Là một doanh nghiệp hoạt động hoàn toàn trong lĩnh vực thương mại quốc tế, thực hiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá là công việc diễn ra hàng ngày tại công ty TNHH Phương Nam Hair.. Tro
TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM HAIR
Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trước xu thế toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế được coi là xu hướng chung của toàn thế giới, các hoạt động thương mại quốc tế, hợp tác giữa các quốc gia, sự hình thành các tổ chức kinh tế thế giới diễn ra ngày càng mạnh mẽ kéo theo nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá ngày càng lớn Đặc biệt, xuất khẩu luôn được xem là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá sự phát triển của một quốc gia và việc phát triển xuất khẩu được coi là động lực thúc đẩy phát triển kinh tế các nước Chính vì vậy, Việt Nam luôn khuyến khích các doanh nghiệp tham gia sản xuất và xuất khẩu hàng hoá nhằm tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước bởi đối với nước ta nói riêng và các nước đang hoặc kém phát triển nói chung, đẩy mạnh xuất khẩu không chỉ giúp chuyển dịch cơ cấu kinh tế mà còn là chỉ số phản ánh khả năng cạnh tranh của nền kinh tế Việt Nam và mức độ hội nhập của Việt Nam vào nền kinh tế thế giới và khu vực Để có thể xuất khẩu hàng hoá, doanh nghiệp cần phải ký hợp đồng thương mại quốc tế Doanh nghiệp xuất khẩu loại hàng hoá gì, tình trạng hàng hoá, lợi ích và trách nhiệm của doanh nghiệp như thế nào, đều phụ thuộc vào hợp đồng thương mại Bởi tầm quan trọng của hợp đồng thương mại quốc tế, việc kiểm soát tốt từng khâu trong hợp đồng là một công việc vô cùng cần thiết Là một doanh nghiệp hoạt động hoàn toàn trong lĩnh vực thương mại quốc tế, thực hiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá là công việc diễn ra hàng ngày tại công ty TNHH Phương Nam Hair Trong đó, việc chuẩn bị hàng xuất khẩu được là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của một hợp đồng xuất khẩu Việc thực hiện tốt công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch hợp lý để dự đoán xác xuất hiện các nguy cơ rủi ro đồng thời xây dựng các phương án dự phòng chuẩn bị hàng xuất khẩu Thêm vào đó, công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu cũng giúp doanh nghiệp rà soát, kiểm soát tình trạng số lượng và chất lượng của hàng hoá trước khi giao hàng để tránh những khiếu nại đáng có gây mất uy tín của thương hiệu Chính vì vậy, việc thiết lập một quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu và hoàn thiện công tác quản trị quy trình này sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm xuất khẩu của công ty, giảm thiểu các chi phí và rủi ro không đáng có đồng thời nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho thương hiệu Phương Nam Hair và các sản phẩm tóc Phương Nam
Trong quá trình thực tập, học hỏi và quan sát thực tế tại công ty, được tìm hiểu, tiếp xúc với những công việc thực tế trong quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu tại công ty, em nhận thấy quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu ảnh hưởng rất lớn đến quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế cũng như quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, em quyết định chọn đề tài “Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu” là đề tài khoá luận tốt nghiệp với mong muốn bằng những kiến thức đã được học tập ở trên trường và những trải nghiệm thực tế của bản thân có thể đóng góp tích cực cho việc hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường Châu Âu của công ty.
Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Không chỉ với Việt Nam mà với tất cả các quốc gia, hoạt động xuất khẩu đã không còn quá mới lạ nhưng để hoạt động xuất khẩu đạt hiệu quả, việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt chú ý đến từng khâu trong quá trình luôn là một vấn đề rất cần quan tâm và hoàn thiện Tính đến hiện tại, đã có rất nhiều đề tài, công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề này cả trong nước và ngoài nước với phạm vi và các cách tiếp cận khác nhau Tuy nhiên, đối với việc hoàn thiện và đi sâu vào nghiên cứu từng khâu trong quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu lại chưa thực sự được chú ý tới Có thể thấy được việc quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là một vấn đề còn khá mới và chưa nhận được sự quan tâm nhiều từ các nhà nghiên cứu, đặc biệt là trong nước Có thể liệt kê một số đề tài mang tính tương tự cũng như một số đề tài nghiên cứu về vấn đề này như:
Leonardo Iacovone và Beata S Javorcik Mexico (2012), đề tài nghiên cứu:
“Getting ready: Preparation for exporting” , Trường đại học Oxford Đề tài này tập trung nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng các sản phẩm thực vật sang thị trường nước ngoài dựa theo số liệu của Mexico, trong đó có đề cập đến yếu tố nguồn hàng xuất khẩu Tuy nhiên, đề tập tập trung đi sâu vào phân tích yếu tố nhân lực xuất khẩu và các biện pháp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực xuất khẩu Bài nghiên cứu cho rằng chất lượng nhân lực xuất khẩu có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm xuất khẩu cũng như quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu
Claudio Labanca, Danielken Molina và Marc-Andreas Muendler (2022), đề tài nghiên cứu “Preparing to export”, Trường đại học California, San Diego Đề tài này nghiên cứu sự ảnh hưởng của trình độ chuyên môn nghiệp vụ của lực lượng lao động đến các nhà xuất khẩu, cụ thể là quy trình chuẩn bị cho xuất khẩu đối với các nhà xuất khẩu Brazil Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc lựa chọn các chuyên gia có tay nghề cao phù hợp với từng sản phẩm, thị trường xuất khẩu sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp, trong đó có việc nâng cao chất lượng sản phẩm trước khi xuất khẩu và giúp cho quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của các doanh nghiệp diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn
Dương Thị Mến (2015), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không gỉ sang thị trường Brazil của công ty
Cổ phần quốc tế Sơ Hà” , Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học
Thương mại Ở bài luận này, tác giả nghiên cứu và phân tích công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty, trong đó có đề cập đến quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu dựa trên các cơ sở lý thuyết về hoạt động quản trị quy trình thực hiện một hợp đồng thương mại quốc tế Trên cơ sở phân tích thực trạng các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng, tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị từng khâu của quy trình này, bao gồm cả quy trình chuẩn bị hàng
Nguyễn Việt Bắc (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng nhựa PP sang thị trường Trung Quốc của công ty Cổ phần Việt Thịnh” , Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương mại
Từ việc phân tích quy trình và thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng tại công ty, bao gồm cả khâu chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu, bài luận đã chỉ ra những hạn chế trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng nhựa PP sang thị trường Trung Quốc đồng thời đưa ra những giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị đối với từng khâu cũng như toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty Trần Thái Hà (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của công ty Cổ phần giày Đông Anh” ,
Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương mại Đề tài đã phân tích những lý luận liên quan đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hàng hoá trong đó bao gồm cả lý thuyết về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, sau đó áp dụng lý thuyết trên vào đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản đối với mặt hàng giày tại công ty Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất những giải pháp và kiến nghị nhằm khắc phục những thiếu sót trong hoạt động quản trị tại công ty Dương Thị Mến (2015), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không gỉ sang thị trường Brazil của công ty
Cổ phần quốc tế Sơ Hà” , Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học
Thương mại Ở bài luận này, tác giả nghiên cứu và phân tích công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty, trong đó có đề cập đến quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu dựa trên các cơ sở lý thuyết về hoạt động quản trị quy trình thực hiện một hợp đồng thương mại quốc tế Trên cơ sở phân tích thực trạng các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng, tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị từng khâu của quy trình này, bao gồm cả quy trình chuẩn bị hàng
Những công trình nghiên cứu trên đều là những công trình nghiên cứu có phạm vi nội dung rộng, tập trung phân tích toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế hoăc phân tích các khía cạnh khác của quy trình chuẩn bị trước xuất khẩu Nhìn chung các công trình nghiên cứu này cũng đã phân tích dưới nhiều góc độ, từ khái quát đến cụ thể quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hàng hoá sang các thị trường khác nhau, thực trạng công tác quản trị quy trình thực hiện loại hợp đồng này tại các công ty và đưa ra được một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng Tuy nhiên, những nghiên cứu này không đi sâu vào nghiên cứu vụ thể từng khâu trong quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, đặc biệt là quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Thêm vào đó, sự khác biệt trong mặt hàng xuất khẩu cũng như các thị trường xuất khẩu cũng khiến cho các biện pháp giải quyết hạn chế mang tính đặc thù và khó có thể tham khao.
Khoảng trống nghiên cứu
Từ tổng quan vấn đề nghiên cứu, có thể thấy rằng những công trình nghiên cứu ở trên đã đem lại một cái nhìn tương đối toàn diện về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, tuy nhiên vẫn còn những khoảng trống nghiên cứu chưa được phân tích Chính vì vậy, từ việc tổng quan tài liệu và những luận điểm trên, khoá luận của em có những đóng góp mới như sau:
Phân tích cụ thể một khâu của quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, đó là quy trình chuẩn bị hàng
Khác biệt về sản phẩm xuất khẩu và thị trường xuất khẩu: xuất khẩu sản phẩm tóc sang thị trường EU, là một mặt hàng đặc thù và một thị trưởng nổi tiếng là khó tính và yêu cầu khắt khe
Với đề tài “Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu”, trọng tâm nghiên cứu là tiến hành phân tích thực trạng công tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường Châu Âu, đồng thời chỉ ra những thành tựu đạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động quản trị quy trình này Trên cơ sở đó, bài luận đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp và một số kiến nghị với các cơ quan chức năng nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu tại công ty Phương Nam Hair.
Mục tiêu nghiên cứu
1.4.1 Mục tiêu chung Đề tài là cơ sở nghiên cứu lý luận về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, đưa ra các luận cứ khoa học pháp lý và thực tiễn nhằm đánh giá khách quan thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty và hướng đến mục tiêu đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị quy trình xuất khẩu mặt hàng tóc sang thị trường Châu Âu của công ty TNHH Phương Nam Hair
Từ những thực tế đã nêu trên, đề tài “Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu” đặt ra những mục tiêu cụ thể như:
Thứ nhất, hệ thống hoá cơ sở lý luận về chuẩn bị hàng xuất khẩu và quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Thứ hai, phân tích cụ thể thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu, từ đó đưa ra đánh giá về những thành tựu đạt được và hạn chế còn tồn tại cũng như nguyên nhân của những hạn chế đó
Thứ ba, trên cơ sở đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, đưa ra những giải pháp khắc phục cụ thể phù hợp với công ty Thứ tư, đề xuất một số kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả nghiệp vụ xuất khẩu.
Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu.
Phạm vi nghiên cứu
1.6.1 Phạm vi về thời gian
Phân tích những số liệu được tổng hợp trong giai đoạn 2021 - 2023, theo Báo cáo của Phòng Kinh doanh và Phòng Kế toán của công ty
1.6.2 Phạm vi về không gian
Nghiên cứu được thực hiện tại Phòng Kinh doanh của công ty TNHH Phương Nam Hair, với thị trường xuất khẩu là thị trường Châu Âu
1.6.3 Phạm vi về nội dung Đề tài tập trung nghiên cứu về thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu, từ đó đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty.
Phương pháp nghiên cứu
1.7.1 Phương pháp thu thập dữ liệu
Thu thập dữ liệu thứ cấp:
Dữ liệu thứ cấp được sử dụng trong bài luận là dữ liệu đã được xử lý, tổng hợp và chọn lọc thông qua hai nguồn dữ liệu trong và ngoài doanh nghiệp
Nguồn dữ liệu bên trong doanh nghiệp bao gồm: Website chính thức của công ty, Báo cáo tài chính của công ty qua các năm, các số liệu từ Phòng Kinh doanh và một số bộ phận khác
Nguồn dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp bao gồm giáo trình, các tài liệu chuyên ngành về TMQT, các sách, báo, tạp chí, luận văn nghiên cứu trước đây có cùng đề tài,
1.7.2 Phương pháp xử lý dữ liệu
Phương pháp tổng quan tài liệu:
Phương pháp tổng quan tài liệu được tập trung sử dụng trong phần tổng quan vấn đề nghiên cứu, nhằm hệ thống hoá các công trình khoa học nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng như chuẩn bị hàng xuất khẩu đồng thời đưa ra đánh giá, kết luận ở mỗi nội dung
Phương pháp thống kê - tổng hợp:
Các số liệu được thống kê, tổng hợp chọn lọc thông qua các báo cáo, các tài liệu khác nhau từ các phòng ban trong công ty Hệ thống các bảng, biểu, đồ thị, hình vẽ được tổng hợp để minh hoạ cho một số vấn đề nghiên cứu của bài luận
Phương pháp so sánh đối chiếu:
Sau khi đã thống kê và sắp xếp các số liệu vào các bảng biểu, tiến hành đối chiếu và so sánh số liệu qua các năm từ đó làm nổi bật tình hình kinh doanh của công ty Từ đó đưa ra những kiến nghị, giải pháp đúng đắn nhằm giúp hoạt động quản trị trong công ty được tốt hơn.
Kết cấu của khoá luận
Kết cấu của khoá luận gồm 4 chương:
Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu
Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty tnhh phương nam hair sang thị trường Châu Âu
Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty tnhh phương nam hair sang thị trường Châu Âu
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, XUẤT KHẨU
Khái quát chung về hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.1.1 Khái niệm chuẩn bị hàng xuất khẩu
Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế”, NXB Thống Kê: “Khái niệm chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu được hiểu là là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế.” Như vậy, quá trình chuẩn bị hàng bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói và kẻ ký mã hiệu hàng hoá
2.1.2 Vai trò của hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu
Chuẩn bị hàng xuất khẩu giữ vai trò là một mắt xích quan trọng trong hợp đồng TMQT Đây là bước tạo tiền đề để các bước còn lại trong quy trình thực hiện hợp đồng được trơn tru và thuận lợi Có thể liệt kê một số vai trò cụ thể của hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu như: Đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi xuất khẩu: Chuẩn bị hàng xuất khẩu giúp đảm bảo rằng hàng hoá đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết về số lượng chất lượng và thời điểm được quy định trong hợp đồng TMQT, tăng cơ hội thành công của hợp đồng và duy trì uy tín của doanh nghiệp
Tuân thủ quy định: Hoạt động hàng xuất khẩu đòi hỏi sự tuân thủ các quy định về xuất khẩu, thuế quan và hải quan của cả hai nước, từ đó góp phần đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý, thuế quan và các yêu cầu về hải quan đối với hàng hoá, từ đó hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Duy trì quan hệ khách hàng: Việc chuẩn bị tốt hàng hoá xuất khẩu giúp xây dựng lòng tin từ phía đối tác, nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường TMQT.
Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu (khái niệm quản trị quy trình)
2.2.1 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm một loạt các hoạt động được sắp xếp theo trình tự nhất định, được liên kết chặt chẽ và logic với nhau nhằm đảm bảo khâu chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, tránh xảy ra những sai sót không đáng có
Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm nhiều bước, mỗi bước lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, do đó đòi hỏi một hoạt động quản trị nhằm đảm bảo các bước, các công việc trong quy trình chuẩn bị được diễn ra thuận lợi, đúng thời gian, đúng nội dung đã đề ra và đạt hiệu quả tối ưu
Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: “Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là một quá trình phức tạp, các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hóa quá trình thực hiện” Theo giáo trình Quản trị học (Trường Đại học Thương mại, NXB Hà Nội, 2021): “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi” Tóm lại, quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là một tiến trình bao gồm các bước: Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu; Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu; Giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.2.2 Vai trò của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu
Quản trị là một hoạt động không thể thiếu khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt là quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là quá trình bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành việc chuẩn bị hàng xuất khẩu một cách hiệu quả
Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là cơ sở nền tảng để tổ chức tốt một mắt xích công việc của một hợp đồng TMQT, góp phần giúp các công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian đã quy định trong hợp đồng và đạt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc chính là cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, đồng thời, tạo điều kiện cho các bên tham gia thực hiện tốt nghĩa vụ và đạt được quyền lợi của mình Trên thực tế, trong quá trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu không tránh khỏi các tình huống phát sinh bất ngờ dẫn đến việc tăng chi phí, gây ra các tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp xuất khẩu Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá chính là hoạt động nhằm giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, hạn chế tối đa các chi phí, tổn thất cho doanh nghiệp, làm tiền đề cho các bước sau của hợp đồng TMQT được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường
Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu cũng có vai trò quan trọng riêng:
Lập kế hoạch giúp định hướng các hoạt động trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu; giúp cho doanh nghiệp có thể phân tích, dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn thuận lợi ngay trong quá trình chuẩn bị hàng hoá, từ đó doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc đưa ra các phương án giải quyết
Tổ chức thực hiện có vai trò quyết định bởi đây là khâu chính phân công và tiến hành mọi công đoạn trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, quyết định sự thành công của cả quy trình này dựa trên tính hiệu quả của việc phân công, tiến hành thực hiện các nhiệm vụ, mắt xích trong quy trình thực hiện
Giám sát và điều hành giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng, tối ưu hoá quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đồng thới giúp nhà quản trị nhận ra các vấn đề đang và có thể sẽ phải giải quyết để phòng ngừa rủi ro, đưa ra các phương án xử lý kịp thời, góp phần làm giảm bớt các sai sót khi thực hiện hợp đồng TMQT
2.2.3 Nội dung quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu
Nội dung quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu bao gồm ba bước cơ bản sau:
2.2.3.1 Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu
Lập kế hoạch là công tác tính toán thiết lập các mục tiêu; xác định các nội dung công việc; trình tự, thời gian, cách thức tiến hành; phân bổ nguồn lực Công tác lập kế hoạch thường dựa vào hợp đồng đã ký kết; điều kiện thực tế của doanh nghiệp; điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác Trình tự lập kế hoạch bao gồm:
(1) Chuẩn bị lập kế hoạch
Thu thập, phân tích các yếu tố môi trường vĩ mô ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: các chính sách, quy định của Nhà nước, các quy định về hải quan, ngân hàng, các thủ tục giấy phép cần thiết
Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp: khả năng sản xuất, kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và đối tác
Nghiên cứu phân tích các nội dung của quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu (2) Tiến hành lập kế hoạch: Bộ phận Kinh doanh xác định các mục tiêu cần đạt được và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực cho từng bước trong quy trình chuẩn bị hàng (3) Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình duyệt và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện
2.2.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm những nội dung cơ bản sau: Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng, bao gói hàng XK và kẻ ký mã hiệu hàng XK a Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng
Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung đủ thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hoá được chi phí
Tạo nguồn hàng là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hàng hoá cho doanh nghiệp xuất khẩu Để tập trung hàng xuất khẩu nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:
Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào
Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào
Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào, với số lượng là bao nhiêu
Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.3.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp
Tài chính hay vốn là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động xuất khẩu Đây cũng là yếu tố tiên quyết có ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu trong đó bao gồm cả hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu Doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào sẽ đảm bảo các khâu trong quy trình chuẩn bị hàng hoá được thực hiện liên tục và ổn định Nguồn lực tài chính tốt cũng giúp DN thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng nhanh hơn, từ đó không bị phụ thuộc vào một hợp đồng xuất khẩu nhất định mà có thể xen kẽ thực hiện các hợp đồng khác Thêm vào đó, khả năng huy động vốn cao giúp nâng cao mức độ cạnh tranh của DN với các đối thủ trong việc đưa ra các ưu đãi cho phía người nhập khẩu như: chuẩn bị hàng nhanh hơn, giao hàng nhanh hơn, ưu đãi về số lượng hàng hoá (tặng kèm), …
Nguồn nhân lực và khả năng tổ chức của DN là yếu tố quan trọng đảm bảo các công việc trong quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu được diễn ra một cách logic, không bị chồng chéo với nhau, tránh xảy ra sai sót Trình độ, năng lực lãnh đạo và quản trị kinh doanh của ban giám đốc tốt thì sẽ đảm bảo được kế hoạch chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của doanh nghiệp đề ra, đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn, nhanh nhạy với thị trường, tận dụng các cơ hội có được và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Tiếp đó là trình độ, năng lực kinh doanh xuất khẩu của đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, đây là những người trực tiếp thực hiện hoạt động xuất khẩu Họ trực tiếp tham gia vào quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, trong quá trình này luôn giám sát và điều hành các công việc cho tới khi hoàn thành Chính vì vậy, họ là nhân tố quyết định hiệu quả của hoạt động xuất khẩu và cũng như hoạt động chuẩn bị hàng hoá phục vụ xuất khẩu
2.3.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp
Các điều kiện cơ sở vật chất như kho bãi tập kết hàng, giao hàng có ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của DN Ngoài ra, đối với doanh nghiệp sản xuất, các yếu tố như, nhà xưởng, nhà máy, dây chuyền sản xuất sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa xuất khẩu cũng như thời gian giao hàng của doanh nghiệp
2.3.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp
Tình hình thời tiết, các yếu tố địa lý là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng nguồn hàng và việc bảo quản hàng hoá trước khi XK của doanh nghiệp
Doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu cần xem xét kỹ những yếu tố tự nhiên này để đảm bảo chất lượng và cả số lượng hàng hoá trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
2.3.2.2 Chính sách và Pháp luật
Hoạt động xuất khẩu được tiến hành giữa các chủ thể thuộc các quốc gia khác nhau, do đó, chịu tác động của chính sách luật pháp trong nước và quốc tế Ngoài hệ thống luật pháp, Nhà nước ban hành và sử dụng các công cụ, chính sách khác nhau để điều tiết nền kinh tế và các chủ thể tham gia Các doanh nghiệp xuất khẩu phải nắm được những quy định và đặc điểm chính sách quản lý xuất khẩu của Nhà nước để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh và hàng hoá xuất khẩu Tương tự với luật pháp của đối tác nước ngoài, doanh nghiệp xuất khẩu cũng cần nghiên cứu và nắm chắc để tiến hành quá trình chuẩn bị hàng hoá đảm bảo đáp ứng đúng những quy định về pháp luật đối với hàng hoá nhập khẩu của nước nhập khẩu Ngoài ra, các điều ước, tập quán quốc tế được các quốc gia tham gia và ký kết, tiêu biểu là các Hiệp định GATT, GATS, TBT, SPS, của WTO, Công ước Viên
1980, INCOTERMS, cũng đều quy định về các quyền, lợi ích, trách nhiệm và nghĩa vụ các bên được đảm bảo và phải thực hiện trong thương mại quốc tế.
THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM
Tổng quan về Công ty TNHH Phương Nam Hair
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển
Một số thông tin chung:
Bảng 3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Phương Nam Hair
Tên công ty CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM HAIR
Tên giao dịch quốc tế PHUONGNAM HAIR CO., LTD Đại diện pháp luật Nguyễn Văn Phương
Loại hình công ty Công ty TNHH ngoài Nhà nước Địa chỉ công ty Tầng 2, Toà A1, Vinhomes Gardenia Hàm Nghi, Phường
Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam Điện thoại 0394599970
Nguồn: Công ty TNHH Phương Nam Hair
Công ty TNHH Phương Nam Hair là công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước, được thành lập tại Việt Nam vào năm 2016, với chuyên môn ban đầu là sản xuất tóc nối và tóc giả với nhiều mẫu mã, độ dài và màu sắc Trong suốt gần 8 năm hoạt động từ 2016 đến 2023, Phương Nam Hair luôn không ngừng phát triển để trở thành một nhà sản xuất và cung cấp đáng tin cậy trong mắt khách hàng Với nền tảng và kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực tóc giả, Phương Nam Hair không chỉ đem đến những sản phẩm tốt nhất mà còn đưa ra các giải pháp hiệu quả về cả kỹ thuật lẫn kinh tế cho khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh và chăm sóc tóc giả Tầm nhìn của Phương Nam Hair là trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh tóc nối, tóc giả; tiên phong trong việc ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật trong sản xuất tóc; cung cấp các giải pháp tối ưu cho khách hàng Về sứ, mệnh Phương Nam Hair luôn mong muốn mang lại sự hài lòng cho khách hàng; xây dựng quan hệ lao động hài hoà, tiến bộ, hạnh phúc
Hiện nay, với đội ngũ nhân lực trẻ năng động, nhiệt huyết cùng với sự lãnh đạo tài tình của Ban giám đốc, công ty ngày càng mở rộng và phát triển trong lĩnh vực xuất khẩu các sản phẩm như:
Tóc Weft (Tóc dệt): Là các bó tóc được may hai kim và may kèm với miếng lưới closure (lưới nhỏ) hoặc frontal (lưới lớn) để tạo thành một bộ tóc giả (wig) Công ty TNHH Tóc Phương Nam chuyên xuất khẩu các sản phẩm tóc dệt và đầu wig sang nhiều thị trường khác nhau trên thế giới Công ty đã thiết lập sự hiện diện mạnh mẽ ở Châu Phi, Châu Âu và Châu Á, đồng thời xuất khẩu sản phẩm của mình cho khách hàng ở các khu vực này
Tóc Bulk: Là loại tóc không có đường may, thường được dùng để làm tóc nối Công ty TNHH Phương Nam Hair cung cấp các sản phẩm tóc bulk như: bulk thẳng, bulk xoăn (curly bulk) và bulk uốn sóng (wavy bulk) Thị trường xuất khẩu chủ yếu của sản phẩm này là Mexico, Suriname,
Tóc Tip/ Tape: Là loại tóc có phần keo keratin (tip hair) hoặc keo dán (tape hair), có thể dán trực tiếp lên tóc Đây là dòng sản phẩm cao cấp của Phương Nam Hair, chuyên cung cấp đến các thị trường Châu Âu, Châu Mỹ,
3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Phương Nam Hair
Nguồn: Phòng hành chính - Nhân sự Công ty TNHH Phương Nam Hair
Công ty TNHH Phương Nam Hair là công ty có quy mô thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bộ máy tổ chức của công ty khá tối giản Sau gần 8 năm hoạt động với 79 nhân viên Cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm:
Là cơ quan thông qua và quyết định các công việc liên quan đến các cấp quản lý, đến vốn, thay đổi nhà đầu tư, các thông tin đăng ký doanh nghiệp, quy mô và phạm vi kinh doanh
Là người có quyền hạn cao nhất trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, trực tiếp quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty Trực tiếp đưa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình kinh doanh và giám sát thực hiện các chiến lược để đảm bảo hiệu quả tài chính và chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp Đồng thời, Tổng giám đốc là người đại diện hợp pháp trong các các giao dịch kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước
Phòng Hành chính - Nhân sự:
Tham mưu và hỗ trợ cho Tổng giám đốc toàn bộ các công việc liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự Lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới theo sự chỉ đạo của Tổng giám đốc Quản lý các nghiệp vụ hành chính, quản lý và bố trí nhân lực, một số vấn đề về pháp chế, các hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng
Chịu trách nhiệm thống kê, ghi chép và lưu giữ thông tin dữ liệu về hoạt động kinh doanh của công ty Theo dõi việc triển khai và thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của công ty; quản lý tài sản, tài chính và vốn của công ty Đây cũng là phòng ban chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính của công ty và trả lương cho nhân viên, quản lý thu chi và tạm ứng cho nhân viên để thực hiện các giao dịch
Thiết lập và quản lý mạng lưới bán hàng trong và ngoài nước Chủ động liên hệ, tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng kinh doanh, thanh lý hợp đồng và đối chiếu công nợ với phòng tài chính, phát lệnh sản xuất, điều động sản xuất Phòng Kinh doanh cũng là bộ phận nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và những yếu tố ngoại cảnh khác, nhằm đem lại những hợp đồng giá trị và tìm ra những thị trường tiềm năng cho sản phẩm của công ty phát triển
Phòng Marketing: Đề xuất, nghiên cứu và thực hiện các chiến lược tiếp thị và quảng bá sản phẩm, quảng bá thương hiệu của công ty tại thị trường trong nước cũng như quốc tế, đặc biệt là chú trọng xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty tại các thị trường quốc tế tiềm năng
Quản lý và lưu trữ toàn bộ hàng hoá Quản lý xuất nhập hàng hoá kho, kiểm tra, xác nhận nguyên liệu, phân bổ nguyên liệu phù hợp với kế hoạch sản xuất, ; tính toán và bảo quản, kiểm soát lượng hàng hoá trong kho
Nhận kế hoạch, đơn đặt hàng từ văn phòng công ty tại Hà Nội và chuẩn bị sản xuất, sản xuất và kiểm soát chất lượng sản phẩm
Bộ phận Quản lý chất lượng:
Giám sát quá trình sản xuất sản phẩm; kiểm tra, thẩm định chất lượng hàng hoá sau khi sản xuất, đảm bảo đầu ra chất lượng của sản phẩm
3.1.4 Nguồn nhân lực của công ty
Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của công ty chính là nguồn nhân lực Vì vậy, công ty Phương Nam Hair luôn có những phương án tốt nhất trong việc quản trị nhân lực Tính đến hết tháng 12/2023, Phương Nam Hair có 79 nhân viên làm việc tại các bộ phận văn phòng và nhà máy sản xuất ở Việt Nam và một số nước Châu Phi Đội ngũ cán bộ của Phương Nam Hair được đào tạo chính quy từ các trường Đại học chuyên ngành kinh tế Với bề dày kinh nghiệm thực tiễn về chuyên môn, đội ngũ cán bộ nhân viên của Phương Nam Hair được đánh giá là đội ngũ trẻ, nhiệt huyết, sáng tạo với tinh thần trách nhiệm cao, chịu đựng được áp lực công việc Số lượng nhân viên của công ty cụ thể như sau:
Bảng 3.2 Phân chia nguồn lực công ty theo các tiêu chí Đơn vị: Người
Tiêu chí Số lượng (người) Tỷ lệ (%)
1 Lao động có trình độ ĐH trở lên 42 62,69
2 Lao động có trình độ CĐ, TC 25 37,31
Bộ phận Quản lý chất lượng 4 5,97
Nguồn: Phòng Hành chính - Nhân sự Công ty TNHH Phương Nam Hair
Có thể thấy rằng có sự chênh lệch giới tính giữa nam và nữ tuy nhiên không quá lớn Điều này giúp đảm bảo được sự cân bằng trong công việc, đa dạng trong góc nhìn, tư duy và góp phần trong việc hoàn thiện công việc một cách hiệu quả Với cơ cấu nguồn lao động trẻ, chủ yếu là các bạn gen Z, được coi là nguồn lực năng động, có khả năng thích ứng cao với những biến động của thị trường, dễ dàng cập nhật, nắm bắt kịp thời những xu hướng nổi trội trên thế giới, đồng thời thường xuyên đưa ra được những ý tưởng mới và sáng tạo để đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của khách hàng Thêm vào đó, đội ngũ nhân viên trẻ giúp cho môi trường làm việc luôn sôi nổi, tươi mới và năng động
Khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Phương Nam Hair 27 1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung
3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung
3.2.1.1 Khái quát hoạt động kinh doanh quốc tế của Công ty TNHH Phương Nam Hair
Sau 7 năm hoạt động và phát triển, Phương Nam Hair luôn trau dồi và nỗ lực vượt qua các giai đoạn khó khăn, hoàn thành thậm chí vượt các chỉ tiêu đề ra Giai đoạn 2021 - 2023 được xem là một giai đoạn đầy biến động của nền kinh tế thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng, tuy nhiên công ty vẫn đạt được những kết quả kinh doanh vô cùng khả quan trong giai đoạn này Bảng dưới đây là kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2021 - 2023:
Bảng 3.5 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty Phương Nam Hair giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2021 Năm 2022 Năm 2023
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Giá vốn hàng bán và dịch vụ
Lợi nhuận gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh
Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế
Chi phí thuế TNDN hiện hành
Lợi nhuận sau thuế thu nhập doanh nghiệp
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty Phương Nam Hair giai đoạn 2021-2023)
Theo thống kế trong 3 năm gần nhất, có thể thấy năm 2021 có doanh thu và lợi nhuận tụt nhẹ so với 2 năm còn lại do ảnh hưởng từ dịch Covid 19, tuy nhiên không phải mức cách biệt quá lớn Mức doanh thu và lợi nhuận trong năm này vẫn đạt mức kỳ vọng bất chấp những khó khăn do giãn cách xã hội và hạn chế thương mại Nhìn chung trong suốt giai đoạn 2021-2023, công ty luôn giữ được mức tăng trưởng ấn tượng với chỉ số tăng trưởng doanh thu luôn đạt trên 60% Năm 2023 là năm ghi nhận những đột phá thành công của công ty, với mức doanh thu cao nhất trong 3 năm đạt 58,12 tỷ VNĐ, tăng 76,63% so với năm 2021 (tương đương hơn 25 tỷ VNĐ) Bất chấp những ảnh hưởng của dịch Covid và suy thoái kinh tế, Phương Nam Hair vẫn giữ được mức doanh thu tương đối ấn tượng, điều này chứng tỏ khả năng thích ứng với hoàn cảnh và chiến lược quản trị rủi ro vô cùng tốt của công ty
Doanh thu tăng kéo theo đó là chi phí tăng tuy nhiên chi phí tăng không quá mạnh Năm 2022, chi phí tăng gần 27,1% (tương đương khoảng 7,36 tỷ VNĐ) Sang đến năm 2023 tiếp tục năng 59,3% s (tương đương khoảng 16,11 tỷ VNĐ) Chi phí tăng đều qua các năm có thể được lý giải bởi các lý do sau: ảnh hưởng của dịch bệnh khiến mặt hàng tóc nguyên liệu khan hiếm và tăng giá; ngoài ra sự biến động của giá xăng dầu cũng kéo theo giá của hầu hết các mặt hàng tăng theo Chi phí tăng do công ty mỗi năm đều đầu tư vào công nghệ và cơ sở hạ tầng, đầu tư cải tiến hệ thống quản lý phần mềm và mở rộng quy mô của xưởng sản xuất Năm
2022, Phương Nam Hair mở rộng quy mô của xưởng sản xuất tại Bắc Ninh lên tới 500m2, gấp 2,5 lần diện tích xưởng ban đầu Thêm vào đó mô công ty cũng được mở rộng qua các năm, số lượng nhân viên tăng dẫn tới chi phí nhân công tăng, kèm theo đó là các khoản chi phí bảo hiểm, chi phí đào tạo nhân sự mới,…
Mặc dù chi phí tăng đều qua các năm, lợi nhuận của Phương Nam Hair cũng có mức tăng khá ấn tượng Năm 2022, lợi nhuận sau thuế của công ty đạt 7,04 tỷ VNĐ, tăng tới 53,37% so với con số lợi nhuận sau thuế đạt được của năm 2021 là 4,59 tỷ VNĐ Năm 2023 ghi nhận mức tăng trưởng ngoạn mục của Phương Nam Hair khi ghi nhận mức tăng 176% so với năm 2021 với mức lợi lợi nhuận sau thuế cán mốc gần 13 tỷ VNĐ Nguyên nhân của sự tăng trưởng ấn tượng dù nền kinh tế đang trong thời kỳ phục hồi sau đại dịch và ảnh hưởng của suy thoái kinh tế là do thị trường tóc giả và tóc giả xuất khẩu là một lĩnh vực vô cùng tiềm năng và ít chịu ảnh hưởng của dịch bệnh Ngoài ra, do công ty đã hợp tác cũng như trở thành đối tác dài hạn của các đại lý vận chuyển chuyên dụng tại một số các quốc gia chính mà công ty xuất khẩu tóc sang như Nigeria, Nam Phi, Zambia, Pháp, nên tiết kiệm một khoản chi phí lớn trong khâu vận chuyển Thêm vào đó, thời điểm trước dịch, Phương Nam Hair đã có một tập khách hàng trung thành cố định, điều này giúp công ty duy trì được lợi nhuận của mình trong thời điểm dịch bệnh Sau khi dịch bệnh được cải thiện, nhờ nỗ lực xây dựng thương hiệu tốt tại các thị trường tiềm năng, công ty có thêm một lượng khách hàng mới khá lớn, điều này đã giúp mức lợi nhuận của công ty tăng một cách ấn tượng bất chấp những tác động của suy thoái kinh tế
3.2.1.2 Cơ cấu mặt hàng xuất khẩu
Bảng 3.6 Bảng doanh thu từ các mặt hàng xuất khẩu của Phương Nam Hair giai đoạn 2021-2023 Đơn vị: VNĐ
Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng Doanh thu Tỷ trọng
(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty Phương Nam Hair giai đoạn 2021-2023)
Weft hair: Đây là mặt hàng chủ đạo, mũi nhọn của công ty, đồng thời cũng được chú trọng đẩy mạnh và phát triển Tỷ trọng đóng góp của sản phẩm tóc dệt (weft hair) vào doanh thu tổng của công ty luôn chiếm hơn 50% trong giai đoạn 2021-2023 Cụ thể, doanh thu từ tóc weft lần lượt chiếm 56% tổng doanh thu vào năm 2021, 64% vào năm 2022 và năm 2023 chạm ngưỡng kỷ lục 69% doanh thu tổng của công ty Với các mẫu mã, màu sắc trẻ trung, tạo kiểu trendy và phù hợp với nhiều độ tuổi và màu da, các sản phẩm tóc weft (tóc dệt) của Phương Nam Hair rất được các khách hàng ưa chuộng, đặc biệt là khách hàng tại thị trường Nam Phi, Nigeria và Châu Âu
Các sản phẩm tóc bulk đóng góp lần lượt 27% vào tổng doanh thu của công ty vào năm 2021, 24% vào năm 2022 và 23% ở năm 2023 Đây cũng được coi là một dòng sản phẩm chủ chốt của công ty và chiếm một tỷ trọng tương đối trong tổng mức doanh thu của công ty Tuy nhiên, thị trường tóc bulk khá kén người dùng; hơn nữa bản chất của việc nối tóc không cần dùng quá nhiều sợi tóc một lần nối, do vậy số lượng tóc bulk xuất khẩu của công ty không quá ấn tượng Hơn nữa, các thị trường xuất khẩu tóc bulk của công ty hiện nay đang có xu hướng bão hoà, chính vì vậy công ty đang nỗ lực tìm thêm các thị trường tiềm năng mới để mặt hàng này phát triển hơn trong tương lai
Các sản phẩm tóc tip và tóc tape cũng đóng góp lần lượt 17% vào tổng doanh thu của công ty năm 2021, 12% vào năm 2022 và 8% vào năm 2023 Đây là loại sản phẩm tương đối kén người dùng và còn chưa thực sự phổ biến, kèm theo đó là nhu cầu sử dụng không phải lớn và giá thành tương đối cao Tuy nhiên, đây vẫn là nhóm sản phẩm được kỳ vọng có tiềm năng phát triển khá tốt, khi mà xu hướng nối tóc và làm tóc highlight trên toàn thế giới đang ngày càng được ưa chuộng
3.2.1.3 Thị trường xuất khẩu của công ty
Với tham vọng đưa tóc giả Việt Nam có mặt trên thị trường toàn cầu và cạnh tranh với các sản phẩm tóc nước ngoài khác, Phương Nam Hair ngày càng mở rộng thị trường hoạt động tại nhiều quốc gia Hiện nay, công ty chủ yếu xuất khẩu sản phẩm tóc giả của mình đến các thị trường như Châu Âu, Châu Phi và Nam Mỹ, Bảng dưới đây thể hiện cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty giai đoạn 2021 - 2023:
Bảng 3.7 Cơ cấu thị trường xuất khẩu của công ty giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: tỷ VNĐ
(Nguồn: Báo cáo tài chính của công ty Phương Nam Hair giai đoạn 2021 - 2023)
Thông qua bảng cơ cấu trên, có thể thấy các thị trường chủ lực của sản phẩm tóc giả xuất khẩu của công ty trong giai đoạn 2021 - 2023 của công ty là Nigeria, Pháp và Châu Mỹ, với tổng tỷ trọng của 3 thị trường này chiếm tới 78% tổng cơ cấu (năm 2023) Cụ thể:
Nigeria hiện là thị trường xuất khẩu lớn nhất của công ty khi riêng thị trường này đã chiếm tỷ lệ lên tới 37% tổng doanh thu của công ty Các sản phẩm tóc của công ty xuất khẩu qua thị trường này có lợi thế cạnh tranh tương đối lớn về giá cả nhờ vào những FTA đã được ký kết giữa Việt Nam và Nigeria Tuy nhiên, tỷ trọng xuất khẩu tóc vào thị trường Nigeria có sự biến động nhẹ trong giai đoạn 2021 -
2023 Năm 2021, doanh thu từ thị trường Nigeria chiếm 38% doanh thu của công ty; sang năm 2022, con số này tăng nhẹ lên mức 40,5% sau đó giảm đáng kể vào năm 2023, chỉ chiếm 37% tổng doanh thu Đây là một thị trường vô cùng lớn của tóc Việt Nam nói chung và tóc Phương Nam nói riêng, tuy nhiên lại khá dễ bị tác động bởi các biến động của nền kinh tế như dịch bệnh, suy thoái kinh tế, Thêm vào đó, thị trường này đang có xu hướng bão hoà do bị khai thác quá nhiều Chính vì vậy, trong thời gian tới, Nigeria vẫn là thị trường xuất khẩu chủ lực của Phương Nam Hair, tuy nhiên công ty sẽ tiếp tục tìm kiếm những thị trường tiềm năng khác để phát triển sản phẩm của mình
Giữ vị trí thứ hai trong tỷ trọng xuất khẩu của công ty là thị trường Pháp Đây là thị trường theo đánh giá của Phương Nam Hair có tiềm năng phát triển vô cùng lớn, nhu cầu khách hàng đa dạng và ít chịu tác động của các yếu tố khác Đây cũng là thị trường tiêu thụ chính của các sản phẩm tóc tip và tóc tape Tỷ trọng xuất khẩu hàng hoá sang thị trường này có mức tăng trưởng khá ấn tượng trong giai đoạn 2021
- 2023, dù phải chịu ảnh hưởng của dịch bệnh cũng như suy thoái kinh tế toàn cầu, lần lượt đạt mức 17% vào năm 2021, 23% vào năm 2022 và tăng lên 27% vào năm
2023 Ngoài ra thị trường Pháp cũng dành nhiều ưu đãi cho hàng hoá Việt Nam thông qua các mối quan hệ thương mại song phương và các FTA được ký kết giữa hai nước
Một thị trường khác cũng được xem là có tiềm năng phát triển tương đối lớn là thị trường Châu Mỹ, xếp vị trí thứ 3 trong tỷ trọng xuất khẩu hàng hoá của công ty Khách hàng tại thị trường này cũng có nhu cầu khá cao và đa dạng, đồng thời đây cũng là thị trường tiêu thụ chính của tóc bulk Tuy nhiên đây cũng là một thị trường khá dễ biến động và khách hàng khá khó tính, do vậy tỷ trọng xuất khẩu của công ty sang thị trường này trong giai đoạn 2021- 2023 có xu hướng giảm nhẹ
Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu
3.3.1 Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu
Dựa trên cơ sở hợp đồng TMQT đã ký kết, bộ phận Kinh doanh của Công ty TNHH Phương Nam Hair sẽ tiến hành công việc đầu tiên là lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu Đây là một hoạt động quan trọng, là nền tảng giúp quá trình chuẩn bị hàng nói riêng và cả quá trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu nói chung được trơn tru và đạt hiệu quả cao Việc lập kế hoạch giúp làm rõ công việc và trách nhiệm của từng bộ phận và cá nhân tham gia vào quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, từ đó, các bộ phận liên quan có thể phối hợp làm việc với nhau một cách ăn ý và hiệu quả
Cụ thể quy trình làm việc của nhân viên bộ phận Kinh doanh trong công đoạn này như sau:
(1) Căn cứ vào từng hợp đồng đã ký kết với các đối tác EU, nhân viên phòng Kinh doanh của công ty sẽ tiến hành chuẩn bị các thông tin, Các thông tin cần thiết khi chuẩn bị lập kế hoạch bao gồm: thông tin về phía đối tác và thông tin về hàng hóa
Thông tin về phía đối tác được chuẩn bị bởi Phòng Kinh doanh Các thông tin này bao gồm: thông tin về công ty đối tác, các chính sách quy định, thủ tục hải quan đối với sản phẩm tóc của thị trường Châu Âu (EU) tại thời điểm thực hiện hợp đồng để đảm bảo sản phẩm có thể thông quan một cách dễ dàng
Thông tin về hàng hóa được cung cấp bởi bộ phận Sản xuất của Nhà máy Các thông tin cần chuẩn bị bao gồm: lượng hàng còn trong kho, lượng hàng có thể sản xuất ngay phục vụ cho đơn hàng, kế hoạch thu mua nguyên vật liệu và thông tin về nhà cung cấp nguyên vật liệu, thời gian sản xuất để hoàn thành đơn hàng
Tất cả các thông tin sau khi được thu thập sẽ được tiến hành nghiên cứu phân tích dựa trên nội dung của quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu xem đã đầy đủ và phù hợp hay chưa, sau đó được tổng hợp lại để tiến hành lập kế hoạch
(2) Từ những thông tin đã thu thập được, bộ phận Kinh doanh tiến hành lập một bản kế hoạch, trong đó phân chia công việc cụ thể cho từng phòng ban cụ thể:
Bảng 3.9 Phân công trách nhiệm thuộc các bộ phận
Phòng ban - Bộ phận Công việc
Phòng kế toán Duyệt ngân sách cho các phòng ban
Bộ phận Sản xuất Chuẩn bị nguyên vật liệu, sản xuất hàng hóa
Chuẩn bị thông tin về đơn hàng, đối tác
Theo dõi quá trình sản xuất và tiến độ sản xuất của Nhà máy
Kiếm tra chất lượng hàng hóa sản xuất
Bộ phận Quản lý chất lượng Cùng với phòng Kinh doanh kiểm định chất lượng hàng đã sản xuất
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp từ tài liệu phòng Kinh doanh Công ty TNHH Phương Nam Hair
Thông thường, bản kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sẽ bao gồm các vấn đề cụ thể như:
Tìm kiếm và thu mua nguồn nguyên liệu cho sản xuất
Sản xuất hàng hóa và kiểm tra chất lượng trước khi đóng gói
(3) Sau khi đã hoàn thiện và được ban quản trị công ty duyệt, các thông tin đã được chuẩn bị và bản kế hoạch sẽ được đưa đến các phòng ban phụ trách và xưởng sản xuất để tiến hành các công việc tiếp theo Thông thường, quá trình lên ý tưởng và hoàn thiện kế hoạch chuẩn bị hàng hóa của công ty kéo dài khoảng từ 5 - 7 ngày
Biểu đồ 3.1 Mức độ xảy ra sai sót trong các bản kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường EU của công ty TNHH Phương Nam Hair giai đoạn 2021 - 2023 Đơn vị: %
Mức độ xảy ra sai sót
Nhận xét: Nghiệp vụ lập kế hoạch của công ty đang ngày càng được hoàn thiện hơn, tỷ lệ xảy ra sai sót trong khi lập kế hoạch của công ty có xu hướng giảm dần, giảm từ 3.6% vào năm 2021 xuống còn 1.4% vào năm 2023 Mặc dù số hợp đồng tăng lên qua từng năm, nhưng tỉ lệ sai sót giảm có thể chứng minh sự nâng cao trong kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên phòng Kinh doanh nói chung và bộ phận tham gia lập kế hoạch nói riêng Tuy nhiên, việc vẫn để ra sai sót dù mới trong quá trình lập kế hoạch cũng chứng tỏ thông tin giữa các phòng ban liên quan chưa thực sự được liên thông chặt chẽ và kịp thời với nhau dẫn đến những sai sót không đáng có Ngoài ra, quá trình lập kế hoạch cũng tương đối lâu (trung bình 5 - 7 ngày cho mỗi hợp đồng) cũng làm chậm quá trình chuẩn bị hàng hóa cũng như toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng với bên đối tác
3.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Việc tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty TNHH Phương Nam Hair sẽ căn cứ theo các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng Tùy theo từng hợp đồng mà các nghiệp vụ sẽ được cân nhắc điều chỉnh, song thứ tự các nghiệp vụ là như nhau trong tất cả các quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
3.3.2.1 Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng
Do đặc thù của Phương Nam Hair là công ty sản xuất - thương mại nên mặt hàng tóc xuất khẩu của công ty do chính công ty trực tiếp sản xuất và xuất khẩu Như vậy, quá trình tập trung và tạo nguồn hàng xuất khẩu của công ty sẽ bao gồm quá trình tập trung, thu mua nguyên liệu và quá trình sản xuất hàng hóa
Quy trình chuẩn bị nguyên liệu cho sản xuất tại công ty TNHH Phương Nam Hair được tiến hành theo quy trình cụ thể sau:
Sơ đồ 3.2 Quy trình tập trung nguyên liệu sản xuất của Công ty TNHH
Phương Nam Hair giai đoạn 2021 – 2023
Nguồn: Phòng Kinh doanh công ty TNHH Phương Nam Hair năm 2021 - 2023
Xác định nhu cầu nguyên liệu
Dựa trên cơ sở hợp đồng đã ký kết với đối tác Châu Âu, kết hợp với kế hoạch chuẩn bị hàng hóa đã được ban Giám đốc phê duyệt, các nhân viên phòng Kinh doanh sẽ xác định nguyên liệu tóc phù hợp để sản xuất loại tóc giả, nối mà đối tác yêu cầu, số lượng, chủng loại tóc Ngoài ra phòng kinh doanh sẽ dựa theo các điều khoản, yêu cầu về chất lượng, bao bì đóng gói và lịch trình giao hàng làm cơ sở để
Nghiên cứu và lựa chọn nguồn thu mua nguyên liệu
Tổ chức hệ thống tập trung nguồn nguyên liệu Xác định nhu cầu nguyên liệu nghiên cứu và lựa chọn nguồn cung nguyên liệu để tiến hành tập trung nguyên liệu sản xuất
Nghiên cứu và lựa chọn nguồn thu mua nguyên liệu
Sau khi xác định được nhu cầu về nguyên liệu, phòng Kinh doanh sẽ tiến hành nghiên cứu và lựa chọn nguồn nguyên liệu chất lượng và phù hợp nhất cho quá trình sản xuất dựa trên số lượng bó tóc, closure hoặc wig mà hai bên đã thỏa thuận Hiện nay, nguồn cung tóc người phục vụ cho quá trình sản xuất, xuất khẩu của công ty chủ yếu đến từ các nhà cung cấp trong nước Do tóc Việt Nam hiện nay được đánh giá là một trong những loại tóc có chất lượng tốt nhất thế giới, có độ mượt tự nhiên và chất tóc tốt có thể tẩy nhuộm qua hóa chất và có độ bền cao Công ty Phương Nam Hair đã ký kết hợp đồng thu mua với nhiều nhà cung cấp tóc Việt khác nhau nhằm cung cấp đầy đủ và kịp thời nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất tóc giả Sự chủ động trong quá trình tìm kiếm các nguồn cung tóc nguyên liệu giúp công ty luôn đảm bảo được tiến độ sản xuất và chuẩn bị hàng xuất khẩu
Quá trình này bao gồm 2 bước: nghiên cứu các nguồn nguyên liệu trên thị trường và tiến hành lựa chọn nguồn cung nguyên liệu phù hợp
Phòng Kinh doanh sẽ tiến hành nghiên cứu 2 đối tượng là các nguồn cung nguyên liệu hiện hữu và các nguồn cung tiềm năng
Những nguồn cung hiện hữu là những nhà cung cấp đã và đang hợp tác và sẵn sàng cung cấp nguyên liệu tóc thô tự nhiên cho công ty Đây đều là những nhà cung cấp lớn trên thị trường, có thâm niên trong lĩnh vực buôn bán tóc thô Việt Nam, hầu như luôn có thể đáp ứng nhu cầu của phía công ty dù là đơn mua lớn Tuy nhiên, cũng bởi là những nhà cung cấp lớn, không chỉ hợp tác bán hàng với mỗi Phương Nam Hair mà còn rất nhiều các doanh nghiệp thu mua tóc khác nên mức độ cạnh tranh khi mua hàng của các nhà cung cấp này khá cao, nhất là vào mùa cao điểm khi số lượng tóc thô của nhà cung cấp không đủ, thường xuyên xảy ra tình trạng trả giá cao hơn giữa các doanh nghiệp mua tóc để mua được hàng Chính vì vậy, công ty hiện nay đang hướng tới việc tìm kiếm thêm các nguồn cung tiềm năng để đảm bảo quá trình thu mua nguyên liệu được tối ưu và tiết kiệm chi phí nhất
Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại Công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu
Từ những phân tích ở trên, có thể thấy được công tác quản trị quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường quốc tế nói chung và thị trường Châu Âu (EU) nói riêng được thực hiện vô cùng bài bản, với từng nghiệp vụ cụ thể công ty luôn tiến hành thực hiện cẩn thận nhất và giám sát chặt chẽ quy trình chuẩn bị này đảm bảo đúng với các điều khoản trong hợp đồng đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như tập quán TMQT Hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu sang thị trường Châu Âu của công ty TNHH Phương Nam Hair đang từng bước được cải thiện và ngày càng đạt hiệu quả cao, cụ thể có thể đến những kết quả tích cực như:
Dù là một doanh nghiệp còn non trẻ, chỉ mới thành lập năm 2016, tuy nhiên trải qua quá trình hơn 7 năm phát triển và đổi mới không ngừng, công ty TNHH Phương Nam Hair đã có một vị thế vững chắc trên cả thị trường trong và ngoài nước Đặc biệt đối với thị trường Châu Âu (EU), công ty đã xây dựng được hệ thống bạn hàng tương đối ổn định và lâu dài Đây cũng là một thị trường có tiềm năng khai thác vô cùng lớn, chính vì vậy với những nỗ lực xây dựng uy tín thương hiệu của mình, số lượng và giá trị các đơn hàng của công ty với các đối tác EU ngày càng gia tăng qua từng năm Các hợp đồng với các đối tác EU đều được thực hiện thành công, không có hợp đồng nào xảy ra tranh chấp đến mức phải cần đến tòa án, trọng tài quốc tế dẫn tới phải hủy hợp đồng Công ty luôn cố gắng đảm bảo tiến độ của quy trình chuẩn bị hàng, tránh làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng với các đối tác EU
Trong công tác lập kế hoạch chuẩn bị hàng, việc lên kế hoạch chi tiết và đầy đủ với những phương án phòng trừ rủi ro và phân chia công việc cụ thể trong từng bước thực hiện đã giúp quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu của công ty được tiến hành một cách trơn tru và nhanh nhất Đối với một thị trường khó tính như EU, việc đảm bảo đúng tiến độ giao hàng và và ít sai sót nhất trong quá trình chuẩn bị hàng hóa sẽ giúp tạo được độ tin tưởng và yên tâm với họ, nhằm nâng cao cơ hội có được các bạn hàng lâu dài và các hợp đồng lớn
Ngoài ra, các phương án chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty hầu như đều mang lại kết quả tích cực, không để phát sinh các vấn đề quá lớn gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty cũng như quy trình hoàn thành hợp đồng
Trong công tác tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu: công ty luôn bám sát những yêu cầu về loại tóc, chất tóc, màu sắc, đội dài, được quy định trong hợp đồng đã ký kết với đối tác EU Các bộ phận luôn làm tốt các phần việc của mình và phối hợp chặt chẽ với nhau trong từng khâu tìm nguồn tóc thô, sản xuất thành phẩm, đóng gói và kẻ ký mã hiệu cho sản phẩm tóc giả Tuy đôi khi vẫn có những sai sót xảy ra nhưng hầu hết những sai sót này không quá nghiêm trọng, có thể thương lượng với bên đối tác để xử lý
Nhờ quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu kỹ càng và có hiệu quả, các đơn hàng của công ty đều nhận được những phản hồi rất tích cực và sự hài lòng từ khách hàng, bằng chứng là chưa có đơn hàng nào của công ty xuất khẩu sang thị trường Châu Âu (EU) bị phàn nàn về số lượng hay chất lượng đơn hàng
Trong công tác giám sát và điều hành thực hiện quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu: Các trường phòng ban và bộ phận, cùng với ban quản trị đều là những người có chuyên môn cao, có kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực XNK nói chung và khâu chuẩn bị hàng hóa nói riêng, nắm bắt quy trình tổ chức chuẩn bị hàng xuất khẩu một cách vô cùng rõ ràng Đặc biệt, với kinh nghiệm lâu năm trong nghề tóc giả xuất khẩu, từng khâu từ chọn nguồn nguyên liệu, sản xuất đến đóng gói và kẻ mã hiệu cho hàng hóa sao cho dễ nhận biết và đầy đủ thông tin nhất đều được ban quản trị giám sát và điều hành, hướng dẫn một cách tỉ mỉ để đảm bảo sản phẩm được hoàn hảo nhất trước khi chuẩn bị giao hàng cho bên đối tác
Khi có các vấn đề hay vướng mắc trong quá trình chuẩn bị hàng, các trường phòng ban, bộ phận luôn kịp thời đưa ra các phương án giải quyết nhanh, gọn nhất và hiệu quả nhất để không làm gián đoạn đến các khâu sau của quá trình chuẩn bị hàng cũng như thời gian thực hiện hợp đồng xuất khẩu Từ đó, mức độ hiệu quả trong quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu của công ty Phương Nam Hair cũng ngày càng được nâng cao
3.4.2 Hạn chế còn tồn tại
Những thành tựu trong hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu của Công ty TNHH Phương Nam Hair là không thể phủ nhận, song bên cạnh đó vẫn tồn tại những hạn chế gây ảnh hưởng trực tiếp tới tính hiệu quả trong hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu sang thị trường EU của công ty
Trong khâu lập kế hoạch thực hiện quy trình chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu
Nghiệp vụ lập kế hoạch cho quy trình chuẩn bị tóc xuất khẩu của công ty đôi khi còn khá đơn giản,, chưa thực sự chi tiết dẫn tới đối khi có những kế hoạch chưa hợp lý về mặt thời gian khiến cho việc sản xuất và chuẩn bị hàng không thể đáp ứng kịp so với số lượng hàng hóa mà đối tác yêu cầu, gây ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng dẫn đến việc phải thương lượng lại với đối tác, chậm trễ quá trình giao hàng Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín của doanh nghiệp và lòng tin của khách hàng Đồng thời, việc chậm trễ quá trình chuẩn bị hàng và thực hiện hợp sẽ gây ra thiệt hại về doanh thu và lợi nhuận cho cả công ty và bên đối tác Đặc biệt đối với các đối tác đến từ thị trường khó tính như Châu Âu, nơi mà sự đúng giờ và các quy tắc, điều khoản đều yêu cầu vô cùng chính xác và nghiêm ngặt, thì việc phải chậm trễ đơn hàng sẽ khiến họ rất dễ mất niềm tin vào nhà cung cấp, và tỷ lệ mua lại đối với những đối tác Châu Âu bị trễ đơn hàng thường không cao
Ngoài việc các bản kế hoạch được lập còn khá đơn giản và không thực sự sát với thực tế, công ty đôi khi vẫn để xảy ra sai sót trong quá trình lập kế hoạch chuẩn bị xuất khẩu Điều này chứng tỏ thông tin giữa các phòng ban có liên quan chưa được rành mạch, sự liên kết trong các bộ phận thu thập thông tin còn rời rạc dẫn đến sự tổng hợp còn xảy ra sai sót, gây ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình chuẩn bị hàng, giao hàng cũng như thực hiện hợp đồng của công ty
Trong khâu tổ chức thực hiện quá trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu, các hạn chế chủ yếu đến từ tìm kiếm các nguồn nguyên liệu đầu vào là tóc thô tự nhiên, dẫn đến đôi khi quá trình sản xuất bị gián đoạn hoặc đứt gãy, gây ảnh hưởng đến quá trình chuẩn bị hàng cũng như toàn bộ quá trình thực hiện hợp đồng của công ty Công ty hiện chưa có bộ phận nghiên cứu thị trường trong nước để tìm những nguồn cung nguyên liệu tiềm năng phục vụ cho việc thu mua nguyên liệu Chính vì vậy vào các giai đoạn cao điểm khi số lượng đơn đặt hàng tăng cao như các dịp lễ lớn trong năm, tình trạng quá tải đơn hàng nhưng thiếu nguyên liệu sản xuất xảy ra thường xuyên gây ra rất nhiều rắc rối cho công ty khi liên tục phải hẹn lùi thời gian giao hàng với đối tác Ngoài ra, việc thiếu dự trữ nguyên liệu tóc thô cho sản xuất đôi khi cũng gây ra những rắc rối, như khi đối tác muốn đặt thêm hàng hoặc muốn thay đổi màu sắc, loại tóc so với hợp đồng sẽ khiến phía công ty dễ dàng gặp tình trạng thiếu nguyên liệu cho sản xuất
Bên cạnh đó, nghiệp vụ kẻ ký mã hiệu cho các sản phẩm tóc sau khi đóng gói đôi khi cũng xảy ra một số sai sót gây khó khăn trong quá trình thông quan, làm chậm trễ thời gian nhận hàng của đối tác
Trong khâu giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: Công tác giám sát quy trình này tại Phương Nam Hair đôi khi chưa thực sự sát sao, đặc biệt trong các mùa cao điểm đơn hàng thì công tác này lại càng lỏng lẻo hơn dẫn đến việc xảy ra các phát sinh không đáng có, hoặc công ty không đưa ra được các phương án giải quyết kịp thời
Ngoài ra, việc nhân sự thay đổi liên tục khiến việc điều hành quy trình chuẩn bị hàng gặp nhiều khó khăn do phải chuyển giao công việc cho các nhân viên khác, kèm theo đó là quá trình tiếp nhận và xử lý các tình huống phát sinh ở cấp nhân viên còn chậm, dẫn đến sự chậm trễ trong việc chuẩn bị và giao hàng cho đối tác
3.4.3.1 Nguyên nhân dẫn đến hạn chế trong lập kế hoạch chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM
Định hướng phát triển hoạt động xuất khẩu của Công ty TNHH Phương
4.1.1 Triển vọng phát triển của ngành xuất khẩu tóc sang thị trường Châu Âu (EU)
Trong bối cảnh ngày càng có nhiều các công ty xuất khẩu tóc gia nhập thị trường xuất khẩu nói chung và thị trường Châu Âu (EU) nói riêng, mức độ cạnh tranh trong ngành xuất khẩu tóc giả được dự đoán sẽ ra tăng mạnh mẽ
Theo nghiên cứu thị trường gần đây của Technavio, thị phần tóc giả và tóc nối dự kiến sẽ tăng 4,66 tỷ USD từ năm 2020 đến năm 2025, với tốc độ tăng trưởng kép hàng năm là 9,71%, do thay đổi lối sống ở các nước đang phát triển và tăng tính sẵn có của sản phẩm
Hơn nữa, xu hướng đổi mới sản phẩm giữa những người tham gia thị trường đang ảnh hưởng thuận lợi đến doanh số bán hàng nối tóc Sự xuất hiện phổ biến của tình trạng chân tóc thưa dần, rụng tóc và các yếu tố khác dự kiến sẽ thúc đẩy việc mở rộng thị trưởng nối tóc trong những năm tới
Thị trưởng tóc giả ở Châu Âu ước tính sẽ tăng với tốc độ CAGR là 5% trong giai đoạn dự báo từ năm 2023 đến năm 2028 Những thay đổi trong hành vi của khách hàng được dự đoán sẽ có tác động thuận lợi đến thị trường tóc giả - tóc nối châu Âu Do chỉ tiêu của người tiêu dùng ngày càng tăng đối với các mặt hàng chải chuốt, doanh số bán hàng tóc giả - tóc nối tại thị trường này được dự đoán sẽ tăng đáng kể
4.1.2 Định hướng phát triển của công ty tại thị trường Châu Âu
Ngành xuất khẩu tóc của Việt Nam đang trở thành một trong những lựa chọn kinh doanh đầy hứa hẹn, thu hút sự chú ý của doanh nghiệp và nhà đầu tư trên khắp thế giới Theo thống kê của Tổng cục Hải quan, kim ngạch xuất khẩu tóc Việt Nam năm 2023 ước tính đạt 1,2 triệu USD, tăng 10% so với năm 2022 Kim ngạch xuất khẩu dự kiến đạt 1,5 triệu USD vào năm 2025 và tốc độ tăng trưởng 15%/năm
Trong bối cảnh thị trường làm đẹp ngày càng phát triển toàn cầu, nhu cầu về tóc làm đẹp ngày càng tăng cao, tạo nên cơ hội lớn cho ngành xuất khẩu tóc của Việt Nam Các doanh nghiệp trong ngành không chỉ tập trung vào việc cung cấp sản phẩm chất lượng mà còn chú trọng đến các yếu tố nhân đạo, bảo vệ môi trường, chất lượng dịch vụ từ đó tạo nên sự bền vững và thiện chí trong kinh doanh Nắm bắt được nhu cầu và xu hướng chung của thị trường quốc tế, trong những năm tới đây, công ty TNHH Phương Nam Hair đặt ra mục tiêu đẩy mạnh xuất khẩu mặt hàng tóc giả, hướng tới gia tăng kim ngạch xuất khẩu sang thị trường Châu Âu (EU)
Giữ vững thị trường xuất khẩu trọng điểm tiềm năng là thị trường Châu Âu Đây là thị trường xuất khẩu lớn và đặc biệt là tiềm năng phát triển vô cùng cao của công ty Do đó, công ty cần tiếp tục duy trì, tạo dựng các mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cũ, tạo mọi điều kiện thuận lợi để tìm kiếm khách hàng mới Đầu tư mới và nâng cấp máy móc, thiết bị, nhà xưởng để tăng năng suất và đảm bảo chất lượng mặt hàng tóc giả đúng theo yêu cầu của khách hàng và bắt kịp các xu hướng làm đẹp tại thị trường khó tính này
Tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ XNK, tăng cường chuyên môn và các nghiệp vụ cũng như đầu tư hỗ trợ các công cụ cần thiết trong giao dịch, mở rộng và tìm kiếm các đối tác mới
Hoàn thiện và nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu sang thị trường Châu Âu.
Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại Công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu
4.2.1 Đối với công tác lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu
Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty cần tiến hành lên kế hoạch kịp thời ở từng khâu, từng giai đoạn cụ thể trong quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, xây dựng sợi dây liên kết hợp lý, logic, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu bộ phận như chuẩn bị nguyên liệu, chuẩn bị bao bì đóng gói, chuẩn bị các thông tin mã hiệu hàng hóa
Công ty cũng cần nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ cho hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu Trong quá trình lên kế hoạch cho việc chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu, người lập kế hoạch phải nắm bắt nhanh nhạy tình hình hoạt động của đối tác, những biến động về giá cả, thị trường nhập khẩu EU, do đó việc trang bị cơ sở vật chất và mạng lưới thông tin là điều rất cần thiết Công ty TNHH Phương Nam Hair đổi mới các trang thiết bị, cải tiến kỹ thuật toàn diện để việc xử lý thông tin nhanh gọn và dễ dàng Có vậy, người lập kế hoạch mới có thể tạo được sự liên kết chặt chẽ giữa các khâu, các bộ phận tham gia vào quá trình chuẩn bị hàng để lên kế hoạch kịp thời và chính xác
Cuối cùng, công ty cần tăng cường tổ chức thêm các buổi tập huấn, đào tạo chi tiết về quy trình chuẩn bị hàng cũng như các bước lập kế hoạch để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho các cá nhân, phòng ban liên quan có thể hiểu rõ hơn về cụ thể công việc đồng thời nắm được tình hình nhân sự cũng như nhiệm vụ các phòng ban liên quan để có thể có một bản kế hoạch hoàn thiện nhất
4.2.2 Đối với công tác tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu
Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu là một khâu rất quan trọng trong quy trình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nó đảm bảo cho doanh nghiệp cung cấp đúng loại hàng, đủ số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời gian giao hàng Nâng cao hiệu quả công tác tổ chức chuẩn bị hàng xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp giữ được uy tín với bạn hàng
Giải pháp cho hoạt động tìm nguồn hàng và tập trung hàng xuất khẩu
Là một công ty sản xuất xuất khẩu nên việc Công ty TNHH Phương Nam Hair phải nhập nguồn nguyên liệu đầu vào để sản xuất là điều tất yếu Công ty chủ yếu nhập tóc thô tự nhiên của các nhà cung cấp tóc Việt Nam Việc sản xuất phụ thuộc rất nhiều vào nguồn nguyên liệu cung cấp Sản phẩm tóc giả Việt Nam xuất khẩu sang thị trường Châu Âu đòi hỏi rất cao về chất lượng, kiểu dáng và thời gian giao hàng Tuy nhiên, công ty hiện lại chỉ có số lượng tương đối nhỏ các nhà cung cấp tóc thô với số lượng lớn còn lại đa số là các nhà cung cấp nhỏ, chỉ cung cấp được vài chục kg tóc thô mỗi tháng Thêm vào đó khối lượng tóc thô đến từ các nhà cung cấp lớn cũng chưa thực sự ổn định ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng Chính vì vậy công ty cần phải tìm thêm các nguồn cung nguyên liệu ổn định và có chất lượng đảm bảo để đảm bảo cho quá trình sản xuất xuất khẩu được diễn ra liên tục
Hiện tại, công tác nghiên cứu thị trường mua bán tóc trong nước của công ty còn rất kém dẫn đến việc khó khăn trong tìm kiếm các nguồn cung cấp tóc thô tiềm năng Chính vì vậy việc trước mắt mà công ty cần làm là thiết lập một nhóm nghiên cứu sâu về thị trường trong nước để nắm bắt kịp thời các thông tin về thị trường tóc trong nước nhằm tìm kiếm thêm các nguồn cung tiềm năng mới phục vụ cho quá trình sản xuất Ngoài ra, công ty có thể tìm kiếm thêm các đối tác cung cấp tóc thô nước ngoài như Campuchia, Ấn Độ,
Giải pháp cho hoạt động kẻ ký mã hiệu hàng hóa
Công ty cũng cần chú trọng đáp ứng đầy đủ và đúng các yêu cầu của hợp đồng về khối lượng, chất lượng, quy cách bao bì đóng gói và mã hiệu của mặt hàng tóc giả xuất khẩu Công ty nên đầu tư xây dựng hệ thống dây chuyền máy móc sản xuất hiện đại, đồng thời cũng nên cung cấp trang thiết bị phục vụ cho việc kiểm soát chất lượng sản phẩm tóc nhằm đảm bảo chất lượng tóc luôn đồng đều và đạt hiệu quả cao nhất
4.2.3 Đối với công tác giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu Để quản trị quy trình thực hiện hợp đồng diễn ra nhanh chóng, không vướng mắc thì công tác giám sát và điều hành cần được tổ chức một các khoa học và hợp lý Công ty cần tăng cường giám sát các hoạt động trong chuỗi quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Công ty cần cử người tiến hành giám sát chặt chẽ từ khâu thu mua tóc thô nguyên liệu phục vụ cho sản xuất đồng thời kiểm tra giám sát toàn bộ quá trình tạo sản phẩm của bộ phận sản xuất, chỉ đạo sản xuất theo đúng quy định trong hợp đồng xuất khẩu nhằm giảm thiểu tiêu hao nguyên liệu, kịp thời loại bỏ những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, việc này sẽ giúp nâng cao uy tín chất lượng sản phẩm của công ty với khách hàng, đồng thời giảm chi phí sản xuất
Trong quá trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu sang thị trường Châu Âu, cán bộ giám sát phải luôn bám sát kiểm tra toàn bộ các khâu, nắm bắt các thông tin về tình hình quy trình chuẩn bị hàng hóa, đưa ra các quyết định chính xác và kịp thời với các phát sinh trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu
Ngoài ra công ty cũng cần tăng cường đào tạo đội ngũ cán bộ giám sát, điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Công ty nên tổ chức thêm các buổi đào tạo cho các nhân viên giám sát cũng như các cán bộ quản lý để giúp họ có thêm các kỹ năng ứng biến, xử lý các tình huống phát sinh Thêm vào đó, công ty cũng nên thường xuyên tiến hành tổng kết, đánh giá công tác đào tạo và chính sách phát triển nhân lực để kịp thời thay đổi cho phù hợp
Kết thúc mỗi hợp đồng, các bộ phận liên quan và ban Giám đốc nên họp và đánh giá lại hiệu quả của công tác chuẩn bị hàng nói riêng, nếu xảy ra sai sót cần sửa chữa, hoàn thiện, rút kinh nghiệm cho các hợp đồng tiếp theo.
Đề xuất, kiến nghị với cơ quan Nhà nước, các bộ, ngành có liên quan
Kiến nghị với cơ quan Nhà nước
Mặc dù đã có nhiều cố gắng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp xuất khẩu có thể thực hiện hoạt động của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả, tuy nhiên, hệ thống chính sách xuất khẩu của Việt Nam còn nhiều bất cập Vì vậy, để khuyến khích hơn nữa hoạt động xuất khẩu, Tổng Cục Hải quan cần xem xét đơn giản hóa, công khai hóa và hiện đại hóa thủ tục hải quan Tiếp tục hoàn thiện các biện pháp mới của ngành như: phân loại hàng hóa, quy chế xác nhận thực xuất, quy chế khai một lần, đăng ký tờ khai điện tử Bên cạnh đó, cần phân cấp sâu hơn quyền ký tờ khai Khai báo hải quan nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp xuất khẩu Một vấn đề hết sức quan trọng nữa là cần có chính sách khuyến khích và đào tạo thêm kiến thức nghiệp vụ cho cán bộ Hải quan để từng bước tối ưu hóa hoạt động nghiệp vụ hải quan của Việt Nam Hiện nay, một bộ phận không nhỏ cán bộ trong các cơ quan chức năng vẫn có những hành vi gây khó, nhũng nhiễu doanh nghiệp xuất nhập khẩu, gây tiêu cực trong công tác kiểm tra hàng hóa, làm thủ tục xuất khẩu Vì vậy Tổng Cục Hải quan cần phải có các biện pháp tích cực hơn nữa để đẩy lùi những tiêu cực này Đồng thời phải chấn chỉnh các cơ quan quản lý để hỗ trợ các công ty xuất nhập khẩu cũng là một vấn đề hết sức cấp bách, cần phải đặt lên hàng đầu
Bên cạnh đó, hệ thống phần mềm, cơ sở dữ liệu cũng cần được quan tâm và nâng cấp để đảm bảo cho việc truyền – nhận dữ liệu, xử lý nhanh chóng, thông suốt Tăng cường phối hợp giữa các cơ quan như kho bạc Nhà nước, cơ quan thuế, ngân hàng thương mại để tạo điều kiện thuận lợi và khuyến khích doanh nghiệp tham gia nộp thuế điện tử, triển khai có hiệu quả Hệ thống một cửa quốc gia và Hệ thống giám sát tự động
Về hệ thống quản lý và pháp luật
Cơ quan nhà nước cần hoàn thiện hệ thống pháp luật về quản lý hoạt động xuất nhập khẩu để phù hợp với thực tế hiện tại và tuân thủ các cam kết quốc tế Các văn bản quy phạm pháp luật cần được xây dựng thống nhất với nhau Việc các văn bản này được cập nhật sẽ làm giảm bớt các thủ tục khi xuất khẩu hàng hóa, từ đó mà việc xuất khẩu hàng hóa cũng diễn ra thuận lợi hơn Thêm vào đó, cơ quan nhà nước cũng cần đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính, kiến tạo môi trường kinh doanh, đầu tư thuận lợi, thông thoáng, minh bạch cho người dân và doanh nghiệp, đảm bảo các văn bản quy phạm pháp luật cần được xây dựng thống nhất với nhau
Ngoài ra, Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ đặc biệt bằng lãi suất vay ưu đãi hoặc thành lập quỹ hỗ trợ xuất khẩu nhằm giúp các doanh nghiệp có tiềm năng và cơ hội phát triển xuất khẩu nhưng không có điều kiện tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng do không có tài sản thế chấp thì sẽ đứng ra bảo lãnh các khoản vay, cung cấp các khoản tín dụng để doanh nghiệp đưa hàng ra nước ngoài bằng hình thức ký gửi, bán hàng trả chậm, tham gia hội chợ thương mại, Biện pháp này sẽ góp phần tháo gỡ khó khăn về vốn cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp nhanh chóng mở rộng đầu tư nhằm nâng cao năng lực sản xuất, tăng sức cạnh tranh trên thị trường
Kiến nghị với các ngân hàng thương mại
Các ngân hàng cần đơn giản hoá các thủ tục hành chính và các điều kiện đi kèm trong thủ tục vay vốn để công ty khi có nhu cầu về vốn có thể dễ dàng huy động vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu Đồng thời cần phải xác định mức lãi suất vay vốn một cách hợp lý và quản lý các hoạt động cho vay một cách công bằng và hiệu quả giúp giảm thiểu gánh nặng về chi phí lãi vay cho công ty cũng như cho doanh nghiệp.
