QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN bị HÀNG có NGUỒN gốc NGUYÊN LIỆU từ THÉPXUẤT KHẨU SANG THỊ TRƢỜNG NHẬT bản tại CÔNG TY TNHH một THÀNH VIÊN NIỀM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA KINH TẾ & KINH DOANH QUỐC TẾ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG CĨ NGUỒN GỐC NGUN LIỆU TỪ THÉP XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NIỀM TIN VIỆT NHẬT Giáo viên hướng dẫn TH.S NGUYỄN VI LÊ Sinh viên thực NGUYỄN THỊ TRINH Lớp: K49E4 Mã sinh viên : 13D130260 Hà Nội - 2017 LỜI CẢM ƠN Lời xin cho em tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Cô T.S Nguyễn Vi Lê, tận tình giúp đỡ, dẫn, hướng dẫn em suốt q trình tìm hiểu thực khóa luận tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Thương Mại Quốc TếTrường Đại Học Thương Mại tận tình dạy bảo, truyền đạt kiến thức nhiều kinh nghiệm quý báu cho em suốt thời gian học tập trường Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ban lãnh đạo, phòng kinh doanh phòng xuất nhập Cơng Ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật cho phép tạo điều kiện thuận lợi cho em để thực tập công ty Trong thời gian thực tập, giúp đỡ nhiệt tình từ tồn thể anh chị nhân Công Ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật giúp em hoàn thiện nâng cao trình độ nhận thức thân, giúp cho khóa luận tốt nghiệp em đạt kết tốt Tuy nhiều sai sót em mong nhận đóng góp thầy để hồn thiện khóa luận Một lần em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội,ngày 26 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Trinh MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ VÀ TỪ VIẾT TẮT BẢNG BIỂU SƠ DỒ TỪ VIẾT TẮT TNHH : Trách nhiệm hữu hạn WTO : Tổ chức Thương mại giới USD : Đô la Mỹ CPXNK : Cổ phần Xuất nhập CPTM : Cổ phần thương mại VND : Việt Nam đồng CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết đề tài Thương mại quốc tế hoạt động có ý nghĩa to lớn xu tồn cầu hóa đặc biệt Việt Nam hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới với tốc độ nhanh chóng cố gắng thành quốc gia có vị trí kinh tế giới, đặc biệt kiện Việt Nam thức trở thành thành viên WTO vào ngày 11-1-2007 Việc mở rộng thị trường xuất ln vấn đề mang tính sống quốc gia Trong đó, mục tiêu hàng đầu tăng kim ngạch xuất Xuất coi ba chương trình lớn, trọng điểm” khẳng định nghị Đảng Bên cạnh đó, với hiệp ước mà Việt Nam tham gia thời gian năm gần cho thấy mở cửa với bên Việt Nam ngày mở rộng Qua mà hoạt động thương mại quốc tế hoạt động tất yếu mang tính chủ trương để đưa kinh tế Việt Nam với giới Ngành thép ngành Công nghiệp nặng sở quốc gia Nền Công nghiệp gang thép mạnh đảm bảo ổn định lên kinh tế cách chủ động, vững Sản phẩm thép vật tư, nguyên liệu chủ yếu, “lương thực” nhiều ngành kinh tế quan trọng ngành khí, ngành xây dựng; có vai trò định tới nghiệp Cơng nghiệp hố, đại hoá đất nước Thép sản phẩm liên quan đến thép khơng lạ lẫm thị trường, lĩnh vực xây dựng, chế tạo máy móc sản xuất …Đa số nước thành cơng phát triển kinh tế xác định ngành thép ngành kinh tế mũi nhọn, hàng đầu tập trung đầu tư cho phát triển Nhật Bản nước nghèo nàn tài nguyên ngoại trừ gỗ hải sản, dân số q đơng, phần lớn nguyên nhiên liệu phải nhập khẩu, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ chiến tranh, với sách phù hợp, kinh tế Nhật Bản nhanh chóng phục hồi (1945-1954) phát triển cao độ (1955-1973) làm giới phải kinh ngạc Người ta gọi "Thần kì Nhật Bản" Từ 1974 đến tốc độ phát triển chậm lại, song Nhật Bản tiếp tục nước có kinh tế lớn đứng thứ ba giới (chỉ đứng sau Hoa Kỳ Trung Quốc) Trước Nhật Bản giành vị trí thứ hai kinh tế bị Trung Quốc vượt qua từ đầu năm 2010 Tổng sản phẩm nội địa tính đến năm 2016 4.730.300 USD, GDP đầu người 40,090 USD (2017), đứng thứ giới đứng thứ hai châu Á (sau Trung Quốc) Cán cân thương mại dư thừa dự trữ ngoại tệ đứng hàng đầu giới, nên nguồn vốn đầu tư nước nhiều, nước cho vay, viện trợ tái thiết phát triển lớn giới Nhật Bản có nhiều tập đồn tài chính, ngân hàng đứng hàng đầu giới Đơn vị tiền tệ là: đồng yên Nhật Nhật Bản nước có cơng nghiệp khoa học kỹ thuật phát triển mạnh Tại nước Nhật, có nhiều cơng ty, doanh nghiệp tham gia vào lĩnh vực nghiên cứu, sản xuất hay chế tạo sản phẩm công nghiệp, máy móc, tơ, nhiều lĩnh vực, ngành nghề khác Xây dựng ngành kinh tế mũi nhọn vủa Nhật Bản với đội ngũ kỹ sư, chuyên viên kỹ thuật thuộc hàng đầu giới Chính mà thép nguồn nguyên liệu thiếu việc nghiên cứ, sản xuất phát triển ngành nghề mũi nhọn Qua ta thấy nhu cầu nhập thép Nhật Bản lớn đến mức Qua ta thấy khả thị trường Nhật Bản rộng mở Việt Nam Nhật Bản có nhiều hiệp ước hợp tác với mối quan hệ hai nước khăng khít, qua hội để doanh nghiệp sản xuất, xuất thép tiến đến thị trường Nhật Bản lớn Thị trường Trung Quốc thị trường lớn, cung cấp tất nguyên vật liệu, nguồn nguyên liệu cho tồn giới Hơn nữa, cơng nghệ Trung Quốc chép nhiều nước giới phủ nhận tầm quan trọng thị trường kinh tế giới Vì vậy, doanh nghiệp Việt Nam muốn có hội tiếp cận với thị trường Nhật Bản điều dễ dàng Hơn nữa, việc sản xuất sản phẩm, kinh kiện đáp ứng tiêu chuẩn thị trường Nhật Bản điều dễ dàng Để tận dụng hội giảm bớt khó khăn, doanh nghiệp xuất nói chung doanh nghiệp xuất hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép nói riêng cần phải quan tâm, đầu tư vào việc tổ chức, quản lý, điều hành, giám sát hoạt động xuất để nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp mình.trong vấn đề quan trọng hoạt động xuất thực hợp đồng xuất Sau lựa chọn đối tác nhập khẩu, doanh nghiệp tiến hành đàm phán để đến kí kết hợp đồng Sau kí kết hợp đồng, dựa vào kế hoạch thực hợp đồng, doanh nghiệp tiến hành tổ chức thực hợp đồng xuất Việc mà tất doanh nghiệp xuất cần phải tiến hành khâu chuẩn bị hàng xuất Đây công tác thiếu việc thực hợp đồng xuất Chuẩn bị hàng xuất có vai trò to lớn, mắt xích quan trọng, tạo tiền đề cho việc thực tốt khâu trình thực hợp đồng Chuẩn bị hàng xuất ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng chất lượng hàng hóa xuất khẩu, đến tiến độ giao hàng đến hiệu việc thực hợp đồng xuất Nếu chuẩn bị hàng không thực chu đáo gây bất lợi cho doanh nghiệp, không đảm bảo số lượng, chất lượng sản phẩm hợp đồng, giảm uy tín doanh nghiệp đối tác Việc chuẩn bị hàng xuất cách cẩn thận giúp cho việc làm loại giấy tờ thủ tục liên quan nhanh chóng hiệu việc thực hợp đồng với bên đối tác Hơn nữa, việc hợp tác với thị trường Nhật Bản lại phải thực cách cẩn thận, tính chất khắt khe cẩn thận đối tác, doanh nghiệp Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật công ty hoạt động lĩnh vực xuất nhập môi giới thương mại sản phẩm doanh nghiệp Việt Nam Nhật Bản, hoạt động xuất sản phẩm thép sang thị trường Nhật Bản hoạt động cơng ty Tuy nhiên, thời kỳ thương mại hóa, tồn cầu hóa mở rộng ngày lớn cạnh tranh ngày lớn, qua đó, để giữ vững uy tín giống tên gọi cơng ty việc chuẩn bị hàng hóa để đáp ứng nhu cầu khách hàng điều vơ quan trọng để hồn thành hợp đồng hai bên Do thực tế công ty trình thực tập nên em thực nghiên cứu đề tài: Quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật 1.2 Tổng quan vấn đề nghiên cứu Liên quan đến đề tài khóa luận, có số nghiên cứu người trước vấn đề như: Luận văn tốt nghiệp Bùi Cẩm Chi (2010), Giải pháp hồn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất sang thị trường Trung Quốc công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh Đề tài nghiên cứu thực trạng đưa giải pháp đề xuất để hoàn thiện quy trình chuẩn bị hàng thủy sản xuất sang thị trường Trung Quốc công ty CPXNK thủy sản Quảng Ninh Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồi (2010),Quản trị quy trình chuẩn bị hàng nơng sản xuất sang thị trường EU Công ty cổ phần INTIMEX Việt Nam Đề tài nghiên cứu thực trạng đưa giải pháp đề xuất để hồn thiện quy trình chuẩn bị hàng nơng sản xuất sang thị trường EU Công ty cổ phần INTIMEX Việt Nam Bên cạnh thơng tin, quy định quy chuẩn ưu đãi đặc biệt mà ngành thép hưởng thể phần việc nghiên cứu vấn đề có tính đương thời có giá trị thực tiễn Vì mà em áp dụng đề tài nghiên cứu lên Công ty TNHH thành viên để thấy giá trị thực tiễn 1.3 Mục đích nghiên cứu 1.3.1 Mục đích mặt lý luận Hệ thống hóa kiến thức liên quan đến quy trình chuẩn bị hàng xuất Hệ thống yếu tố ảnh hưởng tới quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, đặc biệt quy trình chuẩn bị hàng xuất sang thị trường Nhật Bản nói chung xuất mặt hàng thép nói riêng 1.3.2 Mục đích mặt thực tiễn Tìm hiểu q trình thực hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất Công Ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Đánh giá thực trạng hoạt động chuẩn bị mặt hàng xuất Công Ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Đưa số giải pháp chủ yếu nhằm quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Đưa số kiến nghị quan nhà nước công tác hỗ trợ xuất cho doanh nghiệp 1.4 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa có nguồn gốc ngun liệu từ thép sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên niềm tin Việt Nhật 1.5 Phạm vi nghiên cứu Nội dung: Nghiên cứu vấn đề liên quan đến quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Thời gian: Nghiên cứu giai đoạn 2014–2016 Không gian: Nghiên cứu Công Ty TNHH thành viên niềm tin Việt Nhật 1.6 Phương pháp nghiên cứu 1.6.1 Phương pháp thu thập liệu 1.6.1.1 Phương pháp thu thập liệu thứ cấp Thu thập liệu từ phòng kế tốn, phòng kinh doanh – XNK, phòng kinh doanh tổng hợp cơng ty giai đoạn từ 2014 – 2016 tình hình hoạt động SXKD cơng ty, hoạt động XNK, thị trường xuất khẩu, mặt hàng xuất chủ yếu, liệu tập trung hàng, bao gói, kẻ kí mã hiệu… Bên cạnh đó, em thu thập liệu từ website, sách báo, tư liệu có liên quan đến hoạt động XNK công tác chuẩn bị hàng xuất 1.6.1.2 Phương pháp thu thập liệu sơ cấp Thực vấn đối tượng trực tiếp quản lý quy trình thực hợp đồng có khâu chuẩn bị hàng xuất khẩu.Nội dung vấn xoay quanh thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc ngun liệu từ thép công ty, đánh giá khâu, thuận lợi, khó khăn mà cơng ty gặp phải Bên cạnh đó, tác giả sử dụng phương pháp khảo sát thực tế công tác chuẩn bị hàng xuất công ty nhà xưởng sản xuất phòng kinh doanh – XNK 1.6.2 Phương pháp phân tích liệu Đối với liệu thứ cấp: tổng hợp tài liệu liên quan công tác chuẩn bị hàng, bảng kết sản xuất kinh doanh, XNK công ty Đối với liệu sơ cấp: tác giả tổng hợp vấn, từ đánh giá thành công, tồn quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất cơng ty 10 với Tuy nhiên, bên cạnh có hợp đồng khiến công ty ký kết Ví dụ hợp đồng cơng ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật ký hợp đồng cung cấp sản phẩm cho công ty Nhật Yokohama Lí u cầu kỹ thuật sản phẩm đinh ốc mà công ty Nhật yêu cầu cao, công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật bỏ nhiều thời gian để tìm hiểu, gặp gỡ nhà sản xuất nước, liên lạc với nhà sản xuất Trung Quốc khơng tìm nhà cung cấp đạt u cầu Vì số lí sau : + Kĩ thuật cao => nhà sản xuất nước khơng có đủ trang thiết bị máy móc phù hợp để sản xuất + Các nhà sản xuất nước bỏ số vốn đầu tư lớn lơ hàng quy mơ sản xuất không đủ lớn + Các nhà sản xuất phía Trung Quốc cung cấp giá thành lại cao, bên cạnh việc liên lạc trao đổi không thực hiểu khác ngơn ngữ Như chi phí mà cơng ty Nhật công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật bỏ lớn so với việc phía cơng ty Nhật Bản tự tìm nhà cung cấp khác 3.3.1.2 Tiến hành lập kế hoạch Sau chuẩn bị kỹ cho kế hoạch, nhân viên tập trung thống ý kiến sau lập kế hoạch sau ký kết hợp đồng Khi này, dựa vào điều khoản yêu cầu đơn hàng mà phải thiết kế hoạt động cho đạt hiệu Đầu tiên phải xem xét hợp đồng, có trường hợp sau : Thứ nhất, hợp đồng thực ngay, có mẫu mã đối tác Nhật Bản, nhà sản xuất quen biết Công ty khu vực phường Vĩnh Tuy-Hà Nội sản xuất được, tiến hành làm việc với nhà sản xuất để đưa yêu cầu nội dung sản xuất đến ký kết hợp đồng Thứ hai, hợp đồng có điều khoản yêu cầu khắt khe thiết kế, yêu cầu nguyên liệu thép khắt khe Với 38 hợp đồng này, thời gian tìm hiểu thơng tin, kiểm tra nhà sản xuất đáp ứng để thơng báo kịp thời cho đối tác Thực tế, doanh nghiệp Việt Nam sản xuất sản phẩm đáp ứng đơn hàng đơn giản, nhiên để đáp ứng đơn hàng mang tính khắt khe kỹ thuật cao có nhóm nhỏ doanh nghiệp sản xuất linh kiện thép lớn thực nhiên giá vấn đề gây khó khăn Vì vậy, q trình lập kế hoạch, gặp phải trường hợp thứ hai thường nhân viên phụ trách hợp đồng Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật tìm hiểu, liên lạc với cơng ty sản xuất phía Trung Quốc để xem khả đáp ứng hay không để thay cho doanh nghiệp thực đơn hàng nước Trong trình tìm hiểu thơng tin hợp đồng qua tìm hiểu từ nhân viên cơng ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật thường hoàn thành công việc giao số hợp đồng nhiều thời gian thực Nguyên nhân : Việc tạo mối quan hệ liên kết với tất doanh nghiệp sản xuất nước kém, chưa hiệu nên kết chưa cao, dẫn đến việc tìm hiểu thơng tin trở nên khó khăn Bên cạnh đó, nguyên nhân khách quan số lượng nhân viên công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật cộng với việc nhân viên nữ có kinh nghiệm lĩnh vực xây dựng, kỹ thuật dẫn đến việc thời gian làm việc bị kéo dài Những công việc nhà quản lý tiếp nhận kết từ người thực hiện, sau đưa kết luận sơ kết cơng việc Sau xem xét nhân viên thực có hồn thành cơng việc tốt hay không để đánh giá lực nhân viên cho hợp đồng 3.3.1.3 Trình duyệt kế hoạch Kế hoạch sau lập người lập kế hoạch trình duyệt lên giám đốc trưởng phòng kinh doanh Kế hoạch vào thực có góp ý, bổ sung, chỉnh sửa phê duyệt lãnh đạo tiền hành 3.3.2 Tổ chức thực quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Sau kế hoạch ban lãnh đạo phê duyệt thông qua phận 39 chuẩn bị hàng xuất xem xét tiến hành thực công việc chuẩn bị hàng xuất gồm: tập trung hàng xuất khẩu, bao bì hàng xuất kẻ ký mã hiệu hàng xuất Tất công việc nhà quản trị công ty đưa cho nhân viên cách chi tiết, sau bàn giao công việc, thực nhận kết từ nhân viên thực Tiếp theo nhà quản trị, quản lý công ty ngồi họp với tất nhân viên công ty, nêu lên vấn đề cần phải giải mục tiêu cơng việc hợp đồng đó, phương pháp thực cơng việc hiệu 3.3.2.1 Tập trung hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất Nhà quản lý dựa vào kế hoạch làm sau phân công công việc cho nhân viên, theo kế hoạch mà giám sát cơng việc người Trong q trình cơng việc diễn ln theo dõi tiến độ công việc nhân viên Đánh giá khả để đưa biện pháp huấn luyện, hướng dẫn, nâng cao trình độ tay nghề nhân viên Công việc giao cho nhà sản xuất hàng hóa Vì Cơng ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật cơng ty có phận xuất khơng có nhà xưởng Những sản phẩm cần tập trung sản xuất dựa theo đơn hàng đối tác, nhà xưởng sản xuất có trách nhiệm sản xuất tập trung đến nơi gửi hàng theo thỏa thuận ký làm hợp đồng Trên thực tế, hàng xuất sang Nhật Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật hầu hết hàng gia cơng Vì mà sản phẩm không phức tạp Tổ chức tập trung hàng xuất : Trong khâu tổ chức tập trung hàng xuất việc kiểm tra hàng hóa cần thiết Kiểm tra hàng hóa xuất công tác nhằm giám định số lượng chất lượng hàng hóa xuất nhằm giữ uy tín công ty với đối tác lâu dài Đây khâu quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa xuất hiệu trình chuẩn bị hàng xuất Vì thế, cơng ty u cầu doanh nghiệp sản xuất kiểm tra chặt chẽ sản phẩm báo cáo thường xuyên với Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Công tác kiểm tra thực suốt thời gian trước, sau sản xuất Sau hàng hóa được kiểm tra, chất lượng phù hợp, đáp ứng với 40 tiêu chuẩn hàng xuất tiến hành cho vào container khu vực nhà xưởng Trong lúc có người Cơng ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật xuống theo dõi, giám sát Thường lên kế hoạch đóng container gần ngày tập trung hàng cảng để bốc hàng lên tàu Nguyên nhân đối tác mà điều kiện tự nhiên Vì vận chuyển hàng xuất công ty chủ yếu đường biển Thời gian giao hàng sang bên phía Nhật Bản thường 5-7 ngày Bảng : Thời gian tập trung hàng xưởng sản xuất trung bình qua năm Công việc Tập trung hàng Kiểm tra hàng 2014 tuần ngày 2015 2016 (Nguồn : Dựa vào công việc khảo sát thực tế xưởng) Nhận xét : Vì hàng hóa sản phẩm có kích cỡ nhỏ nên việc xếp đóng tập trung hàng thời gian sản phẩm thành phẩm có nguồn gốc từ thép thơng thường Thời gian rút ngắn dần qua năm, công việc đặn hợp đồng thỏa thuận nên giúp cho nhà xưởng sản xuất thiết kế lập thời gian làm việc hiệu hơn, rút ngắn thời gian chuẩn bị So sánh năm 2014 2016, ta có thấy thời gian tập trung hàng năm 2016 giảm 40% s với năm 2014, qua ta thấy hiệu công việc hợp tác công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật phía xưởng sản xuất Qua q trình làm việc, tìm hiểu, quản lý cơng ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật nâng cao Người quản lý, hay trưởng phòng công ty nâng cao khả quản lý mình, giúp cho trình làm việc hiệu hơn, tiết kiệm thời gian 3.3.2.2 Bao gói hàng hóa Cơng việc giao cho bên sản xuất, nhà xưởng Bên công ty TNHH thành viên giám sát q trình bao gói hàng hóa Dựa theo yêu cầu người nhập để đánh giá công việc bao gói hàng hóa Nhà quản trị dựa vào kết giám sát nhân viên để bàn bạc với bên nhà xưởng sản xuất công việc 41 bao gói sản phẩm Bao gói hoạt động có ý nghĩa quan trọng cơng tác chuẩn bị hàng xuất nói chung mặt hàng thép nói riêng Vì sản phẩm có nguồn gốc từ thép, thành phần máy móc kỹ thuật xây dựng nên việc yêu cầu đóng gói để đảm bảo chất lượng sản phẩm điều cần thiết Hàng hóa, sản phẩm chủ yếu thép mỏng dạng sợi, khung thép cỡ nhỏ vừa Vì yêu cầu bao bì phải thùng cacton, có dán tem ghi rõ tên công ty xuất khẩu, tên công ty nhập khẩu, kích cỡ, khối lượng, địa người nhận Số lượng bao bì đóng gói làm dựa số lượng hàng hóa sản xuất ra, theo khối lượng chi tiết kích cỡ, khối lượng sản phẩm Nguồn cách thức bao bì Cơng ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật liên hệ với nhà cung cấp bao bì Người phụ trách liên lạc, đưa yêu cầu bao bì sau tiến hành khảo sát sản phẩm để tiến hành sản xuất Hơn nữa, phải bảo quản cho tránh han gỉ thép, sản phẩm kim loại Ngồi ra, việc bao gói cần hun trùng tiến hành đóng container có gỗ sử dụng nhằm giúp cho việc chống đỡ, giữ thùng cacton chứa hàng hóa có nguồn gốc nguyên liệu từ thép Bảng : Thời gian đóng cơng hàng hóa, số lượng hợp đồng qua năm Năm Thời gian đóng cơng Số lượng công/năm Số hợp đồng Nhận xét : 2014 ngày 12 12 2015 ngày 10 10 2016 ngày 15 13 Dựa vào bảng ta nhận cơng việc đóng cơng hàng gửi sang Nhật hồn thiện nhanh chóng Thay ngày mà hồn thành ngày Số lượng cơng hàng theo hợp đồng đều số lượng 10 công năm Số lượng công hàng không lớn so sánh kích thước hàng hóa khối lượng hàng coi lớn Tuy nhiên, q trình đóng cơng gửi sang Nhật khơng tránh khỏi việc xảy sai sót Bảng : Số lượng cơng đóng có sai sót qua năm Năm Số cơng có sai sót 2014 2015 42 2016 Nhận xét : Ta thấy có vấn đề xảy q trình vận chuyển, đóng gói cơng chuẩn bị xuất sang Nhật Nguyên nhân : - Thứ nhất, việc sử dụng gỗ bên cơng hàng để chống đỡ xếp hàng có chất lượng khơng thực tốt nên xảy sai sót, gây đổ rách bọc carton bọc hàng hóa, phía cơng ty Nhật chụp ảnh gửi phản hồi cho công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật - Thứ hai, cơng ty phía Nhật có yêu cầu đóng hàng, thực tế lại khơng phù hợp với việc đóng cơng nhà xưởng phía Việt nam trực tiếp thực nên xảy vấn đề đồ hàng hóa mở cơng hàng Tuy nhiên, đóng gói kỹ thời gian chuẩn bị hàng nên khơng gây ảnh hưởng q lớn đến hàng hóa Giải pháp : Tìm hiểu, thực kiểm tra cách thức đóng hàng vào cơng để đảm bảo việc đóng cơng thực chuẩn khơng làm ảnh hưởng đến chất lượng hàng hóa bên 3.3.2.3 Kẻ ký mã hiệu hàng hóa xuất Những thơng tin cần thiết người nhận hàng : Tên người nhận, tên người gửi, trọng lượng tịnh, trọng lượng bì, số hợp đồng, số hiệu chuyển hàng, số hiệu kiện hàng •Những thơng tin cần thiết cho việc vận chuyển hàng hóa : Tên nước tên địa hàng đến, tên nước tên địa hàng đi, hành trình chuyên chở, số vận tải, tên tàu, số hiệu chuyến •Những thơng tin hướng dẫn cách xếp đặt, bốc dỡ, bảo quản hàng hóa : Chống mưa, dễ vỡ, nguy hiểm, tránh ẩm, số kiện tối đa phép chồng lên nhau, hướng xếp hàng hóa, khơng móc… • Mã số mã vạch hàng hóa… Đây thơng tin mà Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật có trách nhiệm phải hồn thành gửi cho nhà sản xuất bao bì để thực Cơng việc làm nhanh chóng cơng ty sản xuất bìa cacton có kinh nghiệm lĩnh vực sản xuất bìa cacton Trong q trình kiểm tra có vấn 43 đề liên lạc giải giúp cho việc đóng gói khơng bị đình trệ Ngồi ra, việc dán nhãn kẻ kí mã hiệu nhằm tạo thuận lợi cho phương pháp giao nhận hướng dẫn phương pháp,kĩ thuật bốc dỡ,vận chuyển bảo quản hàng hóa cơng ty Việc kẻ kí mã hiệu cho hàng hóa có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất nhân viên phụ trách đảm bảo ký mã hiệu đúng, đầy đủ thông tin cần thiết như:Tên hàng hóa, fsố lượng hàng hóa lô, tên công ty xuất khẩu, tên công ty nhập khẩu, số liệu kiện hàng, số hợp đồng, tên tàu,… số hướng dẫn cách xếp đặt,bốc dỡ bảo quản hàng hóa Nội dung kẻ ký mã hiệu lơ hàng có nguồn gốc ngun liệu từ thép xuất đạo từ người phụ trách thực xuất lơ hàng sang Nhật Bản 3.3.2.4 Kiểm tra hàng hóa xuất Cơng ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật hợp tác với bên kiểm tra chất lượng nhà sản xuất để kiểm tra chất lượng hàng hóa phía đầu Việt Nam bao gồm: - Kiểm tra chất lượng - Kiểm tra số lượng - Tiến hành kiểm tra kiểm dịch Sau chuyển qua bên có pháp lý thẩm quyền tham gia vào công việc bắt buộc kiểm tra trước xuất hàng nước ngồi Ví dụ chất lượng sản phẩm có nguồn gốc nguyên liệu từ thép 3.3.3 Giám sát, điều hành quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Hai công việc công việc thiết yếu nhà quản trị nhân viên thực công việc hợp đồng Đối với nhà quản trị việc quản trị bao quát nhân viên thực công việc Nhà quản trị phải xem xét, kiểm tra kết công việc thực để kịp thời đưa hướng giải cụ thể cho công việc Giám sát Giám sát hoạt động thiếu doanh nghiệp nào, đặc biệt quy trình chuẩn bị hàng xuất Nếu cơng tác khơng 44 trọng rủi ro việc không thực yêu cầu hợp đồng lớn, gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp với đối tác Giám sát quy trình chuẩn bị hàng thực trưởng phòng kinh doanh – XNK nhân viên XNK Công ty thực cơng tác giám sát quy trình chuẩn bị hàng từ lúc nhập nguyên vật liệu vào nhà máy đến khâu sản xuất bao gói, kẻ ký mã hiệu lúc vận chuyển hàng xuất cảng vào nhà kho Việc giám sát quy trình giúp cho cơng ty có nguồn ngun vật liệu đầy đủ, đạt yêu cầu phục vụ cho khâu sản xuất để tạo sản phẩm theo điều khoản hợp đồng Đối với mặt hàng mà Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật xuất sang Nhật Bản, tất giám sát nguồn nguyên liệu, chất lượng, … doanh nghiệp sản xuất Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật hỗ trợ giám sát, kiểm tra chất lượng cần có chuyên gia tham gia vào kiểm tra chất lượng hàng hóa có phù hợp với đươn hàng hay không Thực tế việc sản xuất giám sát kỹ nên việc hàng chất lượng sai kỹ thuật khơng có Tuy nhiên có số lần hàng bị trả để thay trình vận chuyển đường thủy xảy hỏng hóc dẫn đến hàng bị han gỉ hỏng hóc Điều hành Thực chất điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất tổ chức thực quy trình chuẩn bị hàng xuất Do vậy, để thực quy trình chuẩn bị hàng xuất cơng tác điều hành ln phải tiến hành theo hệ thống từ phận đến phận khác, thiết lập mối quan hệ mật thiết phận để phát tình phát sinh giải tình theo cách hiệu Từ bên nhà sản xuất nhà xuất phải thường xuyên liên lạc, hợp tác để mang lại hiệu cho cơng việc điều hành quy trình chuẩn bị hàng từ đầu tới cuối Trong công tác điều hành quy trình chuẩn bị hàng, cơng ty có nhiều tính phát sinh như: ♦ Nguyên vật liệu không đáp ứng chất lượng ♦ Máy móc bị hư hỏng, gây ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất hàng xuất ♦ Bao bì đóng kiện đơi chưa đáp ứng nhu cầu bao gói hàng hóa ♦ Cơng nhân xin nghỉ việc vấn đề sức khỏe vấn đề cá nhân 45 Những định điều hành cơng ty: Những tình phát sinh tình khó lường trước cơng tác điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất Để giải tình này, phận XNK phải chịu trách nhiệm nhận dạng phát sinh, thu thập thông tin, liệu cần thiết, xác định ngun nhân, phân tích tình hình xác định cách giải thích hợp 3.4 Đánh giá cơng tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật 3.4.1 Ưu điểm - Công tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật thực đồng thống từ xuống nên hiệu cao - Việc có mối quan hệ thân thiết với nhà sản xuẩ giúp cho Công ty tiết kiệm chi phí vấn đề kiểm tra chất lượng sản phẩm có tin tưởng hai bên - Thời gian làm việc hiệu quả, nhân viên nhanh nhẹn chăm làm việc nên hiệu cơng việc diễn nhanh chóng 46 3.4.2 Hạn chế - Do mối quan hệ, liên kết, thông tin với doanh nghiệp sản xuất không thực đáp ứng nhu cầu thông tin nên việc tìm kiếm thơng tin chậm so với mong muốn - Mặt hàng thường thuộc lĩnh vực xây dựng kỹ thuật nhân viên hẫu hết nữ khơng có hiểu biết sâu kỹ thuật nên làm việc, đàm thoại với khách hàng có nhiều bất đồng, khơng hiểu ý kiến dẫn đến thời gian - Số lượng nhân viên ỏi, công việc lan trải không chuyên môn hóa, dẫn đến có nhiều lúc gặp rắc rối, sai sót bên 47 CHƯƠNG 4: ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG CĨ NGUỒN GỐC NGUYÊN LIỆU TỪ THÉP XUẤT KHẨU SANG THỊ TRƯỜNG NHẬT BẢN TẠI CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN NIỀM TIN VIỆT NHẬT 4.1 Định hướng phát triển nhằm hoàn thiện quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Để đạt mục tiêu phát triển xuất hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật giai đoạn 2017 – 2020, công ty đề định hướng phát triển cơng tác quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sau: - Xây dựng kế hoạch chuẩn bị hàng xuất sang thị trường Nhật Bản cách chi tiết xác để nâng cao hiệu q trình tổ chức thực cơng tác chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất - Tổ chức quy trình chuẩn bị hàng đá xây dựng xuất đặc biệt đến đầu tư vào trang thiết bị nhà xưởng, máy móc, đội ngũ cơng nhân lành nghề, nâng cao chất lượng sản phẩm, mở rộng chủng loại, mẫu mã hàng hóa, đáp ứng tốt đơn đặt hàng đối tác - Tiến hành giám sát thường xuyên, liên tục, xây dựng hệ thống giám sát nhanh, phát sai phạm kịp thời, giải nhanh hiệu để công tác chuẩn bị hàng tiến hành tiến độ, đảm bảo uy tín đối tác 4.2 Một số đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc ngun liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật 4.2.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Kế hoạch chuẩn bị hàng xuất bước quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất Có kế hoạch hồn hảo cơng tác chuẩn bị 48 hàng cơng ty đạt hiệu cao Công ty có phận lập kế hoạch nhiên cơng tác lập kế hoạch gặp nhiều hạn chế chưa lập kế hoạch xác số lượng chất lượng nguyên vật liệu sử dụng để gia cơng hàng hóa có nguồn gốc ngun liệu từ thép Phân cơng thực cơng việc chung chung,chưa rõ ràng, chưa gắn trách nhiệm cho cá nhân, dẫn đến tình trạng’’cha chung khơng khóc’’, có việc xảy khơng đứng chịu trách nhiệm,sự phối hợp phận chưa ý Để giảm bớt hạn chế trên, công ty cần có giải pháp sau: ♦ Lập kế hoạch cho nguyên vật liệu •Dựa vào điều khoản tên hàng, quy cách phẩm chất hợp đồng kí kết với đối tác, phận phải phân tích tiêu chuẩn nguyên phụ liệu, tiêu chuẩn nhà cung ứng, để đảm bảo nguyên phụ liệu đạt chất lượng •Xác định số lượng cần thiết để thực đơn đặt hàng Công ty cần đầu tư nguồn lực cho phận lập kế hoạch: -Tuyển dụng nhân viên lập kế hoạch có kinh nghiệm, có lực ♦ Lập kế hoạch cách thức thực cơng việc •Bộ phận cần phải lập kế hoạch cách chi tiết cách thức thực công việc Công việc bao gồm hoạt động gì? Ai làm? Bộ phận phụ trách? Sử dụng gì? Cách thức thực sao? Bản kế hoạch cách thức thực cơng việc chi tiết có hiệu quả, giúp cho trình thực tránh nhiều sai sót •Phải mơ tả tiêu chuẩn công việc Bản kế hoạch cần cụ thể tiêu chuẩn cơng việc, cơng việc có tiêu chuẩn người thực cơng việc Có xác định đối tượng cho cơng việc, người việc • Phải lên kế hoạch phối hợp công việc công nhân phận quản lý để tạo chuỗi sản xuất có hiệu cao 4.2.2 Tổ chức thực quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc ngun liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Để thực hợp đồng với đối tác có hiệu buộc doanh nghiệp phải thực cơng tác chuẩn bị hàng xuất tiến độ, yêu cầu theo 49 điều khoản hợp đồng Để thực điều đó, cơng ty cần trọng đầu tư cho khâu sản xuất hàng xuất Liên hệ, làm việc với nhà sản xuất cho hồn thành cơng việc thời gian, thời hạn theo hợp đồng với công ty nhập Nhật 4.2.3 Giám sát điều hành quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Công tác giám sát điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất công ty XNK quan tâm tới tùy vào quan điểm điều kiện kinh doanh doanh nghiệp Thực tế giám sát điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất không phức tạp thực theo hệ thống phương pháp định Để công tác giám sát điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất đạt hiệu nữa, công ty cần: ♦ Thiết lập hệ thống công việc hệ thống cảnh báo sớm, tăng khả phản ứng kịp thời tình phát sinh Cơng ty nên tính trước số tình xảy ra, thiết lập hệ thống rủi ro phát sinh cách thực giải tình phát sinh Nhân viên cơng ty cần phải tích lũy kinh nghiệm, khả ứng phó, phát kịp thời sai sót ảnh hưởng đến quy trình, phải có kiến thức đầy đủ pháp lý, nghiệp vụ TMQT, thương phẩm học… ♦ Lựa chọn phương pháp giám sát phù hợp với điều kiện cơng ty Cơng ty áp dụng phương pháp sử dụng máy tính cơng nghệ thơng tin việc giám sát quy trình Thiết lập công việc cần thực giám sát máy vi tính tạo điều kiện thuận lợi, giảm chi phí, dễ dàng thu thập thơng tin Cơng ty nên xây dựng hệ thống bảng biểu phục vụ cơng tác giám sát điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất để theo dõi dễ dàng suốt trình, ghi lại kiện, công việc định, ngày tháng bắt đầu kết thúc, biện pháp giám sát cần thiết… ♦ Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên Công ty nên đào tạo nhiều kiến thức pháp lý, nghiệp vụ TMQT, kiến thức thương phẩm học,bên cạnh đó, cơng ty cần phải nâng cao trình độ quản lý Ban lãnh đạo người trực tiếp thực công tác giám sát điều hành quy trình, đó, cần phải có nhiều kỹ năng, kinh nghiệm quản lý để phối hợp hoạt động cách có hệ thống, hợp lý, tránh trùng lặp thời gian chi phí 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thu Phương (2012), Hồn thiện quy trình chuẩn bị hàng gia dụng xuất sang thị trường EU công ty CP gia dụng Goldson Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Thị Thu Hồi(2010),Quản trị quy trình chuẩn bị hàng nông sản xuất sang thị trường EU CTCP INTIMEX Việt Nam Dỗn Kế Bơn (2010),Giáo trình quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế,Nhà xuất Chính trị-Hành chính,Hà Nội PGS.TS.Dỗn Kế Bơn,TS.Đào Thị Bích Hòa,PGS.TS.Nguyễn Quốc Thịnh (2009),Giáo trình Quản trị tác nghiệp Thương Mại Quốc Tế,Nhà xuất Chính trị-Hành Báo Kinh Tế Việt Nam http://vneconomy.vn/ TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỘ MÔN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP TMQT Độc lập – Tự – Hạnh phúc ******** ******** NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Họ tên giao viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Vi Lê Đơn vị công tác: Bộ môn Quản trị tác nghiệp TMQT- ĐHTM Họ tên sinh viên: Nguyễn Thị Trinh Mã sinh viên: 13D130260 Lớp: 49E4 Tên đề tài: Quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Đơn vị thực tập: Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật Sau trình hướng dẫn, tơi có nhận xét sinh viên Nguyễn Thị Trinh sau: Q trình thực khóa luận sinh viên: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Chất lượng khóa luận: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………… Kết luận Tôi đồng ý để sinh viên Nguyễn Thị Trinh nộp khóa luận tốt nghiệp đề nghị mơn tiến hành đánh giá khóa luận tốt nhiệp theo quy định Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Người hướng dẫn ... Chương Một số vấn đề lý luận quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất Chương Thực trạng quản trị quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành. .. thép sang thị trường Nhật Bản công ty TNHH thành viên niềm tin Việt Nhật, bao gồm bước sau 2.3.1 Lập kế hoạch quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc nguyên liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản. .. thực quy trình chuẩn bị hàng có nguồn gốc ngun liệu từ thép xuất sang thị trường Nhật Bản Công ty TNHH thành viên Niềm tin Việt Nhật 3.2.1 Tập trung hàng tạo nguồn hàng xuất Để tập trung hàng