quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty tnhh phương nam hair sang thị trường châu âu châu mỹ

Là một doanh nghiệp hoạt động hoàn toàn trong lĩnh vực thương mại quốc tế, thực hiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá là công việc diễn ra hàng ngày tại công ty TNHH Phương Nam Hair.. Tro

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU CỦA CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM HAIR SANG THỊ

TRƯỜNG CHÂU ÂU (EU)

Giảng viên hướng dẫn Sinh viên thực hiện

Lớp: K56E2

Mã sinh viên: 20D130092

HÀ NỘI – 2024

LỜI CAM ĐOAN

Em Nguyễn Thị Hồng xin cam đoan rằng đề tài khóa luận tốt nghiệp “Quản

trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu (EU)” là sản phẩm em đã nỗ lực nghiên cứu và xây dựng

trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Phương Nam Hair

Trong quá trình xây dựng và hoàn thiện đề tài khóa luận luận tốt nghiệp có sự tham khảo một số tài liệu có nguồn gốc rõ ràng dưới sự hướng dẫn và gợi ý của giáo viên hướng dẫn ThS Doãn Nguyên Minh Tất cả những số liệu, kết quả trong bài đều do em tự thu thập và thống kê theo các giấy tờ, sổ sách tại Công ty TNHH Phương Nam Hair, tuyệt đối không có sự sao chép từ bất cứ tài liệu nào

Một lần nữa em xin cam đoan về tính chính xác và duy nhất của các số liệu, nội dung được đề cập trong đề tài nghiên cứu do em thực hiện

Hà Nội, ngày 23 tháng 4 năm 2023

Sinh viên thực hiện Hồng

Nguyễn Thị Hồng

LỜI CẢM ƠN

Sau khoảng thời gian học tập và rèn luyện tại Trường Đại học Thương mại cũng như trải nghiệm thực tập tại doanh nghiệp thực tế đã tạo cơ hội cho em tổng hợp và hệ thống hoá lại những kiến thức đã học, đồng thời thông qua thực tế rèn luyện để nâng cao kiến thức chuyên môn Trong quá trình thực tập, do còn thiếu kinh nghiệm thực tế, em đã gặp rất nhiều khó khăn nhưng với sự giúp đỡ tận tình của quý thầy cô khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế - Trường đại học Thương mại cùng sự nhiệt tình của các anh chị trong Công ty TNHH Phương Nam Hair đã giúp em có được những kiến thức quý báu để hoàn thành tốt kỳ thực tập cũng như hoàn thiện bài báo cáo thực tập tổng hợp này

Để hoàn thành bài báo cáo này, lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu trường Đại học Thương mại, quý thầy cô khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế đã tận tâm giảng dạy và truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm quý báu cho em Đặc biêt, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với thầy giáo Th.S Doãn Nguyên Minh, người tận tình hướng dẫn em hoàn thành báo cáo này

Em cũng xin chân thành cảm ơn các anh, chị là cán bộ của Công ty TNHH Phương Nam Hair - đơn vị đã tiếp nhận và nhiệt tình tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em tiếp cận thực tế sản xuất và nắm bắt quy trình hoạt động của công ty

Tuy có nhiều cố gắng trong quá trình thực tập, tuy nhiên vi thời gian và kiến thức còn hạn hẹp nên bài báo cáo không thể tránh khỏi những thiếu sót, em rất mong nhận được ý kiến đóng góp của quý thầy, cô để bài báo cáo được hoàn thiện hơn và em có cơ hội được học hỏi, có thêm được nhiều kinh nghiệm để hoàn thành tốt hơn trong bài khoá luận tốt nghiệp sắp tới

Em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CẢM ƠN ii

DANH MỤC BẢNG BIỂU vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ vii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT viii

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM HAIR 1

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu 1

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu 2

1.3 Khoảng trống nghiên cứu: 5

1.4 Mục tiêu nghiên cứu: 5

1.5 Đối tượng nghiên cứu 6

1.6 Phạm vi nghiên cứu: 6

1.7 Phương pháp nghiên cứu: 7

1.8 Kết cấu của khoá luận 7

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, XUẤT KHẨU 9

2.1 Khái quát chung về hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu 9

2.1.1 Khái niệm chuẩn bị hàng xuất khẩu 9

2.1.2 Vai trò của hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu 9

2.2 Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu (khái niệm quản trị quy trình) 9

2.2.1 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 9

2.2.2 Vai trò của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu 10

2.2.3 Nội dung quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu 11

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 16

2.3.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp 16

2.3.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp 17

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM HAIR SANG THỊ TRƯỜNG CHÂU ÂU 19

3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Phương Nam Hair 19

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 19

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 20

3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty 21

3.1.4 Nguồn nhân lực của công ty 23

3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật 24

3.1.6 Tình hình tài chính của công ty 25

3.2 Khái quát về hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH Phương Nam Hair 27 3.2.1 Kết quả hoạt động kinh doanh chung 27

3.2.2 Kết quả hoạt động thương mại quốc tế tại thị trường Châu Âu (EU) 34

3.3 Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu 35

3.3.1 Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu 35

3.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu 37

3.3.3 Giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu 44

3.4 Đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại Công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu 45

4.1 Định hướng phát triển hoạt động xuất khẩu của Công ty TNHH Phương Nam Hair 51

4.1.1 Triển vọng phát triển của ngành xuất khẩu tóc sang thị trường Châu Âu (EU)

51

4.1.2 Định hướng phát triển của công ty tại thị trường Châu Âu 51

4.2 Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại Công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu 52

4.2.1 Đối với công tác lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu 52

4.2.2 Đối với công tác tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu 53

4.2.3 Đối với công tác giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu 54

4.3 Đề xuất, kiến nghị với cơ quan Nhà nước, các bộ, ngành có liên quan 55

KẾT LUẬN 57

TÀI LIỆU THAM KHẢO 58

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Hair giai đoạn 2021 - 2023

28

Nam Hair giai đoạn 2021-2023

30

2023

32

ty TNHH Phương Nam Hair giai đoạn 2021 - 2023

34

hàng xuất khẩu sang thị trường EU của công ty TNHH Phương Nam Hair giai đoạn 2021 - 2023

37

phạm quy định về ký mã hiệu hàng hóa của công ty TNHH Phương Nam Hair giai đoạn 2021 – 2023

43

đồng xuất khẩu tóc sang thị trường Châu Âu (EU) tại Phương Nam Hair giai đoạn 2021 - 2023

45

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Phương Nam Hair

21

2 Sơ đồ 3.2 Quy trình tập trung nguyên liệu sản xuất của Công ty TNHH Phương Nam Hair giai đoạn 2021 – 2023

38

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

Từ viết tắt Nghĩa tiếng Anh Nghĩa tiếng Việt

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM HAIR

1.1 Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu

Trước xu thế toàn cầu hoá và hội nhập kinh tế quốc tế được coi là xu hướng chung của toàn thế giới, các hoạt động thương mại quốc tế, hợp tác giữa các quốc gia, sự hình thành các tổ chức kinh tế thế giới diễn ra ngày càng mạnh mẽ kéo theo nhu cầu xuất nhập khẩu hàng hoá ngày càng lớn Đặc biệt, xuất khẩu luôn được xem là một trong những tiêu chí quan trọng để đánh giá sự phát triển của một quốc gia và việc phát triển xuất khẩu được coi là động lực thúc đẩy phát triển kinh tế các nước Chính vì vậy, Việt Nam luôn khuyến khích các doanh nghiệp tham gia sản xuất và xuất khẩu hàng hoá nhằm tạo ra nhiều nguồn lợi cho đất nước bởi đối với nước ta nói riêng và các nước đang hoặc kém phát triển nói chung, đẩy mạnh xuất khẩu không chỉ giúp chuyển dịch cơ cấu kinh tế mà còn là chỉ số phản ánh khả năng cạnh tranh của nền kinh tế Việt Nam và mức độ hội nhập của Việt Nam vào nền kinh tế thế giới và khu vực

Để có thể xuất khẩu hàng hoá, doanh nghiệp cần phải ký hợp đồng thương mại quốc tế Doanh nghiệp xuất khẩu loại hàng hoá gì, tình trạng hàng hoá, lợi ích và trách nhiệm của doanh nghiệp như thế nào, đều phụ thuộc vào hợp đồng thương mại Bởi tầm quan trọng của hợp đồng thương mại quốc tế, việc kiểm soát tốt từng khâu trong hợp đồng là một công việc vô cùng cần thiết Là một doanh nghiệp hoạt động hoàn toàn trong lĩnh vực thương mại quốc tế, thực hiện các hợp đồng xuất khẩu hàng hoá là công việc diễn ra hàng ngày tại công ty TNHH Phương Nam Hair Trong đó, việc chuẩn bị hàng xuất khẩu được là một trong những giai đoạn quan trọng nhất của một hợp đồng xuất khẩu Việc thực hiện tốt công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu sẽ giúp doanh nghiệp lên kế hoạch hợp lý để dự đoán xác xuất hiện các nguy cơ rủi ro đồng thời xây dựng các phương án dự phòng chuẩn bị hàng xuất khẩu Thêm vào đó, công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu cũng giúp doanh nghiệp rà soát, kiểm soát tình trạng số lượng và chất lượng của hàng hoá trước khi giao hàng để tránh những khiếu nại đáng có gây mất uy tín của thương hiệu Chính vì vậy, việc thiết lập một quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu và hoàn thiện công tác quản trị quy trình này sẽ giúp nâng cao chất lượng sản phẩm xuất khẩu của công ty,

giảm thiểu các chi phí và rủi ro không đáng có đồng thời nâng cao nghiệp vụ cho các nhân viên, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh cho thương hiệu Phương Nam Hair và các sản phẩm tóc Phương Nam

Trong quá trình thực tập, học hỏi và quan sát thực tế tại công ty, được tìm hiểu, tiếp xúc với những công việc thực tế trong quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu tại công ty, em nhận thấy quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu ảnh hưởng rất lớn đến quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế cũng như quá trình kinh doanh của doanh nghiệp Chính vì vậy, em quyết định chọn đề tài “Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu” là đề tài khoá luận tốt nghiệp với mong muốn bằng những kiến thức đã được học tập ở trên trường và những trải nghiệm thực tế của bản thân có thể đóng góp tích cực cho việc hoàn thiện hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường Châu Âu của công ty

1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Không chỉ với Việt Nam mà với tất cả các quốc gia, hoạt động xuất khẩu đã không còn quá mới lạ nhưng để hoạt động xuất khẩu đạt hiệu quả, việc quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt chú ý đến từng khâu trong quá trình luôn là một vấn đề rất cần quan tâm và hoàn thiện Tính đến hiện tại, đã có rất nhiều đề tài, công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề này cả trong nước và ngoài nước với phạm vi và các cách tiếp cận khác nhau Tuy nhiên, đối với việc hoàn thiện và đi sâu vào nghiên cứu từng khâu trong quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu lại chưa thực sự được chú ý tới Có thể thấy được việc quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là một vấn đề còn khá mới và chưa nhận được sự quan tâm nhiều từ các nhà nghiên cứu, đặc biệt là trong nước Có thể liệt kê một số đề tài mang tính tương tự cũng như một số đề tài nghiên cứu về vấn đề này như:

Leonardo Iacovone và Beata S Javorcik Mexico (2012), đề tài nghiên cứu:

“Getting ready: Preparation for exporting”, Trường đại học Oxford

Đề tài này tập trung nghiên cứu các nhân tố ảnh hưởng đến việc nâng cao chất lượng các sản phẩm thực vật sang thị trường nước ngoài dựa theo số liệu của Mexico, trong đó có đề cập đến yếu tố nguồn hàng xuất khẩu Tuy nhiên, đề tập tập trung đi sâu vào phân tích yếu tố nhân lực xuất khẩu và các biện pháp nâng cao chất

lượng nguồn nhân lực xuất khẩu Bài nghiên cứu cho rằng chất lượng nhân lực xuất khẩu có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng sản phẩm xuất khẩu cũng như quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu

Claudio Labanca, Danielken Molina và Marc-Andreas Muendler (2022), đề tài

nghiên cứu “Preparing to export”, Trường đại học California, San Diego

Đề tài này nghiên cứu sự ảnh hưởng của trình độ chuyên môn nghiệp vụ của lực lượng lao động đến các nhà xuất khẩu, cụ thể là quy trình chuẩn bị cho xuất khẩu đối với các nhà xuất khẩu Brazil Nghiên cứu đã chỉ ra rằng việc lựa chọn các chuyên gia có tay nghề cao phù hợp với từng sản phẩm, thị trường xuất khẩu sẽ mang lại lợi thế cạnh tranh cho các doanh nghiệp, trong đó có việc nâng cao chất lượng sản phẩm trước khi xuất khẩu và giúp cho quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của các doanh nghiệp diễn ra trơn tru và hiệu quả hơn

Dương Thị Mến (2015), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp

đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không gỉ sang thị trường Brazil của công ty Cổ phần quốc tế Sơ Hà”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học

Thương mại

Ở bài luận này, tác giả nghiên cứu và phân tích công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty, trong đó có đề cập đến quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu dựa trên các cơ sở lý thuyết về hoạt động quản trị quy trình thực hiện một hợp đồng thương mại quốc tế Trên cơ sở phân tích thực trạng các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng, tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị từng khâu của quy trình này, bao gồm cả quy trình chuẩn bị hàng

Nguyễn Việt Bắc (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp

đồng xuất khẩu mặt hàng nhựa PP sang thị trường Trung Quốc của công ty Cổ phần Việt Thịnh”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương

mại

Từ việc phân tích quy trình và thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng tại công ty, bao gồm cả khâu chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu, bài luận đã chỉ ra những hạn chế trong quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng nhựa PP sang thị trường Trung Quốc đồng thời đưa ra những giải pháp và kiến

nghị nhằm hoàn thiện quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị đối với từng khâu cũng như toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty

Trần Thái Hà (2021), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp

đồng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của công ty Cổ phần giày Đông Anh”,

Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học Thương mại

Đề tài đã phân tích những lý luận liên quan đến hoạt động quản trị quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hàng hoá trong đó bao gồm cả lý thuyết về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, sau đó áp dụng lý thuyết trên vào đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản đối với mặt hàng giày tại công ty Trên cơ sở đó, tác giả đề xuất những giải pháp và kiến nghị nhằm khắc phục những thiếu sót trong hoạt động quản trị tại công ty

Dương Thị Mến (2015), đề tài khoá luận “Quản trị quy trình thực hiện hợp

đồng xuất khẩu mặt hàng ống thép không gỉ sang thị trường Brazil của công ty Cổ phần quốc tế Sơ Hà”, Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế, Trường Đại học

Thương mại

Ở bài luận này, tác giả nghiên cứu và phân tích công tác quản trị quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu tại công ty, trong đó có đề cập đến quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu dựa trên các cơ sở lý thuyết về hoạt động quản trị quy trình thực hiện một hợp đồng thương mại quốc tế Trên cơ sở phân tích thực trạng các khâu trong quy trình thực hiện hợp đồng, tác giả đã đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị từng khâu của quy trình này, bao gồm cả quy trình chuẩn bị hàng

Những công trình nghiên cứu trên đều là những công trình nghiên cứu có phạm vi nội dung rộng, tập trung phân tích toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế hoăc phân tích các khía cạnh khác của quy trình chuẩn bị trước xuất khẩu Nhìn chung các công trình nghiên cứu này cũng đã phân tích dưới nhiều góc độ, từ khái quát đến cụ thể quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hàng hoá sang các thị trường khác nhau, thực trạng công tác quản trị quy trình thực hiện loại hợp đồng này tại các công ty và đưa ra được một số đề xuất nhằm hoàn thiện quy trình, nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng Tuy nhiên, những nghiên cứu này không đi sâu vào nghiên cứu vụ thể từng khâu trong

quy trình thực hiện một hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, đặc biệt là quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Thêm vào đó, sự khác biệt trong mặt hàng xuất khẩu cũng như các thị trường xuất khẩu cũng khiến cho các biện pháp giải quyết hạn chế mang tính đặc thù và khó có thể tham khao

1.3 Khoảng trống nghiên cứu:

Từ tổng quan vấn đề nghiên cứu, có thể thấy rằng những công trình nghiên cứu ở trên đã đem lại một cái nhìn tương đối toàn diện về quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu, tuy nhiên vẫn còn những khoảng trống nghiên cứu chưa được phân tích Chính vì vậy, từ việc tổng quan tài liệu và những luận điểm trên, khoá luận của em có những đóng góp mới như sau:

 Phân tích cụ thể một khâu của quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hoá, đó là quy trình chuẩn bị hàng

phẩm tóc sang thị trường EU, là một mặt hàng đặc thù và một thị trưởng nổi tiếng là khó tính và yêu cầu khắt khe

Với đề tài “Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu”, trọng tâm nghiên cứu là tiến hành phân tích thực trạng công tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường Châu Âu, đồng thời chỉ ra những thành tựu đạt được cũng như những hạn chế còn tồn tại trong hoạt động quản trị quy trình này Trên cơ sở đó, bài luận đưa ra những giải pháp cho doanh nghiệp và một số kiến nghị với các cơ quan chức năng nhằm hoàn thiện công tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu tại công ty Phương Nam Hair

1.4 Mục tiêu nghiên cứu:

1.4.1 Mục tiêu chung

Đề tài là cơ sở nghiên cứu lý luận về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, đưa ra các luận cứ khoa học pháp lý và thực tiễn nhằm đánh giá khách quan thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty và hướng đến mục tiêu đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác quản trị quy trình xuất khẩu mặt hàng tóc sang thị trường Châu Âu của công ty TNHH Phương Nam Hair

1.4.2 Mục tiêu cụ thể

Từ những thực tế đã nêu trên, đề tài “Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu” đặt ra những mục tiêu cụ thể như:

Thứ nhất, hệ thống hoá cơ sở lý luận về chuẩn bị hàng xuất khẩu và quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Thứ hai, phân tích cụ thể thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu, từ đó đưa ra đánh giá về những thành tựu đạt được và hạn chế còn tồn tại cũng như nguyên nhân của những hạn chế đó

Thứ ba, trên cơ sở đánh giá thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, đưa ra những giải pháp khắc phục cụ thể phù hợp với công ty

Thứ tư, đề xuất một số kiến nghị với các cơ quan có thẩm quyền nhằm cải thiện và nâng cao hiệu quả nghiệp vụ xuất khẩu

1.5 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường Châu Âu

1.7 Phương pháp nghiên cứu:

1.7.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Nguồn dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp bao gồm giáo trình, các tài liệu chuyên ngành về TMQT, các sách, báo, tạp chí, luận văn nghiên cứu trước đây có cùng đề tài,

1.7.2 Phương pháp xử lý dữ liệu

Phương pháp tổng quan tài liệu được tập trung sử dụng trong phần tổng quan vấn đề nghiên cứu, nhằm hệ thống hoá các công trình khoa học nghiên cứu về hoạt động quản trị quy trình thực hiện hợp đồng cũng như chuẩn bị hàng xuất khẩu đồng thời đưa ra đánh giá, kết luận ở mỗi nội dung

Các số liệu được thống kê, tổng hợp chọn lọc thông qua các báo cáo, các tài liệu khác nhau từ các phòng ban trong công ty Hệ thống các bảng, biểu, đồ thị, hình vẽ được tổng hợp để minh hoạ cho một số vấn đề nghiên cứu của bài luận

Sau khi đã thống kê và sắp xếp các số liệu vào các bảng biểu, tiến hành đối chiếu và so sánh số liệu qua các năm từ đó làm nổi bật tình hình kinh doanh của công ty Từ đó đưa ra những kiến nghị, giải pháp đúng đắn nhằm giúp hoạt động quản trị trong công ty được tốt hơn

1.8 Kết cấu của khoá luận

Kết cấu của khoá luận gồm 4 chương: Chương 1: Tổng quan đề tài nghiên cứu

Chương 2: Cơ sở lý luận về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu

Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty tnhh phương nam hair sang thị trường Châu Âu

Chương 4: Định hướng phát triển và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại công ty tnhh phương nam hair sang thị trường Châu Âu

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, XUẤT KHẨU

2.1 Khái quát chung về hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.1.1 Khái niệm chuẩn bị hàng xuất khẩu

Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế”, NXB Thống Kê: “Khái niệm chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu được hiểu là là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế.” Như vậy, quá trình chuẩn bị hàng bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói và kẻ ký mã hiệu hàng hoá

2.1.2 Vai trò của hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu

Chuẩn bị hàng xuất khẩu giữ vai trò là một mắt xích quan trọng trong hợp đồng TMQT Đây là bước tạo tiền đề để các bước còn lại trong quy trình thực hiện hợp đồng được trơn tru và thuận lợi Có thể liệt kê một số vai trò cụ thể của hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu như:

Đảm bảo chất lượng hàng hoá trước khi xuất khẩu: Chuẩn bị hàng xuất khẩu giúp đảm bảo rằng hàng hoá đáp ứng các tiêu chuẩn cần thiết về số lượng chất lượng và thời điểm được quy định trong hợp đồng TMQT, tăng cơ hội thành công của hợp đồng và duy trì uy tín của doanh nghiệp

Tuân thủ quy định: Hoạt động hàng xuất khẩu đòi hỏi sự tuân thủ các quy định về xuất khẩu, thuế quan và hải quan của cả hai nước, từ đó góp phần đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý, thuế quan và các yêu cầu về hải quan đối với hàng hoá, từ đó hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Duy trì quan hệ khách hàng: Việc chuẩn bị tốt hàng hoá xuất khẩu giúp xây dựng lòng tin từ phía đối tác, nâng cao uy tín và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường TMQT

2.2 Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu (khái niệm quản trị quy trình)

2.2.1 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm một loạt các hoạt động được sắp xếp theo trình tự nhất định, được liên kết chặt chẽ và logic với nhau nhằm đảm bảo

khâu chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, tránh xảy ra những sai sót không đáng có

Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm nhiều bước, mỗi bước lại bao gồm nhiều công việc khác nhau, do đó đòi hỏi một hoạt động quản trị nhằm đảm bảo các bước, các công việc trong quy trình chuẩn bị được diễn ra thuận lợi, đúng thời gian, đúng nội dung đã đề ra và đạt hiệu quả tối ưu

Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: “Quản trị quá trình thực hiện hợp đồng là một quá trình phức tạp, các bên đều phải có kế hoạch tổ chức thực hiện, đặc biệt là hệ thống giám sát, điều hành chặt chẽ để tối ưu hóa quá trình thực hiện” Theo giáo trình Quản trị học (Trường Đại học Thương mại, NXB Hà Nội, 2021): “Quản trị là hoạt động nhằm đạt được mục tiêu một cách hiệu quả bằng sự phối hợp các hoạt động của những người khác thông qua hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát các nguồn lực của tổ chức trong một môi trường luôn thay đổi”.

Tóm lại, quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là một tiến trình bao gồm các bước: Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu; Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu; Giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.2.2 Vai trò của hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu

Quản trị là một hoạt động không thể thiếu khi thực hiện một hợp đồng xuất khẩu, đặc biệt là quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu là quá trình bao gồm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát và điều hành việc chuẩn bị hàng xuất khẩu một cách hiệu quả

Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là cơ sở nền tảng để tổ chức tốt một mắt xích công việc của một hợp đồng TMQT, góp phần giúp các công việc, các tác nghiệp được diễn ra theo đúng nội dung, thời gian đã quy định trong hợp đồng và đạt hiệu quả công việc cao nhất Trong quá trình quản trị, thực hiện tốt một công việc chính là cơ sở để thực hiện các công việc tiếp theo và thực hiện cả hợp đồng Thực hiện tốt một nghĩa vụ trong hợp đồng tạo điều kiện cho doanh nghiệp thực hiện tốt các nghĩa vụ tiếp theo, đồng thời, tạo điều kiện cho các bên tham gia thực hiện tốt nghĩa vụ và đạt được quyền lợi của mình Trên thực tế, trong quá trình

chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu không tránh khỏi các tình huống phát sinh bất ngờ dẫn đến việc tăng chi phí, gây ra các tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp xuất khẩu Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá chính là hoạt động nhằm giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, hạn chế tối đa các chi phí, tổn thất cho doanh nghiệp, làm tiền đề cho các bước sau của hợp đồng TMQT được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường

Hoạt động quản trị không chỉ có ý nghĩa quan trọng mà từng nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu cũng có vai trò quan trọng riêng:

Lập kế hoạch giúp định hướng các hoạt động trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu; giúp cho doanh nghiệp có thể phân tích, dự báo trước những thời cơ, thách thức, khó khăn thuận lợi ngay trong quá trình chuẩn bị hàng hoá, từ đó doanh nghiệp sẽ chủ động hơn trong việc đưa ra các phương án giải quyết

Tổ chức thực hiện có vai trò quyết định bởi đây là khâu chính phân công và tiến hành mọi công đoạn trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, quyết định sự thành công của cả quy trình này dựa trên tính hiệu quả của việc phân công, tiến hành thực hiện các nhiệm vụ, mắt xích trong quy trình thực hiện

Giám sát và điều hành giúp doanh nghiệp theo dõi và quản lý tiến độ thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng, tối ưu hoá quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đồng thới giúp nhà quản trị nhận ra các vấn đề đang và có thể sẽ phải giải quyết để phòng ngừa rủi ro, đưa ra các phương án xử lý kịp thời, góp phần làm giảm bớt các sai sót khi thực hiện hợp đồng TMQT

2.2.3 Nội dung quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu tại doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu

Nội dung quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu bao gồm ba bước cơ bản sau:

2.2.3.1 Lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu

Lập kế hoạch là công tác tính toán thiết lập các mục tiêu; xác định các nội dung công việc; trình tự, thời gian, cách thức tiến hành; phân bổ nguồn lực Công tác lập kế hoạch thường dựa vào hợp đồng đã ký kết; điều kiện thực tế của doanh nghiệp; điều kiện môi trường chung và điều kiện thực tế của đối tác Trình tự lập kế hoạch bao gồm:

(1) Chuẩn bị lập kế hoạch

quá trình thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu: các chính sách, quy định của Nhà nước, các quy định về hải quan, ngân hàng, các thủ tục giấy phép cần thiết

 Phân tích các yếu tố thuộc về doanh nghiệp: khả năng sản xuất, kinh doanh, nguồn lực của doanh nghiệp và đối tác

(2) Tiến hành lập kế hoạch: Bộ phận Kinh doanh xác định các mục tiêu cần đạt được và lập kế hoạch cho từng nội dung công việc, tính toán thời điểm, cách thức tiến hành, phân bổ nguồn lực cho từng bước trong quy trình chuẩn bị hàng

(3) Trình duyệt kế hoạch: Kế hoạch sau khi được lập phải được trình duyệt và bảo vệ trước ban lãnh đạo và các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện

2.2.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm những nội dung cơ bản sau: Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng, bao gói hàng XK và kẻ ký mã hiệu hàng XK

a Tập trung hàng XK và tạo nguồn hàng

Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung đủ thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hoá được chi phí

Tạo nguồn hàng là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đến nguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hàng hoá cho doanh nghiệp xuất khẩu Để tập trung hàng xuất khẩu nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:

 Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào, với số lượng là bao nhiêu

Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng là một hoạt động rất quan trọng của các doanh nghiệp kinh doanh hàng XK Đối với doanh nghiệp trực tiếp tiến

hành sản xuất và xuất khẩu các sản phẩm của mình Để tập trung hàng XK, căn cứ vào yêu cầu về hàng XK được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất: chuẩn bị nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất, đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại và thời gian giao hàng để tiến hành giao hàng cho người mua

b Bao gói hàng XK

Theo PGS TS Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế, Trường Đại học Thương mại, NXB Thống kê: “Trong TMQT, không ít hàng hoá để trần hoặc để rời nhưng đại bộ phận hàng hoá yêu cầu phải được đóng gói bao bì trong quá trình vận chuyển Vì vậy, việc tổ chức đóng gói bao bì, kẻ ký mã hiệu là khâu quan trọng trong quá trình chuẩn bị hàng hoá.”

 Yêu cầu và cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói

Yêu cầu đối với bao bì hàng hoá xuất khẩu:

 Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hoá trong suốt quá trình vận chuyển

tránh được các tác động xấu trong quá trình bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản đồng thời khai thác triệt để hiệu năng của quá trình như công suất bốc dỡ, vận tải, dung tích diện tích nhà kho và năng suất lao động…

hiếu tiêu dùng của thị trường XK cũng như tập quán của ngành hàng.

trong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm.

xuất và đóng gói bao bì, sự tương quan hợp lý giữa chi phí về bao bì và giá cả hàng hoá, tương quan giữa khối lượng bao bì và khối lượng hàng hoá trong quá trình vận chuyển

Xuất phát từ yêu cầu về bao bì hàng XK Khi lựa chọn bao bì đóng gói cần căn cứ vào các cơ sở khoa học sau:

+ Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết: Đây là căn cứ quan trọng nhất để người XK thực hiện đúng được hợp đồng tránh được các tranh chấp có thể xảy ra Trong hợp

đồng có thể quy định; loại bao bì, hình dáng bao bì, kích thước bao bì, vật liệu làm bao bì

+ Căn cứ vào loại hàng hoá cần bao gói: Khi lựa chọn bao bì, cần xem xét đến các tính chất của hàng hoá như lý tính, hoá tính, hình dạng, màu sắc, trạng thái của hàng hoá, mức độ tác động của môi trường và các điều kiện khác làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá

+ Căn cứ vào các điều kiện vận tải: Đó là các điều kiện như: Loại phương tiện vận tải và chất lượng của phương tiện vận tải; Quãng đường vận tải và các yếu tố tác động đến hàng hoá trong quá trình vận tải; Thời gian vận tải; Khả năng chuyển tải dọc đường; Điều kiện bốc dỡ; Sự chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình vận tải; Điều kiện bảo quản hàng hoá trong quá trình chuyển tải, hoặc ở ga, cảng

+ Căn cứ vào điều kiện pháp luật và tập quản ngành hàng: ở một số quốc gia, luật pháp cấm xuất khẩu những hàng hoá có bao bì làm từ những loại nguyên liệu nhất định

Ngoài ra theo tập quán của ngành hàng, một loại hàng hoá thường được đóng gói trong một loại bao bì nhất định nào đó

 Đóng gói hàng hoá

Để đóng gói cho hàng hoá XK cần phải kế hoạch hoá nhu cầu bao bì Nghĩa là phải xác định được nhu cầu về bao bì tương thích với số hàng hoá cần bao gói và có kế hoạch để cung ứng bao bì phù hợp về chất lượng, đủ về số lượng và đúng về thời điểm

Khi đóng gói người ta có thể áp dụng hai hình thức đóng gói là đóng gói hở và đóng gói kín Đóng gói kín thường được áp dụng trong đa số trường hợp Khi đóng gói hàng hoá yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật Hàng hoá phải được xếp gọn gàng trong bao bì, khi cần chèn lót phải lựa chọn đúng vật liệu lót và sử dụng đúng kỹ thuật chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì, đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp vận chuyển và bảo quản

c Kẻ ký hiệu mã hiệu hàng XK

Ký mã hiệu (Marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hoá Kẻ ký mã hiệu là khâu

cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trình chuẩn bị hàng XK Để kẻ ký mã hiệu người quản trị phải quyết định:

 Nội dung kẻ ký mã hiệu

 Mục đích của kẻ ký mã hiệu là

hoá

Kẻ ký mã hiệu trên bao bì ngoài cho hàng hoá XK phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

dụng tối đa các ký hiệu đã được tiêu chuẩn hoá quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu

vật liệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo được chất lượng của các ký mã hiệu, những không làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hoá

Từ mục đích và yêu cầu trên nội dung ký mã hiệu bao gồm:

 Những nội dung thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như: Tên người nhận, tên người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng

tên địa điểm hàng đến, tên nước và tên địa điểm hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải, tên tàu, số hiệu của chuyến đi

 Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản "hàng hoá như: Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép xếp chồng lên nhau, hướng xếp đặt hàng hoá, không được móc

2.2.3.3 Giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

a Giám sát thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Giám sát chuẩn bị hàng xuất khẩu có nghĩa là nhận dạng và theo dõi toàn bộ công việc trong quy trình thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng xuất khẩu một cách sát sao, đảm bảo việc thực hiện quy trình được diễn ra theo đúng nội dung, đúng thời gian và hạn chế tối đa rủi ro hàng hoá

Với vai trò người xuất khẩu, doanh nghiệp cần giám sát kỹ càng các nội dung:

Kẻ ký mã hiệu hàng hoá

b Điều hành thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Trong quá trình chuẩn bị hàng XK, thường xuyên có khả năng xảy ra các tình huống phát sinh không thể lường trước Khi đó, điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu là công việc quan trọng, có chức năng giải quyết những tình huống phát sinh đó theo cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá tình hình thực tế và các khả năng có thể lựa chọn

Những vấn đề phát sinh có thể xảy ra trong quá trình chuẩn bị hàng bao gồm: thay đổi tuỳ chọn số lượng, sự thay đổi về quy định chất lượng hàng hoá, thay đổi trong bao bì hàng hoá, ký mã hiệu đối với hàng hoá xuất khẩu

Mô hình điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các bước:

DN và thuận lợi - khó khăn của đối tác)

2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.3.1 Các nhân tố bên trong doanh nghiệp

2.3.1.1 Nguồn tài chính

Tài chính hay vốn là nhân tố cực kỳ quan trọng và quyết định đến sự tồn tại của doanh nghiệp cũng như hoạt động xuất khẩu Đây cũng là yếu tố tiên quyết có ảnh hưởng đến quá trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu trong đó bao gồm cả hoạt

động chuẩn bị hàng xuất khẩu Doanh nghiệp có nguồn tài chính dồi dào sẽ đảm bảo các khâu trong quy trình chuẩn bị hàng hoá được thực hiện liên tục và ổn định Nguồn lực tài chính tốt cũng giúp DN thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng nhanh hơn, từ đó không bị phụ thuộc vào một hợp đồng xuất khẩu nhất định mà có thể xen kẽ thực hiện các hợp đồng khác Thêm vào đó, khả năng huy động vốn cao giúp nâng cao mức độ cạnh tranh của DN với các đối thủ trong việc đưa ra các ưu đãi cho phía người nhập khẩu như: chuẩn bị hàng nhanh hơn, giao hàng nhanh hơn, ưu đãi về số lượng hàng hoá (tặng kèm), …

2.3.1.2 Nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực và khả năng tổ chức của DN là yếu tố quan trọng đảm bảo các công việc trong quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu được diễn ra một cách logic, không bị chồng chéo với nhau, tránh xảy ra sai sót Trình độ, năng lực lãnh đạo và quản trị kinh doanh của ban giám đốc tốt thì sẽ đảm bảo được kế hoạch chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của doanh nghiệp đề ra, đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn, nhanh nhạy với thị trường, tận dụng các cơ hội có được và nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp Tiếp đó là trình độ, năng lực kinh doanh xuất khẩu của đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp, đây là những người trực tiếp thực hiện hoạt động xuất khẩu Họ trực tiếp tham gia vào quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, trong quá trình này luôn giám sát và điều hành các công việc cho tới khi hoàn thành Chính vì vậy, họ là nhân tố quyết định hiệu quả của hoạt động xuất khẩu và cũng như hoạt động chuẩn bị hàng hoá phục vụ xuất khẩu

2.3.1.3 Cơ sở vật chất của doanh nghiệp

Các điều kiện cơ sở vật chất như kho bãi tập kết hàng, giao hàng có ảnh hưởng không nhỏ đến tiến độ chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu của DN Ngoài ra, đối với doanh nghiệp sản xuất, các yếu tố như, nhà xưởng, nhà máy, dây chuyền sản xuất sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hàng hóa xuất khẩu cũng như thời gian giao hàng của doanh nghiệp

2.3.2 Các nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

2.3.2.1 Môi trường tự nhiên

Tình hình thời tiết, các yếu tố địa lý là nhân tố ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng nguồn hàng và việc bảo quản hàng hoá trước khi XK của doanh nghiệp

Doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu cần xem xét kỹ những yếu tố tự nhiên này để đảm bảo chất lượng và cả số lượng hàng hoá trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.3.2.2 Chính sách và Pháp luật

Hoạt động xuất khẩu được tiến hành giữa các chủ thể thuộc các quốc gia khác nhau, do đó, chịu tác động của chính sách luật pháp trong nước và quốc tế Ngoài hệ thống luật pháp, Nhà nước ban hành và sử dụng các công cụ, chính sách khác nhau để điều tiết nền kinh tế và các chủ thể tham gia Các doanh nghiệp xuất khẩu phải nắm được những quy định và đặc điểm chính sách quản lý xuất khẩu của Nhà nước để đảm bảo tính hợp pháp của hoạt động kinh doanh và hàng hoá xuất khẩu Tương tự với luật pháp của đối tác nước ngoài, doanh nghiệp xuất khẩu cũng cần nghiên cứu và nắm chắc để tiến hành quá trình chuẩn bị hàng hoá đảm bảo đáp ứng đúng những quy định về pháp luật đối với hàng hoá nhập khẩu của nước nhập khẩu

Ngoài ra, các điều ước, tập quán quốc tế được các quốc gia tham gia và ký kết, tiêu biểu là các Hiệp định GATT, GATS, TBT, SPS, của WTO, Công ước Viên 1980, INCOTERMS, cũng đều quy định về các quyền, lợi ích, trách nhiệm và nghĩa vụ các bên được đảm bảo và phải thực hiện trong thương mại quốc tế

CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM

HAIR SANG THỊ TRƯỜNG CHÂU ÂU (EU)

3.1 Tổng quan về Công ty TNHH Phương Nam Hair

3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

 Một số thông tin chung:

Bảng 3.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Phương Nam Hair

Tên giao dịch quốc tế PHUONGNAM HAIR CO., LTD Đại diện pháp luật Nguyễn Văn Phương

Ngày cấp giấy phép 01/12/2016

Loại hình công ty Công ty TNHH ngoài Nhà nước

Địa chỉ công ty Tầng 2, Toà A1, Vinhomes Gardenia Hàm Nghi, Phường Cầu Diễn, Quận Nam Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam

Công ty TNHH Phương Nam Hair là công ty trách nhiệm hữu hạn ngoài Nhà nước, được thành lập tại Việt Nam vào năm 2016, với chuyên môn ban đầu là sản xuất tóc nối và tóc giả với nhiều mẫu mã, độ dài và màu sắc Trong suốt gần 8 năm hoạt động từ 2016 đến 2023, Phương Nam Hair luôn không ngừng phát triển để trở thành một nhà sản xuất và cung cấp đáng tin cậy trong mắt khách hàng Với nền tảng và kinh nghiệm gần 20 năm trong lĩnh vực tóc giả, Phương Nam Hair không chỉ đem đến những sản phẩm tốt nhất mà còn đưa ra các giải pháp hiệu quả về cả kỹ thuật lẫn kinh tế cho khách hàng trong lĩnh vực kinh doanh và chăm sóc tóc giả

Tầm nhìn của Phương Nam Hair là trở thành đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh tóc nối, tóc giả; tiên phong trong việc ứng dụng tiến bộ khoa học kĩ thuật trong sản xuất tóc; cung cấp các giải pháp tối ưu cho khách hàng Về sứ, mệnh Phương Nam Hair luôn mong muốn mang lại sự hài lòng cho khách hàng; xây dựng quan hệ lao động hài hoà, tiến bộ, hạnh phúc

3.1.2 Lĩnh vực kinh doanh

Hiện nay, với đội ngũ nhân lực trẻ năng động, nhiệt huyết cùng với sự lãnh đạo tài tình của Ban giám đốc, công ty ngày càng mở rộng và phát triển trong lĩnh vực xuất khẩu các sản phẩm như:

 Tóc Weft (Tóc dệt): Là các bó tóc được may hai kim và may kèm với miếng lưới closure (lưới nhỏ) hoặc frontal (lưới lớn) để tạo thành một bộ tóc giả (wig) Công ty TNHH Tóc Phương Nam chuyên xuất khẩu các sản phẩm tóc dệt và đầu wig sang nhiều thị trường khác nhau trên thế giới Công ty đã thiết lập sự hiện diện mạnh mẽ ở Châu Phi, Châu Âu và Châu Á, đồng thời xuất khẩu sản phẩm của mình cho khách hàng ở các khu vực này

 Tóc Bulk: Là loại tóc không có đường may, thường được dùng để làm tóc nối Công ty TNHH Phương Nam Hair cung cấp các sản phẩm tóc bulk như: bulk thẳng, bulk xoăn (curly bulk) và bulk uốn sóng (wavy bulk) Thị trường xuất khẩu chủ yếu của sản phẩm này là Mexico, Suriname,

 Tóc Tip/ Tape: Là loại tóc có phần keo keratin (tip hair) hoặc keo dán (tape hair), có thể dán trực tiếp lên tóc Đây là dòng sản phẩm cao cấp của Phương Nam Hair, chuyên cung cấp đến các thị trường Châu Âu, Châu Mỹ,

3.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý của công ty TNHH Phương Nam Hair

Nguồn: Phòng hành chính - Nhân sự Công ty TNHH Phương Nam Hair

Công ty TNHH Phương Nam Hair là công ty có quy mô thuộc nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ nên bộ máy tổ chức của công ty khá tối giản Sau gần 8 năm hoạt động với 79 nhân viên Cơ cấu tổ chức bộ máy bao gồm:

Hội đồng thành viên:

Là cơ quan thông qua và quyết định các công việc liên quan đến các cấp quản lý, đến vốn, thay đổi nhà đầu tư, các thông tin đăng ký doanh nghiệp, quy mô và phạm vi kinh doanh

Tổng Giám đốc

Là người có quyền hạn cao nhất trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của công ty, trực tiếp quản lý các hoạt động kinh doanh của công ty Trực tiếp đưa ra những quyết định về hành chính nhân sự, bao quát tình hình kinh doanh và giám sát thực hiện các chiến lược để đảm bảo hiệu quả tài chính và chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp Đồng thời, Tổng giám đốc là người đại diện hợp pháp trong các các

giao dịch kinh doanh và thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước

Phòng Hành chính - Nhân sự:

Tham mưu và hỗ trợ cho Tổng giám đốc toàn bộ các công việc liên quan đến việc tổ chức và quản lý nhân sự Lên kế hoạch tuyển dụng nhân viên mới theo sự

chỉ đạo của Tổng giám đốc Quản lý các nghiệp vụ hành chính, quản lý và bố trí nhân lực, một số vấn đề về pháp chế, các hoạt động truyền thông và quan hệ công chúng

Phòng Kế toán:

Chịu trách nhiệm thống kê, ghi chép và lưu giữ thông tin dữ liệu về hoạt động kinh doanh của công ty Theo dõi việc triển khai và thực hiện các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn của công ty; quản lý tài sản, tài chính và vốn của công ty Đây cũng là phòng ban chịu trách nhiệm về báo cáo tài chính của công ty và trả lương cho nhân viên, quản lý thu chi và tạm ứng cho nhân viên để thực hiện các giao dịch

Phòng Kinh doanh:

Thiết lập và quản lý mạng lưới bán hàng trong và ngoài nước Chủ động liên hệ, tìm kiếm khách hàng, ký kết hợp đồng kinh doanh, thanh lý hợp đồng và đối chiếu công nợ với phòng tài chính, phát lệnh sản xuất, điều động sản xuất Phòng Kinh doanh cũng là bộ phận nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và những yếu tố ngoại cảnh khác, nhằm đem lại những hợp đồng giá trị và tìm ra những thị trường tiềm năng cho sản phẩm của công ty phát triển

Phòng Marketing:

Đề xuất, nghiên cứu và thực hiện các chiến lược tiếp thị và quảng bá sản phẩm, quảng bá thương hiệu của công ty tại thị trường trong nước cũng như quốc tế, đặc biệt là chú trọng xây dựng hình ảnh thương hiệu của công ty tại các thị trường quốc tế tiềm năng

Bộ phận Kho:

Quản lý và lưu trữ toàn bộ hàng hoá Quản lý xuất nhập hàng hoá kho, kiểm tra, xác nhận nguyên liệu, phân bổ nguyên liệu phù hợp với kế hoạch sản xuất, ; tính toán và bảo quản, kiểm soát lượng hàng hoá trong kho

3.1.4 Nguồn nhân lực của công ty

Một trong những yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thành bại của công ty chính là nguồn nhân lực Vì vậy, công ty Phương Nam Hair luôn có những phương án tốt nhất trong việc quản trị nhân lực Tính đến hết tháng 12/2023, Phương Nam Hair có 79 nhân viên làm việc tại các bộ phận văn phòng và nhà máy sản xuất ở Việt Nam và một số nước Châu Phi Đội ngũ cán bộ của Phương Nam Hair được đào tạo chính quy từ các trường Đại học chuyên ngành kinh tế Với bề dày kinh nghiệm thực tiễn về chuyên môn, đội ngũ cán bộ nhân viên của Phương Nam Hair được đánh giá là đội ngũ trẻ, nhiệt huyết, sáng tạo với tinh thần trách nhiệm cao, chịu đựng được áp lực công việc Số lượng nhân viên của công ty cụ thể như sau:

Bảng 3.2 Phân chia nguồn lực công ty theo các tiêu chí

Có thể thấy rằng có sự chênh lệch giới tính giữa nam và nữ tuy nhiên không quá lớn Điều này giúp đảm bảo được sự cân bằng trong công việc, đa dạng trong góc nhìn, tư duy và góp phần trong việc hoàn thiện công việc một cách hiệu quả Với cơ cấu nguồn lao động trẻ, chủ yếu là các bạn gen Z, được coi là nguồn lực năng động, có khả năng thích ứng cao với những biến động của thị trường, dễ dàng cập nhật, nắm bắt kịp thời những xu hướng nổi trội trên thế giới, đồng thời thường xuyên đưa ra được những ý tưởng mới và sáng tạo để đáp ứng được những yêu cầu khắt khe của khách hàng Thêm vào đó, đội ngũ nhân viên trẻ giúp cho môi trường làm việc luôn sôi nổi, tươi mới và năng động

Về số lượng nhân viên ở các phòng ban đều đã được phân bổ hợp lý và tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất trong quá trình vận hành bộ máy công ty Phòng Kinh doanh có lượng nhân viên lớn nhất công ty, chiếm tới 40,3% nhân sự, do nhu cầu tìm kiếm, khai thác nguồn khách hàng, đặc biệt là khách hàng tại các thị trường tiềm năng của công ty là rất lớn, đồng thời cũng là bộ phận chính nhất tạo ra doanh thu cho công ty Ngoài ra các phòng ban khác cũng được phân bổ số lượng nhân sự phù hợp với khối lượng công việc, đảm bảo quá trình quản lý, vận hành và thực hiện các công việc của các phòng ban được diễn ra một cách trơn tru, mang lại hiệu quả tốt nhất trong các công việc được giao Nhấn mạnh vào việc phát triển đội ngũ nhân lực đồng thời đảm bảo thu nhập cho người lao động, Phương Nam Hair luôn tập trung thu hút nhân tài, thực hiện các chính sách về

lương thưởng rõ ràng, đảm bảo quyền lợi cho công nhân và người lao động

3.1.5 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật là một yếu tố quan trọng để công ty có thể hoạt động ổn định, đồng thời tạo ra tâm lý thoải mái cho nhân viên, thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên Hiểu được điều này, công ty Phương Nam Hair đã trang bị hệ thống cơ sở vật chất hiện đại và tiên tiến nhằm đảm bảo sự tiện lợi cho nhân viên Văn phòng của công ty được thiết kế và bố trí theo phong cách tối giản nhưng cũng rất có tính thẩm mỹ, nhằm tạo ra sự thoải mái cho nhân viên Trong mỗi phòng ban đều được trang bị các máy vi tính hiện đại đảm bảo kết nối Internet đầy đủ Công ty cũng trang bị thêm các trang thiết bị, văn phòng phẩm cần thiết bao gồm máy in, máy fax, máy photo, máy scan, điện thoại bàn, giá đựng hồ sơ, để đảm bảo phục