Đề án: Tin học hóa xử lý tác nghiệp quản lý học vụ tại phòng Đào tạo trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh

Trước bối cảnh và tính tất yếu của việc chuyển đổi số cùng với nhu cầu của sinh viên, học viên, cựu sinh viên, phụ huynh,…gọi chung là người dùng và yêu cầu hiện đại hóa công tác quản lý

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỀ ÁN TIN HỌC HĨA XỬ LÝ TÁC NGHIỆP

QUẢN LÝ HỌC VỤ TẠI PHỊNG ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

ĐỀ ÁN TIN HỌC HĨA XỬ LÝ TÁC NGHIỆP

QUẢN LÝ HỌC VỤ TẠI PHỊNG ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chủ nhiệm đề tài : Hồng Thị Thanh Hằng – TP.Đào Tạo

DANH MỤC HÌNH

Trang Hình 2.1: Xác nhận nghĩa vụ tài chính để xét tốt nghiệp 6 Hình 3.1 Nguyên lý đăng ký dịch vụ và thanh toán 12

Hình 3.3 Nguyên lý Nộp chứng chỉ Tin học, Ngoại ngữ 13

Hình 4.6: Màn hình xem tin nhắn sinh viên gửi

Hình 4.11: Giao diện xử lý các dịch vụ sinh viên đăng ký 28

Hình 4.12: Giao diện xử lý dịch vụ nộp các chưng chỉ, văn bằng theo các đợt 29 Hình 4.13: Giao diện xử lý xác nhận hoàn thành nghĩa vụ theo các đợt xét tốt

nghiệp

30

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

BUH Banking University Ho Chi Minh

(Trường Đại Học Ngân Hàng Thành phố Hồ Chí Minh) CNTT Công nghệ thông tin

CTSV Công tác sinh viên

CSDL Cơ sở dữ liệu

FINTECH Financial Technology

(Công nghệ tài chính) GDĐT Giáo dục đào tạo

NHNN Ngân hàng nhà nước

TP.HCM Thành phố Hồ Chí Minh

MỤC LỤC

Trang DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC BẢNG BIỂU

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT ĐỀ ÁN TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HỌC VỤ

TRONG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG 1

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỌC VỤ TRONG CÔNG TÁC

2.1 Thực trạng về tin học hóa quản lý học vụ trong công tác đào tạo 4 2.2 Đánh giá từ người học và giảng viên về chất lượng tổ chức, quản lý và

CHƯƠNG 3: KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 10

3.1.2 Các quy trình, nghiệp vụ được tin học hóa 10

3.3 Thiết kế hệ thống 19

3.2.2 Thiết kế kiến trúc và mô hình triển khai 20

CHƯƠNG 1

KHÁI QUÁT ĐỀ ÁN TIN HỌC HÓA QUẢN LÝ HỌC VỤ TRONG CÔNG TÁC ĐÀO

TẠO TẠI ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM 1.1 Mở đầu

Cách mạng công nghệ 4.0 và xu hướng số hóa đã và đang tác động sâu rộng đến tất cả các ngành nghề trong nền kinh tế xã hội và bối cảnh dịch Covid-19 đặt yêu cầu người dân, doanh nghiệp, ngân hàng phải chuyển dịch mạnh sang giao tiếp qua kênh điện tử, thiết bị thông minh

Nhằm đổi mới căn bản, toàn diện hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan quản lý nhà nước, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, phương thức sống, làm việc của người dân Chính phủ đã ban hành Quyết định số 749/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ: Phê duyệt

"Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030" với mục tiêu Việt Nam trở thành quốc gia số, ổn định và thịnh vượng

Thực hiện chủ trương của chính phủ cùng với yêu cầu tất yếu của kinh tế - xã hội về chuyển đổi số Ngày 11/5/2021, Thống đốc NHNN đã ký Quyết định số 810/QĐ-NHNN ban hành Kế hoạch chuyển đổi số ngành Ngân hàng đến năm 2025, định hướng đến năm 2030

Đối với ngành giáo dục, từ năm 2017 đã có kế hoạch số 345/KH-BGDĐT thực hiện Đề

án “Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và hỗ trợ các hoạt động dạy - học, nghiên cứu khoa học góp phần nâng cao chất lượng giáo dục và đào tạo giai đoạn 2016-2020, định hướng đến năm 2025” Và hiện tại, ngày 29/06/2021 Cục công nghệ thông tin trực thuộc bộ giáo dục và đào tạo đã có công văn số 357/CNTT “V/v góp ý dự thảo Quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đề án “Tăng cường ứng dụng CNTT và chuyển đổi số trong GDĐT giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030”, với mục tiêu: Thúc đẩy đổi mới mạnh mẽ trong phương thức dạy và học, quản lý giáo dục và quản trị nhà trường, góp phần tạo chuyển biến rõ nét về chất lượng và hiệu quả của hệ thống giáo dục quốc dân, hình thành nền tảng số cho xã hội học tập tạo cơ hội tiếp cận giáo dục chất lượng tốt với chi phí thấp cho mọi người dân

Như vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các ngành kinh tế nói chung và ngành giáo dục nói riêng không phải là vấn đề mới nhưng đang rất cấp thiết

Trước bối cảnh và tính tất yếu của việc chuyển đổi số cùng với nhu cầu của sinh viên, học viên, cựu sinh viên, phụ huynh,…(gọi chung là người dùng) và yêu cầu hiện đại hóa công tác quản lý học vụ Tuy nhiên công tác quản lý học vụ tại Trường Đại Học Ngân Hàng TP.HCM đang thực hiện còn khá thủ công, việc tương tác người dùng chưa thực sự thuận tiện, một số trường hợp gây khó khăn và bất tiện cho người dùng và cả việc quản lý liên quan đến học vụ (sinh viên, học viên mất nhiều thời gian, đi lại nhiều lần để hoàn thiện thủ tục học vụ, khó khăn cho tra cứu học vụ,…)

Thực hiện các chủ trương Đảng ủy qua nghị quyết số 19-NQ/ĐU ngày 04/5/2021 của Trường Đại học Ngân hàng về việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và

hỗ trợ các hoạt động dạy - học, tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên, học viên, cựu sinh viên phụ huynh trong vấn đề học vụ Trên cơ sở đó, nhóm nghiên cứu đề xuất xây dựng đề án “Tin học hoá quản lý học vụ trong công tác đào tạo tại Đại học Ngân hàng TP.HCM” qua hệ thống Estudent

- Giúp cho chuyên viên xử lý, quản lý học vụ nhanh chóng, thuận tiện qua đó góp phần nâng cao chất lượng phục vụ người dùng

- Giúp lãnh đạo các đơn vị chức năng theo dõi khối lượng công việc xử lý của chuyên viên được giao phụ trách mảng học vụ

- Tạo sự tiện lợi trong việc tương tác, truyền tải thông tin và quản lý người dung

1.3 Ý nghĩa và lợi ích của đề án

- Tiết kiệm thời gian và tạo điều kiện thuận lợi cho người học góp phần nâng cao chất lượng đào tạo

- Tiết kiệm nhân lực, vật lực cho trường và thúc đẩy ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đào tào phù hợp với bối cảnh công nghệ số 4.0

- Xây dựng môi trường giáo dục thân thiện với người học, minh bạch thông tin, giảm bớt phiền hà cho người học

- Sinh viên sử dụng để thực hiện được yêu cầu 24/7, thuận tiện, tiết kiệm thời gian và theo dõi được tình trạng xử lý yêu cầu trên hệ thống

1.4 Đối tượng thụ hưởng sản phẩm đề án

Sinh viên, học viên: tra cứu thông tin, thực hiện các yêu cầu học vụ, cung cấp thông tin học vụ theo quy định

Cựu sinh viên, học viên, phụ huynh: tra cứu thông tin, thực hiện các yêu cầu học vụ, cung cấp thông tin học vụ theo quy định

Chuyên viên: xử lý các công việc được chủ động trong công việc giao tiếp và quản lý học

vụ

Cán bộ quản lý: Tra cứu thông tin để ký duyệt, thông tin về học vụ

1.5 Phạm vi áp dụng của đề án

Đối tượng phục vụ

Sinh viên Hệ đại học chính quy và vừa học vừa làm, sinh viên hệ song bằng, cử nhân quốc

tế, thạc sỹ tại Trường Đại Học Ngân Hàng TP.HCM

Phạm vi nghiệp vụ được tin học hoá

- Nộp chứng chỉ tin học, ngoại ngữ đầu vào, đầu ra

- Xin bảng điểm, bản sao văn bằng

- Đăng ký xác nhận hoàn thành nghĩa vụ sinh viên

- Đăng ký làm lại thẻ sinh viên

- Xin cấp giấy xác nhận sinh viên, vay vốn

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỌC VỤ TRONG CÔNG TÁC ĐÀO TẠO

TẠI ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP.HCM

2.1 Thực trạng về tin học hóa quản lý học vụ trong công tác đào tạo

Các nghiệp vụ trong quản lý học vụ hiện đang được tiến hành theo quy trình sau:

- Đối với nộp chứng chỉ (ngoại ngữ, tin học), minh chứng nghiên cứu khoa học xét chuẩn đầu ra:

Bước Nội dung thực hiện Người thực hiện Thời gian thực hiện

1 Nộp bản sao y (bản cứng) chứng chỉ ngoại

ngữ, tin học tại phòng đào tạo

2 Nhận chứng chỉ sinh viên nộp Phòng Đào tạo

3 Nhập thông tin chứng chỉ vào excel Phòng Đào tạo 1 tuần

4 Kiểm dò xác minh thông tin chứng chỉ Phòng Đào tạo

5 Soạn thảo quyết định công nhận chứng chỉ Phòng Đào tạo 1 tháng kể từ ngày ra

thông báo

Sinh viên nộp trực tiếp cho phòng đào tạo; nhận được thông tin của sinh viên, chuyên viên tiến hành nhập liệu thông tin chứng chỉ và đi xác minh thông tin chứng chỉ

- Đối với cấp bảng điểm, chứng nhận:

Bước Nội dung thực hiện Người thực hiện Thời gian thực hiện

1 Đến trực tiếp phòng Đào tạo đăng ký cấp

bảng điểm

Sinh viên

2 Tiếp nhận thông tin sinh viên, hẹn 3 ngày

quay lại lấy bảng điểm

Phòng Đào tạo 3 ngày

3 Kiểm tra thông tin sinh viên, tiến hành in

bảng điểm và trình ký

Phòng Đào tạo Từ 1-3 ngày

4 Trả bảng điểm cho sinh viên Phòng Đào tạo Từ 1-3 ngày

Người học có thể đến trực tiếp phòng đào tạo để xin bảng điểm; nhận được thông tin của người học, chuyên viên tiến hành kiểm tra, in bảng điểm, trình ký và trả kết quả 3 ngày sau

Có những trường hợp sinh viên đăng ký nhưng không quay lại lấy bảng điểm, Phòng Đào tạo sẽ tiến hành bỏ bảng điểm đã in sau 1 tháng kể từ ngày in

- Đối với nghiệp vụ xét tốt nghiệp

hiện

1 Tổng hợp thông tin từ các đơn vị và đăng

thông báo cho sinh viên kiểm dò nợ nghĩa vụ

trước khi nhận bằng

Phòng Công tác sinh viên

10 ngày

2 Thông báo cho sinh viên nợ điều kiện tốt

nghiệp trên website Trường

Phòng Công tác sinh viên

3 ngày

3 Sinh viên kiểm tra thông tin và thực hiện

nghĩa vụ nợ

Sinh viên

4 Phòng Đào tạo kiểm tra thông tin nợ của sinh

viên đã được phòng CTSV đưa website trước

đó và cho sinh viên nhận bằng

Trong trường hợp sinh viên chưa hoàn thành

nghĩa vụ sinh viên chưa được nhận bằng

Phòng Đào tạo

Phòng Đào tạo cung cấp danh sách sinh viên được công nhận tốt nghiệp gửi đến Phòng Công tác sinh viên

Phòng Công tác sinh viên gửi đến phòng kế toán, ký túc xá, thư viện để kiểm tra tình trạng

nợ của sinh viên (Học phí, lệ phí, KTX, thư viện) Sau 10 ngày các đơn vị kiểm tra và gửi lại cho Phòng CTSV Phòng CTSV có nghĩa vụ đăng website cho sinh viên biết và hoàn thành nợ Trong trường hợp tin trên website nhiều, trôi thông báo sinh viên không thấy được thông tin

Sau đó, Phòng Đào tạo lấy thông tin từ Phòng CTSV đưa để in sổ nợ cho sinh viên Nếu trong quá trình sinh viên đã thực hiện nợ sau thông báo tổng hợp thì sinh viên được cấp tờ giấy hoàn thành nợ các loại và mang giấy đó khi đi nhận bằng

Phòng Đào tạo không cập nhật được tính tức thời của tình trạng nợ của sinh viên và giấy hoàn thành nghĩa vụ sinh viên có thể làm giả

Hình 2.1: Xác nhận nghĩa vụ tài chính để xét tốt nghiệp

Nguồn: Phòng đào tạo Trường Đại Học Ngân Hàng TP.HCM, năm 2021

Trường hợp sinh viên chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính vẫn được xét tốt nghiệp,

và danh sách công nhận tốt nghiệp bao gồm các nghĩa vụ tài chính được công bố rộng rãi cho sinh viên được biết còn thiếu nghĩa vụ tài chính nào để chủ động thực hiện

- Trả bằng tốt nghiệp cho sinh viên:

Phòng đào tạo chỉ trả bằng tốt nghiệp khi sinh viên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính theo quy định của trường

2.2 Đánh giá từ người học và giảng viên về chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo

Stt 41 “Em mong trường cải thiện các thủ tục hành chính bớt rườm rà thuận tiện cho việc

đi lại của sinh viên….”

Stt 51 “Cải tiến trong thủ tục hành chính để bớt hành sinh viên lại Thay đổi quy định nộp bằng tin học và bằng tiếng anh đầu ra…Nâng cao thái độ và chất lượng dịch vụ của nhân viên phòng ban hành chính, hỗ trợ sinh viên”

2.2.2 Kết quả khảo sát chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo

2018 - 2019 2019 - 2020

Nguồn: kết quả khảo sát chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo và chất lượng sinh viên qua ý kiến của giảng viên (KS06) năm học 2019 – 2020 của phòng khảo thí và đảm bảo chất lượng

Căn cứ kết quả khảo sát chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo và chất lượng sinh viên qua ý kiến của giảng viên (KS06) năm học 2019 – 2020, số 07/BC-ĐHNH-KTĐBCL, ngày 24/02/2021

Mục 3.15 Các ý kiến đóng góp cụ thể của giảng viên để công tác tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo được tốt hơn: Phòng đào tạo cần Cải thiện kỹ năng giao tiếp, giải quyết nhanh chóng

và hiệu quả công việc

2.3 Nhận xét, đánh giá về thực trạng quản lý học vụ

2.3.1 Kết quả đạt được

- Kết quả khảo sát chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo năm học 2019 – 2020 đối phòng đào tạo được cải thiện đáng kể so với năm học 2018 – 2019 với mức điểm tăng (0.33 điểm) cao hơn so với mức trung bình của toàn Trường (0.26 điểm)

- Trong năm học 2019 – 2020 và hiện tại việc quản lý học vụ đã được cải thiện hơn theo hướng thuận tiện và hỗ trợ sinh viên, như tăng kênh liên lạc và nộp hồ sơ qua điện thoại, mail, bưu điện…

- Phối hợp với các phòng ban chức năng để thực hiện việc quản lý học vụ theo hướng tiện lợi cho sinh viên, cụ thể xác nhận qua mail, bảng kết quả tổng hợp nghĩa vụ tài chính, thông báo sinh viên nghĩa vụ tài chính qua website, các diễn đàn, mạng xã hội chính thức của BUH

- Các hoạt động tương tác hỗ trợ học vụ đã được Phòng đào tạo cải thiện theo hướng thân thiện, chuyên nghiệp, đáp ứng kịp thời và thuận tiện

- Danh sách công nhận tốt nghiệp bao gồm tình trạng cụ thể các nghĩa vụ tài chính được thông báo đến sinh viên, nhưng vẫn còn tình trạng sinh viên tra cứu chưa đầy đủ, chưa chính xác thông tin dẫn đến chưa đủ điều kiện để được trả bằng tốt nghiệp theo yêu Có trường hợp sinh viên phải di chuyển nhiều nơi, nhiều phòng chức năng để hoàn tất nghĩa vụ tài chính như thiếu tiền thư viện, ký túc xá và phải thông qua xác nhận của phòng công tác sinh viên dẫn sự không hài lòng và gây phiền hà cho sinh viên, nhất là các trường hợp sinh viên đã đi làm, ở tỉnh rất bất tiện khi phải đi lại nhiều nơi, thực hiện nhiều thủ tục để đủ điều kiện trả bằng tốt nghiệp

- Phòng đào tạo và các đơn vị liên quan có thông báo rõ ràng đến sinh viên, nhưng có nhiều trường hợp qua nhiều ngày, thông tin có thể bị trôi, sinh viên không chú ý hay không nhớ

để thực hiện các nghĩa vụ theo quy định,…

- Các yêu cầu của người học về học vụ khác như cấp bảng điểm, xác nhận tốt nghiệp, xác nhận hoàn thành chương trình đào tạo,… được thực hiện đa dạng qua các phương thức trực tiếp, điện thoại, mail, bưu điện…nhưng cũng chưa thật sự thuận tiện cho người học và việc quản lý học vụ

- Việc tương tác, lưu trữ thông tin, giải đáp thắc mắc qua mail, điện thoại,… chưa hiệu quả và tiện lợi, đặc biệt là việc truy vết và cần thông tin phản hồi, tương tác người học cũng chưa tốt

- Trong thời gian qua, do ảnh hưởng của dịch bệnh và giãn cách xã hội, việc đi lại, di chuyển khó khăn, nên nhu cầu liên quan học vụ có phí (xác nhận, bảng điểm…) giảm sút đáng

kể, mặc dù phòng đào tạo đã rất cố gắng hỗ trợ qua kênh mail, bưu điện, tuy nhiên nguồn thu từ hoạt động này trong 03 tháng qua (từ tháng 05 đến tháng 07/2021) đã giảm 75% so với cùng kỳ

và đầu năm

- Với việc quản lý học vụ thủ công, Phòng đào tạo khá bị động trong việc quản lý học vụ

và cung cấp dịch vụ về học vụ cho người học do khối lượng thông tin lớn, rãi rác qua nhiều kênh

mail, bưu điện, điện thoại, đến trực tiếp dẫn đến việc quản lý học vụ không hiệu quả và sự không hài lòng của người học

2.3.3 Nguyên nhân hạn chế

- Do khối lượng công việc và nhu cầu về học vụ của người học rất nhiều, dẫn đến việc quản lý học vụ và đáp ứng nhu cầu người học chưa kịp thời, có trường hợp thất lạc thông tin từ bưu điện, trôi mail…

- Thông tin đầu vào bằng rất nhiều kênh gây khó khăn trong việc quản lý, truy vết, lưu trữ thông tin và đáp ứng yêu cầu người học

- Do việc quản lý và thực hiện về học vụ còn khá thủ công vì chưa có phương tiện hay cách thức quản lý hữu hiệu

Kết luận: Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo, Big data,… Do đó, cần có giải pháp hữu hiệu với tất cả trong một dựa trên nền tảng công nghệ thông tin trong quản lý học vụ, đồng thời thực hiện tốt chủ trương, định hướng “tăng cường ứng dụng CNTT và chuyển đổi số trong GDĐT giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030” của Bộ giáo dục và đào tạo

CHƯƠNG 3

KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1 Khảo sát hiện trạng

3.1.1 Bài toán quản lý học vụ

Phòng Đào tạo, Phòng Công tác sinh viên và một số Phòng ban là đơn vị chức năng trực thuộc Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM, được giao chức năng đầu mối xử lý các yêu cầu của người học trong thời gian sinh viên học tập tại trường

Các yêu cầu học vụ như yêu cầu về bảng điểm, giấy xác nhận sinh viên, giấy vay vốn, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, phúc khảo bài thi, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ sinh viên

Ngoài ra Cựu sinh viên, Phụ huynh cũng có rất nhiều yêu cầu về trích lục bảng điểm, văn bằng, kết quả học tập

Việc tiếp nhận xử lý thủ công truyền thống, tạo ra nhiều bất cập về chi phí đi lại, theo dõi tiến độ, kiểm tra giám sát của lãnh đạo đơn vị, giao dịch theo quy trình trực tiếp không còn phù hợp trong xu thế chuyển đổi số, triển khai chính phủ điện tử, thanh toán điện tử

Ngày nay, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin, nhằm đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu quả và chất lượng hoạt động trong các đơn vị đã trở thành nhu cầu tất yếu và đang diễn ra một cách rộng rãi, phổ biến Hơn nữa, việc ứng dụng này như là phương thức hoạt động

ưu việt, đem lại hiệu quả và chất lượng cao, giảm chi phí, thời gian và sức lao động Hệ thống giao dịch điện tử Estudent được xây dựng nhằm đạt được những tiêu chí trên

Hệ thống giao dịch điện tử Estudent là giải pháp giúp cho các đơn vị, phòng ban quản lý, tiếp nhận yêu cầu của người học thuộc chức năng nhiệm vụ của mình nhằm nâng cao hiệu quả công việc

Hệ thống Estudent tích hợp với các dịch vụ thanh toán điện tử, kết nối thanh toán với các giải pháp trung gian thanh toán, Ví điện tử để người học thanh toán các khoản phí dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp các dịch vụ cho người học, cựu sinh viên, phụ huynh, hệ thống yêu cầu có giao diện thân thiện dễ sử dụng trên nền tảng web, phân quyền chi tiết đến từng người sử dụng, phân quyền xử lý từng loại dịch vụ cho cán bộ phòng ban

3.1.2 Các quy trình, nghiệp vụ được tin học hóa

3.1.2.1 Quy trình đăng ký dịch vụ và thanh toán phí các dịch vụ qua Ví Việt

Bước 1: Sinh viên đăng ký dịch vụ trên Estudent

Sinh viên truy cập website Estudent để đăng ký dịch vụ

Hệ thống Estudent ghi nhận và gửi thông tin sang cổng thanh toán Ví Việt (viPay) để tiếp tục thực hiện xử lý thanh toán Cấu trúc dữ liệu gửi sang phải có đầy đủ các dữ liệu như mô

tả theo tiêu chuẩn tích hợp của Ví Việt

Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán

Sinh viên lựa chọn phương thức thanh toán trên cổng Vipay

Sinh viên có thể quyết định thanh toán hoặc hủy giao dịch

Bước 3: Xác thực đồng ý thanh toán/Từ chối giao dịch

Sinh viên có thể quyết định thanh toán hoặc hủy giao dịch

Ví việt xử lý nghiệp vụ nội bộ trên cổng thanh toán để xác thực thanh toán

Bước 4: Hạch toán ghi nợ tài khoản sinh viên, ghi có tài khoản BUH

Hạch toán ghi nợ tài khoản sinh viên

Hạch toán ghi có tài khoản của BUH

Bước 5: Thông báo kết quả trên cổng thanh toán và chuyển kết quả về cho BUH

Hiển thị kết quả giao dịch thành công/thất bại trên cổng thanh toán viPay

Trả về kết quả cho Website Estudent của BUH

Tự động Redirect sang trang Estudent

Bước 6: Hệ thống Estudent thông báo kết quả cho người dùng

Nhận kết quả từ cổng thanh toán viPay, hiển thị kết quả thanh toán thành công/thất bại trên Website Estudent

Bước 7: Cán bộ Phòng ban xử lý yêu cầu

Cán bộ xử lý yêu cầu dịch vụ cho sinh viên nếu giao dịch thanh toán thành công

Hình 3.1 Nguyên lý đăng ký dịch vụ và thanh toán

3.1.2.2 Quy trình thanh toán qua cổng thanh toán Epay.buh.edu.vn

Hệ thống Epay.buh.edu.vn được do VCB tài trợ, kết nối thanh toán với các Ngân hàng thông qua Tổ chức trung gian thanh toán VNPAY

Bước 1: Sinh viên đăng ký dịch vụ trên Estudent

Sinh viên truy cập website Estudent để đăng ký dịch vụ

Hệ thống Estudent ghi nhận yêu cầu của người học, trạng thái chưa thanh toán phí

Bước 2: Sinh viên vào hệ thống EPAY để thanh toán phí

Sinh viên đăng nhâp, lựa chọn vấn tin công nợ lệ phí trên EPAY

Sinh viên lựa chọn các khoản phải đóng đưa vào giỏ hàng

Sinh viên thực hiện thanh toán

Bước 3: Xác thực đồng ý thanh toán/Từ chối giao dịch

EPAY tạo đơn hàng và chuyển thông tin đơn hàng, sinh viên sang giao diện Cổng thanh toán VNPAY

Sinh viên có thể quyết định thanh toán hoặc hủy giao dịch

VNPAY xử lý nghiệp vụ nội bộ trên cổng thanh toán để xác thực thanh toán với Ngân hàng sinh viên lựa chọn