Quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của Công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường châu Âu - châu Mỹ

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, XUẤT KHẨU

Doãn Kế Bôn (2010), Giáo trình “Quản trị tác nghiệp thương mại quốc tế”, NXB Thống Kê: “Khái niệm chuẩn bị hàng hoá xuất khẩu được hiểu là là chuẩn bị hàng theo đúng tên hàng, số lượng, phù hợp với chất lượng, bao bì, ký mã hiệu và có thể giao hàng đúng thời gian quy định trong hợp đồng thương mại quốc tế.” Như vậy, quá trình chuẩn bị hàng bao gồm các nội dung: Tập trung hàng xuất khẩu và tạo nguồn hàng, bao bì đóng gói và kẻ ký mã hiệu hàng hoá. Tuân thủ quy định: Hoạt động hàng xuất khẩu đòi hỏi sự tuân thủ các quy định về xuất khẩu, thuế quan và hải quan của cả hai nước, từ đó góp phần đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp lý, thuế quan và các yêu cầu về hải quan đối với hàng hoá, từ đó hạn chế các rủi ro pháp lý trong quá trình chuẩn bị hàng xuất khẩu. Quản trị quy trình chuẩn bị hàng hoá chính là hoạt động nhằm giải quyết kịp thời các tình huống phát sinh, hạn chế tối đa các chi phí, tổn thất cho doanh nghiệp, làm tiền đề cho các bước sau của hợp đồng TMQT được diễn ra suôn sẻ, thuận lợi, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động, uy tín của doanh nghiệp trên thị trường.

Giỏm sỏt và điều hành giỳp doanh nghiệp theo dừi và quản lý tiến độ thực hiện hoạt động chuẩn bị hàng, tối ưu hoá quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu đồng thới giúp nhà quản trị nhận ra các vấn đề đang và có thể sẽ phải giải quyết để phòng ngừa rủi ro, đưa ra các phương án xử lý kịp thời, góp phần làm giảm bớt các sai sót khi thực hiện hợp đồng TMQT. Để tập trung hàng XK, căn cứ vào yêu cầu về hàng XK được quy định trong hợp đồng xuất khẩu, doanh nghiệp phải lập kế hoạch sản xuất: chuẩn bị nguyên vật liệu, nguồn nhân lực, thiết bị máy móc để tiến hành sản xuất, đảm bảo đủ số lượng, đúng chất lượng, chủng loại và thời gian giao hàng để tiến hành giao hàng cho người mua. + Căn cứ vào các điều kiện vận tải: Đó là các điều kiện như: Loại phương tiện vận tải và chất lượng của phương tiện vận tải; Quãng đường vận tải và các yếu tố tác động đến hàng hoá trong quá trình vận tải; Thời gian vận tải; Khả năng chuyển tải dọc đường; Điều kiện bốc dỡ; Sự chung đụng với hàng hoá khác trong quá trình vận tải; Điều kiện bảo quản hàng hoá trong quá trình chuyển tải, hoặc ở ga, cảng.

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH CHUẨN BỊ HÀNG XUẤT KHẨU TẠI CÔNG TY TNHH PHƯƠNG NAM

Theo bộ phận

Sau khi tìm kiếm và phân loại các nguồn cung cấp, phòng Kinh doanh sẽ tiến hành nghiên cứu khả năng sản xuất của nguồn cung, bao gồm: loại tóc thô mà nhà cung cấp cung cấp, mẫu mã, đặc điểm riêng của từng loại, các chỉ tiêu chất lượng của tóc thô, mức độ phù hợp và khả năng đáp ứng của nguyên liệu để có thể tiến hành sản xuất thành phẩm. Sau khi hoàn tất việc nghiên cứu thu mua nguyên liệu tóc thô từ phía các nhà cung cấp, phòng Kinh doanh tiếp tục thiết lập một hệ thống tập trung hàng xuất khẩu bao gồm các công việc như: tiến hành thu mua nguyên liệu theo các vùng địa lý, tổ chức vận chuyển nguyên liệu tóc thô về xưởng sản xuất và sắp xếp hệ thống quản lý, kiểm tra nguyên liệu trước khi đưa vào sản xuất thành phẩm. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả tốt, hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu của công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế, đòi hỏi ban quản trị công ty cần nỗ lực hơn trong hoạt động quản trị quy trình chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu của công ty, khắc phục những lỗi nhỏ không đáng có để ngày càng tạo dựng được uy tín doanh nghiệp xuất khẩu tóc giả hàng đầu Việt Nam.

Từ những phân tích ở trên, có thể thấy được công tác quản trị quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu của công ty TNHH Phương Nam Hair sang thị trường quốc tế nói chung và thị trường Châu Âu (EU) nói riêng được thực hiện vô cùng bài bản, với từng nghiệp vụ cụ thể công ty luôn tiến hành thực hiện cẩn thận nhất và giám sát chặt chẽ quy trình chuẩn bị này đảm bảo đúng với các điều khoản trong hợp đồng đồng thời tuân thủ các quy định của pháp luật cũng như tập quán TMQT. Trong công tác giám sát và điều hành thực hiện quy trình chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu: Các trường phòng ban và bộ phận, cùng với ban quản trị đều là những người có chuyên môn cao, có kinh nghiệm dày dặn trong lĩnh vực XNK nói chung và khâu chuẩn bị hàng hóa nói riêng, nắm bắt quy trình tổ chức chuẩn bị hàng xuất khẩu một cỏch vụ cựng rừ ràng. Đặc biệt, với kinh nghiệm lõu năm trong nghề tóc giả xuất khẩu, từng khâu từ chọn nguồn nguyên liệu, sản xuất đến đóng gói và kẻ mã hiệu cho hàng hóa sao cho dễ nhận biết và đầy đủ thông tin nhất đều được ban quản trị giám sát và điều hành, hướng dẫn một cách tỉ mỉ để đảm bảo sản phẩm được hoàn hảo nhất trước khi chuẩn bị giao hàng cho bên đối tác.

Trong khâu lập kế hoạch thực hiện quy trình chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu Nghiệp vụ lập kế hoạch cho quy trình chuẩn bị tóc xuất khẩu của công ty đôi khi còn khá đơn giản,, chưa thực sự chi tiết dẫn tới đối khi có những kế hoạch chưa hợp lý về mặt thời gian khiến cho việc sản xuất và chuẩn bị hàng không thể đáp ứng kịp so với số lượng hàng hóa mà đối tác yêu cầu, gây ảnh hưởng đến toàn bộ quy trình thực hiện hợp đồng dẫn đến việc phải thương lượng lại với đối tác, chậm trễ. Trong khâu giám sát và điều hành quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu: Công tác giám sát quy trình này tại Phương Nam Hair đôi khi chưa thực sự sát sao, đặc biệt trong các mùa cao điểm đơn hàng thì công tác này lại càng lỏng lẻo hơn dẫn đến việc xảy ra các phát sinh không đáng có, hoặc công ty không đưa ra được các phương án giải quyết kịp thời.

ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH

Căn cứ vào tình hình thực tế, công ty cần tiến hành lên kế hoạch kịp thời ở từng khâu, từng giai đoạn cụ thể trong quy trình chuẩn bị hàng xuất khẩu, xây dựng sợi dây liên kết hợp lý, logic, phối hợp nhịp nhàng giữa các khâu bộ phận như chuẩn bị nguyên liệu, chuẩn bị bao bì đóng gói, chuẩn bị các thông tin mã hiệu hàng hóa. Trong quá trình lên kế hoạch cho việc chuẩn bị mặt hàng tóc xuất khẩu, người lập kế hoạch phải nắm bắt nhanh nhạy tình hình hoạt động của đối tác, những biến động về giá cả, thị trường nhập khẩu EU, do đó việc trang bị cơ sở vật chất và mạng lưới thông tin là điều rất cần thiết. Cuối cùng, công ty cần tăng cường tổ chức thêm các buổi tập huấn, đào tạo chi tiết về quy trình chuẩn bị hàng cũng như các bước lập kế hoạch để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ cho cỏc cỏ nhõn, phũng ban liờn quan cú thể hiểu rừ hơn về cụ thể công việc đồng thời nắm được tình hình nhân sự cũng như nhiệm vụ các phòng ban liên quan để có thể có một bản kế hoạch hoàn thiện nhất.

Công ty cần cử người tiến hành giám sát chặt chẽ từ khâu thu mua tóc thô nguyên liệu phục vụ cho sản xuất đồng thời kiểm tra giám sát toàn bộ quá trình tạo sản phẩm của bộ phận sản xuất, chỉ đạo sản xuất theo đúng quy định trong hợp đồng xuất khẩu nhằm giảm thiểu tiêu hao nguyên liệu, kịp thời loại bỏ những sản phẩm không đạt tiêu chuẩn, việc này sẽ giúp nâng cao uy tín chất lượng sản phẩm của công ty với khách hàng, đồng thời giảm chi phí sản xuất. Thêm vào đó, cơ quan nhà nước cũng cần đẩy mạnh công tác cải cách thủ tục hành chính, kiến tạo môi trường kinh doanh, đầu tư thuận lợi, thông thoáng, minh bạch cho người dân và doanh nghiệp, đảm bảo các văn bản quy phạm pháp luật cần được xây dựng thống nhất với nhau. Ngoài ra, Nhà nước cần có chính sách hỗ trợ đặc biệt bằng lãi suất vay ưu đãi hoặc thành lập quỹ hỗ trợ xuất khẩu nhằm giúp các doanh nghiệp có tiềm năng và cơ hội phát triển xuất khẩu nhưng không có điều kiện tiếp cận nguồn vốn từ ngân hàng do không có tài sản thế chấp thì sẽ đứng ra bảo lãnh các khoản vay, cung cấp các khoản tín dụng để doanh nghiệp đưa hàng ra nước ngoài bằng hình thức ký gửi, bán hàng trả chậm, tham gia hội chợ thương mại,.