt
Hình 1 16: Chất liệu vải gấm mới và sản phẩm đã được điều chỉnh
Hình 1 17: Hình ảnh đồng xu cổ trên phiên bản cập nhật chất liệu mới.
Hiệu chỉnh lại toàn bộ hình ảnh & thông tin truyền thông để phù hợp với những chỉnh sửa phía trên, trong vòng 24 giờ tới.
Phiên bản đến tay người tiêu dùng sẽ là phiên bản được cập nhật với chất liệu và hoạ tiết gấm mới nhất.
Hoàn toàn hỗ trợ khách hàng đã pre-order sản phẩm này nhưng muốn hoàn trả vì thiết kế mới không còn phù hợp với sở thích của khách.
Tiếp tục cam kết duy trì ý định ban đầu về việc trích 100.000 VNĐ từ doanh thu mỗi sản phẩm bán được của bộ sưu tập này để đóng góp cho các quỹ phát triển tài năng của miền Trung, đặc biệt là dân tộc Chăm, nâng niu con người và tiếp sức cho những ý chí người Miền Trung lạc quan, kiên cường.
+Thông qua các phóng viên, các trang báo đến dự họp báo có thể nhanh chóng lan truyền thông tin về những phương pháp xử lý khủng hoảng của Biti’s từ đó có thể xoa dịu dư luận, trấn an công chúng.
-Mục tiêu thứ yếu của cuộc họp báo:
+Gửi lời xin lỗi đến công chúng vì những thiếu sót về yếu tố văn hóa Việt Nam trong BST.
+Khẳng định Biti’s là một công ty có “tâm” khi can đảm nhận lỗi và nhanh chóng đưa ra các biện pháp xử lý hoảng hoảng.
+Thay đổi chiều hướng dư luận, từ chỉ trích sang ủng hộ sản phẩm nhờ tận dụng tốt các phương án và quyết định nhanh chóng.
Hình 1 18: Đặt mục thay đổi đánh giá chỉ trích sang ủng hộ từ phim công chúng
-Lập danh sách các trang báo đang có sự quan tâm đến khủng hoảng mà Biti’s đang đối mặt và có thể sẽ tham dự cuộc họp báo như: Vnexpress, Vietnamnet, Báo tuổi trẻOnline,…
-Ưu tiên mời những trang báo có uy tín cao và sức lan truyền thông tin nhanh chóng.
-Các sự lựa chọn phải đáp ứng được những mục tiêu đã được đề ra trước đó.
1.6.4 Kiểm tra tính khả thi
-Thử nghiệm ý tưởng chủ đạo với một nhóm khán giả nhỏ bao gồm những bên có liên quan hay các chuyên gia trong việc xử lý khủng hoảng Từ đó tiến hành phân tích phản ứng theo mức độ thỏa mãn những mục tiêu chính yếu và thứ yếu mà Biti’s đã đề ra cho buổi họp báo hay không.
-Sau khi đã kiểm tra tính khả thi ý tưởng trên một đơn vị khán giả nhỏ, thì cần sử dụng những phản hồi từ các bên liên quan để xem xét, điều chỉnh lại ý tưởng chủ đạo, nâng cao và đảm bảo sự thành công của cuộc họp báo.
-Điều chỉnh lại thông điệp cuộc họp báo sao cho rõ ràng, dễ hiểu và mạch lạc.
-Tạo tiêu đề hoặc slogan phù hợp để dễ truyền tải ý tưởng chủ đạo một cách nhanh chóng và dễ nhớ.
Hình 1 19: Tiêu đề và thông điệp của cuộc họp báo phù hợp với các ý tưởng chủ đạo
-Kiểm tra tính liên quan, đảm bảo ý tưởng chủ đạo và thông điệp cuộc họp báo có sự liên kết với những mục tiêu và nội dung đã đề ra.
1.6.6 Thực hiện và theo dõi
Tiến hành thực hiện lên kế hoạch, phân bố công việc cho từng bộ phận thực hiện, đảm bảo tận dụng tốt được tất cả nguồn lực và tài nguyên cần thiết phục vụ cho cuộc họp báo như bộ phận truyền thông, mối quan hệ với các trang báo, kinh phí thực hiện tổ chức họp báo.
+Xác định rõ ràng về thời gian, địa điểm tổ chức, thời lượng của cuộc họp báo. +Lập danh sách khách mời tham gia họp báo.
+Làm đơn xin phép tổ chức họp báo.
+Setup địa điểm tổ chức họp báo theo ý tưởng chủ đạo đã lựa chọn.
+Lên nội dung và kịch bản chi tiết cho buổi họp báo.
-Theo dõi hiệu suất của ý tưởng bằng cách sử dụng các chỉ số thu được và mục tiêu đã đề ra, từ những thông tin đã thu thập thực hiện các phương pháp điều chỉnh và tối ưu hóa các ý tưởng chủ đạo.
1.6.7 Rà soát và đánh giá
-Thu thập và tổng hợp các thông tin liên quan đến tình huống khủng hoảng hiện tại từ BST Biti’s Bloomin Central.
-Dựa trên những đánh giá và các số liệu đã thu thập được mà thực hiện điều chỉnh,rút kinh nghiệm.
THIẾT KẾ BUỔI PHỎNG VẤN XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG CHO BITI’S
THIẾT KẾ BÀI PHÁT BIỂU CHO BUỔI PHỎNG VẤN
Đầu tiên xin gửi lời chào đến tất cả mọi người, khách hàng thân thiết, các đối tác, các doanh nghiệp, báo giới truyền thông và toàn bộ những người đồng hành cùng Biti’s suốt quãng thời gian vừa qua.
Tôi là Vưu Lệ Quyên - Giám đốc điều hành của công ty Biti’s và hôm nay tôi là người đại diện phát ngôn cho Biti’s để trình bày cuộc khủng hoảng vừa qua.
Đầu tiên, chúng tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn bộ các đối tác và báo chí truyền thông đã có mặt trong ngày hôm nay Sự hiện diện của quý vị là vinh dự và là động lực cho chúng tôi liên tục cải tiến và phát triển.
Công ty của chúng tôi sẽ minh bạch toàn bộ thông tin với công chúng và cam kết những thông tin mà công ty chúng tôi đưa ra là hoàn toàn chính xác Sự quan tâm tới nhãn hàng và các sản phẩm của công ty chúng tôi là niềm vinh hạnh cho công ty chúng tôi. Trong những ngày qua chúng tôi đã gặp phải vụ việc khủng hoảng mà chúng tôi không mong muốn xảy ra, đó là trách nhiệm và lỗi về phía Biti’s Chúng tôi xin nhận mọi sai lầm về phía mình vì đã sử dụng chất liệu vải gấm đến từ Trung Quốc thay vì sử dụng các chất liệu vải đến từ Việt Nam, cùng với đó là nhận định sai về sự nhầm lẫn trong việc quảng bá họa tiết thổ cẩm của dân tộc Chăm thành sản phẩm thổ cẩm Tây Nguyên Chúng tôi đã nhận ra rõ ràng vấn đề cũng như nhận thấy nhiều phản ánh của dư luận, chúng tôi hoàn toàn tiếp thu hết những ý kiến để ngày hôm nay đưa ra hướng giải quyết cụ thể. Thứ nhất chúng tôi xin nhận hoàn toàn trách nhiệm và xin lỗi trên các nền tảng chính của Bitis và hoàn toàn công khai Bên cạnh lời xin lỗi chúng tôi sẽ đưa ra lời giải thích rõ nguyên văn của vụ việc Thứ hai chúng tôi vẫn sẽ hoàn toàn cho thu hồi tất cả các sản phẩm lỗi trong vụ việc Thứ ba chúng tôi vẫn sẽ cam kết rằng sẽ trích lợi nhuận bán được từ sản phẩm của BST để ủng hộ vào Quỹ phát triển tài năng miền Trung. Trước khi kết thúc, một lần nữa là người đại diện phát ngôn cho Biti’s tôi xin cam đoan tất cả những thông tin, hình ảnh, số liệu và lời cam kết của Biti’s là hoàn toàn đúng và chắc chắn Sự việc lần này là sự cảnh tỉnh cho chúng tôi và chúng tôi sẽ không để điều này xảy ra lần nào nữa Một lần nữa xin gửi lời cảm ơn chân thành của quý vị đã đến đây ngày hôm nay Mọi thông tin chúng tôi sẽ tiếp tục cập nhật kịp thời, nhanh chóng và chính xác.
Xin trân trọng cảm ơn.
2.2 THIẾT KẾ DANH MỤC CÁC CÂU HỎI VÀ CUNG CẤP CÂU TRẢ LỜI GỢI Ý TRONG PHẦN HỎI ĐÁP CỦA BUỔI PHỎNG VẤN
Bảng 2 1: Danh sách các câu hỏi và gợi ý trả lời trong buổi họp báo của Biti’s
STT CÂU HỎI CÂU TRẢ LỜI GỢI Ý
Câu hỏi khai thác thông tin
1 Tại sao công ty lại lựa chọn chất liệu vải Trung
Quốc cho một sản phẩm mang xu hướng Việt?
Do trong thời điểm tình hình dịch bệnh đang chưa được kiểm soát và những hạn chế của ngành công nghiệp phụ trợ cho sản xuất giày dép Việt Nam, bộ phận R&D của Biti’s đã có một sự sai sót khi lựa chọn vải gấm Trung Quốc để thay cho chất liệu vải Việt Nam Đây là một lỗi sai rất lớn và Biti’s sẽ chịu hoàn toàn trách nhiệm cho sự sai sót này.
2 Sau khi nhận được sự chỉ trích từ phía dư luận
Biti’s đã phải chịu những thiệt hại như thế nào?
Sau những ồn ào về BST mới vừa qua đã ảnh hưởng mạnh mẽ đến Biti’s Đầu tiên Biti’s chịu ảnh hưởng tiêu cực về uy tín thương hiệu, bên cạnh đó kinh tế công ty cũng đã xảy ra nhiều biến động.
3 Săếp t i công ty đã có nh ng d đ nh gì đ khăếcớ ữ ự ị ể ph c kh ng ho ngụ ủ ả ? Đ khăếc ph c nh ng sai sót trong BST v a rôềi, Biti’s đã tiềến hànhể ụ ữ ừ th c hi n các phự ệ ương án nh :ư
- Thay thềế châết li u v i gâếm lâếy c m h ng t văn hoá nghệ ả ả ứ ừ ệ thu t Huềế đ hoàn thi n s n ph m h n, đáp ng đậ ể ệ ả ẩ ơ ứ ược yều câều mong m i c a ngỏ ủ ười tiều dùng Vi t.ệ
- Hi u ch nh l i toàn b hình nh & thông tin truyềền thôngệ ỉ ạ ộ ả đ phù h p v i nh ng ch nh s a phía trền, trong vòng 24 gi t i.ể ợ ớ ữ ỉ ử ờ ớ
- Phiền b n đềến tay ngả ười tiều dùng sẽễ là phiền b n đả ược22 c p nh t v i châết li u và ho tiềết gâếm m i nhâết.ậ ậ ớ ệ ạ ớ
- Hoàn toàn hôễ tr khách hàng đã prẽ-ordẽr s n ph m nàyợ ả ẩ nh ng muôến hoàn tr vì thiềết kềế m i không còn phù h p v i sư ả ớ ợ ớ ở thích c a khách.ủ
- Tiềếp t c cam kềết duy trì ý đ nh ban đâều vềề vi c trícụ ị ệ 100.000 VNĐ t doanh thu môễi s n ph m bán đừ ả ẩ ượ ủc c a b s uộ ư t p này đ đóng góp cho các quyễ phát tri n tài năng c a miềềnậ ể ể ủ Trung, đ c bi t là dân t c Chăm, nâng niu con ngặ ệ ộ ười và tiềếp s cứ cho nh ng ý chí ngữ ười Miềền Trung l c quan, kiền cạ ường.
Câu hỏi về mức độ, quy mô
1 V i nh ng c i tiềến và thay thềế lâền này, công tyớ ữ ả đánh giá m c đ làm hài lòngứ ộ vềề tr i nghi mả ệ s n ph m c aả ẩ ủ khách hàng nh thềế nào?ư
Ngay từ đầu từ những thiết kế và các ứng dụng công nghệ trong công đoạn sản xuất sản phẩm thì công ty đã đo lường được mức độ trải nghiệm sản phẩm của khách hàng cao Nhưng do vấp phải sai sót trong khâu lựa chọn chất liệu nên đã gây ra nhiều suy nghĩ tiêu cực về sản phẩm Với sự điều chỉnh phù hợp Biti’s đảm bảo rằng trải nghiệm sản phẩm của người tiêu dùng của BST mới sẽ rất tốt.
2 Phía công ty đánh giá m c đ thành công c aứ ộ ủ chiềến d chị thay thềế lâền này thềế nào?
Biti’s ch a th kh ng đ nh s thành công c a chiềến d ch thay thềếư ể ẳ ị ự ủ ị này là 100% Nh ng v i s đâều t và nh ng bi n pháp x lý h pư ớ ự ư ữ ệ ử ợ lý thì Biti’s tin chăếc răềng kh năng cao có th thay đ i đả ể ổ ược chiềề hướng đánh giá tiều c c c a ngự ủ ười tiều dùng thành tích c cự
1 Với sai lầm lần này là một bước lùi của Biti’s Không Biti’s không xem đó là một bước lùi Thay vào đó chúng
23 đúng không? tôi xem đó là một bài học quý báu để có thể tiến xa hơn Sai lầm và khó khăn là một phần của quá trình trình học hỏi và phát triển. Bằng cách nhìn nhận sai lầm một cách tích cực và rút ra bài học từ sai lầm đó, công ty có thể cải thiện và phát triển mình hơn trong tương lai.
Li u quyềết đ nh điềều ch nh l i thông tin và hìnhệ ị ỉ ạ nh trong 24 gi t i ả ờ ớlà đang t o s c ép đôếi v iạ ứ ớ b ph n s n xuâết c a công tyộ ậ ả ủ hay không?
Không Việc điều chỉnh lại thông tin và hình ảnh trong 24 giờ tới không ảnh hưởng tới bộ phận sản xuất sản phẩm của công ty, Biti’s luôn tự hào vì luôn sở hữu đội ngũ công nhân viên chuyên nghiệp và hơn 9000 lao động Chính vì vậy mà công ty đảm bảo rằng có thể cập nhật những điều chỉnh mới vào sản phẩm nhanh chóng để phục vụ khách hàng trên cả nước
Có phải Biti’s nhận thấy rằng việc sử dụng chất liệu không phù hợp đã gây ra sự thất vọng lớn cho người tiêu dùng đúng hay không? Đúng Chúng tôi rất lấy làm tiếc vì những sai sót trong quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm đã mang đến những trải nghiệm không tốt cho khách hàng, đây là một lỗi sai lớn và chúng tôi cam kết trong tương lai sẽ không xảy ra điều tương tự.
Quý công ty có thể chia sẻ thêm về quá trình lựa chọn và đã cập nhật lại chất liệu như thế nào?
Vềề quá trình ch n l i châết li u cho BST Biti’s Bloomin Cẽntral, đọ ạ ệ ộ ngũ phát tri n s n ph m c a Biti’s đã nhanh chể ả ẩ ủ óng th c hi n l iự ệ ạ nh ng nghiền c u vềề hoa văn và có thềm s hôễ tr c a cácữ ứ ự ợ ủ chuyền gia vềề văn hóa l ch s đ mang đềến m t s n ph m đúngị ử ể ộ ả ẩ nh slogan “c m h ng t hào t miềền Trung”, sau khi đã có kềếư ả ứ ự ừ qu vềề châết li u v i m i thì Biti’s đã th c hi n điềều ch nh l i sả ệ ả ớ ự ệ ỉ ạ ả ph m trền tâết c các c s s n xuâếtẩ ả ơ ở ả
2 C th thì Biti’s đã có nh ng c p nh t gì trềnụ ể ữ ậ ậ s n ph m m i và tăng trả ẩ ớ ải nghi m s n ph mệ ả ẩ Ở phiên bản cập nhật mới được công bố, chất liệu vải gấm lấy cảm hứng từ văn hóa nghệ thuật Huế sẽ thay thế cho loại vải gấm trước,24 c a khách hàng nh thềế nào?ủ ư để đáp ứng nhu cầu và mong mỏi của người tiêu dùng Việt chất liệu gấm dân tộc với những đám mây bao xung quanh, hình đầu rồng gần gũi, đầy sức sống Mũi giày được chế tác một cách công phu hoàn hảo, đường chỉ rõ ràng, dứt khoát, không dư thừa, tạo nên sự chỉnh chu cho phiên bản này Đặc biệt ở phiên bản Low- Top, có là đồng xu cổ giới hạn, chỉ dành cho 999 đơn hàng đầu tiên.
3 Đã có những hạn chế nào trong quá trình nghiên cứu và phát triển sản phẩm đã dẫn đến những sai lầm trước đó?
TRIỂN KHAI BUỔI PHỎNG VẤN XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG CỦA BITI’S
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ VỚI CÁC NỘI DUNG XUNG QUANH CHỦ ĐỀ VÀ Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CỦA HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG
VÀ Ý TƯỞNG CHỦ ĐẠO CỦA HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG
-Xác định các yếu tố xoay quanh họp báo:
+Địa điểm tổ chức họp báo: Trung tâm hội nghị Riverside Palace - 360D Đ Bến
Vân Đồn, Phường 1, Quận 4, Thành phố Hồ Chí Minh
+Họp báo sẽ sử dụng các trang thiết bị hỗ trợ như:
Các thiết bị âm thanh như: loa, micro.
Các thiết bị ánh sáng: Đèn chiếu sáng không gian hội nghị, đèn sân khấu.
Các thiết bị chuyên dùng khác: máy tính, máy in, bộ đàm,…
+Trang trí địa điểm tổ chức theo một tone phù hợp và liên quan tới concept đúng với
BST Bloomin Central Tuy nhiên chú ý phần màu sắc tạo cảm giác thoải mái, dễ chịu, tươi sáng và không bị gò bó Sắp xếp bàn ghế giữa phía doanh nghiệp có khoảng cách phù hợp với khách mời, báo chí.
+Màu sắc chủ đạo của họp báo lần này là màu vàng và nâu theo tone màu của loại vải gấm Huế đã được thay đổi chỉnh sửa.
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN LÝ NGƯỜI THAM DỰ HỌP BÁO
-Tiến trình của người tham dự họp báo:
+Xuất phát: người tham dự sẽ được BTC gửi thư mời tham dự họp báo.
+ Đến nơi: BTC sẽ hướng dẫn người tham dự chỗ để xe và di chuyển đến nơi sẽ diễn ra họp báo.
+Xếp hàng: người tham dự sẽ được BTC chỉ dẫn xếp hàng và di chuyển vào chỗ ngồi đã được bố trí sẵn.
+Tương tác: người tham dự có thể đặt câu hỏi cho ban lãnh đạo về các vấn đề mà họ đang quan tâm.
+Ra về: BTC cần bố trí và hướng dẫn lối đi dành cho người tham dự để tránh tình trạng chen lấn lúc ra về.
-Lựa chọn phương pháp quản lý phù hợp:
+Số lượng người tham dự: 75 người.
+Điều tiết khu vực check in/check out:
Nhà xe: bao gồm bảo vệ và người hướng dẫn Người hướng dẫn sẽ hướng dẫn người tham dự di chuyển đến sảnh check in.
Khu vực check in: BTC bố trí người kiểm soát vé/thư mời người tham dự họp báo.
Nơi diễn ra họp báo: Sau khi check in, người tham dự sẽ được hướng dẫn xếp hàng và di chuyển vào trong nơi diễn ra họp báo Sau đó sẽ ổn định chỗ ngồi tại nơi đã được bố trí sẵn và bắt đầu buổi họp.
Khu vực check out: Khi họp báo kết thúc sẽ có người hướng dẫn check out nhằm tránh tình trạng chen lấn lúc ra về
Để đảm bảo an toàn cho khách tham dự, ban tổ chức cần chuẩn bị các thiết bị cứu hộ và chữa cháy đầy đủ Các nhân viên tham gia sự kiện cần được tập huấn kỹ càng về các phương án xử lý tình huống khẩn cấp Bên cạnh đó, ban tổ chức cần thu thập thông tin liên lạc của các cơ quan cứu hộ và cứu thương gần địa điểm tổ chức để có thể kịp thời ứng phó trong trường hợp xảy ra sự cố.
+Tặng quà khi ra về: Sau khi họp báo kết thúc BTC sẽ tặng quà cho khách mời – voucher ưu đãi khi mua hàng tại Biti’s.
LẬP BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC CHO BUỔI HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG (TIME TABLE)
Bảng 3 1: Bảng checklist phân công công việc cho đội ngũ tổ chức và các bên liên quan.
MỤC NỘI DUNG TRIỂN KHAI BỘ PHẬN
Trước sự kiện Khách mời
Lên danh sác khách mời Bộ phận quan hệ công chúng
Liên lạc khách mời Quan trọng
Chuẩn bị nội dung sự kiện
Bộ phận tổ chức sự kiện
Chuẩn bị bài phát biểu Quan trọng
Chuẩn bị tài liệu cho khách mời Khá quan trọng
Chuẩn bị câu hỏi cho buổi họp báo Bộ phận truyền thông Khá quan trọng
Chuẩn địa điểm, thời gian
Bộ phận tổ chức sự kiện
Chuẩn bị các trang thiết bị Quan trọng
Chuẩn bị nhân sự và ngân sách Quan trọng
Chuẩn bị background, backdrop, standee Bộ phận design Quan trọng
Chuẩn bị thư mời Quan trọng
Trang trí không gian Quan trọng
Trong sự kiện Đón tiếp khách mời
Hướng dẫn khách mời cung cấp thông tin và vị trí ngồi Lễ tân Khá quan trọng
Trình chiếu Bộ phận kỹ thuật Khá quan trọng
Phát biểu đính chính Phó giám đốc điều hành
Trả lời phỏng vấn Quan trọng
Truyền thông Đăng bài Bộ phận truyền thông
Liên lạc phóng viên Xem xét bài viết từ phóng viên Khá quan trọng ☐
Liên lạc với khách mời Gửi lời cảm ơn đến khách mời tham dự Bộ phận quan hệ công chúng Khá quan trọng ☐
3.3.2 Bảng theo dõi tiến trình sự kiện
Bảng 3 2: Bảng theo dõi tiến trình buổi họp báo
GIAI ĐOẠN NỘI DUNG TRIỂN KHAI BỘ PHẬN PHỤ TRÁCH NGÀY
Lên danh sách khách mời
Bộ phận quan hệ công chúng
Bộ phận tổ chức sự kiện Chuẩn bị bài phát biểu
Chuẩn bị tài liệu cho khách mời
Chuẩn bị câu hỏi cho buổi họp báo Bộ phận truyền thông
Chu nẩ bị đ a đi m, th i gianị ể ờ
Bộ phận tổ chức sự kiện Chuẩn bị các trang thiết bị
Chuẩn bị nhân sự và ngân sách
Chuẩn bị background, backdrop, standee
Bộ phận design Chuẩn bị thư mời
Hướng dẫn khách mời cung cấp thông tin và vị trí ngồi Lễ tân 12/10/2021 12/10/2021
Trình chiếu Bộ phận kỹ thuật
Phó giám đốc điều hành Trả lời phỏng vấn
Sau sự kiện Đăng bài
13/10/2021 Xem xét bài viết từ phóng viên
Gửi lời cảm ơn đến khách mời tham dự Bộ phận quan hệ công chúng
LẬP KẾ HOẠCH QUẢN TRỊ KHỦNG HOẢNG CHO BUỔI HỌP BÁO
Bảng 3 3: Bảng kế hoạch quản trị khủng hoảng họp báo
Cao + Xác đ nh đi m thoátị ể hi m:ể Trước khi bu i h p băếtổ ọ đâều, xác đ nh các đi m thoátị ể hi m gâền và xa trong không gianể t ch c s ki n Đ m b o m iổ ứ ự ệ ả ả ọ người tham d biềết cách tiềếpự c n các đi m thoát hi m.ậ ể ể
+ Ki m tra thiếết b an toàn:ể ị Đ m b o răềng tâết c thiềết b anả ả ả ị toàn nh bình ch a cháy, bìnhư ữ c u h a, và h thôếng báo cháyứ ỏ ệ đềều ho t đ ng tôết và có săễnạ ộ trong không gian t ch c sổ ứ ự ki n.ệ
+ Đào t o nhân viến:ạ Đào t o nhân viền t ch c s ki nạ ổ ứ ự ệ vềề các th t c an toàn và cáchủ ụ
+ Thông báo n i b vàộ ộ kh n câếp:ẩ Ngay khi x y raả h a ho n, thông báo n i bỏ ạ ộ ộ cho tâết c nhân viền vàả khách m iờ vềề tình hình và s ki n đang diềễn raự ệ , đ mả b o răềng m i ngả ọ ười được thông tin k p th i.ị ờ
+ Hôỗ trợ người bị thương: Nềếu có người bị thương trong h a ho n,ỏ ạ cung câếp s hôễ tr câếp c uự ợ ứ ngay l p t c băềng cách g iậ ứ ọ c u h a ho c d ch v câếpứ ỏ ặ ị ụ c u Đ t các thiềết b c uứ ặ ị ứ h a và trang thiềết b c u hỏ ị ứ ộ gâền khu v c h p báo đự ọ ể
+ Thông báo vếề hành đ ng ng phó:ộ ứ t oạ m t thông báo chínhộ th c vềề cách đã ng phóứ ứ v i h a ho n và đ mớ ỏ ạ ả b o răềng ả m i ngọ ười đã được s tán ho c anơ ặ toàn
+ S d ng phử ụ ương ti n truyếền thông xã h i:ệ ộ
S d ng các trang m ngử ụ ạ xã h i đ chia s thôngộ ể ẻ tin c p nh t vềề tình hìnhậ ậ sau s côế Điềều này giúpự duy trì liền h v i khánệ ớ gi và truyềền t i thôngả ả đi p tích c c.ệ ự35 s d ng thiềết b ch a cháy Hử ụ ị ữ ọ nền biềết cách g i c u h a vàọ ứ ỏ làm thềế nào đ hể ướng dâễn người tham d đềến đi m thoátự ể hi m.ể
+ Liến h v i c quan c uệ ớ ơ ứ h a và xe c u thỏ ứ ương: Năếm thông tin liền h v i c quanệ ớ ơ c u h a đ a phứ ỏ ị ương và cung câếp cho h thông tin vềề bu iọ ổ h p báo và đ a đi m t ch c.ọ ị ể ổ ứ đ m b o răềng h có thả ả ọ ể được giúp đỡ m t cáchộ nhanh chóng.
+ Liến l c v i c quanạ ớ ơ ch c năng: ứ liền l c v i cạ ớ ơ quan ch c năng nh c nhứ ư ả sát, c u h a, và d ch v câếpứ ỏ ị ụ c u đ h có th hôễ trứ ể ọ ể ợ trong quá trình ng phó v iứ ớ h a ho n và b o đ m anỏ ạ ả ả toàn cho m i ngọ ười.
Cao + Ki m tra trang thiếết bể ị trước: Đ m b o răềng tâết c cácả ả ả thiềết b kyễ thu t nh máy chiềếu,ị ậ ư h thôếng âm thanh, máy tính,ệ micro, và h thôếng truyềền hìnhệ cáp (nềếu câền) đềều ho t đ ngạ ộ tôết Ki m tra c dây cáp và kềếtể ả nôếi.
+Chu n b thiếết b dẩ ị ị ự phòng: Săễn sàng các thiềết b dị ự phòng nh máy tính, máy chiềếu,ư
+ Điếều đ ng nhân viếnộ kyỗ thu t ho c ậ ặ liến h ệnhà cung câếp d ch v :ị ụNềếu không th t khăếc ph c vâến đềề,ể ự ụ liền h v i chuyền gia kyễệ ớ thu t ho c nhà cung câếpậ ặ d ch v đ đị ụ ể ược hôễ tr Hợ ọ có th giúp xác đ nh vâến đềềể ị và cách khăếc ph c.ụ
+ S d ng các thiếết bử ụ ị đã chu n b :ẩ ịNềếu không thể
+ Ch u trách nhi mị ệ và xin lôỗi: Nềếu lôễi kyễ thu t là do công ty, ậ thì sẽễ ch u trách nhi m và xinị ệ lôễi công chúng S ch uự ị trách nhi m và lòngệ thành th t trong vi cậ ệ gi i quyềết s côế có thả ự ể giúp xây d ng lòng tin.ự
+ Chia sẻ hành đ ng khăếc ph c:ộ ụ Thông36 ho c dây cáp đ đôếi phó v i sặ ể ớ ự côế kyễ thu t nềếu câền thiềết.ậ
+ Th c hi n m t bu i t pự ệ ộ ổ ậ th nghi m: ử ệ Trước bu i h pổ ọ báo, t ch c m t bu i t p thổ ứ ộ ổ ậ ử nghi m đ ki m tra tâết c cácệ ể ể ả thiềết b và h thôếng Điềều nàyị ệ giúp phát hi n và s a ch a sệ ử ữ ự côế kyễ thu t trậ ước khi s ki nự ệ chính th c diềễn ra.ứ
+Backup dữ li u quanệ tr ngọ : sao l u d li u ư ữ ệ quan tr ng ọ trước bu i h p và gi nóổ ọ ữ an toàn.
+ Có m t đ i ngũ hôỗ tr kyỗộ ộ ợ thu t: ậ Đ m b o có m t đ i ngũả ả ộ ộ hôễ tr kyễ thu t có săễn trongợ ậ trường h p có s côế kyễ thu t vàợ ự ậ biềết cách gi i quyềết nhanhả chóng. khôi ph c l i lôễi kyễ thu t thìụ ạ ậ nền s d ng các thiềết b ,ử ụ ị nguôền đi n d phòng đãệ ự chu n b t trẩ ị ừ ước đó. báo vềề nh ng bi n phápữ ệ c th mà đã và đangụ ể th c hi n đ khăếc ph cự ệ ể ụ s côế kyễ thu t Điềều nàyự ậ cho thâếy s quyềết tâmự đ gi i quyềết vâến đềề.ể ả
+ Xây d ng l i niếềmự ạ tin: S d ng các chiềếnử ụ lược PR và markẽting để xây d ng l i niềềm tin c aự ạ ủ khách hàng và đôếi tác. Điềều này có th bao gôềể vi c cung câếp các khuyềếnệ mãi ho c u đãi đ c bi tặ ư ặ ệ đ bù đăếp cho s bâếtể ự ti n đã x y ra.ệ ả
3 Phóng viên và khách mời không
Cao + T oạ cu c g i ho c cu cộ ọ ặ ộ ph ng vâếnỏ : Nềếu phóng viền ho c khách m i không thặ ờ ể
Nềếu phóng viền và khách m i không đềến bu i h pờ ổ ọ
+ Tăng cường môế quan hệ v i phớ ương ti n truyếền thông: Tiếếpệ
37 đến hoặc không thể đến buổi họp báo tham gia cu c h p tr c tuyềến,ộ ọ ự t oạ l ch cu c g i đi n tho iị ộ ọ ệ ạ ho c cu c ph ng vâến riềng bi tặ ộ ỏ ệ sau bu i h p đ h có th đ tổ ọ ể ọ ể ặ câu h i và nh n thông tin.ỏ ậ
+ Liến l c và nhăếc nh :ạ ở G iử ẽmail nhăếc nh và xác nh nở ậ tham gia bu i h p báo tr cổ ọ ự tuyềến ho c cu c g i trặ ộ ọ ước th iờ gian diềễn ra bu i h p.ổ ọ báo, hãy liền h v i h băềngệ ớ ọ đi n tho i ho c ẽmail ngayệ ạ ặ l p t c đ tìm hi u tìnhậ ứ ể ể hình và lý do h không thamọ gia.
+ Thiếết l p cu c g iậ ộ ọ ho c cu c ph ng vâến t xa:ặ ộ ỏ ừ
LẬP BÁO CÁO ĐÁNH GIÁ SAU BUỔI HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG39
-Link khảo sát: https://forms.gle/E5MXUN4gagvXhz1W7
Hình 4 1: Phiếu khảo sát người tham dự họp báo
Hình 4 2: Mã QR của bài khảo sát người tham dự
4.1.2 Thăm dò ý kiến của cấp trên/ nhà tài trợ về mức độ hài lòng của họ sau họp báo của Biti’s
Bảng 4 1: Bảng khảo sát mức độ hài lòng của cấp trên/ nhà tài trợ và các bên liên quan
STT NỘI DUNG MỨC ĐỘ HÀI LÒNG
RẤT TỐT TỐT TRUNG BÌNH KÉM
1 Kịch bản của buổi phỏng vấn ☐ ☐ ☐
2 Danh sách khách mời tham gia ☐ ☐ ☐
3 Cách lựa chọn thời gian và địa điểm ☐ ☐ ☐
4 Chuẩn bị các trang thiết bị ☐ ☐ ☐
5 Trang trí không gian c aủ bu i ph ng vâếnổ ỏ ☐ ☐ ☐
6 Cách bố trí nhân sự ☐ ☐ ☐
7 Cách chuẩn bị tài liệu in ấn ☐ ☐ ☐
9 Mức độ tương tác của các bài đăng trên mạng xã hội ☐ ☐ ☐
11 Công tác phản hồi của bộ phận truyền thông ☐ ☐ ☐
4.1.3 Họp “nóng” sau họp báo
-Địa điểm: tại trụ sở công ty Biti’s
-Thành phần tham dự: Ban lãnh đạo, đại diện các bộ phận tham gia tổ chức họp báo (Bộ phận truyền thông, bộ phận tổ chức sự kiện,…)
-Thực hiện các công việc sau:
+Đánh giá tổng quan: Xem xét tổng quan về sự kiện và bao gồm việc đánh giá mục tiêu đã đạt được, cách tổ chức và quản lý sự kiện, cũng như phản hồi từ khách tham dự và đối tác.
+Xác định điểm mạnh và yếu: Điểm qua những điều đã hoạt động tốt và những điều cần cải thiện
Thu thập phản hồi bằng cách lắng nghe ý kiến từ người tham dự và nhân sự sự kiện Ghi nhận những lời đánh giá, góp ý và phê bình để nắm bắt góc nhìn của họ.
Cải thiện quy trình: Xác định các điểm yếu hoặc hạn chế trong quy trình tổ chức sự kiện hiện tại là bước đầu tiên để cải thiện hiệu quả cho lần tổ chức tiếp theo Việc xem xét, phân tích và tìm ra giải pháp để khắc phục những vấn đề này sẽ giúp bạn tối ưu hóa quy trình tổ chức, đảm bảo sự thành công và trơn tru của sự kiện.
+Xác định những thay đổi cần thiết: Nếu có những điểm cụ thể mà bạn muốn thay đổi trong quy trình hoặc tổ chức sự kiện, xác định các biện pháp cụ thể để thực hiện những thay đổi này.
+Khen ngợi và tôn trọng đội ngũ: Khen ngợi những nỗ lực của đội ngũ tổ chức sự kiện và tôn trọng công việc đã thực hiện
+Tạo tài liệu kết quả: Tạo tài liệu kết quả của sự kiện để chia sẻ với những người quan tâm, bao gồm bài viết, báo cáo hoặc video tổng hợp.
4.1.4 Lập bảng tổng kết đánh giá họp báo với những tiêu chí cần thiết
Bảng 4 2: Bảng tổng kết đánh giá họp báo với những tiêu chí cần thiết
STT TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ
Tính khả thi cao Đạt Đúng tiến độ Đạt
Mức độ phù hợp Đạt
2 Địa điểm Đầy đủ trang thiết bị Đạt Đảm bảo an toàn Đạt
Có bãi đỗ xe Đạt
3 Truyền thông Đảm bảo nội dung của truyền thông Đạt
Mức độ tương tác của các bài đăng trên MXH Tương đối
4 Khách tham dự Tham dự đầy đủ Tương đối
Nắm bắt hết các thông tin đã được truyền tải Tương đối
5 Trang trí Đúng concept Đạt Đảm bảo sắp xếp đúng vị trí chỗ ngồi của khách tham dự Đạt
6 Kỹ thuật Âm thanh, ánh sáng ổn định Đạt
7 Nhân sự Sự chuyên nghiệp của MC Đạt
Thái độ tiếp đón của BTC tốt Đạt
8 Chạy chương trình Sự ăn ý, chặt chẽ của BTC Đạt
Có kế hoạch xử lý sự cố, trục trặc tốt Đạt
Phân bố thời gian hợp lý Đạt
Xử lý phát sinh bên ngoài tốt Đạt
Mức độ xử lý khủng hoảng tốt Đạt
Mức độ lan truyền cao Đạt
Các khách mời không tham gia họp báo đều nắm được thông tin Tương đối
ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ BUỔI HỌP BÁO XỬ LÝ KHỦNG HOẢNG
-Đảm bảo sự kết nối trực tiếp và trực tuyến: Cung cấp phương tiện cho người không thể tham dự buổi họp báo một cách trực tiếp, thông qua phát sóng trực tiếp hoặc ghi âm và video để xem lại.
-Chia sẻ thông tin sau buổi họp báo:
+Gửi thông tin, hình ảnh tài liệu liên quan đến buổi họp báo cho tất cả khách tham dự và phóng viên.
+Đăng tải các nội dung trên web hoặc các nền tảng truyền thông xã hội để tạo sự lan truyền thông tin.
-Cân nhắc thời gian công ty có để đưa ra lựa chọn và chuẩn bị tổ chức họp báo: thời gian chuẩn bị ngắn thì nên lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện có cung cấp sẵn các trang thiết bị chuyên dụng cho tổ chức họp báo.
-Tăng cường công tác giám sát sự kiện, đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng như lịch trình.
-Thực hiện tập huấn cho đội ngũ tham gia tổ chức họp báo để ứng phó với những tình huống khẩn cấp.
-Tối ưu hóa, phân bổ thời gian hợp lý trong Timeline chương trình.
-Chuẩn bị các phương án dự phòng khi gặp các vấn đề ngoài mong muốn Từ nội dung câu hỏi, câu trả lời đến các vấn đề phát sinh ở ngoài.
