QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN bị HÀNG có NGUỒN gốc NGUYÊN LIỆU từ THÉPXUẤT KHẨU SANG THỊ TRƢỜNG NHẬT bản tại CÔNG TY TNHH một THÀNH VIÊN NIỀM

Hơn nữa, việc hợp tácvới thị trường Nhật Bản lại càng phải được thực hiện một cách cẩn thận, bởi vì tínhchất khắt khe cũng như cẩn thận của các đối tác, doanh nghiệp Nhật Bản.Công ty TNH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG

CÓ NGUỒN GỐC NGUYÊN LIỆU TỪ THÉP XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN

NIỀM TIN VIỆT NHẬT

Mã sinh viên : 13D130260

Hà Nội - 2017

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên xin cho em tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô T.S Nguyễn Vi Lê, đãtận tình giúp đỡ, chỉ dẫn, hướng dẫn em trong suốt quá trình tìm hiểu và thực hiệnkhóa luận tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Thương Mại Quốc Trường Đại Học Thương Mại đã tận tình dạy bảo, truyền đạt kiến thức và nhiềukinh nghiệm quý báu cho em trong suốt thời gian học tập tại trường

Tế-Em cũng xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo, phòng kinh doanh

và phòng xuất nhập khẩu của Công Ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật đãcho phép và tạo điều kiện thuận lợi cho em để được thực tập tại công ty

Trong thời gian thực tập, được sự giúp đỡ nhiệt tình từ toàn thể các anh chịnhân trong Công Ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật đã giúp em hoànthiện và nâng cao trình độ nhận thức của bản thân, giúp cho khóa luận tốt nghiệpcủa em đạt được kết quả tốt nhất Tuy còn rất nhiều sai sót nhưng em rất mong nhậnđược sự đóng góp của các thầy cô để hoàn thiện hơn bài khóa luận của mình

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội,ngày 26 tháng 4 năm 2017 Sinh viên

Nguyễn Thị Trinh

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ TỪ VIẾT TẮT

BẢNG BIỂU

SƠ DỒ

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1Tính cấp thiết của đề tài

Thương mại quốc tế là một hoạt động có ý nghĩa hết sức to lớn trong xu thếtoàn cầu hóa hiện nay đặc biệt là khi Việt Nam đã và đang hội nhập sâu rộng vàonền kinh tế thế giới với một tốc độ nhanh chóng và đang cố gắng thành quốc gia có

vị trí trong nền kinh tế thế giới, đặc biệt là sự kiện Việt Nam chính thức trở thànhthành viên của WTO vào ngày 11-1-2007 Việc mở rộng thị trường xuất khẩu luôn

là vấn đề mang tính sống còn đối với mỗi quốc gia Trong đó, một trong những mụctiêu hàng đầu là tăng kim ngạch xuất khẩu Xuất khẩu được coi là một trong bachương trình lớn, trọng điểm” đã được khẳng định trong các nghị quyết của Đảng.Bên cạnh đó, với những hiệp ước mà Việt Nam tham gia trong thời gian những nămgần đây có thể cho thấy sự mở cửa với bên ngoài của Việt Nam ngày càng mở rộng.Qua đó mà hoạt động thương mại quốc tế là một hoạt động tất yếu mang tính chủtrương để đưa nền kinh tế của Việt Nam ra với thế giới

Ngành thép là ngành Công nghiệp nặng cơ sở của mỗi quốc gia Nền Côngnghiệp gang thép mạnh là sự đảm bảo ổn định và đi lên của nền kinh tế một cáchchủ động, vững chắc Sản phẩm thép là vật tư, nguyên liệu chủ yếu, là “lương thực”của nhiều ngành kinh tế quan trọng như ngành cơ khí, ngành xây dựng; nó có vaitrò quyết định tới sự nghiệp Công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước Thép vànhững sản phẩm liên quan đến thép không còn lạ lẫm trên thị trường, nhất là trongcác lĩnh vực xây dựng, chế tạo máy móc sản xuất …Đa số các nước thành công vềphát triển kinh tế đều xác định ngành thép là ngành kinh tế mũi nhọn, hàng đầu vàtập trung đầu tư cho nó phát triển

Nhật Bản là nước rất nghèo nàn về tài nguyên ngoại trừ gỗ và hải sản, trongkhi dân số thì quá đông, phần lớn nguyên nhiên liệu phải nhập khẩu, kinh tế bị tànphá kiệt quệ trong chiến tranh, nhưng với các chính sách phù hợp, kinh tế Nhật Bản

đã nhanh chóng phục hồi (1945-1954) phát triển cao độ (1955-1973) làm thế giớiphải kinh ngạc Người ta gọi đó là "Thần kì Nhật Bản" Từ 1974 đến nay tốc độphát triển tuy chậm lại, song Nhật Bản tiếp tục là một nước có nền kinh tế lớn đứngthứ ba trên thế giới (chỉ đứng sau Hoa Kỳ và Trung Quốc) Trước đây Nhật Bảnluôn giành vị trí thứ hai về kinh tế nhưng đã bị Trung Quốc vượt qua từ đầu năm

6

2010 Tổng sản phẩm nội địa tính đến năm 2016 là 4.730.300 USD, GDP trên đầungười là 40,090 USD (2017), đứng thứ 3 thế giới và đứng thứ hai châu Á(sau Trung Quốc) Cán cân thương mại dư thừa và dự trữ ngoại tệ đứng hàng đầuthế giới, nên nguồn vốn đầu tư ra nước ngoài rất nhiều, là nước cho vay, viện trợ táithiết và phát triển lớn nhất thế giới Nhật Bản có nhiều tập đoàn tài chính, ngânhàng đứng hàng đầu thế giới Đơn vị tiền tệ là: đồng yên Nhật.

Nhật Bản là nước có nền công nghiệp và khoa học kỹ thuật phát triển rấtmạnh Tại nước Nhật, có rất nhiều công ty, doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vựcnghiên cứu, sản xuất hay chế tạo các sản phẩm công nghiệp, máy móc, ô tô, vànhiều lĩnh vực, ngành nghề khác Xây dựng cũng là một ngành kinh tế mũi nhọnvủa Nhật Bản với đội ngũ kỹ sư, chuyên viên kỹ thuật thuộc hàng đầu thế giới.Chính vì thế mà thép là nguồn nguyên liệu không thể thiếu trong việc nghiên cứ,sản xuất và phát triển các ngành nghề mũi nhọn của mình Qua đó ta cũng thấyđược nhu cầu nhập khẩu thép của Nhật Bản lớn đến mức nào

Qua đây ta cũng thấy được khả năng ở thị trường Nhật Bản là rất rộng mở.Việt Nam và Nhật Bản có rất nhiều hiệp ước hợp tác với nhau và mối quan hệ giữahai nước khá khăng khít, qua đó cơ hội để các doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩuthép tiến đến thị trường Nhật Bản là rất lớn Thị trường Trung Quốc là một thịtrường rất lớn, nó hầu như cung cấp tất cả các nguyên vật liệu, nguồn nguyên liệucho toàn thế giới Hơn nữa, công nghệ của Trung Quốc tuy rằng đi sao chép củanhiều nước trên thế giới nhưng không thể phủ nhận tầm quan trọng của thị trườngnày đối với nền kinh tế thế giới Vì vậy, các doanh nghiệp Việt Nam muốn có cơ hộitiếp cận với thị trường Nhật Bản cũng không phải là điều dễ dàng Hơn nữa, việcsản xuất sản phẩm, kinh kiện đáp ứng được tiêu chuẩn của thị trường Nhật Bảnkhông phải điều dễ dàng Để tận dụng những cơ hội và giảm bớt các khó khăn, cácdoanh nghiệp xuất khẩu nói chung và các doanh nghiệp xuất khẩu hàng có nguồngốc nguyên liệu từ thép nói riêng cần phải quan tâm, đầu tư hơn vào việc tổ chức,quản lý, điều hành, giám sát các hoạt động xuất khẩu để nâng cao hơn nữa hiệu quảkinh doanh của doanh nghiệp mình.trong những vấn đề quan trọng của hoạt độngxuất khẩu đó là thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi lựa chọn được đối tác nhậpkhẩu, các doanh nghiệp tiến hành đàm phán để đi đến kí kết hợp đồng Sau khi kíkết hợp đồng, dựa vào kế hoạch thực hiện hợp đồng, các doanh nghiệp tiến hành tổ

chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Việc đầu tiên mà tất cả các doanh nghiệp xuấtkhẩu cần phải tiến hành là khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu Đây là công tác không thểthiếu được trong việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Chuẩn bị hàng xuất khẩu cóvai trò hết sức to lớn, nó là một mắt xích quan trọng, tạo tiền đề cho việc thực hiệntốt các khâu tiếp theo trong quá trình thực hiện hợp đồng Chuẩn bị hàng xuất khẩuảnh hưởng trực tiếp đến số lượng cũng như chất lượng của hàng hóa xuất khẩu, đếntiến độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồng xuất khẩu Nếuchuẩn bị hàng không được thực hiện chu đáo thì sẽ gây bất lợi cho doanh nghiệp,không đảm bảo được số lượng, chất lượng sản phẩm như trong hợp đồng, giảm uytín doanh nghiệp đối với đối tác Việc chuẩn bị hàng xuất khẩu một cách cẩn thậngiúp cho việc làm các loại giấy tờ thủ tục liên quan được nhanh chóng hơn và hiệuquả hơn trong việc thực hiện hợp đồng với các bên đối tác Hơn nữa, việc hợp tácvới thị trường Nhật Bản lại càng phải được thực hiện một cách cẩn thận, bởi vì tínhchất khắt khe cũng như cẩn thận của các đối tác, doanh nghiệp Nhật Bản.

Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật là một công ty hoạt độngtrong lĩnh vực xuất nhập khẩu và môi giới thương mại các sản phẩm giữa các doanhnghiệp Việt Nam và Nhật Bản, trong đó hoạt động xuất khẩu sản phẩm thép sang thịtrường Nhật Bản là hoạt động chính của công ty Tuy nhiên, trong thời kỳ thươngmại hóa, toàn cầu hóa mở rộng ngày càng lớn như hiện nay thì sự cạnh tranh ngàycàng lớn, qua đó, để giữ vững được uy tín giống như tên gọi của công ty thì việcchuẩn bị hàng hóa để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng là điều vô cùng quantrọng để hoàn thành các hợp đồng giữa hai bên

Do thực tế tại công ty trong quá trình thực tập nên em đã thực hiện nghiên cứu

đề tài: Quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩusang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.1.2Tổng quan vấn đề nghiên cứu

Liên quan đến đề tài của khóa luận, đã có một số nghiên cứu của những người

đi trước về vấn đề này như:

8

Luận văn tốt nghiệp của Bùi Cẩm Chi (2010), Giải pháp hoàn thiện quy trìnhchuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường Trung Quốc của công ty CPXNKthủy sản Quảng Ninh Đề tài nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đề xuất

để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất khẩu sang thị trường TrungQuốc của công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh

Luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Thị Thu Hoài (2010),Quản trị quy trìnhchuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EU của Công ty cổ phầnINTIMEX Việt Nam Đề tài đã nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp đềxuất để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng nông sản xuất khẩu sang thị trường EUcủa Công ty cổ phần INTIMEX Việt Nam

Bên cạnh đó là những thông tin, quy định về quy chuẩn cũng như ưu đãi đặcbiệt mà ngành thép được hưởng cũng thể hiện được phần nào việc nghiên cứu vềvấn đề này là có tính đương thời và có giá trị thực tiễn Vì thế mà em đã áp dụng đềtài nghiên cứu này lên Công ty TNHH một thành viên để có thể thấy được giá trịtrong thực tiễn

1.3Mục đích nghiên cứu

1.3.1 Mục đích về mặt lý luận

Hệ thống hóa những kiến thức liên quan đến quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Hệ thống những yếu tố ảnh hưởng tới quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, đặcbiệt là quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản nói chung vàxuất khẩu mặt hàng thép nói riêng

1.3.2 Mục đích về mặt thực tiễn

Tìm hiểu quá trình thực hiện hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu tại Công

Ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật

Đánh giá đúng thực trạng hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu tại Công TyTNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật

Đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa cónguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản Đưa ra một số kiếnnghị đối với cơ quan nhà nước trong công tác hỗ trợ xuất khẩu cho doanh nghiệp.1.4Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu là Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa có nguồn gốc

nguyên liệu từ thép sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viênniềm tin Việt Nhật.

1.5Phạm vi nghiên cứu

Nội dung: Nghiên cứu những vấn đề liên quan đến quản trị quy trình chuẩn bịhàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản tại Công

ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật

Thời gian: Nghiên cứu trong giai đoạn 2014–2016

Không gian: Nghiên cứu tại Công Ty TNHH một thành viên niềm tin Việt Nhật1.6Phương pháp nghiên cứu

1.6.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

1.6.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp

Thu thập dữ liệu từ phòng kế toán, phòng kinh doanh – XNK, phòng kinhdoanh tổng hợp của công ty trong giai đoạn từ 2014 – 2016 về tình hình hoạt độngSXKD của công ty, hoạt động XNK, các thị trường xuất khẩu, các mặt hàng xuấtkhẩu chủ yếu, các dữ liệu về tập trung hàng, bao gói, kẻ kí mã hiệu… Bên cạnh đó,

em còn thu thập dữ liệu từ các website, sách báo, tư liệu có liên quan đến các hoạtđộng XNK và công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu

1.6.1.2 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp

Thực hiện phỏng vấn những đối tượng trực tiếp quản lý quy trình thực hiệnhợp đồng trong đó có khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu.Nội dung phỏng vấn xoayquanh thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ théptại công ty, đánh giá từng khâu, những thuận lợi, khó khăn mà công ty gặp phải.Bên cạnh đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp khảo sát thực tế công tác chuẩn bịhàng xuất khẩu của công ty tại nhà xưởng sản xuất và phòng kinh doanh – XNK

1.6.2 Phương pháp phân tích dữ liệu

Đối với dữ liệu thứ cấp: tổng hợp tài liệu liên quan về công tác chuẩn bị hàng,các bảng kết quả sản xuất kinh doanh, XNK của công ty

Đối với dữ liệu sơ cấp: tác giả tổng hợp các bài phỏng vấn, từ đó đánh giáđược những thành công, tồn tại trong quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu củacông ty

10

1.7 Kết cấu của khóa luận

Ngoài phần lời cảm ơn, mục lục, các danh mục và các phụ lục thì các đề tàibao gồm 4 chương:

Chương 1.Tổng quan của vấn đề nghiên cứu

Chương 2 Một số vấn đề lý luận cơ bản về quản trị quy trình chuẩn bị hàngxuất khẩu

Chương 3 Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyênliệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viênNiềm tin Việt Nhật

Chương 4 Định hướng phát triển và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiệnquản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sangthị trường Nhật Bản tại Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật

CHƯƠNG 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH

CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU

2.1 Một số khái niệm cơ bản

2.1.1 Khái niệm về chuẩn bị mặt hàng xuất khẩu

2.1.1.1 Khái niệm xuất khẩu

Xuất khẩu là việc bán hàng hoá (hàng hoá có thể là hữu hình hoặc vô hình)cho một nước khác trên cơ sở dùng tiền tệ làm đồng tiền thanh toán Tiền tệ có thể

là tiền của một trong hai nước hoặc là tiền của một nước thứ ba (đồng tiền dùngthanh toán quốc tế)

2.1.1.2 Quy trình chuẩn bị hàng

Chuẩn bị hàng là toàn bộ các hoạt động bao gồm các công đoạn bắt đầu từviệc thu mua các nguyên vật liệu,sơ chế xử lý nguyên vật liệu,sản xuất sản phẩmtheo mẫu mã mà công ty tự nghiên cứu thiết kế và kiểm tra chất lượng sản phẩmtheo đúng yêu cầu của đơn đặt hàng đề ra, bảo quản sản phẩm cuối cùng để chờ thờigian xuất khẩu theo hợp đồng

Tóm lại, chuẩn bị hàng xuất khẩu là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, sốlượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, kí mã hiệu và có thể giao hàng đúng thờigian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế

Quy trình chuẩn bị hàng là một hoạt động mô tả một quá trình chuẩn bị hàngtheo một quy chuẩn nhất định được tổ chức thương mại thế giới áp dụng và côngnhận Quy trình chuẩn bị hàng được đánh giá chất lượng thông qua chứng chỉ mà tổchức này cung cấp cho doanh nghiệp khi doanh nghiệp đã đáp ứng được những yêucầu đặt ra Quy trình chuẩn bị hàng mang tính nguyên tắc bắt buộc đối với cácdoanh nghiệp tham gia vào thị trường xuất khẩu mà doanh nghiệp đó đã là thànhviên của tổ chức thương mại thế giới WTO Quy trình chuẩn bị hàng này là quytrình chuẩn được áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sảnxuất kinh doanh xuất khẩu, bởi chỉ việc áp dụng những quy định chuẩn như thế nàymới đảm bảo cho việc làm ra những sản phẩm đảm bảo chất lượng để phục vụ mộtcách tốt nhất cho khách hàng của mình

12

Như vậy quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung: Tập trunghàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng; bao bì đóng gói; kẻ kí mã hiệu hàng hóa; kiểmtra hàng hóa xuất khẩu.

2.1.3 Khái niệm về quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

♦ Quản trị: “Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soátnhững hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lựckhác của tổ chức nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra”

• Hoạch định: Nghĩa là nhà quản trị cần phải xác định trước những mục tiêu và quyếtđịnh những cách tốt nhất để đạt được mục tiêu

• Tổ chức: Đây là công việc liên quan đến sự phân bổ và sắp xếp nguồn lực conngười và những nguồn lực khác của tổ chức Mức độ hiệu quả của tổ chức phụthuộc vào sự phối hợp nguồn lực để đạt được mục tiêu

• Lãnh đạo: Thuật ngữ này mô tả sự tác động của nhà quản trị đối với các thuộc câpcũng như sự giao việc cho những người khác làm Bằng việc thiết lập môi trườnglàm việc tốt, nhà quản trị có thể giúp các thuộc cấp làm việc hiệu quả hơn

• Kiểm soát: Nghĩa là nhà quản trị cố gắng để đảm bảo rằng tổ chức đang đi đúngmục tiêu đã đề ra Nếu những hoạt động trong thực tiễn đang có sự lệch lạc thìnhững nhà quản trị sẽ đưa ra những điều chỉnh cần thiết

• Quản trị quy trình: là những bước nghiệp vụ tác nghiệp có tính kết nối logic vớinhau để đảm bảo thực hiện theo đúng quy trình

Qua đây ta có thể phân tích được khái niệm khái quát về Quản trị quy trìnhchuẩn bị hàng xuất khẩu đó là những hoạt động nghiệp vụ có tính chất logic baogồm các hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát, ngoài ra còn có đánhgiá nhằm vào công việc chuẩn bị hàng xuất khẩu ra nước ngoài để đảm bảo côngviệc được diễn ra đúng hợp đồng, đem lại hiệu quả hợp tác và lợi ích cho cả hai bên

2.2 Lý thuyết về quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.2.1 Vai trò của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu:

Công tác chuẩn bị hàng hóa là một khâu vô cùng quan trọng trong quá trình tổchức thực hiện hợp đồng xuất khẩu Do vậy nó đóng vai trò là một mắt xích quantrọng, tạo tiền đề cho việc thực hiện tốt các khâu tiếp theo của quá trình tổ chức thựchiện hợp đồng xuất khẩu Nó ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng, cũng như chất lượng

hàng hóa xuất khẩu,đến tiến độ giao hàng và đến hiệu quả của việc thực hiện hợp đồngxuất khẩu Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: Lập kế hoạch, Tổchức thực hiện, Giám sát và Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu.

2.2.2 Nội dung của quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

2.2.2.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: là sự tính toán thiết lập cácmục tiêu, xác định rõ nội dung công việc, thời điểm tiến hành, phân bổ nguồn lực đểthực hiện các mục tiêu đó

♦ Đối với doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch vànguyên phụ liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất Còn đốivới doanh nghiệp xuất khẩu thì cần phải lập kế hoạch về nguồn hàng xuất khẩu, xácđịnh nhu cầu hàng xuất khẩu, lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu và lựa chọn hình thứcgiao dịch hàng xuất khẩu Để lập kế hoạch cho công tác này, các doanh nghiệp phảidựa trên cơ sở là hợp đồng xuất nhập khẩu để đảm bảo đúng số lượng, đúng chấtlượng, chủng loại và thời hạn giao hàng

♦ Lập kế hoạch cho công tác bao gói và kẻ ký mã hiệu cần dựa trên yêu cầutiêu chuẩn của bên đối tác và điều kiện thực tế của doanh nghiệp để đề ra các mụctiêu thích hợp, mang lại hiệu quả xuất khẩu cao Lập kế hoạch về bao gói hàng hóa,doanh nghiệp cần tập trung xác định nhu cầu về bao bì để tương thích với số hànghóa cần bao gói

♦ Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu

•Thứ nhất, chuẩn bị lập kế hoạch

Trong giai đoạn này, doanh nghiệp cần thu thập và phân tích các thông tin dựavào hợp đồng xuất khẩu đã ký kết Căn cứ vào điều khoản tên hàng, số lượng, quycách phẩm chất, bao bì, kí mã hiệu trong hợp đồng để lập kế hoạch cụ thể, xác địnhđúng nội dung công việc Bên cạnh đó, cần phải căn cứ vào điều kiện thực tế doanhnghiệp để lập kế hoạch phù hợp với nguồn lực mà doanh nghiệp có

•Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch

Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì doanhnghiệp tiến hành lập kế hoạch Người lập kế hoạch phải xác định mục tiêu, nội dungcông việc, cách thức tiến hành, tính toán thời điểm tiến hành, kết thúc để đúng tiến

độ như đã ký kết trong hợp đồng Đồng thời, phải phân bổ nguồn lực cho phù hợp

•Thứ ba, trình duyệt kế hoạch

14

Kế hoạch sau khi được lập phải được đệ trình và bảo vệ trước ban lãnh đạo,các phòng ban của doanh nghiệp Sau khi kế hoạch được góp ý, bổ sung, chỉnh sửa,được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện.

2.2.2.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm các nội dung:Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu; Bao gói hàng xuất khẩu; Kẻ ký mãhiệu hàng hóa, kiểm tra hàng hóa xuất khẩu

a) Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu

♦ Khái niệm

Tập trung hàng xuất khẩu là tập trung thành lô hàng đủ về số lượng, phù hợp

về chất lượng và đúng thời điểm, tối ưu hóa được chi phí

Nguồn hàng xuất khẩu là nơi đã và có khả năng cung cấp hàng hóa đủ điềukiện cho xuất khẩu

Tạo nguồn hàng xuất khẩu là toàn bộ các biện pháp, cách thức tác động đếnnguồn hàng để tạo ra các nguồn hàng có khả năng đáp ứng đầy đủ, kịp thời hànghóa cho doanh nghiệp xuất khẩu

♦ Để tập trung hàng xuất khẩu, nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:

• Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào?

• Hàng xuất khẩu được tập trung bằng phương thức nào?

• Hàng xuất khẩu được tập trung vào thời điểm nào? Với số lượng là bao nhiêu?

♦Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp sản xuất, xuất khẩu:Các doanh nghiệp sản xuất trực tiếp tiến hàng sản xuất và xuất khẩu các sảnphẩm của mình Để tập trung hàng xuất khẩu,căn cứ vào yêu cầu về hàng xuất khẩuđược quy định trong hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất,bao gồm: Chuẩn bị nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hànhsản xuất, đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại và thời hạn giao hàng

để tiến hàng giao hàng cho người mua

♦ Quá trình tập trung hàng xuất khẩu của doanh nghiệp xuất khẩu

Các doanh nghiệp xuất khẩu thường không tự sản xuất hàng xuất khẩu mà tậptrung hàng từ các nguồn hàng xuất khẩu Quy trình tập trung hàng xuất khẩu củacác doanh nghiệp xuất khẩu được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Nhận dạng và phân loại nguồn hàng xuất khẩuNghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu

Các loại nguồn hàng có thể phân loại theo các tiêu thức sau:

-Theo khối lượng hàng hóa mua được

+Nguồn hàng chính: là nguồn hàng có khả năng cung cấp một số lượng hànglớn với chất lượng đảm bảo cho doanh nghiệp xuất khẩu

+Nguồn hàng phụ: Là nguồn hàng chiếm tỷ trọng nhỏ trong khối lượng hànghóa xuất khẩu của doanh nghiệp

-Theo đơn vị giao hàng

+Các doanh nghiệp Nhà nước: Đây là nguồn cung cấp các mặt hàng khá đadạng, phong phú, ổn định với số lượng lớn, chất lượng đảm bảo, có uy tín

+Các công ty liên doanh: Đây là nguồn hàng có năng lực sản xuất kinh doanh

vì các sản phẩm thường xuyên được cải tiến

+Các doanh nghiệp tư nhân, hộ gia đình: Các nguồn hàng có quy mô nhỏ, chấtlượng sản phẩm không đồng nhất…nhưng có khả năng cung cấp các hàng nông sảnthực phẩm, thủ công mỹ nghệ,…cho xuất khẩu.

-Theo khu vực địa lý

Nguồn hàng cung cấp dựa trên dấu hiệu vùng miền, thành phố, tỉnh,…Tạođiều kiện cho các doanh nghiệp khai thác các hàng nông sản thực phẩm, hàng tiểuthủ công nghiệp đặc trưng, riêng có của từng vùng để tăng khả năng xuất khẩu.-Theo mối quan hệ với nguồn hàng:

+Nguồn hàng truyền thống: là nguồn hàng mà doanh nghiệp có quan hệ giaodịch mua bán từ lâu, thường xuyên liên tục, có tính ổn định cao

+Nguồn hàng không quan hệ thường xuyên: là nguồn hàng doanh nghiệp chỉgiao dịch theo các thương vụ, không mang tính liên tục

+Nguồn hàng mới: là nguồn hàng mà doanh nghiệp mới có giao dịch và khaithác, có thể sẽ phát triển thành nguồn hàng truyền thống và điều quan trọng là giúpdoanh nghiệp mở rộng phạm vi và phát triển kinh doanh

•Nghiên cứu và lựa chọn nguồn hàng xuất khẩu

-Nghiên cứu nguồn hàng:

Nghiên cứu và tiếp cận nguồn hàng để có phương thức và hệ thống thu muahàng xuất khẩu được tối ưu nhằm khai thác và phát triển nguồn hàng ổn định vàphát triển kinh doanh

Đối tượng nghiên cứu là các nguồn hàng hiện hữu và các nguồn hàng tiềm năng.+Nguồn hàng hiện hữu: là những nguồn hàng đang tồn tại sẵn sang cung cấphàng hóa để xuất khẩu, nhưng mức độ cạnh tranh lại cao hơn

+Nguồn hàng tiềm năng: là nguồn hàng chưa xuất hiện hoặc đã xuất hiệnnhưng không phải nguồn hàng xuất khẩu nhưng có khả năng trở thành nguồn hàngxuất khẩu

Tiến hành nghiên cứu,nhận dạng và phân loại nguồn hàng theo các nội dung:+Khả năng sản xuất của nguồn hàng

+Tiềm lực tài chính, khả năng kĩ thuật của nguồn hàng

+Năng lực quản lý

+Khả năng phát triển và đổi mới mặt hàng

18

+Khả năng tiếp cận nguồn hàng

- Đánh giá lựa chọn các nguồn hàng:

Để lựa chọn nguồn hàng doanh nghiệp Xuất khẩu cần phải có một quá trìnhđánh giá các nguồn hàng hiện tại và các nguồn hàng mới

Đánh giá và lựa chọn các nguồn hàng mới khi doanh nghiệp xuất hiện các nhu cầu

về hàng xuất khẩu mới hoặc các nhà cung cấp hiện tại không đủ khả năng cung cấp.Nhà xuất khẩu phải thường xuyên đánh giá các nguồn hàng hiện tại, loại bỏcác nhà cung cấp không đủ tiêu chuẩn

•Lực chọn hình thức giao dịch

Các hình thức giao dịch hàng xuất khẩu:

-Mua hàng xuất khẩu: Các doanh nghiệp kinh doanh hàng xuất khẩu có thểmua hàng xuất khẩu thông qua các đơn đặt hàng và hợp đồng kinh tế, mua hàngkhông theo hợp đồng kinh tế, mua qua đại lý

-Gia công hoặc bán nguyên liệu thu mua hàng xuất khẩu: Gia công là hìnhthức doanh nghiệp xuất khẩu giao nguyên liệu hay bán thành phẩm cho đơn vị sảnxuất, để đơn vị sản xuất gia công chế biến thành sản phẩm, giao lại cho bên doanhnghiệp xuất khẩu và nhập phí gia công

-Liên doanh, liên kết tạo nguồn hàng xuất khẩu: Đây là hình thức các doanhnghiệp xuất khẩu liên doanh liên kết với các doanh nghiệp sản xuất hàng xuất khẩu,trên nguyên tắc đảm bảo lợi ích của các bên và lợi cùng hưởng, lỗ cùng chịu

-Xuất khẩu ủy thác: Trong hình thức này bên có hàng xuất khẩu gọi là bên ủythác, doanh nghiệp xuất khẩu gọi là bên nhận ủy thác Xuất khẩu ủy thác là bênnhận ủy thác với danh nghĩa của mình tiến hành xuất khẩu hàng hóa với chi phí củabên ủy thác Thực chất doanh nghiệp xuất khẩu là đại lý xuất khẩu cho bên ủy thác

và hưởng phí ủy thác

-Tự sản xuất hàng xuất khẩu : Hình thức này áp dụng cho các doanh nghiệp tựsản xuất trực tiếp tiến hành các sản phẩm của mình, hoặc các doanh nghiệp thươngmại kinh doanh hàng xuất khẩu tự sản xuất hàng xuất khẩu nhằm tự chủ trong hoạtđộng kinh doanh của mình

• Tổ chức hệ thống tập trung hàng xuất khẩu: Bao gồm hệ thống các chinhánh, các đại lý, hệ thống kho hàng, hệ thống vận chuyển, hệ thống thông tin, hệ

thống quản lý… để đảm bảo cung cấp đúng hàng hóa, đủ về số lượng, phù hợp vềchất lượng, kịp thời gian với chi phí thấp là mục tiêu của tổ chức hợp lý hệ thống -Cơ sở để tổ chức hệ thống hợp lý là:

+Tổ chức hệ thống vận chuyển, bốc dỡ phù hợp với từng loại hàng, với sốlượng hàng thu mua, tối ưu hóa dòng vận động hàng hóa với chi phí thấp nhất.+Sắp xếp hệ thống quản lý, cán bộ công nhân viên có năng lực, có trình độ, cótrách nhiệm và sáng tạo trong công việc phù hợp với từng vị trí công tác để pháthuy được hiệu lực của hệ thống

+Phát huy cao độ của hệ thống thông tin: thu thập, phân loại, phân tích xử lý

và đưa ra các quyết định kịp thời, kiểm tra, giám sát và điều hành hệ thống, kịp thờiphát hiện những ách tắc, trì trệ và các tình huống phát sinh để có biện pháp xử lýkịp thời đạt hiệu quả cao

b) Bao gói và kẻ kí mã hiệu hàng xuất khẩu

♦ Khái niệm

•Bao bì đóng gói: Theo giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế củaPGS.TS Doãn Kế Bôn (2010, tr 280, 281) thì “Bao bì là một loại vật phẩm dùng đểbao gói và chứa đựng hàng hóa, hạn chế những tác động của môi trường bên ngoàinhằm bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển, bảo quản, đồng thời có tác dụngquảng cáo và hướng dẫn tiêu dùng”

Để đóng gói bao bì cho hàng xuất khẩu,Nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:

- Hàng hóa có cần đóng gói bao bì hay không

20

- Kiểu cách, chất lượng của bao bì

- Số lượng bao bì cần đóng gói

- Nguồn và cách thức cung cấp bao bì

- Cách thức đóng gói bao bì

•Ký mã hiệu hàng hóa: Theo Doãn Kế Bôn (2010, tr 283) thì “ Ký mã hiệu lànhững ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằng hình vẽ được ghi trên bao bì nhằmcung cấp các thông tin cần thiết cho quá trình giao nhận, bốc dỡ, vận chuyển và bảoquản hàng hóa Kẻ ký mã hiệu là khâu cần thiết và là khâu cuối cùng trong quá trìnhchuẩn bị hàng xuất khẩu”

Để kẻ ký mã hiệu, nhà quản trị phải đưa ra các quyết định:

- Nội dung kẻ kí mã hiệu

- Vị trí kẻ kí mã hiệu trên bao bì

- Chất lượng của ký mã hiệu

♦ Yêu cầu và cơ sở khoa học chọn bao bì đóng gói hàng xuất khẩu

•Yêu cầu đối với bao bì hàng hóa xuất khẩu

- Bao bì phải đảm bảo an toàn cho hàng hóa trong suốt quá trình vận chuyển,bảo quản hàng hóa đến tay người tiêu dùng trong điều kiện hoàn hảo

- Bao bì phải phù hợp với các điều kiện bốc dỡ, vận chuyển, bảo quản, đồngthời khai thác triệt để hiệu năng của quá trình như công suốt bốc dỡ, vận tải, dungtích diện tích nhà kho và năng suất lao động

- Bao bì phải phù hợp với các tiêu chuẩn, luật lệ, quy định, tập quán và thịhiếu tiêu dùng của thị trường xuất khẩu cũng như tập quán của ngành hàng

- Bao bì cần hấp dẫn thu hút khách hàng, hướng dẫn tiêu dùng, thuận tiệntrong sử dụng, góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm

- Bao bì hàng xuất khẩu cần đảm bảo được các chỉ tiêu kinh tế như chi phí sảnxuất và đóng gói bao bì

• Cơ sở khoa học để lựa chọn bao bì đóng gói:

- Căn cứ vào các hợp đồng đã kí kết: Trong hợp đồng có quy định loại bao bì,hình dáng bao bì, kích thước bao bì, vật liệu làm bao bì,….Người xuất khẩu thựchiện đúng hợp đồng sẽ tránh được các tranh chấp có thể xảy ra

- Căn cứ vào các loại hàng hóa cần bao gói: Khi lựa chọn bao bì cần xem xétđến các tính chất của hàng hóa như: lý tính, hóa tính, hình dạng, màu sắc, trạng tháicủa hàng hóa, mức độ tác động của môi trường và các điều kiện làm ảnh hưởng đếnchất lượng hàng hóa.

- Căn cứ vào điều kiện vận tải: Như quãng đường vận tải và các yếu tố tácđộng đến hàng hóa trong quá trình vận tải, thời gian vận tải, khả năng truyền tải dọcđường, điều kiện bốc dỡ, sự chung đụng với các hàng hóa khác trong quá trình vậntải, điều kiện bảo quản hàng hóa khác trong quá trình vận tải…

- Căn cứ vào điều kiện pháp luật và tập quán ngành hàng : Ở một số quốc gia,luật pháp cấm nhập khẩu những hàng hóa có bao bì làm từ những loại nguyên liệunhất định nhưng một vài các quốc gia khác lại cho phép hàng hóa có loại bao bì nhưvậy nếu chủ hàng xuất trình những giấy tờ chứng nhận rằng các nguyên liệu làmbao bì đã được khử trùng Ngoài ra theo tập quán của ngành hàng, một loại hànghóa thường được đóng gói trong một loại bao bì nhất định nào đó

Khi đóng gói người ta có thể áp dụng hai hình thức đóng gói là đóng gói kín

và đóng gói hở Đóng gói kín thường được áp dụng trong đa số trường hợp Khiđóng gói hàng hóa yêu cầu phải đảm bảo đúng kỹ thuật, hàng hóa được xếp gọngàng trong bao bì, khi cần chèn lót, sử dụng tối đa khoảng không gian trong bao bì,đảm bảo thuận tiện và tối ưu trong bốc xếp, vận chuyển và bảo quản

c) Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất khẩu

♦ Mục đích của kẻ ký mã hiệu là :

• Đảm bảo thuận lợi cho phương pháp giao nhận

• Hướng dẫn phương pháp, kỹ thuật bốc dỡ, vận chuyển và bảo quản hàng hóa

♦ Kẻ ký mã hiệu trên bao bì bên ngoài cho hàng hóa xuất khẩu phải đảm bảocác yêu cầu sau :

•Nội dung thông tin của kẻ ký mã hiệu phải đáp ứng mục đích yêu cầu đề ra

22

•Kẻ ký mã hiệu phải đơn giản và nhất quán về mọi chi tiết chủ yếu, cố gắng sửdụng tối đa các ký hiệu đã được chuẩn hóa quốc tế để mọi người dễ đọc, dễ hiểu.

•Phải kẻ ký mã hiệu ở vị trí dễ phát hiện và nhận ra ngay từ xa Phải dùng vậtliệu và kỹ thuật kẻ ký mã hiệu đảm bảo chất lượng của các mã hiệu nhưng khônglàm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa

♦Nội dung của kẻ ký mã hiệu hàng hóa bao gồm :

•Những thông tin cần thiết đối với người nhận hàng như : Tên người nhận, tênngười gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng cả bì, số hợp đồng, số hiệu chuyển hàng,

số hiệu kiện hàng

•Những thông tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa như : Tên nước vàtên địa chỉ hàng đến, tên nước và tên địa chỉ hàng đi, hành trình chuyên chở, số vậntải, tên tàu, số hiệu chuyến đi

•Những thông tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa như :Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa được phép chồng lên nhau,hướng xếp hàng hóa, không được móc…

Cơ sở để kiểm tra hàng hóa xuất khẩu là hợp đồng và L/C cũng như các tàiliệu liện quan như tài liệu kỹ thuật, thiết kế, tiêu chuẩn, mẫu hàng

Trước khi giao hàng, người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng hoá

về số lượng, chất lượng, trọng lượng bao bì Nếu hàng xuất khẩu là động vật thìphải kiểm tra thêm khả năng lây lan bệnh, nếu là hàng thực phẩm thì phải kiểmtra vệ sinh

♦ Tác dụng của việc kiểm tra hàng xuất khẩu

•Thực hiện trách nhiệm của người xuất khẩu trong thực hiện hợp đồng thươngmại quốc tế, từ đó đảm bảo uy tín của nhà xuất khẩu cũng như đảm bảo tốt mốiquan hệ buôn bán trong thương mại quốc tế

•Ngăn chặn kịp thời các hậu quả xấu dẫn đến các khuyết tật, đổi hàng mới,giao hàng bù, hạ giá làm giảm hiệu quả của hoạt động xuất khẩu.

•Phân tích được trách nhiệm của các bên trong quá trình xuất nhập khẩu, đảmbảo được quyền lợi của khách hàng và của người xuất khẩu

♦Các cấp kiểm tra hàng hóa

•Ở cấp cơ sở: Như đơn vị sản xuất, trạm thu mua chế biến, gia công Việckiểm tra ở cơ sở giữ vai trò quan trọng quyết định và có tác dụng triệt để nhất.Nộidung kiểm tra thường là:

-Kiểm tra về chất lượng: chỉ cho phép những hàng hoá đủ tiêu chuẩn chấtlượng trong hợp đồng quy định được phép xuất khẩu Kiểm tra sự phù hợp của bao

bì như: hình dáng, kích thước, số lượng, bao bì, vật liệu làm bao bì, tài liệu đi kèmtheo bao gói, nội dung của ký mã hiệu và chất lượng của kỹ mã hiệu

-Kiểm tra số lượng và trọng lượng: số lượng và trọng lượng của mỗi bao kiện,tổng số lượng và trọng lượng

Việc kiểm tra ở cơ sở do tổ chức kiểm tra chất lượng sản phẩm tiến hành.Tuy nhiên thủ trưởng đơn vị vẫn là người chịu trách nhiệm chính Việc kiểm dịchthực vật ở cơ sở do phòng bảo vệ thực vật (của quận, huyện, nông trường) tiếnhành Việc kiểm dịch động vật do phòng thú y của quận, huyện hoặc nông trườngtiến hành

•Ở các cửa khẩu: Việc kiểm tra hàng ở các cửa khẩu có tác dụng kiểm tra lạikết quả kiểm tra ở các cơ sở

Trong thường hợp theo quy định của Nhà nước hoặc theo yêu cầu của ngườimua (đã được quy định trong hợp đồng), việc giám định hàng hoá đòi hỏi phải đượctiến hành bởi các tổ chức giám định độc lập như: Vinacontrol, Foodcontrol Khi

đó căn cứ vào hợp đồng và L/C người xuất khẩu phải xác định: Nội dung và yêucầu giám định, cơ quan giám định, đơn xin giám định hàng hoá, hợp đồng L/C.Trong đơn có nội dung chính như: Tên, địa chỉ của cơ quan xin giám định, tên hàng,

số kiện, trọng lượng, tình trạng hàng hoá, nơi đi, địa chỉ gửi, địa chỉ nhận, phươngtiện vận tải, yêu cầu giám định, số bản chứng thư xin cấp

Cơ quan giám định căn cứ vào đơn và L/C để giám định hàng hoá Kiểm trathực tế về số lượng, trọng lượng, bao bì, ký mã hiệu, chất lượng hàng hoá và cấp

24

chứng thư Chứng thư là một trong những chứng từ quan trọng trong việc thanhtoán và giải quyết các tranh chấp sau này.

2.2.2.3 Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Giám sát quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu bao gồm: kiểm tra hàng xuấtkhẩu,giám sát các nguồn hàng, giám sát số lượng hàng hóa, chủng loại, số lượngcủa từng chủng loại, sự tuân thủ về chất lượng, sự phù hợp về bao bì, ký mã hiệu,thời gian, địa điểm tập trung hàng để giao

2.2.2.4 Điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu

Điều hành là tất cả các quyết định cần phải đề ra để giải quyết những vấn đềkhông tính trước được Trong quá trình thực hiện công tác chuẩn bị hàng, thườngxuyên xuất hiện các tình huống phát sinh Điều hành quy trình chuẩn bị hàng là giảiquyết các tình huống này một cách có lợi nhất trên cơ sở đánh giá thực tế về tìnhhình và những khả năng lựa chọn có thể tìm được nếu có

2.3 Quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH một thành viên niềm tin Việt Nhật

Dựa vào những lý thuyết về quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa xuất ở trên,

em xin đưa ra nội dung phân tích về quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốcnguyên liệu từ thép sang thị trường Nhật Bản tại công ty TNHH một thành viênniềm tin Việt Nhật, bao gồm các bước sau đây

2.3.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.

♦ Trình tự lập kế hoạch chuẩn bị hàng xuất khẩu

•Thứ hai, tiến hành lập kế hoạch

Sau khi đã phân tích, nghiên cứu các điều khoản, điều kiện thực tế thì Công tyTNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật sẽ bắt đầu tiến hành lập kế hoạch Người

lập kế hoạch phải xác định mục tiêu, nội dung công việc, cách thức tiến hành, tínhtoán thời điểm tiến hành, kết thúc để đúng tiến độ như đã ký kết trong hợp đồng.Người lập kế hoạch cũng sẽ là người nắm vững nội dung hợp đồng cũng như khảnăng làm việc của toàn bộ nhân viên Đồng thời, sẽ phân bổ nguồn lực cho phù hợpvới từng công việc để tận dụng tối đa hiệu suất làm việc của nhân lực cũng nhưnguồn lực của công ty.

•Thứ ba, trình duyệt kế hoạch

Kế hoạch sau khi được lập sẽ được đệ trình lên giám đốc, xem xét và ra quyếtđịnh Do công ty với số lượng nhân viên cũng không thực sựu quá đông nên việctrình duyệt và kiểm tra kế hoạch diễn ra khá nhanh chóng Sau khi kế hoạch đượcgóp ý, bổ sung, chỉnh sửa, được phê duyệt và chính thức đi vào giai đoạn thực hiện

2.3.2 Tổ chức thực hiện quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu

từ thép xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản của Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật.

2 3.2.1 Tập trung hàng và tạo nguồn hàng xuất khẩu

Để tập trung hàng xuất khẩu, người lập kế hoạch phải đưa ra các quyết định:

• Hàng xuất khẩu được tập trung từ các nguồn hàng nào?

Do Công ty TNHH một thành viên Niềm tin Việt Nhật là công ty xuất khẩucho nên việc tập trung sẽ được liên hệ với nhà sản xuất, nhà xưởng để có thể tậptrung được đúng và đủ hàng hóa về số lượng, chất lượng, mẫu mã, kích thước….vàphải đáp ứng đúng yêu cầu của nhà nhập khẩu từ phía Nhật Bản đã đưa ra

Có những nguồn hàng sau:

+ Nguồn hàng chính: là nguồn hàng có khả năng cung cấp với số lượng lớn vàchất lượng đảm bảo Nguồn hàng này thường được Công ty TNHH một thành viênNiềm tin Việt Nhật liên lạc với nhà sản xuất chính có mối quan hệ hợp tác khá thânthiết và lâu dài thực hiện Họ sẽ phụ trách sản xuất, tìm kiếm nguồn thép có thể đápứng được như cầu của nhà nhập khẩu phía Nhật Bản

+ Nguồn hàng phụ: Nguồn hàng này thường sẽ phải áp dụng khi nhà sản xuấtkhông thể đáp ứng được kỹ thuật của đơn hàng thì phía Công ty TNHH một thànhviên Niềm tin Việt Nhật sẽ có nhiệm vụ đi tìm kiếm nhà sản xuất khác có thể đápứng được những đơn hàng khó tính của đối tác

26