Đề án: Tin học hóa quản lý học vụ trong công tác đào tạo tại Trường Đại học Ngân hàng Thành phố Hồ Chí Minh

Thực trạng về tin học hóa quản lý học vụ trong công tác đào tạo

Sinh viên nộp trực tiếp cho phòng đào tạo; nhận được thông tin của sinh viên, chuyên viên tiến hành nhập liệu thông tin chứng chỉ và đi xác minh thông tin chứng chỉ. Người học có thể đến trực tiếp phòng đào tạo để xin bảng điểm; nhận được thông tin của người học, chuyên viên tiến hành kiểm tra, in bảng điểm, trình ký và trả kết quả 3 ngày sau. Có những trường hợp sinh viên đăng ký nhưng không quay lại lấy bảng điểm, Phòng Đào tạo sẽ tiến hành bỏ bảng điểm đã in sau 1 tháng kể từ ngày in.

Phòng Công tác sinh viên gửi đến phòng kế toán, ký túc xá, thư viện để kiểm tra tình trạng nợ của sinh viên (Học phí, lệ phí, KTX, thư viện). Nếu trong quá trình sinh viên đã thực hiện nợ sau thông báo tổng hợp thì sinh viên được cấp tờ giấy hoàn thành nợ các loại và mang giấy đó khi đi nhận bằng. Phòng Đào tạo không cập nhật được tính tức thời của tình trạng nợ của sinh viên và giấy hoàn thành nghĩa vụ sinh viên có thể làm giả.

Trường hợp sinh viên chưa thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính vẫn được xét tốt nghiệp, và danh sách công nhận tốt nghiệp bao gồm các nghĩa vụ tài chính được công bố rộng rãi cho sinh viên được biết còn thiếu nghĩa vụ tài chính nào để chủ động thực hiện.

Đánh giá từ người học và giảng viên về chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo

Phòng đào tạo chỉ trả bằng tốt nghiệp khi sinh viên thực hiện đầy đủ nghĩa vụ tài chính theo quy định của trường. Đánh giá từ người học và giảng viên về chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào. Thay đổi quy định nộp bằng tin học và bằng tiếng anh đầu ra…Nâng cao thái độ và chất lượng dịch vụ của nhân viên phòng ban hành chính, hỗ trợ sinh viên”.

Kết quả khảo sát chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo. Nguồn: kết quả khảo sát chất lượng tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo và chất lượng sinh viên qua ý kiến của giảng viên (KS06) năm học 2019 – 2020 của phòng khảo thí và đảm bảo chất lượng. Các ý kiến đóng góp cụ thể của giảng viên để công tác tổ chức, quản lý và hỗ trợ đào tạo được tốt hơn: Phòng đào tạo cần Cải thiện kỹ năng giao tiếp, giải quyết nhanh chóng và hiệu quả công việc.

Nhận xét, đánh giá về thực trạng quản lý học vụ 1. Kết quả đạt được

- Nhận thấy sự khó khăn và bất tiện trong quản lý học vụ và sự bất tiện cho người học, phòng đào tạo đã tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên và người học thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến học vụ (nộp chứng chỉ, minh chứng, cấp bảng điểm, xác nhận, trả bằng tốt nghiệp,…) các hoạt động trên hiện tại được thực hiện đồng thời qua kênh trực tiếp, qua mail, điện thoại, thư trực tiếp. - Danh sách công nhận tốt nghiệp bao gồm tình trạng cụ thể các nghĩa vụ tài chính được thông báo đến sinh viên, nhưng vẫn còn tình trạng sinh viên tra cứu chưa đầy đủ, chưa chính xác thông tin dẫn đến chưa đủ điều kiện để được trả bằng tốt nghiệp theo yêu. Có trường hợp sinh viên phải di chuyển nhiều nơi, nhiều phòng chức năng để hoàn tất nghĩa vụ tài chính như thiếu tiền thư viện, ký túc xá và phải thông qua xác nhận của phòng công tác sinh viên dẫn sự không hài lòng và gây phiền hà cho sinh viên, nhất là các trường hợp sinh viên đã đi làm, ở tỉnh rất bất tiện khi phải đi lại nhiều nơi, thực hiện nhiều thủ tục để đủ điều kiện trả bằng tốt nghiệp.

- Phũng đào tạo và cỏc đơn vị liờn quan cú thụng bỏo rừ ràng đến sinh viờn, nhưng cú nhiều trường hợp qua nhiều ngày, thông tin có thể bị trôi, sinh viên không chú ý hay không nhớ để thực hiện các nghĩa vụ theo quy định,…. - Các yêu cầu của người học về học vụ khác như cấp bảng điểm, xác nhận tốt nghiệp, xác nhận hoàn thành chương trình đào tạo,… được thực hiện đa dạng qua các phương thức trực tiếp, điện thoại, mail, bưu điện…nhưng cũng chưa thật sự thuận tiện cho người học và việc quản lý học vụ. - Trong thời gian qua, do ảnh hưởng của dịch bệnh và giãn cách xã hội, việc đi lại, di chuyển khó khăn, nên nhu cầu liên quan học vụ có phí (xác nhận, bảng điểm…) giảm sút đáng kể, mặc dù phòng đào tạo đã rất cố gắng hỗ trợ qua kênh mail, bưu điện, tuy nhiên nguồn thu từ hoạt động này trong 03 tháng qua (từ tháng 05 đến tháng 07/2021) đã giảm 75% so với cùng kỳ và đầu năm.

- Với việc quản lý học vụ thủ công, Phòng đào tạo khá bị động trong việc quản lý học vụ và cung cấp dịch vụ về học vụ cho người học do khối lượng thông tin lớn, rãi rác qua nhiều kênh. - Do khối lượng công việc và nhu cầu về học vụ của người học rất nhiều, dẫn đến việc quản lý học vụ và đáp ứng nhu cầu người học chưa kịp thời, có trường hợp thất lạc thông tin từ bưu điện, trôi mail…. Kết luận: Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, trí tuệ nhân tạo, Big data,… Do đó, cần có giải pháp hữu hiệu với tất cả trong một dựa trên nền tảng công nghệ thông tin trong quản lý học vụ, đồng thời thực hiện tốt chủ trương, định hướng “tăng cường ứng dụng CNTT và chuyển đổi số trong GDĐT giai đoạn 2021 – 2025, định hướng đến năm 2030”.

Phòng Đào tạo, Phòng Công tác sinh viên và một số Phòng ban là đơn vị chức năng trực thuộc Trường Đại học Ngân hàng Tp.HCM, được giao chức năng đầu mối xử lý các yêu cầu của người học trong thời gian sinh viên học tập tại trường. Các yêu cầu học vụ như yêu cầu về bảng điểm, giấy xác nhận sinh viên, giấy vay vốn, giấy chứng nhận tốt nghiệp tạm thời, phúc khảo bài thi, xác nhận hoàn thành nghĩa vụ sinh viên Ngoài ra Cựu sinh viên, Phụ huynh cũng có rất nhiều yêu cầu về trích lục bảng điểm, văn bằng, kết quả học tập. Việc tiếp nhận xử lý thủ cụng truyền thống, tạo ra nhiều bất cập về chi phớ đi lại, theo dừi tiến độ, kiểm tra giám sát của lãnh đạo đơn vị, giao dịch theo quy trình trực tiếp không còn phù hợp trong xu thế chuyển đổi số, triển khai chính phủ điện tử, thanh toán điện tử.

Hệ thống giao dịch điện tử Estudent là giải pháp giúp cho các đơn vị, phòng ban quản lý, tiếp nhận yêu cầu của người học thuộc chức năng nhiệm vụ của mình nhằm nâng cao hiệu quả công việc. Hệ thống Estudent tích hợp với các dịch vụ thanh toán điện tử, kết nối thanh toán với các giải pháp trung gian thanh toán, Ví điện tử để người học thanh toán các khoản phí dễ dàng, tạo điều kiện thuận lợi cho việc cung cấp các dịch vụ cho người học, cựu sinh viên, phụ huynh, hệ thống yêu cầu có giao diện thân thiện dễ sử dụng trên nền tảng web, phân quyền chi tiết đến từng người sử dụng, phân quyền xử lý từng loại dịch vụ cho cán bộ phòng ban. Sau khi phân tích yêu cầu ở trên, hệ thống gồm các tác nhân: Sinh viên, Cựu sinh viên, Phụ huynh, Cán bộ phòng ban, Admin hệ thống, các hệ thống bên ngoài gồm: hệ thống Ví Việt, hệ thống cổng thanh toán Epay.

Cập nhật trạng thái xử lý Cán bộ cập nhật trạng thái xử lý đối với yêu cầu Xem tình trạng yêu cầu Cán bộ phòng ban xem thông tin của yêu cầu Gửi tin nhắn Gửi tin nhắn đến sinh viên, nhiều sinh viên Thống kê tài chính Thống kê các giao dịch, tài chính.

Đánh giá kết quả đạt được và hướng phát triển 1. Những mặt đạt được

Hệ thống kết nối thanh toán với Ví việt và kết nối thanh toán qua cổng thanh toán https://epay.buh.edu.vn tạo tiện lợi cho sinh viên, giảm bớt nhân sự, tiếp xúc tại chổ. Hệ thống kết nối thanh toán với Ví Việt, và dịch vụ VCB payment, trong khi đó vẫn tồn tại một bộ phận nhỏ sinh viên không có thói quen thanh toán không dùng tiền mặt, nhiều em vẫn chưa hình thành thói quan sử dụng Estudent. Nghiên cứu kết nối thanh toán với một tổ chức có tính phổ dụng hơn để mọi sinh đều có thể thanh toán dễ dàng: như Mobile Money sắp.